Claves para una Impresión Confiable

Workshop Redes de Gobierno 2010

Plan de Trabajo

• Hablemos de Impresión – Lugares comunes

– Un enfoque estratégico de la función de impresión

• Hablemos de Consumibles – El rol del Consumible en la Función de Impresión

– Atributos de una provisión confiable

– Organismo y Proveedor: Casos de Éxito

• Hablemos de Futuro – Accounting, ó cómo poner las cosas en su lugar.

– Gestión Documental, más allá del papel.

Hablemos de Impresión

Lugares Comunes

¿Alguna vez le pasó?

Lugares Comunes

• Impresoras: Tan confiables como hace 15 años… • Siguen sin traer cable (bueno, ahora vienen WiFi!) • Traen todo el software imaginable, excepto el que

necesitamos… • Ruido, Problemas de Calidad, Papel Trabado • Mensajes de Error Indescifrables • El cartucho, más caro que la impresora

(donde caro es una expresión de valor) • Y obviamente, no funcionan cuando más las

necesita… el Jefe!

El Enfoque Estratégico de la Impresión

Estrategia de la

Organización

Satisfacción de los

Usuarios

Gobernancia

Optimización de Costos

Cuidado de la Inversión en

Equipos

Mejora de Productividad

Compromiso Social

El Enfoque Estratégico de la Impresión

• Estrategia de la Organización

– La impresión es un elemento central en la Función Documental de las Organizaciones de hoy.

– La función de impresión es un elemento que debe estar completamente alineado a los objetivos fijados con la organización.

– El sistema documental evoluciona con la organización, como un elemento central en su dinámica de crecimiento

El Enfoque Estratégico de la Impresión

• Satisfacción del Usuario

– Buscamos una Experiencia Documental transparente y eficiente en todos sus procesos.

– Un usuario satisfecho, en todos los niveles, simplifica la gestión del área de sistemas.

• Optimización de Costos

– Avanzamos hacia un redescubrimiento del Costo Total de Propiedad (TCO): Equipo + Consumible + Mantenimiento.

– Productividad es Desempeño / Costos.

El Enfoque Estratégico de la Impresión

• Cuidado de la Inversión en Equipos – Garantizar el ciclo de vida presupuestado en cada

incorporación. – Conservar las garantías ofrecidas por los fabricantes, y

la integridad del equipamiento.

• Mejora de la Productividad – Minimizar los tiempos sin operación de cada

instalación.

• Responsabilidad Social – Cuidado del Medio Ambiente. – Condiciones dignas de trabajo en toda la cadena de

provisión.

Hablemos de Consumibles

Suma de Equipos

• «Capas Tecnológicas»

• Múltiples sistemas y formatos

• Restricción Legacy

• Múltiples Consumibles

• Dificultad para Controlar

• Desvío de Suministros

• Calidad de Consumibles

• Impresión «Particular»

Impresión Administrada

• Costo por Copia

• Tercerizar Problemas

• TCO más claro

• Accounting

• Quién imprime, qué imprime, cuánto imprime.

Gestión Documental

• Visión estratégica de la Creación y Administración de Documentos

• Imprimir es una forma más de Transformar Documentos

La Función de Impresión: Evolución

El Rol del Consumible

• Protagonismo decreciente en una función que se aleja del papel.

• Pero siguen siendo un mal necesario.

• Tratarlos como un genérico es desconocer su rol estratégico en la Función de Impresión

Gestión Documental

Un elemento más en el diseño de la solución.

Impresión Administrada

Calidad, costos y rendimiento se alinean por conveniencia en la propuesta del proveedor.

Suma de Equipos

Múltiples variables a controlar: Costos, calidad, disponibilidad y compatibilidad.

Dónde está el Consumible?

• El Papel, un commodity, sigue siendo el mayor protagonista de los costos de impresión. – Y también de muchas fallas y

desgaste.

• Los costos ocultos – Cuando una página es más

costosa que una página. – La impresión incorrecta o

inconveniente. – Imprimir para mí?

El cartucho a casa?

• La Pregunta del Millón – Cuánto presupuesto de

Sistemas se asigna a la función de impresión?

50% 30%

20%

Incidencia en el Costo

Papel Operación Propiedad

60% 15%

10% 15%

Costos Ocultos

P + O + P Incorrectos Inconveniente Personal

Analizando la Función de Impresión

• Leasing, Comodato, Venta. Soluciones Llave en Mano

• Estudio de Factibilidades del Sistema.

• Redes: Configuración e Instalación.

• Consutoría

Pre Impresión

• Logística de Partes: Insumos y Consumibles

• Adaptación, Instalación y Mantenimiento de Equipos.

• Monitoreo y Administración

• Help Desk

Impresión como Servicio

• Digitalización de Imágenes

• Auditorías de Consumo

• Reingeniería de Impresión

• Recambio de Equipos sobre Demanda

Post Impresión

Cómo elegir un Socio Estratégico?

• Sistema de Gestión de la Calidad, Control de Fallas, Transparencia en la información.

• Garantía de satisfacción, consumible y equipo.

• Servicio Técnico Autorizado. Coseguro de Garantías.

Calidad y Respaldo

• Respuesta inmediata ante nuevos modelos y tecnologías. Provisión en escenarios adversos.

• Búsqueda del Menor Costo por Copia: Rendimiento / Costo.

• Atributos medidos bajo normas ASTM 1856 y 2036.

Valor

• Profesionales matriculados.

• Sustentabilidad ambiental, respeto por las normas.

• Cuidado de las condiciones de trabajo.

Compromiso e Inclusividad

• La tecnología permite exigir una provisión Transparente.

• Control de calidad de productos y servicios en el tiempo. Sistema ISO 9001.

• Respaldo de Marcas Líderes.

• Invertir para Innovar.

• Respeto por la ley.

• Mejores condiciones de trabajo = Mejores Productos.

Cómo elegir un Socio Estratégico?

• 10 delegaciones entre Poder Judicial y Ministerio Público desde 2005.

• Visita de las Autoridades de la SCBA

• Desarrollo de Productos: – HP 5949X 8000 copias.

– Solución Xerox 3428

– Solución Samsung 4725, 4824 y Xerox 3435.

Casos: Poder Judicial de Buenos Aires

• Provisión Ininterrumpida desde 02/01/2002.

• Aplicaciones Críticas: Facturación Mensual y Desktops Municipales.

• Gestión de Stock Tercerizado.

• Desarrollo de Productos: – HP 4092 y HP 3909 – HP Laserjet 9050

• Otros casos en el ámbito municipal.

Casos: Jotafí / Mun. Bahía Blanca

Hablemos de Futuro

• Una solución más allá del consumible.

• Mejores servicios y costos.

• CPC + Accounting: El verdadero ahorro.

• Equipos y tecnología de última generación. Despliegue Sencillo

• Proveedores líderes.

Accounting y CPC

• Un activo estratégico para la gestión eficiente en el sector público.

• Características Sobresalientes: – Solución de Punta a Punta – Control total de costos – Compatibilidad – Seguridad de la Información

• Funciones Integradas: – Impresión – Escaneo y Conversión – Administración de Fax – Ruteo Inteligente. Integración. – Administración y Seguridad

• Consultoría y Soporte

Gestión y Workflow Documental

Ingresar

Escaneo

Fax

E-Mail

Archivo

Transformar

OCR

Transmitir

E-Mail

FTP

Fax

Archivo

Impresión

Sharepoint

Preguntas y Respuestas

Contacto

gobierno@gentecnologico.com.ar

www.gentecnologico.com.ar

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