Avenida la Reforma 6-64, zona 9Edificio Plaza Corporativa Reforma.

I Torre 1,Niveles 11y IV.Oficina 401PB>((502) 2415-1600 'Fax. (502) 2415-1601 .

TERCERO: Procédasea notificar la presente Resolución a la Subdirección General y sus Unidades, Unidad de Auditoría Interna,Unidad de Asesoría Jurídica, Unidad de Registro, Coordinación del Equipo Multidisciplinario y Subcoordinaciones respectivas,SecretaríaGeneral, Unidad de Información Públicay Unidad de Comunicación Socialdel Consejo Nacional de Adopciones -CNA-,para losefectos correspondientes.

..;;;:?-;~ ....... /~(b~}J~)D~::;¡¡~ .

CUARTO: La presente Resoluciónsurte efectos a partir dela::p:!.¡;sente'fetl1~~~..~J~'i_, Aji'~%~//

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/ '-!_¡'q>f:; .-~-¡;.,,». 9i(éctor General ~~~!?Í~_¿Consejó'Nadonal de Adopdones

SEGUi\IDO: La Guía, identificada en el puntó primero, queda contenida en 23 folios, incluida la carátula y será identificada comoversión 2.0.

PRIMERO; Aprobar las modificaciones incorporadas a la "Guia para la Elaboración y/o Actualización de Manuales Técnicos,Administrativos y Financieros".

RESUELVE:

En el ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 20 del Decreto número 77-2007 del Congreso de la República, Ley deAdopciones, Artículos 15 y 17 del Acuerdo Gubemativo 182-2010, Reglamento de la Ley de Adopciones y la Norma General deControl Interno Gubernamental 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos; la Dirección General del Consejo Nacional deAdopciones.

¡POR TANTO:

Que una vez establecidos los mecanismos de aprobación, se deberá mantener un proceso constante de revisión y actualizacióndeaquellos instrumentos técnicos, administrativos o financieros que permitan realizar la inclusión de nuevos cambios, ájustes ymodificaciones que se consideren oportunos para agilizary resolver la gestión contenida en dichos instrumentos, que permitanaumentar laeficienciaen general.

CONSiDERANDO

Que de conformidad con la Resolución número CNA-DG.Q64-2017de fecha 28 de diciembre de 2017, la Dirección General del, Consejo Nacional de Mopciones aprobó la "Guia para la Elaboración y/o Actualización de Manuales Técnicos,Administrativos yFinancieros",cuyasdirectrices contenidas en dicha guía,establece que son de cumplimiento obligatorio para lasdistintas unidadesque integran el Consejo Nacionalde Adopciones.

\

CONSiDERANDO

Que la Contraloría General de Cuentas, a través de la NOrma de Controllntemo Gubernamental 1.10 Manuales de FuncionesyProcedimientos, establece que lamáxima autoridad de cadaente público debe apoyar y promover la elaboración de manuales defunciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a lasdiferentes actividadesde laentidad.

Que el Consejo Nacional de Adopciones es una entidad autónoma, de derecho público, con personalidad jurídica, patrimoniopropio y plena capacidad para contraerobljgaciones, lo cual secomprende en el Decreto Número 77-2007 del Congreso de la

. • . " ,~" •. , ' 1':' í'" ¡.República,Leyde Adopciones. >:j\ !,~\',>';~""';.'.;!:.), ,'" :¡~,/ ti' ;_:1.'"

",\':";',:;' " '\ ::I\t'~i\.....),~}\ ::,.;_·~\:.~\;~\,~~E'..!\, '. _,"" 1", " ',' ••••••'_',:••.'~(',_ 'i·\'.~:'..~~\)~_)

<,·:·.-q,'·:'.I'" .... ' , CONSilDERANDO

CONS!IDIERANDO

lA DIREcaÓN GENERAL

Guatemala, 5 de noviembre de 2018rf\ lf'···"\,1 ' ~ ..• ,.-.'1 \ I .,~ '; ~

\ A ¡ ,!;'~:..! .~.CÓl1scjoNocíomldc AdoprJone;.

RESOLUCiÓNNÚMIEROCNA-DG-065-2018

CONSEJO i\lAOONAl m:ADOPCiONES

La Infrascrita Asistente de Registro del Consejo Nacional de Adopciones, CERTIFICA: que lapresente hoja de papel especial para fo pia, I resa únicamente en su anverso y que contieneRESOLUCiÓN NÚMERO CNA-DG 5-2018 de f cha cinco de noviembre de dos mil dieciocho,emitida por la Dirección General el Consejo Na onal de Adopciones es auténtica por haber sidoreproducida en mi presencia dir ctamente de original. Guatemala, cinco de noviembre de dosmil dieciocho.

Noviembre de 2018

Versión 2.0

GUíA PARA lA ELABORACiÓN Y/O ACTUALIZACiÓN DEMANUALES TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS y FINANCIEROS

UNIDAD DE PLANIFICACiÓN

CONSEJONACIONAL DEADOPCIONESe R

4.5.6.7.

Documentos relacionados 16Narrativa del procedimiento 17Diagrama de flujo 18Cuadro de Control de cambios o versiones...... 2.2Anexos 22

:>J.

CAPíTULO I!PRESENTACiÓN DOCUMENTAL. 82.1 Apartados del manual de procedimientos :............................ 3

Estructura del Manual de Procedimientos............................................................................... 8A. Acuerdo de la Aprobación y autorización del Manual de Procedimientos............. 8B. Carátula o Portada del Manual...................................................................................... 9.C. Lista de elaboración, revisión, aprobación y autorización del manual. : 11D. índice del manual de procedimientos 12E. Introducción 13F. Objetivo del manual.. 13G. Definiciones y Abreviaturas 13H. Listado de procedimientos 13

1. Portada o Carátula del procedimiento 142. Objetivo del procedimiento 16

CAPíTULO I LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN 41.1 lineamientos para la presentación del manual de procedimientos.............. 4

Elaboración de los documentos 4Aprobación de los documentos: roles y responsabilidades 4Inventario de procesos y procedimientos................................................................................. 5Control de dOculllentos............................................................................................................... 5Revisiones periódicas 5Identificación de los documentos 6Formato del documento............................................................................................................. 6

INTRODUCCIÓN 2OBJETIVOS............................................................................................................................................ 3

íNDICIE

Página 1 de 22GUíA PARA LA ELABORACIÓI\I V/O

ACtUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS,ADMINISTRATIVOS V FINANCIEROS

Fecha de Emisión:05/11/2018

CONSEJONACIONAL DEADOPCIONES-CI\IA-

Versión: 2.0

Todos los Procesos y Procedimientos que hubieren sido documentados V se encuentrenvigentes podrán mantener su estructura. No obstante, en futuras ediciones o revisiones,deberán atenderse lasdirectrices establecidas en este documento.

En virtud de lo anterior, la presente guía describe los aspectos de forma, redacción ycontenido que deben atenderse para la elaboración de los manuales técnicos,administrativos Vfinancieros. Lasdirectrices que-se proporcionan en la' presente guía aplicanpara todas las unidades técnicas V administrativas del CNA V son de cumplimientoobligatorio para las unidades que integran el Consejo Nacional de Adopciones.

De conformidad con la instrucción emitida por la Dirección General respecto a la elaboraciónde las modificaciones a la GUia para la elaboración V/o actualización de ManualesTécnicos, Administrativos V Financieros del Consejo Nacional de Adopciones, aprobadamediante Resolución CNA-DG-064-2017de fecha 28 de diciembre de 2018, la cual se realizacon el objeto de contar con un marco metodológico de referencia que permitaorientar al personal para el desarrollo de los referidos manuales V así dar cumplimiento alas disposiciones contenidas en las Normas Generales de Control Interno Gubernamentalde la Contraloría General de Cuentas.

INTRODUCCiÓN

CONSEJONACIONAL DE ADOPCIONESFecha de Emisión:

. 6;1 "''''-<:... ''1 ,,{''íi;' , 05/11/2018:. ':. --:~:,,~(.:;;;-~(;.!':1t.'· -CNA-r"',,;, ; -, Versión: 2.0t ,1 (. I GUíA PARALAELABORACiÓNY/O, " \,1 '--r\ .. / ,11 ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página2 de 22

I ADMINISTRATIVOSYFINANCIEROS!

,.

Proporcionar un instrumento metodológico que norme la elaboración vIo actualizaciónde los manuales técnicos, administrativos Vfinancieros, con uniformidad de contenido.

." Propiciar la creación de documentos uniformes que contengan procedimientos quepermitan dar cumplimiento de las atribuciones V el funcionamiento de las unidadestécnicas vadministrativas del Consejo Nacional de Adopciones.

OBJETIVOS:

Página 3 de 22GUíA PARA LA ELABORACiÓN V/O

ACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS,ADMINISTRATIVOS V FINANCIEROS

Versión: 2.0

Fecha de Emisión:05/11/2018

CONSEJONACIONAL DEADOPCIONES-CNA-

.-

G El Director (al General, como máxima autoridad administrativa y como responsable delbuen funcionamiento de la institución, aprobará y autorizará los Manuales técnicos,administrativos y financieros del Consejo Nacional de Adopciones.

e La Subdirección General es la encargada de coordinar la formulación,implementación yactualización periódica de manuales de funciones, procedimientos,guías de trabajo y otros instrumentos técnicos que se requieran. En ese sentido,coordinará una revisión para establecer que los manuales propuestos por lasunidades técnicas y administrativas del CNA cumplan con lo estipulado en lapresente guía.

o Enel caso de las unidades técnicas que integran el Equipo Multidisciplinario, losmanuales de procedimientos de sus unidades deberán contar con la revisióny el aval de la Coordinación del Equipo Multidisciplinario.

c¡¡ El encargado (al de cada Unidad Técnica o Administrativa, como experto conocedorde procesos y procedimientos será el responsable de elaborar, modificar, anulary aprobar procesos y procedimientos de su área.

Aprobación de losdocumentos: rolesVresponsabilidades

En la estructuración de los procedimientos, deben participar los colaboradores de cadaunidad con el fin de obtener consenso en la emisión de lasdisposiciones incluidas en ellos.

El encargado (al de cada unidad técnica - administrativa, es el responsable de identificary documentar adecuadamente las principales actividades y procesos que se realizanen las respectivas unidades, dejándolos plasmados en los manuales de procedimientos dela unidad de su competencia.

Elaboraciónde losdocumentos:

1.1 Lineamientos para la presentación del manual de procedimientos

CAPíTULO ILINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACiÓN

CONSEJONACIONAL DEADOPCIONESFecha de Emisión:.. f() A')~

05/11/2018'\' " ..,-."_>...~4>.'t~1t;&~-;¿_:.- -CNA-

r> Versión: 2.0

f GUíA PARALAELABORACiÓNY/OI j _¡\; I\\: 1 ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página4 de 22'-._..:

ADMINISTRATIVOSy FINANCIEROS

'.

(j) Todos los procedimientos de las diferentes unidades técnicas y administrativasdel Consejo Nacional de Adopciones, deberán ser revisados y actualizados al menosuna vez al año, tomando en consideración recomendaciones indicadas en losreportes de auditoría, sugerencias de funcionarios, cuando se implementenmejores prácticas o cuando se considere oportuno.

Re\fisiones periódicas

@ Control de edición: todo manual de procedimientos debe incluir un formato que contenga elcontrol de versiones para el historial de modificaciones realizadas al mismo, fecha de lamodificación, motivo de la modificación, los apartados modificados V las páginas afectadas. Paratal efecto deberá completarse el "Cuadro de control de cambios o actualizaciones".

.. Cada manual de procedimientos documentado deberá incluir en la segunda página el formato:"Lista de elaboración, revisión, aprobación Vautorización del documento" en la cualdeberá constar los nombres Vfirmas de los funcionarios que participaron en cadaetapa del proceso de elaboración de los mismos.

(il Toda aprobación V/o autorización, de manuales, guías o instructivos, por parte de la DirecciónGeneral, así como cualquier modificación, actualización o anulación de los mismos, deberáser notificada a la Coordinación de Planificación a efecto de llevar un control de losmismos.

Control de documentos

G Se recomienda inventariar todos los procesos y los procedimientos que se desarrollan encada unidad, para ello es importante dar prioridad a los que son consideradosestratégicos, relevantes o críticos; es decir, los que conforman la razón de ser de la Unidady por ende de la lnstltución.

G Se entenderá por inventario de procedimientos, la identificación de los que son decompetencia de cada unidad técnica y administrativa determinada. El referido inventariose deberá realizar para detectar qué grupo de prácticas o tareas constituyen o formanparte de un procedimiento para su posterior documentación.

Inventario de procesos V procedimientos

. Fecha de Emisión:. \) ÁT" CONSEJONACIONAL DEADOPCIONES05/11/2018,.~~t~;;;'~;;~/~·· -CNA-

r'F' Versión: 2.0GUíA PARA LA ELABORACiÓN V/O• \.'-¡

\_ ,,; I ACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS, Página 5 de 22_' i' ¡ADMINISTRATIVOS V FINANCIEROS

1.8 Separación de párrafos: entre el título de un capítulo y el primer párrafo, habrá .>-~- ...

una separación de 2 interlíneas y entre párrafos, 1 interlínea. /1'j\O\If'J»>.

~ ~¡J!I~:~,:,,;Sil)\ ~ \_~. u I\ ., .....,... ".,.,.'/' ,..\ C:Q;) ,\.'; ... /'\ r¡:- .." ..' .'<CCiON (.O~'<.:....._. ....

1.7 Interlineado: espacio sencillo.

1.6 Márgenes: para la portada del documento y las demás páginas se emplearán losmárgenes establecidos en las normas APA (superior e inferior 2.54cm y derecho eizquierdo 2.54cm)

1.5 Tipo de letra: se utilizará letra Calibri en tamaño 12, con excepcron de los títulosy sub- títulos del documento que van en tamaño 14 y el título del documento en laportada que se escribe en tamaño 18.

1.4 Tipo de papel: bond blanco.

1.3. Tamaño del papel: la presentación de los documentos debe hacerse en tamaño carta.

1.2 los diagramas de flujor se deben elaborar en el programa VISIO; sin embargo, sepodrá utilizar cualquier otro software que permita el uso de una simbología estándary clara.

1.1 Redacción: la redacción de los manuales s~ realizará en formato MICROSOFTWORD,en forma clara, con términos apropiados, y limitado uso de extranjerismos otecnicismos, en el idioma español, en tiempo verbal infinitivo y sin errores ortográficos ..

Encuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características:

Formatodel documento

Para evitar duplicidades, todas las políticas, procesos, procedimientos y manualesdeberán estar claramente identificados por su nombre, versión del documento y fecha deemisión, que los distingan de otros documentos y de lasversiones anteriores del mismomanual.

Identificación de los documentos

Fecha de Emisión:

' .. >".,:",,,,3~'";í¡;Jf:;;" CONSEJONACIONALDEADOPCIONES 05/11/2018-CNA- Versión: 2.0-,fr' i : \ GUíA PARALAELABORACiÓNV/O, \.'-1\_ \ ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página6 de 22.../ .) ~

ADMINISTRATIVOSV FINANCIEROS

1.10 Títulos de los capítulos: seescriben en negrita los títulos y subtítulos.

, Lostítulos: se escriben centrados, en mayúsculasy en negrita color negro. Se numera connúmeros arábigos, precedidos por el número del capítulo.

Subtítulos: seescriben alineados contra el margen izquierdo, en mayúscula la primera letra(tipo oración) V en negrita color negro. Siguen un orden secuencial, precedidos delnúmero del capítulo. Después del número que designa el último nivel no secoloca punto.

Se recomienda organizar los puntos de forma escalonada. (Ejemplo: 1. Título; 1.1.Subtitulo; 1.1.1 Desagregacióndel punto anterior; 1.1.1.1).

Lospies de página se escriben en tamaño 9 y los encabezados en tamaño 12.

'1.9 Números de Página: la primera página que corresponde a la carátula del manualno se numera ni lleva encabezado. Tampoco lleva encabezado la primera páginade cada procedimiento.

La numeración debe evidenciar el número de la página actual frente al número total depáginas. La numeración deberá ubicarse en el extremo superior derecho, numeración deforma correlativa, que refleje la página actual y la cantidad total de páginas: (Ej.: Pág.8 de22, 9 de 22, 10 de 22; 11 de 22).

Página7 de 22'GUíA PARA LA ELABORACiÓNY/O

ACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS,ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

Fecha de Emisión:05/11i'2018

CONSEJO NACIONAL DE ADOPCIONES-CNA-

Versión: 2.0

) A. Acuerdo de aprobación Vautorización del Manual de Procedimientos.

Consiste en la disposición administrativa emitida por la máxima autoridad administrativa delConsejo Nacional de Adopciones, mediante la cual se aprueba el contenido y se autoriza laimplementación del documento, señalando además la fecha en que éste deberá entrar envigencia. Una vez emitida la aprobación, deberá estamparse el sello de Dirección General encada una de las páginas del mismo y posteriormente trasladarlo a la Secretaría General para sunotificación.

A. Acuerdo de aprobación y autorización del manual de procedimientos.B. Carátula o Portada del Manual.C. Lista de elaboración, revisión, aprobación y autorización del Manual.D. índice del Manual.E. Introducción / Presentación del Manual.F.. Objetivo(s) del Manual.G. Definiciones y Abreviaturas.H.· Listado de Procedimientos.

1. Carátula del procedimiento.2. Objetivo del procedimiento.3. Documentos Relacionados.4. Narrativa del Procedimiento.5. Diagrama de Flujo.6. Cuadro de Control de Cambios.7. Anexos.

Estructura del Manual de Procedimientos

Elmanual de procedimientos debe presentar la estructura que se muestra a continuación:

2.1 Apartados del manual de procedimientos

CAPíTULO uPRESENTACijÓNDOCUMENTAL

Página8 de 22GUíA PARALAELABORACiÓNV/O

ACTUALIZACIÓNDEMANUALESTÉCNICOS,ADMINISTRATIVOSVFINANCIEROS

Versión: 2.0

Fechade Emisión:05/11/2018CONSEJONACIONALDEADOPCIONES

-CNA-

Ar:I .\ ;'-.~/

la primera hoja del manual de procedimientos no lleva encabezados ni número de página.

Los puntos 1 y 2 se deben escribir en letra Calibri tamaño 16 y mayúscula.

Elpunto 3 se debe escribir en letra Calibri tamaño 18, mayúscula y negrita.

Lospuntos 4 y 5 se deben escribir en letra minúscula, letra Calibri, tamaño 16.

1. Logoy Nombre de la institución: centrado en la parte superior.2. Nombre de la unidad técnica o administrativa: Dirección y Departamento.3. Título completo del documento.4. Versión.5. Fecha de emisión: se debe registrar la fecha de emisión del documento en la parte

derecha de la portada.

B.Carátula o Portada del Manual

Se refiere a la primera página del documento denominada portada o carátula del manual. Laportada contiene la siguiente información:

Fecha de Emisión:" '''-'.',,,Us~~:lér' CONSEJONACIONALDEADOPCIONES 05/11/2018-CNA-,

Versión: 2.0riA GUíA PARALAELABORACiÓNV/OL:\¡ ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página9 de 2211. " ._.!

ADMINISTRATIVOS.vFINANCIEROS

Fecha de emisión: dd/mm/aaaa

Versión 1.0

~filA!NQJJAlLD!E IPR.OCEDiMiENTOS IDEll?ROCIESO GENERAL DEADOI?CHÓN

(NOMBRE UNIDAD TÉCNICA O ADMINISTRATIVA)

CONSEJO NACIONAL DE ADOPCIONES

.CQ

Carátula o Portada del Manual de Procedimientos

Fecha de Emisión:" '..,~~~f;i~;:1/;· CONSEJONACIONAL DEADOPCIONES

05/11/2018-CNA-Versión: 2.0¡,.--,., . ·n GUíA PARA LA ELABORACiÓN Y/O.

•••1¡-1'" t ACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS, Página 10 de 22"',i i

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

Enla página posterior a la carátula del manual sedebe ubicar el cuadro de control del documento.En él se da formalidad a los procedimientos que lo integran, para lo cual son indispensables Josnombres, cargo y firma de los responsables de elaboración, revisión, aprobación y autorización .<r\"C,\()f.I~~.Z~~>,

/, t;' 'o Ade los mismos. ' II;P ",'\ -: ";q;\1(0 \';\" !'.::! (.1 1,- f ••o\

(,i~. (~~';~~?Jl~I\'~ '·'''''''''.,',:l.y V\ 0b", ¡J "',t;<,.· .:"',,',/o¡vG(\))::\"/

.......~..__._._..•.:..~ /

C. Lista de elaboración, revisión, aprobación Vautorización del Manual.

1. logotipo del Consejo Nacional de Adopciones, parte superior izquierda, a color.2. Nombre de la institución, centrado horizontalmente, tamaño de letra: Calibri 12,

mayúscula y negrilla.3. ' Nombre del Manual: centrado horizontalmente, tamaño de letra: Calibri 12,

mayúscula y negrilla.4. Fechade emisión del documento: fecha en la que se emite el documento. Seindica

bajo el siguiente formato: dd/mm/aaaadd; dígitos que representan el día.mm: dígitos que representan el número de mes.aaaa: cuatro dígitos que representan el año.

5. Número de Versión: se debe emplear un número para discriminar los cambiosfundamentales en el diseño del documento. Se escribe la palabra Versión seguida delnúmero correspondiente (1.0, 2.0,3.0). Una vez aprobado el documento comenzará conla versión 1.0, se irá incrementando a medida que sufra cambios de fondo.

6. Número de página del total de páginas: página actual con respecto al total de páginas:Ejemplo: 1 de 22

j ANUAL DE PROCEDIMiENTOS DEl PROCESOGENERALDEADOPCiÓN

CONSEJONACIONAL DE ADOPCIONES-CNA- Versión: 2.0

Fechade Emisión:05/11/2018

Encabezado del Manual

CONSEJONACIONAL DE ADOPCIONESFecha de Emisión:

" ~(J~f!! 05/11/2018,,"',,":1>~: -Cf\JA-~, . Versión: 2.0(";:" 'í\',;'\ l--i GUíA PARALAELABORACiÓNV/O\._" \; i ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página 11 de 22

ADMINISTRATIVOSV FINANCIEROS

D. índicedel Manual .., Esla parte que relaciona secuencialmente los apartados temáticos que integran

el manual, con su respectiva paginación para facilitar su localización. Se deberápresentar en forma ordenada los apartados que comprenden el manual.

GJ Laprimera columna identifica la estructura alfanumérica de los diferentes apartadosdel manual.

e Lasegunda columna reproduce los títulos de los capítulos Vsus divisiones.o La tercera columna indica la página en que se encuentra cada capítulo V cada una de _.

sus respectivas divisiones, Esta columna debe ir justificada a la derecha, de manera '/1'i7:)Ñ.".J~O?-"./, '';>' '_""

que las unidades V las decenas se alineen verticalmente. (~} ~~\::gl!:.:5\':;[il1.{:.~t~~o (,~.., " / 2'\ O 1 ,', 6i\ \, , -/" .:.',\ "'...,1 \JI ,

\ ·~I .. .r ,,' ";, .~~>,(¡c.'\I,f"r'.,.,.\ .......}:.-:- '" ~y

. " '['" ,.<,1 .•' /·'·,.:~~'~?i~;!._~~\:~~~:.//

lista de elaboración, revisión, aprobación y autorización del manual

Nombre / Cargo Firma Fecha

Elaboró

Revisó

Aprobó

Autorizó

Cuando el documento haya sido elaborado V/o revisado por másde una persona debidamenteautorizada, se registrará en la tabla correspondiente,

o Elaborado por: Nombre, cargo, firma Vfecha de la persona que elaboró el documento.o Revisado por: Nombre, cargo; firma V fecha de la (s) persona (s) que revisó (revisaron)

el documento,1) Aprobado por: Nombre Vfirma del Director General.o Autorizado por: Nombre V firma del Director General,

Consiste en una matriz de cuatro columnas en la cual se debe anotar la siguiente información:

Fecha de Emisión:' . .;~~~''-'!~f,~p;;~1J]'CONSEJONACIONALDEADOPCIONES 05/11/2018..

-CNA- Versión: 2.0(.-...._;¡ J',, I l GUíA PARALAELABORACiÓNV/O~ :'\, ,..-

.•/'! 1 ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página 12de 22ADMINISTRATIVOSV FINANCIEROS

Para documentarlos se deberá identificar y definir el proceso del cual se desprende. 4~6í:\AC-[j&~.>~,$ Todo nombre del procedimiento lleva la palabra "para" como enlace entrEf~(_';~\,"~:~~;:~

Procedimiento y nombre del mismo: Procedimiento para .... (~/ 'i:::é:J~;J~Z·'1ft\iT1. 0(./1'''

• .,0 \. ..~,J\1'" ' (J)

.. .") .....,.,.J, ...... ~-¡\11"..... •

. "\ ' ...../:.., Q"r-v/"''-:~~;¡ON(?'0~:~>/

En este apartado se enlistarán todos los procedimientos que conforman el manualde procedimientos con su respectiva numeración.

H. listado de procedimientos.

e Definir con claridad y precisión los términos técnico administrativos utilizados enel procedimiento.

c> Ordenar los términos en forma alfabética.e Recordar que, se incluyen palabras o términos de carácter técnico que se emplean en

el desarrollo del procedimiento con el objetivo de uniformar su interpretación; lascuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información oampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta.

Son definiciones o términos de uso frecuente que resultan indispensables para entenderel procedimiento. Para redactarlos se deberá atender los criterios siguientes:

G. Definiciones VAbrevíaturas

.. Se deberá describir lo que la unidad técn ica o administrativa pretende lograr con.Ia aplicación del manual.

" . Deberá responder a las preguntas: ¿Qué se quiere lograr? y ¿Paraqué se hace elmanual?

Indica el propósito del documento y su incidencia en la calidad del trabajo. Losdetalles parasu redacción y presentación se mencionan a continuación:

F. Objetivo del manual

O. , Razonesy propósitos que motivaron la elaboración del documento.D A quiénes está dirigido el documento, es decir, sus usuarios internos o externos.e Que información contiene, cómo está organizada..

En este apartado se señalan, de manera breve, los siguientes puntos:

E. Introducción / Presentacióndel Manual

CONSEJONACIONAL DEADOPCIONESFecha de Emisión:

-, .....'@,d-~i" 05/11/2018. " ...,.;. '!",.• t ',.:.; '';::':'"-;'';f:''' -CI\IA- Versión: 2.0r: in,,, ¡} GUíA PARALAELABORACiÓNY/OI i',· __._¡

\._.: \]¡ 1 ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página 13 de 22ADMINISTRATIVOSY FINANCIEROS

Lasliterales d) y e) se escriben en letra Calibri tamaño 16, minúscula.

La literal c) se escribe en letra Calibri tamaño 16, mayúscula yen negrita.

Lasliterales a) y b) se escriben en letra Calibri tamaño 16, mayúscula

Contiene la siguiente información:a) Lago y Nombre de la institución: centrado en la parte superior, color negro.b) Nombre de la unidad administrativa: Dirección y Departamento.c) Número y Título completo del procedimiento ..d) Versión y lugar de elaboración del procedimiento.e) Fechade emisión: se debe registrar la fecha de aprobación del documento en la parte

superior derecha de la portada.

1. Portada o Carátula del procedimiento

A continuación se describen los apartados que se deberán incluir en cada uno de los. procedimientos.

eÓ'

.,:,:~!E11J:}(J!' I CONSEJONACIONALDEADOPCIONESFechade Emisión:.. ,

-CNA- 05/11/2018-' ,~, Versión: 2.0

r:.....¡\ ;c' GUíAPARALAELABORACiÓNY/OC ¡ \ !_J. .' \ iI I ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página 14 de 22..,. I ',_

ADMINISTRATIVOSy FINANCIEROS

Fechade emisión: dd/mrn/aaaa

Versión 1.0

PROCEDIMIENTO No. 101 ~

lEVAlLlOAC~ÓNy REEVAlUAC~ÓN SOC~Alp PS~COlÓG~CA yMÉDICA Il)El NNA

(NOMBRE UNIDAD TÉCNICA O ADMINISTRATIVA)

CONSEJO NACIONAL DE ADOPCIONES

e- ,--..\ " '1 \", i f 1

:: '. ,j r----¡.../' '., ¡

Carátula o Portada del Procedimiento

Fecha de Emisión:.1'). ,y:!.-, CONSEJONACIONAL DEADOPCIONES1-' ~""r05/11/2018

,"'_'","'h"'"tt:I:~1:~%I,¡-~". . -CNA-Versión: 2.0

r', f'I :., 1GUíA PARA LA ELABORACiÓN V/Oi ; <, i 1

\ .•/! ',) ¡ ACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS, Página 15 de 22ADMINISTRATIVOS V FINANCIEROS

Nombre del Documento Disposición

El Plan Estratégico Institucional -PEI- del CNA, define las líneas

Plan Estratégico Institucional -PEI- de desarrollo institucional, privilegiando, ante todo, el interéssuperior del niño. Localización: Archivo de Secretaría General,PáginaWeb del CNA.

Elsiguiente ejemplo muestra la forma de llenado de esta matriz:

Nota: Cabe resaltar que no debe transcribirse íntegramente los documentos, es tan solo indicarel nombre y los apartados o artículos que rigen las acciones del procedimiento.

e Nombre del documento.Q Disposición: En esta celda se deberá anotar un breve resumen de lo que dispone la

normativa destacando los artículos en que aparece la disposición.

La estructura de la matriz, que contiene la base legal, consta de dos columnas en las cuales serequiere llenar la siguiente información:

o ' Toda documentación que interviene en el procedimiento bajo las circunstanciasdescritas anteriormente debe estar especificada en "Documentos relacionados".

" En este punto se relacionan los principales documentos de consulta jurídicos yadministrativos que soportan el procedimiento y que el funcionario (a) debe tomar encuenta para gestionar el proceso (leyes, normas, directrices, y otros).

3. DocumentosRelacionados

" Deberá responder.a las preguntas: ¿Qué se quiere lograr? y ¿Paraqué se hace elprocedimiento documentado?

'" Estructura del objetivo: Verbo infinitivo-resultado que se pretende alcanzar- mediantequé acciones.

Describe el propósito del procedimiento.

2. Objetivo del procedimiento

CONSEJONACIONAL DEADOPCIONESFecha de Emisión:

.. \?l ~A~) 05/11/2018-,'~~ ..~..;~:~~!iI:;!··~ -CNA-.. Versión: 2.0/- ....-.... :'\ ir,( ..

\ . I GuíA PARALAELABORACIÓNV/O.- \

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ADMINISTRATIVOSV FINANCIEROS

¿Cómo se hace?: Serefiere al método de trabajo y del uso de los instrumentos,espacios e insumes para lograr los objetivos de una actividad.

¿Quéactividad realiza? (Enqué consiste la actividad) se indica el tipo de actividades que serealizan en la unidad técnica o administrativa y los resultados que se obtienen de éstas. /_- __ .

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¿Quién hace el trabajo? Corresponde a la inter relación de unidades o puestos de trabajo pormedio de personas.

Elalcance de las preguntas que definen la narrativa del procedimiento son: Quién realiza lasactividades (responsable de ejecutarlas), qué actividad hace y cómo la hace.

" Establezca la secuencia lógica y cronológica del procedimiento.() Describir la actividad y las tareas relacionadas.G Responsable: indique el área o cargo que ejecuta las actividades y tareas relacionadas.e Evitar los tecnicismos, utilizar vocabulario claro y sencillo.o Utilizar un verbo conjugado en tercera persona del singular y en presente de indicativo,

ejemplo: Verifica, Corrige, Envía,etc.e Cuando se utilicen sistemas informáticos, se deberá especificar el nombre del mismo,

los datos a ingresar y qué resultado se espera lograr con ellos. Cuando el procedimientose hace largo podrá utilizarse un instructivo.

.. En la distribución de documentos debe indicarse a qué puestos o áreas se envía.o Cuando se refiera al archivo de documentos o expedientes, indique sí es temporal o

definitivo y el lugar donde se archiva." Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algún formato,

se deberá anotar el número del formato y su nombre completo.lo,<> Si en el procedimiento se elaboran informes, incluir la información relevante que

debe llevar el informe.e Recordar: después de una revisión viene una decisión.<J Cuandb el usuario presenta una solicitud, la misma debe ser por el medio formal escrito... No dejar frases inconclusas, se da por hecho que la numeración de las actividades

refiere para dónde va el flujo del procedimiento.

Consideraciones importantes:

Esla descripción escrita en forma lógica y secuencial de las actividades que se realiza en launidad responsable para efectuar un trabajo determinado.

4. Narrativa del procedimiento

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Para la diagramación se utilizará "Visio" o cualquier otro programael uso de una simbología estándar.

"

Para la elaboración del diagrama se recomienda tomar en cuenta lo siguiente:

IResponsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable N

El diagrama de flujo deberá elaborarse en forma vertical y se dividirá por columnas deacuerdo al número de responsables que intervienen en el proceso o procedimiento,conforme a la siguiente matriz:

Esla representación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividadesnecesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables desu ejecución.

5. Diagrama de flujo

DESCRIPCiÓN DEL PROCEDiMiENTOPasoNo. Responsable Descripción

INICIOAnotar el # de Quién realiza la actividad Responder y anotar en forma narrativa:la actividad Qué actividad realiza(dos dígitos) Cómo lo haceEnordenascendente

FINDELPROCEDIMIENTO

o Número de la actividad." Unidad oPersona Responsable" Descripción de la actividad y sus respectivas operaciones.

Laestructura para la narrativa consta de una matriz en la cual se debe indicar lo siguiente:

Fecha de Emisión:. -. '. 0.\ L¡;fr7 CONSEJONACIONALDEADOPCIONES 05/11/2018.~.:~~ktf~G:")·:;-· -CNA-"' ..' ',' Versión: 2.0r: iR GUíA PARALAELABORACiÓNV/O~_/: ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página 18 de 22I I

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NOMBRE SíMBOLO DESCRIPCiÓN

Señala donde inicia o termina un proc~dimiento.Inicio y Fin ( ) Además puede utilizarse para indicar el nombre de la

unidad responsable de ejecutar ciertas actividades.

Representa la ejecución de una o más tareas de un

Actividadprocedimiento. Cabe aclarar que el símbolo podría

I Ivariar cuando en el procedimiento intervenganvarios actores.

Decisión <> Indica las opciones que se pueden seguir en caso deque sea necesario tomar caminos alternativos.

O Mediante este símbolo se pueden unir dentro de laConector misma hoja, dos o más actividades separadas

físicamente.

Conector de OSimilar al significado del símbolo anterior, Solo que

página éste se emplea cuándo actividades quedanseparadas en hojas diferentes.

Archivo V Indica que se guarde un documento en formatemporal o permanente. I

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Lasimbología básica que se utiliza y se propone es la siguiente:

" Cada diagrama deberá contar con un encabezado que especifique elnombre del procedimiento que se escribe.

.. Indicar la actividad a desarrollar.

.. Cada actividad se numera en forma progresiva, vinculada a la secuencia de lanarrativa del procedimiento.

• Unir todos los iconos incluyendo los conectores.'" Un conector se conecta a actividades no a otro conector.e Todo diagrama debe tener un inicio y un fin.o Todos los conectores deben tener números .._, Todos los finales del proceso debe tener el ícono de "Fin de proceso".

Fecha de Emisión:

>,:",,...,.~{~é~:71' CONSEJONACIONALDEADOPCIONES 05/11/2018",o .• ,' -CNA- Versión: 2.0C:\iA GUíA PARALAELABORACiÓNV/O

ACTUALIZACiÓNDEMANUALESTÉCNICOS, Página 19 de 22ADMINISTRATIVOSVFINANCIEROS

Representa un documento, formato o cualquierDocumento l __J escrito que se recibe, elabora o envía.

Líneas de dirección 1 5> i Conecta símbolos, señalando la secuencia en quedeben realizarse actividades.

-[ Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones

Notaadicionales a una actividad y se puede conectar acualquier símbolo del diagrama en el lugar donde laanotación sea significativa.

CONSEJONACIONAL DE ADOPCIONESFecha de Emisión:

'~+o;,:i~?1f.[rf:t:' 05/11/2018-CNA-

Versión: 2.0,-','\ tI( ','GUíA PARA LA ELABORACiÓN Y/O.. :\'rl.. 1., . ACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS, Página 20 de 22

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05/11/2018-CNA-e AVersión: 2.0

GUíA PARA LA ELABORACiÓN Y/OACTUALIZACiÓN DE MANUALES TÉCNICOS, Página 21 de 22

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" Este apartado inicia página. Sedebe incluir una muestra de los formularios, instructivosy formatos utilizados en el procedimlento y sus respectivas instrucciones de llenado.En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referenciaespecífica de estos instrumentos.

e Losanexos llevan nombre.lO Deben ser numerados en forma ascendente y en el orden en que ingresan al

procedimiento.<> Encada documento que se anexe, se deberá anotar en el ángulo superior derecho la

palabra "ANEXO" seguido del consecutivo que corresponda.

7. Anexos

CONTROLDECAMBIOSOVERSIONESVersión Modlficada Fechade la Revisión Detalle

01 Anote fecha Elaboración del Manual

02 Anote fecha Se modifican los apartados deresponsabilidades y lineamientos

03

Conel propósito de controlar lasediciones del manual de procedimientos es necesario registrarel número de modificaciones, las fechas, los apartados, hojas modificadas y la razón de origendel cambio. El formato para registrar la información es el siguiente:

6. Cuadrode Control de cambios o versiones

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