Tarjetas de compra

Dado que las organizaciones continúan esforzándose para lograr operaciones más rentables, el paso de los procesos tradicionales de compra a la adopción generalizada de las tarjetas de compra (P-Cards) sigue creciendo. “Se espera que el gasto anual con tarjetas de compra aumente hasta alcanzar los 255.000 millones de dólares en 2014”. Con las tarjetas de compra se pueden reducir los costos operativos mediante la automatización de los pagos a proveedores y la racionalización del proceso general de abastecimiento. Sin embargo, los recientemente descubiertos beneficios y sinergias de costos que se lograron al permitir a los empleados hacer compras directas pueden presentar riesgos imprevistos. El aumento del volumen de operaciones con tarjetas de compra, junto con el fraude y el uso indebido, pueden plantear serios problemas para la alta dirección y otras partes interesadas que pretendan aprovechar todos los beneficios del programa de tarjetas o lograr la expansión del programa.

Cuando el tiempo promedio para detectar un fraude de abastecimiento es de 24 meses, punto en el que el 89% de las cantidades involucradas son irrecuperables, las organizaciones deben ser capaces de identificar y resolver fallas de control en forma inmediata antes de que tengan un impacto negativo.

CaseWare™ Analytics: Tarjetas de compra La solución proporciona a las organizaciones la identificación inmediata de los incumplimientos de control, hechos fraudulentos y fugas de dinero, al tiempo que garantiza la calidad de los datos, y proporciona información sobre las métricas clave de rendimiento a través de todo el proceso de uso de las tarjetas de compra.

Ahora las organizaciones pueden tener un punto de observación independiente de los procesos de uso de las tarjetas de compra, las transacciones y los controles asociados. Los componentes clave de la solución son notificaciones automatizadas y flujos de trabajo que pueden rastrear todas las deficiencias que se producen, así como garantizar que el asunto se trate en el momento oportuno.

1 FBI, Insurance Fraud: Program Overview and Consumer Information: http://www.fbi.gov/

Resumen de la solución

Introducción al control de tarjetas de compra (P-Cards)

Figura 1 - Plataforma de tarjetas de compra de CaseWare™ Analytics

Gestión de tarjetas

Aumento inusual de los gastos promedio del titular o la cantidad más alta gastada

Límite de la tarjeta excedido

Empleados con múltiples tarjetas

Retrasos en el cierre de tarjetas después del despido de un empleado

PLATAFORMA DE CASEWARE™ANALYTICS

FLUJO

DEL PRO

CESO

Gestión empresarial, riesgos y controlesDefinición y supervisión

Planes correctivos - enrutamiento, alertas,Seguimiento, escalamiento, etc.

Informes y visualización - CumplimientoNormativa, paneles, métrica

Transacciones

Transacciones duplicadas

División de transacciones

Cantidades de compra que exceden los límites de transacción

Cantidades de compra entre 1% y 3 % por debajo de los límites de compra

Gestión de comercios

Tarjetas utilizadas en comercios no autorizados

Resumen de compras por comercio

Compras a comercios incluidos en una "lista de vigilancia" (por ejemplo, la OFAC o listas de vigilancia interna)

Sistemas financieros y de compra

Sistema(s) ERP

Aplicaciones personalizadas

Sistemas bancarios y de recursos humanos

Datos de nivel III

Sistemas para viajes y gastos

Ventajas de la solución Responsabilidad y precisiónAsegúrese de que las tarjetas estén en manos del personal adecuado y que todos los pagos sean 100% precisos al identificar pagos duplicados y erróneos en cuanto se producen, mejore las tasas de recuperación y elimine la necesidad de auditorías posteriores a la recuperación.

Gestión dinámica de errores Reconozca inmediatamente los abusos y errores relacionados con las tarjetas de compra y esté en una mejor posición para consolidar las relaciones comerciales. Como resultado, establezca una estructura de precios favorable y reduzca los costos para ayudar a establecer firmemente el programa de tarjetas de compra.

“Para reducir el uso indebido de tarjetas, las organizaciones más importantes revisan permanentemente las prácticas de compra”.

JP Morgan, Estrategias de auditoría y cumplimiento para un programa robusto de tarjetas de compra.

Capacidades analíticas de CaseWare Análisis automatizados las 24 horas del díaEl análisis permanente y automatizado de todas las transacciones en los sistemas financieros y de abastecimiento le permite descubrir anomalías inmediatamente.

Compatibilidad con sistemas existentesAdmita cualquier proceso de negocio en un sistema y datos de cualquier fuente, sin infraestructura adicional e intégrese fácilmente a cualquier sistema:

• ERP, como SAP®, Oracle®, Microsoft Dynamics, SunGuard, etc.• Sistemas de gestión de viajes y gastos, como Concur®, etc. • Datos de los proveedores de tarjetas, como Bank Of America Works, JP Morgan, US

Bank, Wells Fargo, Citi, etc.• Datos de nivel III, como Visa®, Mastercard®, AMEX.• Herramientas de secuencias de comandos para análisis de datos, como IDEA®, ACL™

y Arbutus™.

Flujo de trabajo para gestionar cuestiones y anomalíasUna vez que se identifica una anomalía, automáticamente se envían alertas (equipadas con las instrucciones de resolución) a la parte interesada de la empresa que pueda implementar una solución. El motor de flujo de trabajo es totalmente configurable y se traducirá en un proceso simplificado que incluye múltiples niveles de escalamiento, el establecimiento de plazos, la incorporación de documentación de apoyo, etc.

• Aumento inusual de los gastos promedio del titular o la cantidad más alta gastada.

• Límite de la tarjeta excedido.• Titulares de tarjetas con actividad cero en un período de tiempo

específico.• Valide los cambios en los límites de tarjetas.• Empleados con múltiples tarjetas.• Retrasos en el cierre de las tarjetas después de la desvinculación de un

empleado.• Tarjetas abiertas para los empleados inactivos.• Empleados no válidos (es decir, identificación de las tarjetas utilizadas

por personas que no se encuentran en los datos de recursos humanos)

Gestión de tarjetas

Análisis de tarjetas de compra

• Verifique la integridad de los datos.• División de transacciones (es decir, dos o más operaciones que muestran las siguientes similitudes: la misma fecha, el mismo proveedor, el mismo

titular de la tarjeta y la misma cantidad).• Cantidades de compra que exceden los límites de transacción.• Cantidades de compra entre uno y tres por ciento por debajo de los

límites de compra.• Transacciones duplicadas (el mismo comercio, la misma cantidad, el

mismo día).• Tarjetas con múltiples transacciones duplicadas (es decir, identificación

de las transacciones múltiples con el mismo comercio y la misma cantidad en varias tarjetas).

• Importes netos en dólares redondos.• Extraiga transacciones que tuvieron lugar durante días festivos o períodos

de vacaciones.

• Compras a comercios con códigos de categoría de comercio bloqueados (MCC).

• Compras a comercios con MCC desbloqueado.• Compras a comercios incluidos en una “lista de vigilancia” (por ejemplo,

la OFAC o listas de vigilancia interna); tarjetas utilizadas en comercios no autorizados.

• Resumen de compras por comercio.

Análisis de tarjetas de compra (continuación)

Transacciones

Gestión de comercios

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