REGISTRO DE OPERACIONES DEL NEGOCIO DE VIVEROS

REGISTRO DE OPERACIONES DEL NEGOCIO DE VIVEROS

Soluciones Empresariales para la Pobreza

Registro de operaciones del negocio de viveros

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ÍNDICE DE CONTENIDO

I. Introducción 3 1.1 ¿Para qué llevar registros en el negocio? 3 1.2 Separa las cuentas del negocio y de la familia 4

II. Principales registros 6 2.1 ¿Cuáles registros se deben llevar en el vivero? 6 2.2 ¿Cómo ordenar la información para registrar? 7

III. Cómo registrar las operaciones del vivero 11 3.1 Técnicas de registro de información 11 3.2 Técnicas para consolidar información 14

IV. Análisis de la información 16 4.1 ¿Cómo analizar los registros? 16 4.2 Lectura del empresario viverista 19 4.3Recomendacionesfinales 20

Anexos 21

ACERCA DE MOCCA

El presente documento forma parte integral del proceso de entrenamiento a productores y productoras de café, en el marco de la ejecución del Proyecto Maximizando Oportunidades en Café y Cacao en las Américas (MOCCA), el cual es financiadoporUSDAyejecutadoporTechnoServe,conjuntamenteconunconsorciodeinstituciones(WCR,LWR,ISFyConservationInternational),en6países:Honduras,Guatemala, El Salvador, Nicaragua, Perú y Ecuador. Se trata de un documento que aborda la visión estratégica del negocio de viveros.


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I. INTRODUCCIÓNLas personas emprendedoras exitosas tienen una característica relevante, seinteresanmuchoenanalizar losnúmerosde la empresa en busca de seguridad para minimizar riesgos y evitar malas decisiones. Esta buena práctica empresarial otorgaclaridad a preguntas clave como: Losresultados del ciclo productivo, luego depagar deudas, ¿son satisfactorios? ¿Esrentable el vivero? ¿Puede seguir tomando financiamiento para invertir y crecer?¿Cuánto fue el beneficio obtenido porcadadólarinvertido?Alfinaldetodo,¿losbeneficioslogradossonsatisfactoriosparael negocio, la familia y su comunidad?

Similar a la brújula para un barco, asífuncionan los registros en los negocios; ayudan a revelar el desempeño de las inversiones realizadas, y hacia dóndese dirige la empresa. Los números son el lenguaje de los negocios, y facilitan el análisis para entender si todo el esfuerzo aplicado por el productor, familia y trabajadores, valió la pena.

Al referirse al registro para control del negocio,notienequesercomplicado.Haymétodosmuyprácticosysencillosqueconpoca información pueden orientar a los propietarios del vivero, y ayudarles a tomar decisiones razonadas en base a resultados y comparar con sus metas establecidas.

1.1 ¿Para qué llevar registros en el negocio?

Manejar un negocio también requiere espacioytiempoparaelseguimientoalasinversiones y sus resultados, solo de esta manerasepuedeexaminarlaeficienciaconquesetrabajaenlosprocesosproductivos,tener ideas más claras acerca de la rentabilidad, y de la situación económica con terceros, proveedores, clientes y otros aliados clave.

Por ejemplo, la información es útilpara averiguar si los procesos son muy costosos,sisetienenrecursosquedebensersustituidosporotrosmáseficientes,sialguna fuente de financiamiento es muycara,osilasfinanzasenverdadmuestrancrecimiento o estancamiento.

Losregistrossonlafotografíadelnegocio,eindican si se trabaja una empresa rentable, eficienteycompetitivaenelmercado.Sesabe,porcifrasrescatadasdeldiagnósticoinicial, que entre viveristas, de cada paíspresentan niveles de rentabilidad variados. Será bueno averiguar ¿cómo anda el vivero ensuzona,eindagarquésepuedehacerpara mejorar los resultados?


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Cuatro razones para llevar registros del vivero

Tener claridad de la situación y evaluar resultados y tendencias del negocio de vivero

Corregir aspectos en el negocio que restan eficienciaenactividadesclave o provocan pérdidas innecesarias de recursos

Identificarfactoresqueafectan la liquidez y solvencia del negocio, y su relación con proveedores y otros aliados

Establecer planes y metas de corto y mediano plazo según los resultados en las finanzas,alineadoconlavisión del negocio

1.2 Separa las cuentas del negocio y de la familia

En negocios familiares es costumbre llevar las cuentas del vivero mezcladas con los gastos u otras entradas de dinero en el hogar, lo que desorienta el análisisy toma de decisiones. Por muy pequeño que sea el negocio, esa combinación de cuentasdificultapodermedirlaeficienciay rentabilidad de cada línea productiva,entender su estructura de costos real y encontrar aspectos de mejora.

Al contrario, cuando se separa y se analiza el negocio aparte del consumo en casa, también se puede tener más control en el presupuesto familiar, porque la disciplina empresarialayudaaplanificarlaeconomía

del hogar. Al final, los negocios trabajanpara la familia y su bienestar, y eso no debe perderse de vista. Lo importante es ordenar cada ingreso o salida de dinero según a quien corresponde.

Separar las cuentas del negocio y familia evita el riesgo que se tome recursos del primeroparagastosdelhogar,y castigarlos resultados del vivero, o viceversa. Tambiénayudaaorganizarmejorelflujodel dinero y a medir la capacidad de pago y endeudamiento del negocio con proveedores y acreedores.

A continuación, recomendaciones quepueden ayudar a ordenar las cuentas del negocio y de la familia.


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Tips para ordenar y separar las cuentas del negocio de la familia

• Preparar un presupuesto familiar de acuerdo a las posibilidades e ingresos de la familia, considerando que algunos miembros pueden laborar en el vivero y obtener entradas por su trabajo.

• El vivero, como todo negocio y de acuerdo a su plan de producción, lleva control y registro de sus pagos por trabajo de todos los colaboradores, incluso familiares de acuerdo al marco laboral vigente.

• La familia intentará sustentar sus necesidades con sus ingresos obtenidos por laborar en el vivero u otra fuente de trabajo. No toman dinero de caja del vivero destinadoacapitaldetrabajo.

• Si la familia aporta dinero al vivero debe ser registrado como un préstamo, y debehonrarsealfinaldelciclodeproducciónyventascomocualquierotradeudacontraídaporelnegocio.Estascontribucionessoninversionesfamiliaresy debe asegurarse su retorno.

• El vivero lleva registro de sus inversiones y de sus ingresos totales para medir elresultadofinal.Unavezhonradaslasdeudasdelnegocio,sedecideelmontoareservarparaelpróximocicloproductivo–capitaldetrabajo-,enseguida,serazonacuántopuedeserasignadocomobeneficiosparalafamilia.

• En la medida de lo posible, debe reconocerse el retorno al medio ambiente como compensación por el uso de recursos naturales, en caso que aplique. Por ejemplo, planes de reforestación o protección de fuentes de agua. El balance de losbeneficiosqueretornalainversióndebeincluiralnegocio,elambiente,lafamilia y su comunidad.

Principios de finanzas en los negocios

NO HAY ALMUERZO GRATIS. Sialguienaportarecursos-trabajoodinero-,deberegistrarseyhonrarse,sealafamiliaalnegociooviceversa.Todoaportetienevalorydebesertomadoencuenta.

TODA INVERSIÓN TIENE SU RETORNO Y UN PREMIO ADICIONAL, RENTABILIDAD.Todoloqueseinvirtiódeberecuperarseconalgunaganancia,ytodoloquelafamiliaaportótambiéndeberetribuirse.Deesta manera se sabrá cuánto fue el resultado del negocio, y cuánto se beneficiólafamiliaporsusinversionesrealizadas.


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II. PRINCIPALES REGISTROS

2.1 ¿Cuáles registros se deben llevar en el vivero?

Se registra todo lo que se invierte en el vivero porque tiene valor y deberecuperarse.Sehaceenordenconpasosmuy sencillos. Primer paso es entender que las operaciones de cualquier negocio

solotienendosposiblesmovimientosdeldinero, entra o sale. Este principio universal ymuybásicoessuficienteparaempezaraordenar los registros, con la salvedad que algunas entradas o salidas pueden ser en efectivo (dinero en mano), o al crédito(deudasporpagar).Aestoselellamaflujodel dinero del negocio.

Ilustración 1: Flujo del dinero en el negocio

Inviertedineropara…

Elmercadoretornavalor:Entrada de dinero...

- Venta de plantas- Préstamos recibidos- Otras entradas

- Pagar mano de obra- Semilla + insumos- Pagar préstamosVIVERO

El segundo paso es saber clasificar lasentradasosalidasdeacuerdoaldestinouorigen que corresponda. Por ejemplo, unas salidas son para comprar semillas, bolsas, pagar mano de obra o asistencia técnica,

es decir salidas por Costos; También se puede recibir dinero por: un préstamo,inversiones de la familia en el vivero, o por la venta de plantas, estas son Entradas. Acontinuación,unesquemamuysimple.


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Ilustración 2: Flujo del dinero en el negocio

Flujo del dinero(lógica de negocio es agregar valor)

Costos Vivero:Materiales/insumosMano de obraInversiones,otroscostos

Costos Certificar:Productor/FincaCertificarviveroCertificarplanta

Otros Gastos:AdministrativosMercadeo / ventasPago de préstamos

SALIDAS (INVERSIÓN)

Ingresa dinero por:Venta de plantasServicios de siembraAsesoríatécnicaenfincas

Otros Ingresos por:Préstamos recibidosAportes de productorOtras entradas

Diferencia positiva = Beneficio

ENTRADAS (RETORNO)

Agregar valor a lo invertido: La lógicadel negocio es que al final del ciclo, lasEntradas (retorno de dinero), sean mayores que las Salidas (inversiones). Todos los costos invertidos en viveros, más otrosgastos–incluyepagodepréstamos-,seanmenores que los ingresos generados por ventas de plantas y servicios agregados. Si esta condición no se cumple, algo no anda bien, hay que revisar el negocio.

2.2 ¿Cómo ordenar la información para registrar?

Elregistroseharáentresniveles,primeroel detalle cotidiano, luego se anota en

un formato semanal,y al final sepasa elconsolidado del mes al formato anual. Pero, antes de iniciar el registrohayqueordenar la información de acuerdo a la lógica de Entradas y Salidas, y para eso se apoya en los comprobantes de entradas o salidas de dinero.

¿Qué son los comprobantes? Es la evidencia escrita (papel o cuaderno), que sirve de memoria para el registro de lo que recibió o pagó el viverista. El comprobante puede ser una factura, recibo, vale (cupón o talón), y representa elhistorialdelasoperacionesdelnegocio.


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¿Qué información contiene el comprobante? Al menos los siguientes datos:

Valor: Montodelatransacciónylamonedadeintercambio:Lempiras,Soles,Quetzales,Dólares,otros.

Fecha: Cuándosucedelaoperación,día,mesyaño. Quiénes: Nombre de quien recibe /entrega el valor transado.

Concepto: Findelaoperación.Costosporsemilla,gastosdecomunicaciones, venta de plantas.

Tipo de pago: Contado o crédito, y su plazo de pago, en caso que aplique.

Cuandosehacentransacciones con negocios formales, éstos entregan comprobantes (facturas y recibos). Pero, si es una persona natural, entonces el viverista debe elaborar su propio comprobante, como el caso de las planillas de pago a colaboradores. Unejemplodecomprobante o recibo por compra debolsas:

Ilustración 3: Ejemplo de comprobante

Valor:

A nombre de:

En concepto de:

A nombre de:

RECIBO

15.00 Dólares Fecha: Martes 19 de agosto, 2020

Tienda Los Joaquines, Terrabona.

Compra de bolsa negra de almácigo 6X8, 3500 Uds. unidades.

Crédito a pagarse el 18 de septiembre de 2020


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¿Cómo ordenar los comprobantes para registrar?

Unavez revisados loscomprobantesquetengan la información completa, se inicia el

Ilustración 4: Pasos para ordenar la información, antes de registrar

orden de los mismos en carpetas o folders separados:EntradasySalidas.Asuvezseseparan los de contado y los de crédito, para llevar muy claro los compromisos por pagar, o por cobrar a favor del viverista.

Clasificar facturas, recibos u otros comprobantes por Entradas o Salidas por mesocicloproductivo

Separar las operaciones por Crédito y Contado.

Archivar comprobantes en folder rotulado para mejor control.PASO 1

PASO 2

PASO 3EntradasVentas

Ene-Abr ´20Costo Vivero

y CertificaciónContado

Ene-Abr ´20

GastosCrédito

Ene-Abr ´20Costo Vivero

y CertificaciónCrédito

Enero ´20

Si resulta más fácil, se puede combinar comprobantes con un cuaderno y anotarsegúnlasfechasenquesucedenlastransacciones,separandoEntradas de Salidas, y Contado apartado del Crédito.


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Ilustración 5: Ejemplo de registro de operaciones del vivero en un cuaderno para Costos de contado.

CONTROL DE COSTOS DE VIVERO EL CAFETO - CONTADO

(agosto 2020 en Dólares)

Fecha

02/8/20

14/8/20

20/8/20

Concepto

Semilla Certif.3.5 libras

Bolsa negra 6X83,500 unidades

Limpieza terreno

A nombre de

Centro Genética Forestal El Cafeto

Distribuidora “Don Payo”

Roberto Martínez (hermano)

Valor $

42.45

15.00

25.00

En un mismo cuaderno se anotan las Salidas por Costos y por Gastos. En otro cuaderno se puedenregistrarlasEntradasoIngresosdedinero(ventas,otrosingresos).Loscréditospueden resguardarse en folders, y a medida que se cancelan se pasan al cuaderno de contado correspondiente.


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III. CÓMO REGISTRAR LAS OPERACIONES DEL VIVERO

3.1 Técnicas de registro de información

Con la informaciónde los comprobantesenordeny clasificadas segúnal grupoquepertenecen, es más sencillo el registro, solo se trata de pasar los datos de acuerdo a la clasificacióndeSalidas(Costos,Gastos),oEntradas(Ventas,financiamientos).

Clasificación de los grupos de cuentas según su movimiento: Entradas y Salidas

Movimiento Cuentas Descripción (ejemplos)

ENTRADAS+(Suma dinero)

Venta de plantasServicio de siembra / Asistencia Tec. en fincaPréstamos recibidosAportes del ProductorOtras entradas

VentadirectadeplantasafincasdecaféServiciosdesiembradeplantas,asistenciatécnicaenfincasEntradadedineroporpréstamosofinanciamientosEntra dinero por aportes/préstamos del productor o familia al viveroCualquier otra entrada de recursos para el vivero

SALIDAS-(Resta dinero)

· Costos de ViveroMateriales/InsumosMano de obra

directaCostosIndirectosOtros costos vivero

Semillas,bolsas,fertilizantes,urea,foliar,otrosinsumosLimpieza, preparación, aliñado, riego, llenado, trasplante, otras tareasVisitas técnicas, supervisiones, inspecciones, otrosTransporte y traslado, otros costos no directos del vivero

· Costos CertificaciónProductor/FincaCertificarViveroCertificarPlanta

Inspección,registro,diagnóstico,documentacióndefinca,plan mejora, análisis de suelos, aguas y metales pesados. CertificaciónBPAInscripción,inspección,otros.Costodecertificaciónporplanta

· Gastos (Otras Salidas)AdministraciónPromoción y mercadoPago PréstamosPago acreedoresOtros pagos

Comunicación,viáticos,transporte,otrosComunicaciones, redes sociales, radio, tv local, otrosRepagodefinanciamientosrecibidosRepago a proveedores y acreedores varios por productos o servicios que no son para producción del viveroCualquier otro pago que no sea costo directo de producción

· Inversiones

Infraestructura,rotulación,postes,enramadas,bombas,mesa de comer, depósito de agua, kit de emergencias, herramientasdetrabajo,otrosequiposoactivosdeproducción.


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El esquema de clasificación presentado,ayuda a que se desarrollen habilidadespara reconocer las principales cuentas y grupoalquepertenece.Alfinalsepodrá:

• Aprender a asociar las actividadescotidianas a los grupos grandes quesedebencuidar:loscostos,losgastos,inversiones y sus ingresos. Luego, en el análisis podrá escudriñar y profundizar másparatomardecisionesespecíficas.

• Desarrollar rapidez para anotar y leerlos números del negocio de manera expedita y sencilla, registrando

actividadescotidianasdelvivero.Coneltiempodesplegarádestrezaydominiototal de los datos, y podrá analizar el mapafinancierodesuempresa.

En el formato FS-1 (registro semanal de entradas y salidas), que se presenta a continuación, no es necesario anotarcada detalle de lo que se compra o se gasta –eso es para el comprobante-, nilafechaespecífica;bastaconasociarloalgrupo al que pertenece según la tabla de clasificaciónarriba,yanotarloenlasemanaque corresponde.

Formato FS-1 >> Registro semanal de entradas y salidasFinca/Productor: Rafael Jiménez Variedad: Catuaí amarillo

Área: 1.00 MzMes/Año: ago-20

Cuentas Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 MESSaldo Inicial 0.00 22.58 106.09 75.20 134.31 -A) Entradas 150.00 150.00 0.00 100.00 50.00 450.00

Venta de plantas 0.00 Siembra / Asistencia Tec. 0.00Préstamos recibidos 0.00 Aportes del Productor 150.00 150.00 100.00 50.00 450.00 Otras entradas 0.00

B) Salidas 127.42 66.49 30.89 40.89 30.89 296.57 · Costos de Vivero 0.00

Materiales/Insumos 42.42 35.60 78.02 Mano de obra directa 30.89 30.89 30.89 30.89 123.56 Costos Indirectos 0.00 Otros costos vivero 0.00

· Costos por Certificar 0.00 Productor/Finca 0.00 Certificar Vivero 0.00 Certificar Planta 0.00

· Gastos (Otras Salidas) 0.00 Administración 10.00 10.00 Promoción y mercadeo 0.00 Pago Préstamos 0.00 Pago proveedores 0.00 Otros gastos 0.00 · Inversiones 85.00 85.00 C) RESULTADO (A-B) 22.58 106.09 75.20 134.31 153.43 153.43

Productor/a Técnico/a


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Algunas orientaciones:Cuandoocurreuna-entradaosalida-,serevisan y se guardan los comprobantes en elcuadernoo foldercorrecto.Alfinaldela semana se registran en el formato FS-1, que sirve para acumular el mes.

El registro semanal empieza con el Saldo Inicialdesemana1.Saldoinicialdesemana2eselResultado(A-B)delasemana1,asísucesivamente.

Si surgen dudas, puede consultar con el asesor para revisar los registros, fortalecer elaprendizajeyverificarel cumplimientodelabuenapráctica.

En caso de varios lotes de viveros, o variedades diferentes, se recomienda registrar por separado para medir su propia estructura de costos.

La información que se registra en FS-1 es de contado, es el movimiento del dinero enefectivo.

Los datos de crédito se pueden anotar en el formato de tarjeta de control de créditos FC-1queacontinuaciónseexplica,yquedebe llenarse para cada crédito recibido para registrar sus abonos hasta que secancele totalmente la deuda.

Formato FC-1 >> Registro Control de Créditos

Nombre Proveedor/Acreedor: _Financiera Pichincha

Dirección: _Calle 13, Av. 5, Mazatlán Teléfono: _(50x) 45452323

FechasNª referenciaComprobante

Productos / Servicios

Movimientos (en Dólares)Otorga

de Crédito

Vence Crédito Deuda Abonos Saldo X

pagar Observaciones

1/8/20 2/11/20 CP-175 Préstamo Agrícola 300.00 300.00 Recibe préstamo1/8/20 2/11/20 CP-175 Deuda por interés 10.06 10.06 Costo del dinero2/9/20 ROC $ 125 103.35 180.00 Primer abono2/10/20 ROC $ 134 103.35 60.00 Segundo abono2/11/20 ROC $ 147 Saldo + interés 103.35 0.00 Último abono

Saldo=Recibecrédito:+(aumentadeuda) Pagosoabonos:-(disminuyedeuda)

Esta tarjeta de control de deudas o cuentas por cobrar (puede adaptarse para deudas afavor,Clientes),registrarálosmovimientooabonosrespectivos,ycuandoelloocurresepasanal formatoFS-1sugeridoal inicio,puessignificanmovimientodedineroenefectivoenelnegocio.


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3.2 Técnicas para consolidar información

Paraconsolidar la informaciónseutilizaráel formatoFR-1, que consiste en pasar los datos finales de la columnaMes del formato FS-1 (última columna a la derecha), alformato FR-1enelmesquecorresponde.Alfinal,seacumulaelañoparavisualizarunmapa completo de los movimientos del dinero en el negocio.

Formato FR-1 >> Resumen Anual de registro de entradas y salidas

Finca/Productor: Rafael JiménezVariedad: Catuaíamarillo Cantidad: 3,500

Cuentas ago-20 sep-20 oct-20 nov-20 dic-20 ANUAL (∑)Saldo Inicial 0.00 153.43 300.31 75.40 1,398.49

A) Entradas 450.00 650.00 450.00 1,770.00 0.00 3,320.00 Venta de plantas 0.00 1,050.00 1,050.00 Serv. siembra/

Asistencia 0.00 150.00 720.00 870.00

Préstamos recibidos* 0.00 300.00 300.00 Aportes del

Productor** 450.00 350.00 300.00 1,100.00

Otras entradas 0.00 0.00 B)Salidas 296.57 503.12 674.91 446.91 1,136.87 3,058.38

· Costos de Vivero 0.00Materiales/Insumos 78.02 31.21 109.22Mano de obra directa 123.56 123.56 123.56 123.56 494.23CostosIndirectos 0.00 35.00 35.00Otros costos vivero 0.00 0.00

· Inversiones 85.00 25.00 110.00· Costos Certificar 0.00 0.00Productor/Finca*** 0.00 220.00 220.00 200.00 640.00CertificarVivero 0.00 110.00 110.00CertificarPlanta 0.00 70.00 70.00

· Gastos (Otras Salidas) 0.00 0.00 Administración 10.00 5.00 5.00 20.00 Promoción y mercadeo 0.00 8.00 15.00 23.00 Pago Préstamos* 0.00 103.35 103.35 103.35 310.06 Pago proveedores 0.00 0.00 Repago aporte

productor** 0.00 1,136.87 1,136.87

· Inversiones 85.00 25.00 110.00RESULTADO (A-B) 153.43 300.31 75.40 1,398.49 261.62 261.62

Destino del ExcedenteAhorro / Reinversión 150.00

plantas


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Paraefectosdidácticos,enelformato FR-1 seejemplificaunmodelosimplificadodeunregistrohipotéticodeviverodeunas3500plantas.(*)Elproductoraportó$1,100,quese registraroncomoentradaacajaen losmesesquesucedióelaporte;endic.20–salida-,seregistróelrepagoporlocualelviverolescanceló una vez vendidas las plantas. (**) Se registróunpréstamopor$300que fueronpagadosen3 cuotasde$103.35,incluyendo intereses.(***)SecertificólafincayBPA.Estevaloresunainversiónqueagregavaloralaproducciónyalafinca.EsdiferentealosCostosdelasplantasdevivero.


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IV. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

4.1 ¿Cómo analizar los registros?

A pesar que los formatos registran solo entradasysalidasdeldinero,haymuchosmaticesycuentasquepodríananalizarsede varias formas. Para ilustrar una manera de hacerlo, a continuación, se formulanpreguntas clave que el empresario viverista podríaaplicarensuanálisis:

¿Para qué sirve llevar registro semanal? Para que el administrador de vivero evalúe los resultados operativosyvalorela necesidad de recursos que requiere de acuerdo a las actividades, al plan deproducción, al desarrollo biológico del vivero y a otras necesidades que podríavisualizar en el formato.

¿Para qué sirve llevar registro mensual/Anual? Permite evaluar el ciclo completo, como un mapa de las finanzas delnegocio. También sirve para rescatar lecciones aprendidas para el próximo ciclo productivo, medir los resultados yplanificarsegúnlasestacionalidadesdeloscultivosysurelaciónconelflujodeldinero.Toda esta información sirve de insumos para la presentación y análisis con la junta directivadelaempresafamiliar.

Adicionalmente, el modelo de registro de entradas y salidas de dinero es útil paraimplementar las habilidadesfinancieras y mejorar laadministracióndelefectivoenel negocio. Ayuda a entender la velocidad de las entradas y salidas de dinero, y facilita implementar los principios básicos en la administracióndelefectivo.

Ilustración 6: Principios de administración del efectivo

CANTIDAD

VELOCIDAD

ENTRADAS SALIDAS

Primer PrincipioDebeentrarunamayorcantidaddedineroala

empresa

Segundo PrincipioDebesalirmenordineroa

la empresa

Tercer PrincipioDebeacelerarselas

entradasdeefectivoalaempresa

Cuarto PrincipioDebedemorarselassalidasdeefectivoala

empresa


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El dinero no se detiene y no se puedeestancar.Lahabilidadconsisteenpropiciarlamayorcantidaddedineroqueentra,yretener o ralentizar la salida de efectivodelnegocio.Alfinal,eldineroentraysale,pero el arte del éxito está en procurar que en cada vuelta que pasa por cajas del negocio, salga menos y se retenga más.

En el formato FR-1 se agrega la últimafilaparaplanificareldestinodelefectivo.Ahísepuededestinarunaproporcióndelexcedente para fomentar el ahorro y lareinversiónenelnegocio,ynodestinarlotodoabeneficiosyconsumofamiliar.Debepensarseenmultiplicareldineroyponerloa trabajar.

Hayotraspreguntasmásprofundasquesepueden formular y buscar respuestas en los registrosdelnegocio.Acontinuación,seejemplificanalgunascomomodelo.

¿Cómo se comporta el Efectivo desembolsado y su retorno a caja?En el ejemplo, el viverista inicia operaciones con aporte de $450 para actividadesprimarias.Al final demes queda en caja$153.53, para iniciar el segundo periodo. Inicianlasinversionesparalacertificacióndefincaycontinuaconelvivero,entonceshaceotroaporteparcialde$350,ysolicitaun préstamo para complementar por $300.Eneltercermeshaceotroaportede$300.Alfinal, la inversióndesembolsadaen efectivo (aporte + préstamo) es de

$1,400.00(1,100+300),pagaderosen3meses.Primer razonamiento: El viverista puso en riesgo $1,400.00 en efectivo paraconseguiringresosporventadeplantas+serviciostécnicospor$1,920.00(1,050.00+870.00).Estosignificaqueporcada$1.00quepusooprestó,loconvirtióa$1.37enefectivo.(1,920/1,400),alfinaldelciclo.Segundo razonamiento: La tasa de conversión del efectivo es del 37%,((1,920-1,400)/1,400).Tantoelpréstamocomo el aporte del productor se pagaron con interés del 20%, ¡No hay almuerzogratis!Como37%esmayorque20%,portanto, agregó valor a la empresa viverista. Además, el prestamista se benefició consu interés y el productor/familia también.Hallazgo:• Decada$1.00dólarquepusoenriesgoen efectivo para invertir en el vivero,¿cuánto fue el retorno?


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El retorno fue de $1.37 por cada $1.00 dólar aportado en efectivo.

¿La tasa de retorno del efectivo es mayor que el costo (interés) que se paga por el mismo?Sí, es mayor. La tasa de retorno fue del 37% por cada dólar puesto en riesgo, y el costo de interés pagado por ese efectivo puesto a trabajar fue del 20%.

¿Cuánto debe? ¿Quién le debe? ¿Puede seguir tomando financiamiento para invertir y crecer?El viverista no tiene deudas., tanto el préstamo a terceros por $300, como el aporte del productor por $1,100, fueron honrados con interés (costo por uso del dinero).

Por otro lado, las ventas fueron de contado, por ende, no tiene cuentas por cobrar a clientes.

Sí, podría seguir tomando financiamiento para invertir de acuerdo a su visión y un plan de crecimiento.

¿Es rentable el negocio?Para descubrir si el negocio es rentable puede leerse desde distintas vistas yenfoques.Una forma sencillaybásica es

Inversionesquevanmásalládelcicloproductivo,sudesempeño no se analiza enelresultadooperativodecorto plazo.

medir cuántoesel costoporcada$1.00en ingresos, y la diferencia se llama margen de rentabilidad.

LaTabla1indicaqueporcada$1.00quepercibe en ingresos el viverista, 33 centavos soncostosdevivero,y18songastos,yelcostodecertificarfincayplantassuma43centavos, para un total de 94 centavos en costos,certificaciónygastos.

Por ende, quedan 6 centavos de margen a lasgananciasporcada$1.00 recibidoenventas(108.49/1,920).Esarentabilidadesbaja por el tamaño del vivero y la carga por costos de Certificación -$640 dólares-.Esainversiónpodríaservirparapróximosciclos.

Otra forma de leerlo es directa del flujodelefectivo(resultado/ingresoporventa):$261/$1,920=13%

Tabla 1: Estructura de costos

Grupo de Cuenta Valor $ %

·Ingresos 1,920.00 1.00

Salidas

· Costos Vivero 638.46 0.33

·CostosCertificar 820.00 0.43

· Gastos 353.06 0.18

Costos+Gasto 1,811.51 0.94

Diferencia(Margen) 108.49 0.06


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4.2 Lectura del empresario viverista

• ¿Recupera lo invertido? El empresario viverista recupera todo lo invertido desde la perspectiva deoperaciones, paga deudas y queda un retorno del 6% por cada $1.00en ingresos por plantas y servicios (108.49/1,920)

• ¿El resultado es satisfactorio? El resultado es positivo, pero no essatisfactorio,considerandoquelatasade retorno es baja. Se debe indagar los índicesdelaregiónozonayenterarsesi está debajo o encima del promedio.

• ¿Qué puede hacer para mejorar? Una alternativa es elevar la escala de

producción, de manera que pueda obtener mayores ingresos y recuperar

las inversiones de mediano y largo plazo realizadas, incluyendo la certificacióndefinca/productor.

• Los resultados del ciclo productivo, luego de pagar deudas, ¿son satisfactorios? Al final de todo, ¿losbeneficios logrados son satisfactoriospara el negocio, la familia y su comunidad?

Si hay beneficios positivos luego de pagar las deudas, y se recuperan el efectivo invertido. La familia prestó y se le regresó con interés.

Se generó empleo en la familia y comunidad, de cada $1.00 en ingresos percibidos, $0.26 fueron para mano de obra contratada en familia/comunidad, (costos por mano de obra: $494 / ingresos: $1,920), lo que dinamizó la economía local.


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• Además, se dieron importantes aportes al medio ambiente incorporando buenas prácticas agrícolas en finca que con el tiempo pueden ser extensivas o replicadas en fincas vecinas.

• También se ha cultivado una ventaja competitiva importante, ofrece a mejor valor las plantas en el mercado por la certificación y las BPA implementadas, que autentican el origen.

4.3 Recomendaciones finales

• El registro y el análisis posterior es un proceso que requiere tiempo ydedicación. No es un ejercicio extremo con metodología complicada, perodemanda buena actitud y deseos desuperación.

• Hay otros registros importantes quese pueden incorporar, por ejemplo, el control de inventarios por mes, que ayude a monitorear el desempeño productivoylasentradasysalidasporventas. En anexo se agrega un modelo de ejemplo que se puede adaptar.

• Se debe tener cuidado con el manejo de los créditos.Analizarlosregistroyflujodelefectivo,ayudamuchoaplanificarloscréditos y medir la capacidad de repago del viverista. Jamás exceda el crédito recibido más allá de la disponibilidad que indica el flujo del efectivo, sobretodo, si no se cuenta con otras fuentes de ingresos complementarias.

• El hecho de tener como resultado unsaldopositivoenefectivo,nosignificanecesariamente que todo es beneficio distribuible a la familia. A veces hayinversiones de mediano y largo plazo que pueden demandar mantenimiento, pagos u otros compromisos que merman la liquidez del vivero. Por eso, siempre hágaseunplan,apoyadoenelflujodelnegocio.

• Al analizar la estructura de costos, enfocarse en los valores más grandes, elpesodeéstospodríaestarcastigandola rentabilidad del negocio. Procurar sermáseficientepasaporrevisarsi lamano de obra participa en procesoseficientes, si no hay desperdicios demateriales o insumos, entre otros.


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ANEXOS

Formato FS-1 >> Registro semanal de entradas y salidasFinca/Productor: Variedad:

Área: MzMes/Año:

Cuentas Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 MESSaldo InicialA) Entradas

Venta de plantasSiembra / Asistencia Tec.Préstamos recibidosAportes del ProductorOtras entradas

B) Salidas· Costos de Vivero

Materiales/InsumosMano de obra directaCostos IndirectosOtros costos vivero

· Costos por CertificarProductor/FincaCertificar ViveroCertificar Planta

· Gastos (Otras Salidas)AdministraciónPromoción y mercadeoPago PréstamosPago proveedoresOtros gastos· InversionesC) RESULTADO (A-B)


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Formato FR-1 >> Resumen Anual de registro de entradas y salidas

Finca/Productor:Variedad: Cantidad:

Cuentas ago-20 sep-20 oct-20 nov-20 dic-20 ANUAL (∑)Saldo Inicial

A) EntradasVenta de plantasServ. siembra/

AsistenciaPréstamos recibidos*Aportes del

Productor**Otras entradasB)Salidas

· Costos de ViveroMateriales/InsumosMano de obra directaCostosIndirectosOtros costos vivero

· Inversiones· Costos CertificarProductor/Finca***CertificarViveroCertificarPlanta

· Gastos (Otras Salidas)AdministraciónPromoción y mercadeoPago Préstamos*Pago proveedoresRepago aporte

productor**· Inversiones

RESULTADO (A-B)Destino del ExcedenteAhorro / ReinversiónDistribución a familia


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Formato FI-1 >> Control de inventarios de plantas

Productor/ Finca:________________________Variedad:

Movimientos Lote:

Fecha Concepto ENTRADAS(+) SALIDAS(-) EXISTENCIAS(=) Cliente/ Responsable Observaciones

Formato FC-1 >> Registro Control de Créditos

Nombre Proveedor/Acreedor:

Dirección: Teléfono:

FechasNª referenciaComprobante

Productos / Servicios

Movimientos (en Dólares)Otorga

de Crédito

Vence Crédito Deuda Abonos Saldo X

pagar Observaciones

Saldo=Recibecrédito:+(aumentadeuda) Pagosoabonos:-(disminuyedeuda)

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REGISTRO DE OPERACIONES DEL NEGOCIO DE VIVEROS

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