REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAREPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIORMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVARUNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVARGESTIÓN DE LA CALIDADGESTIÓN DE LA CALIDAD

ALUMNOS:ALUMNOS:CARRILLO MEIFRYCARRILLO MEIFRYPÉREZ JONATHANPÉREZ JONATHANRAMÍREZ JOYNERRAMÍREZ JOYNER

RESEÑA INFORMATIVA DEL DEPARTAMENTO

Nombre de la Nombre de la organización:organización:

Ubicación:Ubicación:

Nombre del Nombre del DepartamentoDepartamento

Universidad Simón Bolívar Núcleo del Litoral

Se Ubica En la Universidad Simón Bolívar, en el Edificio Básico II, 3er. piso. Sartenejas, Baruta, Estado Miranda.

Sección de Compras de la Universidad Simón Bolívar Núcleo del Litoral.

Misión:Misión:

Su misión es satisfacer las necesidades de las unidades solicitantes en cuanto a la adquisición de bienes y materiales de oficina, de manera rápida y efectiva para el funcionamiento óptimo de la Organización.

RESEÑA INFORMATIVA DEL DEPARTAMENTO

Descripción del Área General y Descripción del Área General y líneas de producciónlíneas de producción

La sección de Compras de La Universidad Simón Bolívar, se encarga de adquirir materiales y Útiles de oficina a todas las unidades adscritas al núcleo del litoral.

Población de TrabajadoresPoblación de Trabajadores

La sección de Compras cuenta con 9 trabajadores.

Recursos Materiales y Recursos Materiales y tecnológicostecnológicos

Los equipos y materiales de oficina necesarios para su funcionamiento: computadores, escritorios, impresora, etc. A nivel tecnológico (software) poseen programas básicos del ambiente Windows: Microsoft office (Word, Excel, power point) e internet.

RESEÑA INFORMATIVA DEL DEPARTAMENTO

JEFE DE COMPRAS

Comprador

Comprador

Jefe

Asistente Administrativo

Secretaria

Almacenista y Obreros

Almacenista Jefe

Organigrama de la Organigrama de la Sección de ComprasSección de Compras

RESEÑA INFORMATIVA DEL PROCESO

Proceso a EstudiarProceso a Estudiar

Contempla desde la Requisición de Materiales y Equipos por parte de la unidad solicitante, hasta el envío del Informe de Recepción a la Dirección de Finanzas por parte de los Centros de Compra, para la tramitación del pago.

Unidades que Intervienen en el Unidades que Intervienen en el ProcesoProceso

•Sección de Compras. •Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas).•Departamento de Finanzas Sede del Litoral•Departamento de Registro y Control.

RESEÑA INFORMATIVA DEL PROCESO

Formularios utilizados en el Formularios utilizados en el ProcesoProceso

•Orden de Compra.•Requisición de Materiales y Equipos.•Solicitud de Compra•Especificaciones técnicas del bien solicitado.•Nota de devolución de requisición.•Carta de Apertura de Sobre•Carta de Buena Pro•Carta de invitación.•Criterios de evaluación de selección del proveedor.•Informe de recepción.

RESEÑA INFORMATIVA DEL PROCESO

Bases Legales referidas al proceso.Bases Legales referidas al proceso.

Ley de la Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial No 37.978 del 13 de julio de 2004.

Ley Orgánica de la Contraloría General de al República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No 37.347 del 17 de diciembre de 2001.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas Nº 5929 de fecha 14 de marzo de 2008, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5877 de fecha 14 de marzo de 2008

Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial No 37.305 del 17 de octubre de 2001.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial No 37.606 del 09 de enero de 2003.

Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas Gaceta oficial 39.181 de fecha 19 de Mayo 2009.

FLUJOGRAMAUnidad Solicitante Jefe de Compras Comprador Jefe Comprador Secretaria Registro y Cont. Almacén

Envía RequisiciónRevisa

Información

Si está correcta o

no

Corrige la requisición

no

si

Carga en Excel

Envía al comprador Jefe

Elabora Invitaciones

Envía por fax a Proveedores

Reúne toda la documentación

Verifica si recibieron las cotizaciones

Decide si se

recibieron o no

no

Envía al Comprador

Realiza Análisis de Cotización

si

Verifica calidad, garantía etc.

Elabora carta de buena pro, Orden

de Compra y Apertura de sobre

Arma Expediente con toda la

documentación original

Verifica la documentación

FLUJOGRAMAUnidad Solicitante Jefe de Compras Comprador Jefe Comprador Secretaria Registro y Cont. Almacén

Firma la carta “apertura de Sobre”

Firma Orden de Compra y carta de Apertura de sobre

Obtiene fotocopias de todo el

expediente y una copia adicional de

la orden de compra

Verifica el expediente

Decide si acepta

o no

Firma la orden de compra y la carta

de apertura de sobre

Realiza memorando,

indicando Nº de orden de compra

Procede a realizar la carga

presupuestaria

Anula la orden de compra

no

si

Informa a la sección de

compras que ya ha sido cargado en

sistema

Recibe copia de la orden de compras

Envía por fax la orden de compra al proveedor para que despache la

mercancía.

Recibe Mercancía por el proveedor

Elabora Informe de recepción que es

enviado a finanzas para que se realice

el pago

FIN

Evaluación Covenin

Puntos por Área de Evaluación Puntos por Área de Evaluación 2500 2500 Puntos Obtenidos por Área de Evaluación Puntos Obtenidos por Área de Evaluación 2225 2225

Resultados Resultados ObtenidosObtenidos

Área Total Deméritos

1. Organización de la Empresa (150) 40

2. Organización de Sección de Compras (200) 40

3. Planificación de Procesos (200) 10

4. Mantenimiento Correctivo (750) * 50

5. Mantenimiento Preventivo (750) * 50

6. Personal de Sección de Compras (200) 10

7. Apoyo Logístico (100) 0

8. Recursos (150) 75

Total Deméritos Obtenidos 275

Conclusiones

El Departamento de Adquisiciones y Almacén (sección de Compras) consta de 2 programas los cuales son: compras y almacén, estos no requieren de ningún cambio a nivel operativo o funcional.

El Departamento de Adquisiciones y Almacén cuenta con un personal calificado, pero por falta de tiempo, exceso de trabajo y ubicación geográfica se ve afectada la gestión de los procesos.

El Departamento de Adquisiciones y Reproducción brinda grandes oportunidades para el desarrollo del personal, en vista que, permite que el trabajador desarrolle sus habilidades y destrezas en cualquiera de los programas adscritos al Departamento.

Recomendaciones

Que continúen aplicando los manuales de normas y procedimientos para cada actividad Que continúen aplicando los manuales de normas y procedimientos para cada actividad que se realiceque se realice

Que cada programa adscrito al Departamento, tenga una mejor ubicación física para Que cada programa adscrito al Departamento, tenga una mejor ubicación física para que pueda tener privacidad en el desarrollo de sus funciones, ya que se manejan que pueda tener privacidad en el desarrollo de sus funciones, ya que se manejan muchos documentos confidenciales y de gran importancia. muchos documentos confidenciales y de gran importancia.

Orientar al personal que ingrese al Departamento, acoplarse a las normas y Orientar al personal que ingrese al Departamento, acoplarse a las normas y procedimientos establecidos, con el fin de que se puedan cumplir a cabalidad los procedimientos establecidos, con el fin de que se puedan cumplir a cabalidad los procedimientos a realizarse. procedimientos a realizarse.

Es indispensable la adquisición de equipos (fotocopiadoras, computadoras, Es indispensable la adquisición de equipos (fotocopiadoras, computadoras, impresoras), además de la implementación de programas computarizados y impresoras), además de la implementación de programas computarizados y automatizados, en los distintos grupos de trabajo adscritos al Departamento. automatizados, en los distintos grupos de trabajo adscritos al Departamento.

Implementar tecnología más avanzada para poder agilizar los procesos realizados Implementar tecnología más avanzada para poder agilizar los procesos realizados dentro del departamento.dentro del departamento.

Realizar una limpieza y organización de los archivos dentro de las oficinas del Realizar una limpieza y organización de los archivos dentro de las oficinas del departamento, para así tener mejor desenvolvimiento de los empleados dentro del departamento, para así tener mejor desenvolvimiento de los empleados dentro del área de trabajo, área de trabajo,