Rediseño de un sitio web

ISSN 1659-4142

Volumen 5, nmero 1, artculo cientfico 2, Ene-Jul 2015

e-Ciencias de la Informacin

http://revistaebci.ucr.ac.cr

DOI: http://dx.doi.org/10.15517/eci.v5i1.17472

[email protected]

Rediseo de un sitio web como sistema de informacin mediante la arquitectura de informacin: en busca del

fortalecimiento de la comunicacin

Ginnette Calvo Guilln Publicado 01 de enero, 2015 / Artculo Cientfico 2

Revista electrnica semestral ISSN-1659-4142

Seccin Especial del 25 Aniversario de la EBCI

Los hipervnculos son

sealados con esta clave

Universidad de Costa Rica Visite el sitio web de e-Ciencias de la Informacin

Volumen 4, nmero 2, Artculo 1

Julio - Diciembre, 2014

Publicado 1 de julio, 2014




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Digital preservation of journals t UNAM and institutional repositories, an approach

Rediseo de un sitio web como sistema de informacin mediante la arquitectura de informacin: en busca del

fortalecimiento de la comunicacin1

Ginnette Calvo Guilln2

RESUMEN

ABSTRACT

Palabras clave

Keywords

Redesigning a website as an information system through information architecture: in search of communication strengthening

Se describen las acciones realizadas a travs de una investigacin que desarrolla el rediseo del sitio web de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin (EBCI) de la Universidad de Costa Rica a travs del empleo de la arquitectura de la informacin y del enfoque de sistema de informacin, a fin de que se proyecte como un proceso integral, sistemtico y continuo. Se busca mejorar la divulgacin del quehacer de la Escuela y fortalecer la comunicacin con sus estudiantes, docentes y administrativos. La investigacin forma parte de un proyecto de mejoramiento que surge a raz de la identificacin de una serie de debilidades en el proceso de autoevaluacin de las carreras del periodo 2007-2012. Finalmente, se presenta el grado de avance del proyecto y su impacto a nivel organizacional.

It describes the actions developed in an investigation about the redesign of the School of Library and Information Science website at the University of Costa Rica through the use of information architecture and the information system approach, as a comprehensive, systematic and continuous process. It seeks to improve the dissemination of activities of the School and enhance communication with the students, faculty and staff. The research is part of an improvement project that arises from a number of weaknesses identified in the self-assessment process from 2007-2012. Finally, the degree of progress of the project and its impact at the organizational level is presented.

Sitio web, procesos de mejora continua, mapeo de informacin, arquitectura de informacin, fortalecimiento de la comunicacin, Costa Rica

Website, continuous improvement processes, information mapping, information architecture, strengthening communication, Costa Rica

1 La investigacin es producto del trabajo final de graduacin titulado Diseo de un sistema de informacin basado en Web para la divulgacin del quehacer de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, en docencia, investigacin y accin social, junio 2014.

2 Universidad de Costa Rica. Escuela de Bibliotecologa y C.I. COSTA RICA. [email protected]







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Introduccin

La actual sociedad de la informacin cuenta con un sinfn de herramientas que facilitan sus labores diarias; tal es el caso de los sitios web. Estos se utilizan frecuentemente para el manejo y divulgacin de la informacin, pero sobre todo como medio de comunicacin entre personas. Estos sistemas, a diferencia de otros servicios, tienen la particularidad de que se proyectan a nivel mundial y son accesibles 24 horas al da, siete das a la semana a travs de Internet. Su fcil acceso y disponibilidad los convierte en los principales referentes para las personas que buscan informarse sobre el quehacer de organizaciones, instituciones, empresas, entre otros. Esta condicin generalmente convierte a los sitios web en la cara de las organizaciones; por lo tanto, la informacin que ah se consigne y la regularidad con que se actualiza es vital para brindar un servicio til y de calidad. Dependiendo de la naturaleza y objetivos de la organizacin, existen diversos tipos de sitios web. Segn Garca (2001), estos pueden ser generales, especializados y corporativos. Dentro de los especializados se encuentran los portales web acadmicos comnmente utilizados por instituciones de educacin superior para informar sobre su quehacer y brindar servicios. El sitio web de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin (EBCI), de la Universidad de Costa Rica (UCR), y el cual es objeto de estudio del presente artculo, se ubica en esta categora. El sitio web de EBCI fue creado en 1997 como producto de un trabajo final de graduacin del nivel de licenciatura (Ramrez y Vargas, 1997). Posteriormente, en el ao 2005 un grupo de estudiantes del nivel de maestra realiz una evaluacin del sitio. Como parte de los resultados, se evidenci que nicamente el 40% de los aspectos consultados fue calificado como bueno. Entre las deficiencias predominaron las pginas desactualizadas, elementos de navegacin y contenidos faltantes (Alpzar, Arguedas, Flores y Solano, 2005). Por otra parte, en el ao 2012 la Comisin de Autoevaluacin de la EBCI inici el proceso de autoevaluacin de sus carreras de bachillerato y licenciatura correspondiente al periodo 2007-2012. A travs de l, se identific, entre muchos otros aspectos, una serie de debilidades en el sitio web de la Escuela. Al respecto, se evidenci que la pgina web presentaba informacin escasa, dispersa y desactualizada as como una deficiente arquitectura de la informacin (Calvo, 2014a). A su vez, la Comisin de Autoevaluacin (2013) seal como las reas ms urgidas de atender a travs del sitio web de EBCI las siguientes: en el rea de investigacin faltaba divulgacin de los resultados de las investigaciones; en el rea de accin social no se brindaba un cronograma estructurado y actualizado de las actividades de la Escuela; en el rea estudiantil era preciso divulgar la normativa de forma ms pertinente e informar sobre los procesos administrativos fundamentales.

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A raz de lo anterior, se justifica la necesidad de contar con un sitio web adecuado que mejore los mecanismos de comunicacin con estudiantes, docentes y administrativos, y permita fortalecer no solo las reas antes mencionadas, sino tambin los siguientes aspecto de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin:

Disponer de un portal de servicios de informacin con disponibilidad las 24 horas y siete das de la semana.

Mejorar la sistematizacin de su informacin.

Dar mayor facilidad y valor agregado a la hora de brindar sus servicios.

Fortalecer su sistema de informacin.

Generar un mayor aprovechamiento de sus recursos

Brindar una respuesta oportuna a las necesidades de sus usuarios.

Brindar apoyo a su personal administrativo en la evacuacin de consultas frecuentes de estudiantes y docentes.

Fortalecer los canales de comunicacin con sus usuarios.

Ampliar la oportunidad de atraer nuevos estudiantes hacia las carreras.

Brindar la posibilidad de contar con un mecanismo de rendicin de cuentas adecuado (Calvo, 2014a).

La Comisin de Autoevaluacin de EBCI en conjunto con docentes y administrativos, plantearon una serie de proyectos con el fin de solventar las necesidades identificadas por el proceso de autoevaluacin. Dichos proyectos fueron avalados y priorizados por la Asamblea de Escuela a finales del ao 2012. En total, se plantearon nueve proyectos, enmarcados dentro de seis diferentes programas (ver Tabla 1).

TABLA 1

Proyectos del cumplimiento preliminar de mejoras

Fuente: Comisin de Autoevaluacin (2013), Anexo 89, p. 4.







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De los proyectos anteriores, el sitio web de la Escuela trabaja desde el proyecto 7, el cual tiene como fin:

Facilitar la comunicacin interna y externa permanente de la Unidad acadmica con el fin de fortalecer la gestin del proceso educativo y la proyeccin de estudiantes y docentes que forman parte de los planes de Bachillerato en Bibliotecologa en sus dos nfasis y de Licenciatura en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin en procura de un efectivo manejo de la docencia, la investigacin y la accin social (Comisin de Autoevaluacin, 2013, p. 610).

Respecto de lo anterior, dentro de los objetivos que conforman este proyecto, el ltimo busca fortalecer y utilizar como mecanismo de comunicacin del quehacer de las tres carreras el sitio web de EBCI (Comisin de Autoevaluacin, 2013, p. 47). Este se desarroll a travs del trabajo final de graduacin titulado Diseo de un sistema de informacin basado en Web para la divulgacin del quehacer de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, en docencia, investigacin y accin social, aprobado en junio del ao 2014. Por lo tanto, el presente artculo busca describir las acciones desarrolladas a travs de la investigacin antes mencionada y, a su vez, pretende evidenciar el grado de avance del proyecto as como el impacto que ha tenido a nivel organizacional las acciones que se han logrado desarrollar a la fecha.

Referentes Tericos Para Morville y Rosenfeld, biblioteclogos pioneros en Arquitectura de Informacin, citados por Calvo (2014a), la arquitectura de la informacin, es: 1. El diseo estructural de los entornos de informacin compartidos. 2. La combinacin de la organizacin, el etiquetado, la bsqueda y los sistemas de navegacin en sitios web e intranets. 3. El arte y la ciencia de la formacin de productos de informacin y experiencias para apoyar la usabilidad y la recuperabilidad. 4. Una disciplina emergente y una comunidad de prctica enfocada en proporcionar los principios de diseo y arquitectura a los entornos digitales. A su vez Morville y Rosenfeld (2006) sealan que la Arquitectura de Informacin se compone de cuatro elementos fundamentales a saber:

Sistemas de organizacin: Cmo clasificamos la informacin, por ejemplo, por tema o cronologa.

Sistemas de etiquetado: Cmo representamos la informacin.

Sistemas de navegacin: Cmo navegamos o movemos a travs de la informacin, por ejemplo, al hacer clic a travs de una jerarqua.

Sistemas de bsqueda: Cmo buscamos la informacin (Calvo, 2014, p. 494).

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4 Traduccin propia







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Sistemas de organizacin: la organizacin del sitio se compone de los flujos de informacin, el inventario de recursos de informacin, el esquema de organizacin, la estructura de organizacin y los metadatos (Calvo, 2014a).

Flujos de informacin: Work, citado por Coutn (2002), define a los flujos de informacin como el movimiento de los objetos de informacin desde un punto de origen a un usuario en el tiempo (p. 70). Por su parte Snchez-Vanderkast (2002) indica que para que se d un flujo de informacin, es necesario que exista un emisor y su respectivo receptor. En ambos casos se puede apreciar como la presencia de los actores (emisor-receptor) es una condicin necesaria.

Inventario de recursos de informacin: segn Coutn (2002), el inventario de recursos de informacin consiste en el conjunto de fuentes, productos, servicios o sistemas de informacin que son relevantes para la existencia y el trabajo de una organizacin.

Esquema de organizacin: mediante estos es posible organizar los contenidos por las caractersticas comunes, propiedades, o de acuerdo a la lgica del desarrollo de los contenidos de manera que la audiencia realice una navegacin efectiva sobre el Sitio (Coutn, 2002, p. 87).

Estructuras de organizacin: las estructuras de organizacin definen las principales formas en que los usuarios pueden navegar (Morville y Rosenfeld, 2006). Entre las estructuras de organizacin se tienen las de tipo jerrquica (enfoque de arriba hacia abajo), las de hipertexto y las de modelo relacional de bases de datos.

Metadatos: segn Coutn (2002) permiten describir tanto el contenido general de sitio, as como los contenidos de cada una de las pginas del mismo, garantizando su futuro acceso por los usuarios.

Sistemas de etiquetado: los sistemas de etiquetado garantizan la representacin general del contenido que est disponible en el Sitio a travs de las opciones establecidas en la barra y mens de navegacin, u otras variantes por las cuales interacta la audiencia en el Sitio (Coutn, 2002, p. 166). Sistemas de navegacin: se compone de la pgina principal, los elementos de navegacin (mapa del sitio, mapas de navegacin, barras de navegacin, mens desplegables y utilitarios de apoyo a la navegacin como por ejemplo banners y textos alternativos) (Calvo, 2014a). Sistemas de bsqueda: las herramientas de bsqueda en el sitio se presentan como alternativa o complemento de la navegacin del mismo, estas nunca deben utilizarse como solucin a la desorganizacin del sitio o el mal funcionamiento de la navegacin, ya que esto desorienta a la audiencia (Coutn, 2002).







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La Arquitectura de Informacin (AI) tiene aplicabilidad en diferentes entornos digitales, tales como sitios web, Intranets, bibliotecas digitales y entornos virtuales de aprendizaje. Sin embargo, es ms frecuentemente empleada en sitios web. En sntesis la AI es la disciplina encargada de estructurar los entornos digitales. A travs de ella se realiza toda la planificacin previa a la implementacin, a nivel de organizacin, etiquetado, bsqueda y navegacin del sistema.

Metodologa

Se realiz una investigacin aplicada con enfoque cualitativo. Para la recoleccin de la informacin se emple la tcnica de grupos focales (focus groups). A grandes rasgos, la investigacin tuvo como fin:

Propuesta final de contenidos.

Establecer los objetivos, misin y caracterizacin de los usuarios meta del portal web.

Identificar los contenidos que los estudiantes, docentes y administrativos requieren divulgar en el portal web.

Determinar los recursos humanos y tecnolgicos que requiere la Escuela para el portal web.

Disear la arquitectura de informacin para el portal web acorde a las necesidades de sus estudiantes, docentes y administrativos.

Elaborar los diagramas para la representacin de los contenidos del portal web. A travs del establecimiento de la misin, visin, objetivos, metas y caracterizacin de los usuarios del sitio web, fue posible tener claridad sobre los alcances del proyecto. Este punto contempl establecer lo que se deseaba realizar con el proyecto, su proyeccin a futuro; as como las metas y actividades de cada uno de los objetivos. Es preciso indicar que este ltimo elemento resulta vital a la hora de asignar responsabilidades, de realizar el control de calidad y de dar seguimiento a los avances del proyecto. Para la identificacin de los contenidos que los estudiantes, docentes y administrativos requieren en el portal web, fue preciso realizar las siguientes tareas:

Elaboracin de una propuesta preliminar de los contenidos.

Desarrollo de un grupo focal con el fin de que los usuarios meta (estudiantes, docentes y administrativos) identificaran y validaran los contenidos del portal.

Con el objetivo de determinar los recursos humanos y tecnolgicos para el portal web, fueron necesarios los siguientes pasos:

Identificacin de los recursos humanos y tecnolgicos con los que contaba la EBCI hasta el momento de la investigacin.

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Desarrollo de un grupo focal con el fin de que las encargadas de la gestin administrativa de EBCI y especialistas en el rea tecnolgica, identificaran y validaran los recursos humanos y tecnolgicos requeridos.

Elaboracin de un manual de procedimientos.

Para realizar el diseo de la arquitectura de informacin se sigui la metodologa planteada por Coutn (2002), los elementos desarrollados este punto fueron los siguientes: a. Organizacin del portal web, lo cual contempl las siguientes actividades:

Establecimiento de los flujos de informacin. En este punto se desarroll un mapeo de la informacin en docencia, investigacin y accin social, para esto se realizaron las siguientes actividades:

Identificacin de los usuarios de los procesos.

Identificacin de los procesos.

Identificacin de la informacin, sus entradas y salidas.

Identificacin de las personas generadoras, receptoras y custodios de la informacin.

Elaboracin de los diagramas de flujo de la informacin. Los diagramas producto del mapeo de la informacin contaron con la validacin de los encargados de cada proceso, entre los principales responsables figuran: la direccin de EBCI, la coordinacin de la Comisin de Trabajos Finales de Graduacin, de la Comisin de Currculo, de la Comisin de Investigacin, de la Comisin de Accin Social, del proyecto de Trabajo Comunal Universitario, miembro del grupo editor de la revista e-Ciencias de la Informacin y la Jefatura Administrativa.

Inventario de recursos de informacin. Este punto contempl la localizacin, inventario y organizacin de la informacin identificada con el mapeo de la informacin. Con este fin se realiz una base de datos con el software LibreOffice Base.

Organizacin de los recursos de informacin. La informacin registrada en el inventario de recursos de informacin fue organizada en carpetas y clasificada segn los ejes de docencia, investigacin y accin social.

Esquema de organizacin. Se seleccion un esquema de organizacin de tipo ambiguo orientado a tareas. La ambigedad permite ubicar un determinado contenido en dos o ms lugares distintos del sitio, esto se utiliz en los recursos de informacin de mayor uso con el fin de que fueran fcilmente localizados por los usuarios, tal es el caso del enlace a la revista e-Ciencias de la Informacin, ubicada en el men principal (presente en todas las pginas del sitio) y en la seccin de Productos y Servicios de Informacin.







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Por su parte, la orientacin a tareas permiti organizar el sitio con los principales procesos y tareas que desarrolla la Escuela.

Estructura de organizacin. Se seleccion una estructura jerrquica de tipo ancha, con el fin de limitar al mnimo la cantidad de clics que el usuario debe hacer para encontrar la informacin.

Metadatos. Este procedimiento lo realizar el Centro de Informtica en el momento en que lleve a cabo la programacin del sitio.

b. Navegacin del portal web, lo cual contempl las siguientes actividades:

Elaboracin de la pgina principal. Es uno de los principales elementos de un sitio pues es lo que todo usuario visibiliza al ingresar al sitio, desde este recurso se refiere al usuario al resto de los recursos del sitio web.

c. Etiquetas del portal web, a travs de las etiquetas se facilit la labor de identificar los principales elementos de las pginas del portal, precisamente es a travs de ellas que se normaliza la representacin general del contenido que se seala en las barras de men. d. Bsqueda del portal web, se incluy un buscador en la estructura del portal con el fin de apoyar a los usuarios en la localizacin de la informacin, en caso de que estos lo requieran. Es importante mencionar que con el fin de disear un sitio web de utilidad, el portal fue enfocado como un sistema de informacin basado en web, por lo que contempl la identificacin del hardware, el software, la conectividad, las personas y los procesos necesarios para su desarrollo. Para la identificacin de los contenidos y obtener el visto bueno del diseo y la arquitectura de informacin, se cont con la participacin de un grupo de docentes, estudiantes y administrativos, en un grupo focal. A su vez, la identificacin de los recursos humanos y tecnolgicos requiri de la realizacin de un segundo grupo focal, el cual consult a las encargadas de la gestin administrativa de EBCI y a especialistas en el rea tecnolgica de la Escuela y la Universidad (Centro de Informtica-CI). Como parte de las delimitaciones de la investigacin, se trabaj nicamente con los contenidos que forman parte de la Internet de la Escuela, esto es, lo que se divulga hacia afuera. La investigacin emple como actividad innovadora las disciplinas de arquitectura y mapeo de la informacin. Este ltimo proceso contempl la identificacin de los flujos de la informacin y su representacin mediante diagramas de flujo. A su vez, con el mapeo de la informacin se estableci otra de las delimitaciones de la investigacin, correspondiente a mapear la informacin nicamente en las reas de docencia, investigacin y accin social. No obstante, para la representacin de los contenidos fueron elaborados los diagramas o mapas de navegacin de todos los contenidos del portal web: docencia, investigacin, accin social, antecedentes de la Escuela, carreras, apoyo acadmico, productos y servicios, recursos en lnea, entre otros.







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Resultados Objetivos, misin y caracterizacin de los usuarios meta del portal web

A continuacin se indican la misin, la visin y el objetivo general establecidos para el portal web: Misin: Desarrollar y mantener un portal de acceso y gestin de la informacin y el conocimiento de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la informacin de la Universidad de Costa Rica, apoyado en modernas tecnologas de informacin y comunicacin, que contribuya a divulgar y compartir el quehacer acadmico, investigativo y labor social de la Unidad Acadmica. Visin: Constituirse en un portal acadmico de excelencia, que brinda variedad de contenidos y servicios de navegacin, recuperacin y divulgacin de la informacin por medio de servicios tales como motores de bsqueda, directorios, noticias, correo electrnico y otros, que faciliten el acceder y compartir la informacin y el conocimiento en apoyo a los ejes de docencia, investigacin y accin social de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la informacin de la Universidad de Costa Rica. Objetivo general: Desarrollar un sistema de informacin basado en web denominado Portal WEBCI, que permita el acceso y gestin de la informacin y el conocimiento; as como la divulgacin del quehacer de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la informacin de la Universidad de Costa Rica, en docencia, investigacin y accin social, acorde a las necesidades de sus docentes, estudiantes y administrativos. Referente a la caracterizacin de los usuarios meta del portal web, se identific que las poblaciones estudiantil y docente de las carreras de bachillerato y licenciatura se encuentran conformadas mayoritariamente por mujeres y, en el caso del personal administrativo, predominan los hombres. Adems, en el Bachillerato con nfasis en Ciencias de la Informacin se ubica una mayor cantidad de estudiantes, seguido por el Bachillerato con nfasis en Bibliotecas Educativas y la Licenciatura respectivamente. El rango de edades oscila entre 17-56 aos para los estudiantes, de los 30-58 aos para los docentes y de 25-54 aos en el caso de los administrativos (ver cuadros en Apndice A). De igual forma, en el Apndice A se puede observar la diversidad de las reas de conocimiento en que los docentes y administrativos se han formado. Entre las especialidades se incluyen la Bibliotecologa, la Computacin e Informtica, la Administracin Educativa, la Administracin de Empresas, la Ingeniera en Sistemas, la Teologa, entre otras (Comisin de Autoevaluacin citado por Calvo, 2014a) (ver cuadros en Apndice A). Lo anterior evidencia la multidisciplinariedad que caracteriza a la ciencia bibiotecolgica y de la informacin y, en particular, a los planes de estudio de la EBCI, que se nutren de diversas reas de conocimiento para dar respuestas a las necesidades del cambiante entorno. Es

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preciso indicar que, cuando fue analizado el rango de edades as como el resto de los elementos de los usuarios meta del portal web, se determin que el sitio a desarrollar deba ser adecuado para la consulta de jvenes y adultos, con interfaz agradable, sobria y fcil de usar. Por lo tanto, la caracterizacin de los usuarios meta del portal web permiti brindar la imagen grfica, la navegacin y los contenidos acordes a la audiencia del sitio, es decir, a las necesidades de sus usuarios.

Identificacin de los contenidos del portal web

Debido a la gran cantidad de contenidos identificados, estos no se presentan en su totalidad; en su lugar, se presenta la Figura 1 que muestran los principales contenidos extrados del mapa del sitio.

FIGURA 1

Mapa del portal web de EBCI con los principales contenidos

Fuente: elaboracin propia, mayo 2014.

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Determinacin de los recursos humanos y tecnolgicos

Con respecto a los recursos humanos, se plante la conformacin de un equipo de trabajo denominado Grupo Gestor de Contenidos, que estar encargado de:

La gestin de los contenidos del Portal WEBCI.

Que la renovacin de los contenidos contemple la revisin y actualizacin de horarios, fechas y trmites, entre otros, de los contenidos generados por la EBCI.

Que se elaboren plantillas para completar la informacin cuando se soliciten actualizaciones.

Que la actualizacin sea un proceso articulado con el RID (Recursos Informticos Desconcentrados) de la EBCI y el Grupo Gestor de Contenidos.

Que la actualizacin sea un proceso continuo, realizado segn el tipo de informacin y en el momento que sea necesario.

Establecer las polticas de seguridad, uso y actualizacin (Calvo, 2014b).

Adicionalmente, se plante la posibilidad de que el Grupo Gestor de Contenidos se conforme de la siguiente manera:

Coordinador del Grupo Gestor de Contenidos: coordinador del proyecto del portal web. Recibe la informacin que le hace llegar el resto de los miembros; se encarga de que esta sea actualizada en el portal y avala sus contenidos. Delega las responsabilidades con el apoyo de los miembros.

Direccin de EBCI: avala los contenidos del portal. Miembro del rea de Docencia: coordinador o miembro de la Comisin de Currculo. Brinda los contenidos de docencia y las carreras, y avala los contenidos del portal.

Miembro del rea de Investigacin: coordinador o miembro de la Comisin de Investigacin. Brinda los contenidos de investigacin y avala los contenidos del portal.

Miembro del rea de Accin Social: coordinador o miembro de la Comisin de Accin Social. Brinda los contenidos de accin social y avala los contenidos del portal.

Miembro de la Jefatura Administrativa: jefa administrativa de EBCI. Brinda los contenidos del apoyo acadmico y avala los contenidos del portal.

Miembro representante de los estudiantes: revisa los contenidos de inters de los estudiantes, informa sobre nuevos contenidos que necesiten y avala los contenidos del portal. (Calvo, 2014b)

Aunado a lo anterior, a travs de la consulta a las encargadas de la gestin administrativa de EBCI y especialistas en el rea tecnolgica, se solicit que el RID sea quien administre el portal web, en conjunto con un docente especialista en el rea de tecnologa para establecer y dar seguimiento a las polticas de uso y las opciones de seguridad del Portal WEBCI (Calvo, 2014b).

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Por otra parte, los recursos tecnolgicos contemplan el hardware, el software y la conectividad necesarios para el Portal WEBCI. Se logr identificar los siguientes (Calvo, 2014b):

Servidor virtual: es proporcionado por el Centro de Informtica.

Sistema Gestor de Contenidos: el sistema sera Drupal, el cual es proporcionado por el Centro de Informtica; no obstante, las actualizaciones las realiza la Unidad Acadmica.

Computadora de escritorio: debe estar acorde con los estndares actualizados para los equipos tecnolgicos del Centro de Informtica.

Conexin a Internet: este servicio es administrado y brindado por el Centro de Informtica.

A nivel interno, fueron sealadas las siguientes opciones de seguridad para ser tomadas en cuenta a la hora de desarrollar el portal web (Calvo, 2014b):

Se debe crear un protocolo de respaldos semanal y mensual.

Realizar actualizaciones transparentes al contenido y peridicas.

Tener al menos dos niveles de aprobacin de publicacin de contenidos: un revisor y un editor (los editores seran los miembros del Grupo Gestor de Contenidos y el revisor sera el coordinador).

Limitar usuarios de la publicacin (cantidad limitada de usuarios para mantenimiento del contenido).

Se debe tener una clave de administracin (las contraseas deben ser seguras).

El equipo debe estar en el Centro de Datos del Centro de Informtica para asegurar el funcionamiento 24/7.

Se deben actualizar las versiones del software Drupal cada vez que exista una nueva; para esto debe estar una persona a cargo de hacerlo y de realizar las configuraciones del sitio (esto estara a cargo del RID de EBCI)

Diseo de la arquitectura de informacin y Elaboracin de los diagramas para la representacin de los contenidos

a. Organizacin del portal web, lo cual contempl las siguientes actividades:

Establecimiento de los flujos de informacin., a travs de esta etapa fue realizado el mapeo de la informacin. Los flujos de informacin se plasmaron a travs de tres diferentes recursos:

Fichas de descripcin general de los procesos y subprocesos (ver ejemplo en Apndice C).

Fichas de descripcin de los procedimientos (ver ejemplo en Apndice D).

Diagramas de flujo de los procedimientos (ver ejemplo en Apndice E).

El mapeo de la informacin se convirti en la etapa ms rigurosa del proceso de investigacin. La elaboracin de cada uno de los diagramas de flujo de la informacin requiri de un arduo

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proceso de revisin bibliogrfica, consulta a los encargados de los procesos y validacin de cada uno de los diagramas por parte de los encargados. En total, se construyeron 84 pginas, las cuales contienen el mapeo de la informacin en docencia, investigacin y accin social.

Inventario de recursos de informacin, en total se registraron en el inventario 111 recursos de informacin. En la Tabla 2 se puede observar parte de un informe de la base de datos.

Organizacin de los recursos de informacin.

Esquema de organizacin (Ver Figura 2).

Estructura de organizacin (Ver Figura 2).

Metadatos, con el fin de facilitar esta labor se elabor un esquema de etiquetas que identifican los principales elementos de las pginas del sitio.

TABLA 2 Ejemplo del informe de la base de datos con el inventario dde Recursos de Informacin

Fuente: Elaboracin propia, abril 2014.

b. Navegacin del portal web, la cual contempl:

Elaboracin de la pgina principal. en la Figura 2 se muestra la pgina principal del portal web.

Seleccin de los elementos de navegacin, se integraron los siguientes:

Mapa del sitio o blueprint (ver Figura 1). Este elemento brinda la representacin de las principales reas de organizacin y etiquetado del portal.







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Mapas de navegacin o wireframe. A travs de este recurso se muestra la forma en que estarn estructurados los contenidos del sitio (ver ejemplo en Apndice E). En total se realizaron 77 pginas correspondientes a cada una de las pginas del portal web.

Barras de navegacin.

Banners. Estos se propusieron para informar sobre las novedades de la EBCI.

c. Etiquetas del portal web, stas fueron ubicadas en forma alfabtica. A continuacin se presenta un extracto del sistema de etiquetas elaborado, correspondiente a las letras S, T y U.

S, T, U

Servicios (Use, Productos y Servicios)

Sistema Administrativo de Matrcula

Sistema de Bibliotecas SIBDI

Sistema de Declaracin Jurada

Sistema de Expediente nico

Sistema de Matrcula Estudiantil

Sistemas de Apoyo a la Docencia

d. Bsqueda del portal web, ver el buscador del sitio en la Figura 2.

FIGURA 2 Propuesta de la pgina principal del portal web de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la

Informacin

Fuente: Elaboracin propia, mayo 2014.







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El sitio web como sistema de informacin

Para desarrollar el proyecto del rediseo del sitio web de EBCI como mecanismo para fortalecer la comunicacin con sus poblaciones, result fundamental enfocarlo como un sistema de informacin, lo cual claramente tiene un mayor alcance que la creacin de un sitio web tradicional. Lo anterior se plantea de esta forma por cuanto los sitios web deben responder a los objetivos de la organizacin y ser orientados como proyectos continuos en constante mejora, que evolucionan con los cambios del entorno, sean estos del exterior o bien a lo interno de la institucin. Al dotar el proyecto de esta condicin, se logr identificar todos los elementos necesarios para desarrollarlo (hardware, software, conectividad, recurso humano y procesos). Esto, a su vez, ha facilitado el desarrollo de las actividades propuestas y las acciones de seguimiento para alcanzar los objetivos.

Estado actual del proyecto

A finales del mes de junio de 2014, fue enviado el oficio E-BCI-658-2014 con todos los insumos desarrollados en la investigacin al Centro de Informtica de la UCR, con el fin de que dicha instancia contine con las siguientes etapas de diseo, programacin e instalacin en el servidor del sitio web de la EBCI. El oficio en cuestin incluy, adems, la solicitud de capacitacin de parte del personal de la Escuela en el software Drupal, sobre el cual estar soportado el portal web (Comunicacin personal, M. Gil Caldern, 8 de julio, 2014). Con respecto a la solicitud anterior, el diseador web del Centro de Informtica envi a finales del mes de setiembre de 2014 el diseo visual (ver Figura 4) del sitio web de la EBCI sobre el cual indic que fue adecuado a las posibilidades del CI y acorde a los estndares institucionales (Comunicacin personal, A. Fonseca Calvo, 26 de setiembre, 2014). Sobre la capacitacin en el software Drupal, se program una reunin en el CI para inicios del mes de octubre 2014, con el fin de discutir este punto. Se espera que durante el mes de octubre se haga la entrega oficial del sitio web por parte del Centro (Comunicacin personal, M.C. Sand Sand, 24 de setiembre, 2014). Sobre la capacitacin en el software Drupal, se program una reunin en el CI para inicios del mes de octubre 2014, con el fin de ver este punto, se espera que para el primer trimestre del ao 2015 se brinde la capacitacin. A inicios del mes de diciembre del 2014, se hizo entrega oficial del sitio web de la EBCI por parte del Centro de Informtica. Est pendiente el ingreso de la informacin al sitio previo a su puesta en marcha y difusin. Lo anterior abarca inclusive la etapa de implementacin del portal web. Debido al enfoque del sistema de informacin otorgado, se identific el recurso humano que debera estar a cargo de este proyecto. Al respecto, en el oficio E-BCI-731-14 se seala a la persona encargada de

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hacer control de calidad de los contenidos del sitio web (Comunicacin personal, M.C. Sand Sand, 28 de julio, 2014). Adicionalmente, se espera que a inicios del ao 2015 la Direccin de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin designe a los integrantes del Grupo Gestor de Contenidos y a los administradores del sitio web que finalmente se encargaran de la administracin de los contenidos y del sitio, respectivamente. A su vez, es preciso que la Direccin de EBCI realice el seguimiento de la solicitud enviada al Centro de Informtica, con respecto a la capacitacin en el software Drupal seleccionado como el Gestor de Contenidos sobre el que estar soportado el portal web de la Escuela.

FIGURA 3

Pagina principal del portal web de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin

Fuente: Centro de Informtica, setiembre 2014.







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Conclusiones

Se concluye que la identificacin de los contenidos realizada a travs de la consulta a docentes, estudiantes y administrativos as como del grupo focal con las encargadas de la gestin administrativa y expertos en el rea tecnolgica para identificar recursos humanos y tecnolgicos, fue un claro ejemplo de la importancia de involucrar desde el inicio de un proyecto a los usuarios del sistema. Esto ha permitido que se sientan parte de los procesos realizados y mejora su disposicin para participar eventualmente en el proyecto como parte del Grupo Gestor de Contenidos, o bien administrando el sitio web. Por otra parte, el mapeo de la informacin realizado en la investigacin tuvo un fuerte impacto a nivel organizacional en la medida que mejor la forma en que dicha informacin es gestionada. De igual forma, permiti generar conciencia sobre el valor que tiene la informacin para cada uno de los procesos institucionales y su relevancia para la toma de decisiones. Asimismo, permit identificar informacin y procesos que no estaban claramente identificados, lo cual es un insumo sumamente valioso para la gestin diaria de la Unidad Acadmica. El empleo de la arquitectura de informacin permiti planificar de forma adecuada el trabajo, as como disear el portal web acorde a las necesidades de los usuarios en un entorno estructurado adecuadamente, til y fcil de utilizar. Por ejemplo, permiti que la mayora de servicios y recursos de informacin tanto a nivel de la Universidad como de la Unidad Acadmica que generalmente se encontraban dispersos y en forma parcial, estuvieran centralizados y fciles de localizar a travs del sitio web de EBCI. A su vez, los insumos obtenidos con la aplicacin de esta disciplina facilitarn la ejecucin del resto de las etapas, tal es el caso de la actualizacin, que adems de dar continuidad al proyecto, permitir que la informacin est a disposicin de los usuarios en el momento en que la necesiten. En definitiva, se evidencia la importancia de los procesos de autoevaluacin que apuntan hacia el mejoramiento continuo. La presente investigacin es un claro ejemplo de los proyectos o acciones de mejora que pueden ser desarrollados con el fin de subsanar debilidades y mejorar continuamente, sobre todo en un rea tan sensible como lo es la comunicacin con las poblaciones que integran la Escuela.

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Bibliografa

Alpzar Jara, L., Arguedas Ferreto, L., Flores de la Fuente, M. L. y Solano Siles, M. (2005). Aspectos que deben considerarse en la creacin de una Intranet en apoyo a la gestin de la Escuela de Bibliotecologa de la Universidad de Costa Rica [Trabajo final de curso de la carrera de Maestra en Bibliotecologa y Estudios de la Informacin]. San Jos: Autoras.

Calvo Guilln, G. (2014a). Diseo de un sistema de informacin basado en Web para la

divulgacin del quehacer de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, en docencia, investigacin y accin social (tesis de licenciatura). Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, Universidad de Costa Rica, Sede Rodrigo Facio.

Calvo Guilln, G. (2014b). Manual de procedimientos: Portal WEBCI. San Jos: Escuela de

Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, Universidad de Costa Rica. Coutn Domngez, A. (2002). Arquitectura de la informacin para sitios web. Madrid: Anaya

Multimedia. Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin [EBCI]. Comisin de Autoevaluacin.

(2013). Informe de autoevaluacin del periodo 2007-2012. San Jos, C.R.: UCR.

Garca Gmez, J. C. (2001). Portales de internet: concepto, tipologa bsica y desarrollo. El

profesional de la informacin, 10(7-8), pp. 4-13. Recuperado de http://elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/julio/2.pdf

Morville, P. y Rosenfeld, L. (2006). Information Architecture for the World Wide Web (3a ed.). Sebastopol, California: O'Reilly.

Prez-Montoro Gutirrez, M. (2010). Arquitectura de la informacin en entornos web. Espaa: Ediciones TREA.

Ramrez Azofeifa, A. R. y Vargas Sotela, J. (1997). Pgina de presentacin de la Escuela de

Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin de la Universidad de Costa Rica [sitio web] (tesis de licenciatura). Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, Universidad de Costa Rica, San Jos, Costa Rica.

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Apndices

Apndice A. Cuadros con las caractersticas de los usuarios meta del sitio web de EBCI

1. Caractersticas de los usuarios meta del portal WEBCI de las carreras de bachillerato y licenciatura de la EBCI.

*Informacin tomada de los currculum vitae de los docentes del ao 2012 (Anexo 139 del Informe de Autoevaluacin 2007-2012). Fuente: Elaboracin propia, a partir de la informacin de la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. Comisin de Autoevaluacin (2013a). Informacin recuperada a partir de los cuestionarios en lnea aplicados a la poblacin estudiantil, docente y administrativa, Mayo 2012.

ELEMENTOS ESTUDIANTES DOCENTES ADMINISTRATIVOS

Gnero 70.9% mujeres 69.2% mujeres 40% mujeres 29.1% hombres 30.8% hombres 60% hombres

Rango de Edades

17-56 aos 30-58 aos 25-54 aos

Nivel Acadmico

No se especifica Licenciatura: 7 No se especifica Maestra: 15 Doctorado: 1

Especialidad

Bach. con nfasis en Ciencias de la Informacin: 140

Bibliotecologa* Secretariado

Administracin Educativa* Sociologa* Planificacin Curricular* Estadstica*

Bach. con nfasis en Bibliotecas Educativas: 118

Administracin de Negocios* Literatura * Administracin de Empresas Administracin de Empresas* Teologa*

Lic. en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin: 39

Ciencias Polticas* Relaciones Internacionales* Ingeniera en Sistemas Computacin e Informtica* Administracin de Proyectos*

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2. Caractersticas de los usuario meta del portal WEBCI de la carrera de maestra de la EBCI *

ELEMENTOS ESTUDIANTES DOCENTES ADMINISTRATIVOS

Gnero 3 hombres y 16 mujeres 6 hombres y 6 mujeres 1 hombre

Rango de Edades 23-51 aos 34-60 aos 29 aos

Nivel Acadmico Bachilleres y Licenciados

Mster y Doctorado Tcnico

Especialidad

2 estudiantes informticos

Administracin Educativa

Bibliotecologa

Bibliotecologa con nfasis en Gerencia de la Informacin Sociologa

Computacin e Informtica

Administracin de Negocios con nfasis en Gerencia Industrial Teologa

Administracin con nfasis en Gerencia Administracin de Empresas con nfasis en Finanzas

*Informacin correspondiente a la poblacin de Maestra en Bibliotecologa y Estudios de la Informacin con nfasis en Tecnologas de la Informacin del ao 2013, Anexo 88. Fuente: Elaboracin propia, a partir de la informacin brindada por Gonzlez-Arrieta (comunicacin personal, 8 de noviembre de 2013).







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Apndice B. Ejemplo de una ficha de descripcin general de proceso y subproceso

1. Ficha de descripcin general del proceso de investigacin, subproceso de desarrollo de proyectos

Siglas de la Institucin: UCR (Universidad de Costa Rica) Siglas de la Direccin a la que pertenece el proceso:

EBCI (Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin)

Siglas de la Subdireccin, Departamento o Unidad:

CI (Comisin de Investigacin)

Siglas del nombre del proceso: I (Investigacin)

Siglas del nombre del subproceso(s), si lo tiene:

DP (Desarrollo de proyectos)

Cdigo del proceso: UCR-EBCI-CI-I-DP

Entradas (insumos necesarios para desarrollar el proceso):

Personal docente con carga acadmica asignada para la coordinacin y colaboracin en proyectos. Personal docente con carga acadmica para la coordinacin y participacin como miembros en las Comisiones. Comisiones de EBCI: Comisin de Currculo, Comisin de Investigacin y Comisin de Accin Social. Asistentes de Comisiones. Personal administrativo de EBCI: Direccin de EBCI, Jefatura Administrativa, Encargado de los Recursos Informticos Desconcentrados (RID), Secretara. Personal de las oficinas administrativas: OPLAU, Vicerrectora de Docencia, Vicerrectora de Investigacin, Vicerrectora de Accin Social. Materiales y recursos: sitio web de la OPLAU (http://oplau.ucr.ac.cr/), el Sistema de Formulacin de Proyectos Especficos (http://formulacionoplau.ucr.ac.cr/webproyecto/), sitio web de la Vicerrectora de Investigacin (http://www.vinv.ucr.ac.cr/), sitio web de la Vicerrectora de Accin Social (http://accionsocial.ucr.ac.cr/web/vas), Sistema para la presentacin de informes Bit (http://www.bite.ucr.ac.cr/), cubculos, sala de reuniones, mobiliario, borrador, marcadores, lapiceros, goma, tijeras, grapadora, papel, tinta, etc. Equipo: computadoras, servidores, proyectores, parlantes, telefona, Internet, impresoras. Datos para el desarrollo de proyectos: Gua para la formulacin del Sistema Institucional de Formulacin de Proyectos, Manual del usuario del Sistema Institucional de Formulacin de Proyectos, Ficha de investigador(a), Formulario de informacin y carga acadmica de los investigadores(as), Formulario para la evaluacin de un proyecto nuevo, Requisitos para informes parciales, Requisitos para informes finales, Formulario para la presentacin de informes parciales, Formulario para la presentacin de informes finales, Formulario para la evaluacin de informes parciales y solicitud de ampliacin de vigencia, Formulario para la evaluacin de informes finales, Requisitos, documentacin y condiciones para la presentacin de propuestas nuevas y solicitud de asignacin presupuestaria, Poltica de Investigacin de EBCI, Lineamientos para la evaluacin de nuevas propuestas de investigacin y la asignacin de recursos presupuestarios, Formulario para la evaluacin de una actividad de apoyo nueva de investigacin, Formulario de informacin sobre la carga acadmica y participacin de los responsables y colaboradores en proyectos de Accin Social, Formulario de inscripcin de actividades de accin social,

Instrumento de Evaluacin de propuestas de extensin docente, Matriz para anlisis de propuestas de extensin docente, Gua para la presentacin de informes de proyectos de accin social, Gua de evaluacin de actividades de Extensin Docente, Matriz para el anlisis de informes de labores de accin social, Actas de la Comisin de Currculo, Actas de la Comisin de Investigacin, Actas de la Comisin de Accin Social. Normativa: Reglamento de la Oficina de Planificacin, Normas para la investigacin en la Universidad de Costa Rica, Reglamento de la Vicerrectora de Accin Social.

Salidas (productos/servicios finales): Propuestas de proyectos de docencia, investigacin y accin social. Informes de proyectos de docencia, investigacin y accin social.

Usuario del proceso: Docentes. Investigadores.

Responsable de ejecutar el proceso: Comisin de Currculo, Comisin de Investigacin y Comisin de Accin Social.

Fuente: Elaboracin propia, enero 2014.







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Apndice C Ejemplo de una ficha de descripcin de procedimiento

1. Ficha de descripcin del procedimiento de desarrollo de proyectos de docencia

NOMBRE DEL

PROCESO NOMBRE DEL SUBPROCESO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO

Investigacin Desarrollo de Proyectos Desarrollo de Proyectos

de Docencia (01) UCR-EBCI-CI-I-DP-01

NORMA: Reglamento de la Oficina de Planificacin (Anexo 38).

DESCRIPCIN: Estipula las funciones de la Oficina de Planificacin Universitaria, tomando en cuenta su

definicin, funciones, organizacin y direccin. ARTCULOS: Del Director de la Oficina de Planificacin, Artculo b.

NORMA: Normas para la investigacin en la Universidad de Costa Rica (Anexo 45).

DESCRIPCIN: Establece las pautas que deben seguir los investigadores en la Universidad de Costa Rica,

contempla objetivos, definicin, campos de investigacin, incentivos para la investigacin, lmites de restricciones al trabajo de investigacin, aspectos normativos, evaluacin y financiamiento. ARTCULOS:

De los incentivos para la investigacin. Artculo III. De los lmites de restricciones al trabajo de investigacin, Artculo IV. De los aspectos normativos, Artculo V. De la evaluacin, Artculo VI.

FECHA DE ELABORACIN: 13/01/2014







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2. Matriz del procedimiento de desarrollo de proyectos de investigacin UCR-EBCI-CI-I-DP-02

NO DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

DE LA ACTIVIDAD OBSERVACIN

1

Administracin del Sistema de Formulacin de Proyectos Especficos

Oficina de Planificacin Universitaria.

a. La Oficina de Planificacin Universitaria pone a disposicin desde su sitio web (http://oplau.ucr.ac.cr/), el Sistema de Formulacin de Proyectos Especficos (http://formulacionoplau.ucr.ac.cr/webproyecto/). Actualmente se est trabajando en la migracin del actual Sistema de Formulacin de Proyectos Especficos a otro conocido como SIPRES (Sistema Institucional de Formulacin de Proyectos). b. Desde el Sistema de Formulacin de Proyectos Especficos, se formulan los proyectos institucionales, sin importar el rea a la cul pertenezcan, Docencia, Investigacin, Accin Social o las actividades complementarias o de apoyo: Vida Estudiantil y Administracin.

2

Registro del proyecto en el Sistema de Formulacin de Proyectos Especficos y envo del mismo

Investigador coordinador.

a. Documentacin necesaria para la formulacin de proyectos:

Gua para la formulacin: Sistema Institucional de Formulacin de Proyectos (Anexo 39).

Manual del usuario: Sistema Institucional de Formulacin de Proyectos (Anexo 40).

Requisitos, documentacin, y condiciones para la presentacin de propuestas nuevas y solicitud de asignacin presupuestaria para el ao 2014 (Anexo 44).

La EBCI cuenta con su propia Poltica de Investigacin (Anexo 46) en donde se estipulan las reas de investigacin de la Unidad Acadmica, el perfil del investigador en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin, los tipos de informacin, metodologas de investigacin, entre otros.

Ficha de investigador(a) (Anexo 48).

Formulario de informacin y carga acadmica de los investigadores(as) participantes en propuestas de investigacin (Anexo 49).

b. Se pueden presentar propuestas nuevas de proyectos para su inscripcin en cualquier momento del ao; no obstante concursan por fondos y recursos presupuestarios nicamente aquellos que hayan sido presentados en las fechas anuales respectivas asignadas por la Vicerrectora de Investigacin; a saber, en el mes de mayo.








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Apndice D Ejemplo de un diagrama de flujo de procedimiento








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Apndice E Ejemplo de un mapa de navegacin








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Volumen 4, nmero 2, Artculo 1 Julio - Diciembre, 201

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Origen: respuesta a una necesidad Posicionamiento internacional

Desea publicar su trabajo? Ingrese aqu

O escrbanos a la siguiente direccin:

[email protected]

En el ao 2011, la Escuela de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin (EBCI) de la Universidad de Costa Rica (UCR) reconoci la importancia de crear nuevas y mejores alternativas para difusin de la investigacin. e-Ciencias de la Informacin es la respuesta a un

contexto actual marcado por una mayor apertura, flexibilidad, y rigurosidad en la verificacin de los datos y su procesamiento.

e-Ciencias de la Informacin es una revista cientfica que aborda las nuevas

temticas de desarrollo e investigacin en las Ciencias de la Informacin, en el mbito nacional e internacional. As, colabora significativamente en el progreso de esta disciplina. Por sus parmetros de calidad, pertenece al primer cuartil de la UCR y se encuentra ampliamente indizada en los importantes catlogos.

La revista admite trabajos en las siguientes reas, siempre que se relacionen directamente con las Ciencias de la

Informacin:

2011

2013

En la actualidad

Primer cuartil-Revistas UCR

Bibliotecologa,,Documentacin, Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, Investigacin, Anlisis Estadsticos y Bibliometra, Archivstica, Sistemas de Informacin, Informtica, Comunicacin Colectiva y Bibliotecas Escolares.

Seccin Especial del 25 Aniversario de la EBCI

Rediseño de un sitio web

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