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S/4HANA en el Sector Público: La experiencia de la Junta de Extremadura

PROYECTO ALCÁNTARA

Contenidos

1. Extremadura en cifras2. Situación de Partida3. Definición del Proyecto4. Factores críticos de éxito5. Estado actual y próximos pasos6. Conclusiones

1.078.920 Habitantes (51% rural)

26 Hab/Km2

48,4% cobertura +100Mbps

15.000 us. Administración+350.000 us. Comunidad Educativa

+1.100 Aplicaciones

+900 Servidores (2 CPDs)

+10.000 PCs

+4.000 Solicitudes en Educación

+60.000 Solicitudes PAC

1.078.920 Habitantes (51% rural)

26 Hab/Km2

48,4% cobertura +100Mbps

15.000 us. Administración+350.000 us. Comunidad Educativa

+1.100 Aplicaciones

+900 Servidores (2 CPDs)

+10.000 PCs

+4.000 Solicitudes en Educación

+60.000 Solicitudes PAC

A NIVEL ECONOMICO-FINANCIERO

5434 MM€ de Presupuesto+1 M Documentos contables por año+120.000 Facturas anuales 1500 usuarios en el ámbito económico

Contenidos


Actualmente la gestión Económico Financiera

de la Junta de Extremadura se basa en 19

Sistemas de Información con al menos 8

tecnologías diferentes, la mayoría de ellas

Obsoletas. 12 de ellos serán sustituidos por

Alcántara, permaneciendo el resto con

adaptaciones parciales

Arquitectura Actual

Modelos de GestiónLos procesos actuales están basados en un modelo

de expedientes "100% papel", por lo que el orden en el

que se obtienen o generan ahora los documentos es

indiferente. Ello lleva al menos a 10 Modelos de

gestión Diferentes. Uno por cada Consejería u

Organismo Autónomo

Dificultades en la Calidad del Dato. Problemas de Poca Fiabilidad, duplicidades, diferente semántica

Calidad de Datos

La necesidad de consolidar datos de diversas fuentes y orígenes conlleva excesivos plazos

Demoras en la consolidación

Gran parte de los procesos requieren la participación de personas en procesos manuales de intercambios de información

Necesidad Intervención humana

Problemas en los procesos de gestión del gasto, control de deuda o Tesorería

Gestión End-to-End

Gran dificultad de aplicar cualquier cambio normativo o nueva tecnología (Firma electrónica, movilidad, Business Intelligence, ...)

Dificultad para abordar Cambios

Gestión

Obsolescencia

Manual

Plazos

Calidad

9Toolbox – PRESENTATION EXAMPLES – size [16:9]

Dificultades Situación Actual

Voluntad de la Alta Dirección

La Junta de Extremadura a través de su Consejería de Hacienda y Administración Pública quiere llevar a cabo unproceso de Transformación Digital que le permita dar respuesta a todos los objetivos y normativas que le son deaplicación en la actual legislación.

La modernización de la administración y la incorporación de nuevas tecnologías, permite obtener resultados deeficiencia y eficacia, transparencia, mayor interoperabilidad, garantizando los derechos de los ciudadanos arelacionarse con las Administraciones Publicas por medios electrónicos y telemáticos que además simplifican lostrámites a realizar y ofrecen un servicio público de proximidad al ciudadano y de fácil uso.

Contenidos


Lo que no es

Misión del ProyectoModernizar la gestión de recursos económicos

de la Junta de Extremadura para mejorar el

servicio a la ciudadanía

• Transformar el funcionamiento de la administración, utilizando procesos digitales con firma electrónica.

• Facilitar la transparencia de la gestión al simplificar el origen de datos para su publicación en el portal.

• Simplificar los procesos de interoperabilidad interna y mejorarla con otras administraciones que redunde en un mejor servicio a la ciudadanía.

• Mejorar e incrementar la oferta de servicios telemáticos de forma eficiente y segura tanto a la ciudadanía como a las empresas en base al nuevo sistema.

Objetivos

Tendencia a la especificidad, por lo que es dificil adaptar a un Estándar« Adoptar Vs Adaptar »

Para los gestores lo más sencillo es « digitalizar » su procedimiento actual, sin pensar en posibles optimizaciones

Tendencia procedimentar en « Modo papel »

Es dificil conseguir la dedicación necesaria por tener que compatibilizar con sus obligaciones habituales

Dedicación de los Key User

Las metodologías ágiles o el modelo de licenciamiento son a veces difíciles de alinear con la normativa de Contratación.

Ley de Contratos del Sector Público

15Toolbox – PRESENTATION EXAMPLES – size [16:9]

Retos del Sector Público

Contenidos

Alcance

Alcance Funcional

Migración de Históricos

Sistema de Información

Cuadros de Mando

ADMINISTRACIÓNELECTRÓNICA

Gestor Documental

Content Server

PortaFirmas

CENTRAL DE INFORMACIÓN

CatálogoEntes

Áreas

CIMCA Entes Alcántara

Consolidación

Calculo déficit

Regla del gasto

Cuenta Anual

Interfase otros Sistemas de Información

EDITRANRRHH

(SIRHUS y DOCENTE)

Vivienda (VIVEX)

AplicacionesSanidad(JARA)

Económico-FinancieroElaboración

Presupuestos

Ejecución de Gastos e Ingresos

Activos Fijos

Modificaciones Crédito

Gestión Deuda Operaciones Financieras

C. Extrapresupuestaria

TesoreríaCont

abilid

ad F

inan

ciera

Terc

eros

S4HANASERVICIOS AL CIUDADANO

Portal de Transparencia

Saldos Bancos propios

Gestión de Expedientes

Expediente Suplementario

Expediente Subvenciones

Expediente Contable

Aplicaciones Subvenciones

FacturasFACeSIREX

Sede Electrónica

Informes Central

Información

Otros Informes

CIMCA Entes NO Alcántara Portal de

Ciudadano

Servicios Telemáticos

Para dar cobertura a todas estas áreas funcionales, la implantación que se plantea, contempla la utilización de las siguientes productos:• SAP S/4 HANA en donde se agrupan los diferentes módulos funcionales que dan cobertura las diferentes operativas financieras y

presupuestarias. Solución específica para el sector público (EA_PS, Enterprise AddOn Public Sector) Contabilidad Financiera – FI Gestión de proyectos – PS Activos Fijos – AM

• SAP BPC (Business Planning & Consolidation), en el marco de SAP BW HANA Gestión de tesorería – TR (junto con CM – Cash Management en el ámbito de BPC)

• Herramientas de Adobe para dar cobertura a las necesidades de edición formal tanto del presupuesto como de la cuenta general o de cualquier otro conjunto de informes.

• Gestor de expedientes iIG4S – iGestiona for SAP).• Consola de Recepción de Facturas (CRF)

Alcance Funcional

Componentes SAP

Entidades Publicas:• Centro Investigaciones Científicas y Tecnológicas Extremadura (CICYTEX)• Agencia Extremeña de Cooperación Internacional para el Desarrollo• Instituto de Consumo de Extremadura• Ente Público Extremeño de Servicios Educativos Complementarios• Servicio Extremeño de Promoción de la Autonomía y Atención a Dependencia (SEPAD)

Consejerías:• Presidencia de la Junta de Extremadura• Consejería de Hacienda y Administración Pública• Consejería de Sanidad y Políticas Sociales• Consejería de Economía e Infraestructuras• Consejería de Medio Ambiente y Rural, Políticas Agrarias y Territorio• Consejería de Educación y Empleo• Oficina Presupuestaria de Endeudamiento Publico• Consejo Económico y Social de Extremadura (Entidad Publica)• Consejo Cultura e Igualdad

OO.AA. Administrativos:• Servicio Extremeño Público de Empleo • Consejo de la Juventud de Extremadura• Instituto de la Mujer de Extremadura

Otros Organismos Autónomos:• Instituto de la Juventud de Extremadura• Instituto de Estadística de Extremadura

En esta primera fase se incluyen las siguientes entidades y organismos:

Alcance Organizativo

Dato único que provee una sola

fuente de información

Un sólo sistema de gestión económico-financiero .

Información de la ejecución del presupuesto en tiempo real.

Visibilidad de todos los actores del proceso al gestionar las propuestas de

Unidades Administrativos y versiones de trabajo de Oficinas de Presupuesto.

Interface Microsoft Excel, permite al usuario beneficiarse de todas las

funcionalidades añadidas de una hoja de cálculo

Se logra mayor agilidad en los procesos que permite dedicar mayor tiempo al

análisis

Mejora la rendición de cuentas y seguimiento del desempeño de las

entidades

Estandarización de procesos y políticas

Definición de roles, segregación de funciones y fortalecimiento de controles

operativos

Beneficios

Organización: Modelo de

Relación

Organización: Equipo de Implantación

SAP ACTIVATE dispone de una adaptación concreta para cada una de las opciones existentes para la adopción de SAP S/4HANA.El esquema general de la metodología para proyectos de nueva implantación de SAP S/4HANA adaptado al Sector Público es el siguiente:

Planificación

3) Otras Funcionalidades SI- Históricos y Sistema de información central BI/ BO Cuadros de mando Operaciones de cierre Cuenta General/ Anual

PlanificaciónAño 1 Año 2 Año 3

Implementación SAP S/4 Hana

Jun-18 Oct.

Mayo

1) Elaboración del Presupuesto Elaboración Edición

Ago. Feb. 19.

2) Ejecución Presupuestaria Contabilidad Presupuestaria Contabilidad no presupuestaria,

financiera o patrimonial Tesorería Activos Fijos Subvenciones

SeptDic. Ene.-20

Ene.-21

Contenidos


Factores críticos de éxito

Alcántara implicaCAMBIOS…

Factores Críticos de Éxito

• Procedimentales• Normativos• Organizativos• Culturales• Tecnológicos• …

Y otros tantos retos….

Factores Críticos de Éxito• Complicados procesos de

Migración/Conversión/Consolidación de Información

• Soportar la elevada carga de transacciones, como la PAC

• Importación de la voluminosa información Patrimonial

• Tecnología completamente nueva para la Organización

• Necesidades de adecuación normativa (ej introducir al Firma Digital)

• Política de archivado y gestión documental

EL PROYECTO TIENE UN OBJETIVO CLARO Y COMPARTIDO POR TODA LA ORGANIZACIÓN…


…QUE PARTICIPA DEL MISMO EN UNA ORGANIZACIÓN POR COMITÉS QUE TRATA DE ROMPER LOS SILOS EXISTENTES…


Comités• Gestión del Cambio• Estandarización• Migración• …

HUIR DEL “MEGAPROYECTO” (Aunque lo sea)…


…ACERCANDO EL CONCEPTO “ÁGIL” AL MUNDO ERP:

• Entornos de prueba sandbox preconfigurados para ver qué es esto de SAP• Subproyecto de “Elaboración Presupuestaria” basado en BPC• Mostrando cómo lo hacen “otros” desastacando debates

TENER AL USUARIO MUY PRESENTE CON UNA ADECUADA GESTIÓN DEL CAMBIO Y COMUNICACIÓN DESDE EL PRINCIPIO


Factores Críticos de ÉxitoAPROVECHAR EL “CLOUD” PARA COMENZAR Y CENTRARSE EN

EL SERVICIO VS LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA…

…PERO PARTICIPANDO DE LAS DECISIONES DE PLATAFORMA, HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS AUNQUE ESTÉN FUERA Y

GESTIONADAS POR EL PROVEEDOR DEL ERP

Estrategias. Buenas prácticas

En un proyecto de estas características es

fundamental no reinventar la Rueda y utilizar:

• Buenas prácticas del Fabricante SAP

• Experiencias similares del implantador en

otros clientes.

• Buenas practicas de gestión y Calidad

mediante la Oficina Técnica.

Contenidos


Año 1 Año 2 Año 3

Implementación SAP S/4 Hana

Jun-18 Oct. Mayo

1) Elaboración del Presupuesto Elaboración Edición

Ago. Feb. 19.

2) Ejecución Presupuestaria Contabilidad Presupuestaria Contabilidad no presupuestaria,

financiera o patrimonial Tesorería Activos Fijos Subvenciones

SeptDic. Ene.-20

3) Otras Funcionalidades SI- Históricos y Sistema de información central BI/ BO Cuadros de mando Operaciones de cierre Cuenta General/ Anual

Ene.-21

Estado Actual del Proyecto

20/05/2019

01/2020

16/09/2019

2018 2019 2020

Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb.

Análisis Funcional de la Solución y Diseño Técnico

Parametrización y Desarrollo

Análisis Migración

Pruebas y Validación

Formación

Puesta en Producción

Análisis Sistema Información y

Edición de la Ley



Formación

Consolidación / Soporte

Elaboración del Presupuesto / Edición de la Ley


20/05/2019

16/09/2019

2018 2019 2020

Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb.

Análisis Funcional de la Solución y Diseño Técnico


Análisis Migración


Formación


Soporte

Ejecución del Presupuesto


01/2019

2019 2020

Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov.

EXPLORACIÓN

REALIZACIÓN

Formación

Soporte

Otras Funcionalidades



Contenidos


Conclusiones

• No es un proyecto Tecnológico• Supone una transformación integral de la

organización y por tanto el esfuerzo conjunto es muy elevado y la coordinación de todos los frentes imprescindible.

• Liderazgo de la Alta Dirección y compromiso del equipo.

MUCHAS GRACIAS!

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