REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVOSDE LA ENTIDAD EJECUTORA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

PRESENTACIN.-

CAPTULO IDISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. Alcance.Artculo 2. Propsito.Artculo 3. Objetivos.Artculo 4. Marco Legal y Normativo.Artculo 5. Terminologa.Artculo 6. Ciclo Vital de los documentos.Artculo 7. Estructura del Sistema de Archivos.Artculo 8. Documentos de Comunicacin.Artculo 9. Tecnologa de Documentos.Artculo 10. Reproduccin de Documentos.Artculo 11. Sistemas de Registros de Documentos.

CAPTULO IIGESTIN DE DOCUMENTOS

Artculo 12. Sistema de Gestin de Documentos.Artculo 13. Sistema Automatizado de Correspondencia.Artculo 14. Sistema de Registro de Documentacin.Artculo 15. Sistema de Digitalizacin Documental.Artculo 16. Sistema de Archivos Digitales.Artculo 17. Repositorio Digital Institucional.

CAPTULO IIIARCHIVOS DE GESTIN

Artculo 18. Archivo de Gestin.Artculo 19. Objetivos.Artculo 20. Funciones.Artculo 21. Responsabilidad de los Jefes de rea o Unidades.Artculo 22. Condiciones de su funcionamiento.Artculo 23. Conformacin.Artculo 24. Organizacin de documentos.Artculo 25. Formacin del Expediente.Artculo 26. Destruccin y Sustraccin de documentos.Artculo 27. Consultas de Usuarios.Artculo 28. Conservacin fsica y digital.Artculo 29. Plazos de Permanencia.Artculo 30. Transferencia de la documentacin.Artculo 31. Condiciones para la Transferencia de la documentacin.Artculo 32. Formulario para Transferencia de Documentacin.

CAPTULO IVARCHIVO CENTRAL

Artculo 33. Archivo Central.Artculo 34. Objetivos.Artculo 35. Funciones.Artculo 36. Condiciones para su funcionamiento.Artculo 37. Conformacin.Artculo 38. Recepcin de transferencias documentales.Artculo 39. Organizacin de documentos.Artculo 40. Conservacin.Artculo 41. Servicios.Artculo 42. Plazos de Permanencia.Artculo 43. Transferencia de documentos al Archivo Intermedio.Artculo 44. Biblioteca EspecializadaArtculo 45. Funciones de la Biblioteca EspecializadaArtculo 46. Transferencias del Material Bibliogrfico

CAPTULO VCOMPLEMENTACIONES

Artculo 47. Capacitacin.Artculo 48. Documentos en otros soportes.Artculo 49. Elaboracin y diseo de otros instrumentosArtculo 50. Actualizacin y Difusin.

GLOSARIO TERMINOLGICO

ANEXOS

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVOSDE LA ENTIDAD EJECUTORA DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

PRESENTACIN.-

CAPTULO IDISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. Alcance.

a) El mbito de aplicacin del presente Reglamento, comprende a toda la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua, a todas sus dependencias, reas y unidades organizacionales, tanto a nivel local, departamental y nacional.

b) Sus lmites de accin comprenden a todos los funcionarios pblicos de EMAGUA que participan en la organizacin documental fsica y digital y el rea de archivo en calidad de gestor de la documentacin.

Artculo 2. Propsito.

a) El propsito del presente Reglamento es contribuir al desarrollo del Sistema de Archivos de EMAGUA preservando la memoria institucional, normando la funcin archivstica dentro de la institucin, para con ello favorecer a la actividad administrativa, los procesos y procedimientos vigentes de conformidad con los planes, programas y proyectos institucionales.

b) El propsito tcnico es la simplificacin, armonizacin, racionalizacin y homogenizacin de los procedimientos archivsticos, desde la generacin-recepcin, tramitacin, control y conclusin de los documentos en las reas y unidades funcionales de EMAGUA.

Artculo 3. Objetivos.

a) Asegurar la adecuada organizacin, administracin y custodia de la documentacin institucional.

b) Lograr la conformacin apropiada, sistemtica y funcional de los Archivos de Gestin complementando las funciones y competencias del rea o unidad a la que pertenece.

c) Simplificar, armonizar y homogenizar la gestin de documentos para ofrecer un servicio de consulta rpido, eficiente y eficaz.

Artculo 4. Marco Legal y Normativo.

El presente Reglamento del Sistema de Archivos de EMAGUA, tiene sus principios en:

a) De la accesibilidad, servicios y obligaciones:

Cdigo Penal, artculos 223, 224, 357 y 358 incisos 3 y 4; que sancionan a quienes daan, destruyen o substraen bienes del patrimonio documental histrico de la nacin. Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales de 1990. Decreto Supremo 23318-A Responsabilidad por la Funcin Pblica de 1992. Ley 2027 del Estatuto del Funcionario Pblico, de Octubre de 1999. Ley 2341 de Procedimiento Administrativo de 2002. Decreto Supremo 28168 de Acceso a la informacin de mayo 2005. Ley 164 Ley General de Telecomunicaciones, Tecnologas de Informacin y Comunicacin, agosto 2011.

b) De la legislacin boliviana en la conformacin de archivos:

Decretos Supremos 22144 y 22145 de marzo 1989, que declaran de mxima utilidad y necesidad nacionales todas las documentaciones pblicas. Decreto supremo 23934 Reglamento Comn de Procedimientos Administrativos y de Comunicacin de los Ministerios (RCP) de 1995. Artculos 184 y 298 punto 40 de la Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia.

Artculo 5. Terminologa.

Con propsitos de compresin e interpretacin de la terminologa del presente Reglamento, se adjunta un glosario de las definiciones de la ciencia archivstica.

Artculo 6. Ciclo Vital de los documentos.

a) Como parte del enfoque archivstico, el presente Reglamento se sustenta bajo el principio del Ciclo Vital de los Documentos, el mismo que comprende cuatro etapas por las que obligatoriamente atraviesan los documentos:

1ra. Etapa PreArchivstica, es cuando los documentos se generan y reciben en el escritorio de cualquier oficina para cumplir una accin. Esta etapa se refleja en el Sistema de Registro de Documentos.

2da. Etapa denominada ACTIVA, es cuando los documentos luego de cumplir con una accin o decisin deben organizarse en el ARCHIVO DE GESTIN.

3da. Etapa denominada SEMIACTIVA, es cuando la documentacin es transferida al ARCHIVO CENTRAL y es administrada, custodiada y consultada.

4ta. Etapa denominada INACTIVA, cuando la documentacin es transferida al ARCHIVO INTERMEDIO[footnoteRef:1], donde es valorada y seleccionada para posteriormente transferirse al ARCHIVO HISTRICO para su conservacin permanente. [1: El Archivo Intermedio an no existe en EMAGUA. El Archivo y Bibliotecas Nacionales de Bolivia, se encuentra en la ciudad de Sucre, y funge de Archivo Histrico Nacional.]

b) En la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua, se reconocen y establecen las tres primeras etapas; La etapa PreArchivstica con el Sistema de Gestin de Documentos (SGD); La etapa Activa, con los Archivos de Gestin; y la etapa Semiactiva con el Archivo Central. Cada una de estas etapas tienen claramente definidas sus expresiones de funciones y competencias.

Artculo 7. Estructura del Sistema de Archivos.

Basados en el artculo precedente, el Sistema de Archivos de EMAGUA, esta formado por:

a) El Sistema de Gestin de Documentos (SGD) que est compuesto por el Sistema Automatizado de Correspondencia; las herramientas de registros de documentos, y el rea de Recepcin y Correspondencia.

b) Los Archivos de Gestin, son aquellos que se encuentran en las reas y unidades organizacionales, de acuerdo a la estructura institucional y estn formados por los documentos archivados que estn activos, son de uso y consulta frecuente por los funcionarios.

c) El Archivo Central, es la unidad bsica que centraliza y conserva la documentacin transferida de los Archivos de Gestin cuando hayan concluido los plazos, o cerrados sus trmites y proyectos.

Asimismo, forman parte del Sistema de Archivos de EMAGUA; el presente Reglamento; el manual operativo del sistema de archivos; las normativas que se generen; la aplicacin del Ciclo Vital de los documentos; y los instrumentos, medios y recursos para su operatividad.

Artculo 8. Documentos de Comunicacin.

a) Se establece como documentos de comunicacin, a todo documento que es generado o recibido en EMAGUA y es producto de sus actos administrativos, legales, financieros y tcnicos, los mismos que presentan autenticidad, integridad y fiabilidad para cumplir con los objetivos institucionales y con el ciclo vital de los documentos.

b) Los documentos de comunicacin que son reconocidos y aplicables por todas las reas, unidades y funcionarios son:

Tipos de documentos: Cartas Hojas de Ruta Notas Internas Informes Memorndums Circulares Instructivos Convenios Contratos Comprobantes Formularios especficos Otros especficos que se generan y reciben en las unidades.

c) Los sistemas de registros y procesamiento, que complementan a los documentos de comunicacin son:

El Sistema Automatizado de Correspondencia. Los cuadernos de registro. Sistemas de Registros Generales y Especializados. Otros sistemas informticos complementarios.

Artculo 9. Tecnologa de Documentos.

La tecnologa de documentos es reconocida y desarrollada de acuerdo a los lineamientos sealados en los artculos 6, 7 y 8 el presente Reglamento, tanto en versin impresa como digital. Por lo tanto, los medios y sistemas de uso de las tecnologas en EMAGUA, deben basarse en los artculos precedentes obligatoriamente.

Artculo 10. Reproduccin de Documentos.

La reproduccin de documentos, no deber vulnerar el inciso a) del Art. 8 del presente Reglamento, y por lo tanto deber ser limitativo y aplicable a los siguientes casos:

a) La obtencin de fotocopias es limitada al mnimo de necesidades y solo con el propsito de informacin referencial por carecer de valor legal y administrativo, por lo tanto se prohbe archivar como documento oficial y vlido.

b) La legalizacin de fotocopias, estn reconocidas por el Cdigo Civil, por lo tanto hacen la misma fe de conformidad con el original autntico y completo.

c) Los documentos que se generan en las reas o unidades, deben ser en dos originales, que se distribuye en:

Un ejemplar para el trmite (destino). Un ejemplar para el Archivo de Gestin del rea o Unidad (origen).

d) Para la digitalizacin de documentos, se deber mantener ciertos principios, a seguir:

Se debe crear una carpeta con la denominacin del Expediente y archivar en ella el documento digitalizado (tal como si fuera fsicamente real). El nombre del documento digitalizado, debe ser claramente identificable por el cite o asunto o ttulo del documento. Se debe coordinar con la Unidad de Archivo Central, todos los aspectos concernientes a la metodologa de digitalizacin que se viene implementando.

Artculo 11. Sistemas de Registros de Documentos.

a) Se reconoce la vigencia de los diversos sistemas de registros de documentos en EMAGUA, sean automatizados o manuales, ya que ellos tienen valor legal y oficial, por lo tanto estos controlan la tenencia de los trmites y complementan la labor en la organizacin de los Archivos de Gestin.

b) Para fines de respaldo e integracin en los procesos y procedimientos institucionales, los sistemas de registros debern ser monitoreados por la Unidad de Tecnologas de Informacin y el Archivo Central.

CAPTULO IIGESTIN DE DOCUMENTOS

Artculo 12. Sistema de Gestin de Documentos.

a) La Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua, establece como Sistema de Gestin de Documentos (SGD), al conjunto de procedimientos y operaciones tcnicas que gestionan la tramitacin, utilizacin y disposicin de los contenidos en los documentos como reflejo de las actividades y operaciones de la institucin.

b) Para el desarrollo del sistema de gestin de documentos, se deber contar obligatoriamente con el software adecuado y pertinente, con el apoyo tcnico de la unidad de Tecnologas de Informacin; la unidad de Desarrollo Organizacional; y el Archivo Central, en todas las acciones.

c) Bsicamente el sistema de gestin de documentos (SGD), comprender el sistema automatizado de correspondencia, el Sistema de registro de documentacin; el Sistema de digitalizacin documental; el Sistema de archivos digitales; y el repositorio digital institucional.

d) La estructura del Sistema de Gestin de Documentos, tendr el siguiente esquema:

Artculo 13. Sistema Automatizado de Correspondencia.

a) Forma parte del sistema de gestin de documentos (SGD), el rea recepcin y correspondencia, el mismo que tiene sus funciones tanto en EMAGUA central, como en cada Gerencia Departamental.

b) El rea de recepcin y correspondencia cuenta con sus propios requerimientos para su funcionamiento, as como tambin sus procedimientos y tcnicas de gestin y control.

c) El rea de recepcin y correspondencia, es la unidad que se encarga de gestionar y controlar el flujo de la correspondencia externa que ingresa y sale de la institucin.

d) El rea de recepcin y correspondencia, para el desempeo de sus funciones, utiliza obligatoriamente el software para la administracin y gestin de la correspondencia.

e) Las funciones mnimas del rea de recepcin y correspondencia son:

Aplicar el presente Reglamento y el manual correspondiente. Administrar y gestionar eficientemente toda la correspondencia externa que ingresa y sale de la Entidad o Gerencia Departamental. Aplicar eficazmente los instrumentos de identificacin, registro y flujo de la correspondencia externa (hojas de ruta interna y externa, cuadernos de registro y otros). Realizar el control y monitoreo de la correspondencia externa ingresada a la Entidad o Gerencia Departamental, as como la correspondencia despachada. Ofrecer servicios de informacin sobre la correspondencia y trmites a beneficiarios y clientes de EMAGUA. Emitir reportes peridicos a requerimientos de instancias autorizadas. El rea de recepcin y correspondencia, no archiva trmites, ni copias, ni hojas de ruta, ni documentacin interna ni externa.

Artculo 14. Sistema de Registro de Documentacin.

Sobre la base del reconocimiento y utilidad de los sistemas de registro de documentos citados en el Art. 11 del presente Reglamento, estos registros estarn enlazados al sistema de gestin de documentos (GSD), tal como se seala en el Art. 12 inciso c).

Artculo 15. Sistema de Digitalizacin Documental.

a) La utilizacin de las nuevas tecnologas y la comunicacin en la gestin de documentos de EMAGUA, merecer el estudio y diseo necesario para integrar el presente Reglamento en busca de la mejora continua.

b) Tanto la digitalizacin de documentos, como los documentos digitales, respondern a los criterios y parmetros determinados en el Art. 10 inciso d) del presente Reglamento, en coordinacin con las unidades de Tecnologas de Informacin; unidad de Desarrollo Organizacional; y Archivo Central.

Artculo 16. Sistema de Archivos Digitales.

La creacin e implementacin, deber estar circunscrito a los lineamientos del presente Reglamento y del sistema de gestin de documentos (SGD).

Artculo 17. Repositorio Digital Institucional.

Se debe formar en coordinacin con las reas relacionadas, el Repositorio Digital Institucional el mismo que sea depositaria de los documentos institucionales digitales y digitalizados para la utilizacin general, especializada y restringida por los funcionarios.

CAPTULO IIIARCHIVOS DE GESTIN

Artculo 18. Archivo de Gestin.

a) El Archivo de Gestin (tambin denominado archivo de oficina o archivo activo), est conformado por grupos de documentos activos y vigentes que forman series, sub-series, expedientes y unidades documentales en un rea o unidad organizacional como productor de los mismos, este archivo es el resultado de las funciones, competencias y actividades de dicha unidad.

b) La Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua cuenta con diversos Archivos de Gestin, que son el resultado de su estructura organizacional, y este nmero podr variar en funcin de los cambios que se susciten a nivel institucional, el tiempo, crecimiento u otras disposiciones (ver lista Cuadro de Clasificacin Documental).

c) Respecto de las Gerencias Departamentales, cada una de ellas al presente, tiene dos Archivos de Gestin, una sobre la Administracin y la otra sobre los Proyectos (Tcnica). En el transcurso del tiempo y la envergadura con que cuente, se habilitar un Archivo Central Departamental, cuyas caractersticas y competencias se coordinarn desde el Archivo Central (oficina nacional).

Artculo 19. Objetivos.

El Archivo de Gestin de cada rea o unidad organizacional, debe cumplir los siguientes objetivos:

a) Estar organizados, gestionados y conservados de manera eficiente para brindar informacin y documentacin para la toma de decisiones.

b) Contribuir al sistema de gestin de documentos para lograr la conformacin adecuada, sistemtica y funcional de los documentos y apoyar a las funciones y competencias del rea o unidad a la que pertenece.

c) Optimizar el acceso a los documentos de archivo de manera controlada.

Artculo 20. Funciones.

a) Aplicar los lineamientos del presente Reglamento y el Manual operativo del sistema de archivos de EMAGUA tanto en el archivo fsico como digital.

b) Mantener la organizacin y proteccin adecuada de los documentos, evitando prdidas y destrucciones no controladas.

c) Llevar una buena administracin de los documentos que se producen y generan en el rea o unidad a la que pertenece.

d) Facilitar el acceso y la recuperacin rpida y eficaz de los documentos y expedientes.

e) Evitar la existencia en archivo de documentacin duplicada, incompleta o innecesaria.

f) Transferir la documentacin oportuna y correctamente, de acuerdo a los requisitos y periodos de conservacin determinados por Archivo Central.

Artculo 21. Responsabilidad de los Jefes de rea o Unidades.

a) De acuerdo a los artculos 31, 49, 50 del D.S. 23934, la Responsabilidad sobre la administracin y buen desarrollo del Archivo de Gestin, recae en el Jefe de rea o unidad organizacional.

b) Considerando esa disposicin, el Jefe de rea o Unidad, podra delegar las funciones de administrar el Archivo de Gestin a otro funcionario(a) de la misma rea o unidad que tenga conocimientos bsicos.

Artculo 22. Condiciones de su funcionamiento.

El Archivo de Gestin para su adecuado funcionamiento y el cumplimiento de sus objetivos y funciones, debe contar con suficiente espacio fsico, mobiliario apropiado, ser de fcil acceso y estar dotados de adecuadas medidas de seguridad y conservacin para resguardar la documentacin archivada.

Artculo 23. Conformacin.

El Archivo de Gestin, est conformado, por documentacin que tiene las siguientes caractersticas:

a) Documentacin que se encuentra en tramitacin, suspendido o pendiente de conclusin, y se espera algn acontecimiento o el cumplimiento de un plazo determinado.

b) Documentacin que es objeto de continua utilizacin y consulta por los funcionarios pblicos.

c) Documentacin que ha concluido en su tramitacin, pero est dentro del plazo de permanencia en el Archivo de Gestin.

Artculo 24. Organizacin de documentos.

a) Para el logro de sus objetivos y cumplimiento de sus funciones, el Archivo de Gestin, debe emplear la metodologa archivstica planteada en el presente Reglamento y el Manual operativo del sistema de archivos de EMAGUA.

b) Asimismo, para lograr una adecuada y eficiente organizacin de la documentacin, el Archivo de Gestin debe aplicar los siguientes procesos tcnicos archivsticos:

1 Identificacin.2 Clasificacin.3 Ordenacin.4 Descripcin.5 Instalacin.6 Transferencia.

c) Cada uno de los procesos tcnicos mencionados, estn desglosados y explicados detalladamente en el Manual Operativo del Sistema de Archivos de EMAGUA.

d) Los instrumentos archivsticos que se emplearn en los procesos tcnicos de la organizacin documental, tienen un uso obligatorio pero flexibles a las caractersticas de cada Serie, Sub-serie, Expediente o unidad documental y son los que se detallan a continuacin:

1 Formatos de lomos (archivadores de palanca).2 Cuadro de Clasificacin Documental.3 Las Tablas de formacin de series, sub-series y expedientes.4 Carpetas o Divisiones de Expedientes de Proyectos.5 Localizador de documentos.6 Checklist predeterminado elaborado por cada rea o unidad.7 Formulario (A-002) de Transferencia de Documentacin al Archivo Central.8 Instrucciones para la transferencia de documentacin al Archivo Central.9 Modelo de inventario de documentacin.10 Hoja de registro de prstamo de documentacin.11 Cuaderno de ingreso y salida de trmites.

e) Los instrumentos mencionados y su modalidad de aplicacin, se encuentran detallados en el Manual Operativo del Sistema de Archivos de EMAGUA, segn las caractersticas de cada rea o unidad.Artculo 25. Formacin del Expediente.

a) Siendo el expediente, una expresin fundamental en los Archivos de Gestin, el presente Reglamento asume como base el principio del expediente, cuyo concepto deviene: Los documentos relativos a un mismo asunto, deben mantenerse agrupados conformando un solo expediente, el cual debe ser conservado por el rea o unidad funcional que por atribucin y competencia asume la responsabilidad de atenderlo, aunque para su tramitacin participen otras reparticiones, guardando de esta manera el respeto al principio archivstico de unidad del expediente.

b) Dentro ese marco, el expediente en EMAGUA se forma mediante la agregacin sucesiva de documentos originales y de diverso tipo, los mismos que se generan y reciben como testimonio de las actuaciones administrativas para la atencin de un asunto, tema o proyecto.

c) En el caso del expediente de proyecto, este se basa en el Ciclo del proyecto y las partes que lo conforman. En el desarrollo de este ciclo, intervienen las diferentes unidades organizacionales de EMAGUA, que de acuerdo a sus funciones y competencias, generan y reciben documentos vinculados a los proyectos. Por ejemplo:

La unidad de Asuntos Jurdicos (temas jurdicos). La unidad de Licitaciones y Contrataciones (procesos de contratacin). La unidad de Finanzas (procesos de pagos). La unidad de Gestin de Convenios (procesos de registros, evaluaciones, etc.) La unidad de Gerencia Tcnica (ejecuciones de obras)

En ese sentido, se formarn expedientes de proyectos individualmente en cada unidad organizacional y de acuerdo a sus atribuciones, aplicando las directrices que se mencionan en el Manual Operativo del sistema de archivos de EMAGUA.

Artculo 26. Destruccin y Sustraccin de documentos.a) La destruccin y sustraccin de documentos est expresamente prohibida por los Decretos Supremos 22144 y 22145 del 2 de marzo de 1989, los artculos 223, 224, 357 y 358 incisos 3 y 4 del Cdigo Penal Boliviano, as como por la Ley 2431 del 23 de abril de 2002 y el D.S. 23934 de 1995.

b) Excepcionalmente en el Archivo de Gestin los documentos en fotocopias, duplicados o triplicados debern ser eliminados de manera controlada identificando y referenciando el expediente donde se encuentren los originales.

c) En el caso de prdida de documentacin, la responsabilidad se establecer sobre el ltimo funcionario destinatario del mismo; la unidad bsica a la que se hubiera trasladado; o el responsable del archivo de gestin, segn se determine.Artculo 27. Consultas de Usuarios.

a) Los Archivos de Gestin, tambin realizan el servicio de consulta y prstamo a funcionarios(as) de la Entidad en respuesta a los requerimientos administrativos y funcionales de otras reas o unidades y solo con propsitos de consulta, informacin u obtencin de datos para la tomas de decisiones.

b) Asimismo en cumplimiento de los Art. 16, inciso k) sobre los derechos de las personas para acceder a los registros y archivos administrativos; y el Art. 18 Acceso a archivos y registros y obtencin de copias que se menciona en la Ley 2341 de Procedimiento Administrativo (abril 2002), se debe proceder a realizar el indicado servicio de consultas a usuarios.

c) Todo servicio de consulta y prstamo a los funcionarios(as) de la entidad como a los solicitantes externos, debe merecer el registro correspondiente en el Cuaderno de Registro de Prstamo de Documentacin.

d) Asimismo, el tiempo mximo de prstamo debe ser hasta cinco (5) das hbiles y pasado ese tiempo se exigir la devolucin con propsitos de precautelar los originales y el expediente.

Artculo 28. Conservacin fsica y digital.

a) El proceso de conservacin de los documentos es una operacin muy importante en el Archivo de Gestin, por ello se debe garantizar la preservacin y seguridad en base a los siguientes mtodos de conservacin:

1) Preventivo. Un mtodo preventivo garantiza un buen estado de conservacin y seguridad, que se refleja en:

Medio ambiental; en el cual los Archivos de Gestin deben contar con espacios ambientales aptos, sin humedad, sin luz natural directa. Seguridad; los archivos deben estar ubicados en lugares seguros para evitar robos y prdidas. Manipulacin; se debe evitar el deterioro mediante la manipulacin, polvo y soportes inadecuados; contndose con contenedores adecuados como carpetillas, archivadores de palanca, empastados, anillados, cajas de archivo, etc.

2) Digitalizacin. El Sistema de Gestin de Documentos (SGD), de acuerdo a los Arts. 15, 16 y 17 del presente Reglamento establecer y garantizar la metodologa y aplicacin de la digitalizacin de la documentacin, as como el Art. 10 inciso d) que complementa dicho proceso, para una adecuada conservacin y seguridad.

Artculo 29. Plazos de Permanencia.

Los plazos de permanencia de la documentacin en los Archivos de Gestin, deben tomar en cuenta:

a) La documentacin administrativa y financiera en general deber permanecer como plazo mximo hasta dos aos de antigedad en el rea o unidad productora, salvo que se trate de expedientes que no hayan concluido su trmite y tengan alta frecuencia de consulta.

b) De manera excepcional, la permanencia de documentacin se dar solo en las siguientes unidades:

Unidad de Asuntos Jurdicos, nicamente con los expedientes vitales de proyectos, convenios y documentos institucionales (originales), que son patrimonio documental institucional. Unidad de Auditora Interna, que por resolucin de la Contralora General del Estado, formar y conservar el denominado Legajo Permanente que se encuentra bajo su dependencia. Unidad de Desarrollo Organizacional, que formar y conservar los expedientes relativos a la normativa interna vigente de EMAGUA.

c) La documentacin de los proyectos debe permanecer en el rea o unidad, hasta que haya concluido su etapa respectiva del ciclo del proyecto, sealado en el Mapa de Procesos de EMAGUA:

1. Gestin de convenios y financiamiento.2. Formulacin / preparacin de proyectos.3. Evaluacin ex ante.4. Gestin de convenios concurrentes.5. Inscripcin presupuestaria.6. Contratacin.7. Ejecucin.8. Cierre.9. Evaluacin ex post

Una vez concluida cualquiera de sus etapas, los expedientes de proyectos sern transferidos al Archivo Central considerando adems que no hay trmites pendientes.

Artculo 30. Transferencia de la documentacin.

a) Con el propsito de cumplir las directrices de la normativa boliviana sobre la custodia y conservacin del patrimonio documental institucional y la aplicacin del Art. 6 de este Reglamento sobre el ciclo vital de los documentos; toda documentacin que haya cumplido los plazos de permanencia citados en el artculo precedente sern transferidos al Archivo Central en el caso de la instancia nacional; y al Archivo Central Departamental en el caso de las Gerencias Departamentales.

b) La documentacin a ser transferida, de los Archivos de Gestin al Archivo Central, ser recurriendo a un calendario de transferencias elaborado por el Archivo Central.

c) La documentacin a ser transferida debe tener las siguientes caractersticas:

Aquella mayor a los dos (2) ltimos aos de antigedad. Aquella documentacin de los proyectos que hayan terminado, concluido o cerrado en su etapa.

Artculo 31. Condiciones para la Transferencia de la documentacin.

Toda transferencia de documentacin realizada por los Archivos de Gestin al Archivo Central, debe cumplir las siguientes condiciones:

a) Tener especial cuidado en la preservacin fsica y estructural de los documentos.

b) Comprobar y cumplir con los plazos, condiciones de permanencia y cronograma de transferencia.

c) La documentacin a transferirse debe estar completa en sus Series, Sub-series y Expedientes (segn el caso), no pudiendo ser transferidos de forma fraccionada e incompleta.

d) Si por alguna razn valedera o forzosa, una fotocopia tuviera que suplir a un original, esta debe estar legalizada.

e) Todos los documentos o grupos de documentos, deben estar en perfecto orden, en funcin al sistema de ordenacin determinado en el Manual operativo del sistema de archivos.

f) La documentacin debe estar foliada de acuerdo a los criterios y parmetros que imparta el Archivo Central.

g) Para efectuar una adecuada preservacin, los documentos deben estar en sus soportes de instalacin de manera adecuada (cajas de archivo, archivador de palanca, legajos, empastados y otros).

h) Antes de la transferencia se numerar correlativamente (con propsitos de control) cada unidad documental (archivador de palanca, anillado, carpetilla, empaste, legajo u otro).

i) Para el empaste de la documentacin, existen requisitos mnimos que se deben cumplir, accin que se tiene que coordinar con la unidad de Archivo Central (para revisar documentos, comprobacin de no faltantes, que no hayan duplicados y estn debidamente ordenados).

Artculo 32. Formulario para Transferencia de Documentacin.

a) Toda transferencia de documentacin al Archivo Central debe ir acompaado de su Formulario de Transferencia de Documentacin, el mismo que contiene la relacin descriptiva de la Serie, Sub-serie y Expedientes que se est transfiriendo.

b) La unidad productora, solicitar la transferencia documental al Archivo Central mediante nota interna, al que se adjuntar el formulario debidamente llenado, con una copia en formato digital.

CAPTULO IVARCHIVO CENTRAL

Artculo 33. Archivo Central.

a) El Archivo Central[footnoteRef:2] sede nacional, es la cabeza de todo el sistema de archivos de la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua, es un centro que coordina, norma, disea y monitorea, las actividades y mtodos del trabajo archivstico. [2: El Decreto Supremo N 23934 (abril 1995), establece la creacin del Archivo Central o Memoria Institucional con la documentacin inactiva de la institucin.]

b) El Archivo Central est conformado por grandes grupos orgnicos de documentos institucionales, tambin denominado fondo documental o memoria institucional y cuya documentacin es semi-activa e inactiva.

c) El fondo documental que posee es de todas las reas y unidades organizacionales quienes son productores del mismo. Por lo tanto estas reas o unidades delegan la custodia, administracin y gestin del fondo documental, sus secciones, series, sub-series, expedientes y unidades documentales a travs del tiempo y existencia como institucin, con funciones basadas en la normativa nacional e institucional.

d) En las Gerencias Departamentales, por su carcter desconcentrado cada una de ellas contar con su Archivo Central Departamental, que se crear en el mediano plazo y aplicar los lineamientos, competencias y coordinacin que emanen del Archivo Central (oficina nacional).

Artculo 34. Objetivos.

a) Actuar como centro coordinador y normativo del sistema de archivos de EMAGUA velando por la memoria institucional.

b) Administrar, gestionar y conservar los documentos en su custodia, utilizando los medios y tecnologas apropiadas para facilitar el acceso a la informacin y documentacin.

c) Proporcionar servicios y productos de informacin de los documentos existentes en su fondo documental.

Artculo 35. Funciones.

El Archivo Central, para el cumplimiento de sus objetivos, debe cumplir con las siguientes funciones:

a) Realizar el tratamiento tcnico de los grupos documentales en su custodia, siguiendo las metodologas y tcnicas archivsticas y sus procesos de organizacin.

b) Acopiar y verificar la documentacin transferida por los archivos de gestin, viendo que estas cumplan con las condiciones tcnicas, metodolgicas y procedimentales.

c) Realizar la eliminacin controlada de documentos de acuerdo a criterios del Cuadro de conservacin y disposicin documentales a desarrollarse y otras disposiciones legales en los plazos establecidos.

d) Realizar servicios de consulta, prstamos y otros sobre los documentos y expedientes a usuarios que los soliciten.

e) Ejercer el control de la gestin de documentos en EMAGUA en todas las fases, desde la creacin, tratamiento, registro, flujos y conservacin de la documentacin.

f) Coordinar y supervisar la organizacin adecuada de los archivos de gestin.

g) Elaborar instrumentos de control, gestin, consulta y aplicacin tanto para los archivos de gestin como para el archivo central.

Artculo 36. Condiciones para su funcionamiento.

a) El Archivo Central, para desempear adecuadamente sus funciones, requiere de suficiente espacio fsico, mobiliario adecuado, equipamiento tecnolgico actualizado, condiciones ambientales apropiados, ser de fcil acceso y estar dotado de medidas de seguridad propicios, evitando as riesgos y daos irreparables a la documentacin.

b) Con la finalidad de garantizar el resguardo documental y evitar riesgos, el Archivo Central deber tomar las siguientes medidas:

1. Restringir el acceso de funcionarios y personas ajenas a los archivos.2. Tener un equipo de primeros auxilios ante posibles accidentes.3. Instalacin de extinguidores en lugares adecuados y de fcil alcance.4. Evitar fumar en estos ambientes.5. Mobiliario adecuado.6. Estar alejado de sitios hmedos, corrientes de agua y otros dainos.

Artculo 37. Conformacin.

La unidad de Archivo Central, tiene su fondo documental que est conformado por la documentacin institucional semia-activa e inactiva que fue transferida por las reas y unidades organizacionales de la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua (oficina nacional), una vez que ellas hayan cumplido los plazos y condiciones de permanencia, tal como se menciona en el Art. 29 del presente Reglamento.

Artculo 38. Recepcin de transferencias documentales.

Siendo la unidad de Archivo Central la receptora y depositaria de la documentacin que es transferida de los Archivos de Gestin, debe proceder a la Recepcin de la documentacin transferida, en base a los plazos de permanencia, las condiciones, criterios, requisitos y procedimientos que se mencionan en el Manual Operativo del Sistema de Archivos.

Artculo 39. Organizacin de documentos.

a) El Archivo Central, debido a sus caractersticas, objetivos, condiciones de funcionamiento, su conformacin, as como su estructura interna, aplicar para el desarrollo y organizacin de su fondo documental, el esquema bsico de procesos tcnicos archivsticos:

1 Identificacin.2 Clasificacin.3 Ordenacin.4 Descripcin.5 Instalacin.6 Transferencia.

Estos procesos tcnico archivsticos, se encuentran descritos en el Manual Operativo del Sistema de Archivos.

b) En complemento a la aplicacin del esquema bsico de procesos tcnico archivsticos, el Archivo Central aplicar otros instrumentos y tcnicas especializadas, los mismos que consisten en:

Cuadro de Clasificacin Documental. Tablas de Formacin de Series, Sub-series, expedientes Formatos de etiquetado para unidades de instalacin. Valoracin y Expurgo Cuadro de Conservacin y Disposicin Documentales. Base de Datos Documental para la descripcin. Sistema de registro de prstamos Sistemas de control documental y seguridad. Reglamentos internos archivsticos Otros.

Artculo 40. Conservacin.

La unidad de Archivo Central, por ser el centro de custodia de la documentacin institucional, debe aplicar obligatoriamente operaciones de conservacin, utilizando mtodos, tecnologa y medidas adecuadas, que tengan por finalidad prevenir posibles alteraciones fsicas, biolgicas y qumicas de la documentacin y el espacio fsico.

Artculo 41. Servicios.

a) Basados en disposiciones legales como los Artculos 184 y 298 punto 40, de la Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia; el Art. 16, inciso k) sobre los derechos de las personas para acceder a los registros y archivos administrativos; y el Art. 18 Acceso a archivos y registros y obtencin de copias que se menciona en la Ley 2341 de Procedimiento Administrativo (abril 2002), el Archivo Central debe proporcionar los servicios de consultas a usuarios internos como externos cuando estos lo soliciten.

b) Siendo adems una de las funciones del Archivo Central, realizar servicios de consultas, prstamos y otros sobre los documentos y expedientes. Se ofrecern servicios de consultas, prstamos, reproduccin de documentos y legalizaciones de la documentacin que est bajo su custodia.

c) Asimismo, la unidad de Archivo Central, establecer disposiciones para un mejor control en los servicios, como:

Requisitos sobre solicitudes Sistemas de control de prstamos Horarios de atencin al pblico externo Tiempos y plazos de los prstamos Precauciones de originales e integridad de expedientes

Artculo 42. Plazos de Permanencia.

a) Debido a las caractersticas institucionales de la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua, de los objetivos que cumple, de los proyectos que ejecuta y de los procesos administrativo financieros que aplica; la documentacin permanecer en el Archivo Central hasta un periodo mximo de 20 aos, computables a partir de la fecha de recepcin en sus instalaciones.

b) La unidad de Archivo Central (nacional), despus del cumplimiento de los plazos de permanencia, presentar proyectos de disposicin documental fundamentados a la mxima autoridad institucional a fin de proceder a la valoracin y eliminacin de documentacin que haya cumplido los plazos.

c) De la misma manera, el Archivo Central, aplicar instrumentos tcnicos archivsticos como el Cuadro de Conservacin y Disposicin Documental, para realizar la depuracin y proceder a la transferencia de documentos que tengan alto valor de conservacin al Archivo Intermedio y/o al Archivo y Biblioteca Nacional de Bolivia (Histrico o Permanente).

Artculo 43. Transferencia de documentos al Archivo Intermedio.

a) Despus de transcurridos los plazos de permanencia de la documentacin en el Archivo Central (nacional), los documentos, expedientes y series documentales, sern transferidos al Archivo Intermedio y/o Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia, para su custodia de acuerdo a la normativa vigente.

b) Se coordinar con las instancias mencionadas para lograr el cumplimiento de requisitos y condiciones para la preparacin y remisin a la(s) indicada(s) institucin(es).

Artculo 44. Biblioteca Especializada.

a) La Constitucin Poltica del Estado Plurinacional en sus Art. 184 y 298 punto 40, reconocen la existencia y titularidad estatal de las bibliotecas de las entidades del Estado, as como el D.S. 23934, que establece la creacin de la Biblioteca en los Ministerios.

b) La Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua, dispone de una coleccin bibliogrfica reducida, y por lo tanto se constituye en una Biblioteca Especializada, la misma que se ir incrementando en el futuro, con propsitos y funciones propios.

c) La biblioteca Especializada de EMAGUA depende de la unidad de Archivo Central y tiene los siguientes objetivos:

1. Administrar y difundir la informacin de la coleccin bibliogrfica y documental de la Biblioteca Especializada en base a normas bibliotecolgicas.2. Ofertar servicios y productos bibliogrficos, tanto a usuarios internos como externos de la Entidad.3. Formar parte de las redes y sistemas de informacin bibliogrficos afines a la temtica del agua, medio ambiente, ingeniera sanitaria y otros, para contribuir al fortalecimiento e investigacin del conocimiento.

Artculo 45. Funciones de la Biblioteca Especializada.

Las funciones de la Biblioteca Especializada de EMAGUA son:

a) Realizar el tratamiento tcnico y control de todo el material bibliogrfico, aplicando tcnicas, procedimientos y sistemas propios de la ciencia bibliotecolgica y documentacin.

b) Realizar los procesos tcnicos de seleccin, adquisicin, registro, catalogacin, clasificacin, indizacin, condensacin y difusin.

c) Establecer su base de datos bibliogrfica con propsitos de administrar y gestionar la informacin bibliogrfica, para prestar servicios, productos y difusin de su informacin.

d) Emitir peridicamente reportes de las adquisiciones bibliogrficas por diversos medios a fin de mantener permanentemente actualizados a los usuarios internos como externos.

Artculo 46. Transferencias del Material Bibliogrfico.

a) La Biblioteca Especializada, con el propsito de cumplir sus objetivos y funciones, registrar el material bibliogrfico expresado en cualquier soporte o medio, como libros, folletos, revistas, monografas, documentos inditos, obras de referencia, etc. que sean adquiridos estos en calidad de donacin, compra o canje.

b) Respecto de las donaciones institucionales que lleguen a cualquier instancia de EMAGUA, debern ser remitidas obligatoriamente a la Biblioteca Especializada, por corresponder a la Entidad como la receptora, segn el Art. 22 del D.S. 23934, que establece que debern ser remitidos todos los impresos (material bibliogrfico) a la biblioteca para su procesamiento respectivo.

CAPTULO VCOMPLEMENTACIONES

Artculo 47. Capacitacin.

La unidad de Archivo Central, realizar procesos de capacitacin o entrenamiento a los funcionarios de la Entidad Ejecutora de Medio Ambiente y Agua en temas de la metodologa, sistemas y tcnicas archivsticas para el adecuado proceso de organizacin documental en el sistema de archivos.Artculo 48. Documentos en otros soportes.

Los documentos que registren informacin en otros soportes y formatos, y que estos formen parte de los trmites, procesos institucionales, as como de la gestin de documentos, de los archivos de gestin y del Archivo Central, merecern la aplicacin de la metodologa y tcnicas sealadas en el presente Reglamento.

Artculo 49. Elaboracin y diseo de otros instrumentos.

La unidad de Archivo Central (nacional), queda encargada de disear, elaborar y difundir otros instrumentos archivsticos especficos para profundizar la administracin y gestin del sistema de archivos de EMAGUA, sobre la base de los principios del presente Reglamento.

Artculo 50. Actualizacin y Difusin.

a) Tanto el presente Reglamento del Sistema de Archivos de EMAGUA, as como el Manual Operativo del Sistema de Archivos de EMAGUA, merecern la actualizacin y retroalimentacin necesarios para la mejora continua del sistema de archivos de la Entidad.

b) La difusin de la metodologa, tcnicas e instrumentos mencionados en el presente Reglamento, as como del Manual, sern difundidos por la unidad de Archivo Central en cooperacin de la unidad de Desarrollo Organizacional.

GLOSARIO TERMINOLGICO

ANEXOS