RESUMEN MANUALES ADMINISTRATIVOS

5/11/2018 RESUMEN MANUALES ADMINISTRATIVOS - slidepdf.com

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MANUALES ADMINISTRATIVOS Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación los cuales nos permitenregistrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización.

OBJETIVOS Presentar una visión de conjunto de la organización. Precisar las funciones de cada unidad, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y

detectar omisiones. Agilizar el estudio de la organización. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidades de los distintos niveles

jerárquicos que la componen.CLASIFICACIÓN BÁSICA

Por su naturaleza o área de aplicación Micros administrativos: son aquellos documentos que contienen información de más de una

organización. Macro administrativos: son los manuales que corresponden a una sola organización. Meso administrativos: son instrumentos que involucra a todo un grupo o sector, ó a dos o más de

las organizaciones que lo componen.

Por su contenido De organización: estos documentos contienen toda la información detallada de la empresa. De procedimientos: este incorpora la información sobre la sucesión cronológica y secuencial de

operaciones. De políticas: son guías básicas que sirven como marco de actuación para la realización de

acciones en una organización. De puestos: esta precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a

los puestos de una organización. De ventas: son instructivos que integran información específica para apoyar la función de ventas. De producción: constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de

trabajo en áreas de producción. De finanzas: respalda el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización. De personal: identifica las relaciones individuales, reglas de empleados o de empleo. De operación: manuales que sirven de apoyo en tareas altamente especializadas o cuyo

desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

Por su ámbito Generales: son documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a

su estructura, funcionamiento y personal. Específicos: son los manuales que se concentran en un tipo de información en particular.

MANUAL DE ORGANIZACIÓNIdentificación Logotipo de la organización Nombre oficial de la organización titulo y

extensión Lugar y fecha de la elaboración

Numero de revisión Unidades responsables de su elaboración,

revisión y autorización.

Índice o contenido: Realización de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo deldocumento.

Prologo y/o introducción: Este explica su estructura, propósito, ámbito de aplicación y la necesidad demantenerlo vigente.

Antecedentes históricos: Descripción de la creación de la organización, en la que se indica su origen,evolución y cambios significativos registrados.

Legislación o base legal: Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos quenorman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.

Atribuciones: Es la trascripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización.



Estructura orgánica: Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización enfunción de sus relaciones de jerarquía.

Organigrama: Es la representación grafica de la estructura orgánica.

Funciones: Especifica las tareas a cada uno de los cargos o unidades administrativas que formanparte de la estructura orgánica.

Descripción de los puestos: Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidadadministrativa.

Directorio: Son documentos en donde consultan los nombres y cargos de las personas comprendidas

en el manual. MANUAL DE PROCEDIMIENTOSIdentificación Logotipo de la organización Nombre de la organización Denominación y extensión

Lugar y fecha de elaboración Numero de revisión Unidades responsables de su elaboración.

Índice o contenido: Relación de los capítulos que forman parte del documento.

Prologo y/o introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación eimportancia de su revisión y actualización.

Objetivos de los procedimientos: Es la explicación del propósito que se pretende cumplir con losprocedimientos.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubren losprocedimientos.

Responsables: Son unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos encualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación: Son criterios o lineamientos generales de acción.

Conceptos: Son palabras o conceptos que por su significado o grado de especialización requieren demayor información.

Procedimiento: Presentación por escrito en forma narrativa y secuencial, de cada una de lasoperaciones que se realizan en un procedimiento.

Formularios o impresos: Son formas impresas que se utilizan en un procedimiento.

Diagramas de flujo: Representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de unaorganización.

Glosario de términos: Listas de conceptos de carácter técnico que sirven de apoyo para su uso oconsulta.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALESADMINISTRATIVOS

1. Diseño del proyectoRequiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitudposible para no generar confusión en la interpretación de su contenido.

Responsables : debe designarse a un coordinador, auxiliar por un equipo técnico, al que se debenencomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.

Delimitación del universo de estudio : los responsables de efectuar los manuales administrativos deuna organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidades deactuar en el, para ello deben realizar: Estudio preliminar Fuentes de información

Preparación del proyecto

2. Presentación del proyecto a las autoridades competentesA los participantesPara depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa.



Al responsable de su autorizaciónAsí mismo se tiene que presentar al titular de la organización o de la unidad administrativaresponsable de su ejecución para su aprobación.

3. Captación de la informaciónSe debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma,considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. Se debe de hacer de la siguiente manera:

Capacitación del personal : se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, asícomo los métodos de trabajo, calendarización de actividades, etc. que se emplearan en el proyecto.

Levantamiento de la información : debe de aplicarse un criterio de discriminación basado en el objeto

del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación par mantener una línea de acciónuniforme.

Investigación documental : permite la selección y el análisis de los escritos que contienen datos deinterés relacionados con los manuales.

Consulta de sistemas de información : acceso a sistemas computacionales que contienen informacióny recursos de apoyo para estructurar el manual.

Encuesta: son entrevistas personales con base a una guía de preguntas elaboradas con anticipación,las más usadas son: Cuestionarios. Entrevistas personales

Observación directa : es empleado por los técnicos o analistas en el área física donde se desarrolla eltrabajo de la organización.

4. Integración de informaciónYa que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar ysistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.

Como clasificar la información: c onsiste en que la información obtenida se vaya accesando a equiposde cómputo para salvaguardarla y facilitar su manejo.

Áreas para agrupar la información: p ara facilitar su análisis, la información puede ser clasificada endos áreas: Antecedentes Situación actual

5. Análisis de la informaciónEs un estudio o análisis critico de cada uno de los elementos de información que se integraron con elpropósito de conocer su naturaleza. Que trabajo se hace: tipo de labores que se realizan en las unidades administrativas y los

resultados de estas se obtienen. Para que se hace: propósito que persigue alcanzar. Quien lo hace: personal que colabora individual o grupal, aptitudes para su realización, actitudes

hacia el trabajo y relaciones laborales que prevalecen. Como se hace: métodos y técnicas aplicados para la realización del trabajo. Con que se hace: equipo e instrumentos que se usan en el trabajo. Cuando se hace: las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual

y las medidas de mejoramiento administrativo.Técnicas de apoyo para el análisis: se emplean para estudiar la información obtenida.

6. Preparación del proyecto manual Es necesario que todos los elementos separados y desagregados se combinen en una labor desíntesis, formando un documento integrado.

Validación: la información verificada de cada área o unidad administrativa debe presentarse a laspersonas entrevistadas para que firmen de conformidad de un espacio específico para este propósito.

Estructuración: ya que se tiene toda la información, un grupo técnico debe reunirse las veces que seanecesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual.

7. Formulación de recomendaciones Es convertir las conclusiones de propuestas específicas, en recomendaciones.

Tipos de recomendaciones De eliminación De adición

De combinación De fusión

De modificación De simplificación



Elaboración del informe Introducción Cuerpo o parte principal

Conclusiones y recomendaciones Apéndices o anexos.

8. Presentación del manual para su aprobaciónYa que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo alas instancias procedentes para su aprobación.

A los niveles directivos: e s recomendable que esta presentación parta en un documento síntesisderivado del informe, y este documento síntesis puede subdividirse en los siguientes capitulados: Introducción

Análisis dé la estructura organizacional Propuestas de mejoramiento

Estrategias de implantación

Seguimiento, control y evaluación.

Al órgano del gobierno: ya que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los nivelessuperiores debe presentarse ante el consejo de administración o sus equivalentes para su aprobacióndefinitiva.

A otros niveles jerárquicos: servirá par fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas,elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.

9. Reproducción del manual Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida más aceptadas paraeste tipo de documento son: Utilizar formato intercambiable Formatos de 28 x 21 Utilizar graficas o cuadros

Utilizar el método de reproducción en unasola cara de la hoja

Carátula: es la cubierta del documento que tiene como objetivo su identificación. Nombre oficial de la organización Logotipo oficial Nombre genérico del manual en relación con su contenido Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración.

10. Implantación del manualLos manuales administrativos están estrechamente relacionados con elementos de estructura como: Tipo de manual Nivel técnico de personal

Clima organizacional

En función de estas variables las alternativas para implantarlos son: Método instantáneo Método del proyecto piloto Combinación de métodos

Difusión del manualEs conveniente definir un programa para su presentación y que con base en las acciones que paraeste efecto se establezcan, se proceda a celebrar pláticas, seminarios, foros de decisión y cualquierotro tipo de eventos de esta naturaleza.

11. Revisión y actualizaciónEs necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Paraello es conveniente:

Evaluar de forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo Establecer un calendario para la actualización del manual Designar un responsable para la atención de esta función.

Mecanismos de información: son aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer loflujos adecuados para que la información administrativa, tanto de implantación de mejoras como derespuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las áreas y niveles que lasnecesiten.

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