Reporte Ejecutivo Mensual

Guía

Revisión 1Diciembre 2003

Reporte mensual (Tendencia y pronóstico de ventas)

Histórico de ventas y existencias de sus productos desde que lacadena registra y nos envía información de éstos. Presenta los últimostres meses en el reporte y emplea en cálculos más meses si estándisponibles. I ncluye resumen por tienda y departamento, y detalle porSKU y tienda.

Conozca cómo se han comportado, a lo largo de su antigüedad,sus productos en la cadena, analice sus ventas, observe lastendencias de venta por SKU y obtenga un pronóstico de ventaspara el siguiente mes o período.

Con el reporte mensual ejecutivo Usted puede:

• Obtener un pronóstico de sus ventas del mes siguiente

• Obtener un análisis de sus ventas y conocer a tiempo cómo van sus ventas (al alza, a la baja, estables)

• Saber cuáles son sus productos de mayor venta por tienda y departamento (por ejemplo, identificar el 20% de productos que hacen su 80% de sus ventas totales)

• Identificar en cuáles tiendas tiene éxito y en cuáles no

• Conocer si sus inventarios están de acuerdo a esto

• Identificar en qué tiendas no tiene productos y qué oportunidades está perdiendo

Como en el semanal ejecutivo, el nuevo reporte mensual…

• Usa los mismos conceptos gráficos del semanal ejecutivo– Hace trabajar la información para usted– Es fácil de leer y permite decisiones oportunas– Emplea colores y orden, de forma tal que “salten a

la vista” los puntos que usted debe atender– Tiene resumen ejecutivo y un detalle por sku

Práctico y rápidoporque lo que requiereatención salta a su vistade inmediato

Semanal

Pero, el nuevo reporte mensual es más una película que una foto de su negocio

• El reporte ejecutivo mensual es el primer reporte que analiza la historia para pronosticar ventas y dar a nuestro cliente una tendencia de cómo van las ventas de sus productos!

– Emplea su historia de ventas y existencias y pronostica cuanto podría usted vender el próximo mes.

– Describe cómo está cambiando su negocio. Qué producto se vende más cada vez y cual menos cada vez

– Le da una película de sus ventas; no sólo una foto

El nuevo reporte mensual responde:

¿Cuánto puedo vender el mes que viene?

¿Cómo van mis ventas?

No sólo cómo estuvo la semana o el mes pasado!

Usted puede emplear el reporte para:

– Negociar con más confianza un mayor volumen de pedidos para sus productos al alza, basado en el desempeño de sus ventas

– Plantear oportunamente promociones para los productos que van a la baja, antes que lo hagan por usted

– Proponer a tiempo nuevas ideas de empaquetamiento o acomodo, para mejorar la venta de sus productos de menor desempeño

– Mejorar su estrategia comercial, conociendo cuando y cuales productos sustituir por nuevos

Reporte mensual ejecutivo

Tiene resumen como en el semanal…

Muestra 3 últimos meses, pero… Pronostica ventas del mes siguiente!

Muestra últimos 3 meses Hace cálculos con más!

Y tiene detalle…

El nuevo mensual mejora el formato tradicional

• Tradicional– Muestra 3 meses

– Sólo usa 3 meses para cálculos

• No ve tendencias ni estima ventas• Presenta datos pero no permite

saber que tan buenos o malos son

– Es una foto del pasado

• Ejecutivo nuevo!– Muestra 3 meses

– Usa hasta un año de historia para cálculos

– Da un pronóstico de ventas del próximo mes y calcula cómo está cambiando la venta (tendencia)

El formato mensual anterior (tradicional)muestra y calcula sólo con 3 últimos meses

Claves y coloresTipo de tienda* Significado Clave Color

Tipo A Tiendas en las que usted hace el 60% de sus ventas totales del período

TA verde

Tipo B 20% TB verde claro

Tipo C 15% TC amarillo

Tipo D 4% TD naranja

Tipo E 1% TE rojo

*Nota: En el reporte mensual, se manejan todas las combinación tienda-departamento para el SKU

Claves y coloresClase de SKU Significado Clave Color

Clase A SKUs con los que usted hace el 60% de sus ventas totales del período

A verde

Clase B 20% B verde claro

Clase C 15% C amarillo

Clase D 4% D naranja

Clase E 1% E rojo

Claves y colores• Meses de inventario

– rojo < 1.5 a 3.0 verde < rojo

• Existencias en tienda– Cero = rojo

• Tendencia– Negativa (ventas a la baja), Positiva (al alza), cero

(estable), no calculada.

Conceptos

• Venta promedio: promedio de todos los meses desde que hay historia del sku (en el tradicional sólo se emplea y muestra información de los 3 últimos meses)

• Meses de inventario: Existencias actuales entre el promedio de ventas de los 3 últimos meses.

… conceptos• Pronóstico: ¿Cuánto venderé el próximo mes?

– Sólo se calcula el pronóstico si hay al menos 5 meses de historia acumulada

– Para cada sku se comparan 5 modelos estadísticos y se elige el que representa mejor los datos históricos

– Pronostica el mes siguiente con ese modelo– Toma en cuenta estacionalidad– Para mayor información de los modelos ver anexo

… conceptos

• Tendencia: ¿Cómo van mis ventas?

– Es la pendiente en el dato de ventas más reciente de ese sku.

– Positiva (“alza”), negativa (“baja”), cero (“estable”) ó no calculada

– Para mayor información de los modelos ver anexo

Uso del reporte para mejores decisiones…

Utilizando los indicadores de detalle en conjunto se puede matizar e interpretar mejor la información

Meses de Inventario Tendencia Situación / Matices

Sobre-inventariado a la bajaEstableAl alza

Muy serio: liquidarMenos serioMenos serio

Sub-inventariado Al alza Estable A la baja

Serio: urge ordenarMenos serioMenos serio

Inventario adecuado Al alza Estable A la baja

OkOkVigilar inventario

… y aún más, combinando con los pronósticos

Meses inv Unidades vendidas

desde

PronósticoVentasMes+1

Venta Promedio

Al mes

Tendencia

57.0 4 jun 9

0 1 a la baja

2.1 22 jun 2

2 4 estable

Cuál caso es menos serio?

Se podía ver antes?

Qué tan rojo es el rojo?Qué tan malo es esto?

Ejemplo:

Anexo

Sobre modelos y pronósticos

Pronosticar?• Los datos de ventas pueden graficarse a lo largo del tiempo. A estos datos

puede aproximárseles con una línea que contenga la mayor parte de ellos o pase cerca de aquellos que quedan fuera de ésta

• Existen métodos estadísticos que permiten derivar éstas curvas de ajuste de modo tal que se minimice el error con el que representan los datos históricos

• Estas curvas constituyen modelos que representan los datos históricos, pero además pueden emplearse para pronosticar los datos futuros, hasta cierto grado de confiabilidad

• Nuestro reporte ejecutivo desarrolla para cada SKU cinco modelos (linear, estacional y Winters, entre otros) y varios recursos más de manejo de datos, y elige aquel que tenga menor error (RMS) para representar los datos

• Por el momento no se calcula un pronóstico si no contamos con al menos 5 meses de información de ventas, para un SKU. La calidad de los pronósticos y los períodos que se empleen para determinarlos variarán con el tiempo, junto con la calidad de los datos históricos con que contemos.

• En los gráficos siguientes se muestra el concepto de ajuste, modelo, pronóstico y tendencia

Tendencia• Para calcular la tendencia se determina la pendiente de una línea recta

tangente al punto más reciente de ventas para el SKU

• Además de evaluar la pendiente (positiva, negativa o cero), ésta sólo se reporta (alza, baja, estable) si la correlación (Pearson) de los datos es mayor al 60%

• En los gráficos siguientes se muestra el concepto de ajuste, modelo, pronóstico y tendencia

Nota: Es factible para la información actual de la que disponemos, que para ciertos períodos y SKUs

pueda reportarse una tendencia y no un pronóstico (menos de 5 meses de datos) y vise-versa.

Tiempo

Ventas U

Mes siguiente“Hoy”

Mejor modelo de 5

historia

Pronóstico

Tendencia= negativaVentas “ a la baja”

U messiguiente

10

Tiempo

Ventas U

Mes siguiente“Hoy”

Mejor modelo de 5

historia

Pronóstico

Tendencia= positivaVentas “al alza”

U messiguiente

50