REQUISITOS DE LAS FACTURAS

- Número de factura. - Fecha de expedición que deberá estar comprendida dentro del plazo

de ejecución aprobado para los proyectos o subvenciones recibidas. - Datos Proveedor: Identificación, NIF y domicilio fiscal. - Datos Destinatario: Universidad de Granada. NIF de la UGR. - Descripción: Describirá claramente el bien o servicio adquirido. - IVA: Tipo impositivo aplicado y cuota tributaria resultante. Se

especificarán por separado las bases que se encuentren exentas o que tengan distinto tipo impositivo. Cuando corresponda, la factura debe indicar “exento de IVA” o “base no sujeta” o similar.

- Fecha de prestación del servicio. Si es distinta a la fecha de expedición.

REGISTRO CONTABLE DE FACTURAS (RCF)

- “Modificar datos factura”: se puede cambiar el CIF del proveedor si es erróneo.

- “Modificar datos JG”: se puede cambiar el estado (a justificar, recuperar, etc.)

- Para remitir la factura a otra orgánica: mandar correo a registrocontable@ugr.es NO RECHAZAR LA FACTURA. El usuario puede cambiar a otro centro de gasto dentro de sus orgánicas habilitadas.

- Borrar JG: desde UXXI. Anular imputación y borrar nº de asiento registral.

- Rechazar factura: no puede existir JG. Pueden rechazar la factura el responsable del centro de gasto, aunque esté conformada, y la Sección de Contabilidad.

- Es muy importante utilizar el campo observaciones de RCF para todas aquellas aclaraciones o justificaciones, complementarias al JG, que se quieran o necesiten hacer, tales como: autorizaciones previas del gasto, motivos de exclusión de ley de contratos, naturaleza del gasto, no sujeción a IRPF, etc.

- Conforme más de un responsable: tiene que conformar uno de los dos. Esta situación contemplarla en las observaciones del RCF.

- Si la factura se encuentra en estado Contabilizada la Obligación Reconocida: el JG tiene documento contable y no se puede modificar salvo que se elimine por Contabilidad. Se solicita a través del correo conta98@ugr.es

- Facturas que, excepcionalmente, no van a nombre de la UGR no se suben a RCF.

- Gran parte de los errores se producen al generar el JG con los datos de RCF: CIF del proveedor, número de factura, importe IVA…. Deben coincidir los datos del formulario y de la factura. En caso de discrepancia, los datos correctos que se han de reflejar en el JG son los del PDF de la factura.

- En RCF no pueden quedar, al cierre de ejercicio, facturas recibidas sin conformar y conformadas sin tramitar. Todo gasto debe estar imputado a presupuesto o rechazada/anulada la factura por los motivos que procedan. SERÁN RECHAZADAS POR EL SISTEMA EL 31 DE MARZO

COMPRAME

- Todo gasto, siempre que no esté excluido de la ley de contratos, tiene que estar asociado a expediente de contratación, acuerdo marco o expediente de contrato menor (COMPRAME). HA DE SER PREVIO A LA COMPRA DEL BIEN O PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Es obligatorio aunque la factura sea extranjera o a recuperar.

- Muy importante reflejar en RCF el número de expediente de contrato menor en el campo y formato correcto CPM..../año. Teclear el número y pulsar tabulador es suficiente. Si no se refleja el sistema no asocia el comprame a la factura.

- No utilizar CIF del tipo moneda extranjera o terceros comunitarios sin IVA para el CIF del proveedor en COMPRAME

- Los contratos menores no pueden tener una duración mayor a un año ni ser objeto de prórroga. Los contratos anteriores a la ley de contratos no se pueden renovar sin expediente de contratación.

NOVEDADES EN PLATAFORMA COMPRAME Se han implementado dos modificaciones relevantes: Establecimiento de un límite de las

modificaciones en los contratos menores y un sistema de evaluación de proveedores.

LÍMITE DE LAS MODIFICACIONES PREVISTAS EN LOS CONTRATOS MENORES

Se ha comprobado una práctica que ha supuesto que varios contratistas puedan superar o

superen el límite establecido para el conjunto de contratos menores que un empresario puede suscribir con la Universidad de Granada.

En concreto se trata de la imputación de varias facturas a un mismo COMPRAME que en ocasiones supera en mucho la cuantía que se había reservado inicialmente en el contrato menor.

Para corregir esta irregularidad se ha implementado un filtro en el registro contable que impide asociar facturas a COMPRAME si se supera en un 20% del presupuesto inicial del contrato menor previsto.

Así en consonancia con lo dispuesto en el artículo 204 de la LCSP para las modificaciones previstas para todos los contratos públicos: "podrán modificarse durante su vigencia hasta un máximo del veinte por ciento del precio inicial".

Esta es la pantalla para evaluar a un proveedor. Se puede elegir entre tres opciones y evaluar positiva/negativamente cada una de ellas. Si valora negativamente la relación con el proveedor, aparece un campo de texto que le permite añadir observaciones. Por defecto está evaluado positivamente los tres ítems en cada compra.

El botón que muestra la ventana se encuentra al lado del campo "Proveedor" en la ficha de factura. Se puede evaluar a cada proveedor por factura y después se tendrán en cuenta la evaluaciones negativas con respecto al total.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

TARJETAS

- Importe pagado con tarjeta = importe total de la factura

- Retención 100% en la pestaña económico (liquido a pagar cero)

- Agrupación: reflejar el nº de tarjeta y el importe que se ha pagado con la tarjeta. En este campo se vuelca automáticamente la cantidad imputada, hay que cambiarla manualmente.

- Código de retención 320080 en la pestaña imputación (importe exacto que se ha pagado con la tarjeta)

- Tiene que conformar siempre el titular de la tarjeta. Si hubiera más de un responsable de centro de gasto especificar este dato en las observaciones del RCF.

- No se pueden pagar comidas con la tarjeta corporativa.

- Adjuntar siempre extracto de la tarjeta visible. Si no coincide el importe del JG con el de la factura o extracto, especificar las razones en observaciones del RCF.

A RECUPERAR (JG CON CESIONARIO)

- Los datos del cesionario se han de incluir con el DNI completo con la letra en mayúscula sin espacios en RCF.

- Si excepcionalmente no se pueden rellenar los datos del cesionario a la hora de subir la factura, adjuntar la hoja de cesionario en el RCF y especificarlo en observaciones.

- Si se recupera un gasto realizado en otra moneda adjuntar extracto del pago bancario del cesionario donde se refleje el importe realmente pagado en euros.

- No se puede recuperar parte de la factura. El cesionario tiene que hacer un ingreso por la parte que no le abona el centro de gasto y recuperar la totalidad.

INTRACOMUNITARIOS

- Compra material: JG con CIF proveedor, reflejar IVA intracomunitario, rellenar INTRASTAT, clave A del modelo fiscal 349, código de retención 320018

- Servicios: JG con CIF proveedor, reflejar IVA intracomunitario y clave I del modelo fiscal 349, código de retención 320018.

- La factura no debe reflejar impuestos y se liquidará el IVA Intracomunitario. Si, de forma excepcional, refleja impuestos, en el JG no se liquida IVA Intracomunitario, ni se indican claves fiscales, ni se asocia a factura.

- Congresos, alojamientos: no se refleja ningún impuesto. En muchos casos el proveedor será “Terceros Comunitarios sin IVA” por lo que no se asocia a factura, no se pone nº de factura, no se marcan claves fiscales. Si el proveedor está dado de alta se refleja ese CIF.

Hasta que no se reciba comunicación de Hacienda sobre las adquisiciones al Reino Unido se sigue liquidando IVA intracomunitario y, cuando proceda, INTRASTAT.

INTRASTAT

- Designación de mercancía (8 dígitos)

- Estado miembro procedencia (país UE)

- Condiciones de entrega : CPT (porte pagado a punto de destino, CIF coste seguro y flete)

- Provincia destino (normalmente 18 – Granada)

- Naturaleza transacción A : 1

- Naturaleza transacción B : siempre 11

- Régimen estadístico : siempre 1

- Modalidad transporte : 5 envíos postales; 3 por carretera

- Puerto /Aeropuerto : sólo si ha llegado por avión o barco

- País de origen : puede ser de fuera de la UE

- Masa neta : nunca puede ser cero

- Unidad suplementaria : da igual, sólo es cuando haya un equipo complementario al que han pedido

- Cantidad : la que sea

- Valor estadístico : Valor que tiene la mercancía hasta la frontera española. En facturas que venga detallado el valor del transporte. Tiene que ser igual o inferior al total de la factura. Se calcula en el siguiente enlace:

http://www.intrastat.com/aeat/normativa/intrastat/calculadora-del-valor-estadistico-intrastat.php

Ej. Mercancía 100€. Transporte 10€. Total factura 110€. Lugar de envío Italia 2000 Km. Distancia de la frontera de España a Granada 1000Km.

INVERSIÓN DEL SUJETO PASIVO

EN ADQUISICIONES EXTRACOMUNITARIAS

- Compra de material: No se hace liquidación de IVA.

- Servicio: CIF “EXT….” o código del país y dígitos de identificación fiscal reflejar inversión del sujeto pasivo de IVA, clave D del modelo fiscal 347 y código de retención 320022.

- Congresos y alojamientos: CIF “Moneda Extranjera”, no se reflejan impuestos, no se asocia a factura, no se pone nº de factura ni claves fiscales, ni IVA

- Cambio de moneda siempre del día en que se imputa.

- Si es PD adjuntar al RCF la hoja de pagos al exterior donde se rellena el nº de cuenta extranjera.

- El proveedor no debe indicar impuestos en su factura, pero, si de forma excepcional, los refleja, en el JG no hay que liquidar IVA de ningún tipo ni claves fiscales en el JG. Tampoco asociar a factura ni poner nº de factura.

CS Y BOLSAS DE VIAJE

- CS: todas las CS van por ACF excepto cuando se paga un gasto de la dieta con tarjeta corporativa. Si la factura es a nombre del comisionado el JG se hace a su nombre y no se asocia a factura, ni se rellena el campo nº de factura y se marca la clave L01 del modelo fiscal 190, para residentes en España, que han de ser la mayoría de los casos.

- BOLSAS DE VIAJE: tienen que ir por ACF. Si, de forma muy excepcional, se han de tramitar por PD hay que adjuntar al RCF un escrito, firmado por el responsable del centro de gasto, en el que se explique el motivo. La documentación ha de ser entregada por el interesado en el plazo de un mes desde fin de actividad. Se realizará la liquidación ante las cajas habilitadas en 10 días. Si no se presenta en los plazos, se perderá el derecho a indemnización.

- Los gastos, tanto de bolsas como de CS, realizados con tarjeta corporativa y que estén a nombre del comisionado se mandan en papel a Contabilidad y se especifica el número de CS o bosa de viaje en la descripción el JG. No asociar a factura, ni indicar número de factura, ni IVA.

- AGENCIAS DE VIAJE: Tramitación según la Resolución de Gerencia. https://gerencia.ugr.es/pages/vger_eco/ficheros-de-circulares-informativas/instruccionacuerdo_marco_de_viajes/%21

A JUSTIFICAR

- Factura proforma, presupuesto, etc.: subir como factura a justificar. El RCF nos dará un código de

asiento registral que empieza por 2020/…. Se genera el JG.

- Una vez que se disponga de la factura definitiva hay que subirla a PORFA como documento justificativo indicando a que JG justifica (que se habrá hecho anteriormente). El RCF nos da un código de asiento registral que empieza por 1999/…

- Si es obligatorio subir a FACE la factura por reunir los requisitos, el proveedor está obligado a subirla en este medio, no siendo válida y debiendo rechazarse la que se incluya en PORFA.

- Si cambia algún dato de la factura definitiva con respecto a la proforma, presupuesto, etc., actualizar datos en UXXI. No cambiar NUNCA el nº de asiento registral que tiene el JG en UXXI.

- Certificado de asistencia u otro tipo de documento justificativo: subirlo como documento adjunto al RCF para justificar el gasto.

- En las inscripciones a congresos especificar en la descripción del JG el nombre de la persona que asiste y a fecha del evento.

- No marcar check “Autojustificado”

- Si nos han comunicado que falta documentación, una vez subida, pulsar el botón “JG subsanado” del RCF para que se notifique la justificación al Servicio de Gestión Económico-Financiero.

- Si no nos han comunicado nada todavía y hemos justificado el gasto, mandar correo a sef_justificaciones@ugr.es

IRPF

- Cuando los documentos acreditativos del gasto sean facturas tienen que subirse a PORFA o FACE. - La retención de IRPF tiene que reflejarse en la factura o documento correspondiente. - Se sigue tramitando en papel todo lo que no es factura como conferencias, premios…. Se usa el impreso

de pago a personas físicas para externos a la UGR, que se descarga en la dirección: https://unidadeconomica.ugr.es/pages/contabilidad_presupuestos/documentos/modelopagopersonasfisicas

La documentación será entregada por el interesado en un mes máximo desde fin de actividad y tramitada en 10 días.

Personal UGR: mediante procedimiento de retribuciones complementarias. - En los gastos tramitados en papel, la firma del responsable del centro de gasto y del interesado tienen

que ser original o electrónica. En caso contrario, adjuntar escrito del responsable explicando el motivo. - Los extranjeros tienen que mandar copia del pasaporte. Documentación actualizada. - Adjuntar díptico o tríptico, o documento similar, informativo de las conferencias. - Los cursos imputados a orgánicas 3044…… tienen una retribución máxima de 90€/hora. - Los no residentes en España y que aporten certificado de residencia fiscal en su país, y exista convenio

entre ambos países, no tienen IRPF (0%). Si no aportan: 24% IRNR. - A efectos de fechas y declaraciones de impuestos, las rentas exentas de IRPF tienen el mismo

tratamiento que las sujetas. - Las personas con NIE y que a su vez aporten certificado de residencia fiscal en España, tienen un IRPF

15%. Si no aportan: retención del 24% IRPF, salvo residentes permanentes. Y el porcentaje correspondiente para residentes en Ceuta y Melilla.

- ADVERTENCIA: Se siguen detectando casos de bolsas de viaje en las que, a una misma persona, se le han liquidado indistintamente retenciones de no residentes (24%) y residentes (15%). Es incompatible y conlleva problemas en las declaraciones fiscales.

ABONOS

- Las facturas de abono se han de tramitar como descuentos de una factura de cargo y, por tanto, se descontarán de la misma orgánica.

- La factura de abono tiene que ser del mismo año y con el mismo tipo de IVA, y del mismo o inferior importe que la de cargo.

- Cuando el proveedor sube una factura de abono, el responsable del centro de gasto la conforma y refleja a qué JG está compensando esa factura (nº JG que recoge la factura de cargo).

GASTOS MENORES: De forma excepcional, gasto máximo 60 €. Se pueden tramitar en papel si es a recuperar (tickets de autobus, tickets gasolina, etc.)

INVENTARIO: todo material informático que supere los 60 € (IVA incluido) tiene que llevar ficha de inventario. Resto 300 € (IVA incluido). La económica de inventario es siempre del artículo 60 (606.00, 605.00, etc.) o 640.02.01, 640.00.02, 640.02.02….

ATENCIONES PROTOCOLARIAS: en toda atención protocolaria hay que adjuntar al RCF escrito explicativo del gasto firmado por el responsable del centro de gasto. Si se trata de comidas, también es necesario listado de asistentes y procedencia.

LIBROS O REVISTAS: validación de bibliotecas y económica 608.00.03 ó 608.00.02 (si es inventariable) ó 640…03, 640….02 (si es inventariable). Si no forma parte de fondos bibliográficos imputar a capítulo 2, en su caso, y adjuntar al RCF escrito de la razón, excepcional, por la que no se produce el depósito en biblioteca.

CONFIRMING: la hoja de confirming tiene que ir sellada y firmada por la empresa con todos los datos correctos.

IMPUTACIÓN DEL JG: se ha de hacer al máximo nivel de desglose. Se producen

numerosas imputaciones erróneas a económicas 608.00, 220.00, 221.07 y 226.06, debiendo hacerse a las desglosadas de ellas: 608.00.02, 226.06.03, etc.

Las cuotas de asociación se imputan a los capítulos 2 ó 6, según corresponda. Alta de proveedores. Comprobar que esté dado de alta antes de enviarlo. Si está

en RCF los envía directamente el sistema. Los extranjeros se dan de alta con 2 letras identificativas de su país en el VAT sin espacios. Para dar de alta un NIE con permiso de residencia es necesario mandar también pasaporte o documento de identidad de su país. Si es necesario alta urgente contactar con Contabilidad, por favor, no mandar los correos de altas repetidamente.

En los JG con CIF del proveedor ficticio (moneda extranjera, gastos menores….) y los que van a nombre de persona física por liquidación de dietas, bolsa de viaje, conferencias, premios, ayudas o similares, no se refleja número de factura, ni IVA, ni se asocia a factura. SE BORRARÁ EL JG

ERRORES GASTOS INVENTARIABLES

Se detectan muchos errores en la imputación de JG con bienes inventariables.

Debe existir una correlación entre la aplicación presupuestaria y la cuenta de inventario:

El importe imputado debe ser igual al valor de los elementos.

APLICACIÓN PRESUPUESTARIA CUENTA INVENTARIO

MAQUINARIA 603.00 214 MAQUINARIA Y UTILLAJE

INSTALACIONES 603.01 215 INSTALACIONES TECNICAS

UTILLAJE 603.02 214 MAQUINARIA Y UTILLAJE

ELEMENTOS DE TRANSPORTE 604.00 218 ELEMENTOS DE TRANSPORTE

MOBILIARIO Y ENSERES 605.00 213 BIENES PATRIMONIO HISTORICO

216 MOBILIARIO

SISTEMAS PROCESO INFORMACIÓN 606.00 206 APLICACIONES INFORMÁTICAS

217 EQUIPOS PARA PROCESO DE INFORMACIÓN

INVERSIONES BIBLIOGRÁFICAS 608.00.02 2192 FONDOS BIBLIOGRÁFICOS

INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA 640.00.02/640.02.02 TODAS

ECONÓMICAS/ORGÁNICAS DE PROYECTOS

3 0 B

Nº asignado a la UGR

Código asignado al Investigador responsable del

Proyecto

tipo de proyecto

Nº asignado al proyecto dentro

del tipo

CODIFICACIÓN TIPO PROYECTO PRORRATA

01 PROYECTOS I+D 100%

02 PROGRAMA RAMÓN Y CAJAL 100%

03 PROYECTOS EXCELENCIA 100%

04 PROYECTOS DE OTROS MINISTERIOS 100%

05 PROYECTOS AECI 100%

06 PROYECTOS JUNTA ANDALUCÍA 100%

07 PROYECTOS INSTITUTO CARLOS III 100%

08 PROYECTOS VARIOS 100%

09 ACCIONES INTEGRADAS 100%

10 PROGRAMAS EUROPEOS 100%

11 PLAN PROPIO 100%

12 CALIDAD Y EVALUACIÓN DOCENTE 10%

13 PROYECTOS AECI 10%

14 ORDEN INTERNA TRABAJO 10%

15 PROYECTOS VARIOS 10%

16 PROYECTOS INTERNACIONALES 100%

17 PROGRAMA JUAN DE LA CIERVA 100%

18 PROYECTOS I+D OTRI 100%

19 PROYECTOS PAIDI OTRI 100%

Se han creado dos nuevas económicas asociadas, actualmente, a proyectos de infraestructura (30BXXXFXXX) en las que se imputarán gastos de ese tipo cuando así lo contemple la financiación de estos proyectos. Son: 640.02.12 Investigación Científica. Obras 640.02.13 Investigación Científica. Instalaciones

JG SIN DOCUMENTO CONTABLE. Se pueden comprobar los JG que, por diversos motivos, se han quedado sin documento contable y, por tanto, sin pagar.

JG SIN IMPUTAR. Es necesario comprobarlos. En contabilidad se harán borrados periódicos de los más antiguos. Se pueden consultar con el campo fecha imputación en la pestaña “Selección y Ordenación”.

Ambos tipos se pueden comunicar a contabilidad a efectos de subsanación.

COMUNICACIÓN Y SUBSANACIÓN DE INCIDENCIAS

-Las de JG en papel a través del correo conta98@ugr.es -Las de facturas registradas en RCF desde esta plataforma

Es muy importante marcar el check “JG subsanado” cuando se haya solventado.

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

A partir de este ejercicio las modificaciones presupuestarias se gestionan a través de la aplicación al efecto que se encuentra en acceso identificado.

Con este nuevo sistema, para poder realizar la solicitud las funcionales y económicas deben estar previamente asociadas a los centros de gasto

Si una económica no existe en un centro de gasto, el responsable o el usuario gestor del mismo han de solicitar su apertura a centrosdegasto@ugr.es indicando obligatoriamente:

◦ Orgánica

◦ Programa (funcional) o, en su caso, subprograma

◦ Económica. Con el desglose correspondiente a nivel de subconcepto o partida según corresponda. Ej. 485.00 – 608.00.02

Se producirá su asignación tras el análisis de su compatibilidad con la naturaleza del centro de gasto. En caso de que no proceda su alta se comunicará por correo electrónico.

INGRESOS:

NO UTILIZAR bajo ningún concepto el CIF 00000024R "clientes varios“.

RELLENAR SIEMPRE el campo DESCRIPCIÓN con la prestación de servicios o la venta de bienes.

◦ Ambos campos están en la PESTAÑA GENERAL en la primera pantalla.

REFLEJAR SIEMPRE exento de IVA o no sujeto a IVA cuando proceda.

RESERVA DE CRÉDITO

Cada acuerdo marco tendrá asociado un expediente. También uno para gastos menores (COMPRAME) para PD y por trimestre. Para las agencias de viaje: un expediente para cada caja habilitada de ACF y uno de PD para los gastos pagados con tarjeta. Los números de expediente UNIVERSITAS XXI se indicarán en la dirección:

http://unidadeconomica.ugr.es/pages/contabilidad_presupuestos/documentos/expedientesacuerdosmarcoycomprame

En “descargar” se accede a este excel, que se irá completando según se vayan

haciendo los expedientes:

Igualmente se informará del número en la circular del Servicio de Contratación sobre cada acuerdo marco. También por Contabilidad a través del foro.

Estos serán los expedientes primarios. Se han que hacer reservas de crédito mediante expedientes complementarios a los que se indiquen, NO A OTROS.

Cuando corresponda, se realizarán al hacer COMPRAME, quedando el saldo reservado en UNIVERSITAS.

NO SE HACEN RESERVAS en aquellos expedientes de contratación que en su tramitación y adjudicación ya tengan el crédito retenido.

Los expedientes de reserva de crédito se gestionan en el módulo DOCUMENTA

Se genera un nuevo expediente

El expediente será siempre complementario de aquel que se ha utilizado para el acuerdo marco, COMPRAME o agencias de viajes y que se ha indicado en la web mencionada anteriormente. Nunca guardar un nuevo expediente sin asociar a otro anterior

Si se conoce el expediente se indica el número y pulsar tabulador. Se puede buscar en los tres puntos

El expediente puede ser de este año o anterior

En la pestaña datos presupuestarios se insertan los de orgánica, funcional y económica

El importe es el que se va a imputar después en el JG. Después se guarda

Cuando se ha generado el JG hay que asociarlo al expediente primario, no al complementario anterior.

Se puede buscar por número de expediente o por referencia (si existe)

O indicar el número de expediente se indica directamente y se pulsa tabulador

IMPORTANTE:

- Toda compra a un adjudicatario de contrato basado en acuerdo marco o COMPRAME tiene que ir asociada a expediente.

- Señalar el número correcto del expediente primario (tanto a la hora de asociarlo al complementario como al justificante), de lo contrario no habrá saldo al imputar el JG.

- La orgánica, funcional y económica, así como el importe, tienen que ser iguales en el expediente y en la imputación del JG. En caso contrario no deja guardarlo.

- Para gastos tramitados por ACF. Acuerdo marco agencias de viajes. IMPRESCINDIBLE ASOCIAR A EXPEDIENTES DE 2020

- El saldo incorporado al expediente se refleja en el crédito reservado (y no disponible) del centro de gasto hasta que se hace el documento contable. Por tanto, saldo reservado = saldo de expedientes sin asociar a JG + JG sin documento contable.

- Anulación de saldo reservado: reservadecredito@ugr.es - Todo crédito reservado se anulará, por el Servicio de Contabilidad y Presupuesto,

tras el cierre del ejercicio, incorporándose como disponible en los centros de gasto.

Saldo reservado:

CONSULTA DE SALDOS DE EXPEDIENTES EN AVANCE

Se puede seleccionar orgánica y expediente. Después comando “aplicar”

En la pestaña informe de saldos ver la columna saldo de reserva

Las económicas se pueden ir desglosando sucesivamente. También acotando por los diferentes campos de orgánica, funcional, económica se pueden extraer los datos que sean necesarios. Estas mismas acotaciones se pueden hacer en las consultas de situación de créditos por centros y estado de unidades de gasto.

CONSULTA DE JG ASOCIADOS A EXPEDIENTE

CONSULTA DE EXPEDIENTES COMPLEMENTARIOS DE UN EXPEDIENTE

DOCUMENTACION Y NORMATIVA

http://unidadeconomica.ugr.es/pages/contabilidad_presupuestos/documentacion_y_normativa

DOCUMENTACIÓN APOYO INFORMÁTICA Y CONTABILIDAD EN EL REGISTRO CONTABLE (DOCUMENTO ANEXO DE ESTAS JORNADAS):

Correos electrónicos : - conta98@ugr.es : incidencias y consultas

- registrocontable@ugr.es : consultas sobre RCF. Cambios de orgánicas en la recepción de facturas

- centrosdegasto@ugr.es : asignar centros de gasto, dar de alta centros de gasto, cambios de responsables y usuarios

- proveedores@ugr.es : alta de proveedores; información y consulta de proveedores; alta, modificación y cancelación de cuentas bancarias, direcciones y otros datos de terceros.

- presupuestougr@ugr.es : consultas sobre redistribuciones, modificaciones presupuestarias, ingresos

- reservadecredito@ugr.es : información y consulta sobre expedientes complementarios de reserva de crédito de COMPRAME y acuerdos marco

- eadmin@ugr.es : problemas informáticos relacionados con el RCF y PORFA

Teléfonos: - Incidencias : 40546, 40551, 43043

- Proveedores : 41381, 46318

- Modificaciones presupuestarias y redistribuciones de crédito : 48337, 44303

1

OJO SE BORRAN LOS CIF FICTICIOS ASOCIADOS A FACTURA Y Nº DE FACTURA

GUÍA RÁPIDA EXTRANJEROS 1. Localizar si es intracomunitario o extracomunitario. 2. Intracomunitario: Comprobar su VAT en VIES ec.europa.eu, si no está registrado hacer a 005 TERCEROS

COMUNITARIOS SIN IVA, si necesita expediente de contratación o hay que aplicar IVA, dar de alta como EXT en proveedores@ugr.es, indicándolo.

3. Extracomunitario: Localizar algún número de identificación fiscal y darlo de alta en proveedores@ugr.es , si no tiene identificación tramitar a 004 MONEDA EXTRANJERA, si necesita expediente de contratación o hay que aplicar IVA, dar de alta como EXT en proveedores@ugr.es .

4. Las Tarjetas de CS o BV nunca van a CIF FICTICIO, se ponen a nombre de los comisionados. 5. CIF ficticio 004 y 005 no llevan asociado a factura ni número de factura, ni IVA. 6. CIF ficticio EXT solo lleva asociado a factura y número de factura cuando se le aplica IVA. 7. Las facturas que indican INVERSIÓN DEL SUJETO PASIVO tratar como servicio extracomunitario. 8. IRPF 24% (reflejado en la factura) clave 19 01, o si aporta certificado de residencia fiscal en su país para

evitar doble imposición 0% clave 19 04. 9. VAT de extranjeros se pone delante 2 letras del país según código ISO2 de la web country-code.cl.

INTRACOMUNITARIOS REGISTRADOS EN VIES (siempre CIF UGR)

ADQUISICIONES

SERVICIOS LICENCIAS TRADUCCIONES EMPRESAS

CEUTA/MELILLA/CANARIAS INSCRIPCIONES CUOTAS SEGUROS DIETAS FACTURAS CON VAT (%) TRADUCCION PERSONA FISICA*(IRPF)

IVA intracomunitario IVA intracomunitario Sin IVA intracomunitario

Clave A 349 Clave I 349 Sin claves Fiscales

Código 320018 Código 320018 Sin códigos

Rellenar Intrastat Calcular valor estadístico

Asociado y nº factura Asociado y nº factura VAT: Asociado y nº factura 005: No asociar ni nº de factura

Tiene que ser VAT Tiene que ser VAT Puede ser VAT o 0005

EXTRACOMUNITARIOS O COMUNITARIOS NO REGISTRADOS EN VIES (como excepción pueden no llevar el CIF UGR)

ADQUISICIONES

SERVICIOS LICENCIAS TRADUCCIONES EMPRESAS

CEUTA/MELILLA/CANARIAS INSCRIPCIONES CUOTAS SEGUROS DIETAS FACTURAS CON VAT (%) TRADUCCION PERSONA FISICA*(IRPF)

Sin IVA extracomunitario IVA extracomunitario Sin IVA extracomunitario

Sin claves Fiscales Clave D 347 Sin claves Fiscales

Sin códigos Código 320022 Sin códigos

Marcar Inversión del sujeto pasivo

VAT o EXT: Asociado y nº factura 004: No asociar ni nº de factura

Asociado y nº factura VAT o EXT: Asociado y nº factura 004: No asociar ni nº de factura

Puede ser VAT, EXT o 0004 Puede ser EXT o VAT Puede ser VAT, EXT o 0004

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GUÍA RÁPIDA DE A JUSTIFICAR Motivos por los que se puede tramitar un JG A Justificar:

- A: Tengo una proforma, presupuesto, recibo o similar y espero la factura firme.

- B: Tengo una factura firme pero estoy a la espera de documentación, certificado de asistencia, memoria...

- Solicito un Anticipo, con o sin factura nos remitimos a los 2 casos anteriores, y nos ponemos en contacto con el Servicio de Gestión Económico Financiero tanto para cuenta española como para extranjera.

CASO A:

Creo el JG a Justificar según forma de pago:

- Recuperar. FACTURA A RECUPERAR POR PERSONA: dentro marco A justificar.

- Tarjeta. FACTURA PAGADA CON TARJETA UGR: dentro marco A justificar.

- Proveedor extranjero. FACTURA DE EXTRANJERO: dentro marco A justificar.

- Proveedor español. SOLICITUD DE PAGO ANTICIPADO (A JUSTICICAR):

dentro marco A justificar.

Asocio la factura firme:

- Si es a través de PORFA/FACE me da un RCF 2020/XXXX, índico el número de JG a justificar previamente creado, última opción, debe ser exactamente el

mismo CIF para que se vinculen ambos RCF y pulso Enviar al Servicio de Gestión Económico Financiero JG justificado.

- Si la sube el UXXI a PORFA elijo FACTURA JUSTIFICATIVA DE FACTURA A JUSTIFICAR, me da un RCF 1999/XXXX, indico el número de JG a justificar previamente creado, debe ser exactamente el mismo CIF para que se vinculen

ambos RCF y pulso Enviar al Servicio de Gestión Económico Financiero JG justificado.

Modifico en UXXI todos los datos correspondientes a la factura firme, TODAS

las fechas de administrativo e imputación acordes a la factura firme y la

fecha de conforme será la de la nueva factura.

OJO SE BORRAN JG CON FECHA ANTERIOR A LA FECHA DE LA FACTURA FIRME

CASO B:

Creo el JG a Justificar según forma de pago:

- Recuperar. FACTURA A RECUPERAR POR PERSONA: dentro marco A justificar.

- Tarjeta. FACTURA PAGADA CON TARJETA UGR: dentro marco A justificar.

- Proveedor extranjero. FACTURA DE EXTRANJERO: dentro marco A justificar.

- Proveedor español. SOLICITUD DE PAGO ANTICIPADO (A JUSTICICAR):

dentro marco A justificar.

Asocio la documentación:

- Adjunto la documentación pertinente eligiendo el tipo según proceda y pulso

Enviar al Servicio de Gestión Económico Financiero JG justificado.

3

OTRAS AYUDAS

BORRADO DE JG EN UXXI: 1.- SI ESTÁ IMPUTADO:

Anular imputación Seleccionar no imputar

Cambiar a la pestaña General o hacer varios cambios de pestaña General, Borrar

2.- SI YA NO ESTÁ IMPUTADO: Asociar/Desasociar factura. Guardar

General, Borrar

TARJETAS: En “ECONÓMICO” el líquido a pagar debe ser 0 ( “otra retención” 100%) En “AGRUPACIÓN” el titular de la tarjeta es el mismo que conforma en

Registro Contable, EN CASO CONTRARIO MEMORIA EXPLICATIVA. En “IMPUTACIÓN”: código de descuento 320080.

Debemos comprobar que coinciden “importe total”, importe en “Agrupación” e importe en “Descuento”.

Documentación a adjuntar en JG Tarjeta: Se admiten dos tipos:

Extracto bancario: con los números de la tarjeta, si no se vuelca el importe

correcto que se paga en la pestaña “AGRUPACIÓN”, introducirlo manualmente. Recibo del pago indicando el número de tarjeta y a nombre del titular. Hay

que comprobar el importe.

Se pueden tramitar como pago directo dietas pagadas con TPEUGR. En este

caso hay que distinguir dos situaciones:

Factura con CIF de la UGR: Se debe tramitar electrónicamente a través de

RCF, conforme al acuerdo con el Acuerdo Marco de Agencias de Viajes. Factura con DNI del comisionado: Se debe tramitar en papel, a nombre del

comisionado. Queda fuera del Acuerdo Marco siempre que no haya intermediarios (no se entienden como intermediarios las agencias de viajes con

presencia únicamente online o empresas de economía compartida o colaborativa como booking, etc). Se puede consultar este enlace para más información https://gerencia.ugr.es/pages/vger_eco/acuerdomarcoagenciaviajes/!

En este caso: - No se asocia a factura ni se pone número de factura

- En económico no se refleja IVA (importe total= neto). - En “Descripción” se debe indicar el número de Comisión de Servicio a la

que se refiere.

- Clave L-01 en el modelo 190, si es residente fiscal en España. Sin claves si no es residente fiscal en España.

Importante recordar:

- NO se admite el pago de COMIDAS CON TARJETA. - En caso de que en un solo movimiento se incluyan varios pagos o que

el importe del movimiento no coincida con la factura o el número de

tarjeta que aparece en el extracto bancario no coincide con el número de tarjeta en la pestaña “Agrupación” del JG explicar los motivos en el

campo “observaciones” del RCF. - Si la “Agrupación” no está dada de alta hay que contactar con el Servicio

de Gestión Económica para que la den de alta.

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A RECUPERAR POR CUENTA EXTRANJERA: Se marca A recuperar por 00000005M seleccionando Cheque y se adjunta la

Hoja de Cesionario con los datos de la persona que va a recuperar y los de su cuenta extranjera. http://unidadeconomica.ugr.es/pages/gestion_economico_financiera/impresos

CONFIRMING Comprobar lo siguiente:

Debemos asegurarnos que junto con la factura se ha adjuntado el documento

de confirming correctamente escaneado.

En el documento de confirming hay que comprobar lo siguiente:

- Que la fecha de la hoja de confirming coincida con la de la factura.

- Número de factura correcto. - Importe total igual que el importe de la factura.

- Que la hoja de confirming esté firmada electrónicamente o lleve el sello de la empresa.

- Que la entidad bancaria coincide tanto en RCF como en el documento de

confirming.

GASTOS MENORES: Se puede utilizar este CIF ficticio “00000009D”, cuando en lugar de factura

oficial, tenemos algún ticket, recibo etc. En este caso hay que tener en cuenta lo siguiente:

El importe no puede ser superior a 60 euros -No se pueden tramitar a “Gastos Menores” proyectos (orgánicas que

empiecen por 30BXXXX01 O 30BXXXX03, es decir, los del Ministerio y los de la Junta de Andalucía no pueden ir a gastos menores. Para el resto consultar)

-No asociar a factura; no poner número de factura; no indicar IVA ni poner la clave A en el modelo 347.

- Tramitar en papel.

INSCRIPCIONES A CONGRESOS: Hay que tramitarlo siempre electrónicamente por pago directo, con el CIF de la UGR, independientemente de si es a recuperar, pago con tarjeta etc. y adjuntar

al RCF, el certificado de asistencia si el congreso ya se ha realizado. Si el congreso aún no se ha realizado, hay que tramitarlo “A justificar” en RCF.

FACTURAS SIMPLIFICADAS: Siempre debe especificar que es “simplificada” si no aparece esta expresión, no se puede tramitar como simplificada. Puede indicar la expresión “IVA incluido”.

Hay que marcar en el JG la opción que proceda según sea:

Factura simplificada con CIF de la UGR: En este caso hay que indicar el tipo de

IVA en el JG, prorrata en su caso, clave A en el modelo 347. Factura simplificada sin CIF de la UGR: No hay que reflejar IVA en el JG, pero sí

clave A en el modelo 347.

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GASTOS PROTOCOLARIOS: Adjuntar siempre al RCF escrito explicativo firmado por el responsable del centro de gasto.

COMIDAS Y GASTOS SIMILARES: Adjuntar escrito explicativo firmado por el responsable indicando número de

comensales y procedencia. Recordar que el número de comensales entre personal interno y externo a la UGR debe ser proporcionado.

LIBROS: Deben llevar emitida Diligencia de Bibliotecas. Deben estar detallados a nivel de partida.

Si no van a formar parte de los Fondos Bibliográficos de la UGR, debe imputarse el JG al capítulo II (no al VI) y adjuntar escrito explicativo firmado por el responsable indicando esta circunstancia.

CÓMPRAME: Al introducir el expediente poner sólo el “número +tabulador” (no poner CPM, lo rellena automáticamente.).

Si el proveedor no está dado de alta bien indicar CIF y numero de CPM en las observaciones. No hay que modificar el importe si hay alguna variación (se actualiza).

PAGO A CUENTAS EXTRANJERAS: Salvo que se trate de pago con tarjeta o sea un gasto “a recuperar”, adjuntar “hoja de pago al exterior”.

(http://unidadeconomica.ugr.es/pages/gestion_economico_financiera/impresos). Si la factura no está en euros hay que adjuntar el cambio de moneda, hoja del

BOE. Si la factura se ha pagado con TPEUGR o es “a recuperar”, se puede adjuntar los movimientos bancarios si reflejan el cambio de moneda.

NO SE ADMITEN FACTURAS ADJUNTADAS AL RCF: NO SE ADMITEN FACTURAS COMO DOCUMENTOS ADJUNTOS. Se suben a través de PORFA y deben llevar sello de registro, conforme y firma electrónica.

RESERVAS DE CREDITO Se hacen por la misma cantidad de la imputación

En caso de error mandar un correo a reservadecredito@ugr.es solicitando la anulación y hacer si es posible una nueva.

En la pestaña de otros datos del JG hay que poner el número de expediente de contratación y no el expediente complementario de la reserva.

Se hacen para expedientes de compra menor CPM y para acuerdos MARCO.

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COMISIONES DE SERVICIO

PDI PAS

ESTUDIANTES

Departamentos, Máster… Capítulo II: 230.00 (Dietas) 231.00 (Locomoción)

Contratos, Investigación Departamentos y Grupos de

Investigación (30C, 30G)

Capítulo VI: 640.00.04 (D y L)

Proyectos de Investigación

Personal UGR miembro del proyecto

640.02.04

Personal UGR no miembro del proyecto

640.02.06

BOLSA DE VIAJE

PERSONAL EXTERNO

(A LA UGR) ESTUDIANTES

Departamentos, Máster… Capítulo II: 226.06.04 (Dietas) 226.06.05 (Locomoción)

Contratos, Investigación Departamentos y Grupos de

Investigación (30C, 30G)

Capítulo VI: 640.00.05

Proyectos de Investigación

Personal miembro del proyecto

640.02.07

Personal no miembro del proyecto

640.02.08

CONCEPTO MODELO CLAVE SUBCLAVE

Comisiones de Servicio 190 L 01

BOLSAS DE

VIAJE

Retención IRPF

Estudiantes UGR y Tribunales de Oposiciones y

Tesis (2% en 2019)

190 A 01

Residentes en España

(15% en 2019) 190 F 02

Resto (24% en 2019)

296 20 01

Resto (0% en 2019)

296 20 04

(Convenio)

Exenta IRPF 190 L 01

Extranjeros Exenta IRPF NINGUNA CLAVE