UNIVERSIDAD AUTÓNOMA BENITO JUÁREZ DE OAXACA

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

NFORMÁTICA II

RESUMEN TEMA 7 Y 8

HORARIO: 9:00-10:00 AM

CATEDRÁTICO: ING. PEDRO ANTONIO CANSECO LÓPEZ

ALUMNOS:

-CABRERA CARBAJAL AGUSTÍN

-CORONEL LÓPEZ LORENA

-CRUZ GARCÍA IVER

-JARQUIN GARCÍA BERENICE

-LÓPEZ PÉREZ ABDIEL

-MENDOZA CABALLERO JILOSUCHIL

-RUIZ CERNAS ERIK DAVID

-SALDAÑA GARCÍA JESÚS DANIEL

-SIERRA BAUTISTA ALICIA

PROLOGO

En el presente trabajo presentaremos y abarcaremos en forma general la historia de Excel, con el paso del tiempo. Haremos principal énfasis en el tema de “BASE DE DATOS” hablaremos que es, cuál es su principal funcionamiento en la hoja de cálculo, como podemos lograr su principal objetivo en los diversos trabajos que hagamos en la empresa y el manejo completo de todas sus funciones.

Al hablar de “base de datos” en una hoja de Excel, estamos haciendo referencia en conjunto de información que se encuentra debidamente agrupado en una barra que se considera la más poderosa que existe en una hoja de cálculo, se considera así, dado que en esa barra existen las herramientas que hacen única a una hoja de cálculo con todas sus funciones, dicha barra ofrece opciones para tener diferentes formas de mostrar su contenido, dentro de estas funciones que se encuentra la conocida “TABLA DINÁMICA” que es la barra que resume los datos de la hoja y es la más accesible dentro de este rubro

El documento cuenta con información necesaria para el manejo adecuado, que se da sobre la base de datos y en general Excel, esta barra cuanta con diferentes funciones, pero en este documento abarcaremos una por una con el fin de que el lector, encuentre lo necesario para desarrollar con efectividad las diferentes funciones que ofrece esta barra.

El objetivo de esta recopilación de información, es mejorar el manejo de dicha función, con el fin de que los estudiantes logren un manejo adecuado sobre la barra. Para facilitar el trabajo en el que se tenga que desarrollar una base de datos.

RESUMEN

Historia De Excel

El creador de Excel es la empresa Microsoft. Su primer programa de hoja de cálculos data de 1982 y se llamaba MultiplanEl nombre Excel comenzó a utilizarse con el lanzamiento de este programa para el sistema Mac en el año 1985.En 1993, Microsoft tuvo que cambiarle el nombre de Excel a Microsoft Excel por un problema de marca con otra empresa. De todas maneras, más tarde Microsoft compró los derechos sobre la marca Excel. En la antigüedad. Las primeras hojas de cálculo nacen con el desarrollo de la escritura y las matemáticas En 1846.Augustus de Morgan Matemático Del Siglo XIX introdujo un sistema de matrices (Filas & Columnas) Para Su Uso En La Contabilidad Financiera. En 1952.Aparece por primera vez el termino hoja de cálculo escrito en un diccionario, el diccionario de Kohler.

En 1960.Richard Mattessich planteo y sentó las bases para la computarización de las hojas de cálculo.En 1969.Pardo y Landau Desarrollan los algoritmos básicos para la creación y programación de las hojas de cálculo electrónicas, desarrollan el lenguaje LANPAR que fue utilizado por empresas como General Motors, AT&T, etc... Con el objetivo de realizar presupuestos InformativamenteEn 1985.Se lanza al mercado la primera versión Excel, la cual fue desarrollada por  Microsoft ,en esta primera versión se dispone de menús desplegables así como la posibilidad de utilizar el ratón, la facilidad de su uso fue la razón Versión 14 [Excel 2010] – 2010. Un tanto supersticioso, Microsoft omite la versión 13 y sigue con la versión 14 también conocida como Excel 2010. En esta versión se introducen los mini gráficos, la vistaBackstage y la segmentación de datos.

Versión 15 [Excel 2013] – 2013. La última versión de la herramienta introduce nuevas características como el relleno rápido de columnas que reconoce ciertos patrones en nuestros datos y hace sugerencias inmediatas. La nueva versión de Excel también analiza los datos para hacer sugerencias en cuanto a los gráficos a crear e inclusive nos hace sugerencias al momento de crear una tabla dinámica, además se introducen nuevas funciones en Excel 2013.UNA HOJA DE CÁLCULO: La primera aplicación de hoja de cálculo para una computadora fue Visicalc desarrollada en 1979, en el año de 1983, apareció Lotus 1-2-3 y comenzó a ganar grandes cantidades de adeptos convirtiéndose en la aplicación líder por varios años.Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos numéricos.

VENTAJAS DE UNA HOJA DE CALCULO: Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar o corregir cualquiera de los datos numéricos y las operaciones se recalculan automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las fórmulas. Funciones de Excel

Funciones de Excel: Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue inevitable y fue tan grande que se hizo necesario asignar una categoría a cada función como fueron las funciones financieras, estadísticas, matemáticas y trigonométricas entre otras. Con el paso del

tiempo Excel fue incrementado el número de funciones hasta que hoy en día, en la versión de Excel 2010, existen más de 350 funciones a nuestra disposición. Gráficos de Excel: Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos fácilmente.

BASE DE DATOS EN LINEA

Concepto: Conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados, organizados

independientemente de su utilización y su implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de información diferente. En las bases de datos la información esta integrada y compartida y su objetivo es minimizar los problemas de los archivos convencionales. Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Una hoja de cálculo también recibe el nombre de hoja electrónica de trabajo y sus principales elementos son:• FILA: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.• TÍTULO DE FILA: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, que van desde el 1 hasta el 65.536.• COLUMNA: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.• Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, van desde la A hasta la Z. Luego de la columna Z viene AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.• CELDA: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.• RANGO: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Por ejemplo, pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse barras de herramientas personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas. Las nuevas barras pueden contener botones, menús o una combinación de ambos.

Barra de herramientas de menús de la hoja: La barra de menús está situada en la parte superior de la pantalla, y contiene menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo. Si trabajamos con una hoja de gráfico o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugar la barra de menús de gráficos.

• Barra de herramientas Estándar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas Web, Autosuma, Pegar función, Orden ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.

• Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha, Combinar y

centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente.

• Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes íconos: Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón de alternar, Control de número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Más controles

CREACIÓN DE LAS BASES DE DATOS:

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE EL DISEÑO DE BASES DE DATOS

Una base de datos es una colección de información agrupada por un tema común. Para MS-Excel una base de datos es una “Lista” que consta de filas con encabezados que contienen conjuntos de información similares. Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access, dBase, Paradox, FoxPro, Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de datos que residen en las hojas de trabajo. El presente manual mostrará cómo trabajar con bases de datos internas.

Las características de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir, analizar y producir informes aunque los datos estén almacenados en una base externa. Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar como bases de datos. LIMITACIONES Ms-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar y manejar los datos, sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de cálculo de las que se debe tomar nota antes de seleccionarlos.

Una hoja de trabajo está limitada a 256 columnas y 65,536 filas. Sólo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez. Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numéricas) requiere de macros

y cajas de diálogo personalizadas. Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se esté incluyendo a una

base de datos externa).

Excel no es un DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo. Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera. No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos

de ciertos usuarios. (15ht2)

Las 10 bases de datos más grandes del mundo:10. Biblioteca del Congreso de los EEUU9. La CIA8. Amazon7. YouTube6. ChoicePoint (información telefónica, páginas blancas)5. Sprint (operador móvil de EEUU)4. Google3. AT&T2. National Energy Research Scientific Computing Center1. World Data Centre for Climate

TIPOS DE BASES DE DATOS

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se este manejando, o la utilidad de la misma.Según la variabilidad de los datos almacenados:Bases De Datos Estáticas: Estas son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.Bases De Datos Dinámicas: Estas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

BASE DE DATOS - VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS DE UNA BASE DE DATOSA medida que el volumen de ventas y el número de empleados crece, una base de datos se convierte en un excelente recurso. Cuanto antes implementes una base de datos, más fácil será diseñarla.Búsquedas rápida: La búsqueda de información o relaciones dentro de una gran cantidad de datos es típicamente mucho más rápida, utilizando una base de datos en vez de Excel o algún otro software de hoja de cálculo.

Varios usuarios: Una base de datos puede ser accedida por múltiples usuarios al mismo tiempo. Esto es especialmente beneficioso para las grandes empresas con muchos empleados, quienes necesitan acceso a los mismos datos al mismo tiempo.

Portabilidad: Una base de datos con la configuración adecuada, se puede acceder desde cualquier parte del mundo a través de Internet, permitiendo a los empleados que viajan a acceder a los datos necesarios fuera de la oficina.

Flexibilidad: Con el uso de diferentes vistas, que son representaciones de datos personalizadas, cada usuario tiene la posibilidad de ver los datos de la manera que mejor los beneficie. Además, los datos pueden ser referenciados por muchas aplicaciones diferentes.

Longevidad: Los datos almacenados en una base de datos electrónica se pueden utilizar en un nuevo sistema de gestión de bases de datos (DBMS, por sus siglas en inglés) de software en cuanto se publique. Con muy pocas excepciones, todo el nuevo software de DBMS funcionará en las bases de datos existentes.

Compartir los Datos - Usuarios de distintas oficinas puede compartir datos si están autorizados.

Balance de Requerimientos Conflictivos: Para que la Base de Datos trabaje apropiadamente, Necesita de una persona o grupo que se encargue de su funcionamiento.

Se refuerza la estandarización: Debido a lo que se mencionó previamente, es más fácil Estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc.

Económica: con el archivo de registradora (principal). Lo cual trae como consecuencia, uso innecesario de los recursos de la computadora. Ojo!, la redundancia se controla, no se elimina por completo.

DESVENTAJAS DEL USO DE BASE DE DATOS

Tamaño: Al proveer todas las ventajas anteriormente nombradas, el Sistema de Manejo de Base de Datos (DBMS) requiere de mucho espacio en disco duro y también requiere de mucha memoria principal (RAM) para poder correr adecuadamenteComplejidad - Debido a la cantidad de operaciones y a las capacidades del DBMS, se convierte en un producto complejo de entender.

Costo: Los productos de Bases de Datos (Oracle, DB2, Etc.) son productos caros.

Requerimientos adicionales de Equipo: El adquirir un producto de Base de Datos, requiere a su vez adquirir equipo adicional

TABLAS DINAMICASGeneración E Interpretación De Tablas DinámicasCONCEPTO: Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a uno o varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, etc. En la tabla dinámica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente:• Campos de organización de filas, columnas y páginas (filtro de informe) en la tabla dinámica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el campo Región contiene las subcategorías Norte, Sur, Este y Oeste.• Campos de datos, que contienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente contienen datos numéricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de inventarios o datos estadísticos, pero también pueden contener texto.

CARACTERÍSTICAS DE UNA TABLA DINÁMICA

Se puede manipular información dentro de ellas y de este modo se las actualiza Una tabla dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar información.

PARTES DE UNA TABLA DINAMICA

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

Campo de Página: Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.

Elemento de un campo de Página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región.

Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior.

Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).

Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.

Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos.

Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.

¿QUÉ HERRAMIENTAS TIENE UNA TABLA DINÁMICA?

Botones de campo para reordenar los datos: Datos ResumidosLa tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique, como  SUMA, CONTAR o PROMEDIO

Excel además proporciona otras herramientas para analizar, compartir y administrar datos con facilidad. Nos referimos a las funciones, filtros y tablas dinámicas, que se utilizan para resumir, analizar, explorar y presentar datos, y a las macros, con las que optimizamos muchos de los procesos rutinarios

¿PARA QUÉ SE UTILIZAN LAS TABLAS DINÁMICAS?

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa.

Preparar datos para su representación gráfica: Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear gráficos, las tablas dinámicas son ideales para este propósito.

Análisis de datos adecuado: Se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee.

Crear Informes: Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir. 

¿EN QUE CASO UTILIZAR UNA TABLA DINÁMICA?

Cuando tenga que trabajar con un gran número de datos, una tabla dinámica le permitirá efectuar análisis rápidos y eficaces. Si las tablas dinámicas no existieran, sería preciso decir mucho tiempo a idear tablas de resumen que invocaran a las funciones de cálculo avanzadas de Excel. Gracias a las tablas dinámicas, aumentara su productividad y su capacidad de análisis, y será capaz de reaccionar rápidamente ante un problema que haya puesto de relieve la tabla dinámica.

Cuando deba tratar una cantidad de información elevada que evoluciona con el tiempo. Cuando desee obtener rápidamente resúmenes variados: coste total, promedio de los

costes por equipo, gasto mayor, número de clientes que han comprado un producto en particular.

Cuando deba efectuar estadísticas sobre periodos determinados o cuando desee comparar las cifras de diferentes periodos.

Cuando deba obtener gráficos de resumen simples y fiables a partir de numerosas filas de datos de origen.

Cuando deba obtener cifras claves (total, promedio, número de elementos.) sobre un gasto, un departamento, un asalariado, un sector o bien una familia de productos.

EL ORIGEN DE LOS DATOS

Podemos crear tablas dinámicas usando diferentes orígenes de datos, ya sea un rango de una hoja de cálculo (un rango una tabla) de alguno de los libros activos de Microsoft Excel o un archivo de base de datos externa, como SQL de Microsoft Access. Independientemente de cuál sea el origen, es imprescindible tener en cuenta que los datos deben estar organizados en forma de tabla; es decir, en filas y columnas. Las filas representan a cada uno de los registros y las columnas a los campos. Todas las columnas tienen que estar identificadas con un nombre único y todos los registros deben ser excluyentes, es decir que no puede haber datos repetidos, ni registros o celdas en blanco.

CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Podemos crear una tabla dinámica de modo manual o utilizando el asistente para tablas dinámicas. Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos fuente de:

Una lista o una base de datos de Microsoft Excel. Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicación

o en un sistema de administración de bases de datos independiente de Microsoft Excel. Diversos rangos de consolidación de Microsoft Excel.

BÚSQUEDA DE OBJETIVOS

Cuando necesite determinar el cambio de una variable para dar una respuesta concreta a una fórmula, puede utilizar la búsqueda de un objetivo. En este proceso puede trabajar con las ecuaciones o fórmulas a la inversa. Introduzca su valor de objetivo, seleccione la variable que desea cambiar y luego deje que el programa encuentre el valor de variable que le permitirá alcanzar el objetivo deseado. En resumen, la búsqueda de objetivos, se utiliza para encontrar la variable que necesita una fórmula para obtener un resultado determinado.

REGRESIÓN

La función Regresión permite realizar un análisis de regresión lineal. La regresión permite ajustar una línea a una serie de observaciones utilizando el método de mínimos cuadrados

USO DE GRÁFICOS EN EL ANÁLISIS DE DATOS AGREGAR UNA LÍNEA DE TENDENCIA A UNA SERIE DE DATOS:

A una serie de datos de un gráfico se le podrá agregar una línea de tendencia con el fin de mostrar la tendencia o la dirección de los datos de dicha serie. Las líneas de tendencia son útiles para analizar problemas de pronóstico, también

Conocidos con el nombre de Análisis de Regresión. Además suelen utilizarse para presentar medias móviles, las cuales reducen las fluctuaciones de los datos para mostrar con claridad el diseño o la tendencia.

CARACTERÍSTICAS DE RASTREO

La característica de rastreo de precedentes, de dependientes y de errores muestra una representación gráfica del flujo de cálculos en la hoja. Podrá ver rápidamente las celdas que utiliza una fórmula seleccionada para sus cálculos

Los precedentes son celdas a las que hace referencia una fórmula directamente. Las dependientes son celdas que contienen fórmulas que se refieren a otras celdas indirectamente. Los precedentes y dependientes también pueden describirse como directos o indirectos.

Un precedente directo es una celda a la que se refiere una formula en la celda activa. Un precedente indirecto es una celda a la que se refiere una formula en una celda precedente directa o indirecta.

OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINÁMICA1

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA TABLA DINAMICA

Principales Ventajas de las Tablas Dinámicas

Fácil de usar: con solo algunos clicks puedo resumir una gran cantidad de datos y mostrarlos de la manera en que los necesite. Independiente del nivel de la consulta que esté haciendo.

Dinámicas: justamente haciendo referencia a su nombre; el hecho de que sea tan fácil agregar y quitar dimensiones hacen que sea la herramienta ideal para llevar los datos a una reunión y trabajar con los datos en equipo.

Trabajo en varias dimensiones: Siempre se habla de las fórmulas “tridimensionales” cuando se hace referencia a que Excel puede trabajar en fila, columna y hoja. En Tablas Dinámicas podemos trabajar con 3 dimensiones de datos: Fila, Columna y Filtro (o Página como se llamaba hasta Excel 2007). De esta forma es posible agregar un nivel más de “resumen” que cuesta conseguirlo con fórmulas normales.

Múltiples vistas y cálculos: Es muy sencillo cambiar las visualizaciones de los datos y los estadísticos resumen, con un par de clicks puedo: cambiar la función de agrupación (SUMA, CONTAR, PROMEDIO o bien cambiar la forma en que se muestran los datos: como % del total, de la fila o incluso como diferencias porcentuales. Además podemos agregar campos o elementos calculados para complementar el análisis.

DESVENTAJAS

Poco Flexibles: Si bien hay muchas posibilidades, las Tablas Dinámicas no son tan flexibles como uno quisiera. Por ejemplo, no puedo en una misma tabla dinámica agrupar datos y por otro lado generar un elemento calculado. Necesariamente hay que generar una nueva Tabla

Dinámica, pero inclusive con un origen de datos nuevos (Ver punto 3).

“Monolíticas”: En general la Tabla Dinámica genera una especie de “aplicación” a la que cuesta mucho acceder a sacar datos. Hay que recurrir a las funciones de importación de datos dinámicos.

Memoria de Datos: Excel trata siempre de optimizar recursos y hay veces en que esta optimización nos trae repercusiones: en Excel 2003 era común tener dos o más Tablas Dinámicas, modificar una y replicar lo mismo en todo el resto. En Excel 2007, al parecer eso no ocurre, pero sí pasa que las Tablas quedan linkeadas a la fuente, cualquier Informe Dinámico que haga sobre esos datos va a compartir características con otros generados.

Procesamiento y Cálculos: Si bien los elementos y campos calculados son una herramienta muy potente, no queda tan claro (por lo menos a primera vista) de como operan y muchas veces pueden llevar a confusión a usuarios no tan expertos. Además hay cálculos que matemáticamente pueden parecer triviales, pero no son soportados por la herramienta.