RESOLUCIÓN NÚMERO 03303 DEL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL

RESOLUCIÓN NÚMERO __03303___ DEL ____15 DE OCTUBRE DE 2010_

"Por la cual se crea el Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicación para la Policía Nacional”

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de las facultades legales que le confiere el artículo 2º, numeral 8 del Decreto 4222 de 2006,

Y

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto 4222 del 23 de Noviembre de 2006 se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y facultó al Director General de la Policía Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales, reglamentos y demás actos administrativos necesarios para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional; Que mediante Decreto número 0149 del 05 de enero de 1957 se reglamenta la Bandera y el Escudo para uso de las Fuerzas de Policía. Que mediante resolución número 5916 del 12 de octubre de 1984 se aprueba y explica el escudo de la Policía Nacional. Que mediante resolución número 02371 del 09 julio 2007 se define la clasificación de las Policías Metropolitanas y Departamentos de Policía” Que mediante resolución número 04894 12 de noviembre de 2008 se adopta la Guía de Gestión Documental para la Policía Nacional” Que, la Resolución No.05296 del 051208 “Por la cual se adopta el Mapa de Procesos Institucional y los procesos de Primer Nivel” en su artículo 6°, numeral 4 establece que el Jefe de Comunicaciones Estratégicas es el dueño del proceso Comunicación Pública. Que la resolución 02994 del 02 octubre de 2009 por la cual se modifica la estructura orgánica interna, se determinan funciones de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. Que mediante resolución número 03372 del 26 de octubre de 2009 se expide el Reglamento de uniformes, insignias, condecoraciones y distintivos para el personal de la Policía Nacional”. Que mediante resolución número 03515 del 05 de noviembre de 2009 se expide el Reglamento de Ceremonial y Protocolo. Que mediante resolución número 03295 del 15 de octubre de 2010 se adopta el Manual Logístico de la de la Policía Nacional.

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22

RESOLUCIÓN NÚMERO ____ ___ DEL ________HOJA No. 2 de 175 CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN "REGLAMENTO DE IDENTIDAD, IMAGEN Y COMUNICACIÓN PARA EL PERSONAL DE LA POLICÍA NACIONAL"

1DS - RS - 0001 Página 2 de 175 Aprobación: 05-12-2008 VER: 0

Que en atención a los anteriores considerandos, se hace necesario reglamentar mediante una norma, los parámetros y lineamientos de identidad, imagen, y comunicación en la Policía Nacional a través de un Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicación, con el fin de contar con un instrumento de consulta y orientación para los funcionarios de la Institución, en la utilización de los elementos de identidad e imagen corporativa y manejo de la comunicación para el fortalecimiento de la percepción y credibilidad de la Policía Nacional a nivel interno y externo.

RESUELVE:

TITULO I GENERALIDADES Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1. Creación del reglamento Crear el Reglamento de Identidad, Imagen y Comunicación para la Policía Nacional el cual tendrá cinco títulos: 1. Título I – Generalidades 2. Título II – Símbolos 3. Título III – Identidad visual 4. Título IV – Identidad de entorno 5. Título V –Comunicaciones estratégicas Artículo 2. Objeto y alcance El presente reglamento establece normas y parámetros de aplicación que cada uno de los integrantes de la Institución debe seguir en cuanto al correcto uso de la imagen e identidad institucional y la gestión adecuada de las comunicaciones estratégicas en relación a todos los públicos con los que debe relacionarse la Policía Nacional. Los usos, aplicativos y formas de gestión de la identidad, la imagen y la comunicación en la Policía Nacional que no se encuentren documentados en este reglamento, deberán ser aprobados previo proceso de consulta y asesoría por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas de la Dirección General de la Institución. Artículo 3. Observancia El cumplimiento del presente reglamento corresponde a todo el personal que integra la Policía Nacional, especialmente a directores, comandantes y jefes de las oficinas asesoras, para salvaguardar la identidad, la imagen y la comunicación de la Institución como activos estratégicos y garantizar el buen manejo de la marca “POLICÍA” con la finalidad de fortalecer la credibilidad y confianza con la ciudadanía. Para efectos de transición, por razones legales y presupuestales, el Director General de la Policía Nacional determinará los parámetros de implementación establecidos en el presente reglamento de manera gradual. TITULO II SÍMBOLOS Capítulo I Símbolos Patrios Artículo 4. Importancia de los símbolos patrios Los símbolos patrios se constituyen en un sistema de identidad, reconocimiento, propiedad y de pertenencia; que representan a una nación, a sus gentes, su cultura y sus posesiones y expresan lo que es un pueblo desde sus raíces hasta su proyección futura como sociedad.




Ellos tienen la capacidad de cohesionar a todo un pueblo en torno a los objetivos de progreso y desarrollo del País. El respeto y el amor por la bandera; el himno y el escudo de un País, son un instrumento de identificación de los ciudadanos con su patria y sus conciudadanos. Debido a que son las Instituciones Gubernamentales las llamadas a reforzar ese sentimiento patrio y de unidad que necesita el país para asegurar el progreso como nación, la Policía Nacional de Colombia debe asegurarse de apoyar la identificación ciudadana con la patria iniciando por el respetuoso, correcto y uniforme uso de los Símbolos Patrios. Artículo 5. Significado de los símbolos patrios: Cada Símbolo Patrio tiene su historia y significado; en ellos está representado lo mejor de los colombianos, de lo que hemos sido, somos y queremos ser; a través de ellos se reconocen a los ciudadanos tanto dentro como fuera del país. Por ello, la modificación o alteración de algún elemento de los símbolos patrios compromete la identidad de todo un pueblo; se altera la capacidad de identificación y de pertenencia a una sociedad que trabaja en torno a unos principios y objetivos que mueven a toda una nación para alcanzar la convivencia armónica y el progreso conjunto. Artículo 6. Escudo de la República de Colombia: A través del presente reglamento de identidad, imagen y comunicación estratégica; se recogen la normatividad y manuales de identidad establecidos por la Presidencia de la República y el Congreso Nacional con el fin de asegurar que en la Policía Nacional de Colombia se dé el uso de una imagen visual coherente, clara, funcional y unificada con los Símbolos Patrios especialmente cuando éstos hacen parte de la propia identidad visual y corporativa de la Institución.

1. Importancia del escudo de la República.

El Escudo Nacional, como el símbolo de símbolos, define las posesiones y representa la autoridad de Colombia sobre las mismas. En él se concentran los más preciados principios y pertenencias de la Nación como Estado y como pueblo. Dado que cada uno de sus elementos evoca lo que es, tiene y quiere ser el pueblo colombiano, es fundamental comprender sus significados y características con el fin de asegurar su adecuado uso. Por lo anterior y debido a que el Escudo Nacional de Colombia es parte fundamental de la identidad de la Policía Nacional tanto en su Escudo como en el espíritu mismo del cumplimiento de su labor, en el presente reglamento de identidad se destacan tanto sus características físicas como simbólicas para asegurar la comprensión de la importancia de mantener la unidad en su implementación y uso.

2. Significado del escudo.

El Escudo Nacional de Colombia que tiene más de siglo y medio, simboliza los principios y valores y las principales posesiones que nos consolidan como un pueblo amante de la libertad y el orden. A través de elementos como el Cóndor de los Andes, el ave más grande, fuerte y poderosa que surca nuestros cielos; de la granada, del gorro frigio; los cuernos de la abundancia y dos buques localizados en el Canal de Panamá, evocan las glorias de nuestra patria; la riqueza de nuestro cielo y la privilegiada ubicación geográfica de nuestro país. “Dentro de su interpretación actualizada podría decirse que el cóndor es ratificación de la vocación aviadora colombiana y del compromiso de las generaciones contemporáneas denominar el vasto y contrastado territorio nacional, mediante el ejército de alas poderosas. La primera zona exige a los colombianos la explotación, el incremento y el usufructo de sus considerables recursos naturales. La segunda recuerda que la libertad se sigue conquistando todos los días, como en el Pantano de Vargas y Junín lo hizo el pueblo con la misma lanza en la que campea el gorro frigio.




La tercera zona afirma categóricamente la privilegiada posición geográfica de Colombia en lo continental y en lo universal, especialmente su condición costera del Atlántico, del Pacifico y la ribereña del Amazonas”

3. Parámetros gráficos. Los aspectos gráficos que se deben aplicar al escudo son los establecidos en el manual de uso del escudo de la República de Colombia, elaborado por la Presidencia de la República, con el fin de asegurar el uso de imagen visual coherente, clara y funcional entre todas las instituciones y entes gubernamentales. 4. Parámetros de uso. En cuanto a su apropiada utilización el Decreto 1967 de 1991, establece que el Escudo de Armas de Colombia sólo se podrá utilizar:

• En la Bandera Nacional del Presidente de la República. • En las Banderas de Guerra • En los membretes de papel, sobres y otros documentos mediante los cuales se ventilen

asuntos estrictamente oficiales o gubernamentales. • Se autoriza esculpirlo en monumentos, iglesias, capillas, panteones o cementerios militares,

cuarteles, buques, centros docentes y otros lugares; siempre que reúnan condiciones de severidad, seriedad y respeto.

Artículo 7. Bandera de la República de Colombia 1. Importancia de la bandera de la República. La Bandera de Colombia, simboliza la patria, su historia y la nacionalidad de sus gentes; en ella se ven representadas las características especiales que distinguen al pueblo colombiano, a su ejército y a su tierra. La emoción y devoción que sienten los colombianos cuando ven ondear su bandera es el reflejo del amor y respeto por la Patria, pero muy especialmente por el uso apropiado y coherente que se ha dado durante años a este Símbolo Patrio. La Policía Nacional de Colombia como representante y protector de las instituciones y de la sociedad, es a su vez la llamada a enaltecer los símbolos patrios como un medio para promover la unidad e identificación ciudadana a través de la promoción y enseñanza de los mismos, pero muy especialmente de su ejemplo. Por tal razón y debido a que la Policía Nacional de Colombia utiliza la Bandera de Colombia en sus actos protocolarios o acercamientos hacia la ciudadanía, es fundamental el conocimiento de sus simbolismos y adecuado uso. 2. Significado de la bandera de la República.




La Bandera Nacional significa nuestros esfuerzos del pasado y nuestras esperanzas de un futuro mejor. Lleva los colores de la misma bandera que Bolívar paseó triunfante por las grandes ciudades y que lo acompañó durante la Campaña Libertadora ondeándose durante las batallas que dieron la Independencia a Colombia. El significado que se debe tener presente de sus tres colores son: el amarillo representa la abundancia y la riqueza de nuestro suelo, pero también la soberanía, la armonía y la justicia; el azul simboliza el mar, los dos océanos sobre los que Colombia tiene costas y que nos une a otros pueblos para el intercambio de productos; y el rojo representa la sangre, pero no la sangre que derrama el odio sino la que alimenta el corazón y le da movimiento y vida, la que significa amor, poder, fuerza y progreso. 3. Parámetros gráficos de la Bandera de la República. Los colores de la Bandera Nacional de la República de Colombia son los mismos que tiene el Escudo Nacional. Se encuentran distribuidos en tres franjas horizontales ocupando el amarillo la mitad superior y los otros dos colores la otra mitad, divididos en franjas iguales. El azul en el centro y el rojo en la parte inferior.

Capítulo II Símbolos de la Policía Nacional Artículo 8. Importancia de los símbolos de la Policía Nacional. Los Símbolos de la Policía Nacional de Colombia son los elementos que representan a la Institución y forman un factor de cohesión entre todos los funcionarios que la integran. Debido a que identifican y diferencian a la Institución frente a otros entes del Estado, debe mantenerse la unidad en su utilización haciéndose necesario evitar cualquier modificación a los parámetros aquí establecidos. Por tal motivo, el presente reglamento busca homologar los diferentes símbolos institucionales a partir del conocimiento y comprensión de las características gráficas y simbólicas de los diferentes elementos que son comunes a todas las unidades de la Policía Nacional, asegurando su unidad y capacidad de identificación institucional. Se prohíbe emitir piezas institucionales que se encuentren por fuera del marco documental de la Policía y que generen proliferación de escudos, himnos y distintivos de las diferentes unidades. A través de las descripciones e instrucciones que proporciona el presente reglamento se busca estandarizar los usos y aplicaciones de los diferentes símbolos institucionales. Artículo 9. Parámetros gráficos y de uso. El presente manual contempla las características y parámetros gráficos para la correcta utilización de los símbolos institucionales con el fin de presentar una imagen unificada tanto al interior como al exterior y asegurar una correcta identificación institucional. En caso de presentarse alguna duda en su utilización, se debe consultar con la Oficina de Comunicaciones Estratégicas a fin de evitar el uso inadecuado de los Símbolos de la Institución. Artículo 10. Escudo de la Policía Nacional 1. Importancia del escudo institucional. Dado que el Escudo de la Policía Nacional se constituye en el emblema per se y principal recurso gráfico de su identidad corporativa, que inspira el amor a la patria, ensalza su protección y cuidado como cimiento entrañable emanado de los preceptos constitucionales y legales, es un identificador claro y preciso del espíritu institucional ante sus funcionarios y la comunidad. Ver el Escudo de la Policía Nacional de Colombia es ver reflejado el compromiso de todo un equipo humano por el acatamiento de los derechos, las garantías y los deberes en busca de la convivencia




armónica, el bien común y el innegable amor de patria que se encuentra presente en todas y cada una de las actuaciones de sus representantes. Para asegurar la adecuada identificación ciudadana de los principios y valores reflejados en el Escudo Institucional, es fundamental que sus representantes conozcan, entiendan e interioricen sus características simbólicas y gráficas, manteniendo así una identidad unificada al interior y una imagen sólida hacia la comunidad. Por lo anterior, a continuación se detallan las características simbólicas y gráficas del Escudo Nacional de la Policía de Colombia. 2. Significado del escudo El escudo de la Policía Nacional está compuesto por dos circunferencias concéntricas en cuyo interior lleva una estrella de cinco puntas sobre la que se destaca como elemento principal de la composición total del logo-símbolo, el Escudo Nacional de Colombia ratificando el valor de la Policía para la nación.

Su lema DIOS Y PATRIA, dos valores fundamentales del ser humano congregan a la Policía Nacional destacando los principios de actuación de la institución. DIOS: Causa primera de la existencia; amor pleno y total; amor perfecto; justicia plena. PATRIA: Nuestra tierra; la tierra de nuestros ancestros; la tierra de nuestros sueños; la comunidad que es la razón de ser de la Policía.

3. Parámetros gráficos.




• Escudo Nacional con todos sus elementos y colores propios, ubicado sobre la estrella de cinco puntas.

• Estrella de cinco (5) puntas delineada en negro, encajando perfectamente dentro del círculo interior.

• Circunferencia interna en color verde corporativo. • Dos (2) circunferencias concéntricas • En la corona formada por las dos (2) circunferencias va en color blanco, y lleva inscrito en letras

negras en mayúsculas y tildadas el siguiente texto así: en la parte superior. “REPÚBLICA DE COLOMBIA” intercalada por dos (2) estrellas de cinco puntas y en la parte inferior, “POLICÍA NACIONAL” separada por una (1) estrella de cinco puntas. Habrá una estrella a cada lado, separando las dos palabras; para un total de cinco pequeñas estrellas, en color verde corporativo.

• Rodeando las circunferencias, una corona de laurel con hojas nervadas en sable y frutada hacia el interior con 11 gules rojos (seis a la derecha y cinco a la izquierda).

• En la parte inferior irá una cinta ondeante blanca y delineada en negro enrollada en los extremos con el lema de “DIOS Y PATRIA”.

a. Guía de construcción y proporciones. En todas las aplicaciones el escudo debe mantener las

proporciones que se indican a continuación

b. Retícula. Para la ampliación por cuadrícula del logo-

símbolo de la Policía Nacional, se toman cuadrados perfectos y de su unión resulta una retícula que permite ampliarlo.

c. Espacio de protección. Para garantizar la correcta

visibilidad del escudo en cualquiera de sus aplicaciones y en su uso con otros identificadores o elementos visuales, deberá conservarse un espacio blanco mínimo en todos sus costados.




4. Únicas versiones autorizadas del escudo. Las siguientes son las versiones autorizadas para todas sus aplicaciones: a. Versión en policromía. Es la versión recomendada para todas las

aplicaciones. La paleta de color y los tipos de archivos se explican detalladamente en el título 3.

b. Versión en escalas de grises. Es la versión en grises del escudo. Se debe garantizar la fidelidad de los grises que la componen. Esta versión se recomienda para aplicaciones que requieran identificadores en escala de grises y fotocopias. c. Versión en líneas. Esta versión se recomienda para

aplicaciones especiales como repujados, bordados o impresiones en soportes especiales.

d. Versión con filete. Para su uso sobre el verde institucional, sobre gris o fondos oscuros el escudo deberá tener un filete en negro al 30% y equivalente al 300% de las líneas de contorno de los círculos centrales. Esta proporción debe conservarse en cualquiera de los tamaños autorizados.




e. Versión de lujo. Esta versión se autoriza únicamente para las ediciones de lujo tales como publicaciones especiales de aniversario, material de merchandising autorizado exclusivamente por la Dirección General y Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas. 5. Versión con tipografía en la parte inferior. Se emplea el escudo con el texto Policía Nacional cuando el tamaño de éste no permite reconocer claramente el texto interior. La versión alternativa se puede aplicar en medios impresos o electrónicos donde el tamaño del escudo es inferior al mínimo permitido para su versión principal o impresos de gran formato donde la distancia no permita la correcta legibilidad.

a. Plano de construcción Son las medidas, máximas y mínimas para la construcción proporcional del Escudo de la Policía Nacional. b. Espacio de protección Este espacio es el mínimo permitido para proteger el escudo de otros elementos que se coloquen en su proximidad. c. Tamaños mínimos sin tipografía en la parte inferior.




d. Tamaños mínimos con tipografía en la parte inferior.

6. Parámetros de uso del escudo a. Usos y aplicaciones del logosímbolo. Los elementos institucionales que deben contener el logosímbolo de la Policía Nacional son variados y se establecen detalladamente en los capítulos siguientes de este reglamento. Los parámetros de uso generales son los siguientes: • Se sugiere usar el escudo en su versión autorizada en policromía debido a su alto contenido de detalle. En este caso o en el caso de usarlo en sus versiones autorizadas en escala de grises o línea, deberán usarse los archivos autorizados según el tipo de aplicación. • El escudo deberá aparecer en todos los documentos, piezas visuales, elementos físicos, uniformes y otros de la Policía Nacional o relacionados con la Institución. • En el caso de documentos o piezas comunicativas donde están involucradas otras instituciones se usarán los parámetros de identidad combinada y de uso con otros identificadores que se pueden ver en el título 3 del presente reglamento.




• El diseño y los textos que hacen parte del escudo de la Policía Nacional son inalterables sin importar el idioma en el que se traduzcan las piezas de comunicación. b. Usos incorrectos del escudo: • No se puede modificar ninguna de las características de la tipografía de la versión autorizada. • No se puede alterar la distribución de los elementos de la versión autorizada. • No se puede alterar el color, tonos de grises o calibre de línea de las versiones autorizadas. • No se puede alterar la forma o proporción del escudo alargándolo o encogiéndolo. • No se puede usar el escudo como parte de una palabra o de una cifra. • No se debe usar el escudo sobre fondos oscuros o difusos sin usar el filete para que permita su lecturabilidad y visibilidad clara. • No se debe colocar sobre fotografías sin usar un filete gris. • No se debe colocar sobre fondos texturados o degradados sin filete gris o sobre imágenes de objetos. Artículo 11. Bandera de la Policía Nacional

1. Importancia de la bandera. La Bandera de la Policía como símbolo institucional identifica ante la comunidad y sus integrantes la misionalidad institucional y su compromiso patriótico. Su adecuada utilización se constituye en factor determinante para la identificación de los representantes de la Institución y de la comunidad.

2. Significado de la bandera La Bandera de la Policía conformada por los colores blanco y verde, simboliza el compromiso de la Institución con los propósitos de restablecer y mantener la autoridad legítima del Estado y la paz en todo el territorio nacional; igualmente, el equilibrio entre la justicia y la inocencia, entre la paz y el derecho de las personas y entre la esperanza y el bienestar de la sociedad; expresa además la energía puesta en pro de la victoria de la ley, frente al delito. La Bandera institucional está compuesta por una franja de color blanco que es fuente de energía, pureza y paz, otra de color verde corporativo que significa esperanza, fuerza, longevidad e inmortalidad. 3. Parámetros gráficos. Dividida en dos (2) franjas horizontales de igual proporción, una de color blanco y otra de color verde corporativo (Pantone 356 C). Las dimensiones serán: un metro con treinta y cinco (1.35) centímetros de largo, por un metro con diez (1.10) centímetros de ancho. Artículo 12. Placa policial 1. Importancia de la placa. La placa policial será usada gráficamente como una imagen simbólica que representa los valores institucionales y que apoyará algunos mensajes institucionales que la Policía Nacional quiere trasmitir a sus públicos clave. 2. Significado de la placa: • El color dorado simboliza el valor del honor policial en reconocimiento a la gloria y buena reputación

de los servidores de la Institución, obtenida a través del desarrollo del servicio de excelencia dentro de los principios éticos rectores de la Institución.

• El brillo representa la pureza y el valor de la transparencia entendido como el actuar con rectitud frente al servicio y demostrar coherencia en la manera de pensar, sentir y actuar.

• El metal encarna el reconocimiento de la autoridad y el valor de la disciplina como elementos esenciales para garantizar una convivencia armónica, regulada a través de normas establecidas y disposiciones sociales e institucionales.

• Los rayos exteriores hacen alusión a la visibilidad del quehacer policial, con responsabilidad por la excelencia en el servicio a la comunidad. Así mismo representa el interés de la Institución por




favorecer el desarrollo de competencias del personal policial y el mejoramiento de su calidad de vida para alcanzar altos niveles de desempeño.

3. Parámetros gráficos. Elementos del Escudo de la República de Colombia: leyenda y el Cóndor que representa la libertad y soberanía, por ser un ave asociada con las glorias de la Patria. El escudo de la República de Colombia rodeado por el texto POLICÍA NACIONAL y los 2 principios de actuación de la Institución. 5+5=10 / 1+0+9=10 Representación numérica de la calificación más alta en una escala de 1 a 10 como muestra de la mejora continua y la búsqueda de la excelencia. Como imagen de la contraportada en publicaciones como: -Reglamentos -Manuales -Revistas Institucionales

-Volantes o plegables -Informes Como elemento de piezas promocionales: La placa como imagen de promoción puede ser utilizada en determinados elementos de acuerdo con los públicos y las actividades a realizar. En estos casos deberá respetar los colores y elementos de la placa establecidos en el presente reglamento. Ver aplicaciones en el título IV, capítulo material promocional.

Usos permitidos: La placa puede ser utilizada en medios impresos, digitales o audiovisuales de dos formas: -Completa y centrada en el espacio de la pieza de comunicación. -A la mitad siempre en el margen derecho y haciendo uso del perfil izquierdo que mantiene visible el cóndor de los Andes de la placa. Usos no permitidos: -La imagen de la placa no debe remplazar en ningún caso el escudo de la Policía Nacional. -No se puede cambiar ninguno de sus elementos gráficos, componentes, colores o dimensiones. -No se puede usar en materiales repujados, grabados o biselado en madera o vidrio, con el fin de respetar su nivel de detalle gráfico.

-No se puede usar como imagen de sellos de tinta. -La placa no puede ser sangrada en parciales diferentes a su perfil izquierdo. -No fraccionarla o dividirla de forma horizontal.




Artículo 13. Himno, oración del policía y oración patria Hacen parte de la identidad Institucional el Himno, la oración del policía y la oración patria. 1. Himno de la Policía Nacional: El Himno evoca el sentido de responsabilidad, la esencia del

quehacer policial y valores inherentes, que cada policía debe asumir frente al ejercicio de su carrera, al igual que otras grandes virtudes denotadas en la letra de esta composición. Su música y letra es autoría del santandereano señor Luis María Carvajal. Y su transcripción es la siguiente:

I

Adelante, guardianes del orden con hombría, valor, dignidad vigilad que el derecho del hombre sea con orden gozar libertad.

II

Si a obrar os obliga el deber, tu prudencia sabed demostrar de balanza justicia sed fiel, ciudadano ante ley es igual.

III Del hogar los derechos sagrados como padres debéis custodiar y que Dios y la Patria os lo premien, defensores del orden social 2. Oración del Policía Señor Yo soy Policía Tu me infundiste esta vocación así como tu velas por el orden del mundo




Yo también te ayudo a cuidar al menos una parte del mismo. Dame Señor Paciencia, prudencia e inteligencia para servir acertadamente al público, Protégeme a toda hora, especialmente en mis servicios y protege también a mis seres queridos en mi ausencia, GRACIAS SEÑOR. 3. Oración patria Colombia, patria mía, te llevo con amor en mi corazón; creo en tu destino y espero verte siempre grande, respetada y libre. En ti amo todo lo que me es querido: Tus glorias, Tu hermosura, mi hogar, mis creencias, las tumbas de mis mayores, el fruto de mis esfuerzos, la realización de mis sueños. Ser Policía tuyo es la mayor de mis glorias; mi ambición más grande es la de llevar con honor el título de colombiano y, llegado el caso, morir por defenderte. TITULO III IDENTIDAD VISUAL Capítulo I Tipografía de la Institución Artículo 14. Tipografía Principal La identidad visual tipográfica de la Policía Nacional de Colombia que se emplea es Gill Sans y su familia tipográfica. Se puede emplear para títulos, señalética y contenidos de textos.




Artículo 15 . Tipografía secundaria La fuente para contenido y títulos de textos es la fuente Arial su familia tipográfica Artículo 16. Tipografía para uso en medios digitales. La fuente para contenido y títulos de textos es la fuente Verdana y su familia tipográfica, debido a su fácil lecturabilidad en medios digitales.




Capítulo II Colores Institucionales Artículo 17. Colores del escudo de la Policía Nacional. El Escudo de la Policía cuenta con la siguiente paleta de colores:

Artículo 18. Colores de la bandera de la Policía Nacional. Son el verde institucional - Pantone 356C y el blanco. Las proporciones se indican en el título 2 del presente reglamento. Artículo 19. Franja “Marca Policía” Para integrar, unificar y consolidar la marca Policía Nacional desde el color y con la finalidad de contar con una arquitectura de marca, la institución adopta la franja “marca policía” que reúne los roles que la Institución cumple en su gestión; el ámbito educativo, el operativo y el administrativo.

La función de la franja “marca Policía” es unificar, pero a su vez diferenciar los roles enmarcados en la Institución y comunicar la gestión integradora que realiza la Institución con su gente y con la comunidad. A partir de una gama cromática se busca posicionar visualmente y de manera sencilla esta labor de la Policía Nacional. Abrazando los tres roles de la Institución se encuentra el verde Policía Nacional. En primera instancia el ámbito operativo, seguido del ámbito administrativo y cerrando el ámbito educativo que soporta la formación del talento humano de la entidad. 1. Racional de la franja “Marca Policía”. “La Institución está preparada para dar respuesta efectiva y eficiente a la comunidad en materia de conveniencia y seguridad ciudadana, con un servicio respetuoso, efectivo y cercano. Para ello, cuenta con una administración basada en la excelencia y está conformada por un equipo humano idóneo, conocedor y ético”.




2. Significado de la franja. La franja está compuesta por el verde institucional, dos grises y los verdes de las unidades y el verde institucional de la siguiente manera:

Para las Direcciones y Unidades Policiales de ámbito operativo, que deben ser visibles y cercanos ante la comunidad, el verde es más luminoso. Para las Direcciones y Unidades Policiales que cumplen un rol administrativo, que debe evocar transparencia, gerencia y buena toma de decisiones, se asigna un verde medio, sereno y limpio, muy cercano cromáticamente al verde institucional. Para el ámbito educativo y de formación, es un verde dinámico que evoca la claridad en el proceso de incorporación, entrenamiento y preparación del talento humano.

Se debe usar en todos los documentos internos y externos que se exponen en el presente reglamento. Así como los medios oficiales de la entidad como el periódico, la revista, los videos, los informes institucionales, etc. 3. Parámetros gráficos. Gama Cromática 1. Verde institucional 2. Gris medio 3. Verde unidades operativas 4. Verde unidades administrativas 5. Verde unidades académicas 6. Gris claro El uso correcto de la franja “marca Policía”, debe estar presente en todos los medios de información y divulgación de la Policía Nacional, ubicada en la parte inferior, cerrando las piezas. Puede ir acompañada de una línea gris en la que debe ubicarse la línea de atención y la Web institucional.




Si no puede usarse sangrada, el espacio entre la franja y el borde del formato no puede ser superior a la altura de la franja.

4. Usos incorrectos de la franja.

No se debe utilizar la franja con una proporción diferente a la establecida. No se debe cambiar la forma, el orden de los colores, la proporción de los espacios, ni

adicionar elementos a la franja establecida. No se debe utilizar la franja dividiendo el espacio entre el escudo y el texto “Policía Nacional”;

tampoco debe usarse de forma vertical. No se puede escribir sobre la franja.




Artículo 20. Colores de la Policía Nacional Para el uso correcto de la franja “marca Policía” y los colores del escudo es necesario también usar el color de las paletas de color básico y complementario en las distintas aplicaciones impresas, de pantalla o para el entorno de la Policía Nacional. A continuación se pueden ver las paletas con las referencias técnicas para cada caso y las posibles opciones de combinación que pueden usarse en cualquier aplicación. Capítulo III Parámetros de uso del escudo de la Policía Nacional con otros escudos institucionales Artículo 21: Uso del Escudo de la Institución con el de la República de Colombia. El Escudo de la República de Colombia siempre debe ir a la izquierda del Escudo de la Policía Nacional; de igual manera cuando éste incluye el texto de Ministerio de Defensa.

Artículo 22: Escudo de la Institución acompañado de otro escudo o logosímbolo. El Escudo de la Policía Nacional debe ubicarse a la izquierda de otros escudos y/o logosímbolos, teniendo en cuenta la lateralidad de la imagen, no del espectador. Pueden colocarse hasta dos escudos de direcciones o unidades policiales acompañando al escudo de la Policía Nacional. En caso de ser más de tres escudos de la institución sólo se colocará el de la Policía Nacional. El Escudo de la Policía Nacional, debe ir acorde con las dimensiones, proporciones y fondos establecidos en el primer título del presente reglamento. Y para los casos donde va con otras instituciones se debe conservar siempre la zona mínima de protección y respetar las proporciones de medida mínima.




La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas debe dar el visto bueno de aplicación cuando se coloque en los diferentes medios; con el fin de garantizar su buena aplicación gráfica y que su uso no respalda actividades o eventos que atenten contra la imagen de la Institución. El porcentaje de tamaño será mayor para el Escudo de la Policía Nacional cuando ésta es la institución principal en el evento o pieza visual que se usa. Así mismo, se respetarán las normas de protocolo para la ubicación del Escudo de la Policía Nacional con los identificadores de otras instituciones u organizaciones colombianas o internacionales. En el caso de ser la institución principal se ubicará en la izquierda. En caso de contar con patrocinadores externos a la Institución, los logos deben ubicarse de la siguiente manera, previa verificación y autorización de compatibilidad por parte de la persona responsable de la alianza y autorización de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas. Capítulo IV Papelería y documentos institucionales Artículo 23. Tarjeta de presentación

1. Guía construcción y proporciones




Artículo 24. Oficios. La hoja carta con membrete se usa en la documentación general. En línea con el Manual de comunicaciones del Ministerio de Defensa, ley de archivo general 594 de 2000 y la guía de gestión documental de la Policía Nacional, el cabezote de los oficios distribuirá los siguientes elementos centrados:

- En primera línea el texto MINISTERIO DE DEFENSA

- En segunda línea el texto POLICÍA NACIONAL

- En tercera línea el escudo de la Institución

- En cuarta línea el nombre de la dependencia de origen

1. Guía de construcción y proporciones. Información técnica:

El orden para cuando es una unidad es el siguiente:

-Ministerio -Policía Nacional -Escudo Policía -Dependencia de origen Información técnica Formato: 21.5 X 28 cm. Impresión: policromía o en

grises. Papel: Bond 75 gr. Acabados: ninguno.

2. Versión en escala de grises.




La segunda página se emplea cuando el oficio o comunicado requiere más de una página. Se debe numerar usando la tabla de datos documentales. 3. Ubicación de símbolos especiales, conmemorativos y certificaciones

4. Papelería de lujo de la Dirección General La papelería de lujo, solo podrá ser utilizada por la Dirección General para comunicaciones externas que buscan relacionamiento con otras entidades y aliados estratégicos. Información técnica: Formato: 21.5 X 28 cm. Impresión: policromía o en grises Papel: Bond 75 gr. Acabados: ninguno Artículo 25. Sobres 1. Sobre, Carta y oficio.




Se usa para el envío de correspondencia externa y se pude emplear en formato carta u oficio. a. Guía de construcción y proporciones. Información técnica: Formato: 22 X 29 cm. Impresión: policromía Papel: Bond 90 gr. Acabados: ninguno 2. Sobre horizontal Se usa en el envío de correspondencia externa. a. Guía de construcción y proporciones Información técnica: Formato: 23 X 12 cm. Impresión: policromía Papel: Bond 75 gr. Acabados: troquelado y sellado

Capitulo V Correspondencia Protocolaria




La correspondencia protocolaria la emite el despacho del Director General de acuerdo a las circunstancias que determine necesarias. Artículo 26. Esquela sencilla 1. Guía de construcción y proporciones Información técnica: Formato: 16,5 X 23 cm. Impresión: policromía Papel: Kimberly blanco 150 gr. Acabados: repujado y troquelado Artículo 27. Esquela doble 1. Guía de construcción y proporciones Información técnica: Formato: 23 X 33 cm, vertical abierta Plegado: al centro, 16.5 X 23 cm Papel: lino blanco, 90 gr Impresión: policromía Acabados: troquelado Artículo 28. Esquela repujada




1. Guía de construcción y proporciones Información técnica: Formato: 23 X 33 cm, vertical abierta Plegado: al centro, 16.5 X 23 cm Papel: lino blanco, 90 gr Impresión: repujado Acabados: repujado y troquelado

Artículo 29: Nota protocolaria. Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre el invitante e invitado. También se emplea para enviar felicitaciones por efemérides (sucesos especiales de algún día) aniversario institucionales, nombramiento o ascensos, distinciones y onomásticos; o para expresar una condolencia. 1. Guía de construcción y proporciones

Información técnica: Formato: 17,5 X 12,5 cm. horizontal Papel: lino blanco, 90 gr. Impresión: policromía




Artículo 30. Tarjeta de invitación formal. Se redactan en tercera persona especificando claramente: quién invita, motivo, lugar, fecha y hora del evento. Estos últimos datos siempre deben escribirse con palabras y no con números. Los nombres de quienes invitan van siempre completos. Debe indicarse el tipo de agasajo, dirección del evento, las iniciales R.S.V.P o S.R.C. y el teléfono para confirmar la asistencia. 1. Guía de construcción y proporciones. Información técnica: Formato: 17,5 X 12,5 cm. horizontal Plegado: al centro, 16.5 X 23 cm. Papel: lino blanco, 120 gr. Impresión: policromía




Artículo 31. Tarjeta invitación ministro Se usa para emitir invitaciones a eventos especiales, clausura de cursos, ascensos de personal y actos generales. 1. Guía de construcción y proporciones.

Información técnica: Formato: 17 X 11 cm. horizontal Papel: lino blanco, 180 gr. Impresión: policromía

Artículo 32. Tarjeta de invitación a eventos especiales 1. Guía de construcción y proporciones Información técnica: Formato: 17 X 11 cm. Horizontal Papel: lino blanco, 180 gr. Impresión: policromía




Artículo 33. Invitación por correo electrónico Se utiliza en eventos imprevistos cuando el tiempo no permite hacer la tarjeta de invitación. Si se quiere dar mayor formalidad, aunque haya sido confirmada la asistencia, se envía una tarjeta en la que aparece el escrito “Pour Memoire” (para recordar). Cuando se invita por teléfono o correo electrónico, deben hacerse todas las llamadas o enviar los mensajes el mismo día y transmitir la información en forma idéntica: quién invita, motivo, lugar, fecha, hora, tipo de agasajo, traje etc. Para este efecto es conveniente redactar el texto completo y asegurarse de hablar directamente con el invitado. Información técnica: Formato: 400 X 700 px, vertical. Artículo 34. Diplomas Los diplomas son reconocimientos que entregan las direcciones por participación en espacios académicos y de formación.




Capítulo VI. Identificaciones de ingreso Artículo 35. Identificación de ingreso Policía. Información técnica: Formato: 5,5 X 9 cm. Impresión: digital color Soporte: pvc calibre 30 – blanco

Artículo 36. Identificación de ingreso visitantes.




Capítulo VII. Presentaciones institucionales. Las presentaciones institucionales son el reflejo de la identidad de la institución por ello, tanto los contenidos gráficos como el estilo de redacción deben mantenerse de acuerdo a las siguientes especificaciones. Artículo 37. Portada de presentación. La plantilla de portada debe contener el título de la presentación, el cual debe ser corto, concreto y no debe superar más de 3 líneas. El texto debe ir escrito en gris Gill Sans 24 estándar a 34 Pts. El texto de la fecha debe ir centrado en Arial estándar 12 Pts., mostrando DD / MM / AAAA

La segunda plantilla antes de iniciar el contenido de la presentación, debe mostrar los reconocimientos que ha recibido la Institución en el último año, acompañados de el mensaje institucional basado en los conceptos clave de misión, visión y MEGA. Se deben incluir imágenes de los reconocimientos institucionales otorgados en los dos últimos años, estas imágenes son proporcionadas por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas. La resolución de las imágenes no debe ser inferior a 72 dpi y no debe superar los 150 dpi. Artículo 38. Índice de presentación. En esta plantilla se deben indicar los temas a tratar, siguiendo el orden y la secuencia de la presentación. Los temas deben ser agrupados por afinidad con el objeto de contar con máximo 4 temas principales. El tamaño máximo del texto es 24 Pts., mínimo 20 Pts. Artículo 39. Título por tema. La plantilla de título debe llevar el número de la temática que fue indicado en el índice de la presentación en Arial 100 negrilla, separado por la barra gris. El texto del tema va en Gills Sans de 34 a 48 Pts.




Artículo 40. Plantilla para texto. El tipo de letra que se emplea es Arial y el tamaño mínimo es 18 Pts. Para títulos de 24 Pts. y éstos deben estar escritos en altas y bajas. Artículo 41. Uso de imágenes. Las imágenes no deben ubicarse sobre la franja ni sobre los textos, deben tener coherencia con la información que las acompaña y estar en buena resolución (mínimo 72 dpi y máximo 150 dpi). Para ilustrar una temática se eligen máximo 2 imágenes en formato JPG, PNG o GIF Artículo 42. Contenido de la presentación. El contenido de las presentaciones se debe caracterizar por ser corto y preciso. Las presentaciones digitales son una guía para la exposición de los temas, por ello los textos deben ser breves y en lo posible realizar esquemas, infografías y acompañar de fotografías que apoyen el contenido. Todas la graficas y viñetas que se utilicen como apoyo en las presentaciones, deben estar inscritas en la gama cromática institucional establecida en el título III de identidad visual del presente reglamento. Artículo 43. Diapositiva de cierre. Para concluir la presentación se coloca el escudo con la leyenda POLICÍA NACIONAL, acompañado por el crédito de la Dirección que realiza la presentación, sin escudos ni logos, de ser necesario se pueden escribir los datos de contacto: grado, nombre, cargo, correo electrónico y número de teléfono en Arial 14 pts.




Artículo 44. Codificación de la presentación. Para evitar suplantación en las presentaciones y poder identificar plenamente que unidad produce el documento, las diapositivas deben ir identificadas con la sigla de la unidad que la origina, y el consecutivo del número de presentaciones, el cual debe estar en el costado inferior derecho como aparece en la presentación, cada Unidad debe administrar este consecutivo. Ejemplo: DIPON-OFPLA-0020

DIPON-COEST-0001 Capítulo VIII Portadas tipo de publicaciones e informes Artículo 45. Portadas de informes y publicaciones 1. Portadas de informe de amplio tiraje Formato: carta cerrado Impresión: policromía Papel sugerido: propalmate 200 gr Acabados: plastificado mate Tamaño: 21 x 27 cm

2. Portada de informes de corto tiraje Los informes ejecutivos, de comisión, reportes entre otros. Deben emplear portada con troquel que permita visualizar el contenido de la primera página interior y contraportada. Estas portadas permiten anillar estos informes.




Artículo 46. Portadas de publicaciones, reglamentos, manuales y tomos. Formato: carta cerrado Impresión: policromía Papel sugerido: propalmate 200 gr Acabados: plastificado mate Tamaño: 21 x 27 cm • Reglamentos y manuales

• Tomos Institucionales

Artículo 47. Portadas para estuches de DVD. Formato: 13 X 18,5 cm Impresión: digital color Papel sugerido: propalmate 200gr




Artículo 48. Portadas para estuches de CD. Formato: 13 X 13 cm Impresión: digital color Papel sugerido: propalmate 200 gr

Artículo 49. Carátulas para DVD y CD. Formato: circulo, 12 cm. diámetro Impresión: digital color sobre papel adhesivo o sobre disco




Capítulo IX Agenda Institucional La agenda es un material de imagen institucional que se entrega a algunos miembros de la Institución (público segmentado) y algunos aliados externos estratégicos de la Policía Nacional. Con este material se busca generar recordación y posicionamiento de la imagen de la marca Policía y entregar información básica sobre la Institución. El desarrollo de este material, implicará la interacción de diferentes áreas como Comunicación Organizativa a través de la definición de contenidos institucionales y Plataforma Integral de Medios a través del grupo de impresos y publicaciones y diseño visual. Artículo 50. Contenido de la agenda. • Focalización estratégica: Misión, Visión, Mega, Principios y Valores • Estructura: Estructura orgánica de la Institución y que unidades la conforman con directorio de

Directores y datos de contacto con la Institución (Dirección, teléfonos de atención, correo electrónico de información, sitio web)

• Servicios a la comunidad: listado y breve descripción de los servicios con datos de contacto • Logros significativos años anteriores de toda la Institución

• Objetivos del presente año de la Institución

• Mensaje institucional referente a los grandes objetivos del año para la Institución, firmado por el Director General.

Agenda General: Calendario global con marcación de fechas claves para la Institución que ocurrirán durante el año en curso. Ej.: aniversario de la Policía, independencia de la Nación, etc. Artículo 51. Portada de la agenda y carpeta de protocolo. Agenda en cuero verde, con escudo en líneas repujado. Este material también puede ser usado para carpetas




Artículo 52. Modelos de páginas de agenda.

Capitulo X Material Académico Artículo 53. Portadas de cuadernos y libretas. Los cuadernos y libretas que se realicen para apoyar acciones de divulgación como congresos, seminarios, capacitaciones y encuentros entre otros, deben tener las siguientes características.




Artículo 54. Modelos de páginas interiores.

Articulo 55. Carpeta institucional. La carpeta institucional debe ser usada para toda entrega de documentos en ámbitos externos y diferentes espacios académicos o de encuentro y se debe usar el formato de primera página de informe que se explica en el capítulo VIII del presente título. Información técnica Formato: (Carta) 21 X 28 cm y 21 x 35 cm (Oficio), cerrada. Bolsillo: 5 cm. de alto. Impresión: policromía Papel: propalmate de 200 gr. Acabados: troquelado, plastificado mate y pegado del bolsillo.




Capítulo XI Uso de las fotografías para piezas de comunicación Artículo 56. Características de las fotografías elegidas. Las fotografías son un soporte visual que sirve para reforzar los mensajes institucionales dirigidos a los diferentes públicos y no solamente para adornar. Las imágenes elegidas para las piezas de comunicación deben reflejar la misión, la visión, la mega y los valores de la Policía Nacional. Al elegir una imagen se debe velar por garantizar la representación de la identidad de la Institución, el humanismo, el honor policial y el servicio a la comunidad; de una manera coherente sin importar el tipo de soporte donde se reproduzca, incluyendo tanto medios impresos, electrónicos y audiovisual. En lo posible, se deben elegir fotografías de temas variados que apoyen la identidad de la Institución, fáciles de entender tanto para las personas que pertenecen a la Institución como las que no. Las fotografías de personas, objetos o naturaleza deben hacer especial énfasis en situaciones y actitudes positivas. El tipo de imágenes a evitar son aquellas que transmitan una sensación de miedo, inseguridad o mentalidad negativa u ofensiva. Más que evidenciar un servicio o una temática es importante comunicar un beneficio para el destinatario del mensaje. Recuerde que el objetivo del uso de fotografías es el de añadir un detalle gráfico, un elemento atractivo para capturar la atención y reforzar un mensaje. Sin embargo, el uso de demasiadas imágenes o colores disminuye la efectividad y puede causar confusión. Antes de seleccionar una fotografía es aconsejable identificar: • ¿La fotografía refuerza el mensaje que se quiere transmitir? • ¿Tiene la imagen un valor agregado al texto o se limita a reiterar los datos dados? • ¿Para otras personas sería fácil comprender el significado de la imagen y lo que se busca comunicar? • ¿Puede esta imagen herir la susceptibilidad de la comunidad? Artículo 57. Lineamientos de uso de las fotografías.




• Las imágenes deben tener una relación directa con el mensaje que se está comunicando. Si incluyen personal uniformado, deben portar el nuevo uniforme y las insignias, condecoraciones y distintivos correctos. • Evitar utilizar demasiadas imágenes con el fin de evitar una confusión visual inútil. • Utilizar fondos sencillos y despejados que no carguen o compitan con los mensajes que se quieren

transmitir. • Elegir personajes que no sean estereotipos • No abusar de los retoques digitales en la imagen. • Garantizar que las imágenes no estén deformadas puesto que pierden calidad. • Las fotografías, en especial para soportes impresos, deben tener una alta resolución, para

garantizar la legibilidad y la calidad de la imagen. • No realizar piezas que hagan uso de elementos que son propios de otras empresas o publicaciones. • Hacer siempre uso del conjunto o una parte de la paleta de colores fundamentales para el

acompañamiento de las fotografías. Otros colores pueden ser utilizados, siempre y cuando sean de la gama de colores institucionales.

• En el caso de las publicaciones, las imágenes deben siempre ir acompañadas de un pie de foto

indicando la autoría y el año. • Las ilustraciones deben respetar la finalidad y el tipo de mensajes que apoya la Policía Nacional así

como la razón de ser y sus símbolos (escudo, bandera, personajes institucionales: segurito y sus amigos)

• La publicación de imágenes de menores de edad debe estar sujeta a lo estipulado en la ley de

infancia y adolescencia • Las imágenes que se empleen deben ser propias, alquiladas o compradas a su autor. Artículo 58. Usos inadecuados. • Utilizar el color verde como concepto visual en la fotografía, efectos de tipo desvanecido, humo o rayos. • Las fotografías no deben ser utilizadas como fondo entero de las piezas de comunicación, ni

tampoco como fondo para los textos. • Utilizar imágenes de menores de edad para temáticas bélicas, de secuestro o relacionadas con trabajo. • Incluir personas en posturas inadecuadas o sin ropa. • Imágenes que representen situaciones salidas de la realidad.

Capítulo XII Manejo visual en medios digitales y audiovisuales Los medios digitales permiten el fácil e inmediato acceso de la comunidad a la información general de la Institución, de igual manera brindan permanencia y multiplicación de usuarios que acceden a ella. El sitio oficial de la Policía Nacional y todos los medios digitales usados por la institución debe cumplir con los siguientes parámetros. Artículo 59. Pantalla inicial de la web institucional.




Artículo 60. Pantalla inicial de las direcciones, oficinas asesoras y unidades Cada Unidad que conforman la Institución, tendrán su propio sitio en el que muestran a la comunidad los servicios y beneficios que prestan y está debe llevar un enlace a la página principal de la Institución. El color de estas páginas debe seguir gama institucional establecida en el título 3 del presente reglamento

Artículo 61. Correo institucional.




Los correos que se emitan desde el correo institucional, deben llevar la firma electrónica con los datos del remitente.

Artículo 62. Ubicación y proporción del escudo en videos. El escudo de la Policía Nacional, siempre deberá ser manejado al costado derecho superior de la pantalla, acompañado por una reserva gris de fondo, que resaltará el logo de posibles elementos como texturas, que puedan dificultar su lectura. Por ningún motivo, se podrán utilizar elementos por encima del escudo, tales como: • Textos • Gráficos • Imágenes • Animaciones • Otros En todos los videos se debe usar únicamente el Escudo de la Policía Nacional, sin usar las siglas de quien lo realiza en la parte inferior del Escudo. En los créditos del video se debe colocar un consecutivo igual al empleado en las presentaciones, ver artículo 43 del presente reglamento.

Capítulo XIII Personajes Institucionales Artículo 63. Objetivo de los personajes institucionales. El objetivo del uso de los personajes institucionales es destacar algunos de sus atributos o de hacer más divertida y amable su imagen. Los personajes constituyen una parte de la manifestación gráfica de la identidad, se caracterizan por ser signos figurativos, mágicos y de gran significado que representan los atributos y rasgos de identidad, propiciando una fuerza visual activa.




Artículo 64. Lineamientos de uso de los personajes institucionales La utilización de un personaje no debe ser deliberada, el uso erróneo de este puede causar un efecto e impacto no deseado en la comunidad. Por lo tanto, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros: • Con solo verlos, los personajes deben identificar a la

Institución, representar sus valores y objetivos. • Deben ser visibles y tener continuidad. Lo importante

es que el público los recuerde positivamente. • Evitar hacerle cambios o modificaciones. • Debe ser versátil para que pueda ser aplicada a

diversos soportes. • Los 4 personajes pueden ser usados en conjunto o

separadamente según los mensajes a comunicar. • Segurito y Alegría acompañados por Valor y Justo,

representarán a la Policía Nacional cuando de temas de infancia y adolescencia se trate.

• Estos personajes se deben adaptar a todos los uniformes de la Policía Nacional sin perder su identidad, diseño, valores y autenticidad. Sólo la oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas

adecuará los uniformes de acuerdo a lo requerido. • Antes de proponer y diseñar un nuevo personaje, sin importar cuál sea su finalidad, se debe

consultar y pedir asesoría a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas. Artículos 65. Personajes de la Policía Nacional. La Policía tendrá únicamente como personajes institucionales a:

• Segurito • Alegría • Valor • Justo • Segurito

Segurito es un personaje animado, tiene ojos y manos grandes y expresivas. Mantiene una postura erguida, viste uniforme de la Policía Nacional y sus accesorios son tan variados como las modalidades de servicio que tiene la Policía, adaptándolo una a uno a los escenarios donde se requiera su presencia. Representa a un policía cotidiano en sus quehaceres diarios, se destaca por una excelente presentación y una sonrisa permanente que demuestran cercanía. Él se reconoce porque:

• Es amigable y solidario.




• Es honesto, ecuánime y equitativo. • Es comprometido y disciplinado. • Hijo, hermano, esposo, amigo, ciudadano y trabajador ejemplar. • Es transparente, recto y sincero. • Es profesional y con conocimientos sobre la ley y las normas. • Coherente entre lo que piensa, siente, dice y hace. 2. Alegría. Es un personaje animado que irradia felicidad y seguridad. Viste el uniforme de la Policía Nacional con pantalón corto y gorra. Sus facciones son delicadas, tiene ojos grandes, una gran sonrisa y su voz es cálida. Alegría es la amiga y compañera de trabajo de Segurito con quien adelanta importantes proyectos de capacitación y de coordinación comunitaria; programas y acciones de conciliación, convivencia y participación. Alegría se caracteriza por tener una gran capacidad de concertación y tolerancia. Es deportista, jovial, dinámica y creativa. Al igual que sus amigos representa los valores y principios institucionales con una gran capacidad de acercamiento y relacionamiento con la ciudadanía. 3. Valor. Es un perro despierto, inquieto y enérgico. Le encanta correr, su cola esta siempre en movimiento y sus orejas atentas. Su pelo es gris y tiene una mirada dulce y transparente. Valor es el amigo fiel de Segurito y Alegría y los acompaña en las estrategias contra el crimen, pues está entrenado para salvar vidas, en rescate marino y posee habilidades olfativas avanzadas. Valor es un perro obediente, capacitado y hábil. Su lealtad y valor son el sello de su personalidad.

• Perro guardián que protege a la ciudadanía y sus bienes. • Ejemplo de disciplina y amigo fiel. • Es leal y responsable. • Es solidario. • Es cariñoso, juguetón y muy responsable en el cumplimiento de su misión. 4. Justo. Es un caballo joven, enérgico y de paso firme. Su pelo es brillante y sus dientes resplandecientes. Valiente corcel, fiel amigo que encarna el espíritu carabinero.




Justo es el compañero de aventuras de Segurito y Alegría. Ha sido entrenado para impartir el orden y la disciplina con una buena actitud frente a las masas. • El valor y el honor rigen su caminar • Es oportuno • Es noble, obedece y respeta al ser humano. • Es rápido y eficaz

Capítulo XIV Medios para comunicar externamente Artículo 66. Volantes. Los volantes y plegables pueden ser utilizados como apoyo a diferentes estrategias de comunicación, para posicionar mensajes institucionales. • Opciones volante vertical

• Opciones volante horizontal




Artículos 67. Plegables. Tamaño abierto 35 X 21.5 cm

La línea grafica de los volantes se puede aplicar para los plegables, respetando la distribución, ubicación y proporción de los elementos. La franja debe ir aplicada en cada cuerpo del plegable.

Capítulo XV. Pendones Artículo 68. Pendones. Los pendones son elementos promocionales de apoyo en espacios en los que se encuentre la Policía




1. Guía de construcción y proporciones.




Artículo 69. Avisos de prensa de una página y de 1/4 de página 1 .Versión policromía

1. Versión escala de grises

Artículo 70. Avisos de prensa media página

La línea grafica de los volantes se puede aplicar para los avisos de prensa respetando la distribución, ubicación y proporción de los elementos.




Artículo 71. Vallas y piezas de exteriores

TITULO IV IDENTIDAD DE ENTORNO Capítulo I Identidad de entorno La institución se proyecta con su identidad de entorno donde se aplica a los espacios, infraestructura, objetos, señalética, equipo automotor, (aéreo, terrestre, fluvial y marítimo) y material para el apoyo de actividades académicas y con la comunidad. La identidad de entorno busca que la comunidad tenga una experiencia sensorial y vivencial con la marca Policía.




“Es la puesta en escena de la marca” Artículo 72. Aplicativos arquitectónicos. Las siguientes son las pautas para determinar la legibilidad y fijar el tamaño en el uso de los iconos, escudo y letras en avisos de acuerdo a la distancia del observador, así: • Legibilidad de iconos

• Legibilidad e letras

• Angulo de visión

Artículo 73. Parámetros gráficos para las fachadas de infraestructura. La identidad de la infraestructura física policial debe proyectar cercanía, y ser un punto de encuentro con la ciudadanía. Color: Las fachadas y volumen de la edificación, serán en color blanco en un 95% y el 5% restante se podrá combinar en líneas de borde, contornos o similares, ello de acuerdo con el diseño volumétrico que tenga la fachada.




El blanco como color institucional debe cubrir la totalidad de las superficies arquitectónicas exteriores que componen una edificación policial, excepto que por razones prácticas, de diseño y de materiales, permitan la utilización de color gris (gama gris basalto). En los lugares que arquitectónicamente por diseño, materiales y arquitectura lo permita debe llevar una franja horizontal verde cercano al Pantone 356C. Ubicada en la parte inferior de la estructura como lo indican los gráficos a una altura no inferior de un metro del piso, con un grosor proporcional a la edificación. Se sugiere en aras de obtener mayor durabilidad y evitar la degradación de la pintura exterior, utilizar pinturas acrílicas. Y en los interiores de la edificación pinturas lavables. Escudo: El escudo para edificaciones debe emplearse con el texto “Policía Nacional”. Para las edificaciones se pueden emplear dos tipos de materiales para el escudo. En bronce de espesor de 1,5 centímetros, en alto relieve y conteniendo los colores del escudo de la Policía de acuerdo a lo establecido en este reglamento. Y en policromía impreso en material resistente a exteriores. El escudo debe tener una dimensión importante y proporcional a la arquitectura de la edificación El escudo debe instalarse en la parte más alta del plano más predominante de la fachada principal. Texto: El nombre de la Dirección, estación, subestación debe ir en letra Gill Sans Bond en letra altas y bajas. De acuerdo con la arquitectura de la edificación puede ser en bronce o pintado directamente en el muro color negro. El tamaño debe ser proporcional a la edificación siendo visible y de acuerdo a los parámetros del artículo 71. 1. Fachada tipo subestación

2. Fachada tipo estación




3. Fachada tipo edificio administrativo

Capítulo II Señalización Artículo 74. Señalización interna. La señalización al interior de las instalaciones de la Policía debe ser clara, informativa y facilitar el servicio a la comunidad. Se debe contar con señalética en cada dependencia e índices de piso con los servicios y dependencias de cada lugar. La marcación de las oficinas es la siguiente: Escudo de la Policía Nacional, nombre de la dependencia, seguido de la Dirección o de la unidad a la que pertenece. Información técnica Material: Acrílico cristal de 10 mm Tamaño: 29 x 20 cm




Sujeto a la pared con herrajes cilíndricos de aluminio y/o acero niquelado.

Artículo 75. Directorio Información técnica Dimensiones: acorde a la Información que se requiera. Material: acrílico cristal de 10 mm

Artículo 76. Mogador. El mogador se utiliza para ubicar espacialmente a los visitantes de las diferentes direcciones y unidades policiales, mediante convenciones visuales. En esta pieza se ubica las principales dependencias de la estructura. Información técnica Dimensión mínima: 120 x 80 cm Material: Lámina cold roll calibre, 22 a 20, con pintura electrostática gris claro, sujeto al piso con parales cilíndricos de aluminio y/o acero niquelado o inoxidable




Artículo 77. Señalética para aplicar. La Policía Nacional aplicará los siguientes pictogramas.

Artículo 78. Cuadro y galerías 1 Cuadro de línea de mando. El cuadro de la línea de mando presenta la jerarquía de mayor a menor autoridad, está dispuesto en orden de izquierda a derecha por las siguientes autoridades: • Presidente de la República • Ministro de Defensa Nacional • Director General de la Policía Nacional • Subdirector General de la Policía Nacional • Director de la Dirección a la que pertenece la unidad




• Comandante de Región, si es del caso • El Director o Comandante de la unidad

a. Especificaciones técnicas. Marco general: lámina de acrílico biselado Las fotografías deben ubicarse en 7 espacios. Las fotografías serán imágenes en color con margen interno de 3 cm por cada lado. Las fotografías estarán fijadas por la parte posterior del vidrio. Los textos son en Arial bold con la siguiente información: Grado (40 puntos), Nombres y Apellidos (38 puntos), Cargo (37 puntos). Los textos estarán centrados debajo de cada fotografía con una separación de 3 cm. 2. Galería de comandantes a. Especificaciones técnicas Información técnica Material: Lámina cold roll calibre, 22 a 20, con pintura electrostática gris claro, sujeto a la pared con herrajes cilíndricos de aluminio y/ o acero niquelado. Tipo de letra: Arial bold, 40 pts, altas y bajas “rango” y Arial regular, 40 pts, altas y bajas “nombre y cargo”

Capítulo III Equipo Automotor Las siguientes son las características gráficas que se deben aplicar para mantener la identidad visual del equipo automotor en cuanto a manejo de color, texto, escudo y siglas para mantener la unidad y facilitar su identificación y recordación. Artículo 79. Especificaciones gráficas para vehículos de vigilancia y administrativos: 1. Colores Institucionales Se debe utilizar pintura en poliuretano, el fondo en color blanco (Esmalte Poliuretano IMRON DUPONT 555U– 2K) Color verde cercano al Pantone 356 C (ver pruebas de pintura con pantonera)




2. El texto POLICÍA

Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. El color de la letra es verde cercano al Pantone 356 C. La ubicación del texto se determina en los gráficos de acuerdo al modelo del vehículo. En todos los vehículos en la parte superior del panorámico frontal, en cinta reflectiva blanca de 12 centímetros como mínimo de altura por el ancho del parabrisas sin ningún fondo y centrado. 3. El Escudo de la Policía Nacional Debe ir en tamaño importante proporcional al diseño del vehículo y ubicado como lo indican los gráficos. El color del escudo es policromía de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. 4. La franja El color de la franja es verde cercano al Pantone 356 C. La franja se extiende longitudinalmente en los dos laterales y parte posterior del vehículo, de acuerdo a la línea y el modelo del mismo. El grosor será de 20 y 27 centímetros como mínimo, en armonía con el perfil de diseño del vehículo. 5. Las siglas y nomenclaturas Las siglas van en color verde cercano al Pantone 356 C elaboradas en material reflectivo. Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. Se ubicarán de acuerdo a los gráficos del presente reglamento y teniendo en cuenta para su tamaño, la línea y marca del automotor. En la parte superior del techo llevara la sigla completa del vehículo, esto con el fin de poder ser visualizados desde el aire. Estos son los lineamientos gráficos base. Para los modelos diferentes al que se explican en la siguiente gráfica, la aplicación de la identidad visual deben ser asesorada y validada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas




Tanqueta 1. El texto POLICÍA: Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. El color de la letra es gris plata en material reflectivo. La ubicación del texto se determina en el gráfico tipo. 3. El Escudo de la Policía Nacional. Debe ir en tamaño importante proporcional al modelo del vehículo y en los dos laterales del mismo - como lo indica el gráfico. El color del escudo es policromía de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. 3. Las siglas y nomenclaturas Las siglas van en color gris plata material reflectivo. Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. Se ubicarán de acuerdo al gráfico del presente reglamento y teniendo en cuenta para su tamaño el modelo del vehículo. Estos son los lineamientos gráficos base. Para los modelos diferentes al que se explican en la siguiente gráfica, la aplicación de la identidad visual deben ser asesorada y validada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas.




Artículo 80. Especificaciones gráficas para motocicletas Utilizarán como fondo el color blanco y tendrán un contorno verde esmeralda en el tanque, el carenaje, las tapas laterales y guardabarros serán de color blanco. 1. Colores Institucionales Color blanco (Esmalte Poliuretano IMRON DUPONT 555U– 2K) Color verde cercano al Pantone 356 C (ver pruebas de pintura con pantonera) 2. El texto POLICÍA: Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales El color de la letra es verde cercano al Pantone 356 C en material reflectivo La ubicación del texto se determina en el gráfico tipo motocicleta 3. El Escudo de la Policía Nacional Debe ir en tamaño importante proporcional al diseño de la moto cuyo diámetro oscile entre diez y doce centímetros mínimos. El escudo debe ir ubicado como lo indica el gráfico. El color del escudo es policromía de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. 4. La franja El color de la franja es verde cercano al Pantone 356 C La franja se ubica en los laterales del tanque y de acuerdo a la línea y el modelo de la misma. El grosor es de acuerdo a las dimensiones del tanque y al perfil de diseño de la moto. 5. Las siglas y nomenclaturas Las siglas van en color verde cercano al Pantone 356 C elaboradas en material reflectivo. Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. Se ubicarán de acuerdo al gráfico del presente reglamento y teniendo en cuenta para su tamaño, la línea y modelo de la motocicleta. 6. Casco Casco color blanco. El escudo debe ir ubicado en la parte frontal superior, arriba de la visera, a 10 cm de diámetro como mínimo. El texto POLÍCIA debe ir en tipo de letra Gill Sans Bold, sin subrayados ni inclinaciones laterales. Color del texto en cinta reflectiva verde cercano al Pantone 356 C. El texto se debe ubicar en los laterales inferiores y en la parte trasera del casco. Estos son los lineamientos gráficos base. Para los modelos diferentes al que se explican en la siguiente gráfica, la aplicación de la identidad visual deben ser asesorada y validada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas




Artículo 81. Especificaciones gráficas para equipo fluvial y naval 1. Colores Institucionales Color blanco (Esmalte Poliuretano IMRON DUPONT 555U– 2K). Color verde cercano al Pantone 356 C (ver pruebas de pintura con pantonera) 2. El texto POLICÍA: Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. El color de la letra es verde cercano al Pantone 356 C en material reflectivo. La ubicación del texto se determina en el gráfico tipo. El texto se debe ubicar arriba de la franja, en el centro de la embarcación y acorde al diseño y modelo de la misma. 3. El Escudo de la Policía Nacional Debe ir en tamaño importante proporcional al modelo de la embarcación. El escudo debe ir ubicado en los laterales y cubierta, como lo indica el gráfico. El color del escudo es policromía de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. 4. La franja El color de la franja es verde cercano al Pantone 356 C. La franja se ubica en los laterales y en la parte posterior de la embarcación y de acuerdo a la línea y el modelo de la misma. El grosor será de 20 y 27 centímetros como mínimo, en armonía con el perfil de diseño de la embarcación. 5. Las siglas y nomenclaturas Las siglas van en color verde cercano al Pantone 356 C elaboradas en material reflectivo. Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales. Se ubicarán de acuerdo al gráfico del presente reglamento y teniendo en cuenta para su tamaño el modelo de la embarcación. Estos son los lineamientos gráficos base. Para los modelos diferentes al que se explican en la siguiente gráfica, la aplicación de la identidad visual deben ser asesorada y validada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas.

Artículo 82. Especificaciones gráficas Aeronaves Por norma a las aeronaves de la Policía Nacional, no se les aplica las normas de aviación civil. 1. Colores Institucionales Color blanco Color verde cercano al Pantone 356 C (ver pruebas de pintura con pantonera) 2. El texto POLICÍA: Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales El color de la letra es verde cercano al Pantone 356 C en material reflectivo La ubicación del texto se determina en los gráficos tipo de las aeronaves. 3. El Escudo de la Policía Nacional Debe ir en tamaño importante proporcional al diseño de la aeronave. El escudo debe ir ubicado como lo indica el gráfico. El color del escudo es policromía de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. 4. La franja




El color de la franja es verde cercano al Pantone 356 C La franja se ubica en los laterales de la aeronave y de acuerdo a la línea y el modelo de la misma. El grosor es de acuerdo a las dimensiones de la aeronave y al perfil de diseño de la misma. 5. Las siglas y nomenclaturas Las siglas van en color verde cercano al Pantone 356 C elaboradas en material reflectivo. Tipo de letra Gill Sans Bold sin subrayados, ni inclinaciones laterales Se ubicarán de acuerdo al gráfico del presente reglamento y teniendo en cuenta para su tamaño, la línea y modelo de la aeronave.

Capítulo IV Material Promocional Artículo 83. Uso del material promocional. El material promocional se utiliza en diferentes espacios de relacionamiento con públicos de interés para generar recordación. 1. Balón Los balones deben utilizar mayoritariamente el color blanco acompañado de algunas superficies en color verde (códigos Pantone 355 y 347). Este tipo de material también puede apoyarse en el uso de segurito y sus amigos.




2. Camisetas. Las camisetas deben ser blancas (unicolor). Deben incluir la franja Marca Policía en borde de la manga izquierda y llevarán el escudo de la Policía Nacional. Dos aplicaciones son posibles: • Con el escudo o placa de la Policía Nacional de 20% del ancho de la camiseta, ubicado en el lado superior izquierdo de la parte frontal de la misma. • En la parte inferior trasera de la camiseta, lleva la dirección de la pagina Web de la Policía Nacional “www.policia.gov.co” En los dos casos la parte posterior de la camiseta debe ser blanca, sin ninguna leyenda, escudo o mensaje.

3. Gorra. Las gorras de material promocional son completamente diferentes a las del uniforme de la Policía Nacional. El color base de la gorra es blanco y lleva el escudo de la Policía Nacional centrado en la parte delantera. La parte superior de la visera es de color verde (código Pantone 355) con tres costuras negras, al lado izquierdo lleva la placa de la Policía Nacional, sangrada a la mitad como determina el presente reglamento y la parte interior de la visera debe ser negra o gris medio. Por ningún motivo las gorras deben ser de un color no institucional, ni prescindir del Escudo o la placa.




4. Mouse Pads Existen dos diseños para el mouse pad: • Un mouse pad ergonómico, con almohadilla, en fondo blanco con el escudo de la institución impreso en el centro. • La versión rectangular de fondo blanco con el escudo de la Policía Nacional en el centro. Se debe ubicar la franja institucional como apoyo gráfico a la pieza.

5. Mug. Debe ser blanco al interior y al exterior y llevar el escudo de la Policía Nacional centrado e incluir la franja institucional bordeando la parte inferior.




6. USB. El cuerpo y la tapa son blancos. El escudo se ubica en una sola cara de la USB, en policromía o grabado.

7. Reloj de pared. El reloj debe ir enmarcado en un color verde cercano al pantone 356 C y el fondo en blanco. Para la opción circular se utiliza el escudo de la Policía Nacional en la parte inferior de las manecillas, a una proporción del 15% del diámetro del reloj. Para la opción cuadrada se utiliza la placa sangrada al costado derecho tal y como lo determina el presente reglamento. Por ningún motivo los números deben ser sobrepuestos en la placa o el escudo de la Policía Nacional.

8. Maleta. La maleta es de color verde (Pantone 356) y lleva la imagen de la placa y el escudo de la Policía Nacional en la parte frontal.




9. Stickers. • Sticker Escudo Polícia Nacional Auto adhesivo, de 10 cm x 10 cm

• Sticker Placa Auto adhesivo, de 10 cm x 12 cm.

Artículo 84. Material promocional para actividades académicas 1. Esferos. Se cuenta con tres modelos de esferos diferentes. Un solo tono debe ser elegido por modelo para combinar con el cuerpo blanco del esfero. En cualquier modelo el escudo va posicionado horizontalmente y lo acompañan las inscripciones en mayúscula sostenida: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL en primera línea, seguido de POLICÍA NACIONAL en segunda línea.

2. Escarapelas. Las escarapelas se utilizan para identificar a las personas que asisten a un evento en particular organizado por la Policía Nacional. Por ende, el objetivo es resaltar en la parte superior el escudo de la Institución, las inscripciones MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL en primera línea, seguido de POLICÍA NACIONAL en segunda línea y si es el caso, la Dirección involucrada en altas y bajas Sobre la franja verde (Pantone 356) se inscriben el nombre del evento así como el cargo y nombre de la persona en letras blancas. En la parte inferior se deben ubicar los identificadores visuales de los organizadores del evento, sobre la franja institucional.




Capítulo V Espacios para la realización de eventos La Institución puede tener espacios en convenciones, festivales, ferias, congresos u otro tipo de eventos; en las que tendrá visibilidad la imagen de la Institución y se propiciarán espacios de relacionamiento con la comunidad asistente. La planificación y preparación son las claves para atraer la atención de la ciudadanía y alcanzar los objetivos que se plantean al participar en este tipo de espacios. Artículo 85. Lineamientos. • Se deben seleccionar espacios acordes con la naturaleza de la Institución, su razón de ser y su

imagen institucional • Verificar el objetivo, público asistente y analizar el aporte a la Misión, Visión y MEGA de la Policía

Nacional • Es bueno referenciarse previamente. Asistir a espacios similares y ver que están haciendo otras

empresas o instituciones • A la hora de elegir un espacio, se debe propender por uno que genere un alto tráfico de asistentes y

que esté rodeado de expositores similares a la Institución. • Una vez definido el espacio en el que se va a participar, se deben analizar los requerimientos

mínimos que se necesitan para el buen funcionamiento del espacio (conexiones de luz, sonido, refrigeración, almacenamiento, etc.)

• De acuerdo al objetivo del evento y a la estrategia generada para dicha participación, se deben definir los materiales de apoyo más adecuados para cada espacio y para el público receptor.

• Estos materiales siempre deben responder a una estrategia y a un análisis previo de públicos. Artículo 86. Stand. • El stand debe hacer uso correcto de los símbolos institucionales (escudo) y de los demás elementos

gráficos consignados en capítulos anteriores de este reglamento (tipografías, códigos de color). • Siempre debe priorizarse la imagen de la Institución y luego, la de las direcciones y unidades. • Los elementos complementarios como sofás, mesas, etc., deben estar acordes a la imagen

institucional unificada en este reglamento. • Las diferentes direcciones asistentes, deben presentar información y material que evidencie su

misionalidad en la Institución, que se enmarque tanto en los objetivos marcados para la participación en el espacio como en los lineamientos visuales institucionales.

• En caso de haber distintos espacios en un mismo evento, todos deben guardar los mismos lineamientos visuales y propender por la unificación y realce de la Institución.

1. Especificaciones técnicas

• Emplear material mate en los pendones para garantizar la lecturabilidad. • Se recomienda emplear para los diversos eventos pendones institucionales para optimizar recursos en cada participación.




• Los colores predominantes de los stands, deben ser blanco y verde. • Las dimensiones mínimas sugeridas para pendones es de 2 mts x 1 mts, posición vertical.

1. Tríptico Información técnica Formato: 50 X 200 cm Impresión: policromía TÍTULO V COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS Capítulo I Importancia de la comunicación para la Policía Nacional En el marco de la MEGA de la Policía Nacional, los retos que se plantean en términos comunicacionales se centran en fortalecer una cultura de servicio respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, en incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la institución y en proporcionar las estrategias, canales y medios para garantizar comunidades seguras, solidarias y en convivencia. La comunicación en una Institución como la Policía Nacional, se constituye en un factor crítico de éxito que debe buscar transmitir a la comunidad el valor que significa respetar y proteger la vida y motivar a




acciones que fortalezcan la convivencia y seguridad ciudadana, así como la consolidación de una cultura institucional sólida basada en el humanismo. Es por esto que la gestión de la comunicación es un elemento transversal y fundamental para el éxito de la labor policial que permite incrementar los índices de convivencia y seguridad ciudadana. Artículo 87. Políticas de comunicación • Para la Policía Nacional la comunicación es el eje estratégico de liderazgo institucional para alcanzar sus objetivos; por tal razón, debe propiciar y estimular los procesos de comunicación y participación pública como requisitos fundamentales de su gestión. • La comunicación debe ser implicante, motivante, fluida y efectiva entre sus miembros y la Institución con el entorno y debe estar enmarcada por los principios y valores institucionales. • Las comunicaciones deben ser difundidas, socializadas e interiorizadas de manera compartida en todas las esferas de la organización para que la política, las órdenes, instrucciones y demás mensajes institucionales, fluyan y movilicen en aras de mejorar el entendimiento entre el personal. • Busca enriquecer el encuentro social y cultural a través de espacios de diálogo que permitan la tolerancia y diversidad de pensamiento para crear y fortalecer la doctrina policial de manera permanente, para afianzar el sentido de pertenencia, el conocimiento y el compromiso con la Policía Nacional. • Se debe mantener una comunicación permanente y participativa donde se respondan inquietudes y se alimenten los procesos institucionales a través del conocimiento de las necesidades y expectativas de los miembros de la Policía y de la comunidad. • El Mando, los Directores y Jefes de las Oficinas Asesoras, deben comunicar a todos los integrantes de la Policía Nacional sobre los eventos importantes como cambios organizacionales y decisiones que afecten a la Institución, sus integrantes o alguno de sus procesos. • En el ámbito de las relaciones con la comunidad, ésta se debe mantener informada sobre el perfil, los roles y logros del servicio de Policía, para que conozcan decisiones y actuaciones organizacionales y de esta manera hacer posible una cultura de legalidad y convivencia, que permita elevar los niveles de confianza hacia la Institución. • La Policía Nacional debe establecer espacios para transmitir y concientizar a los colombianos el valor que significa respetar y proteger la vida; en procura de el respeto de los derechos humanos. • Gestionar la identidad de la Institución y proyectarla como una entidad transparente, para que el ciudadano pueda valorar, evaluar y escrutar las acciones y las decisiones de la Policía Nacional. • Instaurar una doctrina de la comunicación policial con el propósito de acompañar permanentemente a la sociedad, en la transmisión de valores democráticos de respeto y solidaridad para fortalecer la convivencia ciudadana. • Consolidar en la Institución, una cultura de humanismo para fortalecer la dignidad del ser Policía, expresada en el uso responsable de la libertad, respeto, equilibrio del rol personal y profesional, y en el sentido de compromiso, felicidad y de unidad de servir a los colombianos. • La gestión de la comunicación pública es liderada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas COEST de la Dirección General, quien formula, diseña, controla e impulsa acciones estratégicas enmarcadas en el Sistema, que permitan alcanzar una comunicación cualificada en la Policía Nacional. Esta gestión se coordinará permanentemente con todas las unidades policiales a través de la Red COEST. • El Comité Estratégico de Comunicaciones es quien genera las políticas de comunicación e información y quien revisa y aprueba las acciones estratégicas en función de los objetivos generales de la Institución. Artículo 88. Sistema de comunicaciones estratégicas La gestión de la comunicación en la Institución al ser un factor crítico de éxito, tiene un rol relevante; es por ello que se fundamenta y estructura el sistema de comunicaciones estratégicas, buscando que el




papel de la comunicación no se limite a una gestión netamente informativa y mediática, sino que evolucione a procesos virtuosos, donde se propician cambios culturales y se creen sistemas de trabajo en red, que permitan contar con comunidades seguras, solidarias y armoniosas; y consolidar la cultura institucional. 1. Principios del Sistema de Comunicaciones Estratégicas El Sistema de Comunicaciones Estratégicas de la Policía Nacional está fundamentado tres (3) principios: • Enfoque sistémico • Orientación a la estrategia • Gestión en red Enfoque sistémico: permite tener una visión global, integrada e integral de las necesidades de la comunidad y de la Institución, para dar respuesta eficiente a las interrelaciones de la Policía Nacional con su entorno y dintorno. A su vez se constituye en un subsistema del Sistema de Gestión de la Institución. Orientación a la estrategia: las comunicaciones antes que crear y gestionar medios, deben apoyar el cumplimiento de objetivos institucionales. Para ello, se debe pasar de una gestión mediática e informativa a una gestión estratégica multidireccional, que propicie cambios culturales de convivencia ciudadana y el fortalecimiento de la cultura institucional. Gestión en red: en búsqueda de la efectividad de la comunicación, este principio permite tener una visión integral e integrada, promover el trabajo en equipo, la gestión por procesos y la construcción de vínculos. La red funcional y sistémica permite contar con una estructura organizada, con visión global de la Institución, donde se potencializan las interacciones de la Policía Nacional con todos sus grupos de interés 2. Objetivos del Sistema de Comunicaciones Estratégicas El Sistema de Comunicaciones Estratégicas busca: • Contar con una plataforma estratégica que permita dar respuesta eficiente a las realidades cambiantes de su entorno. • Gestionar las relaciones y vínculos con la sociedad y la ciudadanía, para construir credibilidad, confianza e imagen institucional. • Establecer procesos de comunicación para conocer las necesidades y expectativas de la comunidad. • Posicionar las ventajas y beneficios de la gestión de la comunicación y convertirla en un eje de gestión estratégico para la Institución.




• Incrementar el conocimiento de los integrantes de la Institución, con el fin de darle vida al Sistema de Gestión Integral y para que cada unidad policial comprenda su rol y papel en la Policía Nacional. • Consolidar una cultura institucional sólida basada en los principios y valores en un marco moral de respeto y humanismo, en búsqueda del equilibrio entre el rol personal, profesional y laboral de los colaboradores de la Institución; con el fin de lograr mayor identificación entre sus proyectos de vida y el proyecto institucional. 3. Ejes estratégicos del Sistema de Comunicaciones

Para alcanzar los objetivos institucionales se debe planear y gestionar la comunicación como un ciclo estratégico a través del cual se diseñen estrategias que busquen instaurar una cultura basada en el humanismo y un cambio de comportamientos para fortalecer la convivencia y seguridad ciudadana. Para lograr estos objetivos, la estructura del sistema de comunicaciones estratégicas está compuesto por 4 ejes que se convierten en los frentes de acción que permitirán implementar la comunicación pública en la Institución y ser la guía de ejecución para todos proyectos, programas e intervenciones que la Policía Nacional realice donde requiera interacción con sus públicos internos y la comunidad. Estos ejes son:

• Relaciones estratégicas: Este eje de acción permite construir relaciones basadas en la confianza, con aliados o referentes estratégicos, de tal manera que sea posible incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la Policía Nacional. Se desarrolla a través del fortalecimiento de las relaciones con entidades, líderes de opinión y con los medios de comunicación para consolidar la imagen institucional. •Comunicación organizativa: La gestión de la comunicación organizativa busca que a través de acciones de comunicación, se consolide la cultura institucional basada en los principios y valores de la Policía Nacional. Esto se desarrolla a través del liderazgo estratégico de la comunicación interna, la consolidación de la identidad policial y el fortalecimiento del conocimiento que los integrantes tienen de la Policía Nacional. • Gestión de vínculos con la comunidad: Al ser una institución de naturaleza civil, que cumple por esencia funciones preventivas, pedagógicas y que busca mantenerse en constante contacto con la comunidad, es importante mantener una corresponsabilidad tanto en temas de seguridad como de convivencia. De este modo, los vínculos con la sociedad permiten un ejercicio más efectivo de la labor policial en la medida en que la comunidad se integre, participe y coopere. • Plataforma integral de medios: La plataforma de medios permite la integralidad entre los medios de información y participación y los diferentes formatos (digital, impresos, publicaciones, radiofónicos y audiovisuales). Su correcto uso y alineación con el direccionamiento estratégico de la Policía Nacional, permitirá el cumplimiento de los primeros tres (3) ejes del sistema: gestión de relaciones estratégicas, gestión de la comunicación organizativa y gestión de vínculos con la comunidad.

Capítulo II Gestión del sistema de comunicación Artículo 89. Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas 1. Misión La Resolución 02994 del 2 de octubre de 2009, en su artículo 1, determina la estructura organizativa y las funciones de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas, de la siguiente manera: “la Oficina de Comunicaciones Estratégicas tiene la misión de asesorar, definir y gerenciar la visión, la política y la responsabilidad en




conjunto, de la gestión de las comunicaciones y las relaciones de la Policía Nacional, con el propósito de fortalecer la cultura de servicio respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la Institución y fortalecer las relaciones con la sociedad para consolidar la convivencia y seguridad ciudadana”.

2. Estructura A nivel central, la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas está estructurada acorde con el Sistema de Comunicación. Es decir existe un área para coordinar cada eje y realizar un trabajo colaborativo a través del Enlace COEST que hace una labor de conexión entre el nivel central COEST dando lineamientos, asesoría y apoyo para toda la Red COEST a nivel de Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. En cada unidad los jefes COEST replican estos 4 ejes. Según la resolución 02994 del 2 de octubre de 2009, la razón de ser de cada área se centra en: a. Área de Relaciones Estratégicas: encargada de construir relaciones basadas en confianza, con aliados o referentes estratégicos para incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la Institución. Cuenta con tres (3) grupos que desarrollan las funciones que permiten el cumplimiento de la razón de ser del área: • Grupo de imagen institucional: encargado de promover una identidad única que se vea reflejada en la unidad de mensajes institucionales de acuerdo con el direccionamiento estratégico de la Policía Nacional y de generar estrategias de posicionamiento de la imagen de la Institución. • Grupo de relaciones interinstitucionales: encargado de identificar los referentes y aliados en un trabajo de cooperación y apoyo para el cumplimiento de los lineamientos institucionales. • Grupo de relaciones con medios de comunicación: consolida las relaciones con los medios de comunicación masivos, a nivel local, regional, nacional e internacional. b. Área Comunicación Organizativa (artículo 13): encargada de diseñar, articular y armonizar el Plan Integral de Comunicación Interna, con el fin de generar sinergia institucional, coherencia y unidad en el tratamiento de los mensajes y la identidad institucional, en búsqueda del fortalecimiento de la cultura institucional y el conocimiento del Sistema de Gestión Integral y el actuar de la institución. Para su desarrollo cuenta con dos grupos: •Grupo de divulgación del conocimiento Institucional: encargado de incrementar progresivamente el nivel de conocimiento que los miembros de la Policía Nacional tienen de la Institución y del entorno que ella impacta; con el fin de ser más productivos y tomar buenas decisiones. •Grupo gestión de la identidad institucional: responsable de apoyar la consolidación de la cultura institucional de la Policía Nacional, a través del diseño e implementación de acciones de comunicación para lograr cambios de comportamientos, en un marco de humanismo. c. Área de Gestión de Vínculos con la Comunidad (artículo 16): responsable de diseñar programas de comunicación para mantener un constante contacto con la ciudadanía y construir una corresponsabilidad en la seguridad y la convivencia ciudadana. • Grupo de acciones psicosociales: encargado de generar acciones estratégicas para fortalecer la comunicación con los ciudadanos al mantenerlos informados, percibir sus necesidades y expectativas; responder a sus requerimientos de manera efectiva y provechosa con el fin de construir relaciones basadas en la confianza, el apoyo y la cooperación. • Emisora Policía Nacional: fija parámetros para el funcionamiento de las emisoras regionales que buscan fortalecer los vínculos con la comunidad local a través de la promoción de la identidad institucional, la difusión de información estratégica, operativa y preventiva; para contribuir con el mejoramiento de las condiciones de convivencia y seguridad ciudadana. d. Área de Plataforma Integral de Medios (artículo 19): área responsable de realizar la producción por objetivos estratégicos de los medios de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y en general, de la Policía Nacional, así como apoyar a los demás grupos de la Oficina en el cumplimiento de la misión de la unidad.




• Grupo impresos y publicaciones: encargado de mantener y establecer la política editorial interna y dirigir el diseño de la Revista de la Institución, de tal manera que contribuya a que el cliente interno socialice la información generada en la Policía Nacional. • Grupo de medios digitales: responsable de diseñar y coordinar los medios de comunicación internos y externos digitales con los que cuenta la Policía Nacional, a través de los cuales es posible interactuar con sus clientes y satisfacer las necesidades y expectativas que tienen de la Policía Nacional. • Grupo de medios audiovisuales: encargado de la preproducción, producción y postproducción de piezas audiovisuales. • Grupo de diseño visual: responsable del soporte en el diseño y producción de material visual teniendo en cuenta los requerimientos de los demás grupos de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. e. Coordinación enlace Comunicaciones Estratégicas (artículo 8): es la dependencia enlace entre el Jefe de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y las Unidades Desconcentradas. 3. Esfera de toma de decisiones Para el desarrollo y la correcta ejecución del Sistema de Comunicaciones Estratégicas, es necesario que la toma de decisiones se realice conociendo las realidades del entorno y la particularidad de cada región y/o unidad policial; para ello, existe un conducto regular que debe seguirse. La siguiente, es la esfera que representa la toma de decisiones en COEST. Conocer las necesidades de comunicación dadas por los jefes, directores y comandantes. En el ámbito de decisiones de comunicación, el conducto regular que debe seguirse es: En el centro se encuentra el primer nivel de decisión que corresponde al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas de la Dirección General, quien en conjunto con los Jefes de Área se reúne quincenalmente (Comité de Comunicación) para revisar los temas en curso, proyectos transversales y cumplimientos por definir. Posteriormente, en el segundo nivel de decisión, esta información se entrega a los Jefes de Grupo quienes en conjunto, al interior de cada área, definen las prioridades y establecen responsables para los proyectos, estrategias y acciones a realizar. Las decisiones tomadas durante el comité de comunicación son trasladadas al Enlace COEST para que este genere un documento en el que se compile toda la información, los nuevos proyectos, el seguimiento a las acciones realizadas y los cumplimientos pendientes para comunicarlos a los integrantes de la Red COEST a través de la videoconferencia mensual y las videoconferencias regionales. Es importante que este espacio sea aprovechado por la Red para dar a conocer sus necesidades y expectativas de tal manera que éstas se integren a las estrategias que se desarrollan desde el nivel central. Así mismo, para los temas regionales serán los Comandantes quienes junto a sus jefes de comunicaciones estratégicas definan el manejo que se da a cada situación y gestionen los proyectos basados en los cuatro ejes del sistema de comunicación. Además, los encargados COEST de los Departamentos y Metropolitanas tendrán a su cargo la asesoría comunicacional a los Nodos COEST, ubicados en los Distritos.




4. Espacios de coordinación e interacción El Sistema de Comunicaciones cuenta con espacios de coordinación, interacción y seguimiento de los planes de acción propuestos, al igual que la identificación de necesidades de proyectos o programas a desarrollar desde la óptica comunicacional que requiera la Institución. De la misma forma, para que los equipos compartan avances en sus labores, revisen tareas que deben desarrollarse sistémicamente y coordinen la solicitud de cumplimientos y tareas para la Red COEST




Los espacios de seguimiento y participación, permiten a la Red COEST trabajar de manera colaborativa, resolver inquietudes, adquirir nuevos conocimientos y aprender sobre mejores prácticas desarrolladas por otros equipos Coest:




4. Gestión de solicitudes La jefatura COEST debe recepcionar las solicitudes que estén en relación con la misionalidad de la oficina y el proceso de comunicación pública. El Sistema se convierte en la hoja de ruta de toda estrategia comunicacional que se requiera plantear en la Institución, ya que se debe garantizar que se contemplen acciones para cada uno de los ejes: comunicación organizativa, relaciones estratégicas y vínculos con la comunidad; y que estas, se apoyen en la gestión de la plataforma integral de medios. Una vez definidas las grandes acciones estratégicas de la Institución, se replican a nivel nacional a través de la Red COEST. La operacionalización de este sistema requiere también que cada jefe COEST de las unidades desconcentradas monitoree las necesidades y requerimientos que su realidad demanda y que estas a su vez, se trabajen bajo el enfoque sistémico y los lineamientos generales establecidos para la Institución. Si bien algunos requerimientos se pueden trabajar en forma local en las diferentes Direcciones, Departamentos, Metropolitanas y Unidades Desconcentradas; habrá otros requerimientos que están relacionados con los grandes objetivos y estrategias de la Institución, y que deberán pasar por un proceso consultivo con los jefes de área y grupo de la Dirección General. La gestión de solicitudes aplica tanto para requerimientos que hacen los diferentes jefes COEST que conforman la red, como para las diferentes direcciones u oficinas que hacen requerimientos a la oficina asesora de comunicaciones estratégicas, es el siguiente:

Artículo 90 Definición de proyectos y estrategias de comunicación 1. Pasos para la definición de estrategias de comunicación La definición de estrategias de comunicación alineadas con los principios del sistema que son: gestión en red, enfoque sistémico y orientación a la estrategia; deben seguir los siguientes pasos mínimos:

a. Conocer el entorno




El contexto actual es dinámico e incierto. Por ello el primer paso para establecer una estrategia de comunicaciones es conocer y analizar el entorno de manera sistémica y metodológica. Este análisis permite no solo contextualizar las acciones planteadas en términos que sean viables y acordes con la realidad, sino también permiten identificar factores que impactan positiva o negativamente el tema o problemática a trabajar. La identificación de estos factores se realiza mediante la metodología PASTE que es la determinación de los hechos, acontecimientos que haya o estén ocurriendo o estén por ocurrir desde el punto de vista económico, social, cultural, económico, político, tecnológico y ambiental. Los pasos son:

1. Definir el entorno geográfico donde se llevara a cabo la estrategia. (puede ser país, una región, una ciudad o un Distrito)

2. Identificar los hechos y/o factores que inciden brindando oportunidades o amenazas al proyecto

que se ejecutara.

3. Establecer los temas que caracterizan la realidad del entorno establecido en materia de

seguridad y convivencia

b. Definir el objetivo




La definición del objetivo se realiza teniendo presente que se quiere lograr en materia de comunicación y cuál es el alcance de la estrategia que se plantea. Al definir el objetivo, la pregunta que permite encontrar los alcances es PARA QUE se debe adelantar esta estrategia comunicacional. Los objetivos de toda estrategia deben contemplar de manera global e integral los 4 ejes del Sistema de Comunicaciones, para ello se sugiere el siguiente formato.

c. Identificar y caracterizar los públicos El siguiente paso una vez definido el objetivo en cada uno de los ejes del sistema es, estructurar el mapa de públicos teniendo presente incluir todos los públicos clave con los cuales se necesita interactuar para tener un éxito en la estrategia que se plantee. En el mapa de públicos, se realiza la identificación de todas las entidades y personas con las que la Policía Nacional debe interactuar. Posteriormente, los públicos se segmentan de acuerdo al rol que cumplen en la interrelación con la Institución para poder realizar acciones estratégicas específicas con cada uno de ellos. Cada uno de estos públicos tiene una relevancia dentro del accionar de la Policía Nacional y, por lo tanto, desestimar o no involucrar a uno o varios de ellos puede conducir a comportamientos inesperados o a generar una percepción negativa de la Institución. Los cinco (5) tipos de públicos en los cuales se agrupan los grupos de interés, son los siguientes: En el caso de los decisores, de su percepción y disposición depende la sostenibilidad de una estrategia, al ser quienes tienen el encargo de los recursos –económicos, humanos, etc., - para el desarrollo de los programas y proyectos que se lleven a cabo en la Institución. Por su parte, de los referentes y la influencia que estos tengan, depende que los programas o proyectos tengan un espacio de aceptación en diferentes ámbitos de la sociedad y, por lo tanto, puedan ser desarrollados; son los aliados que apalancan la estrategia de comunicación. En cuanto al entorno, de este depende el apoyo social y la confianza que se genere tanto en los programas y proyectos como en la Institución. A estos públicos les debemos informar sobre el desarrollo de los proyectos o programas.




Los destinatarios, son los públicos a los cuales está dirigida puntualmente la estrategia y sobre los que se busca un cambio de comportamientos o una acción específica, es decir sobre los cuales debemos persuadir. Y por último, el interno, es el encargado de sustentar, desarrollar y mantener en el tiempo los programas y proyectos que se realizan. Son los responsables de la ejecución. d. Identidad de la estrategia Una vez definido los públicos y caracterizados, se podrá definir una identidad para la estrategia; plasmada en el mensaje y la identidad visual que se va a desarrollar.

Para estructurar el mensaje, debe estar alineado a la identidad de la Institución y para esto se retoman los conceptos claves extractados de la Misión, Visión y la MEGA.

Acorde con el tema y el público, se selecciona el concepto clave y luego se identifican 2 o 3 conceptos (máximo) que complementen y articulen el mensaje. Por ejemplo, se quiere expresar a un empresario que requerimos su apoyo en una actividad específica. El mensaje podría ser el siguiente: “La policía Nacional en la búsqueda de la construcción y consolidación de un país prospero y en paz, lo invita a participar en los espacios de conocimiento de los temas de seguridad y convivencia ciudadana” A partir de la construcción del mensaje, se establece el concepto visual que se trabajará, alineado con los parámetros de la identidad visual de la Institución, expuestos en este reglamento. Para construir mensajes efectivos que cumplan su objetivo y además de informar a la comunidad, aporten a la identidad y a la consecución de la estrategia institucional, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos durante su formulación.




e. Acciones de comunicación El siguiente paso, una vez definido las bases y parámetros de la estrategia, es desglosar las acciones para alcanzar cada objetivo planteado por eje. De esta forma, se describen las acciones teniendo presente que estas no solo deben ser informativas, sino que deben alcanzar la integración de los públicos a la misma. Para ello conviene tener presente el ciclo estratégico de comunicación. Este ciclo lo constituyen tres (3) fases que se deben contemplar y tener presentes en el diseño de planes de acción comunicacional interna y externa de la Policía Nacional. Este

ciclo lo componen las siguientes fases3

INFORMACIÓN Se organiza el mensaje guardando la identidad de la Institución, de acuerdo con las características de los públicos a los cuales va dirigida la estrategia de comunicación. Se da a conocer a través de la selección de flujos, medios y espacios de comunicación que garanticen la entrega y comprensión del mensaje. Se busca que el mensaje sea comprendido por todos los públicos objetivos. PARTICIPACIÓN Proceso de socialización para aclarar inquietudes y despejar dudas sobre el tema, para que le encuentren un significado y un valor. Al realizar la socialización se crean espacios de escucha y retroalimentación que permiten comprometer a la comunidad y a los integrantes de la Institución, para que tomen acciones específicas basadas en lo que han aprendido y comprendido. INTEGRACIÓN Al establecer compromisos, se inicia la conformación de alianzas para la construcción de redes que impulsen permanentemente los cambios de comportamientos y los conviertan en hábitos. A su vez, las acciones de este ciclo deben evaluarse y controlarse para identificar oportunidades de mejoramiento continuo. Para realizar el despliegue de acciones de comunicación se debe desglosar por cada objetivo las acciones identificando el público a quien va dirigido la acción y los medios seleccionados de la plataforma integral de medios. Así mismo cuando se realice cada acción y la forma como se medirá la efectividad de la estrategia planteada.

2. Aliados para el desarrollo de las estrategias de comunicación Los 4 ejes que componen el Sistema Integral de Comunicaciones Estratégicas se desarrollan a partir de la realidad institucional y cuentan para ello con el apoyo de aliados internos y externos que facilitan el trabajo y aportan al cumplimiento de la misionalidad de cada eje, de COEST y de la Institución.




Por ello es relevante identificar los aliados estratégicos y consolidar vínculos y relaciones de trabajo con ellos, permitiendo así unir esfuerzos, generar estrategias proactivas, calendarios temáticos efectivos, determinar oportunidades de comunicación y evitar acciones reactivas que resultan en productos desagregados. a. Aliados internos Relaciones Estratégicas En el caso de los aliados internos para Relaciones Estratégicas, todas las direcciones y las unidades que las componen son aliados, pues de su labor depende el fortalecimiento de la imagen institucional y el relacionamiento tanto con medios como con líderes de opinión:

Vínculos con la Comunidad La Policía Nacional tiene como razón de ser su servicio a la comunidad y por lo tanto, debe responder a sus necesidades y expectativas. Por esta razón, todas las Direcciones y unidades de la Institución, están relacionadas y participan en la generación de vínculos con la comunidad. Específicamente los aliados internos son los siguientes:

Comunicación Organizativa Los aliados estratégicos internos de organizativa, son aquellas oficinas o direcciones de la Institución que por su misionalidad, aportan o están en relación a las temáticas clave que se quieren desarrollar en la estrategia de comunicaciones. Esto permitirá realizar acciones integradoras, armonizar intereses y optimizar esfuerzos que se estén adelantando alrededor del tema o problemática que se quiere solucionar.




Plataforma integral de medios Los aliados internos de la plataforma son aquellos que proporcionarán información desde su actuar, para actualizar y gestionar los medios y espacios de participación.

b. Aliados externos Así como se identifican aliados estratégicos para el planteamiento y ejecución de las acciones comunicacionales, se debe analizar para cada problemática y/o tema a trabajar los aliados externos, a continuación se dan parámetros para ello: • Relaciones Estratégicas Sus aliados externos pueden variar dependiendo de la temática que se trata:




Vínculos con la comunidad Los aliados externos de vínculos con la comunidad son todos aquellos que pueden aportar desde su razón de ser para el cumplimiento de la misionalidad de este eje:

Comunicación organizativa Los aliados externos de Comunicación Organizativa, son aquellas organizaciones o instituciones que se convierten en referentes o validadores de los temas que se tratan al interior de la institución o aquellos que se quieren fortalecer.




Plataforma Integral de Medios

Los aliados externos de la plataforma, son aquellos que están en relación a su gestión y que facilitarán el desarrollo de sus objetivos.

Artículo 91. Red COEST El funcionamiento en red es una forma de organizar el trabajo de manera sistémica y con sinergia en la que el intercambio y la colaboración permiten complementar los recursos a nivel local y nacional. Más allá de un simple trabajo de coordinación para el intercambio de información, es una manera de articular una comunidad para incitarla a colaborar de forma estable y eficaz logrando así evitar la multiplicación de acciones, sacarle mejor provecho a los recursos y potenciar el trabajo en conjunto. 1. Importancia del trabajo en red Este tipo de estructura no debe ser vista solamente como una manera operacional de intercambiar información o de ejecutar tareas ligadas a una exigencia. El trabajo en red se convierte en una oportunidad para que cada una las Direcciones y de las Regiones se conviertan en actores de la comunicación capaces de crear contenidos, difundir ideas, intercambiar información de manera organizada y oportuna, además de participar en la evolución constante de los parámetros de funcionamiento de la red.

La organización del trabajo en red permite reaccionar oportuna y efectivamente frente a diversas situaciones puesto que los equipos están comunicados, en sintonía con los objetivos que se quieren lograr, compartiendo información y datos para abordar de manera integral problemáticas de complejidad muy profunda




Trabajar bajos esquemas individualistas, significa resolver necesidades aisladas y esporádicas, atendiendo solamente pequeños aspectos de las problemáticas, perdiendo así otros flancos y dejando abiertos y debilitados aspectos clave para la Institución por los cuales, posiblemente en algún momento, se pueda desatar una crisis o situación crítica. La esencia del trabajo colaborativo no radica solamente en compartir determinados recursos: personales, técnicos, administrativos o económicos. El verdadero valor de la red está en la oportunidad de ver los problemas como situaciones mucho más complejas, en buscar la manera de complementar los recursos, las visiones, las buenas prácticas y los aprendizajes. Además, la composición de una red también permite contar con una multiplicidad de perfiles y formaciones de las personas que integran los equipos. Este es el sentido de trabajar en red, de manera colaborativa, compartiendo recursos, información, una visión integral de determinado problema, para actuar rápidamente y eficazmente abordando lo problemas de manera integral. La red funcional y sistémica permite contar con una estructura organizada, basada en la visión y los objetivos globales de la Institución, donde se potencializan las interacciones con todos sus grupos de interés. 2. Objetivos del trabajo en red La Red COEST, está integrada por todos los equipos de comunicaciones estratégicas existentes en todas las Direcciones, Metropolitanas, Departamentos y Distritos; su labor específica se centra en la ejecución de las políticas de comunicación en las diferentes Unidades Policiales, de tal manera que se gestione también desde allí la cultura institucional, las relaciones estratégicas y los vínculos con la comunidad. Sus objetivos son: • Dar respuesta estratégica y eficiente a las necesidades de comunicación que se requieran en el ejercicio de las Unidades Policiales a la cual pertenece. Para ello debe mantener su rol de asesor con el Comandante de su unidad. • Alinear las acciones comunicacionales por Dirección o por Región, a los objetivos institucionales. • Comprender e implementar el Sistema de Comunicación de la Policía Nacional en cada una de las unidades policiales, activando así los proyectos y estrategias de comunicación en cada eje del Sistema • Apropiarse del rol de gestor de comunicación dentro de la Red COEST • Cumplir con los parámetros de identidad e imagen establecidos para proyectar la marca institucional de la Policía Nacional • Orientar y asesorar al Director y/o Comandante en el reconocimiento de las necesidades y requerimientos comunicacionales que tengan en la Unidad Policial a la que pertenece • Ser parte activa en los mecanismos de comunicación, coordinación y trabajo en equipo para dinamizar la red. • Cumplir con los parámetros de mejora, seguimiento y control de la operacionalización de la Red COEST. •Compartir el conocimiento y las experiencias adquiridas para hacerlas valer como mejores prácticas para que puedan ser replicados en las otras unidades policiales.




La jefatura COEST- DIPON, apoya la gestión de los Jefes COEST de las Unidades Desconcentradas, quienes como gestores de comunicación replicarán a nivel nacional las estrategias, material, espacios y demás aspectos que se definan alrededor de la temática clave a trabajar.

3. Lineamientos para el trabajo en red El trabajo colaborativo de la red COEST está caracterizado por 10 factores que determinan el actuar y el perfil de sus integrantes. Los compromisos establecidos en este decálogo son fruto de la construcción colectiva de miembros de la Red COEST quienes, a partir de su experiencia en el equipo, consideran cada aspecto como parte fundamental del óptimo funcionamiento de la gestión de la red.




4. Rol coordinación enlace COEST La Coordinación Enlace Comunicación Estratégicas es la dependencia puente entre el Jefe de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y las Unidades Desconcentradas y cumple con las siguientes funciones: •Desarrollar mecanismos de comunicación, coordinación y trabajo en equipo para crear sinergia entre las Unidades Desconcentradas y la Jefatura de Comunicaciones Estratégicas. •Establecer y diseñar metodologías de trabajo para consolidar enlaces colaborativos con las Unidades Desconcentradas para operar en red. •Conocer, orientar, asesorar en las necesidades y requerimientos comunicacionales que tengan las Unidades Desconcentradas. •Garantizar el amplio conocimiento y aplicación de las directrices y parámetros de las políticas de comunicaciones estratégicas por parte de los Jefes de las Unidades Desconcentradas. •Realizar seguimiento a los logros y retos de las Unidades Desconcentradas. •Definir lineamientos para la Red de Emisoras de la Policía Nacional, con el fin de generar identidad y unidad de criterios. •Establecer los parámetros y criterios de actualización de la estructura programática de la red de emisoras de la Policía Nacional; con el fin de velar por la identidad institucional. •Supervisar y dar cumplimiento a la normatividad emanada del Ministerio de Comunicaciones para el funcionamiento óptimo de las emisoras y Programas de Televisión. •Reemplazar al Jefe de Comunicaciones Estratégicas en caso de ausencia transitoria o por encargo. •Ejecutar el proceso de Comunicación Pública, cuyo objeto es difundir resultados de la gestión y administrar los medios de comunicación encaminados al fortalecimiento de la imagen institucional. •Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la ley, los reglamentos o la naturaleza de la dependencia. 5 El equipo COEST en las Unidades Desconcentradas




Según la estructura y el tipo de unidades es necesario contar con requerimientos mínimos para el óptimo funcionamiento de las Oficinas de Comunicaciones Estratégicas a nivel nacional.

Los mensajes estratégicos que se comunican público objetivo parten no solamente desde la Dirección General y Comunicaciones Estratégicas, el despliegue de dichos mensajes también se realiza desde todas las Direcciones Policiales acorde con su misionalidad. De ahí la importancia de establecer e identificar las necesidades en términos de comunicación para así poder contemplar el alcance y la importancia de actuar bajo los mismos lineamientos y divulgar los mismos mensajes. En este sentido, los integrantes de la Red COEST son un puente para dar a conocer la realidad local y a la vez son los responsables de realizar un seguimiento continuo para poder orientar sus estrategias de comunicación a los lineamientos institucionales. a .Perfil de los integrantes de la red COEST El jefe COEST de las Unidades Desconcentradas debe tener el siguiente perfil genérico. Es necesario establecer un plan de entrenamiento y actualización que sea validado y soportado en su ejecución por parte de los Directores, Comandantes y Jefes de Unidad en temas relativos al desarrollo de habilidades de comunicación oral y escrita, al igual que en el manejo de programas de diseño, edición y fotografía para todos los integrantes de la Red.




b. Estructura equipo COEST por tipos de unidad Los Comandantes, Directores y Jefes de oficinas, deben asignar en cada una de sus unidades el siguiente equipo de profesionales idóneos para que integren las oficinas COEST. Estas personas deben reportar directamente a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas y cualquier traslado o cambio debe ser reportado a esta. Basados en la resolución 02371 del 9 de julio de 2007 en la cual se define y clasifica las Policías Metropolitanas y Departamentos de Policía se proponen los siguientes requerimientos mínimos de talento humano y de recursos para las oficinas COEST La tipología de estructura, aplica a todas las unidades COEST de direcciones administrativas, operativas, educativas, oficinas asesoras y de control




•Funciones base.

La tipología de equipos y recursos se aplica a todas las unidades COEST de direcciones administrativas, operativas, educativas, oficinas asesoras y de control

RECURSOS SUGERIDOS – TODO TIPO DE UNIDADES CATEGORIAS AA, A, B, C, D




c. Rol Jefes COEST por direcciones Los siguiente son los roles preferentes más no excluyentes de los jefes COEST.




d. Ejes de gestión comunicacional de los jefes COEST




e. Perfil de los Nodos COEST Los nodos COEST cumplen un rol de gestión local de estrategias de comunicación encaminadas a mejorar la imagen y la percepción de seguridad frente a la Policía Nacional en los Distritos Fortalecidos. Reportan sus acciones de comunicación a los Jefes COEST de su Departamento. Su principal función es estar atentos y receptivos a los acontecimientos y aspectos críticos del entorno local que puedan constituirse en una guía para los planes de acción para el fortalecimiento de vínculos con la comunidad, apertura de espacios de participación con la comunidad y el fortalecimiento de la cultura institucional en sus distritos.




Capítulo III Comunicación Organizativa Comunicación organizativa gestiona las acciones de comunicación que promueven los cambios de comportamientos basados en los principios y valores institucionales. Su labor se desarrolla a través del liderazgo estratégico de la comunicación interna, la consolidación de la identidad cultural de la Institución y el fortalecimiento del conocimiento que tienen todos los integrantes de la Policía Nacional. La misión de comunicación organizativa es diseñar, articular y armonizar el Plan Integral de Comunicación Interna, con el fin de generar sinergia, coherencia y unidad en el tratamiento de los mensajes y la identidad institucional. Artículo 92. Elementos de la identidad y la cultura institucional 1. Historia El concepto de Policía surge durante la evolución de las instituciones de Grecia y Roma que culmina con la constitución de la democracia en Atenas y la república en Roma. El término policía es derivado del griego “politeia” que para Platón y Aristóteles significaba la constitución política, la forma de gobierno, el gobierno mismo y la administración del Estado. La “Policía”, entendida como función general del Estado, venía a representar de cierto modo, la función de paz, característica del sincretismo funcional de régimen de los clanes La Policía desde su nombre mismo se encuentra íntimamente relacionada con la formación de sociedad y su convivencia armónica. Es así como se ha reconocido como un componente clave para la gobernabilidad, destacando su función como consolidador de la paz, fundamental para convivencia y seguridad ciudadana. El Concepto de Policía ligado a la denominación “Nacional de Colombia”, presenta una significación de institucionalidad, pertenencia y representatividad, pues a través de estas palabras se refleja la connotación de ser reconocidos y respaldados por la ciudadanía y sus dirigentes; presentándose una relación en doble vía fundamentada en el apoyo, el respeto y la cooperación mutua para fortalecer la convivencia pacífica y armónica en Colombia. 2. Misión, Visión, MEGA desde la comunicación La identidad cultural de la Institución está definida en QUE ES, QUE HACE y COMO SE PROYECTA. Esto permite tener claridad de su razón de ser y el propósito común que todos sus miembros deben perseguir. Es por esto que la Misión, la Visión y la MEGA son fundamentales en la identidad cultural ya que en estas están consignados estos conceptos. La misión es la definición específica de lo que somos, hacemos y a quienes servimos: “La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz”.




La Visión es la imagen futura, es una fuente de inspiración para la Institución y representa la esencia que guía los esfuerzos y acciones de todos los que conforman la Policía Nacional: “Al año 2019, la Policía Nacional habrá hecho una contribución de excepcional valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construcción de un país próspero y en paz, soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el trabajo cercano a la comunidad”.

Dentro de las metas que ha trazado la Institución, hay una que se convierte en el reto aspiracional. Es decir, una gran meta por cumplir en cierto lapso de tiempo. A esta meta se le denomina LA MEGA: “La Policía Nacional prestará un servicio respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, que garantice comunidades seguras, solidarias y en convivencia. Al 2014, alcanzará los más altos estándares de credibilidad, confianza y posicionamiento, destacándose como el mejor servicio policial de América “

3. Principios y valores desde la comunicación Los principios y valores son aquellas verdades universales que se ven reflejadas en las creencias y comportamientos propios de los integrantes de la Policía Nacional. “Bajo la premisa de cero tolerancia a la corrupción, la cultura de la legalidad y la transparencia institucional, se establecen estos principios y valores con los que se busca que los procesos internos y los procesos operacionales tengan el sello de “una policía totalmente confiable” Los principios de la Policía Nacional son: Principio de vida: valoramos la vida estimulando la toma de conciencia a través de los valores de seguridad, respeto y solidaridad, en nosotros mismos, en la familia y en la comunidad desde el quehacer policial. Principio de dignidad: a través de la comprensión de la individualidad del ser, valoramos nuestro actuar transparente y desarrollamos los valores como la honestidad, la transparencia, el honor y el valor policial. Principio de equidad y coherencia: practicamos la coherencia en nuestro actuar diario articulando nuestros objetivos personales con los institucionales, dentro de un marco justo que nos brinde igualdad de oportunidades




Principio de excelencia: trabajamos con responsabilidad por la excelencia en el servicio a la comunidad, favoreciendo el desarrollo de competencias policiales del servidor público y mejorando su calidad de vida, para alcanzar altos niveles de desempeño. Nuestros valores y sus aspectos claves a comunicar son: VALOR DE SEGURIDAD: Protegemos la vida, honra y bienes de los ciudadanos, garantizamos su libertad y tranquilidad; ejercemos nuestro servicio con un comportamiento seguro, dentro y fuera del mismo, siendo conscientes de las consecuencias de nuestros actos como modelo en el cumplimiento de las normas.

VALOR DEL RESPETO: Damos valor al ser humano y reconocemos sus principios y derechos universales, expresados en un servicio oportuno basado en el bueno trato, lo cual constituye un valor fundamental para la sana convivencia. Un Policía respetuoso de las normas nacionales e internacionales sobre Derechos Humanos, se caracteriza por ser sencillo, atento, cordial y solidario.

VALOR DE LA SOLIDARIDAD: Estamos comprometidos en todo momento, con un actuar humanitario frente a las necesidades de nuestra comunidad y de nuestro país, caracterizados por una conciencia social, promoviendo el desarrollo humano. Este valor consiste en mostrarse unido a otras personas o grupos, compartiendo sus intereses y necesidades.

VALOR DE LA HONESTIDAD: Reconocemos la dignidad humana a través de la comprensión de la individualidad del ser, evidenciamos nuestro actuar transparente con rectitud, sinceridad y legalidad. Un Policía honesto se caracteriza por ser honrado, honorable, auténtico, íntegro, transparente y sincero.

VALOR DE LA TRANSPARENCIA:




Realizamos el servicio a través de la práctica de los valores y principios institucionales, bajo los parámetros de legalidad, con acciones que transmitan confianza al ciudadano.

VALOR HONOR POLICIAL: En la Policía Nacional reconocemos la dignidad de los profesionales de policía, obtenida a través del desarrollo de un servicio de excelencia, dentro de los principios éticos rectores de la institución.

VALOR POLICIAL: En la Policía Nacional, actuamos con capacidad y firmeza, bajo el imperio de la ley, frente a los obstáculos que impiden la protección de los ciudadanos y de la comunidad.

VALOR DE LA JUSTICIA: Garantizamos el cumplimiento de las normas, brindando un trato equitativo para facilitar la convivencia ciudadana, prevaleciendo el bien común. Es el valor por excelencia de todo ser humano; el justo es legal en su actuar e implica actitudes relacionadas con la responsabilidad, la honestidad, el respeto, la lealtad y el amor por sí mismo y por los demás

VALOR DE LA TOLERANCIA: Valoramos el complemento que hace la diferencia en cuanto a creencias, sentimientos y comportamientos de los seres humanos, con el propósito de contribuir a una convivencia pacífica. Es la expresión de consideración y respeto por las opiniones y/o actitudes de los demás. Un Policía tolerante, se caracteriza por ser paciente, comprensivo, amistoso, amable, indulgente y sereno.

VALOR DE LA LEALTAD: Asumimos como decisiones propias, el deber policial de ser fieles a la sociedad y a los principios que nos rigen, por encima de nuestras relaciones interpersonales, lo cual implica sentimientos de fidelidad y compromiso por las ideas, las personas y la institución policial. La lealtad es propia de personas sinceras, transparentes, firmes, constantes y confiables.




VALOR DE LA RESPONSABILIDAD: Realizamos nuestras funciones con calidad y oportunidad para lograr los objetivos institucionales, al satisfacer las necesidades y expectativas de seguridad en la comunidad. Se relaciona con la toma de decisiones y la conciencia acerca de las consecuencias de todo aquello que se hace o se deja de hacer. Algunas características relacionadas con este valor son: conciencia, juicio, tranquilidad, madurez y confianza.

VALOR DEL SERVICIO: Desarrollamos la actividad policial de manera oportuna y efectiva a través de un alto desempeño, estableciendo vínculos confiables con la ciudadanía para garantizar su seguridad, con altos niveles de calidad.

VALOR DEL COMPROMISO: Nos involucramos con la comunidad, la Institución, la familia y el Estado, a través del servicio de excelencia protegiendo la vida, honra y bienes de los colombianos.

VALOR DE LA DISCIPLINA: Reconocemos y asimilamos las reglas que garantizan una convivencia armónica, regulada a través de normas y disposiciones sociales e institucionales.

VALOR DE VOCACIÓN POLICIAL: Profunda convicción y total disposición hacia el servicio. Asumimos la profesión policial como el eje de nuestro proyecto de vida, y somos testimonio con nuestro ejemplo de lo que significa ser Policía.




Bajo el lema institucional se congregan dos pilares fundamentales del ser humano que se encuentran expresados en la frase “Dios y Patria”. Los siguientes son aspectos intrínsecos que se encuentran en el lema y que rigen el actuar de la Institución:

Artículo 93. Política de Comunicación interna La gestión de la comunicación al interior de la Institución vela por la unidad de mensajes estratégicos que se quieren dar a conocer a todas las personas que conforman la Policía Nacional, y que a su vez, estén en concordancia con los mensajes institucionales que se envían a la ciudadanía como un fortalecimiento conjunto y articulado, de la imagen y la reputación de la Institución. De igual manera, trabaja por el fortalecimiento de la confianza interna a través de la consolidación de las relaciones con los colaboradores, el reconocimiento de los comportamientos asociados a la Institución y el equilibrio entre la vida personal y laboral. •La Policía Nacional promueve y estimula la comunicación y la participación como requisitos fundamentales para el cumplimiento de sus objetivos institucionales, la coordinación eficiente de sus procesos, la integración y el trabajo en equipo, la excelencia en la prestación del servicio policial y la vivencia de los principios y valores institucionales. •Todos los colaboradores de la Policía Nacional deben tener acceso a la información pertinente a sus responsabilidades y al mismo tiempo es un deber buscarlas. En este ciclo de entrega oportuna y búsqueda de la información tanto los Directores, los Comandantes y los Jefes de las diferentes Unidades policiales tienen un rol de puente de comunicación de gran importancia. •Las comunicaciones al interior de la Policía Nacional deben ser claras, pertinentes y oportunas inspiradas en la identidad y en los principios y valores institucionales. •Las acciones estratégicas que se planteen en relación a la comunicación interna, deben garantizar la cobertura de los públicos, temas estratégicos y flujos de información para lograr una comunicación efectiva. •La responsabilidad de la comunicación al interior de la Institución es de cada uno de los integrantes que la conforman. Aunque es liderada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas y en particular por su área de comunicación organizativa; todas las direcciones administrativas, operativas y educativas, las oficinas de evaluación y control y oficinas asesoras; están involucradas y actúan en corresponsabilidad y en un trabajo coordinado con la Dirección General.




•La responsabilidad de la gestión de los programas y proyectos de comunicación interna que buscan la consolidación de la identidad, cultura y conocimiento que sus miembros tienen de la institución. Es de los comandantes en coordinación directa de los Jefes COEST. •La Oficina de Comunicaciones Estratégicas y la red COEST; en un trabajo colaborativo con las Direcciones Administrativas, Operativas y Educativa, las Oficinas de Evaluación y Control, Asesoras y Unidades desconcentrada debe: •Diseñar los programas de comunicación para el mejoramiento del clima y cultura institucional. •Diseñar y gestionar espacios y procesos para el reconocimiento de los funcionarios. •Diseñar acciones para dar a conocer los beneficios de los programas de bienestar que buscan el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores en el plano personal, laboral y profesional. •Dar a conocer el direccionamiento estratégico, los servicios, avances, logros y decisiones institucionales, con el fin de incrementar y mantener el nivel de conocimiento que los colaboradores tienen de la Policía Nacional. •Desarrollar estrategias que incentiven la participación y promuevan ideas que generen procesos de innovación al interior de la Institución. •Impulsar, gestionar y comunicar los desarrollo con equidad económica, cultural, social y ambiental para evidenciar a la Policía Nacional como una institución socialmente responsable; en donde se toman decisiones responsables con la sociedad y con todos los públicos internos y externos, que se traduce en integrar a la Institución con la sociedad. •Buscar la materialización de los valores institucionales en comportamientos que reflejen un compromiso social en coherencia con las políticas, iniciativas, procesos y acciones de desarrollo social de la Policía Nacional. Los líderes de cada unidad policial, Directores, Jefes y Comandantes en apoyo con COEST deben consolidar las relaciones con sus colaboradores, el reconocimiento de los comportamientos de sus integrantes, y buscar el equilibrio entre su vida personal y laboral. Para ello deben gestionar: •Creación y consolidación de espacios para tener un amplio conocimiento del perfil, necesidades y expectativas de todos los miembros de la Institución, no solo en su ámbito laboral, sino en el personal. •Consolidar y motivar espacios de escucha donde se establezca un diálogo entre las diferentes esferas de la Institución y preferencialmente entre los líderes y sus colaboradores, con el fin de explorar áreas donde se puedan reforzar las aspiraciones y proyectos de vida de sus miembros; por ello, el reto de la Institución en consolidar los vínculos de sus colaboradores, para tener relaciones estables, duraderas, basadas en el respeto, la sinergia y una buena comunicación. •Gestionar las estrategias de comunicación interna que se realicen, empoderando y apoyando a su jefe COEST. Artículo 94. Fortalecer el conocimiento Institucional El conocimiento institucional busca que la información sea un recurso disponible para todos y que aporte al desarrollo del quehacer policial, a la consecución conjunta de las metas planteadas, a la visión de futuro, y al fortalecimiento de la identidad y la cultura institucional. Así mismo, procura un incremento progresivo sobre el nivel de conocimiento que los integrantes de la Policía Nacional tienen de la Institución y del entorno que ella impacta, con el fin de ser más productivos y acertados en la toma de decisiones. Para lograr esto, se genera una dinámica de caracterización de públicos, mensajes y medios a través de los cuales se entrega la información y se vigilan los factores claves de oportunidad, pertinencia, acceso, transparencia, calidad y cobertura. La gestión del conocimiento institucional se activa a nivel nacional a través de los Jefes COEST de las Unidades Desconcentradas, quienes deberán replicar los medios, espacios y mensajes establecidos; a




todos los miembros de sus diferentes unidades. De igual manera la validación, soporte y seguimiento por parte de los Directores y Comandantes es fundamental para que dicha gestión se realice de manera unificada y acorde a los principios de la Institución.

1. Segmentación de temas institucionales La siguiente es la clasificación de los temas institucionales que los integrantes de la Policía deben conocer a través de las estrategias de comunicación para fortalecer el conocimiento institucional.

La segmentación de mensajes permite identificar la temática clave que se deben dar a conocer. Estos temas están enmarcados en tres grandes bloques que cubren globalmente el actuar de la Policía: •Su Sistema de Gestión Integral, para un funcionamiento con calidad, efectividad, eficiencia y eficacia. •La Doctrina Policial, que rige el comportamiento de los miembros que conforman la Institución. •La operatividad, que refleja los logros y proyectos que se alcanzan en todos los niveles de la Policía. El marco general en el que se deben presentar estos temas, está dado por los aspectos clave que recogen la visión, misión y MEGA institucional: convivencia en paz y seguridad ciudadana, humanismo, corresponsabilidad, trabajo efectivo y cercano a la comunidad, servicio de calidad, altos estándares de credibilidad, confianza y posicionamiento.




2. Caracterización de públicos internos Esta clasificación permitirá evidenciar las características particulares con las que se llevan a cabo los diferentes cargos de la Institución (condiciones espaciales, acceso a tecnologías digitales, disponibilidad de tiempo, etc.). Teniendo en cuenta estos aspectos, se definirá el medio y la tipología adecuada de mensaje con la que se deben transmitir las comunicaciones institucionales para lograr una efectiva aprehensión de la información.

La efectividad de esta gestión, se mide a través de encuestas periódicas que acerca del uso y conocimiento de los medios. También se pueden generar actividades puntuales como foros o concursos, para medir el nivel general que los integrantes tienen de la Institución en general. Artículo 95. Gestión de identidad y cultura La cultura de una organización está compuesta por lineamientos perdurables que dan forma al comportamiento, al estilo de administración, la trasmisión de valores y filosofías, la motivación al




personal, la cohesión del grupo y su compromiso con metas relevantes de la organización. Dicha cultura cumple con funciones importantes tales como: • Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización • Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo • Reforzar la estabilidad del sistema social • Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma de decisiones 1. Objetivo de la gestión de la comunicación en la identidad y cultura •Fortalecer la confianza en la organización, a través de la consolidación de las relaciones con sus colaboradores, del reconocimiento de los comportamientos de sus integrantes, y del logro del equilibrio entre su vida personal y laboral. •Consolidar una cultura de humanismo para fortalecer la dignidad del ser policía, que se expresa en el uso responsable de la libertad, en el respeto, en el equilibrio del rol personal y profesional y en el sentido de compromiso, felicidad y unidad; de servir a los colombianos. •Participar en la formulación estratégica del plan de mejora para aportar desde la comunicación al fortalecimiento de estos aspectos, desde el manejo de medios de información y espacios de participación en una gestión estratégica de la plataforma de medios interna. •Diseñar, formular y gestionar acciones de mejora relacionadas con estos aspectos, apuntan a mejorar la calidad de vida laboral, que es el proceso permanente y participativo que busca crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo personal, social y laboral del servidor público, permitiendo incrementar sus niveles de participación e identificación con su trabajo. Una gestión de la comunicación organizativa efectiva que incluya estrategias, retroalimentación, medición y ajuste; se encamina a lograr un cambio institucional que permita realizar cambios de comportamientos para consolidar la identidad y fortalecer la cultura institucional. De acuerdo al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), existen dos tipos de cambio en las entidades: • Los cambios reactivos o defensivos: que son una mera consecuencia o reacción ante hechos desencadenantes como crisis o reestructuraciones. • Los cambios proactivos o anticipatorios: que responden a la existencia de auténticos liderazgos y constituyen reacciones ante tendencias, no ante hechos ya conocidos por todos, anticipándose así a fenómenos del entorno o del interior de la organización. En términos generales, la gestión de la identidad y la cultura aporta desde la consolidación de los espacios de reconocimiento y participación, e identifica los espacios apropiados de comunicación para socializar e integrar los comportamientos asociados a los valores, comunicar la importancia de la cultura del humanismo, apoyar la divulgación de los procesos de gestión humana y los parámetros de relaciones interpersonales para liderar. Capítulo IV Relaciones Estratégicas A través de las relaciones estratégicas la Policía Nacional puede construir relaciones basadas en confianza, con aliados o referentes estratégicos de tal manera que sea posible incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la Institución. Se desarrolla a través de: •Fortalecimiento de la imagen institucional •Fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales •Gestión de las relaciones con los medios de comunicación Artículo 96. Política de relaciones estratégicas •La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas en conjunto con la Dirección General, definen el mapa estratégico de públicos; con el que administra la hoja de ruta de los avances en las relaciones que se tenga con cada uno de ellos. Asigna y define los responsables directos de cada relación, con el fin de hacer seguimiento por su nivel estratégico y por el nivel de impacto de las acciones y decisiones de la Policía Nacional en la vida de esos públicos.




•Las relaciones estratégicas deben estar basadas en un marco moral de respeto y en comportamientos orientados por los principios y valores de la Institución. •Las relaciones estratégicas deben buscar apalancar el cumplimiento de los objetivos de la Institución y fortalecer la visibilidad, la notabilidad y la credibilidad de la Policía Nacional. •Los mensajes que se emitan en las relaciones estratégicas con los diferentes grupos de interés; deben estar alineados y reflejar la identidad de la Policía Nacional; con el fin de mantener un discurso unificado y coherente que permita dar claridad y confianza de lo que dice y proyecta la Institución. Artículo 97. Lineamientos de relacionamiento con medios •La información que se suministre a los medios de comunicación se debe caracterizar por su oportunidad, pertinencia, coherencia, veracidad, claridad y transparencia. •Los Comandantes y la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas y la red Coest; deben propender por mantener y actualizar el conocimiento que los medios tienen de la Institución; con el objeto de que la información emitida por estos este contextualizada y alineada con la naturaleza, alcances y rol de la Policía Nacional. •La Dirección General en conjunto con la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas, identificarán y designarán a los voceros oficiales de la Institución; para ello publicara de forma mensual el directorio de voceros oficiales de la Institución. Así mismo, COEST debe realizar las acciones pertinentes para entrenar en estas habilidades a los voceros, otorgar la asesoría, acompañamiento y direccionamiento en la construcción de mensajes estratégicos y hacer seguimiento de sus intervenciones. •Los voceros de la Institución deben obrar con amabilidad y disponibilidad frente a los medios de comunicación; ya que a través de ellos se logra el derecho a informar a la ciudadanía sobre las formas de prevenir, actuar, participar y cooperar con la Institución. Así como conocer los avances, retos y logros de la Policía Nacional. •Los voceros de la Institución deben conocer y dar a conocer los mensajes institucionales y no dar declaraciones a nombre propio. De igual manera deben asesorarse de los jefes Coest y entrenarse permanentemente en habilidades de expresión oral. •Los jefes de comunicaciones estratégicas deben gerenciar las relaciones con los medios de comunicación basadas estas en disponibilidad, amabilidad y capacidad de respuesta oportuna y trasparente. •Los Comandantes en conjunto con los Jefes COEST deben establecer una agenda temática alineada con las realidades de cada entorno. Con el fin de construir e instaurar una agenda pública de los temas estratégicos que permitan migrar de una comunicación de hechos a una comunicación proactiva que permita anticiparse y preparar y/o prevenir a la ciudadanía para posibles eventualidades. •Los Comandantes en conjunto con los Jefes COEST, deben establecer espacios, medios y herramientas con periodicidad, para dar a conocer los logros y retos en la gestión de la seguridad y convivencia ciudadana. •Los voceros y los jefes COEST deben atender las consideraciones que van en consonancia con el “Manual de Información Pública en el Sector Defensa” y de acuerdo con la razón de ser de la Policía Nacional. •Los Jefes COEST y Comandantes de Direcciones, Metropolitanas y Departamentos; deben programar encuentros con los medios de comunicación con los cuales se relaciona la Institución para ampliar su conocimiento sobre la labor que realiza la Policía Nacional y conocer sus necesidades y expectativas para fortalecer las relaciones con los mismos. Estos alineados a las directrices de COEST DIPON. •Los Jefes COEST para apoyar la divulgación ante los medios de comunicación los planes, programas, acciones y logros de la Policía Nacional. Deberán entregar en lo posible material: audiovisual, fotográfico, ampliación de la información, material de audio, registros gráficos, infografías, entre otras.




•Los Jefes COEST en conjunto con los Comandantes, deben realizar seguimiento al desarrollo del cubrimiento de las noticias con el fin de tomar acciones de ampliación de la información y/o corrección, así como dar retroalimentación de la misma al medio y a nivel interno de la Institución para determinar acciones operativas o comunicacionales Artículo 98. Lineamientos de relaciones interinstitucionales Los Jefes COEST en coordinación con los Comandantes de Direcciones, Metropolitanas y Departamentos deben: •Identificar y monitorear el estado de las relaciones con los grupos estratégicos de interés de la Policía Nacional. •Liderar las acciones de notoriedad y visibilidad en las relaciones de cooperación y apoyo con los grupos estratégicos de interés de la Policía Nacional, con el fin de aportar al cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. •Apoyar las estrategias comunicacionales para fortalecer y coordinar las relaciones Internacionales, necesarias para promover la imagen institucional. •Diseñar y gestionar estrategias de comunicación, espacios y medios que aseguren el sostenimiento de las relaciones y la evolución hacia la gestión de vínculos con los grupos estratégicos de interés. •Diseñar estrategias de comunicación para los espacios de participación (Consejos de seguridad, frentes de seguridad, simposios, congresos, etc.) que permitan socializar, analizar y presentar iniciativas conjuntas para fortalecer la seguridad y convivencia. Artículo 99. Lineamientos para el manejo de la imagen Institucional Los Jefes COEST en corresponsabilidad con los Comandantes de Direcciones, Metropolitanas y Departamentos deben: •Comunicar mensajes institucionales unificados y alineados con la identidad y el Direccionamiento Estratégico de la Policía Nacional, con el fin de incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la Institución. •Monitorear y medir la percepción que la Policía Nacional tiene frente a los diferentes grupos de interés para a partir de los parámetros contratados por la Institución y también sobre estudios y documentos de diversos tipos que sean realizados por organismos nacionales e internacionales que permitan conocer diferentes percepciones de la razón de ser y gestión de la Institución. •Formular y gestionar planes estratégicos para fortalecer la credibilidad y la confianza en la Institución, en el Policía y el impacto que la labor de la Institución tiene en la sociedad. Artículo 100. Gestión de comunicación en momentos de crisis 1. Importancia de la gestión de crisis Una Institución como la Policía Nacional no está exenta de que le ocurran situaciones inesperadas que debe manejar de la mejor manera posible para evitar un fuerte impacto que afecte su credibilidad y reputación. Por eso debe estar preparada para actuar de manera oportuna y eficaz. Gestionar una crisis comprende una labor preventiva a partir del análisis de situaciones críticas vividas, de escenarios posibles y del mapa de riesgos a los que está expuesta la Institución para implementar estrategias y acciones con el fin de evitarlas o mitigarlas. Contemplar la manera de hacer frente a una situación de crisis, permite reaccionar de una manera más organizada para la resolución del conflicto, comunicar correctamente lo sucedido y actuar a tiempo para que la imagen y la reputación de la Institución se vean lo menos afectadas posible. No prepararse para enfrentar una posible situación de crisis o verla solamente como un problema, es olvidar que también pueden ser una fuente de oportunidades y aprendizajes que, lamentablemente, solo surgen en momentos difíciles. Lo más importante para estar preparado para este tipo de sucesos




es que las unidades y sus comandantes tengan una claridad acerca de cómo actuar, a quién dirigirse y qué comunicar de ser necesario para no poner en juego la credibilidad de la Institución. En este sentido, si se gestiona efectivamente la comunicación en una situación de crisis, se tiene la oportunidad de actuar proactiva y adecuadamente y de atenuar el cubrimiento negativo de los medios e, incluso, de transmitir mensajes estratégicos sobre el quehacer institucional y encontrar en la situación oportunidades de mejora. Es así como la gestión de contingencias en la Policía Nacional compromete la adecuada ejecución de acciones preventivas y/o correctivas ante el riesgo y la crisis; y una efectiva y oportuna comunicación estratégica alineada con las acciones realizadas para enfrentarla. 2. Diferencia entre una crisis y una contingencia

3. Roles en situaciones de crisis




Como afirma Paul Capriotti, “las crisis poseen dos niveles de realidad: en uno se encuentra lo que efectivamente ha sucedido, y en el otro, lo que la gente cree que ha sucedido. En función de nuestros conocimientos y experiencias los individuos interpretamos las crisis. Por ello, las crisis necesitan una actuación efectiva en dos campos, el cognitivo y el emocional. Las organizaciones deben informar de los hechos, pero también deben conseguir el apoyo moral de sus públicos, despertar simpatía, admiración y respeto a través de sus actuaciones y comunicaciones. Si una empresa solo se preocupa de la parte cognitiva, no cerrará de forma adecuada la crisis”.

Es así como la gestión de la comunicación en situaciones de crisis debe estar sustentada en la definición clara de qué se va a comunicar, cómo, a quién, dónde, cuándo y a través de qué medios. Por lo tanto, la información concreta, el objetivo de la comunicación, los públicos, los medios, los mensajes, el vocero y las acciones a comunicar, se constituyen en elementos fundamentales para establecer las comunicaciones de crisis estratégicamente. El siguiente cuadro permite visualizar las diferentes características y roles de los públicos estratégicos en momentos de crisis:

4. Fases en la gestión de crisis




• La gestión integral de una crisis implica tener en cuenta las 2 fases en las que se puede hacer frente a ellas. En la fase preventiva se contemplan las posibles situaciones generadoras de crisis y con ellas, los recursos y estrategias de acción con los que se cuenta. En esta fase la recopilación de experiencias pasadas es un núcleo importante de aprendizaje y mejoramiento.

• La fase reactiva de la gestión de crisis se presenta cuando las acciones de respuesta a la

crisis no dan espera. La Institución debe reaccionar rápida pero organizadamente para atender las necesidades y hacer lo posible porque la imagen y reputación de no se vean fuertemente afectadas.

En cualquiera de las siguientes fases la comunicación de crisis es el componente esencial que permite planear, conocer los recursos con los que se cuenta, informar y tener preparados a los miembros de la Policía Nacional para hacer frente a lo inesperado de manera organizada y efectiva

5. El comité de crisis El comité de crisis funciona como un órgano asesor comunicacional conformado con el fin de recomendar y presentar líneas de acción operativas y estratégicas a los Comandantes de las Regiones, Departamentos, Metropolitanas y/o Distritos involucrados, y en general a los miembros de la Institución que lo requieran, para gestionar las situaciones de crisis. Los integrantes de este comité deben ser personas con acceso de primera mano a la información, con un nivel de comprensión de los objetivos estratégicos de la Institución y con un alto poder de toma de decisiones. Los integrantes tendrán por objetivo evaluar y diseñar las líneas de acción para enfrentar situaciones de crisis o riesgo a partir del diálogo e intercambio de información. Entre sus funciones se destacan la asesoría, definición y recomendaciones facilitar el proceso de toma de decisiones a nivel estratégico y operativo. La convocatoria para el comité de crisis se realizará en todo momento que se tenga conocimiento de cualquier tipo de situación que pueda tener una incidencia negativa para la Institución. Integrantes sugeridos para el comité de crisis a nivel central de la Policía Nacional




(Direcciones y Oficinas Asesoras) •Director de la Policía Nacional o un representante •Director de Seguridad Ciudadana o un representante •Comandante de Región donde ocurra la crisis o Director de la Dirección involucrada en el tema o un representante •Jefe Oficina de Planeación o un representante •Comandante de Departamento donde ocurra la crisis o un representante •Jefe Oficina Comunicaciones Estratégicas. •Jefe Área de Relaciones Estratégicas. •Jefe Grupo de Relaciones con Medios. La gestión de la comunicación en situaciones de crisis requiere entonces de una planeación y una coordinación de acciones estratégicas. A continuación se presentan algunas recomendaciones para el antes, durante y después de una crisis. 6. Gestión antes de la crisis •Establecer y mantener vínculos de confianza y credibilidad con los públicos claves de la Institución. Ellos podrían ser más cooperativos en medio de una crisis. •Conformar el equipo responsable de la gestión de crisis, éste debe conocer y alimentar el mapa de riesgos y el Banco de casos de crisis; además de revisar periódicamente el material con el que se cuenta para reaccionar en caso de ser necesario y desarrollar estrategias de comunicaciones para prevenir o reorientar el curso de los acontecimientos. Los integrantes de éste equipo deben caracterizarse por ser críticos, flexibles, decisivos y con poder de decisión. •Clarificar los roles de los integrantes del comité de crisis y de la red de apoyo con la que cuenta para actuar y multiplicar la información. •Construir un directorio de datos de los integrantes del comité de crisis con sus respectivos encargados en caso de ausencia con los siguientes campos mínimos.

•Construir una base de datos confirmada con los nombres y datos de localización de cada uno de los públicos clave identificados. •Disponer de una base de datos detallada para contactar a los medios de comunicación que cubren las diferentes áreas de la Policía Nacional, los enfoques del medio, los datos de los directores y periodistas y las horas de cierre. •Designar uno o varios voceros y entrenarlos para enfrentar a los medios en situaciones de crisis estos voceros serán designados por la Dirección General en conjunto con la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas. •Elaborar una estrategia para establecer y coordinar un centro de crisis destinado a los medios de comunicación. 7. Gestión durante la crisis •Definir el objetivo, el mensaje según el público y los medios a utilizar en las diversas estrategias para afrontar la crisis. Es necesario tener presente quién lo comunicará, a quién, a través de qué medios, cómo y cuándo. •Informar a los públicos involucrados y a los medios de comunicación sobre la situación de crisis. De no hacerlo, ellos obtendrán la información de otra fuente.




•Decretar públicamente la situación de inmediato basándose en información verídica, confirmada y completa a través de un vocero entrenado que informe a los medios de comunicación y/o a los públicos involucrados. Debe demostrarse que la Institución se ha hecho cargo de la situación. •Informar a los públicos internos acerca de la situación y de la posición de la Institución. Asegurarse de que conozcan los hechos factuales a través de los voceros oficiales, las líneas de mando y los medios de comunicación internos. Es fundamental responder a sus preguntas sobre el tema puesto que pueden ser portadores y multiplicadores de información en diferentes esferas de la sociedad. •Informar siempre sobre las medidas que se están tomando, intentando anular los mensajes negativos. •Compilar la información básica sobre la situación lo antes posible: qué, quién, cuándo, dónde y cómo se está gestionando la crisis. Tal vez sólo más tarde, con más elementos oficiales se pueda explicar el por qué. •Explicar las medidas que se están tomando para resolver el problema, para ayudar a los afectados y para que se restablezca la normalidad ayuda a tranquilizar a la gente. Debe asegurarse de que los que se está diciendo se está haciendo. Una actitud sencilla, comprensiva y honesta puede ayudar a recobrar la confianza del público. •Atender las necesidades y requerimientos de los medios de comunicación: poner a disposición teléfonos, instalaciones, material de apoyo, entre otros. •Llevar una bitácora y contestar las inquietudes de los medios de comunicación, de los periodistas que llaman o se presentan solicitando información, lo que la Institución prometió entregar como información a los medios con los respectivos plazos de entrega y los responsables del cumplimiento de tareas. •Comunicar correctamente la descripción del incidente, las causas, el estado actual de la situación y las medidas que se tomarán para solucionar el problema. No especular ni tratar de minimizar la situación. Es esencial que se verifique toda información antes de anunciarla: cifras, datos, decisiones, responsables, implicados. •Establecer un centro de crisis que atienda a los medios de comunicación las 24 horas del día. Donde se realice un monitoreo detallado de medios, se difundan las noticias, se atiendan los rumores, se compilen y actualicen datos; se den explicaciones y se soliciten rectificaciones. •Los voceros y personas que se vean obligadas a hablar deben hacerlo únicamente sobre lo que conocen con exactitud, en ningún caso se debe especular, ni dar respuestas basadas en rumores. En caso de no conocer la respuesta, simplemente debe aceptarse el desconocimiento. En ese caso la mejor respuesta es: “ese asunto se está investigando”. •De ser posible y dependiendo el carácter de la crisis, los líderes deben transmitir a los diversos públicos una visión optimista, como una oportunidad de mejora. •Apoyar la labor en los públicos referentes, logrando que terceros que hayan experimentado la misma situación den su testimonio a los medios de comunicación, mitigar el impacto para que apoyen a la institución en la situación de crisis. •Dentro de lo posible y según la magnitud de la situación, la presencia de un dirigente del gobierno, agencia o institución, y otros altos mandos para que dialoguen con los medios de comunicación puede ser efectiva. •Cerciorarse de que el vocero está informado de todo y tiene contacto con las altas autoridades y participa de las decisiones y en la creación de las políticas. •Utilizar la plataforma integral de medios para difundir la información autorizada incluyendo cifras, acciones emprendidas y resultados de la labor junto con el material de apoyo necesario. Lista de chequeo responsabilidades en materia de comunicación




8. Gestión después de la crisis •Marcar el cierre de la crisis e identificar los procesos de acompañamiento a los afectados que sean necesarios. •Formar un grupo de evaluación de la gestión de la crisis y el manejo que se le dio para estudiar el problema y prevenir que se repita en el futuro •Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad del Plan de Crisis y la respuesta de la comunidad al mismo. •Alimentar el banco de situaciones de crisis con el fin de identificar los aciertos en la gestión y de corregir los errores para que no se presenten de nuevo. 9. Banco de situaciones de crisis En el cuadro a continuación se presenta una serie de posibles situaciones que pueden desencadenar una crisis y que deben tenerse en cuenta como mapa de riesgos a los que la Institución puede verse afrontada. Este ejercicio constituye el insumo básico del mapa de riesgos de la Policía Nacional y debe ser continuamente retomado y enriquecido con los factores adicionales que se puedan presentar según el contexto.




El aprendizaje sobre las experiencias de situaciones de crisis permite identificar estrategias, decisiones y acciones que tomadas a tiempo permitieron una buena gestión de la situación. Es de suma importancia establecer metodologías para la recopilación de ese tipo de información facilitando así el mejoramiento continuo y la identificación de posibles consecuencias e injerencias que las acciones de comunicación pueden llegar a tener en los distintos escenarios de crisis. Dicha documentación formará parte del análisis del Banco de situaciones de crisis de la Policía Nacional. Uno de los insumos y documentos que forma parte del banco de situaciones, es la ficha técnica de cada tipo de crisis. Esta ficha se debe realizar para cada tipo de crisis con el fin de determinar de manera preventiva las acciones que se deben tomar. El ideal es diligenciarla antes de la crisis, pero también es viable realizarla post crisis y/o actualizarla en este momento. La gestión de esta documentación la deben realizar la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y el comité de la crisis de la Policía Nacional




Ficha de comunicación estratégicas para el manejo de contingencias.

Artículo 101. Gestión para voceros institucionales Todos los integrantes de la Policía Nacional comunican con su actitud y con su actuación y comportamiento frente a los diferentes públicos de la misma. Sin embargo, el vocero es la voz oficial de la Institución, constituyéndose ante los diferentes públicos en el reflejo de su realidad, de su cultura, de lo que ofrece, de la forma en que enfrenta las situaciones que se presentan y que pueden afectar positiva o negativamente a la Policía Nacional. La función del vocero institucional trasciende su función de emisor de la información a un representante de la Policía Nacional comprometido y responsable con la Institución y las necesidades e intereses de los diferentes públicos, sirviendo de puente de comunicación entre las partes que buscan aportar y establecer soluciones reales e integrales a las situaciones que puedan presentarse. Por ello, la Dirección General en conjunto con la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas, identificaran y designaran a los voceros oficiales de la Institución; para ello publicará de forma mensual el directorio de voceros oficiales de la Institución. Los voceros oficiales de la institución realizan acciones encaminadas al desarrollo de aliados informativos; de redes de información y de colaboración; de relaciones de credibilidad y de redes de contactos, debe adelantar el ejercicio de su rol considerando:




Como voceros de la Institución, los Comandantes tienen la labor de generar confianza y transparencia a través de sus intervenciones con los medios de comunicación, los lideres de gobierno, comunidad y en general con los grupos de interés. Por esta razón su actitud, coherencia y formas de expresarse también comunican. El vocero debe contar con las “destrezas comunicativas necesarias para que su mensaje –oral y escrito- sea claro, fluido, lógico y convincente. El objetivo último de este proceso es la seducción social; atraer y conmover a quienes leen o escuchan el citado mensaje. Hablamos de comunicación verbal (claridad, corrección, concisión, precisión…) y de comunicación no verbal (naturalidad, entonación, gesticulación…). Y hablamos, también, de las sensaciones globalmente transmitidas por el portavoz al articular su mensaje, impresiones que dejan huella como la credibilidad o incredibilidad, la seducción o el rechazo, la coherencia o el caos, la humildad o la soberbia, la fortaleza o la debilidad, por ejemplo 1. Habilidades de comunicación para los voceros de la Institución. •Dominar el tema que se va a tratar. Hablar de lo que se conoce. No hacer especulaciones ni dar información sin confirmar. Para ello el Jefe COEST proporcionara una ayuda de memoria con los datos claves a comunicar. •Considerar previamente argumentos a favor y en contra de toda la información que se va a presentar. •Preparar respuestas a las posibles preguntas que puedan plantearse los medios de comunicación. •Conocer el público al que se va a dirigir •Tener claro el objetivo a seguir de lo que se quiere comunicar y seguir el guión trazado por el Jefe de Comunicaciones Estratégicas.




•Establecer un mensaje con une estructura óptima y coherente que permita enviar el mensaje con la mayor claridad posible. •Con el ánimo de potenciar su función, el vocero siempre debe contemplar los siguientes aspectos:

2. Aspectos clave a recordar para fortalecer las habilidades de comunicación.

•Evitar lenguaje negativo. Nunca repetir asuntos o frases en negativo, lo recomendable es dar una respuesta que reafirme los mensajes clave.

•Evitar que el entrevistador o terceros expongan las conclusiones de la intervención y las pongan en boca del vocero, como por ejemplo; Responder con los mensajes institucionales y no repetir lo que dice el periodista; independientemente de que la conclusión sea acertada.

•Evitar perder el enfoque: utilice palabras o expresiones de enlace que le permitan retomar la idea, aclarar en detalle el objetivo central de la intervención.




•Evitar entrar en el terreno de la especulación o las opiniones “personales”. Hay frases de enlace que permiten salirse de esa pregunta, sin desatenderla:

•Evitar responder preguntas fuera de su competencia: salir elegantemente de las situaciones en las que el entrevistador o terceros indagan por aspectos fuera de su nivel de competencia.




•Evitar ser interrumpido por el interlocutor, dejando ideas inconclusas

Por último, dadas las características y naturaleza del servicio de Policía, los voceros institucionales deben considerar los siguientes aspectos para el desarrollo efectivo de su rol: •Nunca se deben dar los nombres de las victimas a los medios de comunicación sin que previamente los familiares más directos hayan sido informados. •Como funcionarios públicos todos los miembros de la Policía son agentes del Estado. Por lo tanto la comunicación de sus propias decisiones TIENE EFECTOS JURÍDICOS Y PUEDE GENERAR RESPONSABILIDAD ESTATAL. Por eso es importante no adelantarse a aceptar responsabilidades que no han sido objeto de investigación y abstenerse de atribuir prematuramente responsabilidades a grupos ilegales o personas particulares. •Deben tener en cuenta que la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas de la Dirección general está dispuesta a brindar apoyo y asesoría en éste y todos los temas relacionados con la vocería. •Tenga en cuenta lo siguiente •Claridad de argumentos y contenidos •Uso de palabras técnicas sólo cuando sean comprensibles y adecuadas. No utilizar siglas que son propias del quehacer policial puesto que la comunidad no conoce su significado •Utilizar frases sencillas con palabras que aporten al mensaje y que permitan algo. Despertar emociones •Evitar muletillas •Evitar el relativismo (Yo diría que…habría que ver si….podría pensarse que… •Evitar rodeos •Voz •Pronunciación clara •Volumen adecuado •Acentuación/ modulación •Pausas (por ej. para reforzar argumentos) •Presencia corporal, gesticulación, fuerza expresiva de la mirada •El cuerpo transmite •Lenguaje no verbal •Evitar tics

3. Léxico oficial para oficinas de prensa de acuerdo con los parámetros del Ministerio de Defensa




4. Declaraciones que involucren a niños, niñas y/o adolescentes




La Policía Nacional, en conjunto con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ha determinado algunos criterios a tener en cuenta en declaraciones a medios de comunicación que involucren niños, niñas o adolescentes con el fin de garantizar sus derechos y proteger su identidad: •Estas declaraciones serán emitidas previa confirmación de los hechos y en coordinación entre las dos entidades a nivel regional o nacional. •Bajo ninguna circunstancia se suministrará información a los medios de comunicación que pueda poner en riesgo la seguridad de los niños, niñas o adolescentes por estar vinculados a hechos delictivos ya sea como sujetos activos, sujetos pasivos o como testigos de los mismos. •Cuando la Policía Nacional encuentre a un niño, niña o adolescente expósito o abandonado y este caso sea conocido por los medios de comunicación, se debe: •Garantizar la protección de su intimidad e identidad. •Velar porque la información que se emita en los medios de comunicación no contenga datos personales que puedan permitir su identificación. •Impedir que, con fines distintos a los de la administración de justicia, se tomen fotografías o videos que permitan su identificación. •Evitar suministrar nombres o parentescos. Artículo 102. Relaciones con los medios La Policía Nacional y en especial los directores y Comandantes deben consolidar unas relaciones sólidas y duraderas con los medios de comunicación masiva, especializada y comunitaria, a nivel local, regional, nacional e internacional, a través de la capacitación de la razón de ser y las misionalidades de la Policía Nacional; la estructura de agendas temáticas proactivas para divulgar los logros y retos en la gestión de la seguridad y convivencia ciudadana, que aseguren una divulgación clara, oportuna y eficiente del actuar de la Institución. Dado que los Jefes de comunicaciones estratégicas con los lineamientos de COEST DIPON y su área de relaciones estratégicas son el primer y principal contacto que tienen los periodistas con la Institución, éstas deben atender las siguientes consideraciones algunas de ellas se extraen del manual de Información Pública en el Sector Defensa, por el Ministerio de Defensa y otras son particulares a la Policía Nacional, de acuerdo con su sistema de comunicaciones estratégicas. 1. Agencia Nacional de Noticias Policiales (ANNP) La ANNP, Agencia Nacional de Noticias Policiales, es la agencia interna de la Institución, encargada de divulgar y publicar los boletines de prensa y toda la información que sale de la Policía Nacional. La identidad visual de la agencia es la siguiente:

2. Espacios de información y participación con medios de comunicación Como parte del relacionamiento con los medios de comunicación, la Policía Nacional desarrolla espacios para que éstos puedan interactuar con la Institución y conocer su realidad. Esto conlleva una serie de apariciones en los medios y por ello es importante aprovechar al máximo estos espacios y planearlos cuidadosamente desde el grupo de relaciones con los medios de comunicación. La generación de estos espacios de encuentro permite a la Institución dar a conocer información sobre resultados, decisiones, gestiones, razón de ser y enviar mensajes estratégicos, a la vez que es posible conocer las necesidades y expectativas de los periodistas en cuanto a la información y al relacionamiento con la Policía Nacional.




a. Boletines de prensa A través de los boletines o comunicados de prensa es posible difundir información de la Institución y su quehacer, en forma oportuna, veraz y objetiva. Éstos pueden ser realizados tanto por el área de Relaciones Estratégicas del nivel central como por el encargado del tema en las unidades desconcentradas. Sin embargo, es indispensable tener claridad sobre aspectos como los siguientes: Aspectos de forma •Deben realizarse en el formato establecido por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas del nivel Central, redactados con claridad, utilizando palabras que sean comprensibles por cualquier tipo de audiencia:

Aspectos de redacción Una vez obtenidos los datos para elaborar el documento se debe comenzar a redactar con el rigor ortográfico, semántico, de cohesión, coherencia, precisión y claridad; en el estilo periodístico. •La información más relevante o impactante debe ubicarse preferiblemente en el primer párrafo y en los demás ampliar y detallar la información para entregarla lo más completa posible, teniendo en cuenta responder siempre al qué, quién, cuándo, cómo y dónde. Para ello, se debe conocer al detalle el contexto de los hechos y la situación. •No olvidar hacer una detallada revisión gramatical y ortográfica antes de dar por finalizada la redacción del boletín. •Evitar utilizar adjetivos calificativos, que son los que le atribuyen cualidades a los sustantivos (por ejemplo, en una magnífica operación).




•Evitar la utilización de siglas y palabras técnicas que no son de conocimiento público para evitar confundir al público objetivo. •Las citas textuales deben estar siempre entre comillas y con referencia a su autor. •Redactarlos con claridad y sencillez pero que esencialmente contengan una noticia, así como un resumen completo de los hechos, de los programas a efectuar o temas a tratar, así como se hace con los artículos periodísticos. •El comunicado se debe redactar en forma de pirámide invertida, donde el primer párrafo que se denomina “entrada o enganche” contiene la información más relevante. Del segundo párrafo en adelante se amplía la información y se suministran los detalles en orden de importancia decreciente que enriquezcan el documento informativo. •A la hora de redactar un artículo se deben responder las preguntas: qué, quién, cuándo, cómo, dónde, por qué: •Qué: hecho que sucede ó sucedió (un atraco, accidente, captura...) •Quién: protagonista del hecho (un grupo de atracadores, una persona, un niño, un frente guerrillero...) •Cuándo: tiempo cronológico (ayer, hoy, hace una semana...) •Cómo: detalle de la acción (al caer por la ventana, al iniciar la marcha lenta, al colisionar, cuando perdió los frenos...) •Dónde: sitio ó lugar (en el barrio 20 de Julio, en París, en su residencia...) •Por qué: causa ó razón del hecho (un escape de gas, una riña...) •Eliminar vicios como el cosismo, queísmo, dequeísmo, así como el mal uso de las preposiciones, gerundios y evitar el mal uso de adjetivos como “En una arriesgada acción..., se incautó de una gran cantidad...”. •No escribir sin tener presente el contexto de los hechos. Tener claridad sobre la importancia del evento, de qué manera se construye la noticia, cuáles son los puntos principales, bases o investigaciones que respalden la información y de quién se puede hacer una cita textual, entre otros. •Los enunciados del comunicado de prensa deben ser cortos para que los reporteros y editores los puedan leer con fluidez. •La redacción del comunicado de prensa se tiene que distinguir por su claridad, concisión, precisión y coherencia. Los tecnicismos, abreviaturas, detalles sin explicar, frases gastadas, trilladas, de cliché y palabras propias del argot policial como ...se permite informar a la opinión pública que..., no deben hacer parte de la redacción en los comunicados de prensa. •Proyectar las ideas básicas en el encabezado del comunicado. Resumir la noticia con unas redacciones lógicas, sencillas y comprensibles de forma que de entrada llame la atención y obligue al reportero a leer el documento. El encabezado ó título debe contener un máximo de siete palabras en negrilla y mayúscula sostenida. •El contenido del boletín debe estar acorde con los mensajes institucionales, los cuales se realizan en lo consignado en el artículo 89 sección (d.) del presente titulo. Aspectos de contenido •El boletín debe tener una extensión máxima de 2 cuartillas o páginas. •El contenido del boletín debe ir alineado con la estrategia de Relaciones Estratégicas y de Vínculos con la Comunidad y su titular debe proyectar los temas en los cuales la Policía Nacional requiere hacer énfasis de acuerdo a los estudios e investigaciones de las temáticas que le preocupan a la comunidad. •La estructura del contenido debe incluir que es la Institución, alineada con el hecho a comunicar, que hace o que hizo la institución y las recomendaciones o sugerencias a la comunidad frente a la situación en especial.




•El contenido debe ser claro y en lo posible no usar términos técnicos o confusos. De ser así, colocar la definición o significado como pie de página o entre paréntesis. •Cuando se titule el comunicado y se describa el hecho, logro o proyecto, siempre se tiene que mencionar primero Policía Nacional y la Dirección que la ejecutó, ya que se busca consolidar la identidad única de la Institución. •El comunicado debe contener hechos reales y debe tener presente en su contenido el cumplimiento de los términos legales que reglamenta el actuar de la Policía Nacional en especial: el Código Nacional de Policía, Sistema Penal Acusatorio, entre otros. •El contenido de los comunicados deben salvaguardar y agregar valor a la construcción de la credibilidad y confianza en la Institución. b. Ruedas de prensa Las ruedas de prensa son el espacio en el que es posible que la Institución comunique a los medios de comunicación hechos relevantes o para aclarar determinados temas que son de su interés. Así mismo, es posible que los medios interactúen con los altos mandos de la Policía Nacional y resolver inquietudes. Esta es una oportunidad importante para que la Institución divulgue y posicione sus mensajes clave por ello es importante planearla con antelación, preparar el material de apoyo correspondiente y fijar los objetivos con total claridad. Todas las ruedas de prensa deben ser organizadas por el Jefe COEST.

A las ruedas de prensa se debe convocar a un representante de la emisora de la Policía y enviar el boletín de prensa al encargado de actualizar los medios digitales; Esto con el fin de garantizar inmediatez en la publicación de la noticia en los medios institucionales.

Lista de chequeo para la realización de una rueda de prensa Antes de la rueda de prensa




c. Entrevistas Las entrevistas que se conceden a los medios de comunicación tienen como principal objetivo profundizar en temas que son coyunturales y resolver inquietudes sobre el manejo que la Policía Nacional le da a determinadas situaciones. Para cumplir con este objetivo es importante tener en cuenta: Lista de chequeo para la realización de una entrevista Antes de la entrevista




d. Talleres Los talleres con medios de comunicación se realizan con el fin de fortalecer la relación existente con la Policía Nacional y darles a conocer temas que son de interés para la Institución. A través de estos talleres es posible entregar información de primera mano que permita el conocimiento del quehacer policial, difundir información de interés acerca de lo que ocurre en la Institución y abrir espacios que permitan conocer a los Jefes de Comunicaciones Estratégicas de cada región y del nivel central; donde se conozcan las necesidades y expectativas que tienen los medios de comunicación frente a la Policía Nacional. Estos talleres se organizar trimestralmente y la temática a tratar es entregada por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y específicamente por el área de Relaciones Estratégicas del nivel central, determinado a partir de las necesidades comunicacionales encontradas en el trato diario con los medios y a partir de los resultados de las encuestas realizadas periódicamente a los mismos. e. Operaciones de la semana




Informe semanal que se envía a los medios de comunicación y a los comandantes de la Institución para dar a conocer los logros operativos alcanzados por las diferentes unidades de la Policía Nacional. 3 .Uso del backing Para consolidar la imagen institucional que se proyecta, se hace necesario el uso del backing durante actividades con los medios como las ruedas de prensa. Por tal razón, éste es el único autorizado y debe cumplir con las siguientes características:

4. Actitud del uniformado ante los medios de comunicación La postura y actitudes de los integrantes de la Policía Nacional, frente a los medios de comunicación, es de vital importancia puesto que ésta también comunica. Por tal razón deben tenerse en cuenta las siguientes disposiciones: •El personal uniformado que posa ante la cámaras a los lados de la persona que ha sido aprehendida en los operativos policiales durante las conferencias de prensa, debe adoptar una posición elegante y pulcra que esté a la altura de la investidura policial, siempre con la cabeza en alto y portando adecuadamente el uniforme. •Para declaraciones ante los medios igualmente debe llevarse el uniforme de tal manera que proyecte solidez y credibilidad. Por tal razón, quienes den declaraciones a los medios deben portar el siguiente uniforme policial: •Comandantes de Región, Metropolitanas y Departamentos de Policía •Si es clima frío deben llevar el uniforme No. 3 reglamentado con sus accesorios. •Si es clima cálido deben utilizar el uniforme No. 3 A. •El uso de cubre cabeza es de carácter obligatorio durante la rueda de prensa.




•Personal que acompaña o haga las veces de custodio para elementos incautados o personas capturadas •Si es clima frío debe portar el uniforme No. 3 completo, cinturón universal marrón y kepis. •Si es clima cálido debe utilizar el uniforme No. 3A, reata y kepis. •Personal adscrito al Grupo de Operaciones Especiales Antiterrorista DIJIN •Debe usar el uniforme dril con los accesorios para operaciones urbanas en color negro. •Debe llevar el chaleco negro con la identidad corporativa “POLICÍA NACIONAL – DIJIN”. • Directores DIPON •Si es clima frío deben llevar el uniforme No. 3 reglamentado con sus accesorios. •Si es clima cálido deben utilizar el uniforme No. 3 A. •El uso de cubre cabeza es de carácter obligatorio durante la rueda de prensa. Artículo 103. La comunicación en el marco del Sistema Penal Acusatorio Es necesario tener en cuenta este modelo procesal en la divulgación de información a los medios de comunicación, pues de lo que se divulgue puede depender la nulidad o no de los actos realizados. Por lo tanto, debe recordarse permanentemente lo que la Ley 906 de 2004 reglamenta con respecto a la publicidad de los procedimientos: •Principio de publicidad. (…) El juez podrá limitar la publicidad de todos los procedimientos o parte de ellos, previa audiencia privada con los intervinientes, de conformidad con los artículos siguientes y sin limitar el principio de contradicción. Estas medidas deberán sujetarse al principio de necesidad y si desaparecieren las causas que dieron origen a esa restricción, el juez la levantará de oficio o a petición de parte. No se podrá, en ningún caso, presentar al indiciado, imputado o acusado como culpable. Tampoco se podrá, antes de pronunciarse la sentencia, dar declaraciones sobre el caso a los medios de comunicación so pena de la imposición de las sanciones que corresponda (Art. 149 C.P.P.). •Restricciones a la publicidad por motivos de orden público, seguridad nacional o moral pública. Cuando el orden público o la seguridad nacional se vean amenazados por la publicidad de un proceso en particular, o se comprometa la preservación de la moral pública, el juez, mediante auto motivado, podrá imponer una o varias de las siguientes medidas: • Limitación total o parcial del acceso al público o a la prensa. • Imposición a los presentes del deber de guardar reserva sobre lo que ven, oyen o perciben (Art. 150 C.P.P.). 1. Restricciones a la publicidad por motivos de seguridad o respeto a las víctimas menores de edad.

En caso de que fuere llamada a declarar una víctima menor de edad, el juez podrá limitar total o parcialmente el acceso al público o a la prensa (Art. 151 C.P.P.). 2. Restricciones a la publicidad por motivos de interés de la justicia.

Cuando los intereses de la justicia se vean perjudicados o amenazados por la publicidad del juicio, en especial cuando la imparcialidad del juez pueda afectarse, el juez, mediante auto motivado, podrá imponer a los presentes el deber de guardar reserva sobre lo que ven, oyen o perciben, o limitar total o parcial el acceso del público o de la prensa (Art. 152 C.P.P.). Igualmente que el artículo 143, numeral 10 de la misma norma, establece que el juez, de oficio o a solicitud de parte, podrá tomar la siguiente medida correccional:




“A quienes sobrepasen las cintas o elementos usados para el aislamiento del lugar de los hechos, lo sancionará con multa de uno (1) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes o arresto por (5) cinco días según la gravedad y modalidad de la conducta”. Teniendo en cuenta lo dictado por la ley, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: •El periodista puede entrevistar al testigo, pero debe tener en cuenta los riesgos para la seguridad del testigo o víctima del hecho. •No se podrá dar información que tienda a presentar como culpable del delito a una persona que no ha sido sentenciada, ni información que perturbe la efectividad de la investigación o ponga en peligro a víctimas o testigos. •Las autoridades no pueden dar ningún tipo de información que viole la reserva de las investigaciones. •No debe entregarse información reservada. •La Policía Nacional podrá suministrar información a los medios de comunicación de la unidad que está realizando la indagación o investigación, de la posible conducta delictiva, fecha y hora de su realización, así como de la identidad de la persona capturada, si la hubiere. Igualmente, podrá mostrar elementos materiales incautados, preservando la cadena de custodia. •No se podrán entregar a los medios de comunicación los elementos materiales probatorios o evidencia física recolectada, las diligencias que se realicen para la investigación de los hechos y la información de los posibles testigos de los hechos o referirse a la credibilidad de los mismos. Artículo 104. Monitoreo de entorno y medios El monitoreo de medios y entorno es la búsqueda y clasificación de información publicada sobre la Institución y las temáticas relacionadas con la misma, en los medios de comunicación local, regional, nacional e internacional. Esta información permite conocer cuál es la información que se está publicando sobre la Policía Nacional y permite a la Oficina de Comunicaciones Estratégicas junto con el mando institucional (Directores, Jefes y Comandantes) tomar decisiones para fortalecer la credibilidad y la confianza en Institución. Por lo anterior el monitoreo evoluciona y se define en varios niveles para conocer y analizar el entorno de visibilidad y notoriedad con el fin de contar con el insumo para la toma de decisiones y la estructura de estrategias comunicacionales en los diferentes medios masivos prensa, radio, televisión, portales, redes sociales, revistas, entre otras. Los niveles de monitoreo de comunicaciones estratégicas son los siguientes




Este monitoreo lo realiza la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y su red COEST. Permitiendo a la Institución contar con un insumo para la toma de decisiones y la estructura de planes de acción para fortalecer la visibilidad de la Policía Nacional. Se migra de un enfoque estadístico a un enfoque sistémico que permite direccionar los mensajes emitidos en las entrevistas, ruedas de prensa, boletines, redes sociales y medios de divulgación masiva propios de la Institución.




Este último informe estratégico de COEST, es el insumo para realizar un comité semestral de comunicaciones para determinar la agenda temática proactiva que se desarrollará durante el semestre siguiente y para revisar las necesidades de formación y fortalecimiento de los voceros de la Institución. • Reporte de las principales operaciones de la semana Con el fin de dar a conocer los avances operativos de la Policía Nacional a los medios de comunicación y, a través suyo, a la ciudadanía, se realiza el reporte de las principales operaciones de la Semana. Este es un archivo digital que se envía por correo electrónico a los medios de comunicación a nivel nacional con el consolidado de las 20 operaciones más importantes desarrolladas durante la semana en temáticas específicas.




Este reporte lo desarrolla el Área de Relaciones Estratégicas de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas en coordinación con los jefes COEST de las Direcciones Operativas de la Institución. Adicionalmente, este documento se envía a la Dirección General y a todas las Direcciones Operativas para que tengan conocimiento de su contenido y puedan ampliarlo si algún medio de comunicación lo requiere. El formato de presentación de las 20 operaciones de la semana es el siguiente: •Título noticia – Resumen de la noticia teniendo en cuenta la información más importante en un máximo de cuatro (4) renglones. Si ha sido publicada en el portal web, incluir el link. •Título noticia – Resumen de la noticia teniendo en cuenta la información más importante en un máximo de cuatro (4) renglones. Si ha sido publicada en el portal web, incluir el link. •Título noticia – Resumen de la noticia teniendo en cuenta la información más importante en un máximo de cuatro (4) renglones. Si ha sido publicada en el portal web, incluir el link... Deben incluirse un número total de veinte (20) noticias divididas por temáticas de acuerdo a las necesidades que surjan en cada reporte, teniendo en cuenta las principales temáticas de cada Dirección operativa. Artículo 105. Relaciones Interinstitucionales La gestión de las relaciones interinstitucionales busca identificar y gestionar las interrelaciones con referentes y aliados claves para realizar un trabajo de cooperación y apoyo para el cumplimiento de los objetivos institucionales. 1. Apoyo interno para la gestión de relaciones interinstitucionales. Esta gestión se debe realizar en coordinación con la Dirección General, la Jefatura de Comunicaciones Estratégicas, los Directores, Jefes de Oficina y Comandantes. Ya que las relaciones estratégicas interinstitucionales buscan mantener comunicación al más alto nivel para lograr aceptación y cooperación entre la Institución y los referentes o aliados que pueden apalancar las diferentes temáticas en las cuales trabaja la Policía Nacional. Las Direcciones operativas, educativas y administrativas, así como las oficinas asesoras de la Institución también cuentan con aliados interinstitucionales, llamados enlaces, en entidades y organismos con los cuales se relacionan. Algunos ejemplos de estos enlaces son:




2. Ciclo de relacionamiento con aliados y referentes El ciclo de relacionamiento con los aliados y referentes estratégicos de la Policía Nacional cubre las siguientes fases:

Ciclo de relacionamiento estratégico Este ciclo de relacionamiento estratégico permite fortalecer la coordinación interinstitucional. En este sentido, y para cumplir con el objetivo de esta gestión, se hace imprescindible generar, gestionar y fortalecer relaciones interinstitucionales basadas y alineadas en temáticas específicas forjando interacciones que permitan formular propuestas y establecer puntos de acuerdos y compromisos para la solución de temáticas que hacen parte de la realidad nacional e internacional.

3. Tipologías de públicos para gestionar relaciones estratégicas




Sin embargo con cada uno se relaciona de manera diferente dependiendo la misionalidad y de la temática en la cual estén conectados. Para determinar los aliados estratégicos con los que debe fortalecer su relación para cada ocasión, debe tenerse en cuenta:

Estas relaciones interinstitucionales no solamente debe establecerse, sino que también deben mantenerse y evaluarse permanentemente con el fin de determinar oportunidades de mejora y de establecer la efectividad de las mismas para las dos partes. Artículo 106. Imagen Institucional Para incrementar los niveles de credibilidad, confianza y posicionamiento en la Policía Nacional, se deben comunicar mensajes institucionales unificados y alineados con su identidad y direccionamiento estratégico; así como garantizar la amplia difusión sobre los avances logrados en el proceso de modernización de la Institución y de los resultados obtenidos en los operativos en forma amplia y transparente. También se deben diseñar e implementar políticas y estrategias de comunicación para la gestión de crisis, con el fin de actuar estratégicamente para mitigar los impactos en la imagen de la Policía Nacional. 1. Monitoreo de estudios El monitoreo de estudios de percepción ciudadana y el análisis de estudios y documentos de diversos tipos que sean realizados por organismos nacionales e internacionales, permiten conocer diferentes apreciaciones de la razón de ser y gestión de la Policía Nacional que tiene la comunidad, teniendo en cuenta la forma como éstas influyen en la imagen de la Institución.




La tipología de los estudios que deben tenerse en cuenta para este análisis es:

2. Análisis, estructura y gestión de planes de comunicación para fortalecer la credibilidad Después de la recolección de información de los estudios que reflejan la percepción de la imagen que tienen los diferentes grupos de interés sobre la Policía Nacional. La Oficina de Comunicaciones Estratégicas y la red COEST en coordinación con los Directores, Jefes de Oficinas Asesoras y Comandantes; realizan las acciones necesarias para formular los planes de acción y oportunidades de mejora de los mismos. Este análisis contempla los siguientes aspectos y parámetros para definir acciones comunicacionales que se replican a nivel nacional a través de la red COEST: •Analizar el entorno (definir cuáles son los factores críticos que afectan a la comunidad en la que se desarrolla el estudio. Por ejemplo, temas como el desempleo y la corrupción son problemáticas que la afectan. Incluir cifras sobre cada tema). •Análisis de la imagen institucional representada en el estudio o documento •Determinar el origen de la problemática planteada •Identificar para el total Policía y para cada Distrito, Metropolitana o Departamento; cuales son los factores críticos de percepción y los factores positivos que pueden apalancar a los críticos. A partir de ello asociar estos a los ejes del Sistema de Comunicaciones con el fin de identificar las acciones tipo que se pueden poner en práctica y para activar el Sistema de manera estratégica e integral. •Comunicación Organizativa •Relaciones Estratégicas •Vínculos con la Comunidad




Capítulo V. Vínculos con la Comunidad Artículo 107. Política de relacionamiento con la comunidad A través del establecimiento de los espacios de comunicación e interacción con la comunidad es posible el fortalecimiento de las relaciones con la misma, que desarrollen una cultura de integración, cooperación y prevención; con la finalidad última de transmitir a los colombianos el valor que significa respetar y proteger la vida, para fortalecer la convivencia ciudadana. •Todas las actividades de relacionamiento con la comunidad tienen como fin la integración, participación y cooperación de la misma con la Policía Nacional. •El relacionamiento con la comunidad debe ser un mecanismo para conocer sus necesidades y expectativas que sirvan para el diseño de estrategias de participación y cooperación ciudadana que conlleven a la construcción de la convivencia basada en acuerdos compartidos y aceptados. •Debe focalizarse la gestión de la comunicación en el acompañamiento permanente de la Policía Nacional a la sociedad en transmisión de valores democráticos para fortalecer la convivencia ciudadana. •Establecer como marco de actuación la transmisión del valor que significa respetar y proteger la vida. •Es determinante la alineación de las acciones estratégicas de la comunicación a los objetivos de la Institución, teniendo en cuenta los mensajes misionales estratégicos dependiendo de la temática y el público al estructurar sus estrategias de interacción. •Fortalecer los espacios de participación y retroalimentación con la comunidad para conocer sus necesidades y expectativas. •Gestionar sinergias al interior de la Institución con otras unidades policiales que apoyen la labor con la comunidad en el ámbito en el que se desarrollan. •Gestionar alianzas estratégicas con las entidades, públicas o privadas para conseguir una mayor difusión de las labores realizadas y tener una mayor cobertura en las comunidades que impacta. •Ejercer la autoridad con la aplicación de las leyes, uso de la fuerza, la fortaleza y la entereza para hacerla cumplir, pero adicionalmente el conocimiento y la sabiduría para responder a cada ciudadano que demanda permanentemente explicaciones, argumentos y razones, y que ve en el conocimiento el punto de encuentro entre la ley y la autoridad. •Alinear las acciones que se realicen con la comunidad con el TAMIR que se establezca en cada cuadrante, para no ir en contraposición de la gestión adelantada con cada líder. Artículo 108. Protocolos de comunicación para las relaciones con la ciudadanía Todas las actividades que se realicen con la comunidad deben tener en cuenta los siguientes parámetros: •Cada estrategia de acercamiento debe estar acorde con el público al que va dirigido, teniendo en cuenta su edad, condición social, nivel educativo, acceso a internet y nuevas tecnologías, entre otras. Por lo tanto es necesario hacer una caracterización y generar un mapa de públicos específico para cada estrategia que se va a desarrollar, de tal manera que pueda llegarse a un público más homogéneo con un mensaje adecuado y acorde a su realidad. •Es necesario tener en cuenta la disponibilidad de tiempo existente para cada espacio de participación, dependiendo de los diferentes públicos para optimizarlo de la mejor manera posible. •Todos los espacios de participación con la comunidad deben ceñirse a la legislación y no pueden vulnerar los derechos de las personas. De esta manera no están permitidas las actividades que pongan en riesgo físico o emocional a los participantes.




•No es permitido que personas ajenas a la Institución usen el uniforme privativo de la Policía Nacional bajo ninguna circunstancia. Si la intención es hacerlos sentir parte de la Institución puede utilizarse una gorra y una camiseta alusiva a la actividad que se realiza. •Las actividades para que los medios de comunicación y la comunidad conozcan la labor que se realiza desde las diferentes direcciones son permitidas mientras que no se ponga en riesgo la vida o la integridad de las personas que participan ni que se ponga en riesgo el nombre de la Institución o los resultados operativos. Por ejemplo, no es permitido que personas externas utilicen el uniforme de ESMAD y participen en un operativo o hagan parte de un simulacro. Así mismo no es permitido que personas externas a la institución hagan recorridos en las patrullas porque si ocurre un hecho en el que la patrulla debe responder, estas personas podrías estar en riesgo. 1. Niñez Las actividades lúdico-recreativas permiten llegar a los niños de una manera más adecuada pues ellos aprenden a través del juego. Además allí podrán reforzarse mensajes que luego los niños transmiten a sus familias. Es necesario cuidar y revisar el lenguaje que se emplea con los niños, debe ser sencillo, claro y respetuoso. Los espacios de participación con los niños deben ser muy dinámicos pues tienden a dispersarse más fácilmente que otros públicos. 2. Jóvenes Para este tipo de público, los espacios de diversión, integración y participación ciudadana son los más adecuados para transmitir los mensajes. Evitar el tono represivo. Con los jóvenes y, en general con todos los públicos, la mejor manera de ganarse su atención es con el respeto y el buen ejemplo. 3. Tercera edad Las personas de la tercera edad pueden tener otros mecanismos de interacción que son más personalizados y menos de actividades que impliquen multitudes. Tenga en cuenta que detalles como el tamaño y la cantidad de caracteres en piezas impresas pueden ser determinantes para un público como este. 4. Comunidades Si se realizan con comunidades indígenas, es importante que por lo menos un integrante de la Policía Nacional domine su dialecto para poder comunicarse efectivamente con ellos. Conocer y respetar sus reglas y costumbres. Coordinar con sus autoridades la realización de estos espacios. Utilizar sus canales y medios de información y participación como parte de la estrategia de fortalecimiento de vínculos. Artículo 109. Diseño de espacios de participación con la comunidad •Los espacios de participación deben ser desarrollados luego de hacer un diagnóstico de la situación de la comunidad a la que se va a impactar, para conocer su realidad y actuar sobre ella. Para la realización de este diagnóstico puede contarse con la colaboración del comandante o de las personas interesadas en desarrollar la actividad. •Tener en cuenta que si bien existe un público directo a quien le llegará el mensaje del espacio de participación, también existen personas relacionadas con este público que recibirán el mensaje indirectamente o lo aplicarán de diferente manera. Por ejemplo, al realizar una actividad en un colegio, el público directo son los estudiantes. Sin embargo existen otros públicos indirectos como las familias, pues los niños llegan a sus hogares a replicar lo que han aprendido, y los profesores pues ellos están presentes durante la actividad y eventualmente podrán utilizar la información que allí recibieron para reforzar a los niños determinadas actitudes o comportamientos. •Deben determinarse quienes serán los aliados estratégicos internos y externos que apalancarán en desarrollo del espacio, puede ser en términos económicos, logísticos, cognitivos, etc. •Se debe revisar si es necesario el desarrollo de acciones estratégicas específicas en comunicación organizativa y relaciones estratégicas que apoyen el cumplimiento del objetivo establecido. Por




ejemplo, si se desarrolla un espacio de participación hacia el interior de la Institución con las familias de los integrantes de la Policía Nacional, también debe contarse con acciones de comunicación organizativa que refuercen y fortalezcan el conocimiento institucional y la apropiación de sus valores y principios. •El desarrollo de piezas de comunicación como volantes, plegables, trípticos, pendones, etc., deben realizar solamente en la medida en que apoyen la realización del espacio. Por ello es necesario primero revisar el plan de acción a desarrollar para luego determinar qué pieza es realmente necesaria. •Debe existir un tema y un mensaje clave a transmitir y no hacer uso de estos espacios simplemente como actividades recreativas. •El mensaje a transmitir debe estar alineado con los mensajes institucionales que deben basarse en el respeto mutuo, la dignidad humana y los valores ciudadanos, siempre direccionados a hablar en positivo. •Los espacios de participación que se realizan con jóvenes y adultos deben servir también para conocer la percepción ciudadana sobre las principales problemáticas que los afectan y las fortalezas del quehacer policial en esa comunidad. •Cuando los espacios de participación se desarrollan al interior de la Institución también debe recolectarse esta información servirá para la estructuración de planes de acción que permitan el acercamiento con la comunidad. Así mismo, se tendrá una idea global sobre la percepción de la comunicación interna que servirá para medir las estrategias de comunicación organizativa. Artículo 110. Gestión de redes sociales que consoliden una cultura ciudadana. Las redes sociales son estructuras virtuales en las que las personas y organizaciones se relacionan entre sí, con el objetivo de compartir intereses en común, información, generar vínculos, etc. 1. Objetivo de la gestión de las redes sociales. La gestión de las redes sociales en la Policía Nacional buscan establecer un espacio de interacción con la comunidad para: •Emitir mensajes institucionales. •Mantener informada a la comunidad sobre aspectos preventivos y operativos en materia de convivencia y seguridad ciudadana. •Despejar inquietudes de la comunidad sobre los servicios policiales. •Divulgar los avances y logros de la gestión policial a nivel nacional. •Dar a conocer estrategias, campañas, servicios y convocatorias que permitan motivar la corresponsabilidad de la comunidad en temas específicos. •Conocer las necesidades, expectativas, opiniones y percepciones que la comunidad tiene sobre el servicio policial y sobre la Institución. 2. Política de gestión de redes sociales •La responsabilidad de los contenidos de las redes sociales es de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. Por ello se hace necesario no solamente publicar información sino también establecer estrategias para monitorear permanentemente los comentarios y percepciones de los ciudadanos que permitan el actuar de la Institución. •Posicionar una única red social por plataforma autorizada por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. •Mantener mensajes unificados y estratégicos para comunicar a la comunidad. No debe existir una proliferación de mensajes.




•Debe realizarse una caracterización de los públicos de la Institución en las redes sociales •Conocer la funcionalidad de cada una de las redes sociales para enviar la información apropiada que permitan cumplir con la razón de ser del medio. •Cuando se incluyan vínculos sobre noticias y temas relacionados con la Institución, estos deben ser siempre para acceder a la página web de la Policía Nacional, no a otras redes sociales ni a páginas que carezcan de credibilidad. •Se debe revisar cuidadosamente la gramática y ortografía antes de hacer las publicaciones en las redes sociales. •Los mensajes que se colocan en estos medios, deben ir encabezados en primer instancia por la problemática o tema que se está resolviendo o defendiendo y luego si el operativo comunicado. •La gestión de contenidos de todas las redes sociales, está liderada por el área de vínculos con la comunidad y su desarrollo técnico por el grupo de medios audiovisuales. 3. Parámetros de identidad visual en redes sociales • El escudo que debe usarse en todos los casos es el de la Policía Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el presente reglamento. • La tipografía para los casos en que pueda elegirse (por ejemplo para el uso de banners dentro de las redes sociales), así como el uso de colores institucionales debe corresponder a lo dispuesto en el Título III (identidad visual) del presente reglamento. • Las imágenes y videos que publique la Policía Nacional en las redes sociales deben corresponder siempre a la labor policial. Tener en cuenta las recomendaciones consignadas en el Título V del presente reglamento. 4. Twitter www.twitter/policiacolombia

El twitter es una red social en la cual se pueden hacer entradas de máximo 140 caracteres y por lo tanto el objetivo es generar impacto con mensajes cortos, claros y bien estructurados que tengan un mensaje institucional. Esta plataforma puede utilizarse para compartir rápidamente información sobre la Institución y también para obtener información sobre lo que ocurre en el entorno. 5. Facebook www.facebook.com/Policianacionaldeloscolombianos




Esta red social tiene como fin ser un canal de comunicación permanente entre la Institución y la comunidad para compartir actualizaciones de información, invitaciones, comentarios y compartir vídeos, fotos, etc. La información que se incluye en este espacio debe estar relacionada con asuntos de interés general como nuevas campañas, convocatorias, invitaciones a eventos organizados por la Institución y las noticias más relevantes. No debe incluirse información interna como campañas internas, temas internos que sólo competen a los integrantes de la Policía Nacional ni siglas o datos técnicos que no manejan los usuarios externos y cuya difusión pueda vulnerar los parámetros de seguridad. 6. You Tube www.youtube/policiadecolombia

Comunidad de vídeo online a través de la cual es posible subir y compartir videos de la Institución. Para subir un video, éste debe cumplir con los siguientes requisitos: •Alta definición •Tamaño máximo de 2 GB •Un máximo de 15 minutos de duración


http://www.youtube/policiadecolombia



Todos los videos deben ser de autoría de la Policía Nacional, y debe mantener la identidad institucional. 7. RSS RSS son las siglas de Really Simple Syndication. Este formato permite marcar o compartir contenidos en el sitio web de la Policía Nacional con usuarios que se han suscrito a la misma. Específicamente se comparte información que es actualizada constantemente en un formato de fácil lecturabilidad.

8. Modelo de evaluación de la gestión en redes sociales

A partir de estos resultados pueden generarse acciones estratégicas de adaptación e innovación para continuar cumpliendo con los objetivos de la Institución en las redes sociales, realizando un permanente monitoreo para detectar inmediatamente las oportunidades de mejora. Este medio se convierte en otro de los insumos para medir en tiempo real la percepción de credibilidad y confianza que la comunidad nacional e internacional tiene de la Institución por ello la Oficina de Comunicaciones Estratégicas debe presentar un reporte mensual de la cobertura y de las replicas, comentarios y tendencias de las opiniones de emitidas por los usuarios de las redes sociales. El modelo de evaluación puede aplicarse para determinar la inclusión de nuevas redes sociales que tomen fuerza en tiempo futuro. Artículo 111. Acciones psicosociales 1. Objetivo de las acciones psicosociales.

La intervención psicosocial en la comunidad enfatiza sus metas en el incremento del bienestar social y la mejora de la calidad de vida de los ciudadanos que la conforman, bajo una acción orientada por la promoción de la competencia de los grupos y las comunidades buscando estudiar sus problemas y




generar recursos para superarlos, le resulta inherente a su accionar el trabajo de investigación social e intervención comunitaria, desde una perspectiva preventiva y proactiva, óptica desde la cual una de las finalidades más importantes de la intervención psicosocial con las comunidades es la prevención, focalizada en grupos de riesgo o grupos significativos con respecto a una determinada problemática tratada. 2. Política de realización de acciones psicosociales Los gestores de comunicación de la Institución, liderados por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y coordinados con los comandantes, con el fin de construir relaciones basadas en la confianza, el apoyo y la colaboración, deben: •Diseñar, planear y gestionar programas que garanticen que la comunidad esté informada. •Establecer espacios y medios para conocer sus necesidades y expectativas, responder a sus requerimientos e inquietudes de manera efectiva. •Apoyar a los organismos ejecutores de acciones psicosociales, realizando alianzas para intervenir en las comunidades que requieren cambios sociales. •Fortalecer las habilidades comunicaciones de los miembros de la Policía en materia de procesos de resistencia, cambio social y construcción de nuevas realidades. 3. Tipologías de acciones con la comunidad La gestión de vínculos con la comunidad está enfocada al desarrollo de acciones humanitarias y psicológicas, dependiendo de las características de la comunidad. Sin embargo, para la ejecución de estas actividades debe primero determinarse cuál es la estrategia comunicacional a seguir y cuáles son los objetivos específicos que se buscan al impactar a esta comunidad para que no se desarrollen acciones desarticuladas y que al final no son estratégicas, ni apuntan a la misionalidad de la Institución: a. Acción Humanitaria Actividad de acercamiento, cuyo objetivo principal, además del afianzamiento de los vínculos de la Institución con la comunidad, el objetivo es el mejoramiento de las condiciones de vida de la misma. Entre las actividades que se desarrollan se encuentran: b. Acción Psicológica Actividad tendiente a fortalecer la imagen Institucional, se ejecuta como estrategia para generar o ampliar la confianza hacia la Policía Nacional de determinada localidad o grupo específico. Implica actividades como:

Las actividades en la que se involucre la participación de Vínculos con la Comunidad, en ningún caso deberán ser de carácter lucrativo o personal de funcionarios de la Institución. Como acompañamiento para el desarrollo de estas acciones, la Policía Nacional cuenta con las siguientes herramientas.




Parque Móvil: se utiliza en eventos con instituciones educativas, en eventos exclusivos de la comunidad, inauguraciones de estaciones de Policía y en celebraciones o festividades especiales. Orquesta: La orquesta se presenta únicamente en las principales festividades del territorio nacional, estará sujeta a cancelaciones por necesidades propias del servicio policial y bajo los requerimientos logísticos enunciados a continuación, que deben ser asumidos por el organizador del evento: •Transporte ida y regreso en bus tipo scania, para los integrantes e instrumentos. •Sonido mínimo con 24 canales, 19 micrófonos y tres plantas amplificadoras. Recinto abierto entre 10 mil y 15 mil vatios reales (RMS). •Parlantes para monitoreo y exteriores adecuados en cantidad y calidad. •Designar un coordinador durante el evento. •Refrigerio para todo el personal. •En caso de realizar varias presentaciones, se debe coordinar el alojamiento y la alimentación. Por lo anterior y en aras de consolidar, posicionar y mantener la imagen y la identificación de la misma en el imaginario colectivo de la ciudadanía, será la única con el nombre de Orquesta de la Policía Nacional, las demás agrupaciones musicales existentes en los Departamentos, Escuelas de Formación y Direcciones tendrán la categoría de grupo de la Policía Nacional anteponiendo el nombre del género musical (por ejemplo, grupo llanero de la Policía Nacional, papayera de la Policía Nacional, etc.) y deben cumplir con las mismas características de la orquesta. Artículo 112. Red de emisoras

Mediante la Resolución No. 001316 del 04 de marzo de 1997, el Ministerio de Comunicaciones otorgó la concesión para la prestación del servicio de radiodifusión sonora a la Policía Nacional, en frecuencia modulada (F.M.) para la ciudad de Bogotá. Posteriormente se solicitó la ampliación de las estaciones de radiodifusión sonora para otros municipios del País. La Red de Emisoras busca consolidar la relación con la ciudadanía y fortalecer la credibilidad y confianza de la Policía Nacional, divulgando los logros de la Institución, comunicando las formas como se pueden integrar en la construcción de una sociedad más segura y con una convivencia en paz y generando un puente de comunicación con el entorno para conocer sus necesidades y expectativas. Actualmente la red de emisoras está distribuida en todo el territorio nacional, con 34 emisoras fijas reconocidas ante el MINTIC y dos emisoras itinerantes en proceso de reconocimiento frente al ministerio.

1. Política de la red de emisoras Las emisoras de la Policía Nacional fueron creadas para difundir a la comunidad la labor policial, los mensajes y estrategias institucionales, los resultados operativos y convertirse en un espacio de




participación ciudadana para generar vínculos que permitan fortalecer la credibilidad y la confianza en la Institución para que la comunidad se integre, participe y coopere. a. Lineamientos de acuerdo a la Resolución 415 de 2010. De acuerdo a lo expresado en la Resolución 415 de 2010 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las emisoras deben contribuir a difundir la cultura y afirmar los valores esenciales de la nacionalidad colombiana y fortalecer la democracia, a través del cumplimiento de los siguientes principios: •Difundir la cultura, afirmar los valores esenciales de la nacionalidad colombiana y fortalecer la democracia. •Garantizar el pluralismo en la difusión de información y opiniones, así como asegurar los derechos y garantías fundamentales de la persona. •Hacer efectiva la responsabilidad social de los medios de comunicación en cuanto a la veracidad e imparcialidad en la información, y la preeminencia del interés general sobre el particular. •Asegurar el respeto al pluralismo político, ideológico, religioso, étnico, social y cultural. •Promover el desarrollo político, económico, social y cultural de la población, y la formación de los individuos con sujeción a las finalidades del servicio. •Permitir la libre y leal competencia en la prestación del servicio. •Asegurar el acceso equitativo y democrático en igualdad de condiciones a las concesiones del servicio y al uso del espectro radioeléctrico atribuido para su prestación. •Ejercer los derechos de rectificación y réplica. •Asegurar la libre expresión de las personas, con sujeción a las leyes y reglamentos sobre la materia. •Garantizar como derecho fundamental de la persona la intimidad individual y familiar contra toda intromisión en el ejercicio de la prestación del Servicio de Radiodifusión Sonora. •Garantizar como derecho fundamental de los niños: la vida, la integridad física, la educación, la cultura, la recreación y la libre expresión de su opinión. •Garantizar que los derechos de los niños prevalezcan sobre los derechos de los demás. •No está autorizada la suspensión temporal del servicio. La única razón válida para hacerlo es por mantenimiento de los equipos y elementos de la estación de radiodifusión sonora, por un término máximo de 15 días. Para realizarlo, el encargado de la emisora debe avisar a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas por lo menos 15 días antes de realizar la suspensión y 5 días antes al Ministerio. b. Lineamientos de acuerdo a la Ley 1341 de 2009. Por ser emisoras de interés público y acorde con la Ley 1341 de 2009, en términos de programación debe cumplirse con: La transmisión de programas informativos o periodísticos por los servicios de radiodifusión sonora requiere licencia especial otorgada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, expedida a favor de su director, la cual será concedida previo cumplimiento de los siguientes requisitos: registro del nombre del programa y de su director ante el Ministerio, determinación de las características de la emisión y del horario de transmisión, así como la estación de radiodifusión sonora por donde será transmitido el programa, y póliza que garantice el cumplimiento de las disposiciones legales equivalente a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. •Por los servicios de radiodifusión sonora prestados en gestión directa no se podrá transmitir pauta comercial, salvo los patrocinios definidos en los términos previstos en esta ley. Se entiende por patrocinio el reconocimiento, sin lema o agregado alguno, a la contribución en dinero u otros recursos




en favor de las emisoras de interés público que se efectúen para la transmisión de un programa específico, el cual no podrá ser superior a cinco (5) minutos por hora de programación del programa beneficiado. c. Patrocinios y contribuciones. •Los patrocinios y contribuciones a las emisoras deben quedar consignados en un contrato o convenio escrito que debe contar con el aval del Jefe COEST de la ciudad o departamento y debe enviarse mensualmente una relación a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas con la copia del convenio o contrato. Los pasos a seguir para la realización de los convenios son: •Solicitud por escrito de la empresa o institución interesada. •Estudio de seguridad efectuado por la Seccional de Inteligencia. •Elaboración de convenio •Emisión de reconocimientos • No es permitido arrendar espacios dentro de la programación de las emisoras de la Policía Nacional. Tampoco es permitida la transmisión de programas o espacios con fines proselitistas o religiosos, propaganda política ni espacios o eventos deportivos que contengan interés comercial. d. Contenido emitido y funcionamiento • En las emisoras de la Policía Nacional, durante las emisiones de sus programas, se informará veraz y oportunamente a la ciudadanía y no se realizarán en sus espacios ataques de tipo personal, que puedan constituirse en ofensas o insultos deliberados a los particulares, a la jerarquía religiosa, o a las autoridades constitucionales. Así mismo, se excluye la crítica, el humor, o la ironía que puedan generar controversia política, religiosa o de otra índole que lesionen la imagen o la función que desempeñan. • La Red de Emisoras de la Policía Nacional debe cumplir a cabalidad con los espacios institucionales establecidos desde la Dirección General y la Oficina Asesora de Comunicación Estratégicas para el cumplimiento de los objetivos institucionales. •Deben transmitirse los mensajes institucionales enviados desde la emisora matriz, 92.4 FM de Bogotá. •La red de emisoras debe coordinar con la Agencia Nacional de Noticias Policiales (ANNP), la difusión permanente de información generada en la Policía Nacional y que sea de interés público. • Programar y desarrollar el cubrimiento periodístico de los actos y actividades institucionales de trascendencia, con los medios y especialidad de su grupo. • Verificar y dar cumplimiento a la normatividad emanada del Ministerio de Comunicaciones para el funcionamiento óptimo de las emisoras. • Generar estrategias comunicativas para la difusión de mensajes preventivos, educativos e informativos. • Gestionar con el área técnica de la Oficina de Telemática lo relacionado con el mantenimiento preventivo de los equipos y la compra de software para su producción. •Así mismo, su identidad verbal es el dial seguido de RADIO POLICÍA NACIONAL. No debe utilizarse siglas, acortar el nombre o agregar frases o mensajes que no corresponden con un direccionamiento Institucional. • La identificación incluirá la ciudad o municipio desde donde origina, el Departamento, frecuencia de operación, nombre de la Institución y finaliza con el mensaje institucional, en caso de que haya uno determinado para el momento. Por ejemplo: DESDE SANTA MARTA, MAGDALENA, 105.4 EN FRECUENCIA MODULADA. RADIO POLICIA NACIONAL. •Identificación nacional




“En Colombia, transmite LA RED DE EMISORAS DE LA POLICIA NACIONAL”. La identificación se emitirá cada hora. 2. Operatividad de las emisoras

Teniendo en cuenta que la Red de emisoras de la Policía Nacional es un punto de contacto permanente con la comunidad y permite su participación para conocer sus necesidades y expectativas así como para fortalecer la confianza en la Institución, ésta debe contener una programación orientada a difundir los valores cívicos de la comunidad a través de programas de carácter social, educativo y cívico. De igual, manera debe brindar información sobre la actividad policial, servicios que se prestan a la comunidad y resolver las inquietudes de la misma en términos de seguridad y convivencia ciudadana. a. Lineamientos de programación. •En cualquiera de los espacios de la programación de las emisoras debe únicamente emitirse información confirmada, sin realizar suposiciones ni acusaciones sin fundamento. •Mantener los mismos nombres para los espacios institucionales. El único nombre que podrá asignar cada emisora es el del Magazín cultural que depende de la realidad regional. Este nombre debe comunicarse mediante oficio a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas. •La música que se programa en todos los espacios de la Red de emisoras, debe mantener los principios y valores institucionales, evitando las canciones que contienen mensajes violentos, agresivos, despectivos o que atenten contra la moral y las buenas costumbres. •Debe establecerse el Comité de programación, integrado por el jefe de la emisora, el coordinador general y el coordinador de programación quienes se reúnen para evaluar las canciones recibidas y decidir cuáles deben ingresar a la programación de acuerdo al formato establecido en la emisora y a la política de programación musical de cada emisora. •Las emisoras de la Policía Nacional buscan que su programación musical sea variada o cross over, el objetivo no es tener formatos especializados a nivel musical, sino la armónica combinación de los diferentes géneros tropicales y latinos en español buscando resaltar nuestro idioma; no significa ello que se omita hacer referencia a las noticias, eventos, información de interés general de artistas o música de otro género. •Los programadores en cada emisora son los responsables del diligenciamiento y envío independiente de las planillas de SAYCO y ACINPRO. 3. Mantenimiento de las emisoras El mantenimiento técnico de la Red de Emisoras de la Policía Nacional depende de la Oficina de Telemática: •La Oficina asesora de Comunicaciones Estratégicas en coordinación con la Oficina de Telemática debe brindar capacitación y actualización permanente al personal de las emisoras en temas de comunicaciones y frecuencia modulada. •Velar por el buen funcionamiento de los equipos de comunicación de las emisoras. •Realizar semestralmente el mantenimiento preventivo a los equipos. •Asigna una persona en comisión para la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas quien se desempeñará como Gerente Técnico de la Red de Emisoras 4. Imagen de las emisoras de la Policía Nacional. Se debe mantener la identidad visual de la red de emisoras, ajustando únicamente el dial y la ciudad de cada una.




5. Memoria radiofónica La memoria radiofónica se debe contemplar en lo acordado en la Ley y en materia de comunicación se enfoca al relacionamiento con la comunidad y la generación de una cultura de corresponsabilidad y prevención. Se debe guardar registro de los programas en los que interactúa la comunidad frente a los temas claves y aquellos en los que aparecen invitados clave frente a los mismos, por ejemplo, “cuéntele al comandante”. Algunas categorías de almacenamiento son: •Seguridad Ciudadana por temas •Convivencia •Vínculos con la Comunidad •Operatividad Capítulo VI Plataforma Integral de Medios La Plataforma Integral de Medios, es la encargada de la gestión integrada de los medios de información y participación con que cuenta la Institución. Busca la cobertura de públicos, los temas que quiere transmitir y la definición de la identidad y personalidad clara de cada uno de los medios, donde cada uno cumpla un rol particular que le agregue valor a las acciones estratégicas de la comunicación. Por ello, la Oficina de Comunicaciones Estratégicas, es quien establece la estructura de la plataforma integral de medios internos y externos de la Institución. Artículo 113. Objetivo de la gestión de la plataforma. La gestión de la comunicación a través de la plataforma genera una sinergia entre todos los medios y es a través de la cual se emiten los mensajes de los otros tres componentes del sistema de comunicaciones: Relaciones Estratégicas, Comunicación Organizativa y Vínculos con la Comunidad. Esta sinergia entre los medios, garantiza la oportunidad, acceso y pertinencia en los formatos y en la presentación de contenidos, lo que repercute en que todos los miembros que conforman la Institución mantengan una comunicación fluida y un conocimiento adecuado de la Policía Nacional. Artículo 114. Medios que conforman la plataforma.




Artículo 115. Política de gestión de medios de la plataforma

•La plataforma integral de medios esta gerenciada y gestionada por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. Los medios que estén en esta plataforma son los únicos autorizados •Todo mensaje que se emite a través de la plataforma debe ser claro, pertinente, oportuno y enmarcado en la identidad y mensajes institucionales •Desde la plataforma se establecen los parámetros generales de manejo de medios a nivel nacional a través de la Red COEST •Las estratégicas que se planteen a través de la plataforma, deben garantizar la cobertura de los públicos, temas estratégicos y flujos de información para lograr una comunicación efectiva. •La gestión de la plataforma debe estar en relación a las estrategias planteadas en los otros ejes del sistema y no ser piezas individuales que no correspondan a una necesidad especifica, con un proceso de distribución y evaluación de impacto determinado con anticipación. •Todas las comunicaciones institucionales, medios y elementos de apoyo; deben estar alineadas con el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones •A través de la gestión adecuada de la plataforma se deben incrementar y mantener los niveles de conocimiento que los colaboradores tienen de la organización.




•La Plataforma Integral de medios debe garantizar el fácil acceso, oportunidad y claridad en la información para apoyar la mejor realización del servicio policial, en los ámbitos internos y externos de la Institución. •Ningún miembro de la Institución debe publicar información a nivel interno o externo, sin la debida autorización de los jefes COEST a nivel nacional o del área de Plataforma Integral de Medios de la Dirección General •La gestión adecuada de la plataforma, se convierte en apoyo a la gestión de otras direcciones. 1. Nuevos medios en la plataforma Las solicitudes de ingreso y producción de nuevos medios en la plataforma integral, deben hacerse de acuerdo a las necesidades de comunicación de la Institución y una vez verificado que la información que se quiere trasmitir no encuentra un espacio de difusión a través de los medios establecidos y las secciones que al interior de ellos cubren estratégicamente las temáticas clave institucionales. Esta solicitud debe hacerse a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas (COEST) de la Dirección General, quienes a través de la Plataforma Integral de Medios, validarán los espacios existentes en los medios autorizados a través de los cuales es pertinente y estratégico transmitir la información o dado el caso, brindarán la asesoría necesaria para la creación de un nuevo medio que se ajuste a los aspectos estratégicos de la plataforma y que cumpla con los lineamientos gráficos establecidos en este reglamento. Ninguna unidad policial debe crear medios de información o espacios de participación, sin la asesoría de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas (COEST) de la Dirección General, quienes son los responsables de la gestión estratégica y adecuada de la Plataforma Integral de Medios interna de la Institución y los factores claves que intervienen en ella.




2. Seguimiento y control La gestión nacional de la Plataforma Integral de Medios se mide en cuanto al manejo adecuado de la identidad institucional (correcto uso de la identidad visual, contenidos y mensajes claves y alineación con los grandes objetivos trazados) y a la efectividad del medio (distribución, impacto y optimización de recursos). Esta gestión es liderada por los jefes de área y grupos de la Plataforma de acuerdo a Indicadores ARPLI. Todas las piezas que se emitan en la Institución deben pasar por el proceso consultivo y de revisión de la de la Plataforma Integral de Medios, llevan un consecutivo que permite hacer trazabilidad a la pieza aprobada y saber a los grandes aspectos a los que está relacionada (campaña, eje o dirección que la ejecuta, fechas y responsables de aprobación). 3. Comités editoriales

La Oficina de Comunicaciones Estratégicas establece un comité editorial para su plataforma de medios con el fin de garantizar la calidad de los medios que se emiten, mantener la identidad y el objetivo de las secciones establecidas en ellos y la pertinencia de los contenidos seleccionados. Deben fijar una periodicidad de reunión fija, acorde con la emisión de los medios y su tiempo de producción. El comité debe contar con expertos en los diferentes formatos digitales, audiovisuales e impresos; en los que las personas que asisten a ellos no solo aportarán a la definición y construcción de contenidos sino a la correcta aplicación de estos según el formato a tratar.




Artículo 116. Diseño visual La Oficina de Comunicaciones Estratégicas cuenta con un grupo de diseño visual que es el grupo encargado de brindar soporte en cuanto al diseño y producción de material visual que realizan las diferentes Direcciones, Oficinas y Unidades Desconcentradas; para garantizar la unidad en el uso de lineamientos visuales y el adecuado manejo de la imagen institucional. De igual manera, orientará a todas los entidades, organizaciones o estamentos externos; que deban hacer uso de la identidad visual institucional ya sea por convenios, patrocinios, mecenazgos, etc. 1. Política de diseño visual La gestión de diseño visual de la Institución, vela por que se cumplan todos los lineamientos señalados en los Títulos II, III y IV del presente Reglamento de identidad, imagen y comunicación. Con el propósito de consolidar y fortalecer la identidad institucional, se debe. •Prohibir la emisión de piezas institucionales que se encuentren por fuera del marco documental policial y que generan proliferación de escudos, himnos y distintivos en las diferentes unidades. •Negar el trámite a las solicitudes que al respecto eleven las diferentes Direcciones, Comandos o Áreas de la Policía Nacional. De igual manera, la gestión del diseño visual mantendrá los lineamientos en cuanto al manejo del escudo institucional y el posicionamiento de la denominación Policía Nacional de Colombia para proyectar una imagen, sólida e integral, en todos los medios y piezas institucionales. •El escudo se constituye en el logo símbolo de la Policía Nacional de Colombia y en principal recurso grafico de la identidad corporativa. •Se debe promover la institucionalidad e imagen corporativa, limitando el uso de escudos diferentes o que hayan sido diseñados para las escuelas, grupos operativos y direcciones, entre otros. 2. Memoria fotográfica a. Categorías de gestión de la memoria. El Grupo de Diseño Visual y la Red COEST en conjunto deben gestionar, actualizar y garantizar el acceso, a la memoria fotográfica de la Institución, que sirve como insumo para la ejecución de los diferentes medios de la plataforma. Debe gestionar un banco de imágenes propio a disposición de toda la institución que cumplan con los parámetros de calidad establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones, que se encuentran en relación a la identidad de la Policía Nacional y que apoyan correctamente los mensajes institucionales que evidencian la Misión, Visión y MEGA de la Institución. Además, de los requerimientos técnicos necesarios para su publicación a través de los diferentes formatos de la plataforma. Las categorías de la memoria fotográfica de la Institución son: •Vínculos con la Comunidad •Servicio operativo •Relaciones con los medios •Ceremonias y aniversarios •Actividades institucionales internas •Regiones de Policía •Temas específicos de seguridad y convivencia. Artículo 117. Impresos y Publicaciones La Oficina de Comunicaciones Estratégicas debe mantener la política editorial interna en todos los medios internos y externos que se emiten como impresos o publicaciones, propender por su calidad, oportunidad, pertinencia y el cuidado de la identidad institucional en cada uno de ellos.




La responsabilidad compartida de las Oficinas de Comunicaciones Estratégicas, con la red COEST, los Directores, Jefes de Oficinas y Comandantes; es velar por la pertinencia de los contenidos, por la producción de los medios, por su distribución y cobertura. 1 .Lineamientos de impresos y publicaciones •Se debe revisar la pertinencia del formato a elegir de acuerdo al contenido y al público receptor. •Cuando sea necesario, los contenidos deben ser acoplados, editados y re planteados; de acuerdo al formato seleccionado por su efectividad. •Las publicaciones deben estar en relación a los grandes objetivos institucionales y a la rendición de resultados como institución del Estado. •La producción de medios impresos o publicaciones siempre debe estar alineada con el cubrimiento y una distribución efectiva; según las características del público objetivo. •La producción de medios impresos y publicaciones debe velar por el buen manejo de los recursos económicos institucionales, verificando la pertinencia del medio, los aspectos técnicos del mismo y su efectividad.




Estructura de contenidos




• Manejo gráfico de la cartelera •La información que se ubica en las diferentes secciones se puede ubicar en formatos carta, media carta y doble carta. •Las imágenes empleadas deben ser claras y llamativas para invitar a la lectura de los contenidos. •La impresión debe ser nítida y de buena calidad.




•En el documento a publicar se debe colocar en su esquina inferior derecha la fecha en la cual fue fijada la información y la fecha programada para retirarla de la cartelera, esto permite tener un seguimiento a la actualización. •Los textos publicados deben tener un tamaño mínimo de 18 puntos. •La diagramación que se utilice debe contar con buena combinación de colores, imágenes y manejo de espacio. •Si se publica un evento, el aviso del mismo debe ser retirado máximo 24 horas finalizado este. •Especificaciones técnicas. Dimensiones mínimas: 120 x 80 cm Material: lamina cold roll, calibre 22 a 20, con pintura electrostática gris claro, sujeto a la pared con herrajes cilíndricos de aluminio y / o acero niquelado. Identificadores de secciones imantados. Imanes para sujetar las publicaciones

c. Revista Policía Nacional




• Estructura de contenidos




• Manejo gráfico

Tamaño: 21 x 27 cm 80 Páginas en Propalcote de 90 Grs. Portadas en Propalcote de 200 Grs Reserva UV 4 x 4 tintas d. Otras revistas autorizadas Adicional a la Revista Policía Nacional, se autorizan diferentes publicaciones institucionales de acuerdo a su pertinencia de contenidos, público al que van dirigidas y finalidad. En la mayoría de casos, estas revistas están en relación con la actividad académica y de investigación de la Institución, que por su naturaleza necesitan producir medios especializados. El grupo de impresos y publicaciones en trabajo conjunto con la jefatura del área de Plataforma Integral de Medios, revisará cada una de las solicitudes de nuevas revistas, aplicando la EVALUACIÓN CONSULTIVA DE MEDIOS para revisar los aspectos claves y la validez de las solicitudes. Cualquier medio que sea aprobado, deberá cumplir con los parámetros visuales establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones; en pro de mantener una unidad visual al interior de todos los medios que conforman la plataforma y consolidar la identidad visual de la Institución. Las revistas que actualmente han pasado por el proceso consultivo y han sido autorizadas por la Dirección General son: -Revista ECSAN -Revista Criminalidad -Revista Ciencia y Tecnología




Manejo gráfico Al ser revistas que manejan temas específicos de alguna investigación o especialidad de Policía, se pretende consolidar la identidad en ellos a través del manejo uniforme de portadas y cabezotes para luego entrar en la especialidad temática de cada una. Portada General – Guía Un ejemplo de la aplicación grafica de la identidad visual de la Institución es:

Aspectos relevantes a tener presentes: • Priorización del escudo autorizado de la Policía Nacional, para enfatizar que es una publicación institucional. A la derecha del mismo, se ubica el nombre de la revista. • Uso de la franja institucional para cerrar el diseño visual. La barra no debe duplicarse, cambiar sus colores. • La Dirección responsable de la publicación se ubica en la portada en forma de texto siguiendo el protocolo establecido para ello: primero la Institución, seguida de la Dirección. • Se puede hacer uso de la placa policial, ya que es un símbolo institucional. Esta se usa sin slogan ni explicaciones. No está permitido hacer eso de íconos que son propios de campañas específicas • Los escudos relacionados con la revista se pueden ubicar en la contraportada, siguiendo el protocolo establecido para ello: extremo izquierdo el escudo de la Institución, seguido de la dirección que lidera. Si se necesita ubicar más de tres escudos, solo se utilizará el escudo de la Policía Nacional. • Para las publicaciones que cuentan con el ISSN (número internacional para publicaciones seriadas) deben ubicar su registro en la contra portada. e. Periódico PNC




f. Volantes y plegables

• Manejo gráfico y estructura de contenidos Los contenidos para este medio son establecidos desde los ejes de Relaciones Estratégicas, Vínculos con la comunidad y Comunicación Organizativa. De igual manera, los volantes que se produzcan a nivel local, estarán validados por los jefes COEST de las Unidades Desconcentradas luego de Gestionar el Sistema de Comunicaciones de la Institución y plantear sus estrategias frente a estos tres ejes. En todas las piezas debe ir la página web de la Institución y las líneas de atención al ciudadano y de denuncia. Ver especificaciones graficas en el título III artículo 66




g. Afiches y pendones

Manejo gráfico y estructura de contenidos Los contenidos para este medio son establecidos desde los ejes de Relaciones Estratégicas, Vínculos con la comunidad y Comunicación Organizativa. De igual manera, las piezas que se produzcan a nivel local, estarán validados por los jefes COEST de las Unidades Desconcentradas luego de gestionar el Sistema de Comunicaciones de la Institución y plantear sus estrategias frente a estos tres ejes. Pendones




h. Reglamentos y manuales

• Manejo gráfico y estructura de contenidos

Los contenidos para este medio son establecidos por las Oficinas, Direcciones o Escuelas que han gestionado la producción de la publicación. Los parámetros gráficos están establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones en el título 3 de identidad visual, donde se visualizan las portadas tipo para estas publicaciones, guardando la identidad institucional en cada una de ellas. La Oficina de Comunicaciones Estratégicas en conjunto con de la Dirección de Planeación y los responsables de los contenidos de los tomos, manuales e informes de gestión, buscaran que: •Estructurar los contenidos por secciones o capítulos que abarquen las temáticas claves a transmitir •Identificación de temas estratégicos alineados a los mensajes misionales tanto de la Institución como de la unidad policial a la que pertenecen •Presentación de contenidos actuales y oportunos •Textos claros y de fácil lectura •Extensión de textos acordes a los formatos, a los públicos y a los mensajes a transmitir •Lenguaje y redacción acorde a la identidad de la Institución •Pertinencia de formatos elegidos frente a los públicos y los mensajes a transmitir •Oportunidad en la entrega de la información, mensajes vigentes y actuales •Accesibilidad a la información y a los formatos de acuerdo a las características particulares de cada público de la Institución •Cobertura de públicos elegidos o de todos los públicos institucionales, según sea el caso •Calidad general de mensajes y productos finalizados •Acompañamiento durante la implementación de indicadores de efectividad en cuanto a conocimiento y apropiación de contenidos




Portada de manuales o reglamentos

i. Libros e informes de gestión

Manejo gráfico




Los parámetros gráficos están establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones en el título 3 de identidad visual, donde se visualizan las portadas tipo para estas publicaciones, guardando la identidad institucional en cada una de ellas. Estas publicaciones siempre deben velar por el buen uso del escudo institucional autorizado, manteniendo siempre la identidad de la Institución como protagonista del medio. Portada de informe de gestión

3. Consolidación de la memoria de impresos y publicaciones. El grupo de impresos y publicaciones en conjunto con la red COEST debe llevar un registro catalogado que facilite la trazabilidad de medios emitidos como impresos y publicaciones, a la vez que se identifique la estrategia o temática que han apoyado. La memoria de impresos y publicaciones debe ser un registro histórico de los medios, mensajes, estrategias y campañas que se han trabajado al interior y exterior de la Institución. Las categorías de la memoria son: Impresos - Internos •Vínculos con la comunidad •Relaciones estratégicas •Comunicación Organizativa - Externos

•Vínculos con la comunidad •Relaciones estratégicas •Comunicación Organizativa Publicaciones - Internas •Vínculos con la comunidad •Relaciones estratégicas •Comunicación Organizativa Externas




•Vínculos con la comunidad •Relaciones estratégicas •Comunicación Organizativa Artículo 118. Medios Digitales Se encarga de diseñar, gestionar y actualizar; los medios digitales internos y externos. A través de estos medios se busca interactuar con la ciudadanía y conocer las necesidades y expectativas que tienen de la Policía Nacional. La característica principal de estos medios es la oportunidad e inmediatez. Sirve de soporte para la difusión de la información y como canal de participación y comunicación con los públicos internos y externos para fortalecer la imagen institucional y posicionar los medios digitales como herramienta de apoyo a las estrategias de comunicación que adelante la Institución. 1. Lineamientos de los medios digitales •Identificar los públicos con los que la Institución quiere relacionarse a través de las herramientas online •Se deben generar perfiles web de dichos usuarios, para conocer sus intereses de navegación y desde allí, plantear las estrategias •Se deben revisar los contenidos a publicar a través de los medios digitales, para verificar su pertinencia en relación al formato y el público receptor •Los contenidos deben acoplarse para que sean acordes a la herramienta •Monitorear las posibles relaciones en la red o enlaces de interés, que aumentarán el tráfico de usuarios hacia la web y otros espacios online •Generar calendarios proactivos de temas de interés para las audiencias clave, que sean susceptibles de ser compartidos 2. Ficha técnica de medios digitales a. Polired

•Estructura de contenidos




La Polired tiene un home principal desde donde se enlaza el total de información de la Institución, herramientas, documentos y demás aspectos de interés y utilidad para los integrantes que acceden a ella. Este home también es utilizado como punto de integración digital de los medios que se trabajan en la plataforma integral de medios interna, y como espacio noticioso en el que se publican acontecimientos relevantes de la Policía Nacional que deben conocer quienes la conforman. Cada Dirección, Oficina Asesora, Escuela, Comandancia de Región, de Departamento y Metropolitanas que conforman la Institución; cuenta con un espacio en la Polired denominado microsite. Estos espacios han sido destinados para que se publique información sobre el quehacer de cada uno de los niveles que conforman la Institución y que cualquier integrante de la Policía pueda consultar información general de la PONAL. Los microsites cuentan con una estructura determinada y unificada para todas las unidades que estandariza tanto la información que se publica como el manejo gráfico de la misma.

Manejo gráfico La Polired cuenta con una identidad propia que se utiliza tanto en su visualización como en aquellas piezas que se generen en relación a ella.

b. Boletín SGI (Sistema de Gestión Integral)




Los demás textos deben redactarse en la tipografía principal institucional (Gill Sans MT) y con el apoyo de gráficas relacionadas o fotografías acordes (de acuerdo al manual). BANDERA La bandera lleva la franja de verdes que se utiliza en todos los medios institucionales, el escudo “Todos con un mismo corazón”, la fecha de realización y los datos de contacto del grupo de Conocimiento Institucional de la Dirección General, donde los receptores pueden enviar sus comentarios o sugerencias. c. Correos institucionales Los correos institucionales son el canal por el que se manejan las conversaciones del día a día de la Institución. Sirven para la comunicación entre equipos y para el relacionamiento inicial entre áreas o direcciones. A través de los correos institucionales se puede hacer seguimiento virtual a los proyectos que se llevan a cabo, enviar material entre diferentes actores y solicitar apoyo entre diferentes unidades que componen la Institución. La política de envío de correos masivos se encuentra reglamentada en el instructivo 033 DIPON-OFITE-70 del 30 de Julio de 2010, en donde se especifica las directrices para el manejo de estas herramientas institucionales:

Office Communicator -Humaniza las relaciones remotas -Busca reducir costos administrativos en la realización de reuniones, capacitaciones, instrucciones, etc. a partir de la telepresencia -Se cuenta con redes propias y disponibles para la realización de videoconferencias -Se dinamiza la prestación del servicio de policía al contar con las herramientas de nueva tecnología que permitan tener una institución con los más altos estándares de calidad internacionales

Correo Exchange -La plataforma de correo institucional está unificada bajo el dominio @policia.gov.co por lo que se prohíbe el uso de cuentas alternas de dominios comerciales como Gmail, Yahoo, Hotmail, etc. -La solicitud de nuevas cuentas debe hacerse a través del Jefe de Telemática asignado a las diferentes unidades policiales, o a la Oficina de Telemática de la Dirección General. -El envío de correos masivos a más de 100 buzones, se restringe a las unidades previamente autorizadas: DIREC, ARECA, PLANE, GUTAH, E-100, COMAN, TELEM, JEFAT y COEST. Por lo que toda información que se quiera enviar masivamente, debe ser previamente autorizada por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas de la Dirección General, en cabeza del área de Comunicación Organizativa. -Los correos masivos no deben llevar archivos adjuntos a menos que sea estrictamente necesarios para optimizar el servicio de descarga en los buzones. Para la publicación de archivos adjuntos como videos, imágenes, etc. se debe hacer uso de la intranet. -No se deben enviar chistes, cadenas, clasificados, etc. a través de los correos institucionales. Quien lo haga estará incurriendo en la violación a la Ley 1015 del 7 de Febrero de 2006 falta grave Artículo 35.

Responsabilidades de los usuarios de correo institucional

-El usuario al que se le asigne un correo institucional, es responsable por la información que se emite desde el mismo. -Cada usuario es responsable por la administración de su buzón, para evitar congestión en el servidor y falta de espacio en su bandeja de entrada.




-Todos los funcionarios deben cambiar periódicamente su contraseña como parte de la seguridad de la información. En términos generales, cualquier mensaje institucional que se envíe masivamente, siempre deben guardar los lineamientos establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones y en el Tomo institucional No.6, en cuanto a la construcción de mensajes institucionales basados en la misión.

d. Sitio web

Estructura de contenidos La web busca ser eficiente en términos de visibilidad, relacionamiento e interacción con la comunidad, usabilidad, claridad, orientación, libertad del usuario, consistencia con los estándares internacionales y los parámetros establecidos por Gobierno en Línea; para el manejo adecuado de las políticas y estándares para publicar información sobre el estado colombiano en internet.




Manejo gráfico La web se ajusta a los parámetros establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones; haciendo un correcto uso de los elementos que componen la identidad visual como los símbolos institucionales, pantones, tipografías establecidas para la visualización en pantalla, apoyo fotográfico adecuado, etc. El diseño visual se ajusta a las necesidades de información institucional y permite un diseño secundario para la publicación de información de las diferentes Direcciones, oficinas y unidades de la Institución; manteniendo de igual manera, los lineamientos de identidad visual.

e. Redes sociales




La gestión de contenidos a publicar a través de las redes sociales es liderada por el área de vínculos con la comunidad y su soporte técnico realizado por el grupo de medios digitales. 3. Consolidación de la memoria de medios digitales El grupo de medios digitales en conjunto con la red COEST debe llevar un registro clasificado que facilite la trazabilidad de medios emitidos, temas y estrategias que se han apoyado a través de los medios online al interior y al exterior de la Institución. Clasificación de la memoria de medios digitales: Internos •Vínculos con la comunidad •Relaciones estratégicas •Comunicación Organizativa •Otras Direcciones Externos •Vínculos con la Comunidad •Relaciones Estratégicas •Comunicación Organizativa •Otras Direcciones Artículo 119. Medios Audiovisuales 1. Lineamientos de los medios audiovisuales

•Todos los medios que se produzcan internamente, deben guardar los parámetros establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones; título 3 de identidad visual. •Los materiales externos en los que aparece la imagen institucional, deben ser supervisados para garantizar el buen uso de la misma y cuidar su reputación. •Las cortinillas, cabezotes y demás apoyos visuales; deben guardar los parámetros establecidos en el presente reglamento de identidad, imagen y comunicaciones; título 3 de identidad visual. •Se debe verificar la pertinencia de presentación de contenidos a través de estos medios y acoplarlos al formato elegido •Los medios audiovisuales deben guardar una línea narrativa que sea coherente para el espectador. •Propender por la calidad de imagen, iluminación, sonido y edición 2. Ficha técnica de medios audiovisuales a. Noticiero Vocación Policial




• Estructura de contenidos El noticiero se gestiona mediante cápsulas informativas de 3 minutos máximo cada una. Estas cápsulas se presentan en un formato tipo publicitario llamativo, sencillo y claro. Cada emisión del noticiero tiene un máximo de 5 cápsulas. La información debe ser presentada con apoyo gráfico y visual de alta calidad, acorde con la información que se está emitiendo. Se debe tener en cuenta no elaborar grandes contenidos auditivos ya que muchas de las pantallas se encuentran en lugares de alto tránsito de personas, lo que dificulta su escucha. En estos casos, se puede recurrir a la sub titulación de los mismos. Los temas que se tratan en estas cápsulas son:

• Manejo Gráfico

b. Pantallas




• Estructura de contenidos Los contenidos son presentados en formato afiche virtual o con animaciones en flash o gif. Son insonoros ya que por su ubicación en lugares de alto tráfico de personas, deben generar impacto visual. Los contenidos deben ser oportunos y claros y rotarán con una programación “sin fin” en las pantallas asignadas a las unidades. Los temas que se tratan en estas piezas son:

Manejo gráfico

c. Seguridad al día




Manejo gráfico

Los créditos de presentación de invitados, entrevistados y apariciones en general; deben mostrar el nombre de la persona, grado (en caso de ser miembro de la Institución u otras fuerzas adscritas al Ministerio de Defensa) y cargo que desempeña. Para apariciones de civiles se presenta el nombre completo. 3. Consolidación de la memoria audiovisual institucional La memoria audiovisual de la Institución, se gestiona por una parte desde el archivo interno y por otra, desde el canal de You Tube al que tienen acceso no solo los integrantes de la Institución, sino los usuarios web. Las categorías de almacenamiento variarán de acuerdo a los intereses del usuario que accede a ellos. Internos •La Institución •Direcciones •Vínculos con la Comunidad •Comunicación Organizativa •Videos para niños Canal de You Tube •La Institución •Direcciones •Vínculos con la comunidad •Estrategias psicosociales – clasificada por temas •Videos para niños Artículo 120. Espacios de participación Los espacios de participación son aquellos en los que se busca retroalimentación, aclaración, entendimiento, compromisos y modificación de comportamientos por parte de los asistentes. De acuerdo a su naturaleza, estarán en relación al área de Comunicación Organizativa para aquellos que se desarrollan al interior con los miembros de la Institución y con Vínculos con la Comunidad y Relaciones Estratégicas para aquellos que buscan relacionamiento con la comunidad o rendición de cuentas externas. 1. Lineamientos para los espacios de participación •La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas apoyará la gestión de los espacios de participación desde el ámbito comunicacional a las diferentes Direcciones Administrativas, Operativas y Educativas y Oficinas Asesoras y de Control, quienes lideraran cada uno de ellos.




•Los espacios de participación deben hacerse en el total de la Institución y planteados para que todos sus miembros participen en ellos. •Se debe destinar una metodología personal para recolectar las inquietudes, comentarios, observaciones, expresiones y compromisos que se generen en estos espacios. •Las grandes observaciones recogidas, deben encontrar mejora visible, para fortalecer la credibilidad en los espacios. •Todos los asistentes deben ser tratados como iguales y escuchados por igual. 2. Ficha técnica de espacios de participación a. Relaciones Generales




b. comités




Actualmente la Institución realiza los siguientes comités: • Comité de vigilancia • Sub comité del sistema de control interno • Comité de gestión humana • Comité ético institucional c. Otros espacios que se deben apoyar desde la comunicación. • Rendición de cuentas interna • Rendición de cuentas mediante audiencia pública Artículo 121. Esta disposición rige a partir de la fecha y deroga todas las disposiciones anteriores que al interior de la Institución se hayan emitido en materia de identidad, imagen y comunicación o le sean contrarias. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los

Original firmado por: Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General de la Policía Nacional de Colombia

Elaboró: TE. YOLIMA ROJAS RIVAS Revisó: CR. LEÓN GUILLERMO BARÓN CALDERÓN Revisó: TC. GUSTAVO FRANCO GÓMEZ Revisó: BG. JANIO LEÓN RIAÑO Fecha de elaboración: 15/10/2010


RESOLUCIÓN NÚMERO 03303 DEL

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