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Seminario para Primeros

Vicegobernadores/Gobernadores Electos de Distrito

REMESA # 1 LOGÍSTICA DE INSCRIPCIÓN

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Estimado Primer Vicegobernador/Gobernador Electo de Distrito:

¡Esperamos darle la bienvenida en el Seminario de PVGD/GED! Este año, por primera vez el Seminario para Primer Vicegobernador/Gobernador Electo se celebrará en el Centro Q en St. Charles, Illinois, EE.UU. Las instalaciones del Q Center están localizadas aproximadamente 35 millas al oeste de la ciudad de Chicago, y es el centro de conferencias más grande en la región medio oeste de EE.UU. En el Q Center se llevan a cabo las conferencias y eventos especiales de compañías Fortuna 500, y otras organizaciones importantes. Las instalaciones son extraordinarias y proporcionan todas las amenidades necesarias para los participantes, incluyendo hotel y restaurantes, todo en un mismo sitio. Los PVGD/GED se capacitarán por una semana, se tomarán fotos con el primer vicepresidente internacional y visitarán la de sede de Lions Clubs International. Los PVGD/GED se beneficiarán de las ideas de otros PVDG/GED de alrededor el mundo y se prepararán para dirigir sus distritos durante su gestión entrante. El equipo de LCI espera que completen las tareas previas que se les enviarán con antelación al seminario, y prepararlos para una experiencia memorable y productiva. Atentamente. Equipo de LCI del Seminario para PVGD/GDE

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Remesa de Inscripción al Seminario para PVGD/GDE

Nos complace enviarles esta primera remesa con información sobre el Seminario para PVGD/GED de 2019 [Primeros vicegobernadores (PVGD)/ Gobernadores electos de distrito (GED)], que se llevará a cabo en el Q Center en St. Charles, Illinois, EE.UU.

El Seminario para Primeros Vicegobernadores/ Gobernadores Electos de Distrito, ofrece la oportunidad de capacitarse para desempeñar bien la gestión de Gobernador de Distrito. El seminario incluye la capacitación, una sesión de fotos con el primer vicepresidente internacional y la visita a la sede de Lions Clubs International. Este seminario en St. Charles es exclusivo para los primeros vicegobernadores/gobernadores electos de distrito. No se admitirá a los cónyuges/acompañantes.

En esta remesa encontrará la información para:

• Inscribirse en el Seminario para PVGD/GED de 2019, St. Charles, Illinois, EE.UU. • Reservar su habitación de hotel del Q Center, St. Charles, Illinois, EE.UU. • Hacer los arreglos del pasaje para llegar a St. Charles, IL, EE.UU. • Inscribirse en el Seminario para PVGD/GED y la convención en Milano, Italia en

2019. Revise cuidadosamente esta información. Debe cumplimentar el Formulario de Inscripción y Viaje para PVGD/GED 2019 y remitir al Departamento de Inscripción y Reservas de LCI para que llegue a más tardar el lunes, 22 de octubre de 2018 y así asegurar que LCI reserve su habitación en el hotel de Q Center y haga los arreglos de sus pasajes.

Recibirá una segunda remesa por correo electrónico, en enero de 2019 con los detalles del Q Center, las instrucciones para tramitar su pasaje de ida y vuelta, los boletos para trasladarse del aeropuerto al Q Center, St. Charles, IL, el Programa del Seminario para PVGD/GDE y la inscripción para el Seminario para GED y la convención en Milano, Italia. Recibirá una tercera remesa por correo electrónico en mayo de 2019 con la confirmación de su inscripción y reserva de hotel para el Seminario para PVGD/GED y la convención internacional en Milano, Italia, incluyendo el programa oficial de los eventos.

En el sitio web de LCI puede encontrar la información actualizada: www.lionsclubs.org (en la búsqueda escriba "Seminario para PVDG/GED”) ¡Esperamos saludarle en St. Charles!

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¡Marque su calendario! Lunes, 22 de octubre Plazo para remitir a LCI el Formulario de

Inscripción y Viaje para el Seminario 2019 para PVGD/GED en el Q Center

Viernes, 30 de noviembre Plazo para hacer los arreglos de su pasaje para

el Seminario de 2019 para PVDG/GED en el Q Center.

Enero de 2019 Recibirá la segunda remesa de logística; la

información sobre el Q Center, las instrucciones para su viaje a St. Charles, IL (incluyendo su traslado del aeropuerto) y el programa del Seminario para PVDG/GED.

Lunes, 11 de febrero Llegada al Q Center Viernes, 15 de febrero Salida del Q Center Jueves, 28 de febrero Plazo para inscribirse al Seminario para GED y Convención Internacional de 2019 en Milano. Viernes, 15 de marzo Plazo para remitir TODA reclamación de gastos de viaje de la capacitación en el Q Center, al Departamento de Contabilidad de LCI Mayo de 2019 Recibirá la tercera remesa con la información

sobre el Seminario para GED y la convención internacional de 2019 en Milano, incluyendo la confirmación de la inscripción y reserva del hotel, incluyendo el traslado del aeropuerto de Milano.

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Inscripción, reserva de hotel y viaje al Seminario para PVDG/GED

¡Comencemos!

Paso 1: Cumplimentar y remitir el Formulario de Inscripción, Reserva de Hotel y Viaje del Seminario de 2019 para PVGD/GED, al correo electrónico: dgeseminar@lionsclubs.org, a más tardar el lunes, 22 de octubre Este seminario en St. Charles es exclusivo para los primeros

vicegobernadores/gobernadores electos de distrito. No se admitirá al cónyuge o acompañante.

Recibirá un correo electrónico de LCI, confirmando su inscripción y las instrucciones para hacer los arreglos de su pasaje de ida y vuelta.

Recibirá la confirmación de su habitación de hotel para las fechas aprobadas por LCI para su estadía; lunes, 11 de febrero al viernes, 15 de febrero. El Q Center le enviará un correo electrónico 2 o 4 semanas con antelación para confirmar. (Usted pagará por noches adicionales en el Q Center, sujeto a disponibilidad de habitación y deba pagar directamente al hotel del Q Center al registrarse de salida.)

Contacte a LCI en dgeseminar@lionsclubs.org si no recibe su confirmación. Paso 2: Reservar su pasaje de avión. Revise las instrucciones para la reserva de pasajes que se incluyen en el

ANEXO #2, que correspondan a su país de residencia. Todos los PVGD/GED harán los arreglos para sus pasajes a través de la

agencia oficial de LCI, a más tardar el 30 de noviembre de 2018. Debe comunicarse directamente con la agencia oficial para tramitar sus

pasajes. Revise las instrucciones que se incluyen en el ANEXO #2, para pagar o

solicitar reembolso de viaje. LCI recibirá copia de su itinerario de viaje y hará los arreglos para el traslado

al Q Center. Notifique a LCI si llegará o saldrá del hotel en fechas que no sean las aprobadas para su estadía.

Importante: Asegúrese que las fechas de itinerario su viaje coincidan con las de la reserva de hotel. Si necesita ayuda, favor de contactarnos en dgeseminar@lionsclubs.org

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Sobre el Q Center en St. Charles, IL EE.UU. Las instalaciones del Q Center son las más grandes del medio oeste. Está localizado en la ciudad de St. Charles, IL, en 95 acres de terreno. El Q Center está a 35 millas de distancia del oeste de Chicago. El Q Center cuenta con restaurantes, salones de conferencia y hotel. Las habitaciones del hotel del Q Center tienen una cama individual y un escritorio ergonómico. La habitación tiene un baño privado con regadera solamente (no tiene tina) y se prohíbe fumar. El uso del internet es gratis vía Q Center Q Basic WIFI en todas las habitaciones, y contarán con una televisión de 26", con programación de cable. Q Center Premium WIFI está disponible a un costo personal de USD 15,00 por día. La habitación tiene una cafetera, reloj con despertador, radio, secador de pelo, plancha y tabla y varios productos de

higiene. El Q Center tiene una tienda de compras, centro de lavado de ropa, un centro de negocios, gimnasio y un salón tranquilo para meditar u orar.

El Q Center ofrece un ambiente ideal para capacitar y preparar a los primeros vicegobernadores/ gobernadores electos, para la gestión de gobernador de distrito. Los salones son a prueba de sonido, con asientos ergonómicos, y Q Basic WIFI.

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Reserva de habitación LCI reservará su habitación al recibir su Formulario de Inscripción y Viaje del PVGD/GED. LCI aprobó la fecha de llegada lunes, 11 de febrero y la fecha de salida, viernes 15 de febrero. Debe permanecer en el Q Center, hasta que concluya el programa del Seminario para PVGD/GDE. LCI pagará por su habitación

individual, durante las fechas aprobadas por LCI solamente. No debe traer a su cónyuge o ningún otro acompañante al Seminario para PVGD/GED.

El Q Center hará todo lo posible para acomodar participantes con discapacidades físicas. Si es discapacitado, remita el Formulario de Necesidades Especiales, a dgeseminar@lionsclubs.org.

Las noches adicionales de habitación son un gasto personal y sujeto a la disponibilidad del hotel. Contacte a LCI en dgeseminar@lionsclubs.org para la disponibilidad y precio por noche adicional.

LCI hará la reserva de habitación en el Q Center. Para evitar confusiones, no contacte directamente al Q Center. Todas las preguntas sobre la reserva del hotel deben dirigirse a LCI en dgeseminar@lionsclubs.org

La factura por noches adicionales de hotel son un gasto personal que el PVGD/GED debe pagar al registrarse de salida del hotel Q Center.

Comidas en el Q Center

LCI pagará por su desayuno, almuerzo y cena durante las fechas del Seminario para PVGD/GED. Todas las comidas se servirán en el Q Center, tipo bufet (incluyendo comidas hindús y vegetarianas); tendrá una variedad de platillos para escoger.

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Normas y procedimientos de viaje

Pasaje aéreo: Los arreglos del pasaje aéreo deben completarse a más tardar el viernes, 30 de noviembre. Mientras más temprano haga los arreglos, más opciones de itinerario y vuelos habrá disponible. Los aeropuertos O’ Hare y Midway en Chicago, son los más cercanos al Q Center.

SIGA LAS INSTRUCCIONES DE RESERVA DE PASAJES EN EL ANEXO #2. Las instrucciones podrían variar de acuerdo a su país de residencia.

Normas de reembolso del Seminario PVGD/GED

Lions Clubs International cubrirá los siguientes gastos de viaje:

Pasaje aéreo: Un (1) pasaje de ida y vuelta por PVGD/GED, en clase económica, por la ruta más directa y barato.

• El reembolso solo será el precio de un pasaje en clase económica y el más barato disponible en las fechas aprobadas.

• Para que se tramite el reembolso, la solicitud debe cumplir con las normas de viaje de LCI.

Traslado de su casa al aeropuerto

Para recibir el reembolso del gasto de trasladarse de su casa al aeropuerto, debe remitir a Lions Clubs International, el Formulario de Traslado del PVDG/GED y el recibo de pago. Puede bajar el formulario actualizado del sitio web de LCI en la página Recursos de finanzas.

• Si deja su coche estacionado en el aeropuerto, lo que pague por estacionamiento se le podría reembolsar solo si el costo es menor que el traslado en taxi, autobús o tren.

Reembolso por maleta:

LCI solo reembolsará al PVDG/GED solo por lo que pague por una primera maleta que cumpla con las normas de peso y tamaño de la aerolínea.

• No se reembolsará por maletas adicionales, será un gasto personal. Las normas de equipaje varían, favor de consultar con su aerolínea.

• Debe reclamar el reembolso de lo que pague por su primera maleta junto con los gastos de traslado al aeropuerto local.

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Traslado del aeropuerto al Q Center LCI pagará por su traslado de ida y vuelta, del aeropuerto O’ Hare o Midway al Q Center, al momento de su llegada y de regreso a casa. En enero de 2019, recibirá una remesa por correo electrónico con información adicional.

Otros modos de trasportación

Para los que viajen en sus coches, tren o autobús al Q Center, el reembolso del viaje se hará de acuerdo a las Normas de Reembolso de LCI. El coste combinado de todos los gastos permisibles, incluyendo millas/km, peajes, hotel y estacionamiento, no debe exceder el precio de un pasaje de avión en clase económica y más barato disponible al 1 de enero de 2019. El pasaje aéreo de ida o vuelta se reembolsará. Si viajan dos o más PVGD/GED en el mismo coche, el reembolso se hará a solo uno de ellos. El Formulario de Reembolso de Transportación en Coche del PVGD/GED se encuentra en el sitio web en la página Seminario para Gobernadores Electos de Distrito, y también en la página de Recursos de finanzas. El PVGD/GED debe cumplimentar y remitir el formulario de viaje en coche al Departamento de Contabilidad de LCI, junto con los recibos de pago, a más tardar el viernes, 15 de marzo.

Agenda de viaje personal

Si llegará unos días antes o se quedará después del seminario, asegúrese que su agenda personal no interfiera con las fechas aprobadas; llegada el lunes, 11 de febrero y salida el viernes 15 de febrero. Debe notificar a LCI si llegará unos días antes o se quedará unos días después, por correo electrónico dgeseminar@lionsclubs.org y si necesita que se le facilite el traslado del aeropuerto O’ Hare o Midway de Chicago a St. Charles, IL y viceversa, en las fechas aprobadas.

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Aplicación móvil del Q Center El Q Center dispone de una aplicación móvil que contiene mapas de las instalaciones. La aplicación se puede subir al celular y tableta y seguir las instrucciones para ir de un lugar al otro del centro. ¿No está seguro del salón de la reunión? Clic en la aplicación, seleccione Eventos, y lo dirigirá hasta el lugar correcto. Tendrá servicio de Bluetooth, y sus celulares y tabletas recibirán señal de los más de 350 faros localizados por todo el Q Center. La señal recibida de los faros le ayudarán a identificar en el mapa el lugar exacto donde esté al momento. La aplicación también tiene una función que señala donde está elevador o el cuarto de baño más cercanos.

Puede bajar la aplicación móvil de la Tienda Apple o Google Play. Es fácil, solo busque Q Center e instálela.

Pasaportes y visas Para viajar a los EE.UU., es muy posible que necesite obtener una visa de turista, dependiendo del país de su ciudadanía y el tiempo que durará su estadía. Necesita un pasaporte válido, con suficientes páginas en blanco para estampar la visa. La fecha de vencimiento de su pasaporte debe ser por lo menos seis meses después de su estadía. Asegúrese de contactar al consulado de EE.UU. en su país y conseguir la visa que necesite. Debe solicitar su visa tempranamente, porque es un proceso que toma tiempo.

Para más información visite www.travel.state.gov. También puede obtener información adicional en la página web LCICON. Si necesita una carta invitación para el seminario, el GED debe solicitarla. Solicite la Carta de Invitación para GED por correo electrónico en Convention@lionsclubs.org

Los que residen en los EE.UU., necesitarán su licencia de manejar, pasaporte o cédula cuando viajan de otros estados. Visite el sitio webwww.tsa.gov para más información. Visite el sitio web https://www.dhs.gov/real-id para determinar qué documento de identificación necesitará presentar para abordar el avión.

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Programa del Seminario para PVGD/GED Visite la página web Seminario para primeros vicegobernadores/gobernadores electos para ver el programa preliminar del Seminario para PVGD/GED. Este programa está sujeto a cambios.

Guía para las tareas de los PVGD/GED

Recibirá una remesa con la información sobre las tareas previas que debe completar por su cuenta. Estas tareas incluyen cursos en línea sobre habilidades esenciales que necesitará para tener éxito como gobernador de distrito.

Traducción e Intérpretes La División de Administración de Distritos y Clubes de LCI, asignará a los PVGD/GED a los salones de clases, de acuerdo a sus respectivos idiomas. El líder de grupo capacitará en el idioma respectivo del grupo de PVGD/GED que se le asigne. Si necesita cambiar de grupo, debe solicitar el cambio a Cynthia Bianchi por correo electrónico Cynthia.bianchi@lionsclubs.org a más tardar el viernes, 11 de febrero de 2019. El cambio se hará si hubiera cupo disponible. La Ceremonia de Apertura y todas las sesiones generales se presentarán en

inglés. LCI proporcionará servicios de intérpretes para los idiomas siguientes: chino, francés, alemán, hindi, italiano, japonés, coreano, portugués, español y sueco. Intérprete personal: Si usted traerá un traductor personal, porque habla un idioma que no tendrá intérpretes (aparte de los idiomas que se indican arriba) debe procurar la aprobación previa de LCI. Los intérpretes personales deben adherirse a las normas y

procedimientos de LCI. Si es su caso, favor de contactar a Penny Siwula por correo electrónico dgeseminar@lionsclubs.org y pida el Formulario de Inscripción del Intérprete Personal. Cumplimente el formulario, indicando los honorarios, hotel y comidas para el intérprete, cumpliméntelo y remita a Penny Siwula, a más tardar el viernes, 30 de noviembre de 2018.

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Convención internacional de 2019 en Milano El 13 de febrero se llevará a cabo una sesión en el Q Center sobre la próxima convención internacional en Milano. Durante esta sesión se proporcionará información sobre el Día 4 del Seminario para PVGD/GED y la convención internacional en Milano. ¡Todos querrán asistir a esta sesión!

Recibirá una remesa relacionada con su inscripción al seminario y la convención, en el mes de enero de 2019. Representantes del Departamento de Inscripción y Reservas de LCI estarán presentes en el Q Center para responder las preguntas que tenga. Recordatorio: LCI automáticamente lo inscribirá en la Convención International de 2019

en Milano, y el Banquete de Celebración, junto con su acompañante. NO se inscriban por su cuenta a través del formulario en línea, para no duplicar.

Para inscribir a otros familiares, hágalo a través del Formulario de Inscripción y Reserva para PVGD/GDE, remita al correo electrónico dgeseminar@lionsclubs.org. Debe comprar boletos para el banquete y traslado del aeropuerto, en el mismo formulario. La cantidad es limitada, y los boletos se venderán en el orden que se reciban los formularios.

Dirija sus preguntas sobre el Seminario de 2019 para PVGD/GED a:

Preguntas relacionadas

Contacto Teléfono Correo electrónico Inscripción y Reserva de hotel

Penny Siwula Kelly Zielinski

+1 630.468.6731 +1 630.468.7016 dgeseminar@lionsclubs.org

Viaje/Pasajes aéreos

Lisa Pastore Lynda Rohr

+1 630.468.7052 +1 630.468.6832 dgetravel@lionsclubs.org

Reembolsos Laura Delgado +1 630.468.6846 DistrictGovernorClaims@lionsclubs.org

Contenido del programa del seminario Cynthia Bianchi +1 630.468.6770 cynthia.bianchi@lionsclubs.org