RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Invitación …€¦ · fecha de cierre de la presente invitación...

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Teléfono: 4269500 / www.convida.com.co

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RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES La EPS´S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública Concurso De Méritos No. IP-CONME-011-2018, “OBJETO:

“CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORÍA INTEGRAL (DE RADICACIÓN DE LA FACTURACIÓN, DE CUENTAS MÉDICAS Y CONCURRENTE) A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE

SALUD DE LA EPS´S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA” considera en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta a la observación en el siguiente orden: Llegado el día y la hora se presentaron observaciones extemporáneas allegadas del proceso, Invitación Pública Concurso De Méritos No. IP-CONME-011-2018 así:

OBSERVACIONES:

1. OBSERVANTE: LUISA FERNANDA DANIELS RODRIGUEZ FECHA: 13 DE JUNIO DE 2018 A LAS 15:51 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo [email protected]

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]

OBSERVACIÓN 1:

mailto:[email protected]





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RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

La EPS’S CONVIDA, se permite dar respuesta a su solicitud en los siguientes términos: Es preciso citar la constitución política de Colombia de 1991 la cual a la letra dice:”Artículo 38. Se garantiza el derecho de libre asociación para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad” Al igual cabe citar el artículo 7 de la ley 80 de 1993 “Artículo 7°. DE LOS CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. Para los efectos de esta ley se entiende por:

1. Consorcio: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

2. Unión Temporal: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta, para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

PARAGRAFO 1°. Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante.

Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

PARAGRAFO 3°. En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en esta ley para los consorcios” subrayado fuera del texto .

En este orden de ideas cabe recordarle al solicitante, que en reiteradas ocasiones el consejo de estado se ha pronunciado sobre la unión temporal “Sentencia T-150/16” –“Sentencia C-949-2001”, es por esto que en virtud de los principios de la contratación estatal, la selección objetiva, el debido proceso, eficiencia, trasparencia, buena fe, entre otros, la entidad acepta las uniones temporales siempre que se ajusten a los parámetros legales citados con anterioridad.

Por consiguiente, es importante señalar que las personas naturales o jurídicas deben cumplir íntegramente con lo requerido en los términos de condiciones.

OBSERVACIÓN 2:




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1.4. LA EPS’S CONVIDA, una vez analizo la observación, se evidencio error en la transcripción correspondiente

al numeral 1.4 por el cual agradecemos la observación y se verá reflejado en la DESCRIPCIÓN DETALLADA Y COMPLETA DEL OBJETO DE LA INVITACIÓN PÚLICA CONCURSO DE MÉRITOS

La EPS´S CONVIDA, requiere seleccionar el contratista para ejecutar un contrato de prestación de servicios cuyo objeto es: “CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORÍA INTEGRAL (DE RADICACIÓN DE LA FACTURACIÓN, DE CUENTAS MÉDICAS Y CONCURRENTE) A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA EPS´S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA.” de acuerdo con la descripción, alcance, especificaciones y demás condiciones establecidas en este proyecto de TÉRMINOS DE CONDICIONES, y en los anexos correspondientes que forman parte integrante del presente documento.

Así las cosas se reitera que en aras de los principios de la contratación estatal, la selección objetiva, el debido

proceso, la eficiencia, la trasparencia, la buena fe, entre otros, por lo cual el objeto del termino de condiciones definitivos de la Invitación Publica Concurso de Méritos IP- CONME-011-2018 es: “CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORÍA INTEGRAL (DE RADICACIÓN DE LA FACTURACIÓN, DE CUENTAS MÉDICAS Y CONCURRENTE) A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA

EPS´S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA adenda número 1 la cual quedara de la siguiente manera:

OBSERVACIÓN 4:

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La Auditoría retrospectiva se realizará con base en la estimación mensual correspondiente a la suma de $41,700,000,000.oo para los meses de Mayo y Junio. La entidad analiza la observación y manifiesta que la proyección de cantidades es incierta toda vez que, depende de los prestadores de servicios si radican o no radican por lo cual estará condicionada a factores como: -Radicar o no




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-Éxito del proceso licitatorio -Tardanza en la suscripción e inicio del contrato.

OBSERVACIÓN 5:


El valor de la auditoria retrospectiva no varía el modelo del presupuesto oficial asignado, los oferentes deben ajustarse a esta cifra presupuestal y diligenciar el formato de oferta económica publicada. OBSERVACIÓN 6:


Nuevamente se le reitera la respuesta, La auditoría retrospectiva hace alusión a auditoría de cuentas médicas, por consiguiente el pago corresponderá al 1% auditado más el IVA. OBSERVACIÓN 7:


La entidad analiza su observación y les aclara que hasta el momento no se ha contemplado la posibilidad de hacer otro si al contrato debido a que se realizó un estudio para determinar el valor del mismo.

OBSERVACIÓN 8:


Analizada la observación, la entidad manifiesta y reitera que, toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la




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información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad” área de correspondencia” una solicitud para que la EPS´S evalué tal requerimiento y lo cual no modificara el cronograma establecido, los parámetros del termino de condiciones definitivo y sus anexos permiten tener claridad sobre las necesidades que la entidad requiere para este proceso y de esta forma se ajusten los posibles proponentes a lo requerido. OBSERVACIÓN 9:

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La EPSS CONVIDA, observa que el termino de condiciones en el numeral 4.7.2.3. Es claro y ajustado para una debida interpretación por lo cual se anexa y subraya. Se reitera que en el término de condiciones definitivo al igual que en las respuestas que fueron publicadas en el portal de www.colombiacompraeficiente y www.convida.com se le dio respuesta. 4.7.2.3. EXPERIENCIA ACREDITADA: EPS´S CONVIDA requiere que el proponente acredite una experiencia en mínimo (3) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en el RUP en los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre de la presente invitación cuyo objeto sea AUDITORÍA DE CUENTAS MÉDICAS (retrospectiva) y/o AUDITORÍA CONCURRENTE. Y al menos una (1) de las certificaciones deberá ser auditoría de EPS y/o EAPB (siempre y cuando sea EPS del régimen subsidiado o contributivo) y cuya sumatoria sea de mínimo el 25% del presupuesto oficial asignado para este contrato.

OBSERVACIÓN 10:

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad no acepta su observación en el entendido que no se ajustara el presupuesto para este contrato, los oferentes deben ajustarse a esta cifra presupuestal y diligenciar el formato de oferta económica publicada.

http://www.colombiacompra/

http://www.convida.com/




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OBSERVACIÓN 11:


Nuevamente se le reitera la respuesta, La auditoría retrospectiva hace alusión a auditoría de cuentas médicas, por consiguiente el pago corresponderá al 1% auditado más el IVA. OBSERVACIÓN 12:

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad manifiesta y reitera que, toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad” área de correspondencia” una solicitud para que la EPS´S evalué tal requerimiento y lo cual no modificara el cronograma establecido, los parámetros del termino de condiciones definitivo y sus anexos permiten tener claridad sobre las necesidades que




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la entidad requiere para este proceso y de esta forma se ajusten los posibles proponentes a lo requerido. OBSERVACIÓN 13:


La entidad reitera que frente a su solicitud es preciso tener claro que la EPS CONVIDA determinara en el desarrollo del contrato la exclusión o modificación de IPS, EAPB para el tema de auditoria concurrente, siempre teniendo en cuenta el presupuesto asignado para este proceso.




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OBSERVACIÓN 14:


La EPS CONVIDA determinara en el desarrollo del contrato la exclusión o modificación de IPS, para el tema de auditoria concurrente, siempre teniendo en cuenta el presupuesto asignado para este proceso. OBSERVACIÓN 15:


La EPS´S CONVIDA teniendo en cuenta los estudios de mercado, estableció un presupuesto acorde con las necesidades identificadas a través de dicho estudio, determinó que el monto a auditar por concepto de facturas médicas, efectivamente corresponde a la sumatoria mensual promedio de $41,700,000,000.oo más lo correspondiente a la auditoría concurrente de las IPS establecidas, la auditoría a la radicación de facturación y lo relacionado con otros gastos que se le generan al contratista, los cuales deberán ser identificados por el mismo a través de la oferta económica que presente.

A.- Asumir la función de recepción de la documentación física y digital




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- Incorporación de la radicación a los sistemas informáticos de la entidad - La Custodia de dichos soportes. - Responsabilidad de confidencialidad de la información.

B-. La capacidad logística que debe tener el contratista en el proceso de radicación depende de los recursos que tenga a disposición y que esté dispuesto a invertir el contratista, con tal de cumplir con el proceso de radicación oportuna eficiente y eficaz permitiendo tomar decisiones y rendir informes a los entes de control. Frente al tipo de contratación que maneja convida con las IPS, son contratos principalmente de prestación de servicios de salud sin menoscabo de la posibilidad de celebrar cualquier otra modalidad que la ley de faculta, basándonos en nuestro manual de contratación artículo 47 CONTRATACION DIRECTA. C- Analizada la observación, la entidad manifiesta que toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad” área de correspondencia” una solicitud para que la EPS´S evalué tal requerimiento, sin modificar el cronograma establecido. Es difícil para la entidad saber si el prestador actual se presentara al mencionado proceso, en caso que se presente algún contratista anterior deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en los términos de condiciones definitivos para ofertar

OBSERVACIÓN 16:


A) La entidad le informa que la plataforma que maneja Colombia compra eficiente es inmodificable por consiguiente el termino de condiciones es el que aplica para este proceso

B) La entidad no acepta su observación ya que no indica en donde se presenta el error. Es de aclarar que los tiempos son los de la entidad contratante y están ajustados al cronograma y a las disposiciones legales.

C) Nuevamente se reitera que el proyecto de temimos en el aplicativo SECOP figura en estado borrador, cuando cambia a convocado son términos de condiciones definitivo

2. OBSERVANTE: German Agusto Gómez Rincón FECHA: 13 DE JUNIO DE 2018 A LAS 16:37 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo [email protected]







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OBSERVACIÓN 1:


La Entidad cuenta con su propio Sistema de Información el cual se denomina OASIS en el cual se debe de realizar el cargue referido dentro de la ejecución del futuro contrato por ende es responsabilidad y se determinara como una obligación especifica realizarlo a quien le sea adjudicado el proceso.

OBSERVACIÓN 2:


Analizada la observación, la entidad manifiesta que toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad” área de correspondencia” una solicitud para que la EPS´S evalué tal requerimiento, sin modificar el cronograma establecido. Es difícil para la entidad saber si el prestador actual se presentara al mencionado proceso, en caso que se presente algún contratista anterior deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en los términos de condiciones definitivos para ofertar.

OBSERVACIÓN 3:




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La Entidad cuenta con su propio Sistema de Información OASIS en el cual existe un módulo de auditoria concurrente, donde debe ser realizado el proceso, si el oferente realiza la auditoria concurrente en su aplicativo, esta información deberá ser registrada en nuestro sistema en un tiempo no mayor a 24 horas.

OBSERVACIÓN 4:

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Analizada la observación, la entidad manifiesta que toda información e históricos correspondientes a años anteriores y a lo corrido del año en curso, es de carácter reservado por la información allí contenida, sin embargo se puede radicar en la entidad” área de correspondencia” una solicitud para que la EPS´S evalué tal requerimiento, sin modificar el cronograma establecido. OBSERVACIÓN 5:


La Entidad cuenta con su propio sistema de información OASIS en el cual se debe de realizar todas las actividades del proceso, si la Entidad utiliza su herramienta diferente deberá de garantizar que la información quede registrada en tiempo real en nuestro Sistema de información.

Las especificaciones técnicas de las imágenes deben ser en formato PDF con una resolución óptima para ser visualizada por el usuario, la nomenclatura, codificación y demás requerimientos técnicos se acordaran en la reunión de inicio del proyecto con el área de informática.




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En el momento de ser adjudicado al proponente ganador se suministrara la información técnica necesaria

para la realización del proceso.

OBSERVACIÓN 6:

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: La entidad ha velado por garantizar a los posibles oferentes las garantías y principios de la contratación estatal, tan es así que ya se amplió el plazo como se puede constatar, las decisiones que tome la entidad se pueden verificar en los portales de Colombia compra eficiente y el de la entidad, OBSERVACIÓN 7: FINANCIERA


Es preciso indicar que esta observación se respondió con anterioridad y se tendrán en cuenta como válidas las renovaciones realizadas y en firme a la fecha de cierre del presente proceso, cuya fecha deberán corresponder del 07 de abril de 2017 y/o hasta la última renovación realizada a la fecha del cierre del presente proceso de 2018. Par lo cual el numeral 4.9.1 quedara así:

4.9.1 Verificación de Requisitos Financieros La verificación Financiera y Organizacional de las propuestas, se realiza como requisito habilitante dentro del proceso contractual, para tal efecto, se examinará la Capacidad Financiera y la Capacidad Organizacional, con base en las cifras e indicadores reflejados en el Registro Único de Proponentes RUP, cuya inscripción o renovación o actualización debe encontrarse en firme a la fecha de cierre del presente proceso, por normatividad el Registro Único de Proponentes RUP debe ser actualizado en la primera semana del mes de abril de la respectiva vigencia.




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OBSERVACIÓN 8: FINANCIERA


Respecto a la observación planteada, la Entidad diseñó los indicadores financieros acorde al análisis de mercado realizado para empresas del sector, y en lo específico para el índice de liquidez se tiene que el indicador de 3 corresponde a un nivel adecuado a fin de que los posibles oferentes cuenten con la liquidez necesaria para adelantar la labor a contratar, garantizando además la pluralidad de los oferentes. Por lo tanto no es dable disminuir el índice de liquidez como lo solicita el observador. OBSERVACIÓN 9:


La actividad se desarrollara en las instalaciones del proponente y en las IPS que se tenga que realizar

Auditoria Concurrente y a través de una conexión VPN se registrara la información dentro del Sistema de

Información OASIS.

La Infraestructura que estará a disposición del proponente es el acceso al Sistema de Información OASIS el

cual se utilizara para el desarrollo del objeto del proceso.




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OBSERVACIÓN 10:


El oferente deberá de garantizar los canales y medios de comunicación necesarios para el desarrollo de las actividades propias del proyecto (medios de comunicación, software y demás) totalmente legalizadas, los cuales deberán garantizar la operación diaria dentro del Sistema de Información.

La auditoría concurrente se realizara directamente en la IPS, estos se aclara en los estudios previos CAPITULO 6, 6.1 ESPECIFICACIONES TECNICAS, FASE III. NUMERAL 1.

Los tiempos estimados para las fases deben ser los estipulados en la normatividad Vigente.

OBSERVACIÓN 11:


Referente a la observación formulada, la Entidad comunica que NO, las IPS acorde al modelo actual de radicación de cuentas médicas que posee la EPS´S, debe ser realizado directamente en las instalaciones de CONVIDA EPS´S. Sitio desde donde igualmente el contratista debe proyectar el proceso de auditoría a dicha radicación. El prestador radica las facturas a la EPS`S CONVIDA. OBSERVACIÓN 12:




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Nuevamente se aclara que la Entidad cuenta con su propio Sistema de Información OASIS el cual esta soportado en el motor de bases de datos ORACLE sobre Linux y es un sistema Cliente Servidor en el cual se debe de realizar el proceso de auditoria; adicionalmente, en el momento que sea asignado al proponente se realizara la articulación técnica con la Oficina de Informática.

3. OBSERVANTE: LUISA FERNANDA DANIELS RODRIGUEZ

FECHA: 13 DE JUNIO DE 2018 A LAS 18:59 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo [email protected]


OBSERVACIÓN 1:






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La entidad le informa que publico la adenda número 1 dentro del término establecido por Colombia compra eficiente, como se puede verificar en el portal de Colombia compra eficiente.




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4. OBSERVANTE: NELLY CARDENAS

FECHA: 13 DE JUNIO DE 2018 A LAS 21:32 PM FORMA DE RECEPCIÓN: Correo [email protected] DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]






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OBSERVACIÓN 1:

“Señores: CONVIDA EPS´S De manera atenta solicitamos se nos indique donde encontramos el ANEXO No. 2 del cual se hace alusion a que se refiere el numeral 4.7.1.9 en la página 41. Cordialmente, NELLY CARDENAS” RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

La entidad acepta su observación y modificara el numeral 4.7.1.9 retirando la frase ANEXO 2, dejando la salvedad que es obligación de los proponente presentar una certificación bajo gravedad de juramento no estar incurso en inhabilidades, incompatibilidades

firmada por el representante legal si es persona jurídica o natural.

HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES.

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

CARLOS FERNANDO WILCHES SARMIENTO (Profesional Especializado Médico de Subgerencia Técnica)

ORIGINAL FIRMADO Mercedes Riaño Bolaños (Profesional Especializada) ORIGINAL FIRMADO LUIS ARNULFO MORALES GUZMÁN. (Jefe Oficina Asesora de Informática)

JORGE GÓMEZ CÁRDENAS (Jefe Oficina Asesora Jurídica) ORIGINAL FIRMADO JOAQUIN LOZANO PERDOMO

( Profesional Especializado Subgerencia administrativa y financiera )

ORIGINAL FIRMADO

GRACE ALEJANDRA MORENO CEPEDA ( Oficina Asesora Jurídica)

ORIGINAL FIRMADO IVANOV DELGADO (Contratista Oficina Asesora Jurídica)

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