|Rendición de Gastos

Formulario Rendición de Gastos

• Fondo Fijo (FF)• Fondos por Rendir (FxR)• Tarjetas Corporativas -American Express (Amex) -Mastercard (MC)

Nota: Toda Rendición debe ser confeccionada con letra legible, orden cronológico y respaldos adjuntos de la misma manera.

PLAZO MAXIMO de rendición, 5 días post realizada la actividad, gira o regreso de viaje.

Se emitirá reporte a la Gerencia Comercial verificando cumplimiento.

Periodo de Gastos

Conceptos de Gastos Ej. Gira a Talca, Curicó; Gestión Zonal, Reunión Ciclo, etc.Importante: Efectuar por cada concepto de Gasto una Rendición.

Centro de Costo: 010: Cardio-Gastro 020: Neurociencias

030: Osteoarticular 040: Gine-Uro 050: Onco-Hemato 060: Onco-Uro 070: Onco-Especialidades

Periodo de Gasto: NO debe exceder a un mes.Tanto la rendición como su entrega.

Ingresar fecha del gasto

F:Factura N° xxx Ej. F/123B: Boleta N° xxx Ej. B/890N/A : Si no tiene respaldo Otros: Sólo el N° Ej. 674Recordar: Dar prioridad a la solicitud de Factura.

Especificar, si amerita, el producto al que se le cargará el Gasto.

Montos individuales o agrupados.Debe ser en la misma moneda que se otorgó.Ej. Fondo x Rendir USD 1000, los gastos se expresan en USD.Si es necesario se hace la conversión.

Ej. Alimentación, Estacionamiento, Peajes, Alojamiento Etc.

Especificar concepto y NO generalizar.

En el caso de las facturas, estas deben indicarse por separado. Además siempre deben venir en original y triplicado.

En caso que el Proveedor no emita inmediatamente la Factura, podrán presentar como respaldo en sus Rendiciones Guía de Despacho, haciéndose responsable absoluto de la posterior solicitud y entrega de la Factura a Contabilidad.

En el caso de cenas, almuerzos, eventos, etc. Indicar en hoja adjunta el detalle de los asistentes.

Los Gastos deben ser detallados uno por uno y en dólares, ya que la Compañía cancela los estados de Cuenta en dólares. Usar como referencia el Estado de Cuenta.

Los Gastos cargados y aún no cobrados en el Estado de Cuenta, ya sea en pesos chilenos u otra moneda, deben ser informados en Rendiciones por separado, o sea, una Rendición por cada tipo de moneda a rendir.

Tener presente…

En el caso de Tarjetas Corporativas (AMEX, MC):

En el caso de Entrega de Fondos por Rendir en Dólares u Euros:

Dichos montos, al momento de rendirlos deben ser expresados en la misma moneda que fueron otorgados, aunque el gasto haya sido en una moneda diferente.

Ej. Se otorgan USD 1000,00: El Gasto fue por 100 pesos uruguayos, tipo de cambio: 1 USD = 17,79 pesos uruguayos. Por lo tanto los 100 pesos uruguayos equivalen a USD 5,62. Este monto es el que se expresa como gasto en la Rendición, lo mismo ocurre en el caso de Euros.

Las devoluciones de dinero por Fondos entregados en Dólares o Euros podrán ser realizadas en pesos chilenos, siempre y cuando sean realizadas al tipo de cambio del día en que se hará dicha devolución. Este dato debe ser solicitado al departamento de Contabilidad.

Observaciones: Especificar la conversión de la moneda que utilizaron (Tipo de Cambio).Y/o cualquier comentario adicional.

Total Gastos: Debe estar escrito en base a la moneda a rendir.

Saldos

Importante: No se aceptarán Rendiciones con devoluciones incompletas por falta de dinero. Las Rendiciones que no cumplan con lo requerido, serán devueltas a las asistentes correspondiente de cada línea.

Saldo a Favor del Empleado: Se efectuará a través de emisión de cheque o transferencia electrónica, previo V°B° de Adm. Y Finanzas.

Uso Exclusivo Contabilidad: Timbre y Firma del Responsable, Timbre con fecha de Recepción

Saldo a Favor de la Empresa: En Efectivo, Transferencia Electrónica o Depósito

Anticipo a Rendir: Monto en tipo de moneda entregado.

Fecha de entrega a Superior Directo Firma y Timbre Fecha de aprobaciónHaciéndose responsableAbsoluto de la confiabilidad y veracidad de la información.

Firma y Timbre Patricia CisternaFecha de aprobación postRevisión. Desde esta fecha comienza el procedimiento de Devolución de Dineros.

Nota: Una vez finalizada la Gira, Viaje o Actividad, el plazo máximo de rendición comenzará a contar de la fecha indicada por el Run en su Rendición, independiente de la fecha en que sea recepcionada por Contabilidad.

Ej. Rendición errada

• No lleva la ciudad donde se hizo la Gira.

• No repetir concepto de gastos y no generalizar con Tickets

• Enmendada

Ej. Rendición correctaFF (Fondo Fijo).

• Indicar siglas de Tipo de Rendición Ej. FF

• Fechas en orden cronológico.

• Facturas por separado

• Siglas para diferenciar Facturas, Boletas, etc.

• Orden y detalle cronológico de conceptos y lugar.

• Montos y/o sumatorias por concepto.

= Planilla

No serán reconocidos ni aceptados como Gastos:

• El Voucher por sí solo de la tarjeta de Débito, ya que de ir, éste debe ser adjunto con Boleta o Factura de respaldo.

• NO SE ACEPTAN Pagos realizados con Tarjeta de Crédito PERSONALES.

• Respaldos enmendados.

• Gastos en Combustibles informados en planilla «Detalle de Gastos Relacionados a Movilización» que excedan la sumatoria de las Boletas de respaldo.

• Sólo se aceptarán como gastos de Estacionamientos (debidamente respaldados), aquellos que sean por Congresos Médicos, Reuniones de Ciclo , Giras a Regiones y por Cenas y/o Almuerzos en Gestiones Médicas.

Nota: Cabe mencionar que en sus Remuneraciones está asignado un monto el cual cubre gastos de Movilización dentro de su Zona Local: Combustible,

Estacionamientos, Peajes, etc., el que NO tiene obligación de rendir.

• Gastos que sean presentados con fechas y lugares discordantes a los correspondientes a la Rendición.

• No se considera Gira el traslado a aquellas ciudades y comunas que se encuentran contiguas a su Zona Local, ejemplo: Viña del Mar – Valparaíso. En consecuencia, no serán aceptados los gastos de alimentación, peajes, bencina y estacionamientos.

Cada caso de Zona Local será evaluado por el Gerente de Distrito.

Primero que todo, qué se entenderá por Alimentación?

Alimentación

Almuerzo/Cena: Sólo en Restaurantes, tope máximo $15.000 diario en la suma de ambos eventos, independiente si es cancelado por el RUN o en la cuenta del hotel. En el hecho de existir un solo evento el tope es $7.500.

Se aceptarán almuerzos y cenas en supermercados, siempre y cuando sean en sus Restaurantes.

Desayuno: Siempre y cuando sea en Gira o NO esté incluido en el hotel, y hasta las 09:00 AM. Tope máximo $2.000 diarios. Este monto es independiente de Almuerzo/Cena.

En caso que excedan los tope de alimentación, éstos tienen que ser debidamente justificados y aprobados por el GUN y/o Gerencia Comercial.

Todo gasto en Gira que no entre en el concepto de Alimentación será rechazado.

Para los gastos de Gestión (Cenas o Almuerzos) rige la política de Compliance:

Comidas / Servicios de Café:

a)Se cancelará por concepto de Comida del Profesional de la Salud:

•Un monto máximo de USD 70 por persona- ( incluidos: bebidas-propinas) cuando el número de participantes en la Comida sea menor a 30 personas.

•Un monto máximo de USD 50 por persona- ( incluidos: bebidas-propinas-taxes) cuando el número de participantes en la Comida sea mayor a 30 personas.b) Si se excede los montos mencionados , deberá contar con la aprobación del GUN y de

los GCs.

c) Los servicios de café podrán apoyar las reuniones clínicas con un servicio que no exceda los USD 10 por persona.

Servicios de Café aceptados:

•Aquellos que formen parte de una reunión, feedback, planeamiento, evaluaciones, etc. entre un Gerente de Distrito y su o sus RUNs; y aquella que forme parte de Gestiones Médicas.

•En los casos que por motivo de largos traslados de una Provincia a otra, se requiera de un Bebestible (café, té, agua, jugo, etc.) para capear el cansancio del viaje, éste será cubierto por la empresa.