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Reflexión Después de la AcciónAfter Action Review - AAR

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Introducción

Metodologías que facilitan:

• La reflexión sistemática y colectiva

• La identificación de Lecciones Aprendidas

• Pautas para la preparación, realización y documentación de AARs

• La importancia de la labor del facilitador de un AAR

After Action Reviews (AARs) Reflexión Después de la

Acción

¿Qué es un After Action Review?

• Una técnica sencilla de gestión de conocimiento

• Desarrollada por el ejército de los Estados Unidos como herramienta de aprendizaje

• Identificar y compartir lecciones críticas a partir de los ejercicios de entrenamiento

• Acogida y adaptada por organizaciones del sector privado y público

Ventajas

• Requiere poco tiempo de preparación e implementación

• Genera resultados rápidos • Es fácilmente aplicable y replicable

¿Qué es un After Action Review?

• Una discusión dinámica y estructurada• Participan miembros de un equipo de trabajo, socios o

clientes• Se analiza una experiencia o actividad en función de

expectativas y los resultados logrados

¿Qué funcionó bien?¿Qué no funcionó?

¿Qué sucedió?¿Por qué sucedió?

¿Qué necesita mejorarse? ¿Cuáles son las lecciones y

recomendaciones?

¿Qué es un After Action Review?

Importante tener en cuenta:• Es una entre muchas otras técnicas de reflexión • No es aplicable a todos los contextos y situación • Es efectiva para mejorar los métodos y procesos• Responde a preguntas sobre el cómo y el porqué

Las lecciones se documentan para compartirlas con otros equipos y organizacionesLos resultados pueden contribuir a la mejora

¿Cuáles son los beneficios de un AAR?

Permiten aprender de una forma efectiva y rápida de los aciertos y errores

Pueden ser aplicados a diversos tipos de tareas, actividades o proyectosDescubrir y comprender causas

de errores y aciertos no previstos

Promover aprendizaje continuo y diálogo sobre fortalezas a sostener

y debilidades a superar

Mejorar la comprensión sobre desempeño del equipo y cómo

trabajar mejor en el futuro

Identificar lecciones de sus proyectos y actividades que pueden ser compartidas con la organización

Aumentar su confianza al ser escuchados en atmósfera receptiva

e independiente de evaluación

Aumentar posibilidades de éxito y efectividad para el

desarrollo

¿Cuándo se realiza un AAR?

• Al preparar un informe de avances • Después de un cambio en un proceso• Al cumplir un hito• Cuando sucede un incidente inesperado• Antes de que el equipo responsable se desintegre• Al final del proyecto en la realización del informe de cierre

Son útiles para reflexionar sobre logros, innovaciones y dificultades de un proceso o proyecto en diversos momentos durante o después de su ejecución.

Después de cualquier etapa: “aprender haciendo”

y reflexión

¿Que tipos de AAR existen?Formal • Requiere preparación previa • Puede tomar un mínimo de 2 horasInformal • Después de un hito de menor envergadura y/o duración• Puede surgir espontáneamente, sin planificación previa• Requiere menos preparación

El Chainsaw AAR*

Cada miembro responde:a. Una cosa que funcionó bienb. Una cosa que funcionó malc. Algo que haría diferente la

próxima ocasión (recomendación)

Se toma nota de aportes y conclusiones

*Adaptado de “After Action Reviews Tips and Tactics, Windland Fire Leadership and Development Program”

Preparación - antes del AAR

Definir ¿qué se quiere aprender? ¿con qué propósito?

Conducir el AAR tan pronto sea posible

Incluir a las personas pertinentes

Seleccionar facilitador Seleccionar

documentador Preparar materiales y

agenda

• Reflexionar sobre un proyecto o acto determinado

• Público al cual dirigir las conclusiones y recomendaciones

• La memoria está más fresca• Los participantes están

disponibles

• Invitar a clientes o aliados • Personas externas pueden

inhibir la participación • Número recomendado: 7-8

• Una persona externa• Su objetivo enfocar la

discusión y crear el clima apropiado

• Deben ser documentadas para posibilitar su registro y difusión

• Fortalecer la memoria institucional e ir creando un registro

• El rol del documentador es vital

• Reservar el salón

Desarrollo de la reflexión - durante el AAR

Promedio: 2 hrs de duración

F. Documentar el AAR y sus conclusiones(Durante todo el AAR)

A. Introducción 5% del tiempo total del AAR

B. Revisar los objetivos y productos deseados del proyecto o actividad 15% del tiempo total del AAR

C. Definir que sucedió en realidad y cuáles fueron los objetivos y resultados alcanzados en la práctica 30% del tiempo total del AAR

D. Comparar lo planeado con los resultados, descubrir las diferencias entre ambos y sus causas y sugerir recomendaciones50% del tiempo total del AAR

E. El cierre del AAR y conclusiones 5% del tiempo total del AAR

A. Introducción

Promover una atmósfera franca y abierta desde el principio

Se trata de un

espacio de aprendizaje

• Recuerda las reglas de juego

• Aclara los objetivos del AAR:• recuento del proyecto o

actividad • propósitos de la reflexión• marco de tiempo • con quién y cómo

compartir las conclusiones• cómo se espera que sean

utilizadas• Presenta la agenda y

dinámica de la reunión

B. Revisar los objetivos y productos deseados del proyecto o actividad

¿Qué se esperaba que sucediera?

¿Cuáles fueron los objetivos y los productos esperados?

Explicar el punto de partida para reflexionar

• Propósito y objetivos• Intervalo de tiempo• Beneficiarios y actores

determinantes, con sus roles respectivos • Productos esperados

Reconstruir los hechos sobre que sucedió en la práctica,

partiendo de las perspectivas de los participantes

para llegar a una visión compartida.

C. Definir que sucedió en realidad y objetivos y resultados alcanzados

Identificación de momentos

críticos

• Un paso o hito, positivo, negativo o neutral, importante

• Tiene un objetivo específico y actividades que responden a ese objetivo

C. Definir que sucedió en realidad y objetivos y resultados alcanzados

Construcción de línea de tiempo

2008 2009

Uso de tarjetas  • Reducir la influencia del grupo

sobre opiniones individuales• Permitir que todos puedan

expresar sus ideas

Facilita y centra la reflexión sobre lo que funcionó y no funcionó

Identificación de momentos

críticos

+

-

D. Comparar lo planeado con los resultados

Permite identificar aprendizajes con el fin de revisar sus hipótesis de trabajo, consolidar los éxitos logrados y corregir posibles errores

•Analizar la línea de tiempo: induce a que analicen las tendencias que emergen•Formular preguntas de reflexión y definir recomendaciones enfocadas en los momentos críticos

2008 2009

D. Comparar lo planeado con los resultados

¿Qué funcionó bien y por qué?

El equipo identifica éxitos y logros que merezcan ser fortalecidos

Es importante que el facilitador ayude al equipo a indagar las razones por las cuales la práctica fue exitosa

Las circunstancias y factores que podrían ser usadas por otros equipos

D. Comparar lo planeado con los resultados

¿Qué pudo haber funcionado mejor?

El equipo identifica problemas y obstáculos y lo que se puede aprender de ellos

La atención debe ir más allá de descripción de problemas, sino como pueden ser corregidos

D. Comparar lo planeado con los resultados

¿Qué se haría diferente en una próxima ocasión?

Los participantes explicitan las lecciones y recomendaciones específicas

Deben vincular sus recomendaciones a los momentos críticos identificados o a uno nuevo

Recomendaciones - momentos contribuye a que sean accionables y se enfoquen en áreas bajo el control del proyecto

E. El cierre del AAR y conclusiones

El facilitador pide a los participantes concluir sus ideas

Comparte los temas críticos identificados

Presenta los productos a obtener y los próximos pasos •Comentarios de los participantes al informe•Entrevistas para profundizar temas específicos•Nota de lecciones aprendidas

F. Documentar el AAR y sus conclusiones

El documentador debe capturar la riqueza de la reflexión y las conclusiones

La facilitación del AAR

Ayudar al equipo a identificar lecciones y recomendacionesAsegurándose que cada miembro tenga la

oportunidad de participar

Crear el clima apropiado para el diálogo

Es recomendable que el facilitador no esté relacionado con el proyecto

• Permanecer neutral• Enfocar la discusión en el proyecto que se está analizando, y en las

causas de su desempeño• Evitar ataques personales• Concentrar el análisis en factores bajo control del equipo e identificar

aquellos fuera del control por parte del equipo• Promover la formulación de recomendaciones

El informe del AAR

Es importante que este informe capture la esencia de la reflexión

El informe permite compartir la reflexión con otros miembros

Provee la base para otras actividades.

Se recomienda circular un borrador antes de compartirlo

El informe del AAR

Informe 1. Público al cual va dirigido 2. Antecedentes3. Nombre de responsables y

participantes4. Productos relacionados5. Línea de tiempo construida y sus

momentos críticos6. Análisis de los momentos críticos,

lecciones y recomendaciones derivadas de ese análisis

Seguimiento a las recomendaciones

El seguimiento de las lecciones y

recomendaciones

• Responsabilidad del equipo de trabajo, brindando asistencia

Los aprendizajes capturados en el

informe son útiles para:

• El equipo• Otros equipos de la institución • Las agencias ejecutoras• Otras organizaciones

La inversión de tiempo es pequeña en

comparación con:

• La capacidad de agregar valor institucional

• La visibilidad al trabajo realizado• La oportunidad de construcción de

conocimiento

Contacto y referencias

REFERENCIAS

• Collison, Chris, Parcell, Geoff (2001), “Learning to Fly”. Milford: Capstone Publishing

• Department of the Army (1993), A leader’s Guide to After Action Reviews. Training Circular (TC)-25-20. Washington DC

• US Agency for International Development (2006). After – Action Reviews. Technical Guidance (PN-ADF-360). Washington, DC: http://knowledge.usaid.gov/aar.htm

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