Aribi Elizabeth Cabello Martínez

Adira Pastora González de Rojas

Enery Carolina Rodríguez Duarte

Jhoselyn Figueredo

Lilisbeth Karina Carrillo Alvarado

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Métodos de Análisis de Problemas

Julio de 2013

AUTORES:

Aribi Elizabeth Cabello Martínez Adira Pastora González de Rojas Enery Carolina Rodríguez Duarte Jhoselyn Figueredo Lilisibeth Karina Carrillo Alvarado

Método: "Es una especie de brújula en la que no se produce automáticamente el saber, pero que evita perdernos en el caos aparente de los fenómenos, aunque solo sea porque nos indica como no plantear los problemas y como no sucumbir en el embrujo de nuestros prejuicios predilectos." Análisis: Es la fase fundamental para resolver un problema existen diferentes “modelos” para el análisis de problemas. En cualquiera que se tome como referencia se pueden identificar cuatro momentos: 1-Identificación del problema; 2-Análisis de las causas; 3-Generación y selección de alternativas de solución

1. Método del análisis del problema

2. Método de las 5M

3. Análisis del iceberg

4. Análisis de Contraste

5. Causa-efecto

6. Conclusión

1. Análisis del problema: Se trata de detectar que algo

no funciona o puede ser mejorado , una vez detectado el

problema nos planteamos la importancia que tiene y

para ello nos fijamos en:

La magnitud: ¿Qué puede pasar? ¿Cuál será su

alcance?

La urgencia: ¿Es necesario que intervenga cuanto

antes? ¿Esto puede espera

La tendencia: ¿Aumenta el problema o disminuye con

el paso del tiempo?

El factor humano: ¿A quién puede afectar la resolución

del problema, cómo, cuándo y por qué?.

2. Definición del problema: En esta fase se pone un

nombre al problema identificado del problema en la fase

anterior. La definición tiene que ser breve, precisa y

resumir lo que ocurre en pocas palabras.

Existen dos tipos diferentes de problemas: 1. Los debidos a un fallo o defecto. Ejemplo: Disminución de la velocidad de la impresora.

2. Los que consisten en integrar una mejora en el sistema o

en la creación de algo novedoso.

Ejemplo: Cómo mejorar el funcionamiento de un programa

informático?

Para conseguir una buena definición debemos plantearnos las

siguientes cuestiones:

¿Qué es lo que ocurre?, ¿Por qué ocurre?, ¿Quién sufre la

anomalía?, ¿Dónde se produce la anomalía?, ¿Cuándo se

empezó a notar?

3. Redefinición del problema: Redefinir un problema es

tratarlo desde puntos de del problema vista diferentes, así

podemos empezar a buscar los caminos que conducen a la

solución.

Como se puede redefinir por medio de:

3.1. Orientación por objetivos. Al plantearnos la Redefinición

de un problema a través de éste método debemos definir:

¿Cuáles son los objetivos de la situación?, ¿Qué límites tiene

para mí?, ¿Qué me impide solucionarlo?

3.2. Método analógico y metafórico: Consiste en hacer uso de

metáforas y analogías a la hora de redefinir un problema

concreto, de este modo conseguiremos definiciones creativas

libres y espontáneas.

3.3. Método de sondeo. Este método consiste en preguntarnos

cómo lo definirían otras personas. De esta forma buscaremos

nuevas alternativas que, de otra forma, no se nos hubieran

ocurrido.

4.- Identificar las causas del problema: Se trata de

averiguar el porqué de cada problema. En las causas este caso

buscamos causas que anotaremos en el del problema llamado

“Diagrama Causa-Efecto” Método “Diagrama Causa-Efecto”.

5.- Verificar las causas verdaderas: Una vez que hemos

descubierto la causa que origina el problema debemos probar su

consistencia contrastándola con toda la información de que

disponemos. La causa que explique todas las dimensiones de

nuestro problema es la elegida como la causa más probable.

EDITA POR: ADIRA GONZALEZ

Nos habla desde una metáfora

bastante gráfica partiendo de la

figura de esta gran pieza de hielo

llamada Iceberg, si bien es sabido

que el Iceberg es una formación

de residuos de agua dulce en el

mar que probablemente tengan

años formados y aún así siguen

formándose e incrementando su

tamaño sin exponer del todo su

gran inmensidad, si no que se

observa un tamaño regular en la

superficie y el resto o mayor

parte se encuentra sumergido. Es

algo así lo que sucede con las

organizaciones;

ésta teoría se refiere, como bien

lo representa dicha imagen a

alguna situación en donde la

organización va a procurar

mostrar un orden el cual “por

debajo del agua” se verá

afectado por problemas latentes,

sin embargo, tal como el Iceberg

a medida que pasa el tiempo va

siendo cubierto por capas de

nieve y agua nieve éste sigue

haciéndose fuerte y denso, en el

caso de las empresas,

probablemente crecen más

cuando logran salir de conflictos

porque adquieren de esta manera

más conocimientos y

experiencias.

.

Frecuentemente quienes investigan el

mercado, al carecer de información detallada

suficiente no logran descubrir el problema real,

es decir, solo tienen claro la punta del Iceberg

(problema) y no logran descifrar todo lo

consecuente a ello, es acá donde se observa la

utilidad de dicho principio. Si la parte

sumergida sigue invisible o incomprensible

esto representa un peligro en la resolución de

conflictos, ya que para solucionar un problema

éste debe ser determinado o identificado

mediante las técnicas metodológicas, y al

describirlo no se pueden omitir ninguna de las

partes, incluyendo la que se encuentre

sumergida, ya que en caso de esto suceder,

las decisiones a tomar para la fase resolutiva

será incompleta y por lo tanto probablemente

acarree pérdidas para la institución.

Es tan cierta entonces la

necesidad de la

identificación acertada

de un problema que si

nos imaginamos en el

mismo orden de ideas

del Iceberg que

estamos navegando en

un barco al que se le

presenta alguno de

estos como obstáculo, y

éste no tuviera la

oportunidad de

detenerse o desviarse

pues tendrá que optar

por destruirlo ¿cierto?.

Se procederá a

lanzar proyectiles

contra el Iceberg,

pero ¿qué sucede?

Que el iceberg solo

nos muestra una

pequeña parte de

lo que en realidad

es y si bien

logramos destruir

su parte visible,

éste flota, y por

consiguiente

logrará sobresalir a

la superficie la otra

parte y seguiría

siendo un

problema.

El verdadero foco del

conflicto es la parte

más grande y

probablemente la

menos visible, es la

que se debe procurar

destruir o solucionar

ya que así sus partes

se fragmentarían y

ya no sería un

problema para el

barco navegar y

continuar sin

estrellarse. De esta

manera, los

conflictos se deben

investigar a

profundidad para ser

solucionados a

cabalidad y evitar

que vuelvan a

“flotar”. JHOSELYN FIGUEREDO

Generalmente esta teoría nos ayuda a saber enfocarnos en los problemas

reales y no

es solo aquel que es visible o que aparente ser el origen,

un ejemplo claro

lo podemos conseguir en mercadeo, si ubicamos como

problema general las quejas de los clientes nuestra

punta del iceberg será aquellos clientes que sí se

quejan pero de cada 1 cliente que presenta algún reclamo,

hay otros 20 que no lo hacen, estos otros serán pues la profundidad

de nuestro Iceberg que nos lleva a determinar la gravedad o no del asunto.

JHOSELYN FIGUEREDO

Para identificar claramente los problemas, se puede

utilizar, entre otras, la Técnica de Análisis de contrastes, en

donde un problema se define como la brecha que existe entre

el estado actual y el estado que se pretende alcanzar.

Para desarrollar esta técnica simplemente es necesario

elaborar un listado de elementos y características de la

situación que conforman esta brecha, es decir.

Que identifiquen la distancia entre esos dos estados.

Las siguientes preguntas ayudan a clarifica el problema,

ya que se hace una comparación más clara de la situación

Por medio de esta tabla el problema queda más

claramente identificado, nos permite ampliar el

análisis de causas y ver con facilidad los puntos clave

para la solución.

ESTADO ACTUAL ESTADO DESIADO

QUIÉN es (cuando se habla de

alguna persona).

QUIÉN debería ser (ej. Persona

ideal para un puesto o desarrollo

de habilidades requeridos.

QUÉ es (lo que se tiene aquí y

ahora)

QUÉ debería ser (objetivo a lograr)

CUÁNDO es (que se ha logrado

hasta ahora)

CUÁNDO debería ser o hacerse

(cuál es el tiempo límite en que

debería lograrse)

DÓNDE es (en que lugar está el

proyecto actualmente

DÓNDE debería ser o estar (en qué

lugar se espera que se encuentre el

proyecto

CÓMO es (descripción actual) CÓMO debería ser o estar

(descripción de lo esperado)

CUÁNTO es (se refiere a los

indicadores de resultados actuales)

· CUÁNTO debería ser (se refiere a

los indicadores de resultados

esperados

El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente

Diagrama de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru

Ishikawa, experto en dirección de empresas interesado en

mejorar el control de la calidad; también es llamado

"Diagrama Espina de Pescado" porque su forma es similar al

esqueleto de un pez: Está compuesto por un recuadro

(cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más

líneas que poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas

(espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea

necesario. Apuntan a la línea principal formando un ángulo

aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas

poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así

sucesivamente (espinas menores), según sea necesario.

El Diagrama Causa-Efecto es una representación gráfica que

muestra la relación cualitativa e hipotética de los diversos

factores que pueden contribuir a un efecto o fenómeno

determinado.

Diagrama Causa- Efecto

El Diagrama Causa-Efecto es

una forma de organizar y

representar las diferentes

teorías propuestas sobre las

causas de un problema. Se

conoce también como

diagrama de Ishikawa (por su

creador, el Dr. Kaoru Ishikawa,

¿Cómo interpretar un Diagrama de

Causa- Efecto?

El diagrama Causa-Efecto es un vehículo para ordenar, de

forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente

pueden contribuir a un determinado efecto. Nos Permite, por

tanto, lograr un conocimiento común de un problema

complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos. Es

importante ser conscientes de que los diagramas de causa-

efecto presentan y organizan teorías. Sólo cuando estas

teorías son contrastadas con datos podemos probar las

causas de los fenómenos observables.

Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar

globalmente los síntomas, limitar las teorías propuestas

enmascarando involuntariamente la causa raíz, o cometer

1943), ó diagrama de Espina

de Pescado y se utiliza en las

fases de Diagnóstico y

Solución de la causa.

errores tanto en la relación causal como en el orden de las

teorías, suponiendo un gasto de tiempo importante.

¿Cómo elaborar un

Diagrama de Causa- Efecto?

A continuación veremos como el valor de una característica de

calidad depende de una combinación de variables y factores

que condicionan el proceso productivo (entre otros procesos).

El ejemplo se basa en el proceso de fabricación de mayonesa,

para así explicar los Diagramas de Causa-Efecto:

La variabilidad de las características de calidad es un efecto

observado que tiene múltiples causas. Cuando ocurre algún

problema con la calidad del producto, se debe investigar a fin

de identificar las causas del mismo. Para hacer un Diagrama

de Causa-Efecto se siguen los siguientes pasos:

Se decide cuál va a ser la característica de calidad que se va

a analizar. Por ejemplo, en el caso de la mayonesa podría ser

el peso del frasco lleno, la densidad del producto, el

porcentaje de aceite, entre otros.

Se traza una flecha gruesa que representa el proceso y a

la derecha se escribe la característica de calidad:

Se indican los factores causales más importantes y generales

que puedan generar la fluctuación de la característica de

calidad, trazando flechas secundarias hacia la principal. Por

ejemplo: Materias Primas, Equipos, Operarios, Método de

Medición, entre otros.

Se incorporan en cada rama factores más detallados que se

puedan considerar causas de fluctuación. Para hacer esto, se

pueden formular estas preguntas:

¿Por qué hay fluctuación o dispersión en los valores de la

característica de calidad? Por la fluctuación de las Materias

Primas. Se anota Materias Primas como una de las ramas

principales.

¿Qué Materias Primas producen fluctuación o dispersión en los

valores de la característica de calidad? Aceite, Huevos, sal,

otros condimentos. Se agrega Aceite como rama menor de la

rama principal Materias Primas.

¿Por qué hay fluctuación o dispersión en el aceite? Por la

fluctuación de la cantidad agregada a la mezcla. Agregamos a

Aceite la rama más pequeña Cantidad.

¿Por qué hay variación en la cantidad agregada de aceite? Por

funcionamiento irregular de la balanza. Se registra la rama

Balanza.

¿Por qué la balanza funciona en forma irregular? Por que

necesita mantenimiento. En la rama Balanza colocamos la

rama Mantenimiento.

Así se sigue ampliando el Diagrama de Causa-Efecto hasta

que contenga todas las causas posibles de dispersión.

Finalmente se verifica que todos los factores que puedan

causar dispersión hayan sido incorporados al diagrama. Las

relaciones Causa-Efecto deben quedar claramente

establecidas y en ese caso, el diagrama está terminado.

Un diagrama de Causa-Efecto es de por si educativo, sirve

para que la gente conozca con profundidad el proceso con

que trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los

Efectos y sus Causas.

Sirve también para guiar las discusiones, al exponer con

claridad los orígenes de un problema de calidad. Y permite

encontrar más rápidamente las causas asignables cuando el

proceso se aparta de su funcionamiento habitual.

Ejemplo:

LILISBETH K. CARILLO.

Es evidente la importancia de los diferentes análisis de

métodos para Identificar un problema, por lo que el éxito de

una decisión dependerá de la correcta identificación del

problema; por tanto, antes de intentar “solucionar” algo, se

debe conocer qué es lo que se va a “solucionar”. Si no, se

corre el riesgo de intentar solucionar un problema inexistente,

o de generar opciones de solución carentes de contenido.

Sin embargo depende el enfoque que se le de al

problema, que puede ser cuantitativo o cualitativo, aplicando

técnicas y razonamientos de acuerdo al fenómeno que se

presente para verificar las causas verdaderas.