Resolución de Superintendente Nº 011-2016-SMV/02

PERÚ Ministerio de Economía y Finanzas

SMV Superintendencia del Mercado de Valores

DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ ‐ AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU

1

Resolución de Superintendente Nº 011-2016-SMV/02

Lima, 19 de enero de 2016

El Superintendente del Mercado de Valores (e) VISTOS: El Expediente N° 2015034641 y el Memorándum N°

3536-2015-SMV/07 del 29 de diciembre de 2015, presentado por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto;

CONSIDERANDO: Que, la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la

Gestión del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernización con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano;

Que, mediante Decreto Supremo N° 109-2012-PCM, se

aprueba la Estrategia de Modernización de la Gestión Pública (2012-2016) y establece como su primera línea de acción prioritaria la formulación y aprobación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y de su Plan de Implementación;

Que, conforme al Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, se aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública; cuyo objetivo general es articular e impulsar en todas las entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el bienestar del ciudadano y en el desarrollo del país;

Que, la citada Política Nacional precisa como cuarto

objetivo específico implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades públicas, a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas;

Que, los procedimientos son documentos de gestión,

descriptivos y de sistematización normativa que desarrolla, en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y que guarda coherencia con los dispositivos legales y administrativos que regulan el funcionamiento de la Institución;

Que, en el marco de la citada política, corresponde

aprobar los procedimientos de la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV, a fin de contar con instrumentos de gestión interna que faciliten el accionar de la SMV; y,

Estando a lo dispuesto por el artículo 12° numeral 16 del

Reglamento de Organización y Funciones de la SMV y por la Resolución de Superintendente N° 003-2016-SMV/02;




2

RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar los procedimientos: “Análisis de información financiera y de otra información periódica remitida por las entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP)”, “Seguimiento de información operacional de entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP)”, e “Inspección a entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP)”; así como las guías: ”Guía de inspección de fondos mutuos de inversiones en valores y sus sociedades administradoras”, “Guía de inspección de fondos de inversiones y sus sociedades administradoras”, y “Guía de inspección de agentes de intermediación”; documentos que como anexos forman parte integrante de la presente resolución.

Artículo 2º.- Disponer la publicación de la presente

resolución y sus anexos en el Portal de la Superintendencia del Mercado de Valores (www.smv.gob.pe).

Regístrese, comuníquese y publíquese.

Carlos Rivero Zevallos Superintendente del Mercado de Valores (e)

Si usted tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la Intranet o con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

PROCEDIMIENTO

PRO-SUP-SEG-002

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE OTRA INFORMACIÓN PERIÓDICA REMITIDA POR

LAS ENTIDADES BAJO EL ÁMBITO DE SUPERVISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA

ADJUNTA DE SUPERVISIÓN PRUDENCIAL (SASP)

CONTROL DE MODIFICACIONES

Versión Tipo y N° Documento Fecha Modificaciones

01 Resolución de

Superintendente Nº 011-2016-SMV/02

19/01/2016

Se aprueba el procedimiento: “Análisis de información financiera y de otra información periódica remitida por las entidades bajo

el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP)”.

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-SUP-SEG-002 Versión: 01

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE OTRA INFORMACIÓN PERIÓDICA REMITIDA POR LAS ENTIDADES BAJO EL AMBITO DE SUPERVISIÓN DE LA

SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE SUPERVISIÓN PRUDENCIAL (SASP)


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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar el análisis de información financiera y de otra información periódica remitida por las entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP), según lo establecido en la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Supervisión. Proceso: Seguimiento. Inicio del procedimiento: El usuario externo (entidades bajo el ámbito de supervisión de la SASP) remiten información obligatoria a través del Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores Peruano (en adelante MVNet) generando el expediente correspondiente. Ésta información es publicada automáticamente en el Portal del Mercado de Valores (en adelante el Portal). Fin del procedimiento: En el caso exista indicios de infracción, el Intendente General de Supervisión de Entidades revisa el proyecto de memorándum dirigido al Intendente General de Cumplimiento Prudencial, coordina con el Analista designado los ajustes que considere necesarios, la numeración con la Secretaria de la SASP y lo firma en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc). Adicionalmente se adjunta el informe con el resultado del análisis y anexos si fueran necesarios. Se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Investigación de denuncias y evaluación previa de indicios de infracción.

3. Responsables - Intendente General de Supervisión de Entidades (en adelante Intendente

General). - Supervisor de Inspecciones y Auditoría Financiera de la Intendencia General

de Supervisión de Entidades (en adelante Supervisor). - Analista designado, el cual puede ser: Analista Principal, Analista Senior,

Analista, Analista Junior o personal CAS de la División de Inspecciones y Auditoría Financiera (en adelante Analista designado).

PROCEDIMIENTO





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4. Base legal - Normas Internacionales de Información Financiera. - Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores, aprobado

por Ley N° 29782 y sus modificatorias. - Reglamento de Procesos de Titulización de Activos, aprobado por Resolución

CONASEV Nº 001-97-EF/94.10 y sus modificatorias. - Reglamento de las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos,

aprobado por Resolución CONASEV Nº 730-97-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Reglamento de Empresas Clasificadoras de Riesgo, aprobado por Resolución CONASEV N° 074-1998-EF/94.01.1 y sus modificatorias.

- Reglamento para la preparación y presentación de Memorias Anuales y Reportes Trimestrales, aprobado por Resolución CONASEV N° 141-1998-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Reglamento de Información Financiera y Manual para la Preparación de la Información Financiera, aprobado por Resolución CONASEV N° 103-99-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Reglamento de Instituciones de Compensación y Liquidación de Valores, aprobado por Resolución CONASEV Nº 031-99-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Normas Contables de las Instituciones de Compensación y Liquidación de Valores, aprobado por Resolución CONASEV Nº 027-2000-EF/94.10 y modificatorias.

- Reglamento de Sanciones, aprobado por Resolución CONASEV Nº 055-2001-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Reglamento de Agentes de Intermediación, aprobado por Resolución CONASEV N°045-2006-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Reglamento de Empresas Proveedoras de Precios, aprobado por Resolución CONASEV N° 101-2009 y sus modificatorias.

- Personas jurídicas bajo el ámbito de supervisión de CONASEV deberán preparar sus estados financieros con observancia plena de las Normas Internacionales de Información Financiera, aprobado por Resolución CONASEV N° 102-2010-EF/94.01.1.

- Nuevo Reglamento de Fondos Mutuos de Inversión en Valores y sus Sociedades Administradoras, aprobado por Resolución CONASEV Nº 068-2010-EF/94.01.1.

- Manual de Información Financiera de los Agentes de Intermediación – Preparación de los estados financieros y anexos de control de los Agentes de Intermediación, aprobado por Resolución SMV N° 012-2011-SMV/01.

- Reglamento del Sistema MVNet y SMV Virtual, aprobado por. Resolución SMV N° 010-2013-SMV/01 y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO





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- Plazos y otras especificaciones sobre presentación de información financiera en el mercado de valores, aprobado por Resolución SMV Nº 013-2014-SMV/01.

- Nuevo Reglamento de Fondos de Inversión y sus Sociedades Administradoras, aprobado por Resolución SMV Nº 029-2014-SMV/01.

- Plan de Cuentas de Fondos Colectivos y precisiones sobre presentación de Información Financiera, aprobado por Resolución SMV Nº 006-2015-SMV/01.

5. Descripción

5.1. El usuario externo remite información obligatoria a través del MVNet,

generando el expediente correspondiente. Ésta información es publicada automáticamente en el Portal. Los usuarios externos que tienen la obligación de remitir información periódica son: - Agentes de Intermediación (AI). - Sociedades Administradoras de Fondos Mutuos (SAFM). - Sociedades Administradora de Fondos de Inversión (SAFI). - Empresas Administradoras de Fondos Colectivos (EAFC). - CAVALI. - Bolsa de Valores (BVL). - Sociedades Titulizadoras (ST). - Otras empresas bajo el ámbito de competencia de la SASP. La información a remitir comprende información financiera de la entidad y de los fondos y sistemas que administran, incluye dictamen y/o informe de los Auditores Externos; así como no financiera, que incluye informes de control interno, informes del Oficial de Cumplimiento e informes especiales de Prevención del Lavado de Activos y/o del Financiamiento del Terrorismo (PLAFT), planes anuales, entre otros.

5.2. El Supervisor designa al Analista que tendrá a cargo el análisis de la información financiera o memoria anual remitida por el usuario externo, considerando las metas y actividades del Plan Operativo Institucional (POI) de la SASP a fin de asegurar su cumplimiento.

5.3. El Analista designado descarga la información financiera o memoria anual a analizar desde el Portal.

PROCEDIMIENTO





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5.4. El Analista designado evalúa y analiza la información descargada. La revisión consiste en verificar la oportunidad, formalidad de presentación, asimismo que la información esté completa y no tenga errores inmateriales o de forma. En caso la información esté conforme, el flujo continúa en la actividad 5.7. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.5.

5.5. En caso se requiera regularizar la información remitida a la SMV, el Analista designado coordina con el usuario externo por correo electrónico o por teléfono el envío de dicha regularización.

5.6. El usuario externo decide si presenta la regularización de la información que solicita la SMV. En caso decida remitir a la SMV la regularización de la información, se prosigue con la actividad 5.4. En caso no remite la regularización, se prosigue con la actividad 5.7.

5.7. El Analista designado crea el expediente en el SMVDoc, elabora y firma el informe con los resultados del análisis, incluye conclusiones, recomendaciones y adjunta los anexos respectivos, si fueran necesarios.

5.8. El Supervisor revisa el informe y anexos en el expediente, si existen observaciones coordina con el Analista designado los ajustes que considere necesarios, luego visa el informe a través del SMVDoc.

5.9. El Intendente General revisa el informe y anexos en el expediente del

SMVDoc, coordina con el Supervisor acciones a ejecutar.

5.10. El Analista designado ejecuta las acciones indicadas por el Intendente General, y da seguimiento al cumplimiento de las mismas. Las acciones a ejecutar se encuentran contempladas en las recomendaciones del informe y pueden ser: - Remitir oficios o circulares de recomendaciones a los responsables. - De ser el caso, preparar proyecto de memorándum de indicios de

infracción a ser remitidos a la Intendencia General de Cumplimiento Prudencial.

- De ser el caso, derivar el informe al área responsable de actualizar la matriz de riesgos.

- Entre otros.

PROCEDIMIENTO





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En caso de no existir indicios de infracción, se prosigue con la actividad 5.11. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.12.

5.11. En caso de no existir indicios de infracción, el Analista designado termina el expediente en el SMVDoc. Culmina el procedimiento.

5.12. En caso de existir indicios de infracción, el Intendente General revisa el proyecto de memorándum dirigido al Intendente General de Cumplimiento Prudencial, coordina con el Analista designado los ajustes que considere necesarios, la numeración con la Secretaria de la SASP y lo firma a través del SMVDoc. Adicionalmente se adjunta el informe con el resultado del análisis y anexos si fueran necesarios. Se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Investigación de denuncias y evaluación previa de indicios de infracción. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO





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6. Diagrama de flujo

Usuario externo *

1. Remitir información 2. Designar Analista

INICIO

3. Descargar información a revisar

POIPortal SMV

4. Evaluar y analizar la información

1

Supervisor de Inspecciones y Auditoría Financiera

Analista designado de la División de Inspecciones y Auditoria Financiera **

¿Se requiere regularizar

información?

5. Coordinar con el usuario externo la regularización de

información

Si

6. Decidir si presentar

regularización

¿Entidad regulariza información?

Sí

1

7. Crea expediente, elaborar y firmar

Informe y anexos en el expediente

No El Informe contiene el resultado del análisis de la información, conclusiones y recomendaciones.

No

8. Revisar Informe y Anexos en el expediente

y coordinar ajustes si fueran necesarios

A

MVNet

El análisis se realiza para la información financiera según lo previsto en el POI. Para otra información periódica (no financiera) solo se realiza el control de oportunidad y la formalidad de presentación.Se revisa si la información está completa y que no existan errores de forma o errores inmateriales

SMVDoc

SMVDoc

Informe

Anexos

Informe

Anexos

Información

Las coordinaciones se realizan por correo electrónico o teléfono

C

** El Analista designado puede ser el Analista Principal, Analista Senior, Analista, Analista Junior o personal CAS de la División de Inspecciones y Auditoria Financiera de la Intendencia General de Supervisión de Entidades (IGSE)

* El usuario externo corresponde a las entidades bajo el ámbito de supervisión de la SASP

PROCEDIMIENTO





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A

Intendente General de Supervisión de Entidades

9. Revisar informe y coordinar con

Supervisor acciones a ejecutar

Analista designado de la División de Inspecciones y Auditoria Financiera **

10. Ejecutar acciones y hacer

seguimiento sobre las mismas

Las acciones a ejecutar se encuentran contempladas en las recomendaciones del Informe y pueden ser:-Remitir oficios o circulares de recomendaciones a los responsables.-De ser el caso, preparar proyecto de memorandum de los indicios de infracción a ser remitidos a la Intendencia General de Cumplimiento Prudencial-De ser el caso, derivar el informe al área responsable de actualizar la matriz de riesgos.-Entre otros.

12. Revisa proyecto de memorandum,

coordinar ajustes si fueran necesarios y

firmarSMVDoc

Memorándum

¿Existen indicios de posibles

infracciones?Si No

Informe

Intendente General de Cumplimiento Prudencial toma conocimiento acerca de

memorándum e informe

11. Terminar expediente.

SMVDoc

Investigación de denuncias y

evaluación previa de indicios de infracción

FIN

La numeración lo realiza la secretaria de la IGSE

** El Analista designado puede ser el Analista Principal, Analista Senior, Analista, Analista Junior o personal CAS de la División de Inspecciones y Auditoria Financiera de la Intendencia General de Supervisión de Entidades (IGSE)

Memorándum

SMVDoc

Informe

PROCEDIMIENTO





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7. Formatos y modelos asociados

No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:

Conformidad de Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-SUP-SEG-001

SEGUIMIENTO DE INFORMACIÓN OPERACIONAL DE ENTIDADES BAJO EL ÁMBITO DE SUPERVISIÓN

DE LA SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE SUPERVISIÓN PRUDENCIAL (SASP)


Versión Tipo y N°Documento Fecha Modificaciones

01 Resolución de


19/01/2016Se aprueba el procedimiento: “Seguimiento de información

operacional de entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP)”

PROCEDIMIENTO


SEGUIMIENTO DE INFORMACIÓN OPERACIONAL DE LAS ENTIDADES BAJO EL ÁMBITO DE SUPERVISIÓN DE LA SASP


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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar el seguimiento de información operacional de las entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP), según lo establecido en la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Supervisión. Proceso: Seguimiento. Inicio del procedimiento: El Analista designado verifica la disponibilidad y oportunidad de la información básica requerida a las entidades bajo el ámbito de supervisión de la SASP en los sistemas informáticos de la SMV y en otras fuentes. Fin del procedimiento: El Intendente General de Cumplimiento Prudencial revisa el memorándum e informe de indicios de infracción y se realizan las actividades descritas en el procedimiento: Investigación de denuncias y evaluación previa de indicios de infracción.

3. Responsables

- Intendente General de Supervisión de Entidades (en adelante Intendente

General). - Intendente General de Cumplimiento Prudencial. - Supervisor de la División de Vigilancia de Entidades (en adelante Supervisor). - Coordinador Legal de la Intendencia General de Supervisión de Entidades (en

adelante Coordinador Legal). - Analista designado, el cual puede ser: Analista Principal, Analista Senior,

Analista, Analista Junior o personal CAS de la División Vigilancia de Entidades.

4. Base legal - Reglamento de Agentes de Intermediación, aprobado por Resolución

CONASEV N° 0045-2006 y sus modificatorias. - Reglamento de Fondos Mutuos de Inversión en Valores y sus Sociedades

Administradoras, aprobado por Resolución CONASEV N° 0068-2010 y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO




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- Reglamento de Empresas Clasificadoras de Riesgo, aprobado por Resolución CONASEV N° 0074-1998 y sus modificatorias.

- Reglamento de las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos, aprobado por Resolución CONASEV N° 0730-1997 y sus modificatorias.

- Reglamento de Empresas Proveedoras de Precios, aprobado por Resolución CONASEV N° 0101-2009 y sus modificatorias.

- Reglamento Interno de Cavali ICVL. S.A., aprobado por Resolución CONASEV N° 0057-2002 y sus modificatorias.

- Reglamento del Sistema MVNet y SMVVirtual, aprobado por Resolución SMV N° 00010-2013 y sus modificatorias

- Especificaciones Técnicas para Empresa Proveedora de Precios – PIP, aprobadas por Resolución CONASEV N° 0127-2010 y sus modificatorias.

- Especificaciones Técnicas para Empresas Administradoras de Fondos Mutuos, aprobadas por Resolución Gerencia General N° 0058-2010, modificada por Resolución Gerencia General N° 00007-2011 y sus modificatorias.

- Especificaciones Técnicas para Director de Mercados (BVL), aprobado por Resolución Superintendente Nº 091-2014-SMV/02 y sus modificatorias.

- Manual de especificaciones técnicas para la remisión a la SMV de información de los agentes de intermediación, aprobado por Resolución SMV N° 00026-2012 y sus modificatorias.

- Manual de especificaciones para el envío de información de la Bolsa de Valores de Lima S.A. y Cavali S.A. ICLV relacionada al mercado integrado a través del enrutamiento intermediado, aprobado por Resolución Gerencia General N° 012-2011 y sus modificatorias.

- Manual de especificaciones técnicas para Empresas Administradoras de Fondos Colectivos, aprobado por Resolución CONASEV N° 0083-2004. y sus modificatorias.

5. Descripción 5.1. El Analista designado verifica la disponibilidad y oportunidad de la

información básica requerida a las entidades bajo el ámbito de supervisión de la SASP en los sistemas informáticos de la SMV y en otras fuentes. Para el caso del vector de precios que debe estar disponible cómo máximo a las 17:00 horas, se verifica la información de los nodos básicos y curvas que estén disponibles en la sección privada de la página web del proveedor integral de precios (PIP), a la que tienen acceso los clientes con cuenta activa de PIP. Se realiza el cálculo de nodos básicos con información obtenida de Datatec, se compara los resultados con la información mostradas en la sección privada de la página web de la PIP. Las

PROCEDIMIENTO




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administradoras de fondos tienen una hora desde la salida del vector previo para presentar impugnaciones si fueran necesarios, así como su dictamen debe encontrarse disponible en la sección de impugnaciones de la página web de la PIP. En caso la información no esté conforme se prosigue con la actividad 5.2. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.4.

5.2. El Analista designado coordina con el usuario externo el envío de la información observada o complementaria. Dicha coordinación se realiza vía correo electrónico o telefónicamente.

5.3. El usuario externo remite información solicitada. El usuario externo podría requerir el envío de un oficio si considera que la información solicitada es confidencial.

5.4. El Analista designado descarga la información de los sistemas informáticos

y diversas fuentes y la evalúa. Identifica si requiere información complementaria, Si la información presenta irregularidades o considera que es un caso para inspección.

En el caso requiera información complementaria se prosigue con la actividad 5.5. En el caso existan irregularidades se prosigue con la actividad 5.6. En el caso requiera inspección se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Inspección de entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP) y culmina el procedimiento. Si todo está conforme, culmina el procedimiento.

5.5. El Analista designado requiere solicitar información complementaria al usuario externo. El requerimiento de un oficio dependerá de la naturaleza de información que se solicite al usuario externo. En caso requiera solicitar información complementaria mediante oficio se prosigue con la actividad 5.7. En caso se solicite la información complementaria por correo electrónico o teléfono, se prosigue con la actividad 5.2.

5.6. El Analista designado informa y coordina con el Supervisor las irregularidades encontradas en la información y evalúan si requiere elaborar oficio al usuario externo. En caso requiera oficio se prosigue con la actividad 5.7. En caso requiera coordinar con el usuario externo las irregularidades encontradas por correo electrónico o teléfono, se prosigue con la actividad 5.2

PROCEDIMIENTO




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5.7. El Analista designado crea expediente en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc), elabora y visa proyecto de oficio al usuario externo con la solicitud de información complementaria o solicitando opinión sobre las irregularidades encontradas.

5.8. El Supervisor revisa proyecto de oficio, en caso encuentre observaciones al oficio, coordina con el Analista designado los ajustes que crea necesarios y lo visa.

5.9. El Intendente General revisa el proyecto de oficio, en caso encuentre observaciones, coordina con el Supervisor los ajustes que crea necesarios. El oficio es numerado por la Secretaria de la SASP y firmado por el Intendente General según las actividades descritas en el procedimiento: Trámite de documentos externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción.

5.10. El usuario externo revisa el oficio y remite información solicitada a través del Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores Peruano (en adelante MVNet) o por trámite documentario.

5.11. El Analista designado verifica información complementaria o subsanación enviada por el usuario externo. Si las observaciones fueron subsanadas culmina el procedimiento. En caso contrario evalúa si requiere elaborar un oficio reiterativo. En caso requiera oficio reiterativo se procede con la actividad 5.7. En caso no requiere oficio reiterativo se prosigue con la actividad 5.12.

5.12. El Analista designado coordina con el Supervisor la elaboración del informe de indicios de infracción.

5.13. El Supervisor evalúa la gravedad de los indicios y establece plazos para la remisión del informe. En caso no se requiera de apoyo legal se procede con la actividad 5.14, en caso de requerir apoyo legal, se procede con la actividad 5.15.

5.14. El Analista designado elabora el informe de indicios de infracción y lo firma en el SMVDoc. Se prosigue con la actividad 5.18

5.15. El Coordinador Legal evalúa necesidad de una opinión legal. En caso se requiera de opinión legal se prosigue con la actividad 5.16. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.14.

PROCEDIMIENTO




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5.16. El Coordinador Legal asigna a un analista legal para la elaboración del

informe de indicios en coordinación con el Analista designado.

5.17. El Coordinador Legal y el Analista designado elaboran el informe de indicios de infracción y lo firman en el SMVDoc.

5.18. El Supervisor revisa el informe de indicios de infracción, si existen observaciones, coordina los ajustes que fueran necesarios y lo visa a través del SMVDoc.

5.19. El Intendente General revisa el informe de indicios de infracción y coordina con el Supervisor los ajustes que fueran necesarios.

5.20. El Intendente General coordina la elaboración de un memorándum dirigido al Intendente General de Cumplimiento Prudencial y adjunta el informe de indicios de infracción en el SMVDoc.

5.21. El Intendente General de Cumplimiento Prudencial revisa el memorándum e informe de indicios de infracción y se realizan las actividades descritas en el procedimiento: Investigación de denuncias y evaluación previa de indicios de infracción. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




7 /10

Analista designado de la División de Vigilancia de

Entidades *

Supervisor de Vigilancia de Entidades

Usuario externo **Intendente General de

Supervisión de Entidades

7. Elaborar proyecto de oficio,

visar y enviar

8. Revisar oficio, coordinar ajustes si fueran necesarios y

visar

11. Verificar subsanación

SMVDoc

9. Revisar oficio, coordinar ajustes si

fueran necesario

Trámite de documentos

externos

SMVDoc

10. Revisar y remitir

subsanación

No

A

FINSí

Sí

Abarca desde la numeración deloficio hasta la notificación al

usuario Externo.Numerado por: Secretaria SASP

Firmado por:Intendente General Supervisión

de Entidades

¿Tipo de Oficio? Oficio deobservaciones

¿Observaciones fueron

subsanadas?

¿Requiere oficio reiterativo?

No

B

Oficio

Proyecto de Oficio

En caso de urgencia y no disponibilidad del supervisor,

se requiere la revisión del oficio por parte del analista

de mayor jerarquía

2

C

C

SMVDoc

Proyecto de Oficio

Oficio de solicitudde información complementaria

*El Analista designado puede ser el Analista Principal, Analista Senior, Analista, Analista Junior o personal CAS de la División de Vigilancia de Entidades

** El usuario externo corresponde a las entidades bajo el ambito de supervisión de la SASP

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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Intendente General de Cumplimiento PrudencialIntendente General de Supervisión de Entidades

21. Revisar Informe de Indicios de Infracción

20.Coordinar la elaboración de memorandum y

adjuntar Informe de Indicios de Infracción

c

FIN

19. Revisar Informe de Indicios de Infracción y

coordinar ajustes si fuera necesario

SMVDoc

Informe de indicios de infracción

C

Investigación de denuncias y

evaluación previa de indicios de infracción

PROCEDIMIENTO




10 /10


No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-SUP-INSP-001

INSPECCIÓN A ENTIDADES BAJO EL ÁMBITO DE SUPERVISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA

ADJUNTA DE SUPERVISIÓN PRUDENCIAL (SASP)



01 Resolución de


19/01/2016Se aprueba el procedimiento: “Inspección a entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (SASP)”.

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-SUP-INSP-001 Versión: 01

INSPECCIÓN A ENTIDADES BAJO EL ÁMBITO DE SUPERVISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA ADJUNTA DE SUPERVISIÓN PRUDENCIAL (SASP)


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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la inspección a las diversas entidades bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (en adelante SASP), según lo establecido en la normativa vigente.

2. Alcance

Macro proceso: Supervisión. Proceso: Inspección. Inicio del procedimiento: El Supervisor de Inspecciones y Auditoria Financiera selecciona al usuario externo (entidades bajo el ámbito de supervisión de la SASP) a inspeccionar, sobre la base del plan anual de actividades de supervisión. Fin del procedimiento: El Intendente General de Supervisión de Entidades firma el oficio de comunicación o de observaciones o resultados de la inspección al usuario externo y de ser el caso, firma el memorándum de indicios de infracción y lo envía a la Intendencia General de Cumplimiento Prudencial (en adelante IGCP) a través del Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc). Luego, según sea el caso, se prosigue según lo descrito en los procedimientos: Investigación de denuncias y evaluación previa de indicios de infracción, Seguimiento de observaciones de inspección y/o Transferencia de documentos y/o expedientes digitales y en soporte físico al archivo central de la SMV.

3. Responsables - Intendente General de Supervisión de Entidades. - Supervisor de Inspecciones y Auditoria Financiera (en adelante Supervisor). - Coordinador Legal de Supervisión de Entidades. - Equipo de inspección, el cual puede estar conformado por: Analista Principal,

Analista Senior, Analista, Analista Junior o personal CAS de la División de Inspecciones y Auditoria Financiera (en adelante equipo de inspección).

- Analista Legal de Supervisión de Entidades designado, el cual puede ser: Analista Legal Principal, Analista Legal Senior, Analista Legal, Analista Legal Junior o personal CAS de la Intendencia General de Supervisión de Entidades (en adelante Analista Legal designado).

PROCEDIMIENTO




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4. Base legal

- Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica de la SMV, modificada por la Ley N° 29782 - Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores.

- Ley del Mercado de Valores (LMV), aprobada mediante Decreto Legislativo N° 861 y sus modificatorias.

- Reglamento de Sanciones en el Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Resolución CONASEV Nº 055-2001-EF/94.10.

- Reglamento del Sistema MVNet y SMV Virtual y sus modificatorias, aprobado por Resolución SMV N° 010-2013-SMV/01.

- Normas internas aplicables durante las investigaciones y el procedimiento administrativo sancionador, aprobado mediante Resolución de Superintendente Nº 175-2013-SMV/02.

5. Descripción La inspección comprende actividades preliminares (planificación), visita in-situ (ejecución), informes y comunicaciones sobre resultados de la evaluación (cierre). La inspección puede ser específica (cuando el objetivo de la actividad sea examinar determinados aspectos del usuario externo, tales como temas operacionales, financieros, prudenciales, entre otros) o integral (cuando el objetivo sea la evaluación más exhaustiva del usuario externo). 5.1. Planificación

5.1.1. Tomando como base el plan anual de actividades de supervisión, el

Supervisor selecciona al usuario externo a inspeccionar.

5.1.2. El Supervisor programa el proyecto de inspección al usuario externo elegido en el sistema Team Mate. Asimismo, designa al equipo de inspección, define el cronograma general de inspección y asigna el proyecto al equipo de inspección en el sistema Team Mate.

5.1.3. El equipo de inspección revisa el proyecto de inspección en el sistema Team Mate. Si existe conflicto de interés o indisponibilidad de algún miembro del equipo, se prosigue con la actividad 5.1.4. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.1.6.

5.1.4. El Supervisor coordina los respectivos cambios en el equipo de inspección.

5.1.5. El Supervisor actualiza los cambios realizados al equipo de inspección en el sistema Team Mate.

PROCEDIMIENTO




3 /16

5.1.6. El Supervisor realiza una reunión con el equipo de inspección en la cual brinda

información relevante del usuario externo a inspeccionar.

5.1.7. El equipo de inspección revisa en los diferentes medios físicos y digitales la información disponible del usuario externo a inspeccionar.

5.1.8. El equipo de inspección identifica los riesgos relevantes del usuario externo para propósitos de la inspección mediante la revisión de los riesgos reportados por la respectiva metodología de evaluación de perfil de riesgo y otros identificados durante la revisión de la información disponible del usuario externo. Se podrá incluir la evaluación o revisión de mitigadores o controles, según corresponda.

5.1.9. El equipo de inspección establece los objetivos y el alcance de la inspección en función de los riesgos identificados en la actividad anterior.

5.1.10. El Supervisor revisa los objetivos y el alcance de la inspección y coordina con el equipo de inspección los ajustes que considere necesarios.

5.1.11. El equipo de inspección verifica si los programas y procedimientos de inspección contenidos y en las guías de inspección respectivas y almacenadas en el sistema Team Mate son aplicables a los objetivos de inspección formulados. Si los programas y procedimientos de inspección existentes son aplicables, se prosigue con la actividad 5.1.12. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.1.13.

5.1.12. El equipo de inspección selecciona los programas y procedimientos de inspección a utilizar según los objetivos de inspección formulados. De acuerdo con las áreas de riesgo que hayan sido identificadas, en algunos casos, se podrían seleccionar solo los procedimientos más relevantes de los programas elegidos.

5.1.13. El equipo de inspección desarrolla los programas y procedimientos de inspección a utilizar según los objetivos de inspección formulados.

5.1.14. El equipo de inspección elabora su estrategia de la etapa de ejecución y se asignan los procedimientos entre los miembros del equipo en el sistema Team Mate.

5.1.15. El equipo de inspección elabora el primer memorándum de requerimiento de información (este incluye requerimientos generales y otros específicos

PROCEDIMIENTO




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acordes con los objetivos de inspección) y lo digitaliza en el SMVDoc. El memorándum es firmado por el Jefe del equipo de inspección. Paralelamente, el equipo de inspección genera el proyecto de oficio y el reporte de planeamiento de la inspección (este último es un documento con campos generados automáticamente en el sistema Team Mate) y los digitaliza en el SMVDoc.

5.1.16. El Supervisor revisa el memorándum de requerimiento de información y el proyecto de oficio de inspección en el SMVDoc, coordina con el equipo de inspección los ajustes que considere necesarios y visa la versión final de ambos documentos en el SMVDoc.

5.1.17. El Intendente General de Supervisión de Entidades revisa el proyecto de oficio de inspección en el SMVDoc y coordina con el Supervisor los ajustes que considere necesarios. El oficio es numerado por la Secretaria de la SASP y firmado por el Intendente General de Supervisión de Entidades; y enviado al usuario externo, conjuntamente con el memorándum de requerimiento, según lo descrito en el procedimiento: Trámite de documentos externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción. La ejecución de la inspección se iniciará el mismo día de notificado el oficio al usuario externo, salvo disposición contraria del Intendente General de Supervisión de Entidades o bajo circunstancias especiales que impidan esta disposición.

5.2. Ejecución

5.2.1. El equipo de inspección traslada los equipos informáticos a las instalaciones del usuario externo a inspeccionar.

5.2.2. El equipo de inspección realiza la presentación protocolar en las instalaciones del usuario externo en presencia de un directivo representante del usuario externo.

5.2.3. El equipo de inspección verifica si la información entregada por el usuario externo cumple con los estándares de cantidad, calidad y se encuentra acorde a los formatos establecidos. Si la información cumple con los estándares, se prosigue con la actividad 5.2.6. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.2.4. El control de la situación de entrega de la información por parte del usuario externo se realiza mediante un reporte que acompaña el acta de cierre.

PROCEDIMIENTO




5 /16

5.2.4. El equipo de inspección elabora el memorándum de reiteración de

requerimiento de entrega de información, el cual es firmado por el Jefe del equipo de inspección y entregado directamente al usuario externo.

5.2.5. El usuario externo realiza la entrega al equipo de inspección de la información faltante solicitada. Prosigue con la actividad 5.2.3.

5.2.6. El equipo de inspección analiza la información entregada por el usuario externo aplicando los programas y procedimientos de inspección establecidos. Si requiere información adicional, usualmente referida a documentos que sustentan la muestra a revisar o aclaraciones para realizar el análisis idóneo de los objetivos de la inspección, se prosigue con la actividad 5.2.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.2.9.

5.2.7. El equipo de inspección elabora el memorándum de solicitud de información adicional, el cual es firmado por el Jefe del equipo de inspección y entregado directamente al usuario externo. Para emitir el último pedido de información, se debe considerar el plazo mínimo de tres (03) días a conceder al usuario externo para completar la entrega de información, así como el tiempo razonable para analizar dicha información en el campo.

5.2.8. El usuario externo realiza la entrega al equipo de inspección de la información adicional solicitada. Prosigue con la actividad 5.2.3.

5.2.9. El equipo de inspección elabora las cédulas de trabajo y describe los resultados preliminares, en función de los procedimientos aplicados. Si existen observaciones que calificarían como indicios de infracción, se prosigue con la actividad 5.2.10. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.2.16.

5.2.10. El equipo de inspección informa al Supervisor sobre el hallazgo de indicio de infracción preliminar.

5.2.11. El Supervisor evalúa la relevancia del hallazgo de indicio de infracción preliminar. Si el hallazgo es relevante, se prosigue con la actividad 5.2.12. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.2.16.

5.2.12. El Supervisor comunica hallazgo de indicio de infracción preliminar al Analista Legal designado, mediante correo electrónico.

PROCEDIMIENTO




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5.2.13. El Analista Legal designado realiza el análisis legal del hallazgo de indicio de infracción preliminar. Si existe indicio de infracción, se prosigue con la actividad 5.2.14. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.2.16, remitiendo al equipo de inspección el respectivo análisis legal.

El Analista Legal designado debe evaluar si existe incumplimiento normativo y tipificación de la infracción. Asimismo, debe homogenizar los criterios y conclusiones a nivel de la IGCP.

5.2.14. El Analista Legal designado evalúa la suficiencia y competencia de la evidencia del hallazgo de infracción preliminar. A su vez, evaluará si la evidencia cumple con las políticas y criterios internos de la IGCP. Si la evidencia es suficiente y competente, se prosigue con la actividad 5.2.16. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.2.15.

5.2.15. El Analista Legal designado comunica al equipo de inspección la información que se requiere como evidencia del hallazgo de indicio de infracción.

5.2.16. El equipo de inspección completa las cédulas de trabajo y documenta la inspección en el sistema Team Mate. Durante el trabajo de campo pueden identificarse hallazgos importantes no relacionados a los objetivos de inspección inicialmente definidos o se pueden detectar incidencias atípicas que requieran ampliar el alcance o requieran de procedimientos adicionales para formarse un juicio razonable sobre la naturaleza de las mismas. En estos casos, el equipo de inspección coordina con el Supervisor y el Intendente General de Supervisión de Entidades la pertinencia de realizar otra inspección o extender la inspección en curso. Si se opta por no realizar una nueva inspección, se elabora y envía al usuario externo un oficio ampliatorio indicando el nuevo objetivo de inspección y/o se modifica el cronograma y el programa de la inspección en curso, según corresponda.

5.2.17. El equipo de inspección elabora el acta de cierre, al cual adjunta el reporte de situación de entrega de información por parte del usuario externo.

5.2.18. El equipo de inspección realiza la reunión de cierre con los representantes del usuario externo e informa verbalmente un resumen de los principales hallazgos preliminares.

5.3. Cierre

PROCEDIMIENTO




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5.3.1. El equipo de inspección revisa el acta de cierre. Si existe información pendiente de envío por parte del usuario externo, se prosigue con la actividad 5.3.2. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3.6.

5.3.2. El equipo de inspección verifica si el usuario externo envió la información pendiente de entrega. Si el usuario externo envió la información pendiente, se prosigue con la actividad 5.3.3. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3.6.

5.3.3. El equipo de inspección verifica y analiza la información enviada por el usuario

externo.

5.3.4. El equipo de inspección actualiza las cédulas de trabajo en el sistema Team Mate. Si la información enviada por el usuario externo afecta las conclusiones de la ejecución de la inspección, se prosigue con la actividad 5.3.5. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3.6.

5.3.5. El equipo de inspección completa las cédulas de trabajo y documenta la

inspección en el sistema Team Mate.

5.3.6. El equipo de inspección elabora el informe de inspección y adjunta los respectivos anexos, los cuales pueden incluir: análisis legal, memorándum de indicios de infracción, oficio de comunicación de observaciones al usuario externo. El informe de inspección es visado por el Jefe del equipo de inspección y el anexo de análisis legal es visado por el Analista Legal designado.

5.3.7. El Supervisor revisa el informe de inspección y anexos, coordina los ajustes

que considere necesarios con el equipo de inspección y firma el informe. Si el informe contiene como anexo el análisis legal de los hallazgos de indicios de infracción, se prosigue con la actividad 5.3.8. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3.9.Asimismo, de ser el caso, el Supervisor designa un Analista para el seguimiento de las observaciones encontradas.

5.3.8. El Coordinador Legal de Supervisión de Entidades revisa el anexo de análisis

legal del informe de inspección, coordina los ajustes que considere necesarios con el Analista Legal designado, y de ser el caso, con el equipo de inspección y el Supervisor; y visa el respectivo anexo.

5.3.9. El Intendente General de Supervisión de Entidades revisa el informe y anexos,

coordina los ajustes que considere necesarios con el Supervisor. El oficio de comunicación de observaciones o resultados es numerado por la Secretaria de la SASP y firmado por el Intendente General de Supervisión de Entidades; y enviado al usuario externo, según lo descrito en el procedimiento: Trámite

PROCEDIMIENTO




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de documentos externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción.

Asimismo, de ser el caso, el Intendente General de Supervisión de Entidades firma el memorándum de indicios de infracción en el SMVDoc y lo envía a la Intendencia General de Cumplimiento Prudencial. Por otro lado, el Jefe del equipo de inspección remite al archivo central la documentación física generada o recibida durante el desarrollo de la inspección. Luego, según sea el caso, se prosigue según lo descrito en los procedimientos: Investigación de denuncias y evaluación previa de indicios de infracción, Seguimiento de observaciones de inspección y Transferencia de documentos y/o expedientes digitales y en soporte físico al archivo central de la SMV. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Supervisor de Inspecciones y Auditoria Financiera Equipo de inspección*

1.Seleccionar al usuario externo a

inspeccionar

INICIO

2.Programar proyecto de inspección a

entidad

4.Coordinar cambios en el

equipo

6.Realizar reunión con equipo

3.Revisar proyecto de inspección

¿Existe conflicto de interés o indisponibilidad

de algún miembro?

A

Plan Anual de Actividades de

Supervisión

Sí

No

7. Revisar información

disponible del usuario externo

8. Identificar riesgos relevantes

9.Establecer objetivos de inspección y

alcance

10.Revisar objetivos de Inspección y

coordinar ajustes si fueran necesarios

Team Mate

Planificación Anual Integral de Actividades

de Supervisión

Designar equipo, cronograma general y asignar proyecto

Team Mate

Brinda información relevante de la entidad a inspeccionar

¿Los programas y procedimientos de

inspección existentes son

aplicables?

13.Desarrollar programas y

procedimientos de inspección

Team Mate

12.Seleccionar programas y

procedimientos de inspección

14.Elaborar cronograma de

ejecución

11.Verificar si los programas y

procedimientos de inspección existentes

son aplicablesTeam Mate

No

Sí

Team Mate

Team Mate

C

Team Mate

Team MateTeam Mate

5.Actualizar cambios en el

sistemaTeam Mate

Guías de inspección

*El equipo de inspección puede estar conformado por: Analista Principal, Analista Senior, Analista, Analista Junior o personal CAS de la División de Inspecciones y Auditoria Financiera

PROCEDIMIENTO




10 /16

Equipo de inspección*Supervisor de Inspecciones

y Auditoria Financiera

15.Elaborar y firmar

memorándum de requerimiento

FIN

A

Memorándum

Inspección-Ejecución


15.Generar proyecto de oficio

de inspección

Team Mate

16.Revisar documentos,

coordinar ajustes si fueran necesarios y

visar

17.Revisar proyecto de oficio y coordinar

ajustes si fueran necesarios

Abarca desde la numeración del oficio de inspección hasta la digitalización del cargo en el expediente SMVDoc.El memorándum de requerimiento se envía adjunto al oficio.Numerado por: Secretaria SASPFirmado por: Intendente GeneralSupervisión de Entidades

Trámite de Documentos

Externos

SMVDoc SMVDoc

C C

Oficio

Adicionalmente, se genera desde el sistema Team Mate el reporte de planeamiento de la inspección, el cual debe ser digitalizado en el SMVDoc.El memorándum es firmado por el Jefe del equipo de inspección

Oficio

Memorándum

Oficio

Memorándum


PROCEDIMIENTO




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Equipo de inspección* Usuario externo**

INICIO

Inspección-Planificación

La presentación protocolar se realiza en presencia de un directivo representante del usuario externo

1.Trasladar equipos informáticos a

instalaciones del usuario externo

2.Realizar presentación

protocolar

3.Verificar si la información cumple con los estándares

¿La información cumple con los

estándares?

Estándares de cantidad, calidad y formatos establecidos.El control de la situación de entrega de la información se realizará mediante un reporte que acompaña al acta de cierre.

4.Elaborar memorándum de reiteración, firmar

y entregar

5.Entregar información

faltante

6.Analizar información

La información se analiza aplicando el/los programa(s) y procedimiento(s) establecido(s) para la inspección

¿Se requiere información

adicional para análisis de los

objetivos?

7.Elaborar memorándum de

información adicional, firmar y

entregar

8.Entregar información

adicional solicitada

No

Sí

Sí

No

A

1

1

1

Memorándum solicitando información adicional al usuario externo, el cual es firmado por el Jefe del equipo de inspección.

2

**El usuario externo son las entidades supervisadas mencionadas en el articulo 31° del Reglamento de Organización y Funciones de la SMV.

Team Mate

Team Mate

Memorándum

Memorándum

Memorándum de reiteración de requerimiento de entrega de información, el cual es firmado por el Jefe del equipo de inspección


PROCEDIMIENTO




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Equipo de inspección*

10.Informar hallazgo de indicio preliminar

A

Supervisor de Inspecciones y Auditoria Financiera

9.Elaborar cédulas de trabajo

¿Existen observaciones que calificarian como

indicios de infracción?

11.Evaluar la relevancia del

hallazgo

¿El hallazgo es relevante?

12.Comunicar hallazgo

13.Realizar análisis legal del hallazgo

¿Existe indicio de infracción?

14.Evaluar suficiencia y

competencia de la evidencia

17.Elaborar acta de cierre

¿La evidencia es suficiente y

competente?

18.Realizar reunión de cierre

16.Completar cédulas de trabajo y

documentar

Sí

Sí

No

No

No Sí

2

2

No

FIN

Inspección-Cierre

Este análisis es realizado por un abogado que se integra al equipo de inspección, el cual debe evaluar si existe incumplimiento normativo y tipificación de la infracción. Asimismo debe homogenizar los criterios y conclusiones a nivel de la Intendencia.

En la reunión de cierre con los representantes del usuario externo se informa verbalmente un resumen de los principales hallazgos premilinares

Team Mate

Team Mate

Team Mate

Cédula de Trabajo

Acta de Cierre

Analista Legal de Supervisión de Entidades designado**

15.Comunicar al equipo de inspección

Sí

2


**El Analista Legal de Supervisión de Entidades designado, el cual puede ser: Analista Legal Principal, Analista Legal Senior, Analista Legal, Analista Legal Junior o personal CAS de la Intendencia General de Supervisión de Entidades.

PROCEDIMIENTO




13 /16

Equipo de inspección*

A

Analista Legal de Supervisión de Entidades designado**

INICIO

Inspección-Ejecución

1.Revisar acta de cierre

6.Elaborar informe de inspección y anexos; y visar

¿Existe información pendiente de envío

por parte del usuario externo?

3.Verificar y analizar información

4.Actualizar cédula de trabajo

¿Afecta las conclusiones de

ejecución?

5.Completar cédula de trabajo y documentar

Team Mate

Team Mate

Sí

1

No

Sí

2.Verificar si el usuario externo

envío información pendiente

¿Usuario externo envío información

pendiente?

Sí 1

No

No

1

SMVDoc

Acta de Cierre

Los anexos del informe pueden incluir: el análisis legal, memorándum de indicios de infracción y el oficio de comunicación de observaciones al usuario externo.El informe es visado por el Jefe del equipo de inspección y el anexo de análisis legal es visado por el Analista Legal designado.

Cédula de trabajo

Cédula de trabajoInforme

Anexos

1.Elaborar análisis legal y memorándum

de indicios (si corresponde) y visar

1

Análisis legal

Memorándum

SMVDocTeam Mate


**El Analista Legal de Supervisión de Entidades designado, el cual puede ser: Analista Legal Principal, Analista Legal Senior, Analista Legal, Analista Legal Junior o personal CAS de la Intendencia General de Supervisión de Entidades.

PROCEDIMIENTO




14 /16

Supervisor de Inspecciones y Auditoria Financiera

A


FIN

7.Revisar informe y anexos, coordinar los

ajustes que considere necesarios

y firmarSMVDoc



Abarca desde la numeración del oficio de comunicación de observaciones al supervisado hasta la digitalización del cargo en el expediente SMVDoc.Numerado por: Secretaria SASPFirmado por: Intendente GeneralSupervisión de Entidades

Trámite de Documentos

Externos

Coordinador Legal de Supervisión de Entidades

Investigación de denuncias y evaluación

previa de indicios de infracción

SMVDoc

C

C

¿Se realizó análisis legal?



y visar

Seguimiento de Observaciones de

Inspección

No

Sí

C

SMVDoc

Transferencia de documentos y/o expedientes digitales y en

soporte físico al archivo central de la SMV

De ser el caso, firma el memorándum de indicios de infracción y lo envía a la Intendencia General de Cumplimiento Prudencial a través del SMVDoc.El Jefe del equipo de inspección remite al archivo central la documentación física generada o recibida durante el desarrollo de la inspección.

PROCEDIMIENTO




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Formatos: - No aplica.

Modelos: - Oficio de inspección. - Memorándum de requerimiento de información. - Reporte de planeamiento. - Acta de cierre. - Informe de inspección.

- Oficio de comunicación al supervisado.

PROCEDIMIENTO




16 /16

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:





Lima, 30 de junio de 2016

La Superintendente del Mercado de Valores VISTOS: El Expediente N° 2016025408 y el Memorándum N° 1866-

2016-SMV/07 del 30 de junio de 2016, presentado por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto;

CONSIDERANDO: Que, mediante Resolución Gerencia General N° 096-2000-

EF/94.11 del 13 de diciembre de 2000, se aprobó el procedimiento para solicitar en préstamo documentos del Archivo Central de CONASEV.

Que, con la finalidad de asegurar la atención oportuna y

eficiente de los requerimientos de préstamos de documentos y/o expedientes físicos de valor permanente del Archivo Central de la SMV, es necesario actualizar el referido procedimiento a la estructura orgánica y a los sistemas informáticos vigentes; y,

Estando a lo dispuesto por el artículo 12° numeral 16 del

Reglamento de Organización y Funciones de la SMV, aprobado por el Decreto Supremo N° 216-2011-EF y modificado por la Resolución de Superintendente N° 043-2014-SMV/02;

RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar el procedimiento: “Préstamos de

documentos y/o expedientes físicos de valor permanente del Archivo Central de la SMV”, documento que como anexo forma parte integrante de la presente resolución.



Artículo 3º.- Derogar la Resolución Gerencia General N° 096-2000-EF/94.11 del 13 de diciembre de 2000, que aprobó los procedimientos del Archivo Central de CONASEV.


Lilian Rocca Carbajal Superintendente del Mercado de Valores


PROCEDIMIENTO

PRO-DOC-ARC-001

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y/O EXPEDIENTES FÍSICOS DE VALOR

PERMANENTE DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA SMV


Versión Tipo y N° de Documento

Fecha Modificaciones

01 Resolución de


30/06/2016Se aprueba el procedimiento: “Préstamos de documentos y/o

expedientes físicos de valor permanente del Archivo Central de la SMV”.

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-DOC-ARC-001 Versión: 01

PPRRÉÉSSTTAAMMOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS YY//OO EEXXPPEEDDIIEENNTTEESS FFÍÍSSIICCOOSS DDEE VVAALLOORR PPEERRMMAANNEENNTTEE DDEELL AARRCCHHIIVVOO CCEENNTTRRAALL DDEE LLAA SSMMVV


1 / 8

1. Objetivo Establecer las actividades para la atención oportuna y eficiente de requerimientos de préstamos de documentos y/o expedientes físicos de valor permanente del Archivo Central de la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV), de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Gestión Documental. Proceso: Archivo. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con el envío del requerimiento de préstamo de documentos y/o expedientes físicos de valor permanente al Responsable del Archivo. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con la devolución del documento y/o expediente en soporte físico de valor permanente al Archivo Central.

3. Responsables

- Responsable del Archivo. - Secretaria de Secretaría General (en adelante secretaria de SG). - Usuario interno, trabajador de la SMV.

4. Documentos de consulta

- Ley N° 25323 del Sistema Nacional de Archivos. - Normas para la formulación del Plan Anual de Archivos Administrativos del

Sector Público Nacional, aprobadas por Resolución Jefatural N°117-86-AGN-J - Directivas sobre Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos,

aprobadas por Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J. - Directivas sobre Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos,

aprobadas por Resolución Jefatural N° 173-86-AGN/J. - Resolución Gerencia General N° 008-2007-EF/94.11 Aprueba la Directiva de

Gestión Documental.

PROCEDIMIENTO




2 / 8

5. Descripción 5.1. El usuario interno presenta un requerimiento de préstamo de documentos y/o

expedientes mediante memorándum dirigido al Secretario General a través del Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc). En el anexo 1 se detallan los documentos y/o expedientes físicos de valor permanente custodiados en el Archivo Central.

5.2. La Secretaria de SG deriva el memorándum de requerimiento al Responsable del Archivo a través de un subflujo del expediente en el SMVDoc.

5.3. El Responsable del Archivo revisa si la información remitida en el requerimiento permite ubicar el documento y/o expediente físico de valor permanente en el Archivo Central.

En caso la información para ubicar el documento y/o expediente en soporte físico de valor permanente no sea suficiente, se prosigue con la actividad 5.4. En caso, la información para ubicar el documento y/o expediente sea suficiente, se prosigue con la actividad 5.5.

5.4. El Responsable del Archivo coordina con el usuario interno los datos

faltantes para la atención del requerimiento.

5.5. El Responsable del Archivo identifica la unidad de almacenamiento del documento y/o expediente físico del Archivo Central.

5.6. El Responsable del Archivo solicita a la Secretaria de SG, el servicio de

movilidad de la SMV para su traslado al Archivo Central con el fin de retirar el documento y/o expediente físico solicitado.

5.7. La Secretaria de SG coordina con el servicio de movilidad de la SMV para el

traslado indicado en el punto anterior.

5.8. El Responsable del Archivo retira el documento y/o expediente físico de valor permanente de la unidad de almacenamiento ubicado en el Archivo Central.

5.9. El Responsable del Archivo completa el formato de préstamos de

documentos y/o expedientes en soporte físico de valor permanente (en adelante el formato de cargo) y lo digitaliza en el expediente.

5.10. El Responsable del Archivo entrega al usuario interno el documento y/o

expediente físico y solicita la firma del formato de cargo.

PROCEDIMIENTO




3 / 8

5.11. El usuario interno firma el formato de cargo en el SMVDoc.

El plazo del préstamo del documento y/o expediente físico de valor permanente es de quince (15) días hábiles, el usuario interno podrá solicitar una ampliación del plazo.

5.12. Una vez finalizado el plazo, el usuario interno entrega el documento y/o

expediente físico de valor permanente en préstamo al Responsable del Archivo.

5.13. El Responsable del Archivo verifica la integridad del documento y/o expediente físico devuelto por el usuario interno y efectúa el descargo correspondiente.

5.14. El Responsable del Archivo solicita a la Secretaria de SG, el servicio de

movilidad de la SMV para el traslado del documento y/o expediente físico al Archivo Central.

5.15. La Secretaria de SG coordina con el servicio de movilidad de la SMV para el

traslado indicado en el punto anterior.

5.16. El Responsable del Archivo ingresa el documento y/o expediente físico de valor permanente a la unidad de almacenamiento del Archivo Central.

5.17. El Responsable del Archivo registra en el campo observaciones del expediente, la atención del requerimiento a través del SMVDoc. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




4 / 8

6. Diagrama de Flujo

PROCEDIMIENTO




5 / 8

PROCEDIMIENTO




6 / 8

7. Formatos y modelos asociados - FOR-DOC-ARC-001 - Formato de préstamos de documentos y/o expedientes

en soporte físico de valor permanente.

PROCEDIMIENTO




7 / 8

Anexo 1

DOCUMENTOS Y/O EXPEDIENTES FÍSICOS DE VALOR PERMANENTE CUSTODIADO EN

EL ARCHIVO CENTRAL

N° DOCUMENTO Y/O EXPEDIENTE PLAZO

1 Resoluciones Permanente

2 Legajo de Personal Permanente

3 Planillas Permanente

PROCEDIMIENTO




8 / 8

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:

FORMATO

Código: FOR-DOC-ARC-001 Versión: 01

FORMATO DE PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS Y/O EXPEDIENTES EN SOPORTE FÍSICO DE VALOR PERMANENTE

Fecha de requerimiento: ..…/……/…….. Fecha de devolución: ..…/……/……..

Tipo de Documental:

I. DATOS DEL SOLICITANTE:

Apellidos y nombres: Área:

II. UBICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Caja Cd Serie Cd

SubSerie N°

Exp N° del

N° Al

Observación Cd Ger Cd

Área Descripción

IV. DATOS DE CONFORMIDAD

SOLICITANTE Nombre : Cargo : Anexo :

FORMATO

Código: FOR-DOC-ARC-001 Versión: 01

FORMATO DE PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS Y/O EXPEDIENTES EN SOPORTE FÍSICO DE VALOR PERMANENTE




1


Lima, 19 de septiembre de 2016

La Superintendente del Mercado de Valores VISTOS: El Expediente N° 2016007396 y el Memorándum N°

2732-2016-SMV/07 del 08 de septiembre de 2016, presentado por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto;




aprueba la Estrategia de Modernización de la Gestión Pública (2012-2016) y establece como su primera línea de acción prioritaria la formulación y aprobación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y de su Plan de Implementación;







aprobar los procedimientos de la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV, a fin de contar con instrumentos de gestión interna que faciliten el accionar de la SMV; y,

Estando a lo dispuesto por el artículo 12°, numeral 16, del

Reglamento de Organización y Funciones de la SMV;




2

RESUELVE: Artículo 1º.- Aprobar los procedimientos: “Defensoría

del Inversionista”, “Elaboración y publicación de reportes estadísticos” y “Elaboración y publicación de la memoria anual institucional”; documentos que como anexos forman parte integrante de la presente resolución.




Lilian Rocca Carbajal Superintendente del Mercado de Valores

Si usted tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto

PROCEDIMIENTO

PRO-PRM-ATU-002

DEFENSORÍA DEL INVERSIONISTA



01 Resolución de


19/09/2016 Se aprueba el procedimiento: “Defensoría del Inversionista”

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-PRM-ATU-002 Versión: 01



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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar orientaciones a las personas naturales o jurídicas ante una situación concreta en la que éstas consideren que una sociedad agente de bolsa, una sociedad administradora de fondos mutuos o fondos de inversión, una empresa administradora de fondos colectivos, una sociedad emisora de valores o cualquier otra entidad bajo el ámbito de competencia de la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV) podría estar afectando sus derechos.

2. Alcance Macro proceso: Orientación y educación Proceso: Atención al usuario Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia cuando un usuario externo solicita orientación al Servicio de Defensoría del Inversionista. Fin del procedimiento: El procedimiento culmina con la comunicación de la respuesta al solicitante y su registro en el Sistema de Atención de Comunicaciones de la Defensoría.

3. Responsables

- Defensor del Inversionista. - Analista designado de Defensoría, trabajador del Servicio de Defensoría del

Inversionista. - Asistente de la Alta Dirección.


- Ley del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Legislativo N° 861, y sus modificatorias.

- Reglamento del Servicio de Defensoría del Inversionista de la SMV, aprobado mediante Resolución SMV N° 003-2012-SMV/01.

5. Descripción

5.1. El usuario externo presenta una solicitud de orientación personalmente al Servicio de Defensoría del Inversionista o través de los siguientes medios: Trámite Documentario, correo electrónico, llamada telefónica o el Sistema

PROCEDIMIENTO




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de Atención de Comunicaciones de la Defensoría en el portal web de la SMV. En caso el usuario externo presente su solicitud de orientación a través de Trámite Documentario, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento Ingreso de Documentos por Trámite Documentario. Luego se prosigue con la actividad 5.2. Las solicitudes de orientación también pueden ser derivadas desde el procedimiento Atención en el Centro de Orientación, a través del Sistema de Trámite Documentario (en adelante SMVDoc) o por correo electrónico. Se prosigue con la actividad 5.2. En caso la solicitud no sea ingresada por Trámite Documentario y sea presentada directamente al Servicio de Defensoría del Inversionista. Se prosigue con la actividad 5.3.

5.2. El Defensor del Inversionista revisa la solicitud a través del SMVDoc o por correo electrónico y designa a un Analista de Defensoría para la atención de la solicitud (en adelante el Analista designado de Defensoría). El Defensor del Inversionista podría derivar la solicitud a más de un Analista de la Defensoría del Inversionista, dependiendo de la complejidad de la solicitud.

5.3. El Analista designado de Defensoría revisa y analiza la solicitud y determina si es competencia de la Defensoría del Inversionista o de la IGOI. Si corresponde a una atención de la IGOI se prosigue con la actividad 5.4. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.5.

5.4. El Analista designado de Defensoría deriva la solicitud a la IGOI a través del SMVDoc o por correo electrónico. Luego, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento Atención en el Centro de Orientación. Culmina el procedimiento.

5.5. El Analista designado de Defensoría ingresa la solicitud al Sistema de atención de comunicaciones de la Defensoría. Las solicitudes que ingresan por el portal web de la SMV se registran automáticamente en dicho sistema.

5.6. El Analista designado de Defensoría se contacta con el usuario externo para obtener mayor información de su solicitud y poder identificar correctamente el problema.

PROCEDIMIENTO




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En caso se requiera información adicional y/o aclaración de la solicitud, se prosigue con la actividad 5.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.8.

5.7. El Analista designado de Defensoría solicita información adicional y/o aclaración de la solicitud al usuario externo por el medio de contacto informado en la solicitud. En caso el usuario externo entregue o envíe la información adicional solicitada y/o aclare la solicitud, esta se ingresa al Sistema de atención de comunicaciones de la Defensoría y se prosigue con la actividad 5.8. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.17.

5.8. El Defensor del Inversionista y/o el Analista designado de Defensoría evalúa(n) el problema. Se realiza la identificación de la temática contemplando la evaluación de las normas aplicables, hechos y situaciones concretas. En esta etapa se podrán realizar coordinaciones con otros órganos de la SMV. En caso el problema no se encuentre dentro del ámbito de competencias de la SMV, se orienta al usuario externo sobre las instituciones competentes que puedan brindarle orientación.

5.9. El Defensor del Inversionista y/o el Analista designado de Defensoría elabora(n) la respuesta a la solicitud de orientación al usuario externo.

En caso la respuesta requiera ser enviada con oficio, se prosigue con la actividad 5.10. En caso no se requiera de un oficio, se prosigue con la actividad 5.12.

5.10. El Analista designado de Defensoría elabora el proyecto de Oficio en coordinación con el Defensor del Inversionista.

5.11. El Asistente de la Alta Dirección digitaliza el oficio elaborado en el expediente correspondiente en el SMVDoc. Se prosigue según lo descrito en el procedimiento Trámite de Documentos Externos, que comprende desde la numeración del oficio en el SMVDoc, firma del oficio por el Defensor del Inversionista hasta la digitalización del cargo en el expediente respectivo.

5.12. El Analista designado de Defensoría registra la respuesta en el Sistema de Atención de Comunicaciones de la Defensoría.

PROCEDIMIENTO




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5.13. El usuario externo recibe y analiza la respuesta de orientación y determina si requiere un diálogo directo con la entidad supervisada. De ser este el caso, se prosigue con la actividad 5.14. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.17.

5.14. El Defensor del Inversionista y/o el Analista designado de Defensoría coordina(n) el diálogo directo solicitado por el usuario externo con la entidad supervisada.

5.15. El Defensor del Inversionista y/o el Analista designado de Defensoría realiza(n) el seguimiento del diálogo directo establecido entre el usuario externo y la entidad supervisada.

5.16. El Defensor del Inversionista y/o el Analista designado de Defensoría verifica(n) los resultados del dialogo directo.

5.17. El Analista designado de Defensoría concluye la solicitud de orientación en el Sistema de Atención de Comunicaciones de la Defensoría y de ser el caso, incluye los resultados del diálogo directo entre el usuario externo y la entidad supervisada. En caso el usuario externo requiera orientación adicional, se le indica el ingreso de una nueva solicitud. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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7. Formatos y modelos asociados No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-PRM-EST-001

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOS



01 Resolución de


19/09/2016 Se aprueba el procedimiento: “Elaboración y publicación

de reportes estadísticos”.

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-PRM-EST-001 Versión: 01



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1. Objetivo Establecer las actividades para recopilar información, elaborar y publicar reportes estadísticos de información relacionada al mercado primario, secundario, fondos mutuos y de inversión que son de competencia de la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV) de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Orientación y educación Proceso: Estadísticas Inicio del procedimiento: El procedimiento inicial con la búsqueda y recopilación de información del mercado primario, mercado secundario, fondos mutuos y de inversión en las diversas fuentes disponibles. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con la publicación de los reportes estadísticos en el portal web de la SMV.

3. Responsables

- Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo. - Intendente General de Estudios Económicos. - Analista Principal de Estudios Económicos. - Analista designado de la Intendencia General de Estudios Económicos (en

adelante, Analista designado de la IGEE), trabajador de la Intendencia General de Estudios Económicos.


- Ley del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Legislativo N° 861 y sus modificatorias.

- Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Ley N° 26126 y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO




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5. Descripción 5.1. El Analista designado de la IGEE realiza la búsqueda y recopilación de

información en las siguientes fuentes: Plataforma financiera de Bloomberg, Sistemas de información internos de la SMV, Información que proporcionan los órganos de línea de la SMV, Portal web de la Bolsa de Valores de Lima, Otras fuentes.

5.2. El Analista designado de la IGEE elabora cuadros y gráficos estadísticos, si existe cualquier duda en la información proporcionada por los sistemas, se coordina con el analista responsable del órgano de línea que corresponda.

5.3. El Analista designado de la IGEE graba los cuadros y gráficos estadísticos en las carpetas compartidas creadas para este fin.

5.4. El Analista Principal de Estudios Económicos ingresa a las carpetas compartidas en red y revisa los cuadros y gráficos estadísticos. En caso existan observaciones coordina con el Analista designado de la IGEE los ajustes necesarios.

5.5. El Intendente General de Estudios Económicos revisa los cuadros y

gráficos estadísticos. En caso existan observaciones coordina con el Analista designado de la IGGE y/o con el Analista Principal de Estudios Económicos los ajustes necesarios.

5.6. El Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo verifica los

cuadros y gráficos estadísticos y aprueba su publicación. En caso existan observaciones, coordina los ajustes que considere necesarios con el Intendente General de Estudios Económicos.

5.7. El Analista designado de la IGEE prepara la información a publicar, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento Publicación de información contenida en el listado de publicaciones de la Intranet Institucional.

Se consideran lo siguientes plazos: Publicación del reporte mensual: máximo el día 30 del mes siguiente. Publicación del anuario estadístico: máximo el día 30 de mayo del año

siguiente.

5.8. El Analista designado de la IGEE publica los cuadros y gráficos autorizados en el portal de la SMV a través del Sistema de publicaciones.

PROCEDIMIENTO




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5.9. El Analista Principal de Estudios Económicos verifica la información publicada en la intranet y en el portal de la SMV. En caso existan observaciones, coordina los ajustes que considere necesarios. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Analista Principalde Estudios Económicos

Intendente Generalde Estudios Económicos

INICIO

2. Elaborar cuadros y gráficos

estadísticos

3. Grabar cuadros y gráficos en carpetas

compartidas en red

Analista designadode la IGEE *

1. Buscar y recopilar

información

4. Revisar y verificar cuadros y gráficos, coordinar ajustes si fueran

necesarios

FIN

Sí

Se realiza búsqueda de información del mercado primario, secundario, fondos mutuos y de inversión en las siguientes fuentes:

Plataforma financiera Bloomberg,Sistemas de información internos de la SMV ,Información que proporcionan los Órganos de línea de la SMV,Portal Web de la Bolsa de Valores de Lima,Otras Fuentes.

5. Revisar y verificar cuadros y gráficos, coordinar ajustes si fueran

necesarios

7. Preparar información a publicar

Cuadros

Gráficos

* Analista designado de la IGEE : trabajador de la Intendencia General de Estudios Económicos.

De existir dudas en la información proporcionada por los sistemas, se coordina con el Analista responsable del órgano de línea que corresponda

Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo

6. Verificar cuadros y gráficos, coordinar ajustes si fueran

necesarios y aprobar su publicación

Reporte mensual:Su publicación se realiza máximo el día 30 del mes siguiente.Anuario estadístico:Su publicación se realiza máximo el día 30 de mayo del año siguiente.

Publicación de Información contenida en el listado de

publicaciones de la Intranet Institucional

Abarca desde el envío de información a publicar hasta su correcta visualización en la Intranet Institucional

9. Verificar cuadros y gráficos publicados en el portal y en la Intranet de

la SMV, coordinar ajustes si fueran

necesarios

8. Publicar cuadros y gráficos en el portal de

la SMV

Sistema de Publicaciones

PROCEDIMIENTO




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No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-PRM-EST-002

ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA MEMORIA ANUAL INSTITUCIONAL



01 Resolución de


19/09/2016 Se aprueba el procedimiento: “Elaboración y

publicación de la memoria anual institucional”.

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo Establecer las actividades para recopilar información, elaborar, publicar e imprimir oportuna y eficientemente la memoria anual de la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV) de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Orientación y educación Proceso: Estadísticas Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la elaboración de los memorandos solicitando a los Órganos de la SMV información que contribuya en la elaboración de su memoria anual; asimismo se analiza, procesa y elabora información referida al: Entorno macroeconómico (entorno internacional y nacional), Mercado de Valores (mercado primario, mercado secundario, fondos mutuos y fondos de inversión) y sistema de fondos colectivos. Fin del procedimiento: El Procedimiento termina con la aprobación y publicación de la memoria anual en la intranet y en el portal de la SMV.

3. Responsables - Superintendente del Mercado de Valores. - Directorio. - Secretario General. - Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo. - Intendente General de Estudios Económicos. - Equipo designado de la Intendencia General de Estudios Económicos (en adelante

equipo designado de la IGEE). - Analista Senior de Secretaría General. - Secretaria de la Superintendencia Adjunta de Investigación y Desarrollo (en

adelante Secretaria de SAID).


- Ley del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Legislativo N° 861 y sus modificatorias.

- Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Ley N° 26126 y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO




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5. Descripción 5.1. Para la elaboración de la memoria anual, se realizan paralelamente las

siguientes actividades: a) El equipo designado de la IGEE procesa y elabora información que será

colocada en la memoria anual referida al: Entorno macroeconómico (entorno internacional y nacional), Mercado de Valores (mercado primario, mercado secundario, fondos mutuos y fondos de inversión) y sistema de fondos colectivos, asimismo elabora un proyecto de carta de presentación de la memoria anual del Superintendente del Mercado de Valores. Se prosigue con la actividad 5.5.

b) El equipo designado de la IGEE elabora proyecto de memorándum dirigido a todos los órganos de la SMV solicitando información que contribuya en la elaboración de la memoria anual de la SMV. Se prosigue con la actividad 5.2.

5.2. La Secretaria de SAID crea el expediente en el Sistema de Gestión Documental

(en adelante SMVDoc), digitaliza y numera los memorandos para los órganos de la SMV.

5.3. El Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo revisa y firma los memorandos a través del SMVDoc. En caso existan observaciones, coordina los ajustes que considere necesarios.

5.4. Los Órganos de la SMV preparan y remiten memorándum de respuesta con la

información solicitada para la memoria anual de la SMV a través del SMVDoc.

5.5. El equipo designado de la IGEE procesa y consolida la información remitida por los órganos de la SMV, asimismo trabaja en el diseño, estructura y anexos del proyecto de memoria anual en las carpetas compartidas creadas para este fin.

5.6. El Intendente General de Estudios Económicos revisa el proyecto de memoria anual. En caso existan observaciones, coordina los ajustes que considere necesarios.

5.7. El Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo revisa el proyecto de

memoria anual. En caso existan observaciones, coordina los ajustes que considere necesarios.

5.8. El Secretario General revisa el proyecto de memoria anual. Podría solicitar

precisiones o aclaraciones.

5.9. De no existir observaciones al proyecto de memoria anual, el equipo designado de la IGEE elabora un memorándum dirigido al Superintendente del Mercado

PROCEDIMIENTO




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de Valores solicitando elevación del proyecto de memoria anual al Directorio para su aprobación.

5.10. La Secretaria de SAID digitaliza y numera el memorándum de elevación en el respectivo expediente en el SMVDoc y digitaliza el proyecto de memoria anual.

5.11. El Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo revisa y firma el memorándum de elevación a través del SMVDoc. En caso existan observaciones, coordina los ajustes que considere necesarios.

5.12. El Superintendente del Mercado de Valores revisa el memorándum de elevación y el proyecto de memoria anual. Podría solicitar precisiones o aclaraciones.

5.13. El Superintendente del Mercado de Valores decide incluir en agenda del Directorio la revisión de la memoria anual.

5.14. El Analista Senior de Secretaría General incluye el proyecto de memoria anual en la agenda de la siguiente sesión de Directorio.

5.15. El Directorio ejecuta la sesión e indica acuerdos.

5.16. El Secretario General comunica al Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo los acuerdos del Directorio respecto a la memoria Anual.

5.17. El Superintendente Adjunto de Investigación y Desarrollo toma conocimiento del acuerdo del Directorio donde se aprueba la memoria anual y coordina la publicación.

5.18. El equipo designado de la IGEE publica la memoria anual siguiendo las actividades descritas en el procedimiento Publicación de información contenida en el listado de publicaciones de la Intranet Institucional.

5.19. El equipo designado de la IGEE revisa si se requiere la diagramación e

impresión de la memoria anual. En caso se requiera una versión impresa de la memoria anual de la SMV se procede con la actividad 5.20. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.21.

5.20. La Secretaria de SAID, en coordinación con el Intendente General de Estudios Económicos, registra el requerimiento en el SMVDoc para la contratación de un servicio de diagramación e impresión de la memoria anual y lo envía a la Unidad de Logística, donde se procede según lo descrito en el procedimiento: Requerimiento, elaboración y aprobación de expedientes de las contrataciones de los procedimientos de selección.

5.21. El equipo designado de la IGEE solicita la publicación de la memoria anual en el portal de la SMV a través del servicio de mesa de ayuda, se siguen las

PROCEDIMIENTO




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actividades descritas en el procedimiento Atención de requerimientos de tecnologías de información. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




6 / 8

Equipo designado de la IGEE

Secretaria de SAIDSecretario General

10. Digitalizar y numerar

Memorándum enel expediente

SMVDoc

Analista Senior de Secretaria General

A

8. Revisar proyecto de memoria anual,

podria solicitar preciones o aclaraciones

9. Elaborar Memorándum de elevación de laMemoria Anual

Memorándum dirigido al Superintendente del Mercado de Valores solicitando elevación dela Memoria Anual al Directorio para su aprobación

Memorándum

Superintendente Adjunto de

Investigación y Desarrollo

11. Revisar / firmar Memorándum de

elevación, coordinar ajustes si fueran

necesariosSMVDoc

Superintendente del Mercado de

Valores

12. Revisar memorándum de

elevación y proyecto de memoria anual

SMVDoc

13. Decidir incluir en Agenda del próximo

Directorio

Podria solicitar preciones o aclaraciones al proyecto de memoria anual

Proyecto de Memoria Anual

14. Incluir en agenda de la siguiente

sesión de Directorio

B

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




8 / 8


No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:




Resolución de la Oficina General de Administración SMV

Nº 054-2016-SMV/08

Lima, 30 de noviembre de 2016

El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración

VISTOS: El Expediente N° 2013009481 que contiene

procedimientos y formato relacionados con procesos que ejecuta la Unidad de Finanzas;




aprueba la Estrategia de Modernización de la Gestión Pública (2012-2016) y establece como su primera línea de acción prioritaria la formulación y aprobación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y de su Plan de Implementación al 2021;

Que, conforme al Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, se aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021; cuyo objetivo general es articular e impulsar en todas las entidades públicas, el proceso de modernización hacia una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el bienestar del ciudadano y en el desarrollo del país;






aprobar los procedimientos de la Unidad de Finanzas de la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV, a fin de contar con instrumentos de gestión interna que faciliten el accionar de la SMV;




Que, los procedimientos, formato y la presente resolución cuentan con la opinión favorable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto de la SMV, debidamente visados en señal de conformidad;

Estando a lo dispuesto por la Resolución de

Superintendente N° 145-2016-SMV/02 del 25 de noviembre de 2016 que delega en el Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración la facultad de aprobar y modificar los procedimientos administrativos internos de gestión de las unidades de Logística, de Finanzas y de Recursos Humanos, así como de sus directrices y formatos para su ejecución, dando cuenta del ejercicio de esta facultad;

RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar los procedimientos y formato que

serán utilizados por la Unidad de Finanzas y que se señalan a continuación; documentos que como anexos forman parte integrante de la presente resolución.

N° Procedimiento PRO–GRE–FIN 001 Control de Contribuciones por Autoliquidación – Verificación de

Declaración Jurada 002 Control de Contribuciones por Autoliquidación – Validación de Pagos 003 Registro de ingresos por depósitos en bancos 004 Registro de ingresos por caja 005 Generación de órdenes de pago por Contribuciones 006 Control de Contribuciones de Emisores de Valores 007 Gestión de cobranza de Multas 008 Control de Contribuciones de Partícipes Formato FOR-GRE-FIN-001

Información de los Fondos y Patrimonios inscritos bajo supervisión de la SMV, que estuvieron en operación durante el período señalado

Artículo 2º.- Poner la presente resolución y sus anexos

en conocimiento del despacho del Superintendente del Mercado de Valores. Artículo 3°.- Disponer la publicación de la presente



Alberto Gonzalo Zambrano Gastiaburu Superintendente Adjunto

Oficina General de Administración


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-001

CONTROL DE CONTRIBUCIONES POR AUTOLIQUIDACIÓN – VERIFICACIÓN DE

DECLARACIÓN JURADA



01 Resolución de

Superintendente Nº XXX-YYYY-SMV/02

dd/mm/yyyy Se aprueba el procedimiento: “Control de Contribuciones por Autoliquidación – Verificación de Declaración Jurada”.

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-GRE-FIN-001 Versión: 01

CONTROL DE CONTRIBUCIONES POR AUTOLIQUIDACIÓN -

VERIFICACIÓN DE DECLARACIÓN JURADA


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1. Objetivo

Establecer las actividades para la correcta verificación de las declaraciones juradas por autoliquidación de las contribuciones por los servicios de supervisión que presta la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV) a los Agentes de Intermediación (AI), Sociedades Titulizadoras (ST), Sociedades Administradoras de Fondos (SAF), Sociedades Administradoras de Fondos Mutuos (SAFM), Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión (SAFI) y Empresas Administradoras de Fondos Colectivos (EAFC), de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión financiera. Subproceso: Administración de cobranzas. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con el envío de las

declaraciones de contribuciones, mediante los respectivos formatos de Declaración - Autoliquidación y Pago, por parte de las entidades bajo el ámbito de supervisión de la SMV, de acuerdo a la normativa vigente.

Fin del procedimiento: El procedimiento culmina con la verificación de las

declaraciones de contribuciones presentadas y de la correcta emisión del recibo de ingreso correspondiente al pago realizado por la entidad (de ser el caso).

3. Responsables

- Analista Senior de Cobranzas. - Tesorero.

4. Documentos de Consulta

- Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobada con Decreto Ley N° 26126 y sus modificatorias.

- Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores, aprobada con Decreto Ley N° 29782 y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO


CONTROL DE CONTRIBUCIONES POR AUTOLIQUIDACIÓN – VERIFICACIÓN DE DECLARACIÓN JURADA


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- Ley de Promoción del Mercado de Valores, aprobada con Ley N° 30050 - Ley del Mercado de Valores, aprobada con Decreto Legislativo N° 861 y sus

modificatorias. - Texto Único Ordenado de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por

Decreto Supremo N°093-2002-EF. - Tasas de contribuciones que percibe la SMV (antes CONASEV) por los

Servicios de Supervisión que presta, aprobados con Decreto Supremo N° 083-2000-EF y sus modificatorias.

- Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta la SMV (antes CONASEV) aprobado con Resolución Conasev N° 095-2000-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Formatos de Declaración y Pago de contribuciones auto-liquidadas y el TUO de la Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta la SMV, aprobados con Resolución de Superintendente Nº 044-2016-SMV/02.

PROCEDIMIENTO




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5. Descripción

5.1. Las entidades bajo el ámbito de supervisión de la SMV (AI, ST, SAF, SAFM, SAFI y EAFC) remiten sus respectivas declaraciones de contribución mensual, utilizando los Formatos de Declaración y Pago de contribuciones auto-liquidadas que les corresponden, según los montos negociados en el periodo, los valores de los patrimonios o los activos de los fondos que administran, al término de cada periodo, de acuerdo a la normativa vigente. La remisión deben realizarla dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al término de cada mes, a través del Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores Peruano (en adelante MVNet) o a través de Trámite Documentario (de ser el caso).

5.2. El Analista Senior de Cobranzas verifica que la información remitida por cada una de las entidades se ajuste a la normativa vigente de contribuciones por autoliquidaciones, verifica que el monto declarado corresponda al monto del pago indicado en el voucher (en caso la entidad indique haber realizado el pago respectivo) y que la documentación complementaria adjunta se encuentre legible. Si la información remitida por la entidad es correcta, se prosigue con la actividad 5.5; en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3.

5.3. El Analista Senior de Cobranzas coordina con la entidad el envío de la información correcta.

5.4. La entidad presenta la información solicitada por el Analista Senior de

Cobranzas. Se prosigue con la actividad 5.2.

5.5. El Analista Senior de Cobranzas emite el reporte de recibos de ingresos correspondientes a cada tipo de contribución por autoliquidación generados desde el módulo de tesorería del Sistema Integrado de Administración (en adelante el SIA).

5.6. El Analista Senior de Cobranzas verifica cada uno de los recibos de ingresos emitidos por concepto de contribución. En caso aún no se haya generado el recibo de ingresos correspondiente al pago correctamente informado, coordina con el Analista Junior de Finanzas o el Tesorero y se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Registro de Ingresos por depósitos en Bancos, luego se prosigue con la actividad 5.7.

5.7. El Analista Senior de Cobranzas revisa los datos registrados en el recibo de

ingreso emitido. Revisa que no existan inconsistencias en la siguiente información: nombre de la entidad, tipo de contribución, periodo de

PROCEDIMIENTO




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contribución e intereses (en caso el pago haya sido efectuado fuera del plazo), entre otros. Si detecta que alguno de esos datos incluidos en el recibo de ingreso generado, fue omitido o presenta algún error, se prosigue con la actividad 5.8. Si el recibo de ingreso se encuentran correcto, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Control de contribuciones por Autoliquidación – Validación de Pagos.

5.8. El Analista Senior de Cobranzas coordina con el Tesorero la revisión de la información remitida por la entidad que originó la emisión del recibo de ingreso respectivo, y si se determina que es un error de digitación, le solicita que efectúe la corrección respectiva en el recibo de ingresos (por medio de un correo electrónico). Si se trata de un error en la información remitida por la entidad, coordina con la entidad que rectifique la información que remitió, para el registro del depósito o pago que realizó, y luego le solicita al Tesorero (por medio de un correo electrónico) que efectúe la corrección respectiva en el recibo de ingreso.

5.9. El Tesorero revisa las correcciones a realizar en el recibo de ingresos. Si se

requiere anular el recibo de ingresos a través del módulo de tesorería del SIA, se prosigue con la actividad 5.10. Si solo se requiere corregir el periodo de contribución señalado en el recibo de ingreso, lo cual no puede realizarse directamente a través del módulo de Tesorería, El Analista Senior de Cobranzas coordina con el Tesorero para que solicite el apoyo a la Oficina de Tecnologías de Información, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Atención de requerimientos de tecnologías de información y luego con la actividad 5.7.

5.10. El Tesorero anula el recibo de ingreso y emite el nuevo recibo. Al anular el recibo de ingreso, se realiza la vinculación de la deuda con el nuevo recibo y registra el motivo de la anulación a través del módulo de tesorería del SIA.

5.11. El Analista Senior de Cobranzas coordina con la entidad el reemplazo del recibo de ingreso, en caso este haya sido entregado a la entidad. Se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento Control de Contribuciones por Autoliquidación – Validación de pagos. Culmina el presente procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Entidad(AI, SAFM, SAFI, EAFC, ST)

INICIO

Analista Senior de Cobranzas

1.Remitir Declaración Jurada y

comprobantes de pagos

MVNet

Tesorero

2. Verifica si la información remitida de autoliquidaciones esta

de acuerdo a la normativa vigente

¿Es conforme?

3. Coordinar el envío de información

No

4. Presentar información solicitada

MVNet

5. Emitir reporte de recibos de ingreso

desde el módulo de Tesorería del SIA

Sí

SIA Tesorería

Reporte de Recibos de Ingresos

6. Verificar emisión de recibo de ingreso

con el pago informado

Registro de Ingresos por

depósitos Bancos

7. Revisar recibo de ingreso

¿Existen datos incorrectos en el

recibo de ingreso?

Atención de requerimientos de

tecnologías de información

8 .Coordinar corrección con

Tesorero

¿Requiere anular recibo de ingreso por el módulo de

Tesorería?

10. Anular recibo de ingreso y emitir

nuevo recibo

Si

No

Si

SIA Tesorería

11. Coordina con la Entidad el reemplazo del recibo de ingreso

(de ser el caso)

No

1

1

FIN

Declaración Jurada

Comprobante de pago

9.Revisar correcciones solicitadas

Control de Contribuciones por autoliquidación -Validación de Pagos.

SMVDoc

Las Entidades que no cuentan con MVNet presentan la información a través de Tramite Documentario de la SMV.

Recibo de ingresos

PROCEDIMIENTO




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7. Formatos y modelos asociados No aplica

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-002

CONTROL DE CONTRIBUCIONES POR AUTOLIQUIDACIÓN – VALIDACIÓN DE PAGOS



01 Resolución de

Superintendente Nº XXX-YYYY-SMV/02

dd/mm/yyyy Se aprueba el procedimiento: “Control de Contribuciones

por Autoliquidación – Validación de pagos”.

PROCEDIMIENTO


CONTROL DE CONTRIBUCIONES POR AUTOLIQUIDACIÓN –

VALIDACIÓN DE PAGOS


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1. Objetivo

Establecer las actividades para el control de las autoliquidaciones y pagos por las contribuciones de los servicios de supervisión que presta la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV) e identificar las omisiones y/o diferencias en los valores declarados y/o pagados por los Agentes de Intermediación (AI), Sociedades Titulizadoras (ST), Sociedades Administradoras de Fondos (SAF), Sociedades Administradoras de Fondos Mutuos (SAFM), Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión (SAFI) y Empresas Administradoras de Fondos Colectivos (EAFC), de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos.

Proceso: Gestión financiera.

Subproceso: Administración de cobranzas.

Inicio del procedimiento: El procedimiento se inicia con el envío de la información mensual de las operaciones negociadas, los patrimonios y activos de los fondos que administran las entidades bajo el ámbito de supervisión de la SMV a través del Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores Peruano (en adelante MVNet) y el Sistema de Información en Línea de los Agentes de Intermediación (en adelante SLAI), según corresponda.

Fin del procedimiento: El procedimiento culmina con la verificación de no existir omisiones en los valores autoliquidados y el pago de la contribución por parte de la entidad, en caso exista incumplimiento en el pago total o parcial de la contribución, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Generación de órdenes de pago por contribuciones.

3. Responsables - Jefe de la Unidad de Finanzas. - Intendente General de Supervisión de Entidades. - Supervisor de la División de Vigilancia de Entidades. - Analista designado de la Intendencia General de Supervisión de Entidades,

trabajadores de la Intendencia General de Supervisión de Entidades (en adelante Analista designado de la IGSE).

- Analista Senior de Cobranzas.

PROCEDIMIENTO





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4. Documentos de consulta - Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores y sus

modificatorias, aprobada con Decreto Ley N° 26126. - Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores y sus

modificatorias, aprobada con Decreto Ley N° 29782. - Ley de Promoción del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobada

con Ley N° 30050. - Ley del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobada con Decreto

Legislativo. N° 861. - Texto Único Ordenado de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por

Decreto Supremo N°093-2002-EF. - Montos de Contribuciones que percibe la CONASEV por los Servicios de

Supervisión que presta y sus modificatorias, aprobados con Decreto Supremo N° 083-2000-EF.

- Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta CONASEV y sus modificatorias, aprobado con Resolución Conasev N° 095-2000-EF/94.10.

- Formatos de Declaración - Autoliquidación y Pago y TUO de la Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta la SMV, aprobados con Resolución de Superintendente Nº 044-2016-SMV/02.

- Directiva sobre el regimen de notificaciones fisicas de los actos administrativos emitidos por la SMV, aprobado por Resolución de Superintendente Nº 125-2015-SMV/02.

PROCEDIMIENTO





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5. Descripción

5.1. Las Entidades (AI, ST, SAF, SAFM, SAFI y EAFC) remiten información de sus operaciones y activos de los fondos que administran a través de MVNet o el SLAI, según corresponda. Los AI envían información de sus operaciones diarias a través del SLAI. Las SAFM remiten información diaria de los patrimonios de los fondos que administra a través de MVNet. Las SAFI, ST y EAFC remiten el valor del patrimonio o activos de cada uno de sus fondos o patrimonios inscritos, a través de sus estados financieros trimestrales, asimismo las ST remiten el valor de los patrimonios titulizados al cierre de cada mes. Si la entidad es un AI, se prosigue con la actividad 5.2. Si la entidad corresponde a una SAFM, SAFI, ST o EAFC, se prosigue con la actividad 5.3.

5.2. El Analista designado de la IGSE realiza la revisión de las operaciones informadas por cada AI (tomando como base la información de CAVALI) y efectúa la transferencia de información desde el SLAI al módulo de cobranzas del Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA), a mas tardar hasta la segunda quincena del mes siguiente al cierre de la negociación. De existir observaciones o inconsistencia en la información remitida por los AI o CAVALI, coordina las correcciones según corresponda, obtiene la información definitiva de los montos negociados durante el mes anterior, por cada tipo de operación y luego procede con la transferencia de información desde el SLAI al módulo de cobranzas del SIA, dentro del plazo señalado, se prosigue con la actividad 5.6.

5.3. El Analista designado de la IGSE (en tanto no haya un soporte tecnológico

de interfaz con el módulo de cobranzas del SIA) elabora, numera y visa un memorándum dirigido al Jefe de la Unidad de Finanzas con el listado de las entidades (supervisadas y no supervisadas por la SMV, como es el caso de las sociedades liquidadoras de fondos activos) con los respectivos fondos y patrimonios inscritos que administran, que se encuentran en operación al cierre de cada mes, asimismo, los montos de los patrimonios o activos al cierre de cada mes o trimestre, según la periodicidad establecida por la SMV para la remisión de la información financiera o la información disponible, así como los cambios de régimen de los fondos inscritos (régimen público, privado, simplificado y general) utilizando el formato: Información de los fondos y patrimonios inscritos bajo supervisión de la SMV, que estuvieron en operación durante el periodo informado

PROCEDIMIENTO





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(FOR-GRE-FIN-001) o documento similar, mediante el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc).

5.4. El Intendente General de Supervisión de Entidades o el Supervisor de la

División de Vigilancia de Entidades revisa el memorándum y anexos. En caso de existir observaciones, coordina con el Analista designado de la IGSE los ajustes que considere necesarios. Firma el memorándum con sus anexos en el SMVDoc y lo envía a la Unidad de Finanzas, a mas tardar hasta la segunda quincena de cada mes.

5.5. El Jefe de la Unidad de Finanzas revisa el memorándum y anexos, verifica

que los documentos se encuentren firmados y envía un subflujo del expediente al Analista Senior de Cobranzas a través del SMVDoc.

5.6. El Analista Senior de Cobranzas recibe la información remitida para el

control de las autoliquidaciones y cálculo de la contribución respectiva (de ser el caso). Recibe la siguiente información: - Información remitida por la IGSE, desde el SLAI al módulo de cobranzas

del SIA, correspondiente a cada mes de negociación y periodo de contribución mensual.

- Memorándum de la IGSE y anexos con la información de los fondos o patrimonios titulizados, al cierre de cada mes, con los valores de los patrimonios o activos respectivos (de ser el caso).

El Analista Senior de cobranzas coordina con el Analista designado de la IGSE las aclaraciones o precisiones que requiera respecto a la información remitida. Si la entidad es un AI, se prosigue con la actividad 5.7. Si la entidad corresponde a una SAFM, SAFI, ST o EAFC, se prosigue con la actividad 5.10.

5.7. El Analista Senior de Cobranzas para el caso de AI, verifica la transferencia de la información al módulo de cobranzas del SIA efectuada en el punto 5.2. Se prosigue con la actividad 5.8.

5.8. El Analista Senior de Cobranzas, digita en el módulo de cobranzas del SIA,

la siguiente información para el cálculo de las contribuciones: - Fecha de vencimiento de contribuciones. - Redondeo a dos decimales de los montos transferidos (contribuciones

que debieron declarar y pagar por el periodo). - Actualiza el flag de cierre.

PROCEDIMIENTO





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5.9. El Analista Senior de Cobranzas ejecuta el proceso automático de determinación de diferencias entre el pago efectuado y el monto de la contribución que debió pagar (según la información transferida desde el SLAI), a través del módulo de cobranzas del SIA. Comprende la identificación del pago de cada AI y el periodo de contribución pagado según los recibos de ingreso emitidos por Tesorería, contra los datos calculados y enviados desde el SLAI para determinar las diferencias por exceso o por defecto. Se prosigue con la actividad 5.12.

5.10. Para el caso de SAFM, SAFI, EAFC y ST, el Analista Senior de Cobranzas

realiza el cálculo de la contribución con la información recibida en el memorándum y sus anexos remitidos en el punto 5.4. Registra los resultados y demás datos necesarios en una hoja de calculo y la digitaliza en el expediente respectivo a través del SMVDoc.

5.11. El Analista Senior de Cobranzas determina el tipo de diferencias, según la

información proporcionada por la IGSE. Las diferencias por exceso se originan cuando la entidad autoliquidó y pagó un monto superior a la contribución que le corresponde, en estos casos, si la entidad rectifica su declaración de contribuciones y solicita mediante carta la devolución del exceso pagado a la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Atención de solicitudes de devolución de pagos y/o cobros. Si la entidad rectifica su declaración y solicita que el exceso pagado sea aplicado como pago a cuenta de otras contribuciones generadas o por generarse, el Analista Senior de Cobranzas podrá realizar la aplicación de dicho monto pagado en exceso para descontar otras obligaciones tributarias de la misma entidad. La SMV, cuando lo estime necesario, también puede realizar “compensaciones de oficio”, siguiendo lo establecido en las normas tributarias respectivas. En caso de diferencias por defecto, que es cuando la entidad autoliquidó y pagó un monto inferior a la contribución que le corresponde, se prosigue con la actividad 5.12.

5.12. El Analista Senior de Cobranzas comunica a la entidad que tiene una diferencia pendiente de pago, y le solicita que presente una nueva autoliquidación y realice el pago respectivo, incluyendo los intereses correspondientes. Para estos casos de omisión de pago parcial y total se prosigue con la actividad 5.13.

5.13. La entidad (AI, SAFM, SAFI, ST o EAFC) revisa la deuda y realiza las consultas que considere pertinentes al Analista Senior de Cobranzas y/o al Analista designado de la IGSE (de ser el caso). Las consultas se realizan a través de correo electrónico o teléfono. Si la entidad decide rectificar su autoliquidación y realizar el pago de la contribución omitida, consulta el

PROCEDIMIENTO





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monto final incluyendo intereses a la fecha en que realizará el pago respectivo. Si la entidad decide realizar el pago, se prosigue con la actividad 5.14. Si la entidad no remitió su declaración jurada (autoliquidación) ni realizó el pago total de la contribución respectiva, el Analista Senior de Cobranzas coordina y exige (o persuade) a la entidad para que cumpla con presentar su autoliquidación y realizar el pago correspondiente, con los intereses moratorios respectivos. Si no cumple con remitir su declaración jurada (autoliquidación) , el Analista Senior de Cobranza gestiona oportunamente las acciones de determinación de la contribución omitida y gestiona la cobranza respectiva, de acuerdo a la norma tributaria vigente, y en coordinación con el Analista Junior de Finanzas y el Jefe de la Unidad de Finanzas. Si la entidad presentó su declaración jurada (autoliquidación) de su contribución y esta no presenta omisiones con respecto a la contribución que le corresponde pagar, según la información proporcionada por la IGSE, pero no realizó el pago declarado, se prosigue con el procedimiento: Generación de Ordenes de Pago por contribuciones.

5.14. La entidad decide el medio de pago de la contribución o diferencia pendiente. Si realiza el pago por depósitos en bancos, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por depósitos en bancos. Si realiza el pago en la Tesorería de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por Caja. Culmina el presente procedimiento.

Notas: - Es responsabilidad de la IGSE informar oportunamente a la Unidad de

Finanzas cualquier variación u omisión en los montos informados en el formato: Información de los fondos y patrimonios inscritos bajo supervisión de la SMV, que estuvieron en operación durante el periodo informado (FOR-GRE-FIN-001) o documento similar para el cálculo de las contribuciones, que se detecten en el marco del ejercicio regular y programado de sus actividades de supervisión y control; asimismo, informará oportunamente si existen variaciones u omisiones similares en periodos anteriores, de ser el caso.

PROCEDIMIENTO





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- Corresponde a la IGSE coordinar con la Oficina de Tecnologías de Información la oportuna actualización de las tasas utilizadas en las herramientas disponibles a su cargo (SLAI y otros) para el cálculo de la contribución de los AI, de acuerdo a la normativa vigente.

- Corresponde a la Unidad de Finanzas coordinar con Oficina de Tecnologías

de Información la oportuna actualización de las tasas utilizadas en las herramientas disponibles a su cargo (SIA – modulo de cobranzas, declaraciones de contribuciones y otros) para el cálculo de las contribuciones para SAFM, SAFI, ST y EAFC, de acuerdo a modificaciones en la norma de contribuciones y la oportunidad establecida en que entren en vigencia esos cambios.

- El Intendente General de Supervisión de Entidades puede delegar en el

Supervisor de la División de Vigilancia de Entidades la remisión de los memorándos y anexos a la Unidad de Finanzas.

- El Analista Senior de Cobranzas llevará un registro y control consolidado de las contribuciones que corresponden ser autoliquidadas y pagadas por los AI, SAFM, SAFI, ST y EAFC, a través de hojas de calculo, mientras no se cuente con un soporte tecnológico o aplicativo informatico que permita llevar dicho registro consolidado. La hoja de calculo debe consolidar la información remitida por la IGSE, con la información remitida por las entidades (Declaraciones Juradas de Contribuciones) y recibos de ingreso registrados a través del modulo de tesorería del SIA.

- Cuando en la oportunidad en que la IGSE deba remitir el formato: Información

de los fondos y patrimonios inscritos bajo supervisión de la SMV, que estuvieron en operación durante el periodo informado (FOR-GRE-FIN-001) o documento similar para el cálculo de las contribuciones correspondientes, alguna entidad supervisada aún no hubiera presentado la información financiera que le correspondía o esa información todavía no terminó de ser revisada (preliminarmente) por la IGSE, para su publicación respectiva, la IGSE en estos casos tendrá que presentar el formato con la información disponible y luego, a mas tardar dentro del mes inmediato siguiente al vencimiento del plazo de presentación de las informaciones financieras correspondientes, tendrá que volver a presentar el formato con la información completa requerida, incluyendo la información referida a las bases imponibles correspondientes a cada fondo o patrimonio, cuando así corresponda. Si en estos casos, una entidad supervisada no hubiera cumplido con presentar su información financiera respectiva, deberán informar esta situación.

PROCEDIMIENTO





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PROCEDIMIENTO





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Entidad(AI, SAFM, SAFI, ST, EAFC)


Generación de órdenes de pago

por contribuciones¿Realiza pago?No

13.Revisar deuda y realizar las consultas

que considere pertinente

B

Las consultas se realizan a través de correo electrónico o teléfono.Si va a realizar el pago, consulta monto final que incluye intereses a la fecha de pago

Tipo de diferencia

Defecto

Exceso

Atención de solicitudes de

devolución de pagos y/o cobros

12.Comunicar deuda a la entidad

Sí

11.Determinar tipo de diferencias

Las diferencias por exceso se generan cuando la entidad realiza el pago de un monto superior a su contribución.Las diferencias por defecto pueden generarse por que la entidad realiza el pago de un monto inferior a su contribución o no realizó el pago

14. Decidir medio de pago

Medio de pago

Registro de ingresos por depósitos en

bancos

Registro de ingresos por caja

Depósito en Cta bancaria SMV Pago en Tesorería

de la SMV

Fin

PROCEDIMIENTO





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Formatos:

Información de los fondos y patrimonios inscritos bajo supervisión de la SMV, que estuvieron en operación durante el periodo informado (FOR-GRE-FIN-001) Modelos: No aplica.

PROCEDIMIENTO





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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-003

REGISTRO DE INGRESOS POR DEPÓSITOS EN BANCOS



01 Resolución de

Superintendente Nº XXX-2016-SMV/02

dd/mm/yyyySe aprueba el procedimiento: “Registro de ingresos por

depósitos en bancos”.

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo

Establecer las actividades para realizar el correcto registro de ingresos por depósitos realizados en las cuentas bancarias autorizadas que posee la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV), de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance

Macro proceso: Gestión de recursos Proceso: Gestión financiera Subproceso: Administración de tesorería. Inicio del procedimiento: El procedimiento se inicia con la descarga de los movimientos de bancos desde las plataformas disponibles en los sistemas de banca electrónica de los bancos respectivos, y su importación correspondiente al Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA), a través del módulo de Contabilidad. Fin del procedimiento: El procedimiento culmina con la generación del recibo de ingreso en el módulo de tesorería del SIA, con la correspondiente imputación del depósito realizado a la SMV a la obligación respectiva y la generación de los registros contables y presupuestarios correspondientes, y la respectiva entrega de copia del recibo al Usuario que lo solicite; o con el registro contable transitorio de aquellos depósitos ingresados a las cuentas bancarias de la SMV que no se haya logrado identificar a los depositantes (Usuarios) respectivos, hasta que estos cumplan con remitir la información necesaria para su registro final, conforme a las instrucciones impartidas.

3. Responsables

- Tesorero. - Analista Contable. - Analista designado (SASCM/SASP), encargado de atender los trámites TUPA. - Analista Junior de Finanzas. - Asistente, es el trabajador designado a la Unidad de Finanzas con

memorándum N° 2555-2015-SMV/08.2 u otro designado. - Usuario, es la persona natural o jurídica que opta por efectuar un depósito o

abono a una cuenta bancaria autorizada por la SMV para recibir pagos de obligaciones pendientes o para recibir pagos correspondientes a trámites administrativo sujeto a una tasa TUPA.

PROCEDIMIENTO




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- Ley de Promoción del Mercado de Valores, aprobado por Ley N° 30050 y sus

modificatorias. - Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobado por

Decreto Ley N° 26126 y sus modificatorias. - Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores, aprobado

por Decreto Ley N° 29782 y sus modificatorias. - Texto Único Ordenado de la Ley N°28693, Ley General del Sistema Nacional

de Tesorería, aprobado por Decreto Supremo N° 035-2012-EF y sus modificatorias.

5. Descripción 5.1. El Tesorero de la SMV descarga diariamente desde las plataformas

disponibles de los bancos (banca electrónica) los reportes de movimientos de cada una de las cuentas bancarias autorizadas que tiene la SMV, donde aparecen los depósitos o abonos ingresados durante el día anterior y los importa al SIA a través del módulo de Contabilidad. Luego, Imprime los reportes con la información adicional o extendida que haya registrado cada Usuario al momento de realizar los depositos y se encuentre disponible en el sistema de cada banco, y lo entrega al Analista Junior de Finanzas o al Asistente para el registro de los ingresos en bancos, según corresponda. El Asistente es autorizado por el Jefe de la Unidad de Finanzas para realizar labores de registro de ingresos por bancos, básicamente en ausencia del Analista Junior de Finanzas, y bajo la supervisión del Tesorero.

5.2. El Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente, de ser el caso,

revisan los reportes con la información extendida de cada cuenta bancaria que les corresponde y en base a la información disponible, identifica al depositante y la obligación que desea pagar, y proceden a generar el recibo de ingresos respectivo, a través del módulo de tesorería del SIA, estableciendo así la vinculación correspondiente con el movimiento bancario que aparece cargado en el módulo de tesorería del SIA, según la información que fue importada y se encuentra pendiente de registro.

5.3. Los Analistas designados (SASCM/SASP), encargados de atender los

trámites TUPA identifican, durante la revisión de los requisitos, que el usuario haya adjuntado el Recibo de Ingreso o el voucher del depósito bancario realizado para pagar la tasa TUPA; en este último caso, envían un subflujo del expediente al Tesorero a través del Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc), solicitándole en el campo de observaciones la emisión del recibo de ingreso y su digitalización en dicho

PROCEDIMIENTO




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expediente, con el fin de confirmar el pago realizado por el usuario y validar el cumplimiento de los requisitos solicitados para atender el trámite TUPA.

5.4. El Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente, revisan a través

del aplicativo de Consulta de Declaraciones de Contribuciones, las constancias de depósito o transferencias (vouchers) remitidas por los Supervisados, conjuntamente con sus declaraciones de contribuciones, la información de depósitos recibida de los Usuarios por medio de correos electrónicos, MVNet y/o fax y los vouchers de depósitos por pagos de tasas TUPA en los expedientes remitidos por los Analistas de la SMV, para identificar al depositante, concepto del pago, periodo de la contribución (de ser el caso) e importe pagado, a fin de vincularlos con la operación respectiva que aparece en el movimiento bancario y generar el recibo de ingreso correspondiente, a través del módulo de tesorería del SIA. De encontrar inconsistencias entre los vouchers de depósitos realizados por pagos de tasas TUPA y el movimiento bancario respectivo, el Tesorero coordina con el Analista designado (SASP/SASCM) quien determinará el incumplimiento del requisito de pago respecto al trámite TUPA solicitado. Luego de haber vinculado las operaciones bancarias con sus respectivos recibos de ingresos, en el caso que aún existieran operaciones pendientes de identificar, se prosigue con la actividad 5.9, caso contrario se prosigue con la actividad 5.5.

5.5. El Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente, verifican que el recibo de ingreso generado en el módulo de tesorería del SIA, se encuentre correcto y corresponda a cada depósito efectuado. Para el caso de depósitos realizados por los servicios de recaudación a través de los bancos, la emisión del recibo se realiza en forma automática por los sistemas de intercambio con los bancos. En estos casos el Tesorero verifica diariamente que la emisión de los recibos de ingresos haya sido efectuada en forma correcta, de acuerdo al detalle que aparece en los sistemas de banca electrónica y al monto abonado a la SMV. Si corresponde a un pago de tasa TUPA, se prosigue con la actividad 5.6. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.8.

5.6. El Tesorero registra el número del recibo de ingreso asociado al voucher de depósito bancario a través del módulo web del SIA, con esta acción dicho módulo internamente asocia el número de recibo de ingreso con el expediente TUPA correspondiente.

PROCEDIMIENTO




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5.7. El Tesorero (en tanto no se cuente con un soporte tecnológico) digitaliza el recibo de ingreso emitido por el pago de la tasa TUPA en el expediente respectivo a través del SMVDoc.

5.8. El Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente coordinan y envían o entregan el recibo de ingreso generado al Usuario respectivo. El recibo puede ser enviado por correo electrónico o entregado en físico en tesorería de la SMV. En caso no existan operaciones pendientes de identificación, culmina el procedimiento.

5.9. Si existen operaciones pendientes de identificación, debido a que el

Usuario no cumplió con remitir la información necesaria en los días subsiguientes a la recepción del abono en la cuenta bancaria autorizada por la SMV, el Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente realizan las indagaciones con las fuentes posibles para tratar de identificar al posible depositante. Entre estas fuentes se consideran: - Las entidades financieras. Para tratar de conocer la identidad del

ordenante de la transferencia bancaria, depósito o del girador del cheque depositado en la cuenta bancaria (según sea el caso).

- El Analista Senior de Cobranzas. Se solicita su apoyo en la identificación del posible depositante, teniendo en cuenta las obligaciones u órdenes de pago notificadas en los días previos a la fecha del depósito y que aún se mantengan impagas.

- Analistas de los órganos de la SMV, encargados de atender los expedientes TUPA. Para que verifiquen los expedientes TUPA atendidos o en proceso de atención, generados en los días anteriores o siguientes a la fecha del depósito, e informen si alguno de los Usuarios respectivos solo adjuntó una constancia de depósito o transferencia a la cuenta bancaria de la SMV, para acreditar el pago de la tasa respectiva.

Si de acuerdo a las indagaciones y coordinaciones realizadas, se logra identificar al posible depositante, se prosigue con la actividad 5.10, en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.13.

5.10. El Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente solicita al posible

depositante que confirme si en esa fecha ha realizado un depósito o abono a la cuenta de la SMV, en cuyo caso debe enviar por medio de correo electrónico, fax o MVNet la constancia del depósito (voucher) que realizó e incluir la información referida a la obligación que desea pagar.

5.11. El Usuario realiza las gestiones necesarias para ubicar la constancia de

depósito e información solicitada por la SMV.

Los abonos a las cuentas bancarias de la SMV de los depositantes que no cumplieron con acreditar su titularidad y/o el concepto tributario, administrativo o de otra naturaleza al cual debe ser imputado dentro del

PROCEDIMIENTO




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plazo de diez (10) años, serán objeto de tratamiento con arreglo a la normatividad legal, la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería o norma que la sustituya, sus disposiciones complementarias y conexas, así como a las opiniones de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público. En caso el Usuario remita la constancia del depósito realizado y la información faltante, se prosigue con la actividad 5.12, en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.13.

5.12. El Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente revisan y verifican la constancia de depósito, e información remitida por el posible depositante y generan el recibo de ingreso que corresponda a través del módulo de tesorería del SIA. Se prosigue con la actividad 5.5.

5.13. Al término de cada día, el Tesorero, el Analista Junior de Finanzas o el Asistente revisan que los recibos de ingresos que generaron en el día, se ajusten a la información remitida por los Usuarios respectivos, y verifican que hayan realizado las anotaciones respectivas en los reportes de movimientos bancarios a su cargo. Asimismo, verifican que los depósitos no identificados queden pendientes de vinculación en el SIA, hasta conseguir que el Usuario respectivo cumpla con remitir la información necesaria para su identificación y registro a través del módulo de Tesorería del SIA, en los días subsiguientes.

5.14. El Analista Contable, dentro de los primeros diez (10) días hábiles

siguientes al termino de cada mes, realiza las conciliaciones bancarias, bajo la supervisión del Contador General, e informa el resultado obtenido y la relación de los depósitos o abonos recibidos en las cuentas bancarias, que aún se encuentran pendientes de registro (identificación), asimismo, mediante notas contables realiza el registro contable, en el módulo de contabilidad el SIA, por el total de ingresos recibidos en cada cuenta bancaria que se encuentran pendientes de identificación al cierre del mes anterior, y de los ajustes correspondientes a aquellos depósitos de periodos anteriores que fueron identificados y registrados en el mes anterior.

Mientras los depósitos recibidos no puedan ser identificados, se mantienen registrados contablemente como Ingresos Varios, hasta conseguir su plena identificación durante el año; de no ser posible esto, al término del año se registran en cuentas de orden a través del módulo de contabilidad del SIA, hasta su identificación posterior. Culmina el procedimiento.

Nota:

PROCEDIMIENTO




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Es responsabilidad del Tesorero o el Analista Junior de Finanzas comunicar al Analista Senior de Cobranzas el caso en que una entidad que opta por pagar sus contribuciones mensuales mediante depósitos o abonos a las cuentas bancarias de la SMV, incumplan (en forma reiterativa) su obligación de informar a la SMV oportunamente los datos y/o documentación referente a dichos pagos, para realizar su registro respectivo. En esos casos, el Analista Senior de Cobranzas debe preparar oficio mediante los cual se exija formalmente al representante legal de la entidad, que cumpla oportunamente con las instrucciones impartidas por la SMV para el pago de las contribuciones y otras obligaciones. Para tal efecto, visa el oficio y solicita la firma correspondiente del Jefe de la Unidad de Finanzas, previa exposición de la situación generada por la entidad.

PROCEDIMIENTO




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Tesorero/Analista Junior de Finanzas/Asistente *

INICIO

Analista designado (SASCM/SASP)

Tesorero

1.Descargar reportes de movimientos de

Bancos e importarlos al módulo de Contabilidad SIA

Contabilidad

Usuario **

2.Revisar, identificar pagos y generar

recibos de ingresos

SIA Tesorería

Impirme también los reportes con información adicional o extendida indicada por el usuario en sus depósitos o aquella que se encuentre disponible en los bancos.

Información adicional de depósitos

Al generar el recibo de ingreso, se establece la vinculación con el movimiento importado en el módulo de Tesorería del SIA.

Recibo de Ingreso

4.Revisar constancias de

depósito remitidas y genera recibos de

ingresos

Revisa las constancias de depósitos (vouchers) enviados por:- Los usuarios externos en sus Declaraciones Juradas de Contribuciones remitidos por MVNet, correo electrónico y/o fax.- Los Analistas de la SMV sobre pagos de tasas TUPA de los usuarios externos, etc.

¿Existen movimientos

pendientes de identificar?

9.Hacer indagaciones para la identificación

del movimiento pendiente

SíRealiza indagaciones con :- Bancos, para identificar al posible ordenante de la transferencia bancaria o del girador del cheque depositado.- Analista Senior de Cobranzas, consultar las obligaciones u órdenes de pago pendientes notificadas en los días previos a la fecha del depósito.- Analistas de la SMV encargados de atender expedientes TUPA y cuyo pago de la tasa se encuentre en proceso de tramitación.

5.Verificar recibos de ingresos generados

No

SIA Tesorería

Recibo de Ingreso

SIA Tesorería

Cuando el depósito se ha realizado por los servicios de recaudación en bancos, el recibo es generado automáticamente por el Sistema de interfaz con bancos de la SMV.

10.Solicitar envío de constancia de depósito e información respecto

a la obligación que desea pagar

11.Realizar las gestiones necesarias

para ubicar la constancia de depósito e

información solicitada por la SMV

¿Envía constancia de depósito e información

faltante?

12.Verificar y generar recibo de ingresos a

usuariosSi

¿Se ubica un posible depositante?

Si

SIA Tesorería

Recibo de Ingreso

Se solicita al posible depositante el envío de la constancia de pago e información sobre la obligación que desea pagar por correo electrónico, telefónico o mediante oficio (de ser el caso)

14.Mantener los movimientos no

identificados como ingresos varios hasta su plena identificación

No

1

1

FIN

* Asistente, trabajador designado a la Unidad de Finanzas con memorándum 2555-2015-SMV/08.2, u otro designado.**Usuario, persona natural o juridica que efectúa un pago con abono en cuenta por alguna obligación contraida con la SMV u otros.

13.Verificar que los depósitos no

identificados queden pendientes de

vinculación

No

FIN

Realiza el seguimiento diario de los depósitos no identificados hasta conseguir que el usuario cumpla con remitir la información necesaria para su identificación y registro.

Cuando el Analista de los órganos de la SMV encargados de atender los trámite TUPA, identifica, durante la revisión de los requisitos, que el solicitante ha adjuntado un voucher de depósito bancario, envia un subflujo del expediente al Tesorero para su revisión y emisión del recibo de ingreso.

3.Enviar subflujo de expedientes TUPA

con voucher de depósito bancario

¿Corresponde a un pago de tasa

TUPA?

6.Registra el número del recibo de ingreso asociado al voucher

del depósito bancario

Sí

7.Digitalizar recibo de ingresos en el

expediente TUPA

Control de Exp TUPA

SMVDoc

8.Coordinar y entregar recibo de ingresos a

usuario

No

Analista Contable

Trámites administrativos

Voucher de depósito bancario

PROCEDIMIENTO




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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-004

REGISTRO DE INGRESOS POR CAJA



01 Resolución de


dd/mm/yyyy Se aprueba el procedimiento: “Registro de ingresos por caja”.

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo

Establecer las actividades para la correcta recepción, registro y control de los ingresos por caja, correspondientes a los pagos que realizan los usuarios en la Tesorería de la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante, SMV), de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance

Macro proceso: Gestión de recursos Proceso: Gestión financiera Subproceso: Administración de tesorería. Inicio del Procedimiento: El procedimiento se inicia con la entrega del efectivo o cheque girado a favor de la SMV, en la Tesorería de la SMV, con la finalidad de pagar determinadas contribuciones, multas, tasas TUPA, entre otros. Fin del Procedimiento: El procedimiento finaliza con la emisión y entrega del recibo de ingreso al usuario, el abono del total recibido en las cuentas bancarias de la SMV y el archivo de los documentos de sustento de las operaciones realizadas.

3. Responsables

- Tesorero. - Usuario, persona natural o jurídica que realiza un pago en efectivo o cheque

en la Tesorería de la SMV por contribuciones, multas, tasas TUPA, entre otros.


- Ley de Promoción del Mercado de Valores, aprobado por Ley N° 30050 y sus

modificatorias. - Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobado por

Decreto Ley N° 26126 y sus modificatorias. - Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores, aprobado

por Decreto Ley N° 29782 y sus modificatorias. - Texto Único Ordenado de la Ley General del Sistema Nacional de Tesorería,

Ley N° 28693, aprobado por Decreto Supremo N° 035-2012-EF y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO




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5. Descripción

5.1. El Usuario realiza un pago en la Tesorería de la SMV. Los pagos pueden ser aplicados para contribuciones, multas, tasas TUPA, entre otros y pueden realizarse a través de efectivo o cheque girado a favor de la SMV.

5.2. El Tesorero recibe y revisa el pago, solicita los datos de identificación del

usuario, el concepto del pago, el número de boleta de pago, el periodo de contribución, el número de resolución de multa, entre otros, según corresponda. En el caso de contribuciones autoliquidadas, el Usuario puede realizar el pago de la contribución en la Tesorería y seguidamente puede presentar a la SMV su autoliquidación respectiva, utilizando el formato de Declaración - Autoliquidación y Pago correspondiente (de uso obligatorio) y adjuntando la constancia del pago realizado (si así fuera el caso). El Usuario está obligado a presentar su autoliquidación por medio del sistema de intercambio de información del Mercado de Valores peruano (en adelante MVNet) o por Trámite Documentario, dentro del plazo máximo establecido y de acuerdo a la normativa vigente. El Tesorero no puede negarse a recibir el pago de la contribución, si el Usuario en ese momento no hubiera presentado su autoliquidación o no presente copia de la autoliquidación remitida previamente a la SMV. En caso el pago sea por una tasa TUPA, el Tesorero solicita al Usuario el número de expediente registrado en el Sistema de Trámite Documentario (en adelante SMVDoc), a fin de anotar ese dato en la glosa del recibo de ingreso a emitir, de ser posible. El Tesorero no puede negarse a recibir el pago, en caso el Usuario no pueda indicarle en ese momento el número de expediente SMVDoc respectivo (el número de expediente no es un dato obligatorio para la recepción del pago).

5.3. El Tesorero identifica si existe una cuenta por cobrar asociada al pago

realizado. Si existe una obligación de pago predeterminada registrada en el módulo de tesorería del SIA, se prosigue con la actividad 5.4. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.5.

5.4. El Tesorero selecciona en el módulo de tesorería del Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA), las cuentas por cobrar pendientes de pago a amortizar o cancelar; de ser necesario, coordina con el Analista Senior de Cobranzas sobre algún detalle de la obligación específica que el Usuario

PROCEDIMIENTO




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solicita pagar y la glosa que debe considerar en el recibo de ingreso. Informa al usuario, si el monto pagado cancela la obligación o solo constituye un pago a cuenta.

5.5. El Tesorero emite el recibo de ingresos correspondiente en el módulo de tesorería del SIA, anotando el tipo de moneda por el pago recibido (soles o dólares), y en el caso de pago con cheque, registra la entidad financiera y el número de cheque respectivo. Con la emisión del recibo de ingresos se generan los asientos contables y presupuestales correspondientes.

5.6. El Tesorero sella en señal de cancelación el recibo de ingreso emitido y lo

entrega al Usuario, como constancia del pago realizado.

5.7. Al final del día, el Tesorero emite el reporte de ingresos diarios, a través del módulo de tesorería del SIA.

5.8. El Tesorero realiza el arqueo diario del efectivo y cheques recibidos. Verifica

que coincida con los ingresos por caja que aparecen detallados en el reporte de ingresos diarios.

5.9. El Tesorero endosa los cheques recibidos.

5.10. Al día hábil siguiente, el Tesorero deposita el efectivo y los cheques en las

cuentas bancarias autorizadas de la SMV. Los depósitos se realizan a más tardar el día hábil siguiente a la recepción de los pagos respectivos.

En caso alguno de los cheques recibidos y depositados en la cuenta bancaria de la SMV, resulte rechazado por la entidad financiera, se prosigue con la actividad 5.11, en caso contrario se prosigue con la actividad 5.15.

5.11. El Tesorero anula el recibo de ingreso (indicando el motivo de la anulación) a través del módulo de tesorería del SIA.

5.12. El Tesorero en coordinación con el Analista Senior de Cobranzas, se comunica por teléfono o correo electrónico con el Usuario y le solicita la inmediata rectificación del cheque rechazado por la entidad financiera. En caso el Usuario no conteste o no muestre disposición para rectificar de inmediato el cheque rechazado, el Tesorero elabora un oficio dirigido al Usuario y lo visa, conjuntamente con el Analista Senior de Cobranzas, para la firma del Jefe de la Unidad de Finanzas y envía al Usuario. En caso el Usuario realice la rectificación del pago mediante una nueva entrega en efectivo o con cheque de gerencia, se prosigue con la actividad 5.2. En caso el Usuario realice el nuevo pago con depósito a la cuenta

PROCEDIMIENTO




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bancaria de la SMV, se prosigue con el procedimiento: Registro de Ingresos por depósitos en Bancos. En cualquier caso, el nuevo pago debe incluir los gastos bancarios correspondientes y los intereses respectivos, según corresponda. En caso el Usuario no realice la rectificación del pago, se prosigue con la actividad 5.13.

5.13. El Tesorero conjuntamente con el Analista Senior de Cobranzas, reúnen y

analizan la documentación y consultan con la Coordinadora Legal de la Oficina General de Administración, las acciones legales a seguir, especialmente si corresponde a cheques sin fondos o de una cuenta bancaria inexistente o situaciones similares.

5.14. El Tesorero ejecuta las acciones que correspondan, en caso se requiera de acuerdo a ley, prepara un memorándum para remitir el cheque rechazado a la Procuraduría Pública de la SMV. El memorándum es firmado por el Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración con el visto del Jefe de la Unidad de Finanzas y el Tesorero. La cobranza de la obligación (contribución o multa) regresa a su estado de pendiente de pago. En caso corresponda a un pago de tasa TUPA, el Tesorero comunica inmediatamente al órgano de supervisión de la SMV encargado de atender el procedimiento administrativo correspondiente, indicándole que el pago realizado por el Usuario ha resultado no válido y que incumplió con corregir o subsanar en forma inmediata dicha situación.

5.15. El Tesorero archiva los documentos de sustento de las operaciones

realizadas. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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TesoreroUsuario

INICIO

1.Realizar pago

Los pagos pueden ser aplicados para contribuciones, multas, tasas TUPA, entre otros.Los pagos pueden ser realizados en efectivo, cheque en la Tesorería de la SMV

2.Revisar pago y solicitar datos de su

identificación

3.Identifica cuenta por cobrar en el

módulo de Tesorería

¿Existe cuenta por cobrar registrada?

4.Seleccionar las cuentas por cobrar

Sí

5.Emitir recibo de ingreso

No

Se verifica si existe una obligación de pago predeterminada registrada en el módulo de tesorería del SIA.

SIA Tesorería

6.Sellar o entregar recibo de ingreso a

usuario

SIA Tesorería SIA Tesorería

7.Emitir reporte de ingresos diario

En caso se requiera coordina con el Analista Senior de Cobranzas de la obligación de pago.

8.Realizar arqueo de caja diario del

efectivo y cheques recibidos

9. Endosar cheques recibidos del día

Al final del día emite reporte de ingresos para el arqueo diario

SIA Tesorería

10. Depositar efectivo y cheques en las

cuentas bancarias autorizadas de la SMV

El depósito del efectivo y cheques se realiza dentro de las 24 horas posteriores a la recaudación.

¿Existen cheques rechazados por el

banco?

11. Anular recibo de ingreso e indicar

motivo de anulación

12. Coordinar con usuario rectificación del pago efectuado

Sí

¿Envía corrección del pago realizado?

Sí

No

SIA Tesorería

Recibo de Ingreso

Reporte de Ingresos

Pago

No

En coordinación con el Analista Senior de Cobranzas (de ser el caso).De ser necesario elabora un oficio al usuario que es firmado por el Jefe de Finanzas.

1

1

A

2

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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7. Formato y modelos asociados No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-005

GENERACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO

POR CONTRIBUCIONES



01 Resolución de


dd/mm/yyyySe aprueba el procedimiento: “Generación de órdenes de pago

por contribuciones”.

PROCEDIMIENTO


GENERACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO POR CONTRIBUCIONES


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1. Objetivo

Establecer las actividades para la correcta generación de órdenes de pago por los diferentes tipos de contribuciones autoliquidadas por las entidades inscritas en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano por los servicios de supervisión que presta la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante, SMV), de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos Proceso: Gestión financiera Subproceso: Administración de cobranzas

Inicio del procedimiento: El procedimiento se inicia con la identificación de la entidad que autoliquidó una contribución y no cumplió con el pago total de la misma, con sus respectivos intereses, y la generación de la orden de pago en el módulo de cobranzas del Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA). Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con las siguientes posibles acciones: a) La entidad realiza el pago de la totalidad de la obligación contenida en la orden de pago con sus respectivos intereses, b) la entidad tiene discrepancias sobre el monto cobrado y presenta una reclamación dentro del plazo de ley, c) la entidad no realiza el pago dentro del plazo requerido por la SMV y dicha orden de pago se transfiere a cobranza coactiva.

3. Responsables

- Jefe de la Unidad de Finanzas. - Analista Senior de Cobranzas. - Analista de Trámite Documentario. - Asistente, trabajador de la SMV designado con memorándum Nº 2555-2015-

SMV/08.2, u otro designado. - Entidad, persona de derecho privado o público que emite valores mobiliarios

inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano, que es participe del mercado de valores (incluyendo el mercado de fondos colectivos) con autorización de funcionamiento otorgada por la SMV y/o que administra fondos o patrimonios titulizados sujetos a la supervisión de la SMV.

PROCEDIMIENTO




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4. Documento de consulta

- Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Decreto Ley N° 26126.

- Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Decreto Ley N° 29782.

- Ley de Promoción del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Ley N° 30050.

- Ley del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Decreto Ley N° 861.

- Texto Único Ordenado de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por Decreto Supremo N°093-2002-EF.

- Montos de Contribuciones que percibe la SMV por los Servicios de Supervisión que presta y sus modificatorias, aprobado por Decreto Supremo N°083-2000-EF.

- Formatos de Declaración - Autoliquidación Pago y Texto Único Ordenado de la Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta la SMV, aprobados con Resolución de Superintendente Nº 044-2016-SMV/02.

- Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta la SMV y sus modificatorias, aprobado por Resolución CONASEV N° 095-2000-EF/94.10.

- Tasa de la contribución de Agente de Intermediación por operaciones en el mercado secundario para el caso de emisiones con instrumentos financieros de corto plazo, aprobado por Resolución CONASEV N° 095-2007-EF/94.01.1.

- Incorporar tercera disposición transitoria a la norma sobre contribuciones por los servicios de supervisión que presta la SMV, aprobado por Resolución SMV N° 031-2015-SMV/01.

- Articulo 77° y 78° del Código Tributario. - Directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos

emitidos por la SMV, aprobado por Resolución de Superintendente Nº 125-2015-SMV/02 (en adelante, Directiva de notificaciones físicas).

5. Descripción

5.1. El Analista Senior de Cobranzas identifica las contribuciones autoliquidadas (incluyendo las boletas de pago que adquirieron la condición de declaraciones juradas) que no fueron totalmente pagadas por las entidades obligadas, luego genera el número correlativo de las órdenes de pago en el módulo de cobranzas del Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA). Las órdenes de pago se generan a más tardar dentro de los sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de vencimiento de la contribución respectiva, para lo cual, debe verificar las declaraciones juradas presentadas por las entidades y en el caso de las boletas de pago que adquirieron la condición de declaraciones juradas, verificar que dichas

PROCEDIMIENTO




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boletas cuenten con el cargo de notificación respectivo de acuerdo a la Directiva de notificaciones físicas, que demuestren que fueron entregadas válidamente antes de la fecha de vencimiento establecida. El Analista Senior de Cobranzas convierte las órdenes de pago generadas a formato pdf.

5.2. El Analista Senior de Cobranzas remite por correo electrónico al Asistente, los modelos de circulares y la lista de entidades obligadas, para luego proceder con la combinación de circulares y órdenes de pago.

5.3. El Asistente ejecuta el proceso automático de combinación de circulares con las órdenes de pago. Existen diferentes modelos de circulares, por cada tipo de contribución autoliquidada y según si la entidad obligada cuenta o no con el Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores (en adelante, MVNet).

5.4. El Analista Senior de Cobranzas adjunta al expediente que corresponda del SMVDoc, el reporte de órdenes de pago emitido desde el módulo de cobranzas del SIA, visa las órdenes de pago en el aplicativo de firmas SignNet, y envía un subflujo del expediente al Jefe de la Unidad de Finanzas, solicitando la firma de las circulares y ordenes de pago generadas.

5.5. El Jefe de la Unidad de Finanzas revisa y firma las circulares y órdenes de pago en el SignNet. Al firmar las circulares, estas son enviadas automáticamente en forma conjunta con las órdenes de pago a las entidades que cuenten con el sistema MVNet. Si existen entidades que no cuentan con el sistema MVNet, se prosigue con la actividad 5.6. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.11.

5.6. El Asistente imprime las órdenes de pago y las circulares firmadas con sus respectivos cargos de notificación para la entrega de los documentos mencionados en el punto anterior. El Asistente, en coordinación con el Analista Senior de Cobranzas, verifica que las circulares y órdenes de pago dirigidas a las entidades con MVNet, hayan salido de la bandeja de la Unidad de Finanzas y aparezcan debidamente notificadas.

5.7. El Asistente coordina y entrega al Analista de Trámite Documentario las

órdenes de pago con las circulares firmadas y los cargos de notificación impresos para su envío a las entidades que no cuentan con el sistema MVNet.

5.8. El Analista de Trámite Documentario realiza las coordinaciones con el

servicio de mensajería para la entrega de los documentos a las entidades

PROCEDIMIENTO




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que no cuenta con MVNet, de acuerdo a la Directiva de notificaciones físicas.

5.9. El Analista de Trámite Documentario verifica la correcta notificación y digitalización en el expediente de los cargos de notificaciones ingresados por el servicio de mensajería una vez realizada la entrega de los documentos a la entidad. En caso existan inconsistencias, coordina con el servicio de mensajería su pronta corrección o subsanación, de ser posible, antes que se venza el plazo señalado en la orden de pago.

5.10. El Analista de Trámite Documentario entrega al Analista Senior de

Cobranzas los cargos de notificaciones en físico, debidamente digitalizados en el(los) expediente(s) respectivo(s).

5.11. La entidad revisa las órdenes de pago entregadas por la SMV y realiza las consultas que considere pertinentes al Analista Senior de Cobranzas.

Si la entidad decide realizar el pago, se prosigue con la actividad 5.12. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.13.

5.12. La entidad elige el medio de pago, en caso lo realice con un depósito directo a una cuenta autorizada por la SMV o por el servicio de recaudación por convenio con bancos de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Registro de Ingresos por depósitos en bancos; en caso realice el pago por Tesorería de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Registro de Ingresos por caja. Luego de realizar el pago de la obligación, la entidad, en caso tenga observaciones o discrepancias con las órdenes de pago generadas, puede presentar una reclamación, siguiendo con las actividades descritas en alguno de los procedimientos del proceso de Recursos Impugnativos.

5.13. Si la entidad no realizó el pago total de la orden y no presentó una reclamación, el Analista Senior de Cobranzas inicia las acciones para el pase de la obligación a cobranza coactiva, para tal efecto ingresa la fecha de notificación de la orden de pago en el módulo de cobranzas del SIA. Para el caso de las entidades que no cuentan con el sistema MVNet, ingresa la fecha de entrega de los cargos de notificación en físico remitidos por Trámite Documentario, para las entidades con MVNet se registra la fecha del cargo de notificación registrada en dicho sistema.

5.14. El Analista Senior de Cobranzas remite con memorándum al Analista Legal Junior de Finanzas a través del SMVDoc y en físico las órdenes de pago, circulares y cargos de notificación respectivos. Transfiere las órdenes de

PROCEDIMIENTO




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pago vencidas a la situación de pase a cobranza coactiva en el módulo de cobranzas del SIA. Dicho módulo genera de forma automática un correo electrónico al Analista Legal Junior de Finanzas con la información transferida y se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Cobranza Coactiva. Culmina el procedimiento.

Notas: - El Analista Senior de Cobranzas (con el apoyo del Asistente) debe verificar

oportunamente que las Ordenes de Pago que ha generado y visado, hayan sido debidamente firmadas (en forma masiva) y notificadas válidamente, por medio electrónico (MVNet) o por medio físico (Tramite Documentario), según corresponda.

- De ser necesario y de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario, se podrán emitir y enviar Resoluciones de Determinación (RD) por contribuciones impagas no autoliquidadas por las entidades (entidades supervisadas),

- Las reclamaciones sobre las órdenes de pago deben contar con el pago previo de la obligación tributaria para ser admitido, salvo lo señalado en el numeral 3 del inciso a) del artículo 119° del Código Tributario.

- El plazo para reclamar una Resolución de Determinación es de veinte (20) días hábiles contados a partir de su notificación y no amerita el pago previo de la obligación tributaria para ser admitida la reclamación.

- Mientras una contribución determinada por la SMV, no quede consentida (firme), no es exigible y no puede iniciarse la cobranza respectiva. Para que quede consentida (firme), la entidad obligada no debe presentar reclamación alguna en el plazo de ley (veinte días hábiles de notificado).

- En caso que el contribuyente presente reclamación, no podrá iniciarse la cobranza coactiva, salvo que la reclamación se declare inadmisible.

PROCEDIMIENTO




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Jefe de la Unidad de Finanzas


Entidad **Analista de Trámite DocumentarioAsistente *

¿Existen entidades sin MVNet?

6.Imprimir ordenes de pago, circulares

firmadas y cargos de notificación

7.Coordinar envío de documentos con

Trámite Documentario

Circulares

Ordenes de Pago

Cargos de Notificación

5.Firmar circulares y órdenes de pago

SignNet

Al firmar las circulares, estas son enviadas automáticamente en forma conjunta con las ordenes de pagos a las entidades a través del MVNet para las empresas que cuentan con este sistema.

MVNet

Circulares

Ordenes de Pago

11.Revisar ordenes de pago y realizar las

consultas que considere pertinente

a la SMV

Las consultas se realizan a través del MVNet, correo electrónico o teléfono.Si va a realizar el pago, consulta monto final que incluye intereses a la fecha de pago

1. Identificar contribución y

generar ordenes de pago

2.Enviar modelos de circulares y lista de entidades obligadas

por correo electrónico

SIA Cobranzas

Ordenes de Pago

3.Ejecutar proceso automático de

combinación de circulares con

ordenes de pagoSMVDoc

Circular Entidades con MVNet

Circular Entidades sin MVNet

A

4.Adjuntar a expediente reporte

de órdenes de pago generadas, visar ordenes de pago

Circular entidades con MVNet

Circular entidades sin MVNet

Lista de entidades

10.Entregar cargos de notificación físicos al Analista Senior de

CobranzasCargos de Notificación

** Entidad : persona de derecho privado o de derecho público que emite valores mobiliarios y se encuentra inscrito en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano.

8. Coordinar con servicio de

mensajería la entrega de los documentos

INICIO

SignNet

Sí

De acuerdo a la Directiva de notificaciones físicas de la SMV

No

9.Verificar la correcta digitalización de los cargo de notificación

ingresados por el servicio de mensajería

MVNet

En caso existan observaciones a los cargos de notificación firmados, el Analista de Trámite Documentario coordina su rectificación con el servicio de mensajería antes del plazo de vencimiento de las órdenes de pago.

Cargos de Notificación

* Asistente, trabajador designado con memorándum 2555-2015-SMV/08.2 u otro designado

PROCEDIMIENTO




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A

Registro de Ingresos por depósitos en

bancos

13.Ingresar fecha de notificación de

orden de pago SIA Cobranzas

Entidad con MVNet: fecha de notificación a través del MVNetEntidad sin MVNet: fecha de entrega según cargo de notificación remitido por Trámite documentario.

FIN

Se adjunta al memorandum los siguientes documentos: Orden de Pago, Oficio y cargo de notificación.El Memorándum y los documentos son enviados al Analista Legal Junior de Finanzas en físico y por MVNet.

Cobranza Coactiva

14.Remitir con Memorándum los

documentos para la cobranza coactiva

SMVdoc

El Módulo de cobranzas del SIA genera de forma automática un correo electrónico al Analista Legal Junior de Finanzas con la información transferida.

Recursos Impugnativos

Si

No

No

Entidad ** Analista Senior de Cobranzas

*Entidad : persona de derecho privado o de derecho público que emite valores mobiliarios y se encuentra inscrito en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano.

Registro de Ingresos por caja

12.Elegir medio de pago

medio de pago

Depósito Bancario Tesorería de la SMV

¿Presenta recurso impugnativo dentro del

plazo establecido?

¿Realiza el pago total de la orden de

pago?

Sí

PROCEDIMIENTO




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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-006

CONTROL DE CONTRIBUCIONES DE EMISORES DE VALORES



01 Resolución de


dd/mm/yyyySe aprueba el procedimiento: “Control de contribuciones de

emisores de valores”.

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo

Establecer las actividades para determinar y controlar correctamente la recaudación de las contribuciones por los servicios de supervisión que presta la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante, SMV) a las empresas emisoras de valores de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos Proceso: Gestión financiera Sub Proceso : Administración de cobranza

Inicio del procedimiento: el procedimiento inicia con el envío de los montos afectos para el cálculo de la contribución de los emisores de valores, dichos montos son enviados por la Intendencia General de Supervisión de Conductas (IGSC) y la Intendencia General de Supervisión de Entidades (IGSE) dentro de cinco (05) días hábiles siguientes al término de cada mes. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el pago total de la boleta o la generación de la orden de pago (de ser el caso).

3. Responsables

- Intendente General (IGSC / IGSE) - Jefe de la Unidad de Finanzas - Contador General - Analista Senior de Cobranzas - Analista de Trámite Documentario - Asistente, trabajador de la SMV designado a la Unidad de Finanzas con

memorándum 2555-2015-SMV/08.2, u otro designado. - Usuario, persona de derecho privado o público que emite valores mobiliarios y

se encuentra inscrito en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano

PROCEDIMIENTO




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- Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Decreto Ley N° 26126.

- Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Decreto Ley N° 29782.

- Ley de Promoción del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Ley N° 30050.

- Ley del Mercado de Valores y sus modificatorias, aprobado por Decreto Ley N° 861.

- Texto Único Ordenado de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por Decreto Supremo N° 093-2002-EF.

- Montos de Contribuciones que percibe la CONASEV por los Servicios de Supervisión que presta, aprobado por Decreto Supremo N°00083-2000 y sus modificatorias.

- Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta CONASEV, aprobado por Resolución CONASEV N° 0095-2000, según Texto Único Ordenado aprobado por Resolución de Superintendente N°044-2016-SMV/02.

- Tasa de la contribución de Agente de Intermediación por operaciones en el mercado secundario para el caso de emisiones con instrumentos financieros de corto plazo, aprobado por Resolución CONASEV N° 00095-2007.

- Incorporación de tercera disposición transitoria a la norma sobre contribuciones por los servicios de supervisión que presta la SMV, aprobado por Resolución SMV N°00031-2015.

- Directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos emitidos por la SMV, aprobada por Resolución de Superintendente N° 125-2015-SMV/02.

PROCEDIMIENTO




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5. Descripción

5.1. Con la finalidad de contar con la información necesaria para el cálculo de las contribuciones de los emisores, el Intendente General de Supervisión de Conductas (IGSC) y el Intendencia General de Supervisión de Entidades (IGSE) envían un memorándum con la información de los emisores y sus montos afectos (según valores inscritos o valores colocados al cierre de cada mes), indicando claramente aquellos que corresponden al Mercado Alternativo de Valores. La información es enviada en formato excel dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al término de cada mes, a través del Sistema de Gestión Documental (en adelante, SMVDoc).

5.2. El Analista Senior de Cobranzas ingresa al módulo de cobranzas del Sistema Integrado de Administración (en adelante, SIA) y ejecuta la opción que permite generar una copia de la información de los montos afectos del mes anterior al periodo a procesar.

5.3. El Analista Senior de Cobranzas contrasta la información de los montos afectos de la copia del mes anterior con el mes en cálculo trabajados previamente en un archivo excel. Verifica si la información de la copia del mes anterior (monto inscrito para acciones y monto de circulación para bonos) ha sufrido modificaciones o en su defecto han ingresado nuevos valores al mercado. Esta verificación se realiza tomando como base la información sobre los montos afectos enviados por las Intendencias (IGSC e IGSE) en el punto 5.1. Si como resultado de esta verificación, se requiere el ingreso de nuevos emisores o nuevos valores, realiza las coordinaciones con la Oficina de Tecnologías de Información (en adelante OTI) y se prosigue con lo descrito en el procedimiento de Atención de requerimientos de tecnologías de información, luego con la actividad 5.5. Si se requiere modificar montos afectos, se prosigue con la actividad 5.4. De no requerir modificaciones o ingreso de nuevos valores, se prosigue con la actividad 5.5.

5.4. El Analista Senior de Cobranzas modifica la información de los montos afectos del mes a procesar en el módulo de cobranzas del SIA.

5.5. El Analista Senior de Cobranzas realiza el cuadre general de los montos afectos, luego registra la fecha de emisión y la fecha de vencimiento en el módulo de cobranzas del SIA para el cálculo de las contribuciones de los emisores. La fecha de vencimiento corresponde al último día del mes en curso.

PROCEDIMIENTO




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5.6. El Analista Senior de Cobranzas con la información correctamente ingresada y verificada, ejecuta el cálculo de las contribuciones en el módulo de Cobranzas del SIA.

5.7. El Analista Senior de Cobranzas genera las boletas de pago de las contribuciones de los emisores. Se generan boletas de pago en soles y dólares según corresponda.

5.8. El Analista Senior de Cobranzas realiza una revisión por muestreo de las boletas de pago. Si las boletas de pago están conformes, se prosigue con la actividad 5.10. De encontrar observaciones en las boletas de pago, se prosigue con la actividad 5.9.

5.9. El Analista Senior de Cobranzas analiza las causas de los errores u

observaciones en las boletas de pago, coordina con OTI las correcciones y se prosigue con lo descrito en el procedimiento de Atención de requerimientos de tecnologías de información, luego con la actividad 5.10.

5.10. El Analista Senior de Cobranzas comunica con memorándum al Jefe de la

Unidad de Finanzas, la relación de las boletas de pago emitidas desde el módulo de cobranzas del SIA y el sustento que corresponda a través del SMVDoc, asimismo envía un subflujo del expediente al Contador General para que proceda a la revisión y visado de las boletas de pago.

5.11. El Analista Senior de Cobranzas envía los modelos de circulares y la lista de Usuarios por correo electrónico a la Asistente. Existen dos modelos de circulares, uno para Usuarios con el Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores Peruano (en adelante, MVNet) y otro para los que no cuentan con dicho sistema.

5.12. El Asistente ejecuta el proceso automático de combinación de circulares con las boletas de pago en el SMVDoc.

5.13. Una vez ejecutado el proceso automático de combinación de la circulares con las boletas de pago, el Contador General revisa el monto total de contribuciones y realiza una verificación por muestreo de las boletas de pago generadas. Si las boletas de pago están conformes, se prosigue con la actividad 5.14. De encontrar observaciones en las boletas de pago, se prosigue con la actividad 5.9.

5.14. El Contador General visa las boletas de pago en el sistema de firmas SignNet e informa al Jefe de la Unidad de Finanzas cuando ha concluido el proceso de visado.

PROCEDIMIENTO




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5.15. El Jefe de la Unidad de Finanzas firma las circulares en el sistema de firmas SignNet y posteriormente se realiza el envío automático de las circulares y boletas de pago a través de MVNet.

5.16. En Analista Senior de Cobranzas verifica el correcto envío automático de todas las boletas de pago por MVNet.

En caso existan Usuarios sin MVNet se prosigue con la actividad 5.18. De lo contrario, se prosigue con la actividad 5.17.

5.17. El Analista Senior de Cobranzas transfiere las boletas de pago emitidas al módulo Tesorería del SIA. Al transferir las boletas emitidas al módulo Tesorería del SIA se realizan automáticamente los asientos contables en el módulo de Contabilidad del SIA. Se prosigue con la actividad 5.25.

5.18. El Asistente imprime las boletas y las circulares firmadas con los cargos de notificación para la entrega a los Usuarios que no cuentan con el sistema MVNet.


boletas con las circulares firmadas y los cargos de notificación impresos para su envío a los Usuarios que no cuentan con el sistema MVNet.


servicio de mensajería para la entrega de los documentos a los Usuarios que no cuenta con MVNet, de acuerdo a la directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos emitidos por la SMV.

5.21. El Analista de Trámite Documentario verifica que el servicio de mensajería una vez realizada la entrega de los documentos al Usuario, haya llenado correctamente los cargos de notificación respectivos y que los digitalice oportunamente en el expediente. En caso existan inconsistencias, coordina con el servicio de mensajería su pronta corrección antes de la fecha de vencimiento de la boleta de pago.


Cobranzas los cargos de notificaciones en físico y este verifica que la información esté clara y que aparezca digitalizada en el expediente respectivo. El Analista Senior de Cobranzas debe identificar los casos en los cuales las boletas de pago respectivas no llegaron a ser notificadas válidamente antes de la fecha de vencimiento señalada, a efectos de generar las resoluciones de determinación respectivas y enviarlas al Usuario (deudor), según sea necesario para continuar con la cobranza coactiva de las contribuciones impagas.

PROCEDIMIENTO




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5.23. El Usuario revisa la boleta de pago de sus contribuciones enviadas por la SMV. De tener observaciones o discrepancias a las boletas de pago, se prosigue con la actividad 5.24. En caso la boleta de pago esté conforme, se prosigue con la actividad 5.32.

5.24. Si el Usuario no estuviera de acuerdo con la boleta de pago que se le remitió, puede presentar a la SMV, a través del sistema MVNet o por trámite documentario antes del vencimiento de la boleta, su declaración jurada por el importe que considera correcto, utilizando el formato establecido y adjuntando la constancia por el pago o abono realizado (de ser el caso).

5.25. El Analista Senior de Cobranzas revisa a partir del día hábil siguiente del vencimiento de la boleta, si algún Usuario presentó su declaración jurada en el módulo de Consultas de Declaraciones Juradas – Contribuyentes. Revisa la observación presentada por la entidad e identifica el origen de la diferencia.

En caso corresponda a diferencias respecto a la información presentada por la IGSE o IGSC, se prosigue con la actividad 5.26, en caso contrario se prosigue con la actividad 5.28. En caso la boleta de pago emitida por la SMV no adquiera el carácter de declaración jurada, el Analista Senior de Cobranzas verifica el pago y de ser el caso, realiza las gestiones de cobranza. De no lograr el pago de la contribución, genera un Oficio que haga las veces de resolución de determinación, para que una vez que quede consentida (firme), pueda solicitar su envío a cobranza coactiva.

5.26. El Analista Senior de Cobranzas realiza las coordinaciones con el órgano respectivo (IGSE o IGSC), para que confirme o subsane la información presentada. De ser el caso, se comunica con memorándum.

5.27. El Intendente General (IGSC o IGSE) analiza la comunicación del Usuario y coordina la elaboración y envío de un memorándum a la Unidad de Finanzas indicando sus conclusiones.

5.28. El Analista Senior de Cobranzas revisa las conclusiones respecto a las diferencias indicadas por el Usuario. Si requiere aplicar una rebaja a la boleta de pago por el módulo de cobranzas, se prosigue con la actividad 5.30. en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.29.

PROCEDIMIENTO




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5.29. El Analista Senior de Cobranzas coordina con el Usuario el pago del saldo pendiente de la boleta de pago, indicándole que no procede la rectificación. Se procede con la actividad 5.32

5.30. El Analista Senior de Cobranzas registra la rebaja de acuerdo a las indicaciones dadas en el memorándum de la IGSE o IGSC en el módulo de cobranzas del SIA. Se prosigue con la actividad 5.31.

5.31. Si la rebaja de la boleta de pago genera saldo a favor del Usuario y este

solicita que se le devuelva el exceso pagado, se prosigue según lo descrito en el procedimiento: Atención de solicitudes de devolución de pagos y/o cobros a contribuyentes.

5.32. Si el Usuario tuviera un pago pendiente, decide si realizará la cancelación

total de la boleta de pago. Si no realiza la cancelación total de la boleta de pago, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Generación de órdenes de pago por contribuciones. En caso decida realizar la cancelación total de la boleta, se prosigue con la actividad 5.33

5.33. El Usuario decide el medio de pago de la boleta. Si realiza el pago por depósitos en bancos o por convenio de recaudaciones en bancos, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por bancos. Si realiza el pago en la Tesorería de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por Caja. Culmina el procedimiento.

Notas: - Para que una boleta de pago de emisores adquiera el carácter de declaración

jurada conforme a ley, es necesario que sea notificada válidamente antes de la fecha de su vencimiento y que el Usuario (emisor) no la observe hasta esa fecha, presentando su declaración jurada por el monto afecto y/o valores que considera correctos, utilizando el formato establecido.

- En caso de emisores a los cuales la SMV no pueda realizar notificaciones validas

por medios físicos y tampoco pueda notificarlos válidamente por medio del MVNet, podrá hacerlo mediante publicaciones mensuales en diarios, a fin de conseguir que las boletas de pago adquieran el carácter de declaraciones juradas conforme a ley, y que así se agilice el proceso de cobranza respectivo.

PROCEDIMIENTO




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- Las contribuciones impagas que no logren sustentarse en declaraciones juradas de los emisores (ni en boletas de pago que hayan adquirido el carácter de declaraciones juradas, conforme a ley), para que puedan ser cobradas por la vía coactiva es necesario que cuenten con Resolución de Determinación debidamente notificada y consentida (firme).

PROCEDIMIENTO




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Intendente General(IGSC / IGSE)


INICIO

Asistente *

1.Enviar memorándum con información de

montos afectos para el cálculo de

contribucionesSMVDoc

La información es enviada en los primeros cinco (05) días hábiles siguientes al término de cada mes a través del SMVDoc.

Memorándum

Montos Afectos

Contador General

2.Ejecutar copia de la información del

mes anterior

SIA Cobranzas

3.Contrastar información de

montos afectos del mes anterior con el

mes en cálculo

¿Requiere ingresar nuevos valores?

5.Realizar el cuadre de los montos

afectos y registrar la fecha de emisión y

vencimiento

6.Ejecutar el cálculo de

contribución en el módulo de

cobranzas del SIA

7.Generar boleta de pago

SIA Cobranzas

SIA Cobranzas

No

Si

La fecha de vencimiento a registrar corresponde al último día del mes en curso

SIA Cobranzas

¿Es conforme?

8.Realizar revisión por muestreo de boletas de pago

9.Analizar causa de error

No

C



No

¿Requiere modificar montos afectos?

4.Modificar montos afectos del mes a

procesarSí



SIA Cobranzas

Boletas de Pago

10.Comunicar vía Memorándum,

relación de boletas generadas a Jefe de Unidad de Finanzas

SMVDoc

Memorándum

Relación de boletas de pago generadas

Sí

11.Remitir modelos de circulares y lista

de usuarios

12.Ejecutar el proceso automático de combinación de circulares y boletas

de pago

La fecha de vencimiento a registrar corresponde al último día del mes en curso

SMVDoc

13.Revisar monto total de

contribuciones por muestreo de boletas

de pago

¿Es conforme?A Sí

No

* Asistente, trabajador designado con memorándum 2555-2015-SMV/08.2 a la Unidad de Finanzas.

SIA Cobranzas

PROCEDIMIENTO




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Asistente *Analista de Trámite

Documentario

15.Firmar circulares en el

sistema de firmasSignNet

Al firmar las circulares, estas son enviadas automáticamente en forma conjunta con las boletas de pagos a los usuarios con acceso al MVNet

A

14.Visar las boletas de pago

SignNet

Contador General

17.Transferir boletas de pago al

módulo de tesorería

SIA Cobranzas

Al transferir las boletas emitidas al módulo de Tesorería se realizan automáticamente los asientos contables al módulo de Contabilidad


16.Verificar el envío automático

de todas las boletas

¿Existen usuarios sin MVNet?

18.Imprimir boletas de pago, circulares firmadas y cargos

de notificación

Sí

19. Coordinar entrega de

documentos para envío a usuarios

No

Usuario **

22.Entregar cargos de notificación física al Analista Senior de




De acuerdo a la directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos emitidos por la SMV



MVNet

En caso existan observaciones a los cargos de notificación firmados, el Analista de Trámite Documentario coordina su rectificación con el servicio de mensajería antes del plazo de vencimiento de las órdenes de pago.

23.Revisar boletas de pago

¿Está conforme con boleta de

pago?

No

Sí

24.Enviar formato de declaración jurada y

de ser el caso constancia de pago

En caso el usuario externo no esté conforme con la información de la boleta de pago enviada por la SMV, tiene plazo hasta un dia antes del vencimiento de dicha boleta para presentar a través del formato de Declaración Jurada de emisores la información sobre su contribución y el pago (si fuera el caso).De no presentar el formato de declaración jurada de emisores antes de la fecha de vencimiento de la boleta de pago, esta es considerada como Declaración Jurada.

25.Revisar e identificar el origen de las diferencias

MVNet

FORMATO AEE-1

¿corresponde a información remitida por la IGSC / IGSE?

26.Coordinar con la IGSC/ IGSE según

corresponda

Sí

Consulta de DJ -Contribuciones

B

No1

2

** Usuario, persona de derecho privado o de derecho público que emite valores mobiliarios y se encuentran inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano.

* Asistente, trabajador designado con memorándum 2555-2015-SMV/08.2 a la Unidad de Finanzas.

PROCEDIMIENTO




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Intendente General(IGSC / IGSE)

Usuario **

27.Analizar comunicación del

usuario y dar respuesta mediante

memorándum

¿Requiere rebajar monto de la boleta

de pago ?

30.Registrar rebaja en boleta de pago y comunicar a usuario

Si

SMVDoc

Memorándum


B

28.Revisar conclusiones de las

diferencias

** Usuario : Corresponde a la persona de derecho privado o de derecho público que emite valores mobiliarios y se encuentran inscritos en el Registro Público del Mercado de Valores Peruano.

29.Coordinar con el usuario el pago total de la boleta

No

SIA Cobranzas

31. Indicar uso del saldo a favor

Atención de solicitud de devolución de

pagos y/o cobros a contribuyentes

32. Decidir si realiza la cancelación total

de la boleta de pago

¿Realiza pago total de la contribución?

Generación de órdenes de pago por

contribucionesNo


Sí

Medio de pago

Registro de ingresos por bancos


Depósito en Cta bancaria SMV

Pago en Tesorería de la SMV

FIN

1

2

PROCEDIMIENTO




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No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-007

GESTIÓN DE COBRANZA DE MULTAS



01 Resolución de

Superintendente Nº

dd/mm/yyyy Se aprueba el procedimiento: “Gestión de cobranza de

multas”.

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo

Establecer las actividades para realizar la gestión de cobranza de las sanciones pecuniarias (multas) que impone la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV), mediante resoluciones emitidas por los órganos sancionadores respectivos de acuerdo a la normativa vigente.

2. Alcance

Macro proceso: Gestión de recursos.

Proceso: Gestión financiera.

Sub proceso: Administración de cobranzas.

Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con el registro en el sistema de sanciones de la información de la resolución de sanción emitida en el Procedimiento administrativo sancionador.

Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el pago total de la multa o con la transferencia de la multa exigible e impaga (no cancelada) a cobranza coactiva.

3. Responsables

- Especialista en Supervisión Prudencial o Especialista en Supervisión de Conductas de Mercado (en adelante el Especialista en Supervisión).

- Analista Senior de Cobranzas. - Analista Legal Junior de Finanzas. - Secretaria de la Superintendencia Adjunta de Supervisión de Conductas

Mercado o de la Superintendencia Adjunta de Supervisión Prudencial (en adelante la Secretaria).

- Analista Senior de Secretaría General. - Analista de Trámite Documentario


- Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Ley N°26126 y sus modificatorias.

- Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores, aprobada por Decreto Ley N°29782 y sus modificatorias.

- Ley de Promoción del Mercado de Valores, aprobada por Ley N°30050 y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-GRE-GFIN-007 Versión: 01



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- Texto Único Ordenado de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por Decreto Supremo N° 093-2002-EF y sus modificatorias.

- Reglamento de Sanciones, aprobado por Resolución CONASEV N° 0055-2001-EF/94.10 y sus modificatorias.

- Directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos emitidos por la SMV, aprobado por Resolución de Superintendente Nº 125-2015-SMV/02 (en adelante, Directiva de notificaciones físicas).

5. Descripción

5.1. El Especilialista en Supervisión coordina con la secretaria del órgano

sancionador correspondiente el registro oportuno en el sistema de sanciones de la información y fecha de notificación al sancionado de la resolución de sanción emitida en la ejecución del Procedimiento Administrativo Sancionador. Para el caso de resoluciones de sanción que implican el pago de una multa se comunica a la Unidad de Finanzas los datos de la multa a través del sistema de sanciones.

5.2. La Secretaria registra los datos de la resolución de sanción en el sistema de sanciones. El registro de la resolución de sanción en el sistema de sanciones no deberá exceder las 24 horas de haber sido notificada. Los Sancionados que cuentan con el Sistema de Intercambio de Información del Mercado de Valores Peruano (en adelante MVNet) son notificados automáticamente, en estos casos se prosigue con la actividad 5.6. Si el sancionado no cuenta con el sistema MVNet, la notificación se realiza en forma física, en estos casos se prosigue con la actividad 5.3.

5.3. El Analista Senior de Secretaría General realiza la transcripción de la

resolución de sanción para su remisión en físico al sancionado.

5.4. El Analista de Trámite Documentario coordina con el servicio de mensajería la notificación de la resolución de sanción en físico al sancionado.

5.5. El Analista de Trámite Documentario verifica la correcta digitalización del

cargo en el expediente que corresponda, teniendo en cuenta las consideraciones establecidas en la directiva de Notificaciones física de la SMV.

5.6. La Secretaria revisa los documentos disponibles y registra la fecha de

notificación de la resolución de sanción en el sistema de sanciones. En caso la resolución de sanción implique el pago de una multa, la Secretaria procede a seleccionar la opción de “comunicar a la Unidad de Finanzas” en el sistema de sanciones (esta opción genera una alerta

PROCEDIMIENTO




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automática por correo electrónico al Analista Senior de Cobranzas para que proceda a verificar los datos de la multa en el sistema de multas). Si la resolución de sanción implica la imposición de una multa, se prosigue con la actividad 5.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.9.

5.7. El Analista Senior de Cobranzas verifica la información transferida y la correcta visualización de la resolución y el cargo de notificación en el sistema de multas. De encontrar observaciones, coordina con el Especialista en Supervisión las correcciones que sean necesarias y devuelve la información a través del sistema de multas. Esta acción genera una alerta automática por correo electrónico al Especialista en Supervisión para su revisión. Si el Sancionado, luego de haber sido notificado, solicita acogerse al beneficio de pronto pago dentro del plazo establecido, se prosigue con la actividad 5.8. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.9. El sancionado para acogerse al beneficio de pronto pago, debe cumplir con las siguientes condiciones de manera previa y conjunta: - Pago del importe de la multa con la reducción que le correspondería,

según la gravedad de la falta. El pago debe haberlo realizado dentro de los cinco (05) días hábiles de notificada la resolución de primera instancia o instancia única respectiva.

- Declarar no haber interpuesto recurso impugnativo contra la resolución que impone la sanción, tanto en la vía administrativa como en la judicial.

- Haber regularizado la situación que originó la imposición de la multa. - Presentar solicitud de reducción firmada por el representante legal del

sancionado a través del sistema MVNet o por trámite documentario.

Si el sancionado interpone cualquier recurso administrativo o judicial, incluida la demanda en un proceso contencioso administrativo, la reducción

quedará automáticamente sin efecto.

5.8. El Analista Senior de Cobranzas genera la cuenta por cobrar respectiva transfiriendo la información al modulo de Tesorería del SIA y generando los asientos contables correspondientes, a fin que pueda registrarse el pago parcial realizado por el sancionado.

5.9. El Analista Legal Junior de Finanzas evalúa los documentos presentados por el sancionado y envía la ayuda memoria (firmada) en el expediente SMVDoc respectivo, confirmando que el sancionado sí cumplió los requisitos y condiciones establecidas para acceder a la reducción por pronto pago, de acuerdo a las normas legales vigentes.

PROCEDIMIENTO




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5.10. El Analista Senior de Cobranzas procede a registrar la fecha y reducción

por pronto pago de la multa en el sistema de multas.

5.11. El Analista Senior de Cobranzas verifica que la multa no presente saldo pendiente, luego que el sancionado realiza el pago de la multa ya rebajada. Culmina el procedimiento.

5.12. El Especialista en Supervisión hace el seguimiento de los plazos para determinar si la resolución de sanción de multa, debidamente notificada, queda consentida (firme) para comunicarlo y que pueda iniciarse la cobranza respectiva. En caso el sancionado presente un recurso impugnativo dentro del plazo de ley, se prosigue con la actividad 5.10 y con las actividades descritas en los procedimientos de Recursos Impugnativos. En caso el sancionado no presenta un recurso impugnativo dentro del plazo de ley, se prosigue con la actividad 5.13.

5.13. La Secretaria registra la información del recurso presentado por el sancionado. En caso se requiera puede coordinar con el Especialista en Supervisión cualquier duda en el registro del recurso. Los plazos para iniciar la cobranza quedan suspendidos hasta que la SMV resuelva dicho recurso, y la resolución de multa quede firme en la vía administrativa. Si el recurso presentado es de reconsideración, el registro de la resolución que resuelve el recurso es ingresado por la secretaria del órgano que impuso la sanción, se prosigue con la actividad 5.11. Si el recurso presentado es de apelación, el registro de la resolución que resuelve el recurso es ingresado por el Analista Senior de Secretaria General, se prosigue con la actividad 5.12.

5.14. La Secretaria registra la información y fecha de notificación de la resolución que resuelve el recurso de reconsideración en el sistema de sanciones. Se prosigue con la actividad 5.13.

5.15. El Analista Senior de Secretaria General registra la información y fecha de notificación de la resolución que resuelve el recurso de apelación en el sistema de sanciones. Se prosigue con la actividad 5.13.

5.16. El Especialista en Supervisión da las instrucciones a la Secretaria para el

registro de la fecha de consentimiento de la sanción en el sistema de sanciones y para la publicación de la resolución de sanción en el portal y en la intranet institucional; además, en el caso de multas, comunica oportunamente a la Unidad de Finanzas a través el sistema de sanciones,

PROCEDIMIENTO




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la fecha en que la resolución de multa ha quedado consentida (firme) en la vía administrativa.

5.17. La Secretaria registra la fecha de consentimiento de la sanción, publica la

resolución de sanción y en el caso de multas, selecciona la opción de comunicar a la Unidad de Finanzas en el sistema de sanciones. Esta acción genera una alerta automática por correo electrónico al Analista Senior de Cobranzas informando la fecha de consentimiento de la sanción para el inicio de la cobranza.

Si la resolución de sanción implica el pago de una multa, se prosigue con la actividad 5.15. En caso contrario, culmina el procedimiento.

5.18. El Analista Senior de Cobranzas verifica que la información de la multa y

concuerde con los documentos (resoluciones y cargos de notificación puestos a su disposición en el sistema de multas). De encontrar observaciones coordina con el Especialista en Supervisión los ajustes y/o aclaraciones que sean necesarios y devuelve la información por el sistema de multas para su corrección respectiva, esta acción genera una alerta automática por correo electrónico al Especialista en Supervisión para las correcciones que correspondan. De estar conforme, se prosigue de acuerdo a los siguientes casos:

- En caso la SMV resuelva declarar fundado el recurso impugnativo presentado por el sancionado, se prosigue con la actividad 5.16.

- En caso la SMV determine reducir la multa impuesta, se prosigue con la actividad 5.17.

- En caso la SMV resuelva declarar infundado el recurso impugnativo presentado por el sancionado, se prosigue con la actividad 5.18.

- En caso el sancionado no presente un recurso impugnativo, se prosigue con la actividad 5.18.

5.19. El Analista Senior de Cobranzas registra la anulación de la multa en el sistema de multas registrándose los cambios en los respectivos módulos de tesorería y contabilidad. Culmina el procedimiento.

5.20. El Analista Senior de Cobranzas registra la reducción de la multa en el sistema de multas, registrándose los cambios en los respectivos módulos de tesorería y contabilidad. se prosigue con la actividad 5.18.

5.21. El Analista Senior de Cobranzas genera la cuenta por cobrar respectiva,

transfiriendo la información al modulo de Tesorería del SIA y generando así los asientos contables automáticos en el módulo de contabilidad, y brinda la orientación que requiera el sancionado para el pago de la multa.

Si el sancionado decide realizar el pago total de la multa a través de depósitos en bancos, se prosigue con las actividades descritas en el

PROCEDIMIENTO




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procedimiento de Registro de Ingresos por depósitos en Bancos. Luego culmina el procedimiento. Si el sancionado decide realizar el pago total de la multa a través de efectivo o cheque en la tesorería de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Registro de Ingresos por Caja. Luego culmina el procedimiento. Si el sancionado decide solicitar el fraccionamiento de su deuda, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento de Evaluación y control de fraccionamientos. Si el Sancionado no realiza el pago total de la multa, se prosigue con la actividad 5.19.

5.22. El Analista Senior de Cobranzas verifica la multa impaga (no cancelada),

recopila toda la información y documentación necesaria de la sanción desde el sistema de multas, para proceder a solicitar (dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que recibió la información y se puso a su disposición la documentación que confirme la existencia de la multa consentida e impaga), la realización de acciones pre-coactivas y coactivas correspondientes. El Sistema de Sanciones genera una alerta automática por correo electrónico al Analista Senior de Cobranzas, al Analista Legal Junior de Finanzas y al Jefe de la Unidad de Finanzas, diez (10) días hábiles antes de cumplirse el plazo perentorio establecido para enviar las multas a cobranza coactiva (30 días hábiles contados desde la fecha en que se comunica a la Unidad de Finanzas que la resolución de multa ha quedado consentida o firme en la vía administrativa).

5.23. El Analista Senior de Cobranzas elabora, firma un memorándum y adjunta la documentación de la sanción para ser remitido al Analista Legal Junior de Finanzas, para que se solicite el inicio de la cobranza coactiva. Los documentos son remitidos en soporte digital a través de un expediente del SMVDoc y en soporte físico.

5.24. El Analista Senior de Cobranzas transfiere las multas impagas (no

canceladas) a la situación de pase a cobranza coactiva en el sistema de multas. Dicha acción genera una alerta automática por correo electrónico al Analista Legal Junior de Finanzas con la información transferida y se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Cobranza Coactiva. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Notas:

- El Analista de Trámite Documentario es responsable de verificar que la empresa o persona sancionada haya sido correctamente notificada conforme a la Directiva de notificaciones físicas de la SMV, en caso contrario, deberá informar al órgano sancionador que corresponda y subsanar dicha situación.

- El Sancionado podrá realizar el pago de la multa y sus respectivos intereses (de ser el caso) a partir del día siguiente hábil de notificada la resolución de sanción de multa o resolutiva del recurso, para lo cual, se debe contar con el registro correcto y oportuno de los datos de la multa en el en el sistema de sanciones, sistema de multas y en el módulo de tesorería del SIA.

- Cuando el sancionado presenta un escrito solicitando acogerse al beneficio del “pronto pago” de multa establecido en las normas legales vigentes, y adjunta la documentación sustentatoria respectiva, el Analista Legal Junior de Finanzas verifica que el sancionado haya cumplido los requisitos de ley para acceder a ese beneficio; en cuyo caso, emite una Ayuda Memoria (debidamente firmada) y la comunica al Analista Senior de Cobranzas para que proceda a registrar la reducción por pronto pago a través del sistema de multas, a efectos que también quede registrado en el modulo de cobranzas del SIA. En estos casos, debe quedar anotado en el sistema de multas y en el modulo de cobranzas del SIA, el número de expediente SMVDoc respectivo donde se encuentra la documentación que sustenta la reducción por pronto pago aceptada.

- En el caso de las multas que se encuentren sometidas a un procedimiento concursal ante INDECOPI, la Procuraduría Pública de la SMV debe informar oportunamente a la Oficina General de Administración, el cronograma de pagos aprobado dentro del plan de reestructuración o liquidación, de ser el caso, correspondiente a los créditos reconocidos, así como cualquier cambio en el estado situacional de dichas acreencias.

PROCEDIMIENTO




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Especialista en Supervisión(SASP/SACM)

Analista Senior de Secretaria General

INICIO

Procedimiento administrativo sancionador

Resolución de Sanción

Secretaria(SASP/SACM)/

1. Coordinar el registro, notificación de la

resolución y para el caso de multas la

comunicación a cobranzas

2.Registrar información de la

resolución de sanción

Analista de Trámite Documentario

SMVDoc

¿Sancionado cuenta con el sistema

MVNet?

3.Transcribir resolución para su

notificación en físicoNo

4.Coordinar con el servicio de

mensajeria la notificación al sancionado

5.Verificar la correcta digitalización del

cargo de notificación en el expediente

SMVDoc


7.Verificar información de la

multa en el sistema

Sí

Sistema de Multas

¿Sancionado se acoge al beneficio de pronto pago?

8.Generar cuenta por cobrar a

Tesorería

Sí

12. Hacer seguimiento de los plazos para

determinar si la sanción queda consentida

No

¿Sancionado presenta recurso

impugnativo dentro del plazo de ley?

No

De acuerdo a la directiva de notificaciones físicas de la SMV

Los sancionados que cuentan con el sistema MVNet son notificados automaticamente a su buzón electrónico.

A

Asimismo, verifica la información con los documentos (Resoluciones y cargos de notificación) que se encuentran disponibles en el sistema de sanciones.

En caso la información no esté conforme, coordina y devuelve al Especialista en Supervisión correspondiente para realizar la corrección.

Sí

Sistema de Multas

6.Revisar documentos de la sanción, registrar fecha de notificación de

la resolución y en el caso de multa comunicar a la Unidad de Finanzas

Sistema de Sanciones

Alerta

La Resolución de Sanción deberá registrarse en el Sistema de Sanciones dentro de las 24 horas de haberse firmado.Los Sancionados que cuentan con el Sistema MVNet son notificados automáticamente, en este caso se debe registrar en el sistema de sanciones la fecha de notificación del cargo electrónico generado en el sistema MVNet.

13. Registra información de

ingreso del recurso

Si

Recursos Impugnativos

Resolución que resuelve el

recurso


¿Tipo de Recurso presentado?

15. Registrar información de la

resolución que resuelve el recurso de apelación

Apelación

14. Registrar información de la

resolución que resuelve el recurso de

reconsideración

Reconsideración


16. Dar instrucciones para el registro de la

fecha de consentimiento, publicación y en el caso de multas comunicar a la

Unidad de Finanzas

Sí

En caso se requiera coordina con el Especialista en Supervisión cualquier duda en el registro del recurso.

Resolución de Sanción

¿Sanción implica pago de una multa?No


17. Registrar fecha de consentimiento, publicar resolución y en el caso de multa comunicar a la

Unidad de FinanzasSistema de Sanciones

¿Sanción implica pago de una multa?

FIN

No

Analista Legal Junior de Finanzas

9. Evaluar, dar conformidad a documentos

presentados para el pronto pago

10. Registra fecha y reducción por

pronto pagoSistema de

Multas

11. Verificar que multa no presente saldo pendiente

SMVDoc

Sistema de Multas

PROCEDIMIENTO




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20. Registrar rebaja de multa

Sistema de Multas

¿Resolución implica rebaja de la multa o

es infundado?

Infundado

Rebaja

Sancionado

Anexos

¿Realiza el pago total de la multa?

21. Generar cuenta por cobrar y gestionar la

cobranza (de ser el caso)

Se adjuntan al memorándum los siguientes documentos: resolución de sanción, resolución de recurso administrativo (si aplica), cargos de recepción de notificaciones.El Memorándum y los documentos son enviados al Analista Legal Junior de Finanzas a través del SMVDoc y en soporte físico.

Cobranza Coactiva

23. Elaborar y firmar Memorándum,

adjuntar al expediente

24. Transferir multas vencidas al

módulo de cobranza coactiva

SIA Cobranzas

FIN

Sí

No

22. Verificar multas impagas y recopilar

información y documentos de

sanciónSistema de

Multas

Registro de Ingresos por depósitos en

bancos

¿El pago se realiza por depósitos en

bancos?

Sí

Registro de Ingresos por caja

No

SMVdoc

Memorándum

Sistema de Multas

A

El Sistema de Sanciones genera una alerta automática por correo electrónico de la cercanía del plazo perentorio (30 días hábiles) al Analista Senior de Cobranzas, contados a partir de la fecha de consentimiento de la resolución de multa, para cumplido dicho plazo se remita la multa a cobranza coactiva.

Alerta

¿Se acoge a Fraccionamiento?

Evaluación y control de fraccionamientos

Si

No

Alerta

18. Verificar la información en el

Sistema de multas

Sistema de Multas

Alerta

¿Se ha resuelto un recurso

impugnativo?

¿Se declara fundado totalmente

el recurso?

Si

19.Anular multa en el Sistema

Sistema de Multas

FINSí

No

No

En caso la información no esté conforme, coordina y devuelve al Especialista en Supervisión correspondiente para realizar la corrección.

PROCEDIMIENTO




10 / 10


Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-FIN-008

CONTROL DE CONTRIBUCIONES DE PARTÍCIPES



01 Resolución de


dd/mm/yyyy Se aprueba el procedimiento: “Control de Contribuciones

de Partícipes”.

PROCEDIMIENTO




1 / 11

1. Objetivo

Establecer las actividades para determinar y controlar la recaudación de las contribuciones por los servicios de supervisión que brinda la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV) a las empresas partícipes del mercado de valores, mencionadas en el artículo 9° de la norma sobre contribuciones.

2. Alcance

Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión financiera. Subproceso: Administración de cobranzas. Inicio del Procedimiento: El Analista Senior de Cobranzas verifica la periodicidad de la contribución de partícipes a procesar (pago a cuenta mensual o anual). Fin del Procedimiento: La Entidad revisa el oficio remitido por la SMV y verifica si existe un saldo a su favor o saldo pendiente a favor de la SMV, por lo que puede realizar el pago del saldo pendiente o indicar la devolución del saldo a su favor.

3. Responsables

- Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración. - Jefe de Unidad de Finanzas. - Contador General. - Analista Senior de Cobranzas - Asistente, trabajador designado a la Unidad de Finanzas con memorándum

2555-2015-SMV/08.2, u otro designado. - Analista de Trámite Documentario. - Entidad, empresa participe del mercado de valores, mencionadas en el

artículo 9° de la norma sobre contribuciones.

PROCEDIMIENTO




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4. Documentos de Consulta - Ley Orgánica de la Superintendencia del Mercado de Valores, aprobada por

Decreto Ley N° 26126, modificado por Ley N°30050. - Ley de Fortalecimiento de la Supervisión del Mercado de Valores, aprobada

por Decreto Ley N° 29782. - Ley de Promoción del Mercado de Valores, aprobada por Ley N° 30050.

- Ley del Mercado de Valores, aprobada por D. L. N° 861. - Texto Único Ordenado de la Ley del Mercado de Valores, aprobado por

Decreto Supremo N°093-2002-EF. - Montos de Contribuciones que percibe la CONASEV por los Servicios de

Supervisión que presta, aprobado por D.S. 083-2000-EF. - Resolución de Superintendente N° 044-2016-SMV/02 que aprueba formatos

de autoliquidación y el Texto Único Ordenado de la Norma sobre Contribuciones por los Servicios de Supervisión que presta CONASEV, aprobada por Resolución CONASEV N° 0095-2000 y sus modificatorias.

- Resolución SMV N°034-2013-SMV/01 que precisa alcances del inciso e) del artículo 18° de la Ley Orgánica de la SMV.

- Directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos emitidos por la SMV, aprobada con Resolución de Superintendente Nº 125-2015-SMV/02 (en adelante Directiva de notificaciones físicas).

PROCEDIMIENTO




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5. Descripción

5.1. El Analista Senior de Cobranzas verifica si corresponde a procesar Pago a Cuenta de la Contribución Anual o de la Liquidación de la Contribución Anual. Si las labores a realizar corresponde a la determinación de pagos a cuenta mensual, se prosigue con la actividad 5.2. Si las labores a realizar corresponden a la Liquidación Anual de la Contribución, se prosigue con la actividad 5.26.

Pago a Cuenta Mensual

5.2. El Analista Senior de Cobranzas obtiene del módulo de Cobranzas del

Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA), el listado de entidades autorizadas que han sido previamente registradas en el Sistema integrado de registro y supervisión (en adelante Sirys).

5.3. El Analista Senior de Cobranzas, con el listado de entidades autorizadas, consulta los estados financieros auditados anuales y las declaraciones juradas remitidas por dichas entidades, obtiene las cifras de los Ingresos por Actividades Ordinarias (IAO) que figuran en los Estados de Resultados, salvo en el caso de los agentes de intermediación, para los cuales se considera el rubro Ingresos Brutos por Comisiones y Servicios. En caso se requiera, consulta los estados financieros intermedios desde el Portal de la SMV o solicita a las entidades que informen los Ingresos acumulados por Actividades Ordinarias del transcurso del ejercicio.

5.4. El Analista Senior de Cobranzas realiza el cálculo del monto de la

contribución a cuenta mensual de los partícipes en una hoja excel. Para el cálculo de estas contribuciones se toman en cuenta las condiciones establecidas en la normativa vigente.

5.5. El Analista Senior de Cobranzas comprueba los valores calculados por el

módulo de cobranzas del SIA con los valores de la hoja excel elaborado en el punto anterior. En caso existan diferencias, realiza las correcciones respectivas.

5.6. El Analista Senior de Cobranzas registra en el módulo de cobranzas del SIA

la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de las boletas de pago respectivas, que constituirán resoluciones de determinación para el pago a cuenta mensual. Coloca como fecha de emisión el último día hábil del mes en curso y como fecha de vencimiento el último día hábil del mes siguiente.

5.7. El Analista Senior de Cobranzas genera a través del módulo de cobranzas

del SIA, las boletas de pago que constituirán resoluciones de determinación de pago a cuenta mensual de las contribuciones de las entidades.

PROCEDIMIENTO




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5.8. El Analista Senior de Cobranzas realiza una verificación por muestreo de las

boletas de pago - resoluciones de determinación de pago mensual generadas. Si está conforme, se prosigue con la actividad 5.10. De encontrar observaciones, se prosigue con la actividad 5.9.


observaciones en las boletas de pago - resoluciones de determinación generadas, de ser el caso, coordina con la Oficina de Tecnologías de Información (en adelante OTI) la corrección de los errores u observaciones, siguiendo las actividades descritas en el procedimiento Atención de requerimientos de tecnologías de información y luego con la actividad 5.10.


Unidad de Finanzas, la relación de boletas de pago - resoluciones de determinación generadas, asimismo envía un sub flujo del expediente a través del Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc) al Contador General para que realice su revisión y visado de las boletas generadas a través del software de firmas (en adelante SignNet).

5.11. El Analista Senior de Cobranzas coordina con el Asistente y envía el modelo

de circular y la lista de entidades por correo electrónico.

5.12. El Asistente ejecuta el proceso automático de combinación de circulares con las boletas de pago - resoluciones de determinación de pago a cuenta generadas, en el SMVDoc y coordina con el Analista Senior de Cobranzas para verificar que el proceso ha sido realizado en forma completa.

5.13. El Contador General revisa el monto total de contribuciones y realiza una

verificación por muestreo de las boletas de pago - resoluciones de determinación generadas. Si está conforme, se prosigue con la actividad 5.14, en caso contrario se prosigue con la actividad 5.9.

5.14. El Contador General visa las boletas de pago - resoluciones de

determinación a través del SignNet.

5.15. El Jefe de la Unidad de Finanzas firma las circulares y las boletas de pago – resoluciones de determinación a través del SignNet. Al firmar las circulares, estas son enviadas automáticamente en forma conjunta con las boletas de pago - resoluciones de determinación a los Entidades que cuentan con el Sistema de Intercambio del Mercado de Valores Peruano (en adelante MVNet).

PROCEDIMIENTO




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5.16. El Analista Senior de Cobranzas verifica el correcto envío automático de todas las circulares y boletas de pago - resoluciones de determinación por MVNet.

5.17. El Analista Senior de Cobranzas transfiere las boletas de pago - resoluciones

de determinación emitidas al módulo Tesorería del SIA. Al realizar dicha transferencia se realizan automáticamente los asientos contables en el módulo de Contabilidad del SIA.

En caso existan Entidades que no cuenten con el sistema MVNet coordina con el Asistente y prosigue con la actividad 5.18, en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.23.

5.18. El Asistente imprime las boletas de pago - resoluciones de determinación y

las circulares firmadas con los cargos de notificación para la entrega a las Entidad que no cuentan con el sistema MVNet.


boletas de pago - resoluciones de determinación con las circulares firmadas y los cargos de notificación impresos para su envío a las entidades que no cuentan con el sistema MVNet.


servicio de mensajería para la entrega de los documentos a las entidades que no cuentan con el sistema MVNet, de acuerdo a la Directiva de notificaciones físicas.

5.21. El Analista de Trámite Documentario verifica el correcto llenado de los

cargos de notificaciones ingresados por el servicio de mensajería una vez realizada la entrega de los documentos a la Entidad, y su correcta digitalización en el expediente SMVDoc. En caso existan inconsistencias, coordina con el servicio de mensajería su pronta corrección antes de la fecha de vencimiento de la resolución de determinación.


Cobranzas los cargos de notificaciones en físico y este procede a verificar que la información está clara y completa, y que hayan sido digitalizados en el expediente SMVDoc respectivo.

5.23. La Entidad revisa la circular y la boleta de pago - resolución de

determinación de sus contribuciones enviadas por la SMV. Si la Entidad realiza el pago total de la contribución, se prosigue con la actividad 5.24, en caso contrario la deuda generada será enviada a cobranza coactiva, siguiendo las actividades descritas en el procedimiento de Cobranza Coactiva.

PROCEDIMIENTO




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5.24. La Entidad decide el medio de pago de la boleta. Si realiza el pago por depósitos en bancos o por convenio de recaudaciones en bancos, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por bancos. Si realiza el pago lo realiza en la Tesorería de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por Caja. Culmina el procedimiento.

Liquidación de la Contribución Anual

5.25. El Analista Senior de Cobranzas obtiene los montos de los Ingresos por

Actividades Ordinarias que figuran en los Estados de Resultados correspondientes al ejercicio respectivo, salvo en el caso de los agentes de intermediación, para los cuales se considera el rubro Ingresos Brutos por Comisiones y Servicios, provenientes de los Estados Financieros auditados anuales presentados por cada uno de las entidades, conforme estos vayan apareciendo publicados en el portal de la SMV. Asimismo, coordina y/o gestiona con las entidades respectivas para conseguir que todas cumplan con presentar oportunamente (a más tardar el 30 de abril del año) sus declaraciones juradas, utilizando el aplicativo MVNet y el formato N° AP-1 establecido, de uso obligatorio para las entidades.

5.26. El Analista Senior de Cobranzas realiza el cálculo de la contribución anual de

cada Entidad de acuerdo a la normativa vigente, utilizando una hoja excel.

5.27. El Analista Senior de Cobranzas determina en su hoja de cálculo las diferencias por exceso o defecto de las contribuciones de cada Entidad, según la contribución anual que les corresponde y los pagos a cuenta realizados por cada Entidad a la SMV.

5.28. El Analista Senior de Cobranzas verifica y comprueba el cálculo correcto de

la contribución anual en el módulo de cobranzas del SIA con el archivo excel trabajado en el punto anterior.

Si es conforme, prosigue con la actividad 5.30, en caso contrario se prosigue con la actividad 5.29.

5.29. El Analista Senior de Cobranzas solicita a OTI realizar las correcciones de la

información en el módulo de cobranzas del SIA, para lo cual se siguen las actividades descritas en el procedimiento: Atención de requerimientos tecnologías de información y luego con la actividad 5.30.

5.30. El Analista Senior de Cobranzas genera las boletas de pago con los saldos

por cobrar correspondientes a la liquidación anual declarada y/o determinada, y también las notas de devolución (con los saldos a favor de las entidades), a través del módulo de cobranzas del SIA.

PROCEDIMIENTO




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5.31. El Analista Senior de Cobranzas realiza una revisión de las boletas de pago

generadas. Si está conforme, se prosigue con la actividad 5.33; en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.32.


observaciones en las boletas de pago. De ser el caso, coordina con OTI la corrección de los errores u observaciones, siguiendo las actividades descritas en el procedimiento Atención de requerimientos de tecnologías de información y luego con la actividad 5.33.


Unidad de Finanzas, la relación de boletas de pago generadas, asimismo envía un sub flujo del expediente a través del SMVDoc al Contador General para su revisión y visado de las boletas de pago respectivas.

5.34. El Contador General revisa por muestreo las boletas de pago de liquidación

anual. Si las boletas de pago están conformes, se prosigue con la actividad 5.35; en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.32.

5.35. El Contador General visa las boletas de pago de liquidación anual a través

del SignNet.

5.36. El Analista Senior de Cobranzas elabora y visa los oficios indicando el saldo a favor o pendiente de pago para cada Entidad.

5.37. El Jefe de la Unidad de Finanzas revisa, visa los oficios y firma las boletas

de pago – resoluciones de determinación. El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración firma los oficios en los expedientes SMVDoc respectivos en el SignNet, autorizando su salida o envío automático de los documentos a través del sistema MVNet, a las entidades respectivas.

5.38. El Analista Senior de Cobranzas verifica que todos los oficios y anexos

hayan sido correctamente enviados (notificados) por MVNet.

En caso existan entidades sin MVNet coordina la entrega en físico con el Asistente y prosigue con la actividad 5.39. en caso contrario, se prosigue con la actividad 5.44.

5.39. El Asistente imprime las boletas de pago y los oficios firmados,

conjuntamente con los cargos de notificación para la entrega a las entidades que no cuentan con el sistema MVNet.

PROCEDIMIENTO




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5.40. El Asistente coordina y entrega al Analista de Trámite Documentario las boletas con los oficios firmados y los cargos de notificación impresos para su envío a las entidades que no cuentan con el sistema MVNet.


servicio de mensajería para la entrega de los documentos a las entidades que no cuenta con el sistema MVNet, de acuerdo a la Directiva de notificaciones físicas.

5.42. El Analista de Trámite Documentario verifica la correcta digitalización en el

expediente SMVDoc de los cargos de notificaciones ingresados por el servicio de mensajería, una vez realizada la entrega de los documentos a la Entidad. En caso existan inconsistencias, coordina con el servicio de mensajería su pronta corrección antes de la fecha de vencimiento de la boleta (de ser el caso).


Cobranzas los cargos de notificaciones en físico, y este verifica que la información esté clara y completa (para que pueda considerarse notificación valida, de acuerdo a ley), y los cargos se encuentren digitalizados en el expediente SMVDoc respectivo.

5.44. La Entidad revisa el oficio y verifica el tipo de diferencia.

Si la diferencia es por exceso, la entidad decide si solicitará la devolución del pago realizado en exceso. En el caso de optar por solicitar la devolución, se prosigue con la actividad 5.46. Si no solicita la devolución dentro de los cinco (05) días hábiles luego de recibido el oficio de notificación, se prosigue con la actividad 5.45. Si la diferencia es por defecto y la entidad realiza el pago respectivo dentro del plazo de vencimiento, se prosigue con la actividad 5.47, en caso no realice el pago total, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Generación de órdenes de pago por contribuciones.

5.45. El Analista Senior de Cobranzas aplica el saldo a favor para descontar

obligaciones tributarias de la entidad. Culmina el procedimiento.

5.46. Si la Entidad envía una solicitud de devolución del exceso respecto al pago realizado, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Atención de Solicitud de Devolución de Pagos y/o Cobros.

5.47. La Entidad decide el medio de pago de la contribución o saldo pendiente.

Si realiza el pago por depósitos en bancos o por convenio de recaudaciones en bancos, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por bancos.

PROCEDIMIENTO




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Si realiza el pago en la Tesorería de la SMV, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Registro de Ingresos por Caja. Culmina el procedimiento.

Nota:

- En caso existan cambios o regularizaciones en la presentación de los estados financieros a la SMV por parte de las entidades, que afecten al rubro de Ingreso por Actividades Ordinarias o el rubro Ingresos Brutos por Comisiones y Servicios de los Estados de Resultados de alguna entidad, la IGSE o IGSC (según corresponda) deberán informar oportunamente a la Unidad de Finanzas sobre dichos cambios o regularizaciones, para las acciones que correspondan.

- Las contribuciones impagas que no logren sustentarse en declaraciones

juradas presentadas por las entidades participes, deben contar con resolución de determinación debidamente notificada y consentida (firme), conforme a ley, para que puedan ser cobradas por la vía coactiva. Para tal efecto, el Analista Senior de Cobranzas debe generar oportunamente las boletas de pago – resolución de determinación, o los oficios de liquidación anual de la contribución (que hagan las veces de resolución de determinación), según corresponda.

PROCEDIMIENTO




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INICIO

Asistente *

4.Realizar el cálculo de pago de

contribución a cuenta mensual en

excel

Se obtienen los Ingresos por Actividades Ordinarias (IAO) de los Estados Financieros, Declaraciones Juradas o con las entidades.

Contador General

7.Generar resoluciones de determinación

SIA Cobranzas

Resolución de determinación

Coloca como fecha de emisión el último día hábil del mes en curso y como fecha de vencimiento el último día hábil del mes siguiente

1.Verificar la periodicidad de la contribuciones de

partícipes

periodicidad de contribución de

partícipes

Pago a cuenta mensual

BContribución anual

8.Revisar resoluciones de

determinación por muestreo

2.Imprimir listado de entidades autorizadas al

cierre de cada mesSIA -

Cobranzas

C

Listado de entidades

autorizadas

3.Obtener los IAO al último cierre mensual

de las entidades autorizadas según el

listado

5.Comprobar el cálculo en el módulo de

cobranzas con excel.

Microsoft Excel

Cálculo de la contribución

Mensual

De existir diferencias entre el cálculo realizado en el módulo de cobranzas y el excel, se realizan las correcciones que correspondan.

6.Registrar fecha de emisión y

vencimiento del pago

SIA Cobranzas

SIA Cobranzas

SIA Cobranzas

¿Es conforme?9.Analizar causa

de errorNo



10.Comunicar vía memorándum la relación

de resoluciones de determinación al Jefe de

Unidad de Finanzas

SMVDoc

MemorándumRelación

deresoluciones de determinación

generadas

Sí

11.Remitir modelos de circulares y lista

de entidades

12.Ejecutar el proceso automático de

combinación de circulares y resoluciones

de determinación

Asimismo, envía subflujo al Contador General para su revisión.

SMVDoc

13.Revisar monto total de contribuciones por

muestreo de resoluciones de determinación

¿Es conforme?A Sí

No

* Asistente, trabajador designado a la Unidad de Finanzas con memorándum 2555-2015-SMV/08.2

PROCEDIMIENTO




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Asistente *Analista de Trámite

Documentario

15.Firmar circulares

SignNet

Al firmar las circulares, estas son enviadas automáticamente en forma conjunta con las resolucones de determinación a las entidades con acceso al MVNet

A

14.Visar las resoluciones de determinación

SignNet

Contador General

17.Transferir resoluciones de determinación al

módulo de tesorería

SIA Cobranzas

Al transferir las resoluciones de determinación emitidas al módulo de Tesorería se realizan automáticamente los asientos contables al módulo de Contabilidad


16.Verificar el envío automático de

todas las resoluciones de determinación

¿Existen entidades sin MVNet?

18.Imprimir resoluciones de determinación,

circulares firmadas y cargos de notificación

No

19. Coordinar entrega de

documentos para envío a entidades

Sí

Entidad **

22.Entregar cargos de notificación física al Analista Senior de




De acuerdo a la directiva sobre el régimen de notificaciones físicas de los actos administrativos emitidos por la SMV



MVNet

En caso existan observaciones a los cargos de notificación firmados, el Analista de Trámite Documentario coordina su rectificación con el servicio de mensajería antes del plazo de vencimiento de las órdenes de pago. 23.Revisar

resoluciones de determinación

* Entidad, empresas participes del mercado de valores, mencionadas en el artículo 9° de la norma sobre contribuciones

* Asistente, trabajador designado a la Unidad de Finanzas con memorándum 2555-2015-SMV/08.2.

¿Realiza pago total de la contribución?

Cobranza coactiva No


Sí

Medio de pago

Registro de ingresos por bancos


Depósito en Cta bancaria SMV

Pago en Tesorería de la SMV

Fin

En coordinación con el Analista Senior de Cobranzas

Resolución de determinación

PROCEDIMIENTO




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26.Realiza el cálculo de la

contribución anual de entidades

De acuerdo a la normativa vigente

27.Determinar diferencias por

exceso o defecto de las contribuciones

Envía archivo excel con diferencias en pagos de contribuciones de cada participe para poder generar las boletas de pago de liquidación anual o las notas de devolución

29.Solicitar correcciones de

información en el módulo de

cobranzas del SIA Mesa de Ayuda

Diferencia de pagos por contribuciones

30.Generar boletas de pago de

liquidación anual y notas de devolución

B

25.Obtener los IAO del ejercicio del año

anterior de las entidades

autorizadasPortal SMV

SIA Cobranzas

Boletas de pago de liquidación anual

Notas de devolución

Se obtiene los Ingresos de Actividades Ordinarias (IAO) de los EEFF auditados anuales presentados hasta el 30 de Abril del año a procesar o el formato de Declaración Jurada presentada por las entidades.

Microsoft Excel

28.Comprobar el cálculo en el módulo de

cobranzas con excel. SIA

Cobranzas

¿Es conforme? No

Microsoft Excel

Cálculo de la contribución Anual

Sí

¿Es conforme?

31.Realizar revisión por muestreo de

boletas de pago y notas de devolución

32.Analizar causa de error

No

C



SIA Cobranzas

Sí



33.Comunicar vía Memorándum, boletas y

notas de devolución generadas al Jefe de Unidad de Finanzas

SMVDoc

Memorándum

Relación de boletas de pago generadas

Comunica via memorándum al Jefe de la Unidad de Finanzas la relación de boletas y notas de devolución a través del SMVDoc.Envia además subflujo del expediente al Contador General para su revisión y visto a las boletas de pago y notas de devolu

Contador General

34.Revisar boletas de pago de liquidación anual por muestreo

¿Es conforme?

No

35.Visar boletas de pago

Sí

SigNet

36.Elaborar y visar oficio indicando exceso o saldo

pendiente de pagoSMVDoc

Oficio

Jefe de la Unidad de Finanzas / Superintendente Adjunto de

OGA

37.Revisa Visar /, firmar oficios en

SingNet

C

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:

Versión: 01

Periodo (Mes /Año) : Tipo de Participe *

RAZON SOCIAL DEL PARTÍCIPE O ENTIDAD RESPONSABLE

FECHA DE INSCRIPCIÓN DEL FONDO O VALOR EN

EL RPMV

FECHA DE INICIO DE OPERACIÓN COMO FONDO PUBLICO

FECHA DE EXCLUSIÓN DEL FONDO O VALOR

BASE IMPONIBLE AL CIERRE DEL PERIODO

TIPO RÉGIMEN **FECHA DE INGRESO AL

RÉGIMEN

FECHA DE INICIO DE OPERACIÓN EN EL

REGIMEN

FORMATO

INFORMACIÓN DE LOS FONDOS Y PATRIMONIOS INSCRITOS BAJO SUPERVISIÓN DE LA SMV, QUE ESTUVIERON EN OPERACIÓN DURANTE EL PERIODO SEÑALADO

Sólo aplica para Empresas Administradoras de Fondos de Inversión (SAFI)

NOMBRE DEL FONDO O VALOR

Código: FOR-GRE-FIN-001

INFORMACION DEL RÉGIMEN

* Tipo de partícipe :

** Tipo de Régimen :

- Sociedades Administradoras de Fondos Mutuos (SAFM), - Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión (SAFI), - Sociedad Titulizadora (ST). - Empresas Administradoras de Fondos Colectivos (EAFC)

- Régimen General de Oferta Pública - Régimen Simplificado de Oferta Pública

Notas: 1. La información del valor de los activos de los fondos colectivos y del valor del fondos de inversión se reporta de manera trimestral en función de los estados financieros presentados por sus administradoras.2. Para el caso de Empresas Administradoras de Fondos Colectivos sólo completar información del tipo de participe, partícipe y base imponible que corresponde al activo del fondo administrado. 3. En caso de Socidedades Titulizadoras, pueden presentar en un formato equivalente, que contenga como minimo la ST, el nombre del valor titulizado, la fecha de colocacion y vencimiento, el plazo valor y el monto (inscrito y en circulación).

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Resolución de la Oficina General de Administración SMV

Nº 056-2016-SMV/08

Lima, 22 de diciembre de 2016

El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración

VISTOS: El Expediente N° 2016018146 y el Memorándum N°

3983-2016-SMV/08.3, del 20 de diciembre de 2016, presentado por la Unidad de Logística;

CONSIDERANDO:

Que, la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N°350-2015-EF establecen las disposiciones y lineamientos que deben observar las entidades del sector público en los procesos de contrataciones de bienes, servicios, consultorías y obras que realicen.

Que, la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernización con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano;

Que, mediante Decreto Supremo N° 109-2012-PCM, se aprueba la Estrategia de Modernización de la Gestión Pública (2012-2016) y establece como su primera línea de acción prioritaria la formulación y aprobación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y de su Plan de Implementación;


Que, la citada Política Nacional precisa como cuarto objetivo específico implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrativa en todas las entidades públicas, a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas;

Que, los procedimientos son documentos de gestión, descriptivos y de sistematización normativa que desarrollan, en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y que guardan coherencia con los dispositivos legales y administrativos que regulan el funcionamiento de la Institución;




Que, en el marco de la citada política, corresponde aprobar los procedimientos de la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV, a fin de contar con instrumentos de gestión interna que faciliten el accionar de la SMV; y,

Que, mediante Resolución de Superintendente N° 145-

2016-SMV/02, se delegó a la Superintendencia Adjunta de la Oficina General de Administración las facultades para aprobar los procedimientos internos de gestión de la Unidad de Logística, para lo cual debe contarse con la opinión favorable del Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto de la SMV;

Que, la Jefatura de la Oficina de Planeamiento y

Presupuesto ha brindado opinión favorable para la aprobación de los instrumentos de gestión interna de la Unidad de Logística a través de la colocación de su visto en cada uno de esos instrumentos.

Estando a la delegación de facultades prevista por el

artículo 1° de la Resolución de Superintendente N° 145-2016-SMV/02, y a lo señalado por el numeral 34 del artículo 24° del Reglamento de Organización y Funciones de la SMV, Aprobado por Decreto Supremo N° 216-2011-EF;

RESUELVE: Artículo 1º.- Aprobar los siguientes documentos:

1. Directiva para las contrataciones por montos menores o iguales a ocho (8) UIT en la Superintendencia del Mercado de Valores-SMV.

2. Procedimiento Requerimiento, elaboración y aprobación de expedientes de contratación de los procedimientos de selección.

3. Procedimiento Designación del comité de selección. 4. Procedimiento Contratación mediante licitación pública y concurso público. 5. Procedimiento Contratación mediante adjudicación simplificada. 6. Procedimiento Contratación mediante selección de consultores individuales. 7. Procedimiento Contratación mediante comparación de precios. 8. Procedimiento Contratación mediante subasta inversa electrónica. 9. Procedimiento Contratación mediante catálogo electrónico de acuerdo marco. 10. Procedimiento Contratación directa. 11. Procedimiento Ejecución de contratos de servicios. 12. Procedimiento Recepción de bienes y productos de almacén. 13. Procedimiento Inventario y baja de productos de almacén. 14. Formato Acta de procedimientos de selección. 15. Formato Informe de análisis de una declaratoria de desierto. 16. Formato Cuadro comparativo de cotizaciones para bienes y servicios por montos

menores o iguales a 8 UIT. 17. Formato Acta de conformidad de bienes y/o productos. 18. Formato Acta de conformidad de servicios. 19. Formato Acta de conformidad de servicios continuos. 20. Formato Acta de observaciones y/o incumplimientos en la prestación de servicios.

Documentos que como anexos forman parte integrante de la presente resolución.

Artículo 2º.- Poner la presente resolución y sus anexos

en conocimiento del despacho del Superintendente del Mercado de Valores.




Artículo 3º.-Disponer la publicación de la presente

resolución y sus anexos en la intranet institucional. Artículo 4º.- Dejar sin efecto las disposiciones que se

opongan a lo dispuesto en la presente resolución.


Alberto Zambrano Gastiaburu Superintendente Adjunto



DIRECTIVA

DIR-GRE-LOG-001

DIRECTIVA PARA CONTRATACIONES POR MONTOS MENORES O IGUALES A OCHO (8) UIT EN LA SUPERINTENDENCIA DEL

MERCADOS DE VALORES-SMV

CCOONNTTRROOLL DDEE MMOODDIIFFIICCAACCIIOONNEESS


01 Resolución de la Oficina

General de Administración Nº 056-2016-SMV/08

22/12/2016 Se aprueba la directiva: “Directiva para contrataciones

por montos menores o iguales a ocho (8) UIT en la Superintendencia del Mercado de Valores - SMV”

DIRECTIVA

Código: DIR-GRE-LOG-001 Versión: 01

DIRECTIVA PARA CONTRATACIONES POR MONTOS MENORES O IGUALES A OCHO (8) UIT EN LA SUPERINTENDENCIA DEL MERCADOS DE VALORES-SMV


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1. Objetivo

Establecer las normas que regulen las contrataciones de bienes y servicios menores o iguales a ocho (8) unidades impositivas tributarias (en adelante 8UIT) en la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Finalidad

Garantizar la atención oportuna de los requerimientos de bienes y servicios de los diferentes órganos institucionales o unidades orgánicas de la SMV, por montos menores o iguales a 8 UIT.

3. Alcance

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, para el personal que labora o presta servicios en la SMV, bajo cualquier modalidad laboral o contractual cuando formulen sus requerimientos, así como para la Unidad de Logística quien efectúa la contratación.

4. Documentos de consulta - Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Ley N°30225 y sus

modificatorias (en adelante la ley). - Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante

Decreto Supremo N°350-2015-EF y sus modificatorias (en adelante el reglamento).

- Ley del procedimiento Administrativo General aprobada mediante Ley Nº 27444 y sus modificatorias.

- Reglamento de Organización y Funciones de la SMV aprobado mediante Decreto Supremo N° 216-2011-EF y sus modificatorias.

5. Definiciones 5.1. Contrataciones iguales o inferiores a ocho (8) UIT: son aquellas

contrataciones sujetas a supervisión del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE) y se realizan mediante acciones directas, no encontrándose sujetas al cumplimiento de los requisitos previstos en la ley y el reglamento.

6. Disposiciones generales

6.1. Los órganos institucionales o unidades orgánicas de la SMV son responsables de formular los términos de referencia o especificaciones

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técnicas de las contrataciones menores o iguales a 8IUT que requieran para el desarrollo de sus funciones.

6.2. Los órganos institucionales o unidades orgánicas de la SMV en ningún caso podrán optar por esta modalidad de contratación de bienes y servicios para evitar realizar los procedimientos de selección señalados en la ley.

6.3. Los requerimientos deben ser solicitados con la anticipación debida, con el fin de obtener las mejores alternativas del mercado bajo condiciones de calidad y con el mejor uso de los recursos públicos.

7. Disposiciones especificas 7.1. Requerimiento de contratación

Para la elaboración y aprobación de los requerimientos de contratación se siguen las actividades 1 al 10 del procedimiento: Requerimiento, elaboración y aprobación de expedientes de contratación de los procedimientos de selección. Asimismo se deberán tomar en cuenta las siguientes disposiciones:

Los requerimientos remitidos por los órganos institucionales o unidades orgánicas a la Unidad de Logística a través del Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc) deben describir detalladamente el objeto a contratar, pudiendo incluir los términos de referencia o las especificaciones técnicas de la contratación en el mismo requerimiento o, de ser necesario, adjuntar un documento que contenga dichos términos o especificaciones, según los anexos 1, 2 y 3.

a. En el caso de requerimientos de capacitación para los trabajadores de la institución se requerirá la aprobación del Jefe de la Unidad de Recursos Humanos.

En el caso de requerimientos de material bibliográfico para el CENDOC, se deberá adjuntar, adicionalmente, lo siguiente: - Acta del comité de selección bibliográfica.

b. Los requerimientos en el SMVDoc deben contar con la aprobación (a

través del SMVDoc) del Superintendente del Mercado de Valores, Superintendente Adjunto o Jefe del órgano institucional.

En los siguientes casos se requerirá de una segunda aprobación (a través del SMVDoc):

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- Cuando el requerimiento se refiera a la contratación de servicios relacionados a temas legales, se requerirá la aprobación del Superintendente Adjunto de Asesoría Jurídica.

- Cuando el requerimiento se refiera a publicaciones en medios de

comunicación, se requerirá la aprobación del Secretario General.

- Cuando el requerimiento se refiera a impresiones, se requerirá la aprobación de oficina de Prensa.

- Cuando el requerimiento se refiera a contrataciones de hardware o software, se requerirá la aprobación del Jefe de la Oficina la Oficina de Tecnologías de la Información.

c. En caso los requerimientos no cumplan con lo especificado en los

numerales a y b, se devolverán al órgano institucional o la unidad orgánica solicitante para su corrección.

7.2. Indagaciones de mercado

a. La Unidad de Logística invitará a cotizar como mínimo a tres (3) proveedores, vía correo electrónico, fax o mediante notificación personal, preferentemente a aquellos que estén registrados en el Registro Nacional de Proveedores, salvo en contrataciones con montos iguales o menores a 1 UIT y cuenten con un código de cuenta interbancaria (CCI). En lo posible, se deberá evitar invitar reiteradas veces al mismo proveedor.

b. Para la determinación del precio se deberá contar como mínimo con dos (2) cotizaciones, salvo en los siguientes casos:

- Contratación de servicios de capacitación para el personal de la

institución, previamente aprobados por el Jefe de Recursos Humanos.

- Cuando las indagaciones de mercado determinen que sólo es posible contratar con un determinado proveedor.

- En caso de contratación de servicios relacionados con asesorías legales especializadas o defensa de funcionarios, a pedido expreso del órgano institucional o unidad orgánica y aprobación de la Oficina de Asesoría Jurídica.

- Cuando el requerimiento se refiera a contratación de material bibliográfico, previa verificación del análisis efectuado por el comité de selección bibliográfica.

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- En caso de suscripciones de diarios y revistas y servicios de

información web (SPIJ, INFOCORP, RENIEC, SUNARP, entre otros).

- En caso de bienes y servicios relacionados a la imagen institucional, a pedido expreso del órgano institucional o unidad orgánica y aprobación del secretario general.

7.3. Certificación presupuestal

a. La Unidad de Logística solicitará al Analista Senior de Ejecución Presupuestal la certificación presupuestal y/o previsión presupuestal, según corresponda, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Certificación presupuestal. Es requisito para la contratación, contar con la certificación de crédito presupuestario o la previsión presupuestal.

7.4. Selección del proveedor

a. Con la información de las cotizaciones, la Unidad de Logística elaborará un

cuadro comparativo de precios, resultado de las indagaciones de mercado, para ello se utilizarán los siguientes formatos: - Cuadro comparativo de cotizaciones para bienes y servicios por montos

menores o iguales a 8 UIT (FOR-GRE-LOG-003).

b. La Unidad de Logística seleccionará al proveedor ganador considerando por lo menos uno de los siguientes aspectos:

- Precio ofertado. - Algún aspecto técnico o mejora relevante, adicional a lo requerido, que

se considere ventajosa entre una y otra cotización, lo cual deberá estar debidamente sustentado.

7.5. Contratación, ejecución del contrato y pago

a. Una vez efectuada la selección del proveedor ganador, la Unidad de

Logística emitirá la orden de compra o trabajo correspondiente que formaliza el contrato.

b. El Técnico Administrativo de Logística registra el compromiso anualizado en el Sistema Integrado de Administración Financiera (en adelante SIAF) y el mensual en el módulo administrativo del SIAF.

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c. La orden de compra o trabajo será remitida al proveedor vía correo electrónico, fax o cualquier otro medio por la Unidad de Logística, a más tardar dentro del día hábil siguiente de su emisión, adicionalmente se deberá comunicar al órgano institucional o unidad orgánica solicitante.

d. Necesariamente se deberá contar con la recepción de la orden por parte del proveedor, pudiendo ser esta una confirmación por correo electrónico.

e. Los documentos que deberán contener las contrataciones menores o iguales a 8 UIT, son los siguientes

Contrataciones mayores a una 1 UIT:

- Requerimiento aprobado. - Términos de referencia o especificaciones técnicas, cuando

corresponda. - Certificación presupuestal. - Solicitudes de cotización. - Cotizaciones de los proveedores. - Cuadro comparativo de cotizaciones. - Del proveedor a quien se gira la orden:

Constancia vigente del Registro Nacional de Proveedores. Declaración jurada de no tener impedimento para contratar con el

estado, de conformidad con el artículo 11º de la ley y el artículo 248º del reglamento.

Verificación de que el proveedor no se encuentra inhabilitado para contratar con el estado.

Código de cuenta interbancario. - Orden de compra o trabajo. - Correo electrónico de envío de la orden al proveedor y órgano

institucional o unidad orgánica solicitante. - Confirmación de recepción de la orden, por parte del proveedor. Contrataciones menores o iguales a una 1 UIT:

- Requerimiento aprobado. - Términos de referencia o especificaciones técnicas, cuando

corresponda. - Certificación presupuestal. - Solicitudes de cotización. - Cotizaciones de los proveedores. - Del proveedor a quien se gira la orden:

Código de cuenta interbancario - CCI - Orden de compra o trabajo.

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- Correo electrónico de envío de la orden al proveedor y órgano institucional o unidad orgánica solicitante.

- Confirmación de recepción de la orden, por parte del proveedor.

f. El retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato por parte del proveedor dará lugar a la aplicación de una penalidad, por día de retraso, hasta alcanzar un máximo acumulado del 10% del contrato, en cuyo caso la SMV podrá resolver el contrato, de acuerdo con la siguiente fórmula: Penalidad diaria = 0.1 x Monto Plazo en días Tanto el monto como el plazo se refieren al contrato o prestación parcial que fuera materia de retraso.

g. Una vez prestado el servicio, el órgano institucional o unidad orgánica solicitante contará con un plazo máximo de (10) días calendario para dar su conformidad.

h. Luego de la conformidad, se deberá efectuar el pago correspondiente al

proveedor en un plazo no mayor a quince (15) días calendario. Para ello, la Unidad de Logística realizará la entrega al personal de control operativo de los documentos para pago mencionados en la Lista de chequeo-pago proveedores logística (FOR-GRE-FIN-002).

8. Disposiciones finales

a. La presente Directiva no es de aplicación para la Contratación Administrativa

de Servicios -CAS.

b. La contratación de bienes y servicios incluidos en los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco se regirá bajo los alcances de la ley y el reglamento.

c. La contratación de bienes y servicios que requieran cancelación inmediata o que por su finalidad y características no hayan podido ser debidamente programados y estén referidos principalmente a gastos de movilidad local, alimentación, refrigerios, portes, adquisición de textos de consulta no vinculados a las actividades del CENDOC, legalizaciones de documentos, liquidación de gastos que incurren los estudios de abogados (siempre que se encuentren establecidos en los respectivos contratos) y otros de similar naturaleza, se regirá por la Directiva para la administración del fondo fijo para caja chica.

d. Para todo lo no previsto en la presente directiva, será de aplicación supletoria las normas de derecho público que resulten aplicables y las disposiciones

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pertinentes del Código Civil vigente y demás normas de derecho privado, en ese orden de prelación.

9. Formatos

- Cuadro comparativo de cotizaciones para bienes y servicios por montos menores o iguales a 8 UIT (FOR-GRE-LOG-003).

- Lista de chequeo-pago proveedores logística (FOR-GRE-FIN-002).

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ANEXO 01

ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACION DE BIENES

1. DENOMINACION DE LA CONTRATACIÓN*

2. FINALIDAD PUBLICA*

3. ALCANCE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES A CONTRATAR* Se deberá considerar los siguientes puntos, según corresponda: 3.1 CARACTERISTICAS TÉCNICAS 3.2 ACONDICIONAMIENTO, MONTAJE O INSTALACION 3.3 PERIODO DE GARANTIA 3.4 FICHA-PRODUCTO DE ACUERDO MARCO (cuando el bien requerido se

encuentra en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco) 3.5 REQUERIMIENTOS DEL PROVEEDOR Y PERSONAL

4. PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACION PRINCIPAL (mantenimientos, soporte técnico y capacitación y/o entrenamiento1, en caso de este último indicar tema especifico, número de asistentes, momento y/o plazo, duración mínima, lugar, perfil de expositor, tipo de certificación que otorgara el contratista, entre otros)

5. LUGAR Y PLAZO DE LA PRESTACION2* La prestación se ejecutará en: ………………… El plazo de ejecución será de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO O DESDE LA FECHA EN QUE SE CUMPLAN LAS CONDICIONES PREVISTAS PARA EL INICIO DEL CONTRATO, DEBIENDO INDICAR LAS MISMAS EN ESTE ULTIMO CASO]. En caso de que se requiera que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje, instalación y/o puesta en funcionamiento, se deberá detallar lo siguiente:

ETAPAS PLAZO (días calendario) Nº Descripción

1 (entrega del bien) 2 (instalacion) Plazo de la prestación

En caso de suministro de bienes, se deberá incluir lo siguiente:

1 Se considera a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad a realizarse en periodo

posterior a la entrega del bien. 2 El plazo debe ser expresado en días calendario.

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Descripción Cronograma de entregas (cantidades) U.M. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic (Produc.1) (Produc. 2) …

6. EQUIPO O SUPERVISOR DESIGNADO PARA LA SUPERVISIÓN DE LA

PRESTACION3.

7. RESPONSABLE DE DAR LA CONFORMIDAD4*

8. ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD Y/O SEGURIDAD DE INFORMACION (indicar si aplica o no aplica)5 – ACUERDOS 01 Y 02*

9. FORMA DE PAGO* La forma de pago se efectuará dentro de los 15 días calendario de otorgada la conformidad en [INDICAR SI SE TRATA DE PAGO ÚNICO, PAGOS A CUENTA O PAGOS PERIODICOS], luego de la recepcion completa de la documentación correspondiente. Pago único (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder) Pagos Periódicos (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder) Pagos para bienes que incluyen instalación:

ETAPAS % del monto contratado Nº Descripción

1 (entrega del bien) (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder)

2 (instalacion) (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder)

10. OTRAS CONDICIONES ADICIONALES U OBSERVACIONES, DE SER EL CASO

* Información obligatoria

3 El equipo designado deberá ser designado mediante memo. La recepción de los bienes es responsabilidad del encargado del almacén. 4 Superintendente del Mercado de Valores, el(los) Superintendente(s) Adjunto(s) o Jefe(s) de los Órganos

Institucionales o Unidades Orgánicas. 5 Se podrá consultar con OTI para determinar la aplicación de estos acuerdos.

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ANEXO 02

TERMINOS DE REFERENCIA PARA SERVICIOS EN GENERAL



3. ALCANCE Y DESCRIPCION DEL SERVICIO*

Se deberá considerar los siguientes puntos, según corresponda: 3.1 ACTIVIDADES 3.2 PROCEDIMIENTO 3.3 PLAN DE TRABAJO 3.4 RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL PROVEEDOR 3.5 RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD 3.6 REQUERIMIENTOS DEL PROVEEDOR Y PERSONAL

4. LUGAR Y PLAZO DE LA PRESTACION*

La prestación se ejecutará en: ………………… El plazo de ejecución será de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO DESDE LA FECHA EN QUE SE CUMPLAN LAS CONDICIONES PREVISTAS PARA EL INICIO DEL CONTRATO, DEBIENDO INDICAR LAS MISMAS EN ESTE ULTIMO CASO]. En caso de entregables, se deberá incluir lo siguiente, según corresponda:

ENTREGABLE PLAZO (días calendario) Nº Descripción

1 (nombre del entregable 1) 2 (nombre del entregable 2) 3 (nombre del entregable 3) …

Los plazos se contabilizan a partir del día siguiente de la conformidad del entregable anterior.

ENTREGABLE Inicio de la prestación

PLAZO (días calendario) Nº Descripción

1 (nombre del entregable 1) 2 (nombre del entregable 2) 3 (nombre del entregable 3)

5. EQUIPO O SUPERVISOR DESIGNADO PARA LA SUPERVISIÓN DE LA

PRESTACION

6. RESPONSABLE DE DAR LA CONFORMIDAD6* 6 Superintendente del Mercado de Valores, el(los) Superintendente(s) Adjunto(s) o Jefe(s) de los Órganos

Institucionales o Unidades Orgánicas.

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7. REQUISITOS DEL POSTOR Y/O PERSONAL PROPUESTO

8. ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD Y/O SEGURIDAD DE INFORMACION

(indicar si aplica o no aplica)7 – ACUERDOS 01 Y 02* 9. FORMA DE PAGO*

La forma de pago se efectuará dentro de los 15 días calendario de otorgada la conformidad en [INDICAR SI SE TRATA DE PAGO ÚNICO, PAGOS PARCIALES O PAGOS PERIÓDICOS], luego de la recepcion completa de la documentación correspondiente. Pago único (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago) Pagos Parciales Incluir lo siguiente:

ENTREGABLE % del monto contratado Nº Descripción

1 (nombre del entregable) (detallar la documentación necesaria para efectuar el

pago) 2 (nombre del entregable) (detallar la documentación necesaria para

efectuar el pago) 3 (nombre del entregable) (detallar la documentación necesaria para efectuar el

pago) …

Pagos Periódicos Pagos por el mismo monto, incluir lo siguiente:

Cantidad de prestaciones

Descripción

(nombre del servicio) (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago)

Pagos Periódicos por montos distintos (según ejecución real), incluir lo siguiente:


Descripción Describir condición de pago


10. OTRAS CONDICIONES ADICIONALES U OBSERVACIONES


7 Se podrá consultar con OTI para determinar la aplicación de estos acuerdos.

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ANEXO 03

TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIAS EN GENERAL



3. ANTECEDENTES

4. ALCANCE Y DESCRIPCION DEL SERVICIO DE CONSULTORIA* Se deberá considerar los siguientes puntos, según corresponda: 1.1 ACTIVIDADES 1.2 PROCEDIMIENTO 1.3 METODOLOGIA 1.4 PLAN DE TRABAJO 1.5 RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL PROVEEDOR 1.6 RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD 1.7 REQUERIMIENTOS DEL PROVEEDOR Y PERSONAL

5. LUGAR Y PLAZO DE LA PRESTACION* La prestación se ejecutará en: ………………… El plazo de ejecución será de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO DESDE LA FECHA EN QUE SE CUMPLAN LAS CONDICIONES PREVISTAS PARA EL INICIO DEL CONTRATO, DEBIENDO INDICAR LAS MISMAS EN ESTE ULTIMO CASO]. En caso de entregables, se deberá incluir lo siguiente, según corresponda:


1 (nombre del entregable 1) 2 (nombre del entregable 2) 3 (nombre del entregable 3) …





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6. EQUIPO O SUPERVISOR DESIGNADO PARA LA SUPERVISIÓN DE LA PRESTACION8


8. REQUISITOS DEL POSTOR Y PERSONAL PROPUESTO*


10. FORMA DE PAGO* La forma de pago se efectuará dentro de los 15 días calendario de otorgada la conformidad en [INDICAR SI SE TRATA DE PAGO ÚNICO, PAGOS PARCIALES O PAGOS PERIÓDICOS O SEGÚN TARIFA], luego de la recepcion completa de la documentación correspondiente. Pago único (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago) Pagos Parciales Incluir lo siguiente:





pago) …

Pagos Periódicos (pago quincenal, mensual, bimensual, etc) Pagos por el mismo monto, incluir lo siguiente:


Descripción






8 El equipo encargado de la supervisión deberá ser designado mediante memorándum. 9 Superintendente del Mercado de Valores, el(los) Superintendente(s) Adjunto(s) o Jefe(s) de los Órganos


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Pago por tarifas (según ejecución real), incluir lo siguiente:

Cantidad estimada de prestaciones

Descripción Monto a pagar

(nombre del servicio) Tarifa ofertada (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago)

11. OTRAS CONDICIONES ADICIONALES U OBSERVACIONES, DE SER EL

CASO


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ACUERDO 01

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN 1. CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION El CONTRATISTA y su personal se obligan a mantener y guardar estricta reserva y absoluta confidencialidad sobre todos los documentos e informaciones de la SMV a los que tenga acceso en ejecución del presente contrato. En tal sentido, el CONTRATISTA y su personal deberán abstenerse de divulgar tales documentos e informaciones, sea en forma directa o indirecta, a personas naturales o jurídicas, salvo autorización expresa y por escrito de la SMV. Asimismo, el CONTRATISTA y su personal convienen en que toda la información suministrada en virtud de este contrato es confidencial y de propiedad de la SMV, no pudiendo el CONTRATISTA y su personal usar dicha información para uso propio o para dar cumplimiento a otras obligaciones ajenas a las del presente contrato. Los datos de carácter personal entregados por la SMV a el CONTRATISTA y su personal, y los obtenidos por estos durante la ejecución del servicio, única y exclusivamente podrán ser aplicados o utilizados para el cumplimiento de los fines del contrato suscrito con la SMV. El CONTRATISTA se compromete a cumplir con lo indicado en la Ley N° 29733, Ley de protección de datos personales. El CONTRATISTA deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para que sus trabajadores, directores, accionistas, proveedores y en general, cualquier persona que tenga relación con el CONTRATISTA no divulgue a ningún tercero los documentos e informaciones a los que tenga acceso, sin autorización expresa y por escrito de la SMV, garantizando la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración. Asimismo, El CONTRATISTA y su personal se hacen responsables por la divulgación que se pueda producir, y asumen el pago de la indemnización por daños y perjuicios que la autoridad competente determine. El CONTRATISTA se compromete a devolver todo el material que le haya proporcionado la SMV a la culminación o resolución del contrato, sin que sea necesario un requerimiento previo. Sin embargo, el CONTRATISTA se encuentra facultado a guardar copia de los documentos de la prestación del servicio brindado, siendo la SMV la única que pueda acceder a dicha información. Dicha copia no puede ser dada a terceros, salvo autorización expresa y por escrito de la SMV. La obligación de confidencialidad establecida en la presente cláusula seguirá vigente incluso luego de la culminación del presente contrato. El incumplimiento de lo establecido en la presente cláusula, por parte del CONTRATISTA y su personal, constituye causal de resolución del presente contrato. 2. CLAUSULA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EL CONTRATISTA se compromete a respetar y aplicar en el servicio brindado, las políticas, procedimientos y controles de los sistemas de gestión, metodologías, estándares y otros establecidos por la SMV y que declara conocer y aceptar. Con la previa evaluación y conformidad respectiva, la SMV autorizará todos los accesos a recursos o herramientas propias de la institución y que son requeridos por EL CONTRATISTA para la prestación del presente servicio. Una vez finalizado el contrato, todos los accesos serán retirados. EL CONTRATISTA debe tomar medidas de protección de la información de la SMV que se encuentre almacenada en los equipos y/o dispositivos que requieran mantenimiento fuera de las instalaciones de la SMV, para ello debe cumplir con las políticas específicas de seguridad de la información establecidas para tal fin.

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EL CONTRATISTA debe reportar incidentes, eventos u otro riesgo potencial de seguridad de la información para la SMV a fin de realizar la investigación correspondiente. EL CONTRATISTA se compromete, a brindar todas las facilidades necesarias para que la SMV audite y/o monitoree los aspectos de seguridad de la información de los servicios e información materia del contrato y los aspectos de almacenamiento de datos. El CONTRATISTA exime de toda responsabilidad a la SMV, sus empleados y funcionarios, por cualquier litigio, acción legal o procedimiento administrativo, reclamación o demanda que pudiera derivarse de cualquier trasgresión o supuesta trasgresión de cualquier patente, uso de modelo, diseño registrado, marca registrada, derechos de autor o cualquier otro derecho de propiedad intelectual que estuviese registrado o de alguna otra forma existente a la fecha del contrato debido a la instalación del bien por parte de el CONTRATISTA o el uso de los mismos por parte de la SMV. El CONTRATISTA garantiza a la SMV que durante el servicio que brindará, respetará todos los derechos de propiedad intelectual referidos en el Decreto Legislativo N° 822 – Ley sobre el Derecho de Autor, normas modificatorias y complementarias; por lo que se compromete a garantizar que todo el software y las herramientas utilizadas no vulneran ninguna normativa, contrato, derecho, interés, patentes, legalidad o propiedad de terceros referidos en el decreto en mención.

________________

EL CONTRATISTA

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ACUERDO 02

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN PARA EL PERSONAL DESTACADO POR EL PROVEEDOR

Conste por el presente documento, un Acuerdo de Confidencialidad y Seguridad de Información que celebran de una parte la Superintendencia del Mercado de Valores, en adelante SMV, con RUC Nº 20131016396, con domicilio legal Av. Santa Cruz N° 315, Miraflores, representada por [………..…], identificado con DNI Nº [………], y de otra parte [................], con DNI N° [………………..], con domicilio en [……………….....................] a quien en adelante se le denominará el PERSONAL DEL PROVEEDOR, en los términos y condiciones siguientes: ANTECEDENTES El PERSONAL DEL PROVEEDOR declara estar vinculado contractualmente con la empresa […………], que presta el servicio de [……….......], derivado del proceso [……….......], según Contrato celebrado el [……….......]. En atención a las declaraciones expuestas, acuerdan: 1. CONFIDENCIALIDAD

El PERSONAL DEL PROVEEDOR se obliga a mantener y guardar estricta reserva y absoluta confidencialidad sobre todos los documentos e informaciones de la SMV a los que tenga acceso en ejecución del servicio. En tal sentido, el PERSONAL DEL PROVEEDOR deberá abstenerse de divulgar tales documentos e informaciones, sea en forma directa o indirecta, a personas naturales o jurídicas, salvo autorización expresa y por escrito de la SMV. Asimismo, EL PERSONAL DEL PROVEEDOR conviene en que toda la información suministrada en virtud del contrato suscrito con la SMV, es confidencial y de propiedad de la SMV, no pudiendo el PERSONAL DEL PROVEEDOR usar dicha información para uso propio o para dar cumplimiento a otras obligaciones ajenas al contrato. Los datos de carácter personal entregados por la SMV al PERSONAL DEL PROVEEDOR, y los obtenidos por estos durante la ejecución del servicio, única y exclusivamente podrán ser aplicados o utilizados para el cumplimiento de los fines del contrato suscrito con la SMV. El PERSONAL DEL PROVEEDOR se compromete a cumplir con lo indicado en la Ley N° 29733, Ley de protección de datos personales. La obligación de confidencialidad establecida en el presente acuerdo seguirá vigente incluso luego de la culminación del contrato. El incumplimiento de lo establecido en el presente acuerdo, por parte del PERSONAL DEL PROVEEDOR, constituye causal de resolución del contrato.

2. SEGURIDAD DE INFORMACIÓN El PERSONAL DEL PROVEEDOR se compromete a respetar y aplicar en el servicio brindado, las políticas, procedimientos y controles de los sistemas de gestión, metodologías, estándares y otros establecidos por la SMV y que declara conocer y aceptar. Con la previa evaluación y conformidad respectiva, la SMV autorizará todos los accesos a recursos o herramientas propias de la institución y que son requeridos por el PERSONAL DEL PROVEEDOR para la prestación del presente servicio. Una vez finalizado el contrato, todos los accesos serán retirados.

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El PERSONAL DEL PROVEEDOR debe tomar medidas de protección de la información de la SMV que se encuentre almacenada en los equipos y/o dispositivos que requieran mantenimiento fuera de las instalaciones de la SMV, para ello debe cumplir con las políticas específicas de seguridad de la información establecidas para tal fin. El PERSONAL DEL PROVEEDOR debe reportar incidentes, eventos u otro riesgo potencial de seguridad de la información para la SMV a fin de realizar la investigación correspondiente. El PERSONAL DEL PROVEEDOR se compromete, a brindar todas las facilidades necesarias para que la SMV audite y/o monitoree los aspectos de seguridad de la información de los servicios e información materia del contrato y los aspectos de almacenamiento de datos. El PERSONAL DEL PROVEEDOR exime de toda responsabilidad a la SMV, sus empleados y funcionarios, por cualquier litigio, acción legal o procedimiento administrativo, reclamación o demanda que pudiera derivarse de cualquier trasgresión o supuesta trasgresión de cualquier patente, uso de modelo, diseño registrado, marca registrada, derechos de autor o cualquier otro derecho de propiedad intelectual que estuviese registrado o de alguna otra forma existente a la fecha del contrato debido a la instalación del bien por parte del PERSONAL DEL PROVEEDOR o el uso de los mismos por parte de la SMV. El PERSONAL DEL PROVEEDOR garantiza a la SMV que durante el servicio que brindará, respetará todos los derechos de propiedad intelectual referidos en el Decreto Legislativo N° 822 – Ley sobre el Derecho de Autor, normas modificatorias y complementarias; por lo que se compromete a garantizar que todo el software y las herramientas utilizadas no vulneran ninguna normativa, contrato, derecho, interés, patentes, legalidad o propiedad de terceros referidos en el decreto en mención.

Se firma el presente documento, en Lima a los [...] días del mes de [...] del [……...].

SMV PERSONAL DEL PROVEEDOR

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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-003

REQUERIMIENTO, ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE

CONTRATACIÓN DE LOS ROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN





22/12/2016 Se aprueba el procedimiento: “Requerimiento,

elaboración y aprobación de los expedientes de contratación de los procedimientos de selección”

PROCEDIMIENTO

Código: PRO-GRE-LOG-003 Versión: 01

REQUERIMIENTO, ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN


1. Objetivo Establecer las actividades para realizar los requerimientos de bienes y servicios y obras de todo tipo, así como la elaboración y aprobación de los expedientes de contratación de los procedimientos de selección detallados en el plan anual de contrataciones (en adelante PAC) en la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con el registro del requerimiento de bienes, servicios u obras. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el envío del expediente de contratación aprobado.

3. Responsables - Superintendente del Mercado de Valores. - Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración (en adelante

el Superintendente Adjunto de la OGA). - Superintendente Adjunto/Jefe de Órganos Institucionales/Unidades Orgánicas. - Jefe de la Unidad de Logística. - Asistente de la Alta Dirección. - Secretaria/Técnico Administrativo de Órganos Institucionales/Unidades

Orgánicas. - Analista designado de la Unidad de Logística, el cual puede ser el Analista

Senior de Contrataciones o personal CAS de la Unidad de Logística (en adelante Analista designado de Logística).

- Técnico Administrativo de Logística.

PROCEDIMIENTO




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4. Documentos de consulta - Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Ley N°30225 y sus

modificatorias. - Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante

Decreto Supremo N°350-2015-EF y sus modificatorias. - Directiva Nº 010-2016-OSCE/CD “Disposiciones sobre el contenido del

resumen ejecutivo de actuaciones preparatorias” aprobada mediante Resolución Nº 017-2016-OSCE/PRE.

- “Directiva para la supervisión de procesos de contratación que realice la Superintendencia del Mercado de Valores” aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 049-2015-SMV/02.

- “Delegación de facultades y atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado - Ley N° 30225 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 350-2015-EF, así como determinar las competencias relacionadas con las contrataciones de bienes, servicios y obras que requiera la SMV” aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 019-2016-SMV/02.

5. Descripción 5.1. El Asistente de la Alta Dirección, la Secretaria o Técnico Administrativo del

Órgano Institucional o Unidad Orgánica registra el requerimiento de bienes, servicios u obras y adjunta las especificaciones técnicas (en adelante ET), según Anexo 01, términos de referencia (en adelante TDR), según anexos 02 y 03, según corresponda o expediente técnico según corresponda en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc), asimismo debe incluir en su requerimiento la finalidad pública de la contratación. Para la elaboración del requerimiento, la Superintendencia del Mercado de Valores, el Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante puede realizar coordinaciones con la Unidad de Logística con la finalidad de lograr una definición clara de su requerimiento. Tomar en cuenta que las ET, TDR o expediente técnico deben formularse de forma objetiva y precisa, proporcionando acceso en condiciones de igualdad al proceso de contratación y no tienen por efecto la creación de obstáculos que perjudiquen la competencia en el mismo. Salvo excepciones, en el requerimiento no se hace referencia a una fabricación o procedencia determinada, o a un procedimiento concreto que caracterice a los bienes o servicios ofrecidos por un proveedor determinado, o a marcas, patentes o tipos, o a un origen o a una producción determinados con la finalidad de favorecer o descartar ciertos proveedores o ciertos productos.

5.2. El Superintendente del Mercado de Valores, el Superintendente Adjunto o el Jefe del Órgano Institucional revisa el requerimiento, las ET, TDR o

PROCEDIMIENTO




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expediente técnico en el SMVDoc y coordina con el Asistente de la Alta Dirección, Secretaria o Técnico Administrativo los ajustes que considere necesarios.

5.3. El Superintendente del Mercado de Valores, el Superintendente Adjunto o

el Jefe del Órgano Institucional aprueba el requerimiento en el SMVDoc. Con la aprobación del requerimiento se dan por aprobadas(os) las ET, los TDR o el expediente técnico.

5.4. El Jefe de la Unidad de Logística revisa y evalúa el requerimiento, coordina

con el Asistente de la Alta Dirección, la Secretaria o Técnico Administrativo del Órgano Institucional los ajustes que considere necesarios y designa al Analista que se encargará del procedimiento de selección.

5.5. El Analista designado de Logística verifica si el bien, servicio u obra

solicitado se encuentra contemplado en los catálogos electrónicos de acuerdo marco. Si el bien o servicio se encuentra contemplado en el catálogo electrónico de acuerdo marco, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Contratación mediante catálogos electrónicos de acuerdo marco. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.6.

5.6. El Analista designado de Logística evalúa si requiere realizar indagación de

mercado. Si requiere realizar indagación de mercado, se prosigue con la actividad 5.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.11.

5.7. El Analista designado de Logística realiza la indagación de mercado. Para

realizar la indagación de mercado, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Indicar si existe pluralidad de productos (marcas, en el caso de contratación de bienes),

Indicar si existe pluralidad de proveedores (mínimo dos (02) en el caso de contratación de bienes y servicios) y;

De ser el caso la posibilidad de distribuir la buena pro (en el caso de contratación de bienes y servicios).

En el caso de ejecución de obras, el valor referencial corresponde al monto del presupuesto establecido en el expediente técnico de obra aprobado por la entidad.

Si como resultado de la indagación de mercado o producto de observaciones de los postores, se requiere la modificación de las ET, TDR o expediente técnico, se prosigue con la actividad 5.8. Si no se requiere modificar las ET, TDR o expediente técnico y el monto de la contratación resulta menor a 8 unidades impositivas tributarias (en

PROCEDIMIENTO




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adelante UIT) (como consecuencia de la indagación de mercado), culmina el presente procedimiento y se prosigue con las disposiciones descritas en la directiva: Directiva para contrataciones por montos menores o iguales a ocho (8) UIT en la Superintendencia del Mercado de Valores-SMV. Si no se requiere modificar las ET, TDR o expediente técnico, el monto de la contratación es mayor a 8 UIT y se requiere modificar el PAC (como consecuencia de que el valor determinado modifica el tipo de procedimiento), se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Modificación del PAC y luego con la actividad 5.11. Si no se requiere modificar las ET, TDR o expediente técnico, el monto de la contratación es mayor a 8 UIT y no se requiere modificar el PAC, se prosigue con la actividad 5.11.

5.8. El Asistente de la Alta Dirección, la Secretaria o Técnico Administrativo del

Órgano Institucional o Unidad Orgánica en coordinación con el personal técnico modifica las ET, TDR o expediente técnico en el SMVDoc y solicita al Superintendente Adjunto o al Jefe de Órgano Institucional o Unidad Orgánica su aprobación.


el Jefe de Órgano Institucional revisa las ET, TDR o expediente técnico en el SMVDoc.


el Jefe de Órgano Institucional aprueba el requerimiento en el SMVDoc. Con la aprobación del requerimiento se dan por aprobadas(os) las ET, los TDR o el expediente técnico.

Si el monto de la contratación resulta menor a 8 UIT (como consecuencia de la indagación de mercado), culmina el presente procedimiento y se prosigue con las disposiciones descritas en la directiva: Directiva para contrataciones por montos menores o iguales a ocho (8) UIT en la Superintendencia del Mercado de Valores-SMV. Si el monto de la contratación es mayor a 8 UIT y se requiere modificar el PAC (como consecuencia de que el valor determinado modifica el tipo de procedimiento), se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Modificación del PAC y luego con la actividad 5.11. Si el monto de la contratación es mayor a 8 UIT y no se requiere modificar el PAC, se prosigue con la actividad 5.11.

5.11. El Analista designado de Logística solicita al Analista Senior de Ejecución

Presupuestal la certificación presupuestal, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Certificación presupuestal y luego con la actividad 5.12. Es requisito para convocar un procedimiento de selección

PROCEDIMIENTO




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bajo sanción de nulidad, contar con la certificación de crédito presupuestario o la previsión presupuestal.

5.12. El Técnico Administrativo de Logística digitaliza la certificación

presupuestal en el respectivo expediente en el SMVDoc.

5.13. El Analista designado de Logística completa los formatos de resumen ejecutivo de las actuaciones preparatorias para bienes o servicios establecidos por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE). Ingresa el formato en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.14. El Analista designado de Logística visa el formato resumen ejecutivo de las actuaciones preparatorias para bienes o servicios en el SMVDoc.

5.15. El Analista designado de Logística consolida el expediente (ET, TDR, expediente técnico final, cotizaciones de postores y el formato resumen ejecutivo de las actuaciones preparatorias) y lo entrega al Técnico Administrativo de Logística. Cabe precisar que para el procedimiento de selección mediante comparación de precios, el expediente de contratación no requiere incluir el resumen ejecutivo de actuaciones preparatorias.

5.16. El Técnico Administrativo de Logística elabora e ingresa el memorándum

de aprobación del expediente de contratación en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.17. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el expediente de contratación y

memorándum en el SMVdoc, coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.18. El Jefe de la Unidad de Logística firma el formato resumen ejecutivo de las

actuaciones preparatorias para bienes o servicios, y el memorándum de aprobación del expediente de contratación..

5.19. El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración revisa

el expediente de contratación en el SMVDoc y coordina con el Jefe de la Unidad de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.20. El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración firma el

memorándum de aprobación del expediente de contratación en el SMVDoc. Si se requiere la designación de un comité de selección, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Designación de comité de selección y luego con los procedimientos de selección descritos en el proceso: Gestión logística. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.21.

PROCEDIMIENTO




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5.21. El Técnico Administrativo de Logística envía el expediente de contratación

aprobado al Analista designado de Logística.

Luego del envío del expediente de contratación al Analista designado de Logística, se ejecutan los procedimientos de selección descritos en el proceso: Gestión logística. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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Analista designado de la Unidad de Logística*Técnico Administrativo de

Logística

A

Certificación presupuestal

12.Digitalizar certificación en

expediente

SMVDoc

13.Completar formato resumen ejecutivo de las

actuaciones preparatorias e ingresar

15.Consolidar documentos,

enviar y entregar

14.Visar resumen ejecutivo de las

actuaciones preparatorias

16.Elaborar e ingresar

memorándum de aprobación de

expedienteSMVDoc

MemorándumSe envían y entregan los siguientes documentos al Técnico Administrativo de Logística:-ET, TDR o expediente técnico reformulado.-Indagación de mercado.-Resumen ejecutivo de actuaciones preparatorias.

Expediente

SMVDoc

Resumen ejecutivo de las actuaciones

preparatorias

11.Solicitar certificación presupuestal

SIASolicitud de certificación

presupuestaria

¿Requiere modificación del

PAC?No

Modificación del PAC

Sí

1

1

SMVDocResumen ejecutivo de las actuaciones

preparatorias

Jefe de la Unidad de Logística

Superintendente Adjunto de la Oficina

General de Administración

17.Revisar expediente de contratación y

memorándum, coordinar ajustes si fueran

necesarios

18.Firmar resumen ejecutivo de actos

preparatorios y memorándum

SMVDoc

SMVDoc

C

También recibe expediente en físico

Resumen ejecutivo de actuaciones preparatorias

Memorándum

20.Firmar memorándum de

aprobación de expediente de contratación

19.Revisar expediente de contratación y


C

SMVDoc

SMVDoc

Memorándum

FIN

Gestión logística

¿Se requiere designar un comité

de selección?

Sí

Se ejecutan los procedimientos de selección descritos en el proceso gestión logística

21.Enviar expediente aprobado al trabajador designado de Logística

SMVDoc

Designación delcomité de selección

No

Designación de comité de acuerdo a resolución de designación de funciones

*Analista designado de la Unidad de Logística, Analista Senior de Contrataciones o personal CAS de la Unidad de Logística

PROCEDIMIENTO




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No aplica.

ANEXO 01

ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACION DE BIENES



3. ANTECEDENTES

En caso se haya implementado un procedimiento de estandarización, necesariamente se deberá indicar la resolución mediante la cual se aprueba la estandarización.

4. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION*

En caso de corresponder Indicar si la contratación se efectuará por: Ítems (cuando se contrate más de un bien cada ítem constituye un proceso independiente dentro del proceso principal) Lotes (conjunto de bienes del mismo tipo) o Paquetes (conjunto de bienes distintos pero vinculados entre sí).

5. ALCANCE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES A CONTRATAR* Se deberá considerar los siguientes puntos, según corresponda:

PROCEDIMIENTO




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5.1 CARACTERISTICAS TÉCNICAS 5.2 REGLAMENTOS TÉCNICOS, NORMAS METROLÓGICAS Y/O

SANITARIAS APLICABLES 5.3 ACONDICIONAMIENTO, MONTAJE O INSTALACION 5.4 TRANSPORTE Y SEGUROS 5.5 GARANTIAS 5.6 MODALIDAD DE EJECUCION LLAVE EN MANO (cuando la prestación

incluya instalación y puesta en funcionamiento de los bienes) 5.7 FICHA DE HOMOLOGACION (en que las características técnicas de los

bienes a contratar hayan sido materia de un procedimiento de homologación)

5.8 FICHA-PRODUCTO DE ACUERDO MARCO (cuando el bien requerido se encuentra en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco)

5.9 REQUERIMIENTOS DEL PROVEEDOR Y PERSONAL

5.9.1 Perfil del proveedor

5.9.2 Perfil del personal (se deberá identificar el personal clave, de corresponder)

REQUISITOS DE CALIFICACION Requisitos obligatorios:

Capacidad legal: aquella documentación que acredite la representación y habilitación para llevar a cabo la actividad económica materia de contratación;

Capacidad técnica y profesional: aquella que acredita el equipamiento, infraestructura y/o soporte, así como la experiencia del personal requerido. Las calificaciones del personal pueden ser requeridas para consultoría en general;

Requisitos opcionales: Experiencia del postor, la cual será medida mediante su facturación. Experiencia del personal clave, la cual será medida mediante el tiempo

de experiencia.

6. PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACION PRINCIPAL (mantenimientos, soporte técnico y capacitación y/o entrenamiento1 o actividades afines. En caso de capacitación o entrenamiento indicar tema especifico, número de asistentes, momento y/o plazo, duración mínima, lugar, perfil de expositor, tipo de certificación que otorgara el contratista, entre otros)

1 Se considera a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad a realizarse en periodo posterior a la

entrega del bien.

PROCEDIMIENTO




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7. LUGAR Y PLAZO DE LA PRESTACION2*

La prestación se ejecutará en: ………………… El plazo de ejecución será de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO, DESDE LA FECHA QUE SE ESTABLEZCA EN EL CONTRATO O DESDE LA FECHA EN QUE SE CUMPLAN LAS CONDICIONES PREVISTAS PARA EL INICIO DEL CONTRATO, DEBIENDO INDICAR LAS MISMAS EN ESTE ULTIMO CASO]. En caso de que se requiera que la entrega de los bienes incluye su acondicionamiento, montaje, instalación y/o puesta en funcionamiento, se deberá detallar lo siguiente:

ETAPAS PLAZO (días calendario) Nº Descripción

1 (entrega del bien) 2 (instalación) Plazo de la prestación

En caso de suministro de bienes, se deberá incluir lo siguiente: Descripción Cronograma de entregas (cantidades) U.M. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic (Produc.1) (Produc. 2) …

8. ADELANTOS 9. SUBCONTRATACIÓN 10. EQUIPO O SUPERVISOR DESIGNADO PARA LA SUPERVISIÓN DE LA

PRESTACION3.


12. ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD Y/O SEGURIDAD DE INFORMACION

(indicar si aplica o no aplica)5 – ACUERDOS 01 Y 02*

13. FORMA DE PAGO* El pago se efectuará dentro de los 15 días calendario de otorgada la conformidad en [INDICAR SI SE TRATA DE PAGO ÚNICO, PAGOS A CUENTA O PAGOS PERIODICOS], luego de la recepcion completa de la documentación correspondiente.

2 El plazo debe ser expresado en días calendario. 3 El equipo designado deberá ser designado mediante memo. La recepción de los bienes es responsabilidad del encargado del almacén. 4 Superintendente del Mercado de Valores, el(los) Superintendente(s) Adjunto(s) o Jefe(s) de los Órganos


PROCEDIMIENTO




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Pago único (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder) Pagos Periódicos (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder) Pagos para bienes que incluyen instalación:

ETAPAS % del monto contratado Nº Descripción

1 (entrega del bien) (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder)

2 (instalación) (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago, de corresponder)

14. OTRAS PENALIDADES APLICABLES

Estas deben ser objetivas, razonables, congruentes y proporcionales con el objeto de la contratación y se debe detallar lo siguiente:

Los supuestos de aplicación de penalidad La forma de cálculo de la penalidad para cada supuesto Procedimiento mediante el cual se verifica el supuesto a penalizar.

Estas penalidades pueden aplicarse hasta un máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato.


16. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS * Información obligatoria

PROCEDIMIENTO




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ANEXO 02

TERMINOS DE REFERENCIA PARA SERVICIOS EN GENERAL



3. ANTECEDENTES



En caso de corresponder Indicar si la contratación se efectuará por: Ítems (cuando se contrate más de un bien cada ítem constituye un proceso independiente dentro del proceso principal) o Paquetes (conjunto de servicios distintos pero vinculados entre sí).

5. ALCANCE Y DESCRIPCION DEL SERVICIO* Se deberá considerar los siguientes puntos, según corresponda:

PROCEDIMIENTO




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5.1 ACTIVIDADES 5.2 PROCEDIMIENTO 5.3 PLAN DE TRABAJO 5.4 RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL PROVEEDOR 5.5 RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD 5.6 FICHA DE HOMOLOGACION (en que las características técnicas de los

servicios a contratar hayan sido materia de un procedimiento de homologación).

5.7 REQUERIMIENTOS DEL PROVEEDOR Y PERSONAL 5.7.1 Perfil del proveedor 5.7.2 Perfil del personal (se deberá identificar el personal clave, de corresponder)

REQUISITOS DE CALIFICACION Se deberán incluir los siguientes requisitos: Capacidad legal de representación de quien firma la oferta. Habilitación para llevar a cabo la actividad económica materia de la contratación, de corresponder. Se podrán requerir los requisitos: Experiencia del postor, la cual será medida mediante su facturación. Experiencia del personal clave, la cual será medida mediante el tiempo de experiencia. Equipamiento estratégico para ejecutar la prestación. Infraestructura estratégica para ejecutar la prestación.

6. PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACION PRINCIPAL, (mantenimientos, soporte técnico y capacitación y/o entrenamiento6, en este último caso indicar tema especifico, número de asistentes, momento y/o plazo, duración mínima, lugar, perfil de expositor, tipo de certificación que otorgara el contratista, entre otros).

7. LUGAR Y PLAZO DE LA PRESTACION* La prestación se ejecutará en: ………………… El plazo de ejecución será de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO, DESDE LA FECHA QUE SE INDIQUE EN EL CONTRATO O DESDE LA FECHA EN QUE SE CUMPLAN LAS CONDICIONES PREVISTAS PARA EL INICIO DEL CONTRATO, DEBIENDO INDICAR LAS MISMAS EN ESTE ULTIMO CASO]. En caso de entregables, se deberá incluir lo siguiente, según corresponda:

6 Se considera a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad a realizarse en periodo posterior a la prestación del servicio.

PROCEDIMIENTO




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ENTREGABLE PLAZO (días

calendario) Nº Descripción 1 (nombre del entregable 1) 2 (nombre del entregable 2) 3 (nombre del entregable 3) …





8. EQUIPO DESIGNADO PARA LA SUPERVISIÓN DE LA PRESTACION7



11. FORMA DE PAGO* La forma de pago se efectuará dentro de los 15 días calendario de otorgada la conformidad en [INDICAR SI SE TRATA DE PAGO ÚNICO, PAGOS PARCIALES O PAGOS PERIÓDICOS], luego de la recepcion completa de la documentación correspondiente. Pago único (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago) Pagos Parciales Incluir lo siguiente:





pago)

7 El equipo encargado de la supervisión deberá ser designado mediante memorándum. 8 Superintendente del Mercado de Valores, el(los) Superintendente(s) Adjunto(s) o Jefe(s) de los Órganos


PROCEDIMIENTO




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…

Pagos Periódicos Pagos por el mismo monto, incluir lo siguiente:


Descripción






12. OTRAS PENALIDADES APLICABLES, DISTINTAS A DEMORAS EN LA

EJECUCION DE LA PRESTACION.

Estas deben ser objetivas, razonables, congruentes y proporcionales con el objeto de la contratación y se debe detallar lo siguiente:


Estas penalidades pueden aplicarse hasta un máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato.

13. OTRAS CONDICIONES ADICIONALES U OBSERVACIONES


PROCEDIMIENTO




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ANEXO 03

TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONSULTORIAS EN GENERAL



3. ANTECEDENTES



En caso de corresponder Indicar si la contratación se efectuará por: Ítems (cuando se contrate más de un bien cada ítem constituye un proceso independiente dentro del proceso principal) o Paquetes (conjunto de consultorías distintas pero vinculados entre sí).

5. ALCANCE Y DESCRIPCION DEL SERVICIO DE CONSULTORIA* Se deberá considerar los siguientes puntos, según corresponda: 5.1 ACTIVIDADES 5.2 PROCEDIMIENTO 5.3 METODOLOGIA

PROCEDIMIENTO




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5.4 PLAN DE TRABAJO 5.5 RECURSOS A SER PROVISTOS POR EL PROVEEDOR 5.6 RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD 5.7 REQUERIMIENTOS DEL PROVEEDOR Y PERSONAL

5.7.1 Perfil del proveedor

5.7.2 Perfil del personal (se deberá identificar al personal clave)

REQUISITOS DE CALIFICACION Requisitos obligatorios: Capacidad legal de representación de quien firma la oferta. Habilitación para llevar a cabo la actividad económica materia de la

contratación, de corresponder. Experiencia del personal clave, la cual será medida mediante el tiempo

de experiencia. Requisitos opcionales: Experiencia del postor, la cual será medida mediante su facturación. Formación académica del personal clave (bachiller, máster o doctor). Capacitación del personal clave. Equipamiento estratégico para ejecutar la prestación.

6. PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACION PRINCIPAL (capacitación y/o entrenamiento10, indicar tema especifico, número de asistentes, momento y/o plazo, duración mínima, lugar, perfil de expositor, tipo de certificación que otorgara el contratista, entre otros).

7. LUGAR Y PLAZO DE LA PRESTACION* La prestación se ejecutará en: ………………… El plazo de ejecución será de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO DESDE LA FECHA EN QUE SE CUMPLAN LAS CONDICIONES PREVISTAS PARA EL INICIO DEL CONTRATO, DEBIENDO INDICAR LAS MISMAS EN ESTE ULTIMO CASO]. En caso de entregables, se deberá incluir lo siguiente, según corresponda:


1 (nombre del entregable 1) 2 (nombre del entregable 2)

10 Se considera a la capacitación y/o entrenamiento al personal de la Entidad a realizarse en periodo posterior a la prestación de la consultoría.

PROCEDIMIENTO




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3 (nombre del entregable 3) …





8. EQUIPO O SUPERVISOR DESIGNADO PARA LA SUPERVISIÓN DE LA PRESTACION11



11. FORMA DE PAGO* El pago se efectuará dentro de los 15 días calendario de otorgada la conformidad en [INDICAR SI SE TRATA DE PAGO ÚNICO, PAGOS PARCIALES O PAGOS PERIÓDICOS O SEGÚN TARIFA], luego de la recepcion completa de la documentación correspondiente. Pago único (Detallar la documentación necesaria para efectuar el pago) Pagos Parciales Incluir lo siguiente:





pago) …

Pagos Periódicos (pago quincenal, mensual, bimensual, etc) Pagos por el mismo monto, incluir lo siguiente:

11 El equipo encargado de la supervisión deberá ser designado mediante memorándum. 12 Superintendente del Mercado de Valores, el(los) Superintendente(s) Adjunto(s) o Jefe(s) de los

Órganos Institucionales o Unidades Orgánicas. 13 Se podrá consultar con OTI para determinar la aplicación de estos acuerdos.

PROCEDIMIENTO




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Descripción






Pago por tarifas (según ejecución real), incluir lo siguiente:

Cantidad estimada de prestaciones

Descripción Monto a pagar

(nombre del servicio) Tarifa ofertada (detallar la documentación necesaria para efectuar el pago)

12. OTRAS PENALIDADES APLICABLES, DISTINTAS A DEMORAS EN LA EJECUCION DE LA PRESTACION Estas deben ser objetivas, razonables, congruentes y proporcionales con el objeto de la contratación y se debe detallar lo siguiente:


Estas penalidades pueden aplicarse hasta un máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato. Penalidad obligatoria:

N° Supuestos de aplicación de penalidad

Forma de cálculo Procedimiento

1 En caso culmine la relación contractual entre el contratista y el personal ofertado y la Entidad no haya aprobado la sustitución del personal por no cumplir con las experiencias y calificaciones del profesional a ser reemplazado.

[INCLUIR LA FORMA DE CÁLCULO, QUE NO PUEDE SER MENOR A LA MITAD DE UNA UNIDAD IMPOSITIVA TRIBUTARIA (0.5 UIT) NI MAYOR A UNA (1) UIT] por cada día de ausencia del personal.

Según informe del [CONSIGNAR EL ÁREA USUARIA A CARGO DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO].


PROCEDIMIENTO




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FORMATO A

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN 1. CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION El CONTRATISTA y su personal se obligan a mantener y guardar estricta reserva y absoluta confidencialidad sobre todos los documentos e informaciones de la SMV a los que tenga acceso en ejecución del presente contrato. En tal sentido, el CONTRATISTA y su personal deberán abstenerse de divulgar tales documentos e informaciones, sea en forma directa o indirecta, a personas naturales o jurídicas, salvo autorización expresa y por escrito de la SMV. Asimismo, el CONTRATISTA y su personal convienen en que toda la información suministrada en virtud de este contrato es confidencial y de propiedad de la SMV, no pudiendo el CONTRATISTA y su personal usar dicha información para uso propio o para dar cumplimiento a otras obligaciones ajenas a las del presente contrato. Los datos de carácter personal entregados por la SMV a el CONTRATISTA y su personal, y los obtenidos por estos durante la ejecución del servicio, única y exclusivamente podrán ser aplicados o utilizados para el cumplimiento de los fines del contrato suscrito con la SMV. El CONTRATISTA se compromete a cumplir con lo indicado en la Ley N° 29733, Ley de protección de datos personales. El CONTRATISTA deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para que sus trabajadores, directores, accionistas, proveedores y en general, cualquier persona que tenga relación con el CONTRATISTA no divulgue a ningún tercero los documentos e informaciones a los que tenga acceso, sin autorización expresa y por escrito de la SMV, garantizando la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración. Asimismo, El CONTRATISTA y su personal

PROCEDIMIENTO




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se hacen responsables por la divulgación que se pueda producir, y asumen el pago de la indemnización por daños y perjuicios que la autoridad competente determine. El CONTRATISTA se compromete a devolver todo el material que le haya proporcionado la SMV a la culminación o resolución del contrato, sin que sea necesario un requerimiento previo. Sin embargo, el CONTRATISTA se encuentra facultado a guardar copia de los documentos de la prestación del servicio brindado, siendo la SMV la única que pueda acceder a dicha información. Dicha copia no puede ser dada a terceros, salvo autorización expresa y por escrito de la SMV. La obligación de confidencialidad establecida en la presente cláusula seguirá vigente incluso luego de la culminación del presente contrato. El incumplimiento de lo establecido en la presente cláusula, por parte del CONTRATISTA y su personal, constituye causal de resolución del presente contrato. 2. CLAUSULA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EL CONTRATISTA se compromete a respetar y aplicar en el servicio brindado, las políticas, procedimientos y controles de los sistemas de gestión, metodologías, estándares y otros establecidos por la SMV y que declara conocer y aceptar. Con la previa evaluación y conformidad respectiva, la SMV autorizará todos los accesos a recursos o herramientas propias de la institución y que son requeridos por EL CONTRATISTA para la prestación del presente servicio. Una vez finalizado el contrato, todos los accesos serán retirados. EL CONTRATISTA debe tomar medidas de protección de la información de la SMV que se encuentre almacenada en los equipos y/o dispositivos que requieran mantenimiento fuera de las instalaciones de la SMV, para ello debe cumplir con las políticas específicas de seguridad de la información establecidas para tal fin. EL CONTRATISTA debe reportar incidentes, eventos u otro riesgo potencial de seguridad de la información para la SMV a fin de realizar la investigación correspondiente. EL CONTRATISTA se compromete, a brindar todas las facilidades necesarias para que la SMV audite y/o monitoree los aspectos de seguridad de la información de los servicios e información materia del contrato y los aspectos de almacenamiento de datos. El CONTRATISTA exime de toda responsabilidad a la SMV, sus empleados y funcionarios, por cualquier litigio, acción legal o procedimiento administrativo, reclamación o demanda que pudiera derivarse de cualquier trasgresión o supuesta trasgresión de cualquier patente, uso de modelo, diseño registrado, marca registrada, derechos de autor o cualquier otro derecho de propiedad intelectual que estuviese registrado o de alguna otra forma existente a la fecha del contrato debido a la instalación del bien por parte de el CONTRATISTA o el uso de los mismos por parte de la SMV. El CONTRATISTA garantiza a la SMV que durante el servicio que brindará, respetará todos los derechos de propiedad intelectual referidos en el Decreto Legislativo N° 822 – Ley sobre el Derecho de Autor, normas modificatorias y complementarias; por lo que se compromete a garantizar que todo el software y las herramientas utilizadas no vulneran ninguna normativa, contrato, derecho, interés, patentes, legalidad o propiedad de terceros referidos en el decreto en mención.

________________

EL CONTRATISTA

PROCEDIMIENTO




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FORMATO B

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN PARA EL PERSONAL DESTACADO POR EL PROVEEDOR

Conste por el presente documento, un Acuerdo de Confidencialidad y Seguridad de Información que celebran de una parte la Superintendencia del Mercado de Valores, en adelante SMV, con RUC Nº 20131016396, con domicilio legal Av. Santa Cruz N° 315, Miraflores, representada por [………..…], identificado con DNI Nº [………], y de otra parte [................], con DNI N° [………………..], con domicilio en [……………….....................] a quien en adelante se le denominará el PERSONAL DEL PROVEEDOR, en los términos y condiciones siguientes: ANTECEDENTES El PERSONAL DEL PROVEEDOR declara estar vinculado contractualmente con la empresa […………], que presta el servicio de [……….......], derivado del proceso [……….......], según Contrato celebrado el [……….......]. En atención a las declaraciones expuestas, acuerdan: 1. CONFIDENCIALIDAD

El PERSONAL DEL PROVEEDOR se obliga a mantener y guardar estricta reserva y absoluta confidencialidad sobre todos los documentos e informaciones de la SMV a los que tenga acceso en ejecución del servicio. En tal sentido, el PERSONAL DEL PROVEEDOR deberá abstenerse de divulgar tales documentos e informaciones, sea en forma directa o indirecta, a personas naturales o jurídicas, salvo autorización expresa y por escrito de la SMV. Asimismo, EL PERSONAL DEL PROVEEDOR conviene en que toda la información suministrada en virtud del

PROCEDIMIENTO




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contrato suscrito con la SMV, es confidencial y de propiedad de la SMV, no pudiendo el PERSONAL DEL PROVEEDOR usar dicha información para uso propio o para dar cumplimiento a otras obligaciones ajenas al contrato. Los datos de carácter personal entregados por la SMV al PERSONAL DEL PROVEEDOR, y los obtenidos por estos durante la ejecución del servicio, única y exclusivamente podrán ser aplicados o utilizados para el cumplimiento de los fines del contrato suscrito con la SMV. El PERSONAL DEL PROVEEDOR se compromete a cumplir con lo indicado en la Ley N° 29733, Ley de protección de datos personales. La obligación de confidencialidad establecida en el presente acuerdo seguirá vigente incluso luego de la culminación del contrato. El incumplimiento de lo establecido en el presente acuerdo, por parte del PERSONAL DEL PROVEEDOR, constituye causal de resolución del contrato.

2. SEGURIDAD DE INFORMACIÓN El PERSONAL DEL PROVEEDOR se compromete a respetar y aplicar en el servicio brindado, las políticas, procedimientos y controles de los sistemas de gestión, metodologías, estándares y otros establecidos por la SMV y que declara conocer y aceptar. Con la previa evaluación y conformidad respectiva, la SMV autorizará todos los accesos a recursos o herramientas propias de la institución y que son requeridos por el PERSONAL DEL PROVEEDOR para la prestación del presente servicio. Una vez finalizado el contrato, todos los accesos serán retirados. El PERSONAL DEL PROVEEDOR debe tomar medidas de protección de la información de la SMV que se encuentre almacenada en los equipos y/o dispositivos que requieran mantenimiento fuera de las instalaciones de la SMV, para ello debe cumplir con las políticas específicas de seguridad de la información establecidas para tal fin. El PERSONAL DEL PROVEEDOR debe reportar incidentes, eventos u otro riesgo potencial de seguridad de la información para la SMV a fin de realizar la investigación correspondiente. El PERSONAL DEL PROVEEDOR se compromete, a brindar todas las facilidades necesarias para que la SMV audite y/o monitoree los aspectos de seguridad de la información de los servicios e información materia del contrato y los aspectos de almacenamiento de datos. El PERSONAL DEL PROVEEDOR exime de toda responsabilidad a la SMV, sus empleados y funcionarios, por cualquier litigio, acción legal o procedimiento administrativo, reclamación o demanda que pudiera derivarse de cualquier trasgresión o supuesta trasgresión de cualquier patente, uso de modelo, diseño registrado, marca registrada, derechos de autor o cualquier otro derecho de propiedad intelectual que estuviese registrado o de alguna otra forma existente a la fecha del contrato debido a la instalación del bien por parte del PERSONAL DEL PROVEEDOR o el uso de los mismos por parte de la SMV. El PERSONAL DEL PROVEEDOR garantiza a la SMV que durante el servicio que brindará, respetará todos los derechos de propiedad intelectual referidos en el Decreto Legislativo N° 822 – Ley sobre el Derecho de Autor, normas modificatorias y complementarias; por lo que se compromete a garantizar que todo el software y las herramientas utilizadas no vulneran ninguna normativa, contrato, derecho, interés, patentes, legalidad o propiedad de terceros referidos en el decreto en mención.

PROCEDIMIENTO




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Se firma el presente documento, en Lima a los [...] días del mes de [...] del [……...].

SMV PERSONAL DEL PROVEEDOR

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-004

DESIGNACIÓN DEL COMITÉ DE SELECCIÓN





22/12/2016 Se aprueba el procedimiento:

“Designación del comité de selección”

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo

Establecer las actividades para llevar a cabo la designación del comité de selección que conducirá la ejecución de los procedimientos de selección que se llevan a cabo para la contratación de bienes, servicios y obras en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV), los cuales se encuentran contemplados en el plan anual de contrataciones respectivo.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la solicitud de la propuesta de miembros para integrar el comité de selección. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con la entrega del expediente de contratación aprobado al presidente del comité de selección.

3. Responsables - Superintendente del Mercado de Valores. - Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración (en adelante

Superintendente Adjunto de la OGA). - Superintendente Adjunto/Jefe de Órganos Institucionales/Unidades Orgánicas. - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración. - Jefe de la Unidad de Logística. - Analista designado de la Unidad de Logística, el cual puede ser el Analista


- Secretaria de la Oficina General de Administración. - Técnico Administrativo de Logística.


- Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Ley N°30225 y sus

modificatorias (en adelante la ley).

PROCEDIMIENTO




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- Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto Supremo N°350-2015-EF y sus modificatorias (en adelante el reglamento).

- Directiva para la supervisión de procesos de contratación que realice la Superintendencia del Mercado de Valores aprobada mediante resolución de Superintendente Nº 049-2015-SMV/02.

- Delegación de facultades y atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado - Ley N° 30225 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 350-2015-EF, así como determinar las competencias relacionadas con las contrataciones de bienes, servicios y obras que requiera la SMV aprobada mediante resolución de Superintendente Nº 019-2016-SMV/02.

5. Descripción

5.1. Durante la ejecución del procedimiento: Requerimiento, elaboración y

aprobación de los expedientes de contratación de los procedimientos de selección, el Jefe de la Unidad de Logística define la necesidad de designar un comité de selección según el tipo de procedimiento a ejecutar, salvo en los casos que la misma norma lo señale. Una vez definida esta necesidad, el Jefe de la Unidad de Logística solicita la propuesta de miembros para integrar el comité de selección al Superintendente del Mercado de Valores, los Superintendentes Adjuntos o Jefes de los Órganos Institucionales o Unidades Orgánicas.

5.2. El Superintendente del Mercado de Valores, los Superintendentes Adjuntos o Jefes de los Órganos Institucionales o Unidades Orgánicas proponen personal para integrar el comité de selección, el cual debe tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación. En caso no se obtenga una respuesta oportuna por parte del Superintendente del Mercado de Valores, los Superintendentes Adjuntos o Jefes de los Órganos Institucionales o Unidades Orgánicas, el Jefe de la Unidad de Logística realizará la propuesta de miembros al Superintendente Adjunto de la OGA.

5.3. El Jefe de la Unidad de Logística coordina con el Superintendente Adjunto

de la OGA la conformación del comité de selección.

5.4. El Analista designado de Logística elabora y digitaliza el proyecto de resolución con propuesta de miembros en el expediente respectivo en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc).

5.5. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el proyecto de resolución, coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios y visa el proyecto en el SMVDoc.

PROCEDIMIENTO




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El proyecto de resolución debe contener los nombres completos de los tres miembros titulares, tres suplentes e indicar quién actuará como presidente. El comité debe cumplir con los siguientes criterios mínimos:

Para todos los procesos, de los tres miembros titulares, mínimo uno debe

pertenecer al órgano encargado de las contrataciones y uno debe contar con conocimiento técnico en el objeto de la contratación, a excepción de la contratación de ejecución de obras, consultoría en general y consultoría en obras.

En el caso de contratación de ejecución de obras, consultoría en general y consultoría en obras, por lo menos dos miembros del comité deben contar con conocimiento técnico relacionado al objeto de contratación.

Adicionalmente, la designación del comité de selección y su funcionamiento debe tener en cuenta las consideraciones mencionadas en los artículos 23° y 24° del reglamento.

5.6. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de resolución de

designación del comité de selección y coordina con el Jefe de la Unidad de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.7. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de resolución de designación del comité de selección en el SMVDoc.

5.8. El Superintendente Adjunto de la OGA revisa el proyecto de resolución, coordina con el Jefe de Logística y el Coordinador Legal de la OGA los ajustes que considere necesarios.

5.9. El Superintendente Adjunto de la OGA firma la resolución de designación del comité de selección en el SMVDoc.

5.10. La Secretaria de la OGA comunica la designación a los miembros del comité de selección y entrega el expediente físico a la Unidad de Logística.

5.11. La Secretaria d ela OGA publica la resolución de designación de los

miembros del comité de selección en la intranet a través del Sistema de Publicaciones.

5.12. El Técnico Administrativo de Logística entrega el expediente de

contratación aprobado al presidente del comité de selección, quien firma el cargo de recepción. Asimismo el expediente de contratación debe encontrarse digitalizado en el SMVDoc. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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Técnico Administrativo de LogísticaSecretaria de la Oficina General de Administración

10.Comunicar designación a los

miembros del comité de selección y a la

Unidad de Logística

FIN

12.Entrega el expediente aprobado y solicita firma en cargo de recepción al presidente del comité de

selección

SMVDoc

A

SMVDoc

11.Publicar resolución en

intranet

Sistema de publicaciones

PROCEDIMIENTO




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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-005

CONTRATACIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO PÚBLICO





22/12/2016 Se aprueba el procedimiento: “Contratación mediante

licitación pública y concurso público”

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación de bienes, suministro de bienes y obras mediante el procedimiento de selección licitación pública; y la contratación de consultorías en general, consultorías de obras y servicios en general mediante el procedimiento de selección concurso público en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la convocatoria a los miembros del comité de selección para su instalación. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el envío de la orden de compra o trabajo al postor ganador y al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante.

3. Responsables - Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración (en adelante

Superintendente Adjunto de la OGA). - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración. - Jefe de la Unidad de Logística. - Analista Senior de Ejecución Presupuestal.

- Analista designado de la Unidad de Logística, el cual puede ser el Analista Senior de Contrataciones o personal CAS de la Unidad de Logística (en adelante Analista designado de Logística).

- Técnico Administrativo de Logística. - Comité de selección.




PROCEDIMIENTO




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- Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD “Bases y solicitud de expresión de interés estándar para los procedimientos de selección a convocar en el marco de la Ley N° 30225”, aprobada mediante Resolución Nº 304-2016-OSCE/PRE.

- Directiva Nº 006-2016-OSCE/CD “Disposiciones aplicables al registro de información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) aprobada mediante Resolución Nº 013-2016-OSCE/PRE.

- Directiva N°009-2016-OSCE/CD “Acciones de supervisión a pedido de parte” aprobada mediante Resolución N° 016/2016-OSCE/PRE.

- Directiva N°023-2016-OSCE/CD “Disposiciones sobre la formulación y absolución de consultas y observaciones” aprobada mediante Resolución N°274-2016-OSCE/PRE.

- “Directiva para la supervisión de procesos de contratación que realice la Superintendencia del Mercado de Valores” aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 049-2015-SMV/02.

- “Delegación de facultades y atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado - Ley N° 30225 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 350-2015-EF, así como determinar las competencias relacionadas con las contrataciones de bienes, servicios y obras que requiera la SMV” aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 019-2016-SMV/02.

5. Descripción

5.1. Luego de la ejecución del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección, el presidente del comité de selección convoca a los miembros del mismo para su instalación, acto que debe constar en el formato Acta de procedimiento de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es suscrito por todos sus miembros. El acta es ingresada en el expediente respectivo en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc).

5.2. El comité de selección elabora, ingresa y visa las bases del procedimiento de selección en el expediente respectivo en el SMVDoc, tomando como referencia el modelo de bases establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE). Asimismo, el comité de selección detalla la elevación de bases en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado y visado en el expediente respectivo en el SMVDoc por todos los miembros del comité de selección.

PROCEDIMIENTO




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5.3. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de contrato contenido en las bases en el SMVDoc; y coordina con el comité de selección los ajustes que considere necesarios.

5.4. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato contenido en las bases en el SMVDoc.


de solicitud de aprobación de bases en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.6. El presidente del comité de selección firma el memorándum de solicitud de

aprobación de bases en el SMVDoc.

5.7. El Superintendente Adjunto de la OGA revisa en el SMVDoc las bases y coordina con el comité de selección los ajustes que considere necesarios.

5.8. El Superintendente Adjunto de la OGA firma como proveído el

memorándum de solicitud de aprobación de bases en el SMVDoc.

5.9. El Analista designado de Logística registra la convocatoria en el SEACE el día previsto en el cronograma del procedimiento de selección.

5.10. El proveedor registra su participación en el procedimiento de selección en

el SEACE. Los proveedores que deseen participar en el procedimiento de selección deben contar con su inscripción vigente en el registro nacional de proveedores del estado. Una vez registrado, si el participante desea formular consultas y/u observaciones, prosigue con la actividad 5.11. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.20.

5.11. El participante presenta sus consultas y/u observaciones en el formato para formular consultas y observaciones establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE) en la ventanilla de recepción de documentos referidos a los procedimientos de selección en la Unidad de Logística (recepcion del Técnico Administrativo de Logística).

5.12. El Técnico Administrativo de Logística digitaliza e ingresa las consultas y/u observaciones de los participantes en el SMVDoc, además realiza la entrega de las mismas (en físico) al comité de selección.

5.13. El comité de selección revisa, analiza y absuelve las consultas y/u

observaciones de los participantes.

PROCEDIMIENTO




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5.14. El comité de selección detalla la absolución de consultas y/u observaciones

en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) y el formato de pliego de absolución de consultas y observaciones establecido por el OSCE, ambos documentos son ingresados en el expediente respectivo en el SMVDoc y visados por la totalidad de sus miembros.

En el caso de las observaciones, se debe indicar si estas se acogen, se acogen parcialmente o no se acogen.

5.15. El Analista designado de Logística notifica la absolución de consultas y/u

observaciones en el SEACE.

Si algún(nos) participante(s) solicita(ron) la elevación de sus cuestionamientos al pliego absolutorio de consultas y/u observaciones, se prosigue con la actividad 5.16. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.20.

5.16. El Jefe de la Unidad de Logística y el Coordinador Legal de la OGA analizan si corresponde elevar cuestionamientos al pliego absolutorio de consultas y/u observaciones ante el OSCE, tomando en cuenta los aspectos mencionados en la Directiva N°009-2016-OSCE/CD. Si corresponde elevar los cuestionamientos al pliego absolutorio de consultas y/u observaciones, se prosigue con la actividad 5.17. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.20.

5.17. El comité de selección prepara los documentos que debe remitir al OSCE para la emisión del pronunciamiento a los cuestionamientos. Estos documentos se encuentran mencionados en la Directiva N°009-2016-OSCE/CD.

5.18. El comité de selección remite los documentos de elevación de cuestionamiento al pliego absolutorio de consultas y/u observaciones al OSCE.

5.19. El comité de selección revisa en el SEACE el pronunciamiento que emite el

OSCE al cuestionamiento al pliego absolutorio de consultas y/u observaciones.

5.20. El comité de selección integra las bases teniendo en cuenta (si

corresponde): las consultas, observaciones y el pronunciamiento por parte de la OSCE. Las bases integradas son ingresadas en el expediente respectivo en el SMVDoc. Asimismo, el comité de selección detalla la integración de las bases en el formato Acta procedimientos de selección

PROCEDIMIENTO




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(FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado y visado en el expediente respectivo en el SMVDoc en forma conjunta con las bases por todos los miembros del comité de selección

5.21. El Analista designado de Logística publica las bases integradas en el

SEACE.

5.22. El Técnico Administrativo de Logística coordina la participación del notario en el acto público de presentación de ofertas y otorgamiento de la buena pro.

5.23. El Técnico Administrativo de Logística elabora e ingresa en el SMVDoc el

memorándum de solicitud de veedor al Organo de Control Interno (en adelante OCI) para el acto público de presentación de ofertas y otorgamiento de la buena pro.

5.24. El Jefe de la Unidad de Logística revisa y firma el memorándum de solicitud

de veedor de OCI en el SMVDoc.

5.25. El comité de selección realiza el acto público de presentación de ofertas en el lugar indicado en las bases, en la fecha y hora establecidas en la convocatoria. En presencia de notario y el veedor de OCI (de ser el caso), el comité de selección sigue lo descrito en los árticulos 53° y 62° del reglamento, según corresponda. Los participantes deben entregar sus ofertas por escrito, rubricadas y foliadas según corresponda: - Licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras): un sobre que

contiene oferta técnica y económica.

- Concurso público (servicios en general): un sobre que contiene oferta técnica y económica.

- Concurso público (consultorías en general y consultorías de obras): dos

sobres, uno de ellos contiene la oferta técnica y el otro, la oferta económica.

El comité de selección verifica la presentación de los documentos requeridos en las bases, según artículos 53° y 62° del reglamento (según corresponda). De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida. El notario elabora el acta de presentación de ofertas, el cual es firmada por los miembros del comité y el veedor de OCI (de ser el caso).

PROCEDIMIENTO




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Durante la presentación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento. Si existen ofertas válidas o subsanables, se prosigue con la actividad 5.27. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.26.

5.26. El comité de selección declara desierto el procedimiento debido a que no se recibieron ofertas o cuando ninguna oferta es válida y este hecho es detallado en el Acta. El Analista designado de Logística publica el Acta en el SEACE el mismo día de ocurrido el hecho. Luego, el comité de selección elabora y emite el informe respectivo en el formato Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002) dirigido al Superintendente Adjunto de la OGA en el que se justifica y evalúan las causas que no permitieron la conclusión del procedimiento, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Culmina el procedimiento y se toman las medidas correspondientes para realizar una nueva convocatoria, según lo establecido en el artículo 44° del reglamento.

5.27. El Técnico Administrativo de Logística digitaliza las ofertas, el formato Acta

de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para la presentación de ofertas) y los documentos de subsanación (de ser el caso) en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.28. El presidente del comité de selección convoca y realiza reunión para la

calificación y evaluación de ofertas. Si es concurso público para contratación de consultorías en general o consultorías de obras, se prosigue con la actividad 5.29. Si es licitación pública para contratación de bienes, suministros de bienes y obras o concurso público para contratación de servicios en general, se prosigue con la actividad 5.32.

5.29. Para el caso de concurso público (consultorias en general o consultorias de obras): previo a la calificación, el comité de selección debe determinar si las ofertas técnicas responden a las características, requisitos y condiciones especificados en las bases. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida. Posteriormente, determina si las ofertas técnicas cumplen con los requisitos de calificación previstos en las bases; de no ser así, descalifica las ofertas técnicas.

PROCEDIMIENTO




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Sólo pasan a la etapa de evaluación las ofertas técnicas que cumplen con lo señalado en el párrafo anterior. Durante la calificación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento.

5.30. Para el caso de concurso público (consultorias en general o consultorias de obras): el comité de selección evalúa las ofertas técnicas. La evaluación se realiza conforme a los factores de evaluación de las bases. Las reglas de evaluación técnica son las siguientes: - El comité de selección debe evaluar las ofertas de acuerdo con los

factores de evaluación previstos en las bases.

- Las ofertas técnicas que contengan algún tipo de información que forme parte de la oferta económica son descalificadas.

- Las ofertas técnicas que no alcancen el puntaje mínimo especificado en

las bases deben ser descalificadas. Durante la evaluación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento.

5.31. Para el caso de concurso público (consultorias en general y consultorias de

obras): el comité de selección realiza el acto público de apertura y evaluación de ofertas económicas y otorgamiento de la buena pro.

Las ofertas económicas se abren en acto público con la presencia de notario público y el veedor de OCI (de ser el caso). Sólo se abren las ofertas económicas de los postores que alcanzaron puntaje técnico mínimo. En dicho acto se anuncia el nombre de los postores, el puntaje de evaluación técnico obtenido y el precio total de las ofertas. En el caso de consultorías en general, el comité de selección evalúa las ofertas económicas y puede rechazar una oferta cuando el precio ofertado sea sustancialmente inferior al valor estimado y se determine que existe riesgo de incumplimiento por parte del postor.

PROCEDIMIENTO




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En el caso de consultorías de obras, el comité de selección devuelve las ofertas que no se encuentren dentro de los límites del valor referencial. En el caso de consultorias en general, si las ofertas superan el valor estimado o referencial, se debe contar con la certificación de crédito presupuestario correspondiente y la aprobación del titular de la entidad. En el caso de consultorias de obras, el postor puede reducir su monto ofertado hasta el valor estimado. En el mismo acto público se procede a determinar el puntaje total de las ofertas. La oferta evaluada como la mejor es la que obtiene el mayor puntaje total. El notario elabora el acta de otorgamiento de la buena pro con los resultados obtenidos de la evaluación de las ofertas. De producirse un empate, seguir los criterios descritos en el artículo 65° del reglamento. Si como resultado de la evaluación y calificación de las ofertas existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.34. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.26.

5.32. En el caso de licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras) o concurso público (servicios en general): previo a la evaluación, el comité de selección determina si las ofertas responden a las características, requisitos funcionales y/o condiciones especificados en las bases. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida. Sólo se evalúan las ofertas que cumplen con lo señalado en el párrafo anterior. El comité de selección evalúa las ofertas técnica y económica, registra los resultados de la evaluación realizada en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001 ) (para el otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo. La evaluación tiene por objeto determinar la oferta con el mejor puntaje y el orden de prelación de las ofertas, según los factores de evaluación enunciados en las bases. En el caso de contratación de servicios en general, el comité de selección puede rechazar una oferta cuando existe duda razonable, es decir cuando el precio ofertado es sustancialmente inferior al valor estimado y se advierta que existe riesgo de incumplimiento por parte del postor. En el caso de bienes, suministro de bienes, obras y servicios en general, si las ofertas superan el valor estimado o referencial, se debe contar con la certificación de crédito presupuestario correspondiente y la aprobación del

PROCEDIMIENTO




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titular de la entidad. En el caso de obras, el postor puede reducir su monto ofertado hasta el valor estimado. En caso no se cuente con la certificación de crédito presupuestario, se rechaza la oferta. Durante la evaluación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, según artículo 39º del reglamento. De producirse un empate, seguir los criterios descritos en el artículo 54° o 65° del reglamento, según corresponda.

5.33. En el caso de licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras) o

concurso público (servicios en general): luego de culminada la evaluación, el comité de selección realiza la calificación de las ofertas (técnica y económica), dicha evaluación es registrada en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo respectivo, ingresa dichos documentos en el expediente respectivo en el SMVDoc. En la calificación de las ofertas, el comité de selección debe determinar si el postor que obtuvo el primer lugar, según orden de prelación, cumple con los requisitos de calificación especificados en las bases. Si no cumple, su oferta se descalifica y se evalúa al segundo postor en el orden de prelación y así sucesivamente hasta otorgar la buena pro. Durante la calificación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, según artículo 39º del reglamento. Si como resultado de la evaluación y calificación de las ofertas existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.34. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.26.

5.34. En el caso de licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras) y concurso público (servicios en general), el comité de selección culmina la elaboración del formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), para el otorgamiento de la buena pro y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc luego de la calificación de las ofertas técnica y económica.

PROCEDIMIENTO




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5.35. El Analista designado de Logística publica el otorgamiento de la buena pro en el SEACE. Se publica en el SEACE, el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo detallando los resultados de la evaluación y calificación. Si existe más de una oferta que ha superado la evaluación, calificación y cumple con los requisitos establecidos en las bases, se espera el tiempo definido para el consentimiento de la buena pro. De presentarse algún recurso de impugnación, culmina el presente procedimiento y se siguen los procedimientos descritos en el proceso: Recursos impugnativos. Para la solución de controversias durante el procedimiento de selección mediante licitación pública y concurso público, se deben tomar en cuenta lo mencionado en los artículos del 95° al 113° del reglamento. Si no existe más de una oferta y no se presenta algún recurso de impugnación, se prosigue con la actividad 5.36.

5.36. El Analista designado de Logística realiza el registro de consentimiento de la buena pro en el SEACE. El comité de selección realiza la entrega del expediente de contratación en físico con cargo simple al Técnico Administrativo de Logística.

5.37. El Analista designado de Logística verifica la entrega por parte del postor ganador de los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato. Los plazos y el procedimiento para el perfeccionamiento del contrato, incluyendo la subsanación de documentos se encuentra detallada en el artículo 119° del reglamento. Si el postor ganador entregó los documentos para el perfeccionamiento del contrato dentro del plazo establecido, se prosigue con la actividad 5.43. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.38.

5.38. El Analista designado de Logística registra la pérdida de la buena pro en el SEACE.

5.39. El Técnico Administrativo de Logística elabora el oficio de comunicación de pérdida de buena pro y lo ingresa al SMVDoc.

5.40. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el oficio y coordina con el Técnico Administrativo de Logística los ajustes que considere necesarios. El oficio es numerado por el Técnico Administrativo de Logística, firmado por el Jefe de la Unidad de Logística y enviado al postor ganador según las actividades descritas en el procedimiento: Trámite de documentos

PROCEDIMIENTO




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externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción.

Si existen más postores en el orden de prelación y corresponde a concurso público (consultorias en general y consultoria de obras) se prosigue con la actividad 5.41. Si existen más postores en el orden de prelación y corresponde a licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras) o concurso público (servicios en general), se prosigue con la actividad 5.42. Si no existen más postores, se prosigue con la actividad 5.26.

5.41. En el caso de concurso público (consultorias en general y consultorias de obras), el Analista designado de Logística, en un plazo máximo de tres (03) días hábiles, requiere al postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación que presente los documentos para perfeccionar el contrato en el plazo previsto. Se prosigue con la actividad 5.37.

5.42. En el caso de licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras) y concurso público (servicios en general), el comité de selección califica al siguiente postor de la lista según el orden de prelación. Registra los resultados de la calificación en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo respectivo. Ambos documentos son ingresados en el expediente respectivo en el SMVDoc. Si existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.37. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.26.

5.43. El Técnico Administrativo de Logística recepciona e ingresa los documentos del postor ganador en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.44. El analista designado de Logística revisa los documentos presentados,elabora y visa el proyecto de contrato en el SMVDoc

5.45. El Jefe de la Unidad de Logística revisa los documentos del postor ganador y el proyecto de contrato en el SMVDoc, da el visto bueno.

5.46. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de contrato en el

SMVDoc, coordina los ajustes que considere necesarios con el Jefe de la Unidad de Logística.

5.47. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato en el SMVDoc

y en físico.

PROCEDIMIENTO




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5.48. El Jefe de la Unidad de Logística firma el contrato virtual y físico.

5.49. El Analista designado de Logística coordina la firma del contrato por parte

del postor ganador.

5.50. El Analista designado de Logística registra el contrato en el SEACE.

5.51. El Analista designado de Logística genera la orden de compra o trabajo en el SIA.

5.52. El Analista designado de Logística registra el compromiso anualizado en el

Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF y el mensual en el módulo administrativo del SIAF.

Si el monto adjudicado y comprometido es menor al monto de la certificación presupuestal y por lo tanto se requiere la rebaja del certificado, el Analista designado de Logística coordina con el Analista Senior de Ejecución Presupuestal la rebaja respectiva en el SIAF.

5.53. El Analista designado de Logística, registra la numeración del Expediente SIAF en la orden, en el módulo del SIA.

5.54. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden de compra o

trabajo en físico.

5.55. El Jefe de la Unidad de Logística revisa la orden de compra y/o trabajo, coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.56. El Jefe de la Unidad de Logística firma la orden de compra o trabajo en

físico.

5.57. El Analista designado de Logística envía la orden de compra o trabajo al postor ganador y comunica al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante de la contratación. Una vez recibida la orden de compra o trabajo por parte del postor ganador, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Técnico Administrativo de

LogísticaComité de selección Proveedor

Superintendente Adjunto de la


Analista designado de la Unidad de

Logística*

INICIO

1.Convocar a miembros e instalar comité de selección

A

Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de

procedimientos de selección

2.Elaborar, ingresar y visar bases y acta

de elevación de bases

5.Elaborar e ingresar memorándum de

solicitud de aprobación de bases

SMVDoc

SMVDoc

SMVDoc

7.Revisar bases y coordinar ajustes si fueran necesarios

8.Firmar como proveído

memorándum de solicitud de

aprobación de basesSMVDoc

Memorándum

9.Registrar convocatoria

SEACE

10.Registrar participación en

procedimiento de selección

SEACE

11.Presentar consultas y/u

observaciones

Acta

Bases

C

¿Desea formular consultas y/u

observaciones?

Formato para formular consultas y observaciones

Sí

El presidente del comité de selección convoca a sus miembros a reunión de instalación

SMVDoc

B

No

Los proveedores participantes deben contar con inscripción vigente en el RNP.

6.Firmar memorándum

SMVDoc

Memorándum

3.Revisar proyecto de contrato contenido en

bases, coordinar ajustes si fueran

necesarios

Coordinador Legal de la Oficina General de

Administración

Memorándum

4.Visar proyecto de contrato contenido

en bases

C

SMVDoc

Bases

SMVDoc

Acta


PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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Técnico Administrativo de Logística

Comité de selecciónAnalista designado de la

Unidad de Logística*

25.Realizar acto público de

presentación y apertura de ofertas

C

Acta

27.Digitalizar e ingresar ofertas, acta

y documentos de subsanación (de ser

el caso)SMVDoc

28.Convocar y realizar reunión para

calificación y evaluación de ofertas

Durante el desarrollo de esta actividad, se puede presentar la necesidad de subsanación de documentos por parte del postor. Asimismo, si no se recibieron ofertas o si no existe ninguna oferta válida, el procedimiento se declara desierto.

Tipo de procedimiento de

selección

Licitación pública (bienes, suministro de bienes y obras)

Concurso público (servicios en general)

Concurso público (consultorias en general y

consultorias de obras)

29.Calificar ofertas técnicas

30.Evaluar ofertas técnicas

32.Evaluar ofertas (técnica y

económica)SMVDoc

Acta

Cuadro comparativo

31.Realizar acto público de apertura y evaluación de ofertas

económicas

D

33.Calificar ofertas (técnica y

económica)SMVDoc

Acta

Cuadro comparativo

Acta

34.Culminar elaboración de acta de otorgamiento de

la buena pro

35.Publicar otorgamiento de

buena pro

SMVDoc SEACE

Acta

¿Existen ofertas válidas o

subsanables?

26.Declarar desierto el procedimiento

Sí

No

¿Existe un postor ganador?

Sí

FIN

2

No

2


PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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Formatos:

- Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). - Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002).

Modelos:

No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-006

CONTRATACIÓN MEDIANTE ADJUDICACIÓN SIMPLIFICADA





22/12/2016 Se aprueba el procedimiento: “Contratación

mediante adjudicación simplificada”

PROCEDIMIENTO




1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación de bienes, suministro de bienes, obras, consultorías en general, consultorías de obras y servicios en general, a excepción de los servicios prestados por consultores individuales, mediante el procedimiento de selección adjudicación simplificada en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la convocatoria a los miembros del comité de selección o la elaboración de las bases del procedimiento de adjudicación simplificada. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el registro de la orden de compra o trabajo en el SEACE.


Superintendente Adjunto de la OGA). - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración. - Jefe de la Unidad de Logística.

- Analista Senior de Ejecución Presupuestal. - Analista designado de la Unidad de Logística, el cual puede ser el Analista






PROCEDIMIENTO




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- Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD. “Bases y solicitud de expresión de interés estándar para los procedimientos de selección a convocar en el marco de la Ley N° 30225”, aprobada mediante Resolución Nº 304-2016-OSCE/PRE.

- Directiva Nº 006-2016-OSCE/CD. “Disposiciones aplicables al registro de información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)”, aprobada mediante Resolución Nº 013-2016-OSCE/PRE.

- Directiva N°023-2016-OSCE/CD “Disposiciones sobre la formulación y absolución de consultas y observaciones” aprobada mediante Resolución N°274-2016-OSCE/PRE.

- Directiva para la supervisión de procesos de contratación que realice la Superintendencia del Mercado de Valores aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 049-2015-SMV/02.

- Delegación de facultades y atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado - Ley N° 30225 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 350-2015-EF, así como determinar las competencias relacionadas con las contrataciones de bienes, servicios y obras que requiera la SMV aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 019-2016-SMV/02.

5. Descripción

Luego de la ejecución del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección, se prosigue con la actividad 5.1 (solo en caso de haberse designado un comité de selección), de lo contrario, se prosigue con la actividad 5.3. 5.1. El presidente del comité de selección convoca a los miembros del mismo

para su instalación, acto que debe constar en el formato Acta de procedimiento de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es suscrito por todos sus miembros. El acta debe ser ingresada en el expediente respectivo en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc).

5.2. El comité de selección elabora, ingresa y visa las bases del procedimiento de selección en el expediente respectivo en el SMVDoc, tomando como referencia el modelo de bases establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). Asimismo, el comité de selección detalla la elevación de bases en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado y visado en el expediente respectivo en el SMVDoc por todos los miembros del comité de selección.

Si las bases contienen un proyecto de contrato, se prosigue con la actividad 5.4. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.6.

PROCEDIMIENTO




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5.3. El Jefe de la Unidad Logística/Analista designado de Logística elabora,

ingresa y visa las bases del procedimiento de selección en el expediente respectivo en el SMVDoc, tomando como referencia el modelo de bases establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). Asimismo, detalla la elevación de bases en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado y visado en el expediente respectivo en el SMVDoc. Si las bases contienen un proyecto de contrato, se prosigue con la actividad 5.4. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.6.

5.4. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de contrato contenido en las bases en el SMVDoc, coordina con el comité de selección o el Analista designado de Logística, según corresponda, los cambios que considere necesarios.

5.5. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato contenido en

las bases en el SMVDoc.

5.6. El Técnico Administrativo de Logística elabora e ingresa el memorándum de solicitud de aprobación de las bases al Jefe de la Unidad de Logística o al Superintendente Adjunto de la OGA en el expediente respectivo en el SMVDoc.

Si existe un comité de selección designado, se prosigue con la actividad 5.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.10.

5.7. El presidente del comité de selección firma el memorándum de solicitud de aprobación de las bases en el SMVDoc.

5.8. El Jefe de la Unidad de Logística revisa las bases en el SMVDoc y coordina

con el comité de selección los ajustes que considere necesarios.

5.9. El Jefe de la Unidad de Logística firma como proveído el memorándum de solicitud de aprobación de las bases en el SMVDoc. Se prosigue con la actividad 5.13.

5.10. El Jefe de la Unidad de Logística firma el memorándum de solicitud de

aprobación de las bases en el SMVDoc.

5.11. El Superintendente Adjunto de la OGA revisa las bases en el SMVDoc y coordina con el Jefe de la Unidad de Logística los ajustes que considere necesarios.

PROCEDIMIENTO




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5.12. El Superintendente Adjunto de la OGA firma como proveído el memorándum de solicitud de aprobación de bases en el SMVDoc.

5.13. El Analista designado de Logística registra la convocatoria en el SEACE el

día previsto en el cronograma del procedimiento de selección.

5.14. El proveedor registra su participación en el procedimiento de selección en el SEACE. Los proveedores que deseen participar en el procedimiento de selección deben contar con su inscripción vigente en el registro nacional de proveedores del estado. Una vez registrado, si el participante desea formular consultas y/u observaciones, prosigue con la actividad 5.15. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.20.

5.15. El participante presenta sus consultas y/u observaciones en el formato para formular consultas y observaciones establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE) en la ventanilla de recepción de documentos referidos a los procedimientos de selección de la Unidad de Logística (recepción del Técnico Administrativo de Logística).

5.16. El Técnico Administrativo de Logística digitaliza e ingresa las consultas y/u observaciones de los participantes en el respectivo expediente en el SMVDoc, además realiza la entrega (en físico) de las mismas al comité de selección o al Analista designado de Logística, según corresponda.

5.17. El comité de selección /Analista designado de Logística revisa, analiza y

absuelve las consultas y/u observaciones de los participantes.

5.18. El comité de selección o el Analista designado de Logística detalla la absolución de consultas y/u observaciones en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) y el formato de pliego de absolución de consultas y observaciones establecido por el OSCE, ambos documentos son ingresados en el expediente respectivo en el SMVDoc y visados por los miembros del comité de selección o el Jefe de Logística /Analista designado de Logística. En el caso de las observaciones, se debe indicar en el acta y el pliego absolutorio si estas se acogen, se acogen parcialmente o no se acogen.

5.19. El Analista designado de Logística notifica la absolución de consultas y/u

observaciones en el SEACE.

5.20. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística, integra las bases teniendo en cuenta las consultas y/u observaciones de los participantes (de ser el caso). Asimismo, el comité

PROCEDIMIENTO




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de selección o el Analista designado de Logística detalla la integración de las bases en el formato Acta procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado y visado en el expediente respectivo en el SMVDoc en forma conjunta con las bases por todos los miembros del comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística.

5.21. El Analista designado de Logística publica las bases integradas en el

SEACE. Si la presentación de ofertas se realizará en acto privado, se prosigue con la actividad 5.22. Si la presentación de ofertas se realizará en acto público, se prosigue con la actividad 5.26.

5.22. Para la presentación de ofertas en acto privado, el postor presenta su

oferta en trámite documentario, donde se siguen las actividades descritas en el procedimiento: Ingreso de documentos por trámite documentario y luego con la actividad 5.23. Para la presentación de la oferta, el postor debe tomar en cuenta lo siguiente: - Adjudicación simplificada para bienes, suministro de bienes, servicios en

general y obras: presentación de un sólo sobre que contiene oferta técnica y económica.

- Adjudicación simplificada para consultorías en general y consultorías de obras: presentación de dos sobres, uno de ellos contiene la oferta técnica y el otro, la oferta económica.

- Las ofertas se presentan por escrito, firmadas y debidamente foliadas

correlativamente.

5.23. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística convoca a reunión para la apertura, evaluación y calificación de ofertas.

5.24. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista

designado de Logística realiza la apertura de ofertas y verifica la presentación de los documentos requeridos en las bases, según el artículo 53º y 62º del reglamento, según corresponda. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida. Esta información se consigna en el en el formato Acta procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para apertura de ofertas).

PROCEDIMIENTO




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Durante la apertura de las ofertas, el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística puede determinar la necesidad de que el postor subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no altere el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento. Si existen ofertas válidas o subsanables y es adjudicación simplificada para contratación de consultorías en general y consultorías de obras, se prosigue con la actividad 5.32. Si existen ofertas válidas o subsanables y es adjudicación simplificada para contratación de bienes, suministro de bienes, servicios en general y obras, se prosigue con la actividad 5.37. Si no existen ofertas válidas o subsanables, se prosigue con la actividad 5.25.

5.25. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística declara desierto el procedimiento debido a que no se recibieron ofertas o cuando ninguna oferta es válida, este hecho es detallado en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). El Analista designado de Logística publica el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para declaración de desierto) en el SEACE el mismo día de ocurrido el hecho. Luego el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística elabora y emite el informe respectivo en el formato Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002) dirigido al Superintendente Adjunto de la OGA en el que se justifica y evalúan las causas que no permitieron la conclusión del procedimiento, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Culmina el procedimiento y se toman las medidas correspondientes para realizar una nueva convocatoria, según lo establecido en el artículo 44° del reglamento.

5.26. Para la presentación de ofertas en acto público, el Técnico Administrativo de Logística coordina la participación del notario para el acto público de presentación de ofertas y otorgamiento de la buena pro.


de solicitud de veedor a OCI para acto público de presentación de ofertas en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.28. El Jefe de la Unidad de Logística revisa y firma el memorándum de solicitud

de veedor de OCI en el SMVDoc.

5.29. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística realiza el acto público de presentación y apertura

PROCEDIMIENTO




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de ofertas en el lugar indicado en las bases, en la fecha y hora establecidas en la convocatoria. En presencia de notario y el veedor de OCI (de ser el caso), el comité de selección sigue lo descrito en los artículos 53° y 62° del reglamento, según corresponda. Los participantes deben entregar sus ofertas por escrito, rubricadas y foliadas según corresponda: - Adjudicación simplificada para bienes, suministro de bienes, servicios en

general y obras: presentación de un sólo sobre que contiene oferta técnica y económica.

- Adjudicación simplificada para consultorías en general y consultorías de obras: presentación de dos sobres, uno de ellos contiene la oferta técnica y el otro, la oferta económica.

En el mismo acto, el comité de selección o el Analista designado de Logística realiza la apertura de los sobres (en el caso de adjudicación simplificada de consultorías en general y consultorías de obras sólo apertura el sobre que contiene la oferta técnica, el sobre que contiene la oferta económica es custodiado por el notario público) y anuncia el nombre de cada participante y el precio de las ofertas (sólo en el caso de adjudicación simplificada para bienes, suministros de bienes, obras y servicios en general).

El comité de selección verifica la presentación de los documentos requeridos en las bases, según artículos 53° y 62° del reglamento (según corresponda). De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida. Esta información se consigna en el acta de presentación y apertura de ofertas. Durante la presentación y apertura de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento. El notario elabora el acta de presentación y apertura de ofertas, la cual es firmada por los miembros del comité y el veedor de OCI (de ser el caso). Si existen ofertas válidas o subsanables, se prosigue con la actividad 5.30. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.25.

PROCEDIMIENTO




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5.30. El Técnico Administrativo de Logística digitaliza e ingresa las ofertas, el acta y los documentos de subsanación (de ser el caso) en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.31. El presidente del comité de selección convoca y realiza reunión para calificación y evaluación de ofertas.

Si es adjudicación simplificada para la contratación de consultorías en general y consultorías de obras, se prosigue con la actividad 5.32. Si es adjudicación simplificada para la contratación de bienes, suministro de bienes, servicios en general y obras, se prosigue con la actividad 5.37.

5.32. Para el caso de consultorías en general y consultorías de obras, previo a la

calificación, el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística debe determinar si las ofertas técnicas responden a las características y/o requisitos y condiciones especificadas en las bases. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida y se registra este hecho en el cuadro comparativo. Posteriormente, determina si las ofertas técnicas cumplen con los requisitos de calificación previstos en las bases; de no ser así, descalifica las ofertas técnicas y se registra en el cuadro comparativo. Sólo pasan a la etapa de evaluación las ofertas técnicas que cumplen con lo señalado en el párrafo anterior. Durante la calificación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento.

5.33. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística evalúa las ofertas técnicas. La evaluación se realiza conforme a los factores de evaluación de las bases. Las reglas de evaluación técnica son las siguientes: - El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista

designado de Logística debe evaluar las ofertas de acuerdo con los factores de evaluación previstos en las bases.

- Las ofertas técnicas que contengan algún tipo de información que forme parte de la oferta económica son descalificadas.

- Las ofertas técnicas que no alcancen el puntaje mínimo especificado en

las bases deben ser descalificados.

PROCEDIMIENTO




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Durante la evaluación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, los criterios y plazos a tomar en cuenta para la subsanación se encuentran detallados en el artículo 39° del reglamento. Si la apertura y evaluación de ofertas económicas se realizará en acto privado, se prosigue con la actividad 5.34. Si se realiza en acto público, se prosigue con la actividad 5.36.

5.34. Para la realización del acto privado de apertura y evaluación de ofertas

económicas, el presidente del comité de selección convoca y realiza reunión para la apertura y evaluación de ofertas económicas.

5.35. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística realiza la apertura y evaluación de las ofertas económicas siguiendo lo descrito en el artículo 64° del reglamento. Registra los resultados en el cuadro comparativo.

De producirse un empate, seguir los criterios descritos en el artículo 69° del reglamento.

Si como resultado de la evaluación y calificación de las ofertas, existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.39. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.25.

5.36. Para la realización del acto público de apertura y evaluación de ofertas

económicas, el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística es el encargado de llevar a cabo este acto.

Las ofertas económicas se abren en acto público con la presencia de notario público y el veedor de OCI (de ser el caso). Sólo se abren las ofertas económicas de los postores que alcanzaron puntaje técnico mínimo. En dicho acto se anuncia el nombre de los postores, el puntaje de evaluación técnico obtenido y el precio total de las ofertas.

Para la evaluación de ofertas, se siguen los criterios descritos en el artículo 64° del reglamento. En el mismo acto público se procede a determinar el puntaje total de las ofertas. La oferta evaluada como la mejor es la que obtiene el mayor puntaje total.

PROCEDIMIENTO




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El notario elabora el acta de otorgamiento de la buena pro, la cual es firmada por los miembros del comité o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística y el veedor de OCI (de ser el caso). De producirse un empate, seguir los criterios descritos en el artículo 69° del reglamento. Si como resultado de la evaluación y calificación de las ofertas, existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.39. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.25.

5.37. Para el caso de contratación de bienes, suministro de bienes, servicios en

general y obras, previo a la evaluación, el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística determina si las ofertas responden a las características, requisitos funcionales y/o condiciones especificados en las bases. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida. Sólo se evalúan las ofertas que cumplen con lo señalado en el párrafo anterior. El comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística evalúa las ofertas técnica y económica, registra los resultados de la evaluación realizada en el cuadro comparativo, ingresa dichos documentos en el expediente respecitov en el SMVDoc. La evaluación tiene por objeto determinar la oferta con el mejor puntaje y el orden de prelación de las ofertas, según los factores de evaluación enunciados en las bases. Para la evaluación de ofertas, se siguen los criterios descritos en el artículo 54° del reglamento. En caso no se cuente con la certificación de crédito presupuestario, se rechaza la oferta. Durante la evaluación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, según artículo 39º del reglamento. De producirse un empate, seguir los criterios descritos en el artículo 69° del reglamento.

PROCEDIMIENTO




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5.38. Luego de culminada la evaluación, el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística, califica las ofertas, según orden de prelación hasta otorgar al buena pro. Registra la calificación realizada en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo, ingresa dichos documentos en el expediente respectivo en el SMVDoc. En la calificación de las ofertas, el comité de selección o el Analista designado de Logística debe determinar si el postor que obtuvo el primer lugar, según orden de prelación, cumple con los requisitos de calificación especificados en las bases. Si no cumple, su oferta se descalifica y se evalúa al segundo postor en el orden de prelación y así sucesivamente. Durante la calificación de ofertas, el comité de selección puede solicitar al postor que subsane o corrija algún error material o formal de los documentos presentados, siempre que no alteren el contenido esencial de la oferta, según artículo 39º del reglamento. De producirse un empate, seguir los criterios descritos en el artículo 69° del reglamento. Si como resultado de la evaluación y calificación de las ofertas, existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.39. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.25.

5.39. En el caso de adjudicación simplificada para la contratación de bienes, suministro de bienes, obras y servicios en general, el comité de selección culmina la elaboración del formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), para el otorgamiento de la buena pro y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc luego de la calificación de las ofertas técnica y económica. En el caso de adjudicación simplificada para la contratación de consultorías en general y consultorías de obras, el notario elabora el acta de otrogamiento de la buena pro . En acto privado el comité de selección o el Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de Logística elaboran el Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), para el otorgamiento de la buena pro.

5.40. El Analista designado de Logística publica el otorgamiento de la buena pro en el SEACE.

PROCEDIMIENTO




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Se publica en el SEACE, el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) o Acta del notario (para el otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo detallando los resultados de la evaluación y calificación. Si existe más de una oferta que ha superado la evaluación, calificación y cumple con los requisitos establecidos en las bases, se espera el tiempo definido para el consentimiento de la buena pro. De presentarse algún recurso de impugnación, se siguen los procedimientos descritos en el proceso: Recursos impugnativos y se da por culminado el presente procedimiento. Para la solución de controversias durante el procedimiento de selección mediante adjudicación simplificada, se debe tomar en cuenta lo mencionado en los artículos del 95° al 113° del reglamento. Si no existe más de una oferta o no se presenta algún recurso de impugnación, se prosigue con la actividad 5.41.

5.41. El Analista designado de Logística realiza el registro de consentimiento de la buena pro en el SEACE.

El comité de selección o el Analista designado de Logística realiza la entrega del expediente de contratación en físico con cargo simple al Técnico Administrativo de Logística.

5.42. El Analista designado de Logística verifica la entrega por parte del postor

ganador de los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato. Los plazos y el procedimiento para el perfeccionamiento del contrato, incluyendo la subsanación de documentos se encuentran detallados en el artículo 119º del reglamento. Si el postor ganador entregó los documentos dentro del plazo establecido, se prosigue con la actividad 5.48. En caso contrario, se declara la pérdida de buena pro y se prosigue con la actividad 5.43.


5.44. El Técnico Administrativo de Logística elabora el oficio de comunicación de pérdida de buena pro y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.45. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el oficio y coordina con el Técnico Administrativo de Logística los ajustes que considere necesarios. El oficio es numerado por el Técnico Administrativo de Logística, firmado por el Jefe de la Unidad de Logística y enviado al postor ganador según las actividades descritas en el procedimiento: Trámite de documentos

PROCEDIMIENTO




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externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción.

Si existen más postores en el orden de prelación y corresponde a adjudicación simplificada para la contratación de consultorías en general y consultorías de obras, se prosigue con la actividad 5.46. Si existen más postores en el orden de prelación y corresponde a adjudicación simplificada para la contratación de bienes, suministro de bienes, obras y servicios en general, se prosigue con la actividad 5.47. Si no existen más postores, se prosigue con la actividad 5.25.

5.46. El Analista designado de Logística, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, requiere al postor que ocupo el segundo lugar, los documentos para perfeccionar el contrato en el plazo previsto. Se prosigue con la actividad 5.42.

5.47. El comité de selección o el Analista designado de Logística califica al siguiente postor de la lista según el orden de prelación. Registra los resultados de la calificación en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de buena pro) y el cuadro comparativo respectivo. Ambos documentos son ingresados en el expediente respectivo en el SMVDoc. Si existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.42. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.25.

5.48. El Técnico Administrativo de Logística recepciona e ingresa los

documentos del postor ganador en el SMVDoc.

5.49. El Analista designado de Logística revisa los documentos, elabora y visa el proyecto de contrato (de ser el caso).

5.50. El Jefe de la Unidad de Logística revisa los documentos del postor ganador en el SMVDoc y el proyecto de contrato (de ser el caso), da el visto bueno a los documentos.

Si existe un proyecto de contrato, se prosigue con la actividad 5.51. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.56.

5.51. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de contrato y coordina

con el Jefe de la Unidad de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.52. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato en el SMVDoc y en físico.

PROCEDIMIENTO




13 / 23

5.53. El Jefe de la Unidad de Logística firma el contrato virtual en el SMVDoc y

en físico.

5.54. El Analista designado de Logística coordina la firma de contrato por parte del postor ganador.


5.56. El Analista designado de Logística genera la orden de compra o trabajo en

el SIA.

5.57. El Analista designado de Logística registra el compromiso anualizado en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF y el mensual en el módulo administrativo del SIAF.


5.58. El Analista designado de Logística, registra la numeración del expediente

SIAF en la orden, en el módulo del SIA.

5.59. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden de compra o trabajo en físico.

5.60. El Jefe de la Unidad de Logística revisa la orden de compra o trabajo y

coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.61. El Jefe de la Unidad de Logística firma la orden de compra o trabajo.

5.62. El Analista designado de Logística envía el contrato y orden de compra o

trabajo al postor ganador y comunica al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante de la contratación.

De existir un contrato firmado, una vez recibida la orden de compra o trabajo por parte del postor ganador, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Si no existe un contrato firmado, se prosigue con la actividad 5.63.

PROCEDIMIENTO




14 / 23

5.63. El Analista designado de Logística envía la orden de compra o trabajo al postor ganador y comunica al solicitante. Asimismo, en caso no exista un contrato, realiza el registro la orden de trabajo o compra en el SEACE. Luego se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




15 / 23


Comité de selecciónJefe de Logística/Analista designado

de la Unidad de Logística*

INICIO


Requerimiento y aprobación del expediente de

contratación de procedimientos de

selección

SMVDoc


¿Existe un comité de selección designado?

Sí

Coordinar Legal de la Oficina General de

Administración

Acta

2.Elaborar, ingresar y visar bases

SMVDoc

Bases



necesarios


en bases

C

SMVDoc

SMVDoc


SMVDoc

Bases

¿Existe un proyecto de contrato

contenido en las bases?

No

Sí

Bases

No



SMVDoc

Memorándum

A


¿Existe comité de selección

designado?


Sí

SMVDoc

Memorándum

El presidente del comité firma el memorándum de solicitud de aprobación de bases



C

SMVDoc




Memorándum


SMVDoc

Memorándum

No

1


PROCEDIMIENTO




16 / 23

Superintendente Adjunto de la Oficina General de

Administración



aprobación de bases


C

SMVDoc

SMVDoc

Analista designado de la Unidad de Logística*


Comité de selección/Analista designado de la

Unidad de Logística*

Memorándum

A


SEACE

Proveedor

14.Registrar participación en

procedimiento de selección

SEACE

15.Presentar consultas y/u

observaciones

¿Desea formular consultas y/u

observaciones?


Sí

Los proveedores participantes deben contar con inscripción vigente en el RNP.

2

No

16.Digitalizar, ingresar y entregar

consultas y/u observaciones

SMVDoc

17.Revisar, analizar y absolver consultas y/u observaciones

SMVDoc

18.Elaborar acta y pliego

absolutorio,ingresar, firmar y enviar

SMVDoc

ActaFormato de pliego

absolutorio de consultas y

observaciones

B


1


PROCEDIMIENTO




17 / 23

PROCEDIMIENTO




18 / 23

Comité de selección/Jefe de la Unidad de Logística/Analista designado de la Unidad de Logística*Técnico Administrativo de

Logística

29.Realizar acto público de

presentación y apertura de ofertas

C

Acta

30.Digitalizar e ingresar ofertas, acta

y documentos de subsanación (de ser

el caso)SMVDoc

¿Existen ofertas válidas o

subsanables?No

4

31.Convocar reunión y realizar reunión de

calificación y evaluación de ofertas

El presidente del comité de selección convoca a los miembros a reunión. Esta actividad no aplica para la Unidad de Logística

Tipo de adjudicación simplificada

Bienes/ Suministro de bienes/ Servicios en general/

Obras

Consultorías en general/

Consultorías obras

32.Calificar ofertas técnicas

33.Evaluar ofertas técnicas

36.Realizar acto público de apertura y evaluación de ofertas

económicas

D

37.Evaluar ofertas (técnica y

económica)

38.Calificar ofertas (técnica y

económica)

SMVDoc

Acta

Cuadro comparativo

SMVDoc

Acta

Cuadro comparativo

Tipo acto apertura y evaluación de

ofertas económicas

35.Realizar apertura y evaluación de

ofertas económicas

Público

Privado

Cuadro comparativo

Acta

Acta

Cuadro comparativo

Cuadro comparativo

Acta

Cuadro comparativo

34.Convocar y realizar reunión de

apertura y evaluación de ofertas

económicas

Sí

El presidente del comité de selección convoca a los miembros a reunión. Esta actividad no aplica para la Unidad de Logística

3


PROCEDIMIENTO




19 / 23

PROCEDIMIENTO




20 / 23

PROCEDIMIENTO




21 / 23

PROCEDIMIENTO




22 / 23


Formatos:


Modelos:

No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-007

CONTRATACIÓN MEDIANTE SELECCIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES






mediante selección de consultores individuales”

PROCEDIMIENTO




1 / 12

1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación de servicios de consultoría, a excepción de las consultoría de obras, en los que no se necesita equipos de personal ni apoyo profesional adicional mediante el procedimiento de selección de consultores individuales en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la convocatoria a los miembros del comité de selección para su instalación. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el envío de la orden de trabajo al postor ganador y la comunicación de la contratación al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante.

3. Responsables - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración (en adelante

Coordinador Legal de la OGA). - Jefe de la Unidad de Logística. - Analista Senior de Ejecución Presupuestal.

- Analista designado de la Unidad de Logística, el cual puede ser el Analista Senior de Contrataciones o personal CAS de la Unidad de Logística (en adelante Analista designado de Logística).






PROCEDIMIENTO




2 / 12

- Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD “Bases y solicitud de expresión de interés estándar para los procedimientos de selección a convocar en el marco de la Ley N° 30225”, aprobada mediante Resolución Nº 304-2016-OSCE/PRE.

- Directiva Nº 006-2016-OSCE/CD “Disposiciones aplicables al registro de información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)” aprobada mediante Resolución Nº 013-2016-OSCE/PRE.

- Directiva para la supervisión de procesos de contratación que realice la Superintendencia del Mercado de Valores aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 049-2015-SMV/02.

- Delegación de facultades y atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado - Ley N° 30225 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 350-2015-EF, así como determinar las competencias relacionadas con las contrataciones de bienes, servicios y obras que requiera la SMV aprobada mediante Resolución de Superintendente Nº 019-2016-SMV/02.

5. Descripción

5.1. Luego de la ejecución del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección, el presidente del comité de selección convoca a los miembros del mismo para su instalación, acto que debe constar en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual debe ser suscrito por todos sus miembros. El acta debe ser ingresada en el expediente respectivo en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc).

5.2. El comité de selección elabora e ingresa la solicitud de expresión de interés al SMVDoc, tomando como referencia el modelo de solicitud establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE). La solicitud de expresión de interés es visada por todos los miembros del comité de selección. Asimismo, el comité de selección detalla la elevación de la solicitud de expresión de interés en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado en el expediente respectivo en el SMVDoc y visado por todos los miembros del comité.

5.3. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de contrato contenido en

la solicitud de expresión de interés en el SMVDoc; y coordina con el comité de selección los ajustes que considere necesarios.

5.4. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato contenido en la

solicitud de expresión de interés en el SMVDoc.

5.5. El Técnico Administrativo de Logística elabora el memorándum solicitando la aprobación de solicitud de expresión de interés.

PROCEDIMIENTO




3 / 12

5.6. El presidente del comité de selección firma el memorándum solicitando aprobación de la solicitud de expresión de interés.

5.7. El Jefe de la Unidad de Logística revisa la solicitud de expresión de interés

en el SMVDoc y coordina con el comité de selección los ajustes que considere necesarios.

5.8. El Jefe de la Unidad de Logística firma como proveído el memorándum

solicitando la aprobación de la solicitud de expresión de interés en el SMVDoc.

5.9. El Analista designado de Logística registra la convocatoria en el SEACE. Se

registra la convocatoria en el SEACE solicitando expresiones de interés, estableciendo un plazo máximo de presentación de las mismas.

5.10. El proveedor registra su participación en el procedimiento

de selección en el SEACE. Los proveedores que deseen participar en el procedimiento de selección deben contar con su inscripción vigente en el registro nacional de proveedores.

5.11. El participante presenta su expresión de interés en trámite documentario, donde se siguen las actividades descritas en el procedimiento: Ingreso de documentos por trámite documentario. Las expresiones de interés deben presentarse dentro del plazo previsto en la solicitud de expresión de interés en un (01) sobre cerrado que contiene el formato de solicitud de expresión de interés, adjuntando la documentación que sustente los requisitos de calificación y los factores de evaluación. La presentación de expresiones de interés implica la aceptación del precio fijado en los documentos del procedimiento.

5.12. El comité de selección revisa las expresiones de interés recibidas, califica a

los postores y elabora un cronograma de entrevistas personales para los postores calificados. La calificación de los postores se registra en el cuadro comparativo respectivo.

5.13. El Analista designado de Logística publica la calificación de los postores y el

cronograma de entrevistas personales en el SEACE.

5.14. El comité de selección evalúa a los postores calificados, de acuerdo con los factores de evaluación consignados en la solicitud de expresión de interés. Los resultados de esta evaluación son registrados en el cuadro comparativo y el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro).

PROCEDIMIENTO




4 / 12

Si como resultado de la calificación y evaluación existe un postor ganador, se prosigue con la actividad 5.16. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.15. En el supuesto de que dos o más ofertas empaten, el otorgamiento de la buena pro se efectúa a través de sorteo. Para la aplicación de este criterio de desempate se requiere la citación oportuna a los postores que hayan empatado, pudiendo participar en calidad de veedor un representante del Órgano de Control Institucional o notario y se levanta un acta en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001).

5.15. El comité de selección declara desierto el procedimiento debido a que no se recibieron ofertas o cuando ninguna oferta es válida, este hecho es detallado en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). El trabajador designado de Logística publica la declaración de desierto en el SEACE el mismo día de ocurrido el hecho. Luego, el comité de selección elabora y emite el informe respectivo en el formato Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002) dirigido al Superintendente Adjunto de la OGA en el que se justifica y evalúan las causas que no permitieron la conclusión del procedimiento, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Culmina el procedimiento y se toman las medidas correspondientes para realizar una nueva convocatoria, según lo establecido en el artículo 44° del reglamento.

5.16. El comité de selección culmina la elaboración del acta en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro) y la ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.17. El Analista designado de Logística publica el otorgamiento de la buena pro en el SEACE. Se publica en el SEACE el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro) y el cuadro comparativo. Si existe más de una oferta que ha superado la evaluación, calificación y cumple con los requisitos establecidos en la solicitud de expresión de interés, se espera el tiempo definido para el consentimiento de la buena pro. De presentarse algún recurso de impugnación, se siguen los procedimientos descritos en el proceso: Recursos impugnativos y se da por culminado el presente procedimiento. Para la solución de controversias durante el procedimiento de selección, se debe tomar en cuenta lo mencionado en los artículos del 95° al 113° del reglamento.

PROCEDIMIENTO




5 / 12

Si no existe más de una oferta o no se presenta algún recurso de impugnación, se prosigue con la actividad 5.18.

5.18. El Analista designado de Logística realiza el registro de consentimiento de la

buena pro en el SEACE.

El expediente en físico, con todas las propuestas es entregado con cargo simple al Técnico Administrativo de Logística.

5.19. El Técnico Administrativo de Logística verifica la entrega por parte del postor

ganador de los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato.

Los plazos y el procedimiento para el perfeccionamiento del contrato, incluyendo la subsanación de documentos se encuentran detallados en el artículo 119º del reglamento.

Si el postor ganador entregó los documentos dentro del plazo establecido, se prosigue con la actividad 5.24. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.20.


5.21. El Técnico Administrativo de Logística elabora el oficio de comunicación de pérdida de buena pro y lo ingresa al SMVDoc.

5.22. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el oficio y coordina con el Técnico Administrativo de Logística los ajustes que considere necesarios. El oficio es numerado por el Técnico Administrativo de Logística, firmado por el Jefe de la Unidad de Logística y enviado al postor ganador según las actividades descritas en el procedimiento: Trámite de documentos externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción.

Si existe un postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación, se prosigue con la actividad 5.23. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.15.

5.23. El Analista designado de Logística solicita al postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación, los documentos para la firma del contrato. Se prosigue con la actividad 5.19.

5.24. El Técnico Administrativo de Logística ingresa los documentos del postor ganador en el expediente respectivo en el SMVDoc

PROCEDIMIENTO




6 / 12

5.25. El Analista designado de Logística revisa los documentos, elabora y visa el proyecto de contrato.

5.26. El Jefe de la Unidad de Logística revisa los documentos del postor ganador en el SMVDoc y el proyecto de contrato. Da el visto bueno para derivar al Coordinador Legal de la OGA.

5.27. El Coordinador Legal de la OGA revisa los documentos del postor ganador en el SMVDoc y visa el proyecto de contrato, de corresponder realiza ajustes.

5.28. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato en virtual y

físico.

5.29. El Jefe de la Unidad de Logística firma el contrato en virtual y en físico.

5.30. El Analista designado de Logística coordina la firma de contrato por parte del postor ganador.


5.32. El Analista designado de Logística genera la orden de trabajo en el módulo de Logística del Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA Logística).




5.34. El Analista designado de Logística registra la numeración del expediente


5.35. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden de trabajo en físico.

5.36. El Jefe de la Unidad de Logística revisa la orden de trabajo y coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.37. El Jefe de la Unidad de Logística firma la orden de trabajo.

PROCEDIMIENTO




7 / 12

5.38. El Analista designado de Logística envía la orden de trabajo al postor ganador y comunica al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante de la contratación. Una vez recibida la orden de trabajo por parte del postor ganador, se prosigue con las actividades descritas en el procedimiento: Ejecución de contratos de servicios. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




8 / 12



Comité de selecciónCoordinador Legal de la Oficina

General de AdministraciónTécnico Administrativo

de LogísticaJefe de la Unidad de

Logística

INICIO


A



2.Elaborar solicitud de expresión de

interés

7.Revisar solicitud y coordinar ajustes si fueran necesarios


aprobación de solicitud

SMVDoc

SMVDoc

SMVDoc

Memorándum


SEACE

Acta

Solicitud de expresión de

interés

C


SMVDoc

6.Firmar memorándum de

aprobación de solicitud

SMVDoc

Memorándum


memorándum de aprobación de

solicitudSMVDoc

Memorándum


3.Revisar proyecto de contrato contenido en la solicitud de expresión de

interés, coordinar ajustes si fueran

necesarios

4.Visar proyecto de contrato contenido en la solicitud de

expresión de interés

C

SMVDoc

SMVDoc

Bases

PROCEDIMIENTO




9 / 12

Proveedor Comité de selecciónAnalista designado de la Unidad

de Logística*

B

11.Presentar expresiones de

interés

Expresión de interés

12.Calificar a los postores

Cuadro comparativo

10.Registrar participación en el

proceso de selección

14.Publicar calificación de postores y

cronograma de entrevistas personales

Cronograma de entrevistas personales

SEACE

13.Evaluar postores

calificados

Acta

SEACE

Ingreso de documentos por

trámite documentario


A

16.Elaborar acta de otorgamiento de la

buena pro

En el supuesto que dos o más ofertas empaten el otorgamiento de la buena pro se efectúa a través de sorteo.

SMVDoc

Acta

¿Existe un postor ganador?

No

Sí

15.Declarar desierto el procedimiento

FIN

1

PROCEDIMIENTO




10 / 12


Comité de selecciónTécnico Administrativo de

Logística

B

17.Publicar otorgamiento de

buena pro

SEACE

¿Existen más de una oferta?

18.Realizar registro del

consentimiento de la buena pro

SEACE

Sí

19.Verificar entrega de documentos para contrato por parte del

postor ganador

¿Postor ganador entregó documentos

dentro del plazo establecido?

21.Elaborar oficio de comunicación de

pérdida de buena pro

SMVDoc

Oficio


22.Revisar oficio y coordinar ajustes si fueran necesarios

SMVDoc

Trámite de documentos externos

Abarca desde la numeración del oficio hasta la notificación al postor ganador.

Numerado por: Técnico Administrativo de Logística.

Firmado por: Jefe de la Unidad de Logística.

20.Registrar pérdida de buena pro

SEACE

2

Sí

C

23.Solicitar entrega de documentos al segundo postor

2

C

¿Existe un recurso de impugnación en

curso?

Recursos impugnativos

FIN

Sí

¿Existe un postor que ocupa el

segundo lugar en el orden de prelación?

1

No


No

No

No

Sí

PROCEDIMIENTO




11 / 12

Jefe de la Unidad de LogísticaAnalista designado de la Unidad de Logística*


27.Revisar proyecto de contrato y


C

Ejecución de contratos de servicios

24.Recepcionar e ingresar documentos

de postor ganador

FIN

26.Revisar documentos y dar

visto bueno

28.Visar proyecto de contrato virtual y

físico

30.Coordinar firma de contrato con postor ganador

29.Firmar contrato virtual y físico

31.Registrar contrato

32.Generar orden de trabajo

38.Enviar orden de trabajo a postor

ganador y comunica a solicitante


Administración

SEACE

SIA

SMVDoc SMVDoc SMVDoc

Contrato

SMVDoc

Contrato

Orden de compra

Orden de trabajo

C

SMVDoc

Contrato

36.Revisar orden de compra/trabajo,


37.Firmar orden de trabajo

Orden de compra

Orden de trabajo

Recepción de bienes y productos de almacén

33.Registrar compromiso

anualizado y el mensual

administrativoSIAF

35.Imprimir y visar orden de trabajo

Orden de compra

Orden de trabajo


25.Revisar documentos del

postor, elaborar y visar proyecto de

contratoSMVDoc

34.Registrar numeración del

expediente SIAF en la orden respectiva

en el SIASIA

PROCEDIMIENTO




12 / 12

7. Formatos y modelos asociados Formatos - Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). - Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002).

Modelos

No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-008

CONTRATACIÓN MEDIANTE COMPARACIÓN DE PRECIOS






mediante comparación de precios”

PROCEDIMIENTO




1 / 8

1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación de bienes y servicios en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV), de disponibilidad inmediata, distintos a los de consultoría, que no sean fabricados o prestados siguiendo las especificaciones o indicaciones del contratante, siempre que sean fáciles de obtener o que tengan un estándar establecido en el mercado.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la elaboración y visado del informe sustentatorio para emplear la comparación de precios. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el envío de la orden de compra o trabajo al postor ganador y la comunicación de la contratación al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante.

3. Responsables - Jefe de la Unidad de Logística.



- Técnico Administrativo de Logística. 4. Documentos de consulta





PROCEDIMIENTO




2 / 8

- Directiva N° 022-2016-OSCE/CD “Disposiciones aplicables a la comparación de precios” aprobada mediante Resolución N°239-2016-OSCE/PRE.



5. Descripción

5.1. Luego de la ejecución del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección y la verificación de las condiciones necesarias para llevar a cabo el procedimiento de contratación mediante comparación de precios, tales como: disponibilidad inmediata, fáciles de obtener en el mercado, se comercializan bajo un una oferta estándar establecida por el mercado y no se fabrican, producen, suministran o prestan siguiendo la descripción particular o instrucciones dadas por la entidad contratante, el Analista designado de Logística completa, visa e ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc, el formato Informe sustentatorio para emplear la comparación de precios establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE).

5.2. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el formato Informe sustentatorio

para emplear la comparación de precios en el SMVDoc y coordina con el trabajador designado de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.3. El Jefe de la Unidad de Logística firma el formato Informe sustentatorio para emplear la comparación de precios en el SMVDoc.

5.4. El Analista designado de Logística publica el Informe sustentatorio en el

SEACE. Si se solicitarán cotizaciones, se prosigue con la actividad 5.5. Si se realizará la obtención de información directa del mercado, se prosigue con la actividad 5.11.

5.5. El Analista designado de Logística completa el formato Solicitud de cotización establecido por el OSCE y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc. Visar formato.

PROCEDIMIENTO




3 / 8

5.6. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el formato Solicitud de cotización en

el SMVDoc y coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.7. El Jefe de la Unidad de Logística firma el formato Solicitud de cotización en

el SMVDoc.

5.8. El Analista designado de Logística envía el formato Solicitud de cotización a un mínimo de tres (03) proveedores. Antes del envío de la solicitud de cotización, el Analista designado de Logística debe verificar que los proveedores cuenten con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (en adelante RNP) y que no se encuentren inhabilitados o suspendidos para contratar con el estado.

5.9. El proveedor completa y presenta el formato Cotización y declaración jurada

establecido por el OSCE de forma física (a través de trámite documentario) o electrónica.

5.10. El Analista designado de Logística revisa las cotizaciones recibidas y elabora

el cuadro comparativo de precios, el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro) e ingresa estos documentos en el expediente respectivo en el SMVDoc.

Se otorga la buena pro al postor con la cotización de menor precio, debiendo verificar previamente que el proveedor cuente con inscripción vigente en el RNP. En el caso de que dos o más propuestas empaten, el otorgamiento de la buena pro se efectúa por sorteo. Para la realización del sorteo se cursa invitación al Órgano de Control Interno y a los postores que empataron al acto de desempate, luego del sorteo se levanta el acta respectiva en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) con firma de los presentes. Se prosigue con la actividad 5.15.

5.11. El Analista designado de Logística obtiene información directa del mercado, ya sea mediante la consulta a portales electrónicos, de manera presencial u otros medios de por los menos tres (03) proveedores, los cuales deben contar con inscripción vigente en el RNP y no se encuentren inhabilitados o suspendidos para contratar con el estado.

PROCEDIMIENTO




4 / 8

5.12. El Analista designado de Logística elabora el informe de indagación y comparación donde incluye el resultado de indagación del mercado y el cuadro comparativo. Ingresa los documentos al SMVDoc.

5.13. El Analista designado de Logística solicita al proveedor que tiene el menor precio, la presentación del formato Declaración jurada establecido por el OSCE.

5.14. El proveedor completa y presenta el formato Declaración jurada de forma

física (en trámite documentario) o electrónica.

5.15. El Analista designado de logística elabora el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro) y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc.

5.16. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el formato Acta de procedimientos

de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro) y el cuadro comparativo y/o el informe de indagación en el SMVDoc.

5.17. El Jefe de la Unidad de Logística firma el formato Acta de procedimientos de

selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de la buena pro) y el cuadro comparativo y/o el informe de indagación en el SMVDoc.

5.18. El Analista designado de Logística publica el Acta de procedimientos de

selección (FOR-GRE-LOG-001) para el otorgamiento de la buena pro en el SEACE.

5.19. El Analista designado de Logística genera la orden de compra o trabajo en el

módulo de Logística en el Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA).




5.21. El Analista designado de Logística, registra la numeración del Expediente


PROCEDIMIENTO




5 / 8

5.22. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden de trabajo en físico.


coordina con el Analista designado de Logística los ajustes que considere necesarios.


5.25. El Analista designado de Logística envía la orden de compra o trabajo al

postor ganador y comunica la contratación al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante.

5.26. El Analista designado de Logística registra la orden de compra o trabajo en

el SEACE.

Una vez recibida la orden de compra o trabajo por parte del postor ganador, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




6 / 8


PROCEDIMIENTO




7 / 8

PROCEDIMIENTO




8 / 8

7. Formatos y modelos asociados Formatos:

- Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). Modelos:

- No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-009

CONTRATACIÓN MEDIANTE SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA






mediante subasta inversa electrónica”

PROCEDIMIENTO




1 / 13

1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación de bienes y servicios que cuenten con ficha técnica y se encuentren incluidos en el listado de bienes y servicios comunes, mediante subasta inversa electrónica en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con convocatoria a los miembros del comité de selección para su instalación o la elaboración de las bases del procedimiento de contratación. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el registro de la orden de compra o trabajo en el SEACE.


Superintendente Adjunto de la OGA). - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración. - Jefe de la Unidad de Logística.








PROCEDIMIENTO




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- Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD “Bases y solicitud de expresión de interés estándar para los procedimientos de selección a convocar en el marco de la Ley N° 30225” aprobada mediante Resolución Nº 304-2016-OSCE/PRE.

- Directiva Nº 005-2016-OSCE/CD “Procedimiento de selección de Subasta Inversa Electrónica” aprobada mediante Resolución Nº 012-2016-OSCE/PRE.




5. Descripción

Luego de la ejecución del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección, en el caso de existir un comité de selección designado, se prosigue con la actividad 5.1. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3. 5.1. El presidente del comité de selección convoca a los miembros del mismo

para su instalación, acto que debe constar en el formato Acta de procedimiento de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es suscrito por todos sus miembros. El acta debe ser ingresada en el expediente respectivo en el Sistema de Gestión Documental (en adelante SMVDoc).

5.2. El comité de selección elabora, ingresa en el expediente respectivo y visa las bases del procedimiento de selección en el SMVDoc, tomando como referencia el modelo de bases establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE). Asimismo, el comité de selección detalla la elevación de las bases en el formato Acta de procedimiento de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado en el expediente respectivo y visado en el SMVDoc por todos los miembros del comité de selección.

Si las bases contienen un proyecto de contrato, se prosigue con la actividad 5.4. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.6.

5.3. El Analista designado de Logística elabora, ingresa en el expediente respectivo y visa las bases del procedimiento de selección en el SMVDoc, tomando como referencia el modelo de bases establecido por el OSCE.

PROCEDIMIENTO




3 / 13

Asimismo, el Analista designado de Logística detalla la elevación de las bases en el formato Acta de procedimiento de selección (FOR-GRE-LOG-001), el cual es ingresado en el expediente respectivo y visado en el SMVDoc. Si las bases contienen un proyecto de contrato, se prosigue con la actividad 5.4. En caso contrario se prosigue con la actividad 5.6.

5.4. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de contrato contenido en las bases en el SMVDoc, coordina con el comité de selección o el Analista designado de Logística los cambios que considere necesarios.

5.5. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de contrato contenido en

las bases en el SMVDoc.

5.6. El Técnico Administrativo de Logística elabora e ingresa el memorándum de solicitud de aprobación de las bases en el expediente respectivo en el SMVDoc.

Si existe un comité de selección designado, se prosigue con la actividad 5.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.10.

5.7. El presidente del comité de selección firma el memorándum de solicitud de aprobación de las bases en el SMVDoc.

5.8. El Jefe de la Unidad de Logística revisa las bases en el SMVDoc y coordina

con el comité de selección los ajustes que considere necesarios.

5.9. El Jefe de la Unidad de Logística firma como proveído el memorándum de solicitud de aprobación de las bases en el SMVDoc. Se prosigue con la actividad 5.13.


aprobación de las bases en el SMVDoc.

5.11. El Superintendente Adjunto de la OGA revisa las bases en el SMVDoc y coordina con el Jefe de la Unidad de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.12. El Superintendente Adjunto de la OGA firma como proveído el memorándum

de solicitud de aprobación de bases en el SMVDoc.

5.13. El Analista designado de Logística registra la convocatoria en el SEACE el día previsto en el cronograma del procedimiento de selección.

PROCEDIMIENTO




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Durante la etapa de convocatoria, en el caso de un procedimiento por relación de ítems, la entidad podrá disponer diferentes días y horarios dentro de las etapas de apertura de ofertas y periodo de lances, así como el otorgamiento de la buena pro, en función de su complejidad.

5.14. El proveedor registra su participación en el procedimiento de selección en el SEACE. Los proveedores que deseen participar en el procedimiento de selección deben contar con su inscripción vigente en el registro nacional de proveedores.

5.15. El proveedor registra su oferta en el SEACE, tomando en cuenta los siguientes criterios:

- Registro de datos de representante legal. En el caso de consorcio,

consignar datos de consorcio.

- Adjuntar archivo digital con los documentos escaneados de su oferta de acuerdo a lo requerido en las bases.

- Registrar monto total de oferta o respecto del ítem al cual se representa, el

cual será utilizado por el sistema para dar inicio al periodo de lances en línea.

5.16. El proveedor presenta su oferta a través del SEACE. En la subasta inversa electrónica convocada por según relación de ítems, la presentación de ofertas se efectúa en una sola oportunidad y por todos los ítems registrados. El SEACE ejecuta de forma automática la apertura de propuestas en la fecha y hora señaladas en el calendario. Para ello, el SEACE verifica el registro y presentación de dos ofertas como mínimo por ítem para continuar con el ciclo de periodo de lances, en caso contrario, el procedimiento es declarado desierto, este hecho es detallado en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). El Analista designado de Logística publica la declaración de desierto en el SEACE el mismo día de ocurrido el hecho. Luego el comité de selección o el Analista designado de Logística elabora y emite el informe respectivo en el formato Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002) dirigido al Superintendente Adjunto de la OGA en el que se justifica y evalúan las causas que no permitieron la conclusión del procedimiento, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Culmina el procedimiento y se toman las medidas correspondientes para realizar una nueva convocatoria, según lo establecido en el artículo 44° del reglamento. La ejecución de la apertura automática de ofertas y el periodo de lances que realiza el SEACE puede ser programada para ejecutarse a partir del día siguiente hábil de finalizado el registro y presentación de ofertas.

PROCEDIMIENTO




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5.17. El postor realiza los lances en línea en el SEACE.

El SEACE procesa automáticamente los lances recibidos y genera un reporte con los resultados del ciclo del periodo de lances. En caso de empate, el sistema efectúa automáticamente un sorteo para establecer el postor que ocupa el primer lugar en el orden de prelación.

5.18. El comité de selección o el Analista designado de Logística extrae del SEACE, el reporte con los resultados del ciclo del periodo de lances.

5.19. El comité de selección o el Analista designado de Logística verifica la

presentación de los documentos requeridos en las bases por parte de los postores que han ocupado el primer y segundo lugar. En caso de subsanación, se procederá de conformidad con lo señalado en el artículo 39° del reglamento. Si la documentación presentada por el postor cumple con lo requerido en las bases, se prosigue con la actividad 5.21. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.20.

5.20. El comité de selección o el Analista designado de Logística revisa las siguientes ofertas (según el orden de prelación). Si existen como mínimo dos ofertas válidas, se prosigue con la actividad 5.21 En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.22.

5.21. El comité de selección o el Analista designado de Logística elabora el acta

respectiva en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001) (para el otorgamiento de buena pro) y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc. En el supuesto de que la oferta de menor precio y válida, supere el valor estimado de la convocatoria, antes de otorgar la buena pro debe contar con la disponibilidad presupuestal correspondiente y la aprobación del titular de la entidad, en un plazo que no puede exceder los cinco (05) días hábiles. En el acta de otorgamiento de buena pro se coloca el resultado del primer y segundo lugar obtenido por cada ítem, el sustento debido en los casos en que los postores sean descalificados, detallando asimismo las subsanaciones que se hayan presentado. Prosigue con la actividad 23.

5.22. El comité de selección o el Analista designado de Logística declara desierto el procedimiento, este hecho es detallado en el formato Acta de procedimientos de selección (FOR-GRE-LOG-001). El Analista designado de logística publica la declaración de desierto en el SEACE el mismo día de ocurrido el hecho. Luego, el comité de selección o el Analista designado de

PROCEDIMIENTO




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Logística elabora y emite el informe respectivo en el formato Informe de análisis de una declaratoria de desierto (FOR-GRE-LOG-002) dirigido al Superintendente Adjunto de la OGA en el que se justifica y evalúan las causas que no permitieron la conclusión del procedimiento, debiéndose adoptar medidas correctivas antes de convocar nuevamente. Culmina el procedimiento y se toman las medidas correspondientes para realizar una nueva convocatoria, según lo establecido en el artículo 44° del reglamento.

5.23. El Analista designado de Logística publica el otorgamiento de la buena pro en el SEACE.

Si existe más de una oferta que ha superado la evaluación, calificación y cumple con los requisitos establecidos en las bases, se espera el tiempo definido para el consentimiento de la buena pro. De presentarse algún recurso de impugnación, se siguen los procedimientos descritos en el proceso: Recursos impugnativos y se da por culminado el presente procedimiento. Para la solución de controversias durante el procedimiento de selección mediante adjudicación simplificada, se debe tomar en cuenta lo mencionado en los artículos del 95° al 113° del reglamento. Si no existe más de una oferta y no se presenta algún recurso de impugnación, se prosigue con la actividad 5.24.

5.24. El Analista designado de Logística realiza el registro de consentimiento de la buena pro en el SEACE.

El expediente en físico con todas las propuestas es entregado con cargo simple al Técnico Administrativo de Logística.

5.25. El Técnico Administrativo de Logística verifica la entrega por parte del postor ganador de los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato. Los plazos y el procedimiento para el perfeccionamiento del contrato, incluyendo la subsanación de documentos se encuentran detallados en el artículo 119º del reglamento. Si el postor ganador entregó los documentos dentro del plazo establecido, se prosigue con la actividad 5.30. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.26.


5.27. El Técnico Administrativo de Logística elabora el oficio de comunicación de pérdida de buena pro y lo ingresa en el expediente respectivo en el SMVDoc.

PROCEDIMIENTO




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5.28. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el oficio y coordina con el Técnico Administrativo de Logística los ajustes que considere necesarios. El oficio es numerado por el Técnico Administrativo de Logística, firmado por el Jefe de la Unidad de Logística y enviado al postor ganador según las actividades descritas en el procedimiento: Trámite de documentos externos, que abarca desde la numeración del oficio hasta la digitalización del cargo de recepción.

Si existe un segundo postor ganador en el orden de prelación, se prosigue con la actividad 5.29. Si no existen más postores, se prosigue con la actividad 5.22.

5.29. El Analista designado de Logística, en un plazo no mayor de tres (03) días hábiles, requiere al postor que ocupo el segundo lugar, los documentos para perfeccionar el contrato en el plazo previsto. Se prosigue con la actividad 5.25.

5.30. El Técnico Administrativo de Logística recepciona e ingresa los documentos del postor ganador en el expediente respectivo en el SMVDoc

5.31. El Analista designado de Logística revisa los documentos, elabora y visa el

proyecto de contrato.

5.32. El Jefe de la Unidad de Logística revisa los documentos del postor ganador en el SMVDoc y el proyecto de contrato (de ser el caso), da el visto bueno a los documentos.

Si existe un proyecto de contrato, se prosigue con la actividad 5.33. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.38.




5.35. El Jefe de la Unidad de Logística firma el contrato virtual (en el SMVDoc) y

físico.

5.36. El Técnico Administrativo de Logística coordina la firma del contrato por parte del postor ganador.

5.37. El Analista designado de Logística registra el contrato en el SEACE y lo

entrega al Analista designado de Logística.

PROCEDIMIENTO




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5.38. El Analista designado de Logística genera la orden de compra o trabajo en el módulo Logística del Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA Logística).




5.40. El Analista designado de Logística, registra la numeración del Expediente SIAF en la orden, en el módulo del SIA.

5.41. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden de compra o trabajo en físico.


coordina con el Analista designado de logística los ajustes que considere necesarios.


5.44. El Analista designado de Logística envía el contrato y orden de compra o trabajo al postor ganador y comunica al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante de la contratación.

De existir contrato, una vez recibida la orden de compra o trabajo por parte del postor ganador, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Si no existe un contrato firmado, se prosigue con la actividad 5.35.

5.45. El Analista designado de Logística registra la orden de trabajo o compra en el SEACE. Luego se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Comité de selecciónAnalista designado de la Unidad de

Logística*

INICIO


Requerimiento y aprobación del expediente de

contratación de procedimientos de

selección

SMVDoc


¿Existe un comité de selección designado?

Sí

Coordinar Legal de la Oficina General de

Administración

Acta


SMVDoc

Bases



necesarios


en bases

C

SMVDoc

SMVDoc

3.Elaborar, ingresar y visar

basesSMVDoc

Bases



No

Sí

Bases

No



SMVDoc

Memorándum

A


¿Existe comité de selección

designado?


Sí

SMVDoc

Memorándum

El presidente del comité firma el memorándum de solicitud de aprobación de bases



C

SMVDoc




Memorándum


SMVDoc

Memorándum

B

No


PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




11 / 13

PROCEDIMIENTO




12 / 13

Jefe de la Unidad de LogísticaAnalista designado de la Unidad de Logística*Técnico Administrativo

de Logística



D



de postor ganador

FIN

32.Revisar documentos, el proyecto de contrato (de ser el caso) y dar

visto bueno


físico




38.Generar orden de compra/trabajo

44.Enviar orden de compra o trabajo a postor ganador y

comunica a solicitante


Administración

SEACE

SIA

SMVDoc SMVDoc

SMVDoc

Contrato

SMVDoc

Contrato

Orden de compra

Orden de trabajo

C

SMVDoc

Contrato



43.Firmar orden de compra o trabajo

Orden de compra

Orden de trabajo




administrativoSIAF

41.Imprimir y visar orden de compra o

trabajoOrden de compra

Orden de trabajo


31.Revisar documentos del postor, elaborar y

visar proyecto de contrato (de ser el caso)

SMVDoc



en el SIASIA

¿Existe un proyecto de contrato?

SíNo

¿Existe un contrato firmado?

45.Registrar orden de compra o trabajo

SEACE

No

Sí

PROCEDIMIENTO




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7. Formatos y modelos asociados Formatos:


Modelos:

No aplica.

Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-010

CONTRATACIÓN MEDIANTE CATÁLOGO ELECTRÓNICO DE ACUERDO MARCO






mediante catálogo electrónico de acuerdo marco”

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación de bienes y servicios en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV), sin mediar procedimiento de selección, siempre y cuando los bienes o servicios formen parte de los catálogos electrónicos de acuerdo marco detallados en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (en adelante SEACE) y que el monto no corresponda a una licitación o concurso público. Para la adquisición de pasajes, se sigue lo descrito en el procedimiento: Contratación de pasajes mediante catalogo electrónico de acuerdo marco.

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con el acceso a los catálogos de acuerdo marco en SEACE. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con la selección del producto y el registro de la orden de compra o trabajo en el SEACE.

3. Responsables - Jefe de la Unidad de Logística.







PROCEDIMIENTO




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- Directiva Nº 026-2016-OSCE/CD “Disposiciones aplicables a las contrataciones que efectúan las entidades a través de los catálogos electrónicos de Acuerdo Marco”



5. Descripción

5.1. Luego de la ejecución de las actividades 1 al 5 del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección, el Analista designado de Logística accede a los catálogos de acuerdo marco en el SEACE.

5.2. El Analista designado de Logística realiza la búsqueda del bien o servicio en los Catálogos Electrónicos de Acuerdo Marco del Módulo de Acuerdo Marco del SEACE (en adelante SEACE-AM).

5.3. El Analista designado de Logística elige el bien o servicio en el SEACE-AM,

el cual se ajusta al requerido por el órgano institucional o unidad orgánica solicitante.

5.4. El Analista designado de Logística selecciona el proveedor con la oferta más

conveniente, según requerimiento (analiza el precio, tiempo de entrega, ubicación del proveedor, descuentos por volumen, garantía, entre otros), de esta forma se genera en el SEACE-AM la solicitud de cotización.

5.5. El Analista designado de Logística, elabora un informe sustentando los

criterios para la elección del proveedor, incluyendo un cuadro comparativo.

5.6. El Jefe de la Unidad de Logística evalúa el informe de sustento.

Si aprueba la compra, se prosigue con la actividad 5.7. En caso contrario, se prosigue con la actividad 5.3.

5.7. El Analista designado de Logística solicita al Analista Senior de Ejecución

Presupuestal la certificación presupuestal, se prosigue con las actividades

PROCEDIMIENTO




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descritas en el procedimiento: Certificación presupuestal y luego con la actividad 5.6.

5.8. El Técnico Administrativo de Logística digitaliza e ingresa la certificación

presupuestal en el SMVDoc.

5.9. El Analista designado de Logística genera la orden de compra o servicio en el módulo de Logística en el Sistema Integrado de Administración (SIA Logística), previamente debe verificar en el portal del RNP que el proveedor adjudicatario no se encuentra incurso en los supuestos de exclusión considerados en los numerales 2 y 3 del artículo 84º del reglamento.



5.11. El Analista designado de Logística, registra la numeración del Expediente


5.12. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden compra o trabajo en físico.




5.15. El Analista designado de Logística, genera la(s) orden(es) en el SEACE-AM.

La orden debe ser generada en un plazo no mayor de siete (07) días hábiles, después de haber sido generado la solicitud de cotización en el SEACE-AM, de no generar la orden el sistema registra de manera automática el estado de ANULADA.

5.16. El Analista designado de Logística publica en el SEACE-AM, la orden

generada en el SIA. De corresponder, efectúa el enlace con el plan anual de contrataciones. Una vez recibida la orden de compra o trabajo por parte del postor ganador y aceptada por este, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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El Analista designado de Logística es responsable de efectuar los registros en el SEACE-AM de las etapas de la contratación hasta su culminación.

PROCEDIMIENTO




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INICIO

1.Acceder a los catálogos de

acuerdo marco



2.Realizar búsqueda del bien

o servicio

SEACE-AM

SEACE-AM

3.Elegir bien o servicio

SEACE-AM

4.Seleccionar proveedor

SEACE-AM

7.Solicitar certificación presupuestal

SIA

Certificación presupuestal


8.Digitalizar e ingresar

certificación presupuestal

SMVDoc


Solicitud de certificación

presupuestaria


5.Elaborar informe de sustento de los

criterios para la elección del proveedor

6.Evaluar informe

¿Aprueba compra?

Sí

A

No

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




7 / 7


Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-011

CONTRATACIÓN DIRECTA






“Contratación directa”

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar la contratación directa de un determinado proveedor de bienes o servicios en la Superintendencia de Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Administración de bienes, servicios y obras. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la elaboración del proyecto de informe técnico legal y el proyecto de resolución. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con el envío de la orden de compra o trabajo al postor ganador y la comunicación de la contratación al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante.

3. Responsables - Superintendente del Mercado de Valores. - Secretario General. - Superintendente Adjunto de la Oficina de Asesoría Jurídica. - Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración (en adelante

Superintendente Adjunto de la OGA). - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración (en adelante

Coordinador Legal de la OGA). - Jefe de la Unidad de Logística.

- Asistente de la Alta Dirección. - Analista Senior de Ejecución Presupuestal. - Analista designado de la Unidad de Logística, el cual puede ser el Analista





PROCEDIMIENTO




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- Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD “Bases y solicitud de expresión de interés estándar para los procedimientos de selección a convocar en el marco de la Ley N° 30225” aprobada mediante Resolución Nº 304-2016-OSCE/PRE.




5. Descripción

5.1. Luego de la ejecución del procedimiento: Requerimiento y aprobación del expediente de contratación de procedimientos de selección, el Jefe de la Unidad de Logística elabora, ingresa en el expediente respectivo en el Sistema de Gestión Documental (en adelante el SMVDoc) y visa el proyecto de informe técnico legal y el proyecto de resolución.

5.2. El Coordinador Legal de la OGA revisa los proyectos de informe y resolución en el SMVDoc. Coordina con el Jefe de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.3. El Coordinador Legal de la OGA visa los proyectos de informe y resolución

en el SMVDoc.

5.4. El Superintendente Adjunto de la OGA revisa los proyectos de informe y resolución en el SMVDoc. Coordina con el Jefe de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.5. El Superintendente Adjunto de la OGA firma el proyecto de informe y visa el

proyecto de resolución en el SMVDoc.

5.6. El Superintendente Adjunto de la Oficina de Asesoría Jurídica revisa los proyectos de informe y la resolución en el SMVDoc. Coordina con el Superintendente Adjunto de la OGA los ajustes que considere necesarios.

PROCEDIMIENTO




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5.7. El Superintendente Adjunto de la Oficina de Asesoría Jurídica firma el proyecto de informe y visa el proyecto de resolución en el SMVDoc.

5.8. El Secretario General revisa los proyectos de informe y resolución en el

SMVDoc. En caso se requiera, el Secretario General puede solicitar al Superintendente Adjunto de la Oficina de Asesoría Jurídica precisiones o aclaraciones sobre el tema.

5.9. El Secretario General visa el proyecto de informe y el proyecto de resolución

en el SMVDoc.

5.10. El Superintendente del Mercado de Valores revisa los proyectos de informe y resolución en el SMVDoc. En caso se requiera, el Superintendente del Mercado de Valores puede solicitar al Superintendente Adjunto de la Oficina de Asesoría Jurídica precisiones o aclaraciones sobre el tema.

5.11. El Superintendente del Mercado de Valores firma la resolución para la

contratación directa de un proveedor en el SMVDoc.

Luego de la firma de la resolución, el Asistente de la Alta Dirección publica la resolución en la intranet.

5.12. El Analista designado de Logística elabora, ingresa y visa las bases en el

SMVDoc.

5.13. El Jefe de la Unidad de Logística revisa las bases en el SMVDoc, coordina con el Analista designado de Logística lo ajustes que considere necesarios.

5.14. El Jefe de la Unidad de Logística visa las bases en el SMVDoc.

5.15. El Coordinador Legal de la OGA revisa en el SMVDoc el proyecto de

contrato contenido en las bases y coordina con el Jefe de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.16. El Coordinador Legal de la OGA visa en el SMVDoc el proyecto de contrato

contenido en las bases.

5.17. El Técnico Administrativo de Logística elabora e ingresa en el SMVDoc el memorándum de solicitud de aprobación de las bases.


aprobación de bases en el SMVDoc.

5.19. El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración revisa las bases y coordina con el Jefe de Logística los ajustes que considere necesarios.

PROCEDIMIENTO




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5.20. El Superintendente Adjunto de la Oficina General de Administración firma como proveído el memorándum de solicitud de aprobación de las bases.

5.21. El Analista designado de Logística registra la convocatoria en el SEACE y

cursa invitación al proveedor.

5.22. El proveedor envía su propuesta por cualquier medio de comunicación al Analista designado de Logística.

5.23. El Analista designado de Logística revisa la propuesta y verifica documentos

del proveedor.

5.24. El Jefe de la Unidad de Logística evalúa la propuesta y otorga la buena pro.

5.25. El Analista designado de Logística registra la buena pro y consentimiento en el SEACE

5.26. El Técnico Administrativo de Logística recepciona e ingresa los documentos del postor ganador en el SMVDoc.

5.27. El Analista designado de Logística revisa los documentos, elabora y visa el

proyecto de contrato.

5.28. El Jefe de la Unidad de Logística revisa los documentos del postor ganador en el SMVDoc y el proyecto de contrato, da el visto bueno a los documentos.




5.31. El Jefe de la Unidad de Logística firma el contrato virtual (en el SMVDoc) y

físico.

5.32. El Analista designado de Logística coordina la firma o suscripción de contrato por parte del postor ganador.

5.33. El Analista designado de logística registra el contrato en el SEACE.

5.34. El Analista designado de Logística genera la orden de compra o trabajo en el

módulo de Logística en el Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA Logística).

PROCEDIMIENTO




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5.35. El Analista designado de Logística registra el compromiso anualizado en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF y el mensual en el módulo administrativo del SIAF.

5.36. El Analista designado de Logística registra la numeración del expediente


5.37. El Analista designado de Logística imprime y visa la orden compra o trabajo en físico.




5.40. El Analista designado de Logística envía el contrato y orden de compra o

trabajo al postor ganador y comunica al Órgano Institucional o Unidad Orgánica solicitante de la contratación. Una vez recibida la orden de compra o trabajo por parte del postor ganador, culmina el presente procedimiento y se prosigue con las actividades descritas en los procedimientos: Ejecución de contratos de servicios o Recepción de bienes y productos de almacén, según sea el caso. Culmina el procedimiento.

PROCEDIMIENTO




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Administración




INICIO

A



Superintendente Adjunto de la Oficina de Asesoría Jurídica

1.Elaborar, ingresar y visar proyectos de informe técnico legal

y resolución

2.Revisar proyectos de informe y

resolución; coordinar ajustes si fueran

necesarios

C

SMVDoc



necesarios

C

SMVDoc

3.Firmar proyecto de informe y visar

proyecto de resolución





necesarios

C

SMVDoc



SMVDoc

Informe

Resolución

SMVDoc

Informe

Resolución

SMVDoc

Informe

Resolución

SMVDoc

Superintendente del Mercado de Valores

Secretario General

8.Revisar proyectos de informe y resolución; en caso lo requiera, puede solicitar precisiones o

aclaraciones

C

SMVDoc



10.Revisar proyectos de informe y resolución; en caso lo requiera, puede solicitar precisiones o

aclaraciones

C

SMVDoc

11.Firmar resolución

SMVDoc

Informe

Resolución

SMVDoc

Resolución

Informe

Resolución

Luego de la firma, el Asistente de la Alta Dirección publica la resolución en la intranet

PROCEDIMIENTO




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Analista designado de la Unidad de

Logística*


Administración

A

Técnico Administrativo de

Logística

21.Registrar convocatoria y cursar

invitación a proveedor

SEACE

22.Enviar propuesta

Proveedor



Propuesta

23.Revisar propuesta y verificar

documentos

24.Evaluar propuesta y otorgar buena pro

B


SMVDoc

Bases


C

SMVDoc

14.Visar bases



necesarios


en bases

C

SMVDoc

SMVDoc

Bases

17.Elaborar e ingresar



Memorándum


SMVDoc

Memorándum



aprobación de bases


C

SMVDoc

SMVDoc

Memorándum

25.Regitsrar buena pro y consentimiento

SEACE

SMVDoc

Bases



Sí

No


PROCEDIMIENTO




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Analista designado de la Unidad de Logística*Técnico Administrativo de

Logística



B



de postor ganador

FIN

28.Revisar documentos y dar

visto bueno


físico




34.Generar orden de compra/trabajo

40.Enviar orden de compra o trabajo a postor ganador y

comunica a solicitante


Administración

SEACE

SIA

SMVDoc SMVDoc SMVDoc

Contrato

SMVDoc

Contrato

Orden de compra

Orden de trabajo

C

SMVDoc

Contrato



39.Firmar orden de compra o trabajo

Orden de compra

Orden de trabajo




administrativoSIAF

37.Imprimir y visar orden de compra o

trabajo

Orden de compra

Orden de trabajo


27.Revisar documentos del

postor, elaborar y visar proyecto de

contratoSMVDoc



en el SIASIA

PROCEDIMIENTO




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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:

MEDIANTE RESOLUCIÓN

DE LA OFICINA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

Nº 019-2017-SMV/08

SE ACTUALIZAN LOS PROCEDIMIENTOS:

- “EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE SERVICIOS”

- “RECEPCIÓN DE BIENES Y PRODUCTOS DE ALMACÉN”


PROCEDIMIENTO

PRO-GRE-LOG-014

INVENTARIO Y BAJA DE PRODUCTOS DE ALMACÉN






“Inventario y baja de productos de almacén”

PROCEDIMIENTO




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1. Objetivo Establecer las actividades para realizar el inventario físico y la baja de los bienes de almacén en la Superintendencia del Mercado de Valores (en adelante SMV).

2. Alcance Macro proceso: Gestión de recursos. Proceso: Gestión logística. Sub proceso: Gestión de almacenes. Inicio del procedimiento: El procedimiento inicia con la elaboración del memorándum de solicitud de designación de un Analista de la Unidad de Finanzas para la realización del inventario físico de los bienes de almacén. Fin del procedimiento: El procedimiento finaliza con la entrega de los bienes deteriorados o merma a una entidad sin fines de lucro y la firma del acta de entrega correspondiente.

3. Responsables - Superintendente de la Oficina General de Administración (en adelante OGA). - Coordinador Legal de la Oficina General de Administración. - Jefe de la Unidad de Logística. - Jefe de la Unidad de Finanzas. - Analista designado de la Unidad de Finanzas, el cual puede ser el Analista

Senior de Finanzas, el Analista Financiero, el Analista Contable o el Analista Junior de Finanzas (en adelante Analista designado de Finanzas).

- Asistente, trabajador de la SMV designado con memorándum Nº 2555-2015-SMV/08.2 u otro designado.

- Técnico Administrativo de Almacén. - Encargado de Seguridad.


- Ley de Contrataciones del Estado aprobada mediante Ley N°30225 y sus modificatorias (en adelante la ley).


PROCEDIMIENTO




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- Manual de administración de almacenes para el sector público aprobado mediante Resolución Jefatural 335-90-INAP/DNA.

5. Descripción

5.1. El Técnico Administrativo de Logística elabora e ingresa al Sistema de Gestión Documental (en adelante el SMVDoc) el memorándum solicitando al Jefe de la Unidad de Finanzas la designación de personal para realizar el inventario de los bienes de almacén. En el memorándum se detalla la propuesta de fecha para la realización del inventario, asimismo se pone de conocimiento de este hecho al Órgano de Control Interno.

5.2. El Jefe de la Unidad de Logística revisa el memorándum en el SMVDoc y coordina con el Técnico Administrativo de Logística los ajustes que considere necesarios.

5.3. El Jefe de la Unidad de Logística firma el memorándum en el SMVDoc.

5.4. El Jefe de la Unidad de Finanzas designa al analista responsable de

realizar el inventario de los bienes de almacén.

5.5. El Asistente elabora e ingresa en el SMVDoc el memorándum de designación del analista que llevará a cabo el inventario de los bienes de almacén.

5.6. El Jefe de la Unidad de Finanzas revisa el memorándum en el SMVDoc y

coordina con el Asistente los ajustes que considere necesarios.

5.7. El Jefe de la Unidad de Finanzas firma el memorándum en el SMVDoc.

5.8. El día programado para la realización del inventario físico, el Técnico Administrativo de Almacén descarga el listado de bienes del almacén del módulo de Logística en el Sistema Integrado de Administración (en adelante SIA Logística) y entrega una copia al Analista designado de Finanzas.

5.9. El Analista designado de Finanzas realiza el inventario al barrer de los

bienes de almacén.

El día programado para la realización del inventario, se suspende la recepción de bienes y se procede a cerrar las operaciones de almacén.

PROCEDIMIENTO




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5.10. El Analista designado de Finanzas elabora el acta del inventario, el cual contiene los resultados del inventario, debe consignar los sobrantes y/o faltantes en caso de que los hubiera y debe ser suscrita por el Técnico Administrativo de Almacén y el representante de OCI, de ser el caso. El acta se ingresa en el SMVDoc.

5.11. El Jefe de la Unidad de Logística revisa los resultados del inventario de los bienes de almacén.

Si existen diferencias, se prosigue con la actividad 5.12. En caso contrario, culmina el procedimiento.

5.12. El Jefe de la Unidad de Logística solicita al Técnico Administrativo de Almacén la elaboración del informe de sustento de las diferencias.

5.13. El Técnico Administrativo de Almacén elabora el informe de sustento y lo ingresa en el SMVDoc.

5.14. El Jefe de la Unidad de Logística revisa y evalúa el informe de sustento de

las diferencias de bienes en el almacén.

Si se encontraron bienes sobrantes, se prosigue con la actividad 5.15. Si se encontraron bienes faltantes y se debe a un robo o sustracción, se prosigue con la actividad 5.18. Si se encontraron bienes faltantes y se debe a mermas, se prosigue con la actividad 5.20. Tomar en cuenta que cuando se evidencia faltantes por merma, de bienes que por su naturaleza se volatizan, será aceptada siempre y cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva. Cuando la merma ocurra por acción de animales depredadores se informara sobre si la merma se debe estrictamente a esa causa. Si se encontraron bienes faltantes y se debe a negligencia o falta de control de los bienes, se prosigue con la actividad 5.22.

5.15. El Jefe de la Unidad de Logística luego de la investigación de las causas que originaron la diferencia (bienes devueltos no registrados en el módulo de almacén del SIA Logística, bienes de PECOSAS aun no entregadas a los usuarios, entrega de un bien por otro, entre otros), aprueba que se realicen los ajustes de los bienes sobrantes que correspondan en el sistema.

PROCEDIMIENTO




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5.16. El Técnico Administrativo de Almacén incorpora los sobrantes mediante una nota de entrada a almacén en el SIA Logística (como sobrantes de inventarios).

5.17. El Técnico Administrativo ajusta el registro de existencias en el SIA

Logística. Culmina el procedimiento.

5.18. El Jefe de la Unidad de Logística solicita al Encargado de Seguridad se realice la investigación que corresponda por los bienes que han sido robados o sustraídos de la institución.

5.19. El Encargado de Seguridad realiza la investigación que corresponda y

coordina con el Jefe de la Unidad de Logística y el Procurador Público de la SMV a los efectos de gestionar la denuncia policial, toma las medidas correctivas del caso y elabora e ingresa el informe y la denuncia policial en el SMVDoc. Prosigue con la actividad 5.21.

5.20. El Jefe de la Unidad de Logística verifica si se ha producido el faltante por

mermas.

5.21. El Jefe de la Unidad de Logística elabora el informe y el proyecto de resolución de baja de bienes de almacén e ingresa los documentos en el SMVDoc.

Son objeto de baja: Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en completo estado

de inutilidad La merma producida en las existencias por defecto de volatilización o por

acción de animales depredadores Los bienes perdidos por robo o sustracción. Los bienes que por su vencimiento o su estado de descomposición no son

recomendables para el consumo.

5.22. El Jefe de la Unidad de Logística firma el informe y visa el proyecto de

resolución en el SMVDoc.

5.23. El Coordinador Legal de la OGA revisa el proyecto de resolución en el SMVDoc y realiza los ajustes que considere necesarios.

5.24. El Coordinador Legal de la OGA visa el proyecto de resolución en el

SMVDoc.

PROCEDIMIENTO




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5.25. El Superintendente Adjunto de la OGA revisa el proyecto de resolución en el SMVDoc y coordina con el Coordinador Legal de la OGA los ajustes que considere necesarios.

5.26. El Superintendente Adjunto de la OGA firma el proyecto de resolución en el

SMVDoc.

Si se realizara la entrega de bienes deteriorados o merma a una entidad sin fines de lucro, se prosigue con la actividad 5.28. En caso contrario, culmina el procedimiento.

5.27. El Técnico Administrativo de Almacén realiza la entrega de los bienes deteriorados o merma a la entidad sin fines de lucro en presencia de un veedor de OCI (de ser el caso). Asimismo elabora un acta de entrega, la cual es firmada por los presentes en el acto de entrega, esta acta luego es ingresada al SMVDoc.

5.28. El Técnico Administrativo de Almacén ejecuta otras acciones de disposición aprobadas mediante resolución.

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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17.Ajustar registro de existencias

SIA Logística

Tipo de faltante

16.Incorporar sobrantes mediante nota de entrada en

almacén

SIA Logística

Jefe de la Unidad de Logística Técnico Administrativo de Almacén

FIN

11. Revisar resultados de

inventario

A

¿Existen diferencias?

13.Elaborar e ingresar informe

de sustento

14.Revisar y evaluar informe de

sustento

SMVDoc

Informe

Sí

FINFaltantes

18.Solicitar investigación a Encargado de

Seguridad

Robo/Sustracción

20.Verificar si el faltante corresponde

a mermas

Merma

Encargado de Seguridad

19.Elaborar e ingresar informe

21.Elaborar informe y proyecto de

resolución

Negligencia/

falta de control

SMVDoc

Informe

SMVDoc

Informe

Resolución

B

Tipo de diferencia15.Aprobar

ajustes

12.Solicitar elaboración de

informe de sustento

Sobrantes

No

PROCEDIMIENTO




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PROCEDIMIENTO




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Elaborado por:

Revisado por:


Aprobado por:

2 de 2

1

FORMATO

Código: FOR-GRE-LOG-001 Versión: 01

ACTA DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN

N° ACTA:

2

3

4 SOBRE LA INFORMACIÓN GENERAL

En, ........., a los .............días del mes de ............. del año .............., en el local de ................., a las ...............horas, se reunieronencargado de conducir y desarrollar el procedimiento de selección de cuyo objeto de convocatoria es

TIPO DE ACTO:

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN:

..............,encargado de conducir y desarrollar el procedimiento de selección de .............., cuyo objeto de convocatoria es

................, por un valor estimado de ............., a fin de ..........................

5 SOBRE EL QUORUM Y LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE SELECCIÓN PARTICIPANTES DE LA SESIÓN (DECORRESPONDER)

El quorum necesario que exige la normativa de contratación pública se logró con la presencia de los siguientes miembros:

ÓTitular

Suplente

Titular

Suplente

Titular

Suplente

Primer Miembro:Órgano/Unidad Orgánica:

Segundo Miembro:Órgano/Unidad Orgánica:

6 SOBRE EL ACUERDO DE APROBACIÓN

Presidente:Órgano/Unidad Orgánica:

Los miembros del comité de selección o la Unidad de Logística, por ………………………

7 OBSERVACIONES

8 NOMBRES Y FIRMAS DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE SELECCIÓN/UNIDAD DE LOGÍSTICA

1 de 1

1

2

3

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5Otros (especificar)

8

INFORME DE ANÁLISIS DE UNA DECLARATORIA DE DESIERTO


FORMATO

NÚMERO DE INFORME

FECHA DE EMISIÓN

NOMBRES Y FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES DEL COMITÉ DE SELECCIÓN O DE LA UNIDAD DE LOGÍSTICA

El valor estimado debe ser reformulado pues éste no estuvo acorde con los montos demercado.

Las especificaciones técnicas o términos de referencia fueron establecidos de acuerdocon estándares técnicos muy elevados, difíciles de cumplir.

Los postores no estructuraron adecuadamente sus propuestas, pues lasdescalificaciones derivan de errores en las ofertas, tanto técnicas como económicas.

Las especificaciones técnicas o términos de referencia, estuvieron confusos.

6 CAUSAS PROBABLES DEL DESIERTO EN EL PROCESO DE SELECCIÓN

El comité de selección o la Unidad de Logística, luego de las indagaciones con las dependencias competentes: ....................yconsiderando las consultas y observaciones acaecidas durante el procedimiento de selección, ha podido determinar que ladeclaratoria de desierto pudo tener como origen lo siguiente:

RECOMENDACIONES

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

7

5 MOTIVOS DE LA DECLARATORIA DESIERTO

No se registraron los participantes El registro de participantes fue de ……hasta el día ……

No existe ninguna oferta válidaSe presentaron ……ofertas, todas ellas descalificadas.……fueron descalificadas en la fase técnica y ……fueron descalificadas enla fase económica.

Se registraron participantes, pero no presentaron propuestas

Se registraron ……participantes, pero ninguno presentó propuestas.

4 ANTECEDENTES

1 de 2

2 de 2


FORMATO

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES PARA BIENES Y SERVICIOS POR MONTOS MENORES O IGUALES A 8 UIT

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

UIT

COTIZACIONES:

S S S C

N° Descripción Cantidad UnidadPrecio

UnitarioPrecio Total

Precio Unitario

Precio TotalPrecio

UnitarioPrecio Total

EMPRESA A EMPRESA B EMPRESA C

TOTAL

Otras característicasadicionales a losrequerimientos.

Marca

Otro (especificar)

Garantía

Plazo de entrega

SELECCIÓN

( p )

EMPRESA:

Criterio de selección:

Menor precio

Criterio de selección:

Algún aspecto técnico o mejora, adicional a los

RequierimientosRequierimientos. (especificar)

Fecha:

Trabajador de la Unidad de Logística Jefe de la Unidad de Logística

3

4

1 NÚMERO DE EXPEDIENTE SMVDOC

Plazo de ejecución del servicio

Monto del contrato/orden de trabajo

Fecha de inicio del servicio

2 FECHA DE EMISIÓN DE ACTA

ORGANO INSTITUCIONAL/UNIDAD ORGÁNICA

5

FORMATO


ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIOS CONTINUOS

8

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE(S) DE LA CONFORMIDAD

7 NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN FIRMA

6 CONFORMIDAD

Por medio del presente documento, la ………………………………(Órgano Institucional o Unidad Orgánica) otorga la conformidad alservicio ……………………………, correspondiente al periodo: del ……….. al ………...

Nº DE PAGO DEL SERVICIO

Fecha de la orden de trabajo

DATOS DEL CONTRATISTA/ CONTRATO

Nombre del contratista

Denominación de la contratación

Número de orden de trabajo

Número de conformidades que corresponden emitir durante eldesarrollo del servicio

1 de 1

1

2

3

Monto del contrato/orden de trabajo

Número de conformidades que corresponden emitir duranteel desarrollo del servicio

FORMATO

ACTA DE OBSERVACIONES Y/O INCUMPLIMIENTOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

4 DATOS DEL CONTRATISTA/ CONTRATO

Nombre del contratista

Número de orden de trabajo

Fecha de suscripción de laorden de trabajo

NÚMERO DE EXPEDIENTE SMVDOC

FECHA DE LA EMISIÓN DEL ACTA


ENTREGABLE OBSERVADO Y/O INCUMPLIDO

Número de contrato (siaplica)Fecha de suscripción delcontratoDenominación de lacontratación

Plazo de ejecución del servicio

Fecha de inicio del servicio

el desarrollo del servicio

6 PLAZO DE SUBSANACIÓN

En concordancia con el artículo 143 del Reglamento, se otorga un plazo de .....…..........días calendario para que el contratista subsane lasobservaciones.

Finalmente, es importante indicar que en caso de mantenerse el incumplimiento, se podrá iniciar un procedimiento de resolucióncontractual, de acuerdo con la normativa de contratación pública. Para ello, el responsable de otorgar la conformidad, comprobará que loexigido mediante el presente documento se cumpla cabalmente, caso contrario, se informará a la Unidad de Logística para las accionesque correspondan.

5 OBSERVACIONES Y/O INCUMPLIMIENTOS

Por medio de la presente, el/lo(s) responsables de la verificación del entregable ha(n) encontrado que el contratista ha brindado losservicios con algunas observaciones y/o incumplimientos en las características y/o condiciones establecidas en los términos de referenciay los parámetros contractuales. Las observaciones y/o incumplimientos se detallan en el anexo adjunto a la presente acta.

7 NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE LA VERIFICACIÓN

FIRMA

1 de 2

8

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA CONFORMIDAD

2 de 2

Resolución de Superintendente Nº 011-2016-SMV/02

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