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Ref. Informe aprobado el

Quito DM, 29 NOV. 2013 Señora Gerente General Banco del Estado Ciudad De mi consideración La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la Contratación, Adquisición, Registro y Custodia de las Obras y Bienes Registrados en la Cuenta Propiedades y Equipos, del Banco del Estado, por el período comprendido entre el 1 de enero del 2009 y el 31 de diciembre de 2012. Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad Dr. CPA Bolívar Vásquez Báez Auditor General

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CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial en el Banco del Estado se efectuó con Orden de Trabajo 13213-1-

2013, emitida con oficio 2013-0100-AIN-4478 de 28 de marzo de 2013, suscrito por el

Auditor General con cargo al Plan Operativo de Control 2013, además con oficio 2013-

0248-AIN-10065 de 15 de julio de 2013, se solicitó a la Directora de Auditorías Internas la

ampliación de tiempo de ejecución, la que fue autorizada con oficio 21855-DAI de 19 de

julio de 2013.

Objetivo del examen

- Verificar el cumplimiento de las leyes, normas y procedimientos aplicables a la

contratación, adquisición, registro y custodia de las obras y bienes registrados en la

cuenta Propiedades y Equipos.

Alcance del examen

El presente examen especial comprendió el análisis y verificación a la Contratación,

Adquisición, Registro y Custodia de las Obras y Bienes Registrados en la Cuenta

Propiedades y Equipos del Banco del Estado, por el periodo comprendido entre el 1 de

enero del 2009 y el 31 de diciembre de 2012.

Base Legal El Banco del Estado es una institución financiera pública con personería jurídica,

autónoma, de duración indefinida y con domicilio principal en la ciudad de San Francisco

de Quito, Distrito Metropolitano que se rige por la Codificación a la Ley de Régimen

Monetario y Banco del Estado, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 196 de 26

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de enero de 2006 y supletoriamente por las disposiciones aplicables de las leyes

financieras societarias.

Estructura Orgánica

El Directorio del Banco del Estado mediante resolución No. 2011-DIR-034 publicado en el

Registro Oficial Edición Especial No 209 del 9 de noviembre de 2011 aprobó y expidió el

estatuto orgánico por procesos del Banco del Estado, con base en las directrices de la

reforma democrática del Estado, acorde con las políticas públicas vigente y el Plan

Nacional de Desarrollo para el Buen Vivir.

Para el cumplimiento de su misión, el Banco del Estado desarrolló una nueva estructura

de gestión organizacional basada en procesos la misma que fue aprobada por el

Directorio del Banco del Estado y publicado en el Registro Oficial edición especial No. 209

del 9 de noviembre de 2011.

Procesos Gobernantes

- Junta General de Accionistas

- Directorio

- Comité de Gestión de Calidad de Servicio y el Desarrollo Institucional

- Comité de Auditoría

- Comité de Riesgos

- Comité de Cumplimiento

- Comisión Ejecutiva

- Gerencia General

Procesos Agregadores de Valor

- Subgerencia General de Negocios

o Gerencia de Programas y Productos

§ Dirección de Infraestructura

§ Dirección de Programas y Productos Comerciales y Productivos

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o Gerencia de Crédito

§ Dirección de Políticas de Crédito

§ Dirección de Seguimiento y Aseguramiento de Crédito

o Gerencia de Asistencia Técnica

§ Dirección de Políticas y Desarrollo de Asistencia Técnica

§ Dirección de Seguimiento de Asistencia Técnica

o Gerencia de Desarrollo Local

§ Dirección de Preinversión

§ Dirección de Inversión

§ Dirección de Negocios Financieros

Procesos Habilitantes de Asesoría

o Gerencia Jurídica

§ Dirección de Asesoría y Contratos

§ Dirección de Patrocinio

o Gerencia de Planificación

§ Dirección de Planificación

§ Dirección de Información y Evaluación de Resultados

o Gerencia de Riesgos

§ Dirección de Riesgo Crediticio

§ Dirección de Riesgo de Mercado y Liquidez

§ Dirección de Riesgo Operativo

§ Dirección de Comunicación y Difusión

o Secretaría General

o Auditoría Interna

o Unidad de Cumplimiento

Procesos Habilitantes de Apoyo

- Subgerencia de Gestión Institucional

o Gerencia de Operaciones

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§ Dirección de Presupuesto

§ Dirección de Contabilidad

§ Dirección de Gestión de Fondos y Cartera

o Gerencia de Talento Humano

§ Dirección de Administración de Talento Humano

§ Dirección de Desarrollo Institucional

§ Dirección de Bienes y Servicios Generales

§ Dirección de Sistemas de Información

§ Dirección de Sistemas de la Calidad

Procesos Desconcentrados

Proceso Gobernante Regional

- Gerencia de Sucursal Regional

Proceso Agregador de Valor Regionales

- Coordinación de Evaluación

- Coordinación de Seguimiento

- Coordinación de Asistencia Técnica

Procesos Habilitantes de Apoyo Regional

- Coordinación de Gestión Institucional

Procesos Desconcentrados Habilitantes de Asesoría

- Coordinación Jurídica

- Unidad de Comunicación y Difusión

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La misión del Banco del Estado es impulsar, acorde a las políticas de Estado, el desarrollo

sostenible con equidad social y regional, promoviendo la competitividad territorial,

mediante la oferta de soluciones financieras y servicios de asistencia técnica, para

mejorar la calidad de vida de la población.

Su visión es consolidarse como el Banco de Desarrollo referente de excelencia en el

financiamiento de inversión pública.

Objetivos de la entidad

De conformidad a lo establecido en el Estatuto General del Banco del Estado, publicado

en el Registro Oficial edición especial No. 209 del 9 de noviembre de 2011 el objeto

social de esta entidad comprende:

1. Financiar la provisión de servicios públicos de responsabilidad del Estado, a

través del Gobierno Nacional, de los municipios y consejos provinciales, de la

entidades de desarrollo regional o de cualquier otra entidad pública, sea que

los preste directamente o por delegación a empresas mixtas, de conformidad

con lo previsto en la Constitución y en la Ley de Modernización del Estado.

Este financiamiento incluye la adquisición de bienes, la ejecución de obras y la

prestación de servicios destinados al mismo fin.

2. Financiar programas, proyectos, obras, servicios a cargo de los organismos o

entidades del sector público, que contribuyan al desarrollo económico y social

de las correspondientes circunscripciones territoriales y del país en general.

3. Financiar en las formas previstas en la ley, actividades privadas de los

sectores: agrícola, industrial, minero, artesanal, turístico, pesquero y a otros

sectores productivos que acuerde el Directorio, con los recursos que capte

tanto del sector privado, excepto operaciones comerciales.

4. Proporcionar asistencia técnica, económica, financiera, legal o administrativa a

las entidades y organismos precedentes, a fin de que puedan formular

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proyectos de pre inversión orientados a la preparación de estudios técnicos,

económicos, financieros, ambientales, de participación comunitaria y de

gestión del servicio; de inversión que comprende: el financiamiento, ejecución y

puesta en marcha de los proyectos; de mejoramiento institucional y

capacitación, con el propósito de lograr una eficiente administración de los

organismos a cuyo cargo están las obras de servicios públicos.

5. Administrar los fondos provenientes de créditos externos contratados por el

Gobierno Nacional para los programas y proyectos de desarrollo económico y

social; los que se les encomiende por ley para estos fines, y, los que

constituya, capte u obtenga el Banco para programas o proyectos específicos,

gestionando y optimizando, en particular, los provenientes de la cooperación

externa.

6. Financiar proyectos de desarrollo para los sectores productivos en las formas

previstas en la ley.

7. Prestar los servicios bancarios y financieros que le autorice su ley constitutiva,

la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero u otras leyes.

8. Los demás que se le asignen mediante ley.

Con esta finalidad, actuará con recursos de su propio capital y recursos que obtenga en el

país o en el exterior, por cuenta propia o del Estado, de los consejos provinciales, de las

municipalidades, de las demás entidades públicas y la que tenga finalidad social tal como

lo establece el Art. 96 de la Codificación de la Ley de Régimen Monetario y Banco del

Estado, publicada en el Registro Oficial-Suplemento No. 196 del 26 de enero de 2006.

Monto de recursos examinados

El monto de los recursos examinados durante el perido del examen ascendió a

1 015 595,00 USD, conforme siguiente detalle:

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MUESTRA CON RELACIÓN AL PAC

MUESTRA CON RELACIÓN AL GRUPO 18

Cabe mencionar que dentro del período de análisis se registró en el grupo 18

Propiedades y Equipo revalorizaciones de terrenos, edificios y pinacoteca por 2 060

182,09 USD que representan el 18% del total ingresado a estas cuentas por 11 340

290,28 USD; estos registros de revalorización para fines de nuestro examen no fueron

considerados, motivo por el cual el universo de la muestra fue 9 280 108,19 USD y la

muestra determinada ascendió a 1 015 595,00 que representa el 11%.

Servidores relacionados El detalle de servidores y ex servidores que actuaron en el período de las operaciones

examinadas se presentan en el Anexo 1.

2009 2010 2011 2012Plan Anual de Contratación Pública 10.623.417,85 6.164.318,00 6.046.204,32 10.187.348,00 33.021.288,17Monto examinado 199.720,00 25.980,00 659.461,00 130.434,00 1.015.595,00Número Contrataciones 8 1 9 3 21

Prespuesto Plan Anual de Contratación PúblicaTotal PAC AcumuladoDescripción

CUENTA CONTABLE

NOMBRESALDO ANTERIOR al 31-12-2008

TOTAL DEBE TOTAL HABER TOTAL NETO %ACUMULADO al 31-12-2012

%Muestra (Total Neto)

% # Compañía/Observación

1801 TERRENOS 1.503.410,00 832.653,58 0 832.653,58 127% 2.336.063,58 42%

1802

EDIFICIOS

9.093.121,27 2.446.834,36 -2.820.665,35 -373.830,99 -57% 8.719.290,28 157% 0% 1

6A SUCURSAL MANABÍ No secons ide ró e n la mue s tra lacompra del e di ficio enrazón que Auditoría Inte rnaefectuó e l exa me n e specia lal re specto por un valor de604 340,04 USD querepres enta e l 92% de e sterubro.

1803CONSTRUCCIONES YREMODELACION CURSO 380.823,12 366.463,80 -707.797,06 -341.333,26 -52% 39.489,86 1%

1805MUEBLES,ENSERES Y EQUIPOS DEOFICINA 3.289.120,57 807.577,47 -772.539,35 35.038,12 5% 3.324.158,69 60% 149.700,00 15% 1 1A MATRIZ FOQ

1806 EQUIPOS DE COMPUTACION 2.939.885,16 1.258.727,33 -1.132.209,98 126.517,35 19% 3.066.402,51 55% 467.237,00 71% 9 1A MATRIZ FOQ 1807 UNIDADES DE TRANSPORTE 971.030,00 733.752,66 -639.095,34 94.657,32 14% 1.065.687,32 19% 315.988,00 48% 8 1A MATRIZ FOQ1808 EQUIPOS DE CONSTRUCCION 0 0 0 0 0% 0 0%1809 EQUIPO DE ENSILAJE 0 0 0 0 0% 0 0%1890 OTROS 629.659,62 428.052,68 -32.305,91 395.746,77 61% 1.025.406,39 18% 82.670,00 13% 3 1A MATRIZ FOQ1899 DEPRECIACION ACUMULADA -13.903.957,54 4.466.228,40 -4.581.708,46 -115.480,06 -18% -14.019.437,60 -252%

4.903.092,20 11.340.290,28 -10.686.321,45 653.968,83 100% 5.557.061,03 100% 1.015.595,00 155% 22

Fuente: Tomado del sis te ma de contabi l ida d CGIFS WEB REPORTElaborado: Auditoría Inte rna

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CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN Seguimiento de recomendaciones

Como resultado de la Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las

normas 200 - Ambiente de Control, 300 - Evaluación del Riesgo, y, 406 - Administración

Financiera - Administración de Bienes, y demás normas y disposiciones legales

relacionadas, en el Banco del Estado del 1 de enero al 30 de septiembre de 2011,

aprobado por el Contralor General del Estado el 25 de junio de 2012; se estableció dos

recomendaciones relacionadas con la contratación, adquisición, registro y custodia de

Bienes objeto de éste examen, que se encuentran en proceso de cumplimiento y por su

importancia se transcriben a continuación:

Recomendación 10 al Gerente General

“…Dispondrá al Subgerente de Gestión Institucional que en consideración a lo establecido en el Manual de Clasificación de Puestos, reasigne las funciones de Custodio General de Bienes y se cumpla con el perfil técnico y requisitos mínimos establecidos para el efecto (Técnico Bancario).”

Sobre esta recomendación el Director de Bienes y Servicios Generales con memorando

2013-0023-DBSG-00318 de 08 de enero de 2013, solicitó al Custodio General de Bienes

del Banco del Estado designado con acción de personal No. 2012-03-549 de 09 de

octubre de 2012 lo siguiente:

“… en virtud del traspaso administrativo para desempeñar las funciones de Custodio General de Bienes del Banco del Estado formalizado el 09 de octubre de 2012; de las funciones y actividades de Custodio General de Bienes detalladas en el Manual de Clasificación de puestos; … le solicito que en el plazo de 72 horas, contado a partir de la fecha y hora de la recepción de este documento, se presente de manera formal a la Dirección de Bienes y Servicios Generales, lo siguiente: .- 1. Expedientes e Informe de la toma física anual del año 2012. .- 2. Acta entrega recepción de bienes de los custodios entrante y saliente, con la documentación de respaldo. .- … 3. Informe de implementación de la recomendación de la Auditoría

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Interna respecto de la actualización de la información de los 4 custodios que mantienen concentrado los bienes de la institución. .- 4. Detalle de los activos que poseen los 4 custodios que mantienen concentrado los bienes de la institución, señalando las novedades o pendiente que pudieran existir respecto a los bienes a cargo de cada funcionario, reporte que se le ha solicitado en presentarlo. .- 5. Informe de las actas de actualización de actas de entrega y recepción a custodios y del inventario automatizado de activos fijos, bienes muebles e inmuebles de la Institución. .- 6. Expediente completo para el proceso de baja y chatarrización de activos fijos obsoleto o en desuso, en cumplimiento y observando la normativa legal vigente. .- 7. Expediente completo para el proceso de remate de vehículos, en cumplimiento y observando la normativa legal vigente. .- 8. Informe, detalle y expedientes de los trámites de donaciones, comodatos, transferencias gratuitas, etc., que se encuentren pendientes de formalizarlos.”

El Custodio General de Bienes del Banco del Estado mediante memorando 2013-0044-

DBSG-00575 de 11 de enero de 2013, en respuesta a lo solicitado por el Director de

Bienes y Servicios Generales en comunicación 2013-0023-DBSG-00318 de 8 de enero de

2013, manifestó lo siguiente:

“ … 1. … El informe de Toma Física de Activos Fijos, correspondiente a año 2012, fue remitido a la Dirección de Bienes y Servicios Generales, mediante memorando No. 2013-0043-GAD-00574 de 11 de enero de 2012. .- 2. El señor … quien ha venido realizando las funcione de ejecutar y coordinar las labores de control e inventario de los activos fijos del Banco del Estado, procede a realizar la entrega de toda la documentación relacionada a su encargo, a mi persona, haciendo constar lo actuado en esta diligencia en la correspondiente Acta entrega – recepción de funciones, debidamente suscrita con fecha 4 de enero de 2013, … .- Cabe indicar que el señor … no tiene bienes a su cargo, excepto los utilizados para el desempeño de sus funciones, …” .- 3. … En lo relacionado a la ´inadecuada asignación en la custodia de bienes´ a 4 funcionarios, se ha previsto la implementación del nuevo Estatuto Orgánico por Procesos que se encuentra en fase de implementación desde Agosto de 2012, … 4. … se concentró el control y custodia de bienes bajo la responsabilidad de los siguientes funcionarios: - … Técnico Bancario A de la Dirección de Bienes y Servicios Generales. - … Asistente de Servicios de la Dirección de Sistemas de Información. … - … Analista Senior de la Dirección de Sistemas de Información. - … Asistente Bancario, de la Dirección de Bienes y Servicios Generales. El detalle de los bienes de cada funcionario se encuentra en los reportes extraídos del sistema de Activos Fijos a la fecha, … 5. … en base los resultados arrojados se ha identificado que las actas de entrega – recepción de la custodia de los bienes entregados se encuentran actualizas en un 80%; … 6. … bienes que han cumplido su vida útil, en desuso, obsoletos e inservibles … fueron considerados para un proceso de chatarrización … Asesoría Jurídica … realiza observaciones al proyecto de Decisión, por lo que no se concluye con el trámite …7. … del remate de los automotores … la Gerencia Financiera … pide contar con un informe por parte del taller que ha realizado los mantenimientos de los vehículos … 8. … transferencia gratuita de vehículos a la

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Presidencia de la República … el trámite relacionado no concluye, por lo que es necesario retomar las acciones pertinentes a fin de atender dicha disposición … Contratos de comodato conlleva a analizar el mecanismo para la implementación del proceso adecuado conforme a la normativa vigente…”

El 07 de marzo de 2013, el Director de Bienes y Servicios Generales mediante

memorando 2013-0338-DBSG-3296, solicitó a la Directora de Administración de Talento

Humano lo siguiente:

“… Con el afán de atender estas observaciones, luego de revisado los perfiles de varios funcionarios, mediante Acción de Personal No. 2012-03-549 de 9 de octubre de 2012 se procede con el traspaso administrativo del ingeniero …a fin de que desempeñe las funciones de custodio general de bienes del Banco del Estado, funcionario que cumple con el perfil requerido y los requisitos mínimos establecidos en el Manual de Clasificaciones de Puestos vigente, cumpliendo de esta manera con las observaciones mencionadas. .- Sin embargo, lo relacionado a la ´inadecuada asignación en la custodia de bienes´, no se ha superado … en tal virtud, en observancia a lo dispuesto en la Norma de Control Interno 406-01, que establece: ´Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la administración de bienes´; en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público que dispone: ´… con este fin nombrará un Custodio – Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable en su recepción, registro y custodia…´; y tomando en consideración que se ha previsto la implementación del nuevo Estatuto Orgánico por Procesos … en el cual se considera la creación de una unidad con los puestos de Custodio – Guardalmacén de Bienes, un técnico de apoyo y un inventariador, … me permito solicitar a usted su importante gestión para viabilizar e incorporar oportunamente este proceso, a fin de contar con el instrumento que permitirá al funcionario asignado ejercer y asumir debidamente el mencionado cargo, de conformidad a la normativa citada anteriormente y de esta manera poder cumplir y atender las recomendaciones ...”

Adicionalmente el Director de Bienes y Servicios General con memorando 2013-0929-

DBSG-8475 de 13 de junio de 2013 dirigida al Subgerente de Gestión Institucional

manifestó lo siguiente:

“…En atención a lo dispuesto por a Subgerencia de Gestión Institucional con memorando No. 2013-0353-SGI-7724 de mayo 29 del 2013, la Dirección de Bienes y Servicios Generales, emitió el Memorando No. 2013-0862-DBSG-7926 de junio 3 del 2013, dirigido al Técnico de la Dirección de Bienes y Servicios

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Generales que cumple las funciones de Custodio General de Bienes del Banco del Estado. Para que 1) Reasigne los custodios de los bienes de larga duración centrados en 4 funcionarios, para lo cual deberá actualizar la información de custodios de bienes en el sistema de activos fijos, con la información de movimientos internos del personal y de funcionarios que han ingresado y se han retirado de la institución. 2) Actualice y formalice las actas de entrega recepción de todos los funcionarios del edificio Matriz del Banco del Estado … .- Adicionalmente, con Memorandos No. 2013-0905-DBSG-8290, 2013-0906-DBSG-8291, 2013-0907-DBSG-8288 Y 2013-0908-DBSG-8289 de junio 10 del 2013, … se remitió el reporte del sistema de activos fijos, con el detalle de los bienes que se encuentran a cargo de los 4 funcionarios; y se solicitó un informe en el que señale la ubicación de los bienes y si se encuentran utilizando para el cumplimiento de sus labores y su cargo. En base a la información que presentan los 4 funcionarios, el Ing. … Técnico de la Dirección de Bienes y Servicios Generales que cumple las funciones de Custodio General de Bienes del Banco del Estado, …validará la información y realizará los procedimientos requeridos para reasignar la custodia de los bienes de larga duración. …”

Recomendación 13 al Gerente General

“…Dispondrá al Gerente Administrativo supervise que la Directora de Bienes y Servicios Generales, efectúe durante el año y en forma rotativa, inventarios periódicos de los bienes de larga duración y de bienes de uso y consumo corriente, a fin de comprobar su existencia, se evalúe su estado de conservación y uso de acuerdo con las normativas aplicables y con criterios de eficiencia y eficacia.”

La Gerente General con memorando 2013-0033-GGE-2679 de 23 de febrero de 2013,

tomó conocimiento del Plan de Trabajo de activos fijos 2013, presentado por la

Subgerencia de Gestión Institucional, y dispuso que el mismo sea ejecutado observando y

cumpliendo con las normas aplicables.

El Subgerente de Gestión Institucional, mediante memorando 2013-0192-SGI-4731 de 4

de abril de 2013, solicitó al Director de Bienes y Servicios Generales acciones correctivas

que entre otras, señalamos la siguiente:

“…Se elabore y entregue hasta el 9 de abril de 2013 a esta Subgerencia el cronograma de constataciones físicas de los inventarios de activos fijos del año 2013, que obedezca a una adecuada programación anual, con la finalidad de contar con información real y actualizada de los bienes institucionales,…”

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Al respecto, el Director de Bienes y Servicios Generales a través de memorando 2013-

0551-DBSG-5088 de 09 de abril de 2013, dio respuesta a lo solicitado por el Subgerente

de Gestión Institucional, indicando lo siguiente:

“… La Dirección de Bienes y Servicios Generales mediante memorando No. 2013-0088-DBSG-00942 de 21 de enero de 2013, dirigido a la Subgerencia de Gestión Institucional se pone en consideración el cronograma requerido para su aprobación, en el cual se incluye la Toma Física de los Bienes del Banco del Estado a Nivel Nacional para el año 2013, de la Matriz y Sucursales. .- El Subgerente de Gestión Institucional, subrogante, mediante comunicación No. 2013-0184-DBSG-1913 de 7 de febrero de 2013, pone en conocimiento de la máxima autoridad el plan de trabajo y cronograma para el año 2013, con la Toma física de la oficina Matriz y Sucursales para el año 2013. .- La señora Gerenta General, mediante memorando No.2013-033-GGE-2679 de 23 de febrero de 2013, dirigido a la Subgerencia de Gestión Institucional, dispone se ejecute dicho plan de trabajo y cronograma para el año 2013, en el cual se incluye la Toma Física de los Bienes del Banco del Estado a Nivel Nacional para el año 2013, de la Matriz y Sucursales. .- La Subgerencia de Gestión Institucional con memorando No. 2013-130-SGI-2859 de 27 de febrero de 2013, dirigido a la Dirección de Bienes y Servicios Generales, da a conocer a esta Dirección la disposición emitida por la Gerencia General anteriormente citada. .- Consecuentemente a lo expuesto, el cronograma de constataciones físicas de los inventarios de bienes de larga duración para el año 2013, fue entregado por la Dirección de Bienes y Servicios Generales y aprobado por la Subgerencia de Gestión Institucional y la señora Gerenta General, como parte del plan de trabajo y cronograma que se hace referencia en los párrafos anteriores del presente documento, mismo que me permito adjuntar. .- En tal virtud debo manifestar que la Dirección de Bienes y Servicios Generales en atención a las atribuciones y responsabilidades constantes en el Estatuto Orgánico por Procesos del Banco del Estado y en cumplimiento al Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público y a las Norma Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, presentó de manera oportuna y con la debida anticipación del caso el Plan de Trabajo y Cronograma con la Constatación Física de los inventarios de activos fijos de la oficina Matriz y Sucursales para el año 2013. .- Cabe señalar que para cumplir con el Plan de Trabajo y Cronograma con la Constatación Física de los inventarios de activos fijos de la oficina Matriz y Sucursales para el año 2013, y conforme se informó oportunamente, es de vital importancia la incorporación de al menos una persona que apoye en las actividades que demanda dicha responsabilidad, por lo cual, … se sirva autorizar el traslado interno de un funcionario a esta unidad, . . . o se contrate temporalmente una persona que apoye en el cumplimiento de las actividades que demanda subsanar las novedades evidenciadas en el informe del año 2012. Sin este apoyo es necesario recalcar que restan las posibilidades para cumplir con dicha planificación.”

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Adicionalmente, el Director de Bienes y Servicios Generales con memorando 2013-0591-

DBSG-5472 de 16 de abril de 2013, dirigido al Subgerente de Gestión Institucional,

informó que:

“… adjunto me permito remitir y poner a su consideración los términos de referencia para la ´Adquisición de un sistema informático… para el control de Activos Fijos y Bienes de Control Administrativo del Banco del Estado´, a fin de que se sirva disponer al Director de Sistemas de Información, revise y de ser necesario incorpore sus recomendaciones … y con ello obtener el documento definitivo para el proceso de contratación de así decidir su autoridad, …”

El 23 de mayo de 2013, a través de memorando 2013-0816-DBSG-7501, el Director de

Bienes y Servicios Generales solicitó al Director de Sistemas de Información, Encargado

lo siguiente:

“ … en cumplimiento a lo dispuesto por el señor Subgerente de Gestión Institucional con memorando No. 2013-0312-SGI-6979 de mayo 14 de 2013, de gestionar en coordinación con la Dirección de Sistemas de Información la incorporación de nuevas aplicaciones y servicios informáticos … que permita un completo y eficiente manejo de los bienes … solicito a usted: .- 1. Un informe de evaluación del actual sistema de activos fijos, a fin de determinar si técnicamente es posible una actualización o mejora de la herramienta, .- 2. De no ser viable la actualización o mejora del software actual, solicito se sirva disponer se elabore un informe factibilidad técnica para la implementación de una nueva herramienta informática; para lo cual se remite los términos de referencia, en base a los cuales se establecerá el proceso de adquisición que corresponda.”

Por lo expuesto, las dos recomendaciones analizadas del informe de Evaluación del

Sistema de Control Interno relacionado con las normas 200 - Ambiente de Control, 300 -

Evaluación del Riesgo, y, 406 - Administración Financiera - Administración de Bienes, y

demás normas y disposiciones legales relacionadas, aprobadas por el Contralor General

del Estado el 25 de junio de 2012; no obstante, de la gestión realizada por la

administración, se encuentran en proceso de cumplimiento.

Después de la conferencia final de resultados efectuada el 16 de agosto de 2013, el

Director de Bienes y Servicios Generales presentó documentación adicional relacionada

al tema, de los cuales la información contenida en los memorandos: 2013-0551-DBSG-

5088 de 09 de abril de 2013, 2013-0591-DBSG-5472 de 16 de abril de 2013, 2013-0816-

16

DBSG-7501 de 23 de mayo de 2013, 2013-0929-DBSG-8475 de 13 de junio de 2013,

2012-403-AIN-14073 de octubre 19 de 2012, fue considerada en el análisis de este título,

ratificando que las recomendaciones se encuentran en proceso de implantación. En

cuanto se refiere a los memorandos 2013-0353-SGI-7724 de 29 de mayo 2013, 2013-

0088-GGE-6879 de 13 de mayo de 2013, 2013-0047-AIN-2431 de 20 de febrero de 2013,

2013-0862-DBSG-7926 de 03 de junio de 2013, 2013-0879-DBSG-7985 de 04 de junio de

2013, no fueron considerados en razón que no tienen relación con las dos

recomendaciones sujetas de este análisis.

Conclusión

La implantación de las dos recomendaciones antes citadas, se encuentran en proceso,

puesto que si bien la institución mediante acción de personal No. 2012-03-549 del 09 de

octubre de 2012 designó al Custodio General de Bienes; éste requiere una herramienta

informática eficiente para la planificación, administración y control de activos fijos.

Recomendación

Al Subgerente de Gestión Institucional

1. Dispondrá a los Directores de Administración de Talento Humano y de Bienes y

Servicios Generales, en coordinación con el Director de Sistemas de Información,

continúen con el proceso de implementación las recomendaciones antes citadas.

Al Director de Bienes y Servicios Generales

2. Determinará y proporcionará los requerimientos de personal y recursos tecnológicos

necesarios, para que el Custodio General de Bienes desempeñe las funciones de

recepción, registro y custodia, tales como: provisión, utilización, traspaso, préstamo,

enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y

seguridad de los diferentes bienes muebles de propiedad de la entidad.

17

Expedientes de contratación incompletos y falta de uniformidad para su archivo

De los expedientes de compra de bienes revisados, observamos la inexistencia de

información relevante pre contractual y pos contractual, conforme se detalla en siguiente

cuadro:

No CÓDIGO INCOP OBJETO DE LA

CONTRATACIÓN TIPO DE

CONTRATACIÓN CONTRATISTA

MONTO ADQ.

DOCUMENTOS QUE NO CONSTA EN EL EXPEDIENTE DEL PROCESO DE COMPRAS

1 BDE-COMPU-019-2009

ADQUISICIÓN DE 60

COMPUTADORAS

PORTÁTILES

Subasta Inversa

Electrónica

COSIDECO

CIA.LTDA. 49 680,00

Acta entrega recepción, o actos

administrativos relacionados con la

terminación del contrato; garantías y el

certificado emitido por el Consejo

Nacional de Sustancias Estupefacientes y

Psicotrópicas.

2 BDE-COMPUT-018-2009

ADQUISICIÓN DE 70

COMPUTADORAS TIPO

ESTACIÓN DE TRABAJO Y

100 PANTALLAS PLANAS

LCD

Subasta Inversa

Electrónica

INFORMACIÓN

TECNOLÓGICA

DEL ECUADOR

LUXEINFOR S.A.

71 900,00

Contrato, Acta entrega recepción, o actos


terminación del contrato, garantías,

aprobación de los pliegos, decisión de

inicio de proceso precontractual y el

certificado emitido por el Consejo

Nacional de Sustancias Estupefacientes y

Psicotrópicas.

3 SERVI-BDE-022-2009

ADQUISICIÓN DE 3

SERVIDORES, UNIDAD DE

ALMACENAMIENTO Y

SOFTWARE DE

VIRTUALIZACIÓN

Subasta Inversa

Electrónica

ASCICREATIVID

AD PRODUCTIVA

/ ASIEcuador

59 299,00



terminación del contrato.

4 MCBS-BDE-005-2010

ADQUISICIÓN DE UN

GENERADOR ELÉCTRICO,

FUENTE ININTERRUMPIDA

UPS, TABLERO DE

TRANSFERENCIA

AUTOMÁTICA, UN SISTEMA

BY-PASS, CIRCUITOS

ELECTRÓNICOS

Menor cuantía KEOPSPOWER

CIA. LTDA. 39 892,00




5 WIFIS-BDE-018-2010

ADQIRIR UN CONTROLADOR

DE REDES INALAMBRCIAS Y

32 SWITCHES

Subasta Inversa

Electrónica TOTALTEK S.A. 58 500,00




6 CATE-BDE-01-2009

ADQUISICION DE 6

VEHICULOS CHEVROLET: 5

GRAND VITARA Y 1 LUV D-

MAX O/E 1085 DEL 18/12/2009

Catálogo

Electrónico 0MNIBUS BB

135

020,00

No evidenciamos el expediente del

proceso de compra de esta adquisición, lo

que se nos proporcionó por parte de la

Dirección de Servicios Generales y Bienes

y de Secretaría General fueron copias de

los soportes de pagos adjuntos al

comprobante contable.

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=x8MAP4wo5F2qQEiiyxSlpFDzC0jxe-SitGoe2mOIMzA,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=GkoFKT096aJN5s7B_GlAh9WpUQzAOIRMlaLzUD9-vjI,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=ZVr8IwOtbUu_FqlhAOWceWfl7tL4OPjaM2UJi9juQKY,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=huNe3eQHtn7HQz9yaDPN4mG32tKCleU6jOx9cfZUFzw,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=j_MKNtSvpLo6qY2DnKI24WLLn7fMj3nRX-4Haa_fMTc,

18

No CÓDIGO INCOP OBJETO DE LA

CONTRATACIÓN TIPO DE


MONTO ADQ.

DOCUMENTOS QUE NO CONSTA EN EL EXPEDIENTE DEL PROCESO DE COMPRAS

7 CEVEH-BDE-05-2010

ADQUISICION DE 5

VEHICULOS CHEVROLET

LUV D-MAX O/E 0026 DEL

13/01/2011

Catálogo

Electrónico 0MNIBUS BB

120

600,00

No evidenciamos el expediente del

proceso de compra de esta adquisición, lo

que se nos proporcionó por parte de la

Dirección de Servicios Generales y Bienes

y de Secretaría General fueron copias de

los soportes de pagos adjuntos al

comprobante contable.

8 MCBS-BDE-008-2010

INSTALACIÓN DE UN

TABLERO GENERAL DE

DISTRIBUCIÓN ELÉCTRICA

PARA EL SISTEMA

INFORMÁTICO EDIFICIO

MATRIZ DEL BANCO DEL

ESTADO

Menor Cuantía REDINTEGRAL

S.A. 25 980,00 Acta entrega recepción.

9 CATE-BDE-002-2011

ADQUISICION DE 60

COMPUTADORAS

PORTATILES

Catálogo

Electrónico

COMPUTADORA

S SAN EDUARDO

S.A.

70 200,00 Convenio Marco

Fuente: Expedientes proceso de adquisición de bienes

Elaborado: Auditoría Interna

El artículo 36 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, sobre

este tema establece:

“…Expedientes del proceso de contratación.- Las Entidades Contratantes deberán formar y mantener un expediente por cada contratación en el que constarán los documentos referentes a los hechos y aspectos más relevantes de sus etapas de preparación, selección, contratación, ejecución así como en la fase pos contractual. …”

Adicionalmente, el archivo de los documentos que sustentan los procedimientos de

compras institucionales, no guardan un criterio uniforme de organización de la

documentación, además no se dispone de un índice o chek list de la información que

contiene cada una de las carpetas que conforman el expediente de adquisiciones. La no

definición de políticas y directrices claras para el mantenimiento y organización de los

documentos relevantes en todas las fases del proceso de contratación, ocasionó que los

expedientes de contratación se encuentren incompletos y desorganizados dificultando la

acción de control; así por ejemplo, en los siguientes casos:

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=sssmykWnEwEO1NQRLfkGN0oXdGkRTr-kXsmTXtJJZ3k,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=6ZgpjtkeQUbytdEdJtr-zHtHh39hrrdrNaoMqzpDkaQ,


19

No CÓDIGO INCOP OBJETO DE LA CONTRATACIÓN TIPO DE


MONTO ADQUISICIÓN

1 BDE-COMPU-019-2009

ADQUISICIÓN DE 60 COMPUTADORAS PORTÁTILES.-

REAPERTURA DEL PROCESO DECLARADO DESIERTO EL 2 DE

DIC. CON DECISIÓN No. 2009-GGE-187; Y REAPERTURADO

CON DECISIÓN No. 2009-GGE-189 DEL 2-DIC-2009.

Subasta Inversa

Electrónica

COSIDECO

CIA.LTDA. 49 680,00

2 BDE-COMPUT-018-2009

ADQUISICIÓN DE 70 COMPUTADORAS TIPO ESTACIÓN DE

TRABAJO Y 100 PANTALLAS PLANAS LCD. - REAPERTURA DEL

PROCESO DECLARADO DESIERTO EL 2 DE DICIEMBRE 2009

CON DECISIÓN No.2009-GGE-188; Y REAPERTURADO CON

DECISIÓN No. 2009-GGE-190 DEL 2-DIC-2009.

Subasta Inversa

Electrónica

INFORMACIÓN

TECNOLÓGICA

DEL ECUADOR

LUXEINFOR

S.A.

71 900,00

3 COTFURG-BDE-007-2012

ADQUISICION DE UN VEHICULO CHASIS FURGON EQUIPADO Y

CON ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA PROMOCION Y

DIFUSION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL BANCO DEL

ESTADO EN BENEFICIO DE LOS GOBIERNOS AUTONOMOS

DESCENTRALIZADOS PARROQUIALES RURALES

Cotización

CÉSAR

EUSEBIO PICO

SÁNCHEZ

60 368,00

Fuente: Expedientes proceso de contratación bienes


La Auditora Jefe de Equipo mediante oficios: 2013-0252-AIN-10211, 2013-0265-AIN-

10399, 2013-0268-AIN-10394, 2013-0269-AIN-10396, 2013-0270-AIN-10393, 2013-0271-

AIN-10390 y 2013-0274-AIN-10387 de 16 y 19 de julio de 2013, puso en conocimiento

del: Director de Bienes y Servicios Generales, Ex Gerentes Administrativos y Ex

Directores de Bienes y Servicios Generales, los resultados provisionales del examen

especial a la Contratación, Adquisición, Registro y Custodia de las Obras y Bienes

registrados en la cuenta Propiedades y Equipo.

Al respecto, el Ex Gerente Administrativo del Banco del Estado a través de comunicación

de fecha 23 de agosto de 2013 y recibida el 26 de agosto de 2013, manifestó lo siguiente:

“… Expedientes de contratación incompletos y falta de uniformidad para su archivo. .- En los procesos indicados, las actas entrega recepción constan como documentos habilitantes de las Órdenes de Egreso elaboradas para procesar los pagos. El departamento Contable en su tiempo no generaba pagos si no existía el documento en mención. .- En las compras que corresponden a Procesos de Catálogo Electrónico los cuales se ejecutan según el Capítulo II.- Procedimientos Dinámicos de la Ley, para lo cual el INCOP suscribe con los proveedores un convenio marco y la entidades contratantes deben consultar el mismo y realizar las adquisiciones en forma directa, procedimiento que se legaliza bajo lo señalado por el INCOP y se formaliza con la emisión de la Orden de Compra emitida a través del sistema oficial de Contratación Pública.”

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=x8MAP4wo5F2qQEiiyxSlpFDzC0jxe-SitGoe2mOIMzA,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=GkoFKT096aJN5s7B_GlAh9WpUQzAOIRMlaLzUD9-vjI,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=-nlIr_t5kZrAz477hT-5DwBlIVtNm3fBKe2vBzLbd0c,

20

El Director de Bienes y Servicios Generales en funciones, con memorando 2013-1212-

DBSG-10945 de 29 de julio de 2013, expresó que los técnicos de su área con memorando

2013-1178-DBSG-10631 de 23 de julio de 2013, manifiestan textualmente lo siguiente:

“…En los números 1, 2, 3 y 4 del Cuadro Reporte, las actas entrega recepción constan como documentos habilitantes de las Ordenes de Egreso elaboradas para procesar los pagos Nos. 182 de 22 de febrero de 2010, 428 de 20 abril de 2010, 640 de 11 de junio de 2010 y 690 de 25 de junio de 2010, en su orden. Con respecto al número 5 del Cuadro Reporte proceso WIFIS-BDE-018-2010 se adjunta copia del Acta Entrega Recepción extraída del sistema oficial de contratación pública. En el cuadro reporte, los números 6, 7 y 9 corresponden a Procesos de Catálogo Electrónico los cuales se ejecutan según el Capítulo II Procedimientos Dinámicos de la Ley.-…sustento de las ordenes de egreso, se evidencia que se adjuntaron los certificados del CONSEP para cada uno de los procesos, siendo el de COSIDECO Cía. Ltda., el No. 26722 en Oficio 2010.Q-00060.DIR de 6 de enero de 2010 y el de LUXEINFORM., el No. 27224 en Oficio 2010.Q-00117.DIR de 8 de enero de 2010, se adjuntan copias de los respectivos certificados….-…Hemos podido evidenciar que la forma de archivar la documentación por parte las comisiones técnicas de los diferentes procesos, difieren a la forma en la que se maneja en la Dirección de Bienes y Servicios., razón por la cual se podría interpretar como que no tienen un criterio uniforme… .- Con memorandos Nos. 2013-0379-DBSG-3579 Y 2013-0405-DBSG-3725 del 13 y 15 de marzo del 2013, respectivamente, se dispuso a los señores técnicos de la Dirección de Bienes y Servicios Generales, que se de estricto cumplimiento con lo dispuesto en el art. 13 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y a la circular No. INCOP-DE-DNCPCP-2013-001-C del 25 de febrero del 2013, y se mantenga permanentemente actualizados los procesos de contratación, … publicando toda la información relevante de los mismos, y se mantenga un adecuado control de los documentos pertenecientes a los expedientes de cada uno de los procesos ejecutados y por ejecutarse, para evitar su pérdida y la falta de dichos documentos en los expedientes, … (ANEXO 3) Circular No. INCPO-DE-DNCPCP-2013-001-C … 25 de febrero de 2013 … después de la revisión efectuada al Portal de COMPRAS PÚBLICAS, el INCOP ha verificado la existencia de un importante número de procedimientos de contratación, iniciados por la Entidades Contratantes, a los cuales no se ha incorporado y publicado la documentación relevante, de las fases precontractuales, contractuales y de ejecución, … .- La falta de incorporación de la información relevante en el portal www.compraspublicas.gob.ec, es contraria a los principios de transparencia y publicidad … .- De la misma manera se ha evidenciado que, pese al tiempo transcurrido desde su inicio, el estado de varios procesos no se encuentran actualizados ni finalizados … dispone que hasta el 30 de mayo de 2013, las Entidades …procedan a actualizar el estado de los procedimientos de contratación… Memorando 2013-0379-DBSG-3579 de 13 de marzo de 2013 De: Director de Bienes y Servicios Generales … En virtud de que no se ha cumplido a cabalidad lo solicitado, se dispone que

http://www.compraspublicas.gob.ec/

21

hasta las 17:00 del día lunes 18 de marzo de 2013, se actualice el estado de los procedimientos de contratación …”

Lo mencionado por el Ex Gerente Administrativo, por los técnicos y el Director de Bienes y

Servicios Generales, confirma la observación de Auditoría, que durante los años 2010 y

2011 no existió una política de supervisión y control a los procesos de contratación, los

expedientes se encontraron incompletos, los documentos se archivaban sin mantener un

criterio uniforme; además el Instituto Nacional de Contratación Pública, también presentó

sus observaciones con respecto a que varios procesos no se encontraban actualizados, ni

finalizados, tampoco fueron incorporados y publicados con la documentación relevante, tal

como lo establece el artículo 36 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública.

Después de la conferencia final de comunicación de resultados, el Director de Bienes y

Servicios Generales a través de memorando 2013-1355-DBSG-012242 de 22 de agosto

de 2013, mencionó lo siguiente:

“… EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN INCOMPLETOS Y FALTA DE UNIFORMIDAD PARA SU ARCHIVO… los dos cuadros con la muestra de 12 procesos de contratación; me permito manifestarle que ninguno de ellos pertenece a mi período de gestión y actuación, ya que me integré el 24 de octubre del 2012. Sin embargo, me permito informarle que en la actualidad se ha considerado, se ha observado y se cumple la citada normativa …

El Director de Bienes y Servicios Generales en funciones menciona que en la actualidad

se cumple la normativa respecto de los expedientes del proceso de contratación, así

como se implementó las acciones de supervisión, con respecto a lo observado por

Auditoría Interna y por el INCOP, situación que fue confirmada por Auditoría en los casos

revisados.

Conclusión

La no definición de políticas para el mantenimiento, organización y supervisión de los

documentos referentes a los hechos y aspectos más relevantes de las etapas de

preparación, selección, contratación y ejecución; así como, el atraso en ingresar la

22

información relevante solicitada por el INCOP; ocasionó que los expedientes de los años

2010 y 2011 se encuentren incompletos y desorganizados dificultando la acción de

control.

Recomendación Al Subgerente de Gestión Institucional

3. Dispondrá al Director de Bienes y Servicios Generales, que conjuntamente con los

servidores encargados de mantener el archivo y de ingresar la información relevante

al INCOP, se mantenga un criterio uniforme de archivo a través de una política de

organización y archivo de los expedientes a nivel nacional, con el fin de que se

incorpore y se actualicen los procesos de contratación y supervise su cumplimiento.

Contratos de adquisición de bienes no establecen plazo para la entrega del anticipo

En los contratos de adquisiciones abajo detallados, no definen dentro de la cláusula

PLAZO el tiempo máximo en que la entidad deberá proceder al pago del anticipo,

constando únicamente el plazo para la entrega total del bien a partir de la entrega del

anticipo; sin considerar el término de 30 días como lo dispone el artículo 71 de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública:

“Art. 71.- Cláusulas obligatorias.- En los contratos sometidos a esta ley se estipulará obligatoriamente cláusulas de multas, así como una relacionada con el plazo en que la entidad deberá proceder al pago del anticipo, en caso de haberlo; el que no podrá exceder del término de treinta (30) días.”

23

No CÓDIGO INCOP OBJETO DE LA CONTRATACIÓN PRECIO CONTRATO USD

FORMA DE PAGO - CONTRATO

FECHA ACTA

ENTREGA RECEPCIÓN

1 UPSBDE-012-2010 de 2010-04-23

ADQUISICION DE UN UPS 30KW

Es de 39 690,00. El plazo para ejecutar el contrato es 45 días calendario, contados a partir de que la Unidad correspondiente, notifique al adjudicatario que el anticipo se encuentra disponible.

Se otorgará un anticipo del 60 % del valor del contrato. La diferencia del 40 %, se pagará contra entrega del bien.

2013/06/23

2 CENTEL-BDE-008-2010 de 2010-05-27

SISTEMA DE COMUNICACIÓN BASADO EN TECNOLOGÍA IP

El precio del contrato es de 149 700,00.

El Banco efectuará los pagos: 60 % como anticipo y el 40 %, se pagará contra entrega del contrato, previa presentación de factura y acta entrega recepción.

2010/09/20

3 SIGENEL-BDE-019-2011 de 2011-10-05

ADQ. E INSTALACIÓN GENERADOR ELÉCTRICO, TABLERO DE TRANSF. AUTOMÁTICA, ACOMETIDAS ELÉCTRICAS Y CIRCUITOS ESTABILIZADOS.


El Banco efectuará los pagos: un anticipo del 60 % del valor del contrato y el saldo contra de los bienes debidamente instalados.

2012/03/23

4 COTFURG-BDE-007-2012 de 2012-05-31

ADQ. VEHICULO CHASIS FURGON EQUIPADO Y CON ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA PROMOCION Y DIFUSION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL BANCO.


El Banco efectuará los pagos: 60 % como anticipo y el saldo se pagará contra entrega del bien.

2012/10/03

Fuente: Expedientes proceso de adquisición de bienes Elaborado: Auditoría Interna

No obstante, a que no se incluyó en la cláusula respectiva de los contratos el plazo límite

para la entrega del anticipo, no se evidenció en la muestra revisada, casos que excendan

el término máximo de treinta días dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema de

Contratación Pública.

El Equipo de Auditoría mediante oficios: 2013-0252-AIN-10211, 2013-0262-AIN-10371,

2013-0265-AIN-10399, 2013-0266-AIN-10398, 2013-0268-AIN-10394, 2013-0269-AIN-

10396 y 2013-0270-AIN-10393 de 16, 18 y 19 de julio de 2013, puso en conocimiento del:

Director de Bienes y Servicios Generales, Gerente Jurídico, Ex Gerentes Administrativos y

Ex Directores de Bienes y Servicios Generales, los resultados provisionales del examen



El Director de Bienes y Servicios Generales con memorando 2013-1212-DBSG-10945 de

29 de julio de 2013, expresó que los técnicos de su área con memorando 2013-1178-

DBSG-10631 de 23 de julio de 2013, manifiestan textualmente lo siguiente:

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=M294Y0lECCQ3bGI9RW91ZxiVj38j91gIP2x_gU7G03A,


https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=u3iEKutZL6oLKFqJ-YwPIWO8B8MFBJTlWCsQgRJ-wiM,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=u3iEKutZL6oLKFqJ-YwPIWO8B8MFBJTlWCsQgRJ-wiM,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=Su7QW2TkmOrXidnERWv2_s5r2j82L0wYgblzdeRvCio,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=Su7QW2TkmOrXidnERWv2_s5r2j82L0wYgblzdeRvCio,



24

“…En los contratos referidos consta la cláusula de Forma de Pago en la que se establece el porcentaje del anticipo y las garantías rendidas por el mismo...”

Lo mencionado por el Director de Bienes y Servicios Generales, confirma la observación

de auditoría, puesto que en los contratos antes citados consta en la cláusula Forma de

Pago, el porcentaje del anticipo y las garantías pertinentes y en la cláusula PLAZO no se

establece el tiempo de término para la entrega, inobservando el artículo 71 de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, sin embargo de que no se

determinaron fechas y los plazos, las contrataciones analizadas se llevaron a cabo con el

debido proceso de entrega del anticipo, garantías, recepción definitiva de los bienes y

pagos a satisfacción de las partes.

El Director de Bienes y Servicios Generales después de la conferencia final de resultados

con comunicación 2013-1355-DBSG-012242 de 22 de agosto de 2013, señaló lo

siguiente:

“… me permito manifestarle que ninguno de ellos pertenece a mi período de gestión y actuación, ya que me integré el 24 de octubre del 2012. Sin embargo, me permito informarle que en la actualidad se ha considerado, se ha observado y se cumple la citada normativa …”

Lo expresado por el Director de Bienes y Servicios Generales en funciones, no ha sido

sustentado con documentación que permita evidenciar el cumplimiento de lo observado

por Auditoría Interna.

Conclusión

A pesar que en la cláusula respectiva de los contratos no se estableció una fecha límite

para la entrega del valor por concepto de anticipo, el mismo fue entregado a los

contratistas sin efectuar ningún ajuste o modificación al contrato; y, sin que existan

reclamos de las partes.

25


4. Dispondrá al Director de Bienes y Servicios Generales coordinar con el Gerente

Jurídico a fin de estructurar debidamente las cláusulas de los contratos con el

propósito de contar con un instrumento debidamente elaborado que ayude a controlar

los tiempos para la entrega del anticipo, la entrega recepción de los bienes en la

cantidad y calidad establecidas.

Registro inoportuno de Activos Fijos adquiridos e inclusión en póliza de seguros

El 26 de julio de 2010, se suscribió el Contrato de Adquisición de un Sistema de

Comunicación basado en Tecnología IP: CENTEL – BDE-008-2010, entre el Banco del

Estado y la empresa Telecomunicaciones a su Alcance TELALCA S. A., por 149.700,00

USD., (sin IVA).

El 7 de abril de 2011 se suscribió el Acta de Entrega – Recepción Definitiva, sin embargo,

el 20 y 22 de septiembre de 2010, se realizó la entrega física de la totalidad de los equipos

por parte del contratista, procediendo a registrar y codificar los dispositivos, previo a la

transferencia a las sucursales y el inicio de este servicio telefónico con la nueva

infraestructura que fue desde el 15 de octubre de 2010, como lo señala el informe de la

Comisión para la Recepción del Sistema de Comunicaciones basado en IP, que consta en

el memorando 2011-0052-GIN-3104 de 14 de marzo de 2011.

La Dirección de Contabilidad con comprobante 19-42 de 26 de mayo de 2011, registró

contablemente como bienes de la institución, el sistema de comunicaciones basado en

tecnología IP, es decir 8 meses después de haber recibido físicamente los bienes, y 1 mes

después de que se suscribió el Acta de Entrega – Recepción Definitiva y del pedido

efectuado por la Gerente Administrativa, Encargada, con memorando 2011-0861-GAD-

5152 de 29 de abril de 2011, que con respecto a la inclusión de los equipos del sistema de

telefonía basado en tecnología IP, solicitó al Gerente de Informática, lo siguiente:

26

“…por lo tanto los bienes adquiridos deben ser asignados a cada una de las sucursales con el fin de registrar su activación, depreciación e inclusión en la póliza de seguros respectiva.”

Igual situación se presentó con la adquisición celebrada el 29 de abril de 2011, con

contrato 2011-AJU, entre el Banco del Estado representada por la Gerente Administrativa

Encargada y la Sociedad Anónima TOTALTEK S.A., para la compra de Equipos de

Seguridad Perimetral, por 58.176,00 USD.

El 25 de julio de 2011, el Gerente General de la empresa TOTALTEK, el Gerente de

Informática del Banco - Administrador del Contrato; y, el Director de Informática como

Técnico, que no intervino en el proceso de adquisición, suscribieron el acta de entrega –

recepción definitiva.

El Administrador del Contrato mediante memorando 2011-0153-GIN-09258 de 2 de

agosto de 2011, comunicó al Gerente Administrativo que se concluyó con la instalación,

configuración y capacitación de los equipos de seguridad perimetral adquiridos a la

empresa TOTALTEK y adjuntó el acta de entrega recepción sin incluir la factura

respectiva, la misma que fue entregada por la empresa proveedora el 3 de enero de 2012,

a un funcionario de la Dirección de Bienes y Servicios Generales, y en la que no se detalló

los valores por ítems adquiridos, solamente constó un valor global. El 31 de enero de

2012, un empleado de la empresa proveedora mediante correo electrónico remitió los

valores individuales, a la asistente de la Gerencia de Informática, documento con el cual

la Dirección de Bienes y Servicios Generales procedió al ingreso de los equipos con sus

respectivos valores.

El equipo de auditoría evidenció que mediante comprobante CC 23 tipo 24, de 19 de

enero de 2012, se registró contablemente la adquisición de bienes a TOTALTEK S. A, por

58.176,00 USD, luego de transcurridos 178 días desde la fecha de recepción de los

equipos, determinándose la falta de oportunidad en el registro.

La Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos

y presentación de información financiera, señala:

27

“…Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil…Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos…”

Adicionalmente, se verificó que mediante oficio 2012-0649-GAD-03783 de 15 de marzo de

2012, el Director de Bienes y Servicios Generales solicitó a la Gerente Comercial de

Seguros Colonial la inclusión de los equipos de seguridad perimetral en la póliza de

seguros, comprobándose que los bienes permanecieron aproximadamente 8 meses sin la

cobertura de la póliza institucional, inobservando la Norma de Control Interno 406-06

Identificación y protección, que en la parte pertinente establece:

“…La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir…”

De los registros contables y de las comunicaciones remitidas por la Dirección de Bienes y

Servicios Generales respecto al registro y a la solicitud de inclusión en la póliza de seguros

de bienes adquiridos por el Banco del Estado, Auditoría Interna a más de los dos casos

comentados, determinó atrasos importantes como se demuestra en los cuadros siguientes:

REGISTROS CONTABLES

60 COMPUTADORES PORTÁTILES (COSIDECO) 49 680,00 29-ene-10 03-mar-10 09-mar-10 3970 COMPUTADORAS TIPO ESTACIÓN DETRABAJO Y 100 PANTALLAS PLANAS LCD(INFORMACIÓN TECNOLÓGICA DEL ECUADOR)

71 900,00 02-mar-10 27-abr-10 03-may-10 62

PROVISIÓN DE TRES SERVIDORES, UNIDAD DEALMACENAMIENTO Y SOFTWARE (ASICECUADORS. A.)

65 999,00 21-abr-10 28-jun-10 28-jun-10 68

UN CONTROLADOR DE REDES INALÁMBRICAS Y32 SWITCHES (TOTALTEK)

58 500,00 16-dic-10 23-feb-11 02-mar-11 76

SISTEMA DE COMUNICACIÓN BASADO ENTECNOLOGÍA IP (TELALCA) 149 700,00 07-abr-11 26-may-11 26-may-11 49 *

EQUIPO DE SEGURIDAD PERIMETRAL(TOTALTEK)

58 176,00 25-jul-11 17-ene-12 19-ene-12 178

SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓNDE UN GENERADOR ELÉCTRICO, TABLERO DETRANSFERENCIA AUTOMÁTICA, ACOMETIDASELÉCTRICAS Y CIRCUITOS ESTABILIZADOS(REDINTEGRAL S. A.)

11 890,00 26-mar-12 15-may-12 16-may-12 51

* = Fís icamente se recibieron los bienes entre el 20 y 22 de Septiembre de 2010, aproximadamente 240 días.

DESCRPCIÓN BIENES ADQUIRIDOSVALOR

ADQUISICIÓN SIN IVA

FECHA ACTA ENTREGA-

RECEP.

FECHA DE RECEPCIÓN

CONTABILIDAD SOLICITUD DE

CONTABILIZACIÓN

FECHA REGISTRO CONTABLE

DIFERENCIA EN DÍAS FECHA ACTA ENTREGA RECEPCIÓN Y FECHA

REGISTRO CONTABLE

28

INCLUSIÓN EN PÓLIZAS DE SEGUROS


10401, 2013-0265-AIN-10399, 2013-0266-AIN-10398, 2013-0267-AIN-10397, 2013-0268-

AIN-10394, 2013-0269-AIN-10396, 2013-0270-AIN-10393, 2013-0273-AIN-10383, y 2013-

0274-AIN-10387, de 16 y 19 de julio de 2013 puso en conocimiento del: Director de

Bienes y Servicios Generales, Ex Asistente Bancario – Custodio de Bienes, Ex Gerentes

Administrativos, Ex Directora de Bienes y Servicios Generales, Director de Sistemas de

Información y Ex Gerente de Informática, Ex Directores de Bienes y Servicios Generales,

Directora de Contabilidad y Ex Directora de Bienes y Servicios Generales encargada, los

resultados provisionales del examen especial a la Contratación, Adquisición, Registro y

Custodia de las Obras y Bienes registrados en la cuenta Propiedades y Equipo.

El Director de Bienes y Servicios Generales en memorando 2013-1212-DBSG-10945 de

29 de julio de 2013, en la parte pertinente señaló lo siguiente:

“…la Dirección de Bienes y Servicios Generales, emitió el Memorando No. 2013-0862-DBSG-7926 de junio 3 de 2013, dirigido a los técnicos de la Dirección de Bienes y Servicios Generales, con el cual se dispuso que en todo proceso de adquisición y pago de bienes a cargo de la Dirección de Bienes y

BIENES ADQUIRIDOS VALORACTA ENTREGARECEPCIÓN

OFICIO/MEMO

FECHA SOLICITUD INCLUSIÓN PÓLIZA

DIFERENCIA DÍAS

SISTEMA DE COMUNICACIÓN BASADOEN TECNOLOGÍA IP (TELALCA)

149 700,00 22-sep-10 29-abr-11 219 *

UN CONTROLADOR DE REDESINALÁMBRICAS Y 32 SWITCHES(TOTALTEK)

58 500,00 16-dic-10 2011-0768-GAD-4584 11-abr-11 116

EQUIPO DE SEGURIDAD PERIMETRAL(TOTALTEK)

58 176,00 25-jul-11 2012-0649-GAD-03783 05-mar-12 224

SUMINISTRO, INSTALACIÓN YCONFIGURACIÓN DE UN GENERADORELÉCTRICO, TABLERO DETRANSFERENCIA AUTOMÁTICA,ACOMETIDAS ELÉCTRICAS YCIRCUITOS ESTABILIZADOS(REDINTEGRAL S. A.)

11 890,00 26-mar-12 2012-1311-GAD-07620 07-jun-12 73

60 COMPUTADORES PORTÁTILES(COMPESA) 70 200,00 25-feb-11 2011-0768-GAD-4584 11-abr-11 45

Fuente: Expedientes contables y documentos remitidos por la Dirección de Bienes y Servicios Generales.

* Fecha establecidas en la entrega física de los equipos, según infome de la comisión de recepción de la Central Telefónica de 11 defebrero de 2011 y memorando 2010-0113-GIN-8675 de 14 de julio de 2010.

29

Servicios Generales, tan pronto se hayan suscrito las actas de entrega recepción y se hayan recibido los bienes con la respectiva factura, deben notificar a la Dirección de Bienes y Servicios Generales con la debida documentación de respaldo, para incluir los activos en la póliza de seguros disposición que se ha venido cumpliendo a cabalidad…”

El Director de Sistemas de Información encargado, con memorando 2013-0212-DSI-

10788 de 25 de julio de 2013, señaló:

“…En el memorando No. 2011-0052-GIN-3104, de 14 de marzo de 2011, numeral 2.-”Entrega Física de la Solución”, se expone que la entrega física de los equipos objeto del contrato fue realizada el 20 y 22 de septiembre de 2010, pero la configuración completa de la solución no se encontraba terminada en su totalidad…”

Al respecto, el artículo 81 Clases de Recepción de la Ley Orgánica del Sistema de

Contratación Pública, establece:

“…En los contratos de adquisición de bienes…existirá una sola recepción,…y tendrá los efectos de recepción definitiva…”

La Directora de Contabilidad mediante oficio 2013-1351-GOP-10814 de 26 de julio de

2013, comunicó lo siguiente:

“…Mientras el proceso de adquisición se realiza esta Dirección no recibe ningún documento que sustente el registro contable, los sustentos son recibidos únicamente cuando se procede al pago, como se demuestra en documentos adjuntos, en los que se evidencia la fecha de recepción del trámite en la Dirección de Contabilidad y la fecha de emisión del comprobante contable…”

Lo expuesto por el Director de Bienes y Servicios Generales y Director de Sistemas de

Información encargado, confirma el comentario de que los bienes adquiridos no fueron

ingresados oportunamente en el sistema de activos fijos, tampoco se comunicó a la

Dirección de Contabilidad para su registro, ni a la empresa aseguradora para la inclusión

de los bienes en las pólizas de seguro institucionales; sin embargo, durante el período

30

examinado no se presentaron siniestros importantes que hayan puesto en riesgo los

bienes adquiridos por la Institución.

Posterior a la conferencia final de resultados, el Director de Bienes y Servicios Generales

por medio de memorando 2013-1355-DBSG-012242 de 22 de agosto de 2013, en relación

a este tema señaló:

“…REGISTRO INOPORTUNO DE ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS E INCLUSIÓN EN LA PÓLIZA DE SEGUROS… me permito manifestarle que ninguno de ellos pertenece a mi período de gestión y actuación, ya que me integré el 24 de octubre de 2012. Sin embargo, me permito informarle que en la actualidad se ha considerado, se ha observado y se cumple la citada normativa…”

El Director de Bienes y Servicios Generales no entregó documentación al equipo de

Auditoría Interna que sustente y evidencie lo observado por Auditoría.

Conclusión

Los bienes adquiridos por la institución no fueron registrados en el momento en que estos

fueron recibidos, lo que originó que la información contable no sea registrada

oportunamente; y, el atraso en comunicar a la empresa aseguradora para que los bienes

adquiridos sean incluidos en las pólizas de seguros contratadas por la entidad, dio lugar a

que los bienes no se encuentren debidamente protegidos desde su recepción contra los

diferentes riesgos que puedan ocurrir.

Hechos subsecuentes

Con relación a las observaciones el Subgerente de Gestión Institucional con memorando

2013-0192-SGI-4731 de 4 de abril de 2013, emitió varias disposiciones respecto a la

adquisición de activos en el Banco del Estado, entre otras las que se refieren a las

constataciones físicas anuales, registro en el sistema de activos y registro contable, así

como la inclusión y exclusión en las pólizas de seguros institucionales.

31

El Director de Bienes y Servicios Generales emitió el Memorando No. 2013-0862-DBSG-

7926 de junio 3 de 2013, dirigido a los técnicos de la Dirección de Bienes y Servicios

Generales, con el cual se dispuso que en todo proceso de adquisición y pago de bienes a

cargo de la Dirección de Bienes y Servicios Generales, tan pronto se suscriban las actas

de entrega recepción y se reciban los bienes con la respectiva factura, deben notificar a la

Dirección de Bienes y Servicios Generales con la debida documentación de respaldo,

para incluir los activos en la póliza de seguros.


5. Dispondrá al Director de Bienes y Servicios Generales, una vez concluido el proceso

de adquisición, recabe todos los documentos de sustento y efectúe el registro

inmediato en el sistema de activos fijos; reporte oficialmente a la empresa

aseguradora la inclusión de los bienes adquiridos en las pólizas institucionales; y,

remita los documentos de soporte a la Dirección de Contabilidad para el registro

contable respectivo.

Falta de actualización de la información del Sistema de Activos Fijos.

De la verificación realizada a una muestra de la información que consta en el Sistema de

Activos Fijos del CG-WEB_REPORT, hasta el 31 de diciembre de 2012, se verificó que se

mantienen a ex servidores de la entidad, como responsables de los bienes que les fueron

entregados cuando se encontraban en el desempeño de sus funciones, sin que a la fecha

en que cesaron de las mismas se haya procedido a la regulación de los cambios de

custodios en el sistema de activos fijos, a continuación presentamos los siguientes

ejemplos:

32

Al respecto, el artículo 3, del procedimiento y cuidado, del Reglamento General Sustitutivo

de Bienes del Sector Público, en su parte pertinente establece lo siguiente:

“…El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos;…”

Las Normas de Control Interno 406-06 Identificación y protección y 406-08 Uso de los

bienes de larga duración, respectivamente señalan:

“…El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados,…que sirva de base para el control, localización e identificación de los mismos…”

“…Cada servidor o servidora será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones…”

NOMBRE EX - FUNCIONARIA(O)VALOR DE BIENES EN CUSTODIA

FECHA DE

CESACIÓN SANTAMARÍA MUÑOZ DIEGO FERNANDO 5,00 28-dic-10 R PAREDES CASTELO HERNÁN ALFREDO 44,72 31-ago-11 R CANELOS SALAZAR JAIME RAMIRO 4.207,52 31-ago-11 R ARAUJO GUZMÁN LUIS ALFONSO 23,65 28-feb-12 Q LITTUMA DELGADO CARLOS GERMÁN 802,07 31-mar-12 R

MORENO ARMIJOS TANYA SOLEDAD 89,71 15-jun-12 R RUBIO ROMÁN PATRICIO HERNÁN 4.920,90 31-jul-12 R REVELO SALTOS SANTIAGO RAMIRO 4.155,26 23-oct-12 R SOSA MENDOZA JAIME MARCELO 297,91 22-nov-12 R

GAVILANES MORALES ANGEL PATRICIO 3.756,46 28-dic-12 R CÓRDOVA MONTESDEOCA JÉSSICA VERÓNICA 9.218,62 31-dic-12 Q

FUENTE: REPORTES GENERADOS POR EL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS R REGULARIZADOS POSTERIOR A LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS PREVIOS Q PENDIENTES DE REGULARIZAR

33

El Gerente General mediante memorando 2010-2188-GAD-12059 de 29 de septiembre de

2010, dispuso al señor…., realizar entre otras la siguiente actividad:

“...Actualizar los datos de los activos fijos en el Sistema de Activos Fijos…”

Mediante Decisión Gerencial 2009-GGE-055 de 19 de junio de 2009, se aprobó el Manual

Orgánico Funcional del Banco del Estado, el mismo que describe como una de las

funciones del cargo “TÉCNICO BANCARIO B”, del servidor que ejecuta y coordina las

labores de control e inventario de los activos fijos del Banco, la siguiente:

“…Mantener actualizado el inventario automatizado de activos fijos por custodio y por bienes…”

Por lo expuesto, los Custodios Generales de Bienes en su turno, no cumplieron las

funciones dispuestas por el Gerente General y lo señalado en el Manual Orgánico

Funcional del Banco del Estado, lo que ocasionó que la información registrada en el

Sistema de Activos Fijos no se encuentre actualizada; y, que los bienes permanezcan a

nombre de ex servidores.

Auditoría Interna mediante oficios: 2013-0252-AIN-10211, 2013-0263-AIN-10401, 2013-

0264-AIN-10400, 2013-0266-AIN-10398, 2013-0269-AIN-10396, y 2013-0274-AIN-10387

de 16 y 19 de julio de 2013, puso en conocimiento del: Director de Bienes y Servicios

Generales, Ex Asistente Bancario – Custodio de Bienes, Asistente Bancario – Custodio de

Bienes, Ex Directora de Bienes y Servicios Generales, Ex Director de Bienes y Servicios

Generales, y Ex Directora de Bienes y Servicios Generales encargada, los resultados

provisionales del examen especial a la Contratación, Adquisición, Registro y Custodia de

las Obras y Bienes registrados en la cuenta Propiedades y Equipo.

Mediante memorando 2013-1212-DBSG-10945 de 29 de julio de 2013, el Director de

Bienes y Servicios Generales, al respecto señaló lo siguiente:

“…Los bienes que se encuentran a cargo de ex funcionarios, se debe a que algunos servidores se han retirado de la institución de manera intempestiva sin entregar formalmente los bienes… sin embargo, se ha actualizado la

34

información de los bienes de ex servidores quedando pendientes bienes que no han entregado…”

A la fecha de la comunicación antes señalada, la Dirección de Bienes y Servicios

Generales, de la muestra analizada procedió a regularizar los bienes que se encontraban

registrados a cargo de 7 ex funcionarios.

El Asistente Bancario – Custodio General de Bienes, con oficio 2013-1194-DBSG-10942

de 29 de julio de 2013, señaló lo siguiente:

“…se procedió a la toma física de Activos Fijos correspondiente al año 2012 de la cual se desprende el respectivo informe que fue puesto en conocimiento de la señora Gerenta General…” “…En dicho documento se evidencia los hallazgos identificados durante la toma física a nivel nacional, dentro de los cuales se informó que se encuentra desactualizada la información relacionada con la custodia de bienes del Banco…”

Lo expuesto por el Director de Bienes y Servicios Generales y por el Asistente Bancario,

que cumple con las funciones de Custodio General de Bienes, no modifica el comentario

de auditoría, por cuanto el servidor que realizó las actividades de Custodio General de

Bienes durante el período examinado no registró oportunamente los bienes entregados

por los funcionarios cesados, por lo cual se desconoce la ubicación de dichos bienes y

que servidores los están utilizando.

Después de la conferencia final de resultados el Director de Bienes y Servicios Generales

mediante memorando 2013-1355-DBSG-012242 de 22 de agosto de 2013, manifestó lo

siguiente:

“… FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS … debo manifestar que el Ing. … con Memorando 2013-1174-DBSG-10608 de fecha 23 de julio del 2013 manifiesta textualmente lo siguiente: ´… en el transcurso del presente año se han venido implementando acciones correctivas dirigidas a subsanar los hallazgos anotados anteriormente, mismas que se encuentran en proceso, dentro de las cuales está el levantamiento integral de bienes de larga duración del Banco del Estado a nivel nacional que contempla: constatación física, etiquetado y reetiquetado, actualización de actas entrega-

35

recepción de custodios y actualización de movimientos en el sistema CGWEB_REPORT, Módulo de Activos Fijos. A la presente fecha la información relacionada con el descargo de bienes de los exfuncionarios listados en el cuadro constante … se encuentra actualizada, tomando en consideración lo siguiente: El señor … ex funcionario de la Sucursal Regional Zona 1 y 2 – Quito, mantiene aún a su cargo una silla y un sillón, al respecto la Coordinación de Gestión Institucional de dicha Sucursal mediante correo electrónico informa: ´… El señor … salió de la Institución sin dejar entregado los bienes que se encontraban a su cargo …, con el fin de mantener el control de los bienes de esta Sucursal procedí a la constatación física de los activos a su cargo, diligencia en la cual se identificó el faltante de una silla y un sillón, circunstancia que fue puesta en conocimiento del exfuncionario de manera verbal, sin obtener respuesta alguna …, razón por la cual no se cuenta con ningún respaldo para proceder al debido descargo. Cabe indicar que el exfuncionario aún no tramita su hoja de ruta. .- Por otro lado la exfuncionaria de la Dirección de Sistemas de Información, hasta la presente fecha no ha procedido con la entrega de un proyector que se encuentra a su cargo, razón por la cual no es posible proceder con el respectivo descargo. En este sentido, agradeceré se sirva considerar que el Director de Bienes y Servicios Generales no tiene acceso al Sistema de Activos Fijos para realzar movimientos de bienes, y de acuerdo a la comunicación del Ing. …, siendo su facultad, la de operar el Sistema de Activos Fijos, es él quien ha procedido a regularizar los bienes que se encontraban registrados a cargo de 7 ex funcionarios.

El custodio general de bienes en funciones designado con acción de personal No. 2012-

03-549 de 09 de octubre de 2012, respecto de los bienes registrados en el sistema de

activos fijos a cargo de ex funcionarios, informó que se encuentran regularizados a

excepción de los dos que se detallan a continuación:

Lo citado por el Director de Bienes y Servicios Generales y Custodio General de Bienes

en funciones, ratifica lo expuesto sobre este tema por auditoría.

CÓDIGO DE ACTIVO NOMBRE DE ACTIVO CUSTODIO VALOR DEL ACTIVO

1618 PROYECTOR DIGITAL SHARP CORDOVA MONTESDEOCA JESSICA VERÓNICA 1.056,254773 BUTACA CON BRAZOS ARAUJO GUSZÁN LUIS ALFONSO 38,074424 SILLA VISITA ARAUJO GUSZÁN LUIS ALFONSO 38,19

36

Conclusión

Los funcionarios que se desvincularon de la institución no procedieron a legalizar y

entregar la hoja de ruta (entrega de bienes), lo que ocasionó que el Custodio General de

Bienes no proceda a registrar la información en el Sistema de Activos Fijos; y, por

consiguiente se mantengan como custodios ex servidores que ya no prestan sus servicios

en el Banco.

Hechos subsecuentes

El Director de Bienes y Servicios Generales mediante memorando 2013-1560-DBSG-

013360 de 12 de septiembre de 2013 dirigido al Subgerente de Gestión Institucional,

Gerente de Operaciones, Gerentes Sucursal Regional Zona 1 y 2 Quito, manifestó lo

siguiente:

“Por medio del presente, me permito manifestar que el Ing. …, servidor que desempeña las funciones de Custodio General de Bienes del Banco del Estado, mediante memorando No. 2013-1559-DBSG-013300 de fecha 11 de septiembre del 2013, el mismo que se adjunta, presenta un informe a la Dirección de Bienes y Servicios Generales, dando a conocer que los exfuncionarios: Srta. … de la Dirección de Sistemas de Información y el Sr. … de la Sucursal Regional Zona 1 y 2 Quito, todavía mantienen registrados activos fijos de propiedad del Banco del Estado a su cargo, que no han entregado hasta la presente fecha, para lo cual adjunta los reportes emitidos por el Sistema de Activos Fijos con el detalle de los bienes no restituidos. .- El Ing. …, en el Memorando No. 2013-1559-DBSG-013300, adicionalmente informa, que no ha recibido notificación de la separación de la institución de los citados servidores y que hasta la presente fecha no han tramitado la correspondiente hoja de ruta para la respectiva liquidación. …. .- En virtud del informe presentado por el Ing. … contenido en el Memorando No. 2013-1559-DBSG-013300 de 11 de septiembre del 2013 y de acuerdo a la normativa referida anteriormente, solicito se aperture una cuenta por cobrar a nombre de la Srta. … con cédula de ciudadanía … por el valor de los precios de adquisición de los bienes no entregados, de acuerdo a los reportes del Sistema de Activos Fijos remitidos por el Ing. …, los mismos que se adjunta. .- Así mismo, solicito que se disponga a quien corresponda se recuerde, insista o notifique a los ex funcionarios que se han retirado de la institución y que no han cumplido con la elaboración de las respectivas hojas de ruta y actas de entrega recepción de los bienes a su cargo, para que de manera inmediata se acerquen a la institución, a culminar y cumplir con los requisitos para su desvinculación formal.”

37

El Subgerente de Gestión Institucional en esa misma fecha 13 de septiembre de 2013,

mediante sumilla dispuso a la Gerencia de Operaciones, Dirección Administración de

Talento Humano; y, Director de Bienes y Servicios Generales, proceder dentro del ámbito

de sus competencias que se efectúe las notificaciones, hojas de ruta y la creación de la

cuenta por cobrar correspondiente.

Recomendación Al Director de Bienes y Servicios Generales

6. Dispondrá al Custodio General de Bienes, que reciba los bienes de los servidores que

dejan de pertenecer a la Institución; y, proceda a depurar los registros del sistema en

los que constan bienes a cargo de ex servidores, con el fin de presentar información

real y actualizada y permita la identificación del custodio directo del bien; así como, la

reposición del bien o restitución de su valor, según sea el caso.

Actas de entrega recepción no cumplen con los requisitos establecidos en la Ley En cuatro entregas recepción de los bienes adquiridos y que se detallan en el siguiente

cuadro demostrativo, evidenciamos que no hubo la designación por parte de la máxima

autoridad o su delegado, para la conformación de la comisión de recepción de bienes;

además, en las actas a más de detallar los bienes recibidos, cantidad, marca, número de

serie, no constan los requisitos establecidos en el artículo 124 del Reglamento a Ley

Orgánica del Sistema de Contratación Pública que dispone:

“Contenido de las actas.- Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato. .- Las actas contendrán los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria…”

38

No CÓDIGO INCOP OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

TIPO DE CONTRA-TACIóN

CONTRA-TISTA

MONTO ADQUI-SICIÓN

COMISIÓN

PARA RECEP-CIÓN DE BIENES

CONTENIDO DE LAS ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN

1 UPSBDE-012-2010

DE 23/04/2010

ADQUISICIÓN DE UN UPS

30KW

Subasta Inversa

Electrónica

KEOPSPO

WER 39 690,00

No

evidenciamos

la

designación

por parte de

la máxima

autoridad o su

delgado, para

la

conformación

de la

comisión de

recepción de

bienes.

Acta entrega recepción de 23

de junio de 2010, suscribe el

Tecnólogo del BdE. Se detalla

los bienes recibidos, cantidad,

marca, número de serie.

2 WIFIS-BDE-018-2010

DE 18/10/2010

ADQIRIR UN

CONTROLADOR DE

REDES INALAMBRCIAS Y

32 SWITCHES

Subasta

Inversa

Electrónica

TOTALTEK

S.A. 58 500,00

Acta entrega recepción suscrita

por el Tecnólogo del BdE, el 16

de diciembre de 2010, se

detalla los bienes recibidos,

cantidad, marca, número de

serie.

3 MCBS-BDE-008-2010

DE 8/09/2010

INSTALACIÓN DE UN

TABLERO GENERAL DE

DISTRIBUCIÓN

ELÉCTRICA PARA EL

SISTEMA INFORMÁTICO

EDIFICIO MATRIZ DEL

BANCO DEL ESTADO

Menor Cuantía REDINTEG

RAL S.A. 25 980,00

Acta entrega recepción suscrita

el 11 de noviembre de 2010,

por el Tecnólogo del BdE, se

detalla los bienes recibidos con

cantidad.

4 BDE-EQSGPR-06-2011

DE 18/02/2011

ADQUISICIÓN DE

EQUIPOS DE SEGURIDAD

PERIMETRAL PARA

GARANTIZAR EL SISTEMA

DE SEGURIDAD

INFORMATICA

Subasta

Inversa

Electrónica

TOTALTEK

S.A. 58 176,00

Acta entrega-recepción por el

BdE es firmada por el Gerente

y Director de Informática.

Fuente: Expedientes proceso adquisición de bienes


Auditoría Interna mediante oficios: 2013-0252-AIN-10211, 2013-0265-AIN-10399, 2013-

0268-AIN-10394, 2013-0271-AIN-10390 y 2013-0274-AIN-10387 de 16 y 19 de julio de

2013, puso en conocimiento del: Director de Bienes y Servicios Generales, Ex Gerentes

Administrativos y Ex Directores de Bienes y Servicios Generales, los resultados

provisionales del examen especial a la Contratación, Adquisición, Registro y Custodia de

las Obras y Bienes registrados en la cuenta Propiedades y Equipo.

El Ex Gerente Administrativo con comunicación recibida el 26 de agosto de 2013, expuso

lo siguiente:

“… al respecto se debe mencionar que las actas de entrega recepción de los procesos en el periodo de gestión contienen toda la información técnica de los bienes con respecto a la recepción de los mismos, además están suscritas por los responsables del área de informática, administradores de los contratos.”







https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=WGELA6UvZx7uE2ynl7zYJ1gMaFtsp6enRDUGbVzezeM,

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/PC/informacionProcesoContratacion2.cpe?idSoliCompra=WGELA6UvZx7uE2ynl7zYJ1gMaFtsp6enRDUGbVzezeM,

39

El Director de Bienes y Servicios Generales en funciones con memorando 2013-1212-

DBSG-10945 de 29 de julio de 2013, expresa que los servidores de su área con

memorando 2013-1178-DBSG-10631 de 23 de julio de 2013, manifiestan textualmente lo

siguiente:

“... Cabe mencionar que a partir del 21 de septiembre de 2012 se estableció un modelo de Acta Entrega Recepción, la cual cumple con la normativa legal vigente, misma que se está utilizando hasta la actualidad, adjunto copias de dichas actas y de la notificación mediante correo electrónico de dicha disposición. Adicionalmente, es necesario recalcar que desde julio 2012 se están elaborando los memorandos de delegación tanto para la fase precontractual como para la designación de la comisión de recepción conforme lo establece la Ley Orgánica del Sistemas Nacional de Contratación Pública, Reglamento General… (ANEXO 2)… correo electrónico de 21 de septiembre de 2012 enviado por el Ex Director de Bienes y Servicios Generales para los funcionarios de esa dirección… adjunto encontrarán un modelo de acta entrega – recepción, la cual deberá ser considerada como base para la elaboración de futuras actas… .- … me permito informarle que en la actualidad se observa y se cumple con la citada norma.

Lo mencionado por el Ex Gerente Administrativo, Director de Bienes y Servicios

Generales y los técnicos de esa Unidad, no modifica lo comentado por Auditoría dentro

del periodo de análisis; sin embargo, con fecha posterior al corte del examen, se tomaron

las acciones correctivas; diseñando para el efecto un modelo de acta entrega recepción

que cumple con los requisitos establecidos en la normativa legal vigente.

Conclusión

Las actas de entrega recepción de los bienes adquiridos por el Banco del Estado en el

período analizado por Auditoría Interna no se formularon con todos los requisitos exigidos

por la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública y su Reglamento; sin embargo,

con posterioridad se tomaron medidas correctivas incorporando los requisitos

establecidos en la normativa legal.

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Hecho subsecuente

A partir del 21 de septiembre de 2012 se elaboró y se implementó un modelo de Acta

Entrega Recepción, la cual cumple con la normativa legal vigente.

Recomendación Al Subgerente de Gestión Institucional 7. Dispondrá a los integrantes de la Comisión encargada de la entrega recepción de los

bienes adquiridos que conjuntamente con el Custodio General de Bienes, procedan a

la suscripción de las actas provisionales y definitivas de acuerdo al modelo

establecido; y, se comunique oportunamente dicha diligencia para el registro contable

y la inclusión de los bienes en la póliza de seguro.

Administrador del Contrato y Custodio General de Bienes no participaron en la entrega recepción de bienes De la muestra analizada a las actas entrega recepción de bienes adquiridos por la

institución, se determinó que tanto el Administrador del Contrato, como el Custodio General

de Bienes no participaron en el proceso de recepción, como se demuestra en el siguiente

cuadro:

CONCEPTO-ADQUISICIÓN VALOR ADQ. SIN IVA

FECHA ACTA ENTREGA-

RECEP

FIRMAS DEL ACTA ENTREGA RECEPCIÓN

ADMINISTRADOR ADMINIS. CUSTODIO

TÉCNICO AJENO AL PROC.

EQUIPOS MÉDICOS Y ODONTOLÓGICOS PARA EL DISPNSARIO MÉDICO DE MATRIZ (ZOLDAN CORP.)

44.800,00 26-feb-09 NO NO SI GTE. ADMINIST.

20 ACCES POINT Y 6 DISPOSITIVOS PARA ENERGÍA SOBRE ETHERNET (TOTALTEK)

19.900,00 5-mar-09 NO SI SI *

70 COMPUTADORAS TIPO ESTACIÓN DE TRABAJO Y 100 PANTALLAS PLANAS LCD (INFORMACIÓN TECNOLÓGICA DEL ECUADOR)

71.900,00 2-mar-10 NO SI SI GTE. INFORMAT.

PROVISIÓN DE TRES SERVIDORES, UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Y SOFTWARE (ASICECUADOR)

65.999,00 21-abr-10 NO NO SI GTE. INFORMAT.

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CONCEPTO-ADQUISICIÓN VALOR ADQ. SIN IVA

FECHA ACTA ENTREGA-

RECEP FIRMAS DEL ACTA ENTREGA RECEPCIÓN ADMINISTRADOR

INSTALAR UNA FUENTE DE PODER UPS, TABLERO DE TRANSFERENCIA, SISTEMA DE BY-PASS, CIRCUITOS Y PROTECCIONES ELÉCTRICAS (KEOPSPOWER)

39.892,00 4-jun-10 NO NO SI GTE. INFORMAT.

ADQUISICIÓN DE UN UPS DE 30KV PARA MATRIZ (KEOPSPOWER)

39.690,00 23-jun-10 NO NO SI GTE. INFORMAT.

SUMINISTRO E INSTALACIÓN DE UN TABLERO GENERAL DE DISTRIBUCIÓN ELÉCTRICA (REDINTEGRAL)

25.980,00 11-nov-10 NO NO SI **

UN CONTROLADOR DE REDES INALÁMBRICAS Y 32 SWITCHES (TOTALTEK)

58.500,00 16-dic-10 NO NO SI GTE. INFORMAT.

ADQUISICIÓN DE 60 COMPUTADORES PORTATILES (COMPSESA)

70.200,00 25-feb-11 NO NO SI **

SISTEMA DE COMUNICACIÓN BASADO EN TECNOLOGÍA IP (TELALCA)

149.700,00 7-abr-11 SI NO SI GTE. INFORMAT.

EQUIPO DE SEGURIDAD PERIMETRAL (TOTALTEK) 58.176,00 25-jul-11 SI NO SI GTE. INFORMAT.

INSTALACIÓN GENERADOR ELECTRICO, TABLERO DE TRANSFERENCIAS, ACOMETIDAS ELECTRICAS Y CIRCUITOS ESTABILIZADOS (REDINTEGRAL)

11.890,00 26-mar-12 SI NO SI GTE. INFORMAT.

VEHÍCULO CHASIS FURGÓN EQUIPADO (CESAR PICO S.) 53.900,00 3-oct-12 SI SI NO GTE.GESTION

* EN EL CONTRATO NO SE DESIGNA ADMINISTRADOR DE CONTRATO

** EN LA ORDEN DE COMPRA NO SE ESTABLECE ADMINSITRADOR DE CONTRATO

Al respecto, el artículo 124 del Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, en su parte pertinente establece:

“…Las actas de recepción provisional, parcial, total y definitivas serán suscritas por el contratista y los integrantes de la comisión designada por la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado conformada por el administrador del contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución del contrato…”

El artículo 3 del Reglamento General de Bienes del Sector Público, señala lo siguiente:

“…Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que

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dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su recepción, registro y custodia…”

El Artículo 10 del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público, respecto a

la inspección y recepción de bienes, establece:

“…Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público, Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben…”

El memorando 2010-2188-GAD-12059 de 29 de septiembre de 2010, el Gerente General

dispuso como actividad del servidor encargado de los activos fijos, la siguiente:

“…Suscribir las actas entrega-recepción por la adquisición de activos fijos...”

En el Manual de Clasificación de Puestos del Banco del Estado, aprobado mediante

Decisión 2009-GGE-055 de 19 de junio de 2009, se establece como función del Técnico

Bancario B, que cumple las funciones de Custodio General de Bienes, la siguiente:

“…Efectuar los inventarios, entrega y recepción de bienes de reciente adquisición o en custodia…”


10401, 2013-0264-AIN-10400, 2013-0266-AIN-10398, 2013-0267-AIN-10397, 2013-0268-

AIN-10394, 2013-0269-AIN-10396, 2013-0272-AIN-10389, 2013-0274-AIN-10387, 2013-

0275-AIN-10406, 2013-0276-AIN-10405, y 2013-0277-AIN-10403 de 16 y 19 de julio de

2013, puso en conocimiento del: Director de Bienes y Servicios Generales, Ex Asistente

Bancario – Custodio de Bienes, Ex Gerentes Administrativos, Ex Directora de Bienes y

Servicios Generales, Director de Sistemas de Información y Ex Gerente de Informática, Ex

Directores de Bienes y Servicios Generales, Directora de Contabilidad y Ex Directora de

Bienes y Servicios Generales encargada, los resultados provisionales del examen

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El Director de Bienes y Servicios Generales, mediante memorando 2013-1212-DBSG-

10945 de 29 de julio de 2013, señaló lo siguiente:

“…la Subgerencia de Gestión Institucional, con memorando No. 2013-0247-SGI-2569 de 22 de febrero de 2013, delega al Ing…. quien como técnico de la Dirección de Bienes y Servicios Generales cumple las funciones de custodio general de bienes del Banco del Estado, y como técnico que no ha participado en el proceso de ejecución del contrato, intervenga y suscriba las Actas de entrega recepción de los Bienes que adquiera y reciba el Banco del Estado…”

La ex Directora de Bienes y Servicios Generales Encargada y el Asistente Bancario –

Custodio General de Bienes, con memorando 2013-1213-DBSG-10949 y oficio 2013-

1194-DBSG-10942 de 29 de julio de 2013 respectivamente, señalan en los mismos

términos lo siguiente:

“…La no participación del Custodio General de Bienes en la entrega-recepción de bienes se desprende de la no existencia del mencionado cargo dentro del Banco del Estado…”

Por lo expuesto, la inobservancia a las disposiciones legales antes citadas, dio lugar a que

las actas de entrega recepción de los bienes adquiridos no sean legalizadas por el

Administrador del Contrato ya sea individualmente o como parte de la Comisión encargada

de la recepción y del Custodio General de Bienes como responsable de la custodia de los

activos fijos.

Conclusión

La falta de designación expresa de quienes conformaron la comisión para la entrega

recepción, así como la no intervención del Custodio General de Bienes, dio lugar a que no

se cumpla con las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública y su Reglamento; sin embargo, la celebración de las actas de entrega

recepción no reportaron inconvenientes de ninguna naturaleza.

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Hechos subsecuentes

El Subgerente de Gestión Institucional con memorando 2013-0247-SGI-2569 de 22 de

febrero de 2013, delegó al Técnico de la Dirección de Bienes y Servicios que desempeña

las funciones de Custodio General de Bienes, para que junto al Administrador del Contrato

participen en la Comisión de Recepción de Bienes y un técnico que no haya participado en

el proceso de ejecución del contrato y suscriban las actas de entrega recepción de los

bienes adquiridos por la institución.

El Subgerente de Gestión Institucional con memorando 2013-0217-SGI-5044 de 9 de abril

de 2013, dispuso que se observe y se cumpla estrictamente los procedimientos

establecidos para el manejo y control de los equipos informáticos en el Reglamento

General Sustitutivo de Bienes del Sector Público y Normas Técnicas de Control Interno

emitidas por la Contraloría General del Estado.

Recomendación Al Subgerente de Gestión Institucional 8. Dispondrá al Director de Bienes y Servicios Generales, verifique que los servidores

designados como Administradores de Contrato y los que desempeñan las funciones

de Custodio General de Bienes, intervengan y suscriban las Actas de entrega

recepción de los bienes adquiridos por el Banco del Estado.

Atentamente,

Dr. CPA Bolívar Vásquez Báez Auditor General

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