f.

Absolver consultas sobre asuntos de esta naturaleza; g. Velar por elprestigio, progreso y prerrogativas de la profesión.

g.

Colaborar con el sistema educativo nacional; instituciones científicas ytécnicas procurando la mejor formación profesional.

h.

Mantener vinculación con las entidades similares del país y del extranjero.

i.

Contribuir al desarrollo de las Relaciones Públicas colaborando con elEstado, con las organizaciones regionales y locales y con la comunidad engeneral en las áreas de su competencia.

Artículo 5º.-

Constituyen rentas y recursos del Colegio Profesional Públicos delPerú los siguientes:a. Las cotizaciones de sus miembros;b. Las donaciones y legados que reciba;c. Las rentas que producen sus bienes;d. Los ingresos que generan por el desarrollo de sus autoridades; ye. Las que puedan corresponderle por mandato de Ley.

Artículo 6º.-

La organización, funcionamiento y demás aspectos institucionales delColegio Profesional de Relacionistas Públicos del Perú, se establecerá en elEstatuto respectivo, aprobado por Decreto Supremo,

Artículo 7º.-

las entidades estatales, paraestatales y privadas que tenganobjetivos de promoción, desarrollo, planificación e investigación de la actividad deRelaciones Públicas, deberán contar sus organismos profesionales de estaespecialidad, titulados de acuerdo a la Ley e inscritos en el Colegio Profesional deRelacionistas Públicos.

Disposición Transitorias.-

Por esta única vez, podrán inscribirse en el Colegio deRelacionistas Públicos del Perú, siempre que acrediten estar ejerciendofehacientemente la función de Relacionistas Públicos con una antigüedad mínimade 5 años, en e l caso de los incisos a) y b); y de quince años en el caso del incisoc) de la presente

disposición:a. Los egresados o titulados de las universidades en otras áreas profesionales;b. Los egresados o titulados de la Escuelas o Institutos de EducaciónSuperior con valor oficial en el área de Relaciones Públicas; y

c. Los relacionistas autodidactas, con educación secundaria completa.Las personas comprendidas en esta disposición se someterán a un proceso deevaluación y reciclamiento, según su ubicación, conducente a obtener su títuloprofesional de Relacionista Público en cualquiera de las universidades del paísque impartan enseñanzas de esta especialidad con sujeción a la Ley N º 23783.

3. COMITÉ EJECUTIVO NACIONAL DEL COLEGIO PROFESIONAL DERELACIONISTAS PÚBLICOS DEL PERÚ QUE COMPLETARÁ EL PERÍODO2008

–

2011

Se encuentra en funciones el Comité Ejecutivo Nacional del Colegio Profesionalde Relacionistas que completará el período 2008

–

2011, cuyos integrantesfueron proclamados por el Jurado Electoral Nacional de la Orden en su sesión del15 de Marzo del año en curso.

DECANO NACIONAL

Dr. Ronnie Esaú Moscol Mogollón

VICEDECANA NACIONAL

Lic. Erika Luisa Jaime Zamora

DIRECTOR NACIONAL SECRETARIO

Lic. María Isabel Portuguez Cuya

DIRECTORA NACIONAL DE ECONOMÍA

Lic. Betzabé Figueroa Benavides

DIRECTOR NACIONAL DE RELACIONES PÚBLICAS, PUBLICACIONES YBIBLIOTECA

Dr. Enrique José Flores Galindo del Pozo

DIRECTORA NACIONAL DE DESARROLLO PROFESIONAL, CULTURAL YSOCIAL

Lic. Teresa Hermelinda Llatas Arteaga

DIRECTORA NAC IONAL DE COORDINACIÓN REGIONAL

Lic. Susana Cecilia Molina Vásquez

3.1. COMITÉ EJECUTIVO REGIONAL DE AREQUIPA

DECANO REGIONAL Lic. Juan Melo DíazVICEDECANA REGIONAL Lic. Jacqueline Rosa Alarcón RodriguezDIRECTOR REGIONAL SECRETARIO Lic. Gorky Aquiles Oviedo AlarcónDIRECTORA REGIONAL DE ECONOMÍA Lic. Beatriz Carmen Chirinos GarcíaDIRECTORA REGIONAL DE DESARROLLO PROFESIONAL, SOCIAL YCULTURAL: Lic. María Erika Málaga MedinaDIRECTOR REGIONAL DE RELACIONES PÚBLICAS, PUBLICACIONES YBIBLIOTECA Lic. Jesús Meza Soberón

CONCLUSION

Una historicidad de la disciplina relacionística, basada en la racionalidad presistemática que surge por los años 1900 en el mundo; y, en el Perú por los años1950.Como consecuencia de ello, nos permite confirmar a priori la existencia deuna racionalidad sistemática, en razón de que su praxis observada históricamentele da consistencia disciplinaria y argumentación suficiente para garantizar sunaturaleza sistémica y cuasi científica.Que en el Perú, la praxis histórica, desde los años 1950 (aproximado) hasta lafecha (2010) le otorga a las Relaciones Públicas un estatus trascendente en lavida social de las organizaciones es igual que otras ciencias como: Medicina,Economía, Sociología, Antropología, Administración, Derecho, Psicología, entreotrasLas Relaciones públicas o sus siglas RR.PP, son un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo en las mismas en acciones presentes y futuras.

Su misión es generar un vínculo entre la organización, la comunicación y los públicos relacionados (Stakeholder), además de convencer e integrar de manera positiva, para lo cual utiliza diferentes estrategias, técnicas e instrumentos.

Es una disciplina en desarrollo que emplea métodos y teorías de la publicidad, marketing, diseño, comunicación, política, psicología, sociología, periodismo, entre otras ramas y profesiones.

Al igual que los sistemas o departamentos de inteligencia militares o gubernamentales, funcionan bajo la premisa de "mientras más información se posea, más acertadas serán las acciones y decisiones", es por esto que es fundamental para todo profesional de relaciones públicas el estar altamente informado de todo el acontecer que pueda estar vinculado directa o indirectamente a su organización o proyecto.

Hay una gran cantidad de tratadistas de las relaciones públicas que a lo largo del tiempo abogan por una disciplina asociada a los aspectos gerenciales y comunicativos de cualquier tipo de organización. Por ello, apuestan por vincular a las relaciones públicas con la dirección estratégica de las organizaciones de cualquier naturaleza, para lo cual parece necesario, por un lado, autorizar la entrada de la disciplina en la coalición dominante o informando directamente a la dirección ejecutiva de la organización y entender, por otro, que las relaciones públicas son una función de gestión separada de otras funciones de las organizaciones.

Aunque el concepto relaciones está implícito en la expresión relaciones públicas, pocos han sido los especialistas del área que se han atrevido a definirlo cuidadosamente o a desarrollar mediciones viables de los resultados de las relaciones. Las relaciones públicas vanguardistas se sostienen en los trabajos

sobre las variables de relación de doble flujo (bidireccionales): comunicación (dimensión del diálogo), entendimiento (conocimiento compartido), acuerdo (actitudes compartidas) y comportamiento complementario en el tiempo.

Algunos intentan comparar la investigación y la teoría de las relaciones públicas desarrollada en Europa con lo que se ha hecho en Estados Unidos, y observan intereses y estructuras comunes en la construcción de teorías, así como numerosas adopciones por parte de Europa de teorías y enfoques procedentes de Estados Unidos. Pero también se perciben diferencias sustanciales, por ejemplo en el área de la investigación: el principal entendimiento acerca de relaciones públicas dentro de la comunidad científica europea puede ser algo diferente de la de Estados Unidos en varios elementos importantes, esto es, en la manera de nombrar, en el significado y en la pertinencia de los conceptos “relación” y “comunicación”.

Índice [ocultar]

1 Funciones

2 Relaciones públicas negativas

3 Las relaciones públicas como ciencia

4 Historia de las relaciones públicas

4.1 Las Relaciones Públicas Como Factor de Gestión Empresarial

4.2 Imagen corporativa

5 Tendencias actuales

6 Ciencias vinculadas a las relaciones públicas

7 Bibliografía

Funciones[editar · editar código]

*Grandes modelos empresariales lo son Kayla J. Weber Vega y Christy Rodriguez cofundadoras de MakeLips

Toda actividad de relaciones públicas está pensada en la Comunicación Estratégica basada en Investigación, Planificación, Comunicación y Evaluación (IPCE) y dentro de sus finalidades está la gestión de la imagen corporativa, mediante el desempeño de las siguientes funciones:

Gestión de las comunicaciones internas: es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.

Gestión de las comunicaciones externas: toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.

Funciones humanísticas: resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.

Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario persuadir (no manipular) a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.

Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: el trabajo de todo relaciones públicas debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.

También es importante el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación como pueden ser la publicidad o el marketing. Si bien estas últimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales.

Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas:

La organización de eventos

El lobbying

Planes de responsabilidad social

Relaciones con los medios de comunicación

Diarios: permite a la organización acceder al público general.

Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.

Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.

Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.

Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios.

Cabe recordar que para poder enviar cualquier información a los diversos medios es indispensable que ésta cuente con valor de noticia y se adapte a las características del medio en cuestión.

Relaciones públicas negativas[editar · editar código]

Se llama al trabajo de relaciones públicas basado en desprestigiar a la contraparte, ya sea una empresa, organización, político, campaña de marketing, etc. para esto se suele comprender muy bien a la sociedad y la opinión pública, para así generar rumor que vaya en desmedro de la popularidad de a quien se desea desprestigiar. Otra forma es actuando directamente con pruebas, abarcando siempre la mayor cantidad de medios de comunicación en un principio para así establecer un único mensaje hacia la comunidad.

Estas acciones son comunes en campañas políticas, donde dependiendo de la ética, se puede actuar con verdad de los hechos, o por el contrario, simplemente sembrando un rumor que envuelva a la contraparte en un hecho del cual a pesar de no estar realmente involucrado, el alto calibre de la mentira lo hace perder popularidad.

Las relaciones públicas como ciencia[editar · editar código]

Las relaciones públicas no son una ciencia propiamente dicha, con carácter autónomo. Muchos autores señalan que se trata de una materia interdisciplinar que necesita de otras muchas disciplinas para buscar soluciones efectivas a los problemas que le sobrevienen. Estos autores defienden la postura de que las relaciones públicas pertenecen al conjunto de las ciencias sociales como una materia interdisciplinar a través de las ciencias de la comunicación. Disciplinas como la psicología general, la diferencial, la social y la del consumidor, la economía, la antropología, la sociología, la filosofía, etc., son imprescindibles para manejar la generación o mantenimiento de relaciones eficaces entre las organizaciones y sus públicos estratégicos.

Y como materia interdisciplinar en el marco de las cienciassociales, los practicantes de las relaciones públicas (profesionales y académicos) planifican, gestionan y evalúan programas y campañas con una metodología rigurosa propia del área en la que se desarrollan, generan investigaciones y teorías que alimentan su cuerpo de conocimiento.

Otros practicantes de las relaciones públicas entienden, sin embargo, que son también una ciencia, pues no dejan de ser un cuerpo creciente de conocimientos falibles adquiridos a la luz de la experimentación, que puede ser transmitido. Como tal, cuenta con una serie de atributos:

Amplitud: las relaciones públicas pueden ser aplicadas a diversas situaciones de la vida cotidiana.

Apertura: están dispuestas a generar modificaciones cuando sea necesario.

Empirismo: se basan en la experimentación.

Método: tienen un método propio comúnmente llamado IPCE: investigación, planificación, comunicación y evaluación.

Utilidad: ayudan a los fines institucionales y a la gestión de la imagen.

Descripción y predicción de la realidad institucional.

Historia de las relaciones públicas[editar · editar código]

Puede decirse que las relaciones públicas se remontan a la antigüedad, pues ya en las sociedades tribales eran utilizadas en cierto modo para promover el respeto a la autoridad del jefe.

En la Antigua Grecia se fomentaba la discusión pública en el ágora y se persuadía al público haciendo uso del teatro. Los romanos introdujeron dos vocablos propios de la profesión: la Respública (‘cosa pública’) y la Vox Populi (‘voz del pueblo’). Tras la caída del Imperio Romano y siguió una época de

oscurantismo durante la Edad Media donde el desarrollo de las relaciones públicas fue casi nulo, pues no se permitía el libre debate de ideas.

Sin embargo, el Renacimiento trajo consigo la libertad de expresión y el libre intercambio de ideas que dieron gran impulso a la profesión, la cual creció sin cesar.

Sin duda, el país que más favoreció el crecimiento de las relaciones públicas desde esta época hasta la Segunda Guerra Mundial fue Estados Unidos. Se distinguen las siguientes etapas en esta época:

1600-1800: Este es un periodo marcado por las luchas por la independencia. Las relaciones públicas sirvieron tanto a los fines de los colonos, quienes buscaban fomentar su independencia a través de diversos medios (entre ellos la prensa, el teatro, folletos), como a Gran Bretaña, que intentaba controlar a las colonias.

1800-1865: Este período se caracteriza por la creciente importancia que adquiere la opinión pública. Se debatían diversos temas: la esclavitud, el sufragio femenino, el laicismo, etcétera, y la incipiente prensa de masas era el vehículo de todas esas ideas.

1865-1900: Esta época estuvo marcada por una depresión económica que afectó terriblemente la imagen de los industriales. No se tenía conciencia de la importancia de contar con el favor del público y se hacía un uso indiscriminado de las «falsas noticias» redactadas por los agentes de prensa.

1900-1919: Surge la figura de Ivy Lee como padre práctico de las relaciones públicas. Lee contribuyó sobremanera al crecimiento de la profesión, puesto que inició una política de puertas abiertas destinada a informar al público. Humanizó la profesión y dio cuenta de la importancia de hacer concordar la información pública con la privada. En 1917, Wilson como presidente electo de los Estados Unidos de América crea el Comité de Información Pública (también denominado Comité Creel), destinado a lograr que los ciudadanos estadounidenses apoyaran la entrada del país en la Primera Guerra Mundial, en lo que fue una clara utilización de las relaciones públicas con fines políticos. Cabe destacar que Wilson había llegado a la Casa Blanca bajo un programa político basado en la no intervención militar, lo que puso las cosas bastante difíciles a la Comisión Creel (conocida también como el Comité de los 12 sabios).

1919-1929: En este período surge destaca la figura de Edward Bernays como padre teórico de la profesión. Escribió varios libros delimitando las funciones y alcances de la misma y dedicó muchos esfuerzos a hacer relaciones públicas de las relaciones públicas, es decir, a mejorar la imagen de la profesión. El trabajo de Bernays destacó por la importancia que otorgó a la necesidad de escuchar al público y trabajar en función de sus necesidades.

1929-1941: Las relaciones pública cobran gran importancia, ya que tras la Gran Depresión se hace sumamente necesario reivindicar a las empresas y explicar su contribución al sistema económico.

En Europa las relaciones públicas no crecen con la misma intensidad que en Estados Unidos debido a la presencia de gobiernos totalitarios que impidieron el desarrollo de la disciplina.

Posteriormente destacan los siguientes hitos:

Justo en 1946, con la caída de estos regímenes totalitarios europeos, surgen las asociaciones nacionales que agrupan a los profesionales de las relaciones públicas. La primera de ellas se creó en los Países Bajos.

En 1948 Gran Bretaña crea el Instituto de Relaciones Públicas.

En los años 1950 surgieron asociaciones en Grecia, Bélgica, Suiza, Italia y España, entre otros países.

En 1955 se funda la Asociación Internacional de Relaciones Públicas (IPRA).

En los años 1960 las asociaciones se agrupan en una organización, la Confederación Europea de Relaciones Públicas (CERP).

En 1960 se crea la FIARP (Federación Interamericana de Relaciones Públicas), reconocida por la OEA. Se convierte posteriormente en CONFIARP

En 1963 se crea en Colombia lo que hoy se llama CECORP Centro Colombiano de Relaciones Públicas y ComunicaciónOrganizacional.

CECORP Fue creado en Medellín en marzo de 1963, con el nombre de Centro de Relaciones públicas, CERP, por Maruja Peláez de Johnson,Lucía Molina, Inés Tobón de Viana y Humberto López López; todos ya fallecidos.Más tarde la entidad pasó a llamarseCírculo Antioqueño de Relaciones Públicas, CARP, en 1970 adoptó el nombre de Sociedad Colombiana de Relaciones Públicas, SOCORP DE ANTIOQUIA y desde 1980 es Centro Colombiano de Relaciones Públicas y Comunicación Organizacional. (www.cecorp.com.co). CECORP es la única agremiación colombiana que congrega a los profesionales que ejercen la comunicación organizacional y las relaciones públicas, con el fin de propiciar el espíritu de solidaridad, unión y cooperación recíprocas, promover el reconocimiento social, académico y laboral;representar sus intereses y prestar servicios que los beneficien, interactuando con estamentos educativos, empresariales, sociales y del estado.

En 2001 Natalia Martini crea el Primer Portal de Relaciones Públicas (RRPPnet).

Las relaciones públicas trabajan con diversos intangibles:

Identidad: Es el ser de la organización, aquello que la caracteriza y diferencia del resto. Sobre esta identidad trabajan las relaciones públicas, básicamente gestionando otros dos intangibles: la cultura organizacional y la filosofía.

Filosofía: Plantea el objetivo global de la organización y el modo de llegar a él. Establece una misión (el beneficio que la organización proporciona a su público), valores (por los cuales se rige la organización) y visión (a donde quiere llegar, que debe ser un objetivo difícil de alcanzar pero no utópico).

Cultura: Se da por el proceder o modo de actuar de la organización en su conjunto. Tiene que ver con los valores que se fomenten y el modo de orientar la actuación de la organización.

Imagen: Es aquella representación que la organización desea construir en los stakeholders con los cuales la organización se relaciona o construye vínculos comunicativos.

Reputación: Es aquella representación mental que se hace el público sobre una organización a través de las experiencias (directas o indirectas) que hayan tenido con la misma y de la forma como la organización se comunica con sus stakeholders.

Las Relaciones Públicas Como Factor de Gestión Empresarial[editar · editar código]

“Las relaciones públicas constituyen una de las actividades organizacionales de nuestros tiempos” “Las RRPP interpretan el entorno de una empresa, son la antena, el radar, y la conciencia de la misma para la toma de decisiones relacionadas con la integración de la empresa a la comunidad”. “Las relaciones Públicas ayudan a las empresas a anticipar y enfrentar la crisis organizacional."

Primero que nada tenemos que tener algo muy en claro. ¿Qué son las Relaciones Públicas? (Disciplina en formación) y ¿Cuál es el objetivo que tenemos con ellas? A través de ciertos mensajes creamos una imagen, la cual queremos que tenga nuestra empresa, de ella depende el fracaso o el éxito de nuestra compañía. El proyectar una buena imagen de empresa no es ni más ni menos que el mercado tenga un conocimiento, una opinión y una valoración positiva de nuestra organización y por tanto, de los productos y servicios que ofrecemos.

La publicidad es una excelente herramienta de ayuda para transmitir esa imagen, pero probablemente, y tan importante como la publicidad, está la puesta en marcha de un plan de comunicación que transmita esa imagen a los diferentes mercados y que además lo haga de una forma creíble.

Las relaciones públicas desempeñan un papel esencial en la estrategia de comunicación que va dirigida a los empleados y constituye una herramienta fundamental de relación entre organización y públicos. La comunicación interna tiene diferentes puntos de vista como lo son el económico, recursos humanos, management, organizativo; los cuales necesitan ser trabajados fundamentalmente para que participen en la formalización de la toma de decisiones. A través de las relaciones públicas la empresa busca un posicionamiento en el terreno de la imagen, persiguiendo siempre la máxima aceptación social. Las funciones más importantes a desarrollar por las relaciones públicas son: Un jemplo de esto lo es Kayla weber una relacionista publica de gran exito

• 1. Apoyar y reforzar la labor de los departamentos de ventas y marketing.

2.Preparar y supervisar las acciones puntuales de promoción y márketing de los productos o servicios que representa.

• 3. Mantener un clima permanentemente favorable hacia los productos o servicios que representa, mediante el contacto constante con clientes, proveedores, agentes sociales, entre otros. • 4. Establecer un buen clima laboral y conseguir en los empleados el espíritu e imagen que la empresa pretende en el exterior. • 5.Conseguir que ningún problema altere o perjudique la imagen de la empresa en el ámbito social.

Es necesaria la utilización de técnicas incluidas en las relaciones públicas de cara al exterior, y al interior de la empresa es por ello que los empleados de una empresa son el mejor activo de una compañía y nadie como ellos para ser el primer eslabón para el trabajo en cuanto a la comunicación y reflejo de una imagen de empresa potente e idónea. La identidad corporativa también juega un papel muy importante dentro de las relaciones públicas y tiene la tarea de dar la imagen que las empresas van a dar ante sus interlocutores, en pocas palabras que son percibidas por los receptores. La imagen va a ser una cualidad que la empresa va a poseer. Existen dos elementos que van a generar la identidad de la empresa: • a.El sistema cultural corporativo: Que es la personalidad constituida por las ideas, los signos, objetivos y principios. Los cuales han hecho que la empresa se distinga de la competencia. Se complementa en el ámbito interno con la política personal que abarca el salario, la motivación y el diseño de sistemas para

la toma de decisiones. • b. Manifestación visual o física: Es lo visible de la empresa, símbolo, logotipo, colores corporativos, papelería, instalaciones, uniformes entre otros.

La identidad visual y los patrones de conducta forman la imagen de una empresa.

Imagen corporativa[editar · editar código]

La imagen no se gestiona directamente, ya que es propiedad del público, sino que los profesionales de las relaciones públicas la gestionan indirectamente, trabajando sobre la identidad.

Para llevar a cabo dicha gestión es necesario en primer lugar auditar la imagen, es decir, conocer qué imagen tiene el público sobre la organización. Esto se logra estudiando la notoriedad de la organización (cuán conocida o desconocida es) y también mediante el uso de encuestas, entrevistas, grupos focales, etcétera.

Luego es necesario planificar para establecer, teniendo en cuenta la imagen actual, cuál es la imagen que se desea obtener y el modo para llevarlo a cabo.

Los beneficios principales que proporciona una imagen bien definida son:

La identificación de la organización

La diferenciación

La referencialidad

La preferencia: éste suele ser el principal objetivo al gestionar la imagen, que el público elija esta organización.

Tendencias actuales[editar · editar código]

En la actualidad se está dejando de lado el paradigma de las comunicaciones integradas de marketing, que sitúa a las relaciones públicas como una herramienta más del marketing. De hecho, la investigación científica en Relaciones Públicas se enfoca cada vez más en la Gestión vincular propiamente dicha.

Se está pasando a tener una visión holística de las relaciones públicas, es decir, se ligan con la comunicación institucional y se las sitúa como función directiva. Se está tendiendo a situar todas las comunicaciones de la organización en manos del Director de Comunicaciones para lograr una política comunicacional más coherente e integrada que persiga los mismos fines que la institución.

También ha cambiado la forma en la que las instituciones se dirigen y comunican con sus públicos. Las Relaciones Públicas se valen hoy en día de herramientas de comunicación impensadas años atrás. La proliferación de las redes sociales y los blogs corporativos indican que el diálogo gana un nuevo espacio; el ciberespacio. En un marco de competitividad sostenida, las organizaciones de hoy necesitan estar siempre disponibles para sus audiencias, la participación de más y más voces exhorta a los relacionistas públicos a apelar a la creatividad y pericia informática para desarrollar estrategias vigentes y relevantes.

Las relaciones públicas son una disciplina: es un área más dentro de los negocios, política, empresa...

Las relaciones públicas tratan del modo en que las conductas y actitudes de individuos, organizaciones y gobierno inciden unos sobre otros.

No es más que el tratar de influir en la opinión del grupo objetivo.

Un ejemplo muy claro es cuando llega el derecho a voto. Los RRPP, en este caso, tratan de persuadir al ciudadano.

Los RRPP en esencia es lo mismo en cualquier ámbito que tratemos.

Algunas palabras claves del ejercicio de relaciones públicas son la reputación, la percepción, credibilidad, confianza, búsqueda de la comprensión mutua... y todo basado en la verdad y en una información completa y veraz.

Áreas en que actúan las relaciones públicas

Empresa privada

Política

Asuntos sociales

Relaciones Internacionales

Asistencia sanitaria

Ámbito de aplicación de las Relaciones Públicas

Asesoramiento basado en la comprensión humana.

Investigación de la opinión pública.

Mantenimiento de una comunicación de doble vía basada en la verdad y en una información total.

Prevención de conflictos y de malas interpretaciones.

Fomento del respeto y de la responsabilidad social.

Conjunción de intereses públicos y privados.

Promoción de productos y servicios.

Proyección de la imagen e identidad corporativa.

Factores que afectan a las relaciones públicas en una empresa u organización

(Organigrama de un plan de relaciones públicas)

recursos público interés(target)

ORGANIZACIÓN

Temas de interés

Oportunidad social naturaleza medios de comunicación

(de la organización)

Naturaleza: A qué se dedica la organización

Recursos: Conociendo la naturaleza sabremos los recursos con que puedo contar para poner el plan en marcha.

Oportunidad social: Momento en que puedo ejercer las relaciones públicas.

Medios de comunicación: los usamos para llegar a nuestro público.

Temas de interés: Qué aspectos o factores queremos tratar en el plan.

Público: persona o grupo de personas a las que dirigimos el plan.

El ejercicio de las RRPP es el esfuerzo planificado y sostenido para mantener y establecer la buena voluntad y comprensión mutua entre una organización y su público.

Errores comunes en la política de Relaciones Públicas.

La incapacidad para apreciar realmente la contribución que las RRPP hacen en la gestión de la empresa.

Utilizar las RRPP sólo cuando hace falta y no de un modo continuado.

No usar la investigación.

Creer en la posibilidad de proporcionar una total información completa siempre que sea positiva y nos favorezca.

El papel de las Relaciones Públicas es, pues, el de reconciliar todas las consideraciones de modo que integren satisfactoriamente factores externos y política interna.

LAS RELACIONES PÚBLICAS Y LA PROPAGANDA.

La propaganda es la estrategia del condicionamiento: su objetivo es crear una fuerza colectiva y sus afirmaciones, por norma general, no están basadas en hechos comprobables.

Mientras que las RRPP están basadas en la confianza y comprensión mutuas.

El fin de la propaganda es crear un movimiento y las RRPP buscan un consenso mutuo y entendimiento.

Comparación entre publicidad y RRPP.

Características

Publicidad

Relaciones Públicas

Utilización de los medios

Comprar espacio en ellos

Conseguir cobertura

Control del mensaje

Estrecho control del contenido y calendario

Poco control del mensaje

Credibilidad del mensaje

Baja

Alta

Tipos de audiencias

Menos específica

Audiencia específica

Actividad

Venta

Crear opinión

Tiempo

Corto plazo

Corto o largo plazo

Evaluación

Existen técnicas de evaluación

Limitada

Pagos a la agencia

Comisión puntual sobre la campaña

Cuota por mantenimiento(minuta)

19/octubre de 2004

La publicidad y las RRPP no se excluyen mutuamente. La publicidad entra dentro de las RRPP aunque las RRPP van orientadas a buscar la confianza del consumidor mientras que la publicidad básicamente apunta al hábito de compra o consumo.

Hay empresas y organizaciones en que el departamento de publicidad está dentro del de RRPP aunque lo habitual es que se encuentren separados.

Hay veces que un programa de RRPP influye bastante en la publicidad, en la que más que vender un producto se intenta que se tome conciencia de un plan o proyecto social.

MÁRKETING Y RRPP

Definimos márketing como proceso de dirección responsable de la identificación, anticipación y satisfacción de las necesidades del cliente.

Por otro lado tenemos que las RRPP se consideran el esfuerzo sostenido y planificado para establecer y mantener la buena voluntad y la comprensión entre la organización y su público.

Pero hay áreas en que el márketing no juega ningún papel: relaciones con empleados, con comunidad, responsabilidad social...

EJEMPLO:

A3 televisión

Telefónica

Objetivos

Publicidad

Llegar al público para que, al final, haya beneficios económicos

RRPP

Márketing

Dinero

(en comunicación, gestión de la marca)

Dircam

Comunicados

Ruedas de prensa

Presentaciones

El márketing habla de dónde, cómo, cuanto y cuando hacer los intercambios entre oferentes y demandantes.

Depende de para que se utilice esa comunicación, la meteremos en un departamento u otro.

También depende del programa de márketing, puede que este esté dentro o fuera del departamento de RRPP.

EJEMPLO: Plan de RRPP con campaña institucional de la renta.

Público objetivo Contribuyentes entre 16 y 65 años.

Mensaje Obligación de pagar impuestos

Realización de la campaña Campaña de RRPP (ya que no tenemos un producto qué vender)

Qué vendemos sensaciones

Con qué la hacemos Herramientas de RRPP

EJEMPLO: Comparamos el plan anterior con una campaña de publicidad para fomentar el consumo de alimentos transgénicos. Dentro de esta campaña usaremos las técnicas de RRPP.

El foco creativo es que la gente es reticente a consumir a consumir estos productos. De tal modo que no nos vale con una campaña usual de Publicidad.

Público objetivo Mujeres casada

Solteras + de 20 años

Mensaje Se trata de un producto beneficioso porque la ciencia ha investigado y ha demostrado que no perjudican la salud.

Plan de RRPP entablar relaciones con asociaciones de consumidores y ONG's ya que éstos son líderes de opinión en el tema de la alimentación.

Es obvio, por tanto, que los ejecutivos de marca han de comprender las RRPP y que, a su vez, los RRPP han de entender las distintas formas en que éstas pueden funcionar dentro del campo del márketing.

Las RRPP que apoyan al marketing son llamadas B2B (Businnes to businnes).

Diremos, pues, que las RRPP cuidan del nombre y la reputación y el márketing protege a la marca.

25/octubre de 2004

El papel estratégico de las RRPP

Cuando hablamos de gestión estratégica distinguimos entre consideraciones a corto, a medio y a largo plazo.

La dirección o gestión estratégica se ocupa de una organización entendida como un todo y de cómo ésta puede adaptarse de una forma eficaz a las circunstancias siempre cambiantes.

Las decisiones estratégicas emanadas de una gestión son su viabilidad aquellas que nos determinan la dirección de un proyecto y su viabilidad final atendiendo a los cambios previsibles, imprevisibles y desconocidos que se pueden dar en el entorno de la organización.

Interpretaciones de la estrategia de RRPP

Plan

Hay que tener un objetivo claro y definido.

Estrategia.

Es una maniobra de desarrollo que sólo conoce la empresa y se supone tiene que ser privada.

Tener un patrón.

Las acciones deben dirigirse a un fin concreto.

La posición.

Dónde situar a la empresa u organización en su entorno.

La perspectiva.

Forma en que la dirección percibe el mundo y el entorno.

El papel de las RRPP es el de reconciliar estas consideraciones de modo que integren tanto factores externos como políticas internas.

Las RRPP tienen que llenar el vacío que existe entre la perspectiva interna de una organización y su posición externa.

Direcciones posibles en RRPP

Dirección por carisma.

Se refiere a que sea una persona peculiar y con carisma la que dirija la situación.

Dirección por omisión.

Dirección por deambulación.

Dirección por accidente.

Consiste en llevar una política de comunicación errónea. Un ejemplo lo encontramos en el cierre de Izar.

Dirección por consenso.

Perspectiva interna Perspectiva

Creemos que somos Posición externa

Decimos Realmente

Hacemos - decimos

hacemos

Papel estratégico de las RRPP

Definir y dirigir las relaciones estratégicas

Integrar dos conceptos

Desarrollo del plan estratégico

26/octubre de 2004

Para determinar la diferencia del mensaje que ofrecemos ye l que realmente llega al público o que éste tiene de nosotros utilizaremos las técnicas del márketing research, que consisten en una investigación de mercado e imagen usando la encuesta y su posterior tabulación así como la estrategia publicitaria.

Las declaraciones o enunciados de emisión y los mensajes de propósito estratégico serán sólo palabras vacías a menos que sean la base de las políticas y las estrategias específicas.

Los enunciados de emisión son, por tanto, iniciativas excelentes pero únicamente si son reflejos reales del modo de pensar de la alta dirección. Serán revisados regularmente a la luz de los cambios del entorno y de las necesidades de la propia organización.

2/noviembre de 2004

DEPARTAMENTO DE RRPP

Hablamos del departamento interno/externo o propio.

Consideramos siempre que las RRPP deben ser una parte integral en la gestión de la organización o empresa. Por tanto no deben ser consideradas un lujo.

En el caso de una organización pequeña, el propietario debe considerar las RRPP como una parte de las exigencias de dirigir y manejar su propia empresa y, en el caso de una organización más grande, es aconsejable que el director general considere las RRPP como una parte vital de las responsabilidades de la dirección.

Aunque el director ejecutivo o presidente esté muy bien preparado en el ámbito de las RRPP es necesario tener un departamento propio en la organización o empresa o bien contratar los servicios de una consultoría externa.

Un departamento interno puede ser lo suficientemente importante o grande como para atender las necesidades de una empresa pero no esta equipado para enfrentarse a crisis o acontecimientos

extraordinarios: congresos extraordinarios, juntas generales de accionistas ... Por eso, se puede acudir a una consultoría para llevar esta sobrecarga o bien, simplemente, acudir a ella para que examine desde un punto de vista externo ala organización.

El departamento interno o propio es el área o sección dentro de una organización encargada de planificar, elaborar o ejecutar programas globales o acciones puntuales de comunicación corporativa entre organizaciones y su público. El personal pertenece a la plantilla de la empresa.

Organización del departamento interno.

Se trata de un departamento de reducidas dimensiones a efectos de personal. Generalmente se compone de un jefe de RRPP y un ayudante o secretario.

En una estructura más grande (donde hay departamentos muy especializados) el departamento está dividido en prensa y relaciones institucionales o externas. Éste último cuenta con varias áreas:

área de publicaciones.

encargada de las revistas de la empresa, informes anuales..;

área de protocolo.

Dedicada a la organización de actos(ferias, congresos, exposiciones)

área o sección general

controla las visitas a la empresa, regalos de merchandising...

El director de RRPP

Su función principal es la de ser responsable de la partida presupuestaria del departamento.

Además se encarga de:

planificar los programas de RRPP y sus prioridades.

Asesora directamente a la dirección o gerencia y es encargado de informar a la gerencia de kos intereses de lo strabajadores, lo publicado en los medios, supervisar el dossier de prensa y su envío correcto...

Prepara las intervenciones públicas

Evolución de las RRPP dentro del organigrama de una empresa

1ª etapa - Depende de Recursos Humanos

Director General

Producción Ventas RRHH Finanzas

RRPP

2ª etapa - Depende del comercial

Director General

Producción Comercial RRHH Finanzas

Ventas RRPP

3ª etapa - Márketing

Director General

Producción Márketing RRHH Finanzas

RRPP Comunicación Publicidad

4ª etapa - Mega - márketing

Director General

Márketing Dtor. Comunicación RRHH Producción Finanzas

Identidad RRPP Prensa

Corporativa

Actividades del departamento interno.

Elaboración y actualización continua del listado de medios.

Esta es la base de datos que recoge la lista de los medios de comunicación.

Se organizan por nombre del medio, por su actividad o por loa apellidos y nombre de los profesionales.

Es muy útil a la hora de hacer convocatorias.

Redacción y preparación de información dirigida a los medios.

Notas de prensa, dossieres...

Se gestionan también las entrevistas en los medios de comunicación para los portavoces o directores de la empresa.

Preparación del archivo fotográfico.

Tanto fotos internas como las publicadas en los medios.

Seguimiento de los medios de comunicación.

Edición y producción de revistas internas, periódicos para el personal...

Organización de los instrumentos de comunicación interna: Intranet, comunicados...

Edición y producción de revistas externas, o bien de la empresa o bien catálogos de productos para comerciales.

Redacción y producción de márketing corporativo: folletos de visitas...

Almacenamiento del material audiovisual corporativo.

Organización y coordinación de eventos.

Responsabilidad sobre los patrocinios y los mecenazgos en la organización de actos ajenos.

Organización de visitas.

Organización de informes y actos al término de cualquier acción de comunicación

El presupuesto.

En los departamentos internos, se trabaja con el “cómputo por anticipado” de las acciones a llevar a cabo en el ejercicio siguiente. Esto se prepara en el último trimestre del ejercicio anterior y es una estimación presupuestaria para el ejercicio siguiente.

En este presupuesto hay dos partidas diferentes:

las acciones que llevar a cabo

el coste fijo del departamento

Ventajas del departamento interno

Mayor conocimiento de la organización.

Está identificado con ella ya que trabaja dentro.

Posibilidad de obtención rápida de información.

Posibilidad de informar a los medios sin la constante necesidad de implicar a dirección.

Posibilidad de actuar rápidamente ante situaciones de crisis o emergencia.

Está en situación de prestar consejo diario a la dirección.

Inconvenientes del departamento interno.

La posición es parcial.

Se agotan las ideas o la originalidad.

Al ser un gasto continuo, el coste es más elevado con respecto a contratar una asesoría externa.

La capacidad que tiene el departamento interno es limitada frente a problemas que puedan surgir.

EL DEPARTAMENTO EXTERNO, ASESORÍA EXTERNA O CONSULTORES INDEPENDIENTES.

Definimos como asesoría externa a la práctica externa de RRPP que consiste en proveer de servicios específicos, técnicos y creativos por parte de un grupo cualificado en función de su experiencia y formación a otra empresa ajena a ella.

El cliente (para una asesoría externa) es la organización, individuo p grupo de individuos que contrata los servicios profesionales de una asesoría externa de RRPP para el logro de un programa acordado con fines de asesoramiento continuado o para una actividad concreta durante un período específico de tiempo.

Una consultora externa se supone que tiene que ofrecer los siguientes servicios:

consultoría interna

consultoría externa o RRPP

dentro de la cual encontramos el clipping (seguimiento de información de la empresa para medios radio y TV y que suele contratarse a empresas específicas y especializadas ya que requiere de mucha gente y medios), seguimiento en prensa, convocatorias y notas de prensa y presentaciones, road shows y congresos.

institucional

Realización de revistas y folletos del sector y mantener las relaciones dentro del ámbito de la actividad profesional.

La contratación de una asesoría externa.

Dependiendo del tipo de acción, el tiempo de contratación será diferente.

Variará en función de si son acciones globales o puntuales.

Las acciones globales son aquellas de un contrato anual. Funcionan a partir de un período de preaviso.

Se cobra por minuta de los servicios generales que se prestan.

Los servicios extraordinarios se cobran aparte.

Las acciones puntuales vienen determinadas por el tipo de acción y losplazos fijados para su ejecución.

CASO PRÁCTICO: aniversario de una cadena hotelera. Contratamos los servicios generales a una consultora externa.

Llevaremos a acabo las siguientes acciones:

Asistentes privados /VIP (los decide la empresa)

Asistentes de prensa (los pone la consultora)

Mandamos la convocatoria de prensa con las notas de prensa.

Realizamos y enviamos las invitaciones para privados y VIP (se encargan a la imprenta y son diferentes según privados y VIP)

Nos ponemos en contacto con la imprenta.

Contratamos los servicios de mensajería.

Contratamos los servicios de catering.

Alquilamos el lugar de celebración (el empresario puede tenerlo decicidido ya).

Encargamos a la imprenta la realización de revistas, folletos, recuerdos, regalos.

Contratamos azafatas / os.

Contratamos un servicio de decoración.

Contratamos unos servicios tecnológicos y técnicos, acompañados de medios humanos (existen empresas especializadas en organización de eventos)

Tras esto, se elabora el presupuesto y se lo pasan al cliente y, una vez que lo aprueba, comienza a organizar todo.

Aspectos que tener en cuenta para la contratación de una consultora externa de comunicación.

Los antecedentes.

Tanto de experiencia como de tiempo en el mercado y fama.

Experiencia financiera.

Qué empresa es la que te aportar un valor añadido o la que te da más por menos dinero.

Confidencialidad.

Si la organización puede demostrar resultados con otros clientes o productos similares.

Es decir, el historial de la empresa.

Tipo de facturación al cliente.

Como se facturan los servicios que se contratan.

Según los derechos de propiedad intelectual.

Tipos de consultoras externas según los servicios que prestan.

Agencias de RRPP.

Agencias de comunicación integral (multiservicios).

Agencias de comunicación de márketing.

Consultoras por áreas.

Agencias de publicidad.

Consejeros independientes o free-lance.

Agencias especializadas.

Sistema de trabajo en una consultora externa.

1º Abrir una carpeta al cliente en la que incluimos:

nombre del cliente

acción que llevar a cabo

plazo de ejecución

número de horas estimadas y dedicadas

2º Acordar los objetivos de trabajo.

3º Preparación del plan (lo que conlleve una investigación).

Consiste en fijar en el calendario reuniones periódicas y de seguimiento de oa empresa ocn la consultora.

4º Elaboración de un presupuesto.

5º Ejecución de las acciones.

9/noviembre de 2004.

Presupuestos en el departamento externo.

Es imprescindible saber lo que cuesta un programa de RRPP, tanto desglosado como total. Sabiendo esto, conoceremos cómo realizar un presupuesto extraordinario.

Con ambas informaciones el cliente podrá medir resultados con relación al presupuesto: es decir, conocerá lo ejecutado y lo cobrado.

No hay tarifas fijas sino que se utiliza el sistema de partidas para facturación.

Por ejemplo, hay partidas de asesoramiento, de consultas, de plan, de acción...

Todo esto tarificado, a su vez, por horas de trabajo, bocetos y pre-impresiones, arte final y creatividad, producción, materiales, dietas, gastos generales...

En proveedores externos se suele hacer el presupuesto o partida de dos formas diferentes:

la agencia asume el coste por anticipado y luego lo incluye como partida o factura al cliente.

que el proveedor externo pase el cargo directamente al cliente (no es muy habitual)

También hay que añadir el margen comercial que suele oscilar entre el 16 y el 18%.

15/noviembre de 2004

Ventajas de una asesoría externa frente a un departamento interno.

La imparcialidad

A veces incluso se les llega a contratar exclusivamente por esto.

Por experiencia

Estarán más familiarizados con los medios de comunicación.

Las grandes empresas suelen conocer al periodista de su sector o negocio.

Esta área suele formarse por gente que ha trabajado en medios o está familiarizado con ellos.

Cuenta con personal especializado.

Proveniente, como decimos, en muchos casos de los medios.

Tiene más capacitación a la hora de enfrentarse a períodos de trabajo intensos.

Dedica gente única y exclusivamente al proyecto.

Tiene un menor coste.

Tiene una ubicación céntrica.

Fácilmente accesible en los núcleos urbanos y cerca de los medios de comunicación.

Inconvenientes de una asesoría externa frente a un departamento interno.

Está lejos del cliente.

El trato es mínimo.

es una sola persona de la agencia la que está en contacto con el cliente.

Hay que compartir la lealtad con otros clientes.

Tiene menor capacidad de actuación.

TEMA 2: Comunicación institucional y comunicación empresarial.

La comunicación siempre ha existido dentro de una institución o dentro de una empresa.

Así, podemos decir que existen varios tipos de organizaciones:

Aquellas orientadas a fines políticos.

Son las destinadas a distribuir poder o control en la sociedad.

Por ejemplo, los partidos políticos.

Las orientadas a metas de integración.

Encargadas de resolver discordias entre grupos e individuos de la sociedad.

Organizaciones orientadas a metas de mantenimiento de modelos.

Modelos como cultura, familia, educación...

Aquellas orientadas hacia la producción económica.

Crean productos u ofertan servicios.

Todas estas empresas tienen como punto en común la integración. Pero las que nos interesan a nosotros son aquellas que permiten trasladar imagen e idea de la empresa así como las que permiten dar a conocer a los individuos que trabajan en la empresa qué es lo que se está haciendo.

En esto consiste la comunicación empresarial.

Esta comunicación empresarial abarcan todas las técnicas que forman parte del proceso de comunicación de la empresa: técnicas de RRPP, de comunicación, de publicidad...

También podemos definir simplemente la comunicación empresarial como el intercambio planeado de mensajes dentro y fuera de la empresa. Para poder realizar este intercambio debe existir un fin, un motivo y un plan, o lo que es lo mismo, un plan de comunicación.

Plan de comunicación = fin + motivo + plan

Existe siempre una necesidad empresarial de comunicación.

En el mercado no se vende lo que se produce sino que se produce lo que se vende.

El cliente conoce los productos a través de la publicidad.

Hoy día lo que se hace es crear una demanda generando una necesidad. Haremos que le producto entre en la vida del consumidor. Para ello habrá que comunicar. Para poder funcionar, las empresas necesitan conocer la competitividad del mercado.

Por tanto, se debe comunicar tanto de forma interna como externa.

Esta tendencia ha obligado a las empresas a ampliar sus listas de contactos para conseguir el éxito empresarial.

Estableceremos y delimitaremos claramente estos grupos, dividiéndolos en aquellos dirigidos hacia el interior de la empresa, aquellos hacia el exterior o mercado y aquellos hacia el entorno social.

- Hacia el interior de la empresa

dirección

personal

representantes laborales

empresas filiales

grupos económicos

- Hacia el exterior

el público

comunicación profesional

comunicación con los colaboradores

- Hacia el entorno social.

pública (opinión pública)

financiera

social

La comunicación interna o hacia el interior de la empresa.

El directivo suele ser personal de la compañía aunque con ciertas peculiaridades. Al ser quien toma las decisiones de comunicación, deberá tener relación con la dirección, con el personal y con el resto de departamentos de la empresa.

Esta comunicación debe ser bidireccional.

No es fácil establecerla y debe mantenerse, por encima de todo, el contacto con los representantes laborales para conocer el estado laboral de la empresa y sus trabajadores.

La comunicación externa o hacia el exterior o mercado.

Es la comunicación directamente con el público. Éste está integrado por consumidores, prescriptores ( recomiendan el producto. Se supone que su opinión importa más. Tienen la confianza del público) y compradores.

La comunicación hacia profesionales (distribuidores) es diferente a la de colaboradores o compradores.

2.1. Director de comunicación.

Será el órgano encargado de ejecutar el plan estratégico de comunicación. El director de comunicación lo lleva a cabo. En el año 90 se hizo una encuesta de comunicación a empresas:

Existe una valoración muy baja de área de comunicación y esa figura no está incluida en el órgano de dirección de la empresa.

Solo el 17% de las empresas encuestadas reconocían tener un dircom

No existía planificación ni plan estratégico de comunicación para las empresas

Confundía la comunicación empresarial con el marketing o cualquier otra técnica de promoción.

El dircom utilizará todo a s disposición para una comunicación fluida. Es el responsable de los flujos de información.

También será el responsable de la imagen de la empresa tanto dentro como fuera.

Como aglutina todos los canales deberá tener una preparación conocer como funciona la empresa.

También muy preparado en técnicas comunicativas saber qué canales utilizar para que circunstancias usar uno u otro.

Funciones de dircom: puntos de vista

Teóricamente:

Función normativa, busca una unión de los elementos de comunicación de la empresa. Esta se refleja en un manual general de comunicación que incluye los proyectos de la empresa, el libro de estilo, la selección de agencias con los que se trabaja, los canales de comunicación y los departamentos y entre ellos.

Función de servicio: de asesoramiento de los departamentos, realización de materiales. A cada departamento se le solicita la información y se aglutina todo en el departamento de comunicación.

Función formativa: capacidad de mantener informados a los miembros de la empresa y grupos que tiene formados y trasladar a la empresa lo que se hace en ese momento (los grupos pueden ser proveedores).

Función prospectiva: están en continua observación de l empresa y a su vez, de otras empresas del sector conocerá la situación de la empresa, elaborará informes...

Práctico:

El 93% de las empresas que tiene un dircom realmente hace la formación del personal y realiza los comunicados e informes tanto para consumo interno como para difusión externa.

Las funciones específicas es tener una comunicación directa con el presidente de la compañía, hacer de enlace entre empleados, dirección y medios de comunicación.

Tiene el asesoramiento a la dirección para los temas de imagen. Encargado de la elaboración del plan de comunicación.

Está en contacto permanente con los medios de comunicación.

Organizar conferencias, ruedas de prensa e intentar dar cobertura a las acciones que realice la empresa.

También es el responsable de la creación de los soportes de comunicación para los públicos de la empresa (internos).

La comunicación interna.

Es el intercambio planificado de mensajes en el seno de una empresa u organización. Debe responder a un fin planificado con anterioridad.

Las funciones básicas de la comunicación interna son:

apoyar culturalmente un proyecto empresarial.

La primera misión de una buena comunicación interna es crear las condiciones necesarias para la satisfacción de la estrategia general.

En este caso, podemos aplicar la herramienta de la implicación del personal.

Mantener una relación entre individuo y empresa.

Que el trabajador se implique y cumpla las expectativas dentro de la empresa. Esto se consigue valorando al trabajador y su cometido, haciéndole ver que forma parte de la organización.

Se debe conseguir que el empleado alcance una cultura empresarial (noción que tiene el individuo de la empresa).

La comunicación interna aceptación de objetivos y valores

Orientación hacia el proyecto empresarial participación en la empresa

implicación

Cambio de actitudes

La dinámica más repetida en las empresas hoy día es siempre la política de cambio, bien por la incorporación de nuevas tecnologías, por la internacionalización o por las nuevas economías, que exigen un cambio constante, tanto por parte de la dirección como por parte de los trabajadores.

Se debe procurar que estos cambios no sean traumáticos. En el caso de que sean inevitables, que sean lo menos dolorosos posibles.

Por ejemplo, una fusión empresarial.

Mejora de la productividad.

Mediante transmisión de información operativa. Es decir, asegurarse de que la información de la que disponen los trabajadores les llega correctamente (en tiempo, modo y lugar). También se debe mejorar sensibilizando al personal respecto a los objetivos de rentabilidad de la empresa.

Soportes para conseguir los objetivos anteriores

Los soportes para alcanzar esos objetivos son la comunicación ascendente, descendente y la horizontal.

La comunicación ascendente es aquella que busca favorecer el diálogo social en la empresa. Los trabajadores deben estar en contacto primero con otros hasta llegar a dirección.

Se debe intentar que todos se sientan protagonistas y aprovechar a experiencia de los que la poseen.

Se utilizan los siguientes sistemas para esta comunicación:

jornadas de despachos abiertos

notas de obligada respuesta

sistemas de sugerencias

contacto por correo electrónico interno

La comunicación descendente es aquella que intenta transmitir al público interno todo lo que sucede en la empresa. Lo necesario en formación del personal como información de la empresa.

Parta estos comunicados se suele usar la Intranet.

La comunicación horizontal es aquella comunicación entre departamentos. El objetivo de ésta es mejorar la relación interdepartamental.

Los soportes de esta comunicación serán, por tanto, las reuniones departamentales, las sesiones informativas, los cursos de formación, las reuniones sociales...

Técnicas para el plan de comunicación

El correo electrónico

Los tablones de anuncios

Teléfono de información

Buzón de sugerencias

Vídeo corporativo

Grupo de trabajo interdepartamental

Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)

Reuniones con subordinados (comunicación descendente)

Reuniones con superiores (comunicación ascendente)

Programa global

Grupos de contacto en el plan de comunicación interno

Dirección - empleados

La función de los directivos será coordinar todos los recursos aprovechables y asegurar que éstos aportan el máximo de contribuciones a esa compañía. Los directivos son los responsables de contrataciones, despidos, planificación...

Para llegar a establecer la línea de contacto entre directivos y empleados se usan las líneas fluidas de diálogo que son:

-Línea formal de mando

Forma clásica entre trabajadores y director. Tiende a desaparecer ya que el trabajador tiende a realizar las tareas que le son encomendadas y no puede dar su opinión.

-Línea sindical.

Es un instrumento de comunicación entre el grupo de trabajadores y la dirección. Se hacen reuniones periódicas con los representantes y, a ser posible, no se deben hacer sólo cuando surjan conflictos.

-Línea comité - consulta.

Está cada vez más implantada en la mayoría de las empresas. Son reuniones multilaterales.

Se considera que la opinión de los empleados es interesante y necesaria aunque no vinculante.

Obreros - empleados

Se busca que los empleados se conozcan y sepa que hace cada uno.

De barrera física.

Cuando una empresa tiene distintas sedes.

Se establece una línea de comunicación entre esas sedes. Se establece una jerarquía entre ellas.

El problema de esto es trasladar la política cultural de la empresa a sus distintas sedes.

Otros grupos.

Una empresa hace distinción entre empleados antiguos y nuevos. La empresa reconoce que hay distintos grupos por edades y aprovecha la experiencia de los empleados más antiguos.

Herramientas de comunicación interna más usadas.

Soportes escritos.

Tablones, revistas, hojas informativas...

Reuniones internas

Encuestas.

Plan de comunicación interna.

Intranet.

En ella se distribuye o se cuelga información.

Se suele utilizar porque es un medio muy rápido y evita pérdidas de tiempo.

Además, se utiliza porque:

- Gestión y administración de los temas de cada trabajador.

- Reduce gastos

- Facilita la gestión de conocimientos

- Recibe noticias de la compañía

- Permite el teletrabajo

- Normas internas y circulares

- Cursos de formación

- Resúmenes de prensa

- Revistas de empresa

- Información financiera

- Manuales de bienvenida, de identidad corporativa y de crisis

- Catálogo de productos

La comunicación externa.

Es el intercambio de mensajes entre la empresa y su mercado. La función principal es la de transmitir la identidad corporativa que es la imagen que el mercado recibe de la empresa.

La identidad es lo que la empresa cree o dice ser y la imagen es lo que realmente nosotros percibimos de lo que dice ser la empresa.

Grupos de contacto dentro de la comunicación externa.

Comunidad financiera.

Incluye, entre otros, a:

Los accionistas

Necesitan de información muy directa de la empresa. Es el grupo primario ya que son dueños de la empresa.

Según la ley, los mecanismos de información hacia ellos son obligatorios. Cómo mínimo deben realizar una Junta de accionistas al año.

Los inversores potenciales.

Que se ajustan al perfil de inversor de la empresa aunque no han invertido capital propio. Son también objetivo de esta comunicación.

Apuntar hacia este grupo también te da seguridad.

Los bancos e instituciones financieras.

Son organismos que suelen prestar dinero para invertir de forma indirecta.

Para ello, deben disponer de información fidedigna de la empresa. La información que se le debe dar a la banco recoge quienes son los editores y consejeros, el futuro y los proyectos que tiene la empresa... El banco presta ese dinero a ala empresa para invertir o bien invierte él mismo.

Analistas financieros y personal bursátil.

Son quienes crean opinión y aconsejan.

Necesitan información más exhaustiva de las empresas. Cuenta, además, con la opinión pública. Cuando va a salir una información importante de una empresa, es aconsejable que ellos obtengan de dicha empresa toda la información anterior de la misma puesto que son ellos quienes crean opiniones y aconsejan acerca de las inversiones más adecuadas.

Por esto, si se suministra información, debe repartirse a todos los analistas y expertos del sector por igual.

Quizá, a la hora de dar esta información prevalezca un sector por encima de otro, pero cuando hablamos de sólo uno de ellos, la información que transcurra por éste, debe ser la misma.

Características generales de la comunicación financiera.

El mensaje financiero es un mensaje puntual.

El objetivo de estas comunicaciones es, en la mayoría de los casos, trasladar la estrategia de la empresa.

Lo ideal es que esta comunicación vaya firmada por algún directivo de la empresa.

Seguramente se basará en el balance de situación.

Este es el dato más significativo de al empresa.

Herramientas de la comunicación financiera.

Carta a los accionistas.

La envía un directivo a los accionistas.

Se suele enviar cuando se hace una inversión.

Es una carta de bienvenida acompañada de un informe anual de la empresa. Además, se incluyen los dividendos históricos de la empresa.

Encuentros con los accionistas.

Son las juntas generales, las juntas extraordinarias...

Cuando se organiza una de estas juntas, no suele ser pública y sólo acuden medios de comunicación.

En la organización de una de estas juntas se deben realizar los siguientes pasos:

Mandar información a los medios de comunicación de lo que se va a tratar en la reunión.

Publicar publicidad en prensa (carta a los accionistas)

Debemos conseguir que haya una asistencia completa.

Preparar material de mano y un dossier.

Realizar una presentación que se expondrá en la junta.

Proporcionar un teléfono de información.

Realizar encuestas con el fin de ver si se cumplen las expectativas del accionista.

Publicación del informe anual.

Que contiene un balance de cuentas, de resultados, pérdidas y ganancias.

Herramientas básicas para realizar notas de prensa, comunicados de prensa, ruedas de prensa, dossier y revista.

La nota de prensa.

Es un texto breve que anuncia una convocatoria o matiza una información.

Siempre debe contener las palabras “nota de prensa”.

No suele ser muy extensa, desarrolla dos o tres ideas solamente.

El lenguaje debe ser directo, afirmativo y gramaticalmente básico.

No suele extenderse de más de dos folios (lo ideal es que sea sólo uno)

La nota se envía antes del acontecimiento y el comunicado se envía con posterioridad.

El comunicado de prensa.

Al contrario que la nota, sólo desarrolla una idea inédita, una aclaración o añadidura a la información proporcionada antes. A veces sustituye a la rueda de prensa y, si la rueda se realiza, se elabora el comunicado para recoger qué a ocurrido en esa rueda.

El comunicado se entrega junto al dossier.

Debe ser breve, fácil de leer, conciso, con frases simples, sin giros gramaticales y con frases de sentido pleno.

Suele utilizar los dos puntos y el punto y coma.

Al ser un comunicado que se envía a los medios, debe contener un lenguaje coloquial, no vulgar ni técnico.

Los nombres propios suelen aparecer en negrita. Deben evitarse las siglas que sean poco conocidas y no reflejar opiniones ni informaciones ambiguas.

La estructura que sigue el comunicado de prensa es:

Se trata de una información parecida a la noticia, con un titular que llame la atención.

Tiene una entradilla que resumirá el contenido.

Se debe empezar por la idea más importante y acabar con la menos importante.

Concluye con un párrafo de conclusiones.

En éste se recogen las repercusiones que pudiese tener esa información.

Si hay que poner declaraciones, las pondremos entre comillas o con cursiva.

En el comienzo se debe poner “comunicado de prensa” y la fecha.

Si es un comunicado acerca de una rueda de prensa ya celebrada, hay que especificarlo.

Ambos deben llevar la información de contacto.

Siempre hay que poner un destinatario (si se conoce la persona)

Se debe enviar a todos los medios, tanto si han asistido como si no.

Si estos comunicados se mandan a radio y TV, deberán acompañarse de cortes de voz o vídeos.

La conferencia o rueda de prensa.

Son reuniones convocadas por una empresa o sector para difundir una información relevante para los medios o el sector.

Suelen ser muy efectivas.

En la rueda, las normas básicas son:

existe un motivo importante y se piensa que es de trascendencia pública.

Para conocer si causará interés, hay que saber si la información es lo suficientemente importante para el público sector. Si no lo es, se manda un comunicado con la información importante.

En la rueda se debe dar información clara y concisa, no información ambigua y opinatoria.

Deben acudir los suficientes medios de comunicación. Si se sabe que van a acudir pocos, se organiza, en lugar de la rueda, un almuerzo o desayuno de trabajo.

Cómo realizar una convocatoria.

Hay que avisar a los medios con una antelación mínima de una semana.

Cuando falten cuatro días, se les llama para saber si han recibido al invitación. El día antes se les llama para recordarles la cita y confirmar asistencia.

Se suele utilizar el fax.

Es lo más normal y puede complementarse con el e-mail.

La carta sólo se usará si es algo muy formal.

No se debe marginar a ningún medio.

Debe ponerse a qué persona se dirige el comunicado.

Si se trata de una fiesta, la convocatoria suele acompañarse de un folleto y un regalo.

Las notas de prensa nunca deben enviarse los lunes y los viernes. Lo ideal es que se haga entre las 11:30 y 13:30 horas. Y nunca se organiza una rueda a la horas de las noticias.

El dossier hay que elaborarlo con la ampliación de la información tratada.

Antes de la rueda, hay que reunirse con la gente que va a intervenir en la misma.

Se debe esperar un margen de 15 minutos para que termine de llegar al gente.

No debe acudir mucha gente de la empresa para que la rueda no se eternice.

Las intervenciones deben ser cortas.

Al principio del acto se deberá confirmar quien ha asistido y quien no.

En los turnos de preguntas los representantes de la empresa u organización deberán intentar introducir información añadida y que, premeditadamente, no ha sido incluida en la charla de cada uno de los integrantes.

En la preparación debe quedar claro qué respuestas se deben responder y cuales no.

Aún así, se aconseja no dejar sin contestar críticas abiertas.

Hay que cerrar el acto de manera natural o con una despedida.

Si después del acto hay una comida, no deben estar separados los grupos. Periodistas e interventores deben mezclarse.

Una vez acabado el acto de prensa, hay que enviar el comunicado con la información más importante.

Lo ideal es darlo al acabar la rueda a los asistentes.

Tras esto, la empresa suele pedir un seguimiento de la información. Por su parte, los profesionales deciden si van a publicar esa información o no.

El dossier de prensa.

Se trata de un conjunto de documentos sobre un tema monográfico que se envía a los medios para facilitarles la elaboración de una determinada información. Lo más importante es que les llegue.

Se suele distribuir como material complementario a los comunicados y a la rueda de prensa o amplía la información de la que ha versado la rueda.

Las normas de presentación de un dossier son:

desde el punto de vista formal, en la portada se debe especificar “dossier de prensa”, el título concreto del dossier y el contacto al que dirigirse para conseguir más información.

Debe contener, además, un sumario y un texto breve de introducción: de qué va el dossier, qué contiene, una parte informativa, el desarrollo de la parte corporativa, documentos complementarios, la tarjeta de visita de la persona de contacto, documentos necesario para la información en concreto...)

Desde el punto de vista del estilo debe seguir una estructura piramidal, con un lenguaje sencillo. Hay que incluir gráficos e ilustraciones.

El dossier debe ser de fácil manejo, tamaño asequible y se debe dejar constancia de a quien se lo entregamos o enviamos.

La revista de prensa.

No es más que una selección de los artículos publicados en prensa, radio y TV, donde se hace referencia a nuestra compañía o al sector relacionado con nuestra empresa o nuestros inversores.

Se recoge el artículo, se fotocopia y, si se desea, se resume el artículo. No tiene una extensión definida y, a veces, se recomienda hacerlo de forma semanal (aunque en ocasiones se hace diariamente.)