RESOLUCION NUMERO 041 DE 2001 - Procuraduria General de ... · adquisición de vivienda,...

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA –

REVOCADA POR LA RESOLUCION 41 DE 2007

MODIFICADA POR LA RESOLUCION 197A DE 2003 173 DE 2003

TOMO III

Dependencia: División Gestión

Humana Grupo Cesantías

Proceso: Reconocimiento y pago de

cesantías

Procedimiento: Reconocimiento y

pago de cesantías retroactivas,

parciales y definitivas

Código:

Revisó: JEFE DE OFICINA

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ

PAVAJEAU

Fecha: 02 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar

el pago de las cesantías de aquellos

servidores de la entidad, ex servidores

o beneficiarios pertenecientes al

Régimen Retroactivo, destinadas a la

adquisición de vivienda, liberación de

gravamen, dotación de vivienda,

educación o reconocimiento definitivo;

de manera ordenada, ágil y confiable.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la Procuraduría

General de la Nación y del Ministerio

Público pertenecientes al Régimen

Retroactivo, ex servidores o

beneficiarios.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a las

Divisiones de Gestión Humana,

Administrativa, Financiera, Secretaría

General y Coordinadores

Administrativos.

4. RESPONSABILIDADES

Intervienen en el procedimiento todos

los funcionarios del Grupo de

Cesantías; el Oficinista Grado 06 del

Grupo Hojas de Vida; el Jefe y la

Secretaria de la División de Gestión

Humana; la División Administrativa, el

Técnico Administrativo y el Jefe de la

División Financiera, los Coordinadores

Administrativos, el Oficinista de la

Secretaría General y el Secretario

General.

5. REFERENCIAS

• Decreto 1848 de 1966




• Ley 33 de 1985

• Ley 62 de 1985

• Resoluciones 17 y 18 de 1985.

6. DEFINICIONES

N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR

• Modelo de solicitud

• Modelo liquidación

• Formulario información beneficiario

cuenta.

• Autorización contratante (servidor)

• Libros radicadores

• Libro de control.

8. CONDICIONES GENERALES

Las cesantías retroactivas se

reconocen a los servidores de la

Entidad y del Ministerio Público que

hayan ingresado con anterioridad a

http://www.procuraduria.gov.co/relatoria/media/file/dependencia/ResolucionCirculares/2003/resolucion197-03A.doc

http://www.procuraduria.gov.co/relatoria/media/file/dependencia/ResolucionCirculares/resolucion173-03.doc


NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.

287

enero 29 de 1985 inclusive ex

servidores y beneficiarios (en caso de

los fallecidos), bajo las mismas

condiciones.

9. SALIDAS

• Resolución emitida por el Secretario

General que reconoce y ordena el pago

de las cesantías retroactivas parciales.

• Orden de pago

10. REGISTROS

• Datos de ley

• Datos de liquidación

• Fecha de solicitud

• Trámite y registro presupuestal

11. BASES DE AUTOCONTROL

• Verifica que los documentos

aportados por el solicitante cumplan con

los requisitos exigidos en la

normatividad aplicable para el caso.

• Correcta liquidación de las

Cesantías Retroactivas Parciales.

• Correcta elaboración de la

Resolución que reconoce y ordena el

pago de Cesantías. Retroactivas

Parciales y de Orden de pago.

12. ANEXOS

• Contratos de compraventa.

• Hipoteca

• Certificado de estudio

• Certificado de deuda de impuestos

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE (Servidor Público, ex

servidor o Beneficiario del causante)

13.1 Diligencia el formato o la

solicitud y la radica en la División de

Registro y Control y Correspondencia

de la entidad, para el reconocimiento y

pago de cesantías retroactivas

destinadas a la adquisición de vivienda,

liberación de gravamen, dotación de

vivienda, educación y pago de

impuestos o reconocimiento definitivo.

El servidor público, ex servidor o

beneficiarios del causante, debe aportar

los documentos exigidos mediante

Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986;

Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973,

1848 de 1969 artículo 58; Leyes 33 y 62

de 1985 y demás normas vigentes.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Corrobora la existencia de

reconocimientos anteriores; si los

hubiere, ubica la correspondiente

carpeta, de lo contrario; abre una

nueva, radica la solicitud y luego la

graba en el sistema.

GRUPO DE CESANTIAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

GRADO 15 (Abogado)

13.3 Verifica que los documentos

aportados por parte de los servidores de

la Procuraduría General de la Nación y

del Ministerio Público cumplan con los

requisitos exigidos en las normas para

el caso.

13.4 Elabora avisos emplazatorios,

cuando el servidor ha fallecido, en

cumplimiento de los Decretos 1848 de

1969 y 1726 de 1973.

COORDINADOR GRUPO DE

CESANTIAS



288

13.5 Envía oficio firmado por el Jefe

de la División de Gestión Humana a la

División de Servicios Administrativos,

con dos (2) avisos emplazatorios para

su publicación en un periódico de

amplia circulación.

13.6 Solicita a la División de Gestión

Humana, la expedición de la respectiva

constancia de tiempo de servicio.

GRUPO HOJAS DE VIDA

OFICINISTA GRADO 06

13.7 Elabora la constancia de tiempo

de servicio.

JEFE DE LA DIVISION DE GESTION

HUMANA

13.8 Aprueba y firma la constancia de

tiempo de servicio.

GRUPO DE CESANTIAS

TECNICO ADMINISTRATIVO

GRADO 12

13.9 Elabora la liquidación

correspondiente, con base en los

factores salariales establecidos en el

Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF

y en la constancia de tiempo de servicio

expedida por la División de Gestión

Humana y verifica si existen embargos

por alimentos o cooperativas. De ser

así, este descuento incidirá en la

liquidación; en la Orden de Pago, se

mencionará el Juzgado y la cantidad

para que por intermedio de la Tesorería

se efectúe el descuento

correspondiente.


GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR

GRADO 09 (Contadores)

13.10 Revisan la liquidación y

corrigen si es el caso.

SECRETARIA GRADO 11

13.11 Transcribe el proyecto de

Resolución que reconoce cesantías y

ordena el pago de las mismas.


CESANTIAS

13.12 Revisa el procedimiento y

coloca el respectivo Vo. Bo.

13.13 Oficia a la División Financiera

y envía el proyecto de Resolución para

efectos de la disponibilidad e

imputación presupuestal.

DIVISION FINANCIERA

TECNICO ADMINISTRATIVO G-12

13.14 Verifica la existencia de

disponibilidad presupuestal;de existir, la

registra en el sistema como apropiación,

colocándole numeral, artículo y ordinal

que le corresponda.

JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA

13.15 Coloca Vo. Bo. al proyecto de

Resolución certificando la disponibilidad

presupuestal y la regresa al Grupo de

Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.16 Registra el proyecto de

Resolución con imputación presupuestal

en el libro de control para pasarlo a la

División de Gestión Humana.

JEFE DIVISION DE GESTION

HUMANA


Resolución y lo devuelve al Grupo de



289

Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

13.18 Radica en el libro de control y

lleva el proyecto de Resolución a la

Secretaría General.

SECRETARÍA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.19 Firma la Resolución como

ordenador del gasto.

OFICINISTA GRADO 06

13.20 Radica la Resolución en el

sistema, la enumera y regresa al Grupo

de Cesantías.


CESANTIAS

13.21 Notifica al solicitante la


pago de las cesantías; para Bogotá, D.

C., envía la Resolución al Coordinador

Administrativo de la respectiva regional

para que por su intermedio se realice

diligencia de notificación.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

13.22 Notifica la Resolución y la

devuelve al Grupo de Cesantías.

SOLICITANTE

13.23 Si no está de acuerdo con la

liquidación, interpone recurso de

reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS


CESANTIAS

13.24 Analiza los motivos de

inconformidad expresados por el

recurrente, proyecta acto administrativo

confirmando, aclarando o adicionando

para firma del ordenador del gasto.



GRADO 09 y/o PROFESIONAL

UNIVERSITARIO GRADO 17

(Contadores)

13.25 Revisan la liquidación y si

encuentran inconsistencias, solicitan

nuevamente mediante oficio firmado por

el Coordinador del Grupo de Cesantías,



GRADO 12

13.26 Elabora nuevamente la

liquidación.


GRADO 15

13.27 Proyecta la Resolución que

resuelve el recurso interpuesto por el

recurrente.


CESANTIAS

13.28 Revisa y aprueba con su Vo.

Bo. la Resolución.


y envía la Resolución para efectos de

modificar la imputación presupuestal.

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE

LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.


13.30 Elabora la Orden de Pago.

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.31 Firma la Orden de Pago como


OFICINISTA GRADO 06



290

13.32 Radica la Orden de pago, la

registra en el sistema y la devuelve al

Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS



GRADO 09

13.33 Organizan los anexos para la

Orden de Pago, según sea del nivel

central o fuera de Bogotá, D. C.


CESANTIAS

13.34 Remite mediante oficio la

Orden de Pago, con sus respectivos

anexos a la División Financiera.

14. INDICADORES

• Solicitudes:

Solicitudes tramitadas

________________________________

_ x 100

Solicitudes recibidas

Total de días

________________________________

___ x 100

Número de solicitudes



Proceso: Reconocimiento de

Cesantías

Procedimiento: Reconocimiento de

cesantías de fallecidos a través del

Fondo Nacional de Ahorro.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reconocer y pagar a los beneficiarios

del servidor fallecido, los valores de las

cesantías definitivas.

2. CLIENTES

Los beneficiarios del causante,

afiliado al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE




General, Coordinadores Administrativos

y Fondo Nacional de Ahorro.












General.

5. REFERENCIAS

• Ley 432 de 1998


• Resolución 020 de 1994

• Resoluciones 017 y 018 de 1986

• Decreto 1848/69

• Decreto 1726/73

6. DEFINICIONES



291

N.A.



• Modelo de liquidación

• Modelo de formulario de Fondo

Nacional de Ahorro


• Libro de control


Las cesantías de los servidores

fallecidos, afiliados al Fondo Nacional

de Ahorro, se reconocen a los

beneficiarios, según ley, que acrediten

tal condición.

9. SALIDAS

• Resolución emitida por el

Secretario General, que reconoce a los

solicitantes como beneficiarios de las

cesantías del fallecido.

10. REGISTROS

• Datos de ley

• Datos de liquidación

• Información del afiliado


• Datos de trámite


• Verifica que los solicitantes cumplan

los requisitos exigidos por ley para ser

beneficiarios.

• Correcta liquidación del monto de

las cesantías.


Resolución a los solicitantes como

beneficiarios del servidor fallecido.

• Diligenciamiento correcto del

formulario del Fondo Nacional de

Ahorro.

12. ANEXOS

• Registro civil

• Registro de nacimiento

• Registro de defunción

• Fotocopia de cédulas

• Avisos emplazatorios

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTES (Beneficiarios del

causante)

13.1 Efectúa solicitud escrita,

anexando documentos exigidos por la

ley; en el evento en el que el servidor

público fallecido estuviere casado, la

(el) esposa (o) debe presentar:

Registros civil de nacimiento del

causante, de defunción, de matrimonio y

de nacimiento de los hijos y fotocopia

de cédulas.

Si los beneficiarios son los padres,

compañera permanente, hermanos o

hijos, además deberán anexar: Registro

civil de matrimonio de los padres,

nacimiento de hermanos y dos

declaraciones extrajuicio que acrediten

el carácter de beneficiarios y fotocopia

de las cédulas.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Radica en los libros de control

numérico y alfabético de cesantías

definitivas, ubica antecedentes, en caso

de existir reconocimientos anteriores; de

lo contrario, abre carpeta y legaja los

documentos para iniciar su trámite.




292

GRADO 15 (Abogado)


cuando el funcionario haya fallecido, en

cumplimiento del Decreto 1848 de 1969

y 1726 de 1973.


CESANTIAS




solicitando con dos (2) avisos

emplazatorios para su publicación en un

periódico de amplia circulación.

13.5 Solicita mediante oficio a la

División de Gestión Humana,


GRUPO HOJAS DE VIDA

OFICINISTA GRADO 06


de servicio.


HUMANA


tiempo de servicio.

GRUPO DE CESANTIAS

SUSTANCIADOR GRADO 06

13.8 Revisa solicitud, verifica la

existencia de la constancia de tiempo

de servicio y demás documentos

exigidos por el Fondo Nacional de

Ahorro.


GRADO 12

13.9 Elabora proyecto de liquidación

con base en factores salariales

devengados y reportes efectuados al

Fondo Nacional de Ahorro y pasa a

revisión. En caso de que exista

embargo, proyecta oficio para enviar al

Fondo Nacional de Ahorro como entidad

pagadora.


CESANTIAS

13.10 Revisa oficio sobre embargo y

pasa para la firma del Jefe de la



HUMANA

13.11 Firma el oficio y devuelve al


GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.12 Radica el oficio de embargos

en el Fondo Nacional de Ahorro.


GRADO 17 (Contador)

13.13 Revisa liquidación, da Vo. Bo.


GRADO 15 (Abogado)

13.14 Elabora proyecto de

Resolución y del oficio remisorio.

SECRETARIA GRADO 11

13.15 Diligencia formulario Fondo

Nacional de Ahorro para afiliados

fallecidos y lo envía para la firma del

Tesorero.


CESANTIAS


Bo. el proyecto de Resolución, el

formulario y el oficio remisorio.

13.17 Remite el formulario para la

firma del Tesorero.



293

TESORERO

13.18 Firma el formulario y lo


GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06


lo entrega en la División de Gestión

Humana, junto con la Resolución y el

oficio remisorio.

DIVISION GESTION HUMANA

JEFE DIVISION GESTION HUMANA

13.20 Firma el formulario, el oficio

remisorio al FNA y da Vo. Bo. a la

Resolución.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

GRADO 09

13.21 Radica y devuelve al Grupo de

Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS


CESANTIAS

13.22 Notifica la Resolución a los

beneficiario (s) del servidor fallecido y

entrega el original del formulario con los

documentos allegados para su trámite

ante el Fondo; cuando estén radicados

fuera de Bogotá, D. C., la notificación se

efectuará a través del Coordinador

Administrativo de la respectiva regional.

SECRETARIA GRADO 11

13.23 Proyecta oficio para la firma del

Coordinador del Grupo de Cesantías y

lo envía al Coordinador Administrativo,

junto con la Resolución.

SOLICITANTE


liquidación, interpone Recurso de

Reposición contra el acto administrativo.

GRUPO DE CESANTIAS


CESANTIAS

13.25 Revisa memorial de

inconformidad del recurrente y ordena

revisar la liquidación.


GRADO 12

13.26 Rechaza inconsistencias y

decide si debe efectuarse nueva

liquidación.


CESANTIAS

13.28 Atendiendo el recurso,

proyecta junto con el Profesional

Universitario Grado 15 (Abogado), la

Resolución que confirma o modifica.

14. INDICADORES

• Solicitudes:

Cesantías reconocidas

________________________________

________ x 100


• Tiempo:

Total de días

________________________________

_______ x 100





Cesantías definitivas



294


cesantías definitivas Fondo Nacional de

Ahorro.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reconocer y ordenar el pago de las

cesantías causadas por el ex servidor

afiliado al Fondo Nacional de Ahorro,

durante su vinculación con la entidad.

2. CLIENTES

Los ex servidores de la entidad,

afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a la

División de Gestión Humana y



Intervienen en el procedimiento el

Oficinista Grado 06, el profesional

Universitario Grado 17, el Sustanciador

Grado 09 y el Coordinador del Grupo

de Cesantías; el Jefe de la División de

Gestión Humana; el Secretario General.

5. REFERENCIAS

• Ley 432 de 1998




• Decreto 1726/73



6. DEFINICIONES

N.A.




• Modelo de formulario de Fondo

Nacional de Ahorro


• Libro de Control


Se reconocen de manera definitiva

las cesantías de los ex servidores de la

entidad que hubieren estado afiliados

al Fondo Nacional de Ahorro.

9. SALIDAS

• Resolución emitida por el

Secretario General, que reconoce y

ordena el pago de las cesantías de los

ex servidores de la entidad.

• Formulario del Fondo Nacional de

Ahorro, debidamente autorizado.

10. REGISTROS

• Datos de ley


• Fecha de trámites


• Verificar que los solicitantes

cumplan los requisitos exigidos por ley.


las cesantías.


Resolución a los solicitantes

• Diligenciamiento correcto del

formulario del Fondo Nacional de

Ahorro.



295

• Correcta aplicación de certificado

mensual expedido al Fondo Nacional de

Ahorro.

12. ANEXOS

• Formato solicitud

• Formato Fondo Nacional de Ahorro

• Fotocopia cédula

13. ACTIVIDADES

EX SERVIDOR

13.1 Efectúa solicitud escrita,

anexando documentos exigidos por la

ley y la radica en la División de Registro

y Control y Correspondencia, junto con

el formulario debidamente diligenciado

del Fondo Nacional de Ahorro.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Radica en los libros de control

numérico y alfabético de cesantías

definitivas, ubica antecedentes, en caso

de existir reconocimientos anteriores; de

lo contrario, abre carpeta y legaja los

documentos para iniciar su trámite.




13.3 Verifican novedades como:

fecha de ingreso, de retiro, de dejación

de cargo, contra liquidación del Grupo

de Nómina "SIAF".

13.4 Elaboran liquidación y proyectan


pago de las cesantías de los ex

servidores.


CESANTIAS

13.5 Revisa y aprueba con Vo. Bo. el

proyecto de Resolución y el formulario.

13.6 Envía el proyecto de

Resolución, junto con el formulario del

Fondo Nacional de Ahorro al Jefe de la



HUMANA

13.7 Firma formulario, aprueba con

su Vo. Bo. el Proyecto de Resolución y


GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.8 Radica en el libro de control y lo

lleva a la Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL



OFICINISTA GRADO 06

13.10 Radica en el sistema y


GRUPO DE CESANTIAS

COORDINADOR

13.11 Notifica la Resolución al

solicitante de Bogotá, D. C., y a los de

fuera, la envía al Coordinador

Administrativo de la respectiva regional.




SOLICITANTE




GRUPO DE CESANTIAS




296

CESANTIAS




confirmando, aclarando o modificando

para firma del Secretario General.


LOS NUMERALES 13. 6 a 13.12.

14. INDICADORES

• Solicitudes:


_____________________________ x

100


Total de días

______________________________ x

100





cesantías definitivas

Procedimiento: Reconocimiento y

pago de cesantías definitivas fondos

privados.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Efectuar el reconocimiento y ordenar

el pago de las cesantías definitivas a ex

servidores o beneficiarios de éstos que

les administraban sus cesantías los

Fondos Privados.

2. CLIENTES

Los ex servidores y beneficiarios de

la entidad afiliados a los Fondos

Privados.

3. ALCANCE




General y Coordinadores

Administrativos.












General.

5.REFERENCIAS

• Ley 50 de 1990




6. DEFINICIONES

N.A.





297


• Formulario información beneficiario

cuenta.


• Libro de control.


Las cesantías definitivas, se

reconocen a los ex servidores de la

entidad o a sus beneficiarios afiliados a

los fondos privados.

9. SALIDAS

• Resolución emitida por el Secretario

General que reconoce y ordena el pago

de las cesantías definitiva.

• Orden de Pago.

10. REGISTROS

• Información de la solicitud

• Información de la liquidación

• Datos afiliado Fondo Privado


• Verifica que los documentos

aportados por el solicitante cumplan con

los requisitos exigidos en la

normatividad aplicable para el caso.

• Correcta liquidación de las

Cesantías definitivas.



pago de Cesantías definitiva y de la

Orden de pago.

12. ANEXOS

• Autorización retiro definitivo

• Formato Fondo Privado

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE (ex servidor o

beneficiario del causante)

13.1 Diligencia el formato o la

solicitud y la radica en la División de

Registro y Control y Correspondencia

de la Procuraduría General de la Nación

para el reconocimiento y pago de

cesantías definitivas.

13.2 Los beneficiarios del causante

deben aportar los documentos exigidos

mediante Resoluciones Internas 17 y 18

de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726

de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Ley

33 y 62 de 1985 y demás normas

vigentes.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.3 Corrobora la existencia de

reconocimientos anteriores; si los

hubiere, ubica la correspondiente

carpeta; de lo contrario, abre una

nueva, radica la solicitud.

GRUPO DE CESANTIAS


GRADO 15 (Abogado)

13.4 Verifica que los documentos

aportados por parte de los ex servidores

de la entidad cumplan con los requisitos

exigidos en las normas para el caso.


cuando el servidor ha fallecido, en

cumplimiento de los Decretos 1848 de

1969 y 1726 de 1973.


CESANTIAS






298

con dos (2) avisos emplazatorios para

su publicación en un periódico de

amplia circulación.

13.7 Solicita a la División de Gestión

Humana la expedición de la respectiva


GRUPO HOJAS DE VIDA

OFICINISTA GRADO 06


de servicio.


HUMANA


tiempo de servicio.

GRUPO DE CESANTIAS




13.10 Elabora la liquidación

correspondiente, con base en los

factores salariales establecidos en el

Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF

y en la constancia de tiempo de servicio

expedida por la División de Gestión

Humana.




13.11 Revisan la liquidación y

corrigen si es el caso.

SECRETARIA GRADO 11

13.12 Transcribe el proyecto de

Resolución que reconoce cesantías y

ordena el pago de las mismas.


CESANTIAS

13.13 Revisa el procedimiento y

coloca el respectivo Vo. Bo.


y envía el proyecto de Resolución para

efectos de la disponibilidad e


DIVISION FINANCIERA



disponibilidad presupuestal; de existir,

la registra en el sistema como

apropiación, colocándole numeral,

artículo y ordinal que le corresponda.





Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06






HUMANA



Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS




SECRETARÍA GENERAL

SECRETARIO GENERAL




299


OFICINISTA GRADO 06



de Cesantías.


CESANTIAS

13.22 Notifica al solicitante la


pago de las cesantías; para Bogotá, D.

C., envía la Resolución al Coordinador







SOLICITANTE




GRUPO DE CESANTIAS


CESANTIAS




confirmando, aclarando o adicionando

para firma del ordenador del gasto.



GRADO 09 y/o PROFESIONAL

UNIVERSITARIO GRADO 17

(Contadores)

13.26 Revisan la liquidación y si

encuentran inconsistencias, solicitan

nuevamente mediante oficio firmado por

el Coordinador del Grupo de Cesantías,



GRADO 12

13.27 Elabora nuevamente la

liquidación.


GRADO 15


resuelve el recurso interpuesto por el

recurrente.


CESANTIAS


Bo. la Resolución.


y envía la Resolución para efectos de

modificar la imputación presupuestal.


LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.


13.31 Elabora la Orden de Pago.

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIO GENERAL

13.32 Firma la Orden de Pago como


OFICINISTA GRADO 06

13.33 Radica la Orden de pago, la

registra en el sistema y la devuelve al


GRUPO DE CESANTIAS



GRADO 09

13.34 Organizan los anexos para la

Orden de Pago, según sea del nivel



300

central o fuera de Bogotá, D. C.


CESANTIAS

13.35 Remite mediante oficio la

Orden de Pago, con sus respectivos

anexos a la División Financiera.

14. INDICADORES

• Solicitudes:


________________________________

__ x 100


Total de días

________________________________

__ x 100




Proceso: Retiro parcial de cesantías

Procedimiento: Retiro parcial de

cesantías Fondo Nacional de Ahorro

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Satisfacer los requerimientos del

servidor afiliado, mediante la

autorización del formulario del Fondo

Nacional de Ahorro que le permite

obtener el pago ante dicha entidad.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad,

afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

3. ALCANCE


División Gestión Humana y al Fondo

Nacional de Ahorro.



Oficinista y el Coordinador del Grupo de

Cesantías y el Jefe de la División

Gestión Humana.

5. REFERENCIAS

• Ley 432 de 1998





6. DEFINICIONES

N.A.



Ahorro


El retiro parcial de cesantías de los

servidores de la entidad afiliados al

Fondo Nacional de Ahorro se autoriza

para adquisición de vivienda, liberación

de gravamen hipotecario, remodelación

de la casa de habitación o compra de

lote para vivienda.

9. SALIDAS


Ahorro debidamente suscrito por el jefe

de División de Gestión Humana

10. REGISTROS

• Libros radicadores.



301


• Confirmación de la afiliación del

servidor al Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Retira del Fondo Nacional de

Ahorro el formulario correspondiente, lo

diligencia y entrega en el Grupo de

Cesantías.


CESANTIAS

13.2 Revisa y confirma su afiliación al


13.3 Da Vo. Bo. y lo remite a la



HUMANA

13.4 Aprueba y firma el formulario.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.5 Registra en el libro de control y

hace entrega del formulario al

solicitante.

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días

_______________________________ x

100




Proceso: Retiro parcial de cesantías

Procedimiento: Autorización retiro

parcial de cesantías de Fondos

Privados.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Satisfacer los requerimientos del

servidor afiliado a los Fondos Privados,

mediante la autorización suscrita por el

Jefe de la División de Gestión Humana,

que le permite obtener el desembolso

por parte de los Fondos Privados.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad,

afiliados a los Fondos Privados.

3. ALCANCE


División Gestión Humana.



Oficinista Grado 06, el Profesional

Universitario Grado 15 y el Coordinador

del Grupo de Cesantías y el Jefe de la

División Gestión Humana.

5. REFERENCIAS

• Ley 50 de 1990.

• Decreto-ley 0663 de 1993


6. DEFINICIONES

N.A.


• Formulario de los Fondos Privados.



302


El retiro parcial de cesantías de los

servidores de la entidad afiliados a los

Fondos Privados, se autoriza para

adquisición de vivienda, liberación de

gravamen hipotecario, remodelación de

la casa de habitación o compra de lote

para vivienda y estudio.

9. SALIDAS

• Autorización escrita y Formulario

del Fondo Privado.

10. REGISTROS

• Copia de la autorización.

• Libros radicadores.


• Confirmación de la afiliación del

servidor al Fondo Nacional de Ahorro.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Retira de los Fondos Privados el

formulario correspondiente, lo diligencia

y entrega en el Grupo de Cesantías,

junto con la solicitud de autorización.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Busca antecedentes del servidor

público, pasa para análisis jurídico de los

documentos.


GRADO 15

13.3 Analiza documentación, verifica

que cumplan con los requisitos por ley.

13.4 Proyecta oficio para solicitar al

peticionario los documentos no

aportados.

13.5 Proyecta la autorización de

retiro de cesantías.


CESANTIAS

13.6 Revisa y firma oficio de solicitud

de documentos.

13.7 Revisa y confirma su afiliación al

Fondo Privado.

13.8 Revisa y coloca Vo. Bo. para

firmas de Jefe de la División de Gestión

Humana sobre autorización para retiro

de cesantías.


HUMANA

13.9 Aprueba y firma la autorización

de retiro parcial de cesantías para

afiliados a fondos Privados.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.10 Registra en el libro de control

fecha y número del oficio, valor y

finalidad de la autorización.


CESANTIAS

13.11 Notifica al solicitante en el nivel

central, entrega autorización y

formulario para tramitar ante el Fondo

Privado. Al servidor de fuera de Bogotá,

D. C., envía oficio remisorio con

formulario del Fondo al Coordinador

Administrativo.

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días



303

_________________________ x

100




Proceso: Reporte de Cesantías

Procedimiento: Reporte mensual de

cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Lograr la aplicación del reporte

mensual de los factores salariales de

cesantías de los servidores de la

entidad afiliados al Fondo Nacional del

Ahorro.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la

Procuraduría General de la Nación y del

Ministerio Público que estén afiliados al


3. ALCANCE


División de Gestión Humana, al Fondo

Nacional de Ahorro, a la Tesorería.




Cesantías, el Jefe de la División de

Gestión Humana y el Tesorero.

5. REFERENCIAS

• Ley 432 de 1998.

• Decreto 1453 de 1998.

6. DEFINICIONES

N. A.


N.A.


El reporte mensual de cesantías,

consiste en liquidar la doceava del mes

correspondiente e informar al Fondo

sobre el monto de la misma.

9. SALIDAS

• Certificación.

• Reporte en medio magnético.

10. REGISTROS

• Certificación.



• Revisión y confrontación de la

liquidación de cesantías de cada uno de

los afiliados al Fondo Nacional de

Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema

de Información Administrativa y

Financiera), con las novedades que

registren los funcionarios en el

transcurso del mes.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS



GRADO 09

13.1 Revisan y confrontan la

liquidación de cesantías que expide el

SIAF "Sistema de Información



304

Administrativa y Financiera", con las

novedades tales como: fecha de

ingreso, encargos, retiro del servidor,

dejación del cargo y demás.

13.2 Liquidan la doceava de los

factores salariales del mes

correspondiente.

13.3 Revisan la liquidación.

13.4 Informan al Grupo de Nómina el

valor correspondiente a la doceava de

las cesantías del respectivo mes, para

la elaboración de la Orden del pago.

13.5 Proyectan la certificación

indicando el monto de la doceava, de

los factores salariales de cesantías para

la firma del Tesorero y del Jefe de la



CESANTIAS

13.6 Aprueba, coloca el Vo. Bo. y

envía al Jefe de la División de Gestión

Humana y al Tesorero para la firma.


HUMANA Y TESORERO

13.7 Firman la certificación que

indica el monto del reporte.



GRADO 09

13.8 Entregan personalmente en el

Fondo Nacional de Ahorro la

certificación junto con el medio

magnético.

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días

_________________________ x

100





Procedimiento: Reporte anual

consolidado de cesantías Fondo

Nacional de Ahorro.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Lograr la aplicación del reporte anual

consolidado de las cesantías en los

medios magnéticos del Fondo Nacional

de Ahorro.

2. CLIENTES



Ministerio Público que estén afiliados al


3. ALCANCE


División de Gestión Humana, al Fondo

Nacional de Ahorro, a la División

Financiera y al Despacho del

Procurador General.



Oficinista Grado 06 del Grupo de

Cesantías, el Coordinador del Grupo de

Cesantías, el Jefe de la División de

Gestión Humana, la División Financiera

y el Procurador General de la Nación.



305

5. REFERENCIAS

• Ley 432 de 1998.

• Decreto 1453 de 1998.

6. DEFINICIONES

N A.


N.A.


El reporte anual consolidado de

Cesantías al Fondo Nacional de Ahorro

se hace con el fin de realizar los ajustes

respectivo a cada uno de los servidores

de la Procuraduría General de la Nación

y del Ministerio Público, que se hayan

causado dentro del año.

9. SALIDAS

• Reporte escrito.


10. REGISTROS

• Reporte escrito.



• Revisión y confrontación de la

liquidación de cesantías de cada uno de

los afiliados al Fondo Nacional de

Ahorro, expedida por el SIAF (Sistema

de Información Administrativa y

Financiera), con las novedades que

registren los funcionarios en el

transcurso del año.

• Se envía prueba del reporte al

Fondo Nacional de Ahorro para conocer

las inconsistencias por parte de éste.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS


GRADO 17

13.1 Revisan y confrontan la

liquidación de cesantías de cada uno

de los afiliados al Fondo Nacional de

Ahorro que expide el SIAF "Sistema de

información administrativa y financiera",

con las novedades tales como: fecha de

ingreso, encargos, retiro del servidor,

dejación del cargo y demás.



GRADO 09 y/o TECNICO

ADMINISTRATIVO GRADO 12

13.2 Liquidan aquellos casos en

donde existió variación en el salario o

interrupciones tiempo, cargo y demás

novedades que el sistema no reportó.

13.3 Corrigen en el sistema

inconsistencias del reporte anual.


CESANTIAS

13.4 Envía prueba del reporte al

Fondo Nacional de Ahorro para conocer

inconsistencias.

FONDO NACIONAL DE AHORRO

13.5 Devuelve el reporte con las

inconsistencias detectadas.

GRUPO DE CESANTIAS

13.6 Corrige las inconsistencias

enviadas por el Fondo Nacional de

Ahorro.

13.7 Imprime las liquidaciones de

cada uno de los funcionarios.




306

CESANTIAS

13.8 Inicia labor de notificación para

Bogotá, D. C. las de fuera se envían al

Coordinador Administrativo de cada

regional.


GRADO 15

13.9 Cuando el servidor decide NO

notificarse, entonces ésta se surte por

Edicto.

SERVIDOR AFILIADO AL FNA



Reposición.


GRADO 15

13.11 Revisa la respectiva liquidación

y si está bien elaborada, entonces

proyecta oficio contestándole al

peticionario en caso de reliquidación.


CESANTIAS

13.12 Proyecta oficio para la firma del

Jefe de la División de Gestión Humana

y del Tesorero, mediante el cual se

remite el reporte anual consolidado al



CESANTIAS

13.13 Revisa y aprueba el reporte

con su Vo. Bo.

OFICINISTA GRADO 06

13.14 Radica en libro de control y lo

lleva a la Tesorería.

TESORERO

13.15 Firma el reporte y lo devuelve

al Grupo de Cesantías.


HUMANA

13.16 Firma el reporte y aprueba con

su Vo. Bo. la certificación para la firma

del señor Procurador General de la

Nación.

13.17 Lleva la certificación al

Despacho del Señor Procurador

General de la Nación, para su firma.

DESPACHO PROCURADOR

GENERAL

PROCURADOR GENERAL

13.18 Firma la certificación.

GRUPO DE CESANTIAS


CESANTIAS

13.19 Recibe certificación y junto con

el oficio remisorio, el reporte y el medio

magnético, hace entrega al Oficinista

Grado 06, para que lo lleve al Fondo

Nacional de Ahorro.

OFICINISTA GRADO 06

13.20 Hace entrega en el Fondo

Nacional de Ahorro del oficio remisorio,

la certificación, el reporte y el medio

magnético:

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días

__________________________ x

100






307


Procedimiento: Reporte anual de

Cesantías Fondos Privados.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Consignar a los diferentes Fondos

Privados que administran las cesantías

de los servidores de la entidad, los

dineros correspondientes a las

cesantías causadas durante el año

inmediatamente anterior.

2. CLIENTES



Ministerio Público que estén afiliados a

los Fondos Privados.

3. ALCANCE


División Financiera.




Cesantías.

5. REFERENCIAS

• Ley 50 de 1990.


• Decreto-ley 663 de 1993


6. DEFINICIONES

NA.


• Planillas.

• Ordenes de Pago.

• Medio Magnético


El reporte anual de cesantías a los

fondos privados se hace en

cumplimiento de lo establecido en la

Ley 50 de 1990 y debe efectuarse

antes del 15 de febrero del año

siguiente.

9. SALIDAS

• Planillas.

• Ordenes de Pago.

10. REGISTROS

• Planillas.


• Verificación de los nombres de los

afiliados a los diferentes Fondos

Privados.

• Confronta y revisa las liquidaciones

que expide el SIAF "Sistema de

información administrativa y financiera".

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE CESANTIAS


GRADO 17 y/o TECNICO

ADMINISTRATIVO GRADO 12 y/o


13.1 Verifican nombres de los

afiliados a Fondos Privados, según

listados remitidos por cada una de las

administradoras de cesantías y los

elaborados en el Grupo de Cesantías.



308

13.2 Confrontan y revisan las

liquidaciones de cesantías que expide

el sistema (SIAF) de cada uno de los

afiliados a Fondos Privados, contra las

fechas de ingreso o retiro del cargo y

demás novedades dentro del mes.


GRADO 12

13.3 Revisa listados de embargos por

alimentos o cooperativas legalmente

autorizadas para tener en cuenta en las

deducciones de las liquidaciones de los

demandados.

13.4 Clasifica liquidaciones por

Fondos y ciudades para notificar.

SECRETARIA

13.5 Diligencia planillas con

nombres, apellidos, identificación,

asignación básica y valor de cesantías

remitidas por cada uno de los Fondos.


GRADO 17

13.6 Revisa valores totales a

consignar a cada Fondo Privado.

SECRETARIA

13.7 Elabora órdenes de pago y

registra en ellas los embargos de los

afiliados demandados.


CESANTIAS

13.8 Envía las órdenes de pago a la

División Financiera, para el giro a los

Fondos Privados, el cual deberá

hacerse por parte de Tesorería antes

del día 15 de febrero de cada año.

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días

_________________________ x 100




Proceso: Expedición de Constancias

Procedimiento: Expedición de

constancias de cesantías.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Elaborar las certificaciones para

aquellos servidores y ex- servidores que

desean obtener el valor del monto de

sus cesantías.

2. CLIENTES

Todos los servidores y ex- servidores

de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra al Grupo

de Nómina.


Intervienen en el procedimiento la

Secretaria Grado 11, el Sustanciador

Grado 09, el Técnico Administrativo

Grado 12, el Coordinador del Grupo de

Cesantías; la Sustanciadora Grado 08 y

el Coordinador del Grupo de Nómina.

5. REFERENCIAS

N.A.

6. DEFINICIONES



309

N.A.


• Modelo de constancia.


La constancia se expide a los

servidores y a los ex servidores de la

entidad, que deseen obtener el monto

de sus cesantías o conocer la historia

de sus reconocimientos.

9. SALIDAS

• Constancia Monto de Cesantías.

10. REGISTROS

• Copia de la constancia del monto de

cesantías en la Hoja de Vida




las cesantías.

12. ANEXOS

• Modelo de constancia.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Radica la petición en la División

de Registro y Control y

Correspondencia de la Procuraduría

General de la Nación.

GRUPO DE CESANTIAS

SECRETARIA

13.2 Radica la solicitud en el libro de

correspondencia.


13.3 Busca los antecedentes del

solicitante y elabora constancia del

monto de cesantías.


GRADO 17

13.4 Revisa la liquidación.


CESANTIAS

13.5 Rechaza inconsistencias en la

constancia o da Vo. Bo.


13.6 Lleva al Grupo de Nómina la

constancia del monto de cesantías.


NOMINA

13.7 Aprueba y firma la constancia y


GRUPO DE NOMINA


GRADO 12

13.8 Hace entrega de la constancia al

servidor público que la solicitó; si es de

fuera de Bogotá, D. C., la envía por

correo.

14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días

________________________________

x 100




Proceso: Derechos de Petición y

Tutelas

Procedimiento: Respuesta a los

derechos de petición y tutelas.

Código:




310


PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Proyectar la respuesta a los derechos

de petición y tutelas que se presenten y

estén relacionados con cesantías.

2. CLIENTES

Todos los servidores y ex servidores

de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra al Grupo

de Nómina.


Intervienen en el procedimiento

todos los funcionarios del Grupo de

Cesantías; Oficina Jurídica y el

Despacho del Procurador General de la

Nación.

5. REFERENCIAS

• Constitución Nacional.

• Código Contencioso Administrativo.


6. DEFINICIONES

N.A.


N.A.


Los derechos de petición,

relacionados con cesantías, se atienden

con base en los soportes existentes en

los archivos de la dependencia.

En cuanto a las Acciones de Tutela,

el Grupo de Cesantías facilita los

soportes administrativos y de orden

legal que requiere la Oficina Jurídica,

para responder las peticiones de las

autoridades competentes.

9. SALIDAS

• Respuesta al Derecho de Petición.

• Documento soporte y anexos.

10. REGISTROS

• Copia de la respuesta al Derecho

de Petición.

• Copia documento soporte y anexos.



• Constata y verifica las actuaciones

de la entidad, frente a las peticiones del

actor.

12. ANEXOS

N.A.

13. ACTIVIDADES

SOLICITANTE

13.1 Radica el Derecho de Petición

en la División de Registro, Control y

Correspondencia de la Procuraduría


En cuanto a las Acciones de Tutela,

son remitidas por la Oficina Jurídica al


GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.2 Radica la solicitud en el libro de

correspondencia y busca antecedentes.


CESANTIAS

13.3 Analiza y confronta lo requerido

por el peticionario o tutelante contra los

documentos existentes en las



311

respectivas carpetas.

13.4 Proyecta respuesta al derecho

de petición o a la Oficina Jurídica,

enviando los soportes requeridos para

la Acción de Tutela.

OFICINISTA GRADO 06

13.5 Radica en libros de control y

envía a través de Correspondencia la

respuesta al Derecho de Petición.

13.6 Entrega el documento soporte y

anexos a la Oficina Jurídica.

OFICINA JURIDICA

13.7 Si es tutelado el derecho del

servidor o ex servidor, remite la

providencia al Grupo de Cesantías, para

que proceda de conformidad.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

13.8 Radica y pasa al Coordinador.

COORDINADOR

13.9 Estudia y da instrucciones al

Profesional Universitario Grado 15

(Abogado), para que proyecte el Acto

Administrativo dando cumplimiento a la

Sentencia.


GRADO 15


ordena el pago o indexa los valores de

cesantías pagados al accionante.


CESANTIAS

13.11 Envía a la Oficina Jurídica el

Proyecto de Resolución para Vo. Bo.

JEFE DE LA OFICINA JURIDICA

13.12 Aprueba dando su Vo. Bo. y

devuelve el proyecto de Resolución al



CESANTIAS

13.13 Remite a la División Financiera

el proyecto de Resolución para la


DIVISION FINANCIERA


GRADO 12


disponibilidad presupuestal; de existir,

la registra en el sistema como

apropiación, colocándole numeral,

artículo y ordinal que le corresponda.





Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06






HUMANA



Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS




SECRETARÍA GENERAL



312

SECRETARIO GENERAL



OFICINISTA GRADO 06



de Cesantías.


CESANTIAS

13.21 Notifica al accionante que

reside en Bogotá, D. C., la Resolución

que ordena el pago o indexa el valor de

sus cesantías; para los casos de fuera,

envía la Resolución al Coordinador







14. INDICADORES

• Tiempo:

Total de días

________________________ x 100



Humana Grupo Hojas de Vida

Proceso: Posesiones

Procedimiento: Comunicación,

notificación y posesión.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Comunicar, notificar y posesionar de

manera ágil, oportuna y transparente a

los funcionarios nombrados o

encargados por el Procurador General

de la Nación, previo cumplimiento de los

requisitos legales vigentes, para

desempeñar los diferentes cargos de la

Entidad.

2. CLIENTES

Todas las personas que ingresan a la

PGN y los funcionarios que requieren

posesión por algún movimiento de la

Planta, la dependencia para la cual es

nombrado, División de Gestión Humana

y Ejecución Presupuestal.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todos los

funcionarios de la PGN, y es válido para

todas las dependencias de la Entidad.


El procedimiento involucra a los

funcionarios, el Despacho del

Procurador General, la Secretaría

General, División de Gestión Humana,

Nómina, Cesantías, Desarrollo y

Bienestar de Personal, Ejecución

Presupuestal, la dependencia para la

cual fue nombrado y Grupo de Hojas de

Vida.

5. REFERENCIAS

• Constitución Política de Colombia

• Ley 190 de 1995

• Ley 262 de 2000

• Las demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

PGN: Procuraduría General de la

Nación



313

SIAF: Sistema Integrado

Administrativo y Financiero

EPS: Entidad Prestadora de Salud

CAJANAL: Caja Nacional de

Previsión Social

DGH: División Gestión Humana


• Comunicación según tipo de

nombramiento

• Formato para examen médico de

admisión e instrucciones

• Declaración Bienes y Rentas

• Formato único Hoja de Vida de la

Función Pública (rosado)

• Hoja de Vida de la Procuraduría

(blanca)

• Oficio de aceptación del cargo y

declaraciones juramentadas de

inhabilidad y de proceso alimentario

• Formato para la consignación de las

Cesantías

• Formato información para el pago

de nómina

• Formato afiliación a fondo de

pensiones y EPS

• Formato para afiliación a caja de

compensación familiar

• Formato para inscripción al seguro

de vida

• Certificación cumplimiento de

requisitos

• Acta de posesión


Mediante el proceso de posesión se

da continuidad a un proceso que se

inicia en Secretaría General, en donde

se proyectan los actos administrativos

del movimiento de la planta de personal

de la PGN, para la firma del Procurador

General; la División de Gestión Humana

a través del Grupo de Hojas de Vida da

cumplimiento a dichos actos

administrativos y termina con el archivo

de toda la documentación en la hoja de

vida del funcionario afectado. Este

proceso se debe realizar teniendo en

cuenta los términos legales vigentes y

es importante porque significa la

verificación de que cada funcionario que

ocupa un cargo dentro de la PGN

cumple con los requisitos legales,

académicos, de experiencia y trámites

internos.

9. SALIDAS

Consecutivo de actas de posesión. El

acta de posesión es el documento que

permite al funcionario identificarse como

titular de un cargo e ingresar a la

nómina de la PGN.

10. REGISTROS

• Registro civil de nacimiento

• Información básica general

• Información académica

• Cursos realizados

• Información laboral

• Entidad financiera por medio de la

cual desea recibir el pago

• Fondo en el cual desea sean

consignadas sus cesantías

• Fondo en el cual desea cotizar para

pensión

• EPS en la cual desea recibir

atención médica



314

• Beneficiarios y porcentajes para el

seguro de vida

• Información familiar para afiliación a

Cafam

• En el SIAF, Módulo Manejo Planta

de Personal se consigna la información

del acta: nombre, cédula, cargo, tipo de

nombramiento, dependencia, fecha de

posesión y número del acto

administrativo de nombramiento

• Fotos y RH, para la elaboración del

carné que lo identifica como funcionario

de la PGN

• Certificación sobre prestaciones y

primas pendientes de entidades

anteriores para determinar si trae o no

continuidad


• Correcta comunicación del acto

administrativo y aplicación de los

términos legales.

• Confrontación de los documentos

solicitados con los presentados, para el

cumplimiento de los requisitos exigidos

para desempeñar el cargo.

• Autenticidad de los documentos

presentados.

12. ANEXOS

• Antecedentes Disciplinarios

• Antecedentes Profesionales

• Certificado Judicial

• Bienes y deudas que posee

• Aceptación del cargo para el cual

fue nombrado

• Información de procesos

alimentarios en su contra

• Información de inhabilidad,

incompatibilidad o impedimento para

ejercer el cargo

• Examen médico de aptitud en

CAJANAL

13. ACTIVIDADES

PROCURADOR GENERAL

13.1 Con base en las vacantes

existentes, solicita a Secretaría General

proyectar los nombramientos mediante

decreto.

13.2 Firma y devuelve a Secretaria

General.

SECRETARIO GENERAL

13.3 Proyecta y remite al Despacho

del Procurador General

13.4 Recibe actos administrativos

firmados.

13.5 Numera, coloca fecha, radica y

remite copia a la División de Gestión

Humana.

SECRETARIA DGH

13.6 Recibe, radica y entrega al

Grupo Hojas de Vida, los Decretos o

Resoluciones que recibe de Secretaría

General.

OFICINISTA O SECRETARIO DGH

13.7 Recibe fotocopia del acto

administrativo (Decreto o Resolución)

de la Secretaría de la DGH.


13.8 Elabora la comunicación

teniendo en cuenta los modelos

establecidos para cada tipo de

nombramiento, junto con la orden de

examen médico.



315


13.9 Entrega la comunicación junto

con orden de examen médico, a un

asesor para su revisión.

ASESOR DGH

13.10 Revisa y pasa la comunicación

a la Jefatura de la División de Gestión

Humana para la firma.

OFICINISTA DGH

13.11 Archiva copia del acto

administrativo en consecutivo.

OFICINISTA DGH

13.12 Fotocopia, radica y remite

copia del acto administrativo a Hoja de

vida, Nómina y a Cesantías.

SECRETARIA DGH

13.13 Entrega a correspondencia la

comunicación firmada para numerar y

colocar fecha.

OFICINISTA DGH

13.14 Recibe comunicación para

fechar, numerar, seleccionar, fotocopiar,

enviar por correo y fax (las de fuera de

Bogotá) y devuelve las de Bogotá a la

Secretaria de la DGH para notificar;

luego archiva en consecutivo y por

dependencia.

CITADOR DGH

13.15 Recibe fotocopia de las

comunicaciones, para entregar a las

dependencias correspondientes.

SECRETARIA DGH

13.16 Recibe las comunicaciones de

Bogotá, para llamar y notificar.

SECRETARIA DGH

13.17 Notifica y entrega al nombrado

los formatos correspondientes e imparte

todas las instrucciones sobre los

trámites internos y requisitos que debe

acreditar, deja copia de la comunicación

con firma y fecha de recibida, la cual

remite a hoja de vida.

SECRETARIA DGH

13.18 Recibe aceptación del cargo, la

radica en el sistema y la remite a hoja

de vida.

ASESOR DGH

13.19 Recibe y revisa los

documentos de la persona nombrada o

encargada, verifica que se cumplan

todos los requisitos y trámites internos.

Para personas nuevas se debe tener en

cuenta: afiliación a pensión, salud,

Cafam, seguro de vida, cesantías,

formato para pago de sueldo,

certificaciones de vacaciones y

continuidad (si la tiene) y solicita acta

de posesión.


13.20 Elabora acta de posesión, para

la firma de: Procurador General,

Secretario General, Jefe de la División

de Gestión Humana, según el cargo por

ocupar.

ASESOR DGH

13.21 Revisa el acta y acompaña al

funcionario a la Oficina del Jefe de la

DGH, para el acto de toma de juramento

y firma, hasta el nivel correspondiente.

Las demás actas las entrega al Jefe de

la DGH para que sean remitidas a


ASESOR DGH



316

13.22 Envía al nuevo funcionario a la

Oficina de Carnetización, para la

elaboración del documento que lo

identifica como funcionario de la

Procuraduría.

SECRETARIO DGH

Acompaña y presenta al nuevo

funcionario en la dependencia

correspondiente (en la sede principal de

la Entidad).


13.24 Elabora oficio de presentación

(cuando pertenece al nivel central, pero

va para fuera de la sede principal)

OFICINISTA DGH

13.25 Recibe las actas de los

funcionarios posesionados en Bogotá,

junto con toda la documentación

acreditada, numera, coloca fecha y saca

fotocopias. Original va al archivo

consecutivo, radica y envía una copia a

quien sistematiza para pago de sueldo y

una copia a hoja de vida con todos los

documentos.

OFICINISTA DGH

13.26 Recibe actas y documentos de

funcionarios posesionados fuera de

Bogotá. Saca una fotocopia, la radica y

la envía a quien sistematiza para pago

de sueldo y remite los demás

documentos a hoja de vida.

SECRETARIA DGH

13.27 Recibe correspondencia de

fuera de Bogotá, revisa, distribuye,

radica y entrega a Hojas de Vida.

14. INDICADORES

• Posesión:

Funcionarios posesionados

_____________________________

x 100

Nombramientos efectuados



Proceso: Certificaciones y

Actualizaciones Fondo Nacional de

Ahorro

Procedimiento: Certificaciones y


Ahorro

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Proporcionar de manera oportuna,

ágil y confiable las certificaciones

solicitadas por los funcionarios, ex

funcionarios y entidades autorizadas,

para diferentes fines.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios y ex

funcionarios de la PGN y demás

entidades públicas y privadas que

requieran información relacionada.

3. ALCANCE


solicitantes de constancias tanto

funcionarios, ex funcionarios y

entidades, y es válido para toda la

comunidad.




317


funcionarios, División de Gestión

Humana y Grupo de Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

• Ley 262 de 2000

• Las demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES


Nación


Administrativo y Financiero.


• Formato estándar para constancias

con información general (cargo actual,

sueldo y fecha de ingreso) que arroja el

mismo SIAF.

• Modelos existentes de acuerdo con

necesidades del usuario


El proceso de Certificaciones y


Ahorro es un servicio bastante

solicitado por los funcionarios, ex

funcionarios y entidades públicas y

privadas; es muy importante porque se

está dando una información que será

tenida en cuenta por terceros, para la

toma de decisiones que afectan al

interesado. Sería muy importante que la

información registrada en el SIAF

estuviera disponible para la expedición

de las certificaciones sin necesidad de

manipular las hojas de vida.

9. SALIDAS

• Una certificación que cubre

necesidades del solicitante.

10. REGISTROS

• Sueldo actual

• Cargo actual

• Fecha Ingreso

• Cargos desempeñados en la

Entidad

• Funciones realizadas en la Entidad

• Horas extras pagadas en

determinado periodo

• Fecha de disfrute de vacaciones

• Registro de licencias no

remuneradas.


• Lectura y clasificación en orden

cronológico de solicitud y en orden de

prioridad

• Estudio minucioso de cada uno de

los documentos anexos a la hoja de

vida referentes a la información

solicitada.


con la información consignada en el

modelo preestablecido

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

USUARIOS

13.1 Solicita la expedición de la

certificación con las características

específicas.

OFICINISTA DGH

13.2 Recibe la solicitud, radica y

reparte.

OFICINISTA

13.3 Recibe solicitud de certificación



318

por fax (fuera de Bogotá), formato de la

Procuraduría (para Bogotá).

OFICINISTA

13.4 Clasifica de acuerdo con el

requerimiento.

OFICINISTA

13.5 Solicita hoja de vida del

funcionario o ex funcionario solicitante.

OFICINISTA

13.6 Imprime certificación sencilla

que no requiere información de hoja de

vida.

OFICINISTA

13.7 Constata en la hoja de vida la

información requerida.

OFICINISTA

13.8 Redacta teniendo en cuenta

modelos establecidos para cada caso, e

imprime certificación.

OFICINISTA

13.9 Elabora comunicación remisoria

de la certificación (cuando es de fuera

de Bogotá).


13.10 Revisa y coloca primer visto

bueno.

COORDINADOR

13.11 Revisa y coloca segundo visto

bueno.

JEFE DE NOMINA

13.12 Revisa y coloca tercer visto

bueno.

JEFE DGH

13.13 Revisa y firma.

SECRETARIA DGH

13.14 Entrega a encargado de

ventanilla para su reparto.

14. INDICADORES

• Promedio Certificaciones

Expedidas:

Número certificaciones expedidas

________________________________

____

Total días

• Porcentaje


________________________________

________

Número de certificaciones solicitadas



Proceso: Expedición de Constancias

para Dependencias de la PGN y otras

entidades

Procedimiento: Expedición de

Constancias para Dependencias de la

PGN y otras entidades

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Proporcionar de manera oportuna,

ágil y confiable las certificaciones

solicitadas por las dependencias de la

PGN y entidades autorizadas, para

diferentes fines.

2. CLIENTES

Todas las dependencias de la PGN y



319

entidades públicas y privadas que

requieran información relacionada.

3. ALCANCE


solicitantes de constancias tanto

dependencias como entidades y es

válido para toda la comunidad.



funcionarios, Dependencias solicitantes,

División de Gestión Humana y Grupo de

Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

• Ley 262 de 2000


6. DEFINICIONES


Nación.


• Modelos existentes de acuerdo con

requerimientos de los solicitantes.


El proceso de expedición de

constancias para dependencias de la

PGN y otras entidades es un servicio

bastante solicitado; es muy importante

porque se está dando una información

que será tenida en cuenta por terceros,

para la toma de decisiones que afectan

al investigado, especialmente en lo

referente a asuntos disciplinarios,

demandas de servidores contra la PGN

y demás tipos de investigaciones.

9. SALIDAS

• Una certificación que cubre

necesidades del solicitante.

10. REGISTROS

• Sueldo devengado en determinado

período

• Tiempo de servicio

• Cargos desempeñados en la

Entidad

• Funciones detalladas realizadas en

la Entidad, según manual vigente

• Ultima dirección registrada en la

hoja de vida

• Certificados de antecedentes

disciplinarios

• Fotocopia de actos administrativos

relacionados y demás documentos

solicitados.


• Lectura y clasificación en orden

cronológico de solicitud y en orden de

prioridad.



vida referentes a la información

solicitada.



modelo preestablecido y redacción

adicional de acuerdo con solicitud.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

USUARIOS

13.1 Solicita la expedición de la

certificación con las características

específicas.

OFICINISTA DGH

13.2 Recibe la solicitud, radica y



320

reparte.

SUSTANCIADOR

13.3 Recibe solicitud de constancia

por fax o solicitud escrita radicada en

correspon-dencia.

SUSTANCIADOR

13.4 Solicita hoja de vida del

funcionario o ex funcionario solicitante,

a la sección hojas de vida o al archivo

general.

SUSTANCIADOR

13.5 Estudia la información de la hoja

y redacta la constancia teniendo en

cuenta modelos para cada caso.

SUSTANCIADOR

13.6 Fotocopiar documentos

solicitados que reposan en la hoja de

vida.

SUSTANCIADOR

13.7 Mandar autenticar documentos,

según el requerimiento y solicita

antecedentes disciplinarios.

SUSTANCIADOR

13.8 Elabora comunicación remisoria

de la certificación.


13.9 Revisa y coloca primer visto

bueno.

COORDINADOR

13.10 Revisa y coloca segundo visto

bueno.

JEFE DE NOMINA

13.11 Revisa y coloca tercer visto

bueno.

JEFE DGH

13.12 Revisa y firma.

SUSTANCIADOR

13.13 Elabora oficio para devolver la

hoja de vida al archivo general.

14. INDICADORES

• Promedio Certificaciones

Expedidas:


________________________________

____

Total días

• Porcentaje


________________________________

_____

N° de certificaciones solicitadas



Proceso: Proyección Decreto

Asignación de Funciones Procuradores

Judiciales

Procedimiento: Proyección Decreto

Asignación de Funciones Procuradores

Judiciales

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Brindar soporte a la Procuraduría

Delegada para el Ministerio Público en

Asuntos Penales, en el manejo del



321

reemplazo de los Procuradores

Judiciales por el período de vacaciones,

con el fin de que ninguna Procuraduría

Judicial Penal quede acéfala en ningún

momento.

2. CLIENTES

Los procuradores judiciales en

materia penal y la Procuraduría


Asuntos Penales.

3. ALCANCE


procuradores judiciales penales, y es

válido para toda la Entidad.



procuradores judiciales penales,

Procuraduría Delegada para el

Ministerio Público, Nómina, División de

Gestión Humana y Grupo de Hojas de

Vida.

5. REFERENCIAS

• Ley 262 de 2000


6. DEFINICIONES


Nación.


• Modelo existentes con normas

legales vigentes.


El proceso de proyección de

asignación de funciones de los

procuradores judiciales es un soporte al

manejo de las Procuradurías Judiciales

Penales que dependen de la

Procuraduría Delegada para el

Ministerio Público, estos procuradores

deben ser remplazados durante el

periodo de vacaciones que programan

durante el año y en las vacaciones

colectivas de la PGN, por sus

compañeros que no están disfrutando

de vacaciones. Este proyecto se realiza

una vez al mes y se programa con

anticipación para que con suficiente

tiempo sea llevado a firma del Señor

Procurador General y sea devuelto a

tiempo para comunicar a los

funcionarios interesados.

9. SALIDAS

• Un decreto de asignación de

funciones a funcionarios de la Entidad.

10. REGISTROS

• Nombres, apellidos, cédula, cargo,

código, grado y ubicación de quien

remplazará

• Nombres, apellidos, cargo, código,

grado, ubicación y fecha de disfrute de

quien sale a vacaciones


• Confrontación de los datos

suministrados por la Procuraduría

Delegada del Ministerio Público en

Asuntos Penales en la programación

con la Resolución de vacaciones que

expide nómina mensualmente.

• Confrontación de la Información del

Número de la Procuraduría Judicial

correspondiente con los datos del titular

en Hoja de Vida.

• Correcta digitación de la

información.



322

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

PROCURADORES JUDICIALES

PENALES

13.1 Remiten a la Procuraduría

Delegada para el Ministerio Público la

solicitud para programar el disfrute de

sus vacaciones.

SECRETARIO PROCURADURÍA

DELEGADA PARA EL MINISTERIO

PÚBLICO EN ASUNTOS PENALES

13.2 Recibe solicitudes de

vacaciones de los Procuradores

Judiciales, programa y envía a la


SECRETARIO DGH

13.3 Recibe la programación y

reparte a Nómina y a Grupo Hojas de

Vida.

SECRETARIO NOMINA

13.4 Confirma si tiene derecho e

incluye en Resolución de vacaciones

para el mes siguiente.

13.5 Remite una copia de esta

resolución a Grupo Hojas de Vida.

SECRETARIO

13.6 Recibe de la Procuraduría


Asuntos Penales, la programación

mensual de reemplazos de los

procuradores judiciales penales que

salen en el siguiente mes a vacaciones.

SECRETARIO

13.7 Confronta con Nómina la

programación del Ministerio, para ver si

salieron en resolución de vacaciones

para el siguiente mes.

SECRETARIO

13.8 Si las dos informaciones están

de acuerdo, continúa el proceso; si hay

diferencia, averigua con las dos

dependencias el porqué y ajusta.

SECRETARIO

13.9 Busca los datos: Nombre,

cédula, dependencia, cargo y ciudades.

Proyecta el decreto teniendo en cuenta

modelo establecido y pasa a un asesor

para revisión.

ASESOR

13.10 Revisa y pasa al Jefe de la

DGH para su visto bueno.

JEFE DGH

13.11 Revisa, da su visto bueno y

remite a Secretaria General, para su

aprobación y remisión a firma del Señor

Procurador.

14. INDICADORES

Sólo se proyecta un decreto por mes

y esporádicamente se hace un decreto

adicional o modificación al inicial.


Humana Nómina

Proceso: Liquidación de Nómina

Procedimiento: Registro novedades

de personal

Código:



PAVAJEAU



323


1. OBJETIVO

Establecer un mecanismo ágil y

confiable que permita elaborar la

nómina definitiva de conformidad con lo

establecido por las normas laborales,

legales, y reglamentarias a fin de que se

efectúe el pago en la fecha requerida.

2. CLIENTES


Procuraduría General de la Nación

dentro y fuera de Bogotá, al igual que

los ex funcionarios.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a todos los

funcionarios, Secretaria General,

División de Gestión Humana, División

Financiera, Tesorería, Pagaduría,

Empresas Promotoras de Salud,

Administradoras de Pensiones y

Riesgos Profesionales, Ministerio de

Hacienda, Entidades Financieras.


El procedimiento involucra toda la

División de Gestión Humana, Secretaría

General, Nómina, Tesorería, Pagaduría,

Ministerio de Hacienda.

5. REFERENCIA

Factores de Salario artículo 8°

Decreto 244 de 1981.

• Vacaciones

-Decreto 262/2000 artículos 139, 150

-Aplazamiento Decreto 262/2000

arts. 144 y 145

-Interrupción. Decreto 262/2000 arts.

144 y 145

-Prescripción. Decreto 262/2000 art.

146

-Pérdida del Disfrute Decreto

262/2000 art. 147

-Compensación, Decreto 262/2000

art. 151.

• Prima de Antigüedad

-Decreto 903 de 1969

-Decreto 1231 de 1973 art. 3°

-Decreto 2926 de 1979

-Decreto 306 de 1983 art. 10.

• Prima de Servicios

-Decreto 717 de 1978 arts. 2°, 22

-Decreto 2926 de 1979 Art. 4

-Decreto 1603 1978 Art. 24

• Licencia Enfermedad

-Ley 100 de 1993

-Decreto 806/1998

-Decreto 1406/1999

-Decreto 783/2000

-Decreto 1804/1999

-Circular 047/2000

-Resolución 25/2000

• Licencia Maternidad

-Decreto 1045/1978 arts. 37 y 39

-Ley 50 de 1970 art. 236

• Autoliquidaciones

-Decreto 1406/1999

-Decreto 1818 de 1996 art. 7°

• Prima de Antigüedad

- Decreto 28/1989

6. DEFINICIONES

SIAF: Sistema de Información



324

Administrativo y financiero.

7. FORMATOS PARA UTILIZAR

Prediseñado en el sistema SIAF, el

cual nos ilustra lo devengado y los

descuentos mes a mes.


Nómina es el procedimiento por el

cual el patrono debe reproducir

legalmente el boletín de ingresos y

deducciones hechos a los funcionarios,

con el objetivo de permitir un control de

reglamentación en materia de salarios;

en la entidad se realiza los días

veinticinco.

9. SALIDAS

Nómina de cada uno de los

funcionarios.

10. REGISTROS

• Registro de Nómina general para

pago mensual.

• Desprendible de pago para cada

funcionario.


• Confrontación de la nómina del mes

inmediatamente anterior, para hallar los

posibles errores.

• Correcta liquidación y elaboración

de los recibos de pago, confrontado con

el reporte.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1 LIQUIDACION Y APROBACION

DE VACACIONES

13.1.1 JEFE DE DEPENDENCIA

Elabora un oficio solicitando

información acerca de interrupción,

aplazamiento, autorización

indemnización o compensación,

reconocimiento de vacaciones de los

funcionarios, para que en Secretaría

General expiden la Autorización.

13.1.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

G-10.

Graba en el sistema (SIAF) el número

de cédula del funcionario, días por

liquidar, fecha de disfrute, y fecha de

pago, número de consecutivo de la

resolución.

13.1.3 Verifica con la hoja de vida del

servidor público que va a disfrutar las

vacaciones, que la liquidación

corresponde al tiempo de disfrute y el

valor a pagar, las novedades que

afectaron el período a reconocer como:

Licencias no remuneradas,

suspensiones e interrupciones del

personal de provisionalidad.

13.1.4 Procesa en el sistema la

información para su pago en nómina.

13.1.5 Imprime un listado con la

información para ser revisada.

13.1.6 Elabora proyecto de

resolución para el reconocimiento de las

vacaciones.

13.1.7 Envía a la secretaria del grupo

de nómina para transcripción de la

resolución.

13.1.8 Pasa a vistos buenos del

asesor de Nómina.

13.1.9 Envía a ventanilla para hacer

la radicación con fecha y número de

consecutivo en el libro.



325

13.1.10 SECRETARIA GENERAL

Firma la resolución, con número

consecutivo y fecha.

13.1.11 SECRETARIA DE NOMINA

Elabora oficios de comunicación al

interesado o al jefe de oficina donde

desempeña el servidor, al igual que una

cuenta de cobro.

13.1.12 CITADOR

Efectúa 3 copias, una para el

interesado, una para el archivo en la

hoja de vida y para anexo a cuenta de

cobro.


G-10

Archiva la información pertinente.

13.2 PRIMA DE ANTIGÜEDAD

13.2.1.SERVIDOR PUBLICO

Presenta en el grupo de Nómina la

resolución de certificado del porcentaje

del tiempo de servicio en la Rama

Jurisdiccional, para reconocerle prima

de antigüedad en la Procuraduría.


G-10

Recibe la resolución y certificado del

porcentaje del tiempo de servicio en la

Rama Jurisdiccional para

reconocimiento de la Prima.

13.2.3. Efectúa un estudio de

documentación aportada y elabora la

correspondiente hoja de análisis que se

archiva en la hoja de vida para consulta

de las novedades que la van afectando

tales como: licencias no remuneradas y

suspensiones.

13.2.4.Ingresa al sistema, el

porcentaje de antigüedad, obteniendo

datos estadísticos y en libro de control,

el reconocimiento de antigüedad de

funcionarios públicos que se benefician

de ella cada dos años de acuerdo con la

ley.

13.2.5.Envía documentación a la hoja

de vida.

13.3 LIQUIDACION DE AUXILIO

ESPECIAL DE TRANSPORTE Y

HORAS EXTRAS.

13.3.1. OFICINISTA G-6

Recibe la constancia de los jefes

inmediatos sobre las personas que lo

disfrutan, con el visto bueno del jefe

inmediato al igual que el jefe de División

General.

13.3.2. Organiza las constancias

allegadas.

13.3.3. Liquidan el auxilio con base

en las constancias y con el apoyo del

SIAF, ingresando cada una de ellas,

verificando valor a reconocer por

auxilio, nombre, cargo y número de

horas a reconocer y apoyado con la

hoja de cálculo.

13.3.4. Imprime para hacer una

revisión.

13.3.5. Realiza correcciones a los

posibles errores.

13.3.6. Elabora la resolución de

reconocimiento de las Vacaciones.

13.3.7. Imprime la liquidación

definitiva y es enviada a la División

Financiera.

13.3.8. DIVISIÓN FINANCIERA

Envía a División Gestión Humana



326

para el visto bueno del Jefe de dicha

División.

13.3.9. Envía la resolución a la

Secretaria General para que firme el

reconocimiento.

13.3.10 Archiva en el consecutivo la

resolución ya firmada.

13.4. ANALISIS, CONCILIACION,

REVISION DE DOCEAVAS PARA

LIQUIDACION Y PAGO DE PRIMA DE

SERVICIOS Y NAVIDAD

13.4.1. ASESOR G-19

Elabora en los meses de abril y

septiembre una circular a todos los

empleados firmada por el jefe de la

División de Gestión Humana, solicitando

allegar constancia de tiempo de servicio

en otra entidad para cómputo de las

primas.

13.4.2. AUXILIAR G-10

Revisa la documentación recibida de

las dependencias sobre novedades que

las afectan, previo visto bueno del jefe.

13.4.3. Verifica en la prenómina, con

anuencia de los funcionarios,

confirmando tiempo laborado o

novedades presentadas.

13.4.4. Organiza la prenómina por

dependencias de la Procuraduría.

13.4.5. CITADOR

Distribuye la prenómina a cada

dependencia.

13.4.6. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Efectúa en el sistema las

correcciones.

13.4.7. Elabora el reporte de

prenómina con las observaciones

correspondientes.

13.4.8. Procesa la nómina definitiva.

13.4.9. Imprime la nómina para

enviarla a la División Financiera.

13.4.10. Envía resumen a Grupo de

Ejecución Presupuestal la nómina para

su imputación.

13.4.11. Envía a Tesorería mediante

oficio, resumen de todos los listados

para abonos a cuentas de ahorro y

corrientes y relación de pago en

efectivo a funcionarios de Bogotá y

fuera de Bogotá por medio del medio

magnético a fin de ser entregado a las

diferentes entidades financieras.

13.5. LIQUIDACION AUXILIO POR

MATERNIDAD Y RECONOCIMIENTO

DE INCAPACIDADES

13.5.1. SERVIDOR PUBLICO

Notifica la incapacidad llegada por

un original transcrita debidamente por

parte de la EPS a la cual se está

cotizando, cuando son más de cuatro

días de incapacidad.


G-10

Proyecta liquidación de

reconocimiento del período de

incapacidad o licencia apoyado en la

hoja de cálculo prediseñada y teniendo

en cuenta los decretos amparados por

la ley.

13.5.3. Verifica las fechas, la clase

de enfermedad y los certificados por la

empresa Promotora de salud a la que

se encuentra afiliado el servidor público.

13.5.4. Elabora la Resolución de



327

Licencia firmada por Secretaria General,

quien ordena el pago.

13.5.5. ASESOR G-17

Revisa la resolución rechazando o

dando aprobación y visto bueno.


Corrige la Resolución y es sometida

a vistos buenos y firmas.

13.5.7. Con aprobación de la

resolución, ingresa al sistema como

novedad.

13.5.8. Elabora liquidación para la

EPS.

13.5.9. Envía liquidación a la

respectiva EPS para autorización y

radicación.

13.5.10. Recoge la licencia para

hacerle la respectiva autoliquidación.

13.5.11. Envía la resolución al grupo

de Hojas de Vida para ser archivada

con todos sus soportes.

13.6. AUTOLIQUIDACION DE

APORTES

13.6.1. TECNICO ADMINISTRATIVO

G-10

Verifica las novedades de nómina en

cuanto a autoliquidaciones, presentadas

en el mes por liquidar.

13.6.2. Elabora un reporte mensual a

las Empresas Promotoras Salud y

Administradoras de Fondos de Pensión

Riesgos Profesionales.

13.6.3. Después del cierre de

nómina, se elabora una liquidación

inicial para revisión.

13.6.4. Elabora un reporte resumido

apoyado por la hoja de cálculo sobre los

descuentos de aportes realizados a los

funcionarios por afiliación a éstas, y el

valor patronal específicamente.

13.6.5. Elabora un reporte

consolidado donde se ingresa toda la

parte del afiliado sobre lo que se debe

pagar a cada EPS y demás.

13.6.6. Elabora una orden de pago

correspondiente a la parte patronal, con

visto bueno de la persona encargada y

firmada por el jefe de nómina.

13.6.7. La orden de pago pasa a

radicación por parte del grupo de

Contabilidad.

13.6.8. GRUPO DE CONTABILIDAD

Se envía a la División financiera para

la imputación presupuestal.

13.6.9. GRUPO DE CONTABILIDAD

Envía a la secretaria general para la

ordenación del pago.

13.6.10. SECRETARIA GENERAL

Devuelve a Pagaduría con la

ordenación del pago ya aprobado.

13.6.11. TECNICO

ADMINISTRATIVO

Revisa la información enviada para

ubicar posibles inconsistencias en las

novedades.

13.6.12. Después que todo esté

consolidado se hace una serie de

grabaciones en medios magnéticos de

toda la información para ser enviado el

reporte por vía e-mail para cada EPS y

fondo.

13.6.13. Autoliquidación al Seguro

Social



328

Esta autoliquidación es diferente

dependiendo de las exigencias del

Seguro Social, con un formato adicional,

el cual es apoyado por el sistema, cual

se modifica la estructura del archivo

plano (manualmente) para ser validado

por el ISS.

13.7. AFILIACION Y TRASLADO A

LAS EMPRESAS DE SALUD


Recibe al funcionario todos los

documentos necesarios para la

vinculación del servidor público a la

entidad y es necesario para hacer la

afiliación, el decreto de nombramiento y

la relación de requisitos exigidos por la

entidad.

13.7.2. Asesora a los nuevos

funcionarios en los trámites

correspondientes acerca de cómo

diligenciar y tramitar afiliación y traslado

a las EPS y Administradoras de Pensión

de acuerdo con la Ley 100/93.

13.7.3. Hace entrega de los

formularios a los asesores de cada una

de las entidades promotoras de Salud

para que sean radicados y

posteriormente afiliados a éstas.

13.7.4. Teniendo los formularios

ya radicados por las

administradoras de salud y

pensiones, se incluyen, el sistema

para efectuarle en los respectivos

descuentos de aportes.

13.7.5. Remite las copias radicadas

para el archivo en hojas de vida de cada

funcionario.

13.7.6. Sirve de mediador entre los

promotores de las EPS, Fondos de

Pensiones y los funcionarios para que

estos últimos contacten con sus

servicios y necesidades.

13.8. EMBARGOS DE SALARIOS


Recibe la solicitud de embargo o

desembargo del juzgado.

13.8.2. Con base en la información

solicitada por el juzgado, verifica si para

un funcionario es un embargo nuevo, o

es un embargo diferente para el mismo

funcionario.

13.8.3. Si es un embargo que ya

existe y el juzgado lo está requiriendo y

no se ha venido descontando se

procede a incluirse en el sistema.

13.8.4. Cuando hay existencia de un

embargo por parte de un mismo

funcionario, se le da un turno de espera.

13.8.5. Envía oficio al juzgado

informando la existencia de otros

embargos y el turno que se le asignó

para los respectivos descuentos.

13.8.6. EL FUNCIONARIO

Responsable firma el embargo o

desembargos.

13.8.7. Archiva el embargo, al igual

que los desembargos.

13.9. CAPACIDAD DE DESCUENTO

PARA LIBRANZAS


G-14

Recibe la libranza del fondo o

cooperativa, solicitando un crédito por

un valor específico.

13.9.2. Revisa el valor solicitado y las



329

diferentes cuotas que se deben

descontar para el pago de éste.

13.9.3. Por medio de un formato

prediseñado en el sistema que se refleja

la capacidad de descuento,

contrarrestarlo con la información de la

libranza.

13.9.4. Dependiendo de la

confrontación se aprueba o se rechaza

el préstamo.

13.9.5. Si se aprueba, se le da un

visto bueno y firma del Jefe de Nómina.

13.9.6. La representante del fondo o

de la Cooperativa recoge las libranzas

aprobadas, para ser firmadas por el jefe

de Tesorería.

13.10. RELACION DE

DESCUENTOS

13.10.1. TECNICO

ADMINISTRATIVO

Recibe la libranza del fondo o

cooperativa aprobada para hacer el

préstamo.

13.10.2. Verifica y clasifica si es un

descuento por: aporte, préstamo de

cuota fija, deducciones permanentes,

afiliación al Sindicato, afiliación al

Fondo o Cooperativa.

13.10.3. Realiza una relación en el

sistema teniendo en cuenta el monto de

la cuota, la cantidad, la fecha.

13.10.4. Se archiva en el A-Z.


Humana Grupo Nómina

Proceso: Expedición de

Certificaciones

Procedimiento: Elaboración de

certificaciones de factores salariales y

bono personal

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Elaborar las certificaciones de

factores salariales con el fin de que

cada funcionario tenga un resumido de

lo devengado año a año, al igual que

esta certificación es para que el Fondo

de Pensiones al cual está afiliado tenga

en cuenta sus factores salariales para

su correcta liquidación.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios que desean

conocer los sueldos devengados y

descuentos durante su vinculación a la

entidad, y ex funcionarios que están a

punto de pensionarse.

También las Administradoras de

pensiones que solicitan dicha

información para liquidación de

pensiones de sus afiliados en la

Procuraduría.

3. ALCANCE

La División de Gestión Humana,

Sección Nómina, Sección de Tesorería,

las Administradoras de Pensiones.


El procedimiento involucra los

funcionarios, ex funcionarios, División

de Gestión Humana, Sección de



330

Nómina, Sección de Tesorería.

5. REFERENCIAS

• Circular 47

6. DEFINICIONES

No aplica.


• Formato para expedición de

Certificación año por año con su

respectivo consecutivo.

• Formato para Certificación Laboral

de Empleadores para Bono Pensional.

• Formato único para Bonos

Pensionales.


La certificación de factores salariales

es un documento escrito; atestigua un

hecho del que tiene conocimiento con la

finalidad de hacer valer los respectivos

derechos, como son los salarios

devengados año a año y los demás

factores que se consideran salariales.

Esta certificación le sirve al funcionario

para que diligencie trámites pertinentes

para su pensión o bono pensional en el

fondo al cual está afiliado.

Para elaborar dicha certificación es

necesario tener la hoja de vida del

funcionario, para verificar los diferentes

factores salariales que devengó, si es

poseedor de la prima de antigüedad.

9. SALIDAS

Lista de Certificados año tras año.

10. REGISTROS

• Un oficio para solicitar que se le

certifique los sueldos y descuentos que

se le realizaron durante el tiempo que

estuvo vinculado si es el caso de la

certificación de pensión.


• Correcta Liquidación y elaboración

de la certificación confrontando con los

listados de soporte arrojados por el

sistema (SIAF).

• Confrontación de cifras y fechas en

la hoja de vida o tarjeta de registro del

funcionario.

• Autenticidad de la solicitud por

parte de las administradoras de

Pensiones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1. CERTIFICACION DE

FACTORES SALARIALES

13.1.1. SERVIDOR PUBLICO

Solicita mediante oficio o formato

elaborado por la Procuraduría,

certificado de sueldos.


G-9

Recibe la solicitud para certificación,

coloca fecha, hora.

13.1.3. Radica en el sistema,

apoyado por una hoja de cálculo.

13.1.4. Por medio del SIAF se

elaboran los listados soportes de año

en año.

13.1.5. Solicita hoja de vida del

servidor, para verificar y sustentar la

información que arroja el sistema.

13.1.6. En el formato prediseñado

(Básico Mensual, Gastos de



331

Representación, Prima Especial de

Servicio, Prima de Antigüedad, Prima de

Servicio, Prima de Vacaciones, Prima

de Navidad, Prima Técnica, Horas

Extras, Subsidio de Alimentación,

Auxilio de Transporte, Bonificación por

Servicios, Bonificación por

Compensación).

13.1.7. Entrega la certificación para

revisión.

13.1.8. PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

Revisa y corrige la certificación.

13.1.9. Auxiliar Administrativo corrige

inconsistencias y da visto bueno, del

profesional Universitario.

13.1.10. ASESOR G-19

Firma certificación.

13.1.11. AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

Envía a Tesorería la certificación

para revisión y firma de Asesor G-19.

13.1.12. JEFE DE DIVISION DE

GESTION HUMANA

Firma la certificación.


Descarga del sistema tan pronto

tenga todas las firmas.

13.1.14. Envía a ventanilla, para ser

reclamada por el interesado, o es

enviada por correo.

13.1.15.CITADOR

Deja una copia de la certificación

para la hoja de vida y entrega la

certificación al beneficiario, y cuando es

de fuera de Bogotá la envía por correo

certificado.


Humana Grupo Nómina

Proceso: Reintegro a funcionarios

Procedimiento: Liquidación de

reintegro a funcionarios

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Dar cumplimiento de una sentencia

de autoridad competente, generalmente

el Consejo de Estado.

2. CLIENTES

El funcionario que por sentencia es

reintegrado a la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a la

División de Gestión Humana, División

Financiera, División Jurídica, Secretaria

General, Consejo de Estado.


El procedimiento involucra toda la

División de Gestión Humana, Grupo de

Nómina, División Financiera, División

Jurídica.

5. REFERENCIAS

• Artículo 178 de Código Contencioso

Administrativo.

• Artículo 90 de la Ley 262/90.

• Decreto 052/1987 art. 51.

6. DEFINICIONES



332

No aplica.


• Modelo prediseñado en la hoja de

cálculo de Excel.

• Formato del SIAF.


Reintegro es la reincorporación al

servicio de una persona en

cumplimiento de una decisión judicial,

como consecuencia de la declaración

de nulidad de su desvinculación.

9. SALIDAS

Liquidación y pago al funcionario por

desvinculación de su cargo.

10. REGISTROS

• Imputación presupuestal y pago.


• Revisión realizada por la División

Financiera.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

13.1. LIQUIDACION DE

REINTEGRO A FUNCIONARIOS POR

SENTENCIA.

13.1.1 Obtener todos los documentos

necesarios para efectos de la

liquidación como son:

-Sentencia y ejecutoria de la misma

evaluada por el tribunal y la Corte

Constitucional y el Consejo de Estado.

-Acto administrativo del reintegro del

funcionario.

-Certificación de la DIAN, en donde

especifique que no tiene obligaciones

con la Nación.

-Indices de Precios al Consumidor,

emitido por el DANE.

-Tasa de Interés exigida por la

Superintendencia Bancaria.

-Certificado de salario, prestaciones y

descuentos que haya devengado de

una entidad pública en el tiempo que

no estuvo vinculado a la Procuraduría.

13.1.2 Procede a hacer la liquidación

del salario, teniendo como base el SIAF

y las tablas de salarios de cada año.

13.1.3 Liquida los aportes.

13.1.4 Liquida moratorios en salud.

13.1.5 Liquida moratorios en

pensiones.

13.1.6 Indemnización e intereses.

13.1.7 Elabora un resumen.

13.1.8 Realiza hace la liquidación a

la Caja de Compensación.

13.1.9 Es enviada a la División

Financiera para revisión.

13.1.10 Envía a la División Jurídica

para que sea elaborada la Resolución

de Reconocimiento.

13.1.11 La Resolución de

Reconocimiento es enviada a Secretaria

General para la ordenación del pago.

13.1.12 Ya con las firmas es enviada

a División Financiera para imputación y

pago.



Proceso: Mantenimiento y Archivo

Hojas de Vida



333

Procedimiento: Mantenimiento y archivo

hojas de vida de funcionarios y ex

funcionarios.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Mantener un archivo de hojas de vida

actualizado de todos los funcionarios y

ex funcionarios de la PGN, con el fin de

proporcionar a quien solicite, dentro de

los términos legales, la información

correspondiente de manera ágil,

confiable y oportuna.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios y ex

funcionarios de la PGN, las

dependencias de la PGN y cualquier

entidad pública o privada que

legalmente tenga derecho a esta

información.

3. ALCANCE



todas las dependencias de la Entidad y

demás instituciones públicas y privadas.



funcionarios y ex funcionarios de la

PGN, División de Gestión Humana,

Grupo Hojas de Vida y la dependencia

que en determinado momento solicite

una hoja de vida.

5. REFERENCIAS

• Constitución Política de Colombia

• Ley 262 de 2000

• Las demás normas concordantes

6. DEFINICIONES


Nación



EPS: Entidad Prestadora de Salud

CAJANAL: Caja Nacional de

Previsión Social

DGH: División Gestión Humana.


• Forma hoja de vida cinco secciones

• Formato control de préstamo de

hojas de vida.


El proceso de mantenimiento y

custodia del archivo de las hojas de vida

es muy importante por contener

información confidencial de los

funcionarios y ex funcionarios y debe ser

reglamentado; además es bastante

dispendioso por el volumen de documentos

que diariamente genera el constante

movimiento de la planta y el volumen de

solicitudes de hojas de vida. Para mantenerlo

actualizado se requiere que toda la

documentación sea entregada rápidamente a

la sección y disponer de personal suficiente e

idóneo, para proceder al archivo inmediato.

9. SALIDAS

Carpeta de la hoja de vida de

funcionarios y ex funcionarios de la

PGN debidamente actualizada.

10. REGISTROS



334

• Sección 1: Documentos de Ingreso

• Sección 2: Decretos, resoluciones

de confirmación y actas de posesión

• Sección 3: Licencias, incapacidades

y sanciones

• Sección 4: Vacaciones, primas,

capacitación

• Sección 5: Comunicaciones

recibidas y enviadas


• Correcta selección y archivo de los

documentos en sus secciones

correspondientes.

• Confrontación de documentación

recibida con la ya archivada para evitar

documentos repetidos.

• Tarjeta de control firmada por quien

solicita el préstamo de la hoja y su

correspondiente descargue a la entrega.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


13.1 Recibe documentación

relacionada con los funcionarios de

cualquier dependencia o de los mismos

funcionarios y firma comprobante de

recibido.


13.2 Selecciona documentos:

Decretos, Resoluciones y

correspondencia en orden alfabético

para ser anexado a la respectiva hoja

de vida.


13.3 Entrega para sistematizar, los

documentos que tengan que ver con

información general, académica, cursos

y laboral, estos son devueltos

posteriormente.

OFICINISTA O TECNICO

ADMINISTRATIVO

13.4 Saca del archivo la hoja de vida

para anexar los documentos, si el

funcionario es nuevo, abre una hoja

(marca y coloca tarjeta control) y

entrega para sistematizar.


13.5 Abre una tarjeta de Kárdex por

cada hoja nueva, en la cual anota antes

de archivar nombramientos, traslados,

encargos, licencias, sanciones o

suspensiones.


13.6 Designa a cada hoja de vida un

lugar de acuerdo a organización del

archivo en orden alfabético.

OFICINISTA

13.7 Saca y anota en tarjeta de

control a quien requiere préstamo de la

hoja de vida.

OFICINISTA O TECNICO

ADMINISTRATIVO

13.8 Recibe, descarga entrega en

tarjeta control y guarda la hoja de vida,

en su sitio correspondiente.


13.9 Saca las tarjetas de kárdex y

hojas de vida del personal que se retira

de la Entidad para pasarlo al archivo de

ex funcionarios.


13.10 Selecciona las hojas de vida de



335

ex funcionarios de más de 2 o 3 años de

retirados y elabora una planilla para

enviarlas al archivo general.

14. INDICADORES

• Hojas de vida:

Hojas de vida actualizadas

________________________________

_________ x 100

Número de hojas solicitadas


Humana Grupo hojas de vida

Proceso: Sistematización Hojas de

vida

Procedimiento: Sistematización

Hojas de vida

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Lograr la captura y actualización de

las hojas de vida de los funcionarios de

la PGN, en el Sistema Integrado

Administrativo y Financiero, SIAF, con

el fin de brindar una información

oportuna, ágil y veraz a quien la

requiera y evitar la manipulación de los

documentos anexos a la hoja, puesto

que simplemente con el número de la

cédula del funcionario se podrá obtener

el extracto de la hoja de vida desde

cualquier punto de red que esté

legalmente autorizado.

2. CLIENTES

Todos los funcionarios de la PGN,

División de Gestión Humana y las

demás dependencias que requieran

información sobre las hojas de vida.

3. ALCANCE



todas las dependencias de la Entidad.



funcionarios, Oficina de Sistemas,

División de Gestión Humana y Grupo de

Hojas de Vida.

5. REFERENCIAS

• Ley 262 de 2000


6. DEFINICIONES


Nación




• Guía recopilación de información de

hojas de vida.


El proceso de sistematización es

ingresar al SIAF: la información básica

general, información académica, cursos

realizados e información laboral de los

funcionarios antiguos y nuevos de la

PGN y adicionar todos los documentos

que van llegando; es muy importante

porque agilizará significativamente la

entrega de información a las

dependencias de la Institución y a

cualquier entidad pública o privada en



336

el momento que la solicite. Este proceso

recoge una información complementaria

a la trayectoria interna de los

funcionarios, la cual es procesada por el

mismo SIAF y conforma la información

total de cada funcionario dentro y fuera

de la PGN.

9. SALIDAS

• Un extracto de la Hoja de vida de

cada uno de los funcionarios de la PGN.

• Reportes de la información de los

funcionarios de la PGN con diferentes

criterios de ordenamiento, de acuerdo a

las necesidades de la Entidad.

10. REGISTROS

• Información General: Cédula,

ciudad, libreta militar, clase, distrito

militar, ciudad y fecha de nacimiento,

estado civil, dirección de residencia,

teléfono, ciudad de residencia, número

de personas a cargo y si es o no jefe de

hogar.

• Información Académica: Se registra

tipo de educación formal (primaria,

secundaria, técnicas, tecnológicas,

universitaria, especializaciones,

maestrías, doctorados), establecimiento

donde realizó los estudios, lugar, fecha

de inicio y terminación y título obtenido.

• Cursos Realizados: Se registra la

educación informal (cursos, seminarios,

diplomados, conferencias, eventos de

capacitación, etc.), se agrupa por área

de formación (de acuerdo a tabla),

nombre del curso, establecimiento,

intensidad horaria, fecha de terminación

y ciudad.

• Información Laboral: Entidad, Tipo

(pública, privada o docente), lugar,

ingreso, retiro y cargo.




vida en la sección de documentos de

ingreso.

• Correcto registro en el formato guía

y digitación de la información, así como

una óptima clasificación de la

información.



formato de hoja de vida rosado.

• Archivo en Excel donde se anota

cédula, nombre y observación a que

haya lugar de acuerdo a la comparación

entre documentos anexos e información

de la hoja de vida.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

INGENIERO DE SISTEMAS

13.1 Intermediario entre PGN y

empresa que vendió el aplicativo SIAF.

13.2 Conoce todos los beneficios del

paquete y su manejo.

OFICINISTA O SECRETARIO

Solicita hojas de vida al encargado

de esa sección.


Estudia la sección de hoja de vida

correspondiente a documentos de

ingreso, documento por documento y se

le va colocando el sello de

sistematizado.



337


Registra en formato fabricado

previamente:

• Información general: dirección de

residencia y lugar, estado civil, número

de hijos, si es o no jefe de hogar, libreta

militar, distrito, clase, fecha y lugar de

nacimiento.

• Información académica: primaria,

secundaria, técnica, tecnológica,

universitaria, especializaciones, máster

y doctorados; para cada ítem se anota:

tipo de educación, establecimiento,

ciudad, año de terminación y título

obtenido.

• Cursos realizados: para cada curso

se anota: tipo (curso, seminario, taller,

formación, etc., de acuerdo a tabla),

nombre del curso, establecimiento,

ciudad, intensidad horaria y fecha de

terminación.

• Información laboral: para cada una

de las experiencias laborales se anota:

Entidad, tipo de entidad, ciudad,

ingreso, retiro y cargo desempeñado.


Selecciona el número de cédula del

funcionario y revisa si la información ya

está o no en el sistema, se puede

complementar, omitir o digitar completa.


Digita la información consignada en

el formato anterior en el SIAF, módulo

de personal, actualización de

información general.


Anota la cédula, el nombre y

observación, si tiene, en un archivo de

un sistema, para saber cuáles hojas se

han sistematizado.


Coloca el sello de sistematizado en el

lomo de la hoja de vida y se devuelve.


Recibe del encargado de selección

de documentos para la hoja de vida

documentos sueltos que tienen que ver

con información general, académica,

cursos realizados o académica.


Busca número de cédula si no lo

tiene y lo digita directamente en el SIAF.


Coloca sello de sistematizado al

documento y lo devuelve.

14. INDICADORES

• Promedio hojas de vida

sistematizadas:

Total días

________________________________

____

Número hojas sistematizadas

• Porcentaje

Número hojas sistematizadas

________________________________

_

Número de hojas programadas


Humana Grupo viáticos

Proceso: Comisión de servicios



338


viáticos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reconocimiento y pago a mediano

plazo de los valores causados (viáticos

y gastos de viaje) con ocasión de los

desplazamientos de los servidores de la

Entidad a sede diferente a la de su

trabajo.

2. CLIENTES

Los servidores de la Procuraduría

General de la Nación y el Oficial de la

Policía Nacional que se encuentre en

comisión permanente en cumplimiento

de las funciones de seguridad y

protección del Procurador General.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad que deban

desplazarse a desempeñar sus

funciones a un lugar diferente a la sede

habitual de sus labores, y al Oficial de

la Policía Nacional cuando deba

desplazarse con el Procurador General

a lugar diferente a la sede habitual de

sus labores.


El procedimiento involucra a los Jefes

de Dependencia, a la Secretaría

General, al Grupo de Viáticos y a la


5. REFERENCIAS


• Decreto 067 del 8 de enero de 1999

• Resolución 082 del 18 de enero de

1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.


• Modelo de Resolución de

reconocimiento de viáticos y gastos de

viaje.

• Ordenes de pago.


Auto comisorio expedido por el Jefe

de dependencia, con antelación al

desplazamiento

9. SALIDAS

Resoluciones

Tiquetes

Ordenes de pago

10. REGISTROS

• Nombre del funcionario

• Cargo

• Destino

• Duración de la comisión, etc.



de las resoluciones de reconocimiento y

órdenes de pago, confrontándolos con

los documentos soportes.


soportes para la legalización de la

comisión.

• Relación consecutiva de las



339

cuentas de pago de viáticos.

12. ANEXOS

• Auto comisorio

• Cumplido de permanencia

• Carátulas de Tiquetes Aéreos y sus

pasabordos

• Tiquetes Terrestres.

13. ACTIVIDADES

13.1 JEFE DE DEPENDENCIA

Envía auto comisorio con su visto

bueno al Secretario General para la

autorización del desplazamiento.

13.2 SECRETARIO GENERAL

Envía al Grupo de Viáticos el Auto

Comisorio debidamente autorizado,

para su respectivo trámite.

13.3 CITADOR 4

Recibe y radica en el libro los autos

comisorios autorizados por Secretaría

General.

13.4 SECRETARIO 8

Solicita a la Agencia de Viajes los

tiquetes aéreos y las reservas

necesarias para los desplazamientos.

13.5 OFICINISTA 6

Alimenta el programa SIAF para la

elaboración del proyecto de resolución

de autorización y reconocimiento de

comisión de servicio.

13.6 PROFESIONAL 17

Recibe el proyecto de resolución con

sus anexos, lo revisa y da el visto

bueno.

13.7 CITADOR 4

Radica el proyecto de resolución y lo

lleva a la División Financiera para

elaborar la disponibilidad presupuestal.

13.8 SECRETARIO EJECUCION

PRESUPUESTAL

Radica proyecto de resolución y lo

envía a Secretaría General para la

firma del Ordenador del Gasto,

numeración y fecha. Luego se envía al

Grupo de Viáticos, para su legalización.

13.9 OFICINISTA 6

Recepciona los documentos de los

funcionarios una vez hayan cumplido la

comisión y procede a liquidar la

respectiva cuenta y a numerarla.

13.10 PROFESIONAL 17

Revisa la liquidación y la devuelve al

Oficinista grado 06 para que la ingrese

al SIAF y la envíe a la División

Financiera para su respectivo pago.

14. INDICADORES

• Documentación:

Número comisiones pagadas por

reconocimiento

________________________________

_________________ x 100

Total Comisiones en el año

• Porcentaje de comisiones que no se

efectúan por avance

• Comisiones a diferentes

departamentos y ciudades canceladas

por reconocimiento






340

Procedimiento: Avance de viáticos

por caja menor

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar que los servidores de la

Entidad efectúen su desplazamiento a

diferentes lugares de trabajo con los

emolumentos necesarios para su

manutención y desplazamiento.

2. CLIENTES







3. ALCANCE









sus labores.






5. REFERENCIAS




1999

• Resolución 002 del 1º de enero de

2000

• Resolución 333 del 18 de

septiembre de 2000.

6. DEFINICIONES

No aplica.




viaje

• Ordenes de pago

• Cheque.



de dependencia, con antelación al

desplazamiento.

9. SALIDAS

Tiquetes

Resoluciones

10. REGISTROS

• Resoluciones de avance

• Autos comisorios



de las resoluciones de avance,

confrontándolos con los documentos

soportes.



comisión.




341

cuentas de pago de viáticos.

12. ANEXOS

• Auto comisorio



pasabordos


13. ACTIVIDADES

13.1 JEFE DE DEPENDENCIA

Envía a Secretaría General el Auto

comisorio con visto bueno para su

autorización.

13.2 SECRETARIA GENERAL

Envía al grupo de viáticos el auto

comisorio con su autorización.

13.3 CITADOR 4

Radica en el libro y lo pasa al

Secretario Grado 8 del Grupo de

Viáticos.

13.4 SECRETARIO 8

Solicita a la agencia de viajes las

respectivas reservas y tiquetes, y pasa

el Auto al Oficinista Grado 6.

13.5 OFICINISTA 6

Alimenta el programa SIAF para la

elaboración del proyecto de resolución

de autorización y reconocimiento de

comisión de servicio.

13.6 PROFESIONAL 17

Revisa proyecto de resolución y con

visto bueno lo pasa a la citadora para

llevarlo a Secretaría General, para su

firma, numeración, y devolución al

Grupo de Viáticos para el giro del

avance. Cumplida la comisión,

recepciona los documentos al regreso

del comisionado para la legalización.

13.7 PROFESIONAL 17

Recopila las resoluciones para la

legalización de la caja menor ante la


14. INDICADORES

• Documentación:

Número comisiones canceladas por

avance

________________________________

___________ x 100



departamentos y ciudades canceladas

por avance



Proceso: Comisión de Servicios

Procedimiento: Reconocimiento

posterior a su cumplimiento

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar que los servidores de la

Entidad que por razón de sus funciones

en eventos especiales deban

desplazarse en forma intempestiva e

imprevista a lugares diferentes a su

sede habitual de trabajo, les sean

reconocidos los correspondientes

viáticos y gastos de viaje.



342

2. CLIENTES







3. ALCANCE









sus labores.






5. REFERENCIAS




1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.




viaje

• Ordenes de pago



de dependencia.

9. SALIDAS

Resoluciones

10. REGISTROS

• Resoluciones de reconocimiento

• Auto comisorio



pasabordos

• Tiquetes Terrestres



de las resoluciones de reconocimiento

posterior al cumplimiento de la

comisión, confrontándolos con los

documentos soportes.



comisión.


cuentas de pago de viáticos

12. ANEXOS

• Resoluciones de reconocimiento.

• Auto comisorio



pasabordos


13. ACTIVIDADES

13.1 SECRETARIO 8 Y/O

OFICINISTA 6

Recepcionan auto comisorio junto

con el cumplido de permanencia y/o



343

gasto de transporte aéreo, terrestre o

fluvial, elabora proyecto resolución.

13.2 PROFESIONAL 17

Revisa aprueba y envía a ejecución

presupuestal proyecto resolución para

su imputación, pasando luego a


13.3 SECRETARIO GENERAL

Firma resolución ordenando el pago y

lo pasa al citador para numeración y

fecha, y lo devuelva al grupo de

viáticos.

13.4 OFICINISTA 6

Numera la cuenta, enviándose a

ejecución presupuestal para el pago

respectivo, con la copia se ingresa al

sistema SIAF y se archiva carpeta de

funcionario como soporte.

14. INDICADORES

• Documentación:

Número comisiones con reconocimiento

posterior a su cumplimiento

________________________________

__________________________ x 100



departamentos y ciudades con

reconocimiento posterior a su

cumplimiento

• Dependencias y cargos que

solicitan trámite de reconocimiento

posterior a su cumplimiento.




Procedimiento: Revocatoria

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Permitir que los actos administrativos

proferidos con ocasión de las

comisiones correspondan a su real

ejecución en los eventos en que

después de suscrito el auto comisorio,

éste varíe, debiendo ser adicionados,

aclarados, modificados o revocados.

2. CLIENTES







3. ALCANCE









sus labores, y las condiciones iniciales

de la comisión resultaren cambiadas.







344


5. REFERENCIAS





1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.


No aplica.



de dependencia.

Auto modificatorio de los términos de

la comisión.

9. SALIDAS

Resolución.

10. REGISTROS

• Resolución modificatoria de la

inicial

• Auto comisorio

• Auto modificatorio o de revocatoria



pasabordos



• Correcta elaboración de las

resoluciones modificatorias

confrontándolos con los documentos

soportes.

12. ANEXOS

• Resolución de reconocimiento o

avance

• Auto comisorio

• Auto modificatorio



pasabordos


13. ACTIVIDADES


OFICINISTA 6

Elabora proyecto resolución y se

envía a Profesional 17.

13.2 PROFESIONAL 17

Revisa y aprueba proyecto

resolución, pasando a Secretaría

General.


Se firma, numera y fecha resolución,

devolviéndola al Grupo de Viáticos

13.4 OFICINISTA 6

Recibe resolución y envía a

Ejecución Presupuestal para su

respectivo trámite, quedando en

viáticos copia.

14. INDICADORES

• Documentación:

Comisiones revocada

________________________________

__x 100


• Comisiones aclaradas

• Comisiones modificadas

• Razones de modificación,

aclaración o revocatoria



345


Humana Grupo Viáticos

Proceso: Cancelación Tiquetes

Aéreos

Procedimiento: Elaboración órdenes

de pago a agencias de viajes

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reconocer y elaborar las órdenes de

pago a favor de la Agencia de Viajes

seleccionada mediante licitación

pública, encargada de suministrar los

Tiquetes Aéreos utilizados por los

servidores de la Entidad por razón de

comisiones o traslados.

2. CLIENTES

Participan dentro del proceso,

Secretaría General, División Financiera,

Oficina Jurídica, División Administrativa,

Grupo de Viáticos.

3. ALCANCE

La agencia de viajes seleccionada

mediante licitación pública para el

suministro de los Tiquetes Aéreos.


El procedimiento involucra a


Oficina Jurídica, División Administrativa,

Grupo de Viáticos.

5. REFERENCIAS

• Términos de Referencia licitación

pública

• Contrato de suministro

• Ley 80 de 1993

6. DEFINICIONES

No aplica.


• Orden de pago.


• Facturas de cobro expedidas por la

agencia de viajes por cada tiquete

aéreo.

• Resolución de reconocimiento y

autorización de viáticos y gastos de

viaje de comisión de servicios.

9. SALIDAS

Ordenes de pago.

Copias de las Resoluciones de

reconocimiento y de avance de viáticos

y gastos de viaje.

Facturas de cobro enviadas por la

Agencia de Viajes.

10. REGISTROS

• Nombre de la Agencia

• Nit

• Facturas de cobro enviadas por la

agencia de viajes

• Copias de las resoluciones de

reconocimiento y de avance de viáticos

y gastos de viaje por comisión de

servicios.


• Confrontación de las resoluciones

de reconocimiento y avance con las

facturas de cobro enviadas por la

agencia de viajes.



346

12. ANEXOS

• Resoluciones de reconocimiento o

avance

• Facturas de cobro.

13. ACTIVIDADES


OFICINISTA 6

Elabora la orden de pago a la

agencia de viajes con copia de

resolución de avance o reconocimiento

y la factura.

13.2 PROFESIONAL 17

Revisa y aprueba orden de pago, y

envía proyecto de orden de pago a

Oficina Jurídica para su revisión,

cuando vuelve la remite a Secretaría

General para su ordenación.


Firma orden de pago, la fechan y

devuelven al grupo de viáticos.

13.4 OFICINISTA 6

Recibe la orden de pago y envía a

Ejecución presupuestal para su

respectivo trámite, quedando en viáticos

copia y anexos de la factura.

14. INDICADORES

• Documentación:

Valores cancelados mensualmente

________________________________

_______ x 100

Total Valor órdenes de pago

• Valores tiquetes situados fuera de

Bogotá



Proceso: Traslado de funcionarios

Procedimiento: Suministro de

tiquetes aéreos

Código:



PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Suministrar Tiquetes Aéreos a los

servidores de la Entidad que sean

trasladados a diferente ciudad.

2. CLIENTES

Funcionarios de la Entidad que sean

trasladados temporal o definitivamente

a prestar sus servicios en otra ciudad.

3. ALCANCE

Unicamente a aquellos servidores de

la Entidad que por razones del servicio

son trasladados temporal o

definitivamente a prestar sus servicios

fuera de la ciudad.




División de Gestión Humana, Grupo de

Viáticos.

5. REFERENCIAS



1999.

6. DEFINICIONES

No aplica.



347


• Solicitud del funcionario trasladado

al ordenador del gasto

• Resolución suministro de tiquetes.


• Oficio de solicitud de suministro de

tiquetes, debidamente autorizado por


9. SALIDAS

Oficio de solicitud

Decreto de traslado

Resolución suministro de tiquetes

aéreos.

10. REGISTROS

• Nombre del funcionario

• Cargo

• Ciudad a donde fue trasladado.


• Confrontación y elaboración de las

resoluciones para la entrega o situado

de tiquetes aéreos a los servidores

que sean trasladados, con el acto

administrativo de traslado y el oficio de

solicitud.

12. ANEXOS

• Oficio de solicitud.

• Acto administrativo de traslado.

13. ACTIVIDADES

13.1 FUNCIONARIO

Hace la solicitud mediante oficio

indicando traslado a otra ciudad,

teniendo derecho a que se le entregue

los tiquetes aéreos para él y sus

familiares.

13.2 SECRETARIO 8

Elabora proyecto resolución y envía a

Profesional 17 quien lo revisa y solicita

certificado de disponibilidad

presupuestal a favor de la agencia de

viajes.

13.3 PROFESIONAL 17

Envía proyecto resolución a

Secretaría General para la ordenación

del pago.


Firma resolución y la devuelve

numerada y fechada al grupo de

viáticos.

13.5 OFICINISTA 6

Recibe y envía a Ejecución

presupuestal para su trámite, quedando

en viáticos la copia con sus anexos.

14. INDICADORES

• Documentación:

Valores cancelados mensualmente por

traslado

________________________________

________________x 100

Total Valor traslados

• Valores tiquetes situados fuera de

Bogotá


Humana Grupo Desarrollo y Bienestar

Proceso: Seguridad social

Procedimiento: Auxilio funerario

Código:



PAVAJEAU



348


1. OBJETIVO

Reconocer y pagar el auxilio

funerario por el fallecimiento de un

servidor de la Entidad, a la persona que

sufragó los gastos por los servicios

fúnebres, conforme a la norma y dentro

de la mayor agilidad y eficiencia.

2. CLIENTES

El familiar que demuestre haber

sufragado los gastos ocasionados por el

fallecimiento del servidor.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los

familiares del servidor fallecido, Grupo

de Desarrollo y Bienestar de Personal,

División de Gestión, Grupo de Ejecución

Presupuestal, Secretaría General y

Contabilidad.



Profesional Universitario Grado 17, Jefe

División Grado 22, Asesor Grado 19,

Secretaria General, contabilidad y

tesorera.

5. REFERENCIAS

Decreto-Ley 262 de 2000

Ley 201 de 1995 y demás normas

concomitantes.

6. DEFINICIONES

CAP: Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.


Modelo de resolución.


El artículo 194 de la Ley 201 de 1995

establece:

“Cuando fallezca un servidor de la

Procuraduría General de la Nación, se

pagarán directamente con cargo al

respectivo presupuesto los gastos

funerarios correspondientes, por un

monto equivalente a diez (10) salarios

mínimos vigentes para la fecha del

fallecimiento. El pago se efectuará

mediante la presentación de los

comprobantes respectivos en original, a

la persona que demuestre haber

sufragado los gastos”.

El beneficiario debe presentar la

documentación dentro de los ocho (8)

días siguientes de ocurrido el

fallecimiento, a saber: Solicitud del

reconocimiento del auxilio por la

persona que sufragó los gastos,

Registro de Defunción, facturas de pago

y fotocopia del documento de identidad

del solicitante.

9. SALIDAS

El acto administrativo donde se

reconoce y se autoriza el pago del

auxilio funerario.

10. REGISTROS

Comunicación al beneficiario del acto

administrativo.


Correcta presentación del proyecto

de la resolución: normas, nombre,

identificación, valor y otros.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE DESARROLLO Y



349

BIENESTAR DE PERSONAL


13.1 Una vez se tenga conocimiento

cierto del fallecimiento del servidor, se

establece contacto con la familia,

brindándole apoyo y orientándolo sobre

el auxilio funerario y los trámites que

debe hacer para el respectivo

reconocimiento.

13.2 Recibe los documentos exigidos

por ley y los revisa.

13.3 Elabora el proyecto de la

resolución para el reconocimiento y

pago del auxilio funerario a la persona

que acredite haber sufragado los gastos

funerarios.

DIVISION DE GESTION HUMANA

Asesor Grado 21

13.4 Revisa el proyecto de la

resolución y obtiene el visto bueno del

Jefe de la División de Gestión Humana.

13.5 Regresa el proyecto al Grupo de

Desarrollo y Bienestar de Personal para

el trámite del CAP.

GRUPO DE EJECUCION

PRESUPUESTAL

Asesor Grado 19

13.6 Recibe el proyecto de la

resolución y lo registra en el libro

radicador.

13.7 Expide el CAP de acuerdo con

lo estipulado en el proyecto de la

resolución y lo remite a Secretaría

General.

SECRETARIA GENERAL

13.8 Recibe el proyecto de la

resolución con sus anexos para su

aprobación y firma como ordenadora del

gasto.

13.9 Numera, y radica la resolución y

procede a devolverla.




13.10 Envía la resolución al Grupo de

Contabilidad para que continúe el

trámite y tesorería efectúe el respectivo

pago.

13.11 Informa al beneficiario sobre el

pago del auxilio

13.12 Ver proceso de pago

14. INDICADORES

Número de solicitudes tramitadas

________________________________

_______ x 100

Total de solicitudes recibidas

Valor total de auxilios otorgados

________________________________

_______ x 100

Número de beneficiarios

• Tiempo medio de atención del

auxilio



Proceso: Seguridad Social

Procedimiento: Seguro de Vida

Código:



PAVAJEAU



350


1. OBJETIVO

Amparar al servidor y sus

beneficiarios de acuerdo con las

condiciones generales y particulares

establecidas en la póliza, y dentro de la

mayor transparencia

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y sus

beneficiarios.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad, Grupo de

Desarrollo y Bienestar de Personal,

Corredores de Seguro.


El procedimiento involucra a Técnico

Administrativo Grado 13, Personal

Corredores de Seguro.

5. REFERENCIAS

Ley 16 de 1988 y demás normas

concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.


Modelo formato Certificado Individual

de Seguro de Vida.


Los amparos y valores asegurados

individuales por la presente póliza, se

regirán de acuerdo con lo preceptuado

por la Ley 16 de enero 28 de 1998.

9. SALIDAS

Certificado Individual de Seguro de

Vida registrado por los Corredores de

Seguro.

10. REGISTROS

Copias del Certificado Individual de

Seguro de Vida, para el servidor y para

la hoja de vida.


Correcta presentación del

Formulario.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES



Técnico Administrativo 13.

13.1 Entrega al servidor el formulario

y lo orienta en su diligenciamiento de

acuerdo con las condiciones generales

estipuladas en el mismo.

13.2 Envía a los Corredores de

Seguro los formularios de los

servidores a nivel nacional para

aprobación.

CORREDORES DE SEGURO

13.3 Radica y numera el formulario y

devuelve las copias al Grupo de

Desarrollo y Bienestar de Personal.

DESARROLLO Y BIENESTAR DE

PERSONAL

Técnico Administrativo Grado 13

13.4 Entrega a los servidores del

nivel central el comprobante del seguro,

y los del nivel regional los envía a las

coordinaciones administrativas para su

respectiva distribución.

13.5 Remite copia del seguro al

Grupo de Hojas de Vida para que se



351

anexe en su respectiva carpeta.

14. INDICADORES

Número de seguros de vida tramitados

________________________________

_______ x 100

Total de seguros de vida diligenciado




Procedimiento: Afiliación de

beneficiarios a E.P.S. (Cajanal-I.S.S )

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Afiliar a los beneficiarios del servidor

para que tengan acceso a los servicios

de salud, conforme a lo establecido en

la Ley 100 de 1993, de una manera ágil

y oportuna.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad y su

grupo familiar.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al servidor

y a su grupo familiar, Grupo de


E.PS. e I.P.S.


El procedimiento involucra a Asesor

Grado 19, Profesional Universitario

Grado 15, Técnico Administrativo Grado

11.

5. REFERENCIAS

Ley 100 de 1993

Decreto-ley 262 de 2000 y demás

normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

E.P.S.: Entidad Promotora de

Servicios

I.P.S.: Institución Prestadora de

Servicios

U.P.C.: Unidad Por Capitación.


Modelo Formato Novedades del

Cotizante

Modelo Formato Novedades del

Beneficiario.


Todos los miembros de los servidores

que pertenecen al primer grado de

consaguinidad y segundo grado de

afinidad.

9. SALIDAS

Formulario de Afiliación y su

presentación ante la EPS.

10. REGISTROS

Carné de afiliación a la E.P.S.


Correcta presentación del formulario

de afiliación y con su respectiva

documentación, revisado por el

funcionario responsable.

12. ANEXOS

Formulario de afiliación a la EPS

Documento de identidad

Registro Civil de Nacimiento



352

Certificado de estudios

Certificado de Supervivencia de los

padres y hermanos con incapacidad

física-mental.

13. ACTIVIDADES



Profesional Universitario Grado 15,


13.1 Colabora con el servidor en el

diligenciamiento del formulario

específico de afiliación de beneficiarios

a las E.P.S. Cajanal e I.S.S.

13.2 Recepciona los formularios y los

radica ante la respectiva E.P.S.

13.3 Establece y mantiene contacto

permanente con las EPS e IPS, con el

fin de optimizar los servicios y manejar

alguna irregularidad que se presente en

la utilización de los mismos.


13.4 Orienta al servidor sobre el

cambio de IPS de Cajanal EPS,

prestación de servicios médicos, red de

urgencias y hospitalaria, y puntos de

atención.

13.5 Colabora en el diligenciamiento

del formulario para el cambio de IPS de

Cajanal EPS.

13.6 Recepciona el formulario y lo

radica en Cajanal EPS, y obtiene un

nuevo carné de atención.

13.7 Orienta al servidor sobre la

afiliación de familiares que no están

incluidos en el grupo primario, y en lo

referente al pago de la UPC Adicional.

Asesor Grado 19

13.8 Firma los formularios de

afiliación como representante de la

Entidad y los devuelve al funcionario

responsable para que los radique en la

respectiva EPS.

14. INDICADORES

Número de afiliaciones tramitadas

________________________________

____ x 100

Total de formularios entregados

Total de servidores

________________________________

___x100





Procedimiento: Afiliación a Caja de

Compensación para Prestación de

Servicios y Subsidio Familiar.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Afiliar a los servidores de la

Procuraduría General de la Nación y a

los miembros del grupo familiar a la

Caja de Compensación, para que se

beneficien de los servicios y

programas, de una manera rápida y



353

eficiente.

2. CLIENTES


grupo familiar

3. ALCANCE


y a su grupo familiar, Grupo de


Caja de Compensación.


El procedimiento involucra a Auxiliar

Administrativo Grado 09, Técnico

Administrativo Grado 16, Profesional

Universitario Grado 17, Asesor Grado

19, y Caja de Compensación Familiar.

5. REFERENCIAS

Ley 21 de 1982



6. DEFINICIONES

CAFAM : Caja de Compensación

Familiar.


Modelo Formulario de Inscripción

individual afiliado

Modelo Formulario Solicitud Centro

Vacacionales

Modelo Formulario de Crédito

personal

Modelo Formulario de inscripción

para postulantes al subsidio familiar de

vivienda.


El servidor afiliado, su cónyuge o

compañera (o) permanente y personas

a cargo pueden utilizar los servicios y

programas de la Caja. Las personas a

cargo pueden además causar el

derecho al subsidio familiar en dinero,

cuando el servidor afiliado cumpla los

requisitos para ser beneficiario, los

cuales son:

1. La remuneración que recibe

mensualmente no puede exceder los

cuatro (4) salarios mínimos legales

vigentes.

2. Tener personas a cargo para

justificar el derecho de recibir esta

prestación.

9. SALIDAS

Formulario de Afiliación por la Caja

de Compensación.

10. REGISTROS

Carné de afiliación a la Caja de

Compensación.

Revisión por parte del servidor de la

información dada en el carné.


Correcta presentación del formulario

de afiliación y de la documentación,

revisado por el funcionario responsable

de la Entidad.

12. ANEXOS

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

del servidor

Fotocopia de la cédula de ciudadanía

del cónyuge o compañero (a)

permanente

Partida o Registro Civil de

Matrimonio, cuando el beneficiario del

Subsidio es un hijastro

Certificación laboral del cónyuge o



354

compañero (a), si está trabajando, de

sueldo y aclaración sobre si recibe o no

subsidio

Partida o Registro Civil de nacimiento

del hijo, hijastro y/o hermano

Certificado escolar del año que está

cursando para hijos y/o hermanos

mayores de 12 años Para hijos de 18 a

23 años de edad, constancia sobre los

estudios que realiza en el horario diurno

Escritura de adopción, en caso de

que el menor beneficiario sea hijo

adoptivo

Partida de defunción del padre

afiliado, cuando el subsidio beneficie a

hermanos

Fotocopia autenticada de la cédula

de ciudadanía del padre y/o madre,

cuando se va a recibir subsidio por

ellos

Certificado de supervivencia del

padre, con fecha de expedición no

mayor de dos meses.

13. ACTIVIDADES



Auxiliar Administrativo Grado 09 y/o

Técnico Administrativo Grado 16.

13.1 Entrega al nuevo servidor el

formulario de inscripción a Caja de

Compensación Familiar, orienta en su

diligenciamiento y le informa sobre los

servicios y programas que tiene y

quiénes son los beneficiarios de los

mismos.

13.2 Informa y tramita el subsidio

familiar a los servidores que tengan

derecho de acuerdo con la Ley 21 de

1982, y solicita la documentación

específica de los beneficiarios.

13.3 Tramita las afiliaciones de los

servidores ante la Caja.

13.4 Recibe mensualmente de Caja

el bono del subsidio familiar y lo entrega

personalmente al servidor o al

beneficiario.

13.5 Entrega al servidor formularios

para la solicitud de alojamiento en los

centros vacacionales e informa sobre

las tarifas en alta y baja temporada y el

calendario de recepción de solicitudes.

13.6 Orienta al servidor sobre los

créditos personales, documentación que

debe acreditar y diligenciamiento del

formulario.


permanente con la Caja, para resolver

inquietudes que presentan los

servidores con relación a los servicios y

programas.

13.8 Divulga en cartelera los

programas que ofrece la Caja a sus

afiliados.

13.9 Entrega a los servidores el

carné de afiliación o copia para que

pueda utilizar los servicios

temporalmente hasta que pueda

disponer del carné de afiliado.


13.10 Coordina con CAFAM el

servicio de odontología y medicina

general que opera en las instalaciones

de la Procuraduría.

Asesor Grado 19



355

13.11 Firma los formularios

diligenciados por los servidores como

representante de la Entidad.

CAJA DE COMPENSACION

FAMILIAR

13.12 Recibe por ventanilla los

formularios diligenciados totalmente con

los documentos requeridos, donde los

revisan inmediatamente para así mismo

informar sobre su aprobación o rechazo.

14. INDICADORES

Número de solicitudes rechazadas

________________________________

____ x 100

Total de afiliaciones recibidas

Valor total de subsidios otorgados

________________________________

___ x 100





Procedimiento: Coordinación

programa preparación a la jubilación

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Ofrecer a los servidores próximos a

pensionarse información y

conocimientos que propicien un

mejoramiento en los estilos de vida y

fomentar espacios de reflexión que les

permita tomar decisiones sobre

aspectos involucrados en el retiro

laboral.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad

próximos a pensionarse y su grupo

familiar.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad que cumplen o

están por cumplir requisitos para

pensión, Instituciones Estatales y

Privadas.



Grado 19 y Profesional Universitario

Grado 17.

5. REFERENCIAS

Ley 100 de 1993

Decreto 036 de 1998

Decreto 1567 de 1998



6. DEFINICIONES

No aplica.


Modelo ficha informativa

Modelo formato inscripción

Modelo formato registro de

asistencia.


El Decreto 036 de 1998 emanado del

Ministerio de Trabajo y Seguridad



356

Social, establece las directrices para el

desarrollo de los programas de

preparación a la jubilación.

9. SALIDAS

Listado de servidores que tienen

requisitos para pensión

Listado de inscritos

Registro de Asistencia

Informe de cada actividad que se

desarrolla.

10. REGISTROS

Registro de asistencia

Informe de actividades.


• Correcta elaboración de las fichas

informativas, nombre, identificación,

edad, tiempo de servicios.

• Firma de los asistentes en el

registro de asistencia a las actividades.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES




13.1 Actualiza periódicamente los

registros y estadísticas del personal

próximo a pensionarse, para la cual

elabora una ficha que contiene los

datos personales, el tiempo de servicio

en otras entidades y en la Procuraduría


13.2 Aplica instrumentos de

investigación para establecer

prioridades en las políticas y programas

dirigidos al bienestar de la población

prepensionada.

13.3 Diseña, propone, divulga,

ejecuta y evalúa el programa dirigido al

servidor próximo a pensionarse en

concordancia con el Decreto 036 de

1998.

13.4 Contacta con Instituciones

Públicas y Privadas, para la

consecución de profesionales idóneos

en el área respectiva (legal, física,

psicológica, social, cultural y financiera),

como apoyo en el desarrollo de las

actividades programadas.

13.5 Presta apoyo a los servidores a

nivel nacional en lo referente a los

trámites de la pensión, ante CAJANAL,

I.S..S. y Fondos Privados.

13.6 Asesora y organiza a nivel

territorial con el Coordinador

Administrativo el desarrollo de acciones

dirigidas a la población prepensionada.


con Instituciones que adelantan

programas de preparación para el retiro

laboral, con el fin de obtener

intercambio de bienes y servicios que

redunden en beneficio del

prepensionado.

13.8 Promueve en cada evento de

este programa, la creación de la

Asociación de Pensionados de la

Procuraduría.

14. INDICADORES

Número de servidores que se benefician

de los eventos

________________________________



357

___________________x 100

Total de servidores invitados

Número de servidores que salen a

disfrutar de la pensión

________________________________

_____________________x 100

Total de servidores que cumplen

requisitos para pensión

• Tiempo trámite de la pensión


Humana Grupo desarrollo y bienestar

Proceso: Salud básica

Procedimiento: Programas de

Prevención, Educación y Promoción

(P.E.P.)

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Concientizar a los servidores y a sus

familiares de la importancia de

privilegiar la salud, y desarrollar

acciones encaminadas a conservarla.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad como

cotizantes y su grupo familiar como

beneficiarios.

3. ALCANCE




E.P.S. e I.P.S.




Grado 15.

5. REFERENCIAS

Ley 100 de 1993




6. DEFINICIONES

E.P.S.: Empresa Promotora de

Salud


Servicios de Salud

P.E.P.: Programas de Prevención,

Educación y Promoción.


Modelo Formato de Inscripción

Modelo Formato registro de

asistencia.


Para acceder a estas actividades, el

servidor y su grupo familiar deben estar

afiliados a la EPS que las organiza.

9. SALIDAS



Informe de cada actividad.

10. REGISTRO



Informe final.



358


Control de la Base de Datos de la

EPS

Firma del servidor inscrito en la

actividad mencionada.

Firma del usuario en el carné

respectivo

Firma del participante en el registro

de asistencia.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES



Asesor Grado 19 y/o Profesional

Universitario Grado 15.

13.1Establece contacto y coordina

con las diferentes E.P.S., el desarrollo y

ejecución de los Programas de

Prevención, Educación y Promoción

(P.E.P.) en el área de salud (físico-

mental) para los servidores de la

Entidad y sus beneficiarios.

13.2Prioriza las campañas de P.E.P.

de acuerdo con la cobertura y

necesidad de los servidores.

13.3Coordina, promociona, ejecuta y

evalúa los programas seleccionados

13.4Realiza seguimiento continuo

con base en los exámenes paraclínicos

obtenidos, en coordinación con las

diferentes E.P.S e I.P.S.

14. INDICADORES

Número de servidores que se benefician

de las actividades

________________________________

___________________ x 100

Total de servidores afiliados a la EPS

Número de servidores que tienen

seguimiento médico

________________________________

___________________x 100

Total de servidores que se practican

exámenes paraclínicos



Proceso: Trabajo Social

Procedimiento: Trabajo social frente

a las dificultades psicosociales del

servidor

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Potenciar el desarrollo de los

recursos del servidor, tendientes a

contribuir en la solución de su

problemática psicosocial, dentro de la

mayor reserva.

2. CLIENTES


grupo familiar.

3. ALCANCE







359


Grado 19.

5. REFERENCIAS




6. DEFINICIONES

No aplica.


De acuerdo con la problemática y al

nivel sociocultural, utiliza pruebas

selectivas como:

Cuestionarios, Escalas de

Inteligencia, Pruebas de Lápiz y Papel,

Baterías proyectivas, Escalas Selectivas

y Modelo Ficha Visita Domiciliaria.


Tener una problemática y ser

servidor de la Entidad o pertenecer a su

grupo familiar.

9. SALIDAS

Informe final

Diagnóstico de la problemática

analizada.

10. REGISTROS

Carpeta de Casos atendidos

Ficha Visita domiciliaria.


Firma del profesional que atendió el

caso

Firma del paciente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES



Asesor Grado 19

13.1 Escucha al servidor de la

Entidad que plantea una dificultad

psíquica y/o social, y determina en que

área está ubicado el problema.

13.2 Establece contactos, acudiendo

a los diferentes recursos que se tienen,

incluyendo a la persona del servidor con

el fin de resolver el problema.

13.3 Evalúa en coordinación con el

servidor los recursos, conducentes a la

satisfacción de la necesidad expuesta.

13.4 Mantiene la interacción a través

del diálogo para evaluar los resultados y

hacer seguimiento.

13.5 Determina con el seguimiento, si

el problema se pudo solucionar o si

requiere otro tipo de intervención

(terapia de familia, de pareja e

individual).

14. INDICADORES

Total de casos atendidos

________________________________

_______ x 100

Número de servidores remitidos

Total de sesiones terapéuticas

________________________________

_________ x 100

Número de casos atendidos



Proceso: Deporte y Cultura



360

Procedimiento: Selección de

instructores para las actividades

artísticas y deportivas

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Contratar profesionales calificados

que contribuyan en el aprendizaje y en

el entrenamiento de las preferencias

artísticas y deportivas de los servidores

de la Entidad, dentro de la mayor

objetividad y transparencia.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad.

3. ALCANCE







Grado 15, Secretario Grado 11,

Secretaria General, División

Administrativa.

5. REFERENCIAS

Ley 80 de 1993 y Decretos

reglamentarios




6. DEFINICIONES

No aplica.


Formato Modelo Orden de Trabajo,

P.G.N. 229.


Que la contratación se realice de

acuerdo con lo establecido en la Ley 80

de 1993 y sus Decretos reglamentarios.

9. SALIDAS

Orden de Trabajo o Contratos sin

formalidades plenas.

10. REGISTROS

Comunicación al instructor

seleccionado.


La Orden de Trabajo firmada por el

funcionario competente.

12. ANEXOS

Propuestas de los Instructores para

actividades deportivas o artísticas.

13. ACTIVIDADES



Asesor Grado 19

13.1 Recibe hojas de vida de

instructores con propuestas para dirigir

las diferentes modalidades artísticas y

deportivas.

Profesional Universitario Grado 15 y

Secretario Grado 11.

13.2 Evalúa las propuestas, realiza

entrevistas y conceptúa sobre el perfil

de los aspirantes a instructores en el

área artística y deportiva, para la

respectiva selección previa de los

mismos.

13.3 Envía la selección previa a



361

Secretaría General para que considere

la contratación de los mismos.

SECRETARIA GENERAL

13.4 Analiza la propuesta, la

aprueba y la devuelve al Grupo


para que siga el proceso.



Profesional Universitario Grado 15 y


13.5 Recibe la propuesta con el visto

bueno de Secretaría General y procede

a la elaboración de la Orden de Trabajo,

y la radica en la División Administrativa

para que continúe el trámite financiero

correspondiente.

13.6 Divulga en cartelera la

invitación a los servidores de la Entidad,

y convoca a la inscripción para

conformar los respectivos grupos

artísticos y selecciones deportivas.

13.7 Realiza seguimiento continuo

en el desarrollo de estas actividades

con el fin de que se dé cumplimiento a

lo estipulado en la Orden de Trabajo y

el cronograma de actividades

establecido en el área cultural y

deportiva.

14. INDICADORES

Número de personas que culminan las

actividades

________________________________

_______________x 100

Total de personas inscritas a las

actividades

Número de personas que participan en

ellas

________________________________

______________ x 100

Total de actividades programadas



Proceso: Deportes y Recreación

Procedimiento: Coordinación de

eventos deportivos y recreativos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Brindar a todos los servidores de la

Entidad y sus familiares, el ejercicio del

deporte y la recreación como parte de la

formación integral del ser humano, y

además, fomentar y promover el uso

creativo y constructivo del tiempo libre.

2. CLIENTES


grupo familiar.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad y a su grupo

familiar, Grupo de Desarrollo de

Bienestar de Personal, Instituciones

estatales del orden nacional y distrital y

privadas.




362



5. REFERENCIAS

Ley 181 de 1995

Constitución Nacional art. 52




6. DEFINICIONES

No aplica.


Modelo ficha de antropometría física

y deportiva

Modelo de planilla de inscripciones


Tener aptitud para aprender alguno

de los deportes, disciplina,

responsabilidad.

Para las escuelas de formación

deportiva, dirigida a los hijos de los

servidores de la Entidad, deben oscilar

entre 8 y 14 años de edad.

Se desarrollan en los períodos

vacacionales estudiantiles.

Las selecciones infantiles participan

durante todo el año en diferentes

eventos.

9. SALIDAS


Conformación de selecciones

deportivas

Informe de cada actividad.

10. REGISTROS


Informe final.


Control de asistencia a los

participantes en los eventos deportivos,

tanto internos como externos.

Las participaciones de las

selecciones, tanto internas como

externas, se rigen bajo el código de

disciplina deportiva.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES



Secretario Grado 11

13.1Divulga en cartelera los eventos

deportivos en las diferentes

modalidades, en los cuales pueden

participar los servidores de la Entidad e

informa la fecha de Inscripción.

13.2Promociona el intercambio

interinstitucional para la realización de

encuentros deportivos y lúdicos.

13.3Cotiza la utilería para las

diferentes selecciones deportivas y la

presenta a Secretaría General.

13.4Supervisa la ejecución y el

cumplimiento de los entrenadores

contratados por la Entidad.

13.5Coordina la participación de los

seleccionados de la Entidad en

campeonatos y tramita su inscripción.

13.6Establece y mantiene contacto

con instituciones del orden nacional y

distrital encargadas de administrar

escenarios deportivos, para la

consecución de estos.

13.7Dirige la escuela de formación



363

deportiva de los hijos de los servidores

de la Entidad.

14. INDICADORES

Número de servidores que integran las

selecciones

________________________________

___________________ x 100

Total de servidores de la Entidad

Número de niños que asisten a la

escuela deportiva

________________________________

___________________ x 100

Total de niños inscritos a la escuela

deportiva

• Actividades deportivas.



Proceso: Cultura

Procedimiento: Coordinación y

realización de la semana cultural.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Ofrecer alternativas culturales,

fomentando espacios para la

participación y el esparcimiento de los

servidores de la Entidad y su familia.

2. CLIENTES

Los servidores de Entidad, familiares

e invitados de otras instituciones.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad y a su grupo

familiar, Grupo de Desarrollo de

Bienestar de Personal, Secretaría

General, División Administrativa.



Grado 19, Técnico Administrativo


Grado 15.

5. REFERENCIAS



normas concomitantes

6. DEFINICIONES

No aplica.


Modelo Formato inscripción a los

eventos

Modelo Plegable Publicidad del

Evento

Modelo Tarjeta de Invitación.


Se realiza en la segunda semana del

mes de noviembre de cada año, en el

horario de 3:30 a 6:00 p.m.

Participan expresiones artísticas

cultivadas en la Entidad desde el inicio

del año respectivo.

Se solicita apoyo interinstitucional

con el aporte de talentos y ayudas

materiales.

9. SALIDAS

Programa de las actividades a

desarrollarse durante la Semana



364

Cultural

Informe final del programa.

10. REGISTROS

Programa de actividades

Informe final


El programa se desarrolle de acuerdo

con el cronograma establecido

El cumplimiento de los participantes

en los eventos

Divulgación del evento.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES



Asesor Grado 19

13.1 Elabora un cronograma de

actividades y conforma grupos de

trabajo para establecer

responsabilidades en el desarrollo de la

semana cultural.

Técnico Administrativo Grado 13 y


13.2Realiza contactos con

instituciones públicas y privadas, con el

fin de conseguir apoyo para las

actividades culturales.

13.3Organiza en coordinación con el

Grupo de Bienestar la base de los

concursos en el área artística.

13.4Contacta los jurados para que

califiquen a los participantes.

13.5Coordina con los instructores de

las actividades a desarrollar, los

ensayos previos a la intervención de los

participantes.

13.6Solicita Cotizaciones para el

alquiler del vestuario y del

acompañamiento musical para el grupo

de danza de la Entidad.

13.7Envía a Secretaría General las

cotizaciones para la selección y visto

bueno de la mejor propuesta.

13.8Procede a la elaboración de la

Orden de Trabajo y la radica en la

División Administrativa para que

continúe con el trámite financiero de

rigor.

14. INDICADORES

Número de servidores que asisten a las

actividades

________________________________

_______________ x 100

Total de servidores de la Entidad a nivel

central



Proceso: Divulgación

Procedimiento: Impresión de

material publicitario.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Divulgar los eventos que realizan las

dependencias de la Entidad para que



365

los servidores tengan una mayor

información al respecto y sean

multiplicadores de estos, de una manera

clara y oportuna.

2. CLIENTES

Servidores de la Entidad.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad y Grupo de



El procedimiento involucra a Técnico

Administrativo Grado 16.

5. REFERENCIAS



6. DEFINICIONES

No aplica.


Modelo Plegable publicitario

Modelo Tarjeta de Invitación

Modelo afiches (varios formatos).


Que sea solicitado por el Jefe de las

dependencias de Entidad.

Suministrándole el equipo adecuado,

los materiales para la elaboración e

impreso, además del tiempo adecuado.

9. SALIDAS

El folleto impreso

El afiche.

10. REGISTROS

Divulgación y distribución de los

impresos.


Verificar la calidad del papel, los

diseños que salgan, como el boceto

aprobado para que no haya margen de

error, en la información que se divulga.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES




13.1Diseña plegables, afiches,

tarjetas de invitación a seminarios y

otros eventos que solicitan las

Procuradurías Delegadas, Secretaría

General y otras dependencias.

13.2Elabora los bocetos en el

computador y/o a mano haciendo las

pruebas a color, tamaño de textos,

espacios.

13.3Edita un primer boceto a color y

de tamaño real, con el fin de hacer las

primeras correcciones.

13.4Realiza los respectivos ajustes,

reedita y revisa nuevamente.

13.5Aprobado el boceto definitivo se

editan y/o imprimen los necesarios.

14. INDICADORES

Número de folletos distribuidos

________________________________

___ x 100

Total de folletos impresos.


Humana Salud Ocupacional



366

Proceso: Salud Ocupacional

Medicina Preventiva del Trabajo

Procedimiento: Diseño, ejecución y

evaluación de programas de

capacitación

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Incentivar en los servidores la

práctica de costumbres sanas y

constructivas hacia el completo estado

de bienestar bio-psico-social.

2. CLIENTES


3. ALCANCE

El procedimiento se aplica al

servidor.



Coordinador de Salud Ocupacional,

Médico, Ingeniero de Higiene y

Seguridad Industrial, Psicóloga,

Trabajadora Social, Sustanciador,

Citador y A.R.P., Sustanciador y

Citador.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradora de Riesgos

Profesionales

Estado de bienestar bio-psico-social:

Es una acepción que integra los

parámetros correspondientes a la

definición de Salud de la Organización

Mundial de la Salud (OMS); es decir lo

referente al logro del completo estado

de bienestar físico (o biológico), mental

(o Psicológico) y social del servidor de

la Procuraduría General de la Nación.


Modelo carta citando a los servidores

al Programa

Listas de Servidores por dependencia

citados para el Programa

Modelo encuestas

Modelo lista de asistencia a las

actividades

Modelo encuesta de calificación de la

actividad de capacitación.


Se busca con estas campañas,

identificar las condiciones del ambiente

laboral y de la vida cotidiana de los

servidores, así como los hábitos

inseguros que inciden negativamente en

la calidad de vida del mismo.

9. SALIDAS

Lista de asistentes a las actividades.

10. REGISTROS

Carta citando a los servidores al

Programa, recibida por los mismos.

Listas de Servidores por dependencia

citados para el Programa

Encuestas diligenciadas

correctamente

Lista de asistencia a las actividades

Encuesta calificación de la actividad.



367


Correcto diligenciamiento de las

encuestas.


evaluaciones.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR DE SALUD

OCUPACIONAL, MEDICO, INGENIERO

DE HIGIENE Y SEGURIDAD

INDUSTRIAL, PSICOLOGA Y

TRABAJADORA SOCIAL.

13.1 Realizan diagnóstico sobre

necesidades de capacitación.

13.2 Establecen cronogramas de

actividades.

13.3 Definen la población que debe

recibir capacitación.


OCUPACIONAL

13.4 Solicita al sustanciador elaborar

los oficios con destino a la A.R.P., con

el fin de solicitarle la capacitación,

según el diagnóstico de necesidades.

SUSTANCIADOR

13.5 Una vez confirmada la

capacitación por la A.R.P., debe citar

por escrito a los funcionarios

seleccionados para dicho programa y a

sus respectivos Jefes.

CITADOR

13.6 Entrega los oficios

PROFESIONALES DE LA A.R.P.,

TRABAJADORA SOCIAL Y

PSICOLOGA

13.7 Realizan la capacitación.

13.8 Evalúan proceso de la

respectiva capacitación.

13.9 Presentar al Grupo de Salud

Ocupacional los resultados de

evaluación de cada capacitación y

adoptan correctivos cuando el caso lo

amerite.

EQUIPO DE SALUD OCUPACIONAL

13.10 Evalúan programa de

capacitación una vez vencido el período

del cronograma.

13.11 Evalúan proceso.

14. INDICADORES

CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES

DE CAPACITACION (CAC)

Número de actividades

educativas realizadas

CAC = ——————————

————————— x 100

Número de actividades

educativas programadas

CUBRIMIENTO DE ACTIVIDADES

DE EDUCACION (CAE)

Número de servidores que asistieron a la

actividades educativas realizadas

CAE =——————————————

———————————————x 100

Número de servidores invitados a las

actividades educativas realizadas







368

Procedimiento: Diseño, ejecución y

evaluación de programas de vigilancia

epide-miológica

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Diseñar, Implementar y Evaluar

Programas de Vigilancia Epidemiológica

que respondan a las necesidades y

características de la Procuraduría

General de la Nación y sus servidores.

2. CLIENTES


3. ALCANCE


servidor, Grupo de Salud Ocupacional,

A.R.P., E.P.S. I.P.S.


El procedimiento involucra al



Seguridad Industrial, Trabajadora Social

y Psicóloga, Sustanciador, Citador.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradores de Riesgos

Profesionales

E.P.S.: Entidades Promotoras de

Salud

I.P.S.: Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud.


Modelo carta citando a los servidores

al Programa

Listas de Servidores citados para el

Programa.

Lista de exámenes clínicos y

paraclínicos a realizarles a los

servidores.

Listas de ausentismo por incapacidad

médica por enfermedad común,

enfermedad profesional, accidente de

trabajo, licencia de maternidad,

invalidez y muerte.

Lista de Accidentes de Trabajo

Modelo Historias clínicas

Modelos encuestas

Modelo lista de asistencia a las

actividades

Modelo encuesta de calificación de la

actividad de capacitación.

Modelo carta de remisión para EP.S.

e I.P.S., para tratamiento de la patología

presentada por el servidor.


La Vigilancia Epidemiológica se

constituye en una herramienta de gran

utilidad, ya que en términos generales

plantea la vigilancia sistemática de

factores de riesgo y del estado de salud

de las personas, para establecer las

medidas de control pertinentes.

La utilización de esta metodología de

trabajo, garantiza a la Entidad el

mantenimiento de ambientes seguros de

trabajo y por consiguiente la

conservación del estado de salud de



369

sus servidores.

Se deben diseñar Programas de

Vigilancia Epidemiológica que

respondan a las necesidades y

características de la Procuraduría y su

personal.

9. SALIDAS

Lista de servidores que participaron

en los Programas de Vigilancia

Epidemiológica diseñados,

implementados y evaluados.

Lista de servidores atendidos por la

E.P.S. e I.P.S.

10. REGISTROS

Carta citando a los servidores al

Programa recibida por los mismos

Listas de Servidores citados para el

Programa

Lista de exámenes clínicos y

paraclínicos a realizarles a los

servidores.

Resultados de los exámenes clínicos

y paraclínicos realizados a los

servidores.

Listas de ausentismo por incapacidad




invalidez y muerte.

Lista de accidentes de Trabajo

Historias clínicas

Encuestas diligenciadas correcta y

completamente

Lista de asistencia a las actividades

Encuesta de calificación de la

actividad de capacitación diligenciada

correcta y completamente.

Carta de remisión para E.P.S. e I.P.S,

para tratamiento de la patología

presentada por el servidor, recibida por

la respectiva institución



Historias Clínicas


encuestas.


evaluaciones.

Seguimiento a los tratamientos

solicitados

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL Y PROFESIONALES

ESPECIALIZADOS EN LA MATERIA

13.1 Realizan un diagnóstico general

estableciendo los factores de riesgos

existentes, comportamientos de los

mismos en el tiempo, efectos en los

servidores, entre otros.

13.2 Determinando el talento

humano, recursos técnicos, legales y

financieros disponibles para afrontarlos.

13.3 Ausentismo por incapacidad




invalidez y muerte.

13.4 Diagnósticos de patologías por

dependencia, edad y sexo.

13.5 Elaboran cuadro de prioridades



370

y determinan el programa de vigilancia

epidemiológica a diseñar.

13.6 Elaboran estado del arte.

13.7 Definen metodología.

13.8 Elaboran cronograma de

actividades.

13.9 Movilizan recursos a través de la

A.R.P. y E.P.S. (Promoción y

Prevención), para determinar y

adelantar las campañas, pruebas tamiz

y diagnósticas que ofrezcan para la

implementación del Programa de

Vigilancia Epidemiológica a desarrollar.

123.10 Implementan Programa de

Vigilancia Epidemiológica a través de

las siguientes actividades:

13.11 Realizan pruebas tamiz o

diagnósticas a la población objeto de

estudio.

13.12 Realizar exámenes médicos,

recogen información, analizan

resultados.

13.13 Definen acciones para

modificar, transformar o eliminar el

Programa.

13.14 Aplican medidas preventivas

y/o correctivas.

13.15 Evalúan resultados obtenidos

tras haber aplicado las medidas

preventivas y/o correctivas.

13.16 Evalúan Programa de

Vigilancia Epidemiológica.

13.17 Evalúan Proceso.

14. INDICADORES

CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS

DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA

(CPVE)

Número de asistentes al Programa de

Vigilancia Epidemiológica realizados

————————————————

———————————————x 100

Número de servidores invitados al

Programa de Vigilancia Epidemiológica

COBERTURA

Número de servidores atendidos por las

I.P.S.

————————————————

———————————x 100

Número de servidores remitidos a la

I.P.S. para tratamiento

CUMPLIMIENTO

Número de exámenes clínicos y

paraclínicos realizados

———————————————

———————————x 100

Número de exámenes clínicos y

paraclínicos programados





Procedimiento: Conformación y

funcionamiento de las brigadas de

emergencia

Código:



PAVAJEAU




371

1. OBJETIVO

Conformar las Brigadas de

Emergencia necesarias, con el fin de

que sus integrantes estén en capacidad

de aplicar de manera adecuada las

técnicas y procedimientos

indispensables.

2. CLIENTES


interesados en hacer parte de las

Brigadas de Emergencia.

3. ALCANCE


servidores de la Entidad que quieren

hacer parte de las brigadas.





Seguridad Industrial, Trabajador Social,

Psicólogo, Sustanciador, Citador y

A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES


Profesionales.


Modelo de oficio invitando a los

funcionarios a participar en las

brigadas.

Modelo de inscripción para

aspirantes a brigadistas

Modelo de examen médico a

practicarse a aspirantes a brigadistas

Modelo de pruebas psicosociales a

practicarse a aspirantes a brigadistas

Modelo de lista de admitidos para

conformar las brigadas

Modelo de asistencia a

capacitaciones y prácticas

Modelo de evaluación del proceso.


El Decreto 036 de 1998 emanado del

Ministerio de Trabajo y Seguridad

Social, establece las directrices para el

desarrollo de los programas de

preparación a la jubilación.

9. SALIDAS

Lista de admitidos para conformar las

brigadas

Lista de asistencia a capacitaciones y

prácticas.

10. REGISTROS

Oficios a todas las dependencias

invitando a los funcionarios a integrar

las brigadas, recibido por las secretarias

de cada oficina.

Formato de inscripción para


Examen médico practicado a los


Pruebas psicosociales practicadas a

los aspirantes a brigadistas

Lista de admitidos para conformar las

brigadas

Lista de asistencia a las

capacitaciones y prácticas

Evaluación del Proceso.


Correcto diligenciamiento del formato



372

de inscripción para aspirantes a

brigadistas

Correcto diligenciamiento de los

exámenes médicos practicados a los

aspirantes a brigadistas.

Correcta aplicación de las pruebas

psicosociales practicadas a los

aspirantes a brigadistas.

Lista de asistencia a capacitaciones y

prácticas (requisito indispensable para

poder ser brigadista).

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL Y MEDICO

13.1 Definen los perfiles de los

aspirantes a las brigadas de

emergencia.


OCUPACIONAL

13.2 Solicita al Sustanciador la

elaboración de los oficios para todas las

dependencias invitando a los

funcionarios a inscribirse en las

brigadas.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta los oficios para la firma

del Coordinar de Salud Ocupacional.

CITADOR

13.4 Entrega los oficios a todas las

dependencias.

SUSTANCIADOR

13.5 Realiza las inscripciones.

13.6 Proyecta los oficios para los

servidores inscritos invitándolos a una

capacitación de motivación e

información sobre el perfil de los

brigadistas.

MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL

E INGENIERO DE HIGIENE Y

SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.7 Dictan las conferencias de

motivación a los funcionarios inscritos.


13.8 Realiza exámenes médicos.

PSICOLOGA Y TRABAJADORA

SOCIAL

13.9 Realiza pruebas psicosociales.

MEDICO DE SALUD OCUPACIONAL Y

PSICOLOGA Y TRABAJADORA SOCIAL

13.10 Establecen lista de

funcionarios seleccionados para

conformar las brigadas de emergencia.

SUSTANCIADOR

13.11 Proyecta oficio informando a

los servidores seleccionados la

programación de capacitación.

13.12 Proyecta oficio a los servidores no

seleccionados informar los motivos de tal

decisión.

A.R.P.

13.13 Realizan capacitación y

prácticas.

EQUIPO DE SALUD

OCUPACIONAL. A.R.P. Y

BRIGADISTAS


14. INDICADORES

COBERTURA

Total de servidores seleccionados para

conformar la brigada



373

——————————————————

————————————x 100

Número de servidores inscritos para

conformar la brigada

CUMPLIMIENTO

Total de servidores capacitados

——————————————————

————————————x 100

Número de servidores inscritos para la

capacitación

Total de servidores que participaron en

las prácticas

——————————————————

———————————————x 100

Número de servidores inscritos para las

prácticas



Proceso: Salud Ocupacional,

Higiene y Seguridad Industrial

Procedimiento: Diseño de

panoramas de factores de riesgo

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Realizar un paralelismo entre los

factores de riesgos existentes en los

puestos de trabajo y los efectos

producidos por los mismos en los

servidores.

2. CLIENTES


3. ALCANCE


servidores de la Entidad y a todas sus

sedes.


El procedimiento involucra a:


Ingeniero de Higiene y Seguridad

Industrial, Sustanciador y Citador,

A.R.P.

6. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

7. DEFINICIONES


Profesionales.


Modelo Carta programando visita a

las dependencias

Modelo formato de panorama de

riesgos

Modelo formato de mapas de riesgos

Lista de dependencias.


Con la elaboración de los panoramas

y mapas de factores de riesgos, se

pretende realizar un paralelismo entre

los factores de riesgos existentes en los

puestos de trabajo y los efectos

producidos por los mismos en los

individuos.

Dichos panoramas, deben ser

sistemáticos y actualizables, deben

evaluar las condiciones y/o efectos más

probables. Con su desarrollo se



374

pretende proponer programas de

prevención en función de las

prioridades encontradas. Así mismo,

sirven de sustento para justificar los

planes de seguridad que la Entidad en

un momento determinado adopte.

Por otro lado, es importante elaborar

los mapas, los cuales son la

representación gráfica que indican la

ubicación de los factores de riesgos en

los puestos de trabajo. Estos podrían

ser distribuidos entre el personal, con el

fin de que los servidores los identifiquen

y adopten comportamientos adecuados,

que eviten así accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales.

10. SALIDAS

Listas de dependencias a las que se

les realizó Panoramas o Mapas de

Riesgos.

11. REGISTROS

Carta informando la visita para

realizar el mapa o panorama de factores

de riesgos firmada por la secretaria de

la Dependencia.

Formato de Panoramas o mapas de

factores de riesgos diligenciados

completa y correctamente.

Lista de dependencias visitadas.



de panoramas o mapas de riesgos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR GRUPO DE SALUD

OCUPACIONAL


elaboración de los siguientes oficios con

destino a: la dependencia de interés,

informando la visita del Ingeniero de

Higiene y Seguridad Industrial; al

ingeniero solicitándole que realice el

panorama de riesgos.

SUSTANCIADOR

13.2 Elabora los oficios.

CITADOR

13.3 Entrega los oficios.

INGENIERO DE HIGIENE Y


13.4 Efectúa la visita a la

dependencia respectiva.

13.5 Organiza la información

recolectada en la inspección de acuerdo

con la matriz de panorama general de

factores de riesgo.

13.6 Elabora informe ejecutivo para

presentarlo al coordinador de Salud

Ocupacional.


OCUPACIONAL

13.7 Revisa el informe y solicita al

Sustanciador hacer un oficio para

remitirlo a la División competente para

que tome las medidas correctivas y/o

preventivas pertinentes.

SUSTANCIADOR

13.8 Elabora oficio para la firma del

coordinador.

COORDINADOR GRUPO SALUD

OCUPACIONAL

13.9 Firma el oficio.

CITADOR



375

13.10 Entrega oficio.

SUSTANCIADOR

13.11 Archiva los oficios.



13.12 Hace seguimiento al

cumplimiento de las medidas correctivas

y/o preventivas presentadas e informa

al coordinador.


OCUPACIONAL

13.13 Si después de un tiempo

prudencial las medidas no son

adoptadas, remite nuevamente a la

División competente la solicitud hasta

que se dé cumplimiento a las mismas.

14. INDICADORES

CUBRIMIENTO

Número de Panoramas o Mapas de

Riesgos realizados

————————————————

—————————x 100

Número de dependencias

CUMPLIMIENTO


Riesgos realizados

———————————————

——————————x 100


Riesgos programados

PORCENTAJE DE SOLUCIONES A

SITUACION DE RIESGO

Número de situaciones de riegos

solucionadas

——————————————————

———————x 100

Número de situaciones de riesgos

reportadas





Procedimiento: Inspecciones

periódicas de higiene y seguridad

industrial

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Analizar los métodos de trabajo y las

condiciones en que se realizan los

diferentes oficios, a fin de corregir los

actos y condiciones que puedan ser

causa de accidentes o que ofrezcan

peligrosidad o riesgo para los

servidores o a los bienes de la

Procuraduría.

2. CLIENTES

Los servidores de la Entidad que

usan elementos de protección personal

y dependencias.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las

dependencias y a los servidores de la

Entidad que usan elementos de

protección personal. División de Gestión

Humana, Grupo de Salud Ocupacional,



376

A.R.P.





Industrial, Sustanciador, Citador y

A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES


Profesionales.


Modelo carta informando visita de


Industrial

Modelo formato de Inspecciones

Lista de dependencias a visitar

Lista de servidores que usan

elementos de protección personal.


Existen diversos tipos de

inspecciones periódicas, a continuación

se presentan las que la Entidad podría

adoptar:

A sitios de trabajo: Con el Comité

Paritario de Salud Ocupacional, se

deben hacer inspecciones periódicas de

seguridad a los diferentes sitios de

trabajo, con el objeto de analizar los

métodos de trabajo y las condiciones en

que se realizan los diferentes oficios, a

fin de corregir los actos y condiciones

que puedan ser causa de accidentes o

que ofrezcan peligrosidad o riesgo para

los servidores o a los bienes de la

Procuraduría.

A Elementos de Protección Personal

(E.P.P.): Cada seis meses se deben

programar visitas a los servidores que

hacen uso de los E.P.P., con el fin de

determinar si estos están utilizando en

forma correcta dichos elementos; así

mismo, se debe verificar el estado

actual y la efectividad de los mismos. Lo

anterior, con el fin de adoptar las

medidas pertinentes.

11. SALIDAS

Resultados de las visitas a las

dependencias.

Resultados de las visitas a los

servidores que usan elementos de

protección personal.

10. REGISTROS

Carta informando visita de Ingeniero

de Higiene y Seguridad Industrial,

firmada por la secretaria de la

dependencia o por el funcionario que

usa elementos de protección personal.

Formato de Inspecciones diligenciado

completa y correctamente

Lista de dependencias visitadas

Lista de servidores que usan



Correcto diligenciamiento de los

formatos de visita a sitios de trabajo o a

servidores que usan elementos de

protección personal.

Carta informando resultados de las

visitas y las medidas a adoptar.

12. ANEXOS



377

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL


elaboración de los siguientes oficios con

destino a: la dependencia de interés

informándole la visita del Ingeniero de

Higiene y Seguridad Industrial; al

ingeniero solicitándole que realice la

Inspección de Higiene y Seguridad

Industrial.

SUSTANCIADOR


CITADOR

13.3 Entrega los oficios



13.4 Efectúa la inspección periódica

de Seguridad e Higiene Industrial en la

dependencia respectiva.

13.5 Organiza la información

recolectada en la inspección periódica.

13.6 Elabora informe ejecutivo para

presentarlo al coordinador de Salud

Ocupacional.


OCUPACIONAL

13.7 Revisa el informe y solicita al

Sustanciador hacer un oficio para

remitirlo a la División competente para

que tome las medidas correctivas y/o

preventivas pertinentes.

SUSTANCIADOR

13.8 Elabora el oficio.


OCUPACIONAL


CITADOR

13.10 Entrega el oficio.

SUSTANCIADOR

13.11 Archiva los oficios.



13.12 Hace seguimiento al

cumplimiento de las medidas correctivas

y/o preventivas presentadas e informa

al coordinador.


OCUPACIONAL

13.13 Si después de un tiempo

prudencial las medidas no son

adoptadas, remite nuevamente a la

División competente la solicitud hasta

que se dé cumplimiento a las mismas.

14. INDICADORES

CUMPLIMIENTO INSPECCIONES

DE SEGURIDAD

Número total de inspecciones

realizadas

——————————————————

—————x 100

Número total de inspecciones

programadas

USO ADECUADO DE ELEMENTOS

DE PROTECCION PERSONAL

Número de servidores que usan

adecuadamente su elemento de protección

personal

—————————————————

————————————————x



378

100

Número total de trabajadores dotados

de elemento de protección personal





Procedimiento: Dotación de

elementos de protección personal

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Brindar protección a los servidores

expuestos a factores de riesgos nocivos

para su salud, a través del suministro de

adecuados elementos de protección

personal.

2. CLIENTES


expuestos a factores de riesgos nocivos

para la salud.

3. ALCANCE


expuesto a factores de riesgos nocivos

para su salud.





Industrial, Sustanciador, Citador,


Administrativa y Almacén.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

EPP: Elemento de Protección

Personal.


Modelo Carta a jefes o coordinadores

administrativos solicitándole lista de

servidores que están expuestos a cierto

tipo de factores de riesgos.

Modelo de carta remitiendo a la

Secretaría General y a la División

Administrativa la lista de Elementos de

Protección Personal que se requieren.

Modelo de acta para los servidores

que serán dotados de elementos de

protección personal recibiendo dichos

productos y comprometiéndose a darles

el uso adecuado.

Modelo de carta citando a los

servidores a capacitación para el uso

adecuado de elementos de protección

personal.


En algunas actividades existe la

presencia de factores de riesgo que

pueden causar al servidor daño de

origen ocupacional. Sin embargo, con el

objeto de eliminar o controlar dichas

exposiciones, se aplican algunos

procedimientos dirigidos hacia la fuente,

el medio y el trabajador.

Con relación a este último, se han

diseñado elementos de protección

personal entendiéndose por estos todos

los dispositivos, accesorios y



379

vestimentas, de diversos diseños que

emplea el trabajador para protegerse de

posibles riesgos.

Se acude a los implementos de

protección personal cuando no es

posible reducir en la fuente o en el

medio totalmente los riesgos. Desde

este punto de vista son considerados

elementos muy importantes dentro de

un programa de seguridad.

Cada seis meses se podrían hacer

estudios de puestos de trabajo y

presentar la relación de elementos de

protección a adquirir para el personal

expuesto. La reposición de estos, se

hace según el desgaste de los mismos.

Es necesario que se incluyan dentro

de este programa, actividades de

capacitación encaminadas no sólo a

que el individuo aprenda a utilizar los

elementos que se le suministran, sino

que entre en una cultura del

autocuidado. Así mismo, podrían

diseñarse manuales para uso y

funcionamiento de los implementos para

conocimiento de los respectivos

usuarios.

9. SALIDAS

Elementos de Protección Personal.

10. REGISTROS

Actas de entrega de elementos de

protección personal debidamente

firmadas por los servidores dotados.

Cartas citando a la capacitación

debidamente firmadas por los

servidores a dotar de E.P.P.

Lista de asistentes a capacitación.


Completa capacitación en uso

adecuado de Elementos de Protección

Personal.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL


elaboración de oficios con destino a:

Las dependencias donde el personal

debe usar elementos de protección

personal, informándole la visita del


Industrial para el respectivo análisis de

puestos de trabajo.

SUSTANCIADOR

13.2. Elabora el oficio.

CITADOR




13.4 Visita la dependencia y realiza

el estudio de puesto de trabajo.

13.5 Elabora informe acerca de los

E.P.P. que se requieren por puesto de

trabajo y lo presenta al Coordinador de

Salud Ocupacional.

DIVISION ADMINISTRATIVA

13.6 Gestionan la consecución de

mínimo tres cotizaciones de dichos



OCUPACIONAL, INGENIERO DE

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL



380

Y SUSTANCIADOR

13.7 Evalúan cotizaciones y

presentan informe relacionando los

elementos a adquirir.


OCUPACIONAL


elaboración de los siguientes oficios:

Al Secretario General remitiendo

informe y cotizaciones para aprobación

y visto bueno.

A la División Administrativa para el

respectivo trámite.

SUSTANCIADOR

13.9 Proyecta los oficios.


OCUPACIONAL

13.10 Presenta a Secretaría General

la solicitud de pedido de E.P.P., para la

aprobación de rigor.

SECRETARIA GENERAL

13.11 Envía el oficio aprobado a la

División Administrativa para que

elaboren la orden de pedido y

posteriormente remite la orden de

pedido a la División Financiera para

obtener la disponibilidad presupuestal.

SUSTANCIADOR

13.12 Se comunica con las firmas y

ordena el pedido de los E.P.P.

ALMACEN

13.13 Recibe los E.P.P. y los remite

al Grupo de Salud Ocupacional.


SEGURIDAD INDUSTRIAL,

SUSTANCIADOR Y CITADOR

13.14 Reciben los E.P.P.

SUSTANCIADOR

13.15 Elabora acta de entrega

individual de E.P.P.



13.16 Coordina lo pertinente con la

A.R.P. para dictar charlas de autoestima

y autocuidado y uso de E.P.P.


OCUPACIONAL


elaboración de oficios con destino a los

funcionarios que recibirán E.P.P.,

citándolos para la respectiva entrega y

capacitación.

SUSTANCIADOR


CITADOR


13.20 Afora los E.P.P.

SUSTANCIADOR

13.21 Entrega los elementos de

protección personal con sus respectivas

actas, las cuales deben ser firmadas por

los funcionarios que reciben dichos

elementos.

13.22 Archiva actas.



13.23 Dicta conferencias.


13.24. Evalúa proceso

14. INDICADORES

Número de trabajadores protegidos



381

——————————————————

——————x 100

Número de trabajadores expuestos

Total de servidores capacitados en uso

adecuado de E.P.P.

——————————————————

——————————————x 100

Número de servidores citados para

capacitación en uso adecuado de E.P.P.





Procedimiento: Registro e

investigación de accidentes de trabajo

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Determinar las causas de los

accidentes de trabajo con el fin de

establecer las medidas necesarias para

evitar la ocurrencia de los mismos.

2. CLIENTES

El servidor de la Entidad

accidentado.

3. ALCANCE


que sufrió el accidente de trabajo.




Médico de Salud Ocupacional,


Industrial, servidor accidentado, testigos

del accidente, jefe inmediato del

accidentado, miembro del COPASO.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Resolución 2013/86

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES


Profesionales

E.P.S.: Entidad Promotora de Salud.

COPASO: Comité Paritario de Salud

Ocupacional.


Reporte accidente de trabajo

reportado a la A.R.P. y E.P.S.

Modelo Carta a Médico de Salud

Ocupacional, Ingeniero de Higiene y

Seguridad Industrial, Servidor

accidentado, testigos de accidente, jefe

inmediato del accidentado y COPASO.

Modelo de formato investigación de

accidente de trabajo.

Modelo carta remitiendo las

recomendaciones.


Con el fin de establecer medidas

dirigidas a impedir la ocurrencia de un

accidente o un incidente de trabajo es

necesario determinar las causas de los

mismos, para así tomar las medidas de

control pertinentes y evitar su

repetición.



382

El Programa de investigación debe

permitir:

• Describir el acontecimiento.

• Identificar: causas reales, factores

de riesgos reales, factores de riesgos

potenciales y tendencias de

accidentalidad.

9. SALIDAS

Formato de investigación de

accidente de trabajo

Carta con recomendaciones.

13. REGISTROS

Reporte accidente de Trabajo

reportado a la A.R.P. y E.P.S.

Cartas a Médico de Salud

Ocupacional, Ingeniero de Higiene y

Seguridad Industrial, Servidor

accidentado, testigos de accidentes,

jefe inmediato del accidentado y

COPASO, citándolos para iniciar la

investigación del accidente de trabajo,

firmadas por los servidores aquí citados.

Formato investigación de accidente

de trabajo diligenciado completa y

correctamente.

Carta remitiendo las

recomendaciones firmada por la

dependencia competente.


Seguimiento a las recomendaciones

realizadas.

15. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

FUNCIONARIO ACCIDENTADO Y/O

JEFE INMEDIATO DEL MISMO

13.1 Reportan al Grupo de Salud

Ocupacional el accidente de trabajo.

SUSTANCIADOR

13.2 Proyecta el oficio respectivo

para el reporte del accidente de trabajo

a la A.R.P., a la E..P.S. y a la Sección

de Nómina de la Procuraduría General

de la Nación, dentro de las 48 horas

siguientes de ocurrido el suceso.


OCUPACIONAL


CITADOR


SUSTANCIADOR

13.5 Elabora oficio citando al

EQUIPO INVESTIGADOR (Médico de

Salud Ocupacional, Ingeniero de

Higiene y Seguridad Industrial, servidor

accidentado, testigos del accidente, jefe

inmediato del accidentado, miembro del

COPASO).

CITADOR


EQUIPO INVESTIGADOR

13.7 Diligencian formato de

Investigación de Accidente de Trabajo.

13.8 Elaboran informe de

recomendaciones.


OCUPACIONAL

13.9 Hace seguimiento.


13.10 Evalúa proceso.

14. INDICADORES

Número de accidentes de trabajo



383

investigados

——————————————————

—————————x 100

Número de accidentes de trabajo

ocurridos





Procedimiento: Conformación de

comités paritarios de salud ocupacional

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reglamentar la organización y

funcionamiento de los Comités

Paritarios de Salud Ocupacional al

interior de la Procuraduría General de la

Nación.

2. CLIENTES

Servidores elegidos como

representantes de los servidores y del

empleador.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a nivel

nacional. En cada departamento, debe

existir un COPASO.



Procurador General de la Nación,

Procurador Regional, Coordinador de

Salud Ocupacional, servidores.

5. REFERENCIAS

Resolución 2013/86

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

COPASO: Comité Paritario de Salud

Ocupacional.


Formato de inscripción de candidatos

al COPASO.

Formato de acta de apertura de las

votaciones para elecciones de los

candidatos al COPASO.

Formato de acta de cierra de las

votaciones para elecciones de los

candidatos al COPASO.

Formato de Registro de Votantes

para elección del COPASO.

Formato de Registro de Inscripción

del COPASO ante el Ministerio de

Trabajo y Seguridad Social.


Teniendo en cuenta que el Comité

Paritario de Salud Ocupacional -

COPASO-, es un organismo de

promoción y vigilancia de las normas y

reglamentos de Salud Ocupacional, es

indispensable que la Entidad apoye el

funcionamiento del mismo, para darle

cumplimiento a las disposiciones

legales existentes.

9. SALIDAS

Registro de Inscripción del COPASO

ante el Ministerio de Trabajo y

Seguridad Social, debidamente

legalizado.

10. REGISTROS

Inscripción de candidatos al



384

COPASO.

Acta de apertura de las votaciones

para elecciones de los candidatos al

COPASO.

Acta de cierra de las votaciones para

elecciones de los candidatos al

COPASO.

Registro de Votantes para elección

del COPASO.

Registro de Inscripción del COPASO

ante el Ministerio de Trabajo y

Seguridad Social.


Registro del COPASO ante el

Ministerio de Trabajo debidamente

legalizado.

Actas de reunión del COPASO.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL

13.1 Solicita al Sustanciador hacer

un oficio para Secretaría General,

informando la obligación de convocar

las elecciones del COPASO.


PSICÓLOGA

13.2 Realizan cronograma para el

proceso de conformación de

COPASOS.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta el oficio y remite el

cronograma.


OCUPACIONAL

13.4 Entrega personalmente el oficio

y explica el procedimiento a seguir por

parte de la Administración.


PSICOLOGA

13.5 Diseñan la convocatoria de

elecciones del COPASO para la firma el

Secretario

General para ser distribuidos a nivel

nacional.

13.6 Diseñan un plegable referente al

COPAGO para distribuirlo a nivel

nacional.

SUSTANCIADOR

13.7 Proyecta los oficios de

convocatoria a elección de COPASO

para todas las oficinas de la

Procuraduría en el país y los remite a

Secretaría General para la firma.

CITADOR

13.8 Entrega los oficios y los

plegables en Bogotá y los demás los

lleva a correspondencia para ser

distribuidos a nivel nacional.


PSICOLOGA

13.9 Programa la inducción a

funcionarios en materia de COPASO y

Salud Ocupacional.

SUSTANCIADOR

13.10. Proyecta oficios para la forma

de la Secretaría General, informando a

todas las oficinas de Bogotá, la fecha y

hora de las conferencias de Salud

Ocupacional y COPASO.


13.11 Dicta charlas.



385

SUSTANCIADOR

13.12 Realiza las inscripciones de los

candidatos, siempre y cuando estos

cumplan con los requisitos exigidos.

13.13 Envía un oficio a los

candidatos inscritos informando la fecha

de iniciación de las campañas

electorales y cierre de las mismas.

CANDIDATOS ELECTORALES

13.14 Realizan campaña.


13.15 Organiza, coordina y ejecuta la

jornada electoral en la fecha y horarios

previstos, según cronograma de

actividades.

13.16 Realiza escrutinios.

PROCURADOR GENERAL DE LA

NACION Y PROCURADORES

REGIONALES

13.17 Nombran los representantes

del empleador.


OCUPACIONAL

13.18 Solicita el sustanciador

proyectar los oficios con destino a: *

Todas las oficinas de la Procuraduría a

nivel nacional, informando los nombres

de los funcionarios elegidos al

COPASO. * A la Secretaria General,

solicitándole autorizar el

desplazamiento de los funcionarios

elegidos al COPASO. * A los

funcionarios elegidos al COPASO,

informándoles la fecha, hora y lugar de

la instalación del Comité Paritario de

Salud Ocupacional.

SUSTANCIADOR


CITADOR

13.20 Entrega los oficios en Bogotá y

los demás los lleva a correspondencia

para ser distribuidos a nivel nacional.


OCUPACIONAl Y SUSTANCIADOR

13.21 Organizan, coordinan y

ejecutan la instalación del Comité

Paritario de Salud Ocupacional.


PSICOLOGA

13.22 Capacitan a los miembros del

COPASO.



14. INDICADORES

Número de COPASOS elegidos

—————————————————

——x 100

Número de COPASOS por elegir



Proceso: Salud Ocupacional Higiene

y Seguridad Industrial

Procedimiento: Mantenimiento y

recarga de extintores.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar el óptimo funcionamiento



386

de los equipos extintores con que

cuenta la Entidad con el fin atender las

emergencias que en un caso dado se

presenten.

2. CLIENTES

El servidor de la Entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las

sedes de la Entidad.





Administrativa, Ingeniero de Higiene y

Seguridad Industrial, Sustanciador,

Citador.

5. REFERENCIAS

Resolución 2013/86

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES

No aplica.


Modelo de carta a Secretaría General

solicitando la aprobación para realizar

mantenimiento y recarga a los

extintores.

Modelo de carta solicitando

cotizaciones.

Modelo de carta remitiendo el estudio

técnico de las cotizaciones.

Modelo de lista de extintores por

dependencia.

Historia de mantenimiento de cada

extintor.


Anualmente deberá presentarse a la

Entidad la relación de extintores que se

requieran según las prioridades

presentes en las dependencias, de

acuerdo a la carga de combustibles

existentes en las mismas. Igualmente se

deberán adelantar los trámites

pertinentes para la recarga de dichos

equipos. Cada cinco años se les

practicará la prueba hidrostática para

comprobar su estado.

9. SALIDAS

Extintores revisados y recargados

adecuadamente.

10. REGISTROS

Carta a Secretaría General

solicitando la aprobación para realizar

mantenimiento y recarga a los

extintores, recibida por dependencia en

mención.

Carta solicitando cotizaciones.

Cotizaciones recibidas

Carta remitiendo el estudio técnico de

las cotizaciones.

Lista de extintores por dependencia.

Historia de mantenimiento de cada

extintor.


Monitoreo a la empresa seleccionada

para realizar el mantenimiento y recarga

de los extintores.

14. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES





387

13.1 Anualmente se solicita a mínimo

tres empresas cotización para recarga

de extintores.

13.2 Cada cinco años se solicita a

mínimo tres empresas la cotización para

realizar a los extintores prueba

hidrostática.


OCUPACIONAL E INGENIERO DE

HIGIENE, Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.3 Evalúan cotizaciones y realizan

informe ejecutivo.


OCUPACIONAL


elaboración de los siguientes oficios: * A

la Secretaría General remitiendo

informes y cotizaciones para aprobación

y visto bueno.

SUSTANCIADOR



OCUPACIONAL

13.6 Presenta a Secretaría General

la solicitud y sustenta informe.



13.7 Recibe los extintores una vez

realizada: * Prueba hidrostática.

Recarga. * * Mantenimiento.


OCUPACIONAL E INGENIERO DE

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

13.8 Determina la ubicación de los

extintores.

CITADOR

13.9 Ubica los extintores.


OCUPACIONAL

13.10 Coordina lo pertinente con la

A.R.P. para dictar charlas en todas las

dependencias sobre manejo de

extintores.



13.11 Periódicamente revisa los

extintores, presión y ubicación.



14. INDICADORES

Número de extintores a los que se les

realizó mantenimiento y recarga

———————————————

———————————————x 100

Número de extintores por realizar

mantenimiento y recarga





Procedimiento: Examen control

periódico

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Establecer las alteraciones de salud

que presenta el servidor, con el fin de

tomar las medidas preventivas o



388

correctivas para que su condición de

salud no se desmejore, por la actividad

laboral que desempeña o por las

condiciones laborales en que trabaja.

2. CLIENTES

El servidor que labora en la Entidad.

3. ALCANCE


servidores que laboran en la Entidad.

División Gestión Humana, Grupo de

Salud Ocupacional, E.P.S., I.P.S. y/o

A.R.P.




Profesional en Medicina, Sustanciador,

Citador, E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94.

6. DEFINICIONES


Profesionales

E.P.S.: Entidad Promotora de Salud


Servicios de Salud

E.M.C.P.: Examen Médico de Control

Periódico.


Modelo Carta de citación para

examen de control periódico

Lista de servidores citados

Formato de Examen de Ingreso

Modelo Carta de remisión para

E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.


Es conveniente practicar los

exámenes de control periódico a los

servidores de acuerdo a los riesgos

específicos a los cuales se encuentran

expuestos los funcionarios en cada uno

de sus oficios. Es el médico quien debe

recomendar los exámenes adicionales y

la periodicidad de los mismos, de

acuerdo a cada caso.

Si el paciente presenta algún tipo de

patología, se determina la conducta a

seguir, ya sea por remisión a la E.P.S.,

I.P.S. o a la A.R.P. del afiliado.

Los resultados dichos exámenes se

utilizarán para:

La realización de un diagnóstico de la

salud de la Institución.

Con los análisis de los resultados se

marcarán pautas para desarrollar

programas de medicina preventiva y del

trabajo.

Se clasificarán los funcionarios según

los agentes de riesgo a que están

expuestos, y a las patologías que se

presenten y se definirá para cada grupo

la periodicidad de los exámenes

ocupacionales y las pruebas especiales

que se requieren para su control.

9. SALIDAS

Lista de servidores examinados y

remitidos a E.P.S., I.P.S. y/o A.R.P.

Exámenes de ingreso diligenciados

completa y correctamente

10. REGISTROS

Carta de citación para examen de

control periódico recibidas por los



389

servidores

Lista de servidores citados

Formato de Examen de Ingreso

diligenciados

Carta de remisión para E.P.S., I.P.S.

y/o A.R.P. recibida por la respectiva

Entidad.



de historia médico ocupacional de

control periódico.

Adecuada remisión de los servidores

a las Entidades competentes (E.P.S.,

I.P.S. y A.R.P.).

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL Y MEDICO

13.1 Definen cronograma anual para

la realización de exámenes de control

periódico.


OCUPACIONAL


elaboración de los oficios para los

correspondientes Jefes de

Dependencia, comunicándoles las

fechas y horas de los exámenes; para

que informen y programen la asistencia

del personal al mismo.

SUSTANCIADOR

13.3 Proyecta los oficios citando a los

servidores.

CITADOR

13.4 Entrega los oficios a los

beneficiados del Programa.

SUSTANCIADOR

13.5 Recibe el listado y lo entrega al

Médico de Salud Ocupacional.

MEDICO

13.6 Realiza los exámenes

13.7 Emite concepto sobre el estado

de salud de los funcionarios y presenta

recomendaciones individuales y

colectivas.

13.8 Cuando un funcionario requiere

ser reubicado, presenta un informe

justificando los motivos por los cuales

debe efectuarse dicho procedimiento.

13.9 Entrega las recomendaciones

individuales a los funcionarios.

SUSTANCIADOR

13.10 Archiva las copias firmadas por

los funcionarios en la carpeta de

Historia Médica ocupacional de cada

servidor.

COORDINADOR Y MEDICO DE

SALUD OCUPACIONAL

13.11 Estudian las recomendaciones

colectivas y establecen actividades a

desarrollar en cada una de las

dependencias.

13.12 Hacen seguimiento y evalúan

proceso.

14. INDICADORES

EXAMENES MEDICOS DE

CONTROL PERIODICO (EMCP)

Número de EMCP realizados en el año

——————————————————

———————x 100

Número de servidores



390





Procedimiento: Estudios de

ausentismo laboral por accidentes de

trabajo y enfermedad profesional y

enfermedad común

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Investigar y analizar el ausentismo

por accidentes de trabajo y enfermedad

profesional, con el fin de determinar las

causas, la frecuencia y la severidad

sobre la salud de los servidores y los

costos que se generan para la Entidad.

2. CLIENTES


3. ALCANCE


servidores de la Entidad, que se han

incapacitado medicamento por

enfermedad común, profesional y

accidentes de trabajo.



Coordinador, Médico, Sustanciador de

Salud Ocupacional. Servidor

incapacitado, Jefe del servidor

incapacitado. Grupo de Nómina y

Registro. E.P.S., I.P.S. y A.R.P.

5. REFERENCIAS

Resolución 1016/89

Decreto 1295/94

6. DEFINICIONES

A.R.P.: Administradores de Riesgos

Profesionales

E.P.S.:Entidades Promotoras de

Salud

I.P.S.: Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud

ATEP:Accidente de Trabajo y

Enfermedad Profesional.


Modelo formato Incapacidades de la

E.P.S., I.P.S., Medicinas Prepagadas o

Médicos Particulares.

Modelo Registro de Incapacidades

Lista de servidores.


Se define el ausentismo laboral,

como la no asistencia al trabajo,

atribuida a enfermedad general,

profesional o accidente de trabajo y

aceptada por la normatividad que regula

el Sistema General de Riesgos

Profesionales.

Es necesario llevar un registro

permanente de incapacidades médicas

por ATEP. Anualmente se deben

establecer los indicadores para

vigilancia y control, de acuerdo a los

índices correspondientes.

Se pretende con esta actividad,

investigar y analizar el ausentismo por

accidentes de trabajo y enfermedad

profesional, con el fin de determinar las



391

causas, la frecuencia y la severidad

sobre la salud de los servidores, costos

que se generan para la Procuraduría

entre otros. Este estudio, permite

presentar propuestas encaminadas

controlar los factores que generan

incapacidad por ATEP.

Disminuir la pérdida de días

laborales.

9. SALIDAS

Registro de incapacidades.

10. REGISTROS

Formato Incapacidades de E.P.S.,

I.P.S., Medicinas Prepagadas o Médicos

Particulares.

Registro de Incapacidades

Lista de servidores.


Incapacidades diligenciadas correcta

y completamente

Registro de Incapacidades

diligenciado correcta y completamente.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


OCUPACIONAL

13.1 Revisa el archivo

correspondiente a:

• Ausentismo por incapacidad médica

por enfermedad común, enfermedad

profesional, accidente de trabajo,

licencia de maternidad, invalidez y

muerte.

• Diagnósticos de patologías por

dependencia, edad y sexo.

SUSTANCIADOR

13.2 Tabula los datos.


13.3 Calcula los índices de

frecuencia y severidad.

COORDINADOR Y MEDICO DE

SALUD OCUPACIONAL

13.4 Analizan los resultados de las

estadísticas de las causas de

ausentismo laboral y proponen medidas

de prevención y/o correctivas a adoptar.

13.5 Presentan informes a Secretaría

General, División de Recursos

Humanos, Bienestar Social y Copaso.

14. INDICADORES

TASA DE INCIDENCIA ESPECIFICA

POR ENFERMEDAD PROFESIONAL

Número de casos nuevos que presentan

patología

——————————————————

—————————x 100

Número total de trabajadores expuestos

TASA DE PREVALENCIA POR

ENFERMEDAD PROFESIONAL

Número de casos nuevos y antiguos por

Enfermedad Profesional

——————————————————

——————————————x 100


TASA DE PREVALENCIA POR

ENFERMEDAD GENERAL

Número de casos nuevos y antiguos por

Enfermedad General

——————————————————



392

——————————————x 100


INDICE DE SEVERIDAD:

Número de días perdidos y cargados en

el período x K

——————————————————

———————————

HHT

INDICE DE FRECUENCIA

Número de accidentes en el período x K

——————————————————

——————————

HHT

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


FEBRERO 2001

ACTUALIZACION DEL MANUAL

INTRODUCCION

La Procuraduría General de la

Nación es un organismo con autonomía

administrativa, financiera y

presupuestal, en los términos definidos

por el Estatuto Orgánico del

Presupuesto Nacional, que ejerce sus

funciones bajo la suprema dirección del

Procurador General de la Nación, cuyo

desarrollo, calidad del servicio y

cumplimiento de las funciones que le

han asignado la Constitución Política y

la ley, dependen en buena parte de la

ejecución de los diferentes

procedimientos que le imprimen su

dinámica diaria.

Por ello, los manuales de

procedimientos adquieren un gran valor

práctico como guía para la realización

eficiente y eficaz del trabajo por cada

uno de los servidores públicos de la

Entidad.

Dentro de este marco de actuación,

estamos solicitando la máxima

colaboración y diligencia al personal en

la observancia de los procedimientos

contenidos en el presente Manual, en

busca de un alto nivel de desempeño

institucional, facilitándose así el logro

de la excelencia en el servicio del

Ministerio Público.

El Viceprocurador General de la

Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeau.

OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente Manual es un instructivo

que pretende los siguientes objetivos

básicos:

• Orientar al personal en la ejecución

de los diferentes procedimientos, con el

fin de facilitar el trabajo y el logro de la

calidad en el mismo.

• Coadyuvar en la ejecución correcta

y oportuna de las labores

encomendadas al personal y propiciar la

uniformidad en el trabajo.

• Servir de medio de orientación al

personal nuevo, para facilitar su

incorporación al trabajo.

• Propiciar la eficiencia, la eficacia y

el control interno (autocontrol) de la

Institución.

• Facilitar la orientación al usuario o



393

cliente.

Se trata de un material de consulta y

aplicación permanente por quienes

tienen la responsabilidad de dirigir,

ejecutar y controlar los procedimientos

respectivos.

DESTINATARIOS

El presente Manual de

Procedimientos está dirigido a los

integrantes de la Oficina de Control

Interno, y a los empleados que de

alguna manera tengan participación o

vinculación con dicho instrumento

administrativo.

MANEJO Y CONSERVACION DEL

MANUAL

El Manual debe ser objeto de

manipulación cuidadosa con el fin de

garantizar el buen estado de las hojas y

de la totalidad del instructivo.


Las modificaciones, sustituciones o

adiciones al Manual de Procedimientos

se efectuarán a través de la Oficina de

Planeación, siguiendo las instrucciones

y metodología de mejoramiento continuo

establecidas al interior de la

Procuraduría.

Dependencia: Grupo de Muebles y

Servicios Administrativos

Proceso: Tramitación y

reconocimiento de parqueaderos

Procedimiento: Tramitación y

reconocimiento de parqueaderos

Código:


Aprobó:CARLOS ARTURO GOMEZ

PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Elaborar y entregar el material

necesario para que los conductores

que hacen uso de este sistema de

seguridad para guardar los

automotores de la entidad en horas de

la noche puedan diligenciar de manera

rápida y clara estos trámites.

2. CLIENTES

Los diferentes conductores que

hacen uso de estos parqueaderos y los

propietarios de los mismos.

3. ALCANCE


conductores, propietario de los

parqueaderos y es válido para el grupo

de Muebles y Servicios Administrativos

y División Financiera.



conductores, los propietarios de los

parqueaderos auxiliar de

mantenimiento, funcionario de la

División Financiera y Administrativa

encargados de la tramitación

respectiva.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.


• Modelo de Información Beneficiario

Cuenta.

• Modelo de Orden de Trabajo.



394

• Modelo de Cuenta de Cobro.


Este procedimiento es desarrollado

con el fin de crear y suministrar a

quienes intervienen en el proceso los

elementos necesarios para que la

entidad tramite de manera oportuna el

pago de servicios prestado y mediante

la tramitación de todos los formatos,

crear el compromiso serio tanto en la

prestación del servicio como en el

pago del mismo.

9. SALIDAS

Entrega de todos los formatos

requeridos.

10. REGISTROS

• No aplica.


• Completa tramitación de los

formatos, con relación de cuenta

bancaria no diferente al listado de

bancos especificados en el formato.

• Certificación expedida por la

DIAN, donde se exprese que no se

está inhabilitado para contratar con el

Estado.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

• Solicita a los conductores el

suministro de la siguiente información:

Nombre del arrendatario, dirección,

teléfono y número de cédula, datos del

vehículo, oficina asignada y los datos

personales del conductor.

• Elabora formatos de Cuenta de

cobro y recepciona los formatos de las

demás dependencias y los distribuye

a los conductores.

• Recibe formatos diligenciados

por el arrendatario y conductores,

verifica que estén correctos y tramita

el paquete completo (listado y cuenta

de cobro particular para cada

arrendatario y fotocopia de la orden de

trabajo) y remite a la Sección de

Contabilidad para su correspondiente

trámite.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

DONDE ESTA ASIGNADO EL

VEHICULO

• Una vez diligenciado y firmado por

el arrendador y conductor, da el visto

bueno a la Cuenta de Cobro.

ARRENDATARIO

• Diligencia los formatos que le

allega el conductor y los firma y

realiza el cobro.

FACULTADES

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO.

• Elaborar formato de Cuenta de

Cobro.

• Devolver formatos mal

diligenciados.

JEFE DE LA DEPENDENCIA

DONDE ESTA ASIGNADO EL

AUTOMOTOR

Firma la cuenta de cobro o la

devuelve, si presenta inconsistencias.

14. INDICADORES

• Documentación:



395

1. Listado de Conductores.

2. Listado de arrendatarios.



Proceso: Mantenimiento correctivo

de automotores

Procedimiento: Consecución y

aprobación de cotizaciones

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Obtener la propuesta más completa y

económica, cuando no existe contrato u

orden de trabajo, que nos permitan

realizar unas reparaciones ágiles y

efectivas que corrijan por completo la

falla que este presenta; cuando existe

contrato u orden de trabajo, determinar

con precisión los trabajos que el

automotor requiere para su correcto

funcionamiento, con la

correspondiente aprobación del


2. CLIENTES

Los diferentes jefes de las

dependencias que cuentan con

vehículo asignado y los conductores

de los mismos.

3. ALCANCE


dependencia donde esté asignado el

vehículo y es válido para el Grupo de

Muebles y Servicios Administrativos,

Secretaría General y los talleres

cotizantes.



conductores de los vehículos que

requieren reparaciones, el jefe de la

dependencia, grupo de Muebles y

Servicios Administrativos y los talleres

que atienden la solicitud.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.


Solicitud de reparación del jefe de la

dependencia donde está asignado el

vehículo.

Cotización presentada por el taller.


Este procedimiento es creado con el

fin de buscar el cotizante que de

manera expedita y económica, pueda

atender las necesidades de reparación

que los automotores de la entidad

requieran, es un proceso caracterizado

por el análisis concienzudo a que es

sometido por los funcionarios del

Grupo de muebles y servicios

generales, al igual que la Secretaría

General, con lo cual se pretende

realizar reparaciones precisas y ágiles.

9. SALIDAS

• Cotización aprobada.

10. REGISTROS

Orden de Trabajo.



396


• Verificación de precios frente a los

listados cuando existe contrato u orden

de trabajo.

• Verificación de que los trabajos

solicitados no sean garantía; esto se

ejecuta mediante la confrontación de la

cotización y la carpeta de facturas del

vehículo.

• Verificación de la existencia de las

firmas de: jefe de la dependencia

donde se encuentra asignado el

automotor, del conductor, del

interventor y de la Secretaria General.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONDUCTOR

• Notifica al jefe inmediato por

escrito, para el visto bueno de él y

presentación al grupo de Muebles y

servicios Generales.

• Lleva el automotor al taller

correspondiente para que se le

verifiquen los daños y así elaborar la

cotización, también para que se le

ejecuten los trabajos, una vez

aprobada la cotización.

• Retira el automotor del taller, una

vez terminadas las reparaciones y firma

la factura.

• Recibe los repuestos cambiados y

los entrega al Auxiliar de Mantenimiento

en la oficina de Grupo de Muebles y

servicios Administrativos.

JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE

TIENE ASIGNADO EL AUTOMOTOR

• Firmar el requerimiento.


• En compañía del conductor

identifica las fallas del vehículo y las

posibles correcciones a realizar.

• Está pendiente de la solicitud de

cotización y de la elaboración de esta,

conjuntamente con el conductor y el

jefe de taller, la cual es confrontada

con lo solicitado.

• Firma la cotización como

interventor delegado y recepciona, en

esta, las firmas del conductor y jefe de

la dependencia donde está asignado

el automotor.

• Una vez firmada la cotización y

con la copia del requerimiento, esta es

radicada al Técnico Investigador para

su verificación de precios y posibles

garantías.

• Asiste a la entrega a satisfacción

del automotor, por parte del taller, al

conductor y recepciona la factura, la

cual es firmada por él y el conductor y

entregada al Técnico Administrativo.

JEFE GRUPO MUEBLES Y

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

• Cuando no existe contrato u orden

de trabajo para cargarle la reparación

solicitada, envía la cotización a la

División Administrativa para la

elaboración de la orden

correspondiente.

• Cuando existe orden de trabajo o

contrato en ejecución, allega carpeta

con cotización a Secretaría general,

para el Visto Bueno; si este se

obtiene, ordena al Técnico



397

Administrativo, la elaboración de la

orden de trabajo.

• Firma la orden de trabajo.

TECNICO INVESTIGADOR

• Selecciona la cotización más

favorable para el visto bueno de

Secretaría general.

TECNICO ADMINISTRATIVO.

• Elabora orden de trabajo, la hace

firmar del jefe de grupo y la entrega al

interventor encargado o conductor del

vehículo para que sea llevada al taller

y se proceda con las reparaciones.

14. INDICADORES

Listados de precios de los contratos u

órdenes de trabajo vigentes.

Copia de facturas anteriores.



Proceso: Mantenimiento correctivo

de automotores

Procedimiento: Ejecución del

trabajo según cotización.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Con la cotización debidamente

aprobada, proceder a la ejecución y

supervisión del trabajo de manera

rápida.

2. CLIENTES

Conductor del vehículo.

Jefe de la dependencia donde se

encuentra asignado el automotor.

3. ALCANCE


conductores de los vehículos en

reparación a los talleres respectivos y

es válida para el Grupo de Muebles y

Servicios Generales.



conductor de cada vehículo en

reparación, a los mecánicos asignados

por el taller para la ejecución del

trabajo, al jefe de taller, al interventor

de la Procuraduría.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.


Orden de reparación.

Inventario individual del vehículo al

ingresar al taller

Factura.


En este proceso, es tal vez el

procedimiento más relevante, pues es

la ejecución de todo lo expuesto en la

cotización, trabajo que debe ser

realizado con mucha responsabilidad

y agilidad, para lo cual se cuenta con

el concurso de interventor encargado,

quien deberá velar por los intereses

de la entidad, al constatar que los

repuestos instalados, sean nuevos y



398

originales; además que los trabajos

que se realicen, sean realmente los

necesarios; con todo lo anterior, se

pretende lograr un trabajo rápido y

eficaz que nos permita interrumpir en

un lapso muy corto de tiempo el

servicio de transporte al delegado que

tiene el automotor asignado y el

compromiso mutuo (taller-entidad) para

buscar los mecanismos necesarios

para que estos trabajos no nos

generen garantías y por consiguiente la

prolongación de la interrupción en el

servicio.

9. SALIDAS

El vehículo reparado a entera

satisfacción y listo para reiniciar el

servicio.

10. REGISTROS

Formato de inventario diligenciado.

Factura.

Relación de repuestos reemplazados.


Ejecución de los trabajos, acordes a

lo expuesto en la cotización.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONDUCTOR

• Previa recepción de la orden de

reparación u orden verbal del

interventor, desplaza el vehículo al

taller para que le sean practicadas las

reparaciones.

• En lo posible asiste al proceso de

desarmado y armado del vehículo.

• Recibe el vehículo y firma factura

a satisfacción.

• Recibe relación y repuestos

cambiados para ser entregados al

auxiliar de mantenimiento encargado de

esto.

TALLER DE REPARACIONES

• Recepciona el vehículo al

conductor con la autorización

correspondiente.

• Elabora inventario individual del

vehículo.

• Efectúa las reparaciones indicadas

en la cotización.

• Realiza las pruebas de ruta

necesarias, para verificar y realizar

ajustes.

• De presentarse imprevistos, en el

proceso de reparación, elabora

cotización, para que se inicie el

proceso de autorización.

• De no presentarse imprevistos,

hace entrega del automotor al

interventor y conductor del automotor.

INTERVENTOR ENCARGADO

• En lo posible, en compañía del

conductor, desplaza el automotor al

taller correspondiente.

• Está atento al desarmado y

armado del vehículo, a fin de verificar

que los repuestos que se instalen

sean nuevos y necesarios.

• En compañía del mecánico,

realizan la prueba de ruta e insinúa los

ajustes que fueren necesarios.

• En compañía del conductor, recibe

el vehículo y firma como recibido



399

satisfacción.

• Allega las facturas con fotocopia

de la cotización y autorización al

Técnico Administrativo.

14. INDICADORES

Fotocopia de cada factura por

automotor, es archivada en una

carpeta individual, para su posterior

consulta.



Proceso: Servicio de cafetería

Procedimiento: Abastecimiento de

cafeterías y asignación de las mismas

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

El objeto de este procedimiento es

la asignación adecuada de auxiliares

de servicios en las cafeterías, acorde a

sus habilidades, cualidades y

presentación, según la importancia de

los despachos en cada piso, también

el suministro adecuado y ágil de los

elementos necesarios para un correcto

funcionamiento de éstas.

2. CLIENTES

Los funcionarios de cada piso.

Los visitantes ocasionales del piso.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas

las dependencias del piso donde se

encuentra la cafetería y es válido para

el Grupo de Muebles y servicios

Administrativos y la División

Financiera.


El procedimiento involucra a todas

las auxiliares de servicios generales,

al auxiliar de mantenimiento

(coordinador), jefe de División

Administrativa y Secretaria General.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica


Distribución preliminar.

Relación de entrega de elementos.


Este procedimiento es el

mecanismo, mediante el cual la

entidad provee de material humano

idóneo y capaz, para prestar el

servicio de cafetería en todos y cada

uno de los pisos, de manera pulcra y

ágil, es caracterizado por lo temprano

de su inicio.

9. SALIDAS

Suministro oportuno y pulcro de tinto

y aromáticas a los funcionarios de la

entidad.

10. REGISTROS

Relación mensual y semanal de

elementos entregados a cada

cafetería.


Oportuna y precisa relación de

elementos suministrados a cada



400

cafetería.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIARES DE SERVICIOS

GENERALES

• Organizan su pedido en cada

cafetería y de hacerles falta, el fin de

semana nuevamente, solicitan lo

necesario para terminar el servicio de

la semana.

• El primer lunes de cada mes,

además de los elementos como café,

azúcar, aromáticas de bolsa, solicitan

los elementos de aseo necesarios en

la cafetería para el mes.

• Efectuar la limpieza adecuada de

cada cafetería y sus elementos.


• Según las cualidades de las

auxiliares de servicios generales y las

exigencias de los despachos de cada

piso, hace la distribución preliminar.

• Pone esta distribución preliminar a

consideración de Secretaría General y

jefe de División Administrativa.

• Realiza la presentación del

personal a los jefes de Sección de

cada piso y las posesiona de su sitio

de trabajo y entrega inventario de

cafeterías.

• El lunes de cada semana, de 6 a 8

a.m. en la bodega, hace entrega a

cada una de las auxiliares de servicios

generales de un pedido estándar de

café, azúcar y aromáticas de bolsa.

• Atiende las solicitudes de los

elementos de aseo estándar de cada

mes, los cuales no se pueden

complementar el fin de mes, a

excepción de los elementos que sean

requeridos en los pisos 25, 7 y el

auditorio.

JEFE DIVISIÓN ADMINISTRATIVA.

• Aprueba o hace los cambios

pertinentes y tramita el Visto Bueno de

Secretaría General, entrega el listado

aprobado al auxiliar de mantenimiento.

SECRETARIA GENERAL.

• Evalúa la asignación preliminar que

la jefe de la División Administrativa

presenta y si no amerita correcciones,

da su Visto Bueno.

14. INDICADORES

No aplica.



Proceso: Equipos de aseo y

cafetería

Procedimiento: Diagnóstico y

corrección de fallas en los equipos de

aseo y cafetería

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

El procedimiento, fue creado con el

ánimo de mantener los equipos de

aseo y cafetería en buen estado de

funcionamiento, y de efectuar un

diagnóstico oportuno y ágil para sus



401

reparaciones, a fin de contar con

todos los equipos necesarios en

determinado momento en disposición

para ser utilizados.

2. CLIENTES

Las auxiliares de Servicios

Generales.

3. ALCANCE


las dependencias que hacen uso de

estos equipos y es válido para el

Grupo de Muebles y Servicios

generales y la División Administrativa.



auxiliares de servicios generales de

planta y de contrato, al auxiliar de

mantenimiento (coordinador), jefe

División Administrativa.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.


No aplica.


Este procedimiento se define como el

proceso mediante el cual se atienden

las reparaciones que requieran los

equipos de aseo y cafetería y se

caracteriza por ser inmediato y

oportuno, en la medida en que se

cuente con los repuestos que el

equipo necesite.

9. SALIDAS

Equipos reparados, listos para

volver a ser utilizados.

10. REGISTROS

Cuando no existen repuestos,

cotización de estos.

Reporte del daño.

Factura de los repuestos que se

adquieren.


Preciso diagnóstico de la falla para

efectuar la cotización de los repuestos

necesarios.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

AUXILIARES DE SERVICIOS

GENERALES

• Reportan al Auxiliar de

Mantenimiento (coordinador) la avería

del equipo.

Recibe el equipo una vez reparado.


• Recibe solicitud escrita, verbal o

telefónica sobre el daño del equipo y

su ubicación.

• Se dirige al sitio donde se

encuentra ubicado el equipo y valora

el estado de éste y corrige la falla, de

ser posible, si no se lleva a la bodega

para su respectiva reparación, si

cuenta con los repuestos.

• Si no cuenta con los repuestos,

por escrito se solicitan a la División

Administrativa para que se pidan las

cotizaciones.

• Recibe las cotizaciones y efectúa

el concepto técnico, el cual devuelve a



402

la División Administrativa.

• Recibe repuestos y repara el

equipo, el cual es devuelto a la

dependencia correspondiente.


• Hace el proceso de cotización de

los repuestos necesarios y las

entrega al auxiliar de mantenimiento

para que realice el concepto técnico.

14. INDICADORES

No aplica.



Proceso: Mantenimiento preventivo

parque automotor

Procedimiento: Entrega de

elementos e instalación de los mismos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como

objetivo, la realización oportuna del

mantenimiento preventivo, mediante la

sincronizada entrega de los materiales

o insumos y la instalación de los

mismos.

2. CLIENTES

Los clientes nuestros son los

conductores de las dependencias con

automotor a su cargo y los funcionarios

con funciones de conducción que

esporádicamente realizan este servicio.

3. ALCANCE


dependencias que tienen vehículo

asignado, a la serviteca que realiza el

cambio de aceite y filtros, al

montallantas y al Grupo de Muebles y

Servicios Administrativos.



conductores o personal con funciones

de conducción, al auxiliar de

mantenimiento, al funcionario de la

serviteca, al jefe del grupo de muebles y

servicios administrativos, a la

Secretaria General.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Modelo de Mantenimiento

preventivo.

Libro de registro llantas y

neumáticos.

Modelo de Próximo mantenimiento.

Modelo de libro de registro

suministro de líquido para frenos,

bombillos, etc.


Este es el procedimiento, mediante

el cual, de manera oportuna y ágil se

le suministra y cambia al vehículo

que lo requiera, los aceites, grasas,

lubricantes, líquidos, llantas,

neumáticos y demás materiales que

este necesite para la conservación de



403

sus componentes; con esto se

pretende alargar la vida útil y el buen

desempeño del automotor; para lograr

un óptimo resultado, se debe contar

con el total compromiso del conductor

del automotor y la oportuna

colaboración de parte de los

funcionarios del Grupo de Muebles y

Servicios Administrativos,

especialmente y de la prontitud para

atender el servicio por parte de la

serviteca o el montallantas, según sea

el caso.

9. SALIDAS

Cambio de los insumos que el

automotor necesite, en el momento

oportuno.

10. REGISTROS

Registro de la fecha y cantidad de

elementos suministrados y quien los

recibe.

Orden de montaje despinche, cambio

de aceites o adición de estos para la

serviteca.

Registro del número que le fue

asignado a las llantas.

Formato de programación para

próximo mantenimiento.


Se deberá tener especial cuidado

en la fecha o kilometraje asignado en la

ficha de programación de próximo

mantenimiento.

Se tendrá especial cuidado en la

fecha en que fueron suministradas las

llantas para determinar si su avería se

debe cubrir por defectos de fábrica.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

CONDUCTOR

• Previa verificación del kilometraje

o estado de las llantas, solicita el

cambio de aceite y filtros o de llantas y

neumáticos, esto último mediante

solicitud escrita firmada por el jefe de la

dependencia a donde se encuentra

asignado el automotor.

• Con la orden escrita obtenida con

el auxiliar de mantenimiento, procede a

solicitar el cambio de aceites y filtros o

adición de líquidos en la serviteca.

• Recibe las llantas y neumáticos

del auxiliar de mantenimiento.

• Solicita el vale para el montaje o

despinche de las llantas, según sea el

caso.

Con los elementos, presencia el

cambio de los mismos en la serviteca y

recibe el automotor a satisfacción.

• Recibe los elementos cambiados

en la serviteca y los entrega al

auxiliar de mantenimiento.


• Verifica en la carpeta particular de

cada vehículo, si el kilometraje es el

correcto y las cantidades de insumos

a suministrar y elabora la orden.

• Verifica en la carpeta del

automotor la fecha y el kilometraje con

que se suministraron llantas o

neumáticos y da su visto bueno para

que la Secretaría General autorice la

marcada y entrega de los elementos



404

solicitados.

• Recibe los elementos cambiados

y hace la constancia de recibo de los

mismos, para ser entregada al

conductor.

• Periódicamente relaciona estos

elementos y los entrega a almacén

general para que sean incluidos en

subasta.

• Entrega los elementos necesarios

al conductor y las llantas debidamente

marcadas.

JEFE GRUPO DE MUEBLES Y


• Remite solicitud al auxiliar de

mantenimiento para que efectúe las

comparaciones necesarias y éste la

devuelva con su visto bueno.

• Recibe la solicitud de elementos

(llantas) con el visto bueno del auxiliar

de mantenimiento y lo lleva a

Secretaría General para su

aprobación, paso seguido entrega al

auxiliar para que proceda.

SECRETARIA GENERAL.

• Recibe solicitud del jefe de Grupo

de Muebles y Servicios administrativos

y según sus consideraciones aprueba

o niega la entrega de las llantas.

14. INDICADORES

Para cambio de aceites se ha

estandarizado 3.000 ó 3.500 kilómetros.

Para el cambio de llantas se ha

estandarizado en 50.000 kilómetros

como mínimo.



Proceso: Emisión de conceptos

técnicos


cuadros comparativos y conceptos

técnicos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO


objetivo la fácil comparación de las

cotizaciones presentadas para

determinados servicios, en los factores

técnicos que se estén contemplando

para poder determinar cuál es la más

adecuada para la entidad.

2. CLIENTES

La División Administrativa o la


3. ALCANCE


División administrativa, Secretaría

General y las firmas proponentes y es

válido para el Grupo de Muebles y




funcionarios que elaboran las

cotizaciones por parte de los

proponentes, el jefe del Grupo de

Muebles y Servicios Administrativos, al

técnico administrativo y al jefe de la




405

5. REFERENCIAS

Las condiciones y artículos de ley

que se citen en el pliego de

condiciones y demás normas

concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Cuadro con los ítems a considerar

según el pliego.


Este procedimiento está diseñado

para visualizar de manera ágil las

diferencias entre los propuestas en sus

propios términos y la diferencia en

términos de porcentajes, según

especificaciones del pliego, se

caracteriza por su simplicidad y

claridad en el contenido, de manera

que permita a cualquier persona

enterarse del objeto y emitir juicios

acertados respecto de la comparación

allí plasmada.

9. SALIDAS

Cuadro comparativo y concepto

técnico.

10. REGISTROS

Cuadro comparativo.

Observaciones generales.

Concepto técnico.


Se deberá prestar especial cuidado

a los términos que dicta el pliego

como motivo de anulación de la

propuesta.

Se deberá tener en cuenta si la

propuesta cumple con las exigencias

mínimas establecidas en el pliego

licitatorio o el manual de

requerimientos.

Se debe tener cuidado con que los

registros consignados no presenten

enmendaduras.

También se verificará que a la copia

de la propuesta no le falte algún

folio.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

JEFE GRUPO DE MUEBLES Y


• Recibe de la División

Administrativa el paquete de las

propuestas con el oficio remisorio

donde se fija el plazo para su

entrega.

• Revisa y hace entrega al Técnico

administrativo de las propuestas y las

indicaciones precisas para la

elaboración del cuadro comparativo y el

concepto técnico.

• Con las propuestas, el cuadro

comparativo y el preliminar del

concepto, verifica y firma u ordena las

correcciones a que haya lugar.


• Recibe las propuestas e

instrucciones y procede a

seleccionarlas por referencias, marcas

o aparatos y a estructurar el cuadro

comparativo.

• Procede a revisar copiar los

diferentes ítems y sus características,



406

en los cuadros, en los cuales

generalmente se considera, entre

otras cosas, garantía, experiencia etc.

• Con todos los anteriores

argumentos reflejados en el cuadro

comparativo, emite el concepto

técnico, el cual es remitido al jefe de

grupo para su corrección y/o visto

bueno.

• De ser necesario, hace las

correcciones necesarias para que el

jefe firme y elabora el oficio remisorio

dirigido a la División Administrativa y/o

secretaría General.

• Con los recibidos, se archivan las

copias en los fólderes

correspondientes.

14. INDICADORES

No aplica.



Proceso: Pago de mantenimiento

correctivo

Procedimiento: Recepción de

facturas y elaboración de cuenta

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO


objetivo, revisar el contenido de las

facturas antes de tramitarlas en

Contabilidad o División administrativa y

complementarlas con los anexos que

allí son requeridos, además de dejar

copia de las mismas para determinar

los saldos existentes a la fecha en

cada caso.

2. CLIENTES

La División Administrativa

Grupo de Contabilidad.

3. ALCANCE


talleres que producen las facturas y es

válido para la División administrativa,

el Grupo de Contabilidad y el Grupo de

Muebles y Servicios Administrativos.



interventor encargado, técnico

administrativo, al funcionario

encargado de revisar estas cuentas en

la División Administrativa, cuando son

facturas de orden de trabajo y al

funcionario del Grupo de Contabilidad,

cuando son facturas de contrato.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Formato de Certificación de servicios

prestados a satisfacción.


Este procedimiento se define como

el primer filtro que sufre la

facturación que remiten los talleres

producto de las reparaciones

practicadas a los automotores por



407

diferentes causas, se caracteriza por

ser rápido y no muy profundo; en este

procedimiento, se complementa la

facturación con una certificación de

servicio prestado, expedida por el jefe

del Grupo de Muebles y servicios

administrativos y la copia de la

cotización aprobada por la Secretaria

General y un oficio remisorio, suscrito

por el jefe del grupo citado

anteriormente.

9. SALIDAS

Entrega de cuentas con todos sus

anexos a la División Administrativa o al

Grupo de Contabilidad.

10. REGISTROS

Este proceso genera una

certificación de servicios prestados a

satisfacción, además de un oficio

remisorio.


En este procedimiento se deberá

prestar especial cuidado a las facturas,

las cuales en ningún momento

deberán presentar totales superiores

a los que expresa la cotización.

También deberá estar firmada por

el conductor del automotor.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

INTERVENTOR (Encargado)

• Recepciona la facturación de los

talleres, en algunas ocasiones, y la

radica al Técnico administrativo.

• Recibe y devuelve al taller

correspondiente la facturación,

cuando se presenta la necesidad de

modificarla o complementarla.


• Recepciona la facturación allegada

a la sección por el interventor o el

mensajero del taller.

• Revisa precios, según listados o

cotizaciones y da su visto bueno o

devuelve las facturas para ser

modificadas si es necesario.

• Elabora certificación y oficio

remisorio para la firma del jefe de

grupo y los complementa con

cotización autorizada, orden de trabajo.

• Recibe la documentación firmada

por el jefe y separa cuentas de

contrato para ser remitidas al Grupo de

Contabilidad y las órdenes de trabajo

para ser remitidas a la División

Administrativa.

• Reparte copia de las facturas al

encargado de archivar en la carpeta

individual de cada vehículo.

14. INDICADORES

Este procedimiento nos genera, si se

quiere, el indicador del porcentaje del

contrato ejecutado y el del saldo por

ejecutar.



Proceso: Máquinas fotocopiadoras y

de escribir en arrendamiento y de

propiedad de la entidad

Procedimiento: Mantenimiento a

máquinas de escribir y fotocopiadoras



408

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Con este procedimiento se pretende,

atender las solicitudes de reparación

de estas máquinas, de una manera

ágil y oportuna, de ser posible, en el

mismo sitio donde se encuentra el

equipo.

2. CLIENTES

Los diferentes funcionarios que

tienen asignados alguno de estos

equipos.

3. ALCANCE


las dependencias donde exista alguno

de estos equipos en funcionamiento.


El procedimiento involucra al auxiliar

de mantenimiento, a funcionarios de la

empresa encargada de las

reparaciones o mantenimiento,

especialmente al técnico de la

empresa.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Planilla de registro de solicitud de

reparación.

Modelo de recibido a satisfacción.


Este procedimiento se concibe como

el mecanismo mediante el cual se

atienden las reparaciones o servicios

requeridos por los equipos de

fotocopiado y máquinas de escribir al

servicio de la entidad,

independientemente si son de

propiedad o de contrato.

Se caracteriza por la celeridad con

que es atendido este requerimiento.

9. SALIDAS

Los equipos reparados.

10. REGISTROS

Recibido a satisfacción.


Si es un equipo de propiedad de la

empresa, prestar especial atención al

proceso de diagnóstico para que la

cotización sea coherente con la falla del

equipo.

12. ANEXOS

• No aplica.

13. ACTIVIDADES


Recepciona solicitud verbal, escrita o

telefónica de revisión del equipo.

Telefónicamente, solicita el servicio a

la firma competente, quien le da un

número de registro para ser anotado en

la planilla.

Asiste al diagnóstico de los equipos

de propiedad de la entidad.

Recibe y archiva los recibidos a

satisfacción (órdenes de servicio



409

prestados).

COMPAÑIA CONTRATANTE.

Procede a enviar técnico para

atender el requerimiento.

Asigna un número de registro

mediante el cual es atendida la

solicitud.

TECNICO.

Repara equipo y solicita el recibido a

satisfacción por parte de la persona

encargada de la máquina y lo entrega al

auxiliar de mantenimiento.

14. INDICADORES

No aplica.



Proceso: Consumo de fotocopias

Procedimiento: Liquidación

consumo de fotocopias mensuales

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

El procedimiento tiene como objetivo,

la correcta liquidación del consumo real

de fotocopias por parte de la entidad

para con la compañía contratante para

la prestación de este servicio.

2. CLIENTES

Compañía que brinda el servicio de

fotocopiado.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a todas las

dependencias que tienen equipos de

fotocopiado o máquinas de escribir a su

servicio y es válido para el grupo de

Muebles y Servicios administrativos y la

compañía prestadora del servicio de

mantenimiento.



funcionarios que tienen a su cargo

equipos de fotocopiado, al auxiliar de

mantenimiento del grupo de muebles y

servicios administrativos encargado de

estos equipos.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Modelo de la relación de consumo

por dependencias.

Factura del servicio.


Es el procedimiento mediante el cual

la entidad totaliza el consumo mensual

de fotocopias, en compañía del

delegado de la empresa contratante e

inicia el trámite de pago de la misma.

9. SALIDAS

Factura del consumo mensual.

10. REGISTROS

Registro de las lecturas de los

contadores de cada equipo.

Registro del consumo mensual.


Se debe prestar especial atención a

las lecturas de los contadores de las



410

fotocopiadoras y la correcta operación

de resta de la lectura actual con la

lectura anterior, para determinar la

producción real del equipo en el mes.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


• En compañía del delegado de la

compañía arrendadora, toma las

lecturas de los contadores de cada

fotocopiadora.

• Elabora la relación de consumo por

dependencias y totaliza el volumen de

copias a facturar en el mes

correspondiente y la pasa a la División

Administrativa.

DELEGADO DE LA COMPAÑÍA

ARRENDADORA

• En compañía del auxiliar de

mantenimiento toma la lectura de los

contadores de las máquinas

fotocopiadoras en uso.

• Entrega la factura al Auxiliar de

mantenimiento, con la relación de

producción por máquinas y la relación

de mantenimientos preventivos

realizados a las mismas durante el mes.

DIVISION ADMINISTRATIVA.

• Recepciona la factura con la

relación correspondiente para iniciar el

trámite de pago.

14. INDICADORES

Este procedimiento puede generar un

registro de consumo promedio mensual.



Proceso: Gastos de automotores

Procedimiento: Pago de impuestos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

El objetivo del procedimiento es el de

tramitar en forma oportuna y ágil el

pago de los impuestos, a los vehículos

de la entidad, que por todo orden estos

deban pagar a fin de ponerlos en regla

y no tener inconvenientes con las

autoridades de tránsito.

2. CLIENTES

Conductores que tienen vehículos

asignados, auxiliar de mantenimiento

encargado de la documentación de los

vehículos.

3. ALCANCE

Bancos autorizados para recibir estos

pagos, generalmente BANCAFE y es

válido para el Grupo de Muebles y




División Administrativa, al Auxiliar de

mantenimiento, la División Financiera.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.



411

7. FORMATOS

Modelo de consignación para el

banco.

Formato de reserva presupuestal.

Formato de orden de compra.

Formulario de liquidación de

impuestos.


Este procedimiento permite a la

entidad el pago oportuno de todas las

obligaciones que esta tiene por

concepto de impuestos, sirve para la

obtención del paz y salvo que permite al

automotor desplazarse sin problemas

con las autoridades de tránsito, se

caracteriza por lo oportuno de este

trámite, a fin de evitar multas.

9. SALIDAS

Recibo de pago debidamente sellado

por el banco.

10. REGISTROS

No aplica.


Se deberá prestar especial cuidado

al diligenciamiento de los formularios,

para que todos los datos allí

consignados, sean reales y precisos.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


• Mediante solicitud escrita se solicita

a la División Administrativa, la

elaboración de una orden de compra

para la adquisición de formularios para

tal fin.

• Realiza la compra de los

formularios.

• Efectúa la liquidación de impuestos

para cada automotor y remite oficio a la

División Financiera para que diligencien

la Reserva presupuestal y tramite la

totalidad de los impuestos de los

vehículos.

• Diligencia todos los formularios,

solicita el cheque en tesorería y realiza

el pago en el banco.


• Gestiona la orden de compra y la

entrega al auxiliar de mantenimiento

lista para realizar la compra de los

formularios.

DIVISION FINANCIERA

• Realiza el trámite de la cuenta de

pago de impuestos para que tesorería

gire el respectivo cheque.

14. INDICADORES

No aplica.



Proceso: Gastos de automotores

Procedimiento: Tramitación de

horas extras

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Este procedimiento se realiza con el



412

fin de tramitar el pago de horas extras al

personal de conductores o con

funciones de conductor que las haya

ocasionado.

2. CLIENTES

Conductores que han pasado

relación de horas extras.

3. ALCANCE


conductores y es extensivo para el

Grupo de Muebles y Servicios

Administrativos.



conductores, auxiliar de mantenimiento

y es extensivo a funcionarios de la

oficina de Nómina y Registro.

5. REFERENCIAS

No aplica.

6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS

Relación individual de horas extras

de cada conductor.


Este proceso se define como el

conjunto de pasos para lograr el pago

de las horas extras trabajadas por los

conductores o empleados con funciones

de conductor.

Se caracteriza por la periodicidad con

que se realiza (cada mes).

9. SALIDAS

El cheque individual para cada

conductor, equivalente al pago de este

servicio.

10. REGISTROS

Registro diario e individual de las

horas extras que labora cada conductor.


Se deberá prestar especial cuidado a

los datos consignados en la relación

particular de horas extras en todos sus

aspectos especialmente la suma de las

horas que no exceda de 80 por mes.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES


• Hace la entrega de los formatos a

cada conductor para que este los

diligencie en la medida en que las va

ocasionando.

• Recepciona los formatos y verifica

que la totalidad de los datos requeridos

estén correctos.

• Elabora la relación para el pago de

horas extras de la totalidad de los

conductores de la entidad y empleados

con funciones de conductor y con oficio

de presentación es remitido al jefe de

Nómina y registro, para su

correspondiente trámite.

CONDUCTOR.

• Diligencia el formato, lo firma, lo

hace firmar por el jefe inmediato y lo

entrega al Auxiliar de Mantenimiento.

14. INDICADORES

No aplica.

Dependencia: Grupo de Inmuebles

Proceso: Conceptos Técnicos



413

Procedimiento: Conceptos Técnicos

sobre inmuebles.

Código: OS-PD-001



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Estudiar, analizar y elaborar los

diferentes conceptos técnicos y

económicos solicitados por la Secretaría

General o la División Administrativa,

evaluando y recomendando lo mas

conveniente para la entidad en la

adquisición, arrendamiento y

mantenimiento de sedes para las

diferentes dependencias de la

Procuraduría a nivel nacional y para la

compra de materiales de construcción,

teniendo especial cuidado en los

conceptos que se amerite, verificando si

los precios cotizados están acorde con

los del mercado, según el tipo de obra o

insumo.

2. CLIENTES

Las diferentes dependencias de la

entidad a todo nivel.

3. ALCANCE


inmuebles de la Procuraduría y es

válido para la Secretaría General y la


4. RESPONSABILIDADES:


Secretario General, al Jefe de la

División Administrativa, al Coordinador,

Arquitectos y técnicos del Grupo de

Inmuebles.

5. REFERENCIAS:

• Decreto-ley 262/2000

• Ley 80/93

• Las demás normas concomitantes.

6. DEFINICIONES

No aplica.


Cuadros comparativos de ofertas

• Cuadro de cantidades de obra y

presupuesto

• Tablas de valores de insumos.

8. CONDICIONES GENERALES:

Al realizar o emitir conceptos

objetivos, claros y transparentes en

materia de inmuebles, obras civiles,

suministros de oficina e instalaciones en

general, se propende por adquirir y

seleccionar para la entidad los insumos

y servicios de mejor calidad.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento

aplicado se obtienen unos servicios y

unos insumos de mejor calidad y

rendimiento.

10. REGISTROS

• Cuadros de valores de insumos

• Cuadros de cantidades de obra y

presupuesto

• Informes.


• Verificación y confrontación con el

listado de materiales e insumos o el

cuadro de cantidades de obra con las

especificaciones técnicas.



414

12. ANEXOS

• Antecedentes del requerimiento.

• Ofertas y cotizaciones.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL O JEFE


13.1 Solicita la emisión de un

concepto técnico cualquiera de

conformidad con la necesidad y con el

perfil profesional de los integrantes del

grupo de inmuebles.

GRUPO DE INMUEBLES

COORDINADOR, ARQUITECTOS O

TECNICOS OPERATIVOS

13.2 De conformidad con la petición

de la dependencia solicitante, verifican

que la documentación recibida esté

completa con todos sus anexos y

proceden a hacer los análisis

respectivos confrontando si es posible y

si lo amerita con revistas o listados de

precios emitidos por entidades

especialistas en los temas requeridos o

en su defecto cotizando o sondeando

los precios del mercado.

13.3Una vez recopilada la

información necesaria proceden a

elaborar los cuadros comparativos y se

elabora informe recomendando la

opción más conveniente para la entidad

teniendo en cuenta los aspectos

técnicos y económicos.

Revisa y firma el oficio y el informe o

concepto respectivo

SECRETARIA U OFICINISTA

13.4 Elabora, numera, registra, lleva,

entrega y archiva copia del oficio

remisorio junto con el informe o

concepto respectivo, en la carpeta

correspondiente del grupo de

inmuebles, teniendo especial cuidado

en recoger la firma y fecha de recibido

de la dependencia donde se entrega el

concepto técnico.

14. INDICADORES

• Documentación completa

• Documentación recibida.


Proceso: Interventorías

Procedimiento: Interventorías de

contratos de mantenimiento y

remodelación de inmuebles.

Código: OS-PD-001



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Ejercer un control periódico

administrativo y técnico de los

diferentes contratos que celebre la

entidad relacionados con el

mantenimiento, adecuación y

remodelación de inmuebles de la

entidad a nivel central y regional

siempre y cuando no sean objeto de

licitación pública.

2. CLIENTES

Las diferentes personas naturales o

jurídicas que realicen trabajos,

suministren o presten algún tipo de

servicios a la entidad, a nivel de



415

contratistas.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las obras o

trabajos que se realizan en la entidad y es

válido para la Secretaría General, la Oficina

Jurídica, la División Financiera y el Grupo de

Inmuebles.



Secretario General, al Jefe de la Oficina

Jurídica, al Jefe de la División

Financiera, al Coordinador, Arquitectos

y técnicos del Grupo de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:


• Ley 80/93


6. DEFINICIONES

No aplica.



presupuesto

• Ofertas presentadas por el

contratista

• Planos arquitectónicos y técnicos

• Contrato de obra.


Ejerciendo un control periódico a todo

nivel, sobre cada una de las obras de

mantenimiento, adecuación,

remodelación, suministro de oficina

abierta, de compra de materiales de

construcción y de prestación de

servicios, contratados por la entidad, sin

lugar a dudas se obtendrán mejores

resultados ya que se trabajará en

equipo, tomando decisiones acertadas,

resolviendo dudas o inconsistencias, lo

que agiliza la ejecución de los trabajos y

la buena y funcional utilización del

recurso humano y los insumos.

9. SALIDAS


aplicado se obtienen unas obras,

servicios o insumos de mejor calidad,

funcionalidad y economía.

10. REGISTROS:

• Cuadros de cantidades de obra y

presupuesto

• Acta de iniciación de los trabajos

• Elaboración de bitácora

• Actas mensuales de avance de obra

• Actas de suspensión

• Acta final de recibo de obra

• Acta de liquidación final del contrato

• Informe final de obra


• Oficios varios.


• Verificación y confrontación

permanente de las actividades a

realizar, con los planos arquitectónicos

y técnicos, la programación de obra, el

cuadro de cantidades de obra

contratadas con las especificaciones

técnicas, la oferta del contratista y el

contrato respectivo.

12. ANEXOS:

• Bitácora de la obra

• Actas y oficios




416

• Contrato de obra


presupuesto

• Oferta del contratista

• Informes.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL

13.1 Delega mediante oficio la

interventoría de una obra de un contrato

u orden de trabajo.

GRUPO DE INMUEBLES

COORDINADOR, ARQUITECTOS O

TECNICOS OPERATIVOS:

13.2 Reciben de la Oficina Jurídica

copia del contrato y de la oferta

ganadora junto con sus anexos

respectivos.

13.3 Elabora junto con el contratista

el acta de iniciación de los trabajos y se

comienza la obra de acuerdo a lo

estipulado en la cláusula

correspondiente.

13.4 Revisa y verifica

permanentemente que la obra se

ejecute de acuerdo con la

programación, los planos

arquitectónicos y técnicos, la calidad y

cantidad de los materiales y en general

con todo lo solicitado y ofertado.

13.5 Elabora actas parciales y/o

finales teniendo en cuenta lo ejecutado

para el pago posterior de las mismas.

13.6 Recibe a satisfacción los

trabajos y elabora acta de recibo final

para ser enviado a la División jurídica.

13.7 Proyecta el acta de liquidación

del contrato para revisión de la División

Jurídica y posterior firma de las partes.

OFICINA JURIDICA

13.8 Solicita al contratista las pólizas

y demás documentos pactados en el

contrato y exigidos por la ley.

Aprueba o rechaza la documentación

solicitada al contratista.

DIVISION FINANCIERA

13.9 Tramita y paga los valores

correspondientes al saldo del contrato

de conformidad con las cuentas

allegadas por el contratista previo visto

bueno de la División Jurídica

(aprobación de pólizas) y la

interventoría (aprobación de valores).

14. INDICADORES

• Total de interventorías ejecutadas

sin inconvenientes

• Total de obras.


Proceso: Autorizaciones

Procedimiento: Autorizaciones de

salida de materiales y herramientas.

Código: OS-PD-001



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Autorizar y Controlar la salida de

materiales de construcción y

herramientas de propiedad de la

Procuraduría o de los diferentes

contratistas de la entidad, relacionados



417

con la ejecución de obras o suministros,

dentro de las instalaciones de la

Procuraduría y manejados o

supervigilados por el personal del grupo

de inmuebles.

2. CLIENTES


jurídicas que realicen trabajos,

suministren o presten algún tipo de

servicios a la entidad (contratistas)

relacionados con el mantenimiento y

adecuación de sedes y el personal del

grupo de inmuebles.

3. ALCANCE


materiales de construcción, herramienta

y equipo de la entidad o de los

contratistas y es válido para estos y

para el grupo de inmuebles.



Coordinador, asesores, técnicos

operativos y auxiliares de

mantenimiento del Grupo de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:


• Ley 80/93


6. DEFINICIONES

No aplica.


Oficio formato de autorización de

salida de materiales y herramientas.


Para cuidar los intereses y los bienes

de la procuraduría se debe ejercer un

control especial sobre la salida de

materiales de construcción, herramienta

y equipo de las instalaciones de la

entidad, teniendo especial cuidado en

relacionar, cuantificar y especificar cada

uno de los elementos a sacar.

9. SALIDAS

Listado de materiales de

construcción, herramientas y equipo.

10. REGISTROS

• Oficio autorizando la salida de

elementos

• Relación de elementos a sacar.


• Verificación y confrontación de cada

uno de los elementos a sacar con el

oficio de autorización respectivo.

12. ANEXOS:

• Facturas de propiedad de los

elementos si son de un contratista

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE INMUEBLES

COORDINADOR O ARQUITECTOS

ASESORES

13.1 Ordenan elaborar oficio para

autorizar la salida de elementos del

edificio siempre y cuando sean de

propiedad de la entidad y asignados al

grupo de inmuebles para su uso o que

sean de un contratista que esté o halla

ejecutado una obra o un servicio en la

Procuraduría.

13.2 Verifica, firma oficio y lo hace

enviar a la División de Seguridad para

el visto bueno correspondiente.

SECRETARIA U OFICINISTA



418

13.3 Elabora oficio para la División

de Seguridad, relacionando,

cuantificando y especificando cada uno

de los elementos a sacar del edificio.

13.4 Entrega oficio a la dependencia

mencionada, haciéndolo firmar y fechar

por la persona que recibe, para

posteriormente archivarlo en el fólder

correspondiente.

DIVISION DE SEGURIDAD

13.5 Recibe, firma copia y envía a la

portería la relación de los elementos a

sacar con el visto bueno del jefe de la

División

AUXILIARES DE MANTENIMIENTO

DEL GRUPO DE INMUEBLES O

CONTRATISTAS

13.6 Sacan del edificio los elementos

autorizados.

14. INDICADORES

• Número de solicitudes de salida de

elementos en un período de tiempo.


Proceso: Inmuebles

Procedimiento: Arrendamiento y/o

comodatos

Código: OS-PD-001



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Realizar los estudios

correspondientes para la toma de

inmuebles en arrendamiento, de las

diferentes sedes de la Procuraduría a

nivel central y regional, de acuerdo a las

necesidades de cada una de ellas,

teniendo en cuenta aspectos

importantes como su ubicación, área,

estado actual, servicios, infraestructura,

seguridad, estética y precio.

2. CLIENTES


jurídicas propietarias de los inmuebles y

los funcionarios de cada una de la

dependencias implicadas.

3. ALCANCE


inmuebles implicados en el proceso de

arrendamiento y es válido para la

Secretaria General, la Oficina Jurídica,

la División Financiera, la División

Administrativa, los Coordinadores

Administrativos y el Grupo de

Inmuebles.

4. RESPONSABILIDADES:


Secretario General, al Jefe de la Oficina

Jurídica, al Jefe de la División

Financiera, al Jefe de la División

Administrativa, al Coordinador y

asesores del Grupo de Inmuebles y a

los Coordinadores Administrativos de

las zonas respectivas.

5. REFERENCIAS:


• Ley 80/93


6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR:



419

• Formato de relación de inmuebles

• Cuadro comparativo de inmuebles.


Una de las metas de este

procedimiento es el de estudiar a

conciencia las diferentes alternativas de

inmuebles para lograr ubicar en una

forma adecuada, segura e

independiente aquellas sedes de la

Procuraduría que carecen de inmueble

propio.

9. SALIDAS


aplicado se obtiene un inmueble

arrendado, adecuado y listo para

prestar el servicio para lo cual fue

contratado.

10. REGISTROS

• Cuadros comparativos

• Informes técnicos

• Oficios varios.


• Verificación y confrontación de cada

uno de los inmuebles ofrecidos entre sí

y con los del mercado, teniendo en

cuenta aspectos importantes como su

ubicación, área, estado actual, edad,

servicios y precios.

12. ANEXOS

• Fotografías de los inmuebles

• Certificados de libertad

• Copia de las tres primeras hojas de

la escritura

• Plano arquitectónico.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE INMUEBLES

ABOGADO ASESOR

13.1 Recibe documentación con el

visto bueno del Secretario General para

el arrendamiento o el comodato de un

inmueble.

13.2 Solicita mediante oficio al

Coordinador Administrativo o

funcionario competente del lugar

respectivo, envíe como mínimo tres

cotizaciones de los inmueble que

reúnan las características necesarias

para suplir las necesidades de la

entidad.

13.3 Una vez recibidas las

cotizaciones proyecta auto comisorio

para la firma de la Secretaria General

comisionando a uno de los arquitectos

del grupo de inmuebles para que evalúe

y emita el concepto técnico respectivo

sobre cual es la oferta más conveniente

para la entidad.

COORDINADOR O ARQUITECTOS

ASESORES

13.4 Se desplazan al sitio

correspondiente para conocer los

inmuebles, estudiarlos y evaluarlos

desde el punto de vista técnico y

económico.

13.5 Emiten el concepto técnico

recomendando la alternativa más

conveniente para la entidad y lo envía a

la secretaría General para la toma de la

decisión final.

SECRETARIO GENERAL

13.6 Evalúa y toma la decisión final

sobre el inmueble que se va a tomar en

arrendamiento o en comodato y lo envía

al grupo de inmuebles para continuar



420

con el trámite pertinente.

ABOGADO ASESOR GRUPO

INMUEBLES

13.7 Recibe la documentación y

proyecta oficio para la firma del

Secretario General solicitando la

disponibilidad presupuestal a la División

Financiera.

13.8 Solicita al propietario del

inmueble la información técnica y

documentación legal de la edificación

como: dirección, matrícula inmobiliaria,

área, linderos, certificado de libertad

etc.

13.9 Una vez allegada la información

técnica, la documentación legal y la

disponibilidad presupuestal procede a

elaborar la minuta del contrato para la

firma del Secretario General y el

propietario del inmueble.

SECRETARIO GENERAL

13.10 Recibe, revisa y firma la minuta

del contrato y la devuelve al grupo de

inmuebles.


INMUEBLES

13.11 Envía la minuta del contrato

para la firma del propietario.

13.12 Una vez firmada la minuta del

contrato por las partes procede a su

perfeccionamiento con el registro

presupuestal expedido por la División

Financiera.

DIVISION FINANCIERA

13.13 Expide el registro presupuestal.


INMUEBLES

13.14 Una vez perfeccionado el

contrato proyecta oficio para la firma del

Secretario General donde se le

comunica a los interesados para que se

entregue y reciba a satisfacción el

inmueble, elaborando un acta y un

inventario general de lo recibido y su

estado actual.


O FUNCIONARIO DELEGADO

13.15 Recibe a satisfacción el

inmueble, elabora acta y un inventario

general de lo encontrado y su estado

actual.

13.16 Envía copia de la

documentación (actas) al grupo de

inmuebles.

OFICINISTA GRUPO INMUEBLES

13.17 Archiva copia de toda la

documentación en las carpetas de

arrendamientos y se relaciona el bien

inmueble adquirido en los listados

magnéticos del grupo de inmuebles

utilizados para llevar un control

estadístico de cada uno de ellos.


INMUEBLES

13.18 Comunica a la División

financiera la fecha de recibo del

inmueble para que se programen los

pagos de arriendo y servicios del

inmueble.

JEFE DIVISION FINANCIERA

13.19 Realiza los desembolsos

correspondientes por concepto de lo

anterior.

14. INDICADORES



421

• Documentación.

Número de ofertas completas

—————————————————

——x 100

Número de ofertas

Número de ofertas completas

—————————————————

——x 100

Tiempo de emisión del concepto técnico


Proceso: Mantenimiento

Procedimiento: Mantenimiento de

Inmuebles.

Código: OS-PD-001



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Procurar la conservación, el

mantenimiento y debida administración

de los bienes inmuebles de la entidad

mediante el diseño y puesta en marcha

de los programas de preservación

integral de los mismos, para de esta

forma evitar que estos se deterioren,

creando mejores ambientes de trabajo,

con mayor seguridad y logrando

proyectar una mejor imagen de la

institución hacia el exterior.

2. CLIENTES

Los funcionarios de la entidad a todo

nivel.

3. ALCANCE


inmuebles de la Procuraduría y es

válido para la Secretaría General, la

División Administrativa, la Oficina

Jurídica, la División Financiera y el

Grupo de Inmuebles.



Secretario General, al Jefe de la

División Administrativa, al Jefe de la

Oficina Jurídica, al Jefe de la División

Financiera y a los Arquitectos del Grupo

de Inmuebles.

5. REFERENCIAS:


• Ley 80/93


6. DEFINICIONES

No aplica.

7. FORMATOS A UTILIZAR:

Formato de delegación de trabajos


presupuesto.

8. CONDICIONES GENERALES:

Al tener unas instalaciones de trabajo

adecuadas creemos que se mejora el

bienestar de los empleados de la

institución y por consiguiente se debe

aumentar el rendimiento y la calidad de

las tareas asignadas.

9. SALIDAS


aplicado se obtienen unas oficinas o

inmuebles arreglados y adecuados de

conformidad a las necesidades de los

clientes.



422

10. REGISTROS

• Formato de delegación de trabajos


presupuesto

• Informes.


• Verificación en sitio de los trabajos

a realizar y confrontación con el listado

de materiales a solicitar o el cuadro de

cantidades de obra con las

especificaciones técnicas de los

insumos y los planos respectivos de la

dependencia o el lugar.

12. ANEXOS

• Planos Arquitectónicos y técnicos

• Cuadros de cantidades de material

y presupuesto

• Especificaciones técnicas de

materiales.

13. ACTIVIDADES:

GRUPO DE INMUEBLES

ARQUITECTOS:

13.1 De conformidad con la petición

de la dependencia, visitan el sitio o

lugar respectivo y proceden a elaborar

un listado de necesidades físicas de la

oficina junto con el levantamiento

arquitectónico del inmueble.

13.2 Una vez recopilados los datos

respectivos proceden a elaborar los

diseños arquitectónicos y técnicos de la

oficina correspondiente y cuantifican las

cantidades de material a utilizar junto

con sus especificaciones técnicas.

13.3 Presentan a la Jefe de la

División Administrativa o Secretario

General un informe detallando las

necesidades físicas de la oficina (listado

de materiales a comprar) y/o las obras a

realizar junto con un presupuesto oficial

del valor aproximado de la misma.

13.4 Si se determina que los trabajos

sean realizados a través de un contrato

con personal externo, elaboran un

estudio sobre todos los aspectos

técnicos a tener en cuenta en los

términos de referencia o pliego de

condiciones.

13.5 Una vez contratada o aprobada

la realización de los trabajos y

comprados los materiales respectivos

ejercen el control o interventoría de la

ejecución de la obra.

13.6 Elaboran y presentan informe al

Secretario General sobre los resultados

de los trabajos.

TECNICOS OPERATIVOS O

AUXILIARES DE MANTENIMIENTO

13.7 Coadyuvan en la determinación

de las necesidades técnicas del lugar y

en la toma de medidas para el

levantamiento arquitectónico de la

dependencia.

13.8 Ejecutan las tareas de

mantenimiento y/o adecuaciones de

dependencias asignadas por el grupo

de arquitectos

JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA

13.9 Autoriza la realización de los

trabajos dependiendo del tamaño e

importancia de la obra.

13.10 Solicita las disponibilidades

presupuestales para la adquisición de

materiales o para la contratación de los



423

trabajos.

13.11 En caso que se determine que

la obra se realice a través de un

contrato adelanta los trámites

respectivos para la contratación de la

misma.

13.12 Delega a uno de los

Arquitectos la responsabilidad de la

ejecución de los trabajos.

13.13 Compra los materiales de

construcción solicitados para la obra.

JEFE DIVISION FINANCIERA:

13.14 Expide el certificado de

disponibilidad presupuestal para la

compra de materiales o para la

contratación de los trabajos.

13.15 Realiza el registro

presupuestal correspondiente.

13.16 Realiza el trámite de pago de

las cuentas o facturas.

13.17 Realiza el pago respectivo.

JEFE OFICINA JURIDICA:

13.18 En caso que la obra se realice

con personal externo procede a

elaborar la minuta del contrato

respectivo para la firma del Secretario

General y el representante legal de la

firma contratista.

13.19 Solicita a los contratistas las

pólizas correspondientes y los demás

documentos exigidos por ley.

SECRETARIO GENERAL

13.20 Autoriza la realización de los

trabajos dependiendo del tamaño e

importancia de la obra.

13.21 Firma autos comisorios para

desplazamientos.

13.22 Determina y autoriza si la obra

se hace a través de un contrato o con

personal de la entidad y en tal caso

autoriza también la compra de los

materiales de construcción de

conformidad con el listado suministrado

por los arquitectos.

14. INDICADORES

• Tiempo de ejecución del

mantenimiento

• Número de mantenimientos por año

realizados por contratistas

• Número de mantenimientos por año

realizados por personal de la entidad

Total de mantenimientos por año.


DIVISION FINANCIERA

FEBRERO 2001


INTRODUCCION



administrativa, financiera y presupuestal

en los términos definidos por el Estatuto

Orgánico del Presupuesto Nacional, que

ejerce sus funciones bajo la suprema

dirección del Procurador General de la

Nación, cuyo desarrollo, calidad del

servicio y cumplimiento de las funciones

que le han asignado la Constitución

Política y la ley, dependen en buena

parte de la ejecución de los diferentes


dinámica diaria.




424





Entidad.











Nación,





básicos:














Institución.


cliente.





respectivos.

DESTINATARIOS







administrativo.


MANUAL












Procuraduría.

Dependencia: División Financiera

Proceso: Ejecución del presupuesto

Procedimiento: Expedición

certificado de disponibilidad

presupuestal de gastos CDP

Código:



PAVAJEAU



425


1. OBJETIVO

Garantizar la existencia de

apropiación presupuestal disponible y

libre de afectación para atender el

compromiso que se pretende adquirir de

manera ágil, objetiva y transparente

2. CLIENTES

La División Administrativa, la División de

Gestión Humana, y las diferentes

dependencias de la Entidad que a través de

ellas hayan solicitado su expedición, personas

naturales y jurídicas.

3. ALCANCE


Secretaría General y sus dependencias

adscritas.



Oficina Jurídica, y Secretaría General

con sus dependencias adscritas, en

especial la División Administrativa, la

División de Gestión Humana y la


5. REFERENCIAS



• Ley 80 de 1983

• Demás normas concordantes.

6. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL: Es un documento

expedido por el jefe de presupuesto o

por quien haga sus veces con el cual se

garantiza la existencia de apropiación

presupuestal disponible y libre de

afectación para la asunción de

compromisos con cargo al presupuesto

de la respectiva vigencia fiscal. Este

documento afecta preliminarmente el

presupuesto mientras se perfecciona el

compromiso.

CDP: Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

SIIF: Sistema Integrado de

Información Financiera.

SIAF: Sistema de Información

Administrativa y Financiera.


• Modelo Certificado de

Disponibilidad Presupuestal SIIF y SIAF


Se expide con afectación

presupuestal a nivel de decreto de

liquidación en el SIIF y a máximo nivel

de desagregación en el SIAF.

Se debe señalar en el texto libre el

objeto del gasto en forma clara y

precisa.

9. SALIDAS

Documento “Certificado de

Disponibilidad Presupuestal”.

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP.


• Verificación de la existencia de

saldo disponible de apropiación

presupuestal.

• Confrontación del objeto del gasto o

afectación principal con el rubro

presupuestal.

• Indicación de la dependencia



426

solicitante, si es del caso.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

DEPENDENCIA INTERESADA

1. Una vez analizado el

requerimiento, solicita a la División

Financiera la expedición del CDP con

sus soportes respectivos.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO O

TECNICO ADMINISTRATIVO GRUPO

EJECUCION PRESUPUESTAL

2. Clasifica presupuestalmente el

gasto teniendo en cuenta el objeto del

mismo.

3. Comprueba la existencia de saldo

suficiente y libre de afectación.

4. De existir disponibilidad, registra

en los sistemas SIIF y SIAF la

información del certificado e imprime.

5. Remite Certificado de

Disponibilidad al Coordinador del Grupo

Ejecución Presupuestal.

COORDINADOR GRUPO


6. Certifica con su firma la

información.

CITADOR U OFICINISTA GRUPO


7. Remite certificado a la

dependencia solicitante.

14. INDICADORES

• Gestión Disponibilidad Presupuestal

acumulada:

Valor total Certificados de

Disponibilidad a la fecha

———————————————

——————————x 100

Total apropiación Presupuestal Vigente



Procedimiento: Trámite de

contratos, órdenes de pedido y órdenes

de trabajo

Código:



PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Perfeccionar los compromisos,

reconocer la obligación y ordenar el

pago de los procesos contractuales que

adelante la entidad, garantizando así de

manera ágil, objetiva y transparente la

ejecución del presupuesto.

2. CLIENTES

La Secretaría General, la Oficina

Jurídica, la División Administrativa y las

diferentes dependencias de la entidad

que participan en el proceso contractual

para la adquisición de los bienes y

servicios requeridos por la entidad, así

como las personas naturales y jurídicas

en su calidad de proveedores de los

mismos.

3. ALCANCE



adscritas, la Oficina Jurídica, los

proveedores de bienes y servicios.



427



Oficina Jurídica, y Secretaría General

con sus dependencias adscritas, en

especial la División Administrativa, y la


5. REFERENCIAS



• Ley 80 de 1983


6. DEFINICIONES

COMPROMISO: Son los actos

realizados por los órganos que en

desarrollo de la capacidad de contratar

y comprometer el presupuesto a nombre

de la persona jurídica de la cual hagan

parte, se encuentren en proceso de

llevar a cabo el objeto establecido en

los mismos.

OBLIGACION Y ORDEN DE PAGO:

se entiende por obligación el monto

adeudado producto del desarrollo de los

compromisos adquiridos por el valor

equivalente a los bienes recibidos,

servicios prestados y demás

exigibilidades pendientes de pago,

incluidos los anticipos no pagados que

se hayan pactado en desarrollo de las

normas presupuestales y de

contratación administrativa.

Así mismo la Ordenación del Pago

se considera el acto administrativo por

medio del cual el funcionario del cargo

facultado reconoce a favor de un

tercero, de acuerdo con la naturaleza

del gasto, una obligación o cuenta por

pagar.

PAGO: Es el acto por el cual la

Tesorería con base en la obligación y

orden de pago, gestiona ante la

Dirección del Tesoro Nacional la

consignación de los fondos a los

beneficiarios con cargo a los cupos

autorizados de PAC.

PAC (Programa Anual Mensualizado

de Caja): Es el instrumento mediante el

cual se define el monto máximo

mensual de fondos disponibles en la

cuenta única nacional, para los órganos

financiados con recursos de la nación

con el fin de cumplir sus compromisos.


Información Financiera

SIAF: Sistema Integrado de

Información Administrativa y Financiera


• Modelo Certificado de Registro

Presupuestal SIAF

• Orden de Pago SIAF.


La ejecución del presupuesto de

gastos es un proceso que comienza en

el momento en que se requiere adquirir

los servicios, obras o bienes y finaliza

cuando se pagan o extinguen las

obligaciones con terceros por los

servicios, obras o bienes recibidos.

Dentro de este proceso de ejecución

del presupuesto de gastos hay etapas

fundamentales que pueden ser

simultáneas o separadas en el

transcurso de la vigencia, cada una de

las cuales se confirma mediante el



428

respectivo registro presupuestal.

9. SALIDAS

Certificado de Registro Presupuestal

del Compromiso.

Orden de Pago.

10. REGISTROS

Número consecutivo de CDP

Número consecutivo Registro del

Compromiso.

Número consecutivo Registro de la

Obligación

Número consecutivo de Orden de

Pago.


• Con antelación a la ordenación del

gasto, se requiere Certificado de

Disponibilidad Presupuestal, CDP, y/o

autorización de vigencias futuras,

emitido por coordinador de grupo de

ejecución presupuestal o quien haga

sus veces.

• Ordenación del gasto a través de un

acto administrativo o contrato con o sin

formalidades plenas, que implica la

asunción de compromisos, cuyo plan de

pagos previsto deberá estar respaldado

en el cupo PAC disponible.

• Cuando se reciban a satisfacción

los bienes, obras o servicios, pactados

en los compromisos, se reconoce una

obligación y se ordena el pago,

solicitando los recursos a la DTN o el

pago directo al beneficiario.

12. ANEXOS

• Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

• Documento soporte del compromiso

• Documento soporte de la obligación

• Orden de Pago.

13. ACTIVIDADES


1. Una vez obtenido el CDP, solicita a

la División Financiera el registro

presupuestal del compromiso,

adjuntando para el efecto el respectivo

documento soporte y sus anexos.

OFICINISTA Y/O CITADOR GRUPO


2. Recibe y radica solicitud de

registro presupuestal del compromiso y

sus anexos, luego de lo cual entrega al

Técnico Administrativo y/o Profesional.

TECNICO ADMINISTRATIVO Y/O

PROFESIONAL GRUPO EJECUCION

PRESUPUESTAL

3. Verifica los datos fundamentales

del compromiso, su concordancia con el

CDP que lo respalda. Si encuentra

alguna inconsistencia u observación,

devuelve los documentos para que

efectúen los ajustes correspondientes.

4. Registra en los sistemas SIIF y

SIAF la información del compromiso o

contrato a máximo nivel de

desagregación según el objeto del

mismo y/o su afectación principal y las

vigencias que afecta.

5. Transcribe en el documento

soporte el rubro presupuestal que

afecta, valor, número de registro y

fecha.

6. Remite Compromiso o contrato con

sus soportes al Coordinador del Grupo



429


COORDINADOR GRUPO



información.

CITADOR/OFICINISTA GRUPO


9. Remite contrato con sus soportes a

la dependencia solicitante y deja copia

del mismo.


10. Recibe contrato con sus soportes

y remite a Secretaría General a fin de

autorizar la ordenanción del gasto.

SECRETARIO GENERAL

11. Firma como ordenador del gasto

el documento respectivo.

Nota: Cuando se trate de contratos

con formalidades plenas, esta

secuencia se cumple junto con la firma

del contrato por parte del contratista

antes de solicitar el registro

presupuestal del compromiso.


12. Una vez cumplidos los requisitos

necesarios para el inicio de su

ejecución, tramita la comunicación con

el proveedor a fin de notificarle el

perfeccionamiento del mismo.

OFICINISTA GRUPO CUENTAS

13. Cumplido el objeto del contrato

de acuerdo con sus condiciones, recibe

en ventanilla la factura, cuenta de cobro

o contrato respectivo, junto con el

documento de recibo a satisfacción de

los bienes, obras o servicios expedido

por el interventor o persona

responsable del control del contrato.

14. Radica los documentos en libro

de control de cuentas, asigna número a

la orden de pago, luego de lo cual pasa

al Secretario y/o Auxiliar Administrativo

para el trámite respectivo.

SECRETARIO Y/O AUXILIAR

ADMINISTRATIVO GRUPO CUENTAS

15. Recibe, revisa y liquida factura o

cuenta de cobro y elabora orden de

pago transcribiendo en el sistema SIAF

sus datos fundamentales e imprime,

luego de lo cual pasa al Coordinador

Grupo Cuentas.

COORDINADOR GRUPO CUENTAS

16. Certifica con su firma la anterior

información


17. Recibe orden de pago y sus

soportes, radica en libro y remite a

Secretaría General para la ordenación

del pago.

SECRETARIO GENERAL

18. Firma como ordenador del gasto

el documento.


19. Recibe y descarga del libro

control y pasa a Oficinista 2.

OFICINISTA 2 GRUPO

CONTABILIDAD

20. Revisa documentos y soportes

determinando las cuentas contables a

afectar y transcribe en el sistema SIAF y

en la orden de pago la imputación

contable correspondiente.




430

21. Recibe, revisa y radica

documentos luego de lo cual remite al

Grupo Ejecución Presupuestal.




documentos y pasa luego de lo cual al

Técnico Administrativo y/o Profesional.


PROFESIONAL

23. Analiza los documentos, verifica

los datos fundamentales de la

obligación y clasifica presupuestalmente

teniendo en cuenta el objeto y su

concordancia con el compromiso que lo

respalda.

24. Registra en el sistema SIIF y

SIAF la información correspondiente a

máximo nivel de desagregación.

25. Transcribe en la Orden de pago

la imputación presupuestal, valor,

número de la obligación y fecha.

COORDINADOR GRUPO



información.



27. Descarga en libro radicador y

remite al Grupo Tesorería

CAJERO GRUPO TESORERIA

28. Recibe y radica la orden de pago

y sus soportes, luego de lo cual entrega

al Auxiliar Administrativo y/o Técnico

Administrativo


AUXILIAR ADMINISTRATIVO GRUPO

TESORERIA

29. Analiza la Orden de Pago y

documentos anexos, y registra en el

sistema de ejecución de pagos (SIIF) la

confirmación de deducciones, la

selección de órdenes, y la confirmación

de pagos, luego de lo cual transcribe en

la orden de pago el número de registro.

30. Confirma Situación de Fondos en

el sistema de ejecución de pagos SIIF y

pasa a Oficinista y/o auxiliar

administrativo.

OFICINISTA Y/O AUXILIAR

ADMINISTRATIVO GRUPO

TESORERIA

31. Recibe Orden de Pago, revisa los

datos fundamentales y determina el

Banco y cuenta corriente que debe

afectar, luego de lo cual elabora cheque

respectivo.

32. Transcribe en la orden de Pago lo

datos del cheque y devuelve Auxiliar

Administrativo y/o Técnico

Administrativo.



TESORERIA

33. Registra los datos del pago en el

sistema de ejecución de pagos SIAF y

en el libro de bancos y pasa al Tesorero

para firma.

TESORERO

34. Recibe cheque, orden de pago y

anexos luego de lo cual firma cheque y

pasa al Cajero.


35. Clasifica la orden de pago de



431

acuerdo con el gasto.

36. Se comunica con beneficiario de

cheque para informar su entrega.

14. INDICADORES

• Gestión Compromisos acumulada:

Valor total Compromisos a la fecha

—————————————————

————————x 100


• Gestión Obligaciones acumulada:

Valor total Obligaciones a la fecha

—————————————————

————————x 100

Valor total compromisos a la fecha

• Gestión Pagos acumulada:

Valor total Pagos Tesorería a la fecha

—————————————————

————————x 100

Valor Total Obligaciones a la Fecha



Procedimiento: Trámite de nóminas

y sus descuentos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reconocer la obligación y ordenar el

pago por concepto de Gastos de

Personal Asociados a Nómina,

garantizando así de manera ágil,

objetiva y transparente la ejecución del

presupuesto.

2. CLIENTES

Todos los servidores de la entidad.

3. ALCANCE

Todos los servidores de la entidad.



Secretaría General con sus

dependencias adscritas, en especial la

División de Gestión Humana y la


5. REFERENCIAS



• Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES








los mismos.














432

Así mismo la Ordenación del Pago se

considera el acto administrativo por





pagar.


Tesorería con base en la obligación y





autorizados de PAC.













• Nómina


Disponibilidad Presupuestal SIAF.


Dentro del proceso de ejecución del

presupuesto de gastos hay etapas






9. SALIDAS

Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

Orden de Pago.

10. REGISTROS



Compromiso.


Obligación


Pago.




Disponibilidad Presupuestal, CDP, y/o

de viabilidad presupuestal, emitido por

el Coordinador del Grupo de Ejecución

Presupuestal o quien haga sus veces.


acto administrativo (Nómina), que

implica la asunción de compromisos,

cuyo plan de pagos previsto deberá

estar respaldado en el cupo PAC

disponible.

12. ANEXOS

• Documento Soporte (Nómina)


Presupuestal.

13. ACTIVIDADES

GRUPO DE NOMINA

1.Remite Nóminas del Nivel Central y

Regionales al Grupo Ejecución

Presupuestal





433

2. Recibe y radica las nóminas, luego

de lo cual entrega al Técnico

Administrativo y/o Profesional.



PRESUPUESTAL

3. Agrupa los conceptos de personal

en conceptos presupuestales.

4. Expide CDP registrando en los

sistemas SIIF y SIAF con la información

de las nóminas teniendo presente que

no se debe registrar los

correspondientes a conceptos cuyo

CDP ya se ha expedido con anterioridad

(Horas Extras, vacaciones, prima de

vacaciones) e imprime.


SIAF el compromiso de las nóminas a

máximo nivel de desagregación,

teniendo en cuenta registrar además

aquellos conceptos cuyo CDP se ha

expedido con anterioridad.

6. Transcribe en las nóminas el rubro

presupuestal que afecta, valores,

número de registro y fecha.

COORDINADOR GRUPO


8. Certifica con su firma en el CDP y

Nóminas la anterior información.



9. Remite Nóminas y anexos a

Secretaría General

SECRETARIO GENERAL

10. Firma las Nóminas como




11. Recibe y radica Nóminas de

Secretaría General y anexos.

PROFESIONAL


para el trámite de la obligación y revisa

la imputación presupuestal del

compromiso teniendo en cuenta el

objeto de cada concepto de personal.



máximo nivel de desagregación y las

respectivas deducciones.

14. Transcribe en las Nóminas el

número de la obligación y la fecha.

COORDINADOR GRUPO



información.



16. Recibe nóminas y anexos,

descarga en libro radicador y remite al

Grupo Tesorería.


17. Recibe y radica las nóminas, sus

anexos, luego de lo cual entrega a

Auxiliar Administrativo y/o Técnico

Administrativo.

18. TECNICO ADMINISTRATIVO

Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO

GRUPO TESORERIA

19. Analiza la nómina y documentos

anexos, y registra en el sistema de

ejecución de pagos SIIF la confirmación

de deducciones, la selección de

órdenes, y la confirmación de pagos,



434

luego de lo cual transcribe en la orden

de pago el número de registro.



pasa al Tesorero.

TESORERO

21. Con base en la información

suministrada por el Grupo de Nómina,

solicita mediante oficio a las entidades

bancarias respectivas se realicen las

notas débito para abonos en cuenta y

pago en efectivo en el nivel Central y

Regional



TESORERIA



en libro de bancos.

14. INDICADORES



—————————————————

————————x 100




—————————————————

————————x 100




—————————————————

————————x 100




Procedimiento: Trámite de facturas

de servicios públicos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar la correcta ejecución del

presupuesto asignado a la entidad,

manteniendo la prestación de los

servicios públicos básicos para el buen

funcionamiento de las dependencias

que conforman la entidad, bajo los

parámetros de la puntualidad y

cumplimiento en el pago de los servicios

públicos recibidos.

2. CLIENTES

Las empresas prestatarias de

servicios públicos y como beneficiarios

los servidores de la entidad.

3. ALCANCE

El procedimiento se aplica para la

cancelación o pago de los servicios

suministrados periódicamente a la

entidad e intervienen en el trámite

correspondiente División Financiera,

Secretaría General, Grupos de Cuentas,

Contabilidad, Ejecución Presupuestal y

Tesorería.



servidores de División Financiera,



435

Secretaría General y a todos los

beneficiarios de los servicios públicos

derivados de las dependencias o

instalaciones destinadas al

funcionamiento de la institución.

5. REFERENCIAS

• Decreto 262 del 22 de febrero de

2000.

• Resolución No. 036 de 1998

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público.

• Decreto 1842 de 1991.

6. DEFINICIONES






parte, se encuentre en proceso de llevar

a cabo el objeto establecido en los

mismos.












Así mismo la Ordenación del Pago se

considera el acto administrativo por





pagar.


pagaduría con base en la obligación y





autorizados de PAC.















• Orden de Pago SIAF.


La ejecución del presupuesto de

gastos es un proceso que comienza en

el momento en que se requiere adquirir

los servicios, obras o bienes y finaliza

cuando se pagan o extinguen las

obligaciones con terceros por los

servicios, obras o bienes recibidos.

9. SALIDAS

No aplica.

10. REGISTROS





436

Compromiso.


Obligación


Pago


Correcta liquidación y elaboración de

los recibos de pago, confrontando los

documentos soporte.

12. ANEXOS

Factura de cobro del servicio público

y Orden de Pago.

13. ACTIVIDADES


1. Recibe en ventanilla los recibos

correspondientes, allegados de la

División de Registro y Control y

Correspondencia.

2. Radica en libro de control de

cuentas y asigna número de orden de

pago, luego de lo cual pasa al auxiliar

administrativo para el trámite respectivo


3. Comprueba que los cobros

correspondan a servicios prestados a

las dependencias de la entidad y

registra en los controles manuales que

se llevan por dependencia y tipo de

servicio.

SECRETARIO Y/O AUXILIAR

ADMINISTRATIVO

4. Recibe, revisa y liquida factura o

cuenta de cobro y elabora la orden de

pago transcribiendo en el sistema de

ejecución de cuentas (SIAF) los datos

fundamentales del recibo, luego de lo

cual imprime y pasa al Coordinador del

Grupo de Cuentas.

COORDINADOR GRUPO CUENTAS


información y entrega al funcionario

para el registro en el libro radicador de

cuentas.


6. Una vez recibidas, la orden de

pago y la factura, se radica en el libro y

remite al Grupo de Ejecución

Presupuestal.



7. Radica la Orden de Pago, luego de

lo cual se la entrega al Técnico

administrativo y/o Profesional del Grupo

de Ejecución Presupuestal.


PROFESIONAL


facturas soportes, verifica pagos de

meses anteriores y determina el rubro

presupuestal que afecta, comprueba

que exista saldo suficiente y libre de

afectación que corresponda a la

apropiación presupuestal del gasto

proyectado.

9. De existir disponibilidad, registra

en los sistemas de ejecución de

apropiaciones SIIF y SIAF los datos del


Presupuestal y lo imprime.

10. Registra en el sistema de

ejecución de las apropiaciones (SIIF y

SIAF) la información del compromiso

que corresponda al gasto que respalda

el C.D.P.



437

11. Transcribe en la Orden de Pago


número del compromiso y fecha.




información del C.D.P. y del

compromiso.


DE EJECUCION PRESUPUESTAL

13. Descarga del libro radicador la

Orden de Pago y remite al Grupo de

Cuentas.

14. Recibe, radica y entrega la Orden

de Pago y sus soportes en Secretaría

General.

SECRETARIO GENERAL

15. Firma la Orden de Pago en su

condición de Ordenador del Gasto y la

devuelve al Grupo Cuentas.


16. Recibe y descarga del libro

control y pasa a Oficinista 2.

OFICINISTA 2 GRUPO

CONTABILIDAD

17. Revisa documentos y soportes

determinando las cuentas contables a

afectar y transcribe en el sistema SIAF y

en la orden de pago la imputación

contable correspondiente.



documentos luego de lo cual remite al

Grupo Ejecución Presupuestal.



19. Recibe y radica la Orden de Pago

con la Ordenación del Pago y

documentos anexos luego de lo cual se

la entrega al Técnico Administrativo y/o

Profesional.


PROFESIONAL



obligación y clasifica

presupuestalmente, teniendo en cuenta

el objeto y su concordancia con el

compromiso que lo respalda.

21. Registra el sistema de ejecución

de las apropiaciones SIIF y SIAF la

información correspondiente al pago

que se vaya a realizar.

22. Transcribe en la Orden de Pago

la imputación Presupuestal, el valor,

número de la obligación y la fecha.



23. Certifica con su firma en la Orden

de Pago la información precedente.



24. Descarga del libro radicador la

Orden de Pago con sus anexos y la

remite al Grupo de Tesorería.

25. Remite al Grupo de Tesorería.


26. Recibe y radica la Orden de Pago

o documento soporte con la ordenación

del Pago y sus anexos luego de lo cual

se lo entrega al auxiliar administrativo

y/o Técnico Administrativo.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y/O



438


TESORERIA


documentos anexos y registra en el



selección masiva de órdenes y la

confirmación de pagos, luego de lo cual

transcribe en la orden de pago el

número de registro.

28. Confirma situación de fondos en

el sistema de ejecución de pagos (SIIF)

y pasa a oficinista y/o auxiliar

administrativo.



TESORERIA

29. Recibe orden de pago, revisa los

datos fundamentales y determina la

cuenta corriente que debe afectar, luego

de lo cual elabora el cheque respectivo,

transcribe en la orden de pago los datos

del mismo, y devuelve a Auxiliar


Administrativo.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y/O


TESORERIA


sistema de ejecución de pagos (SIAF) y

en el libro de bancos y pasa a tesorero

para firma.

TESORERO



pasa al Cajero.




39. Ordena consignación del cheque

en entidad respectiva.

14. INDICADORES



—————————————————

————————x 100




—————————————————

————————x 100




—————————————————

————————x 100

Valor Total Obligaciones a la fecha



Procedimiento: Asignación de

cuotas de apropiación a nivel central y

de gastos generales a las Procuradurías

Regionales

Código:



PAVAJEAU

Fecha: 2 MARZO 2001

1. OBJETIVO

Dotar de apropiación a las



439

Procuradurías Regionales a fin de que

atiendan de manera ágil, objetiva y

transparente las necesidades que

deben suplir durante la respectiva

vigencia.

2. CLIENTES

La División Administrativa, los

Coordinadores Administrativos de las

Procuradurías Regionales y las

personas naturales y jurídicas en su

calidad de proveedores de bienes y

servicios, además de los funcionarios

de la entidad en el respectivo nivel

central y territorial.

3. ALCANCE


División Administrativa, los







territorial.



Coordinaciones Administrativas, la

Secretaría General, la Oficina de

Planeación, la División Administrativa y

la División Financiera.

5. REFERENCIAS




• Ley 80 de 1983

• Ley Anual de Presupuesto


6. DEFINICIONES

ASIGNACION DE CUOTAS

(ASIGNACION INTERNA DE

APROPIACIONES): Procedimiento que

permite al jefe del órgano o en quien

éste haya delegado la ordenación del

gasto, efectuar asignaciones internas de

apropiación con el fin de facilitar el

manejo operativo y de gestión de sus

dependencias, seccionales o

regionales, sin alterar los montos

iniciales asignados en los Anexos de

Decreto Anual de Liquidación del

Presupuesto.


No aplica.


Para la Elaboración de la respectiva

distribución, la División Administrativa y

cada Coordinador Administrativo

preparará y presentará un plan de

necesidades que tenga en cuenta los

últimos consumos anuales y relación de

requerimientos que deberá atender

durante la vigencia.

9. SALIDAS

Resolución de Asignación de Cuotas.

10. REGISTROS

• No aplica.

11.BASES DE AUTOCONTROL

• No aplica.

12.ANEXOS

Plan de Necesidades.

13. ACTIVIDADES

SECRETARIO GENERAL

1. Conjuntamente con la Oficina de



440

Planeación y Divisiones Financieras

fijan los parámetros (considerando los

planes, programas y política de la

entidad) que tendrán en cuenta la

División Administrativa y Coordinadores

Administrativos en la elaboración de los

presupuestos regionales.

DIVISION ADMINISTRATIVA Y


(PROCURADURIA REGIONAL)

2. Recopila información sobre las

necesidades de bienes y servicios de

las diferentes dependencias a niveles

central y regional.

3. Evalúa cada una de las

necesidades, establece prioridades y

las ajusta a los planes, programas y

políticas vigentes, luego de lo cual

elabora un consolidado que enviará a la

dependencia que haya indicado la


OFICINA DE PLANEACION Y

DIVISION FINANCIERA

4. Evalúan las solicitudes y las

ajustan a los planes, programas,

políticas y presupuesto vigentes, luego

de lo cual elabora un consolidado.

SECRETARIO GENERAL

5. Después de realizar los ajustes

que considere necesarios, expide la

Resolución de Asignación de Cuotas.

SECRETARIO GENERAL

6. Comunica a la División

Administrativa y a los coordinadores

Administrativos la Resolución mediante

la cual se le asignan las cuotas de

gastos para la respectiva vigencia fiscal,

así como las modificaciones que se

produzcan durante el año.

ASESOR DIVISION FINANCIERA

7. Registra en el sistema de

ejecución de las apropiaciones (SIIF y

SIAF), las cuotas asignadas para el

nivel central y cada Procuraduría

Regional, así como las modificaciones

que surjan durante la vigencia.

14. INDICADORES

• Participación en el presupuesto:

Total Cuota asignada

—————————————————

————————x 100

Total Apropiación Vigente a la Fecha



Procedimiento: Envío de trámites

financieros a las coordinaciones

administrativas regionales

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Dotar de recursos financieros,

respaldados con las apropiaciones, a

las Procuradurías Regionales a fin de

que cubran las obligaciones generadas

de manera ágil, objetiva y transparente.

2. CLIENTES

Los Coordinadores Administrativos

de las Procuradurías Regionales y las





441



territorial.

3. ALCANCE








territorial



Coordinaciones Administrativas, la

Secretaría General, la Oficina de

Planeación, la División Administrativa y

la División Financiera.

5. REFERENCIAS




• Ley 80 de 1983


6. DEFINICIONES

No aplica.


• Formato Delegación.


Aclara conceptos y/o define reglas y

lineamientos relevantes que son útiles

para la ejecución del procedimiento.

9. SALIDAS

Delegación.

10. REGISTROS

• Número consecutivo de Delegación.


• Correcta Planeación de delegación

acordes con la obligación y la

disponibilidad de PAC.

12. ANEXOS

Solicitudes de delegación de las

Coordinaciones Administrativas.

13. ACTIVIDADES


1. Con base en las cuotas de

apropiación asignadas y los

compromisos adquiridos, elabora

mensualmente una solicitud de

delegación de pago y lo remite a la



GRUPO EJECUCION PRESUPUESTAL

2. Estudia y consolida las solicitudes

de delegación de pago, teniendo en

cuenta el Programa Anual Mensualizado

de Caja (PAC) aprobado para la entidad

y consonante con las demás políticas y

estrategias adoptadas.

COORDINADOR GRUPO


3. Ajusta las solicitudes de

delegación de pagos consolidados, al

Programa Anual Mensualizado de Caja

(PAC) aprobado para la entidad y las

demás políticas y estrategias

adoptadas.


4. Aprueba el plan de desembolsos

de caja para las Coordinaciones

Administrativas Regionales.




442


5. Prepara y elabora el documento

"Delegación" para ser remitido a las

Coordinaciones Administrativas

Regionales y las presenta al Jefe de la



6. Analiza, firma y presenta para

firma a Secretaría General.

SECRETARIO GENERAL

7. Firma las Delegaciones de Pago.



8. Tramita en sistema de ejecución

de PAC la Programación de Giros

respectiva.


DIVISION FINANCIERA

9. Remite por correo a las

Coordinaciones Administrativas

mediante oficio suscrito por el Jefe de la

División Financiera, el original de los

documentos de Delegación de Pagos y

copia al Grupo de ejecución

presupuestal.

OFICINISTA GRUPO EJECUCION

PRESUPUESTAL

10. Verifica en el sistema de

ejecución de PAC que exista

disponibilidad, de existir registra la

información correspondiente por cada

rubro presupuestal que se va a delegar.

OFICINISTA GRUPO EJECUCION

PRESUPUESTAL

11. Prepara oficio para remitir el

documento Delegación de Pago Grupo

Tesorería, División Administrativa y

Grupo Contabilidad.

TESORERO

12. Recibe documento Delegación de

Pago y remite al Técnico Administrativo.


GRUPO TESORERIA

13. Tramita en el sistema de

ejecución de PAC (SIIF) el documento

de Delegación de pago, generando las

correspondientes Operaciones

Auxiliares de Tesorería, luego de lo cual

confirma la situación de fondos a cada

Coordinación Administrativa.

14. INDICADORES

• Descentralización del Gasto:

Total Pagos a la fecha Procuraduría

Regional

—————————————————

————————x 100

Total Apropiación Vigente a la fecha


Proceso: Trámite de derechos de

petición

Procedimiento: Trámite de derechos

de petición

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Satisfacer las peticiones formuladas

ante la entidad respecto de los asuntos

propios y competentes a la

dependencia, profiriendo respuesta



443

dentro de los términos legal y

constitucionalmente consagrados para

el efecto.

2. CLIENTES

Funcionarios de la entidad y

personas externas a la misma.

3. ALCANCE


División Financiera y grupos que la

conforman.



División Financiera y grupos que la

conforman.

5. REFERENCIAS

• Artículo 23 C.P.


• Resolución 352 de 2000 PGN

• Decreto 01 de 1984.

6. DEFINICIONES

No aplica.


No aplica.


No aplica.

9. SALIDAS

Oficio de respuesta al peticionario,

cuya copia debe reposar en el archivo

de la dependencia.

10. REGISTROS

No aplica.


• Cumplimiento de los términos

legales para proferir respuesta.

12. ANEXOS

Los requeridos de acuerdo con el tipo

de petición.

13. ACTIVIDADES

PETICIONARIO

1. Presenta escrito o solicitud verbal

directamente en la División Financiera o

de Registro y Control y

Correspondencia.

CITADOR O TECNICO

ADMINISTRATIVO DIVISION

FINANCIERA

2. Recibe y radica el derecho de

petición y pasa a Jefe División

Financiera.


3. Analiza petición y proyecta

respuesta o solicita dicho proyecto al

Coordinador de Grupo competente.

4. Firma oficio de respuesta dada al

derecho de petición y devuelve a

Técnico Administrativo para envío al

peticionario.


5. Archiva copia de oficio de

respuesta dada al derecho de petición

formulado con sus anexos.

14. INDICADORES

No aplica.



Procedimiento: Trámite de

resoluciones administrativas

Código:



444



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Satisfacer de manera ágil, objetiva y

transparente el pago de los

compromisos y obligaciones de carácter

administrativo y laboral, luego de

agotado el trámite correspondiente para

tal fin.

2. CLIENTES

La Secretaría General, Oficina

Jurídica, la División Administrativa,

División de Gestión Humana, los entes

colegiados de la Rama Jurisdiccional,

los funcionarios de la entidad, así como

las personas naturales y jurídicas en su

calidad de beneficiarios de los mismos.

3. ALCANCE



adscritas y la Oficina Jurídica.



Secretaría General con sus

dependencias adscritas a la Oficina

Jurídica.

5. REFERENCIAS

• Decreto de 262 de 2000



• Ley 80 de 1983


6. DEFINICIONES








los mismos.


Se entiende por obligación el monto










Así mismo la Ordenación del Pago

se considera el acto administrativo por





pagar.


pagaduría con base en la obligación y





autorizados de PAC.









445









• Orden de Pago SIAF

• Formato Resolución PGN 303 y

303A

• Formato Resolución de Viáticos.


Dentro del proceso de ejecución del

presupuesto de gastos hay etapas






9. SALIDAS


Presupuestal

Orden de Pago.

10. REGISTROS



Compromiso.


Obligación


Pago.




Disponibilidad Presupuestal, CDP,

emitido por el coordinador del grupo de

ejecución presupuestal o quien haga

sus veces.


acto administrativo, que implica la

asunción de compromisos, cuyo plan de

pagos previsto deberá estar respaldado

en el cupo PAC disponible.

• La Obligación se reconoce y se

ordena su pago con base en la

Resolución de Reconocimiento, fallos o

sentencias judiciales, o según lo

ordenado en normas legales, solicitando

los recursos a la DTN o el pago directo

al beneficiario.

12. ANEXOS

• Documento Soporte (Resolución)


Presupuestal.

• Documento soporte del compromiso

• Documento soporte de la obligación

• Orden de Pago.

13. ACTIVIDADES


1. Una vez obtenido el CDP, el cual

se ha elaborado con el respectivo

proyecto de resolución, elabora orden

de Pago y remite al Grupo Cuentas.

Nota: El proyecto de Resolución de

Viáticos contiene el formato de orden de

pago.


2. Recibe, radica y numera la Orden

de Pago y remite al Grupo Ejecución

Presupuestal.



446

Nota: Esta secuencia se omite

cuando se trate de Proyectos de

Resolución de Viáticos.



3. Recibe Resolución y anexos y

pasa a Técnico Administrativo y/o

Profesional.



PRESUPUESTAL


del compromiso, su concordancia con el

CDP que lo respalda. Si encuentra

alguna inconsistencia u observación,

devuelve los documentos para que

efectúen los ajustes correspondientes.


SIAF la información del compromiso a

máximo nivel de desagregación según

el objeto del mismo y/o su afectación

principal.

6. Transcribe en el documento

soporte el rubro presupuestal que

afecta, valor, número de registro y

fecha.

7. Remite Orden de Pago, anexos y

soportes al Coordinador del Grupo


COORDINADOR GRUPO


8. Certifica con su firma en la Orden

de Pago, la información anterior.




remite Orden de Pago y anexos a

Secretaría General

SECRETARIA GENERAL

10. Firma Orden de pago como

Ordenador del Gasto y remite al Grupo

Ejecución Presupuestal



11. Recibe y radica Orden de pago y

anexos y pasa a Técnico Administrativo

y/o Profesional.


PROFESIONAL



obligación y clasifica presupuestalmente

teniendo en cuenta el objeto y su

concordancia con el compromiso que lo

respalda.



máximo nivel de desagregación.

14. Transcribe en la Orden de pago


número de la obligación y fecha.

COORDINADOR GRUPO



información.




remite al Grupo Tesorería


17. Recibe y radica la orden de pago

y sus soportes, luego de lo cual entrega

a Auxiliar Administrativo y/o Técnico

Administrativo



447



TESORERIA


documentos anexos, y registra en el



selección de órdenes, y la confirmación

de pagos, luego de lo cual transcribe en

la orden de pago el número de registro.



pasa a Oficinista y/o auxiliar

administrativo.



TESORERIA

20. Recibe Orden de Pago, revisa los

datos fundamentales y determina el

Banco y cuenta corriente que debe

afectar, luego de lo cual elabora cheque

respectivo.

21. Transcribe en la orden de Pago

los datos del cheque y devuelve Auxiliar


administrativo.



TESORERIA



en libro de bancos y pasa a Tesorero

para firma.

TESORERO



pasa a Cajero.




25. Se comunica con beneficiario de

cheque para informar su entrega.

14. INDICADORES



—————————————————

————————x 100




—————————————————

————————x 100




—————————————————

————————x 100



Proceso: Ejecución del PAC

Procedimiento: Informe de

movimientos bancarios a la dirección

del tesoro nacional

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO



448

Evalúa el tiempo durante el cual

permanecen los recursos situados por

el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, en las cuentas bancarias de la

entidad, permitiendo establecer si se

transgrede la prohibición legal de

mantener recurso o dineros oficiales,

por más de cinco (5) días, caso en el

cual se entrará a revisar el motivo

causante de dicha demora.

2. CLIENTES

Dirección Nacional del Tesoro del


Público y Tesorería de la Procuraduría

General.

3. ALCANCE


movimientos bancarios (Ingresos,

Egresos, Saldos) cumplidos

contablemente en la entidad.


El Tesorero de la Procuraduría

General.

5. REFERENCIAS



• Demás normas concordantes del


Público.

6. DEFINICIONES

No aplica.


Formato establecido por la Dirección

Nacional de Tesoro del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público.


Permite establecer el flujo de caja y

movimiento bancario registrado

mensualmente en la entidad.

9. SALIDAS

Informe de movimientos bancarios

remitido a la Dirección del Tesoro

Nacional.

10. REGISTROS

No aplica.


• Correcto registro de los

movimientos bancarios y

establecimiento del nivel de ingresos,

egresos y saldo disponible para el

cumplimiento y pagos de las

obligaciones a cargo de la entidad.

• Se establece el flujo mensual de

caja, resultante de los movimientos

bancarios efectuados durante el mes

contenido en el informe enviado a la

Dirección del Tesoro Nacional

• Confrontación de los ingresos y

egresos, la relación consecutiva de los

mismos y el reporte de bancos.

12. ANEXOS

• Informe

• Disquete.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA GRADO 06 GRUPO

TESORERIA

13.1 Al cierre del ejercicio mensual

antes del día siete (7) siguiente,

consolida los movimientos de ingresos,

egresos y saldos, suministrada por los

Coordinadores Administrativos y

funcionarios del nivel central.



449

13.2 Migra de los sistemas SIIF y

SIAF a un archivo plano el informe

debidamente consolidado.

TESORERO

13.3 Revisa y firma el informe de los

movimientos bancarios, junto con el

oficio remisorio y ordena el envío del

mismo y del archivo plano en disquete a

más tardar el día séptimo de cada mes,

siguiente al ejercicio mensual contable

del mes precedente.

14. INDICADORES

• Nivel de ejecución:

Saldo Promedio

——————————————x

30 = n días

Saldo Inicial + Ingresos

• Saldo Final:

Saldo inicial + ingresos - Gastos =

Saldo Final


Proceso: Pago de impuestos y

contribuciones

Procedimiento: Presentación de

declaraciones tributarias

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Dar cumplimiento a las normas y

obligaciones tributarias a cargo de la

entidad causadas por las retenciones

efectuadas dentro del proceso de

ejecución del presupuesto asignado a la

entidad dentro de una vigencia fiscal

definida.

2. CLIENTES

Dirección Nacional de Impuestos y

Aduanas Nacionales, Tesorería de la

Procuraduría General.

3. ALCANCE


beneficiarios de pagos a cargo de la

Procuraduría General y es válido para

establecer el cumplimiento de las

contribuciones a cargo de la entidad y

es válido para desvirtuar moras o

extemporaneidades en la declaración y

pago de obligaciones tributarias.


Grupo de Contabilidad y Tesorería.

5. REFERENCIAS

• Estatuto Nacional Tributario


• Resolución 2472 de 1999 de la

DIAN

• Decreto 2588 de 1999 Presidencia

de la República.

6. DEFINICIONES

Consultar Estatuto Nacional

Tributario.


• Recibo de pago migrado del

sistema electrónico de la DIAN

• Recibo de consignación de pago de

la contribución efectuada en el Banco

recaudador

• Cheque o título valor mediante el

cual se efectúa la cancelación de la



450

contribución ante el banco recaudador

del impuesto.


Sujeción al calendario tributario para

el pago de impuestos.

9. SALIDAS

Recibo de pago del impuesto.

10. REGISTROS

No aplica.



de los recibos de pago con base en la

clara definición de conceptos de la

retención efectuada, confrontando con

los documentos soporte.

12. ANEXOS

Recibo de Pago y Cheque.

13. ACTIVIDADES


GRUPO DE TESORERIA

1. Consolida la información de las

retenciones efectuadas en las

regionales y nivel central por los

diferentes conceptos de aplicación,

indicando el valor y el concepto.

2. Registra los datos de la

declaración en el sistema electrónico de

la DIAN ELECTRONICA indicando el

valor y el concepto aplicados en forma

consolidada, tanto por el grupo de

contabilidad como por las

coordinaciones administrativas

regionales y deriva del precitado

sistema electrónico la liquidación del

gravamen a cancelar o recibo de pago,

mediante documento expreso,

registrando finalmente en dicho sistema,

la fecha cierta de pago de la

contribución.

TESORERO

3. Ordena la elaboración del cheque,

adjuntando el recibo de pago derivado

del sistema electrónico de la DIAN

ELECTRONICA.

CITADOR GRUPO TESORERIA

4. Recibe la liquidación de la

contribución a pagar, el cheque y

efectúa el pago correspondiente en el

banco recaudador y la copia de dicha

consignación la trae al Grupo de

Tesorería para su archivo final.

14. INDICADORES

No aplica.


Proceso: Presentación de informes

Procedimiento: Informe boletín

diario de caja y bancos

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Presentar y confrontar los

movimientos diarios de ingresos y

gastos que se generan en la entidad de

tal forma que permitan verificar los

saldos diarios en bancos y a partir de

ellos servir de fuente de información

para elaborar los informes,

declaraciones y demás documentos



451

exigidos en forma legal a la entidad.

2. CLIENTES

División Financiera, Dirección

Nacional del Tesoro, Grupo

Contabilidad, Contraloría General de la

República, Bancos, proveedores y

servidores de la entidad.

3. ALCANCE


División Financiera y Grupo de

Tesorería.


Grupo de Tesorería.

5. REFERENCIAS



6. DEFINICIONES

No aplica.


• Boletín Diario de Caja y Bancos


No aplica.

9. SALIDAS

Boletín Diario de Caja y Bancos.

10. REGISTROS

No aplica.


• Correcta consolidación de la

información que genera el reporte.

12. ANEXOS

Documentos soportes del ingreso y

gasto

13. ACTIVIDADES


1.Consolida los documentos que

originan la información de los

movimientos diarios ingresos y egresos.

2.Elabora en hoja electrónica el

boletín registrando en ella la

información consolidada y pasa a

Tesorero.

TESORERO

3.Previa su revisión, certifica con su

firma la información del boletín.

4.Ordena el envío del boletín con

todos los documentos soportes al Grupo

Contabilidad y copia a Jefe División

Financiera.

14. INDICADORES

Ingresos del día - Egresos del día =

Saldo diario


Proceso: Presentación de informes

Procedimiento: Elaboración informe

de operaciones efectivas de caja sector

central nacional CGR

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Presentar y confrontar a la

Contraloría General de la República, los

movimientos trimestrales de Ingresos y

Egresos que se generan en la entidad

de tal forma que permitan verificar los

estados de Superávit o déficit.

2. CLIENTES



452

Contraloría General de la República,

División Financiera, Dirección Nacional

del Tesoro, Grupo Contabilidad.

3. ALCANCE


División Financiera y Grupos de

Tesorería.


Grupo de Tesorería.

5. REFERENCIAS



6. DEFINICIONES

No aplica.


Formato DEFP001 Operaciones

Efectivas de Caja Sector Central

Nacional - Contraloría General de la

República.


Con el fin de ejercer su función

fiscalizadora la Contraloría General de

la República debe conocer los estados

de Superávit o déficit de las entidades

sobre las que ejerce control fiscal.

9. SALIDAS

Informe de Operaciones Efectivas de

Caja Sector Central Nacional.

10. REGISTROS

No aplica.


• Correcta consolidación de la

información que genera el reporte.

12. ANEXOS

Documentos soportes del ingreso y

gasto

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA GRUPO DE

TESORERIA

1. Consolida los documentos que

originan la información de los

movimientos trimestrales de ingresos y

egresos.

2. Elabora en hoja electrónica el

borrador del futuro informe registrando

en él la información de Ingresos y

Gastos del Nivel Central, Procuradurías

Regionales y otras fuentes.

3. Con base en la anterior

información, transcribe de acuerdo con

el concepto de ingreso o gasto la

información consolidada del trimestre y

acumulada a la fecha del mismo en el

formato respectivo y pasa a Tesorero

para revisión y firma.

TESORERO

4.Previa su revisión, certifica con su

firma la información del Informe.

5.Ordena el envío del Informe en el

plazo establecido a la División de

Estadística Nacional de la Contraloría

General de la República.

14. INDICADORES

• Superávit (Déficit) Periodo:

Ingresos Totales del Período - Pagos

Totales del período -

• Superávit (Déficit) Acumulado:

Ingresos Totales Acumulados -

Pagos Totales Acumulados


Proceso: Proceso contable



453

Procedimiento: Contabilización de

ajustes parciales por inflación,

depreciación, amortización y provisión

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Reflejar el efecto de las variaciones

del poder adquisitivo de la moneda,

mediante ajustes apropiados para que

las distintas partidas contables se

expresen en moneda de igual poder

adquisitivo.

Reflejar en los estados contables de

la entidad el efecto de los gastos o

costos por depreciación, agotamiento,

amortización y provisión.

2. CLIENTES

Directivos de la Entidad, Contaduría

General de la Nación, Contraloría

General de la República, Comisión

Legal de Cuentas de la Cámara de

Representantes.

3. ALCANCE


activos no monetarios y las

construcciones en curso de la propiedad

planta y equipo y al patrimonio.


Grupo de Inventarios y Grupo

Contabilidad.

5. REFERENCIAS






• Ley 488 de 1998

• Circular Externa 016 de1996

Contaduría General de la Nación

• Circular Externa 011 de1996

Contaduría General de la Nación


6. DEFINICIONES

AJUSTES POR INFLACION: Se

refiere a las variaciones del poder

adquisitivo de la moneda, mediante

ajustes apropiados para que las

distintas partidas contables se expresen

en moneda de igual poder adquisitivo.

DEPRECIACION: Distribución

sistemática del costo ajustado por

inflación de un activo depreciable, en

los períodos que conforman su vida útil,

de acuerdo con el método reconocido

de valor técnico adoptado.

AMORTIZACION: Se refiere a la

distribución del costo de un activo

amortizable durante el período que

contribuye a la generación de ingresos

o al cumplimiento de las actividades

propias de la función administrativa o

cometido estatal.

PROVISION: Representa el valor de

las estimaciones que se deben efectuar

para cubrir contingencias de pérdidas

como resultado del riesgo de

incobrabilidad, mercado o demérito del

costo de los activos


Comprobante de contabilidad.



454


La implementación de los métodos

aplicables a cada tipo de ajuste, debe

hacerse con base en las normas

vigentes existentes para cada fin.

9. SALIDAS

Comprobante de contabilidad

procesado en sistemas contables SIAF

Balance.

10. REGISTROS

Registro de los ajustes parciales.


Correcta implementación de los

métodos aplicables a cada tipo de

ajuste.

12. ANEXOS

No aplica

13. ACTIVIDADES

GRUPO INVENTARIOS

1.Remite al Grupo Contabilidad el

resumen de los movimientos de

almacén debidamente ajustados.

TECNICO ADMINISTRATIVO /


GRUPO CONTABILIDAD

2.Previa su revisión, asigna las

cuentas contables a cada movimiento y

elabora el sistema de hoja electrónica

Excel el respectivo asiento contable y

pasa comprobante y soportes a

Coordinador grupo Contabilidad.

COORDINADOR GRUPO

CONTABILIDAD

3.Una vez revisado, refrenda con su

firma el comprobante de contabilidad y

devuelve a Técnico Administrativo o

Profesional Universitario.

TECNICO ADMINISTRATIVO /


GRUPO CONTABILIDAD

4.Incorpora en el sistema de

contabilidad SIAF y SIIF lo pertinente

del comprobante de contabilidad y

archiva el documento.

14. INDICADORES

No aplica.


Proceso: Proceso contable

Procuradurías regionales

Procedimiento: Registro contable de

los informes enviados por las

coordinaciones administrativas de las

procuradurías regionales

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Ejercer el control y la incorporación

de la ejecución de las Procuradurías

Regionales a la contabilidad de la

entidad.

2. CLIENTES

Directivos de la Entidad, División

Financiera, Contaduría General de la

Nación, Contraloría General de la

República.

3. ALCANCE




455

transacciones realizadas por los

coordinadores Administrativos en

desarrollo de las actividades que

afectan la ejecución de presupuesto, el

PAC y los movimientos contables.


Coordinadores Administrativos,

Grupo de Inventarios y Grupo

Contabilidad.

5. REFERENCIAS



• Circular 013 de 2000 secretaría

General PGN


6. DEFINICIONES

No aplica.


Informe de movimiento de bancos.

Cuadro de Ejecución Presupuestal de

giros y pagos.


Las Coordinaciones Administrativas

deberán remitir al Grupo Contabilidad y

al Grupo Tesorería la información

relativa al movimiento de bancos, y

relación detallada por conceptos,

descuentos efectuados por retención en

la fuente e IVA con la correspondiente

consignación.

Al Grupo Contabilidad deberán

remitir Balance Contable, acompañado

de la relación de operaciones

recíprocas y de los documentos

soportes.

9. SALIDAS

Balances

Comprobante de contabilidad

procesado en sistema contables SIAF

Oficio con o sin observaciones.

10. REGISTROS

Registro de los comprobantes

incorporados en el sistema SIAF.


Correcta implementación de los

métodos contables aplicables a cada

tipo de movimiento.

12. ANEXOS

Informes Procuradurías Regionales.

13. ACTIVIDADES

COORDINADOR ADMINISTRATIVA

PROCURADURIA REGIONAL

1.Remite al Grupo Contabilidad los

informes financieros.

PROFESIONAL Y/O TECNICO


CONTABILIDAD

2.Recepciona los informes

financieros, revisa asientos contables

cotejando con los soportes.

3.Revisa Balances, cuadros e

informes de ejecución presupuestal y

movimientos de almacén.

4.Digita en el sistema de contabilidad

la información de los soportes e imprime

los Balances.

5.Mensualmente se migra la

información del SIAF y SIIF.

6.Proyecta oficio al Coordinador

Administrativo, haciendo las

observaciones del caso, si hay lugar y

pasa a Coordinador Grupo



456

Contabilidad.

COORDINADOR GRUPO

CONTABILIDAD

7.Una vez revisado, refrenda con su

firma el oficio y ordena remitir a través

de la División de Registro y Control y

Correspondencia.

14. INDICADORES

No aplica.


Proceso: Documentos impuestos y

contribuciones

Procedimiento: Certificados por

pagos retenciones por ICA, IVA,

FUENTE

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Cumplir con las obligaciones legales

de carácter tributario y a su vez

certificar a los beneficiarios de pagos

ante la entidad las retenciones

efectuadas y con dichos documentos

facilitar la confrontación entre los

contribuyentes y la DIAN.

2. CLIENTES

Dirección Nacional de Impuestos y

Aduanas Nacionales y Alcaldía Mayor

de Bogotá, D. C., funcionarios y

proveedores.

3. ALCANCE


pagos realizados por la entidad y que

por disposición legal deban ser objeto

de retenciones de carácter tributario.


Coordinadores grupos de

contabilidad, Tesorería, Nómina.

5. REFERENCIAS


• Estatuto Nacional Tributario.

• Decreto 53 de 30 de enero de 1996

Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.


Procurador General de la Nación.

6. DEFINICIONES

Ver Estatuto Nacional Tributario.


Formato establecido por la Dirección

Nacional de Impuestos y Aduanas

Nacionales para certificados de

Ingresos y retenciones de asalariados.


Los certificados constituyen soportes

documentales de las retenciones

realizadas por el agente retenedor y

permite confrontar dicha información

con la declaración presentada por

dichos conceptos ante la DIAN.

9. SALIDAS

Los certificados entregados a

proveedores y servidores de la entidad

por concepto de retenciones en la

FUENTE, IVA e ICA.

10. REGISTROS

No aplica.



457


• Correcto registro de las retenciones

efectuadas y certificadas a proveedores

y servidores de la entidad interesados.

• Confrontación de los pagos con las

retenciones realizadas y las retenciones

declaradas.

12. ANEXOS

No aplica.

13. ACTIVIDADES

POR CADA PAGO DE BIENES Y

SERVICIOS, EXCLUIDAS LAS

RETENCIONES POR CONCEPTO DE

PAGO DE SALARIOS.

OFICINISTA GRUPO DE

TESORERIA

1.Al momento del giro de cada orden

de pago, transcribe en un formato

diseñado para este fin, los descuentos

por retenciones que se calcularon en el

Grupo de cuentas a cada proveedor el

cual es firmado por el Tesorero de la

entidad.

CAJERO

2.Entrega simultáneamente el

certificado de retención con el cheque,

haciéndole firmar al proveedor

beneficiario del pago, una copia del

certificado, la cual debe reposar en el

archivo.

CERTIFICADOS ANUALES

PROVEEDOR

5.Solicita certificado anual (resumen

de los expedidos por cada pago

efectuado al solicitante) al oficinista del

grupo de tesorería.


6.Elabora los certificados de

retenciones de proveedores.

Nota: El Certificado de Ingresos y

Retenciones sobre salarios lo expide el

Grupo de nómina.

COORDINADORES GRUPOS DE

CONTABILIDAD, TESORERIA Y

NOMINA

7.Refrendan el certificado (para el

proveedor: C. Grupos contabilidad y

Tesorería. Para asalariados: C. Grupos

Nómina y Tesorería) avalan la correcta

liquidación de las retenciones

certificadas de conformidad con el

concepto que las originó.

CAJERO Y AUXILIAR

COORDINADOR GRUPO DE NOMINA

5. Entrega a los proveedores y

servidores de la entidad el

correspondiente certificado.

14. INDICADORES

No aplica.


Proceso: Proceso de contabilidad


conciliaciones bancarias

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Permite confrontar los movimientos

contables (Ingresos, Egresos, Saldos)



458

con los extractos bancarios en cuyo

contenido se registran los ingresos,

egresos y saldos de las cuentas

bancarias a través de las cuales se

efectúan las operaciones financieras de

los recursos de la entidad.

2. CLIENTES

División Financiera, Bancos.

3. ALCANCE

El procedimiento permite confrontar y

verificar los movimientos bancarios que

recaen sobre los recursos de la entidad.


Grupo de contabilidad y Tesorería.

5. REFERENCIAS




6. DEFINICIONES

No aplica.


• Formato contable de conciliaciones.

• Extractos bancarios.


Este procedimiento se debe efectuar

mensualmente.

9. SALIDAS

Conciliación.

10. REGISTROS

No aplica.


• Se deben tener en cuenta la

fidelidad de la información contenida en

los documentos soportes y los extractos

bancarios generados por dichos

movimientos contables.

• Permite mantener la máxima

transparencia en el manejo de los

recursos de la entidad.

12. ANEXOS

* Extractos bancarios.

* Recibos de consignación.

* Libro auxiliar de bancos.

13. ACTIVIDADES


GRUPO DE CONTABILIDAD

13.1. Toma la conciliación anterior y

la coteja contra el extracto bancario.

13.2. Compara el Libro de Bancos

con el extracto respectivo.

13.3. Establece diferencias contables

entre el Libro auxiliar de bancos y los

extractos bancarios.

13.4. Establece diferencias entre los

documentos soporte y los registros.

13.5. Digita la información y la

imprime.


CONTABILIDAD

13.6. Revisa el informe de

conciliaciones bancarias y lo aprueba

con su firma.


GRUPO DE CONTABILIDAD

13.7. Remite al grupo de tesorería el

informe de conciliaciones bancarias.

14.INDICADORES

No aplica.




459

Proceso: Presentación informes para

la elaboración de balances

Procedimiento: Contabilización de

boletines enviados por las

coordinaciones de los grupos de

ejecución presupuestal, tesorería y

almacén general.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Permite contabilizar los movimientos

de Obligaciones, Pagos y Almacén, que

se generan diariamente para la los

Balances respectivos.

2. CLIENTES

División Financiera y su Grupo de

Contabilidad.

3. ALCANCE

El procedimiento aplica a

documentos y procesos previamente

desarrollados por los Grupos de

Ejecución Presupuestal, Tesorería y

Almacén.


Grupo de contabilidad, Tesorería,

Ejecución Presupuestal y Almacén.

5. REFERENCIAS




6.DEFINICIONES

7.FORMATOS A UTILIZAR

• Informe de Movimientos Diarios por

concepto y sus anexos.

• Informe de Pagos efectuados y sus

anexos.

• Boletines Diarios y de Ajuste de

Almacén y sus anexos.


La información contenida en los

boletines o informes de Obligaciones,

Pagos y Movimientos de Almacén,

constituyen la base para el registro de

los movimientos contables, que

permitirán a futuro la elaboración del

Balance respectivo.

9. SALIDAS

Comprobante de contabilidad de

obligaciones.


pagos.


movimientos de almacén.

10. REGISTROS

Las diferentes imputaciones

contables y su registro. Así como el

registro del comprobante de

contabilidad.


• Correcto registro de las

imputaciones contables teniendo en

cuenta el tipo de movimiento.

• Confrontación y cotejo de la

información de los Grupos. Ejecución

Presupuestal, Tesorería y Almacén.

12. ANEXOS



460

• Informe de Movimientos Diarios por

concepto y sus anexos.

• Informe de Pagos efectuados y sus

anexos.

• Boletines Diarios y de Ajuste de

Almacén y sus anexos.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA/PROFESIONAL/TECNI

CO ADMINISTRATIVO GRUPO

CONTABILIDAD

1.Recibe y revisa boletín de diario de

almacén, o informe de obligaciones y/o

informe de Pagos de la dependencia

pertinente.

2.Determina la imputación contable

cuando ésta no se haya surtido.

3.Verifica la imputación contable

contenida en el documento anexo

soporte del movimiento.

4.Registra la imputación contable y

los datos del movimiento en el sistema

de contabilidad SIIF y SIAF.

5.Imprime y revisa comprobante de

contabilidad.

6.Archiva el comprobante con todos

sus soportes.

7.Efectúa mensualmente el cruce de

las obligaciones, pagos y movimientos

de almacén por cada cuenta contable.

14. INDICADORES

No aplica.


DIVISION ATENCION AL PUBLICO

FEBRERO DE 2001


INTRODUCCION














dinámica diaria.






Entidad.





461









Nación,





básicos:














Institución.


cliente.





respectivos.

DESTINATARIOS







administrativo.


MANUAL





Debe conservarse en lugares libres

de contaminación por agentes físicos,

químicos o biológicos.








Procuraduría.

Dependencia: División Centro de

Atención al Público - CAP-

Proceso: Certificado de

Antecedentes Disciplinarios

Procedimiento: Expedición

Certificados

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Expedir los Certificados de



462

Antecedentes Disciplinarios requeridos

para información personal, tomar

posesión de un empleo del Estado,

incorporarlos a las investigaciones

disciplinarias, viajar al exterior o para

contratar con las Entidades Públicas, de

manera ágil, precisa y de alta

satisfacción para el usuario.

2. CLIENTES

Toda persona mayor o menor de

edad, nacional o extranjera tiene

derecho a solicitar sus antecedentes

disciplinarios y a que le sean expedidos

oportunamente, previa consignación de

la suma fijada para cada año en el

banco respectivo.

Igualmente, las Entidades Oficiales

pueden solicitarlos para anexar a las

investigaciones disciplinarias.

3. ALCANCE

El procedimiento involucra a todos

los usuarios que soliciten

personalmente o por correo la

expedición del Certificado de

Antecedentes Disciplinarios, a la

Viceprocuraduría y a la División de

Registro, Control y Correspondencia.


El procedimiento incluye al usuario,

Jefe de División, oficinistas y secretaria.

5. REFERENCIAS

• Constitución Política

• Ley 200 de 1995


• Demás normas concordantes

6. DEFINICIONES

N.A.


N.A.


Clases de Certificados de

Antecedentes Disciplinarios

CODIGO MOTIVO

01 Investigación

03 Posesión

Simple

04 Información

Personal

08 Adelantar

Estudios en el Exterior (Militares)

09 Posesión

(Ausencia Total de Sanciones)

10 Viajar al

Exterior

13 Contratación

Pública

9. SALIDAS

Expedición del Certificado de

Antecedentes Disciplinarios.

10. REGISTROS

• Recibo de Consignación.


• Verificar que el recibo de

consignación adjunto tenga el sello del

banco y que se haya cancelado la suma

fijada para el año respectivo.

• Digitar código del documento,

número de identidad y verificar que sea

el mismo nombre reportado por la

Registraduría Nacional del Estado Civil.

• Digitar el código que determina el



463

tipo de certificado.

12. ANEXOS

• Copia del recibo de consignación.

• Documento de Identidad o fotocopia

del mismo.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTAS

1. Si la solicitud es efectuada

personalmente:

a) El usuario debe oprimir en el

aparato dispensador de turnos

(DIGITURNO) la opción de

"Antecedentes Disciplinarios", tomar

una ficha y esperar ser atendido;

b) El oficinista presiona la tecla

“opción de antecedentes” que indica en

los tableros el turno en que el usuario

será atendido; recibe la ficha, formato

de consignación y documento de

identidad o fotocopia del mismo;

c) Verifica que la consignación se

haya hecho por la suma fijada

anualmente y que tenga el sello del

banco. Digita el código del documento

de identificación y su número, constata

que sea el mismo nombre reportado por

la Registraduría Nacional del Estado

Civil y digita el código que determina el

tipo de certificado;

d) Imprime y estampa el facsímil de la

rúbrica del Jefe de la División del CAP y

entrega al usuario el certificado y

documento de identidad.

1. Si la solicitud es efectuada por

correo:

a) Recibe el escrito y verifica que

esté adjunto el respectivo formato de

consignación que debe contener el sello

del banco y la suma fijada;

b) Aplica el mismo procedimiento

descrito en el literal c) del punto 1 y lo

pasa a la secretaría de la División para

que lo envíe por el mismo medio.

Al finalizar la jornada laboral,

concilian el número de consignaciones

recibidas con el número de certificados

relacionados en la planilla producida

por el sistema. Entregan a la secretaría

los sellos, consignaciones y planilla.

SECRETARIA

• Elabora en original y copia oficio

dirigido al Director del Instituto de

Estudios del Ministerio Público,

remisorio de la relación de Certificados

de Antecedentes Disciplinarios

expedidos, con sus anexos y recibos de

consignación y pasa para revisión y

firma del Jefe. Una vez firmado, lo

allega al Instituto y archiva copia del

citado oficio.

• Utilizando el código personal

(password) ingresa datos al sistema

para la correcta expedición del

respectivo Certificado de Antecedentes

Disciplinarios y archiva los corregidos.

14. INDICADORES

• De Opinión

Número Expediciones por mes

Total días hábiles por mes

Dependencia:: División

Centro de Atención al Público - CAP-

Proceso: Atención de Quejas

Verbales

Procedimiento: Orientación al



464

Usuario y Recepción de Quejas.

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Asesorar, orientar e informar al

usuario sobre los servicios que presta la

Procuraduría General de la Nación y

recepcionar las quejas que sean de

competencia de la Entidad, de manera

clara, concreta y eficaz.

2. CLIENTES

Toda persona natural, nacional o

extranjera tiene derecho a hacer uso de

este servicio, ser atendido y obtener

respuesta.

3. ALCANCE


usuarios que soliciten telefónicamente

el servicio o acudan a la Entidad, y a

diferentes dependencias de la

Institución.


El procedimiento involucra al Jefe de

División, Asesores y Oficinistas.

5. REFERENCIAS


• Código de Procedimiento Penal

• Ley 200 de 1995



6. DEFINICIONES

N.A.


• Modelo de formato de Recepción de

Queja Verbal

• Modelo de formato de Recepción de

Queja Telefónica.


N.A.

9. SALIDAS

Queja radicada que se entrega a la

División de Registro, Control y

Correspondencia.

10. REGISTROS

Formato de la queja diligenciado.


• Identificación plena del quejoso y

del presunto responsable, si es posible.

• Circunstancias de tiempo, modo y

lugar en que ocurrieron los hechos.

• Dirección y número telefónico del

quejoso.

12. ANEXOS

Propios de la queja.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTAS

1.Atiende en la ventanilla de

información e indica al usuario a dónde

debe dirigirse.

2.Consulta el sistema GEDIS con el

número de radicación o nombre del

quejoso e informa al usuario el trámite

dado a la queja o solicitud.

ASESORES

1.Solicita identificación al usuario.

2.Escucha al usuario y, si la queja es

de competencia de la Entidad, toma el



465

juramento de ley y procede a transcribir

la versión.

3.Lee la queja al usuario para que, de

conformidad, firme.

4.Radica la queja en la ventanilla de

quejas de la División de Registro,

Control y Correspondencia para el

respectivo reparto y trámite.

14. INDICADORES

Número Quejas Recepcionadas

Número de días hábiles.


OFICINA DE VEEDURIA

FEBRERO DE 2001


INTRODUCCION














dinámica diaria.






Entidad.











Nación,

Carlos Arturo Gómez Pavajeua.




básicos:














Institución.


cliente.







466

respectivos.

DESTINATARIOS







administrativo.


MANUAL





Debe conservarse en lugares libres

de contaminación por agentes físicos,

químicos o biológicos.








Procuraduría.

Dependencia:: Veeduría

Proceso: Disciplinario

Procedimiento: Quejas

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Adelantar dentro de los marcos de la

legalidad y el debido proceso, una

actuación administrativa que permita

esclarecer si la conducta objeto de

cuestionamiento ha existido, es

constitutiva de falta y puede ser

disciplinariamente reprochable.

2. CLIENTES

Sujetos naturales o jurídicos que

reciben el resultado del producto que

sale del procedimiento.

3. ALCANCE


servidores públicos adscritos a la

Procuraduría General de la Nación para

asegurar la obediencia, la disciplina, el

comportamiento ético, la moralidad y la

eficiencia cuyo propósito es procurar el

buen funcionamiento de los diferentes

servicios a su cargo.


El procedimiento involucra a quienes

participen en la obtención de las

finalidades propuestas, Jefes y

servidores públicos.

5. REFERENCIAS


• Leyes 200 de 1995

• Decretos 262 de 2000

• Jurisprudencia

• Resoluciones

• Circulares y


6. DEFINICIONES

N.A.


• Modelo de comunicación de



467

indagación preliminar

• Modelo de comunicación de

apertura de investigación

• Modelo de notificación de auto de

pruebas

• Modelo de notificación de pliego de

cargos

• Modelo de notificación de fallo de

primera instancia


segunda instancia

• Modelo de comisiones para

notificaciones

• Modelo de auto de comisiones

• Modelo de reparto de expedientes.


La queja de carácter disciplinario es

un mecanismo jurídico establecido por

la Constitución Política y la Ley para

que el ciudadano o servidor público

pueda ejercer su derecho de accionar

ante este Organo de Control,

específicamente ante la Veeduría

entratándose de servidores públicos

vinculados a la Procuraduría General de

la Nación, queja que puede elevarse por

escrito o de manera verbal ante el

Centro de Atención al Público CAP,

quien luego de determinar la

Dependencia cuya competencia

corresponde, lo envía previa radicación

y registro en el Gedis. Llegada la queja

a esta Dependencia, se procede a su

radicación y estudio por parte de la

señora Veedora y abogado comisionado

para adelantar el trámite

correspondiente, y con la finalidad de

concretar la pretensión y suministrar la

respuesta al usuario.

9. SALIDAS

Como resultado del procedimiento el

usuario obtiene una respuesta por

escrito acorde a sus pretensiones, legal

y oportunamente.

10. REGISTROS

• Registro de quejas internas o

externas en el sistema del CAP.

• Registro en el formato disciplinario

anexo al expediente

• Relación en libro radicador.

• Registros consecutivos GEDIS

• Registros listados

• Registro planillas.


• Evaluación cierta y jurídica de

las pruebas legalmente practicadas y

arrimadas al proceso, teniendo como

base las reglas de la sana crítica.

• Determinar antes de cualquier

actuación la competencia, nulidad,

prescripción, atipicidad de la conducta

o no responsabilidad del implicado, por

economía procesal.

• Establecer prioridad en los términos

y actuación.

• Fecha de recibo y de respuesta.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA Y / O FUNCIONARIO

ASIGNADO

13.1 Recibe por correspondencia o



468

recoge en el CAP el registro de

averiguación disciplinaria con el

anexo de la queja.

13.2 Registra en el sistema GEDIS la

información relacionada con la queja.

VEEDOR

13.3 Selecciona quejas para

determinar competencia, anexa a otros

expedientes por tratarse de los

mismos hechos o someterlos a reparto

de abogados.

13.4 Ordena el reparto entre los

abogados, revisa y suscribe los autos

pertinentes.

OFICINISTA Y/O FUNCIONARIO

ASIGNADO

13.5 Realiza el reparto por el sistema

GEDIS entre el grupo de abogados y

prepara los autos de sustanciación

respectivos.

13.6 Registra en el sistema GEDIS el

reparto individual por profesional y hace

entrega formal, mediante firma en una

planilla.

ABOGADO

13.7 Elabora el plan de trabajo para

adelantar la instrucción y proyecta los

autos pertinentes.

13.8 Pasa a despacho proyecto de

indagación preliminar y/o archivo,

remisión por competencia, apertura

de investigación o impedimento.

VEEDOR

13.9 Estudia, aprueba y lo entrega a

secretaría con firma en el radicador.


ASIGNADO

13.10 Registra en el sistema GEDIS.

13.11 Elabora y remite las

comunicaciones de Ley.

13.12 Entrega diligencias a abogado

comisionado (plazo no mayor a un mes)

y hace firmar planilla, si es

indagación preliminar o apertura de

investigación.

SECRETARIO

13.13 Si la remisión es por

competencia o impedimento registra

en GEDIS y envía al competente

oficio y planilla.

13.14 Si archivo definitivo, comunica

quejoso por oficio le adjunta copia, o

comisiona fuera de la ciudad.

13.15 Si apela quejoso en el término

de Ley (lo contrario se declara desierto),

proyecta auto concediendo recurso.

VEEDOR

13.16 Concede Recurso.


ENCARGADO

13.17 Envía expediente con oficio

Sala Disciplinaria (faltas graves) o

Viceprocuraduría (faltas gravísimas) y

registro en planillas.

SECRETARIA

13.18 Recibe expediente con

decisión de segunda instancia.

13.19 Registra en el Gedis.

13.20 Si confirma, se adjunta el

expediente a las copias, se organiza en

paquetes con número consecutivo y al

término de dos años se envía al

almacén general de la Entidad.



469

13.21 Si revoca con constancia

secretarial lo devuelve al abogado

comisionado.

ABOGADO

13.22 Recibe el expediente y

proyecta Indagación preliminar, apertura

de investigación y repite secuencia

13.9.


COMISIONADO

13.23 Si no interpone recurso,

ejecutoriado el auto de archivo

organiza en paquete con número

consecutivo y a los 2 años se envía al

archivo general de la Entidad.

ABOGADO

13.24 Practica las diligencias propias

de cada etapa de indagación preliminar,

apertura investigación. Transcurrido el

término para una u otra, proyecta auto

de archivo, apertura o pliego de cargos.

13.25 Pasa proyecto a secretaría de

despacho.

13.26 Repite secuencias 13.9.


ASIGNADO


13.28 Elabora y envía

comunicaciones, realiza las

notificaciones pertinentes formatos.

13.29 Si es archivo repite secuencia

13.16 al 13.22.

13.30 Si apertura de investigación,

repite secuencia 13.23 a 13.25.

13.31 Si auto de cargos pasa a

secretaría.

SECRETARIA

13.32 Envía comunicaciones por

oficio para ubicar disciplinado.

13.33 Notifica auto de cargos,

personalmente o por funcionario

comisionado, formato.

13.34 Reconoce personería jurídica

defensor de parte o nombrado de oficio.

13.35 Recibe descargos y petición

de pruebas, anota fecha de entrega de

estos y lo pasa al abogado con planilla.

ABOGADO

13.36 Proyecta auto ordenando

pruebas a petición de parte o de oficio.

13.37 Repite secuencia 13.9.

SECRETARIA

13.38 Si niega pruebas e interpone

recurso, se repite secuencia 13.16 y

13.17.

13.39 No apela, pasa a abogado con

planilla.

ABOGADO

13.40 Practica pruebas dentro de los

términos de Ley, o comisiona para ello.

13.41 Vencido el término de pruebas,

proyecta fallo sancionatorio o

absolutorio y pasa a despacho.

SECRETARIA DE VEEDURIA

13.42 Repite secuencia 13.16.


ASIGNADO

13.43 Registra en el Gedis.

13.44 Elabora y envía las

comunicaciones de Ley.

13.45 Expide fotocopias si han sido



470

solicitadas y aprobadas.

SECRETARIO

13.46 Si fallo condenatorio, interpone

recurso de apelación repite secuencia

13.3 inciso último y 13.16.

13.47 Si confirma, se repite

secuencia 13.18, 13.19, 13.20 y 13.21.

13.48 Si revoca, se repite

secuencia 13.18, 13.19, 13.20 y 13.21

y se le da el trámite que disponga el

superior.

13.49 Si anula, pasa con planilla al

abogado para que rehaga la actuación

desde lo ordenado.

13.50 Si fallo absolutorio Consulta,

proyecta auto de remisión por consulta

al superior Sala Disciplinaria, con oficio

y planilla.

VEEDOR

13.51 Ordena consulta.


ASIGNADO

13.52 Si el disciplinado o apoderado

no apelan la decisión queda en firme.

13.53 Causada la ejecutoria, elabora

los oficios de ley para efectos de hacer

efectiva la sanción impuesta.


ASIGNADO


13.55 Archiva el expediente, repite

secuencia 13.22.

14. INDICADORES

• Documentación:

Quejas ejecutadas

• ———————————————

—x 100 =

Quejas recibidas

Tiempo

—————————————

——— (semestre) =

• Quejas recibidas

Dependencia: Veeduría


Procedimiento: Derecho de petición

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Suministrar y hacer llegar a

conocimiento del peticionario (particular,

entidad o servidor público) una

respuesta, además de adecuada y

oportuna según las disposiciones

legales, que aborde de manera clara y

comprensible el fondo de la cuestión o

problema examinado en los términos

solicitados.

2. CLIENTES


reciben la información solicitada a

través de este mecanismo (derecho de

petición) como producto que sale del

procedimiento.

3. ALCANCE

Procurar que mediante la aplicación

de este procedimiento, el usuario

obtenga la mayor satisfacción en la



471

respuesta escrita que suministra esta

dependencia de control.



y servidores públicos que suministran

las respuestas.

5. REFERENCIAS


• Leyes 200 de 1995


• Jurisprudencia

• Resoluciones

• Circulares y


6. DEFINICIONES

N. A.


Oficios

Planillas.


El derecho de petición, es un

mecanismo jurídico establecido en la

Constitución Nacional y la ley, mediante

el cual cualquier ciudadano puede

acudir ante las instituciones

competentes a ejercerlo para obtener

información de manera rápida y ágil

sobre las actuaciones en que tenga

interés. Ante la Veeduría el ciudadano

por escrito eleva petición a la que se

procede en forma inmediata, máximo en

tres (3) días, dado el término perentorio

que la ley dispone 15 días para

suministrar y hacer llegar la información

requerida.

9. SALIDAS

Respuesta, oportuna y adecuada que

por escrito se le suministra al usuario.

10. REGISTROS

• Registros en el GEDIS

• Registros en el expediente

• Registro en planillas.


• Recibo del escrito por

correspondencia.

• Selección de la correspondencia

globalizada.

• Determinación de la fecha de recibo

• Consulta en el GEDIS - para

determinar y localizar la fuente que

suministrará la información.

• Proyección y aprobación de la

respuesta.

• Fecha de salida de la respuesta.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES


DESIGNADO

13.1 Recoge en el CAP o recibe por

correspondencia

13.2 Selecciona la correspondencia y

separa los derechos de petición

13.3 Recibe, radica el derecho de

petición y lo pasa al secretario.

SECRETARIO

13.4 Consulta Gedis para buscar

fuente de información solicitada.

13.5 Proyecta al despacho la

respuesta pertinente.

VEEDOR



472

13.6 Revisa, rechaza inconsistencias

o firma respuesta.

SECRETARIO

13.7 Recibe la respuesta para dar

cumplimiento a lo decidido por el

despacho.


DESIGNADO

13.8 Registra respuesta en el sistema

GEDIS.

13.9 Firma copia para abogado.

13.10 Se anexa copia al expediente

y/o repose archivo.

13.11 Entrega documentación en

correspondencia o entrega

personalmente.


DESIGNADO

13.12 Otra clase de correspondencia.

Se recoge en el CAP mediante planilla,

se selecciona y se da respuesta o se

anexa al expediente una vez consultado

en el GEDIS.

14. INDICADORES

• Documentación:

Derechos de petición evacuados

——————————————————

x 100 =

Derechos de Petición recibidos

Tiempo empleado

———————————————— =

Número de peticiones



Procedimiento: Segunda instancia

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar el derecho que tiene tanto

el quejoso como el disciplinado a que se

le revise en segunda instancia la

decisión proferida por el A-quo, cuando

se muestra en desacuerdo con la

decisión que no consulta sus intereses,

dentro de los términos de ley. Para ello,

el Ad-quem, una vez recibe las

diligencias revisará las razones de

discrepancia por parte del recurrente, y

decidirá en derecho si le asiste o no la

razón.

2. CLIENTES


reciben el resultado del producto que

sale del procedimiento.

3. ALCANCE



Procuraduría General de la Nación y

quejosos en aplicación al debido

proceso.


El procedimiento involucra a quienes

participen en la obtención de las

finalidades propuestas, Jefes y

servidores públicos.

5. REFERENCIAS




473

• Leyes 200 de 1995


• Jurisprudencia

• Resoluciones

• Circulares y


6. DEFINICIONES

N. A.



segunda instancia

• Modelo de notificación de archivo.


Es un mecanismo jurídico mediante el

cual el quejoso puede interponer

recurso contra las decisiones de archivo

definitivo ante el Superior Jerárquico,

sustentado de manera escrita y dentro

de los cinco días siguientes a la

notificación del mismo. Respecto de los

disciplinados igualmente pueden

interponer recurso contra los autos que

niegan pruebas y el fallo sancionatorio

de primera instancia, con observancia

de los términos y requisitos legales.

9. SALIDAS


usuario obtiene una decisión igual o

diferente a la de primera instancia

previo el análisis jurídico nuevamente

de las pruebas arrimadas legalmente al

proceso.

10. REGISTROS

• Registro en el sistema GEDIS.

• Registro en planillas de reparto a

abogados.


•Evaluación y estudio de las razones

de orden fáctico y jurídico como

sustentación al recurso interpuesto,

cotejado con el acopio probatorio para

obtener la decisión final.

• Determinar la fecha de recibo en

aras al cumplimiento de los términos de

ley.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

DELEGADOS, PROCURADORES

DEPARTAMENTALES Y DEMAS

SUPERIORES JERARQUICOS QUE

CONOZCAN EN PRIMERA INSTANCIA

13.1 Profiere el fallo de primera

instancia en la investigación

disciplinaria.


DESIGNADO


recoge en el CAP el expediente.

VEEDOR

13.3 Revisa y somete a reparto entre

los abogados.


DESIGNADO

13.4 Registra en el sistema GEDIS la

información de reparto.

13.5 Entrega mediante planilla los

expedientes asignados a los abogados.

ABOGADO

13.6 Evalúa las diligencias y proyecta

decisión.

VEEDOR



474

13.7 Revisa el proyecto, lo firma y/o

rechaza. Si rechaza devuelve al

abogado, repite secuencia 13.4. y

13.5.

SECRETARIA VEEDURÍA

13.8 Pasa a abogado para

corrección, control radicador.

13.9 Pasa a secretaría si aprueba,

control radicador.


DESIGNADO

13.10 Registra en el sistema GEDIS,

decisión aprobada y firmada.

SECRETARIO

13.11 Devuelve las diligencias con

decisión de segunda instancia a la

oficina de origen por correspondencia o

personalmente para trámites

subsiguientes con oficio y registro en

planilla.


DESIGNADO


13.13 Entrega las diligencias en

correspondencia o en la oficina con

planilla.

14. INDICADORES

• Documentación:

Expedientes que se ejecutan

——————————————————

x 100 =

Expedientes que se reciben

Tiempo que se emplea en resolver

——————————————————

— =

Total expedientes



Procedimiento: Comisiones

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar el derecho que tiene el

disciplinado a que se le practiquen las

pruebas solicitadas o decretadas de

oficio. Igualmente se surtan las

notificaciones de las decisiones cuando

los disciplinados laboran o residen en

sede distinta a la de Bogotá, para

garantizar el derecho de defensa.

2. CLIENTES

Los disciplinados.

3. ALCANCE


servidores públicos que resulten

investigados.



investigados, a los agentes

comisionados a los jefes y servidores

públicos que participen en el

procedimiento.

5. REFERENCIAS


• Leyes 200 de 1995




475

• Jurisprudencia

• Resoluciones

• Circulares y


6. DEFINICIONES

N. A.


• Oficio

• Auto remisorio de la comisión

• Planilla.


Es un estadio del proceso

disciplinario que consiste en remitir el

expediente al lugar donde debe surtirse

alguna actuación procesal, práctica de

pruebas o notificación con observancia

del término de ley, el cual debe

cumplirse por el funcionario público de

igual o inferior categoría.

9. SALIDAS


disciplinado obtiene garantías para su

defensa.

10. REGISTROS


• Registro en planillas de correo.


• Determinar la fecha de envío.

Que se cumpla a cabalidad las

diligencias ordenadas controlar que se

cumpla el término de comisión.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES


DESIGNADO

13.1 Recibe el expediente con auto

comisorio, proyecta oficio para enviarlo

al comisionado.

13.2 Iguala cuaderno de copias.

13.3 Radica en el listado.

13.4 Registra en GEDIS.

13.5 Empaca sobres.

13.6 Organiza y folia.

13.7 Elabora planilla para remisión.

13.8 Lo lleva al CAP.


DESIGNADO

13.9 Devuelto el expediente lo

recibe por correspondencia o recoge en

el CAP el expediente.


Anota en carpeta de abogados y

entrega a estos mediante planilla.

13.11 Devuelto el expediente lo

recibe por correspondencia o recoge en

el C.A.P.


13.13 Anota en carpeta de abogados

y entre estos mediante planilla.

ABOGADOS

13.14 Se repiten las secuencias del

procedimiento disciplinario (quejas).

14. INDICADORES

• Documentación:

Comisiones que se ejecutan

———————————————

———x 100 =

Comisiones que se ordenan



476

• Tiempo que se emplea para

evacuar comisiones

• ———————————————

—————————

• Número de comisiones



Procedimiento: Impedimentos y

recusaciones

Código:



PAVAJEAU


1. OBJETIVO

Garantizar el principio de

imparcialidad. Con este busca el

funcionario que ha sido recusado o que

se declare impedido que el

procedimiento a seguir esté al margen

de cualquier interés personal y

garantizar al usuario una recta

aplicación de justicia.

2. CLIENTES

Servidores públicos investigados.

3. ALCANCE



Procuraduría General de la Nación que

participan en el desarrollo del proceso.


Jefe y superior inmediato.

5. REFERENCIAS


• Leyes 200 de 1995


• Jurisprudencia

• Resoluciones

• Circulares y


6. DEFINICIONES

N. A.


• Registro en el GEDIS

• Auto de asignación al abogado.


Son medios con los que cuentan

disciplinados, ofendidos y servidores

públicos que intervienen en el proceso

con miras a que se garantice la

aplicación de los principios rectores

como la transparencia y la

imparcialidad, cuando consideran que el

servidor público que adelanta el

proceso o éste así lo determina, no

ostenta la calidad de ser imparcial por

factores internos o externos

consagrados en la Ley que se lo

impiden.

9. SALIDAS


usuario obtiene una respuesta a su

pretensión exenta de parcialidad.

10. REGISTROS


• Registro en planillas de reparto a

abogados.


• Evaluación y estudio de las razones



477

de orden fáctico y jurídico que expresa

tanto el que lo solicita como el servidor

público que se declara impedido.

• Determinar la fecha de recibo y

fecha de respuesta.

12. ANEXOS

N. A.

13. ACTIVIDADES

OFICINISTA Y/ O FUNCIONARIO

DESIGNADO


del CAP el expediente Registra el Gedis

y pasa a Despacho.

VEEDOR

13.2 Revisa y ordena reparto a

abogados o lo asigna a abogado.


DESIGNADO

13.3 Efectúa reparto Gedis.

13.4 Registra en el Gedis el reparto

individual a abogados.

13.5 Mediante planilla entrega al

abogado comisionado.

ABOGADO

13.6 Evalúa las diligencias y proyecta

decisión.

SECRETARIA DESPACHO

13.7 Recibe proyecto, firma copia al

abogado y pasa a Despacho.

VEEDOR

13.8 Revisa el proyecto, lo firma y / o

rechaza. Si rechaza devuelve al

abogado.

13.9 Repite secuencia 13.6 y 13.7.

13.10 Si aprueba pasa a secretaría.


DESIGNADO


SECRETARIO

13.12 Devuelve las diligencias con la

decisión correspondiente al mismo

funcionario que venía conociendo o al

nuevo servidor público asignado.

13.13 Entrega las diligencias en

correspondencia o personalmente en la

oficina con planilla.

14. INDICADORES

• Documentación:

Expedientes que salen con decisión

————————————————

——x 100=

Expedientes que entran para decidir

• Tiempo empleado para decidir

• ———————————————

—=

• Número expedientes


PROCURADURÍA REGIONAL

CUNDINAMARCA

FEBRERO DE 2001

VER PROCESO DISCIPLINARIO

UNIFICADO


PROCURADURÍAS DISTRITALES

FEBRERO DE 2001


UNIFICADO


PROCURADURÍAS PROVINCIALES

FEBRERO DE 2001




478

UNIFICADO

Artículo 2°. Responsables y campo

de aplicación. Los procedimientos

expedidos mediante esta Resolución

deberán ser aplicados en las

dependencias de la Procuraduría

General de la Nación, por todos y cada

uno de los funcionarios del área, en

ejecución de las funciones que le son

propias, en el caso de incumplimiento

se iniciarán las acciones disciplinarias

correspondientes.

Artículo 3°. Actualización de los

Manuales. Toda modificación o

actualización de los procedimientos

adoptados mediante la presente

Resolución, con el fin de mejorarlos

para obtener la eficiencia, la eficacia y

la transparencia que se pretende con

los mismos, deberá atender a las

normas técnicas internacionales y

expedirse con las formalidades legales

correspondientes y ser notificada a cada

uno de los funcionarios del área a que

pertenece el procedimiento. Dichas

actualizaciones y modificaciones serán

coordinadas por la Oficina de

Planeación, debiéndose en todo caso

contar con la participación del área líder

del procedimiento y de la Oficina de

Control Interno. Para tal fin, la

Viceprocuraduría emitirá la Resolución

respectiva de expedición y adopción del

mejoramiento continuo.

Parágrafo. Corresponde a los jefes

de cada área velar por la aplicación y

por su actualización cuando las

circunstancias así lo ameriten por

razones de cambio en la normatividad

sobre la materia o modernización de los

trámites.

Artículo 4°. La totalidad de los

manuales de procedimientos expedidos

y adoptados reposarán en la Oficina de

Control Interno, la Oficina de

Planeación y Secretaría General, área

ésta que realizará el manejo

administrativo y despliegue de los

manuales a las dependencias, dentro

de los cinco (5) días calendario

siguientes a la fecha de suscripción de

la Resolución que los expiden.

Artículo 5°. Comuníquese la presente

providencia a los jefes de las

dependencias, para lo de su

competencia.

Artículo 6°. La presente Resolución

rige a partir de la fecha de su

publicación y deroga las que le sean

contrarias, en especial la Resolución

número177 del 15 de diciembre de

2000.

Publíquese, comuníquese y

cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 2 de marzo

de 2001.


(C.F.)

RESOLUCION NUMERO 041 DE 2001 - Procuraduria General de ... · adquisición de vivienda,...

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