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REGLAS DE CERTIFICACIÓN ESQUEMA 6

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30 de Junio de 2020 TRC-T-P-DI-004 003 Página 1 de 17

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En este documento se incluyen los requisitos contractuales que suscriben la Organización –cliente - y TUV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S, y que rigen la Certificación de servicios.

1. OBJETO.

Informar las Reglas bajo las cuales se lleva a cabo la evaluación de la conformidad del Organismo de Certificación de servicios de TÜV Rheinland Colombia S.A.S., de acuerdo con los requisitos de la Norma NTC/ ISO/ IEC 17065 e NTC/ISO/IEC17067 en sus versiones vigentes.

Informar los lineamientos aplicables para el otorgamiento, mantenimiento, renovación, suspensión, reducción o retiro de la certificación de productos, procesos o servicios.

Informar los lineamientos aplicables a las acciones a tomar según el alcance de certificación definido.

2. REFERENCIALES APLICABLES

Este procedimiento incluye los requisitos aplicables de:

NTC-ISO-IEC 17000 Evaluación de la conformidad. Vocabulario y principios generales.

NTC-ISO-IEC 17065 evaluación de la conformidad. Requisitos para organismos de certificación

de productos, procesos y servicios.

NTC-ISO-IEC 17067 evaluación de la conformidad. Fundamentos de la certificación de

productos y directrices para los esquemas de certificación de productos.

NTC/ISO/IEC 17020 Evaluación de la conformidad Requisitos para el funcionamiento de

diferentes tipos de organismos que realizan la inspección.

NTC/ISO/IEC 17021 Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que

realizan la auditoria y la certificación de sistemas de gestión.

ISO 19011: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

3. DEFINICIONES

Organización. Persona responsable ante un organismo de certificación para asegurar que se cumplen los requisitos de certificación.

Evaluación. Combinación de las funciones de selección y determinación en la actividad de evaluación de la conformidad.

Servicio. Resultado, generalmente intangible, de al menos una actividad, realizada necesariamente en la interfaz entre el proveedor y el cliente.

Requisitos de certificación. Requisito especificado incluyendo los requisitos de producto que cumple el cliente como condición para la obtención o mantenimiento de la certificación. Los requisitos de certificación incluyen los requisitos impuestos al cliente por el organismo de certificación (generalmente mediante acuerdo de certificación para cumplir esta Norma internacional y también puede incluir los requisitos impuestos al cliente por el esquema de certificación, tal como se utilizan en la norma ISO-IEC 17065, no incluyen los requisitos impuestos al organismo de certificación, por el esquema de certificación.

Esquema de certificación. Sistema de certificación aplicado a productos/procesos/servicios determinados, a los que se aplican los mismos requisitos especificados, reglas y procedimientos específicos.

Alcance de la certificación. Identificación de Los productos, procesos o servicios para los cuales se otorga la certificación, el esquema de certificación aplicable, y las Normas y otros documentos Normativos, incluida su fecha de publicación, con respecto a los cuales se considera que el producto, proceso o servicio es conforme.




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Equipo evaluador: Persona o grupo de personas asignadas para realizar una evaluación y que está constituido por un evaluador líder de producto, quien podrá estar acompañado de evaluador(es), inspector(es) experto(s) técnico(s), evaluador(es) en entrenamiento que pueden ser personal externo contratado por TUV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S, evaluador(es) de organismos de acreditación y otros observadores.

Observador. Persona que acompaña al equipo evaluador, pero que no evalúa.

Nota: Un observador puede ser una persona competente designada para evaluar al equipo auditor o un evaluador del Organismo de acreditación, o cualquier otra persona cuya presencia haya sido justificada.

No conformidad un incumplimiento de un requisito establecido en el presente reglamento o norma que demuestre falta de gestión de la certificación por parte de la Organización.

Referencial: Para efectos de la certificación, Norma técnica, Resolución, Reglamento o documento técnico que establece los requisitos que debe cumplir el servicio certificado.

Suspensión del certificado: pérdida temporal de validez de la Certificación hasta máximo 90 días. Esta suspensión es solicitada por la Organización sustentando las razones que motivan la solicitud o decidida por TUV RHEINALND COLOMBIA S.A.S ante el incumplimiento de requisitos y condiciones establecidos en estas reglas y las relativas a los resultados obtenidos en las evaluaciones realizadas en la Organización.

Retiro del certificado: pérdida definitiva de validez de la Certificación. Este retiro puede ser solicitado por la Organización o decidido por TUV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S ante el incumplimiento de requisitos y condiciones establecidas en este reglamento y las relativas a los resultados obtenidos en las evaluaciones realizadas en la Organización.

Apelación: Solicitud del cliente del servicio de evaluación de la conformidad a TUV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S de reconsiderar la decisión que se tomó frente al proceso de evaluación (adaptada de la ISO 17000).

Evaluación Testificada: Parte de la evaluación de un organismo de acreditación a un organismo de evaluación de la conformidad, que consiste en observar y evaluar la competencia del equipo auditor y la aplicación de los procedimientos del organismo de evaluación de la conformidad para dar cumplimiento a los requisitos de acreditación.

4. ESQUEMA DE CERTIFICACION.

TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S., opera el siguiente esquema de certificación basados en

la Norma NTC/ISO/IEC 17067 y los requisitos de los reglamentos técnicos, para cubrir sus

actividades de certificación:

ESQUEMA TIPÓ 6

Evaluación de procesos mediante inspección y muestreo de los elementos tangible resultantes del mismo incluyendo los recursos y controles involucrados. Evaluación del servicio a través de los elementos tangibles del mismo incluyendo los procesos, recursos y controles involucrados.

SELECCIÓN

Planificación de la certificación

Verificación de las especificaciones de requisitos de acuerdo con el operador del proceso o el operador del servicio

Toma de muestras de los elementos tangibles (si aplica) del proceso o servicio

Inspección de los requisitos del proceso o servicio.




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EVALUACIÓN (Determinación más revisión)

Inspección visual con registro fotográfico

Auditoria del sistema de gestión de calidad asociado al proceso o al servicio si aplica

Análisis de los resultados basados en las evidencias obtenidas

DECISIÓN SOBRE LA CERTIFICACIÓN

Otorgamiento, mantenimiento, ampliación, reducción, suspensión o retiro de la certificación

ATESTACIÓN

Se otorga un certificado de conformidad que cubre solamente el proceso o servicio especificado dentro del alcance, con vigencia de tres años y vigilancia anual necesaria para mantener la vigencia del certificado. Se otorga el derecho de usar las marcas de conformidad de TÜV Rheinland Colombia S.A.S

VIGILANCIA

La actividad de vigilancia implica la verificación periódica de los requisitos de la Norma de acuerdo con el operador del proceso o el prestador del servicio, al igual que auditoria del sistema de gestión de calidad o validación de la vigencia de la certificación otorgada por un organismo acreditado.

4.1 Condiciones de Certificación El esquema 6 implica la evaluación periódica del proceso o servicio, posterior a la auditoría inicial del proceso de la prestación del servicio o la auditoría del sistema de gestión o ambas según se especifique en el esquema de certificación. Si el resultado de la determinación, revisión y decisión es positivo, el proceso o servicio se declara conforme y por lo tanto obtiene la certificación correspondiente.

Para este esquema TRC autoriza el uso de marca de conformidad. TRC otorga al cliente el derecho a utilizar el certificado de tipo u otra afirmación de conformidad como base para que el titular del certificado declare que el proceso o servicio cumple con los requisitos especificados.

La vigilancia de este esquema significa la repetición sistemática de actividades de evaluación de la conformidad, es el inicio nuevamente del ciclo de certificación esto se realiza como base para mantener la validez de la certificación.

5. ACTIVIDADES DE CERTIFICACIÓN. (Gestión del certificado)

En el siguiente

Solicitud de Servicio.

El solicitante debe entregar la información necesaria para completar el proceso de

certificación de acuerdo con el alcance y esquema de certificación solicitado.

Cada solicitud se identifica con el código del proceso y se numera en secuencia ordinal en

el momento de recibir la solicitud.

Revisión de la solicitud.

Después de recibir el documento correspondiente el Ingeniero de Operaciones, lleva a cabo una revisión de la información obtenida en la solicitud para asegurarse de que:

a. El alcance del proceso de certificación ha sido previa y claramente definido entre el organismo y el cliente

b. La información acerca del cliente es suficiente

c. La información acerca del servicio es suficiente

d. La cámara de comercio y la actividad económica es acorde a la solicitud

e. Rut presentado por el cliente es acorde a la solicitud correspondiente f. El registro nacional de Turismo fue enviado por el cliente y se encuentra vigente (Si aplica)

g. La Declaración de primera parte fue enviada por el cliente y se encuentra Firmada (Si aplica)

h. El cliente ajunta la Documentación que acredita el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad aplicables.

i. Certificado anterior, (si cuenta con un certificado de otro organismo)




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j. La documentación adjunta, Las fichas y/o especificaciones técnicas, registros suministradas por el cliente con respecto a la identificación de las unidades, categorías y referencias de los productos o servicios son acordes con lo declarado en esta solicitud de servicio

k. Se resuelve cualquier diferencia de entendimiento conocida entre el organismo de certificación y el cliente incluyendo el acuerdo con respecto a las normas u otros documentos normativos

l. El organismo de evaluación de la conformidad tiene la competencia para llevar a cabo la actividad de certificación de producto, proceso o servicio según la norma y esquema

m. El organismo de evaluación de la conformidad tiene la capacidad (operativa, personal, convenios, tiempos de respuesta, entre otros) para llevar a cabo la actividad de certificación

n. El organismo tiene la capacidad para certificar el producto, proceso o servicio según la norma y el esquema:

Teniendo en cuenta el anterior análisis y la información suministrada por el cliente, se

establecen los requisitos, requeridos para la evaluación, los cuales serán informados al área

comercial.

Si la documentación de la solicitud no está completa o adecuada, el Ingeniero de operaciones,

pedirá mediante una comunicación, al comercial que la envié al cliente para que la complete y

no se procederá a otras etapas del proceso hasta tanto se complete la documentación o

información requerida por TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S.

Si durante 15 días calendario o posteriores al requerimiento de la información adicional, no se

recibe respuesta por parte del Cliente a estos requerimientos TÜV RHEILAND COLOMBIA

S.A.S. archivará la solicitud.

Para el sello de Calidad Check In certificado, si pasados (2) dos días Calendario al

requerimiento de la información no se recibe respuesta por parte del Cliente a estos

requerimientos TÜV RHEILAND COLOMBIA S.A.S. archivará la solicitud.

Acuerdo de certificación:

El Área comercial presenta una oferta/cotización por los servicios de certificación en donde se

establecen claramente todas las condiciones en la cuales se desarrollarán las actividades de

certificación, los recursos a utilizar, la descripción de los deberes y responsabilidades de ambas

partes.

Una vez se dé la aceptación firmada por el cliente, se procederá con el inicio de las actividades

operativas las cuales empiezan por la planificación de la certificación.

Planificación de Certificación:

El organismo de certificación debe tener un plan de actividades de evaluación que permita

gestionar las disposiciones necesarias

Personal requerido para la evaluación:

El Analista Operativo esquema 6 selecciona un Experto Técnico o un evaluador Líder para el

código correspondiente en el que este clasificado el servicio a certificar, aprobando esta

selección según lo establecido en los registros de habilitación de personal, para la labor

asignada, considerando que no tenga algún impedimento respecto del análisis individual de

imparcialidad, se enviará vía E-mail la orden

Evaluación (Certificación Inicial).

Etapa I

Se llevará a cabo una evaluación de escritorio previa a la evaluación en sitio de manera que se

asegure que la organización cuenta con los documentos claves y esenciales asociados al

proceso o servicio a evaluar, el experto técnico indicara una vez se inicie el proceso cuales son

los documentos a ser suministrados.

Auditoria (Etapa II) Se realiza una reunión de apertura, con el proveedor y el Experto asignado de TÜV

RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. en la cual:




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1. Confirma el Plan de Evaluación enviado al Cliente antes de la visita.

2. Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de la Evaluación.

3. Confirmar los canales de comunicación.

4. Proporcionar al cliente la oportunidad de realizar preguntas y se diligencia el Registro de

Asistencia con todos los participantes de la auditoria.

Análisis de los resultados basados en las evidencias obtenidas:

El experto asignado deberá observar directamente como la organización presta el Servicio

para asegurarse de que todos los requisitos establecidos son adecuadamente cumplidos,

verificará el cumplimiento de los requisitos del documento normativo previamente

determinado, registrándolo en las listas de chequeo correspondientes.

Las informaciones o datos deben ser registradas en forma oportuna para evitar pérdidas.

Debe solicitar Evidencias Fotográficas, evidencias documentales y otras.

Requisitos del Servicio para el tratamiento de las NC:

No se realizará discriminación alguna y todo incumplimiento de los requisitos se considerará

una No conformidad y su tratamiento se dará así:

Se emitieron no conformidades lo cual condiciona la recomendación para certificación. Y

se requiere que la organización establezca para cada No conformidad las

correspondientes correcciones, análisis de causa raíz y acciones correctivas, las cuales

deberán ser enviadas al correo del experto y a TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S, en

el formato TRC-T-P-FM-160 PLAN DE CORRECCIONES Y ACCIONES

CORRECTIVAS.

A partir de su notificación se tendrán 5 días hábiles para que la empresa presente los Planes de Acción, TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. Responderá dentro de los 5

días hábiles siguientes a la presentación del Plan, posteriormente se tendrán 10 días

hábiles para que la empresa presente las correcciones y sean aceptadas por el experto

asignado a la auditoria, una vez éstas se acepten, se contará con un máximo de 90 días

calendario

Para llevar a cabo las actividades complementarias que permitan verificar la eficacia

de las acciones implementadas sobre el proceso; de cualquier manera, la evaluación

complementaria se debe hacer en sitio.

Si el cliente desea realizar la evaluación complementaria antes de cumplirse dichos

plazos máximos, debe de notificarlo formalmente a TRC, aceptando haber cerrado las

NC para así programar la auditoria complementaria. Si no se evidencia el cierre de las

no conformidades, no se otorgará el certificado.

Requisitos del Servicio para el tratamiento de las NC, Sello de Calidad Check In Certificado:

En los casos en que se identifiquen no conformidades o falta de evidencia de conformidad,

en el transcurso de una auditoria de certificación, estas se reportarán en el acta de apertura,

cierre y hallazgos. A partir de su notificación se tendrán tres (3) días Calendario para que la

empresa presente los Planes de Acción de las No Conformidades y sus respectivas

evidencias a ser evaluadas por TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. Quien tendrá tres (3)

días calendario para dar respuesta.

El cliente tendrá (3) días calendario para solicitar apelación a los hallazgos presentados durante la auditoria y TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. Responderá dentro de los tres (3) días calendarios siguientes, para el sello de Calidad Check In Certificado no existirá segunda instancia.

El cierre con la implementación de los planes de acción aprobados debe realizarse antes de los quince (15) días calendario siguientes al recibo del informe de no conformidades, llevando a cabo las actividades complementarias que permitan verificar la eficacia de las acciones implementadas sobre el proceso; de cualquier manera, la evaluación complementaria se debe hacer en sitio cuando así corresponda.




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Informe Final

Luego del cierre de las NC el experto asignado debe realizar el correcto informe de auditoría,

en este debe registrar todos los datos y resultados encontrados en la auditoria y el cierre de

las NC evidenciadas.

Cuando en el proceso de auditoria no se encuentran NC se debe realizar y enviar el informe

de auditoría con 3 días hábiles después de la fecha de la auditoria

Cuando en el proceso de auditoria las NC no fueron cerradas por el cliente o no fueron

aceptadas por el inspector, el informe de auditoría se debe enviar con 3 días hábiles después

de la verificación

Para el sello de Calidad Check In certificado, se debe realizar y enviar el informe de auditoría

dos (2) días calendario después de la fecha de la auditoria o si durante el proceso de

verificación no fueron cerradas las NC.

Cuando el solicitante no cumpla con los protocolos de bioseguridad del sello de Calidad Check

In Certificado, TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. dará aviso a las autoridades territoriales.

Así mismo, informara a las autoridades competentes sobre cualquier irregularidad que se

presente en el proceso de otorgamiento del derecho de uso del Sello para que se inicien las

investigaciones pertinentes.

El informe de auditoría, junto a las evidencias se debe enviar al correo del ingeniero de

operaciones de TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S.

Revisión Y Decisión Sobre La Certificación

La revisión sobre la certificación será realizada por un evaluador líder o un experto técnico

que se encuentre calificado, habilitado y que cuente con el mismo alcance del personal

asignado para la auditoria, para la decisión de la certificación los roles designados serán el

Gerente de Certificación producto, el Jefe de Calidad, o quien se designe para tal rol, es

recomendable que no hayan participado en ninguna de las etapas del proceso, previa

verificación del análisis de riesgos a la imparcialidad.

La decisión de certificación debe ser unánime por parte de los integrantes, de la revisión anterior, se deberá dejar registro en los formatos TRC-T-P-FM-213 REVISIÓN TECNICA ESQUEMA 6 y TRC-T-P-FM-203 DECISION DE CERTIFICACION ESQUEMA 6.

Durante el proceso de revisión técnica, es de carácter obligatorio dar el tratamiento correspondiente a todos los hallazgos de manera que se asegure la eficacia de los planes de acción que se derivan de su identificación. Esta evaluación aplica al 100% de los procesos de certificación.

Una vez presentada la solicitud de servicio por parte del cliente, TÜV RHEINLAND

COLOMBIA S.A.S tendrá 45 días calendario para tomar la decisión de certificación del Sello

de Calidad Check In Certificado

Emisión de Documento de certificación:

El organismo emite el Documento formal de la decisión de la certificación, con respecto de la impresión del certificado esta se lleva a cabo en coordinación con el cliente para la posterior firma del documento.

Para los esquemas tipo 6 se otorga el derecho de usar las marcas de conformidad de TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S:

El área operativa entregará tanto el documento de certificación, como los documentos

digitales para hacer uso del Sello, así como las Condiciones de uso del mismo.

El documento final del proceso solo se emitirá cuando:

1. Se ha tomado la Decisión de otorgar o ampliar el alcance de la certificación. 2. Se han cumplido todos los requisitos de la certificación.




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NO

3. Se ha completado el Acuerdo de certificación.

PROCESO CERTIFICACIÓN ESQUEMA 6

RECIBIR SOLICITUD DEL SERVICIO

REVISAR LA SOLICITUD

DISEÑAR PLAN DE AUDITORIA

PROGRAMAR EXPERTO TECNICO O LIDER TECNICO PARA AUDITORIA

AUDITORIA IN SITU

¿SE DETECTARON UNA O MAS NO

CONFORMIDADES?

EMITIR INFORME DE AUDITORIA

ENTREGA DE DOCUMENTO TRC-T-P-FM-160 PLAN DE CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS. PARA EL CIERRE DE

NC

FIN

NO

SI

EMISION DE CERTIFICADO DE CONFORMIDAD

ANALISIS DE RESULTADOS BASADOS EN LAS EVIDENCIAS OBTENIDAS

¿EL CLIENTE EXPRESA INTERES EN CONTINUAR

EL PROCESO DE CERTTIFICACIÓN?

ELABORAR UN PLAN DE ACCIÓN QUE LLEVE AL CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES, E

IMPLEMENTARLO UNA VEZ APROBADO.

SI

NO

EMITIR OFERTA COMERCIAL

REVISION Y DECISION DE LA CERTIFICACION

NO

SI

SI CUMPLE

DOCUMENTACION NOTIFICAR AL CLIENTE LA DOCUMENTACION NECESARIA PARA

PRESTAR EL SERVICIO




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6. Certificado de conformidad El Certificado de conformidad será emitido de acuerdo con los lineamientos de emisión de

certificados incluido en el Acuerdo de certificación. Adicionalmente

Información contenida en certificados de conformidad de servicios

En cada certificado de servicios se incluirá como mínimo la siguiente información:

- Título del documento - Numero de certificado - Nombre y dirección del titular del certificado - NIT - Alcance de la certificación

- Norma técnica bajo la cual se evaluó el proceso o servicio - Esquema de certificación (Esquema 6) - Fechas Emisión, Vencimiento y Última actualización (Según corresponda) - Firma e información general de quien autoriza el certificado - Sello de calidad turística o eco etiqueta ambiental (Cuando aplique)

- Marca ONAC (Para certificaciones dentro del alcance acreditado) - Logo de TÜV Rheinland - Numero de plantilla y versión - Numero de paginas - Registro Nacional de Turismo (cuando Aplique)

Esta información no aplica para certificados de normas no habilitadas en la plataforma de

calidad turística del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

7. Vigilancia

TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S., realizara actividades de vigilancia para los esquemas de Certificación 6 así:

Dos meses antes del vencimiento del plazo para realizar las actividades de vigilancia,

se notificará que realizará esta actividad y procederá a Planificar el servicio de acuerdo

con los cambios reportados por el cliente durante el tiempo que han estado vigentes los

certificados. Se enviará el Plan de auditoria correspondiente, determinado utilizando la

misma metodología que en la certificación inicial y se procederá a emitir un acuerdo de

certificación para las actividades de vigilancia.

Si las actividades de vigilancia conllevan más de 2 meses para su ejecución, TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. notificara con mayor antelación, estableciendo los

tiempos necesarios para completar todas las actividades de vigilancia.

8. Manejo de Procesos No conformes durante la vigilancia

En caso de que en un proceso de Vigilancia se presenten hallazgos de no conformidad

se dará el tratamiento siguiente:

No se realizará discriminación alguna y todo incumplimiento de los requisitos se

considerará una No conformidad y su tratamiento se dará así:

Si el organismo de certificación no ha contemplado la auditoría de renovación o el

organismo de certificación no puede verificar la implementación de las correcciones y

acciones correctivas para cualquier no conformidad, antes de la fecha de expiración de

la certificación, entonces no se deben recomendar la renovación de la certificación y no

se debe extender la validez de la certificación.




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Se debe informar esto al cliente y explicarle las consecuencias, Después de la

expiración de la certificación, el organismo de certificación puede restaurar la

certificación dentro de los 6 meses siguientes, siempre y cuando se hayan completado

las actividades de renovación de la certificación pendientes.

Cuando el solicitante no cumpla con los protocolos de bioseguridad del sello de Calidad

Check In Certificado, TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. dará aviso a las

autoridades territoriales. Así mismo, informara a las autoridades competentes sobre

cualquier irregularidad que se presente en el proceso de otorgamiento del derecho de

uso del Sello para que se inicien las investigaciones pertinentes

9. Cambios que afectan la certificación

Se consideran cambios que afecten la certificación los siguientes:

Modificaciones en los Reglamentos técnicos, requisitos nuevos o que afecten al cliente serán notificados a todos los clientes.

Los cambios generados y reportados por el cliente, deberán someterse a revisión para determinar las acciones a tomar. Según la incidencia de estos cambios en el cumplimiento de los requisitos del servicio, se determinará si se requiere acción inmediata o en la siguiente actividad de vigilancia se verificará la implementación de los cambios sobre el servicio.

En todos los casos se deberán realizar las actividades establecidas en la certificación inicial.

Establecer responsabilidades de TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S y del cliente de acuerdo a los estipulado en los referentes normativos

Ajustar los tiempos de ejecución del proceso en el sistema de gestión de acuerdo al referente normativo cuando este los establezca.

Se podrán excluir algunas de las actividades de la certificación inicial cuando

técnicamente se justifique por parte del cliente y se compruebe por parte de que el cambio

no afectará el cumplimiento de algunos de los requisitos

10. Suspensión o reducción del alcance de la certificación

Se consideran razones para tomar acción las siguientes:

Por solicitud del cliente

En caso de que las acciones correctivas establecidas no hayan sido suficientes para subsanar una no conformidad.

TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S., designará una persona/s o que formulen y

comuniquen al cliente las acciones necesarias para finalizar la suspensión y reestablecer la certificación de los productos, así como cualquier otra acción requerida según el esquema.

Si se reduce el alcance de una certificación, TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S, tomara las acciones especificadas por el esquema de certificación y hará todas las notificaciones necesarias en los documentos formales de la certificación, la información pública, las autorizaciones para el uso de marcas de conformidad, etc., con el fin de asegurarse de que el alcance reducido de la certificación se comunica claramente al cliente y se especifica con claridad en la documentación de la certificación y en la información pública.

Si se restablece la certificación después de la suspensión TÜV RHEINLAND

COLOMBIA S.A.S., hará todas las modificaciones necesarias en los documentos

formales de la certificación, la información pública, las autorizaciones para el uso de las

marcas de conformidad, etc., con el fin de asegurarse de que existen todas las

indicaciones correspondientes de que el producto sigue estando certificado. Si se decide

reducir el alcance de la certificación como condición para su restablecimiento, TÜV

RHEINLAND COLOMBIA S.A.S., hará todas las modificaciones necesarias en los




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documentos formales de la certificación, la información pública, las autorizaciones para

el uso de las marcas de conformidad etc., con el fin de asegurarse de que se comunica

claramente la reducción del alcance de la certificación al cliente y que esto se especifica

con claridad en la documentación de la certificación y la información pública.

Un proceso de certificación puede ser suspendido o cancelado, previa evaluación y

aprobación a cargo de la Revisión Técnica y la Decisión de Certificación de TÜV

RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. (OEC).

11. Se suspenderá la certificación en los siguientes casos

a. Si la documentación presentada en auditoria no cumple con todos los requisitos de la norma certificado o ha dejado de cumplir de forma persistente o grave los requisitos de la certificación, incluidos los requisitos relativos de la norma.

b. El cliente certificado no permite la realización de las auditorias de seguimiento o renovación de la certificación de acuerdo con la periodicidad requerida.

c. La organización certificada ha pedido voluntariamente la suspensión de su certificado. d. El cliente no envía de forma oportuna los planes de acción para cierre de No

Conformidades. e. El cliente no programa la re-auditoria para cerrar las No Conformidades una vez

aprobados los planes f. En el caso de suspensión, se invalida temporalmente; y la organización debe

abstenerse de publicitar su certificación durante el tiempo que permanezca suspendido; TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S. enviará notificación y hará pública la suspensión de la certificación y tomará las medidas que juzgue necesarias.

TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S., restaurará la certificación suspendida si la

cuestión que dio origen a la suspensión ya se resolvió.

12. Retiro de la certificación.

Se consideran razones para tomar acción las siguientes:

Por solicitud del cliente.

Si después de la suspensión de la certificación, las acciones correctivas establecidas no hayan sido suficientes para subsanar la no conformidad que generó la suspensión de la certificación, en un plazo máximo de 3 meses.

Si después de la suspensión de la certificación, se detectan por parte del cliente el mal uso de certificados o de marcas.

Retiro de la certificación Sello de Calidad Check In Certificado

Para el Sello de Calidad Check in certificado, si el cliente no cierre las No conformidades antes de los 15 días calendario siguientes a la auditoria,

Solicitud del usuario dentro del periodo otorgado para su uso

Vencimiento del periodo para el cual fue otorgado el sello

Determinación justificada del ministerio de Comercio, Industria y Turismo o del Organismo de Evaluación de la conformidad

Imposición de Sanciones al usuario por parte de la superintendencia de Industria y Comercio, Superintendencia de Transporte o de las autoridades sanitarias competentes, según sea el caso, excepto cuando la sanción impuesta sea la de amonestación o no se relacionen con el incumplimiento o violación de los protocolos de bioseguridad

La autoridad territorial competente informe que, en el ejercicio de sus funciones de vigilancia determino que el usuario no cumple con alguno de los protocolos

Incumplimiento de los criterios exigidos en los protocolos de bioseguridad aplicables y sus modificaciones sustanciales

Incumplimiento de las condiciones exigidas para el uso del sello.




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Suministro de información falsa al organismo de evaluación de la conformidad

La no renovación oportuna del Registro Nacional de turismo, cuando este aplique

TÜV RHEINLAND COLOMBIA S.A.S., Podrá retirar la certificación o declinar la realización del mantenimiento de una certificación cuando existen razones fundamentadas o demostradas, tales como, la participación del cliente en actividades ilegales, un historial de no conformidades repetidas con los requisitos de servicio o de certificación.

13. OBLIGACIONES DE LA ORGANIZACIÓN

La Organización siempre debe cumplir los requisitos del esquema de certificación de producto, para el cual solicita y/o es titular de la certificación y todos aquellos específicos relacionados con dicho esquema y los establecidos en estas reglas.

Firmar por un representante legal autorizado, el acuerdo en señal de aceptación de la propuesta y condiciones de la certificación indicadas en las presentes reglas.

Suministrar la documentación, registros e información requerida por el evaluador líder y/o el equipo evaluador, necesarios para la preparación de la evaluación y la elaboración del plan de evaluación con la oportunidad requerida antes de cada evaluación y presentar las evidencias válidas que permitan demostrar el cumplimiento de los requisitos exigidos por el esquema de certificación para la certificación el producto. Nota: En ningún caso y bajo ninguna circunstancia TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, está obligado a comprobar o verificar la autenticidad de la documentación presentada por la organización. Conforme a su naturaleza corporativa y en virtud del principio de buena fe, TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS recibe los documentos por parte de la organización con el único fin de confrontarlos frente a lo establecido en el referencial con base en el cual se otorga la certificación.

Permitir la participación de equipos evaluadores de organismos de acreditación en las evaluaciones que dichos organismos seleccionen como parte de sus actividades de acreditación, como miembros del equipo evaluador. No se requiere informar previamente a la Organización la participación de los evaluadores de organismos de acreditación durante la evaluación de producto.

Nota. Los miembros del equipo evaluador de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, durante el

proceso de evaluación no desarrollan actividades tales como: intervenciones relacionadas con

el proceso de evaluación, reporte de no conformidades, toma decisiones relacionadas con los

resultados de la evaluación e informe de resultados de evaluación a la Organización. La función

del equipo evaluador del Organismo de acreditación es evaluar la forma en que TUV Rheinland

realiza las actividades de certificación.

Pagar dentro de los plazos estipulados, los honorarios y gastos que TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS le formule por las actividades correspondientes a la gestión del Certificado. TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS podrá abstenerse de entregar el certificado a la organización, en caso de que el cliente se encuentre con deudas a favor de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS por otorgamiento, mantenimiento, restablecimiento y renovación o por cualquier otro concepto.

TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS podrá incrementar el valor definido en las facturas en los

siguientes casos:

a) Por el cambio en los acuerdos inicialmente definidos en el contrato de certificación. b) Por la identificación de diferencias en los detalles suministrados inicialmente a TÜV

RHEINLAND COLOMBIA SAS para determinar los valores del acuerdo. c) Por repeticiones de cualquier parte de la evaluación o toda esta, o de las actividades

debido a los procedimientos de registro y reglas que no se estén cumpliendo.




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d) Por el desarrollo de actividades adicionales debido a la suspensión, retiro y / o reactivación de un Certificado.

e) Por la ejecución de evaluaciones extraordinarias. f) Por la realización de actividades que se originen por cambios en el sistema de gestión

o productos, procesos o servicios que afecten el alcance del certificado, los cuales deben ser necesariamente notificados por la Organización.

TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS se reserva el derecho de incrementar los costos durante el periodo de vigencia del contrato, teniendo en cuenta que el valor definido inicialmente se basa en la tarifa vigente a la firma del contrato. Cualquier incremento en el valor de la certificación será notificado a la Organización.

No reproducir parcial o totalmente los documentos suministrados por TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, ni permitir el acceso a estos documentos por parte de terceros diferentes a las autoridades competentes.

La Organización o empresas deben informar a TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS con un plazo máximo de 15 (quince) días hábiles contados a partir del cambio, acerca de las modificaciones que puedan afectar la evaluación in situ, para el proceso de Certificación Check In Certificado, el plazo Máximo es de (2) dos días Calendario.

a. Cambios en la razón u objeto social b. Cambios en la dirección de contacto o los sitios permanentes bajo el alcance de la

certificación. c. Cambios en la información de contacto con TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS:

Representante, dirección, teléfonos, entre otros. d. Cambios en la organización, en su tamaño, en su estructura organizacional; en el

personal directivo, en el personal que toma decisiones relacionadas con el producto certificado, en el personal asignado a actividades que requieren una calificación previa de su competencia.

e. Eventos adversos ocurridos con el producto o servicio que afecten la integridad, seguridad, salud o la vida de las personas.

f. Cambios en el servicio certificado o cambios importantes en el sistema. g. Intervención judicial o administrativa, inicio de investigaciones por autoridad

competente o sanciones impuestas por autoridad competente. Nota: Los cambios que realice la organización sin consentimiento ni aceptación y que sean de

tal naturaleza que modifiquen las condiciones de la autorización de uso del certificado, dan

lugar automáticamente a la suspensión del mismo. En caso de fusión, liquidación o absorción

de la Organización, compra o venta, todos los derechos de uso del certificado cesan.

De acuerdo con lo anterior, TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS se reserva el derecho de realizar evaluaciones extraordinarias, para verificar el cumplimiento de los requisitos de la certificación, lo cual podrá ocasionar la modificación, suspensión o retiro del Certificado. La suspensión no dará lugar a la ampliación del periodo de validez del certificado.

La Organización debe informar al evaluador líder acerca de los riesgos a los cuales se expone y las normas de seguridad que el equipo evaluador debe cumplir en las instalaciones de la Organización.

Mantener mientras esté vigente la certificación, un registro controlado de lo indicado a continuación, según sea aplicable al tipo de esquema de certificación:

a. Las quejas o reclamaciones de las partes interesadas aplicables según los requisitos que deba cumplir el producto (tales como el cliente, la comunidad, empleados, etc.), así como la investigación y tratamiento dado a los mismos incluyendo las correcciones y acciones correctivas pertinentes.

b. Las investigaciones y las sanciones impuestas por la autoridad competente por incumplimiento de requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance de la certificación de producto.




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Para efectos de renovar el certificado, la Organización debe actualizar la información con mínimo seis meses de anterioridad de la fecha de vencimiento, Esta actividad es condición necesaria para que TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS pueda programar la evaluación de renovación. La Organización debe solicitar formalmente a TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS la programación de la evaluación de renovación con una anterioridad de dos (2) meses antes de la fecha de vencimiento del certificado.

Renunciar a cualquier acción legal en contra de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS por la suspensión o retiro del Certificado. Así mismo, La Organización no podrá seguir utilizando el certificado ni la colocación del logo símbolo de la marca de conformidad para ningún fin a partir de la fecha en que le sea notificado por escrito o por cualquier otro medio la suspensión o retiro del certificado. En caso que la Organización siga utilizando el certificado o el logo símbolo, TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS puede iniciar las acciones legales correspondientes y exigirle el pago de los derechos y compensaciones por uso indebido del certificado o marca de conformidad.

el cliente debe cumplir con todos los lineamientos de las resoluciones 0650 del 2008 y

5797 de 2013 (Aplica únicamente para el certificado de calidad turística).

Para el sello de calidad turística el cliente deberá cumplir con lo estipulado en la resolución 0650 de 2008 donde se estipularán los derechos y obligaciones del usuario, así como las condiciones que podrían llevar a la suspensión o cancelación del derecho de uso de la Marca de Certificación, incluyendo las siguientes:

o Por solicitud del usuario dentro de los términos establecidos en el acuerdo. o Por vencimiento del período para el cual fue otorgada la Marca de Certificación. o Por determinación justificada del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. o Por la imposición de sanciones al usuario prestador de servicios turísticos por parte

del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, excepto cuando la sanción impuesta sea la de amonestación.

o Por incumplimiento del manual, reglamento o condiciones exigidas para el uso de la

marca de certificación

14. OBLIGACIONES DE TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS

Tratar de manera estrictamente confidencial toda la información y los documentos obtenidos de la Organización, en relación con las actividades desarrolladas para la gestión del Certificado, y usarla solamente para los fines relacionados con la gestión del mismo. En caso de que una autoridad administrativa requiera información relacionada con la Organización, TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS lo informará a la Organización, para que ésta otorgue la autorización debida. Lo anterior sin perjuicio del estricto cumplimiento que TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS debe dar a la Ley y a las órdenes provenientes de las autoridades judiciales y administrativas.

Entregar los informes de las evaluaciones realizadas, y comunicar a la Organización cualquier decisión tomada en relación con el otorgamiento, seguimiento, reactivación, renovación, suspensión, retiro y cualquier otra decisión al certificado.

15. CONDICIONES DE USO DEL CERTIFICADO

La Organización que ha obtenido autorización para el uso de los Certificados de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, puede utilizar el certificado correspondiente para demostrar que su producto cumple los requisitos indicados en el referencial de certificación. La Organización no puede hacer ninguna publicidad sobre el certificado o su futuro otorgamiento sino hasta después de su aprobación. La contravención a esta disposición puede causar la negación del certificado o su aplazamiento.




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Los derechos de uso del Certificado no pueden ser cedidos por la Organización. En caso que la Organización proyecte transferir total o parcialmente las actividades cubiertas por el alcance certificado, debe informar a TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS con la debida anticipación, con el fin de definir la continuidad del Certificado, su reducción de alcance o su retiro.

Así mismo, se puede utilizar la certificación para los fines comerciales en los cuales sea necesario demostrar que el producto cumple con los requisitos indicados en el referencial correspondiente y en los documentos que hagan referencia a los productos autorizados. Esto se debe hacer de forma que no induzca a confusión alguna, especificando claramente el(los) producto(s) que lo ostenta(n).

La Organización sólo puede hacer publicidad del Certificado, después de su aprobación. Ordenada la suspensión o retiro del Certificado la Organización no podrá hacer uso de este.

16. SANCIONES

Las siguientes causas pueden dar lugar a sanciones por parte de TÜV RHEINLAND

COLOMBIA SAS:

a. El incumplimiento a las condiciones indicadas en el presente documento. b. Permanencia de una no conformidad o incumplimiento del plazo establecido para algún

requisito modificado o por no establecer y comunicar las correcciones, las causas y acciones correctivas adecuadas para solucionar las no conformidades en los plazos establecidos en estas Reglas.

c. La mora en la presentación de las acciones correctivas para la solución de las no conformidades, en la información de los resultados de ensayo o cualquier información solicitada por TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS durante el proceso de evaluación.

d. Por no poder solucionar en una verificación complementaria las no conformidades pendientes de las evaluaciones previas.

e. No recibir en las fechas programadas las evaluaciones de seguimiento y renovación. f. Alterar o cambiar el contenido del alcance del Certificado o su vigencia. g. Presentar documentación falsa para obtener o mantener la certificación h. Uso indebido del certificado o para actos ilícitos. i. Resultar la Organización involucrada en cualquier tipo de escándalo publicado en

prensa, radio, televisión, redes sociales o internet, o en investigaciones judiciales o administrativas por la práctica de actividades ilícitas, ilegales o por la afectación injustificada de derechos de terceros. Estos criterios junto con los del literal anterior, serán validados conforme a los parámetros y comités designados al interior de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS.

j. No contestar los requerimientos realizados por TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS en los plazos establecidos.

k. La mora mayor a sesenta (60) días en el pago de los servicios de la certificación. l. Utilizar el certificado vencido, suspendido o retirado.

Las sanciones por aplicar, de manera aleatoria, conjunta o separadamente, y dependiendo de

la gravedad de las infracciones, podrán ser:

a. Amonestación escrita con el requerimiento de que cesen las infracciones en un plazo determinado.

b. Amonestación escrita acompañada de una evaluación extraordinaria. c. Suspensión del Certificado, la cual TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS decidirá y no

podrá ser superior a noventa (90) días calendario, para corregir la situación que originó la sanción, de lo contrario se procederá al retiro del certificado. TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS puede exigir como condición para levantar la suspensión, el resarcimiento demostrado de perjuicios sufridos por terceros o por TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS.

d. Decisión de no otorgar el certificado o el retiro del mismo.




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e. En caso de mora mayor a sesenta (60) días en el pago de los derechos de la certificación por parte de la Organización de la certificación, TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS podrá suspender la realización de la evaluación de seguimiento o renovación y en consecuencia el certificado, hasta tanto la organización cancele las obligaciones pendientes.

El certificado podrá ser suspendido por una de las siguientes causas:

a. Por solicitud escrita de la Organización. b. Cuando ocurra cese temporal de actividades o traslado de instalaciones o no exista

producción o la prestación de servicios o la realización de las actividades del alcance durante dos seguimientos consecutivos.

c. Por mora mayor a 60 días en el pago de los servicios de evaluación establecidos contractualmente o por no cumplir los acuerdos de pago. En estos casos TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS podrá suspender la realización de la evaluación de seguimiento o renovación y en consecuencia el certificado queda en estado suspendido hasta tanto la Organización cancele las obligaciones pendientes.

d. Por incurrir en actividades que atenten contra la imagen de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS o de las actividades de certificación.

e. La no aceptación de la realización de una evaluación extraordinaria.

La suspensión de la certificación implica la renuncia por parte de la Organización a cualquier

acción legal en contra de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS. Así mismo la Organización no

podrá seguir utilizando el certificado para ningún fin a partir de la fecha en que le sea notificada

por escrito la suspensión del certificado.

En caso que la Organización siga utilizando el certificado, TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS

podrá iniciar las acciones legales correspondientes y exigir a la Organización el pago de los

derechos y compensaciones por uso indebido del certificado. TÜV RHEINLAND COLOMBIA

SAS puede solicitar que se dé la difusión y publicidad que considere conveniente acerca de la

suspensión.

El estado de suspensión no debe superar los 90 días a partir de su inicio, si este plazo es

superado se procede al retiro de la certificación. Si el plazo definido para la suspensión rebasa

la fecha de vigencia del certificado, prevalecerá esta última.

Toda suspensión se levanta luego de comprobar que se han subsanado las causas que la

originaron; se requiere evaluación de reactivación en todos los casos excepto cuando se

presenten las condiciones indicadas en los literales c y d de este numeral. La decisión de la

reactivación debe darse antes del plazo máximo de la suspensión. Las evaluaciones de

reactivación tendrán una duración equivalente a la de renovación y su costo deberá ser

asumido por la Organización.

Nota: En caso que la Organización no acepte que se realice la evaluación después de la

segunda reprogramación, el certificado se suspende de forma automática.

Nota para sello Check In: La violación de las disposiciones de la resolución 0576 de 2020

“Sello Check In Certificado” o el suministro de información falsa para la obtención de la

certificación estarán sujetos a las sanciones civiles, comerciales, penales y administrativas

aplicables, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre estas materias.

Nota para sello de calidad turística: La violación de las disposiciones de la resolución 0650

de 2008 0650 del 2008 y 5797 de 2013 de Uso estará sujeta a las sanciones civiles,

comerciales y penales aplicables de conformidad con las disposiciones vigentes sobre estas

materias.




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17. TRÁMITE DE APELACIONES

Las quejas y apelaciones se gestionan de acuerdo con lo descrito en el procedimiento TÜV

RHEINLAND COLOMBIA SASC-NA-PR-004 QUEJAS Y APELACIONES disponible en la

página web

https://www.tuv.com/es/colombia/quienes_somos_co/tuv_rheinland_colombia/filosofia_de_tra

bajo/filosofia_de_trabajo.html mediante el correo electrónico

[email protected]

18. MANIFESTACIÓN DE VOLUNTAD.

La Organización acepta de manera libre, voluntaria y espontánea, que ha contratado los

servicios de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS sin ningún tipo de presión, constreñimiento,

condicionamiento o afectación a su voluntad, además de que no recibió promesa

remuneratoria, de beneficio, compensación, premio o trato preferencial respecto de los

servicios que ha contratado a TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, razón por la que

incondicional e irrevocablemente renuncia a reclamar de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS

el reconocimiento de derechos o cualquier otra contraprestación ajena a las estipulaciones del

servicio contratado, bien judicial como extrajudicialmente. En tal virtud, cualquier estipulación

en contrario a lo acá descrito, aún en documentos internos de la Organización, no son oponibles

ni exigibles a TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, salvo que medie su previa, expresa y escrita

autorización.

La Organización utilizará la información que le suministre TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS,

inclusive el informe de evaluación, de conformidad con las políticas que ha establecido TÜV

RHEINLAND COLOMBIA SAS, dentro de lo que se incluye la forma y proceder con el que son

desarrolladas las evaluaciones, expuestos los argumentos y presentada la información

relevante, sentido en el cual desde ya se prohíbe y la Organización acepta que no grabará ni

reproducirá por ningún medio audiovisual o fotostático ni las evaluaciones, conferencias o

documentos propiedad de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS, siendo claro que cualquier

violación a esta disposición genera a favor de TÜV RHEINLAND COLOMBIA SAS y en contra

de la Organización las acciones judiciales y de resarcimiento de perjuicio que la ley ha

establecido.

19. INFORMACIÓN DISPONIBLE AL PÚBLICO

TUV Rheinland pone a disposición, según solicitud la información relacionada acerca de la

validez de una certificación determinada. Por medio del correo electrónico

[email protected] o el teléfono Tel:(+57-1) 7460980

https://www.tuv.com/es/colombia/quienes_somos_co/tuv_rheinland_colombia/filosofia_de_trabajo/filosofia_de_trabajo.html

https://www.tuv.com/es/colombia/quienes_somos_co/tuv_rheinland_colombia/filosofia_de_trabajo/filosofia_de_trabajo.html

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




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Anexo A

TIEMPOS DE CERTIFICACIÓN SELLO DE CALIDAD CHECK IN CERTIFICADO

Esto tiempos se refieren a cada sede y no aplica muestreo en caso de organizaciones multi-site

REGLAS DE CERTIFICACIÓN ESQUEMA 6 · REGLAS DE CERTIFICACIÓN ESQUEMA 6 Fecha de...

Documents

Transcript of REGLAS DE CERTIFICACIÓN ESQUEMA 6 · REGLAS DE CERTIFICACIÓN ESQUEMA 6 Fecha de...