XXVI ENCUENTRO ROTARACTIANO

BOLIVIANO PERUANO ECUATORIANO CHILENO

ERBOPECH MOMPICHE 2014

REGLAMENTO

El Encuentro Rotaractiano Boliviano Peruano Ecuatoriano Chileno (ERBOPECH) se realizará en el Hotel Royal Decameron Mompiche, provincia de Esmeraldas, organizado por los Clubes Rotaract Ambato Cosmopolita y Rotaract Latacunga del Distrito 4400, evento en que participarán socios rotaractianos (AIRAC, NO AIRAC), rotarios y cónyuges, aspirantes e invitados.

En función de mantener los parámetros del evento que garanticen una estadía confortable y bajo la aprobación de la agencia, presenta el siguiente reglamento:

CONDICIONES GENERALES

Art. 1. EL EVENTO inicia a partir de las 00h00 del jueves 23 de octubre de 2014 y culmina a las 20h00 del día domingo 26 de octubre de 2014. Las ciudades de Quito y Guayaquil serán los puntos de concentración, desde los cuales partirán las delegaciones hacia Mompiche. Por tal motivo la llegada de los asistentes a las ciudades destinadas como punto de encuentro deberá ser hasta el día 22 de octubre de 2014.

DEL EVENTO

Art. 2. Los costos del EVENTO son los siguientes:

a) Rotaractianos extranjeros socios AIRAC: 180 USD. b) Rotaractianos extranjeros socios NO AIRAC: 200 USD. c) Rotaractianos nacionales socios AIRAC: 200 USD. d) Rotaractianos nacionales socios NO AIRAC: 220 USD. e) Rotarios y cónyuges: 300 USD. f) Invitados y aspirantes con carta emitida por un club (extranjero y nacional): 300

USD. g) Los Past Rotaractianos no Rotarios realizarán su proceso de inscripción como

invitados por el club al que pertenecieron y presentando su respectiva carta.

Art. 3. Las inscripciones al EVENTO estarán habilitadas a través de la página web www.erbopech2014.com hasta el 30 de septiembre de 2014.

DEL COMITÉ ORGANIZADOR

Art. 4. Es obligación por parte del COMITÉ ORGANIZADOR:

a) Proveer la infraestructura física para el desarrollo del EVENTO, incluyendo alojamiento adecuado, comidas, condiciones de higiene y seguridad personal.

b) Proveer el espacio físico y el equipamiento necesario para el desarrollo de las mesas de trabajo, de acuerdo a lo solicitado por la AIRAC.

c) Organizar la Actividad de Servicio del EVENTO, así como las demás actividades de recreación y compañerismo que pudieran realizarse, en coordinación con la Asamblea de la AIRAC.

Art. 5. El COMITÉ ORGANIZADOR utilizará en forma prioritaria el dinero recaudado para cubrir las necesidades básicas del EVENTO. Se entiende por necesidades básicas:

a) Comida: Es comida obligatoria básica desde la tarde del jueves 23 de octubre, al iniciar el programa todo incluido hasta el almuerzo del domingo 26 de octubre. (El almuerzo del jueves 23 de Octubre correrá por parte de los participantes, el mismo se tomará en el pueblo de Mompiche antes de ingresar al hotel. Costo aprox. por persona: US$ 2.50)

b) Alojamiento c) Salud: Atención médica o seguro médico y botiquín de primeros auxilios.

Art. 6. El COMITÉ ORGANIZADOR será el encargado de la movilización del PARTICIPANTE hacia EL HOTEL, el valor del transporte es de US$ 20 por persona (IDA/VUELTA) y será cobrado antes de acceder a los buses el 23 de Octubre.

DE LOS PARTICIPANTES

Art. 7. Podrán participar en EL EVENTO:

a) Los Rotaractianos de los distritos participantes que estén al día en el cumplimiento de sus obligaciones para con la AIRAC

b) Rotarios y cónyuges. c) Aspirantes a Rotaract. d) Invitados especiales (con carta de invitación). e) Rotaractianos NO AIRAC.

Art. 8. Solo podrán participar en EL EVENTO las personas que se encuentra en el listado oficial publicado en las diferentes redes por parte de los organizadores.

Art. 9. El COMITÉ ORGANIZADOR se reserva el derecho de decidir sobre la participación o no de quienes crea necesario, a fin de garantizar el correcto desarrollo del EVENTO.

Art. 10. Si el PARTICIPANTE tuviere alguna condición médica preexistente que requiera de atención inmediata deberá informar al COMITÉ ORGANIZADOR.

Art 11. EL PARTICIPANTE no deberá movilizarse en vehículos particulares hacia EL HOTEL, dentro de las tarifas, EL HOTEL no proporciona el parqueadero al PARTICIPANTE dentro de sus instalaciones.

Art 12. El PARTICIPANTE deberá remitir su itinerario al COMITÉ ORGANIZADOR, a través de la página www.erbopec2014.com o al correo electrónico itinerario@erbopech2014.com,

con la finalidad de organizar la movilización desde las ciudades sedes de los puntos de concentración hacia los hoteles y viceversa.

DE LAS RESPONSABILIDADES

Art. 13. Cada participante se hará responsable de su propio comportamiento durante el EVENTO, así como también de las consecuencias que pudieren derivar de éste. A tal fin, cada asistente deberá firmar un Acta de Compromiso al momento de la Inscripción, eximiendo de responsabilidad al COMITÉ ORGANIZADOR y/o a la AIRAC por aquellos accidentes causados por negligencia personal, a ellos mismos y/o a terceros.

Todos los gastos adicionales que se incurra por parte del participante y NO estén estipulados dentro del programa todo incluido, deberán ser solventados por él mismo participante, antes de realizar el Check Out del hotel en el último día del evento. En el caso que se encuentre implicado más de un socio, la responsabilidad será en forma proporcional respecto a los socios que se determinen que incurrieron en dichas conductas responsables.

Art. 14. El COMITÉ ORGANIZADOR, conformará grupos de PARTICIPANTES, a los que designará un responsable, al que se denominará ATTACHÉ, el mismo que tendrán a su cargo la conducta y participación de los PARTICIPANTES de dicha delegación durante el EVENTO y mientras el tiempo que permanezcan en las instalaciones del mismo.

Art. 15. Ante cualquier falta que atente contra las normas de ética, la normal convivencia, o que signifique la violación de los Estatutos Prescriptos a los Clubes Rotaract, Declaración de Normas sobre los Clubes Rotaract, y/o demás reglamentos preestablecidos por Rotary Internacional, producida por cualquier PARTICIPANTE en EL EVENTO, la Asamblea de la AIRAC y/o el COMITÉ ORGANIZADOR tendrá la facultad de tomar las medidas que considere necesarias, pudiendo incluso llegar a la expulsión del EVENTO.

Art. 16. Se entregarán certificados de asistencia a todos los participantes que alcancen el 80% de asistencia a las mesas de trabajo. La asistencia será debidamente controlada por el COMITÉ ORGANIZADOR.

Art. 17. La AIRAC, será responsable del Programa del EVENTO y de su correcto desarrollo. El máximo responsable del EVENTO es el Presidente de AIRAC.

Art. 18. Serán los objetivos del EVENTO:

a. Fomentar lazos de amistad y compañerismo entre los participantes. b. Facilitar a los rotaractianos participantes el conocimiento y comprensión de la

realidad del programa en los cuatro países, así como de las diferentes realidades en que se encuentra inserto, generando conciencia sobre su papel protagónico en el desarrollo de sus comunidades.

c. Brindar una oportunidad para el intercambio de experiencias de trabajo, costumbres, y cultura de los participantes.

d. Formar y capacitar a los participantes como integrantes y dirigentes del programa. e. Promover la comprensión internacional y la buena voluntad entre los pueblos del

mundo.

DE LAS PROHIBICIONES

Art. 19. Queda prohibido durante el Encuentro:

a. Introducir al Encuentro cualquier tipo de estupefacientes, drogas sin la correspondiente autorización médica, armas, como también el consumo de cualquier clase de bebida alcohólica que no sea expendido en el hotel.

b. Fumar en espacios cerrados, tanto en mesas de trabajo como en los lugares en que expresamente se lo indique.

c. Salir del predio del encuentro preestablecido, salvo expresa autorización de éste en consulta con el Presidente del COMITÉ ORGANIZADOR, el presidente de la AIRAC y del RDR del socio en cuestión.

POLITICAS IMPORTANTES DEL HOTEL

DERECHO DE ADMISIÓN.- Decameron se reserva el derecho de admisión de aquellas personas, en estado de embriaguez o que se muestren con claros signos de encontrarse bajo el efecto de sustancias sicotrópicas, como también se reserva el derecho de adoptar cualquier acción que le permita proteger la integridad de sus huéspedes, empleados y precautelar las instalaciones del Hotel. Este aspecto es aceptado por el grupo y su representante, desistiendo además de cualquier reclamo administrativo o legal futuro. También el grupo y su representante asumirán el valor económico por los daños que se ocasionaren como fruto de la circunstancia.

DERECHOS DEL TODO INCLUIDO.-La Gerencia tiene el derecho de retirar el status Todo Incluido de aquellos huéspedes que mantengan una conducta desconsiderada, agresiva y/o abusiva en contra de otros huéspedes o personal del hotel. Adicionalmente, los derechos del Todo Incluido pueden ser retirados si los clientes ofrecen sus privilegios adquiridos a otras personas que no hayan adquirido el sistema Todo Incluido. Estamos seguros que como cliente usted aplicará los privilegios del Todo Incluido con respeto y moderación.

ACEPTACIÓN DE LAS BASES

Art. 20. Todos los participantes del EVENTO con su sola inscripción aceptan y se comprometen a respetar lo establecido en el presente Reglamento.

Art. 21. Todas aquellas situaciones no previstas por el presente Reglamento serán resueltas por la Asamblea de la AIRAC en forma conjunta con el COMITÉ ORGANIZADOR.