REGISTRO DE VOLANTES DE ENTRADA - Adaflex
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REGISTRO DE VOLANTES DE ENTRADA
Una entrada sucede cuando un producto o artículo ingresa a algún almacén ocasionando
un movimiento, que requiere de documentación.
Para la elaboración de los documentos de entrada, también llamados volantes de entrada.
Menú principal>Almacén>Documentos>Entrada
Los espacios para el número de volante (que es un consecutivo) (#) y la fecha (*) se
llenarán automáticamente al abrirse la ventana
• En primer lugar se deberá elegir de la lista de la casilla concepto, el motivo por el
que entra el producto a almacén: orden de compra, ajuste a inventario, devolución
(a)
(b)
(*) (#)
(c) (d)
(e) (f)
(h) (i) (j) (k) (l)
(g)
(m)
(n)
(o)
del cliente, etc. Dependiendo del concepto, los datos obligatorios cambian. (a)
Cuando el concepto de entrada es orden de compra debe existir una orden de compra
previamente generada, que se va a ligar al volante de entrada. Por lo tanto se recomienda
que se consulte el capítulo 4.1.1: Registro de órdenes del módulo de Compras.
Si el concepto de movimiento no aparece en la lista, no se puede teclear directamente, se
debe registrar el concepto desde: Archivos>Conceptos>Volantes de almacén.
• El almacén al que entra el artículo (b).
• El número y nombre del proveedor (c).
**Se puede buscar dándole clic al ícono de búsqueda (binoculares)
• el número de la orden de compra (d) (en caso de ser éste el motivo de entrada).
Se puede buscar en el ícono de la barra de herramientas (e), y aparecerá la
siguiente ventana.
Se puede buscar por todos los que se han generado en el día presente, por número
(tecleándolo y luego dando clic en el ícono número) por nombre de proveedor
(tecleando el número de proveedor luego dando clic en el ícono proveedor), por
fecha o por las últimas 100 órdenes generadas, dando clic a la flecha roja .
• Número y fecha del documento de compra o la factura del proveedor (f), cuando
se trata de una orden de compra. Cuando el motivo de entrada es devolución de
cliente, se digita el número y fecha de la factura del cliente a devolver (f). Se puede
buscar la factura del cliente en el ícono de la barra de herramientas (g).
• Iniciales de quien elabora el volante de entrada (h).
• El importe de los cargos adicionales (i).
• La cantidad de descuento (cuando el proveedor haga un descuento en el producto)
(j).
• El número de orden de taller, en caso de que la orden de compra se haya realizado
para surtir refacciones para una orden de taller (k).
• el número de cliente, que se va a necesitar en caso de que se esté surtiendo una
orden de taller, o que se esté recibiendo la devolución de un cliente (si el Número
de factura se ingresa, este dato se ingresa automáticamente) (l).
• Origen de la mercancía, se debe seleccionar si la mercancía viene de una localidad
de ámbito nacional o si es importado del extranjero (m).
• Se puede agregar una nota si se desea.
Los documentos que se necesitan capturar en la nota dependerán del motivo por el que se
realiza la entrada. Por ejemplo, una entrada por consignación o una entrada por ajuste del
inventario, no necesitan que se especifique ningún documento. Una entrada por orden de
compra requerirá, el Número de Orden de compra, y la factura del proveedor; una entrada
de proveedor, requerirá que se introduzca el Número de factura que compruebe el pago al
proveedor; una orden de taller, el Número de orden de Taller; una devolución del cliente,
la factura de los artículos comprados por el cliente que este desea regresar, y el Número de
cliente.
En el espacio para el registro de los artículos (n), se debe introducir uno por uno los artículos
que entran al almacén.
El procedimiento es diferente según el concepto o motivo por el que entra el artículo.
• Concepto “Devolución de cliente”: si ya se capturó el número de factura, se habilita
el botón “generar entrada según factura” (1), y aparecerá la siguiente ventana:
Se muestra una lista con los artículos de la factura, en la columna de “a devolver”
se tiene que indicar el número de artículos que entran por devolución (la cantidad
a devolver debe ser menor o igual a lo vendido) y puede que no se devuelvan todos
los artículos de la factura.
A continuación se da clic en aceptar , y luego el sistema preguntará si los datos
son correctos, ahí se da clic en ok.
• Concepto “Orden de compra”: Si ya se capturó el Número de orden de compra, se
habilita el botón “generar entrada según Orden de compra” (2), y al dar clic
automáticamente se insertan todos los artículos contenidos en dicha orden; sin
embargo no se pueden agregar más productos.
• Cualquier otro concepto: para cualquier otro concepto, se debe agregar
manualmente, insertando el código del producto en la columna código (3), o dar clic
en el botón de lista de precios (4), para hacer la búsqueda del producto. (consúltese
el procedimiento para la elaboración de orden de compra, pasos 9 y 10, para el
proceso de búsqueda de artículo)
1 2
3
4
Desde el inicio del registro hasta este punto, es posible cancelar la entrada en el botón de
la barra de herramientas ; una vez que se graba el volante de entrada, ya no se
puede cancelar.
Una vez ingresando todos los datos y los artículos, se le puede dar clic al botón de
la barra de herramientas (o), para registrar el volante de entrada.
Le va a aparecer la siguiente ventana:
Si se da clic en ok, Y en caso de que el concepto de entrada haya sido orden de compra,
aparecerá la ventana para ajustar la lista de precio, sobre todo en el caso de que el costo
haya sido. Si se da clic en no se registra automáticamente el volante de entrada.
Si se trata de un volante de entrada por cualquier otro concepto, el sistema confirma el
registro del volante de entrada y da el no de volante que se generó.
• En la primera casilla ingrese el porcentaje de diferencia entre el costo nuevo al
recibir el producto, y el costo actual.
• En la segunda digite, el % de ganancia que se desea obtener, por encima del costo.
• En seguida se teclea el número de decimales para el precio nuevo
• Y si se quiere aplicar al variación en ambos sentidos
Al dar clic en aplicar, el sistema pedirá que se confirme que los datos sean correctos. Si la
entrada del producto implica una compra a un proveedor (factura) se mostrará la siguiente
ventana:
Una vez que se haya configurado los datos del importe, si se da clic en aceptar, se va a
registrar en la interfaz de Cuentas por pagar del sistema. El sistema pedirá que se confirme,
que los datos sean correctos.
Al final el sistema confirma el registro del volante de entrada y en caso de haber creado una
nota de crédito también se confirma su registro en la base de datos, y se muestra el número
de folio de ambos.