REDISEÑO DE LA ORGANIZACION MEDIANTE SISTEMAS DE INFORMACION

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REDISEÑO DE LA REDISEÑO DE LA ORGANIZACION ORGANIZACION

MEDIANTE MEDIANTE SISTEMAS DE SISTEMAS DE

INFORMACIONINFORMACION

Parte

• Cómo podría cambiar la manera de trabajar de una organización el hecho de construir un nuevo sistema?

• Cómo puede asegurarse una compañía de que los nuevos sistemas de información que construya encajen en sus planes de negocio?

• Qué pasos se requieren para construir un nuevo sistema de información?

OBJETIVOS

LOS SISTEMAS COMO CAMBIO ORGANIZACIONAL PLANEADO

• Con qué métodos alternativos se cuenta para construir sistemas de información?

• Existen técnicas o métodos de construcción de sistemas que nos ayuden a construir aplicaciones de comercio electrónico y de negocios en línea con más rapidez?

OBJETIVOS


• Principales riesgos e incertidumbre en el desarrollo de sistemas

• Determinar dónde pueden tener el mayor impacto estratégico los nuevos sistemas y procesos de negocios

RETOS PARA LA ADMINISTRACION


Administración de la Empresa Digital

• Los Sistemas varían ampliamente en cuanto a su objetivo o misión y en cuanto a los proceso por ejecutar. Por ejemplo Sistemas en la industria minera , manufacturera, en la banca , empresas de servicios, etc.


Estrategias / Necesidades Corporativas

Estrategias / Necesidades

de cada Unidad de Negocio

Plan de Sistemas de

Informació n

Solicitudes de Aplicaciones por

parte de los Usuarios finales

Proceso de asignación de

pioridades y recursos


Entorno

Sistemas de Información

Estrategia de negocio

Funciones y procesos de negocio

ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

Planificación de Objetivos

Diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivo

Control (de resultados de acciones contra objetivos)

Registro de transacciones

Transacciones

ORGANIZACION


•Los sistemas de Información en la Organización deben responder para qué están.

•Lo anterior implicará el diseño de la estructura de datos que acabará siendo la base de datos del SI.


Planificación de TI/SI a partir de la estrategia del Negocio

• Lista de proyectos a desarrollar en los próximos 3 - 5 años

• Situación actual al momento de la preparación del plan• Prioridades de cada Proyecto• Detalle de los proyectos a desarrollar el primer año.• Mecanismos de evaluación adecuados• Lista de actividades de la empresa donde la TI pueda

utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia


Plan de Sistemas de InformaciónPlan de Sistemas de Información

• Mapa que indica la dirección de desarrollo Mapa que indica la dirección de desarrollo de los sistemas, el modo de proceder , la de los sistemas, el modo de proceder , la situación actual, la estrategia situación actual, la estrategia administrativa , el plan de implementación administrativa , el plan de implementación y el presupuestoy el presupuesto


Enlace de los Sistemas de Información con el Plan de Negocios

1. Propósito del Plan• Panorama global del contenido del Plan• Cambios en la situación actual de la empresa• Plan estratégico de la empresa• Organización actual y futura del negocio• Procesos clave de negocios• Estrategia administrativa

2. Plan Estratégico de Negocio• Situación actual• Organización actual del negocio• Entornos cambiantes• Principales objetivos del plan de negocios

3. Sistemas Actuales• Principales sistemas que apoyan las funciones y procesos de negocios• Capacidad actual de infraestructura

• Hardware• Software• Base de Datos • Telecomunicaciones e Internet

• Dificultades para cumplir con los requerimientos de negocios• Demandas futuras anticipadas

Contenido de un Plan de Sistemas de Información


4. Nuevos desarrollos• Proyectos de nuevos sistemas

• Descripción de proyectos• Razón de ser del negocio

• Capacidades requeridas de la nueva infraestructura• Hardware• Software• Base de datos • Telecomunicaciones e Internet

5. Estrategia administrativa• Planes de adquisición• Acontecimientos importantes y marco de tiempo• Reordenación organizacional• Reorganización interna• Controles administrativos• Principales iniciativas de capacitación• Estrategia de personal



6. Plan de implementación• Dificultades anticipadas de la implementación• Informes de progreso

7. Requerimientos de presupuestos• Requerimientos• Ahorros potenciales• Financiamiento• Ciclo de adquisiciones



Análisis empresarial (planeación de negocios)Análisis empresarial (planeación de negocios)

• Análisis de los requerimientos de información de toda Análisis de los requerimientos de información de toda la organización que examina a esta última en términos la organización que examina a esta última en términos de unidades, funciones , procesos de datos de unidades, funciones , procesos de datos organizacionales.organizacionales.

• Ayuda a identificar la entidades y atributos clave de Ayuda a identificar la entidades y atributos clave de los datos de la organizaciónlos datos de la organización

Establecimiento de requerimientos de Información Organizacional


Matriz de Procesos/Clases de Datos

Figura 12-1

Apoyo

Administración de

programas

Administración

general

Planeación

Grupos de

Aplicación Lógica

C= creadores de datos U= usuarios de datos


Análisis estratégico o factores cruciales para Análisis estratégico o factores cruciales para el éxito (FCE)el éxito (FCE)

• Una pequeña cantidad de metas operativas Una pequeña cantidad de metas operativas fácilmente identificables a las que les dan forma la fácilmente identificables a las que les dan forma la industria, la empresa , el gerente y el entorno más industria, la empresa , el gerente y el entorno más amplio y de las cuales se cree que aseguran el éxito amplio y de las cuales se cree que aseguran el éxito de una organización .de una organización .

• Se utilizan para determinar los requerimientos de Se utilizan para determinar los requerimientos de información de una organizacióninformación de una organización

Establecimiento de requerimientos de información Organizacional


Uso de FCE para desarrollar sistemas

Figura 12-2


FCE de

Gerente A

FCE de

Gerente B

FCE de

Gerente C

FCE de

Gerente D

Conjuntar + analizar

FCE individuales

Desarrollar acuerdos

sobre FCE de la

compañía

Definir FCE de la

compañía

Definir DSS y

bases de

datos

Utilizar FCE para

desarrollar

prioridades del

sistema de

información


Ejemplo Metas y FCE

Ejemplo Metas FCEReferente a ganancias Utilidades por acción Industria automotriz

Rendimiento de la inversión Estilo

Participación de mercado Sistema de calidad del conocimiento

Control de costos

Estándares de energía

No lucrativo Cuidado de salud excelente Integración regional con otros hospitales

Cumplimiento de regulaciones gubernamentales

Monitoreo mejorado de reglamentaciones

Necesidades futuras de salud

Uso eficiente de recursos

• AutomatizaciónAutomatización:: uso de la computadora para acelerar la uso de la computadora para acelerar la realziación de tareas existentesrealziación de tareas existentes

• Racionalización de procedimientos:Racionalización de procedimientos: La agilización de La agilización de procedimientos operativos estandarizados, eliminando los procedimientos operativos estandarizados, eliminando los cuellos de botella obvios para que la automatización haga mas cuellos de botella obvios para que la automatización haga mas eficiente los procedimientos operativoseficiente los procedimientos operativos

• Reingeniería de procesos de negocios:Reingeniería de procesos de negocios: Rediseño Rediseño radical de los procesos de negocios, combinando los pasos radical de los procesos de negocios, combinando los pasos para reducir las pérdidas y eliminando las tareas repetitivas, de para reducir las pérdidas y eliminando las tareas repetitivas, de uso intensivo de papel, con el propósito de mejorar costos, uso intensivo de papel, con el propósito de mejorar costos, calidad y servicio al mismo tiempo que maximizar los calidad y servicio al mismo tiempo que maximizar los beneficios de la tecnología de la información beneficios de la tecnología de la información

• Cambio de paradigma:Cambio de paradigma: Reconceptualización radical de la Reconceptualización radical de la naturaleza del negocio y de la naturaleza de la organizaciónnaturaleza del negocio y de la naturaleza de la organización

Desarrollo de sistemas y cambio organizacional


Cambio organizacional conlleva riesgos y recompensas

Figura 12-3


RIESGO

ALTO

BAJO Automatización

Racionalización

Reingeniería

Cambios de

paradigmas

BAJO ALTORENDIMIENTO

Reingeniería de Procesos de NegociosReingeniería de Procesos de Negocios• El proceso de agilizar los procedimientos de El proceso de agilizar los procedimientos de

negocios para que los documentos se puedan negocios para que los documentos se puedan mover fácil y eficazmente de un lugar a otromover fácil y eficazmente de un lugar a otro

• Si se rediseñan radicalmente los procesos de Si se rediseñan radicalmente los procesos de negocios antes de aplicar el poder de la negocios antes de aplicar el poder de la computación , las organizaciones cuentan con la computación , las organizaciones cuentan con la posibilidad de obtener rendimientos bastantes posibilidad de obtener rendimientos bastantes significativos de sus inversiones en tecnología significativos de sus inversiones en tecnología de la informaciónde la información

Reingeniería de Procesos de negociosREINGENIERIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS

Rediseño del procesamiento de hipotecas en Estados Unidos

Figura 12-4a

REINGENIERIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS

ANTES DE LA REINGENIERIA

Enfoque de escritorio a escritorio

Origen del préstamo , solicitud en papel

PrecalificaciónGeneración del

documento

Procesamiento

de la solicitud

Análisis de

crédito y

aseguramiento

Aprobación y

cierre

Información de

crédito

Procesamiento e

informes sobre

pagos

Administración de

cuentas en

depósito

Servicios a

clientes

Cobros , bancarrotas

y ejecución

hipotecaria

Administración del préstamo en múltiples

ubicaciones por especialistas en análisis de

crédito y calificadores de riesgo

•Estimados de límite del préstamo

•Opciones de estructuración del

préstamo

•Estimados del pago mensual máximo

•Documentos de la solicitud

•Documentos de la autorización de divulgación

•Documentos de conformidad

•Hojas de cálculo de análisis de crédito

•Avalúo

•Búsqueda del título

•Verificación y clasificación de

crédito

•Cálculos al cierre

•Documentos del cierre

•Preparación de administración del

préstamo

•Contabilidad de Pagos

•Estado de cuenta

•Informe de impuestos

•Contabilidad de seguro de riesgo

•Contabilidad de seguro de hipoteca

privada

•Contabilidad de impuestos de la

propiedad

•Consultas de saldos

•Consultas de cuentas en depósito

•Solicitudes de estados de cuenta

•Avisos de pago atrasado

•Administración de cuentas de

deudores

Figura 12-4b

Administración del préstamo por especialistas en seguros

y cuentas en depósito

DESPUES DE LA REINGENIERIA

Enfoque de equipo

Valor y

riesgo

Transferencia al

mercado

secundario•Inventario de préstamos

•Cálculos de pérdidas y ganancias

•Administración del riesgo

•Administración de compra y venta de

préstamos

•Concentración de

préstamos

•Remesa de

préstamos

Equipo que

origina el

préstamo

Centro de

producción

regional

Equipo de

administración

de préstamos

Computadora

portátil del

representante de

campo

Red de acceso

conmutado o intranet

Procesamiento de préstamos por

equipos de representantes que

manejan todos los casosCentro de producción

regional

Administración de préstamos por

especialistas que trabajan en equipo

Información del

cliente

Límite de crédito

preaprobado

REINGENIERIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS

Rediseño del procesamiento de hipotecas en Estados Unidos

• El personal directivo superior tiene que El personal directivo superior tiene que desarrollar una amplia visión estartégica. desarrollar una amplia visión estartégica.

• La gestión debe comprender y medir el La gestión debe comprender y medir el desempeño de los procesos existentes desempeño de los procesos existentes como base de referencia.como base de referencia.

• La Tecnología de Información debe ser La Tecnología de Información debe ser considerada en el proceso de diseño desde considerada en el proceso de diseño desde el principio.el principio.

• La infraestructura de TI debe ser capaz de La infraestructura de TI debe ser capaz de apoyar cambios en el proceso de negocioapoyar cambios en el proceso de negocio

Pasos para lograr una reingeniería efectivaREINGENIERIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DE SOFTWARE

• Enfoque : apoyo a las tareas de la organización.

• Fases Principales ( varía según autor):1. Estudio Factibilidad2. Análisis de Requerimientos de Información3. Diseño4. Construcción5. Conversión o implementación6. Operación y mantenimiento7. Evaluación

ISO 12207Propósito• Establecer un marco común para el ciclo de vida del

software para– adquirir, suministrar, desarrollar, operar y mantener

software– gestionar, controlar y mejorar el marco– como base para el comercio internacional de software

Una arquitectura de alto nivel para el ciclo de vida– Modularidad

• Cohesión: un proceso por función principal• Acoplamiento: interfaces mínimas

– Responsabilidad• Un proceso bajo la responsabilidad de una parte (de un acuerdo –

relación cliente-proveedor -)

- Investigación Preliminar

La investigación preliminar comienza con la solicitud de una persona, administrador o especialista en sistemas. Su objetivo es recibir la ayuda de un sistema de información para solucionar un problema.

Cuando se forma la solicitud comienza la Investigación Preliminar, que contiene tres partes:

•Aclaración de la solicitud•Estudio de factibilidad•Aprobación de la solicitud

Aclaración de la solicitud

Antes de considerar cualquier investigación de sistemas, la solicitud de proyecto debe Examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea. En cualquier caso,Antes de seguir adelante, la solicitud de proyecto debe estar claramente planteada.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Estudio de Factibilidad

Factibilidad Operacional

Factibilidad Económica

Factibilidad Técnica

El Estudio de Factibilidad es parte del resultado de la Investigación Preliminar, es Realizado por un grupo pequeño de personas y determina si la organización está en condiciones de realizar el proyecto. Generalmente el estudio puede debe ser de tipo técnico, legal y operacional.

Factibilidad Técnica

Con el equipamiento actual, la tecnología disponible de software y personal. ¿PuedeRealizarse el proyecto?.De requerirse nueva tecnología. ¿Cúal es la posibilidad de desarrollarla?.

Estudio de Factibilidad

Factibilidad Económica

Los beneficios que se obtendrán del sistema, ¿superarán los costos de construirlo?.Si no desarrollamos el sistema, ¿Cuáles serán los costos para la organización sin este nuevo sistema?

Factibilidad Operacional

Una vez desarrollado e implementado, ¿será utilizado el sistema?.¿Cuál será la resistencia de los usuarios al cambio que proveerá este nuevo sistema?. Esta resistencia, ¿disminuirá los beneficios potenciales del nuevo sistema?

También existe la posibilidad de estudiar la Factibilidad Legal del desarrollo de un sistema de información administrativa, dependiendo de la organización en la cual se desarrolle y de las normas legales o constitucionales que limiten procedimientos administrativos de la Organización. Otro aspecto es el estudio de Viabilidad del Proyecto de desarrollo que indica si en la organización están dadas las condiciones, a todo nivel, para desarrollar el nuevo sistema.

Aprobación de la Solicitud

Aquellos proyectos que son factibles y viables para la organización, deben ser aprobados. En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente. Si el equipo de desarrollo tiene muchos proyectos para realizar, la administración decide el orden en que se llevarán a cabo de acuerdo a la importancia que se le asigne a cada uno.

Después de aprobar la solicitud del proyecto, se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal; con esta información se determina donde ubicarlo dentro de la lista existente de proyectos.

¿Qué es lo que se hace?¿Cómo se hace?¿Con que frecuencia se presenta?¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?¿Existe algún problema?Si existe un problema, ¿qué tan serio es?Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

Análisis de los Requerimientos de Información (Análisis de Sistema)

En esta etapa se deben comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Se deben estudiar los procesos de una empresa para entender las siguientes preguntas:

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles Relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre porqué ocurren las cosas,Las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso.

• El éxito de un sistema depende principalmente de la satisfacción de los usuarios• Las estadísticas muestran que el 50% de los errores se producen por un deficiente

análisis de requerimientos.

Métodos para definir los Requerimientos de Información

• Centrados en la detección de las necesidades globales de la Organización• Centrados en la Definición de requerimientos para aplicaciones específicas

Métodos orientados hacia necesidades de la Organización se destacan:

• Factores Críticos de Éxito (FCE)– Interrogación a los ejecutivos de los elementos críticos que permiten un buen desempeño

de un trabajo– Reuniones periódicas guiadas por expertos– Lista de factores sobre los cuales debe proporcionarse un conjunto de sistemas,

mediciones e indicadores.– Evaluación y control

• Análisis de Procesos:– Se apoya en la idea que los grupos de decisiones/acciones, relacionados con la

administración de los recursos de la empresa.– Son la base de apoyo y el punto de partida que los sistemas de información deben

brindar– Ejemplo: BDP ( Business Systems Planning) que se centra en la elaboración de un

plan maestro y una arquitectura general de datos para la generación o desarrollo de sistemas en una organización.

• Métodos centrados en la definición de requerimientos para aplicaciones específicas

– Análisis de Sistemas Socio-Técnicos:• Comienza con la separación del sistema en dos: Subsistema técnico y

subsistema social.• Plantea la definición de los requerimientos de cada subsistema para luego

compatibilizar ambas especificaciones desde una perspectiva global, considerando la interacción entre los distintos elementos y el comportamiento de los usuarios afectados por el sistema

– Análisis de Entradas- Salidas:• Una aplicación se visualiza como un sistema que tiene entradas,

salidas y un proceso.• Sugiere un enfoque Top-Down ( de arriba hacia abajo) , que va

progresando sucesivamente mediante descomposiciones.• Ejemplo de este método lo constituye el método de diseño

estructurado .

En general la mayoría de los métodos requieren la participación o interacción entre usuarios y analistas.

Lo anterior implica análisis de una serie de variables relevantes:1. Restricciones de los individuos como procesadores de

información y encargados de resolver problemas.2. La variedad y complejidad de los requerimientos de información3. Los complejos esquemas de interacción entre los individuos que

participan en el proceso de análisis de requerimientos

Diseño del sistema

Aquí se establece la forma y detalles con los cuales el sistema cumplirá los requerimientosDe la etapa de análisis.

Diseño del sistema

Diseño Lógico

Diseño Físico

En la etapa de diseño se subdivide en dos etapas llamadas: Diseño Lógico y Diseño Físico.

En el Diseño Lógico se identifica el Qué es lo que hará el sistema que se construirá y en el Diseño Físico se identifica el Cómo se efectuaran estas actividades.

Los elementos que se determinan en la etapa de diseño son los reportes y demás salidas que debe producir el sistema, también se desarrolla un bosquejo de las pantallas que se esperan que aparezcan cuando el sistema esté terminado; también se indica los datos de entrada, los que serán calculados y los que deben ser almacenados.

Se determinan las estructuras de archivo y dispositivos de almacenamiento.

La información detallada del diseño se proporciona al equipo de programación para comenzar la fase de desarrollo de software.

DISEÑO LOGICO ( Qué hace) Bajo la perspectiva del diseño estructurado de sistemas ,

el Diseño Lógico se refiere a un conjunto de pautas que permiten generar una jerarquía de módulos de los elementos de un sistema, a fin de que éste pueda modificarse fácilmente.

Su objetivo es la obtención de un modelo del sistema apoyado en la utilización de técnicas gráficas que permiten la comunicación entre usuarios y especialistas. Se habla de Diseño Lógico ya que esta etapa se debe realizar en forma totalmente conceptual, prescindiendo de las restricciones físicas a las que el sistema podría estar sujeto.

DISEÑO FISICO (Cómo lo hace)En esta etapa se definen detalles requeridos para la

construcción del sistema de información. A partir del diseño lógico define una solución particular del sistema.

De la concepción conceptual se pasa hacia compromiso con aspectos materiales concretos.

FASES RELEVANTES EN EL DISEÑO FISICO

• Diseño de Salidas: Definición exacta de los informes, listados, pantallas y documentos que le sistema debe generar.

– Aspectos a considerar: contenido – características de los datos – medio en el cual se generará ( impreso , pantalla, accionamiento, sonido) – disposición de los datosde cada salida.

• Diseño de las Entradas: Detalle de las entradas necesarias para generar las salidas previamente diseñadas. Especificación de los registros , los archivos de donde se extraerán, el medio de almacenamiento donde residen o dispositivos partir de donde serán capturadas las entradas (teclado, lector óptico, mouse, pantalla sensible, etc.)

• Diseño de los Procesos Computacionales: Definición de la transformación de las distintas entradas para la generación de las salidas.

– Aspectos involucrados: validación de las entradas , descripción de las formulas o cálculos que se efectúen, especificación de los archivos temporales que se generen y la descomposición del proceso en todos sus módulos.

• Diseño de los Archivos: Detalle de todos los distintos tipos de archivos involucrados en el diseño ( maestros, temporales, transacciones, históricos, etc.) y de cada uno de ellos la descripción ( nombre, extensión, descripción de sus campos).

• Paralelamente en la fase de Diseño Físico se toman las decisiones acerca de la TI (Tecnologías de Información) necesarias para la solución que se esta planteando. Dado a que s un proceso complejo por la diversidad y variedad de alternativas , lo que dificulta el proceso de comparación y la cuantificación exacta de los beneficios a reportar hacia la organización, se debe abordar cuidadosamente incorporando al menos los siguientes criterios:

– Conocer el Costo Total de una determinada tecnología revisando los costos ocultos:• Costo de implementación• Seguros involucrados• Equipos de respaldo requeridos• Capacidad y proyección de crecimiento futuro• Entrenamiento• Traslados

– Es indispensable justificar por qué y para qué se esta adquiriendo o contratando una determinada tecnología de información.

– Establecer dentro de los criterios de selección , una serie de elementos complementarios ( características del proveedor y sus servicios, consideraciones de obsolescencia y compatibilidad):

• Respecto al Proveedor:– Confiabilidad– Solidez financiera– Prestigio– Apoyo a la puesta en marcha– Servicio técnico– Fórmulas de financiamiento– Formas de Pago– Etc.

• Respecto de la Tecnología:– Compatibilidad con la tecnología existente– Compatibilidad con la tecnología a adquirir en el futuro– Posibilidad de crecimiento modular– Nivel tecnológico del componente computacional

CONSTRUCCION:Se inicia una vez terminado el Diseño Lógico y Diseño Físico. Este proceso se divide en dos etapas relevantes:

• Programación• Pruebas (testing)

Programación:Las actividades de esta etapa principalmente consiste en confeccionar los programas a la medida, de acuerdo a los requerimientos del diseño. También se puede instalar o modificar software comprados a terceros. La elección depende del costo de cada alternativa.

En empresas pequeñas donde no hay programadores se pueden contratar servicios externos de programación.

También se hace la documentación de los programas y un manual del sistema que indica la justificación de la programación de los diferentes procedimientos.

Desarrollo de Software

Adquisición de Software

Construcción de Programas

Documentación del Sistema

Documentación del Sistema

Prueba ( Testing):

En esta etapa el sistema se prueba de manera experimental para asegurarse de que no tenga fallas, es decir que funcione de acuerdo a las especificaciones y como los usuarios esperan.

Las pruebas del sistema serán con usuarios de los distintos niveles de la organización: usuarios comunes, ejecutivos, directivos, etc.

El objetivo es descubrir cualquier sorpresa antes que el sistema sea implementado y que la Organización dependa de él.

La finalidad principal de esta etapa es la detección de errores para la operación normal del sistema

CONVERSION O IMPLEMENTACION DEL SISTEMAEn esta fase se define Cuándo y de qué forma se introducirá el nuevo sistema. La conversión se refiere al momento en el que el nuevo sistema sustituye al que operaba previamente y la implementación se refiere a la instalación y puesta en marcha de los nuevos equipos y procedimientos que el sistema conlleva.Esta etapa genera un clima de gran expectación y gran carga de trabajo.

Implantación

Instalación de nuevos softwares

Instalación de nuevos equipos

Entrenamiento de usuarios

Instalación de la aplicación

Construcción de archivos de datos

Existen diferentes alternativas de conversión:1. Paralelo 2. Gradualmente3. Con un plan Piloto4. Abruptamente

Conversión en Paralelo:

• Considera el funcionamiento simultáneo durante un cierto período de tiempo del sistema antiguo y del sistema nuevo.

• Permite verificar consistencia de la información que entrega el nuevo sistema con el antiguo.

• Es muy útil para aplicaciones orientadas al nivel operacional que tienen importancia crucial para el desempeño de la organización.

SISTEMA NUEVO

SISTEMA ANTIGUO

• Presenta el inconveniente de que requiere un esfuerzo adicional a los recursos humanos de la organización.

• Puede requerir mano de obra adicional para llegar a los plazos inicialmente definidos.

• Generalmente se alarga el período de conversión implicando aumento en los costos y carga de trabajo.

• Lo anterior ocurre principalmente cuando el sistema no ha podido ser probado o por temor a la falla.

CONVERSION GRADUAL:

• Este método define un cierto período de tiempo en el cual el nuevo sistema va reemplazando paulatinamente las actividades del antiguo.

• La organización conoce poco a poco el desempeño del sistema, minimizando el impacto derivado del cambio y evitando algunos riesgos.

• El inconveniente es que no siempre las aplicaciones pueden ser convertidas en forma gradual, principalmente porque requiere de la existencia de actividades divisibles y de una comunicación entre ambos sistemas, que pueden ser costosa de operacionalizar.

SISTEMA ANTIGUO SISTEMA NUEVO

COVERSION CON PLAN PILOTO:

• Se convierte al nuevo sistema sólo una parte de la organización ( departamentos/funciones), quedando el resto del sistema operando con el antiguo.

• Se puede detectar errores NO ANTICIPADOS con un mínimo de riesgo. La clave es que el segmento donde se aplica el nuevo sistema sea representativo.

• Un riesgo es que el plan piloto se confunda con un test o prueba del mismo sistema y no se perciba la trascendencia de las actividades que le siguen: implementación del sistema a nivel global

SISTEMA ANTIGUO SISTEMA NUEVO

CONVERSION ABRUPTA

• Requiere una muy buena planificación la conversión para reemplazar en un determinado tiempo , en toda la organización, el sistema antiguo por el nuevo.

• Se reducen violentamente los costos de conversión e incide en el plano psicológico del cambio, ya que asume que todo el personal colaborará en la puesta en marcha y eliminar el antiguo sistema.

• El principal inconveniente de este modelo es que ante una detección de un error grave , el efecto es sobre toda la organización, sin el respaldo del sistema antiguo.

• Es adecuado para aplicaciones cuyo impacto a nivel organizacional no es muy significativo

SISTEMA NUEVO

SISTEMA ANTIGUO

OPERACIÓN Y MANTENCION:

• Una vez terminado el sistema en su implementación debe usarse para satisfacer las necesidades de información por las cuales se generó.

• Sin embargo tenemos que los sistemas de información están inmersos en un medio dinámico, por lo que debe estar sujeto a ciertos cambios que lo adapten a las situaciones del entorno que provoquen modificaciones en sus procesos de transformación de la información.

• Mantención soporte continuado al sistema de manera que se mantenga viable.

• Las alteraciones mayores que signifiquen el rediseño lógico de parte del sistema se debiera entender como nuevos proyectos, los que se detectarían en la etapa de evaluación.

• La experiencia muestra que las mantenciones mayores generalmente se abordan en forma sucesiva y no como proyectos independientes.

• Las estadísticas muestra que aproximadamente el 70 % de los recursos de los departamentos de TI se gastan en mantenimiento de los sistema antiguos y es extremadamente caro.

EVALUACION:

• A fin de medir el grado de satisfacción de sus usuarios y verificar si cumple con sus objetivos.

• Todo sistema debe someterse a una evaluación que permita tomar medidas correctivas oportunamente.

• Un sistema nuevo debería evaluarse al menos dos veces en el semestre que sigue a su puesta en marcha, para detectar así las necesidades de mayor capacitación o para detectar actitudes que puedan conducir el deceso del sistema.

• Si la evaluación arroja como resultado la necesidad de realizar cambios significativos en un sistema se debe iniciar un ciclo de vida que parte con el estudio de factibilidad de los cambios, o con el desarrollo de un sistema distinto.

Impacto de Nuevas Tecnologías en el Desarrollo de Sistemas

• El enfoque del ciclo de vida surgió como necesidad del desarrollo de sistemas tradicionales, es decir, orientados al procesamientos de transacciones.

• Con el tiempo ha variado el tipo de sistemas demandados y también han surgido nuevos métodos y herramientas para desarrollar aplicaciones sólo varían la importancia relativa y la velocidad de las etapas del proceso.

• Ejemplos : prototipado, Orientación al Objeto, etc.

Analizar los sistemas como cambio organizacional planeado• Contenidos:

– Visión del desarrollo de los sistemas de información.

– Administración del proyecto.– Instrumentos y técnicas de administración.– Factores humanos y organizacionales.

Visión de los sistemas de información (Panorama del desarrollo de los SI)

• El desarrollo de sistemas son las actividades que se orientan a la producción de una solución de sistemas de información para un problema organizacional o para el aprovechamiento de una oportunidad.

• Existen múltiples enfoques para desarrollar sistemas.

Enfoques para desarrollar sistemas

• El ciclo de vida tradicional de sistemas.• Elaboración de prototipos.• Desarrollo con paquetes de software de

aplicaciones.• Desarrollo por los usuarios finales.• Acudir a proveedores externos.

El ciclo de vida tradicional de sistemas

• Pese a su carácter estructurado, no existe una descripción única y generalizada acerca de este proceso:– Variación en el número de etapas.– Variación en la denominación de las etapas.

• Sin embargo, si se compara el contenido de las etapas, se observa un alto grado de coincidencia.

El ciclo de vida tradicional de sistemas Comparación entre Manual de SIA I y Administración de

los sistemas de Información de Laudon & Laudon

MANUAL DE SIA I LAUDON & LAUDONInvestigación preliminar Análisis de sistemasDeterminación de requerimientos

“

Diseño del sistema Diseño de sistemasDesarrollo de software ProgramaciónPrueba de los sistemas PruebasImplantación y Evaluación Conversión (+convers.

datos)“ Producción y

mantenimiento

Ventajas y desventajas del ciclo de vida

• Apropiado para el procesamiento de transacciones y SIA, o en general, en donde los requerimientos son altamente estructurados y bien definidos. También es apropiado para sistemas técnicos complejos.

• Es muy costoso y consumidor de tiempo.• Es inflexible y desmotiva el cambio.• Es poco apropiado para las aplicaciones

orientadas a la toma de decisiones.

Elaboración de prototipos• Consiste en el desarrollo de un sistema no

funcional, rápido y barato para que los usuarios finales lo evalúen.

• El prototipo avalado por los usuarios puede ser usado como marco de referencia para crear el sistema definitivo.

• El proceso de desarrollo de un diseño preliminar, de probarlo, afinarlo y probarlo de nuevo, se ha denominado proceso iterativo de desarrollo de sistemas.

Elaboración de prototipos

• Es menos formal que el ciclo de vida.• Los requerimientos se determinan dinámi-

camente a medida que el prototipo se construye.

• El análisis, diseño e implantación del sistema ocurren al mismo tiempo.

Ventajas y desventajas de la Elaboración de prototipos

• Los prototipos son especialmente útiles para el diseño de la interfase con el usuario final.

• Estimulan el involucramiento intenso de los usuarios finales.

• No son adecuados para todas las aplicaciones.• Están mejor adaptados para las aplicaciones más

pequeñas.• ¡CUIDADO con avanzar muy rápido hacia un

modelo operativo! Se pueden obviar algunos requerimientos.

• NO olvidar la actualización de la documentación.

Desarrollo con paquetes de software de aplicaciones

• Los paquetes pueden seleccionarse como una estrategia de desarrollo bajo las siguientes circunstancias:– Donde las funciones son comunes para

muchas empresas.– En donde los recursos para el desarrollo

interno de SI son escasos.

Ventajas del desarrollo con paquetes de software de

aplicaciones• Ahorro en el diseño.• Ahorro en la mantención.• Incorpora las mejores prácticas (best

practices) de la industria.• Impacto potencial en los procedimientos

organizaciones (también puede ser una desventaja).

Desventajas del desarrollo con paquetes de software de aplicaciones

• Existe en algunos casos la necesidad de adaptar el paquete, ya sea alterando el código fuente o agregando programas de fachada y de traspatio.

• Esto último puede elevar sustancialmente el costo de implantación.

Desarrollo por usuarios finales

• Consiste en el desarrollo por los usuarios finales con poca o ninguna asistencia formal de parte de los especialistas técnicos.

• Esto ha sido posible gracias a las herramientas de cuarta generación y a los costos decrecientes del Hw.

Ventajas del desarrollo por usuarios finales

• Mejora en la definición de los requeri-mientos.

• Involucramiento y satisfacción de los usuarios.

• Control del proceso de desarrollo de sistemas por los usuarios.

• Disminuir el rezago en cuanto al desarrollo de aplicaciones.

Desventajas del desarrollo por usuarios finales

• Revisión y análisis insuficiente cuando las funciones de analistas y usuarios ya no están separadas.

• Falta de normas adecuadas y controles para el aseguramiento de la calidad.

• Datos no controlados.• Proliferación de los sistemas privados de

información.

Administración del desarrollo por usuarios finales

• Uso de Centros de información. Un centro de información es una unidad dentro de la organización que proporciona capacitación y apoyo a los usuarios finales.

• Establecer políticas, procedimientos y normas para la computación de usuarios finales (Hardware, Software).

Recurriendo a proveedores externos

• Si la empresa no desea recurrir a sus recursos internos para desarrollar y operar los SI, puede contratar a una institución externa que se especialice en proporcionar estos servicios.

Ventajas de acudir a proveedores externos

• Economía.• Calidad en el servicio.• Predecibilidad.• Flexibilidad.• Hace que los costos fijos pasen a ser variables.• Liberación de recursos humanos para otros

proyectos.• Liberación de capital financiero.

Desventajas de acudir a proveedores externos

• Pérdida de control.• Vulnerabilidad de la información estratégi-

ca.• Dependencia.

Cuando acudir a proveedores externos

• Cuando existe una oportunidad limitada de la empresa para distinguirse ante la competencia a causa de una aplicación de un SI.

• Cuando la predecibilidad de la interrupción de los SI no es muy importante.

• Cuando concesionar servicios al exterior no aleja a la empresa del know how técnico para innovaciones futuras en los SI.

• Cuando las capacidades de SI de la empresa son limitadas, ineficaces o técnicamente inferiores.

Administración de la concesión a proveedores externos

• El establecimiento de la estrategia tecnológica es una de las áreas en las que las empresas no deberían ceder a los proveedores externos. “La tarea estratégica debe permanecer en casa”.

• Deben administrar al proveedor externo de la misma manera en que administrarían a sus propios departamentos internos de SI.

• Diseñar los contratos cuidadosamente, de manera que los servicios se ajusten si la naturaleza del negocio cambia.

Desafíos del desarrollo de sistemas

1. Determinación de la estrategia adecuada para el desarrollo de sistemas.

2. Controlar el desarrollo de los SI fuera del departamento de SI.

3. Seleccionar una estrategia de desarrollo de sistemas que se adapte a la arquitectura de la información y al plan estratégico de la empresa.

REDISEÑO DE LA ORGANIZACION MEDIANTE SISTEMAS DE INFORMACION

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