Reorganización archivo Área de Bienes Dirección Finanzas ...
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1 Ciudad de México 2013 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONÓMA DE MÉXICO FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA Reorganización del archivo del Área de Bienes de la Dirección de Finanzas del Instituto Mexicano del Seguro Social. TESINA PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADA EN BIBLIOTECOLOGÍA Y ESTUDIOS DE LA INFORMACIÓN PRESENTA: MELISSA CAROLINA MORENO PERALTA ASESOR: Dr. Juan José Calva González
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Ciudad de México 2013
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONÓMA DE MÉXICO
FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS
COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA
Reorganización del archivo del Área de Bienes de la Dirección de Finanzas del Instituto Mexicano del Seguro
Social.
TESINA
PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADA EN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ESTUDIOS DE LA INFORMACIÓN
PRESENTA:
MELISSA CAROLINA MORENO PERALTA
ASESOR: Dr. Juan José Calva González
UNAM – Dirección General de Bibliotecas
Tesis Digitales
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Mi sincero agradecimiento y cariño a:
Mi asesor el Dr. Juan José Calva González por la paciencia, apoyo y comprensión,
pero sobre todo por su profesionalismo.
Mtra. Antonia Santos Rosas por su amabilidad y gran sentido del humor.
Mtro. José Tomás Palacios Medellín por brindarme su apoyo y entusiasmo.
Mtro. Fermín López Franco por su amabilidad y sencillez.
Lic. Marisa Rico Bocanegra por su gran dedicación y sinceridad.
Y un agradecimiento profundo a la máxima casa de estudios la UNIVERSIDAD
NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO por abrirme las puertas a esta gran
experiencia.
3
Dedico este trabajo recepcional a:
Dios Padre por iluminar mi camino y llevarme de la mano, por estar conmigo en los
tiempos difíciles y por quererme infinitamente.
Mi mamá María Antonieta que es mi ejemplo a seguir y la persona más hermosa e
importante que hay en mi vida.
Mi abuelita Sarita quién fue la luz que ilumino mi vida y a quien amé con todo mi
corazón.
Mis hermanos que creen en mi y me brindan su apoyo en todo momento:
Liliana la mujer más linda e inteligente que he conocido,
Gonzalo el más inquieto y genial que nos llena de vida con sus ocurrencias y
Juan Francisco una estrella que apareció en nuestras vidas y que siempre estará en
nuestros corazones.
El amor de mi vida Emmanuel Colín González quien siempre me acompaña y me
llena el corazón de alegría.
4
Tabla de contenido
Introducción ..............................................................................................................6
Capítulo 1.- Archivo de oficina con carácter administrativo
1.1 Qué es un archivo ……………………………………………………………….13
1.2 Objetivos y funciones …………………………………………………………...15
1.3 Tipos de documentos y archivos ……………………………………………….18
1.4 Metodología, técnicas e instrumento …………………………………...….......24
1.5 Organización de archivo ………………………………………………..…........46
1.6 Sistematización de archivo ……………………………………………...….......49
1.7 Conservación, depuración y mantenimiento del archivo ……………..….......53
Capítulo 2.- Archivo del Área de Bienes de la División de Finanzas
2.1 Historia, estructura y misión del organismo (IMSS)………………………….70
2.2 Descripción y estructura organizacional de la Dirección de Finanzas……….72
2.3 Tipo de organización en el archivo contable en base a las normas
que establece su organización……………………………………………………….82
2.4 Descripción del estado en el que se encontró el archivo del Área de Bienes....86
5
Capítulo 3.- Propuesta de lineamientos generales para la organización del
archivo del Área de Bienes
3.1 Justificación e importancia de la reorganización del archivo del Área de
Bienes de la División de Contabilidad………………………………………………88
3.2 Propuesta en base a la organización de archivos de tipo oficina con
carácter administrativo………………………………………………………….…...90
3.3 Condiciones básicas para la protección de los acervos documentales………...96
3.4 Viabilidad de la propuesta de reorganización del archivo del Área de Bienes
de la División de Contabilidad……………………………………………………....100
Conclusiones………………………………………………………………………….106
Bibliografía…………………………………………………………………………...110
Anexo 1………………………………………………………………………………..113
Anexo 2………………………………………………………………………………..115
Anexo 3………………………………………………………………………………..116
Anexo 4………………………………………………………………………………..117
Anexo 5……………………………………………………………………………….118
Anexo 6……………………………………………………………………………….119
Anexo 7……………………………………………………………………………….121
6
Introducción
El Instituto Mexicano del Seguro Social se encarga de organizar y administrar el
seguro social, dado que brinda un servicio público de carácter nacional que garantiza el
derecho a la salud, asistencia médica y los servicios sociales necesarios para el bienestar
individual y colectivo de la sociedad mexicana, siendo la institución de seguridad social
más grande de América Latina.
Su misión es administrar los riesgos con las prestaciones médicas, en un adecuado
manejo de las contribuciones y recursos financieros para garantizar las prestaciones en
especie y dinero; proveer los servicios preventivos y curativos médicos, con prestaciones
sociales y económicas a la población trabajadora, pensionada y asegurada voluntariamente,
por otra parte también crea estategias para fomentar la competitividad de las empresas y la
transparencia de la información fiscal que se genera para una recaudación eficaz.
Dentro de la estructura organizacional del Instituto se encuentra la Dirección de
Finanzas que es un órgano que depende de la Dirección General del IMSS, la cual se
encarga de desarrollar el análisis social, económico y financiero, para una adecuada
administración. Las funciones que realiza consisten en dirigir y administrar los procesos
específicos en materia de presupuestos, contabilidad, evaluación financiera, recursos,
desarrollo de las políticas de planeación y elaboración de propuestos para la mejora de
prestaciones, servicios y administración de riesgos institucionales, así como analizar y
evaluar el uso y destino del patrimonio inmobiliario para apoyar al mejoramiento de las
dependencias institucionales.
7
La misión de la Dirección de Finanzas es realizar un análisis económico, financiero y
social para la planeación a corto, mediano y largo plazo de la administración de los recursos
financieros del Seguro Social; además de proveer los sistemas de información directa que
permita la medición correcta de las operaciones, la evaluación y toma de decisiones,
garantizando la integridad contable.
En la estructura organizacional de la Dirección de Finanzas se encuentra la
Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, en cuya estructura interna la
integra la División de contabilidad en la que se encuentra el Área de Bienes de las que se
mencionarán las funciones referentes a la documentación que generan y administran, las
cuales son: recibir, integrar y verificar los informes a Nivel Central, Delegaciones
Regionales y Unidades Médicas de Alta Especialidad que se generan en el Sistema PREI-
Millenium para constatar, comprobar o conciliar el registro contable y realizar el registro y
control contable administrativo de las altas, transferencias, bajas, adquisiciones y
reclasificaciones de bienes muebles capitalizables, así como la actualización del inventario
de bienes muebles y el patrimonio inmobiliario; además de preparar y extraer del módulo
contable la información de carácter contable y fiscal para atender consultas, cuestionarios y
requerimientos que soliciten las entidades externas y los órganos propios del instituto.
Por la importancia de los documentos que se encuentran en el archivo del Área de
bienes se proponen lineamientos generales de organización con base en la teoría
archivística, ya que se observó que no cuentan con los instrumentos archivísticos necesarios
para la organización y conservación de sus archivos, además de que el estado de
conservación se encuentra actualmente en deterioro, no cuenta con las medidas de
seguridad para su resguardo, no se aplican políticas o programas que dicten normas,
8
procedimientos y medidas de prevención para la conservación, mantenimiento, y rescate en
caso de siniestro o plaga; las interrogantes que surgieron tras un análisis son las siguientes:
1. ¿El método de organización documental empleado cumple con las características de
la tipología de los documentos?
2. ¿En cuánto a la organización física, las instalaciones y el orden en que se
encuentran es el adecuado?
3. ¿El archivo cumple con los objetivos?
4. ¿Cumple con todas las funciones de un archivo?
5. ¿Se aplican las políticas y normativas correspondientes?
6. ¿Se cuenta con la infraestructura suficiente para realizar los cambios adecuados?
7. En cuanto a los recursos humanos: ¿con cuánto personal profesional disponen que
tenga los conocimientos y habilidades adecuadas para un funcionamiento óptimo
del archivo?
8. ¿Cuenta con un servicio de mantenimiento y depuración adecuado?
9. ¿Cuentan con una sistematización de documentos?
Como consecuencia de la problemática expuesta, se proponen una serie de objetivos
cuyo cumplimiento sea encontrar los elementos necesarios para una gestión documental de
archivo de oficina con carácter administrativo, los cuales se describen a continuación:
1- Describir la organización y la infraestructura del archivo.
2.- Describir métodos y técnicas utilizadas en el manejo del archivo.
3.- Analizar la tipología de sus documentos.
9
4.- Identificar las deficiencias en la organización y control de los documentos.
5.- Describir el estado de conservación y preservación del archivo.
6.-Comparar los métodos utilizados en la organización y recuperación de los
documentos con la teoría consultada.
7.-Determinar y proponer métodos y técnicas archivísticas adecuadas para la
organización, recuperación y uso, mantenimiento y conservación de la información,
aprovechando al máximo el espacio físico y la infraestructura, así como la
sistematización de los documentos.
Con el presente trabajo se pretende investigar sobre la organización, valoración y
conservación de los documentos, también dar los parámetros para un tratamiento adecuado
sobre su cuidado, así como las condiciones físicas y ambientales en los que se debe
resguardar, y por último las medidas preventivas para salvaguardar el acervo documental en
caso de siniestro, y así cumplir con los objetivos antes mencionados para resolver los
problemas detectados al darle un tratamiento adecuado al archivo.
El capitulo uno comienza con la defininición de lo que actualmente significa
archivo administrativo, en el cual las instituciones producen documentos que son de
acuerdo a sus funciones y actividades que se encuentran en su manual de organización, así
como los objetivos que se deben alcanzar en la organización documental y las funciones
que se desarrollan, lo que conlleva a mencionar el origen e importancia del concepto
gestión de documentos que trata de identificar, organizar (clasificar y ordenar), valorar,
utilizar una metodología y técnica, aplicando instrumentos archivísticos como el Cuadro de
General de Clasificación, Archivística, el Inventario Archivístico, el Catálogo de
10
Disposición Documental y el Catálogo Archivístico con vocabularios y formatos
normalizados para su conservación y recuperación en cada una de sus fases o ciclos de vida
y en cada tipo de archivo que le corresponde.
En cuanto a su ciclo vital se hace referencia a la necesidad de realizar depuraciones
y transferencias a los archivos de concentración e histórico de acuerdo a la norma o código
de retención correspondiente, esto para solucionar el problema de saturación y maltrato por
el exceso de expedientes que se van acumulando con el tiempo.
Para formar los criterios de cuidado y conservación de los documentos se considera
la forma de encuadernar, acomodar y guardar en cajas los documentos, para retardar el
deterioro y prevenir los daños, también se menciona elaborar un “Plan de conservación
preventiva” como instrumento para establecer la prioridades en el mantenimiento del
edificio.
Como parte de la propuesta se considera contemplar en el “Plan de Protección
Civil” de la Institución a los documentos de archivo para protegerlos de daños causados
por factores naurales como las inundaciones, sismos e incendios; factores causados por el
hombre como la contaminación, gases tóxicos, solventes de pinturas y productos de
limpieza derivados del petróleo que afectan el espacio interno del archivo y la salud de las
personas; otro factor de riesgo es la proliferación de insectos que atacan los documentos de
entre los más comunes se encuentran los lepismas conocidos como pecesillos de plata,
polillas, cucarachas y termitas.
El capítulo dos menciona la historia de la creación del Instituto Mexicano del
Seguro Social (IMSS), como organismo que brinda un servicio público de salud y
asistencia médica, está conformada estructuralmente de manera jerárquica por direcciones,
11
unidades y coordinaciones a nivel nacional.
Se enfoca al objeto de estudio en el Área de Bienes de la Dirección de Finanzas la
cual se encarga de recibir, integrar y verificar informes y controlar contable y
administrativamente las adquisiciones y reclasificaciones de los bienes muebles
capitalizables y de consumo tanto a Nivel Central, Delegaciones Regionales y Unidades
Médicas de Alta Especialidad, actualizando y validando el inventario físico que se incluye
anualmente en la contabilidad.
Se hace referencia a la Norma General de Información Financiera Gubernamental
en el apartado de Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental como parte
de las normas que rigen a la documentación contable y para conocer las secciones y tipos
de documentos, así como las condiciones mínimas de seguridad para la organización de un
Archivo Contable.
Finalmente se describen las condiciones de conservación y preservación en el que se
encuentra actualmente el archivo del Área de Bienes de la División de Contabilidad.
En el capítulo tres se propone para la reorganización del archivo del Área de Bienes
en la que se justifica la importancia de organizar el archivo con base a lineamientos
archivísticos, esta propuesta consiste en realizar un Cuadro de General de Clasificación
Archivística con base al organigrama y a las funciones y atribuciones del manual de
organización del Instituto, un Inventario Archivístico para el registro y descripción de los
documentos, un Catálogo de Disposición Documental para establecer la valoración
documental, los plazos de conservación, las técnicas documentales y la contextualización
de la información, un Catálogo archivístico para consultar la información, así como los
procedimientos para implementarlos.
12
Por otra parte también se mencionan las condiciones básicas para la protección del
acervo documental que consiste en implementar un programa de conservación permanente
cuyo objetivo sea conservar las unidades documentales en buenas condiciones, una
reestructuración fisica con un mobiliario y materiales que sean los recomendados para su
preservación, implementar un plan de acción para la protección y rescate de los
documentos, que se realice una política con normas para que todo el personal lleve a cabo
un manejo adecuado sobre los documentos y también se propone que sea un profesional de
la información quien se encargue de realizar la reorganización del archivo.
13
Capítulo 1
Archivo de oficina con carácter administrativo
1.1 ¿Qué es un archivo?
Es importante definir el concepto de archivo dado que intervienen elementos como
son los documentos, la organización y el servicio1
por lo que se requiere realizar ciertas
actividades para su funcionamiento. A continuación se citarán definiciones de diferentes
autores para entender de acuerdo a nuestro contexto histórico lo que significa un archivo.
El término archivo2 se deriva del griego arche y archios, significa origen o antiguo,
que los latinos tradujeron directamente por archivium.
El concepto actual conlleva tres acepciones:
Conjunto de documentos conservados por personas y entidades.
La institución que administra una documentación.
El lugar donde se conservan los documentos.
La Dirección de Archivos Estatales3 lo define como:
“Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas”.
La autora Heredia4 considera esta definición como la más apropiada y pertinente:
1 Heredia, A. (1987). Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla. p. 58.
2 Molina J. y Leyva V. (1996). Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa.
Madrid: ANABAD. p. 11. 3 Idem.
14
“Archivo como uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e información para la persona e institución que los produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal5
lo definen como:
“Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades”.
De estas definiciones podemos resaltar que el origen del archivo se encuentra en las
instituciones que cumplen con una serie de actividades a desarrollar, en las que para su
administración generan documentos de archivo cuya “información está contenida en
cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su
actividad”. 6
Esta serie de documentos que se van acumulando tienen un proceso de crecimiento
en donde la valoración va a ser un factor importante que va a determinar las etapas y
organización del archivo; que de acuerdo a las leyes y normas de la institución se va a regir
4 Heredia, A. Op.cit., supra, nota 1, p. 58.
5 Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades
de la Administración Pública Federal Gubernamental. (2004). México: Instituto Federal del Acceso a la
información Pública. Recuperado el 28 de febreo de 2012, de
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.htm 6 Norma General de Descripción Archivística. (2000). ISAD. Consejo Nacional de Archivo. Madrid:
Subdirección de archivos estatales. Recuperado el 28 de febrero de 2012, de
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/normas/pdf/isad.pdf.
15
en su funcionamiento, producción y resguardo durante un periodo orientativo de cinco años
para su consulta.
1.2 Objetivos y funciones
Las siguientes definiciones nos ayudarán a comprender el objetivo de un archivo y
las funciones a realizar para lograr comprender la razón de ser de las actividades que se
deben llevar a cabo en la gestión documental.
Molina y Leyva7 consideran como objetivo principal del archivo:
“A la disposición de los documentos organizados y recuperables para su uso, se
considera que prestan un servicio a la sociedad, y según el tipo de usuario que en este caso
es la propia institución la productora del servicio tendrá la finalidad de facilitar la gestión; y
en otros casos puede atender a los administrados y a la investigación…”
En cuanto a las funciones se refiere, mencionan que es un proceso o “facetas que los
archivos deben cubrir para poder cumplir con el objetivo de servicio de los documentos”.8
Por lo que las autoras sugieren una lista de funciones básicas para dicho control en
las distintas fases archivísticas de los documentos, que nos llevarán a una administración
eficiente, las cuales se describen a continuación:
Producción documental: creación y diseño de los documentos.
Identificación: de organismos y series documentales.
Organización adecuada: clasificación y ordenación.
7 Molina, J y Leyva, V.Op.cit., supra, nota 2, p. 12.
8 Ibíd., p. 13.
16
Descripción: planificada, homogénea y normalizada.
Valoración: en la selección o permanencia de los documentos: utilizando tablas de
expurgo.
Difusión: según la publicación de la normativa en materia de accesibilidad.
Sobre este mismo aspecto Parera9 opina que el archivo tiene dos principales funciones que
son:
“El almacenar la documentación y recuperarlos de inmediato, esta última se
considera la más importante ya que es la que va a condicionar e informar toda la actividad
archivística, porque de nada serviría tener la información ordenada y guardada si no se
puede encontrar con rapidez”.
De estas definiciones se puede concluir que el archivo tiene como objetivo principal
la recuperación de la información, por lo que será necesario realizar funciones
determinadas para lograr organizar, conservar y difundir la documentación poniéndola a
disposición y ofreciendo un servicio a la institución, que funge como prueba y testimonio,
dado que se considera que tiene un valor primario (administrativo, legal y contable).
1.2.1 Gestión de documentos
En lo que se refiere a gestión de documentos Molina y Leyva10
mencionan que se
contemplan todas aquellas actividades que se requieren para poder cumplir con el objetivo
y funciones del archivo, puesto que se refiere a todas aquellas operaciones que cubren el
9 Parera, C. ( 2004). Técnicas de archivo y documentación en la empresa. Madrid: FC Editorial. p. 35-36.
10 Molina, J y Leyva, V. Op.cit., supra, nota 2, p. 68-69.
17
ciclo vital de los documentos desde su origen (primera edad), pues interviene en los
procesos de control, canalización y eliminación desde su producción llevando un
seguimiento por sus distintas etapas para transferir y conservar los documentos en el
archivo general o histórico.
El concepto de gestión de documentos nace en Estados Unidos a mediados del siglo
XX a raíz de la necesidad de una política integral de tratamiento de los documentos, donde
obtuvo en seguida un reconocimiento legal. Sus elementos clave son: la clasificación
(Cuadro General de clasificación Archivística), la valoración y selección de los documentos
desde su producción (Catálogo de Disposición Documental) y el inventario como
instrumento de descripción, con esto se busco dar una solución al problema de la inflación
de los documentos existentes en las administraciones públicas. La aplicación de la teoría de
las tres edades de los documentos supuso el establecer los diferentes estadios por el que los
documentos deben pasar a lo largo de su vida (creación, mantenimiento y uso, disposición y
gestión de los documentos conservados por su valor permanente). De esta forma nace la
nueva archivística, que abarca la vida activa y semiactiva de los documentos, que se va a
ver potenciada por organismos internacionales como la Organización de las Naciones
Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de
Archivos (CIA). Esta gestión y preservación de la documentación con valor histórico ha
dado lugar a que existan dos tipos de profesionales paralelos, nos referimos a el gestor de
documentos y el archivísta, ambos tienen en común la gestión de la información a través de
las edades de los documentos, por tanto, están obligados a entenderse.
18
1.3 Tipos de documentos y archivos
Conocer los tipos de documentos y su información son fundamentales para saber
diferenciarlos y conformar las series documentales que serán resguardados según su ciclo
vital o etapa en el archivo correspondiente.
Por lo expuesto al inicio se darán definiciones y descripciones a cerca de los
diferentes documentos que componen un archivo de carácter administrativo, al respecto
conviene decir que se citarán algunas definiciones sobre los documentos, con la finalidad
de conocer con amplitud las características y elementos que lo componen.
La Norma General de Descripción archivística11
define documento como:
“La información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su
soporte o características”.
Para Molina y Leyva12
mencionan que los documentos archivísticos que se incluyen en los
Archivos administrativos son:
“Aquellos producidos o recibidos por una persona o institución durante un periodo
de gestión o actividad para su cumplimiento… tienen un carácter seriado y son ejemplares
únicos y se consideran testimonios cuya información puede ser utilizada como prueba o
fuente de datos”.
A estas definiciones podemos agregar que según Heredia13
los elementos de los
documentos que se distinguen por tener diferentes caracteres, por lo que su análisis tiene la
finalidad de distinguir los tipos documentales para agruparlos, catalogarlos, organizarlos y
11
Norma General de Descripción Archivística. Op.cit., supra, nota 6, p.12 12
Molina, J. y Leyva, V. Op.cit., supra, nota 2, p. 89-90. 13
Heredia, A. Op.cit., supra, nota 1, p. 92-93.
19
clasificarlos, los identifica de la siguiente manera:
Internos: se identifica por tener características como el tipo de lengua, autor,
destinatario, contenido, mensaje, etc.
Medio que fija el contenido: se refiere a las clases de escritura.
Externos: se compone de materia escriptoria y soporte.
Diseño: se refiere al formato y signos especiales.
De acuerdo a lo anterior, los documentos contienen diferentes tipos de información,
en la que su normalización es compleja, puesto que las actividades cambian de un
organismo a otro, por lo que se pueden clasificar de la siguiente manera:
Intensiva: ofrecen una cantidad considerable de datos sobre algo o alguien.
Extensiva: los datos son selectivos, pues se trata de un gran número de objetos o
personas.
Diversificada: contiene datos sobre temas diversos.
Es importante conocer el tipo de información que es útil para poderla relacionar con
el tipo de documento, en el cual se puede incluir según Heredia14
en:
Minuta: borrador o escrito preparatorio del que parte el documentos original.
Original: documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y
forma que se emitió, lleva implícita su autenticidad, pero no garantiza la veracidad
de su contenido.
Copia: presentan la información tal y como se encuentra en el documento original,
14
Ibíd., p. 91-92.
20
se considera como la reproducción de los originales, son de tipo simples,
certificadas y códices diplomáticos.
A lo que agrega Molina y Leyva15
los siguientes tipos de documentos:
Nota interior: se utiliza para la comunicación entre órganos y unidades
administrativas que pertenecen a un mismo órgano superior o entidad.
Notificación: lo utilizan los órganos competentes de la administración para
comunicar al interesado o interesados una resolución o acuerdo.
Orden: el documento incluye un mandato que debe ser obedecido, observado y
ejecutado.
Propuesta: documento que informa sobre las bases legales de un asunto e incluye
una proposición para su tramitación y resolución. Las propuestas de resolución son
elaborados en unidades administrativas u órganos inferiores al órgano superior con
capacidad de resolver y adquirir en la condición de documento resolutivo al ser
firmadas por el órgano competente.
Publicación: es la difusión de la información contenida en un acto administrativo a
través de su inserción en un tablón de anuncios o diario oficial con el fin de
comunicarlo.
Resolución: documento de carácter dispositivo que emana de una figura
administrativa de rango, recoge las decisiones planteadas en el expediente y ponen
término a un procedimiento.
15
Molina, J. y Leyva, V. Op.cit., supra nota 2, p. 50.
21
Traslado: copia auténtica que literalmente da cuenta a otras unidades de lo
dispuesto por un organismo. El traslado en una comunicación en la que se inserta
literalmente entre comillas el texto de otro documento administrativo.
Además señalan estas autoras que “no toda la documentación que existe en una
unidad administrativa debe formar parte del archivo de gestión, como tampoco toda la
documentación se transfiere al archivo central, y cada una lleva su tratamiento”.16
Los tipos de documentos a los que se refieren son la documentación de archivo y la
documentación de apoyo informativo, la cual cada una tiene una misión y finalidad
diferente, que a continuación se describen:
La documentación de apoyo informativo carece de algún valor testimonial,
administrativo, jurídico y legal.
La documentación de archivo es derivada de las propias actividades de la oficina,
que se materializan tanto en los expedientes administrativos, en los registros o en la
correspondencia y que se caracterizan por su origen institucional y por ser únicos,
aunque pueden repetirse en su forma a lo largo del tiempo, es decir se forman series
documentales.
La documentación administrativa de gestión puede ser de dos tipos: aquellas series
documentales que se ven repetidas de un organismo a otro (nóminas, expedientes de gastos,
expedientes personales, etc.) derivadas de las funciones comunes o generales que se llevan
a cabo en cualquier organismo ya sea público o privado y la documentación operativa que
se conforma de series que responden a funciones que suponen la esencia o la razón de ser
16
Ibíd., p.56.
22
de la institución, denominadas “funciones específicas”,17
en estas el documento que se
genera es único y producido en el momento durante su gestión, pues cumplen con
funciones específicas que las diferencian entre cada etapa o edad, de ahí se deriva la
importancia de un archivo en la continuidad de sus series documentales. Esto lleva a
describir el ciclo vital de los documentos en los que se obtienen diferentes categorías de
archivos. Heredia18
describe en que consisten cada etapa:
Primera etapa: Consiste en la circulación y tramitación, en la que se busca una respuesta o
solución para el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los archivos
corrientes o de gestión.
Segunda etapa: Una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el
documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser
objeto de consulta o antecedente.
Tercera etapa: El documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser consultado por
su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su resguardo y conservación
serán definitivas.
Al respecto conviene decir que los documentos atraviesan por estas tres etapas cada
vez que se lleva a cabo una función, es decir, al realizar una petición de algún asunto al área
correspondiente, ésta se tramita siguiendo un proceso en el que genera documentación, la
cual conforma el expediente que quedará como testimonio de dicha acción, y por ende
podrá ser consultado dentro de la vigencia o plazo documental asignado en el Catálogo de
Disposición Documental o indefinidamente porque asume un valor histórico debido a la
17
Ibíd., p. 57. 18
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p.109.
23
importancia de la información que contiene; así el ciclo vuelve a comenzar cuando reciben
otra petición, conformando así las series documentales.
1.3.1 Tipos de archivo de acuerdo a la edad de los documentos
Las definiciones que nos dan las autoras Molina y Leyva19
proponen que de estas
categorías se formarán los siguientes archivos:
Archivo de oficina: Reúnen la documentación en trámite o sometida a continua utilización
o consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con
carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los
cinco años de antigüedad.
Archivo central: Coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de
gestión y reune los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta no es constante. No pueden custodiar documentos que superen los
treinta años de edad. Además del servicio a los archivos de oficina, su misión esencial es la
del estudio y valoración de las series documentales.
Archivo intermedio: Se transfieren los documentos de los archivos centrales, cuando su
consulta por los organismos productores es esporádica, en el que permanecen hasta su
eliminación o transferencia al archivo histórico. No pueden conservar documentos que
superen los cinco años de antigüedad.
Archivo histórico: Se transfieren desde el archivo intermedio la documentación que deba
conservarse permanentemente, aunque también pueden ser recibidos por donación,
19
Molina, J. y Leyva, V. Op.cit., supra, nota 2, p.14
24
depósito, adquisición, etc.
1.4. Metodología, técnicas e instrumentos
1.4.1 Metodología
Como un principio metodológico se considera el de respeto a la procedencia de los
fondos, pues se generan y guardan en un orden natural, por lo que se considera también
parte de la metodología seleccionar los criterios a tomar en cuenta para elegir un sistema de
clasificación.
Para Parera20
consiste en utilizar la lógica ajustando un sistema de clasificación de
acuerdo a las necesidades tomando en consideración el como piden los documentos y la
información, siendo rigurosos en cuanto a dar respuesta a las necesidades de una forma
inequívoca y rápida, estableciendo normas de funcionamiento y sencillez en la forma de
clasificar. El orden natural consecuente se refiere al principio de procedencia, significa que
los documentos se han producido como resultado de las funciones que ejerce una
institución en seguimiento de un fin, respuesta o solución y que van reproduciendo las
etapas de este proceso, sin embargo lo que ocurre con frecuencia es que cuando no hay un
responsable de archivo, los documentos pasan de la oficina productora al depósito de
archivo perdiendo el orden natural, teniendo que reconstruir la clasificación y el orden que
debió tener. “ La finalidad es mejorar la gestión, transferencia y servicio de los documentos,
de tal forma que todas sus partes formen una relación orgánica y natural”.21
20
Parera, C. Op. cit., supra, nota 8, p. 38-39. 21
Romero, M. (1994). Archivística y archivo, soportes, edificios y organización. Sevilla: Asociación de
Archiveros de Andalucía. p. 404.
25
1.4.2 Técnicas e instrumentos de descripción archivísticos
El instrumento de descripción según lo define Romero22
“tiene como función ser un
apoyo para facilitar la búsqueda de los documentos o expedientes, pues realiza una síntesis
por medio de una jerarquía y orden de sus elementos utilizando representaciones accesibles,
conceptos y palabras que reflejan la identidad establecida en la organización, adaptándose a
el tipo de archivo”.
Para lograr una descripción óptima se analizan las secciones, series y unidades
documentales mediante las categorías de quién, a quién, qué, cuándo, cómo y dónde. Cada
organismo, función, sección, serie o expediente puede requerir de un modelo descriptivo
diferente, incluso la finalidad de cada instrumento de descripción lo puede imponer, lo
determina la forma en que buscamos la información, que dependerá del tipo de petición que
nos soliciten, ya sea por signatura, procedencia o tema.
Cuadro General de Clasificación Archivística
El cuadro general de clasificación en los archivos administrativos explica Heredia23
se elabora previamente de acuerdo a la estructura interna orgánico-funcional de la
institución, esta reflejará fielmente el organigrama de la institución y los órganos o
dependencias que corresponden con las funciones o actividades que se desarrollan, al igual
que en la organización del fondo en el que el cuadro aportará datos sobre las secciones,
series y fechas, permitiendo una mejor consulta del inventario. Además tendrá la
característica de ser flexible para introducir nuevas entradas y reflejar los posibles cambios
22
Ibíd., p. 415-416. 23
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p. 318-320.
26
o modificaciones en la estructura de la instituciones o en la supresión o ampliación de
funciones a los que estará sujeto, por lo que se recomienda utilizar signos o siglas que
indiquen en cada tipo de serie si es depurable, permanente y el tipo de ordenación que tiene
ya sea cronológica, alfabética (onomástica, geográfica o por materias) o bien mixta,
también será necesario que quien deba realizarlo sea el archivista.
Según Shellenberg24
“se puede partir de tres elementos: las acciones, la estructura orgánica
y los asuntos, y según se elija uno u otro tendremos una clasificación funcional, orgánica y
por materias”.
a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido, según las atribuciones
del organismo. Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones que son las
atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que realice y cumpla los
fines para los que éste fue creada. A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de
trámites o negociados relativos a poner en marcha esa actividad y que constituye lo que
nosotros llamamos series documentales.
b) Estructura orgánica de la institución, subdividida en dependencias que producen los
documentos. Generalmente éstos se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la
organización y normalmente las instituciones están divididas en dependencias (secciones
administrativas, negociados, etc.). A cada una les corresponde una actividad para el
cumplimiento de la función.
c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos: se refiere a las
materias de las que tratan los documentos. Para los archivos administrativos el organismo o
24
Shellenberg citado en Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p.189-190.
27
institución se encuentra dividida en dependencias a las cuales les corresponde una función
o varias que se reflejan en actividades, la clasificación será mixta: orgánico funcional.
Aunque normalmente suele prevalecer la clasificación orgánica puesto que viene dada por
el organigrama institucional.
Cabe señalar que los principios de clasificación25
que se deben considerar al momento de
estructurar el cuadro de clasificación, son los siguientes:
1. La clasificación es anterior a la ordenación
2. Una clasificación debe ser consistente, es muy importante que los niveles sucesivos
sean constantes, es decir, que en un mismo nivel se recojan series documentales, no
se pueden mezclar en funciones o actividades o con órganos que correspondan a los
primeros niveles, es decir, los que hemos señalado como la estructura del cuadro de
clasificación.
3. En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados como miscelaneos o
varios.
4. Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente
desarrollados con innecesarias subdivisiones.
5. Los documentos se pueden clasificar por funciones, como en el caso de los archivos
administrativos tal clasificación será establecida a posteriori y no a priori, es decir,
la función determinará la clase y no a la inversa. Las clases se crearán a medida que
se producen los documentos en el desarrollo de las funciones, y a medida de que
aquella función se despliegue en actividades, la clasificación se dividirá en igual
25
Idem.
28
número de subclases. En los archivos históricos la clasificación suele estar dada,
pero puede rehacerse si existen defectos, después de un estudio de las funciones de
la identidad.
6. Los documentos también pueden clasificarse con relación a los órganos de una
entidad (organigrama).
7. Los documentos deben clasificarse solo en casos excepcionales por materias o
asuntos.
Clasificación a priori y posteriori
Para Heredia26
existen dos tipos de clasificación que ayudaran a realizar el cuadro
de clasificación, que es “el sistema de clasificación a priori que se elabora sin profundizar
en el contenido del fondo, sin tener en cuenta a la institución que los creó, y de forma
artificial elaborará los cuadros con criterios subjetivos y personales, el segundo realizado a
posteriori es tras el análisis y conocimiento profundo del fondo que nos viene dado por el
cumplimiento de las funciones propias del organismo en cuestión, es el que ha de aplicarse
para la clasificación de cualquier fondo...”, “el cual se ofrecerá en un cuadro estructurado
que refleje los organismos y actividades de la institución de donde proceda, ya que no es
creada por el archivísta, sino que le viene impuesta por la propia documentación, a él sólo
le toca respetarla, reconstruirla y rehacerla...”.
26
Ibíd., p. 184-188.
29
Instructivo para la realización del Cuadro General de Clasificación Archivística
En el Archivo General de la Nación27
en su apartado de instructivos y guías se
encuentran las definiciones para la identificación en la estructura de archivo y las dos
etapas para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, que consisten
en definir los conceptos que se emplearán para elaborar dicho cuadro archivístico, los
cuáles se mencionan a continuación:
Fondo
Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica.
Los criterios de identificación en los organismos productores públicos, son los siguientes:
Existencia legal o jurídica propia, establecida por una disposición normativa precisa,
fechada y publicada en el Diario Oficial de la Federación.
Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.
Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa.
Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.
Estructura interna oficialmente establecida
Sección
Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Los criterios de identificación de una sección en los organismos productores públicos son
27
Instructivo para la elaboración del cuadro general de clasificación archivística. (2012) . Instructivos y
guías. México: Archivo General de la Nación. Recuperado el 8 de noviembre de 2012, de
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html
30
los siguientes:
Las secciones son las subdivisiones del fondo identificadas con funciones.
Corresponden a funciones establecidas en un reglamento interno o manual de
organización.
Debe pertenecer a un sistema de archivos.
Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la
dependencia o entidad que lo origina.
Serie
Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos
en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto
específico.
Los criterios de identificación de una serie en los organismos productores públicos son los
siguientes:
Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que
forman una unidad como resultado de una misma acumulación.
Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma
particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción,
recepción o uso.
Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los
documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al
31
carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos
administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una institución.
Expediente
Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo
tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
Unidad documental (documento, pieza, tipo documental)
Es la unidad archivística más pequeña e indivisible, por ejemplo: una carta, una
memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.
Etapas para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
En la primera etapa se realizan los procesos de identificación, jerarquización y
codificación para establecer un modelo que tenga como características de agrupamiento
elementos de estabilidad, flexibilidad y universalidad, como también tener las cualidades de
ser unico y estar delimitado.
Identificación
Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de
agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento
de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:
Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la
administración pública federal;
32
Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que
corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una
dependencia o entidad con otra.
En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre
lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que
sustentan y dan validez al trabajo institucional. Cabe destacar que en el proceso de
identificación de las funciones, son importantes los reglamentos internos vigentes de las
dependencias o entidades, además de las leyes federales o generales donde se sustentan las
tareas de las dependencias o entidades.
En el proceso de identificación se debe considerar no incurrir en tener un listado
enorme de categorías de agrupamiento repetidas, lo que sólo entorpecería su utilización en
otras fases como la jerarquización y la codificación o crear ideas falsas que produzcan
mayor dispersión de la información o, por el contrario, discriminar de manera errónea.
Jerarquización
Consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de
semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas, es decir, se trata
de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación
o "relación," el cual ha de distinguir elementos de categorización diferentes, para ubicar la
categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.
Codificación
La utilidad del código relacionarse entre el orden y distribución de las categorías de
agrupamiento, lo que da lugar a la sistematización y ubicación adecuada de las relaciones
documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.
Los sistemas de clasificación tienen como base distintos códigos o símbolos (decimal,
33
sectorial, numérico simple, etc.), la asignación de un código se realiza hasta después de
identificar y jerarquizar las categorías del agrupamiento documental, lo que permite
sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de abreviatura
o identificación, y denotar la importancia del propio código para sostener y controlar el
lugar ocupado por la categoría de agrupamiento.
El tipo de codificación seleccionada será de fácil manejo, lógico, accesible y aplicable
a las categorías de agrupamiento. La selección del tipo de codificación más apropiada
dependerá, básicamente, de la forma en que aparecen las categorías de agrupamiento al
final de las etapas de identificación y jerarquización.
La segunda etapa consiste en realizar los procesos de validación, formalización,
supervision, asesoría y capacitación que se llevan a cabo para la instrumentación del
Cuadro General de Clasificación Archivística, por lo que se explicará en que consiste cada
procedimiento.
1. Validación: se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades
correspondientes, con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
2. Formalización: atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el
ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
3. Supervisión y asesoría: es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el
adecuado funcionamiento del Cuadro General de Clasificación Archivística, y corregir las
posibles desviaciones y aclarar las dudas que puedan surgir.
4. Capacitación: se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de
operaciones y procedimientos.
La elaboración de este instrumento será importante para conocer las atribuciones y
funciones del organismo que genera los documentos de archivo, pues proporcionará una
34
estructura lógica que represente la documentación producida y recibida en el ejercicio de
las atribuciones y funciones de la entidad o dependencia, facilitará el acceso y localización
física de los documentos que conforman el acervo documental.
Los instrumentos de identificación como son el Inventario Archivístico y el
Catálogo de Disposición Documental tendrán una función de cotejo y complementariedad
para el Cuadro de Clasificación Archivística.
Inventario archivístico
El inventario es considerado un instrumento que describe el contenido de los
documentos, expedientes y series, por medio de los descriptores que son generados
orgánica y funcionalmente en el curso de la gestión de una institución que se concentra en
un archivo administrativo, es por eso que en el caso de los archivos de formación el
inventario está abierto, éste utiliza una técnica de colocación de códigos numéricos que va
de acuerdo al sistema de clasificación pues precede y parte de este esquema, su finalidad es
llevar un registro y control de la ubicación o localización de los documentos, desde el lugar
y orden numérico hasta la signatura topográfica de la unidad descrita.
Los elementos fundamentales que señala Heredia28
para la descripción de un inventario
cuyos elementos deben ser ofrecidos en cuatro columnas consecutivas, son:
La signatura de cada una de las unidades de instalación, integrantes de cada una de
las series (legajo, libro, carpeta).
Entrada descriptiva, en la que se indique por este orden la tipología de la serie,
autor, destinatario y materias. La entrada descriptiva podrá ser una, doble o múltiple
28
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p. 252-253.
35
en caso de que en un mismo legajo contengan varias series documentales.
Fechas extremas referidas a la primera y ultima (solo se refiere a los años) de cada
unidad de instalación (libro o legajos).
Dígitos del cuadro de clasificación.
Catálogo de Disposición Documental
Para el Archivo General de la Nación29
el Catálogo de Disposición Documental es un
instrumento de control y seguimiento basado en la identificación precisa de las series
documentales producidas por la dependencia o entidad, y en la valoración de su
información que tiene como objetivo identificar los elementos que permitan con base en los
valores reconocer la documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales
asociadas a una norma legal, fiscal o contable, utilizando el instrumento de fichas técnicas.
Véase anexo 1.
El Catálogo de disposición documental se compone de cuatro etapas para lograr la correcta
disposición y accesibilidad de la documentación, que consisten en lo siguiente:
1. Identificación
Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos
esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el
documento de archivo.
Para lograrlo es necesario realizar los siguientes pasos:
29
Instructivo para la elaboración del catálogo de disposición documental. (2012). Instructivos y guías.
México: Archivo General de la Nación. Recuperado el 8 de noviembre de 2012, de
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html.
36
1. Compilar la información institucional; es decir, reunir las disposiciones legales, actos
administrativos y otras normas relativas a la creación y a los cambios estructurales
de la dependencia o entidad.
2. Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia o entidad, mediante
el análisis de manuales de procedimientos, organigramas y reglamentos internos.
3. Entrevistar a los productores de los documentos en el ámbito institucional; es decir, a
las personas que producen y tramitan los documentos, quienes, además de resolver
cualquier duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales, pueden
suministrar datos sobre la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la
finalización del trámite.
4. Ubicar la procedencia institucional de la documentación mediante el examen del
organismo que la generó y, en consecuencia, de la función de la cual deriva en
relación directa.
5. Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes, tipología, volumen y
organización.
6. Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación entre
serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la
relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de nformación
afines.
Los resultados de esta etapa permitirán identificar las funciones del organismo y de
cada una de las unidades administrativas productoras de documentos, las series
documentales con base en dichas funciones y conocer los trámites y procedimientos que
dan lugar a la integración de los documentos en expedientes que forman cada serie
documental.
37
2. Valoración
Es el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la
documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación.
Valores primarios
Administrativo: documentos de archivo para la administración que los ha producido,
relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en
todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o
entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y
son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de
decisiones.
Legal: se refiere a los documentos que sirven como prueba ante la Ley.
Fiscal: son documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de
obligaciones tributarias.
Contable: estos documentos sirven de explicación o justificaciónen a la operación
destinada al control presupuestario.
Con esta valoración “primaria” se establecen los parámetros de utilidad de la
documentación gubernamental y, con ello, se facilita la identificación de los plazos de
retención de los documentos de archivo, con base en las necesidades institucionales.
Valores secundarios
Informativo: sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de las
actividades de la administración.
38
Evidenciales o testimoniales: los que posee un documento de archivo como fuente
primaria para la Historia.
La valoración “secundaria” permite identificar con precisión aquella documentación
de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo
histórico.
Los resultados de esta etapa permitirán la conformación de las series con sus
características generales; elaborar las propuestas de valoración de cada serie documental
con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de
acceso; establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de
trámite o de concentración y eliminar los ejemplares duplicados de cada serie.
Adicionalmente a la identificación de los valores documentales, deben tenerse en
cuenta cuatro criterios:
1. Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que
proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía
administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son
importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
2. Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que
extendida (ej.: informes anuales y no mensuales).
3. Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia.
4. Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de
la cual no se puede realizar ninguna eliminación.
3. Regulación
39
En esta fase se elaborará e integrará en los formatos establecidos, determinando
con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.
El Catálogo de Disposición Documental se integrará por:
Introducción o presentación
Se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente.
Además se deberá incluir el siguiente texto: “El presente Catálogo de disposición
documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste”.
Objetivo general
Se redactará el porque y para que de la elaboración y que se pretende alcanzar.
Marco legal
Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal, la base jurídica institucional.
Textos o anexos
Los textos o anexos que integren deben sustentar el proceso de elaboración y de
asegurar su comprensión y aplicación.
Registro
40
Enlistar todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y
técnicas de disposición documental.
Hoja de cierre
Deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas de la
Coordinación de Archivos y el Comité de Información.
“El presente Catálogo de Disposición Documental consta de ___ secciones y ___ series
documentales, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental,
plazos de conservación y destino final”.
Los resultados de esta etapa generará un instrumento de consulta y control
archivístico que permitará conocer con precisión los plazos de conservación de los
documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su
accesibilidad y regular su transferencia.
4. Control
En esta última fase se valida y aplica el Catálogo de Disposición Documental,
es decir que, se recaban las firmas de los funcionarios autorizados, validando y autorizando
el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.
Para realizar éste proceso, deben seguirse los siguientes pasos:
1. Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.
2. Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité
de Información.
3. Remitir el Catálogo al Archivo General de la Nación para su registro y validación
41
mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.
4. Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.
Elementos que componen el Catálogo de Disposición Documental
El formato dispondrá de una serie de elementos con la que se pretende registrar
la información general de por cada serie documental, que consiste en lo siguiente:
Contexto documental
Sección: registrar el nombre de la sección.
Código: clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la subserie, de acuerdo
con el cuadro de clasificación archivística.
Serie y subserie documental: nombre genérico de la serie y su caso la subserie.
Vigencia documental – Valor documental
Administrativo (A): Valor administrativo: marcar con una X si es el caso del valor
documental de la serie documental.
Legal (L): valor legal: marcar con una X si es el caso del valor documental de la serie
documental.
Fiscal (F): valor fiscal: marcar con una X si es el caso del valor documental de la serie
documental.
Plazos de conservación
Archivo de Trámite (AT): indicar con número los años de conservación en el archivo de
trámite.
42
Archivo de Concentración (AC): indicar con número los años de conservación en el
archivo de concentración.
Total (T): indicar con número el total de años de conservación tanto en el archivo de
trámite como en el de conservación.
Técnicas de selección
1. Eliminación: marca con una X si corresponde.
2. Conservación: marca con una X si corresponde.
3. Muestreo: marca con una X si corresponde.
4. Observaciones: indicar las observaciones que por su naturaleza no pueden ser
consideradas dentro de los otros rubros.
Contexto de la información
Información Reservada
La información reservada se define según los Lineamientos Generales y Recomendaciones
para la Clasificación y Desclasificación de la Información30
en el capítulo II.
Décimo Octavo.- La información se clasificará como reservada en los términos de la
fracción I del artículo 13 de la Ley, cuando se comprometa la seguridad nacional, esto es,
cuando la difusión de la información ponga en riesgo acciones destinadas a proteger la
integridad, estabilidad y permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática,
la defensa exterior y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general
30
Lineamientos generales y recomendaciones para la clasificación y desclasificación de la información.
(2004). Instituto Fedral de Acceso a la Información Pública Gubernamental. Recuperado el 12 de
noviembre de 2012, de
http://salud.chiapas.gob.mx/doc/biblioteca_virtual/lineamientos/LineamientosdeConservacionyOrganizaci
ondeArchivos.pdf
43
de la sociedad que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional.
Periodo de reserva: indicar con número los años de reserva, si es el caso. Periodos
adicionales (ver capítulo III fraccción decimoctava de la Coservación de Archivos en
Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal, (DOF/ 02/2004).
El cual dice:
En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia
documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente.
A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de
conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el Catálogo de
Disposición Documental, si éste fuera mayor al primero.
Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la
información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental.
Información confidencial
La información confidencial se define según los Lineamientos Generales y
Recomendaciones para la Clasificación y Desclasificación de la Información31
en el
capítulo III.
De la información confidencial, fracción vigésimo primero que dice:
Los documentos y expedientes clasificados como confidenciales no podrán
difundirse si no existe en cada caso, el consentimiento expreso del titular de la
31
Ibíd., p. 88-89.
44
información, sin perjuicio de las excepciones estabecidas en la ley, el reglamento y los
presentes lineamientos, dicho consentimiento podrá solicitarse de conformidad con el
artículo 33 de la ley.
Vigésimotercero. Será cofidencial la información que contenga datos personales de una
persona física identificada o identificable relativos a:
I. Origen étnico racial;
II. Características físicas;
III. Características morales;
IV. Características emocionales;
V. Vida afectiva;
VI. Vida familiar;
VII. Domicilio partícular;
VIII. Número telefónico particular;
IX. Patrimonio;
X. Idelogía;
XI. Opinión pública;
XII. Creencia o convicción religiosa;
XIII. Creencia o convicción filosófica;
XIV. Estado de salud física;
XV. Estado de salud mental;
XVI. Preferencia sexual; y
XVII. Otras analogías que afecten su intimidad, como
XVIII. La información genética.
45
El seguimiento y culminación de estas etapas permitirán la integración de este
instrumento básico para el manejo adecuado de la documentación en cada una de las fases
de su ciclo vital; así como para su correcta disposición y accesibilidad.
Catálogo Archivístico
Heredia32
menciona el catálogo es un instrumento de descripción, de referencia o
de consulta, en el cual se describe documento por documento cada elemento que lo
identifique. De lo anterior se desprenden dos tipos de catálogos de acuerdo al tipo de
ordenación que requiera la serie catalogada.
Catálogo cronológico
Se considera de uso mas frecuente por su consecuencia lógica de ordenación; que
consta de dos variantes la primera cuyos documentos integran una serie en que su tipología
e información es uniforme, y el segundo en el que los documentos han sido seleccionados
en razón de un tema y no tienen la misma tipología aunque requieran en su ofrecimiento un
orden cronológico.
Catálogo alfabético
Es adecuado para documentos cuya ordenación es alfabética y tiene que ser
respetada al catalogarse. En su descripción individualizada lo que interesa destacar es el
nombre de la persona, lugar geográfico o de materia. En estos casos el dato onomástico
encabezará la ficha, en lugar de la fecha.
1.5 Organización de archivo
32
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1,p. 285-284.
46
La institución administrativa comienza una etapa prearchivística al generar los
documentos y conformar los expedientes desde el momento de su producción como
resultado de su gestión, en esta etapa se recomienda concientizar a la institución de la
importancia de colaborar tanto la dependencia que son los productores documentales como
el archivísta para que el archivo que tiene como responsabilidad conforme los expedientes
de manera sistemática y ordenada.
Propiamente en la etapa archivística el acceso a los documentos se logra a través de
los instrumentos de descripción, los cuáles exigen la organización que consiste en clasificar,
ordenar y describir los documentos para que cada una de sus partes sea reconocida e
identificada su valoración legal e informativa con la finalidad de conservarlos y difundirlos,
su método puede consistir en respetar el orden natural o estructura interna que debieron
tener, por lo que cada documento va conformando un expediente considerándolo una
unidad que forma parte de su esquema organizativo.
Es importante definir conceptos para tener una idea clara de las tareas a desempeñar
en el análisis de los documentos y llevar a cabo la tarea de organización que consiste en la
clasificación de los documentos, esto significa dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos, una vez realizado lo anterior se procede a ordenar, que se
refiere a unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden que puede ser
alfabéticamente por materias, numérico, cronológico y geográfico, considerándose como
tareas relacionadas ya que una vez que se recibe la documentación para su conservación,
estos serán parte de su etapa de formación que al momento de ser transferidos al Archivo
Central ingresarán a través de canales fluidos que van a ir marcando la sistematización a
respetar y mantener, la terminología o nomenclatura a utilizar será establecida y definida en
47
los reglamentos de la institución o de sus dependencias, en caso contrario serán establecidas
bajo un acuerdo entre el técnico administrativo y el archivísta, de esta manera la
clasificación se hará de forma correcta haciendo una separación y distinción clara de los
expedientes, que como ya se ha mencionado, son el resultado de las diferentes actividades
correspondientes a cada trámite y la ordenación será de acuerdo al conocimiento, análisis y
profundización que realice el archivista sobre los expedientes considerados esenciales para
la conservación e indispensables para inventariar y catalogar, lo que servirá para potenciar
el servicio de la documentación a través de la descripción.
La institución o dependencia debe acostumbrarse a contar con el archivísta para la
organización de los expedientes en el archivo de oficina o gestión, antes de su remisión al
archivo central.
De esa manera en la etapa archivística se puede lograr una organización que ofrezca
un servicio informativo, pues va marcando el orden conforme se va produciendo, por lo que
al ser transferidos al Archivo Central, se identifican y describen de una manera inequívoca,
se evita la dispersión o eliminación, se forman series correctas y expedientes completos,
siguiendo la normatividad, registrando los préstamos y utilizando los instrumentos para el
acceso a los documentos.
Por último para identificar cualquier fondo de archivo, es decir para reconocer los
caracteres de identidad de una serie, expediente o documento es necesario saber su
procedencia o contexto ya que estos no se definen por sí solos, sino que es a través del
conocimiento de la institución, organismo o entidad.
48
1.5.1 Normalización
La normalización se considera como una ventaja pues resulta eficaz al marcar criterios
en la identificación, forma de expresión, vocabularios, formatos, organización en
expedientes y series, etc., y en lo económico pues el material puede suponer el ahorro de
espacio, tiempo y soportes.
Romero33
nos explica como es que la normalización tiene gran importancia dentro
de la gestión documental, define “norma” como fórmula con valor o regla indicativa o
imperativa que tiene ventajas de eficacia y economía tanto en el procedimiento de la
gestión, como en el coetáneo y posterior proceso archivístico que va desde los archivos de
oficina hasta los archivos históricos.
Estas normas pueden ser de naturaleza material (dimensiones, calidad y tipos de
pasta de papel, características de las tintas, formatos de instalación en cajas, carpetillas y
legajos, equipos y mobiliario de archivo, etc.) o de naturaleza intelectual (sistemas de
relleno de formularios, pormenor de los membretes, identificación del escrito, la expresión
de su asunto, la organización de los documentos en expedientes y series, el vocabulario de
tipologías documentales, los formularios de transferencia al archivo central, los códigos
numéricos, clasificación, etc. La norma o manual de normas de gestión documental, tanto
en su instrumentalidad administrativa de documentos (economía, tiempo de
cumplimentación, eliminación de duplicación, economía de soportes y dificultad de errores)
como en sus incidencias archivísiticas, deben ser eficaces y responder a necesidades
precisas de los que usan o trabajan el documento, además éstas se aplicarán en el archivo de
oficina con conexión al Archivo Central para lograr que las transferencias primarias se
33
Romero, M. Op. Cit., supra, nota 21, p. 364-367.
49
realcen con mayor facilidad y coherencia, se cuente con espacio útil, se puedan localizar
mejor los documentos transferidos, los expurgos se hagan con más argumento y eficacia, el
tratamiento de organización y descripción sea fluido, para finalmente lograr reducir el
volumen de documentos y el tiempo de recuperación.
1.6 Sistematización de archivo
Los documentos de archivo son un testimonio que garantiza los derechos de la
administración, por consiguiente el control de su producción se hace necesario, puesto que
se producen en el momento de una forma ordenada y lógica, es común que el orden se
deshaga al cumplir su ciclo o meta administrativa, por esta razón es importante sistematizar,
llevando a cabo un sistema de clasificación que vaya de acuerdo al análisis de la naturaleza
y funciones de la entidad que las produjo, por otra parte es importante conocer de que
manera se necesita la información o solicitan la documentación, identificar su forma y
finalidad de cada departamento para reconstruir el orden de los documentos, que a veces las
mismas transferencias van a ir mostrando la estructura orgánica y funcional de las
secciones y series de su sistema de clasificación, de no ser así entonces se identifican los
tipos de documentos, se dividen por cada sección o departamento con descriptores
adecuados y normalizados reconstruyendo las series y expedientes, esto permitirá la
elaboración y descripción de un Cuadro General de Clasificación Archivística donde cada
división quedará estructurada orgánicamente, además ayudará con la transferencia al
Archivo de Concentración, finalmente se regularizan los Cuadros Generales de
Clasificación Archivística, en el cual se recomienda poner todo junto en un solo sistema
para evitar confusiones y retrasos, posteriormente se adecuara de ser necesario y conforme
50
se va a utilizar otro sistema que se adapte a una sección o parte del archivo.
Se hace preciso especificar que dentro de los grupos de clasificación existe un orden
individual que es el que va a determinar el sistema, estos son mencionados por Romero34
se dividen en tres clases que son los alfabéticos, los numéricos y alfanuméricos.
A continuación se mencionarán las clasificaciones de los grupos de ordenación, que
consisten en:
Alfabéticos
Orden nominal: su encabezamiento es de tipo nominal de materias que pueden ser
por nombres de personas, empresas, etc., permite un orden abierto recuperando los
expedientes por orden alfabético.
Orden geográfico: individualiza por área geográfica de continente, región,
provincia, municipio, ciudad, pueblo, sector, calle, vivienda, etc.
Orden temático: esto es de acuerdo al tema, asunto, profesión, proyecto, etc.
Numéricos
Orden natural: es con base a las necesidades de la gestión que las originó y
recibió. El orden natural puede ser por números o cronológico.
Orden cronológico: el elemento individualizador es la fecha de la recepción de los
documentos o el de su resolución firme. Se ordena por año, mes y día.
Orden numérico: los expedientes contienen un código numérico o números
correlativos y seguidos. Es un método cerrado que permite un control estricto de la
34
Ibíd., p. 413-414.
51
conservación y recuperación de los documentos, a veces se combina con el orden
cronológico.
Orden terminal: puede utilizar números naturales o codificados.
Orden alfanumérico: combina las letras y los número.
Los documentos que ya están ordenados entran en categorías archivísticas de
clasificación, tienen un orden jerárquico en la organización y se dividen en:
Documentos de archivo: son el escrito suelto que no forma expediente por
naturaleza, a veces con diligencias añadidas de recepción y que normalmente forma
una serie, es decir, “se define como aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las dependencias y entidades”.35
Expediente: es entendido como un conjunto de procedimientos administrativos
escritos que han sido indispensables para iniciar o instruir un acuerdo o resolución.
Otras veces puede ser un conjunto de documentos agrupados por personas o
materias que sirven de testimonio o información sobre situaciones o problemas,
también se entiende como “unidad documental constituida por uno o varios
documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o
trámite de una dependencia o entidad”.36
Serie: es una división archivística dentro de cada sección, que tiene por señas de
identidad unas formas documentales, un origen funcional y competencial comunes.
35
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades
de la Administración Pública Federal, Op.cit., supra, nota 4. 36
Idem.
52
También es entendida como los documentos organizados de acuerdo con un sistema
de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma actividad, que tiene una
forma particular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie
documental.37
Sección: es la unión de series documentales según su procedencia orgánica e
institucionales. La palabra sección se puede referir a la sección de un archivo
importante, ya sea por su tamaño o número de documentos.
Con anterioridad se dio la definición de expediente, pero existen excepciones que
menciona Heredia38
y es importante mencionar su tratamiento:
Los expedientes que no tienen resolución final se conservan porque el destinatario
interviene en algunas de las etapas principales del proceso administrativo, y esto obtiene el
calificativo de expediente, aunque esté incompleto; otro ejemplo son los documentos
sueltos que no responde a un único proceso administrativo, pero que se refieren al mismo
tema o asunto y esto es lo que les dará la unidad, aunque no conformarán un expediente
propiamente, ni serán un testimonio de actos.
En cada uno de los casos anteriores se describirán en la serie especificando su
naturaleza con fechas extremas completas, siempre y cuando éstos documentos sean
originales. También es preciso mencionar que no se integran las series generales como las
de correspondencia, consultas o informes a excepción de que correspondan a una materia
37
Norma General de Descripción Archivística, Op.cit., supra, nota 5, p.17. 38
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p. 255-256.
53
única.
1.7 Conservación, depuración y mantenimiento del archivo
Parera39
dice que “desde su instalación la documentación deberá estar clasificada y
ordenada, conservándolos para su recuperación eficiente…” “es importante para mantener
en buen estado los documentos, protegerlos en carpetas o pastas para cubrirlos del polvo y
la luz, cuidando la postura de cada legajo para evitar deformaciones, estos se incorporarán
en muebles adecuados como ficheros, anaqueles, planeras, estantes, etc. Se realizará un
diagnóstico en el que se identifiquen los documentos que se encuentren arrugados,
descoloridos, ilegibles, rotos, mal señalizados, con humedad y en malas condiciones, pues
hacen difícil su recuperación y además suponen un costo innecesario”.
Una vez realizado el diagnóstico se depurarán los documentos o expedientes,
identificando las series y el tiempo de retención y eliminación. Además Heredia40
menciona que “debido a la inexistencia de una normativa clara en materia de expurgos para
la mayoría de los archivos administrativos, el conocimiento de las series llevan al archivísta
a fijar cuáles de éstos no merecen ser conservados y pueden ser eliminados en su
dependencia de origen, nos referimos a los expedientes duplicados que son las fotocopias
de un expediente original o que son documentos informativos y de control, es conveniente
que en la elaboración de estos listados los técnicos de administración sean quienes con sus
conocimientos pueden orientar al responsable del archivo sobre los plazos de vigencia
administrativa”.
39
Parera, C. Op.cit., supra, nota 8, p. 37. 40
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p. 320-321.
54
Una vez realizado lo anterior, los documentos cuyo plazo documental ya se ha
cumplido dentro del archivo de trámite se guardarán en cajas herméticas de composición
alcalina y no ácida, sólidas con signaturas de localización visibles y que concuerden con el
inventario, de preferencia con letras mayúsculas y diseñados con el logotipo de la
institución a la que corresponde; su postura será acostada sobre el lado mayor, bajo la
protección de una camisa o tapas de papel o cartón (esto permite una libre adaptación de
tamaños), la atadura deberá hacerse con cintas de algodón, anchas y ligeramente apretadas,
cuidando el sistema de entrada y salida para no dañarlos. Su control se hará a través de un
listado con los elementos de descripción adquiridos en el inventario.
El siguiente paso es la transferencia primaria al Archivo de Concentración, en el que
se designará a un funcionario administrativo encargado de responsabilizarse de la relación
entre el archivo de oficina con el archivo de concentración, éste se encargará de gestionar
las remesas en los plazos convenidos y realizar los expurgos, en origen establecidos por el
archivero. La permanencia de los expedientes en los archivos de oficina se estiman de cinco
años, en caso de no regirse bajo una norma que establezca dicho plazo, la teoría archivística
establece las vigencias o plazos documentales para los diferentes tipos de expedientes.
Con referencia a lo anterior Parera41
nos muestra un código de retención de
documentos en el que explica a detalle la clase, descripción y tiempo de duración en la
sección y en el departamento. Véase anexo 2.
Heredia42
menciona al respecto que la formalización de estás remesas o
transferencias primarias se hacen a través de tres hojas impresas de remisión cuya
normalización es competencia del archivero, en ellas habrán de figurar los datos siguientes:
41
Parera, C. Op.cit., supra, nota 8, p. 175-176. 42
Heredia, A. Op. cit., supra, nota 1, p. 320-322.
55
el origen o procedencia, fecha de la remesa o transferencia, sección administrativa, y dentro
de ella el negociado que hace la remisión y firma del responsable del mismo, los
expedientes se registran en forma de columnas primero por el número de unidades de
instalación, después se describen de las series contenidas en cada unidad (adoptando la
terminología que figura en el Cuadro General de Clasificación Archivística) sin descender a
la pormenorización de cada expediente, se anotan las fechas extremas de las mismas (solo
años), la fecha de expurgo, su signatura y el código o dígitos de la clasificación. Estos datos
habrán de ser complementados, unos por el productor quien se quedará con una copia y
otros por el receptor que guardará para su control y comprobación de la transferencia una
de las dos hojas de remisión en el momento de realizar la recepción, la segunda se
devolverá con los datos de la nueva ubicación de los documentos.
Una vez efectuada la comprobación de la adecuación del contenido de las unidades
de instalación con los datos que figuran en las hojas en el plazo máximo de 15 días, y
después de quedar instaladas dichas unidades en las estanterías del depósito y darles la
signatura que tendrán en el futuro, el archivísta devolverá al negociado de origen un
ejemplar de las hojas después de cumplimentar los datos que a él correspondan y que
habrán de ser conservados. No se deberán enviar expedientes incompletos y documentos
sueltos relativos a expedientes enviados con anterioridad.
El último paso es la eliminación o transferencia al Archivo Histórico, la
documentación que se va a eliminar debe contar con los criterios y normas establecidos y
con la autorización del departamento. Estos criterios se pueden basar en el valor del
documento frente al costo de mantenimiento, la frecuencia con que son utilizados, y si
existe algún riesgo al ser eliminados, etc.
56
1.7.1 Protección y manejo de los documentos
En cuanto a las condiciones físicas para preservar y conservar el archivo el Manual
de conservación y restauración de documentos43
del Archivo General de la Nación marca
los lineamientos para cumplir con las condiciones básicas que se requieren, que son las
siguientes:
Las encuadernaciones mal realizadas o en mal estado no protegen los documentos y
permiten la penetración del polvo y otros contaminantes, por otra parte el peso de algunos
documentos dificulta su manipulación ocasionando caídas que los dañan, se recomienda
evitar guardar gran cantidad de documentos en las cajas, pues favorece la infestación de
insectos y microorganismos, puede haber rupturas y maltrato durante la búsqueda o
movimiento, también los documentos con espacio de sobra y sin ningún soporte se
encuentran vulnerables a daños y encorvaduras; utilizar papel y cartón neutro para guardar
el material y evitar utilizar el cartón kraft que contiene lignina, azufre y acidez que afectan
los documentos, así como también evitar amarrar las cajas con cuerdas pues provocan
tensión cortando las orillas.
Es importante no utilizar productos sobre el papel como tintas ácidas de los compuestos
metálicos oxidantes, grapas y clips, usar microbicidas o insecticidas en polvo, líquido o gas,
pues perjudican y reducen la durabilidad del papel, los materiales como forros, cubiertas de
papel y cartón, con residuos de lignina, azufre, acidez y adhesivos inestables, así como las
sustancias nocivas que se transfieren a través del contacto de las manos como sudor,
residuos de grasa y saliva causan efectos negativos en los documentos.
43
Manual de conservación y restauración de documentos. (1992). México: Secretaría de Gobernación:
Archivo General de la Nación. P.33-73.
57
Debemos de considerar que los documentos que se encuentran en mal estado, mal
colocados y sucios dan una imagen negativa de la institución e induce a que los empleados
o usuarios sean negligentes con las instrucciones para el cuidado de los materiales.
Cuando no existen recomendaciones explícitas para el manejo adecuado y la colocación
de los documentos, la limpieza de las manos, la prohibición del uso de marcadores y
objetos cortantes, los empleados o usuarios se pueden sentir exentos de responsabilidades
cuando causan daños o mutilaciones.
Para poder cumplir con estas recomendaciones sería de utilidad contar con una política
institucional para el manejo adecuado durante la consulta de los documentos e instruir a los
encargados de retirar y devolver el material requerido, revisar el estado del documento,
realizar la limpieza para su conservación, además de contar con estantes, cajas y cubiertas
funcionales.
1.7.2 Condiciones físicas para conservar y mantener el archivo
Para cuidar los documentos se recomienda realizar una conservación preventiva
para retardar el deterioro y prevenir los daños por medio del mantenimiento de las
instalaciones, el control de las condiciones ambientales y acciones para prevenir y mantener
en buen estado la documentación, además de restaurar los que ya estén dañados.
Para lograr que se pueda anticipar a los procesos de degradación, se utiliza como
instrumento un “Plan de conservación preventiva”44
que considere qué hay que hacer,
cómo, cuándo y quién tiene que llevarlo a cabo, este instrumento va a servir como
44
Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas. (2010). Madrid; España:
Secretaría General Técnica: Ministerio de Cultural. p. 15-22.
58
referencia útil y de fácil consulta, sujeto a actualizaciones y mejoras. En su elaboración se
establecen la prioridades con el análisis del edificio y sus instalaciones, así como de los
medios que dispone y las causas que lo provocan como a continuación se describen:
Edificio
Cuidar la funcionalidad y durabilidad del edificio se puede planificar
calendarizando las inspecciones de mantenimiento tanto de su estructura, como de sus
instalaciones como muros, tuberías de agua y luz, drenaje, instalaciones eléctricas y
equipos de seguridad.
Medioambiente
El entorno y clima exterior son condiciones naturales que, en la mayoría de los
casos, afectan al ambiente interior, como la humedad y temperatura que se encuentran
interrelacionadas y el cambio en una supone la modificación de la otra, por lo que se
recomienda mantenerlas estables, esto se puede lograr con una ventilación constante,
bajando la humedad ambiental para disminuir el riesgo de condensación producidos en
superficies frías, además evita las partículas de polución de los contaminantes atmosféricos,
el crecimiento microbiano y la germinación de esporas.
La eficacia de los sistemas de ventilación depende de la limpieza y del número de
renovaciones por hora, que se calcula en funcion de su flujo, el volumen de la sala, los
metros lineales ocupados por los documentos, las características de los materiales o la
existencia de obstáculos que obstruyan el paso de las corrientes de aire.
59
Sistemas de ventilación mecánica y pasiva
La ventilación mecanica se basa en la aireación a partir de la instalación de rejillas,
generalmente situadas a distintas alturas, que aseguren la circulación constante del aire
reforzada por sistemas mecánicos como ventiladores y extractores con sensores de
temperatura y humedad. El sistema introduce aire exterior al interior del edificio a través de
filtros y trabaja en función de las condiciones ambientales del exterior.
Sistemas de aire acondicionado
Los sistemas de aire acondicionado no siempre son necesarios, por lo que debe
valorarse su viabilidad, la instalación y mantenimiento de los equipos y filtrado del aire
externo suponen una considerable inversión.
Iluminación
Los documentos son muy sensibles a la luz por lo que se aconseja emplear una
iluminación fluorescente con filtros de radiación UV, o iluminarias incandescentes que
deben estar separadas de los fondos para que el calor no les afecte e instalar filtros solares
en las ventanas.
Mantenimiento del edificio y mobiliario
Crear un programa permanente de limpieza sirve para prolongar la vida de las
colecciones, las tareas se organizarán en función de la velocidad a la que la suciedad se
acumula en los techos, paredes, suelos, mobiliario y el fondo, además de instruir al personal
de limpieza en el desempeño de su labor facilitandole la protección necesaria.
En el programa se pueden contemplar las siguientes recomendaciones para mantener limpio
el archivo, como son:
60
Áreas verdes: tanto en el interior como en el exterior las áreas verdes se deben limpiar
diariamente y retirar las basuras para evitar atraer insectos.
Utensilios de limpieza: para limpiar los suelos se utilizan aspiradoras o mopas, en caso de
que la suciedad sea extrema se pueden utilizar cepillos y trapos humedecidos, cuidando de
secar inmediatamente la humedad; evitar usar detergentes o agua cerca de los documentos,
además deben guardarse fuera del archivo.
Mobiliario: se recomienda limpiar el mobiliario por tramos, de arriba hacia abajo y del
fondo al frente con un trapo de algodón, los documentos se colocarán en una mesa auxiliar
mientras se lleva a cabo la limpieza.
Documentos: se realizará eliminando el polvo depositado en los documentos con una
brocha y sin tratar de quitar las manchas, se guardarán los materiales de limpieza en un
lugar a parte de los utensilios de limpieza generales.
Es necesario difundir los procedimientos y objetivos de la conservación preventiva,
y mencionar que es responsabilidad de todo el personal de la institución. El plan de
conservación preventiva deberá ser considerado como parte del presupuesto anual. El
coordinador o administrador de dicho programa elaborará proyectos anuales de trabajo,
además debe prever los costos de los materiales y equipos necesarios y trabajará en
conjunto con las distintas áreas técnicas y administrativas.
61
1.7. 3 Prevención y control de desastres y plagas
Para prevenir de siniestros y plagas45
en el archivo se comienza por identificar los
factores que pudieran dañar las colecciones, para posteriormente fijar los métodos para
combatirlos, estos factores son clasificados como:
Factores naturales
Los factores naturales más comunes en la Ciudad de México son las inundaciones
que se producen por la precipitación pluvial que sale de las condiciones normales de lluvia
o por causa de la ruptura de tuberìas, el daño en los documentos es inminente porque
poseen la característica de ser higroscópico, es decir, que absorbe rápidamente el agua y se
deteriora con facilildad, el proceso de secado es lento, y si se conserva húmedo o mojado
crea hongos y su pérdida se da en poco tiempo.
La forma de prevenir las inundaciones fluviales son incorporando elementos
especiales al edificio, obedeciendo las normas de protección y resistencia a inundaciones y
construir pisos y paredes con materiales de fácil limpieza.
Los movimientos telùricos que en el Distrito Federal se dan, los determinan las
Costas del Golfo y del Pacífico, por lo que se recomienda que los archivos se concentren en
las plantas bajas y no en los pisos intermedios para evitar que la edificación se colapse por
sobre peso, en zonas sísmicas deben incarse los pies de las estanterías de 30 a 40 cm., así
como tirantear los postes hacia los muros y entre sí para mayor fijación y evitar que se
caigan en los sismos de menor intensidad.
45
Estudio de opinión técnica sobre conservación y preservación de los expedientes de los recursos de
revisión. (2008). Centro de profesionalización del Servicio Público A.C. : Instituto Federeal de Acceso a la
Información Pública y Protección de Datos. p. 22-38.
62
Factores causados por el hombre
Entre los factores por la práctica humana se encuentran la contaminación que
emiten de los gases tóxicos de la fumigación o los agentes químicos que liberan gases y
vapores nocivos que se emplean en las máquinas, otro contaminante proviene de la
volatilización de los solventes de pinturas y productos de limpieza derivados del petróleo,
estos agentes tóxicos afectan tanto el espacio interno del archivo como la salud de las
personas.
En los acabados internos y el mobiliario es necesario prevenir la liberación de
contaminantes en productos como: barnices, maderas, adhesivos, alfombras, etc. Los
estantes metálicos son los más adecuados en la selección de mobiliario para un archivo,
pues cumplen con las condiciones óptimas por el revestimiento de esmalte cocido.
Para detecar el fuego en los archivos deben dotarse de un sistema de detección
automática que emita una alarma en caso de:
Elevación de temperatura: cuando está por producirse fuego la temperatura experimenta
una elevación sensible, desprendiendo humo y gases de combustión, los sistemas
recomendados son de dos clases: detectores a célula fotoeléctrica que emite una corriente
variable según el flujo luminoso recibido y provoca el funcionamiento de la alarma, y
detectores a radiación éstos se componen de una cámara cónica cuyo aire se convierte en
conductor por una masa muy pequeña de material radioactivo, que al introducirse el humo
y gases de combustión cambia la conductividad del aire en la cámara provocando la alarma.
Humo y gases: los detectores de extrema sesiblidad, pueden activarse por el humo y gases
ingresados del exterior o por el humo del cigarrillo. Los estántes metálicos en un archivo
63
deben protegerse con un revestimiento de esmalte cocido que, si no está totalmente curado
emitirá niveles altos de formaldehido.
Los incendios son considerados nocivos para los documentos, ya que su
composición celulósica del material es altamente combustible y son irrecuperables una vez
quemados.
El fuego se puede producir por diversas ciscunstancias, por lo que existen distintos tipos,
que se clasifican en:
Fuego de combustibles ordinarios: comprende de fuegos en madera, papel, textiles,
desperdicios, etc., los efectos extintores o de soluciones con grandes cantidades de agua
extinguen el incendio.
Incendios inflamables: los elementos inflamables son el aceite, grasas y documentos, en
que el empleo de cobertores es esencial para la eliminación del aire (oxígeno) que provoca
la reacción química.
Incendios eléctricos: son producidos por equipos electrónicos, para detenerlo constituye
una ventaja por la extrema seguridad.
Extintores de emergencia
Los extintores portátiles son los más adecuados para combatir el fuego y no dañar
los documentos en su etapa inicial que contienen polvo seco a base de bicarbonato de sodio
o potasio y los extinguidores de anhídrido carbónico y de agua pulverizada son
recomendables para los lugares de trabajo. Se colocarán en lugares visibles, debidamente
señalizados y 1.50 mts., de altura para que todo el personal pueda tener acceso a ellos;
además es elemental capacitar al personal que labora sobre la utilización de los extintores
64
que se verificarán periódicamente su funcionamiento y caducidad (por lo menos una vez al
mes) para que se mantengan en óptimas condiciones de uso.
Deterioro natural del edificio
Los edificios requieren de programas de mantenimiento constante y del cuidado de
no rebasar su capacidad de carga, de esta manera se podría detectar cualquier deterioro que
afecte las partes estructurales de la construcción.
Insectos y plagas
Las variaciones de temperatura y humedad en la documentación producen la
proliferación de insectos, además el descuido del personal en las condiciones de limpieza,
aseo y orden, además de que las revisiones en los progamas de mantenimiento no se lleven
a cabo influyen en la creación de plagas, ya que los insectos actuan a una gran velocidad y
causan daños irreversibles.
Los diferentes puntos de entrada a las colecciones suelen ser por ventanas y puertas
inadecuadamente selladas, grietas o rendijas en las paredes o huecos alrededor de tuberías,
plantas cercanas o en documentos nuevos que ingresan a las instalaciones.
Los insectos que con mayor frecuencia producen daño en los archivos son:
Lepismas: conocidos como pecesillos de plata, se alimentan de apresto de papel, lo
perforan y dañan las encuadernaciones para llegar a los adhesivos subyacentes. Prefieren
las áreas oscuras y húmedas que no son perturbadas por largos períodos de tiempo.
Polillas: destrozan cueros, papeles y fotografías, se instalan en lugares oscuros y
particularmente húmedos.
Cucarachas: gustan de los materiales que contienen almidón y proteínas, se comen el
65
papel, los adhesivos, el cuero, el pergamino y tela, son atraídos por los residuos de
alimentos, prefieren los lugares oscuros y húmedos, y se desarrollan en los depósitos y en
los canales de refrigeración.
Termitas: pueden acabar con cualquier cosa hecha de celulosa, destruyen colecciones
enteras e incluso edificios. Los factores ambientales para su desarrollo están dentro de una
combinación entre humedad, calor, oscuridad y aire estancado asociados a la presencia de
materiales celulósicos.
La normatividad federal en materia de prevención de siniestros ha implementado el
Plan de Protección Civil de observancia para todos los organismos públicos que contempla
la estructuración de brigadas de auxilio para casos de sismos e incendios, así como la
implementación de planes de evacuación de inmuebles. Para ambos casos es obligación de
los servidores públicos con nivel de responsabilidad que estas brigadas y planes se
encuentren actualizados para que se activen cuando se presenten las circunstancias.
Se concluye que un archivo es un conjunto de información contenido en cualquier
soporte documental producidos, recibidos y conservados por una persona o institución a
través del desarrollo de sus actividades, con el objetivo de poner a disposición y facilitar la
recuperación de la documentación que se encuentra en el acervo documental de la unidad
administrativa, dando un servicio a la comunidad o institución que lo necesite.
Para lograrlo es necesario realizar la gestión para que se cumplan con las funciones
básicas dentro de las distintas fases archivísticas, este consiste en clasificar, seleccionar y
valorar los documentes que se generan y reciben en la entidad administrativa,
posteriormente se registra cada documento o expediente con una descripción y utilizando
términos homogéneos y normalizados, esto trae como consecuencia la realización de los
66
instrumentos archivísticos, de los cuales se obtendrá un mejor control y administración.
De acuerdo a la literatura consultada como primer paso se elaborará el Cuadro
General de Clasificación Archivística a priori de acuerdo a la estructura orgánica de la
Institución y tendrá la característica de ser flexible pues se ajustará a los cambios
pertinentes, pero es con base a este primer instrumento que se identificarán los expedientes
que deben pertenecer al archivo, para ello es necesario realizar un Inventario Archivístico
que identifique cada elemento y tipo de documento, además es importante que desde esta
etapa se normalicen los términos a utilizar en el registro, también se separarán los
documentos que tienen un carácter informativo o son para el control administrativo, al
mismo tiempo que se utilizará la metodología de orden natural para conformar los
expedientes y así formar las series, estás se organizaran de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Archivísitica a posteriori con un sistema de clasificación que obedezca a las
necesidades que se presentan y teniendo las características de sencillez y funcionalidad, en
cuanto a la ordenación será determinada por la naturaleza de los documentos.
Posteriormente se elaborará el Catálogo de Disposición Documental, ya que como
parte de este proceso las series documentales que se van generando tienen un crecimiento
constante pasando por etapas en las que se van valorando y determinando el tiempo de
estadía dentro del archivo, se seleccionarán los documentos que tengan permanencia
basados en una tabla de expurgo, se difundirán correctamente y de acuerdo a la normativa
en materia de accesibilidad la documentación se definirá el tipo de clasificación que tenga
el documento. Este instrumento aportará elementos como el código y serie documental
(previamente obtenida en el Cuadro General de Clasificación Archivística), la vigencia (de
acuerdo a normas o códigos de retención archivísticos), técnicas de selección (si se elimina
67
o conserva la serie documental) y el tipo de clasificación que tiene ya sea pública,
reservada o confidencial.
Finalmente se elaborará el Catálogo Archivístico que será un instrumento de
consulta ya que contará con el elemento de descripción de los documentos y facilitará la
recuperación. De esta manera se podrá conservar el archivo organizado desde su primera
etapa evitando que en la transferencia primaria se dispersen las series documentales.
Las medidas de conservación propuestas para modificar la forma de encuadernar,
acomodar y guardar en cajas los documentos, con una normalización en cuanto a formatos
de identificación, se debe realizar con los materiales adecuados para retardar el deterioro y
prevenir los daños, además de establecer estos criterios o políticas, se propone dinfundir
entre el personal para que se adopten estas nuevas medidas.
Elaborar un “Plan de conservación preventiva” sirve como instrumento para
considerar qué hay que hacer, cómo, cuándo y quién tiene que llevarlo a cabo, para
establecer las prioridades en el mantenimiento del edificio y las instalaciones, los aspectos a
contemplar son:
Cuidar el edificio con inspecciones de mantenimiento tanto de su estructura, como
de sus instalaciones como muros: tuberías de agua y luz, drenaje, instalaciones eléctricas y
equipos de seguridad.
Mentener el equilibrio entre el entorno y clima exterior, con una ventilación
constante, con un sistema de ventilación mecanica, que se basa en la aireación a partir de la
instalación de rejillas, que aseguren la circulación del aire.
Para proteger los documentos de la luz se puede utilizar una iluminación
68
fluorescente con filtros de radiación UV o iluminarias incandescentes ubicadas lejos de los
fondos e instalar filtros solares en las ventanas.
Como parte del plan se propone un programa permanente de limpieza que le de un
mantenimiento constante al archivo, en función de la velocidad de la acumulación de
suciedad y mugre en los techos, paredes, suelos, mobiliario y el fondo.
El plan de conservación preventiva estará sujeto a mejoras, los costos de los
materiales y equipos necesarios deberán ser considerados como parte del presupuesto anual.
Al respecto conviene decir que, todo el personal de la Institución se debe involucrar para
cumplir con los procedimientos establecidos para mentener limpias las instalaciones.
Por otra parte los organismos públicos están obligados a implementar un “Plan de
Protección Civil” con brigadas de auxilio para casos de sismos e incendios y planes de
acción para evacuación de inmuebles, sin embargo se considera importante contemplar los
acervos documentales que se encuentran instalados en las oficinas que también están
expuestos a daños irreversibles por factores naurales o causados por el hombre.
Es recomendable instalar un sistema de detección automática que emita una alarma
en caso de elevación de temperatura cuando se desprenda humo y gases de combustión,
utilizar extintores portátiles que contienen polvo seco a base de bicarbonato de sodio para
no dañar los documentos al combatir el fuego en su etapa inicial y extinguidores de
anhídrido carbónico y de agua pulverizada para los lugares de trabajo.
La proliferación de insectos es debido a que el personal descuida el aseo en el lugar
de trabajo, las ventanas no tienen mallas protectoras y las puertas usualmente están abiertas,
hay rendijas en las paredes o huecos alrededor de tuberías, plantas cercanas o se encuentran
69
en documentos nuevos que ingresan a las instalaciones, otro factor relevante son las
variaciones de temperatura y humedad.
70
Capítulo 2
Archivo del Área de Bienes de la División de Finanzas
2.1 Historia, estructura y misión del organismo (IMSS)
El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)46
, se creó el 19 de enero de 1943,
durante el gobierno de Manuel Ávila Camacho, este mandato presidencial constitucional
está integrado por representantes de los trabajadores, de los patrones y del Gobierno
Federal, integrando un Consejo Técnico que garantiza la permanencia y el desarrollo
Institucional, con el objetivo de organizar y administrar el seguro social, brindando un
servicio público de carácter nacional que garantiza el derecho a la salud, a la asistencia
médica y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo, además
de ser considerada la institución de seguridad social más grande de América Latina.
La estructura del IMSS47
, está organizada jerárquicamente de la siguiente manera:
Dirección General
Direcciones normativas
Unidades
Coordinaciones
46
Quiñones, J. M. (2008). Propuesta de creación de la división de normatividad, capacitación y evaluación
operativa en la coordinación de contabilidad y trámite de erogaciones del Instituto Mexicano del Seguro
Social. Tesis de licenciatura. Instituto Politécnico Nacional. p. 63-64. 47
Ibíd., p. 65-66.
71
Delegaciones Regionales48
Figura 2.1. Estructura organizacional del IMSS
48
01 Aguascalientes, 02 Baja California norte, 03 Baja California Sur, 04 Campeche, 05 Coahuila, 06
Colima, 07 Chiapas, 08 Chihuahua, 10 Durango, 11 Guanajuato, 12 Guerrero, 13 Hidalgo, 14 Jalisco,
15 Estado de México Oriente, 16 Estado de México Poniente, 17 Michoacán, 18 Morelos, 19 Nayarit,
20 Nuevo León, 21 Oaxaca, 22 Puebla, 23 Querétaro, 24 Quintana Roo, 25 San Luis Potosí, 26
Sinaloa, 27 Sonora, 28 Tabasco, 29 Tamaulipas, 30 Tlaxcala, 31 Veracruz Norte, 32 Veracruz Sur, 33
Yucatán, 34 Zacatecas, 35 Noreste D.F., 36 Noroeste D.F., 37 Sureste D.F., 38 Suroeste D.F., A las
Direcciones, Unidades y Coordinaciones Normativas se les conoce también como Nivel Central 09.
Dirección General
Órgano Interno de Control
Secretaría General
Unidad de Vinculación
Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales
Dirección de Incorporación y Recaudación
Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones
Dirección
de
Finanzas
Dirección Jurídica
Coordinación de Presupuesto e Información Programática
Coordinación de
Contabilidad y
Trámite de
Erogaciones
Coordinación de Tesorería
Coordinación de Administración de Riesgos Institucionales
Unidad de Inversiones Financieras
Dirección de Innovación y desarrollo Tecnológico
Dirección de Prestaciones Médicas
División de
Contabilidad
División de Trámite de Erogaciones
Coordinación de Comunicación Social
Delegaciones Regionales
72
De acuerdo a la Constitución y a la Ley del Seguro Social la misión del IMSS49
se divide
en tres rubros, que son:
1. Prestaciones médica: se deben de administrar los riesgos con un adecuado manejo
de las contribuciones y recursos financieros para garantizar las prestaciones en
especie y en dinero.
2. Prestaciones sociales y económicas: se proveen los servicios preventivos y
curativos médicos a la población trabajadora, pensionada, asegurada
voluntariamente, así como a sus familias para cuidar su salud.
3. Recaudación: por su carácter autónomo se fomenta la competitividad de las
empresas y la transparencia de la información fiscal que se genera para una
recaudación eficaz.
2.2 Descripción y estructura organizacional de la Dirección de Finanzas
La Dirección de Finanzas50
como órgano que depende de la Dirección General del
IMSS, se encarga de desarrollar el análisis social, económico y financiero para una
planeación adecuada de la administración de los Ramos51
de Seguro y Riesgos contenidos
en la Ley del Seguro Social, además de proveer a los sistemas de información directa que
permitan la medición correcta de las transacciones financieras, la evaluación y toma de
49
Ibíd., p.66-67. 50
Ibíd., p. 70. 51
La Ley del Seguro Social comprende el régimen obligatorio y el régimen voluntario. El régimen obligatorio cuenta con cinco ramos
de seguro que se financian con contribuciones provenientes de los patrones, el Estado y los propios trabajadores. Estos son:
Enfermedades y Maternidad, Riesgos de Trabajo; Invalidez y Vida, Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, y Guarderías y
Prestaciones Sociales.
73
decisiones, garantizando así un sistema de operaciones y pagos, con estándares
tecnológicos adecuados a la Institución.
Dentro de sus funciones están las de dirigir y administrar los procesos específicos
en materia de presupuestos, contabilidad y evaluación financiera, además de los recursos,
de desarrollo de las políticas de planeación y elaboración de propuestas para la mejora de
prestaciones, servicios y administración de riesgos institucionales; analizar y evaluar el uso
y destino del patrimonio inmobiliario, apoyando al mejoramiento de las dependencias
institucionales, el desarrollo administrativo y la simplificación en sus diferentes niveles de
operación.
2.2.1 La misión de la Dirección de Finanzas
La misión52
que tiene establecida es la de realizar un análisis económico,
financiero y social para la planeación a corto, mediano y largo plazo en la administración
de los recursos del Seguro Social; además de proveer los sistemas de información directa
que permitan la medición correcta de las operaciones, la evaluación y toma de decisiones,
garantizando la integridad contable y el control de las operaciones.
2.2.2 Los objetivos de la Dirección de Finanzas
Entre los objetivos53
que tiene la Dirección de Finanzas destacan el de cumplir con la
meta institucional de reserva financiera, que determina la H. Cámara de Diputados
anualmente; adoptar el sistema de seguimiento y evaluación basado en indicadores
52
Ibíd., p.70. 53
Ibíd., p. 71.
74
relevantes de los programas, proyectos y productos que generan las Delegaciones del
Instituto y de los factores externos que repercuten directamente en sus resultados y
promover la mejora continua del capital humano para impulsar el desarrollo de una cultura
más propositiva.
2.2.3 La estructura de la Dirección de Finanzas
La estructura de la Dirección de Finanzas54
se integrada de las siguientes partes:
Unidad de Inversiones Financieras
Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones
Coordinación de Tesorería
Coordinación de Administración de Riesgos Institucionales
Coordinación de Presupuesto e Información Programática
Coordinación de Planeación
De las anteriores dependencias se describirán las funciones y estructura de la
Coordinación de Contabilidad y Trámites de Erogaciones también llamada Contraloría
General del IMSS, esto con la finalidad de que sirva como referencia para comprender las
actividades y procesos por los cuales se generan documentos en esta coordinación y ubicar
el área que va a ser el objeto de estudio de este trabajo recepcional.
54
Ibíd., p. 72.
75
2.2.4 Actividades que realiza la Coordinación de Contabilidad y Trámite de
Erogaciones
La Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones55
lleva a cabo diversas
actividades las cuales se exponen a continuación:
Proponer, clasificar, registrar y tramitar las operaciones contables y de pago del
Instituto;
Establecer, elaborar, aprobar y difundir las normas y procedimientos en materia de
contabilidad y trámite de erogaciones contenidos en la Ley del Seguro Social;
Elaborar y sancionar los estados financieros del IMSS consolidados y por Ramo de
Seguro comprendiendo lo correspondiente al programa de IMSS oportunidades;
Regular los procesos específicos en materia de normatividad y procedimientos
generales para el registro contable, el registro y control de bienes inventariables, el
pago a proveedores y prestadores de servicios, el control de los egresos y el
cumplimiento de las obligaciones fiscales;
Coordinar los requerimientos del auditor externo y la presentación a las autoridades
superiores para la autorización de los estados financieros y la información contable.
55
Manual de organización de la dirección de finanzas. (2010). Normas y Manuales de Organización. México:
Instituto Mexicano del Seguro Social. p. 46. Recuperado el 2 de octubre de 2011, de
http://intranet/Paginas/Default.aspx
76
2.2.5 La estructura organizacional de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de
Erogaciones
La estructura organizacional56
de esta Coordinación esta integrada por dos Divisiones que
son:
División de contabilidad: De las funciones más importantes se destacan realizar el
registro contable, operar el sistema informático de registro para generar los reportes
de altas, tránsitos, transferencias, bajas, clasificaciones y reclasificaciones de los
bienes muebles capitalizables para integrar el inventario de bienes del Instituto,
prepara los informes de registros contables para integrarlos a la cuenta de la
Hacienda Pública Federal y participa en la elaboración de los indicadores de
evaluación en materia de contabilidad.
División de Trámite y Erogaciones: Las funciones sustanciales que lleva a cabo
son: verificar y validar los pagos respectivos en Nivel Central, elabora y difunde el
calendario de cierres contables de Cuentas por Pagar, la regulación de los roles y
procedimientos para autorizar el acceso al Módulo de Cuentas por Pagar, en el
Sistema Prei- Millenium y tramitar los pagos de Nivel Central.
56
Quiñones, J.M. Op.cit., supra nota 44, p. 73.
77
2.2.6 Sistema operativo de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones
La Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones opera tres de los siete
módulos del Sistema de Planeación de Recursos Institucionales PREI Millenium57
en
conjunto con el Sistema ERP58
que integran los procesos involucrados en el IMSS, así
como su interrelación con otros sistemas institucionales, este sistema fue establecido para
mejorar la calidad de los servicios y prestaciones institucionales, y optimizar los procesos
de análisis de enormes cantidades de datos de los módulos automatizados de Contabilidad,
Cuentas por Pagar, Activo Fijo, Presupuestos, Tesorería, Costos e Información Directiva y
Marcador Balanceado.
2.2.6.1 La misión del sistema PREI Millenium
Su misión59
es rediseñar los procesos de finanzas para dar una visión completa de las
operaciones en los distintos niveles de análisis y dirección para la toma de decisiones y
administración de los recursos institucionales, basada en tecnologías de información
montada en Internet.
2.2.6.2 La visión del sistema PREI Millenium
Su visión60
es cumplir con las expectativas de los patrones, asegurados y
derechohabientes sobre los servicios y prestaciones institucionales, con un sistema
57
Ibíd., p. 74. 58
El Sistema de ERP del IMSS es la integración de procesos que se realizan en las siguientes áreas de la
Dirección de Finanzas: Contabilidad General, Presupuestos, Costos, Tesorería, Cuentas por pagar, Activo
Fijo, Información Directiva y Marcador Balanceado. 59
Quiñones, J.M. Op.cit., supra nota 44, p. 75. 60
Idem.
78
financiero vanguardista y con personal capacitado.
2.2.7 Descripción de las funciones de la División de Contabilidad de la Coordinación
de Contabilidad y Trámite de Erogaciones
Para efectos de este trabajo solo se describiran las funciones que realiza la División
de Contabilidad que se encuentra dentro del Manual de Organización de la Dirección de
Finanzas61
, actualmente está conformada por áreas, y posteriormente se especificaran las
funciones del Área de Bienes para realizar el análisis de los procesos que realiza y definir
las posibles series documentales, las cuales son:
Proponer el catálogo de cuentas y el manual de contabilización que norman las
políticas relativas al registro contable de las operaciones del Instituto y del
Programa IMSS- Oportunidades, para aprobación del Consejo Técnico.
Obtener a través del Sistema PREI – Millenium, específicamente del modulo de
contabilidad, los estados financieros del Instituto (por seguro y consolidado), de las
tiendas IMSS-SNTSS62
y del Programa IMSS-Oportunidades63
, poniéndolos a
disposición de las autoridades institucionales, del auditor externo y de las diversas
dependencias de supervisión y fiscalización del Gobierno Federal.
Recibir, integrar y verificar los informes de delegaciones y las Unidades Médicas
de Alta Especialidad, que se generan en el sistema PREI - Millenium, para efectos
de constatar, comprobar o conciliar el registro contable, generados a través del
61
Manual de organización de finanzas. Op.cit., supra nota 53, p. 47. 62
Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social (SNTSS). 63
El progama IMSS-Oportunidades tiene como ebjetivo contribuir a garantizar el derecho a la salud de los
mexicano que carecen de seguridad social y que habiran en condiciones de marginación en las entidades
donde tiene cobertura.
79
enlace producido en los sistemas o módulos de origen.
Coordinar el enlace de conversión con los demás sistemas institucionales cuya
información fuente alimenta al modulo contable del Sistema PREI – Millenium.
Preparar los reportes de la información financiera según registros contables, a fin de
integrarse a la Cuenta de la Hacienda Pública Federal.
Presentar las declaraciones por el pago de contribuciones federales a cargo del
Instituto, con previa integración de las cifras y datos que reporta la contabilidad, y
obtener del auditor externo sus dictámenes e informes relativos a los estados
financieros y a la situación fiscal del Instituto.
Regular y administrar a través del Módulo de Activo Fijo del Sistema PREI –
Millenium, el control de los bienes muebles e inmuebles del Instituto y del
Programa IMSS – Oportunidades, generando los registros contables e informes
respectivos inherentes a su inversión, depreciación y re-expresión, en su caso.
Registrar y controlar contable y administrativamente las altas, tránsitos,
transferencias, bajas, adquisiciones y reclasificaciones de bienes muebles
capitalizables, así como la actualización del inventario de bienes muebles y
patrimonio inmobiliario.
Registrar los movimientos contables de las altas, bajas, remisiones y
reclasificaciones de bienes de consumo, validando, en su caso, que los ajustes
contables efectuados por las unidades almacenarías, derivados del levantamiento
Anual del Inventario Físico fueron incluidos en la contabilidad.
Verificar que se efectúe en tiempo y forma el Control de Inventarios de los bienes
muebles a cargo de las Coordinaciones Normativas que integran la Dirección de
Finanzas.
80
Preparar y extraer del módulo contable la información de carácter contable y fiscal
para atender consultas, cuestionarios y requerimientos que soliciten las entidades
externas y los órganos propios del Instituto.
Proponer y presentar, para su autorización ante la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público los libros, herramientas y en su caso, el sistema de registro contable de la
institución.
Elaborar el estado de cuenta del Gobierno Federal por su contribución estatutaria, su
aportación al Programa IMSS-Oportunidades, otros programas, por las pensiones en
curso de pago y las jubilaciones y pensionados IMSS a su cargo.
Mantener actualizados ante el Servicio de Administración Tributaria los padrones
del Registro Federal de Contribuyentes por los inmuebles que a nivel nacional
ocupa el Instituto para sus actividades, así como el relativo a sus obligaciones
fiscales.
Analizar y difundir para su observancia, los criterios y ordenamientos de carácter
contable, fiscales y de control de bienes, con impacto directo en las operaciones del
ámbito Institucional.
Regular y verificar que la emisión de comprobantes fiscales a cargo de las
Coordinaciones dependientes de la Dirección de Finanzas, se efectué en apego a las
disposiciones en vigor.
Capacitar y asesorar a los instructores y usuarios sobre el funcionamiento y
operación de los módulos de contabilidad y activo fijo.
Regular la asignación de la clave de acceso y nivel de participación para cada uno
de los usuarios de los módulos de contabilidad y activo fijo del sistema PREI –
Millenium.
81
Elaborar y presentar para su autorización las políticas, procedimientos y guías de
funcionamiento de aplicación nacional par los módulos de contabilidad y activo fijo
del sistema PREI – Millenium, así como el calendario del cierre contable.
Las demás que le sean asignadas por el Titular de la Coordinación de Contabilidad y
Trámite de Erogaciones.
2.2.8 Descripción de las actividades en el Área de Bienes de la División de
Contabilidad que pertenece a la Coordinación de Contabilidad y Trámite de
Erogaciones.
Las actividades del Área de Bienes forman parte de las funciones designadas a la
División de Contabilidad, que a continuación se describen:
Recibir, integrar y verificar los informes de delegaciones y las Unidades Médicas de
Alta Especialidad, que se generan en el sistema PREI - Millenium, para efectos de
constatar, comprobar o conciliar el registro contable, generados a través del enlace
producido en los sistemas o módulos de origen.
Registrar y controlar contable y administrativamente las altas, tránsitos,
transferencias, bajas, adquisiciones y reclasificaciones de bienes muebles
capitalizables, así como la actualización del inventario de bienes muebles y
patrimonio inmobiliario.
Registrar los movimientos contables de las altas, bajas, remisiones y
reclasificaciones de bienes de consumo, validando, en su caso, que los ajustes
contables efectuados por las unidades almacenarías, derivados del levantamiento
Anual del Inventario Físico fueron incluidos en la contabilidad.
82
Preparar y extraer del módulo contable la información de carácter contable y fiscal
para atender consultas, cuestionarios y requerimientos que soliciten las entidades
externas y los órganos propios del Instituto.
2.3 Tipo de organización en el archivo contable en base a las normas que establece su
organización
Según la Norma General de Información Financiera Gubernamental64
en su apartado
de Disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental, da las pautas para la
organización de archivo, condiciones mínimas de seguridad y los plazos de guarda y
custodia en el cual se apoya el Área de Bienes.
Tipo de organización en el Archivo Contable
A continuación se especificarán las secciones que debe tener el archivo contable con
la descripción correspondiente a su contenido, las cuales se integran por:
Sección de Archivo Contable.- Sitio dentro de las áreas centrales de contabilidad
(unidades centrales, oficinas, delegaciones estatales o equivalentes), donde se
clasifica, controla y conserva durante el ejercicio vigente la documentación de
afectación contable y de soporte en legajos uniformes, de manera que sean
fácilmente manejables e identificables, además de todos aquellos documentos que
amparen la información necesaria para integrar la Cuenta de la Hacienda Pública
64
Disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental. Norma General de Información Financiera
Gubernamental. México: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. P. 2 Recuperado el 1 de octubre de
2011, de
http://www.shcp.gob.mx/LASHCP/MarcoJuridico/ContabilidadGubernamental/SistemaContaG2011/Pagin
as/SCySP.aspx
83
Federal y demás informes derivados de la contabilidad gubernamental.
Unidad Especializada de Archivo.- Lugar donde se conserva la documentación
contable original en forma separada por un período de dos años, después del cual se
turna al Archivo de Concentración.
Áreas Centrales de Contabilidad.- Las unidades responsables con atribuciones
para llevar la contabilidad y emitir los informes contables y presupuestarios que
reflejan la situación financiera. Se podrán auxiliar para el ejercicio de sus funciones
de oficinas, delegaciones estatales o equivalentes.
Área Generadora de la Documentación.- Corresponde al área que por sus
funciones lleva a cabo la operación contable, ya sea de la Dependencia, Ramo,
Poder, Órgano Autónomo o Entidad Paraestatal.
Área Tramitadora de la Baja Documental Contable.- Es la encargada de llevar a
cabo las gestiones ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para solicitar la
autorización de la baja de archivo contable original, de la Dependencia, Ramo,
Poder, Entidad Paraestatal u Órgano Autónomo; documentación en su caso.
Órgano Administrativo Desconcentrado.- Unidad administrativa responsable sin
personalidad jurídica ni patrimonio propios, jerárquicamente subordinada a la
Dependencia de la Administración Pública a la que pertenece, y sus facultades son
específicas para resolver sobre la materia y ámbito territorial que se determine en
84
cada caso por las leyes que le apliquen.
Tipos de documentos del Archivo Contable
Sumando a lo anterior se describen los tipos de documentos65
que perteecen al Archivo
Contable, los cuales son:
Archivo Contable Original.- Conjunto de documentación original justificativa,
comprobatoria y de soporte del ingreso y/o gasto públicos federales, que afectan la
Hacienda Pública Federal, así como los documentos que sustenten registros
patrimoniales de ingreso y gasto, sin efecto presupuestario, y los autorizados en
casos excepcionales o extraordinarios por la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público, conforme al Artículo 261, segundo párrafo del Reglamento de la Ley
Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Archivo de Concentración.- Área de Archivo Contable encargada de guardar,
custodiar, conservar y relacionar de manera uniforme, la documentación contable y
administrativa remitida por las diferentes unidades generadoras de la información
hasta su baja definitiva.
Documentos Soporte.- Son los que sin ser justificativos o comprobatorios
respaldan el registro contable, tales como los manuales y normas específicas,
establecidos por autoridades en la materia; también forma parte de este archivo la
información generada por el sistema de registro contable, catálogos de cuentas, o
cualquier otro instructivo de contabilidad, al igual que los diseños, diagramas,
manuales u otra información necesaria para la operación de los sistemas de registro
65
Ibíd., p. 2-4.
85
electrónicos.
Baja Documental.- Acción de eliminar, previa autorización de esta Secretaría
aquella documentación contable original que haya prescrito de acuerdo con el plazo
de guarda establecido, vigente.
Inventario de Baja.- Relación en la cual se detalla el contenido y características de
la documentación contable original que se proponga para su baja, debiendo apegarse
a los lineamientos establecidos en las presentes Disposiciones.
Condiciones mínimas de seguridad
Los locales destinados a la guarda y conservación66
del archivo contable original,
deben disponer de espacio suficiente, con la ubicación, orientación, iluminación, grado de
humedad y ventilación apropiadas; además de establecer medidas de seguridad contra
plagas, incendios, inundaciones y sustracciones de todo tipo.
Plazos de guarda y custodia
La guarda y custodia de la documentación67
al término del ejercicio contable en que
se genera el registro y que ampare gasto corriente e ingreso, su periodo mínimo de
coservación será de 5 años; la documentación relativa a inversiones en activos fijos, obras
públicas, que sustente recomendaciones u observaciones de áreas fiscalizadoras por
solventar, que sirva de base para el fincamiento de las responsabilidades, denuncias ante el
Ministerio Público, litigios pendientes u observaciones, una vez concluidos seran de 12
años.
66
Ibíd., p. 6. 67
Ibíd., p.6-7.
86
2.4 Descripción del estado en que se encontró el archivo del Área de Bienes
El archivo se encuentra dentro de las instalaciones de las oficinas administrativas en
la calle de Durango n. 167, Col. Roma, Del. Cuauhtémoc en el 4º piso, en el Área de
Bienes que pertenece a la División de Contabilidad, en esta área se concentran los
documentos de información contable de los bienes muebles capitalizables, considerándose
un área central de contabilidad, subordinada jerárquicamente a la Coordinación de de
Contabilidad y Trámite de Erogaciones, que a su vez depende del órgano de la Dirección de
Finanzas una de las dependencias administrativas públicas del IMSS, y tiene la facultad de
resolver los casos correspondientes a la documentación contable.
La División de Contabilidad tiene como marco normativo para el tratamiento del
archivo de tipo contable las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental,
estos lineamientos son los que dictan las normas por las que debe regirse su
documentación, por lo que servirá de apoyo para identificar secciones y tipos de
documentos, y así cumplir con los objetivos y funciones de un archivo de oficina o trámite.
Los expedientes que custodia el Área de Bienes están acomodados de forma tal que
no cuentan con un espacio para que sean manejables ya que se encuentran en un espacio
reducido, con poca ventilación, cuya orientación y ubicación es inadecuada, la organización
es de acuerdo a los expedientes más consultados, no se planeo la distribución del
mobiliario, la cantidad que generan de documentación rebasa el espacio que tienen
designado para su guarda y por lo tanto se encuentran en un estado de deterioro, además
debido a que no llevan a cabo una política de mantenimiento y depuración han tomado
como medida emergente utilizar cajas para su resguardo, el archivo se ubica cerca de las
ventanas donde no cuenta con alguna protección solar, no tienen un sistema para equilibrar
87
la humedad y temperatura, utilizan el aire acondicionado porque solo hay dos ventanas
pequeñas que no tienen mallas protectoras.
Es por eso que se recurrirá a la literatura archivística para proponer los instrumentos
archivísticos que los apoye en la gestión documental, además de programas que contemple
las medidas de conservación, seguridad y limpieza.
88
Capítulo 3
Propuesta de lineamientos generales para la organización del archivo del Área de
Bienes
3.1 Justificación e importancia de la reorganización del archivo del Área de Bienes de
la División de Contabilidad
El archivo del Área de Bienes que pertenece a la División de Contabilidad
administra, coordina y controla los documentos correspondientes a informes contables y
administrativos, sobre las adquisiciones y reclasificaciones de bienes muebles capitalizables
y de consumo de las 38 Delegaciones Regionales que están representados por los 31
estados de la República, más las 7 Delegaciones que se encuentran dentro del Distrito
Federal.
De acuerdo a la teoría archivística, el objetivo principal del archivo es tener a
disposición los documentos reunidos y organizados para facilitar el acceso y la
recuperación para su uso y difusión del contenido.
Por lo que se observa en el archivo de esta dependencia, éste se encarga de gestionar
y reunir documentos de tipo administrativos y contables que contienen datos de bienes
muebles capitalizables que han adquirido, los ubica y transfiere a las delegaciones
correspondientes; los documentos que se archivan como respaldo del traspaso se reúnen,
catalogan y concentran en expedientes que de acuerdo a su contenido se guardan en
89
diferentes carpetas las cuales se depositan en archiveros que funcionan como contenedores,
otras carpetas están sobre los escritorios y estantes sin ningún orden, los documentos que
tienen más antigüedad se encuentran en cajas.
Su organización es de acuerdo a los expedientes que son mas consultados, es decir,
que las carpetas que se utilizan con más continuidad se encuentran sobre escritorios para
que su consulta sea accesible y almacenan la documentación de menos uso en estantes, los
cuales son insuficientes y además las carpetas no cuentan con un espacio para que sean
manejables y no se diferencia de los documentos vigentes necesarios para las actividades
requeridas de los expedientes que no lo son, debido a que no tienen una política de
mantenimiento y depuración, esto trae como consecuencia que no haya el espacio suficiente
en el lugar, que la infraestructura no se adapta al tipo de organización que se requiere en el
archivo.
Se observó que no cumple con el objetivo, ni con las funciones anteriormente
señaladas en el capítulo uno para un archivo de carácter administrativo, pues carece de una
organización, método y técnicas archivística adecuadas a la tipología de los documentos,
tiene una distribución incorrecta para la localización de los expedientes, una falta de
planeación en la ubicación del mobiliario y de una política de conservación, depuración y
mantenimiento, por lo que se propone una reorganización con base en la teoría archivística,
para analizar y adaptar métodos y técnicas que den solución a la problemática que
presenta actualmente.
90
3.2 Propuesta con base a la organización de archivos de tipo oficina con carácter
administrativo
Para que el archivo pueda cumplir con las funciones de organización, conservación
y difusión, y así cumplir con el objetivo de poner a disposición los documentos reunidos y
organizados para facilitar el acceso y la recuperación a través de sus distintas etapas, debe
realizar las siguientes actividades, las cuales consisten en:
1. Elaborar un Cuadro General de Clasificación Archivística en donde se indentificacrá
la creación, circulación y tramitación de las funciones y atribuciones de la
dependencia o entidad que produce orgánicamente el conjunto de documentos que
forman el fondo documental, en este caso el Instituto Mexicano del Seguro Social,
la sección es cada una de las divisiones o subdivisiones del fondo identificada con
funciones que corresponde al Área de Bienes, a las series se identifican como las
actividades administrativas para el cumplimiento de una función, los expedientes
son el conjunto de documentos organizados producto de la actividad llevada a cabo,
además se agregará un código numérico de identificación de acuerdo al
organigrama de la Institución.
2. Realizar un Inventario Archivístico para registrar y describir el contenido de la
documentación existente en el archivo, lo que llevará a implementar y utilizar
descriptores normalizados y códigos numéricos que serán de acuerdo a los
impuestos en el Cuadro General de Clasificación Archivística, además se agregarán
los elementos de fechas y signaturas.
3. Validar el Cuadro General de Clasificación Archivística para organizar los
documentos respetando el orden de su procedencia o estructura interna, es decir el
orden natural con que se genera, la clasificación y orden, identificando la forma y
91
finalidad del área, con una descripción normalizada.
4. Realizar el Catálogo de Disposición Documental que servirá para dar valor,
vigencia y contexto a las series documentales.
5. Elaborar un Catálogo Archivístico como instrumento de consulta en donde se
registrará la fecha, serie, sección, título, descripción del contenido, tiempo de
conservación y signatura.
3.2.1 Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
Para realizar el Cuadro General de Clasificación Archivística se consultará el
instructivo que el Archivo General de la Nación realizó para elaborar cada una de las
actividades a realizar. (Ver capítulo uno)
Cuadro General de Clasificación Archivística
El Cuadro General de Clasificación Archivística se realizó de acuerdo a un análisis
de la estructura orgánica de la Institución y del manual de organización identificando la
estructura y organización, las divisiones y subdivisiones de la Institución y por último
las funciones y atribuciones del área, para adaptar al cuadro las funciones y actividades
del área para obtener la sección, serie y expedientes correspondientes. Véase anexo 3.
Para asignar el código de clasificación será necesario enlistar las direcciones
normativas y asignarles un número, posteriormente se enlistará la estructura de la
Dirección de Finanzas y a su vez la estructura de la Coordinación de Contabilidad y
Trámite de Erogaciones para obtener el código asignado al Área de Bienes.
92
Estructura organizacional
Direcciones normativas
1D Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales
2D Dirección de Incorporación y Recaudación
3D Dirección Jurídica
4D Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones
5D Dirección de Finanzas
6D Dirección de Prestaciones Médicas
7D Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico
Estructura de la Dirección de Finanzas
5D.1 Unidad de Inversiones Financieras
5D.2 Coordinación de Contabilidad y Tramite de Erogaciones
5D.3 Coordinación de Tesorería
5D.4 Coordinación de Administración de Riesgos Institucionales
5D.5 Coordinación de Presupuesto e Información Programática
5D.6 Coordinación de Planeación
Estructura de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones
5D.2.1 División de Contabilidad: En ella se integra el:
5D.2.1.1 Área de Bienes
93
5D.2.2 División de Tramite de Erogaciones
5D.2.2.1 Área de Trámite
3.2.2 Elaboración del formato de registro para realizar el inventario del archivo del
Área de Bienes
El Inventario Archivístico es un instrumento que se utiliza para describir por medio
de descriptores normalizados el contenido de cada documento, expediente y serie, estos
descriptores son generados orgánica y funcionalmente en el transcurso de la gestión
formando el archivo administrativo, es de carácter abierto y utliza como técnica la
colocación de códigos numéricos impuestos ya por el Cuadro General de Clasificación
Archivística, tiene como finalidad llevar un registro y control de la ubicación o localización
de los documentos.
Elementos de descripción del Inventario Archivístico
Signatura: serie de dígitos compuestos por números y letras, que señalan e
identifican cada expediente con la serie que le corresponde.
Entrada descriptiva: describe el elemento principal de identificación de cada
expediente identificando la tipología de la serie a la que pertenece, como es el autor,
destinatario o por materia.
Fechas extremas: se registra la fecha primera y última de cada expediente.
Codigo de clasificación: es el registro del código de clasificación asignado al
expediente.
94
Véase anexo 4.
3.2.3 Elaboración del formato del Catálogo de Disposición Documental de acuerdo al
instructivo para su realización que dicta el Archivo General de la Nación
El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento de control y seguimiento
que identifica de manera precisa las series documentales producidas por la dependencia o
entidad, y los elementos que permiten reconocer con base a los valores la documentación
que es útil para el trámite y gestiones institucionales asociadas a una norma legal, fiscal o
contable.
Para elaborar el Catálogo de Disposición Documental será necesario realizar una
investigación previa sobre el origen y gestión de la documentación, esto para obtener los
valores primarios y secundarios, los plazos de conservación en el que será tomado en
cuenta la Norma Aplicable al Archivo Contable que establece la guarda de los documentos
que ampare el gasto corriente de ingreso en un periodo de custodia de cinco años y el
contexto de los documentos que identificará la sección, còdigo, serie y subserie, por lo que
será necesario utilizar la ficha ténica de valoración como herramienta que apoyará a obtener
la información. Una vez culminada la investigación, se realizará en cuatro etapas el
Catálogo de Disposición Documental, que consisten en:
1.- Identificación: es la investigación y análisis de las características de los elementos que
constituyen la serie documental.
2.- Valoración: es el análisis y determinación de los valores primarios y secundarios de la
documentación para fijar los plazos de acceso, transferencia, conservación y eliminación.
95
3.- Regulación: se eleborará e integrará en los formatos establecidos los plazos de
conservación y técnicas de selección.
4.- Control: se valida y aplica el Catálogo de Disposición Documental con la recabación de
las firmas de los funcionarios autorizados, de la Coordinación de Archivos y el Comité de
Información.
Véase anexo 1y 5.
3.2.4 Elaboración del formato del Catálogo Archivístico de acuerdo a la Teoría
Archivística
El Catálogo Archivístico es un instrumento de descripción y de consulta, en el que se
mancionan los elementos que identifique a cada documento y según el tipo de ordenación
de la serie catalogada será el tipo de catálogo asignado.
Catálogo cronológico
El Catálogo Cronológico se utiliza con más frecuencia por su secuencia lógica de
ordenación, es decir la fecha que será el primer elemento descriptor, la tipología de las
series que lo integran son las que su información es uniforme y los que han sido
seleccionados de acuerdo a un tema y no tienen la misma tipología.
Catálogo alfabético
El Catálogo Alfabético se utiliza para los documentos con ordenación alfabética y
tiene que ser respetada al catalogarse.
96
En la descripción individualiza y destaca el nombre de la persona, lugar geográfico o
de materia, además será el primer elemento a describir en el catálogo.
Véase anexo 6.
3.3 Condiciones básicas para la protección de los acervos documentales
El Archivo del Área de Bienes como se ha mencionado está ubicado en un cuarto
piso, el área en el que se encuentra está dividida en dos partes, la primera se localiza
entrando a la derecha pasando la cocineta después de anaqueles y cajas, la segunda parte se
encuentra pasando lo cubiculos al otro extremo de la primera parte junto a los ventanales.
97
Con la descripción anterior se puede observar que es necesario elaborar planes y
programas, así como criterios de uso, para determinar las medidas de preservación y
conservación de las series documentales que se encuentran en el archivo, las cuales se
describen a continuación:
Criterios para el cuidado de los documentos
Los expedientes se encuadernarán con papel y cartón neutro para evitar la acidez y
otras sustancias que afectan al documento, cuidando que los expedientes no sean
voluminosos; se recomienda retirar de los documentos grapas, clips y broches, y evitar
manipular las hojas con las manos sudorosas o residuos de grasa y saliva, ya que reduce la
durabilidad del papel.
La guarda de la documentación se realizará en las cajas en donde se guarden los
documentos o expedientes, se acomodarán de forma tal que no se llene en su totalidad
como tampoco se dejarán casi vacías pues causará un maltrato permanente como rupturas o
doblamientos en los documentos, es recomendable utilizar cajas herméticas con signaturas
de localización visibles, que concuerden con el inventario, escritas en mayúsculas y con el
logotipo de la institución; los amarres se realizarán con hilo de algodón grueso con un
amarre firme.
Plan de conservación preventiva
Se considera que elaborar un “Plan de conservación preventiva” para apoyar al
mantenimiento y limpieza tanto de los documentos como de las instalaciones, esto
permitirá considerar las acciones que son prioritarias para anticiparse a los proceso de
degradación.
98
Los aspectos que se observarán en el archivo del Área de Bienes son
inspeccionar las instalaciones eléctricas, tuberías y pisos retirando alfombras porque son
consideradas de material famable y guardan polvo e insectos, verificar que la pintura
utilizada para cubrir las paredes y techos no permita la filtración de humedades ni libere
sustancias tóxicas.
Organizar los espacios de manera que se aproveche la ventilación constante,
reduzca la humedad y regule la temperatura, así se evitará la acumulación de polvo y
partículas contaminantes, es recomendable utilizar un sistema de ventilación mecánica
pasiva, este sistema utiliza ventiladores y extractores que introduce aire del interior al
exterior y además tiene sensores de temperatura y humedad, las rejillas se pueden colocar
en lugares estratégicos de manera que con la circulación del aire mantengan un equilibrio,
no se recomienda un sistema de aire acondicionado ya que la instalación y mantenimiento
de los equipos y filtrado del aire externo suponen un gasto innecesario.
La iluminación se considera un factor importante por lo que se puede utilizar la
luz natural para ilumnar los espacios y evitar hacer uso de cortinas, con esto se aprovechan
los recursos y se evita la acumulación de polvo, para el espacio en donde se ubique el
archivo se sigue la misma recomendación pero se colocarán lámparas de iluminación
fluorescente con filtros de radiación UV y filtros solares en las ventanas para evitar el
envejecimiento prematuro y la decoloración en los documentos causados por la luz solar.
Progama de limpieza
Crear un programa permanente de limpieza es necesario para evitar la suciedad
y acumulación de polvo en el acervo documental y en la oficina, por lo que su constancia
será determinada en función de las necesidades del archivo, las herramientas a utilizar son
99
brochas para limpiar los expedientes, aspiradoras para sustraer el polvo en lugares difíciles
de limpiar y mopas para limpiar el suelo, trapos de algodón para el mobiliario y anaqueles
del archivo donde se guardan los expedientes acomodados previamente en alguna mesa, la
forma de hacerlo será por tramos, de arriba hacia abajo y de atrás hacia el frente, y sin
utilizar detergentes o agua.
Plan de protección para documentos
El IMSS cuenta con un “Plan de Protección Civil” que se estructura por brigadas
que contempla siniestros como sismos e incendios, así como simulacros que ponen en
acción la evacuación de inmuebles, sin embargo no se contempla la protección de los
documentos, por lo que se propone lo siguiente:
Situar en la oficina las máquinas fotocopiadoras lejos de los documentos y de las
personas como precaución, ya que las tintas liberan químicos considerados contaminantes;
el mobiliario adecuado para el archivo es de material metálico revestido con esmalte
cocido; otro aspecto a considerar es cuidar que no se utilicen gases tóxicos en las
fumigaciones.
El sistema para combatir el fuego considerado el más apropiado para el archivo es
ubicar en lugares estratégicos y señalizados a 150 mts. de altura extintores de emergencia
de polvo seco a base de bicarbonato de sodio o potasio que no dañan los documentos e
instalar un sistema de detección automática que emita una alarma en caso de elevación de
temperatura, humo y gases.
La proliferación de insectos como cucarachas, lepismas y polillas es debido a que el
personal descuida la limpieza, aseo y orden, además adaptaron un comedor con refrigerador
100
y horno en la oficina cerca del archivo, por lo que se recomienda retirar la comida que
guarda el personal, limpiar diariamente la mesa, refrigerador y horno, poner en acción el
programa de limpieza, cuidar que las ventanas tengan una malla protectora y evitar dejar la
puerta principal abierta y fumigar de manera regular con líquidos que no emitan gases
tóxicos que puedan manchar y dañar los documentos.
3.4 Viabilidad de la propuesta de reorganización del archivo del Área de Bienes de la
División de Contabilidad
Se cotejará la propuesta del Cuadro General de Clasificación Archivística con los
gestores de la información para realizar el análisis del mismo y modificarlo en caso de ser
necesario, con la finalidad de que refleje las series y expedientes de acuerdo al
organigrama, funciones y atribuciones de su manual de organización, una vez que haya
cumplido con lo anterior se procederá a recabar las firmas de los funcionarios autorizados,
para la validación y autorizació el instrumento. Cuando se valide el cuadro se
implementará y se organizaran los expedientes de acuerdo a una clasificación con base a la
estructura de las atribuciones y funciones del Área de Bienes, el orden dependerá del tipo
de expedientes; se propone utilizar marcas que indiquen si la serie tiene un plazo de
conservación o si es permanente, así como el tipo de ordenación de cada serie, la cual
tendrá como cualidad la flexibilidad ya que podría estar sujeto a cambios en el caso de que
la estructura de la institución cambie y se asigne un nuevo manual de organización. Este
instrumento facilitará el acceso a la información y la localización de los expedientes,
además se supervisará para corregir posibles errores y se capacitará a los empleados sobre
su uso.
101
El Inventario Archivístico se llevará a cabo registrando la signatura de cada
expediente, la descripción según la tipología de la serie, la fecha y el código de
clasificación, esto para ubicar y controlar los documentos, conocer su estado de
conservación y su vigencia documental.
Para la aplicación del Catálogo de Disposición Documental se tomará como
referente el Cuadro General de Clasificación Archivística para tomar los elementos que se
requieren como el código númerico y la serie documental, sin olvidar la norma que
establece el plazo de conservación en los documentos con valor documental, además se
realizará una investigación con los gestores de la documentación utilizando las fichas
técnicas de valoración, con la finalidad de conocer e identificar los trámites, procesos y
funciones del organismo, así como la interpretación de las disposiciones legales y normas
que los rigen.
Como resultado de esta investigación se realizará un análisis y determinación de los
valores primarios que son los administrativos, legales y contables, los cuales permitirán
conocer la utilidad de la documentación, así como fijar los plazos de retención de los
documentos, con base a las necesidades de la institución y de los valores secundarios que
son: informativo que sirve de referencia para la elaboración de las actividades de la
administración; evidencial y testimonial que se consideran como una fuente histórica.
Está valoración permite identificar los documentos que seran transferidos al Archivo
de Concentración para que posteriormente sean transferidos al Archivo Histórico.
Una vez determinados los valores se aplicarán los siguientes criterios:
1. Criterio de procedencia y evidencia, este criterio considera que son importantes los
documentos que reflejan su propia actividad irrepetible;
102
2. Criterio de contenido, se refiere a conservar la información comprimida;
3. Criterio diplomático, prefiere conservar un original que una copia;
4. Criterio cronológico, con éste criterio se asignará una fecha determinada por la que
ninguna serie será eliminada.
Los anteriores criterios permitirán proponer la valoración de cada serie documental
para determinar los plazos de transferencia, conservación o eliminación y de acceso. Una
vez establecidos se implementarán estos plazos de conservación en el archivo de trámite y
de concentración, lo que permitirá eliminar los expedientes duplicados y establecer los
criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental.
Como siguiente paso se presentará el Catálogo de Disposición Documental con la
información recabada durante la investigación, finalmente será ya un instrumento de
consulta y control archivístico que ayudará a conocer con precisión los plazos de
conservación de los documentos, así como el control de acceso a las series documentales.
Los requisitos con que deberán ser presentado son los siguientes:
1. Una introducción que contendrá el contexto institucional de la dependencia.
2. El objetivo general.
3. El marco legal con referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública Federal, y la base jurídica institucional.
4. Anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y
aplicación.
5. La hoja de cierre que incluirá la siguiente leyenda: “El presente Catálogo de
Disposición Documental consta de ___ secciones y ___ series documentales,
103
mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de
conservación y destino final”.
6. Los nombres y firmas de la Coordinación de Archivos y del Comité de
Información.
Finalmente se validará y aplicará el Catálogo de Disposición Documental recabando
las firmas de los funcionarios autorizados y se remitirá al Archivo General de la Nación
para su registro y validación mediante el Coordinador de Archivos de la dependencia o
entidad.
El Catálogo Archivístico es un instrumento de descripción que tiene la finalidad de
servir como una fuente de consulta, sus elementos descriptivos son el código de
clasificación, serie, fecha, descripción del contenido, plazos de conservación, de acuerdo al
tipo de ordenación existen dos tipos de catálogos, que son:
El catálogo cronológico: utilizado para documentos con una secuencia lógica de
ordenación.
El catálogo alfabetico: la descripción se hace individual destacando el nombre de la
persona, lugar geográfico o de materia con orden alfabético.
El Catálogo Archivístico antes propuesto puede ser realizado en formato electrónico
con la finalidad de ahorrar materiales y facilitar su manejo, también se propone que la
información registrada en este catálogo electrónico se extraiga para realizar una carátula y
colocarla en la portada de cada expediente con los elementos de fondo, unidad
administrativa, sección, serie, entrada desciptiva, descripción del contenido, fecha de
apertura y cierre, valor documental, plazo de conservación, contexto de la información,
número de expedientes y hojas, con esto se identificará y controlará cada unidad
104
documental. Véase anexo 7
Se requiere elaborar un “Plan de conservación preventiva” que garantice la
continuidad del cuidado y manejo adecuado tanto en los procedimientos como de los
materiales, cabe resaltar que los costos de los materiales y equipos necesarios deberán ser
considerados como parte del presupuesto anual, así como involucrar al personal de la
Institución para lograr los objetivos y mejorar las condiciones en el archivo.
Los aspectos a considerar es el mantenimiento de las instalaciones, organizar los
espacios de manera que se aproveche las corrientes de aire para equilibrar la humedad y
temperatura, adecuar un sistema de ventilación mecánica pasiva, utilizar la luz natural para
ahorrar recursos, evitar cortinas o alfombras ya que son materiales famables y guardan
polvo, lámaparas de iluminación fluorescente con filtros de radiación UV, en las ventanas
que se encuentren cerca del archivo se cubrirán con filtros solares y mallas protectoras.
Al mismo tiempo se implementará un programa permanente de limpieza cuya
periodicidad será determinada en función de las necesidades del archivo, las herramientas a
utilizar son brochas, aspiradoras y mopas, trapos de algodón sin utilizar detergentes o agua.
Se adaptará en el plan de protección civil ya existente un plan de protección
para documentos, que considere la ubicación de las máquinas fotocopiadoras que liberan
sustencias químicas contaminantes en un lugar apartado, utilizar mobiliario metálico
revestido con esmalte cocido, colocar extintores de emergencia de polvo seco a base de
bicarbonato de sodio o potasio para el archivo ubicados en lugares estratégicos y
señalizados a 150 m. de altura e instalar un sistema de detección automática que emita una
alarma en caso de elevación de temperatura, humo y gases. Cuidar que no se utilicen gases
tóxicos en las fumigaciones, retirar la comida de la mesa del comedor, limpiar de manera
regular la mesa, horno de microondas y refrigerador para eliminar y evitar la proliferación
105
de cucarachas, lepismas y polillas.
Cabe mencionar que es importante que sea un profesional de la información
quien se encargue del archivo, puesto que cuenta con los conocimientos, aptitudes y
habilidades para realizar las actividades correspondientes.
En conclusión se hace la propuesta de una reorganización del archivo del Área de
Bienes con la elaboración de los instrumentos archivísticos que se realizarán con base a la
teoría y lineamientos archivísticos, que serán la herramienta para tener una estructura lógica
de la documentación con base al organigrama, funciones y atribuciones determinadas en el
manual de organización del Instituto, se registrarán los documentos y expedientes, se
llevará a cabo una investigación para determinar los valores documentales, los plazos de
conservación, técnicas de selección y determinar el contexto documental, y finalmente se
registrará toda la información para su consulta que además generará una carátula de
identificación.
Se creará un “Plan de conservación preventiva” como instrumento que apoyará al
mantenimiento y limpieza de las instalaciones, se organizará la oficina de manera que se
aproveche la ventilación e iluminación para mantener un equilibrio de humedad y
temperatura. Se difundirá entre el personal los criterios para el cuidado de los documentos
los precedimientos y materiales necesarios para llevar a cabo dicha tarea. Se propone que
un profesional de la información sea quien se encargue del archivo permanentemente, el
cual se ocupará de gestionar los documentos y cumplir con las funciones que corresponden
a la conservación del acervo documental. Por último se considera importante adaptar un
plan de protección y rescate de los documentos, que considere los factores naturales y los
causados por el hombre para minimizar los riesgos en caso de desastre.
106
Conclusiones
El archivo de oficina con carácter administrativo funge como testimonio
documental de las funciones y atribuiciones que se llevan a acabo en esa dependencia,
además garantiza los derechos de la administración y forma parte de la imagen de la
Institución, pero se observó que el estado de conservación no es el adecuado ya que los
documentos se encuentran maltratados, no tienen un sistema de limpieza, su organización
es de acuerdo a los más consultados, el espacio en el que se encuentra es reducido, no
cuenta con secciones determinadas, está dividido fisicamente en dos partes, tiene poca
ventilación e iluminación inadecuada, además no existen medidas de seguridad y
conservación.
Para poder cambiar la imagen negativa que refleja la organización de sus
documentos y que ofrezca un servicio eficaz facilitando el acceso a la información, será
necesario proponer la realización de instrumentos archivísticos en conjunto con los gestores
de la información ya que son ellos quienes generan la documentación en función de sus
actividades designadas con base a su manual de organización y a sus disposiciones legales
y normas, los cuales son el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Inventario
archivístico, el Catálogo de Disposición Documental y el Catálogo Archivístico, que nos
permitirán tener un mejor control y organización, una localización de la información, una
ubicación de los expedientes, un registro total de los documentos que componen el acervo
documental, una valoración de la información, vigencias documentales, ténicas de
selección, contextualización de la información y un listado con todos los elementos
necesarios para su consulta.
107
El “Plan de conservación preventiva” propuesto como instrumento para establecer
las inspecciones del edificio y prevenir serios daños en los acervos documentales, así como
incluir los criterios para retardar el deterioro con recomendaciones de materiales libres de
ácido, la forma correcta de encuadernar y acomodar los expedientes, entre otros.
Es importante mencionar que los costos de los materiales y equipos necesarios para
llevar a cabo el plan serán considerados como parte del presupuesto anual, además todo el
personal de la Institución debe estar involucrado para poner en acción el plan propuesto.
Los aspectos que se considerarán en la elaboración del instrumento son el
mantenimiento de muros, tuberías de agua y luz, drenaje, instalaciones eléctricas y equipos
de seguridad del edificio; el clima exterior en equilibrio con el interior con una ventilación
constante, que mantenga estable la humedad ambiental y la temperatura, por lo que se
recomienda utilizar un sistema de ventilación mecanica, que funciona por sistemas
mecánicos como ventiladores y extractores con sensores de temperatura y humedad, las
rejillas se colocan en lugares estratégicos para aprovechar las corrientes de aire; la luz es
otro elemento que requiere de un equilibrio para proteger los documentos, aunque es
recomendable aprovechar la luz natural y evitar el uso de cortinas, es necesario instalar
filtros solares en las ventanas para retadar el deterioro del papel y lámparas de iluminación
fluorescente con filtros de radiación UV.
Un programa permanente de limpieza es recomendable para mantener el archivo
libre de polvo y suciedad, este consistirá en limpiar techos, paredes, suelos, mobiliario y el
fondo, con utensilios como aspiradoas y mopas, cepillos y trapos humedecidos, trapos de
algodón, y brochas, es muy importante evitar el uso de detergentes o agua cerca de los
documentos.
108
Una estrategia como medida para los acervos documentales en caso de siniestros es
adaptar en los sistemas de seguridad de “Plan de Protección Civil” implementado en el
IMSS los considerados como son obedecer las normas de protección e inspección del
edificio, construir pisos y paredes con materiales de fácil limpieza, evitar los gases tóxicos
de la fumigación, máquinas, solventes de pinturas y productos de limpieza derivados del
petróleo, evitar productos como barnices, maderas, adhesivos, alfombras, etc., utilizar
mobiliario metálico, instalar un sistema de detección automática que emita una alarma en
caso de elevación de temperatura cuando se desprenda humo y gases de combustión,
utilizar extintores portátiles que contienen polvo seco a base de bicarbonato de sodio para
no dañar los documentos al combatir el fuego en su etapa inicial y extinguidores de
anhídrido carbónico y de agua pulverizada para los lugares de trabajo.
Tener un programa de fumigación para evitar la proliferación de insectos como los
lepismas conocidos como pecesillos de plata, estos perforan y dañan las encuadernaciones;
las polillas que destrozan cueros, papeles y fotografías; las cucarachas que comen almidón
y proteínas, papel, adhesivos, cuero, pergamino y tela, además son atraídos por los residuos
de alimentos; las termitas que acaban con cualquier cosa hecha de celulosa, destruyen
colecciones enteras e incluso edificios, además que el personal cuide el aseo en el lugar de
trabajo.
Es importante mencionar que los objetivos para resolver la problemática que
actualmente existe en el archivo del Área de Bienes, que fueron fijados al comienzo de está
investigación fueron alcanzados ya que se describió la organización e infraestructura del
archivo, así como se identificaron las deficiencias en la organización y control,
describiendo y comparando el estado de preservación y conservación del archivo con la
109
teoría consultada, como resultado se propusieron métodos y técnicas archivísticas
adecuadas para la organización, recuperación y uso, se realizó un análisis de la tipología de
los documentos, se mencionaron lineamientos y parámetros para el mantenimiento y
conservación de la información y se mencionaron las condiciones físicas óptimas para
aprovechar al máximo el espacio físico y la infraestructura.
110
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111
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http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.htm
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información. (2004). Instituto Fedral de Acceso a la Información Pública
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Politécnico Nacional. p.137.
15.- Romero, M. (1994). Archivística y archivo, soportes, edificios y organización. Sevilla:
Asociadión de Archiveros de Andalucía. p. 695.
Anexos
113
Anexo 1. Ficha técnica de valoración
Serie documental: ________________________________________________________.
Área de identificación: _____________________________________________________.
Unidad administrativa: _____________________________________________________.
Nombre del área: _________________________________________________________.
(Dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, departamento o equivalente).
Área de contexto: ________________________________________________________.
1. Clave de la serie _______ Nombre de la serie _______________________________ .
(Indicar clave y nombre conforme al cuadro de clasificación de archivos de la dependencia o
entidad).
2. Clave de la subserie _______ Nombre de la subserie ____________________________.
Clave de la subserie _______ Nombre de la subserie ____________________________.
Clave de la subserie _______ Nombre de la subserie ____________________________.
(Cuando se decida que la serie tendrá además una subserie u otras más, se indicará su clave y
nombre; en caso contrario, no es aplicable).
3. Función por la cual se genera la serie:
_________________________________________________________________________.
(Se establecerá brevemente la función con base en el reglamento interior o manual de organización
o programa).
4. Áreas de la unidad administrativa que intervienen en la generación, recepción, trámite y
conclusión de los asuntos o temas a los que se refiere la serie:
• ___________________________________________________________________.
(No más de tres en orden de importancia (primero el área de mayor interrelación).
5. Áreas de otras unidades administrativas relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos o
temas a los que se refiere la serie:
• ____________________________________________________________________.
6. Fechas extremas de la serie de ______ (año) a ____ (año).
(Anotar los años extremos inicial y final de la serie en su conjunto).
7. Año de conclusión de la serie __________________________.
(En el caso de que la serie se cierre).
8. Términos relacionados de la serie___________________________________________.
(Palabras clave que apoyen la localización de asuntos o temas relacionados con la serie, no más de
cinco).
114
9. Breve descripción del contenido de la serie:
________________________________________________________________________.
(Resumen sobre los asuntos o temas que se manejan en la serie).
10. Tipología documental:___________________________________________________.
(Descripción de la clase de documentos que contiene el expediente individual de la serie).
11. Condiciones de acceso a la información de la serie:
Información pública ____ Información reservada ____ Información confidencial ________
(Marcar con X el tipo de información que contienen los expedientes de la serie (puede marcarse
uno o los tres).
12. Valores documentales de la serie:
Administrativo
_______________________________________________________________________.
(Criterio o justificación administrativa por el cual debe conservarse la documentación).
Legal
____________________________________________________________________.
(Disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o hecho que determina el
plazo de conservación o vigencia documental).
Fiscal o contable
_______________________________________________________________________ .
(Normatividad técnica o disposición legal, artículo, fracción o párrafo donde se señala el tiempo o
hecho que determina el plazo de conservación o vigencia documental).
Marcar con X el valor documental que corresponde a la serie (puede marcarse uno o hasta tres).
13. Vigencia documental de la serie:
• Plazo de reserva (cuando éste se aplica). Número de años _______
• Vigencia documental. Número de años _______
• Vigencia completa _______
14. ¿La serie tiene valor histórico? Sí ____ No _____
15. Nombre del área responsable donde se localiza la serie:
_______________________________________________________________________.
(Nombre del área dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, departamento o
equivalente).
16. El responsable de la Unidad generadora de la serie documental:
_______________________________________________________________________.
(Nombre y firma).
17. El responsable del archivo de trámite de la unidad administrativa o del área generadora:
_______________________________________________________________________.
(Nombre y firma)
115
Anexo 2. Código de retención de documentos de archivo
Clase y descripción de los
documentos.
Sección Departamento
De rutina: Correspondencia con
asuntos que podrían
resolverse por teléfono y
que no tienen valor pasado
el periodo requerido para el
intercambio normal de
correspondencia.
3 meses “X”
Normal: Tienen un valor
superior a los de rutina, no
están relacionados con
asuntos importantes. Tienen
un periodo específico
inferior a 3 años en el
programa de retención.
1-2 años 3-4-años
Importante: Pueden
necesitarse para referencia
de 3 a 6 años más tarde.
1-2- años 6-7 años
Vital: Son de suma
importancia, relacionados
con asuntos o documentos
que tienen períodos de
retención de más de 6 años.
1-2- años Permanente
Pendiente: Se desean
conservar en el
departamento por un
periodo superior a dos
años, o cuya importancia
no se ha determinado al
principio. Toda la
correspondencia incluida
debe ser revisada una vez al
año como mínimo, para
asignarle un nuevo código,
si procede.
Periodo indeterminado Asignar un nuevo código “A,
B,C,D” antes de su
transferencia
116
Anexo 3. Cuadro General de Clasificación Archivística
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social
Unidad Administrativa: División de Contabilidad
Sección: Área de Bienes
Sección Serie Expedientes
5D.2.1.1 Bienes
5D.2.1.1.1 Informes del registro
contable de las Delegaciones y
Unidades Médicas de Alta
Especialidad.
5D.2.1.1.1.1 Informes
de las Delegaciones
5D.2.1.1.1.2 Informes
de las Unidades
Médicas de Álta
Especialidad
5D.2.1.1.2 Movimientos contables 5D.2.1.1.2.1 Altas
5D.2.1.1.2.2 Tránsitos
5D.2.1.1.2.3 Bajas
5D.2.1.1.3 Bienes muebles
capitalizables
5D.2.1.1.3.1
Adquisiciones
5D.2.1.1.3.2
Reclasificaiones
117
Anexo 4. Formato del Inventario Archivístico
INVENTARIO ARCHIVÍSTICO
Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social
Unidad Administrativa: División de Contabilidad
Sección: Área de Bienes
Signatura Entrada descriptiva: Serie, autor, título,
destinatario
Fecha
extre
mas
Código de
clasificación
118
Anexo 5. Formato del Catálogo de Disposición Documental
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social
Unidad Administrativa: División de Contabilidad
Sección: Área de Bienes
Códig
o
Serie
documental
Vigencia documental Técnicas de selección Obser
vacio
nes
Infor-
mación
Valor
documenta
l
Plazos de
conservación
Elimina-
ción
Conserva-
ción
Mues-
treo R C
A L C AT A
C
TOTAL
Observaciones: *A= Adminstrativo *L= Legal *C=Contable / *AT= Archivo de
Trámite *AC= Archivo de Concentración / *R= Reservado *C= Confidencial
119
Anexo 6. Formato del Catálogo Cronológico
CATÁLOGO ARCHIVÍSTICO
Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social
Unidad Administrativa: División de Contabilidad
Sección: Área de Bienes
Código de
clasificación
Serie Fechas
extremas
Entrada descriptiva:
Autor, título, nombre
geográfico o de
materia
Descripción
del contenido
Plazo de
conservación
120
Formato del Catálogo Alfabético
CATÁLOGO ARCHIVÍSTICO
Fondo: Instituto Mexicano del Seguro Social
Unidad Administrativa: División de Contabilidad
Sección: Área de Bienes
Código de
clasificación
Serie
Entrada descriptiva:
Autor, título, nombre
geográfico o de
materia
Fechas
extremas
Descripción
del contenido
Plazo de
conservación
121
Anexo 7. Carátula de identificación del expediente
Instituto Mexicano del Seguro Social
División de Contabilidad
Área de Bienes
Serie:
Entrada descriptiva:
Descripción del contenido:
Fecha de apertura: Fecha de cierre:
Valor documental:
Plazo de conservación:
Contexto de la información:
Número de expedientes: Número de hojas:
