REINGENIERIA

Ing. Hugo Caselli Gismondi

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA

v2.0 - 2009

... Y Dios creó al hombre a su imagen y semejanza.........LIBRE!

¿Qué ha ocurrido últimamente ?

ERAS

• Era Agrícola

• Era Industrial

• Era de la Información/Digital

• Era del Conocimiento

DECENIOS

• 80’s : Calidad

• 90’s : Reingeniería de Procesos

• 2000’s : Cambio constante

REDES

• Electricidad

• Transporte

• Comunicación

• Entretenimiento

• Internet

En tiempos de cambio drástico, el futuro es de los aprendices

los sabios se encuentran provistos para vivir en un mundo

que ya no existe más.

Evolución de las Tecnologías y los Modelos de Negocios(Paul Harmon – 2003)

Cambios de Paradigmas

El Camino a la Innovación

La información y el conocimiento son la base del negocio

Soporta la eficiencia y eficacia de los procesos

Secundaria a la tecnología

Papel de la Información

Personas, capital intelectual y cooperac.

Procesos de negocio

Infraestructura tecnológica

Pilares

Nuevas líneas de negocio, mejoras en el servicio y satisfacción del cliente

Reducción de costos, mejora de los negocios existentes

No ClarasConsecuencias

Integral (Clientes, proveedores y socios)

InterdepartamentalDepartamentalAmbito

Es la estrategiaEs parte de la estrategia corporativa

No hay estrategia Estrategia de Innovación

InnovaciónMejoraExperimentación

Builgind an E-Business Strategy

Términos que describen proyectos de cambios de

procesos(Paul Harmon - 2003)

REINGENIERIA

QUE ES REINGENIERIA?

Es la revisión Fundamental y el Rediseño radical de los Procesos para alcanzar mejoras Espectaculares en medidas Críticas y Contemporáneas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio, competitividad , ....

[Hammer, Champy]

PALABRAS CLAVES

FUNDAMENTAL Por qué hacemos lo que hacemos? Por qué lo hacemos como lo

hacemos? Qué es lo que tenemos que hacer? Cómo lo vamos a hacer? De lo que es a lo que debe ser ?

PALABRAS CLAVES

RADICAL No toma nada como dado Se concentra en lo que debería ser Reinventa el negocio No de mejorarlo No de aumentarlo No de modificarlo

PALABRAS CLAVES

PROCESOS

Conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de gran valor agregado para el cliente. [Hammer]

Nota.- Podemos reconocer 3 tipos de actividades, las que agregan valor, las de traslado y las de control.

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACION

GERENCIA

Servicios Control de deuda Reclamos

Solicituddel usuario Requeri-

mientocumplido

PALABRAS CLAVES

ESPECTACULARES

Permite dar saltos gigantescos en medidas de rendimiento o de perfomance

CRITICAS Y CONTEMPORANEAS

Por que esta en el estado futuro de la Tecnología

QUE NO ES REINGENIERIA?

No es automatizar procesos o tareas ya existentes

No es re-estructurar ni reducir para re-acomodar mejor una demanda o tamaño

No es hacer menos con menos No es una re-estructura

organizacional o downsizing

QUE NO ES REINGENIERIA?

No es fragmentar funciones para optimizar individualmente

No es dividir más para mejorar las partes

No es un mejoramiento continuo o incremental, ni gestión total de la Calidad

No es hacer las cosas mal dos veces

QUE SI ES REINGENIERIA?

Mantener constante una clara Visión-Misión

Prepara a los trabajadores para que tomen sus propias decisiones

Identificar un orden natural de los procesos diseñados

Identificar donde el trabajo se hace más adecuado y eficaz

QUE SI ES REINGENIERIA?

Reducir verificaciones y controles Explorar múltiples versiones de los

procesos Preparar una sola persona a cargo

de todo el proceso Combinar diferentes formas de

operar un proceso Minimizar la toma de decisiones

El equilibrio en la efectividad de una organización

ProductosY resultadosDeseados.

CapacidadDe producción

DEFINICION DE REINGENIERIA

Proceso estratégico, inductivo y continuo, que la empresa desarrolla para identificar sus resultados y operaciones actuales y

definir e implantar cambios e innovaciones significativas , que le permitan lograr su preservación, equilibrio, identificación y

crecimiento en el nuevo ámbito de negocios

ALCANCES

Visión, Misión y Valores de la Empresa

Filosofía administrativa y Desarrollo de la Organización

Expectativas, Estrategias y Objetivos

Productos, Servicios y Mercados

ALCANCES

Procesos Básicos Estructura Organizacional, Humana,

Financiera y Tecnológica Facilidades, Recursos y

Capacidades Insumos, Proveedores , Recursos

Externos

DESAFIOS

Clarificar el rumbo de la Empresa Alta respuesta de la Organización Reducción de tiempos de ciclo de

servicio y operación Optima relación Costo / Efectividad Mejorar la competitividad y la

Innovación Asimilación y aprovechamiento de la

tecnología

DESAFIOS

Orientación al Cliente y al Servicio Alto desempeño en el rendimiento de

todos los niveles organizacionales Calidad y Sincronización en las

Operaciones Establecer Bases de Competencia Administrar el cambio

PROCESO

PROCESO

Definimos un Proceso como una conjunto de actividades que requiere diferentes tipos de entrada y que crea un resultado que le añade valor

al cliente.

TIPOS DE PROCESO (1)

•Estratégicos: Aquellos procesos que están vinculados al ámbito de la dirección, y principalmente a largo plazo. Se refieren principalmente a procesos de planificación y otros ligados a factores claves y estratégicos.

•Operativos: Aquellos procesos vinculados a la realización del producto o servicio.

•De Soporte: Aquellos procesos que dan apoyo a los procesos operativos. Suelen referirse a procesos relacionados con recursos y mediciones

TIPOS DE PROCESO (2)

•Críticos: Son los procesos que nos diferencian de las demás empresas, que generan valor a los productos o servicios que brindamos a los clientes.

•Explícitos: Son aquellos procesos identificados y documentados.

•Tácitos: Son aquellos que no están normalizados. Se basan en la experiencia del personal.

IDENTIFICACION DEL PROCESO1.Levantamiento de información :

Descripción detallada de todas las funciones.2.Elaboración de diagramas de flujo 3.Análisis de los flujos y/o secuencias4.Determinación de secuencias.

INSUMOS

PRODUCTOS

TIPOS DE ACTIVIDADES

•Actividades que agregan valor: Actividades importantes para los clientes.

•Actividades de traspaso: Las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente funcionales, departamentales u organizacionales.

•Actividades de control: Las que se crean mayormente para controlar los traspasos a través de las fronteras mencionadas. Nota.- Toda frontera crea un paso lateral y, por lo general dos controles: uno para la persona que hace el traspaso y el segundo para la persona que recibe.

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACION

GERENCIA

Servicios Control de deuda Reclamos

Solicituddel usuario Requeri-

mientocumplido

INFORMACION POLITICASDECISIONES

LAS ORGANIZACIONES SON VERTICALESMIENTRAS QUE LOS PROCESOS SON HORIZONTALES

Organizaciones Basadas en Procesos y Valor Agregado

1. Las organizaciones basadas en procesos cambian la importancia de las funciones que debe cumplir el personal por “los objetivos que se deben lograr”.

2. Cambian el concepto de áreas funcionales y estancas, por el concepto de servicio al cliente y seguimiento del proceso. Aquí se trata de ver al cliente como lo que es, “lo mas importante para la empresa”, y no verlo desde el punto de vista de una área funcional.

3. Cambian el concepto de crear actividades que no agregan valor al cliente, es decir evitan aumentar costos que no benefician en nada al cliente.

Paradigmas en los patrones de pensamiento que deben cambiar

Centrado en Organización

• Empleados son el problema

• Hacer mi trabajo comprender mi trabajo• Cambiar al Empleado• Controlar al Empleado• Quien cometió el error• Corregir errores

Centrado en el Proceso

• Procesos son el Problema ayudar a que se realicen cosas• Mi trabajo en el Proceso

• Cambiar el Proceso• Desarrollar a la Persona• Que hizo que el error pase• Reducir la Variación

Impacto del rediseño de procesos

Gestión Administrativa

Compras Producción Ventas Servicio

Baja calidadde insumos.

Ahorra recursospero generan

costos enel proceso

Demasiadosproductos

que no sonapreciados por

el cliente

Bajos márgenesde gananciay excesivosinventarios

No hayinvestigación de

la causa raízde los problemas

XX XX XX XX

¡ No hay visión de proceso !

Impacto del rediseño de procesos

Gestión Administrativa

Compras Producción Ventas Servicio

Adquisición deinsumos a bajo

costo

MáximaProducción

al menor costoposible

Máxima Venta.No falta

producto parala venta

Soluciónal 99.9% de problemasde clientes

√√ √√ √√ √√

Todos los departamentos cumplen con sus objetivos, los gerentes reciben excelentes evaluaciones, las tareas se cumplen de acuerdo a lo planeado …, pero la organización no crece, por el contrario se va a la bancarrota.

¿Por qué?

Impacto del rediseño de procesos

OrganizaciónOrganización

EN

TO

RN

OE

ST

RU

CT

UR

AO

RG

AN

IZA

CIO

NA

L

ComplejoComplejo

DinámicoDinámico

ImpactoImpacto

FormalizaciónFormalización

EspecializaciónEspecialización

Coordinación e Integración

Coordinación e Integración

Flujos de información y canales de comunicación

Rediseño de procesos

Beneficios del Rediseño de Procesos

• Elimina actividades burocráticas• Disminuye costos de producción• Mejora la calidad en productos y servicios• Mejora la atención a clientes• Reduce el ciclo comercial• Mejora la competitividad• Hace viable el cambio