Los documentos que se encuentran publicados en la Intranet de la CDAG son los documentos vigentes y controlados.

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA

PROCEDIMIENTO

REVISION PREVIA DOCUMENTAL

FIN-PRO-12

Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR:

Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma

Lic. María Guísela Álvarez de De la Roca / Asesora Subgerencia Financiera

Henry Leonel García Cuellar – Asistente de Dirección de Contabilidad

REVISADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma

Lic. Mario Rubén del Valle Gámez/Director de Contabilidad

Adolfo de Jesús Morales Olivares/Director de Tesorería

Licda. Ericka J. Ruiz Martínez / Analista de Procesos

Ing. Carlos Barillas / Gestor de Calidad

Lic. Marta Alicia Meighan / Subgerente Financiera CDAG

APROBADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma

Lic. Jorge Estuardo De León / Gerente CDAG

P R O C E D I MI E N T O

REVISION PREVIA DOCUMENTAL Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-12 Versión: 1 Página 2

Los documentos que se encuentran publicados en la Intranet de la CDAG son los documentos vigentes y controlados.

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Pág. Secciones

1 Carátula

2 A. Índice de contenido

2 B. Propósito y alcance del procedimiento

2 C. Glosario

D. Descripción de actividades y responsables

3 D.1. Revisión documental

4 4

E. Medición y análisis F. Flujograma

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Establecer los pasos en la revisión de documentación de expedientes previo a ser operados y pagados por las diferentes direcciones de la Subgerencia Financiera Se inicia al recibir expedientes y documentación para revisión documental previa del Departamento de Compras, Departamento de Nóminas y Planillas, Encargados de Fondos Rotativos Interno y de Viáticos y de Encargados de Cajas Chicas y concluye con el traslado del expediente para el respectivo pago.

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1.- Listado de Requisitos

Lista de datos o documentos, con el objeto de que en la revisión de expedientes se encuentren parecidos o diferencias entre ellas.

2.- Expediente Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto, negocio o gestión.

3.- Revisión Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. (ISO 9000, 3.8.7)

P R O C E D I MI E N T O

REVISION PREVIA DOCUMENTAL Del proceso: Pago a Proveedores Código: FIN-PRO-12 Versión: 1 Página 3

Los documentos que se encuentran publicados en la Intranet de la CDAG son los documentos vigentes y controlados.

DD.. DDeessccrriippcciióónn ddee aaccttiivviiddaaddeess yy rreessppoonnssaabblleess Actividad Responsable Descripción de las Actividades

D.1 Revisión previa documental

1. Recepción de expedientes

[SDC]

Secretaria de Dirección de Contabilidad

Recibe, registrando fecha y hora de expedientes para revisión documental previa y lo registra en el control de mesa de entrada “Control de revisión de documentación para gestión de pago – 4cuadrantes”. El expediente puede provenir de:

• Departamento de Compras en concepto de adquisiciones y pago de prestación de servicios por procesos de compras directas o por procesos de cotización y licitación.

• Departamento de nominas y planillas, por concepto de pago de nomina de personal presupuestado y pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales.

• Encargados de Fondos Rotativos Interno y de Viáticos por concepto de liquidaciones de gastos efectuados

• Encargados de Cajas Chicas por concepto de liquidaciones de gastos efectuados.

Traslada sin demora injustificada, expedientes a Asistente de Contabilidad para continuidad del procedimiento, registrando los movimientos internos del expediente en control traslado expedientes a Revisión Previa Documental (Libro de conocimiento).

2. Verificación de expediente

[AC]

Auxiliar de Contabilidad

Verifica que el expediente contenga la documentación completa, de conformidad con listado de requisitos en formatos y guías de evaluación siguientes:

� FIN-GUI-02 Adquisiciones compra directa y Rendición de Fondo Rotativo Interno y de Cajas Chicas en lo que corresponde.

� FIN-GUI-03 Procesos de cotización y/o licitación � FIN-GUI-04 Pago de nóminas y planillas (Renglones 011, 021 y 022) � FIN-GUI-05 Pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales � FIN-GUI-06 Rendición de Fondo Rotativo de Viáticos.

3. Revisión de documentos del expediente

[AC]

Auxiliar de Contabilidad

Revisa los documentos del expediente con relación a aspectos legales y de operaciones matemáticas, verificando que estos no presenten borrones, alteraciones o enmendaduras.

4. Firmar y sellar

documentación [AC]

Auxiliar de Contabilidad

Firma y sella los expedientes de pago o las Rendiciones de Gastos como constancia de la revisión efectuada. NOTA: Cuando exista alguna inconformidad en la documentación se registra en la Cédula de Deficiencias de revisión correspondiente, se opera en Control de rechazos de expedientes y se hace la devolución al responsable para que realice las correcciones necesarias. Aplicadas las correcciones ser recibe nuevamente iniciando desde el paso 1.

5. Traslado de expediente a Dirección de Contabilidad

[AC]

Auxiliar de Contabilidad

Traslada expedientes revisados y correctos a Secretaria de Dirección de Contabilidad, para que se inicie el trámite de pago.

P R O C E D I MI E N T O

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Los documentos que se encuentran publicados en la Intranet de la CDAG son los documentos vigentes y controlados.

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

6. Registro de rechazos

Auxiliar de Contabilidad

Registrar los rechazos en el archivo digital “Control de revisión de documentación para gestión de pago – 4cuadrantes”.

7. Genera Indicador

Auxiliar de Contabilidad

Genera el indicador mensual "% Aceptación Expedientes de Pago en Contabilidad", con base en la información del archivo digital “Control de revisión de documentación para gestión de pago – 4cuadrantes”..

8. Informe de resultados

Auxiliar de Contabilidad

Informa de los resultados al Director de Contabilidad al finalizar el mes.

9. Análisis de resultados

Director de Contabilidad y Auxiliar de Contabilidad

Analizan los resultados del mes anterior para identificar resultados o tendencias que evidencien un área de oportunidad de mejora al proceso, con el fin de crear un plan de acción para corregirlo en el archivo de "% Aceptación Expedientes de Pago en Contabilidad"

10. Envío de Informe de resultados

Director de Contabilidad

Informa de los resultados al Subgerente para conocimiento y firma del reporte, enviándolo a la Dirección de Procesos para su monitoreo y publicación.

11. Publicación de resultados

Subgerente Financiero Publica resultados obtenidos en un lugar visible dentro de su oficina.

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RESPONSABLES SIMBOLOGÍA:

1. [AC] Auxiliar de Contabilidad 2. [SDC] Secretaria de Dirección de

Contabilidad

D.1 Revisión previa

documental1. Recepción de expedientes

[SDC]

2. Verificación

de expediente

[AC]

3. Revisión de documentos del

expediente [AC]

4. Firmar y sellar documentación

[AC]

5. Traslado de expediente a

Dirección de Contabilidad [AC]

Título de

secciónActividad Decisión

Generación de

registroRecepción o

archivo de

expediente

Repetir pasos

o ir a

subproceso