CONALEP 243

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICACOLEGIO NACIONAL DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA

TRABAJO:REGSTRO DE MINUTAS DE ACUERDOSMATERIA:PLANEACIN DE PROYECTOS DE SOFTWAREALUMNA:MARA ISABEL ROS PURADOCENTE:FRANCISCO MARTINEZ MEZAESPECIALIDAD:P.T.B. INFORMTICAGRUPO:406[footnoteRef:1] [1: JUCHITN DE ZARAGOZA, OAX., MAYO DE 2014]

NDICE.

PGINANDICE....1INTRODUCCIN.2DEFINICIN.........................................3PAPEL DE LA MINUTA..4QUIN REDACTA LA MINUTA?..........................4IMPORTANCIA DE LA MINUTA5CMO REDACTAR UNA MINUTA?......................6MODELO DE MINUTA....7CONCLUSIN.8

INTRODUCCIN.

Una minuta es un documento en el que se redactan los puntos principales que se han discutido en una reunin.En ella es importante especificar cada punto, los temas de los que se han hablado, los acuerdos a los que se han llegado y normalmente contiene los nombres de las personas a las que se convocaron, las personas que han asistido, la hora y fecha de dicha reunin, el lugar de reunin, lo que dijo cada persona, los acuerdos logrados, pendientes de la prxima reunin, quin convocar la siguiente reunin y la fecha de la siguiente reunin.Las minutas son documentos importantes y se debe tener un registro de ellas para su previo uso, en ellas se estructuran las reuniones que llevan a cabo los integrantes del proyecto, contiene los temas tratados en las reuniones y se pueden apreciar de forma clara el inters que tiene cada integrante en el proyecto, ya que se toma nota de cada punto relevante, as como la asistencia de las personas, lo que han aportado a las reuniones y como han reaccionado en cada reunin.

REGSTRO DE MINUTAS DE ACUERDOS.

DEFINICIN.

Las minutas son el recurso escrito de una reunin o audiencia. Proporcionan una descripcin de la estructura de la reunin, comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y finalizando con el detalle de las conclusiones arribadas.

No hay consenso en lo que debe o no debe contener una minuta. Dentro de ciertos lmites, los negocios y las organizaciones privadas pueden seguir las reglas que ellos eligen. Las minutas pueden ser tan detalladas y comprehensivas como una transcripcin, o tan brevemente y sucintas como una lista simple de las resoluciones o decisiones tomadas.

La funcin inmediata de la minuta es servir como archivode datos a la audiencia. Sirve para guardar en forma escrita la informacin tratada de manera oral, y mantenerla como un archivo permanente, disponible para revisar en cualquier momento y por cualquier razn (por lo general, se revisan las decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto).

Papel de la minuta: Fijar todos los acuerdos que se acordaron respecto al proyecto. Recordar informacin obtenida. Establecer responsabilidades. Comunicar los avances de las actividades acordadas.QUIN REDACTA LA MINUTA?

Usualmente las minutas son escritas por secretarias o por una persona del equipo asignada para tal efecto. En el caso de los mbitos pblicos y oficiales, por un mecangrafo. En cualquiera de los casos, es responsabilidad del encargado de dicha tarea, tomar notas a lo largo de la reunin e interpretar lo que se trate en la misma.

Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fcil, pero realmente involucra problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe til. Primero se debe distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiado para resumir la informacin e ideas importantes.En muchos casos este trabajo se complejiza puesto que algunas reuniones son usadas para establecer disputas y, por lo tanto, la persona encargada de la minuta se deber transformar en un juez y juzgar qu aspectos sacar en funcin del inters y expectativas de sus colegas.

De todas formas, posteriormente ser necesario el consenso de la minuta por parte de todo el equipo. Si los miembros del comit o del grupo convienen que la minuta escrita refleja lo que sucedi en la reunin, entonces sta queda aprobada. Si hay errores u omisiones, estos pueden ser corregidos o amentados posteriormente. Los cambios de menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas pueden ser aprobadas segn la enmienda prevista.

IMPORTANCIA DE LA MINUTA.Las minutas son suficiente prueba a primera vista de lo que ocurri en la reunin. Son evidencia eficaz de lo que se dijo e hizo. Las leyes en algunos estados especficamente exigen que las corporaciones sin lucro guarden y mantengan minutas de sus procesos, y libros completos y archivos de sus cuentas. Grabar la discusin al pie de la letra no es de requisito, ni tan siquiera es prctica general. Los asuntos y sujetos deben ser grabados indicando si es que se pas bastante o poco tiempo en la discusin. Si se hicieron declaraciones especficas a favor o en contra de las cuestiones, stas se pueden resumir. Si la declaracin parece lo suficiente importante, se puede grabar la substancia de la declaracin y el nombre de la persona que hizo la declaracin.CMO REDACTAR UNA MINUTA?

Al momento de su redaccin, ser necesario tener en cuenta que la minuta debe ser:

Especfica.Se deben evitar abstracciones y generalidades. Para ello, ser necesario especificar todo lo que d lugar a confusiones, como: marcas de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de personas responsables.

Concisa.La informacin debe ser, preferentemente, breve y puntual.Si bien corresponde abarcar todo lo que se haya planteado en la reunin (de forma resumida), se debern excluir detalles innecesarios, particularmente aquellas discusiones que no llevan a ninguna parte.La excepcin es para los casos de reuniones financieras, en donde es muy usual incluir ciertos aspectos que pudieran ser catalogados de irrelevantes pero que los participantes prefieren adherirse a la mxima de es mejor que sobren a que falten por cuestiones de seguridad.

Objetiva. Es necesario eliminar toda subjetividad que denote opiniones, sentimientos, etc., y que pueda alterar la posterior interpretacin de la reunin.

MODELO DE MINUTA.

CONCLUSIN.

Una minuta es un breve documento de trabajo que tiene la funcin de fijar los acuerdos de una junta o una reunin con el fin de que se tomen en cuenta los aportes y se deslinde las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.

Con stos documentos, te puedes dar una idea de qu se trat en una reunin sin haber asistido, as mismo, funciona como soporte a todo lo que se dijo en la reunin.

Las minutas son documentos importantes que se elaboran para tener evidencias de las reuniones que se llevan a cabo con el objetivo de plantear el desarrollo del proyecto, elaborar una minuta es ms fcil que elaborar una cita, pero aun as es igual de importante y completa, hay que tener en cuenta que estas minutas tiene que ser elaboradas por otra persona que no sea el director de la junta o reunin para as ser imparcial y que sea un documento ms fiable.8