Revisión de dos modalidades de entrega de insumos:

Entrega directa y Sistema de ValesBASADO EN LA EXPERIENCIA DE LOS PROYECTOS DE CAMPO DE LA

FAO EN GUATEMALA: GCP/GUA/012/SPA 1 Y OSRO/GUA/601/SWE

ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓNAyudar a construir un mundo sin hambre

2

Producido por

FAO Guatemala___________________________________________________Las denominaciones empleadas en este producto informativo y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implican, de parte de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO), juicio alguno sobre la condición jurídica o nivel de desarrollo de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto de la delimitación de sus fronteras o límites. La mención de empresas o productos de fabricantes en particular, estén o no patentados, no implica que la FAO los apruebe o recomiende de preferencia a otros de naturaleza similar que no se mencionan.

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© FAO 2010

3

ÍNDICEPresentación ............................................................................................................................ 4Introducción ............................................................................................................................. 5

Parte I: Sistemas de dotación de insumos ........................................................................... 7

I. Dotación de insumos para detonar procesos de desarrollo ..................................... 9a. Insumos como incentivos ............................................................................................ 9b. Definición de la estrategia de intervención del proyecto ...................................... 9c. ¿Cómo se facilita el proceso de dotación de insumos con las familias participantes? ................................................................................... 9d. Selección de participantes y definición de la demanda ..................................... 10

II. Toma de decisión institucional con base al análisis: entrega directa de insumos o por medio de vales? ............................................. 13

a. Existen riesgos comunes a las dos modalidades de dotación de insumos ......... 13b. Análisis comparativo de los sistemas de dotación de insumos. ........................... 14c. Análisis de factibilidad. ............................................................................................. 17

III. Conclusiones .................................................................................................................... 18

Parte II: Propuesta de desarrollo e implementación del Sistema de Vales ..................... 19

I. Primer etapa: Actividades preparatorias ..................................................................... 21a. Definición de las particularidades del Sistema de Vales ...................................... 21b. Identificación y características del proveedor ...................................................... 24c. Establecimiento del menú de insumos ................................................................... 26d. Definición de las características del vale. .............................................................. 27e. Revisión del registro de familias ................................................................................ 28

II. Segunda etapa: Implementación del Sistema de Vales .............................................. 19a. Campaña de información y entrega de vales ...................................................... 29b. Preparación de la entrega por parte del proveedor ........................................... 31

III. Tercera etapa: entrega de los insumos ........................................................................ 33a. Familias ....................................................................................................................... 33b. Empresa proveedora ............................................................................................... 33

IV. Cuarta etapa: Seguimiento y evaluación del Sistema de Vales ................................. 35

Bibliografía .............................................................................................................................. 36

4 I. PRESENTACIÓN

La Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO), tiene la responsabilidad institucional de sistematizar experiencias y comunicar aquellas lecciones aprendidas a partir de experiencias conjuntas con el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación (MAGA) y/o otros actores del desarrollo rural, en la construcción de estrategias para la seguridad alimentaria y nutricional y desarrollo de las familias.

Dos proyectos post Tormenta Stan1 permitieron validar la experiencia de entrega de insumos a través de la implementación de un Sistema de Vales. Las familias rurales pobres del Altiplano Guatemalteco se vieron afectadas por este evento climático y perdieron los pocos activos que tenían. El Sistema de Vales les permitió elegir y tomar decisiones sobre lo que consideraban la mejor manera de iniciar la reconstrucción de sus activos.

El presente documento analiza las dos modalidades de entrega de insumos, directa y por medio de vales, para que instituciones, programas o proyectos puedan definir qué modalidad de entrega se adapta a los propósitos de su intervención. Asimismo, se describe una propuesta de desarrollo e implementación del Sistema de Vales.

FAO Guatemala reconoce la necesidad de continuar profundizando en el entendimiento de la complejidad de las dinámicas rurales del país y de las modalidades de operación e intervención de los proyectos y programas.

Se espera la aceptación de este documento como una contribución basada en la experiencia de esta organización y que sea un insumo para facilitar la definición de estrategias. La idea fundamental es que estas experiencias puedan crear impactos concretos y positivos en la detonación de procesos de desarrollo y el empoderamiento de las familias rurales pobres.

Todo comentario y observación con relación a este documento será bienvenido, ya que se espera sea utilizado como base para un proceso de enriquecimiento en el conocimiento de la realidad rural y en las políticas y estrategias encaminadas a la eliminación del flagelo de la inseguridad alimentaria y la pobreza.

El reto del desarrollo rural en Guatemala es considerable. Es imprescindible incorporar a los agricultores pobres al proceso de desarrollo y es responsabilidad de los proyectos y programas buscar las formas de intervención que permitan facilitar esta incorporación.

1 Para más información, ver cuadro 2, página 11.

5II. INTRODUCCIÓN

En el marco de proyectos de desarrollo, de reconstrucción y de emergencias, tradicionalmente se recurre a distribuciones directas de insumos. Una de las razones de este procedimiento es controlar el proceso de entrega y cumplir así con los objetivos planteados. A veces, la decisión sobre qué materiales facilitar se toma sin considerar las necesidades y demandas de la población. En ocasiones, la forma de abordaje de los proyectos considera a la persona como un sujeto pasivo de la entrega. Estas formas de intervención paternalista2 o clientelar3 han fortalecido las relaciones de dependencia en la población.

La dotación de insumos ha sido vista principalmente desde una perspectiva administrativa y logística: ¿Cómo garantizar que los procedimientos respeten las normas institucionales de adquisición y compras? ¿Cómo garantizar que las entregas lleguen a sus destinatarios, de manera ágil y transparente?

En el marco de la gestión de proyectos basada en resultados, la dotación de insumos sigue siendo un aspecto clave de la implementación que requiere del cumplimiento de los procedimientos administrativos institucionales para la compra y la recepción. Sin embargo, estos aspectos no constituyen el punto central de la intervención. La atención debe centrarse en los efectos que pueda generar la intervención del proyecto, y por lo tanto, en que la entrega de los insumos incida en el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas participantes; es decir el cambio positivo provocado.

En la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación –FAO- en Guatemala se considera que los insumos son una forma de incentivos que permite la detonación de procesos, y que la simple dotación de insumos no es suficiente para provocar la adopción de buenas prácticas o de tecnologías de desarrollo rural o de seguridad alimentaria y nutricional. La dotación de insumos como incentivos permite estimular, acompañada de la capacitación y la asistencia técnica adecuada, la puesta en marcha de tecnologías y buenas prácticas demandadas por las familias.

Existen varias formas de implementación de un sistema de dotación de insumos, en este documento abordaremos dos de ellas:

• Sistemadedotacióndirectadeinsumos: Los insumos son entregados directamente al participante por la institución.

•Sistemadedotacióndeinsumospormediodevales: En lugar de entregar el insumo al participante, se le entrega un vale. El vale permite la selección y adquisición de insumos en una tienda o con un proveedor previamente seleccionado.

2 Paternalismo: Tendencia a aplicar las formas de autoridad y protección propias del padre en la familia tradicional a relaciones sociales de otro tipo; políticas, laborales, etc. (RAE, 2009)

3 Clientelismo: Sistema de protección y amparo con que los poderosos patrocinan a quienes se acogen a ellos a cambio de su sumisión y de sus servicios. (RAE, 2009)

6Cuadro1.Conceptoypropósitosdelvale.

¿Quéesunvale?

Para la FAO Guatemala, los vales son documentos de un valor determinado extendido a nombre de una o dos personas (esposo y esposa), por el cual la persona que lo recibe puede obtener una serie de recursos previamente identificados y acordados (semillas, insumos agrícolas, herramientas u otros). Tienen validez por un tiempo determinado y para un propósito definido (una práctica agropecuaria; reposición de activos, otros). Estos documentos son emitidos por parte de la institución que ofrece los recursos, previo contrato con las empresas proveedoras de los productos.

¿Cuáleselpropósitodelvale?

El propósito del vale es brindar a las familias participantes de un programa o proyecto el acceso a recursos que serán necesarios para complementar procesos de capacitación y asistencia técnica. Entre otros, se pueden mencionar:

• Prácticas agropecuarias para la diversificación y mejora de la producción de alimentos.

• Prácticas de protección y conservación del medio ambiente.• Prácticas de mejora de la vivienda.

Un segundo propósito es contribuir al incremento de las capacidades de las familias y comunidades que forman parte de los proyectos o programas, ya que:

• Promueve la independencia de las personas en la toma de decisiones.• Puede fomentar la organización social para que las familias ahorren costos de

transporte.• Indirectamente, aumenta la motivación para la implementación y adopción

de las buenas prácticas o tecnologías promovidas (responde a necesidades sentidas).

• Permite obtener mayor conocimiento acerca del funcionamiento del mercado y los proveedores de determinados insumos.

• El trabajar con proveedores locales permite inyectar recursos que dinamicen la economía local.

7

PARTE ISistemas de dotación de insumos

8

9I. DOTACIÓN DE INSUMOS PARA DETONAR

PROCESOS DE DESARROLLO

a. InsumoscomoincentivosPara la FAO-Guatemala, los incentivos se definen como los bienes y servicios que complementan la ejecución de un proyecto con la intención de estimular y motivar la detonación de procesos sostenibles de desarrollo y empoderamiento de la población participante con el fin de promover el fortalecimiento de medios de vida sostenibles.

Se consideran incentivos las capacitaciones, las giras de intercambio, las reuniones y la asistencia técnica. No solamente los insumos como materiales, herramientas, semillas y equipo se consideran incentivos.

En la mayor parte de los proyectos que ejecuta la FAO en Guatemala, los insumos se han proporcionado a través de distribuciones directas respondiendo a las demandas de la mayoría de las familias, no logrando atender las particularidades del resto. El insumo es solamente un elemento que facilita el proceso de enseñanza y aprendizaje, el cual depende mucho del interés de las familias.

b. RespondiendoalaestrategiadeintervencióndelproyectoCualquier proyecto de desarrollo debe contar con una estrategia de intervención que le permita cumplir sus objetivos y lograr los resultados establecidos en el documento de proyecto. La estrategia de intervención define cómo se pretenden alcanzar dichos ob-jetivos, qué ruta se tomará para alcanzarlos y a qué se le dará prioridad, entre otros.

c. ¿Cómo se facilita el proceso de dotación de insumos con las familias participantes?

La entrega de insumos debe acompañarse de capacita-ción e información, ya que esto contribuye a la imple-mentación y sostenibilidad de las prácticas. Las familias necesitan tiempo para val-orar, por encima de los insu-mos, la formación y la asis-tencia técnica, y pueden manifestar al inicio cierta re-sistencia para aceptar el con-cepto de la entrega de insumos como un incentivo para detonar procesos.

10Los elementos a considerar antes de definir la modalidad de entrega de insumos son:

- ¿Cuáles son los insumos necesarios para la implementación de las buenas prácticas o tecnologías consideradas por las familias, que se adecuan al contexto local?

- De estos insumos, ¿Cuáles son los insumos que el proyecto o la institución va a entregar?

- ¿Qué costo tienen los insumos?- ¿Qué costo implica para las familias el ir a cambiar su vale?- ¿Compensa el monto del vale el gasto incurrido por la familia al momento de

cambiar el vale? ¿Pueden las familias participantes asumir este costo?- Aunque la práctica que vayan a implementar les traiga posteriormente beneficios

mayores al costo que ellos asumen, ¿pueden ellos asumir ese costo hoy? d. Seleccióndeparticipantesydefinicióndelademanda

La selección de los participantes es un proceso previo a la decisión sobre la pertinencia del uso de vales para la distribución de insumos. Dicha selección puede ser participa-tiva, promoviendo la autoselección de las familias, con base al interés de implementar las buenas prácticas o tecnologías consideradas.

La definición participativa de la oferta institucional en función de la demanda comunitaria o familiar crea un escenario propicio para motivar a las familias a implementar las buenas prácticas o tecnologías. En función de las buenas prácticas o tecnologías que se van a promover, se puede identificar el tipo de insumos requeridos.

El conocimiento sociocultural de los participantes es de vital importancia para la implementación de un proyecto de desarrollo. Para la definición del Sistema de Vales

11es aún más importante este conocimiento para determinar la factibilidad de su uso y adaptar su diseño a las características de los y las participantes.

Previo a tomar una decisión, se sugiere contar con la información siguiente:

- Conocer las características socio culturales de los posibles usuarios, usuarias y proveedores: ¿El receptor o la receptora del vale habla el mismo idioma que se habla en la localidad donde se hacen las transacciones comerciales?, ¿Cómo es visto el hecho de que una mujer llegue a un agro-servicio?, ¿Tienen las mujeres documento de identificación en estas comunidades?, ¿Pueden las familias participantes, con el nivel socioeconómico que tienen, asumir el costo de ir a cambiar el vale, por muy pequeño que sea el costo?

- Nivel educativo (si los y las participantes son los más pobres): ¿Son alfabetas las mujeres?, ¿Son alfabetas los hombres?, ¿Cómo influye esto en el diseño del vale?

- Hábitos culturales relacionados con las transacciones comerciales (si fuera una comunidad rural alejada de la localidad comercial): ¿Quién viaja a hacer las compras: mujeres u hombres?, ¿Cada cuánto viajan?, ¿Cuánto cuesta el transporte?, ¿Cuánto pagan por llevar carga extra? ¿Cuál es la frecuencia de transporte de la comunidad al centro de compras (casco urbano del municipio, generalmente)?

La modalidad de dotación de insumos por medio de vales debe ser parte de la implementación de la estrategia integral de intervención del proyecto. Determinar el uso de vales para la dotación de insumos debe ser una decisión posterior a la definición de la estrategia de intervención, posterior a la selección de los participantes y posterior a la definición de la demanda familiar.

Cuadro 2 Resumen de proyectos FAO en los que se implementó el Sistema de Vales

Experiencias desarrolladas por FAO Guatemala en el 2007. Dos proyectos ejecutados con la asistencia técnica de FAO implementaron un sistema de dotación de insumos por medio de vales de manera complementaria al sistema tradicional de dotación directa, ambos proyectos se ejecutaron en el occidente del país.

12Descripción Proyecto GCP/GUA/012/SPA4 Proyecto OSRO/GUA/601/SWE5

Tipo de proyecto Proyecto de reconstrucción Post Stan Emergencia Post Stan

Ubicación En la cuenca Atitlán y Naranjo En el altiplano marquense

Objetivo Restitución de insumos agrícolas y pecuarios Restitución de insumos agrícolas y pecuarios

Período de Ejecución del Proyecto

2007 - 2008 2007 - 2008

Ciclos de entrega de vales implementados

Dos ciclos de entregas Un ciclo de entrega

Práctica Para prácticas agrícolas• Vales de semillas• Vales de herramientas

Para las prácticas agrícolas• Vales de semillas • Vale herramientas agrícolas

Para las prácticas pecuarias• Vales de herramientas

Participantes705 familias en la primera entrega8 proveedores 94% de los vales cambiados

435 familias 4 proveedores98% de los vales cambiados

1,860 familias en la segunda entrega7 proveedores

32% de las familias del proyecto participaron en el Sistema de Vales

11% de las familias del proyecto participaron en el Sistema de Vales

Tiempo invertido -- 3 meses en fase preparatoria1.5 meses en fase de ejecución2 meses en fase post ejecución

Las familias, los proveedores y el equipo de proyecto calificaron de positiva la experiencia. Al principio, las familias dudaban de la validez del instrumento, pero la implementación de una iniciativa piloto permitió generar confianza. Las personas reconocieron el valor agregado del vale al permitirles adquirir los insumos de su elección.

A través del análisis de la forma en que las familias utilizaron el vale, se identificó una relación directa entre los conocimientos adquiridos durante las capacitaciones técnicas y la selección de los insumos. Las familias, en particular las mujeres, valoraron la libertad de elegir. Asimismo, la selección de insumos implicaba que las familias reflexionaran acerca de sus necesidades. Las familias indicaron que estaban de acuerdo con el uso de vale, ya que el dinero en efectivo no lo hubieran utilizado para la compra de semillas o herramientas, sino para otras cosas. Consideraron el vale como sinónimo de semillas y herramientas que permitieron apoyar la producción para la alimentación familiar, vender el excedente y sacar semillas para seguir sembrando.

De los proveedores que se involucraron en el proceso, la mayor parte manifestó su anuencia a repetir la experiencia, aunque consideran algo engorrosos los procedimientos y requisitos administrativos. La dotación de insumos por medio de vales requiere trabajar con proveedores locales, lo que favoreció la economía local durante la implementación del Sistema de Vales. Dicha implementación demostró su funcionalidad técnica, operativa y administrativa. Obviamente se deben considerar los ajustes que todo proceso que inicia demanda.

4 GCP/GUA/012/SPA: Restauración de los activos de las familias vulnerables pobres afectadas por la tormenta Stan en las cuencas del lago de Atitlán y río Naranjo.

5 OSRO/GUA/601/SWE: Restauración de los activos productivos de las familias vulnerables pobres afectadas por la tormenta Stan en las cuencas del río Coatán y la parte alta del río Suchiate.

13

II. TOMA DE DECISIÓN INSTITUCIONAL CON BASE AL ANÁLISIS: ¿ENTREGA DIRECTA DE INSUMOS O

POR MEDIO DE VALES?

En el contexto de los proyectos que buscan el empoderamiento de la población, la dotación no debe considerar al destinatario como un ser pasivo –beneficiario-, sino como un ser activo –participante-. Promover la toma de decisiones sobre los insumos requeridos, acorde a sus prioridades o su interés por medio de vales, puede contribuir a fortalecer el protagonismo de los participantes en su propio desarrollo.

Aunque existen ventajas en el uso del Sistema de Vales para la dotación de insumos, es importante tomar en cuenta que este procedimiento no puede ser utilizado en cualquier tipo de situación ya que se deben cumplir al menos dos condiciones: la primera, es que exista un mercado local que tenga la capacidad para proveer los insumos necesarios; la segunda es que el acceso físico de las personas hacia los proveedores sea posible y no muy costoso.

Este análisis preliminar, así como las actividades de preparación para la implementación implican un costo en gestión administrativa y en términos de tiempo.

Es importante recalcar que un Sistema de Vales es un medio, no un fin. Es un medio para: detonar procesos organizativos comunitarios; fortalecer el capital social y humano; fomentar la implementación de prácticas; y/o reactivar actividades productivas afectadas por un desastre natural.

a. Existen riesgos comunes a las dos modalidades de dotación de insumos

Ya sea que la dotación de insumos sea directa o por medio de vales, habrá que definir acciones para mitigar los siguientes riesgos:

• La entrega de insumos puede politizarse o favorecer a cierto sector o grupo de la población, marginalizando a los más afectados o vulnerables.

• La entrega de ciertos productos no se realiza en los tiempos necesarios para la implementación de buenas prácticas y tecnologías consideradas, o están fuera del calendario agrícola.

• La calidad de los insumos entregados no es la adecuada o del agrado de los y las participantes.

• El seguimiento al uso de los vales o de los insumos entregados puede tornarse costoso en términos de tiempo y recursos financieros.

• La implementación de la distribución de insumos es lenta y tiene su costo.• La venta de los vales o los insumos para utilizar el dinero para necesidades más

urgentes.

14b.Análisiscomparativodelossistemasdedotacióndeinsumos

A continuación se presenta un análisis comparativo de las dos modalidades de dotación de insumos con base a la experiencia de FAO en Guatemala.

Sistema de dotación directo Sistema de dotación por medio de vales

Conclusiones

Res

pons

abili

dad

in

stit

ucio

nal

La institución se responsabiliza del proceso desde el momento del levantamiento de la demanda de insumos hasta la firma de recepción por parte de las familias de los insumos entregados en la comunidad.

La institución es responsable del proceso desde el momento del levantamiento de la demanda hasta la entrega del vale a las familias.

Si bien se diluye la responsabilidad institucional una vez entregado el vale a la familia y el contrato hecho con el proveedor, existen medidas de seguimiento y evaluación que permiten monitorear el sistema de dotación por medio de vales y así garantizar los propósitos.

Con

solid

ació

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a

La consolidación de la demanda de insumos para responder a las necesidades del mayor número de participantes tiende a uniformizar lo que las familias van a recibir. Las familias pueden considerar unos insumos más importantes que otros o ser influidas por la opinión de otros.

El menú que acompaña el vale permite establecer un listado de varios insumos determinados en función de las demandas de las familias (variedades, diferentes marcas).

Para los proyectos que basan su intervención en la demanda familiar, la heterogeneidad en la demanda de insumos, así como de las prácticas y tecnologías que la institución quiere promover, el Sistema de Vales ofrece la posibilidad de trabajar con base a un menú (variado) aunque semicerrado.

Proc

eso

de

impl

emen

taci

ón

del

sis

tem

a

Dos semanas de preparación aproximadamente.

Seis semanas de preparación aproximadamente.

La implementación del Sistema de Vales requiere más tiempo de preparación.

La implementación del Sistema de Vales es más costosa en términos financieros y de personal. Requiere de capacitación y socialización del sistema con las y los participantes y el proveedor, así como de la validación de los instrumentos, es decir del menú y del vale.

Procedimientos de contratación con base a cotización y adjudicación de compra.

Adicionalmente al proceso de cotización y contratación, el sistema requiere de visitas a los proveedores locales, capacitación y socialización en el procedimiento de vales con participantes y proveedores; esto supone una mejor prestación del servicio y atención a los nuevos ¨clientes¨

15

Tabla1.Análisiscomparativodelossistemas

Sistema de dotación directo Sistema de dotación por medio de vales

Conclusiones

Selección de proveedores de acuerdo a la mejor oferta.

Los proveedores locales no siempre manejan cantidades grandes e incluyen entre sus costos el transporte desde los mayoristas. No siempre existen proveedores locales que abastezcan los insumos del menú contemplado.

En el Sistema de Vales los costos de implementación son altos al inicio, en lo que las familias y el proveedor lo conocen, sin embargo este costo puede reducirse a medida que se utiliza el sistema.

Un solo proveedor puede ser contemplado aunque las familias vivan en diferentes comunidades; lo que permite reducir las actividades administrativas.

Es recomendado validar con las familias y los proveedores el contenido del menú y el diseño de los vales.

Proc

eso

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sum

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La capacitación en el uso del insumo y de las tecnologías está condicionada a la demanda de la mayoría.

La capacitación puede abordar varias prácticas o tecnologías y las familias buscarán los insumos que convengan a la práctica que más les interesó.

En las dos modalidades, es necesario facilitar la adquisición de compromisos familiares en cuanto al uso de los insumos.

Con el Sistema de Vales, hombres y mujeres participantes pueden seleccionar lo que les interesa.

Puede provocar una necesidad de organización para el transporte de los insumos.

La responsabilidad del transporte varía según el sistema: puede ser asumido por la institución o las familias participantes, y depende de los compromisos adquiridos por las familias.

Las familias reciben el insumo que la mayoría requirió, aunque ya lo tenga o no le interese tanto implementar la práctica.

Puede ser que el proveedor no esté bien abastecido, lo que implica que las familias tengan que volver por el producto, y que incrementen los gastos de transporte para las familias.

Las familias eligen el insumo acorde a sus necesidades e interés.

Los costos y la responsabilidad del transporte de los insumos del proveedor a la familia son asumidos por la institución.

Hombres y mujeres invierten tiempo y asumen el costo del transporte hasta la comunidad.

16Sistema de dotación directo Sistema de dotación por medio de

valesConclusiones

La logística para la entrega de los insumos es responsabilidad institucional.

Puede fomentar la organización comunitaria para y con el proveedor en cuanto al transporte de los insumos.

La responsabilidad de realizar el reclamo cuando no sea satisfactoria la cantidad o calidad varía según el sistema: puede recaer en las familias o en la institución que debe acompañar a las familias durante los procesos de reclamo.

La responsabilidad institucional vence una vez entregado el insumo a la familia. Si las familias tienen un reclamo por calidad o cantidad se dirigen a la institución quien tiene que gestionar con el proveedor.

La responsabilidad de la entrega en calidad y cantidad recae sobre el proveedor. Le corresponde a la familia reclamar directamente al proveedor. Puede ser que el proveedor no se quiera hacer responsable del reclamo y reponer el insumo que no cumpla con las condiciones de calidad o de cantidad acordada.

Segu

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El personal de la institución levanta los registros para el seguimiento y evaluación.

El proveedor debe involucrarse en el proceso de levantamiento de los registros para el seguimiento y evaluación.

El Sistema de Vales implica generar un sistema de seguimiento y evaluación aun cuando el proceso de entrega ya no esté en manos de la institución (participante-proveedor), para verificar el buen funcionamiento así como para conocer el consolidado de los insumos entregados.

La institución tiene acceso directo a información a lo largo del proceso: desde el levantamiento de la demanda hasta la entrega.

El sistema requiere de un monitoreo propio para garantizar su funcionamiento, tomar las medidas correctivas necesarias y realizar el seguimiento y evaluación.

La institución cuenta de inmediato con el listado consolidado de los insumos entregados.

La institución necesita consolidar la lista de los insumos entregados antes de poder indicar las acciones de seguimiento al uso de los insumos y de las tecnologías correspondientes.

La dotación directa no fomenta la toma de decisión en ningún momento. Las familias tienden a considerar el insumo como un regalo que se recibe aunque no necesariamente piensa en implementar la buena práctica o tecnología que se está promoviendo.

El sistema deja margen para fomentar la toma de decisión de las mujeres y/o la atención a necesidades estratégicas o prácticas.

Sistema de dotación directo Sistema de dotación por medio de vales

Conclusiones

Res

ulta

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El sistema promueve una actitud pasiva de las familias frente a las capacitaciones y la recepción de los insumos.

Hombres y mujeres pueden seleccionar insumos en función de las tecnologías o prácticas que les interesan, condición para lograr una posterior adopción.

El Sistema de Vales es un sistema que permite, (si así fue concebido), crear condiciones para la toma de decisión y el empoderamiento de las personas participantes. De igual forma puede contribuir a fortalecer lazos comerciales locales.

La selección de proveedores locales favorece la economía local.

17

c. Análisis de factibilidad.

La siguiente gráfica guía el proceso de toma de decisión en torno a qué sistema de dotación de insumos es adecuada implementar en el contexto de un proyecto.Gráfica1: Toma de decisión en torno a la dotación de insumos.

¿Existe interés institucional de promover la decisión de los y las participantes sobre

los insumos a entregar?

¿Las familias acostumbran hacer trans-acciones comerciales en el mercado local?

18

. CONCLUSIONESLa decisión sobre el sistema a implementar - entre dotación directa de insumos o dotación de insumos por medio de vales - depende del propósito de la institución y de los recursos (tiempo, humanos y financieros) con los que cuenta.

Al momento de una emergencia y en procesos de reconstrucción, la atención debe ser ágil y oportuna. Es de valorar el tiempo de implementación de cada sistema y la rapidez necesaria de la intervención.

Cuando se quiere una implementación rápida con menor costo, tiempo y cantidad de personal disponible para la logística y el traslado o en lugares donde no existen proveedores locales cercanos, el sistema de dotación directo es recomendable. La dotación directa por ser más ágil puede ser más adaptada en proyectos de emergencias. La logística en el momento de la entrega de los insumos es responsabilidad de la institución. Sin embargo, puede fomentar el asistencialismo y pasividad de las familias participantes, y no necesariamente se inyectan recursos en los territorios, las compras no se hacen siempre en los mismos territorios.

El Sistema de Vales es una alternativa cuando se busca fomentar: (i) la toma de decisión personal o familiar para que los insumos respondan a las necesidades y requerimientos particulares, y (ii) la toma de desición comunitaria para determinar la forma de transporte de dichos insumos. De la adecuada información depende del buen desarrollo del sistema. El sistema de entrega de insumos a través de vales, por ser un sistema de dotación poco conocido, requiere de información y capacitación adicional para familias, autoridades locales y proveedores, para su funcionamiento. Por lo tanto, la implementación del sistema, así como su seguimiento, implica mayor dedicación por parte de la institución en un inicio.

El Sistema de Vales fomenta el protagonismo de las familias, la toma de decisión al momento de la selección de los insumos, así mismo promueve la organización para el transporte y aumenta la motivación para la implementación y adopción de las buenas prácticas o de las tecnologías (responde a necesidades sentidas). Puede ser implementado en proyectos y programas de más de un año de duración, en los que se fomente como base el empoderamiento de las familias participantes y la adopción de buenas prácticas o tecnologías. El trabajar con proveedores locales permite participar de la dinamización de la economía local, ya que los recursos para la compra de insumos son invertidos en los proveedores más cercanos a las familias participantes.

Dado que cada población, proyecto y experiencia es distinta, se sugiere considerar un monitoreo del proceso de entrega (transacción) de los vales por insumos. Es importante monitorear la percepción y satisfacción tanto del usuario como del proveedor.

19PARTE IIPropuesta de desarrollo e implementación

del Sistema de Vales

20

21Una vez verificada la pertinencia del uso de vales y asegurado que los posibles efectos adversos del sistema no tienen altas probabilidades de aparecer, se propone el siguiente esquema metodológico de trabajo:• Primera etapa: Actividades preparatorias.• Segunda etapa: Implementación del Sistema de Vales.• Tercera etapa: Entrega de los insumos.• Cuarta etapa: Seguimiento y evaluación del Sistema de Vales.

I. PRIMERA ETAPA: ACTIVIDADES PREPARATORIAS

a. DefinicióndelasparticularidadesdelSistemadeVales

•Involucramientodeautoridadeslocales,promotores6 y aliadosConsiderar el involucramiento de autoridades locales (propias, comunales y municipa-les), de promotores y promotoras comunitarias y de organizaciones aliadas, es un aspec-to fundamental para el éxito de la implementación del Sistema de Vales y su inserción en procesos comunitarios promovidos.

En el caso del proyecto GCP/GUA/012/SPA en Sololá y San Marcos, los Órganos de Coordinación –ODC- de los Consejos Comunitarios de Desarrollo –COCODE- y los promotores jugaron un rol activo e importante en los dos ciclos de entrega de vales. Su participación permitió mantener una mejor comunicación con las comunidades y evitar los posibles malentendidos que esta modalidad pudiera generar.

6 Para la FAO, el promotor o promotora es una persona comunitaria que, de forma voluntaria, asume un compromiso social con la co-munidad/grupo que lo seleccionó. El promotor o promotora comunitaria acompaña, promueve, motiva a las familias participantes y a su comunidad, aplica y comparte sus propios conocimientos y los adquiridos durante los procesos de formación, se capacita para ser un recurso humano fortalecido al servicio de la comunidad y facilita la vinculación y relación de la comunidad con otros actores.

22•Valordelvale

El equipo técnico debe conocer el costo aproximado de implementación de las prácticas y tecnologías, así como de los insumos necesarios. En función de esta información y del presupuesto disponible se determina el costo aproximado que se puede destinar por vale y/o por familias.

En el proyecto OSRO/GUA/601/SWE, para responder a la demanda familiar relacionada con prácticas agrícolas, se consideró un Vale de Semillas por un valor de Q 125.007, y un Vale de Herramientas con valor de Q 250.00. En el caso de las familias que manifestaron interés en prácticas pecuarias, el Vale Pecuario (herramientas) tuvo un valor de Q 275.00. De forma directa, el proyecto entregó gallinas. Cada uno de los vales estuvo destinado a una práctica distinta y a ser canjeado en distinto proveedor.

•ListadodeinsumosEn la iniciativa piloto del proyecto GCP/GUA/012/SPA y en el ciclo de entrega del proyecto OSRO/GUA/601/SWE se estableció un listado indicativo de insumos sobre el cual las familias podían seleccionar los productos incluidos, o requerir otros fuera del listado.

Sin embargo, en la segunda entrega del proyecto GCP/GUA/012/SPA para garantizar la disponibilidad de insumos por parte de los proveedores locales y mejorar las gestiones administrativas internas, se tomó la decisión de cerrar la posibilidad de selección a los productos listados y se estableció un menú cerrado.

•ValesycontravalesDe acuerdo a la experiencia, puede suceder que el proveedor no cuente con los productos suficientes al momento de la entrega, o que el o la participante no quiera gastar en ese momento el valor total del vale. En el caso de la iniciativa piloto, el proyecto GCP/GUA/012/SPA estableció un sistema de contravales por el monto sobrante. El contravale fue suministrado por el proveedor con la aprobación de la institución responsable. Al momento de la entrega del contravale, el proveedor debe indicar la fecha en la que el participante puede volver a recoger su producto.

En la experiencia de GCP/GUA/012/SPA en la Fase 1 hubo en Sololá un 24.6% de contravales para el Vale de Herramientas y 1.6% de contravales para el Vale de Semillas.

El sistema de contravales, si bien es una solución sencilla al problema de falta de productos por parte del proveedor o al deseo del participante de guardar parte del valor del vale, puede volverse complicado y costoso para las familias ya que deben

7 Tipo de cambio 1USD = 7.70 Quetzales (agosto, 2007)

23invertir de nuevo en transporte para llegar al lugar en donde le será proveído el recurso. Por lo tanto, para solucionar el problema de falta de disponibilidad de insumos con el proveedor se recomienda hacer un análisis completo de las demandas y necesidades de las familias, para establecer las cantidades de cada producto con que el proveedor debe contar, y así garantizar la disponibilidad al momento de le entrega. Puede incluirse en el contrato una cláusula que establezca que en caso de no contar con los productos suficientes, el proveedor se compromete a entregarlos directamente en la comunidad, o bien establecerse que el proveedor se desplace a la comunidad y reciba los pedidos con cierto tiempo de anticipación para que se pueda abastecer en las cantidades solicitadas por las familias.

•ValepersonalofamiliarCon la información de las características socioculturales de las familias participantes en el proyecto y en función de la cercanía o lejanía de un proveedor, el equipo de proyecto puede determinar con qué familias participantes del proyecto se puede implementar el Sistema de Vales y con quiénes será mejor implementar un sistema de dotación directa.

Adicionalmente, el proyecto tendrá que definir quién podrá cambiar el vale. Una opción es que el vale esté a nombre tanto del esposo como de la esposa, pudiendo cualquiera de los dos cambiarlo. Otra opción, es que esté sólo a nombre de uno de los dos, lo cual depende de la práctica o tecnología a implementar y de la orientación o definición del proyecto. O bien, puede decidirse que solamente la mujer pueda cambiar el vale, si se quiere fortalecer su toma de decisión en cuanto a las actividades a implementar.

En todo caso, si toda la comunidad o grupos no están considerados en el Sistema de Vales, es importante aclarar bien los criterios de selección para evitar conflictos. Y para esto es particularmente importante el involucramiento de las autoridades o líderes comunitarios.

•TipodeinsumoscanjeablesenelvaleLa institución tiene ciertos estándares de calidad requerida para la compra de insumos agrícolas. Además, como en cualquier proceso de compra, se debe elegir el producto de mejor calidad para garantizar una mayor vida útil. Cuanto más vulnerables son las familias, más complicada es la reposición de herramientas. Por otro lado, se debe analizar la dependencia que ciertos insumos podría provocar, lo cual puede comprometer la adopción de ciertas prácticas o tecnologías. Este tema es aún más relevante en la dotación de semillas, pues pueden ser híbridas o criollas.

Si el esfuerzo institucional está orientado a la promoción de una alimentación saludable y de prácticas sostenibles para el medio ambiente, debe considerarse hacer un menú específico que refleje estos esfuerzos.

•ModalidadesdeselecciónyentregaSe han identificado dos modalidades de selección y entrega. En la primera opción,

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8 Listado preliminar elaborado con base a la demanda de las familias, quienes en general indican los productos que necesitan y a veces hasta las marcas preferidas por su calidad.

como en cualquier transacción comercial, el portador del vale se presenta al local del proveedor, informa de su selección y se lleva inmediatamente los insumos a casa. En la segunda opción, el proveedor recibe previamente la información de lo que las familias han seleccionado, lo que le permite garantizar la disponibilidad de los insumos, inclusive organizar los paquetes familiares con los productos seleccionados. Si bien este método implica un paso más bajo la responsabilidad del proyecto o la institución, permite asegurar la disponibilidad de productos, evitando así recurrir a la entrega de los contravales. Puede ser que el mismo proveedor, con el acompañamiento del órgano de coordinación del COCODE, del promotor/promotora o del técnico, sea quien se comprometa a recolectar los menús con la selección de las familias.

Las lecciones aprendidas en la implementación es la que nos permite sugerir esta segunda opción.

b. Identificaciónycaracterísticasdelproveedor

Una condición para el éxito del Sistema de Vales es la presencia de proveedores de insumos agropecuarios en la zona de intervención. El proceso de selección inicia con la identificación de proveedores en el área y finaliza con la adjudicación de la compra.

Después de elaborar un listado de los proveedores locales, se procede a realizar un estudio rápido que incluya la siguiente información:

- Nombre, ubicación y facilidad de acceso al comercio por las familias.- Grado de formalidad de la empresa (por ejemplo facturas).- Disponibilidad en variedad, cantidad y calidad de productos, así como el costo

promedio.- Interés de trabajar con el Sistema de Vales.- Capacidad para aumentar su inventario en corto tiempo.- Disposición de llevar los productos directamente a las comunidades. En caso

afirmativo, especificar costo extra.- Flexibilidad en días y horarios de atención (por ejemplo fines de semana).- Precios especiales por ventas al por mayor.

De acuerdo a la experiencia de los dos proyectos, el dominio del idioma local por parte de los proveedores ha facilitado el proceso de cambio de vales; lo que pudiera constituirse entonces en uno de los requisitos buscados en el proveedor.

Una vez preseleccionados los proveedores se les suministra el listado preliminar8 de productos donde se especifican las cantidades promedio requeridas para su respectiva cotización. Asimismo, se les solicita que indiquen el tiempo estimado de entrega de los

25insumos, la posibilidad de entrega en la comunidad y su costo adicional, los horarios de atención propuestos, la cantidad de personas que atenderán a los beneficiarios. Al recibir la cotización, se analiza la oferta tomando en cuenta:

•Preciosenfuncióndelasmarcassolicitadas

Cumplimiento de calidad de los productos solicitados (características y marcas). Durante el levantamiento de demandas en el proyecto GCP/GUA/012/SPA, las personas mencionaron herramientas de marcas específicas porque conocían la calidad y durabilidad del producto. Por lo tanto, es importante recalcar el tema de marcas de productos con el proveedor y solicitarle respetar las mismas en su cotización. En caso de que el producto de cierta marca no esté disponible en el mercado, el proveedor debe notificar al proyecto para que el equipo técnico evalúe las otras opciones y seleccione la marca equivalente en calidad.

El proveedor, deberá, así mismo, informar:

- Si es que se acuerda que el proveedor lleva el producto a la comunidad, cuál es el tiempo estimado para estar abastecidos una vez firmado el contrato o de entrega del producto.

- Lugar de entrega (si es que se acuerda que el proveedor acerque el producto o entregue el producto en la comunidad).

- Costos adicionales.

Con base al estudio previo y a la cotización, se realiza el proceso de calificación y se adjudica a quien mejor cumpla con los requisitos.

Finalmente, se suscribe un contrato en donde se establece formalmente la cantidad y calidad de los insumos, las condiciones de entrega y pago, así como las obligaciones del proveedor y del comprador. En dicho documento se recomienda prestar especial atención a:

- La calidad del producto. En el contrato y al momento de la entrega se debe prestar especial atención al compromiso del proveedor en cuanto a la entrega de los insumos de las marcas ofertadas originalmente. Con esto se puede evitar un cambio de última hora que ponga en duda la calidad de los productos que se estarán distribuyendo.

- Cambios por reclamos. El proveedor debe comprometerse a cambiar el producto entregado en caso de reclamos por calidad defectuosa. Esta responsabilidad debe quedar establecida formalmente en el contrato.

- Disponibilidad de productos. El proveedor debe asegurar la disponibilidad de los productos a la hora de la entrega a los y las participantes. En caso faltaran

26productos debe establecerse la forma y el tiempo en que le harán la entrega.

- Servicioalcliente. El proveedor debe comprometerse a brindar una adecuada atención y servicio a las familias participantes.

El vale busca dignificar a las familias en la toma de decisión, por lo que un mal trato por parte del proveedor puede ser contraproducente.

- Confirmarel tiempodeentrega. Al momento de notificarle al proveedor sobre la adjudicación de la compra se le deberá informar de la fecha exacta de implementación del sistema de dotación de insumos por medio de vale y de la fecha en la cual deberá estar preparado para atender a los y las participantes, para así poder informar a las familias. Dicha fecha deberá especificarse en el contrato para evitar retrasos.

- Asegurar la forma y lugar de entrega. En la oferta presentada y aceptada se indica cómo se procederá a la entrega de los insumos, ya sea directamente en la comunidad, en el local comercial o cualquier otro lugar estipulado en la adjudicación.

c. Establecimiento del menú de insumos

Con base al análisis de necesidades y demandas de las familias o bien de las demandas que hombres y mujeres puedan tener9, los precios cotizados por los proveedores y las prácticas que cada una implementará, se establece el menú de insumos que podrían ser elegidos con su respectivo precio. El monto total del menú puede variar dependiendo de los precios cotizados por los proveedores (lejanía, capacidad de compra al por mayor o no, compromiso de entrega de insumos en la comunidad). Es preciso informar bien a las comunidades que el monto del vale fue adecuado para que todas las familias tengan a acceso a la misma cantidad de insumos y servicios de calidad similar.

El menú de insumos propuestos puede validarse en asamblea comunitaria. En dicha asamblea es pertinente analizar y discutir las modalidades de traslado hacia el proveedor, y el costo que implica.

•DefinirlosinsumosdelmenúAl hacer el análisis de la demanda familiar, en el caso del proyecto OSRO/GUA/601/SWE, una parte de las familias manifestó interés en implementar prácticas de índole pecuaria y otra parte se interesó más en prácticas de índole agrícola, por lo que se elaboraron menús diferenciados de acuerdo al tipo de prácticas a implementar para facilitar su uso. Asimismo, puede ser que el mismo proveedor no suela distribuir todos los insumos

9 Es importante establecer qué prácticas o actividades se realizaran con hombres y mujeres para que, posteriormente, se pueda re-alizar un proceso de consulta con grupos desagregados por sexo para identificar preferencias y conocer la opinión de las mujeres; posteriormente se pueden juntar hombres y mujeres y tomar una decisión final.

27requeridos para una práctica. Por ejemplo, para las prácticas agrícolas, las semillas se encontraban con un proveedor y las herramientas con otro. Si fuera posible encontrar un solo proveedor para todos los insumos sería ideal. No es recomendable que un proveedor se aventure a vender un nuevo producto. El dividir los menús facilita el control tanto del participante (en cuanto a lo que se le entrega), del proveedor (en cuanto a lo que debe suministrar) y de la institución (en cuanto a la gestión administrativa).

•ListarproductosespecificandomarcasycostoCon el fin de adecuarse a la demanda de la población que conoce la utilidad y durabilidad de los productos, se recomienda que el menú establezca la marca y el precio de cada producto para facilitar la selección a las familias.

En el caso de que se opte por la entrega de insumos en base a una preselección familiar, se recomienda la impresión en duplicado del menú para que la familia pueda conservar una copia del menú y pueda entregar la segunda copia con su selección al proveedor quien deberá preparar la mercancía solicitada.

Se recomienda diferenciar los menús por colores en caso de que alguna familia no pueda leer, y que sean diseñados de tal forma que facilite la comprensión. Puede ser útil recurrir a dibujos para identificar los insumos y que todo material impreso entregado sea mediado pedagógicamente.

d. Definicióndelascaracterísticasdelvale

Finalmente, se ajusta el valor del vale de acuerdo a los precios del proveedor. El valor del vale puede variar según los precios cotizados con los diferentes proveedores. El formato del vale debe incluir toda la información que permita realizar un control efectivo de su uso. El listado a continuación presenta los elementos a considerar al momento de diseñar el vale:

- Identificación: nombre (s) y logo (s) de las instituciones participantes. - Vales en duplicado: Al momento de recibir la totalidad de los insumos, la familia

entrega el original al proveedor, quien a su vez remite los vales recolectados a la institución cuando finaliza el proceso de entrega de insumos con el registro correspondiente. La institución se queda con la copia. El comparar los vales cambiados con las copias permite identificar a quienes no han recibido sus insumos.

- Valor monetario: escrito en números y letras. - Tiempo de validez: especificar vigencia del vale considerando la fecha

aproximada de entrega y previendo algún posible contratiempo.- Participantes: Nombres completos de las personas autorizadas a cambiar el

vale (esposo y esposa, o bien esposo o esposa) y su respectivo documento de identificación.

28- Numeracióncorrelativa.

El diseño del vale debe facilitar la comprensión por parte de las familias participantes. Se recomienda validar el diseño, para lo cual se propone seleccionar algunas familias para llevar a cabo el proceso de capacitación y de compra para aprender de esta experiencia e identificar los ajustes necesarios al contexto local y cultural.

En el proyecto OSRO/GUA/601/SWE y GCP/GUA/012/SPA, una de las limitaciones para un servicio efectivo en las tiendas fue el tiempo que los proveedores tomaban para llenar los vales con la selección de los insumos de las familias. Se recomienda hacer un especial énfasis para que el diseño del vale facilite su llenado permitiendo así reducir el tiempo de espera de las familias.

e. Revisióndelregistrodefamilias

Previo a marcar los vales con los nombres de los y las participantes, se realiza una revisión integral del registro de familias para asegurar la identidad de las personas a quienes se les entregará el vale. El proceso de revisión es sencillo cuando más completo y preciso sean los registros de familias del proyecto.

- Nombres completos del jefe y jefa de hogar.- Número de documento de identificación (cédula) del jefe y jefa de hogar.

En caso de que no exista documento de identificación, una solución es socializar el registro con el Órgano de Coordinación del Consejo Comunitario de Desarrollo (COCODE) para que confirme la identidad de las personas participantes tanto en el registro de familias como al momento de la entrega de los productos. Se recomienda dejar constancia escrita del proceso de confirmación de identidad realizado por el Órgano de Coordinación del COCODE.

Una vez el registro de familias sea confirmado y los vales elaborados, se procede a elaborar un formato de entrega de vales que manejará el equipo técnico y un formato de recepción del insumo que manejará el proveedor. Estos registros tienen que indicar el nombre y apellidos de los participantes, comunidad, números de documento de identificación o confirmación del Órgano de Coordinación, número de vale y tipo de menú. Tendrán columnas adicionales para la firma del participante.

29II. SEGUNDA ETAPA:

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE VALES

a. Campañadeinformaciónyentregadevale

La dignificación de las personas pasa por el conocimiento y el entendimiento del proceso y funcionamiento del Sistema de Vales. Es importante que las familias conozcan el porqué de los vales, su relación con las prácticas a implementar y su forma de uso.

Siendo un sistema nuevo en la mayoría de los casos, se requiere de una campaña de información dirigida a líderes comunitarios y a familias participantes. Las y los líderes comunitarios tendrán un rol importante para informar a las familias no participantes, con el fin de evitar confusiones o malentendidos y garantizar la transparencia del proceso.

De la información depende el buen desarrollo del Sistema del Vales, tanto los proveedores como las familias deben estar informados. El equipo técnico debe cerciorarse que los diferentes actores entienden con claridad el proceso.

•InformaciónaÓrganosdeCoordinacióndeCOCODEyotroslíderes comunitarios y aliados

Antes de iniciar el proceso de información y capacitación de las familias, se debe informar al Órganos de coordinación del COCODE sobre el Sistema de Vales, sus ventajas, su forma de uso y el proceso de entrega y canje. Contar con el apoyo de los líderes comunitarios es fundamental en estos procesos, ya que ellos podrán dar a conocer el

propósito de los vales, y sobre la participación de algunas familias al resto de la comunidad, en caso necesario.

Esta actividad deberá realizarse antes de la etapa de revisión de registros, para así contar con su apoyo en esta tarea. Asimismo, se coordina con ellos y ellas el día para la capacitación de las familias, ya que su participación es fundamental.• Información y capacitación a Promotores y

30Promotoras

Otro actor importante dentro del proceso de implementación del vale es el promotor o la promotora, porque acompaña el proceso de la implementación de las prácticas de principio a fin. Por su cercanía a la comunidad es la persona más indicada para resolver dudas y proveer información adicional sobre el uso del vale.

Por lo tanto se le deberá capacitar sobre todo el proceso de vales, e incluirlo en las fases de: (i) identificación de demandas y necesidades, (ii) confirmación de identidad de beneficiarios o participantes, (iii) definición de insumos y menús, (iv) selección de insumos por parte de familias, (v) entrega de productos; con el fin de contar con su experiencia y conocimiento de la comunidad.

Mas allá del Sistema de Vales, el rol del promotor es acompañar y apoyar a las familias en la adopción de las prácticas, por lo que es importante tambien que sean capacitados previamente en la implementación de las mismas.

•CapacitaciónaproveedoresEs fundamental que la empresa proveedora y su personal estén plenamente conscientes de las obligaciones que contraen con la firma del contrato, y que conozcan todos los pasos de la implementación del Sistema de Vales para poder responder y atender las solicitudes de las personas. Durante esta capacitación se deberá explicar cómo funciona el sistema, quiénes son los participantes, cómo y en qué condiciones se realiza la entrega, qué hacer en caso de situaciones inesperadas (por ejemplo no coincidencia de identidad), cuál es el procedimiento y formatos administrativos, etc.

Si se van a hacer encuestas de satisfacción y percepción durante el proceso de entrega, se debe informar al proveedor, para que conozca el proceso y no le cause incomodidad.

Es importante considerar la capacitación en cuanto al uso de los instrumentos y los procedimientos administrativos y de seguimiento.

Es importante brindar una capacitación específica acerca del trato que deben dar a las mujeres que canjeen vales: información, calidad de los productos, precios y otros; para que ellas puedan tomar las mejores decisiones.

•CapacitaciónafamiliasyentregadevalesLas familias deben conocer el propósito y procedimiento para el uso del vale, por lo que se capacitará a las familias sobre la forma en que se presenta el vale, qué información contiene, qué es el menú y cómo fue definido, cómo se seleccionan los insumos deseados, cómo se cambian, quién los cambia, qué compromisos se contraen y cuál va a ser el seguimiento por parte de técnicos a la implementación de prácticas.

31¿Cómo se puede llevar a cabo la capacitación?

• Taller práctico: aprender-haciendo con ejemplos concretos.• Trabajar con grupos desagregados por sexo para facilitar que hombres y

mujeres participantes en el proyecto puedan utilizar este mecanismo de trabajo; posteriormente se puede hacer una práctica mixta.

• Se recomienda elaborar un folleto informativo, en versión popular, donde se establezcan los pasos a seguir para el cambio de los vales; así como material visual para colocar en los locales comerciales y que familias puedan “ver” el menú y facilitar así la elección.

Establecida la fecha para la capacitación a las familias y entrega de los vales con el Órgano de Coordinación (ODC) del COCODE, los técnicos y las técnicas con la colaboración del promotor o la promotora y del ODC, se informa a las familias del día y lugar de la actividad.

Previo a la entrega de los vales y aprovechando la presencia de todas las familias se les indica el día, lugar, horario y período de canje del vale, así como el requisito de llevar su cédula para la entrega de los insumos.

En el caso de que se opte por la entrega con selección familiar previa, es pertinente informar/acordar las fechas de recolección de los menús, así como el momento en que se realizará la entrega.

Al finalizar el evento de información a las familias, con la presencia del Órgano de Coordinación del COCODE, (quien puede levantar acta de la actividad) y el promotor o la promotora, se procede a la entrega de los vales.

- Entrega de vales y menús contra presentación de documento de identificación o confirmación de identidad por parte del Órgano de Coordinación del COCODE. Los técnicos y las técnicas deberán corroborar los nombres y números de cédula, tanto en el vale como en el registro de recepción.

- Contra entrega solicitar firma o huella digital de los participantes en el registro de recepción.

- Entrega de copia de registro de entrega de vales a ODC de COCODE.- Entrega de menú y del vale.

Puede ser útil informar a las familias sobre el procedimiento de selección de los proveedores y de las familias participantes. Al concluir las jornadas de información y entrega de vales, se da una copia del registro de recepción a los proveedores.

b. Preparacióndelaentregaporpartedelproveedor

En la segunda entrega de vales del proyecto GCP/GUA/012/SPA, se calendarizaron con el proveedor las jornadas para la entrega de insumos por comunidad para evitar así una

32afluencia masiva los mismos días.

El tema del cumplimiento por parte de proveedor del compromiso de abastecimiento de su tienda en cantidad o calidad es fundamental para evitar que las familias, que con el afán de optimizar la inversión en movilización, se lleven un insumo que no habían seleccionado o de menor calidad.

El compromiso del proveedor es también garantizar las condiciones para una atención con la calidad y el tiempo suficiente.

Es preciso recordar que los trámites, que pueden parecer burocráticos e innecesarios para el proveedor, corresponden a los procedimientos administrativos requeridos para justificar las compras y las entregas por parte de la institución.

33

III. TERCERA ETAPA: ENTREGA DE LOS INSUMOS

a. Familias

Las familias ya fueron informadas sobre la fecha, lugar y requisitos para el cambio de los vales. Sin embargo, se recomienda que unos días antes los y las técnicas del proyecto o la institución y el promotor con el apoyo del Órgano de Coordinación del COCODE hagan una ronda de recordatorio.

•TrasladoalugardeentregaLas familias pueden organizarse para trasladarse al lugar de entrega. Es importante el acompañamiento del promotor y del ODC del COCODE para asegurar que todas las familias participen en la decisión y lleguen a las instalaciones de la empresa proveedora. Algunas familias pueden acordar financiar el viaje de un grupo o una persona para que reciba los insumos en su representación.

Según la experiencia de OSRO/GUA/601/SWE, es importante que al momento de definir la modalidad de contratar un flete común, las familias tomen en consideración el tiempo de espera que implica la atención por parte del proveedor a cada familia. Si bien se minimiza el costo del transporte, puede ser que la inversión sea mayor al sumar el costo de tiempo de espera y de alimentación.

•EntregadevaleypresentacióndecédulaalproveedorEl proveedor deberá asegurarse de la identidad de la persona que se presenta a retirar los insumos.

•RecepcióndelosinsumosLas familias deben verificar los insumos (cantidad y calidad) de acuerdo al menú seleccionado. Aceptados los insumos, se solicita la firma del registro de recepción.

Es pertinente recordar a las familias que nunca deben firmar el registro hasta que estén plenamente satisfechos de los insumos entregados, tanto en calidad y cantidad. En caso de duda, se puede recomendar que se comuniquen con el equipo técnico de la institución o el promotor o promotora comunitaria.

b.Empresaproveedora

La empresa proveedora deberá realizar los arreglos pertinentes para que la entrega se haga de forma eficiente y ágil.

34•Organizacióndelaentrega

El personal del proveedor debe ser capacitado sobre el proceso de entrega y de llenado del vale, de esa forma varias personas pueden encargarse de la atención a las familias. En caso de que se hayan recibido los pedidos/ menús previamente, el proveedor deberá contar con los paquetes ya hechos para cada familia.

•ConfirmacióndelaidentidaddeparticipantesAl presentar el vale, el proveedor corrobora la identidad del portador contra su documento de identificación. Posteriormente, en el registro de recepción, verifica el nombre del participante, el número de vale y el menú correspondiente. Confirmado lo anterior, se procede a la entrega.

Varios problemas pueden surgir en el momento de la entrega:

- El intento de algunas personas, familiares o amigos de participantes no titulares, que quieren cambiar el vale.

- Pérdida del documento de identificación.- Pérdida del vale.

Es importante recordar que el vale es personal o para la pareja y que solo el/la portador/a puede cambiarlo. Sin embargo, en casos específicos, bajo la notificación del proveedor, el equipo de proyecto puede facilitar soluciones a personas que no se pueden movilizar o a quienes han perdido el vale o su cédula.

•EntregadeinsumosEl proveedor solicita se verifique la exactitud de los insumos entregados conforme a lo solicitado en el menú.

•FirmaderegistroderecepciónUna vez entregados los insumos y en aceptación de la misma, el participante firma el registro de recepción de insumos.

35

IV. CUARTA ETAPA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

VALES

El acompañamiento de los técnicos y técnicas del proyecto o institución durante todo el proceso de vales es esencial para garantizar la eficiencia del sistema.

Sin embargo, al menos una persona debería hacer el seguimiento formal del proceso en las siguientes etapas:

- Durante la etapa de diseño: analizar la mejor forma de presentación del vale y del menú para que la información se refleje de forma clara e integral. Se podrán diseñar varios tipos de vale y de menús para validar su idoneidad con algunas familias y con grupos desagregados por sexo (para conocer las preferencias que hombres y mujeres pueden tener para determinado producto).

- Para el establecimiento del registro de recepción: revisar la información contenida en el registro de familias y las prácticas correspondientes para cada una de ellas. Con base a este registro se establece un formato que permita registrar la confirmación de identidad de los participantes o, su número de documento de identificación o constancia de identidad por parte del ODC del COCODE, el número correlativo del vale asignado, el menú asignado, la fecha de entrega del vale, la fecha de entrega del menú seleccionado, la fecha de entrega de insumos. Con base a este registro, establecer una versión en papel para entregar a los proveedores y solicitar la respectiva firma de entrega a satisfacción por parte de los beneficiarios.

- Durantelaetapadeidentificaciónyadjudicacióndelproveedor. Conjuntamente con el personal administrativo, hacer el sondeo de los proveedores locales y asistir para la adjudicación de la compra, prestando especial atención a los tiempos propuestos para la entrega de los productos y al compromiso de capacitarse.

- Durante la capacitación. Apoyar la facilitación del evento y la elaboración de los folletos informativos. Con base al registro de participantes, hacer un listado de asistencia a los eventos de información y capacitación.

- Durantelaentregadevales. Asesorar acerca de la mejor forma de organizar la entrega de los vales. Organizar la entrega y respectiva revisión de registros.

- Si se opta por una recolección de los menús. Organizar la recolección de los menús, verificar la integridad de la información, registrar recepción de los mismos, coordinar y asistir en la entrega al proveedor.

36- Durante lapreparaciónde los insumosporpartedelproveedor.Realizar visitas

al proveedor para comprobar la disponibilidad de insumos, y la preparación del personal para la entrega.

- Durante la entrega de los insumos: Asistir en la entrega para asegurar la confirmación de identidad y corroboración de los registros. Velar por la calidad del proceso de entrega de los vales. Puede ser útil levantar una encuesta de percepción y satisfacción tanto de participantes como de proveedores para validar el Sistema de Vales y proceder a las correcciones necesarias. Su diseño no se improvisa por lo que se considera tendrá que realizarse en la primera etapa.

- Después de la entrega de los insumos: Realizar la consolidación de los insumos solicitados y el análisis pertinente permite: i) conocer la demanda real, y en función de esto adecuar y adaptar las capacitaciones en tecnologías y buenas prácticas; ii) monitorear quienes no han recibidos insumos y si han recibido del monto previsto; iii) realizar el pago al proveedor acorde a lo que realmente vendió y buscar soluciones a personas que no han querido o podido movilizarse para recibir sus insumos. Adicionalmente es un insumo para el seguimiento de los procesos emprendidos.

BibliografíaFAO Guatemala, 2007 Procedimientos técnicos para la dotación de insumos, herramientas y materiales a través del diseño, implementación y manejo de vales. Unidad de Seguimiento, Evaluación y Sistematización. - Documento interno -

FAO Guatemala 2007. Experiencia del Sistema de Cupones. Proyecto OSRO/GUA/601/SWE, 2007. - Documento interno -

FAO Guatemala, 2008. Sistematización: Vales como mecanismo de incentivos para familias y promotores en el marco del Proyecto de restauración de activos productivos en las cuencas del Lago de Atitlán y del Río Naranjo. Proyecto GCP/GUA/012/SPA. - Documento interno -

FAO Guatemala, 2007. Presentación de los resultados del Sistema de Seguimiento de la Experiencia piloto del uso de Vales en Proyecto GCP/GUA/012/SPA. Unidad de Seguimiento, Evaluación y Sistematización y Proyecto GCP/GUA/012/SPA. 2007. - Documento interno -