"Las compañías están tan sumergidas en la mentalidad de ahorrar dinero, que se les olvida que el propósito del proyecto no es ahorrar, sino generar dinero " …

Gerencia de Proyectos de tecnologías de Información

(La Gestión de Proyectos por Cadena Crítica)Sesión 7

Cadena Crítica - M. GoldrattIntegrantes:Sandra HereñaCarlos OsorioNiels DomínguezRichard Torres

PlanteamientoEscenario 1: GeneModem

- Sin limitaciones presupuestales.

- 8 meses estimación del proyecto.

- 10mil acciones por cada uno (US$68 M).

Recompensa

Comité

Daniel pullman (CEO)

Isaac Levy (Vice Presidente Ingeniería)

McAllen (consultora)

Situación Actual

- Posición aceptable en el mercado.

- Desarrollo de nuevos productos demora 2 años.

- Mercado exige lanzamientos cada seis meses de alta calidad, si esta demanda no es satisfecha el valor de la acción baja.

Tanque Pensante

Reducir tiempo de desarrollo de nuevos productos (A226).

Objetivo

- Mark Kowalsky (Ingeniería).

- Ruth Emerson (Marketing).

- Fred Romero (Contador).

Miembros

Ventas

Tiempo2 años6 meses

PlanteamientoEscenario 2: Escuela de

Negocios

Comité

Jim Blackstone (Decano)

Richard Silver (Profesor Asistente)

BJ. VonBraun (Rectora)Christopher Page II

(Decano)Johnny Cox (Profesor

Titular)

Problemática Escuela

- Baja demanda de Maestrías: exceso de oferta o egresados insatisfechos.

- Estudio confirma baja posibilidad de un graduado para conseguir trabajo.

- BJ decide reducir el presupuesto de la Escuela y buscar diferenciarse.

Problemática Py

- Entregas atrasadas.- Costos fuera de

presupuesto.- Alcances reducidos.- Mala gestión

interna.- Pésima autogestión.- Incertidumbre.

Gestión de Proyectos

- Jim da la oportunidad a Rich para dictar el curso para Maestría de Gestión de Negocios para Ejecutivos.- Rich es teórico pero acepta el reto para convertirse en profesor titular, decide enseñar vía discusiones libres

Alumnos:- Tanque pensante- Ted (construcción)

Problemas en la Gestión de Proyectos• Entregas atrasadas Los retrasos se acumulan y los adelantos se

pierden.• Costos fuera de ppto. Subestimación de cifras.• Síndrome del estudiante (Parkinson y Murphy )• Profecías auto-cumplidas Si no tengo nada bien definido, no

comienzo.• Multitareas -> Evitar usar recursos para varias tareas.• Subcontratistas plantear un control tal como si estuviera en planta.• Característica de los

Proyectos: La Incertidumbre (Probabilidades).

• Criterio para estimación de tiempos: - “Lo más realista que podemos”, Métricas históricas, Experiencia.

Estimación de TiemposCriterios para establecer Márgenes de Seguridad:

- La peor experiencia anterior (pesimista), optimista, esperada(probable) la más probable.

- Cantidad de Niveles involucrados (5 + 5 13). El gestor de proyectos debe controlar los buffers.

- Protección ante recortes globales (alta dirección).¿ Por qué los proyectos teniendo tanto margen terminan con retraso ?

Tiempo

Probabilidad

Síndrome del Estudiante

Esfuerzo Real

Ley de Parkinson: Las tareas se expanden hasta alcanzar todo el tiempo disponible.

Síndrome del Estudiante: En los dos tercios del periodo asignado se avanza solo un tercio del trabajo.

Estimación Inicial

Tiempo

Probabilidad

Síndrome del Estudiante

Esfuerzo Real

Ley de Parkinson: Las tareas se expanden hasta alcanzar todo el tiempo disponible.

Síndrome del Estudiante: En los dos tercios del periodo asignado se avanza solo un tercio del trabajo.

Estimación Inicial

Tiempo

Probabilidad

Síndrome del Estudiante

Esfuerzo Real

Ley de Parkinson: Las tareas se expanden hasta alcanzar todo el tiempo disponible.

Síndrome del Estudiante: En los dos tercios del periodo asignado se avanza solo un tercio del trabajo.

Estimación Inicial

Mecanismo de Desperdicios

A B

Margen de seguridad 100%

C D

A B C D Buffer del Proyecto

Margen de seguridad 50%

A B C D Buffer del Proyecto

Pesimista

Optimista

Probable

Buffer de Proyecto

Mecanismos de ControlProblema: Altos márgenes de seguridad establecidos para cada tarea del proyecto. Propuesta: No proteger las tareas en forma individual, sino proteger con un margen único a todo el proyecto (Buffer)

Clave: Márgenes reducidos minimizan las distraccciones. Logro: Adiós Síndrome del Estudiante. Adiós Ley de Parkinson.

A B C D Buffer del Proyecto

H I BA

F G BA

Buffer de Alimentación (BA)

Teoría de las restricciones (TOC)Ayuda a una organización a cumplir la meta de generar dinero, analizando las restricciones (físicas, mercado, políticas) que actúan sobre el sistema (organización).

Controla los costos y a la vez protege el throughput*:

1. Impacto del control de costos individuales sobre todo el sistema

2. Impacto de controlar los procesos de valor y sus vínculos (cadenas y eslabones): las mejoras sobre los eslabones específicos (en ocasiones los más fuertes) no contribuyen a una mejora global de todo el sistema, estos se deben enfocar a mejorar los eslabones más débiles de la Cadena Crítica.(*) Velocidad del sistema para generar dinero a través de las ventas.

Teoría de las restricciones (TOC)

X Buffer del Proyecto

X BA

X BA

X BA

Ruta Crítica: Camino Mayor distancia entre el inicio y final de proyecto.

Ruta Crítica Vs Cadena Crítica

X Buffer del Proyecto

BA

Clave: Recursos Nivelados. No hay inconsistencia de recursos.

X

BA X

BA X

BA

Cadena crítica: Camino Mayor distancia entre inicio y fin del proyecto teniendo en cuenta las restricciones.

Teoría de las restricciones (TOC)Para enfocar proceso de mejora continua propone 5 pasos:

1. IDENTIFICAR, las limitaciones del sistema y fortalecerlo (eslabón débil)

2. EXPLOTAR, al máximo las limitaciones del sistema (ramificación en otros eslabones).

3. SUBORDINAR, las decisiones al punto anterior (cuello de botella).

4. ELEVAR, la capacidad o limitaciones del sistema.

5. REPETIR EL CICLO. Concentrarse en el "mundo del valor" logrando la mejora continua.

Situación Inicial

Situación Final

Resultados

Resultados sobre el proyecto GeneModem: • Se redujeron los tiempos estimados inicialmente, terminando en forma anticipada

el proyecto (2 meses antes).• Debido al éxito de los métodos aplicados, Genemodem solicitó aplicar la

metodología a todos los proyectos de la corporación.• Los beneficios de la metodología también logró incrementar la demanda de

alumnos a la escuela de negocios.

Los problemas comunes a todos los proyectos son: • Exceder el presupuesto.• Exceder el tiempo.• Comprometer el alcance. 

Como medir el avance de los proyectos:• Las mediciones deben inducir a las partes a hacer lo que sea bueno para el

sistema entero.• Focalizar el control de tareas en la ruta crítica y gestión de márgenes.

Controles a aplicar en los proyectos: • Persuadir al equipo que reduzca estimaciones de tiempo (buffers).• ¨Eliminar ¨las fechas de finalización de tareas (para evitar síndrome del

estudiante).• Informar frecuentemente los tiempos de terminación esperados (priorizando

ruta crítica).

Conclusiones

Frases Célebres"La gente lista aprende de sus errores, en tanto que la gente sabia aprende de los errores de los demás"

"No muerdas más de lo que puedes comer"

" Todo el mundo sabe que los proyectos no terminan ni a tiempo ni dentro del presupuesto, y si lo hacen quiere decir que hubo compromiso"

 "En programación decimos que a los proyectos siempre se les agota el tiempo, no las excusas"

 "Dime cómo me mides y te diré cómo actuaré ¨

Un retraso en una etapa se pasa en su totalidad, a la siguiente etapa. Los adelantos que se hacen en una etapa usualmente se pierden.

Gracias!