Reuniones y

WEBINARS

Dirección de Investigación e Innovación Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación

Departamento de Comunicaciones

GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE

WEBINAR

¿Qué es un webinar? Un webinar es un contenido virtual de carácter formativo que se puede hacer a través de un vídeo. Tiene tres formas principales: conferencia, taller o curso/ seminario. Un webinar permite reaprovechar el contenido. Con la información generada se pueden nutrir nuestros blogs y redes sociales con posts de calidad y también puede servir para elaborar contenidos descargables, como guías, e-books, working papers, infografías o presentaciones.

Consejos para realizar un webinar

Para aumentar su calidad y ganar en eficacia, a la hora de diseñar, elaborar e impartir el webinar se recomienda tener en cuenta los siguientes tips:

• Definir muy bien tanto el tema principal como los secundarios, los objetivos y el público al que va dirigido.

• El webinar debe ser educativo y con un cierto grado de formalidad, pero al mismo tiempo también ameno y visual, por lo que se debe incluir esquemas y presentaciones.

• Mantener la atención del participante con casos prácticos, ejemplos y, si es posible, anécdotas interesantes.

• La estructura del webinar debe ir de lo general a lo particular, explicando en primer lugar los conceptos clave y, a continuación, irlos desarrollando.

• Anima a los asistentes a implicarse y participar con preguntas y dudas, y tómate el tiempo necesario para responder adecuadamente a cada una de ellas.

• Un webinar no debe ser demasiado largo, pero tampoco excesivamente breve. Una exposición de 40-45 minutos y unos 15-20 minutos más para interactuar con los usuarios se considera ideal.

• No te olvides de cerrar el webinar con una llamada a la acción, donde el usuario pueda descargar información adicional, apuntarse a otros webinars o recibir otras ofertas.

¿Si eres moderador qué debes tener en cuenta?

• Asegurarse de la preparación del evento, es decir, configurar hora y fecha del evento correctamente.

• Enviar las invitaciones a los participantes con suficiente tiempo. • Tener listo el contenido que se va a compartir durante el evento, hacer las descargas

de los documentos correspondientes antes del evento. • Realizar pruebas en las plataformas correspondientes y establecer un fondo de

escritorio neutro. • Desactivar mensajería instantánea y software que no se vaya a usar durante el evento.

• Estar pendiente del tiempo, con el fin de poder abordar las temáticas a las que se comprometió.

• Cuando inicie el evento dé un saludo a los asistentes y haga la presentación de la agenda correspondiente.

• En la introducción vaya al grano, es decir aborde la temática principal en torno a la que se genera el evento.

• Puede interactuar con los participantes a través de las preguntas, es probable que alguien mas le ayude a controlar el chat para poder abordar todas las preguntas. Esta es una excelente forma de hacer dinámico el webinar.

• Evite el silencio en el evento, debido a que los participantes pueden creer que usted no está seguro de lo que dice o que no sabe del tema. Muéstrese seguro. Domine el tema.

• Al finalizar concluya y recapitule, despídase y agradezca a los participantes. Si es necesario invitarlos a otro webinar hágalo de una vez.

• Evalué el evento para saber las acciones de mejora.

¿A quién va dirigida? Dirigida a docentes y administrativos que organicen webinar´s y deseen certificar para que sean válidos en su Cvlac y Gruplac. Los autores pueden obtener tres tipos de productos según el modelo del ministerio de ciencia y tecnología (minciencias). El tercer producto lo puede obtener una sola persona quien es el que los compila y genera los micrositios en la página web de la Universidad.

1. Webinar. Evento organizado por parte de un actor de la Universidad Santo Tomás. Es importante aclarar, que para presentarlo se debe hacer un resumen (en inglés y español), palabras clave (en inglés y español)) y una pequeña biografía de los participantes (expositores y moderadores), con el fin de publicarlo en el repositorio del CRAI. Para presentar el producto como un evento este debe cumplir con los siguientes requisitos existencia para su certificación y este debe presentarse en un documento word.

Nombre evento, fecha de inicio, fecha de finalización; nombre de participante(s) u organizador(es); participante(es), instituciones o entidades gestionadoras o patrocinadoras.

2. Working paper. Documento de trabajo donde se resume el webinar presentado. Para

la presentación del working paper deben basarse en el formato que la Universidad tiene para tal fin (IN-TU-F-017), este será enviado a evaluación por pares y comenzará todo el trámite de publicación. Para su certificación los requisitos de existencia que se deben tener en cuenta son:

Título del documento, autor(es), año en que elaboró el documento, instituciones vinculadas en la realización del documento, Página WEB (del working paper) o DOI en donde se encuentra publicado el documento (si la tiene). El último requisito es para subir al cvlac.

3. Contenido virtual. Este producto puede ser: páginas web, portales, micrositios,

aplicativos y blogs. Lo genera un solo actor en este caso el compilador de los webinar por área del conocimiento. Este producto se realizará por una vez. Los requisitos de existencia para su certificación son: Título, entidades vinculadas, comunidad vinculada, resumen del contenido, fecha de desarrollo, medio de circulación, página web.

Proceso de divulgación Los webinar deberán ser publicados en un medio institucional de la universidad (youtube)(ver protocolo para sesiones y eventos en santoto online). Para esta etapa debe enviarse el enlace del webinar al correo ing.investigacion@ustatunja.edu.co, y cuando se dé el visto bueno, deben ser subidos al repositorio de la Universidad (ver instructivo para subir productos al repositorio). Para su aprobación y correspondiente certificación se hará la revisión por parte de la dirección de investigación e innovación de los requisitos mínimos de existencia y de la publicación en el repositorio. El formato del working paper pueden hacerlo llegar al correo prof.investigacion@ustatunja.edu.co, para su posterior evaluación y publicación. Cualquier inquietud pueden hacerla llegar al correo dir.investigacion@ustatunja.edu.co

Dirección de Investigación e innovación

GUÍA PARA LA PUBLICACIÓN DE PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN

DERIVADOS DE SESIONES DE WEBINAR

¿Cómo crear una cuenta? Ingresar a la página del Repositorio Institucional a través del enlace: https://repository.usta.edu.co/

Ingreso al repositorio

• Damos click en la opción “Ingresar” • Usuario: Correo Institucional • Contraseña: Número de la cedula

Si no tiene cuenta de clic en la opción “Pulse aquí para registrarse”

Ingresar a la opción “Grupos de Investigación”

Nos aparecerá la siguiente ventana y damos clic en la opción “Envíos” en MI CUENTA.

Damos clic en la opción “Haga click para iniciar con el proceso”

Seleccionar la colección a la que pertenece y de clic en siguiente “Grupo de Investigación”.

• Describir el ítem: diligenciar campos de acuerdo al archivo que piensa subir. • Título del documento: ingresar el título del Webinar con mayúscula inicial en la

primera palabra y el resto en minúscula si es el caso. • Autor: ingresar el o los nombres de los autores, completos. Para agregar clic en

añadir. • Fecha: fecha de ingreso del Webinar al repositorio. • Resumen: ingresar el resumen en español. • Abstract: ingresar el Resumen en ingles. • Formato: Seleccionar la opción ya sea video/avi o video/mp4 • Sede: Seleccionar la opción USTA Tunja. • Cita Bibliográfica del Documento: Ingresar - nombre del autor. [Nombre de usuario

en Youtube] (fecha). Título del video [Video]. Youtube. http://youtube.com/url-del-video. Ejemplo: Canal REDMÁS. (19 de septiembre de 2017). Antanas Mockus en Confesiones [Archivo de Vídeo]. Youtube. https://youtu.be/de_4nTCHtJs

• Bibliografía: ingresar Bibliografías si se utilizaron para la realización o su contenido. • Keyword: ingresar los términos en inglés. • Fichero: escriba en un documento PDF, Título del Webinar, Autor o autores,

Resumen, Abstract y LINK del Video • Descripción del fichero: en esta casilla puede describir brevemente el contenido del

fichero.

• Dar clic en la opción “Subir fichero y añadir otro más”. • Luego proceda con la aprobación y autorización de la publicación.

Para mayor información puede comunicarse al

Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación - CRAI Santoto Tunja

Tel.: 7440404 - Ext.: 5754 bibliometria.crai@ustatunja.edu.co

PROTOCOLO PARA SESIONES Y EVENTOS EN

SANTOTO ONLINE Nota: la sala de ZOOM – Santoto Online es la única que tiene la especificidad para la realización de

webinars; por lo anterior, verificar siempre su disponibilidad en la planeación de sus eventos.

Objetivo: este protocolo tiene la finalidad de preparar, organizar y garantizar el buen uso de la sala de Santoto Online para reuniones y webinars en sus diferentes tipologías.

CARACTERÍSTICAS DE LA SALA DE ACUERDO AL TIPO DE SOLICITUD

REUNIÓN WEBINAR Número de personas en sala. 300 2000 Compartir pantalla por parte de los participantes. X Compartir audio y video por parte de los participantes. X Identificar a todos los asistentes por parte de los otros. X Se permite la comunicación vía chat abierta a todos. X El anfitrión puede reactivar el sonido de los asistentes. X Solo el anfitrión y los panelistas designados puedan compartir video, audio y pantalla.

X

Los participantes solo tienen la posibilidad de visualización y escucha.

X

Se permite la comunicación vía chat solo hacia los panelistas o anfitriones.

X

1. SOLICITUD DE SALAS

Para solicitar los espacios en Santoto Online de debe realizar el siguiente procedimiento:

a) Identificar la disponibilidad de la Sala Santoto Online para la realización de webinars o

reuniones a través de siguiente link:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iDzIB9E9IGALhWcj6-

KO81WP9GtH0aMMQU1LRi_Roxg/edit?usp=sharing

b) Diligenciar la solicitud de espacio en sala a través del siguiente link:

https://forms.gle/7GMy7uxQKcUt5E7w6

c) El Departamento TIC, se comunicará con el organizador para coordinar los demás asuntos

técnicos del encuentro.

Los datos que debe tener a la mano para la realización de la solicitud son: Datos del solicitante:

• Nombres y apellidos del solicitante • Cargo • Dependencia y/o Facultad • Correo electrónico • Número celular

Datos del encuentro:

• Nombre de la reunión o webinar • Fecha

• Hora de inicio • Hora de finalización • Número tentativo de asistentes

¿Requiere prueba de sala? SI / NO La programación de las pruebas de sala dependerá de la disponibilidad de la misma. ¿Requiere transmisión en youtube? SI / NO ¿Requiere sala de espera? SI / NO ¿Requiere presentador (a)? SI / NO ¿Requiere contraseña para el ingreso al encuentro? SI / NO Datos de participantes para reunión:

• Nombres y apellidos de anfitrión • Nombres y apellidos de coanfitriones

Datos de participantes para webinar:

• Nombres y apellidos de anfitrión • Nombres y apellidos de coanfitriones • Nombres, apellidos e email de panelistas

RECOMENDACIONES PARA ANFITRIONES Y COANFITRIONES (MODERADORES)

RECOMENDACIONES PREVIAS AL EVENTO REUNIÓN WEBINAR

Ingresar 10 minutos antes de que inicie la reunión o seminario web.

X X

Presentar el video de seguridad y bienvenida antes de comenzar el encuentro.

X X

Verificar el funcionamiento de la cámara y audio de los equipos desde donde se va a conectar.

X X

Verificar conexión a la red. X X Contar con una iluminación adecuada (Se sugiere que la luz esté de frente).

X X

Realizar pruebas de la sala para uso de la misma para el manejo de las opciones que la herramienta tiene (sala de espera, votaciones en línea, compartición de pantalla, pizarras, etc).

X X

Contar con una imagen previa que se pueda colocar de fondo de pantalla mientras los asistentes ingresan.

X

Informar a los asistentes el tiempo de espera para comenzar esperando la conexión de más personas.

X

Estar pendiente de la sala de espera (si fue solicitada) para habilitar el ingreso de los asistentes.

X X

En caso que alguno de los co-anfitriones deba salir de la reunión tener cuidado de no dar “Finalizar reunión para todos”.

X X

Cuando se valide la disponibilidad de la sala, debe tenerse en cuenta el tiempo de ingreso de los participantes y de salida de los mismos.

X X

Garantizar el uso de la sala de acuerdo con el tiempo solicitado. En caso que algún evento esté programado posteriormente se dará por cerrada la sala a la hora prevista.

X X

Si se requieren apoyos audiovisuales, se deben prever con anterioridad y ser solicitados al Departamento de Comunicaciones.

X X

Estar pendiente del encuentro para avisar a los asistentes en caso que la red de la persona que está haciendo su intervención presente fallas.

X

En caso que la reunión o webinar sea en trabajo colaborativo con otra organización, se deberán prever los ensayos pertinentes y las pruebas técnicas.

X

RECOMENDACIONES DURANTE EL EVENTO Manejo de sala de espera. X X Garantizar la correcta utilización de las opciones que zoom permite.

X X

Revisar las preguntas que se generen por los asistentes bien en la sala de Santoto Online o a través de los comentarios del canal de youtube (en caso que esté siendo trasmitido).

X

RECOMENDACIONES PARA ASISTENTES

REUNIÓN WEBINAR Ingresar con el nombre completo en la sesión de zoom. X X Los asistentes deben ingresar con su email. X Levantar la mano para pedir la palabra. X Intentar hacer uso de la sala en un espacio personal donde no hallan ruidos fuertes.

X

Hacer buen uso del chat. X PARA TRANSMISIONES DE YOUTUBE

• En el canal de youtube de la Seccional o de las dependencias solicitantes podrá ser transmitido el encuentro web; sin embargo, no se podrá tener link previo para la realización del mismo. En la publicidad será enviado el link del canal escogido.

• En la página del Facebook de la Santoto Tunja únicamente se harán transmisiones de los eventos que sean de índole transversal a toda la institución.

• Se debe recordar que los webinar que requieren ser certificados y con validez en el CvLac, deberán cumplir la guía estipulada por la Dirección de Investigación e Innovación.

• Se deberá hacer a través de cuentas oficiales de la Universidad. • Se recomienda comenzar la transmisión de youtube 5 minutos antes de comenzar el evento.

A TENER EN CUENTA

• Durante cada encuentro siempre habrá alguien del Departamento de Tecnologías para la Información y las Comunicaciones para brindar el soporte técnico; no para tener el rol de anfitrión.

• Desde TIC se podrá brindar soporte previo para la descarga y administración de la ZOOM. • Leer o ver los tutoriales que ZOOM tiene dispuestos para el manejo de la herramienta.

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES