Revisión por la Dirección para los Sistemas de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional...

Revisión por la Dirección para los Sistemas de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional

DICIEMBRE 2013

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGIINSTITUCIONAL - SIGI

Gestión IntegralGestión Integral

SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI

Somos la primera entidad del sector en estar certificada en las 4 normasSomos la primera entidad del sector en estar certificada en las 4 normasCompromiso del Sector: Mantener la Certificación en CalidadCompromiso del Sector: Mantener la Certificación en Calidad

AUDITORIAS Y COMITES DE SEGUIMIENTO AL SIGIAUDITORIAS Y COMITES DE SEGUIMIENTO AL SIGI

ENTREGABLES PRINCIPALES

Ejecución de auditorías internas para realizar seguimiento y mantenimiento al sistema. Revisión del sistema por lo menos una vez al año por parte de la Dirección de la entidad.

EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO

Auditorias Internas:1.Elaboración del Programa de Auditoria para 2013, incluye los 39 procesos del SIGI. No se realiza con la OCI.2.La realización de auditorias para calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional, lo coordina OAP y Secretaria General con un tercero, actividad ejecutada en julio de 2013.-25 sesiones de auditoria en sitio-56 horas de entrevistas-16 auditores internos y 2 contratistas como líderes de auditoria

Para calidad, los hallazgos se concentraron en el control de documentos y registros, y las interrelaciones entre procesos.

Año 2013:A diciembre de 2013 se realizaron 10 Comités del Equipo Base y de Directivos del SIGI.

CAPACITACIONES DEL SIGICAPACITACIONES DEL SIGI


Sensibilizaciones en temas del SIGI a servidores públicos de la SIC. Sensibilizaciones en temas del SIGI a contratistas de la SIC, involucrándolos en la mejora continua.


Sesiones de capacitación realizadas a servidores públicos :1.Programación en acompañamiento con Talento Humano. 2.Temas de calidad, ambiente y S&SO:-12 sesiones de capacitación, cada una de dos horas.-526 invitados, 286 asistentes. Porcentaje de cubrimiento: 54%

Sesiones de capacitación realizadas a contratistas :1.Programación en acompañamiento con Talento Humano y Grupo de Contratos. 2.Temas de calidad, ambiente y S&SO:-4 sesiones de capacitación, cada una de dos horas.-134 invitados, 38 asistentes. Porcentaje de cubrimiento: 28%

OTRAS CAPACITACIONES

DE APOYO A TEMAS DEL SIGI

Mapa de riesgos por proceso Mapa de riesgos de corrupción Capacitación “Curso Auditor Interno ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001 Plan de Mejoramiento Acciones Correctivas y Preventivas Caracterizaciones de proceso

REVISION DE LA POLÍTICA DEL SIGIREVISION DE LA POLÍTICA DEL SIGI

La SIC, entidad encargada de la protección al consumidor y apoyo empresarial se compromete a:

Prestar servicios que satisfagan las expectativas de los usuarios y partes interesadas con amabilidad, claridad y oportunidad en la respuesta, contribuyendo al logro de los fines del Estado con idoneidad y competencia técnica y legal para generar confianza en los usuarios.

Procurar la protección de funcionarios, contratistas, visitantes y partes interesadas a través de la promoción de buenas prácticas en seguridad y salud ocupacional , la continúa identificación y control de riesgos Biomecánico, Sicosocial y Locativo, prevención de lesiones y enfermedades.

Establecer acciones para la protección del medio ambiente, mediante la identificación de aspectos e impactos ambientales, la racionalización de los recursos, la prevención de la contaminación, y el desarrollo de programas de gestión.

Lo anterior dentro de un marco de Responsabilidad Social, mejora continua, trabajo en equipo, suministro de los recursos necesarios, cumplimiento de los requisitos legales vigentes y otras disposiciones que apliquen para la integralidad del sistema.

CALIDAD

SEGURIDAD y SALUD OCUPACIONAL

AMBIENTAL

RESPONSABILIDAD SOCIAL

Gestión de la CalidadGestión de la Calidad


INFORMACIÓN DE ENTRADA - CALIDADINFORMACIÓN DE ENTRADA - CALIDAD

a) los resultados de auditorías,b) la retroalimentación del cliente,c) el desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio,d) el estado de las acciones correctivas y preventivas,e) las acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección,f) los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad,g) las recomendaciones para la mejora, yh) los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la

entidad.

INDICADORES DE CALIDAD - USUARIOINDICADORES DE CALIDAD - USUARIO

Interpretación de los resultadosEl resultado corresponde al porcentaje de usuarios que presentaron alguna solicitud a la SIC en el periodo objeto de estudio y

que diligenciaron el formato de encuesta que califica la información suministrada, la atención de los funcionarios y los tiempos de respuesta como bueno, muy bueno ó excelente y por lo mismo se consideran como usuarios satisfechos.

VariablesVariables 20102010 20112011 20122012 20132013Número de usuarios

satisfechos 450 570 1392 2658

Total de usuarios encuestados 600 967 1832 2741

Resultado (%) 75% 59% 76% 97% *

* NOTA: Los resultados corresponden al primer semestre de 2013

Encuesta de Satisfacción de Usuarios – parámetros para mejorar la Encuesta de Satisfacción de Usuarios – parámetros para mejorar la satisfacción y conocer las expectativassatisfacción y conocer las expectativas

Plan de Mejoramiento para aumentar la satisfacción del UsuarioPlan de Mejoramiento para aumentar la satisfacción del Usuario

ASPECTO AREA PROPUESTA

Identificación del encuestado OSCAE Y OAP CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS en el marco del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

vigencia 2013.

a) Mejorar las instalaciones de la entidad

b) Mejorar la Atención del área de notificaciones

c) Nivel de información y orientación para el trámite y tiempo total del trámite

d) Nivel profesional en la atención del proceso o trámite y nivel de la información y orientación para el trámite

e) Atención en nuestros puntos diferentes a la sede centro

Grupo de Notificaciones y Certificaciones

Link único de notificaciones en pagina web implementado

Dirección Administrativa

Encuesta de Servicios administrativos 2013, identificar las adecuaciones que se requerirían para mejorar el servicio al usuario.

Dirección de Investigaciones de protección de usuarios de servicios de comunicaciones

• Implementación del programa de Autocomposición como mínimo con (3) proveedores de servicios de comunicaciones

• Contratos de prestación de servicios profesionales y técnicos para la evacuación de denuncias, silencios administrativos positivos, derechos de petición y recursos de reposición

• Contrato para la evacuación de expedientes de recursos de apelación

Grupos de Asuntos Jurisdiccionales: Evaluación y Defensa del consumidor

• Adelantar campañas de divulgación en las que se difunda la naturaleza del trámite jurisdiccional de la acción de Protección al consumidor. Las cuales se llevarán a cabo por diversos medios.

• Realizar una conferencia en la que se exponga el trámite de la Acción Jurisdiccional de Protección del Consumidor, sus características, etapas que la componen y su duración.

• Inclusión en la página web de la entidad de información acerca de la Delegatura para Asuntos Jurisdiccionales, la manera como se promueve la Acción de Protección al Consumidor, sus etapas y actos procesales más importantes.

Grupo Centro de Documentación e información

• Capacitación permanente a las dependencias para los funcionarios del C.D.I., para adquirir el conocimiento necesario de los nuevos trámites que se generan en la SIC y aplicarlos en lo pertinente de la radicación y gestión de los documentos.

OSCAE

• Capacitación permanente a los funcionarios de los diferentes canales de atención. Crear estrategias que permitan mantener estándares de calidad en la información que se entrega a los ciudadanos en los de atención diferentes a la sede centro.

• Aplicación de encuestas de satisfacción de usuarios en los puntos de atención

RETROALIMENTACIÓN DE LOS USUARIOSRETROALIMENTACIÓN DE LOS USUARIOS

FICHA TECNICAFICHA TECNICA

Meses medidos: Entre el 01 de enero y el 30 de junio de 2013.

Fecha reporte: Julio de 2013

Reportado por OSCAE - GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Numero de PQRF: 146

Canales: Buzón, contáctenos, ventanilla, WEB y PAC

* NOTA: Los resultados corresponden al primer semestre de 2013.

INDICADORES DE CALIDAD - MEJORAINDICADORES DE CALIDAD - MEJORA

Propuesta de mejoramientoPropuesta de mejoramiento

En el 2011 de 158 acciones abiertas, 24 no habían sido cerradas a la fecha de corte de la Revisión por la Dirección (agosto de 2011) pero fueron cerradas al final de la vigencia 2011.

En el 2012, se plantearon 113 Acciones correctivas y preventivas, 50 correctivas en el Sistema de Gestión de Calidad, 14 correctivas en el Sistema de Gestión Ambiental, 16 correctivas en el Sistema de Gestión SYSO, y los diferentes procesos en auditoria interna con 10 acciones correctivas y 13 preventivas. No se pudieron cerrar en el 2012, 5 de la OAP, 2 de Reglamentos Técnicos, 1 de Gestión Judicial y 1 de Banco de Patentes. 5 cerradas en abril de 2013 y de 4 pendientes para octubre de 2013 fueron cerradas para diciembre.

En el 2013 se plantean 108 acciones, 63 correctivas y 8 preventivas fruto de la auditoria interna, así como 2 acciones preventivas por iniciativa del líder de proceso, su eficacia se evaluará en enero de 2014. Igualmente se tienen 35 acciones correctivas de la Auditoria Externa SGS, las cuales se encuentran cerradas a diciembre de 2013.

INDICADORES DE CALIDAD INDICADORES DE CALIDAD – – TIEMPOS DE RESPUESTA APOYO EMPRESARIALTIEMPOS DE RESPUESTA APOYO EMPRESARIAL

Código procedimiento PROCESO NOMBRE DEL TRAMITE

No. de solicitudes

01 Enero a 31 Octubre de

2013

Tiempo de respuesta del

TrámiteMeta

PI02-P01 CONCESIÓN DE NUEVAS CREACIONES

Presentación de solicitud de patente en los países miembros del tratado de cooperación en materia de patentes -PCT-

10 2,37 meses 3 meses

PI02-P01 CONCESIÓN DE NUEVAS CREACIONES Concesión título de patente de invención 2001 34,23 Meses 46 meses

PI02-P02 CONCESIÓN DE NUEVAS CREACIONES Concesión título de patente de modelo de utilidad 225 17,73 meses 26 meses

PI02-P03 CONCESIÓN DE NUEVAS CREACIONES Registro de diseño industrial 613 4,1 Meses 5,5 meses

PI02-P04 CONCESIÓN DE NUEVAS CREACIONES

Registro de esquema de trazado de circuitos integrados 2 5,4 meses 12 meses

PI01-P01 REGISTRO Y DEPÓSITO DE SIGNOS DISTINTIVOS

Registro de marca de productos y servicios y lema comercial 29204 7,4 Meses 5,5 meses

PI01-P02 REGISTRO Y DEPÓSITO DE SIGNOS DISTINTIVOS Depósito de nombre o enseña comercial 429 16 dias 2,5 meses


Cancelación de un registro de marca, lema comercial o de autorización de uso de denominación de origen 433 5,1 Meses 4 meses


Declaración de protección de denominación de origen 0 24,9 meses 8 meses

PI01-P04PI02-P05

REGISTRO Y DEPÓSITO DE SIGNOS DISTINTIVOS /

CONCESIÓN DE NUEVAS CREACIONES

Inscripción al registro de propiedad industrial 22792 8,84 Meses 2,8 meses

INDICADORES DE CALIDAD INDICADORES DE CALIDAD – – TIEMPOS DE RESPUESTA APOYO EMPRESARIALTIEMPOS DE RESPUESTA APOYO EMPRESARIAL


No. de solicitudes


2013


TrámiteMeta

AV01-P01 AVALUADORESSelección de avaluador dentro de acuerdos de reestructuración de empresas privadas, públicas, de economía mixta y de las entidades territoriales

N.A N.A. N.A

AV01-P02 AVALUADORES Inscripción en el registro nacional de avaluadores 408 1 dia 1 dia

CC01-P06 VIGILANCIA Y CONTROL- CAMARAS DE COMERCIO

Denuncias contra personas que presuntamente ejercen el comercio sin estar inscritos en el registro mercantil 15 4,4 Meses 5 Meses

CC01-P07 VIGILANCIA Y CONTROL- CAMARAS DE COMERCIO

Denuncias por presunto incumplimiento a las normas que regulan las cámaras de comercio 163 2,8 meses 5 meses

CC02-P03 TRÁMITES ADMINISTRATIVOS- CÁMARAS DE COMERCIO

Recurso de apelación y de queja contra actos expedidos por las Cámaras de Comercio 175 5,4 Semanas 6 semanas

CC02-P04 TRÁMITES ADMINISTRATIVOS- CÁMARAS DE COMERCIO Creación cámara de comercio 1 5 dias -

PC02-P01 TRAMITES ADMINISTRATIVOS- LIBRE COMPETENCIA

Denuncia por posibles actos de competencia desleal en desarrollo de las facultades administrativas 75 10,4 Meses 36 meses

PC02-P01 TRAMITES ADMINISTRATIVOS- LIBRE COMPETENCIA

Denuncias por presunta violación a las normas en materia de protección de la competencia 277 7,31 Meses 36 meses

PC01-P01 VIGILANCIA Y CONTROL - LIBRE COMPETENCIA Autorización integraciones empresariales - Notificación 126 2,2 dias 3 dias

PC01-P01 VIGILANCIA Y CONTROL - LIBRE COMPETENCIA Autorización Integraciones Empresariales - Preevaluación 30 3,3 Meses 5 meses

INDICADORES DE CALIDAD INDICADORES DE CALIDAD – – TIEMPOS DE RESPUESTA A TRAMITES CONSUMIDOR TIEMPOS DE RESPUESTA A TRAMITES CONSUMIDOR


No. de solicitudes


2013


TrámiteMeta

PA01-P01TRAMITES ADMINISTRATIVOS

- PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR

Denuncia y/o queja por posible(s) infracción(es) a las normas de protección al consumidor 3426 8,7 Meses 12 meses

PA01-P01TRAMITES ADMINISTRATIVOS

- PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR

Denuncias por posibles violaciones a las normas de protección al usuario y/o suscriptor de servicios de comunicaciones, exceptuando televisión y radiodifusión sonora

36675 7,1 Meses 12 meses

PD01-P02TRÁMITES ADMINISTRATIVOS

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Denuncia por presunta violación a las disposiciones legales relacionadas con habeas data y el manejo de la información contenida en bases de datos personales

3412 3,6 Meses 4 meses

AJ01-P01 TRÁMITES JURISDICCIONALES - COMPETENCIA DESLEAL

Demanda por posibles actos de competencia desleal en uso de funciones jurisdiccionales 134 5,7 Meses 8 meses

RT02-P02

VIGILANCIA Y CONTROL DE REGLAMENTOS TÉCNICOS,

METROLOGÍA LEGAL Y PRECIOS

Registro de productores e importadores de productos sometidos al cumplimiento de reglamentos técnicos 10773 1 dia 1 dia

RT02-P04



Reconocimiento del certificado de conformidad de producto o servicio 161 7,83 dias 1 semana

RT02-P04



Autorización para la importación de productos de uso directo y exclusivo del importador 24136 1,5 dias 2 días

CONFORMIDAD DE PRODUCTO Y/O SERVICIOCONFORMIDAD DE PRODUCTO Y/O SERVICIO

MacroprocesoMacroproceso ProcesoProceso ResponsableResponsable PORCENTAJE PRODUCTO NO CONFORME A PORCENTAJE PRODUCTO NO CONFORME A OCTUBRE 2013OCTUBRE 2013

Vigilancia Normas sobre la Libre Competencia

Vigilancia y Control - Libre Competencia Delegatura para la Protección de la Competencia

0,4%

Trámites Administrativos - Libre Competencia Delegatura para la Protección de la Competencia

Vigilancia Cámaras de Comercio

Vigilancia y Control- Cámaras de Comercio Delegatura para la Protección de la Competencia – Dirección Cámaras de Comercio

0,2%

Trámites Administrativos- Cámaras de Comercio Delegatura para la Protección de la Competencia – Dirección Cámaras de Comercio

Asuntos jurisdiccionales - Protección del consumidor y Competencia desleal

Trámites Jurisdiccionales - Competencia Desleal Delegatura para Asuntos Jurisdiccionales - Competencia Desleal 0,0%

Trámites Jurisdiccionales - Protección del consumidor

Delegatura para Asuntos Jurisdiccionales - Defensa consumidor 0,3%

Vigilancia protección de datos personales

Trámites Administratvios - Protección de Datos Personales Delegatura para Protección de datos personales 0,1%

Vigilancia administrativa - Protección del consumidor

Trámites administrativos - Protección del Consumidor

Delegatura para la Protección al consumidor - Dirección investigaciones 1,9%

Vigilancia y Control - Protección del consumidor Delegatura para la Protección al consumidor - Dirección comunicaciones 0,0%

Administración sistema nacional de propiedad industrial

Concesión de Nuevas Creaciones Delegatura para la Propiedad Industrial 0,3%

Vigilancia de reglamentos técnicos y metrología legal

Trámites Administrativos Reglamentos técnicos y Metrología Legal Delegatura para Control y Verificación de

Reglamentos Técnicos y Metrología Legal 30,4%Vigilancia y Control de Reglamentos Técnicos , Metrología Legal y Precios

AÑOAÑO PORCENTAJE DE PRODUCTO NO PORCENTAJE DE PRODUCTO NO CONFORMECONFORME

2011 4%2012 2%2013

(a octubre)0,4%


Se realiza periódicamente la actualización de los procesos y procedimientos.Se elabora periódicamente la actualización del normograma de la entidad.


Tipos documentales: Manuales, Procedimientos, Reglamentos, Programas, Instructivos y Formatos. Documento soporte: “Control de documentos SC01-F03”. Aplicativo SIGI (proveedor ITS).

Total: 380 documentos y formatos Actualizados de enero a noviembre 2013: 169 documentos y formatosNivel de Actualización total: 46%

Cada manual y procedimiento tiene asociado un normograma. Ultima actualización de normogramas: Noviembre de 2013.

ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS

Actualización del mapa de riesgosActualización del mapa de riesgos


ACTIVIDADES 2013

MATRICES DE RIESGO POR

PROCESO

Ultima actualización con la metodología 3x3: junio de 2013 -39 matrices, una por proceso.-108 riesgos identificados y 233 controles, cada uno con indicadores para identificar ocurrencia.-5 riesgos materializados en 2012.- Seguimiento según actividades operativas o estratégicas, y con planes de mejoramiento cuando aplique.

Se encuentra en proceso de actualización los mapas de riesgos con la metodología 5x5 del DAFP:-Elaboración de las nuevas matrices (formatos y documentos apoyo)-Capacitación servidores públicos-Acompañamiento a cada una de las áreas-Elaboración de las primeras versiones

Riesgos de corrupciónRiesgos de corrupción

Relación de acciones adicionales a la publicación del mapa de riesgos de corrupción que todas las entidades cumplieron en el mes de abril:

38 riesgosProbabilidad de materialización: PosibleValoración - Tipo de control: PreventivoAdministración del riesgo: Evitar el Riesgo

Acciones: 1. Sensibilización en temas de corrupción: Foro “Tercera encuesta nacional sobre prácticas contra el soborno en empresas colombianas” realizada por Univ. Externado de Colombia y Transparencia por Colombia; yCapacitación “Lucha contra la corrupción y el acceso a la información” Dictada por Fernando Segura – Secretaria de Transparencia.

2. Auditorías internas de la OCI3. Revisión periódica de procedimientos4. Capacitación y acompañamiento en temas específicos que requiera el proceso o temática de riesgos. Indicador de impacto según procesos disciplinarios relacionados con el riesgo.

CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SGCCAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SGC

CAMBIOS IDENTIFICADOS Y PROPUESTAS

Cambios normativos que afectan el entorno de la SIC y las actividades de la entidad

Actualización de normograma institucional a noviembre 2013. Propuesta de Normograma por procesos.

Avaluadores: Ley 1673 de 2013. Participación en Decreto Reglamentario. Nuevas Funciones para la SIC, nuevos procedimientos, perfiles, plataforma tecnológica para dar respuesta a requerimientos.

Habeas Data: Implementación de políticas en materia de Protección de Datos personales, procedimientos transversales en la entidad.

Derechos de petición: Procedimientos transversales, responsabilidades en seguimiento, indicadores, etc.

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORARECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

CAMBIOS IDENTIFICADOS Y PROPUESTAS

Jerarquía documental

• Cambio en estructura de documentos• Introducción de nuevos tipos documentales en el SIGI

Modelo de operación por procesos

o Actualización mapa de procesoso Caracterizaciones de procesoso Aprobaciones y publicación en IntraSIC

Automatización del SIGI

Software ITS – aplicativo SIGI Nuevo modulo del MECI Actualización matrices de riesgos a metodología 5x5

Encuesta de satisfacción de cliente

Inclusión de la percepción y satisfacción del cliente interno

Gestión AmbientalGestión Ambiental


INFORMACIÓN DE ENTRADA - AMBIENTEINFORMACIÓN DE ENTRADA - AMBIENTE

a) Resultados de las auditorías Internas b) Comunicaciones de las partes interesadas Externas, incluidas las quejasc) Desempeño ambiental de la organizaciónd) Grado de cumplimiento de los objetivos y metase) Estado de las acciones correctivas y preventivasf) Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a

cabo por la direccióng) Circunstancias cambiantesh) Recomendaciones para la mejora

COMUNICACIONES PERTINENTES A COMUNICACIONES PERTINENTES A LAS PARTES INTERESADASLAS PARTES INTERESADAS

La entidad mediante la implementación de su programa de manejo y disposición de residuos, ha querido estar participe en proyectos pos consumo que le permitan evidenciar su compromiso para con el medio ambiente, entre estos proyectos se encuentran:

• Recolección y disposición de pilas y baterías: Programa Pilas con el ambiente – Empresa: ANDI.

• Recolección y disposición de material reciclado: Empresa: Retales de papel Mejizam

• Recolección y disposición de residuos hospitalarios: Empresa: FARMATODO.

• Disposición de Luminarias: Programa Lúmina – Empresa: Eco Industria

• Recolección y disposición de tóner: Programas pos consumo con HP y Lexmark

• Programa de Eco Computo - Empresa: ANDI

GESTION EN USO EFICIENTE Y RACIONAL DE LA ENERGÍAGESTION EN USO EFICIENTE Y RACIONAL DE LA ENERGÍA

CONCEPTO 2 semestre 2012 1 semestre 2013

Promedio mensual Kw/H

62306 36717

Funcionarios y contratistas (Aprox.)

720 720

Kw/H mensual * Empleado

86,5 51,0

GESTION EN EL APROVECHAMIENTO DE GESTION EN EL APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS.LOS RECURSOS.

PROYECTOS EN CONJUNTOPROYECTOS EN CONJUNTO

PROGRAMA PILAS CON EL AMBIENTEPROGRAMA LUMINA

PROGRAMAS POSCONSUMO HP Y LEXMARK

PROGRAMA ECO COMPUTO

ProveedorFabricante

POLITICAS DE AHORRO DE PAPELPOLITICAS DE AHORRO DE PAPEL

COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLESCOMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLES

CIRCULAR No. 10 DE 2012.

SE APLICO PARA EL AÑO 2013 PARA LOS CONTRATOS DE OBRAS DE REMODELACIÓN Y PUNTOS DE IMPRESIÓN.

1. Certificación

Integral

SEGUIMIENTO A LA CERTIFICACIÓN INTEGRALSEGUIMIENTO A LA CERTIFICACIÓN INTEGRAL

2. Mejora Continua

3. Gestión Ambiental

Eficiente

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

• De acuerdo a la auditoria de certificación, llevada a cabo en el mes de diciembre de 2012 por el ente certificador SGS, el Sistema de Gestión Ambiental, tuvo 14 hallazgos de los 35 encontrados al Sistema Integral.

Los 14 hallazgos se encuentran cerrados eficazmente y correspondían a revisión de las matrices de aspectos e impactos ambientales, cumplimiento legal, documentos soporte de actividades realizadas en mantenimiento e inspecciones a áreas de trabajo.

SEGUIMIENTO REVISIONES PREVIAS EN EL AÑO 2013SEGUIMIENTO REVISIONES PREVIAS EN EL AÑO 2013

• El personal de la Entidad Mejoro su Cultura del Uso y Reciclaje del Papel.• Para las nuevas obras se establecieron criterios ambientales para la

disposición de escombros y demás residuos de la obra.• Se adquirieron nuevas papeleras para el almacenamiento de Papel en los

puntos de impresión• Se implementaron puntos de impresión con equipos multifuncionales y se

estableció el debido manejo de los Tonners.• Se están realizando estudios para la viabilidad de adquision de Luz LED y de

sensores en las llaves de lavamanos de los Baños, lo cual permitirá un uso mas eficiente de la energía y del Agua.

• Se adopto la política Pos Consumo de Equipos electrónicos de la avalada por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible en conjunto con la ANDI.

• Se han revisado, evaluado y actualizado las Matrices de Aspectos e Impactos ambientales y Requisitos legales.

CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES – CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES – CAMBIOS LEGALESCAMBIOS LEGALES

Con el fin de realizar la mejora continua del SGA se ha realizado la actualización de las siguientes Matrices:

GA03-F05 MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS EVALUACION Y CONTROL DE IMPACTOS AMBIENTALES

GA03-F06 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ACCESO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Se realizo la evaluación del cumplimiento ambiental, evidenciando un cumplimiento de las 62 Normas que aplican a la Gestión Ambiental

de la SIC

RECOMENDACIONES PARA LA RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.MEJORA.

• Continuar fortaleciendo las actividades de los programas de gestión, motivando la participación de las áreas misionales y partes interesadas, así como todos servidores y contratistas.

• Continuar con la sensibilización a los servidores y contratistas con temas de separación en la fuente, no solo para que sean aplicados al interior de la entidad sino en sus hogares.

• Establecer alianzas con nuevos proveedores acerca de la disposición final de residuos como tóner y luminarias.

Gestión S&SOGestión S&SO


INFORMACIÓN DE ENTRADA – S&SOINFORMACIÓN DE ENTRADA – S&SO

a) Resultados de las auditorías Internas b) Resultados de la participación y consultac) Comunicaciones pertinentes de las partes interesadas Externas, incluidas las

quejasd) Desempeño de SySO de la organizacióne) Grado de cumplimiento de los objetivosf) Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones

preventivasg) Acciones de seguimiento de revisiones anteriores de la direcciónh) Circunstancias cambiantesi) Recomendaciones para la mejora

RESULTADO DE LAS AUDITORIAS INTERNASRESULTADO DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

22 de abr de 2023

Se generaron dos acciones correctivas de las cuales una era transversal a todos los procesos, la cual hacia referencia al desconocimiento de los funcionarios en la IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS

RESULTADO DE LA PARTICIPACION Y CONSULTARESULTADO DE LA PARTICIPACION Y CONSULTA

22 de abr de 2023

Se solicitó a todos los procesos que identificaran sus riesgos y peligros, de los 39 procesos 5 no enviaron la información, evidenciando que hay mayor participación de los funcionarios y contratistas en este tema

Se realizo una capacitación referente al tema, así como el acompañamiento por parte de Talento Humano a las áreas para realizar el ejercicio

Se continua involucrando a funcionarios y contratistas en actividades de seguridad y salud en el trabajo.

Se ha aumentado el compromiso de los mismos en cuanto al reporte de actos y condiciones Inseguras.

Para el año 2014 se idearan nuevas estrategias para continuar incentivando su participación mediante el formato de Actos y Condiciones inseguras FACI.

22 de abr de 2023

RESULTADO DE LA PARTICIPACION Y CONSULTARESULTADO DE LA PARTICIPACION Y CONSULTA

ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES E INCIDENTESACCIDENTES E INCIDENTES

Para el año 2013 se han presentado a la fecha cinco (5) Accidentes de Trabajo, de lo cuales dos están clasificados como graves debido a la fractura de Hueso largo (Humero y Peroné). 3 de los accidentes presentados se investigaron de acuerdo a lo establecido en la Legislación Colombiana (Res. 1401 de 2007) y los últimos dos se encuentran en proceso de investigación (Dic 2013)

Los accidentes no han generado secuelas graves y a los funcionarios se les han hecho seguimientos para monitorear su estado de salud, evidenciado que se encuentran en buen estado de salud.

Las acciones propuestas resultantes de las investigaciones se han llevado a acabo

22 de abr de 2023

INDICADORES SYSOINDICADORES SYSO

22 de abr de 2023

Esta pendiente cerrar una acción en cuanto al cambio de funciones de un servidor del área de Centro Documental

22 de abr de 2023

Esta pendiente cerrar tarjeta del primer semestre que se relaciona con los cortes continuos y prolongados del agua


22 de abr de 2023

Aumentaron los temas de capacitación así como la cobertura tanto a funcionarios como a contratistas


22 de abr de 2023

Cambios que podrían afectar el Sistema de Cambios que podrían afectar el Sistema de Seguridad y Salud en el TrabajoSeguridad y Salud en el Trabajo

Decreto 723 de 2013: Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.

Artículo 18.Exámenes médicos ocupacionales. En virtud de lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012, la entidad o institución contratante deberá establecer las medidas para que los contratistas sean incluidos en sus Sistemas de Vigilancia Epidemiológica, para lo cual podrán tener en cuenta los términos de duración de los respectivos contratos. El costo de los exámenes periódicos será asumido por el contratante

Responsabilidad SocialResponsabilidad Social


22 de abr de 2023

PARTICIPACION ACTIVA Y DESARROLLO PARTICIPACION ACTIVA Y DESARROLLO DE LA COMUNIDADDE LA COMUNIDAD

Fortalecer las campañas de protección al consumidor en la población infantil: Cundinamarca, Tolima y eje cafetero, Bogota (Colegio CAFAM).

Realizar actividades encaminadas a la divulgación del estatuto del consumidor: 7 actividades capacitando aproximadamente a 260 personas.

Actividades definidas con grupos de interés:

Cooperación institucional mediante programas de manejo y disposición de residuos (pilas y baterías – ANDI, material reciclado - Retales de papel Mejizam, residuos hospitalarios - Eco Capital, Luminarias: - Eco Industria, tóner - HP y Lexmark, Eco Computo – ANDI

Capacitaciones a servidores públicos y contratistas SIC en uso eficiente y racional del agua, la energía, y los residuos.

22 de abr de 2023

Derechos Humanos y Gobierno CorporativoDerechos Humanos y Gobierno Corporativo

Derechos Humanos:•Política de Derechos Humanos - reuniones con Presidencia de la República•Mesa de trabajo para la construcción de la política•Capacitaciones promovidas por el Ministerio de Comercio y Presidencia

Gobierno Corporativo:•Revisión compromisos acuerdo de Responsabilidad del Sector Comercio, Industria y Turismo: chequeos al listado de requisitos que deben cumplirse en cada uno de los factores

Prácticas Laborales, Prácticas Justas de Operación:•Reuniones con el Ministerio de la Protección Social, para dar inicio a la campaña 4X4.•Carta de trato digno a los usuarios de la SIC – en desarrollo de la Estrategia de Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano•Actividades de bienestar involucrando la participación de los servidores públicos y sus familias

Muchas Gracias

Revisión por la Dirección para los Sistemas de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional...

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