REGISTRO DE COMPRA Y VENTAS

1. DEFINICIÓN• El Registro de Ventas e Ingresos es un libro auxiliar en el que se anotan

en orden cronológica y correlativa, todos los comprobantes de pago que emita una empresa en el desarrollo de sus operaciones.

2. OBLIGADOS A LLEVARLO• Están obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, en principio

los contribuyentes del IGV. Sin embargo, y adicionalmente a esto, también están obligados a llevar este registro, los sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, independientemente del nivel de ingresos que obtengan, así como aquellos sujetos acogidos al Régimen Especial de este impuesto.

• 3. FORMALIDADES

• a) Datos de cabecera• El Registro de Ventas e Ingresos, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los

deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debe contar con los siguientes datos de cabecera:

• Denominación del registro.

• Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

• Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

• No obstante lo anterior, tratándose del Registro de Ventas e Ingresos llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

•  

• b) Registro de las Operaciones• Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Ventas e Ingresos, el sujeto obligado

deberá efectuar dicha anotación:

• En orden cronológico.

• De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.

• Totalizando sus importes.

• Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario. De acuerdo a esta disposición, los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional.

• En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

• c) Anotación resumida de las operaciones

• Si bien es cierto, los comprobantes de pago emitidos por las ventas efectuadas deben ser anotados de manera correlativa en el Registro de Ventas e Ingresos, existen determinados supuestos que permiten una anotación resumida de esas operaciones.

• En efecto, de acuerdo a lo previsto en el numeral 3 del artículo 10º del Reglamento de la Ley del IGV e ISC se ha posibilitado que:

• Los sujetos del Impuesto que lleven en forma manual el Registro de Ventas e Ingresos, puedan registrar un resumen diario de aquellas operaciones que no otorgan derecho a crédito fiscal. Para estos efectos, deben hacer referencia a los documentos que acrediten las operaciones, además de llevar un sistema de control con el que se pueda efectuar la verificación individual de cada documento

• Los sujetos del Impuesto que utilicen sistemas mecanizados o computarizados de contabilidad puedan anotar en el Registro de Ventas e Ingresos el total de las operaciones diarias que no otorgan derecho a crédito fiscal en forma consolidada. Al igual que el caso anterior, en este caso también deben llevar un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento.

• IMPORTANTE• Los sistemas de control a que se refieren los supuestos anteriores deben contener

como mínimo la información exigida para el Registro de Ventas e Ingresos. En estos casos, debe tenerse en cuenta además que cuando exista obligación de identificar al adquirente o usuario de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago, se deberá consignar adicionalmente los siguientes datos:

• • Número de documento de identidad del cliente.

• • Apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

• De acuerdo al numeral 3.10 del artículo 8º del Reglamento de Comprobantes de Pago, en los casos en que el importe total por boleta de venta supere la suma de setecientos Nuevos Soles (S/. 700.00), será necesario consignar los datos de identificación del adquirente o usuario:

• a) Apellidos y nombres.

• b) Número de su Documento de Identidad

• 4. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR• Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe

considerarse que el Registro de Ventas e Ingresos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

• 5. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO• El Registro de Ventas no podrá tener un atraso mayor a diez (10) días,

contados desde el primer día hábil del mes siguiente de a aquél en que se emita el comprobante de pago.

• 7. EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA

• En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Registro de Ventas e Ingresos, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación.

• En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Registro de Ventas e Ingresos en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Registro de Ventas e Ingresos en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato.

Registro de Compras

1. DEFINICIÓN• El Registro de Compras es un libro auxiliar obligatorio en el que

se anotan las adquisiciones tanto de bienes o servicios, que efectúa la empresa, en el desarrollo de sus actividades económicas.

• 2. OBLIGADOS A LLEVARLO• Están obligados a llevar el Registro de Compras, en principio los

contribuyentes del IGV. • Sin embargo, y adicionalmente a esto, cabe recordar que también

están obligados a llevar este registro los sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, independientemente del nivel de ingresos que obtengan, así como aquellos sujetos acogidos al Régimen Especial de este impuesto.

• 3. FORMALIDADES

• a) Datos de Cabecera• El Registro de Compras, al ser un libro vinculado a asuntos

tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, debe contar con los siguientes datos de cabecera:

• • Denominación del registro.• • Período y/o ejercicio al que corresponde la información

registrada.• • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres,

Denominación y/o Razón Social de éste.

• No obstante lo anterior, tratándose del Registro de Compras llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

• b) Registro de las Operaciones• Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Compras, el

sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación:• • En orden cronológico.• • De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones,

enmendaduras ni señales de haber sido alteradas.• • Totalizando sus importes.• • Utilizando los términos “VAN” y “VIENEN” según corresponda, al final y

al inicio de cada folio respectivamente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Ventas e Ingresos que se lleve en hojas sueltas o continuas.

• • De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Compras que se lleve en hojas sueltas o continuas.

•  • En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario (*).

• • En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

• c) Oportunidad de la anotación de los Comprobantes de Pago

• En relación al Registro de Compras, es importante mencionar que para determinar el valor mensual de las operaciones realizadas, los obligados a llevar este registro deberán anotar sus operaciones, así como las modificaciones al valor de las mismas, en el mes en que éstas se realicen. En ese caso, los contribuyentes tomarán el IGV como Crédito Fiscal en dicho período.

• No obstante y de acuerdo a lo dispuesto por la Ley Nº 29215, es posible que dicha anotación se efectúe dentro de los doce (12) meses siguientes al de su emisión.

• 4. OBLIGACIÓN DE LEGALIZAR• Además de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe

considerarse que el Registro de Compras debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

• 5. PLAZO MÁXIMO DE ATRASO• El Registro de Compras no podrá tener un atraso mayor a diez

(10) días, contados desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recepciones el comprobante de pago respectivo.

•6. FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMAEl Registro de Compras será llevado utilizando el

Formato 8.1 “REGISTRO DE COMPRAS”, en el cual deberá incluirse en columnas separadas, la siguiente información mínima:

ACTIVOS FIJOS

•Los activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido

•Vida útil•La vida útil de un activo fijo es definida como la

extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida

Factores que limitan la vida útil de los activos:

Factores físicos: Desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo.

Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansión del negocio)Los factores funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia.

• CATEGORÍAS IMPORTANTES DE LOS ACTIVOS FIJOSLos renglones de planta y equipos se clasifican, con frecuencias, en los siguientes

grupos:• 1.- Activos Fijos tangibles: el término tangible denota sustancia física como es el caso

de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales:

a. Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada, tales como los edificios y equipos de oficinas.

b. Terrenos. El único activo fijo que no esta sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término limitado de existencia.

• 2.- Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Como ejemplo están las patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias y el goodwill. Los activos corrientes tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento prepagado, no están incluidos en la clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.

• 3.- Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como el petróleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que el recurso natural se extrae del lugar.

• CONTABILIZACIÓN DEL ACTIVO FIJO • Costo original • De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo

debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo original del activo fijo incluye su precio de compra más todos aquellos importes razonables y necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de uso. Debido a que estos costos varían de acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuación se presentan algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su contabilización:

Edificaciones: las edificaciones pueden ser construidos o comprados en estado acabado (nuevos o usados). En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su construcción, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de construcción, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano de obra y gastos generales.

Terrenos. El costo original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos: precio de compra, costos relacionados con el cierre de la transacción (ver en el cuadro adjunto algunos ejemplos); y costos relacionados con preparar el terreno para el uso que se le desee destinar.

• LA DEPRECIACIÓN• La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el

costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:

• 1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autoevalúo realizados al fin de cada período. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.

• 2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados.

• 3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.

• 4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son menores

LIBRO DE INVENTARIOS Y

BALANCES

Es un libro principal y obligatorio de filiación simple, su finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier mes del año llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo

Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple (enumeración de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.

CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Art. 37º del C.C.

El Art. 37 de Código de Comercio determina que el Libro de Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deberá formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades comerciales especificando lo siguiente:

El libro de inventarios y balances, empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:

1) La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

3) Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus obligaciones.

OBLIGACIÓN DE LEGALIZARAdemás de las formalidades señaladas en el punto anterior, debe considerarse que el Libro de Inventarios y Balances debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.OBLIGACIÓN DE FIRMARUna de las formalidades que se deben observar respecto del Libro de Inventarios y Balances, es que el mismo deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, por los responsables de su elaboración, es decir:• Por el deudor tributario o su representante legal; y,• Por el Contador Público Colegiado o el Contado Mercantil.Así lo establece el inciso e) del artículo 6º de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT.

RAYADO DEL LIBRO DE INVETARIO Y BALANCES

1.- Para el código de la cuenta principal.

2.- Para la divisionaria de la cuenta principal

3.- Columna para el nombre de las cuentas, divisionarias y firmas

4.- Columna para importes por menores (segunda auxiliar)

5.- Columna para importes por menores (primera auxiliar)

6.- Columna para los importes parciales de las divisionarias.

7.- Columna para los importes totales de las cuentas principales.

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

INVENTARIO FISICO: Conteo e inspección de los Activos, viene a ser la relación detallada de todos los bienes y valores de los derechos y obligaciones que poseen los comerciantes o las empresas en general al empezar sus actividades económicas y comerciales

INVENTARIO CONTABLE: Es el registro de las informaciones previa documentación.

INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de la operaciones comerciales, para empresas que por primera vez inician actividades se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en marcha se deberá efectuar al inicio del periodo económico (02 de Enero de cada año).

INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se practica en cualquier época del año, esencialmente por circunstancias especiales como por ejemplo: robo, sustracciones, pérdidas, desastres naturales, etc.

INVENTARIO FINAL o DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza al finalizar el periodo económico (31 de Diciembre de cada año) y es el que nos sirve para determinar las ganancias o las pérdidas y consecuentemente el incremento del capital con las ganancias o la disminución con las pérdidas, también nos sirve para la reapertura de los Libros para el ejercicio siguiente.

INVENTARIO DE HOJAS SUELTAS GENERAL.- Es la misma relación de los valores bienes y derechos de las deudas y obligaciones que tiene la empresa al iniciar o finalizar un ejercicio económico tomadas del Libro principal de Inventarios y Balances en hojas sueltas y preparadas especialmente con la finalidad d presentar a las diversas reparticiones Públicas o Privadas quienes tienen que ver con el funcionamiento y desarrollo de nuestra actividad comercial.

Cuando se efectúa un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes:

Dimensiones Elementos que conforman parte de su estructura o elaboración Marca Modelo Color Número Serie, etc.

FASES PARA LA PREPARACIÓN DEL INVENTARIO

Para preparar un el inventario se debe realizar una cuidadosa labor Administrativa, que comprende las siguientes fases:

a) Determinación de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio.

b) Descripción de dichos elementos, caracterizando su individualidad.

c) Valorización de cada elemento.

d) Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable.

e) Suma de valores por grupos homogéneos y totalización separada del activo y del pasivo.

f) Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto.

g) Comparación con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el período.

EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMAEn relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Libro de Inventarios y Balances, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatorio, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como Un ejemplo de ello, es la división de la Cuenta 12 Clientes del PCGR, en las Cuentas 12 Cuentas por cobrar comerciales – Terceros y 13 Cuentas por cobrar comerciales – Relacionadas. Bajo ese contexto, cabe preguntarnos, ¿qué sucederá con los formatos del Libro de Inventarios y Balances en el ejercicio 2011? A efectos de responder esta pregunta, creemos en principio que la Administración Tributaria debería adecuar los mismos al PCGE. Sin embargo, en tanto ello no suceda, debemos recordar que la Tercera Disposición Complementaria de la Resolución se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve el Libro de Inventarios y Balances en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevar el Libro de Inventarios y Balances en hojas sueltas o continúas, no existirá la obligación de observar el citado formato.De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida sétima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOSEl IMCP en el Boletín C-4 ‘’Inventarios’’, establece que:El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que se consuman en el clico normal de operaciones.OBJETIVO: * La correcta valuación del importe el costo de ventas que se enfrentara a los ingresos del periodo y que aparecerá en el estado de resultados.* La correcta valuación del inventario final, mismo que formara parte integrante del estado de situación financiera.METODOS DE VALUACIONEl Boletín C-4 establece cinco métodos para la valuación de inventarios:

•COSTOS IDENTIFICADOSDadas las características de ciertos artículos, en algunas empresas es posible identificar casa artículo que integra el inventario con una compra especifica y su factura correspondiente; por lo tanto, los precios específicos de las facturas pueden ser utilizados para la asignación del precio de costo de los artículos vendidos (costo de ventas) y del inventario final.La ventaja de este método es que permite valuar, de forma adecuada, es decir de manera específica, el costo de venta que se ha de enfrentar a los ingresos, lo cual arrojara una utilidad muy cercana a la realidad y permite valuar también de manera específica el inventario final.

•COSTOS IDENTIFICADOEn este método, la forma de calcular el costo consiste

en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia. Esta operación se efectuara en cada operación de compra y en términos generales cada vez que haya una modificación del saldo de las existencias. Con el costo promedio determinado, se valuara el costo de ventas y el inventario final.

• PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS) Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar

al almacén o a la producción serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el periodo contable las existencias quedan prácticamente valuadas a los últimos costos de adquisición a producción, por lo que el inventario final que aparece en el balance general quedara valuado a los costos actuales, o muy cercanos a los costos de reposición. Por otra parte, el costo de ventas quedara valuado a los costos del inventario final (el cual corresponde a los costos del inventario final del ejercicio anterior) y a los costos de las primeras compras del ejercicio, por lo que el importe que aparecerá en el estado de resultados será obsoleto o no actualizado

• ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS) Este método se basa en la suposición de que las ultimasUnidades en entrar al almacén o a la producción serán las

primeras en salir, razón por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan prácticamente valuadas al costo del inventario inicial y a los costos de las primeras compras del ejercicio; por lo tanto, el inventario final queda valuado a los costos antiguos o no actualizados, el cual es el importe que aparecerá en el balance general.

• DETALLISTASEste método se basa en la determinación de los

inventarios valuando las existencias a precios de venta y deduciendo de ellos las factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo por grupos homogéneos de artículos. Es empleado por aquellas empresas dedicadas a las ventas al menudeo o por departamento, por las facilidad para determinar el costo de ventas y sus saldos de inventarios. Para lograr lo anterior, es necesario que se lleven registros a precios de costo y a precios de venta.

LIBRO DE CAJA Y

BANCOS

• De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble. Según las disposiciones legales vigentes.

• OBJETO Tiene por objeto registrar mensualmente las operaciones

que significan movimiento de dinero en efectivo y del equivalente del efectivo, cheques o valores representativos de dinero. Este libro puede ser llevado:

a) De manera manualb) Utilizando hojas sueltas

• IMPORTANCIAEs importante porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la

Empresa, llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como parte integrante de la contabilidad completa, por lo tanto es obligatorio su registro.

• ASPECTO LEGAL:De acuerdo al Artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta están obligadas a llevar

este libro todas las personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta así como las personas naturales, bajo las siguientes características:

1. Las personas jurídicas que llevan contabilidad completa por lo tanto están en la obligación de llevar el Libro Caja y Bancos.

2. Las personas naturales perceptoras de rentas de 3ra categoría están obligadas a llevar este libro en base a las siguientes particularidades:

• Hasta 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Registro de Ventas, Registro de Compras, Libro de Inventarios y Balances y Libro Caja y Bancos.

• Más de 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa. Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Público para que tenga los efectos que la ley le confiere.

• ADMINISTRACIÓN DEL LIBRO CAJA Y BANCOS:• La administración que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos

está supeditada al buen control sobre el efectivo referente a lo que se da o recibe y la cuenta corriente referente a pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones previstas o imprevistas, por lo que podríamos decir entonces que caja y Bancos representa el denominador común al cual pueden reducirse todos los Activos Líquidos.

• ¿Qué es el efectivo?Está compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso

legal con los cuales se pueden realizar pagos o depósitos de cuenta corriente o ahorros. El efectivo representa el factor más importante que tiene toda empresa para consolidarse como ente de éxito en el mercado.

• EL ESTADO DE CUENTA BANCARIA:Las empresas suelen tomar varias cuentas bancarias. Cuando

uno abre una cuenta bancaria se firma unas tarjetas a fin de verificar la firma de los cheques remitidos para su pago.

• ¿Qué es un Cheque?Es un documento firmado por el depositante, que ordena al

banco pagar una cantidad de dinero a una persona o entidad. Los cheques deben ser enumerados previamente, para que tanto el banco como quien los expide puedan darle seguimiento con facilidad. A través del sistema de cuenta bancaria existe un doble registro de las transacciones en efectivo, una por parte de la empresa y otro por parte del Banco, como veremos más adelante en el extracto Bancario

• EL LIBRO CAJA Y BANCOS: SU NATURALEZA Y USO COMO CONTROL DE EFECTIVO:

El hecho de considerarse como un libro integrante de la contabilidad completa significa que este es importante y obligatorio para todo contribuyente generador de rentas de Tercera categoría.

• El registro de Libro Caja y Bancos le permite al contribuyente un mayor control sobre los ingresos y egresos de su efectivo, tratando de cumplir con los objetivos fundamentales:

Manejo eficiente del efectivo. Anticipación a las necesidades de endeudamiento

•EL LIBRO CAJA Y BANCOS Y REQUERIMIENTOS MÍNIMOS:

Como se dijo anteriormente es un libro principal y obligatorio para todo contribuyente generador de rentas de 3ra categoría. Es un libro de información mensual a través del registro de 2 formatos.

Formato 1.1 libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos del efectivo.

Formato 1.2 Libro Caja y bancos. Detalle de los movimientos de la Cuenta Corriente (Equivalente a efectivo)

Cada uno de los formatos establecidos por Ley además de los requisitos mínimos debe contener como datos de cabecera:

•  a) Datos de CabeceraEl Libro Caja y Bancos deben contar con los siguientes datos de cabecera: Denominación de Libro o registro. Periodo y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación de la

Empresa y/o Nombre o Razón Social de la Empresa.No obstante lo anterior, si el citado libro es llevado en forma manual, bastará con incluir

estos datos en el primer folio de cada periodo o ejercicio. • b) Registro de las operacionesAl efectuar el registro de las operaciones en el Libro Caja y Bancos, el sujeto obligado

deberá efectuar dicha notación: En forma cronológica De manera legible, sin espacios, ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni

señales de haber sido alteradas. Utilizando el plan contable general vigente a nivel de dígitos establecidos en dicho

plan. Anotar los valores en folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios. Totalizar sus importes.

• LEGALIZACION:El libro caja y bancos considerado como integrante de la contabilidad

completa debe ser legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un Juez de Paz Letrado o Juez de Paz, cuando corresponda de la provincia en la que se encuentra ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

 • PLAZO MÁXIMO DE ATRASOSegún la resolución de superintendencia N° 234-2006 / SUNAT el Libro Caja

y Bancos puede ser llevado con un plazo máximo de atraso de 3 meses “desde el primer día del mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo con equivalente de efectivo", de lo contrario será tipificada como una infracción especificada en el numeral 5 del artículo 175 del Código Tributario.

•FORMATO E INFORMACIÓN MÍNIMAFORMATO 1.1. LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE

DE LOS MOVIMIENTOS EN EFECTIVO

FORMATO 1.2.- LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA CUENTACORRIENTE

• MODALIDADES DEL LIBRO CAJA Y BANCOSLas operaciones registradas en el Libro Caja y Bancos están sujetas a

ciertas modalidades entre las principales tenemos:• a. RESUMEN DE CAJA:Consiste en que al final de cada mes debe ser cerrado, para ello se

suman las cantidades del DEBE y HABER estableciéndose así el saldo para el próximo mes.

• b. REAPERTURA DE CAJAUna vez efectuado el cierre, al día siguiente se procede a efectuar la

Reapertura de Caja colocando en él Debe el saldo que queda del mes anterior que en este caso es de S/.8,367 el cual se convierte como saldo deudor inicial para el mes de enero y así sucesivamente se cumple con el ciclo constante que se realiza cada mes. El mismo procedimiento se puede realizar para el formato 1.1 Detalle de los movimientos de efectivo.

• CENTRALIZACIÓN EN EL LIBRO DIARIOSe procede tan igual que los registros de compras y ventas tomando en cuenta

solo los pagos y cobros del mes, se exceptúa de su registro en el libro diario los saldos iniciales y Final.

Centralizaremos en el Libro Diario los importes del formato 1.2 Detalle del movimiento de cuenta corriente, perteneciente a la Empresa Acuarium S.A.

Para mejor entendimiento previamente registraremos sus importes en una especie de Caja Tabular Columnar la cual se divide en 2 Debe y en la parte derecha se anotan los abonos respecto al Haber. Bien anotemos los importes del Formato 1.2 Correspondiente a los movimientos de Cuenta Corriente.

De acuerdo a los resultados de Caja Tabular centralizamos sus importes en el Libro Diario, bajo la siguiente modalidad:

1.Las sub cuentas que se encuentran cargadas en el Debe pasan al Libro Diario en su misma posición, es decir también se cargan.

2.Las sub cuentas que se encuentran abonadas en el Haber pasan al libro diario en su misma posición, es decir también se abonan.

• METODOS PEPS UEPS Y PROMEDIO PONDERADO • Método Promedio PonderadoSe basa en el costo promedio del inventario durante el período- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de

unidades al inicio por su costo- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de las resultados anteriores (CT)- Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT)- Obtener el costo promedio de las mercancías dividiendo CT entre NT- Obtener el costo de las mercancías vendidas multiplicando el costo promedio de las mercancías por el inventario final

 

• Método del costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando

aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este método da como resultado una utilidad más alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.

Los primeros costos que entraron al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)

• Método de las Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) Este método presenta el costo de las mercancías vendidas a un costo más actual.

Cuando aumentan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la venta.Los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)

Se venden primero las mercancías con menos antigüedad en el inventario.

APLICACIÓN DE LOS MÉTODOSCon el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación del costo de mercancías en el inventario.

• Promedio ponderado    Valor total      =   $550.000 =  $13.750•  Cantidad total              40 El valor promedio del costo por artículo es de $13.750El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en

existencia.• PEPS o FIFOValor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.•  UEPS o LIFOValor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en

existencia. 

ANÁLISIS FINAL

Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración más baja es la obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el promedio.