REDES DE COMUNICACIN, CANALES Y MEDIOS.

Para dirigir, un administrador en cualquier nivel que est situado, debe dar rdenes o instrucciones, de comunicacin, de motivacin, de liderazgo y de coordinacin, que son los principales componentes de la organizacin para dirigir. El talento del buen administrador reside en saber utilizar todas esas formas o medios.

6.1 INSTRUCCIONES Y RDENES

a) rdenes generales:Son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa, indistintamente. Las ordenes generales constituyen obligaciones de todos los funcionarios de la empresa, como marcar la entrada y salida del personal, cumplir con el horario de trabajo, presentar credencial de identificacin, etc.b) rdenes especficas:Son aquellas destinadas a determinadas personas. Constituyen obligaciones de algunas personas relacionadas con su servicio a organismo de la empresa, como la elaboracin de informes de los representantes o vendedores que viajan constantemente, la elaboracin de informes sobre un vehculo, en el caso de los choferes, etc.c) rdenes verbales:Son aquellas transmitidas a viva voz. Son las rdenes mas frecuentemente dadas en la empresa, en contactos directos entre el supervisor y sus subordinados. Por lo tanto, las rdenes verbales necesitan ser muy bien explicadas con el fin de asegurar la adecuada comprensin, y deben ser repetidas con cierta frecuencia para evitar su olvido.

d) rdenes escritas:Son aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento. La mayora de las empresas de gran tamao exigen que toda orden sea dada por escrito, para que sea convenientemente documentada. La orden escrita tiene la ventaja de evitar confusiones o malos entendidos.

6.2 EMISIN DE RDENES

6.3 CANALES Y MEDIOSLos medios y canales de los que se dispone en una empresa para solicitar, recibir y enviar informacin son bsicamente el telfono, el fax, el correo, la mensajera y el computador. Cada uno de estos medios o canales ofrece una serie de ventajas.Hay que destacar, que cuando hablamos de medios nos referimos al sistema global que me da la posibilidad de mandar una informacin, y al referirnos a canales sealamos el recurso fsico o humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje.Ejemplo:

TELFONO/FAXLa bsqueda de informacin por telfono suele ser muy rpida y eficaz. Es muy importante disponer de un lista telefnica de elaboracin propia con todos los telfonos y fax de inters para la empresa: clientes, proveedores,

fabricantes, distribuidores, centros de informacin, de documentacin, libreras, informacin telefnica y asociaciones del sector.

Es importante sealar que la informacin obtenida por telfono es muy rpida, pero no es oficial y, por tanto, no ofrece garanta de fiabilidad si no es confirmada por escrito va fax, correo o personalmente.CORREOSi la informacin no es urgente, o si se quiere obtener por escrito, se puede solicitar por telfono, por fax ,o bien por medio de una carta para que la enven por correo, como, por ejemplo, el solicitar un catalogo de productos con sus caractersticas y precios. Cuando la informacin es importante, es mejor enviarla por correo certificado. COMPUTADORLa documentacin obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora, utilizada en los disquetes de los computadores y en el CD- ROM.

Otro soporte es el ptico (lser) del CD- ROM que es la versin informtica del compact disk de sonido, puede reproducir tantos discos de audio como los que contienen informacin computacional: imgenes, programas y datos.MENSAJERAPara recoger y enviar informacin escrita, importante, original o urgente, lo mejor es hacerlo a travs de mensajeros. Las mensajeros ofrecen tarifas especiales a las empresas en funcin del volumen de trabajo, de la regularidad, etc.

OJO!!!Cuando hablamos de REDES, son de COMUNICACIN

Cuando hablamos de FLUJOS, son de INFORMACIN

6.4 REDES DE COMUNICACIN El concepto de Comunicacin Organizacional existe bajo diferentes definiciones con varios puntos comunes que, a modo de resumen, te destacamos a continuacin. Esta particular forma de comunicarse en las instituciones ocurre en un complejo sistema (llmese empresa, institucin, organizacin, etc.), compuesto por personas (pblicos internos), las cuales da a da experimentan rutinas laborales que le obligan, conciente o inconscientemente, a desarrollar procesos de interrelacin y convivencia con sus pares. En este sentido, y en general como cada uno de los seres humanos, los trabajadores poseen actitudes particulares, emociones y habilidades individuales que afloran de acuerdo a las circunstancias y herramientas provistas por su medio de accin directo.En este sentido, cualquier institucin desarrolla sus procesos comunicativos y comerciales, en un medio ambiente ideado y adecuado especialmente para estos propsitos, dentro del cual, la comunicacin organizacional implica un trascendente proceso de traspaso de mensajes dirigidos con un propsito especfico hacia sus pblicos internos. Esto quiere decir, que cada uno de estos mensajes estar focalizado hacia una gran red de relaciones interdependientes.

Cuadro 1.Comunicacin en las Organizaciones1. Implica flujo de sus mensajes, sus propsitos, su direccin y el medio empleado.2. Integra a personas y grupos de personas, sus actividades, sus sentimientos, motivaciones y habilidades de interpretacin.3. Ocurre en un sistema abierto y complejo, que es influido e influye al medio ambiente.

(Cuadro extrado del libro "Relaciones Pblicas. Imagen y Empresa del investigador chileno, Francisco Javier Garrido M.)

El flujo de mensajes entre las personas sigue ciertos caminos, conocidos como Redes de Comunicacin, vas determinadas por los mecanismos de transferencia que utiliza, que pueden ser formales e informales. Es importante destacar, que cuando hablamos de redes de comunicacin, nos referimos ms que a un simple traspaso de mensajes, pues este proceso implica adems, la transmisin de cdigos, gestos y emociones, traducibles por los actores implicados en el acto de comunicarse.

6.4.1. REDES FORMALES DE COMUNICACINEste tipo de sistema de comunicacin surge, por lo general, de las cspides administrativas de la organizacin con el objetivo de que se cumplan las metas productivas trazadas por la misma entidad institucional. En otras palabras, estas redes establecen las responsabilidades y deberes explcitos y especficos que deben cumplir los grupos de trabajadores dentro de la organizacin.

6.4.2. REDES INFORMALES DE COMUNICACINParalela a la comunicacin formal, existe la comunicacin informal, la que se funda en las relaciones espontneas y de simpata, y dan lugar a una interrelacin personal de naturaleza afectiva y duradera. Es as, que desde un punto de vista comunicacional, se le puede definir como aquella que comprende el traspaso de informacin que se produce en forma espontnea y que suele contribuir a la eficiencia de la organizacin para alcanzar sus objetivos.

Algunas ventajas posibles de la comunicacin informal Supervivencia Autorrealizacin Estimacin Seguridad Creacin de seguridad Amor (afecto) Reduccin de la ansiedad

6.5 TIPOS DE REDES La periodista y magster en Comunicacin Social, Brbara Dlano Alfonso, en su libro Relaciones Pblicas en Chile, define cinco tipos de redes, las cuales te detallamos a continuacin:

a) CADENA: en este tipo de red, los miembros se traspasan informacin mediante la interaccin con los integrantes continuos (pares), pero sin embargo, el crculo no se llega a cerrar. Habitualmente, esta tipologa se da en las instituciones castrenses o en organismos altamente jerarquizados.

b) CIRCULO: en este tipo de red, al igual que la anterior, la informacin se transmite por los pares, con la diferencia de que el crculo se logra cerrar, mejorando el grado de descentralizacin y aumentando el feedback o retroalimentacin.

c) ESTRELLA: en este tipo de red, todos los miembros estn en igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados y no existe contacto con los pares. Esta red suele darse en grupos de alta cohesin cooperativa y de bajo ndice social.

d) RUEDA: ste es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de conduccin de los flujos comunicacionales. Este tipo de red funciona operativamente en grupos de fuerte coherencia interna, con objetivos claramente delineados. Una desventaja que presenta este modelo, es que al ofrecer poco debate interno, se cae en un elevado ndice de errores, ya que existe carencia de feedback o retroalimentacin.

e) TODOS LOS CANALES: este modelo es el ideal, el de mxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una organizacin. En l, todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y superiores. Es el modelo utpico y democrtico, que escasamente, se da en las organizaciones.