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Conferencia Mundial del Café 2010 - Guatemala


Presentación

La Asociación Nacional del Café, en coordinación con el Gobierno de Guatemala y la Organización Internacional del Café, fue la anfitriona de la 3ra. Conferencia Mundial del Café, realizada en la ciudad de Guatemala del 26 al 28 de febrero de 2010. La Conferencia fue presidida por el Señor Presidente Constitucional de Guatemala, Álvaro Colom Caballeros y participaron durante los actos de inauguración y clausura el Señor Presidente de Honduras Porfirio Lobo y de El Salvador Mauricio Funes respectivamente. El evento fue un momento importante para la caficultura nacional porque permitió que los caficultores guatemaltecos enriquecieran sus conocimientos a través de las ponencias de los expertos internacionales. Además, permitió fortalecer la imagen de Guatemala como país productor de cafés de calidad y la de Anacafé como la institución líder en la organización de eventos internacionales. La 3ra. Conferencia Mundial de Café convirtió a Guatemala durante tres días en la capital mundial del café, ya que permitió el intercambio de experiencias entre caficultores y expertos de todas partes del mundo sobre las tendencias del sector. Agradecemos a la OIC por la confianza depositada en la Asociación Nacional del Café, a todas las personas involucradas en la organización y a los participantes que aceptaron la invitación de visitar Guatemala y descubrir la pasión que impulsa a los caficultores guatemaltecos a producir cafés de calidad.

Ricardo Villanueva Presidente Anacafé


Introducción

Anacafé en coordinación con el Gobierno de Guatemala y con la OIC, organizó la 3ra. Conferencia Mundial del Café desarrollada del 26 al 28 de febrero de 2010 en la ciudad de Guatemala, evento que fue presidido por el Presidente de Guatemala, Álvaro Colom Caballeros. De acuerdo a los registros de inscripción participaron 1,517 personas, provenientes de 76 países; entre los que se encontraban representantes de diferentes sectores miembros de la industria del café, como: caficultores, tostadores, investigadores, analistas de mercado, etc. El programa de la Conferencia incluyó la intervención de 30 conferencias, provenientes de 17 países. Además, durante los días de la Conferencia también se incluyó el área de exhibición, visitas de campo y actividades sociales. La preparación, organización y ejecución del evento fueron resultado de meses de trabajo del equipo de personas liderado por Anacafé y OIC, lo que permitió el éxito del evento. Compartir las experiencias de ese proceso, así como algunas lecciones aprendidas es el objetivo principal de este documento; que busca ser una guía de apoyo para futuras organizaciones de la Conferencia Mundial. Adicionalmente, este informe incluye información complementaria como:

• Documentación fotográfica: Anexo 12_Fotografías • Video: Anexo 13_Video agradecimiento • Monitoreo de noticias: Anexo 11_Monitoreo de noticias Nacionales e

Internacionales • Listado de participantes: Anexo 05_Lista de participantes detallados • Programa de la 3ra. Conferencia: Anexo 06_Contenido de cartapacio • Invitaciones a eventos sociales: Anexo 06_Contenido de cartapacio • Planos de los salones de conferencias y área de exhibición: Anexo

06_Contenido de cartapacio • Ejemplo de los materiales promocionales (lapiceros, bolsas, carpetas,

gafetes): Material físico • Listado de patrocinadores: Detallados en patrocinios • Conclusiones de las Conferencias: Anexo 08_Conclusiones de

conferencias • Copia de las presentaciones: Anexo 07_Presentaciones • Materiales impresos utilizados: Anexo 10_Material de Señalización y

material impreso • Anuncios publicitarios: Anexo 01_Publicaciones • Invitaciones electrónicas enviadas: Anexo 02_Carta de invitaciones

directas • Materiales señalización (banners, mantas, etc.): Anexo 10_Material de

Señalización y material impreso • Boletines de prensa: Anexo 09_Boletines de Prensa


Preparación

En mayo del 2008 el representante de Anacafé ante el Consejo de la OIC, invitó al pleno para que la 3ra. Conferencia Mundial del Café se realizara en Guatemala. Posteriormente la invitación fue aceptada y definieron que se realizaría en febrero de 2010. Anacafé fue la encargada de la organización de todo el evento, por lo que en octubre 2008 se conformó un comité organizador integrado por miembros de Junta Directiva de Anacafé, personal administrativo de Anacafé y Ministerio de Relaciones Exteriores. Anacafé tuvo el liderazgo de dicho comité en la propuesta y ejecución del evento. Además, a través del Departamento de Mercadeo, se coordinaron las diferentes acciones con las instituciones de Gobierno, tales como seguridad, migración, protocolo, alcaldía municipal, policía de tránsito, etc. Debido a la magnitud de la Conferencia y para poder garantizar el éxito en cada uno de los detalles, se decidió subcontratar a las siguientes empresas: - Organización Calamo: logística del evento (registro en el hotel, transporte para

los participantes, etc.) - Organización S.A.: registro de participantes, trámite de visas - STP Operador Turístico: visitas turísticas y traslados de los participantes - Mr. Music: Equipo audiovisual Dichos proveedores fueron coordinados directamente por el Departamento de Mercadeo de Anacafé desde el momento de su contratación hasta el desarrollo del evento. Comentarios

- Debido a la cantidad de participantes extranjeros fue importante contar desde el principio con el apoyo del Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala, para facilitar el trámite de visas e ingresos al país anfitrión.

- Fue importante contar con el presupuesto necesario para subcontratar temporalmente los servicios de las empresas guatemaltecas, ya que la cantidad de actividades que se desarrollaron se encontraban fuera del calendario normal de actividades laborales del personal de la Asociación.

- Un elemento importante fue la comunicación constante del país anfitrión con las oficinas centrales de OIC para definir aspectos tales como la definición de fechas, programa, temas de las conferencias, conferencistas, diseño de imagen, así como agilizar toma de decisiones en situaciones emergentes.


Contenidos y Conferencistas

Café para el futuro: hacia un sector cafetero soste nible , fue el tema general de la 3ra. Conferencia Mundial del Café, mismo que sirvió de marco para las cuatro sesiones que se desarrollaron:

1- Sostenibilidad económica: la economía de la producción 2- Sostenibilidad económica: la economía de la demanda 3- Sostenibilidad ambiental 4- Sostenibilidad social

La definición del tema general y del contenido de las sesiones estuvo a cargo de OIC y la decisión final fue resultado de meses de discusiones para definir el programa. Se tomó en cuenta que fueran temas atractivos y actuales que atrajeran la participación de más personas, pero también se consideraron otras variantes como los problemas económicos, ambientales y sociales que afectan a la industria cafetera mundial. Al haber decidido de sobre los temas, era importante contar con la participación de conferencistas reconocidos en la industria mundial del café, quienes fueron seleccionados e invitados por OIC. Finalmente confirmaron su participación 30 conferencistas que dictaron las ponencias durante el evento. Durante la sesión inaugural participaron como conferencistas invitados los señores Supachai Panitchpakdi, Secretario General de la UNCTAD y Ali Mchumo, Director Gerente del Fondo Común para los Productos Básicos. Comentarios

- Debido a las agendas ocupadas de los expertos y personalidades que pueden participar como conferencistas, es importante que el contenido del programa se defina lo antes posible.

- Tomar en cuenta para el presupuesto general los gastos de atenciones especiales, transporte áereo y terrestre, hospedaje y alimentación de los conferencistas.

- Con relación a las conferencias es importante que los expositores respeten los tiempos de entrega lo que facilitará la reproducción e inclusión en las carpetas distribuidas a los participantes; así como respetar los formatos establecidos para la elaboración de las mismas.


Promoción

La estrategia de promoción de la Conferencia se dividió en dos grandes segmentos: nacional e internacional. Dicha estrategia se mantuvo durante 12 meses y fue elaborada y ejecutada por el departamento de Mercadeo de Anacafé. Los materiales promocionales fueron conceptualizados y diseñados por una agencia de publicidad contratada e impresos en español e inglés. Para la promoción internacional se usaron los siguientes medios: Ferias Internacionales El evento se promocionó a través de la presencia de Guatemalan Coffees en diversas ferias:

- Asociación de Cafés Especiales de América: Atlanta, Estados Unidos - Asociación de Cafés Especiales de Europa: Colonia, Alemania - Asociación de cafés Especiales de Japón: Tokio, Japón - Sintercafé: San José, Costa Rica - Ramacafé: Managua, Nicaragua

Durante estos eventos se distribuyó el folleto impreso con la información general del evento y la promoción del sitio www.wcc2010guatemala.com. Anuncios Promoción Nacional (Guatemala)

Resumen de publicaciones 9 publicaciones tamaño Robapágina

Medio escrito Costo

c/anuncio Total en Q

Prensa Libre: 5 115,701.00

elPeriódico: 2 13,056.00

Nuestro Diario: 1 11,000.00

Siglo XXI: 1 22,400.00

Total inversión 162,157.00


Desglose de fechas de las publicaciones Enero Febrero

V 1 L 1 Siglo XXI

S 2 M 2

D 3 M 3

L 4 J 4

M 5 V 5

M 6 S 6

J 7 D 7

V 8 L 8 Prensa Libre

S 9 M 9

D 10 M 10

L 11 J 11

M 12 V 12

M 13 S 13

J 14 D 14

v 15 L 15 Prensa Libre

S 16 M 16

D 17 M 17 Nuestro Diario

L 18 J 18

m 19 V 19 Prensa Libre

M 20 S 20

J 21 D 21 El Periódico

V 22 L 22

S 23 M 23

D 24 M 24

L 25 Prensa Libre J 25 El Periódico

M 26 V 26 Prensa Libre / Siglo XXI

M 27 S 27

J 28 Siglo XXI D 28

V 29

s 30

D 31


Promoción Centro América

Promoción Internacional

PRELIMINARY International Advertising Calendar

OIC - September 2009

Materials Media Issue Description Size Cost

July Tea & Coffee September full page $2,800

Jul 09 - Jan 10 Coffee Network $400 monthly banner $2,800

July 14 Tea & Coffee Asia

Quarter

Aug/Sept/Oct full page $2,800

Aug 3 Coffee & Cocoa Intl September full page $4,975

August 11 Coffee Talk September 1/4 page $995

Sep-04 Café Europa September 23 1/4 page $725

Total septiembre $15,095

OIC - November 2009 Materials Media Issue Description Size Cost

September 28 Tea & Coffee November full page

$2,800

September 28 Tea & Coffee Asia Nov/ Dec/ Jan full page $2,800

September 30 Coffee & Cocoa Intl November full page $4,975.00

Total noviembre $10,575

TOTAL DE PUBLICACIONES OIC $25,670

Prespuestado para publicaciones $40,000

Total a ejecutar $25,670

Saldo a favor $14,330


Tipos Diseño (Empresa encargada de diseños para anu ncios) Diseño de anuncio Q2,475.00

Adaptación para Tea & Coffee Q950.00

Diseño de banner Q225.00

Animación para banner Q250.00

Adaptación para Coffee & Cocoa Q950.00

Adaptación para Coffee Talk Q950.00

Adaptación Café Europa Q950.00

Q6,750.00

$818.18

Saldo a favor $13,512

OIC - November 2009

Materials Media Issue Description Size Cost

December Tea & Coffee January

full

page $2,800

December Coffee & Cocoa Intl January contraportada $6,575.00

December Coffee Talk December

states of the

industry

full

page $835.00

sub total $10,210

Diseño de anuncio $81.33

Total $10,291

saldo $3,220 Para versión digital de pauta publicitaria y Anunci os publicitarios en Guatemala, Centro América y a nivel Internacional d e diferentes medios

Ver: Anexo 01_Publicaciones

Invitaciones directas Fueron distribuidos 3 mil correos electrónicos a diferentes contactos internacionales y nacionales, miembros de la industria del café internacional.

Ver: Anexo 02_Cartas de invitaciones directas


Sitio de Internet La página del evento www.wcc2010guatemala.com, era actualizada de forma permanente y estuvo disponible al público desde septiembre 2009. En el sitio se incluyó información relacionada a:

- Programa actualizado - Listado de participantes - Oferta hotelera - Inscripción participantes - Acreditación de prensa - Patrocinios - Expositores - Oferta Turística - Solicitud de visa electrónica

Comentarios

- De acuerdo al registro de visitas al sitio de Internet, se constató que es efectiva la promoción del evento a través de este medio.

- Es importante realizar la promoción a nivel internacional con un año de anticipación, para que los participantes, patrocinadores y expositores puedan reservar las fechas del evento y fondos en sus presupuestos.

- Es importante promover el evento con materiales adecuados para cada tipo de público objetivo.

Ver: Anexo 03_Cuadros de visitas al sitio (Hits)

Conferencia Mundial del Café

Anacafé como anfitrión del evento buscó alternativas para fortalecer el presupuesto asignado y poder cubrir los gastos para ofrecer un evento de calidad; por lo anterior se desarrolló una estrategia de patrocinio.

- Los patrocinios fueron divididos en � Platinum con valor de US$20,000

� Oro con valor de US$15,000

� Plata con valor de US$10,000

- Se ofrecieron otros tipos de patrocionios:

o Uniformes del personal de apoyo

o Lapiceros

o Bolsa promocional del evento

o Degustaciones de café

o Libretas de notas

- Los posibles patrocinadores fueron contactados con 12 meses de anticipación, a través de diferentes vías: correo electrónico, teléfono y visitas directas.


Patrocinios


Los patrocinios fueron divididos en tres segmentos de la siguiente forma:

con valor de US$20,000



Se ofrecieron otros tipos de patrocionios:

Uniformes del personal de apoyo

Lapiceros

Bolsa promocional del evento

Degustaciones de café =viernes y domingo

Libretas de notas

Los posibles patrocinadores fueron contactados con 12 meses de anticipación, a través de diferentes vías: correo electrónico, teléfono y


de la siguiente forma:

=sábado

Los posibles patrocinadores fueron contactados con 12 meses de anticipación, a través de diferentes vías: correo electrónico, teléfono y


Comentarios

- Para beneficio del país anfitrión y de la OIC es necesario buscar estrategias que permitan la sostenibilidad del evento; así como lograr un presupuesto balanceado entre el país sede y los gastos necesarios para que la actividad sea un éxito.

- Es importante realizar la promoción a nivel internacional con 12 meses de

anticipación, para que los participantes puedan reservar las fechas del evento y la asignación presupuestaria.

Ver: Anexo 04_Opciones formato de página para patro cinio


Logística

Coordinar la logística del evento consumió gran parte del tiempo invertido por parte de Anacafé en la organización. Era importante seleccionar el lugar adecuado, ya que de eso dependen muchos detalles para el éxito en el desarrollo del evento. Selección de Hotel Desde un primer momento se consideró realizar la Conferencia en la ciudad de Guatemala, por el acceso y facilidad a diferentes opciones de hospedaje. El Centro de Convenciones del Hotel Westin Camino Real llenaba los requisitos básicos de: ubicación, tamaño y servicios para el evento. La sede de la Conferencia se encontraba a 15 minutos del aeropuerto, en una zona rodeada de restaurantes, centros comerciales, la sede de Anacafé y otros hoteles. Uno de los detalles importantes, es que todos los menús fueron seleccionados pensando en combinar gastronomía nacional e internacional; los almuerzos de todos los participantes fueron servidos en el Centro de Convenciones para evitar el desplazamiento. Además, todas las áreas dentro del hotel fueron debidamente señalizadas; se habilitaron salones para:

- Sala de prensa - Salón para conferencistas - Área de trabajo para personal de OIC - Oficina Director Ejecutivo de OIC - Área de trabajo para personal de Anacafé - Salones para reuniones especiales de Presidentes de países - Área de internet inalámbrico de uso gratuito - Área de información turística y transporte - Jardines y salones para los almuerzos

Atención a los participantes Recepción en el aeropuerto Desde el momento en que llegaron los participantes encontraron un kiosco con información de la Conferencia y asistencia personalizada. En el caso de los conferencistas y de los invitados especiales, fueron recibidos por personal de Anacafé en el aeropuerto y trasladados al hotel respectivo. Hospedaje Anacafé realizó el bloqueo de 2,100 habitaciones en los hoteles cercanos a la sede la Conferencia. Todos los hoteles seleccionados eran cercanos y era posible desplazarse caminando hasta el evento.


Traslados Se contó con el servicio de traslados continuos del hotel al centro de convenciones y hacia los eventos sociales. Traducción simultánea Todas las conferencias fueron traducidos de forma simultánea en los idiomas oficiales de la OIC: español, inglés, francés, portugués. Programa para acompañantes Se ofrecieron sin costo adicional excursiones dentro de la ciudad, para acompañantes de los participantes. Tours turísticos en Guatemala A través de un tour operador de reconocida experiencia en Guatemala, se programaron tours de uno, dos y hasta tres días, especiales para visitar fincas de café y áreas de interés turístico a precios razonables. Internet Durante los tres días del evento se contó con computadoras con acceso gratuito a Internet. Registro Los participantes debían realizar el registro a través del sitio www.wcc2010guatemala.com lo que facilitó saber la cantidad de participantes, la preparación y entrega de los materiales y gafetes. El pago de la participación se pudo efectuar por varias vías: por el sitio de Internet, transferencia bancaria o en las oficinas centrales de Anacafé. Para incentivar la presencia de participantes de Centroamérica y Guatemala, se crearon diferentes rangos de precios de inscripción. Además, se realizaron exoneraciones de pago para los siguientes grupos:

- Periodistas, dos por medio de comunicación - Conferencistas - Personal de OIC - Junta Directiva de Anacafé - Personal Técnico de Anacafé - 100 entradas gratuitas distribuidas entre Asociaciones y Cooperativas de

pequeños productores guatemaltecos. Participantes De acuerdo al registro al cierre del evento, hubo un total de 1,517 personas participando en la Conferencia Mundial. Los participantes eran representantes de diferentes actores de la industria internacional de café, la procedencia se puede apreciar mejor en el siguiente cuadro:

Conferencia Mundial del Café

Alemania,

Costa

Burundi, Italia, Suiza,

Bélgica,

Cuba, Guinea, Paraguay, RepúblicaVenezuela, Zimbabwe

Bangladesh, República CentroRepública Dominicana, Ruanda, Rusia,

Austria, Bulgaria, Canadá, Madagascar,


106

80

70

67

66

43

27

24

23

22

18

16

13

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Guatemala

Estados Unidos

El Salvador

México

Honduras

China

Nicaragua

Costa Rica

Reino Unido

Colombia

Brasil

Japón

Noruega

Holanda

España

Alemania, Etiopía, India, Kenia

Nigeria, Perú

Angola, Camerún, Ecuador

de Marfil, Papua New Guinea

Egipto, Ghana, Panamá

Suiza, Tanzania, Uganda, Vietnam

Bélgica, Gabón, Indonesia, Jamaica

República Democrática del Congo,

Africana, Korea, Polonia,Rusia, Suecia, Togo

Madagascar, Portugal, Puerto Rico

Desglose cantidad de participantes

729


Reporte Final de Inscritos por País

País Inscritos % Guatemala 729 48 Estados Unidos 106 7 El Salvador 80 5 México 70 5 Honduras 67 4 China 66 4 Nicaragua 43 3 Costa Rica 27 2 Reino Unido 24 2 Colombia 23 2 Brasil 22 1 Japón 18 1 Noruega 16 1 Holanda 13 1 España 11 1 Alemania 10 1 Etiopia 10 1 India 10 1 Kenia 10 1 Nigeria 9 1 Perú 9 1 Angola 8 1 Camerún 8 1 Ecuador 8 1 Costa de Marfil 7 0 Papua New Guinea 7 0 Egipto 6 0 Ghana 6 0 Panamá 6 0 Burundi 5 0 Italia 5 0 Suiza 5 0 Tanzania 5 0 Uganda 5 0 Vietnam 5 0 Bélgica 4 0 Gabón 4 0 Indonesia 4 0 Jamaica 4 0 Cuba 3 0 Guinea 3 0 Paraguay 3 0 República Democrática del Congo 3 0 Venezuela 3 0 Zimbabwe 3 0 Bangladesh 2 0 República Centro Africana 2 0 Corea 2 0 Polonia 2 0 República Dominicana 2 0 Ruanda 2 0 Rusia 2 0 Suecia 2 0 Togo 2 0 Austria 1 0 Bulgaria 1 0 Canadá 1 0 Madagascar 1 0 Portugal 1 0 Puerto Rico 1 0

Total 1517 100


Reporte Final de Inscritos por Tipo de Pago Tipo de Pago Cantidad %

Cortesía* 531 35

Tarjeta de Crédito 523 34

Efectivo en la sede 420 28

Transferencia Bancaria 34 2

Depósito Bancario 9 1

Total 1517 100

Cortesía*, 531

Tarjeta de

Crédito, 523

Efectivo en la

sede, 420

Transferencia

Bancaria, 34

Depósito

Bancario, 9

*En las estadísticas no está incluido el registro de staff de Anacafé y OIC.

Ver: Anexo 05_Lista de participantes detallados


Participación de Jefes de Estado

La OIC propuso a Anacafé que la Presidencia de la República invitara a Jefes de Estado de otros países productores de café. Después de obtener las invitaciones por parte del Despacho Presidencial, las invitaciones fueron distribuidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Al momento de la confirmación, Anacafé coordinó la atención de los Presidentes que asistieron. La invitación a Presidentes de otros países implicó que Anacafé tomara en cuenta varios aspectos presupuestarios y logísticos, tales como hospedaje en suites presidenciales, alquiler de transporte blindado, alojamiento, alimentación y atención para personal de seguridad de la comitiva, atención y coordinación de reuniones de los mandatarios con personeros de Anacafé y OIC. Manual del visitante Con el objetivo de que los participantes tuvieran a mano toda la información necesaria para facilitar su estadía en Guatemala y en el evento, se les entregó el Manual del Visitante. La carpeta contenía: el programa de la conferencia, hojas de vida de los conferencistas, copias impresas y digitales de las conferencias, información turística y mapas varios. Área de exhibición Los 40 espacios del área de exhibición fueron vendidos inmediatamente. Los participantes fueron principalmente instituciones y representantes de otros países productores que buscaban fortalecer su presencia institucional. Expositores: - Asociación de Exportadores de - Café de Guatemala- ADEC - DISAGRO - Illy - CAFÉ & CAFFÉ - MAYACERT - EFICO - Guatemalan Coffees - NORDIC - LAADSA - Satake - Asociación Noruega de Café - TIGSA - Café de Costa Rica - Café de México - Rainforest Alliance - MERCANTA - 4C - Asociación de Productores de Café Antigua - APCA


- Café de Colombia - Fedecocagua/Fedecovera - Utz Certified - Delta Technology - Negocios del Trópico - US AID - Pinhalense - Clac - CIMBRIA - Café de Panamá - AGROMSA - Promecafé

- ENLASA Eventos especiales Durante la conferencia se realizaron dos eventos especiales para la atención de los participantes. 1- Cóctel de bienvenida / 26 de febrero Ofrecido y organizado por el Presidente de la República, en el Museo de

Arqueología y Etnología. Ver: Anexo 12_Fotografías\Cocktail ofrecido por la Presidencia de la República de Guatemala

2- Fiesta de Gala – 50 Aniversario de Anacafé / 27 de febrero Tomando en cuenta la presencia de los amigos internacionales de la

caficultura, Anacafé decidió festejar su 50 aniversario con una fiesta de gala. Ver: Anexo 12_Fotografías\Cena de Gala_50 Años Anac afé

3- Exposición fotográfica y presentación de libro Inspirados en Café. La

inauguración se realizó el 27 de febrero en el marco de la Fiesta de Gala. Ver: Anexo 12_Fotografías\Cena de Gala_50 Años Anacafé\Exposición del Libro Inspirados en el Café

Comentarios - Tomar en cuenta que pueden existir cambios en la realización de los eventos

sociales, por situaciones ajenas a los organizadores por lo que se deben manejar dos opciones.

- El éxito de la coordinación logística de la Conferencia, se basó en que

Anacafé tomó el liderazgo de la organización, lo que facilitó la propuesta y toma de decisiones.


- Además, se contó con el apoyo de suficiente personal de Anacafé para atender las diferentes áreas durante el evento.

- Se coordinó de forma estrecha con el Ministerio de Relaciones Exteriores y

las Embajadas de los Presidentes que participaron, lo que evitó contratiempos en la agenda del evento.

- Se debe verificar la procedencia de los participantes, constatar que son

miembros de la industria del café. Ver: Anexo 06_Contenido de cartapacio


La Conferencia

Ceremonia de inauguración – Tarde del 26 de febrero. El Gran Salón Real del Centro de Convenciones del Westin Camino Real contó con la presencia de 1400 personas durante el acto de inauguración; en el que estuvieron presentes representantes del cuerpo diplomático acreditado en Guatemala y miembros del Gabinete de Gobierno de Guatemala y otros países invitados. Durante el acto de inauguración estuvieron presentes el Señor Álvaro Colom Caballeros - presidente de Guatemala, en compañía del Señor Porfirio Lobo-Presidente de Honduras, Señor Supachai Panitchpakdi - Secretario General de la UNCTAD, Ali Mchumo - Director Gerente del Fondo Común para los Productos Básicos, Néstor Osorio - Director Ejecutivo de OIC, Rodolfo Trampe - Presidente del Consejo Internacional de la OIC y Ricardo Villanueva - Presidente de Anacafé. Las Sesiones – 27 y 28 de febrero Todo el evento estuvo dividido en cuatro sesiones: Sostenibilidad económica: la economía de la producción; Sostenibilidad económica : la economía de la demanda; Sostenibilidad ambiental y Sostenibilidad social . Cada sesión tuvo programadas diferentes conferencias y en total se impartieron 32 ponencias durante los tres días del evento. Cada panel contó con un moderador, lo que permitió que al finalizar cada bloque de conferencias se tuviera un análisis general de la información compartida. Todo el programa se desarrolló de acuerdo a lo agendado. Al finalizar cada conferencia, los panelistas recibieron un reconocimiento en nombre del Comité Organizador.

Ver: Anexo 07_Presentaciones

Ceremonia de clausura – Tarde 28 de febrero Durante el acto de clausura presidieron la mesa principal: Señor Álvaro Colom Caballeros – Presidente de Guatemala; en compañía del Señor Mauricio Funes - Presidente de El Salvador, Néstor Osorio - Director Ejecutivo de OIC, Rodolfo Trampe - Presidente del Consejo Internacional de la OIC y Ricardo Villanueva - Presidente de Anacafé.

Ver: Anexo 08_Conclusiones de conferencias


Reuniones paralelas

El evento provocó un ámbito idóneo para que varias organizaciones aprovecharan el encuentro para realizar reuniones importantes de sus respetivas actividades en Guatemala. Como apoyo adicional, Anacafé colaboró con dichas organizaciones con la logística de las reservaciones de hotel para realizar los eventos. Algunas de estas actividades fueron:

- Reunión anual de la Asociación Internacional de Mujeres en Café - Asamblea anual de la Asociación Nacional del Café de México - Presentación de Efico - Taller de Catación de la Asociación Noruega de Café - Presentación de Manual de Rainforest Alliance - Presentación de proyectos de FairTrade - Presentación del portal de Internet del Grupo de Países Productores de

Café Arábigo Lavado Comentarios

- Se recomienda que en futuras conferencias OIC provoque que la Conferencia sea el marco para la realización de estos encuentros mundiales en el país sede. Ver: Anexo 09_Boletines de Prensa_Mujeres en Café


Reuniones OIC

Posterior a la Conferencia Mundial del Café, en la sede de Anacafé se realizó el periodo 104 de sesiones del Consejo General de la OIC. Dicho evento requirió que se utilizaran cuatro salones de Anacafé y que en el Salón Los Presidentes se realizara un montaje especial para 360 personas. Durante las sesiones se contó con traducción simultánea en los cuatro idiomas oficiales de la OIC. Además, como apoyo al personal de la OIC se puso a su disposición:

- Personal de Anacafé - Transporte para los asistentes del hotel a la sede de Anacafé - Equipo de computación - Fotocopiadoras - Teléfonos - Oficinas

Comentarios

- La logística requirió doble esfuerzo presupuestario y de recursos humanos para Anacafé, ya que la reunión se realiza inmediatamente después de la Conferencia.

- Es importante contar con espacios amplios y suficientes para acoger las reuniones del Consejo.

- La logística se debe coordinar estrechamente con el personal de la OIC. - Para futuros eventos, OIC deberá coordinar mejor la confirmación de los

asistentes a estas reuniones para evitar gastos innecesarios. Ver: Anexo 09_Boletines de Prensa_104 Sesión Consej o OIC


Presupuesto

El costo total para organizar la conferencia fue de US$ 1,009,493.00 auspiciado en un 100% por Anacafé. Algunos costos fueron cubiertos con los ingresos por pagos de participación y por los patrocinios, de acuerdo al siguiente detalle: Resolución JD-082-2008/2009:21-julio/2009 se aprobó a la Administración inversión total hasta US$ 1,406,356.00

• Ejecutado = US$ 1,009,493 • Ingresos = US$ 479,650 • Inversión = US$ 529,843

Diferencia entre lo Aprobado y lo Ejecutado= US$ 396,859* *Datos al 19/04/10

Estados Financieros

Rubro Ingresos US$ Egresos US$

32 Stands vendidos 76,600

Registro internacional 308 pax U$ 450.00 c/u 138,600

Registro centroamericano 153 pax U$350.00 c/u 53,550

Registro nacional 323 pax US$150.00 c/u 48,550

Registro especial 13 pax $250.00 3,250

Registro acompañantes 27 pax $100.00 2,400

Registro visita exposición 90 pax $20.00 1,800

Patrocinio Platinum 3 x U$20,000.00 60,000

Patrocinio Oro 1 x U$15,000.00 15,000

Patrocinio Plata 4 x U$10,000.00 40,000

Otros (uniformes, bolsas, lapiceros, blocks de notas, coffee break) 40,000 Pre-evento

302,593

Evento

474,558

Transportes

43,361

Comida y eventos

165,083

Imprevistos

23,898

TOTAL 479,650 1,009,493

INVERSIÓN -529,843


Detalle de ingresos

INGRESOS US$ US$ %

32 Stands vendidos 76,600 STANDS 76,600 18%

Registro internacional 308 pax U$ 450.00 c/u 138,600

REGISTRO 248,050 47%

Registro centroamericano 153 pax U$350.00 c/u 53,550

Registro nacional 323 pax U$150.00 c/u 48,550

Registro especial 13 pax $250.00 3,250

Registro acompañantes 27 pax $100.00 2,400

Registro visita exposición 90 pax $20.00 1,800

Patrocinio Platinum 3 x U$20,000.00 60,000

PATROCINIO 155,000 35% Patrocinio Oro 1 x U$15,000.00 15,000

Patrocinio Plata 4 x U$10,000.00 40,000

Otros (uniformes, bolsas, lapiceros, blocks de notas, coffee break) 40,000

TOTAL 479,650 479,650 100%

Detalle de Egresos

EGRESOS ESTIMADO

US$ EJECUTADO

US$ DIFERENCIA

US$

Pre-evento 178,025 302,593 -124,568

Evento 764,589 474,558 290,030

Transportes 79,650 43,361 36,288

Comida y eventos 200,654 165,083 35,570

Imprevistos 183,437 23,898 159,539

TOTAL 1,406,356 1,009,493 396,859

Tipo de Cambio Q 8.30/US$


Desglose de gastos III Conferencia Mundial del Café

Concepto y diseño U$

89,990.92 Participación ferias internacionales (Ramacafé y Sintercafé) 17,546.55

Diseño stands, montaje 17,613.74 Contratación empresa organizadora de inscripciones 19,488.00

Asistente administrativa Anacafé 4,500.00 Promoción del evento (nacional / internacional) 84,012.71

Impresión gafetes y porta gafetes 7,089.00

Asistencia médica y seguridad 10,604.40

Uniformes 11,195.90

Banners, roll ups 4,903.02

Alquiler salones 173,372.15

Montaje escenarios 12,719.28

Regalos VIP's 2,630.00 Envío documentos, cobro de impuestos de aduana 25,842.77

Boletos aéreos conferencistas 20,859.82

Personal de apoyo 17,513.25

Gastos personal OIC 60,086.00

Honorarios conferencias 4,000.00

Gastos extras conferencistas 600 Alquiler telón, separadores, radios, y teleprompter 2,018.95

Interpretación Himno Nacional 337.4 Material promocional (bolsas, block de notas) 3,975.90

Traducciones (documentos, cartas) 1,809.05 Reproducción de presentaciones en CD´s 2,892.00

Ayuda Haití 8,200.00

Coordinador de tours y transporte 4,752.84

TOTAL 608,553.65


Consejo OIC Guatemala 01 al 04 de marzo 2010

Coffee break U$ 20,117.70

Fotografías consejo OIC 530

50 resmas de Papel A4 para uso de la OIC 213.86

TOTAL 20,861.56

Cena de Gala 50 Años Anacafé 28 de febrero de 2010

Alimentos bebidas U$ 51,385.84

Decoración 31,836.16

Amenización de la fiesta 2,597.58

Reconocimientos de Asociaciones 959.05

Toldo transparente calle 26,506.05

Alfombra/luces toldo 7,132.53

Baños portátiles (Mapreco) 625.9

Equipo de audio y pista de baile 22,966.26

Parqueo 1,807.23

Producción video 50 años Anacafé 12,575.25

TOTAL 158,391.85

Gastos realizados durante los tres eventos Contratación empresa organizadora de eventos U$ 23,997.47

CAJA CHICA (Alimentación, Gasolina, Librería, etc.) 5,660.60

Audiovisuales 47,707.60

Fotógrafo profesional 2,150.00

Hospedaje y alimentación (conferencistas, intérpretes, staff OIC) 68,986.72

Alquiler equipo traducción 30,590.00

Alquiler de equipo de computación 3,878.91

Servicio de transporte completo 31,565.70

Transporte para delegación japonesa 1,312.06

Transporte para conferencistas y delegados OIC 1,435.00

Alquiler de vehículo Presidente Lobo 2,746.98

Alquiler 2 vehículos VIP staff OIC / Néstor Osorio 1,548.63

Contratación de Barista área degustación 108.5

TOTAL 221,688.17

Reporte Conferencia Mundial del Cafe 2010 - ico.org · Compartir las experiencias de ese proceso,...

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