SAE 4.0 Guia Curso Propedeutico

Sistema de Administración Empresarial Aspel-SAE Versión 4.0 Guía Curso Propedéutico Distribuidor

Elaborada por: Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 México, .DF Abril/2006.

Notas del asistente:

Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 1

TEMARIO 1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................... 6

1.1 Definición ................................................................................................................................................. 6 1.2 Objetivo del Curso .................................................................................................................................. 6

2. INSTALACIÓN ............................................................................................................................................... 7

2.1 Definición ................................................................................................................................................. 7 2.2 Requisitos del Sistema ........................................................................................................................... 7 2.3 Esquema de Licenciamiento ................................................................................................................. 7 2.4 Asistente de Instalación......................................................................................................................... 8 2.5 Activación del sistema ......................................................................................................................... 13 2.6 Configuración del servidor .................................................................................................................. 19 2.7 Directorio Común Aspel....................................................................................................................... 20 2.8 Configuración del BDE Administrador ............................................................................................... 23 2.9 Paradox® en Red.................................................................................................................................... 24

2.9.1 Protocolo de Bloqueos..................................................................................................................................24 2.9.2 Correcta Inicialización ..................................................................................................................................25

3. GENERALES.................................................................................................................................................. 26

3.1 Definición ............................................................................................................................................... 26 3.2 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-SAE?...................................................................................... 26 3.3 Abrir empresa......................................................................................................................................... 26 3.4 Cambio de Directorio y Fecha............................................................................................................. 27 3.5 Cerrar Empresa ...................................................................................................................................... 28 3.6 Operaciones de Aplicación General ................................................................................................... 28 3.7 Datos de la Empresa ............................................................................................................................. 29 3.8 Salir.......................................................................................................................................................... 30 3.9 Activar Sugerencias............................................................................................................................... 30 3.10 Modo alterno de captura ..................................................................................................................... 30 3.11 Personalización de la Barra de Herramientas ................................................................................... 31 3.12 Teclas de Acceso Rápido ...................................................................................................................... 31 3.13 Calculadora ............................................................................................................................................ 32 3.14 Módulos del Sistema............................................................................................................................. 32

4. CONFIGURACIÓN ...................................................................................................................................... 33

4.1 Definición ............................................................................................................................................... 33 4.2 Parámetros del Sistema ....................................................................................................................... 33

4.2.1 Datos de la empresa......................................................................................................................................33 4.2.2 Parámetros generales ...................................................................................................................................34 4.2.3 Clientes y CxC ................................................................................................................................................36 4.2.4 Proveedores y CxP .........................................................................................................................................38 4.2.5 Inventarios.......................................................................................................................................................39 4.2.6 Facturas............................................................................................................................................................42 4.2.7 Compras...........................................................................................................................................................47 4.2.8 Cuentas Contables ........................................................................................................................................49 4.2.9 Aplicaciones Asociadas.................................................................................................................................50 4.2.10 Gráficas y Copiado Especial ........................................................................................................................51

5. CONFIGURAR EMPRESA ............................................................................................................................ 52

5.1 Antes de Comenzar ............................................................................................................................... 52 5.2 Asistente................................................................................................................................................. 52 5.3 Perfiles de Usuario ................................................................................................................................ 56

5.3.1 Perfiles predefinidos......................................................................................................................................58



6. CATÁLOGOS ............................................................................................................................................... 61 6.1 Definición ............................................................................................................................................... 61 6.2 Catálogo de Vendedores ...................................................................................................................... 61 6.3 Zonas ....................................................................................................................................................... 62 6.4 Clientes ................................................................................................................................................... 65 6.5 Catálogo de Proveedores ..................................................................................................................... 73 6.6 Catálogo de Líneas de Productos........................................................................................................ 76

6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) ....................................................................................................77 6.7 Inventarios.............................................................................................................................................. 80

6.7.1 Producto...........................................................................................................................................................86 6.7.2 Servicios ...........................................................................................................................................................87 6.7.3 KIT......................................................................................................................................................................88 6.7.4 Grupo de productos ......................................................................................................................................90

7. COMPRAS .................................................................................................................................................... 93

7.1 Definición ............................................................................................................................................... 93 7.2 Operaciones Generales ........................................................................................................................ 93 7.3 Alta de Documentos ............................................................................................................................. 94 7.4 Consulta de Documentos...................................................................................................................100

8. FACTURAS .................................................................................................................................................105

8.1 Definición .............................................................................................................................................105 8.2 Operaciones Generales ......................................................................................................................105 8.3 Alta de Documentos ...........................................................................................................................106 8.4 Consulta de Documentos...................................................................................................................112

9. ENLACE DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................114

9.1 Definición .............................................................................................................................................114 9.2 Consideraciones ..................................................................................................................................114 9.3 Procedimiento......................................................................................................................................115 9.4 Enlace Automático ..............................................................................................................................115

10. INTEGRACIÓN DE MÓDULOS ................................................................................................................117

10.1 Definición .............................................................................................................................................117 10.2 Afectaciones de Facturas a Inventarios...........................................................................................117 10.3 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar.............................................................................117 10.4 Afectaciones de Compras a Inventarios ..........................................................................................118 10.5 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar .............................................................................118

11. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO ...........................................................................................................119

11.1 Definición .............................................................................................................................................119 11.2 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario. ........................................................................119 11.3 Alta de Movimientos ..........................................................................................................................120 11.4 Consulta de Movimientos (Kardex)..................................................................................................121

12. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR .........................................................................123

12.1 Definición .............................................................................................................................................123 12.2 Catálogo de Movimientos de CxP y CxC .........................................................................................123 12.3 CxC y CxP .............................................................................................................................................124 12.4 Recepción de Pagos.............................................................................................................................126 12.5 Aplicación de Anticipos......................................................................................................................127 12.6 División de Cargos ..............................................................................................................................128



13. CONSULTAS DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN CXC Y CXP .........................................................130

13.1 Saldo General del Cliente / Proveedor ............................................................................................130 13.2 Cobros / Pagos del Día .......................................................................................................................130 13.3 Pronóstico de Pagos............................................................................................................................131 13.4 Antigüedad de Saldos de Proveedores.............................................................................................131 13.5 Resumen de Movimientos..................................................................................................................131 13.6 Consultas en Clientes .........................................................................................................................132 13.7 Por Concepto........................................................................................................................................132

14. CLIENTES Y/O PROVEEDORES ..............................................................................................................133

14.1 Definición .............................................................................................................................................133 14.2 Suspensión............................................................................................................................................133 14.3 Actualización de Saldos......................................................................................................................133 14.4 Intereses Moratorios...........................................................................................................................134

14.4.1 Aplicación Manual ...................................................................................................................................... 134 14.4.2 Automático .................................................................................................................................................. 135

14.5 Operaciones en moneda extranjera .................................................................................................136 14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera......................................................................................... 136

14.6 Reportes ................................................................................................................................................138 14.6.1 Reportes de clientes y cxc ........................................................................................................................ 139 14.6.2 Reportes de proveedores y CxP............................................................................................................... 145

15. FACTURACIÓN Y COMPRAS...................................................................................................................148

15.1 Políticas.................................................................................................................................................148 15.2 Consulta de Ofertas............................................................................................................................149 15.3 Desbloqueo de documentos ..............................................................................................................150 15.4 Personalización de Captura ...............................................................................................................151 15.5 Agregar especial ..................................................................................................................................152 15.6 Lee configuración ................................................................................................................................152 15.7 Campos no visibles .............................................................................................................................153 15.8 Documento modelo ............................................................................................................................153 15.9 Generación masiva de documentos .................................................................................................155 15.10 Vencimiento de Apartados ................................................................................................................155 15.11 Acumulados (Actualización y Edición) ............................................................................................156 15.12 Reportes ................................................................................................................................................156

15.12.1 Facturación................................................................................................................................................... 156 15.13 Compras ................................................................................................................................................163

16. PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS.........................................................................................164

16.1 Generación de Almacenes .................................................................................................................164 16.2 Agregar productos...............................................................................................................................164 16.3 Traspaso entre almacenes .................................................................................................................165 16.4 Actualización de existencias .............................................................................................................167

16.4.1 Actualización de existencias por producto........................................................................................... 168 16.4.2 Actualización de existencias por rango de productos........................................................................ 168

16.5 Inventario Físico ..................................................................................................................................169 16.5.1 Congela Existencias.................................................................................................................................... 169 16.5.2 Reporte de inventarios .............................................................................................................................. 170 16.5.3 Captura existencias .................................................................................................................................... 170 16.5.4 Captura existencias por archivo.............................................................................................................. 170 16.5.5 Ajuste automático...................................................................................................................................... 171

16.6 Exporta movimientos al inventario..................................................................................................172 16.7 Captura por Archivo............................................................................................................................172 16.8 Cambio de precios...............................................................................................................................173



16.9 Reportes de inventarios y servicios .................................................................................................174

Productos........................................................................................................................................................................ 174 Lista de precios.............................................................................................................................................................. 174 Existencias y costos ..................................................................................................................................................... 174 Stock mínimo................................................................................................................................................................. 174 Stock máximo................................................................................................................................................................ 174 Productos pendientes .................................................................................................................................................. 174 Requisiciones ................................................................................................................................................................. 174 Inventario físico ............................................................................................................................................................ 175 Ventas Anuales ............................................................................................................................................................. 175

16.10 Reportes de multialmacén.................................................................................................................175 Distribución de Existencias......................................................................................................................................... 175 Stock mínimo................................................................................................................................................................. 175 Pendientes por recibir.................................................................................................................................................. 175 Inventario físico ............................................................................................................................................................ 175

16.11 Reportes de movimientos al inventario ..........................................................................................176 Movimientos .................................................................................................................................................................. 176 Kárdex ......................................................................................................................................................................... 176 Rotación por producto ................................................................................................................................................ 176 Rotación por producto ................................................................................................................................................ 176 Punto de reorden .......................................................................................................................................................... 176 Ventas y utilidad........................................................................................................................................................... 177 Ventas por cliente ........................................................................................................................................................ 177 Ventas por vendedor ................................................................................................................................................... 177 Compras por proveedor .............................................................................................................................................. 177 Historial de existencias ............................................................................................................................................... 177

16.12 Reportes de números de serie...........................................................................................................177 Números de serie.......................................................................................................................................................... 177 Historial de números de serie.................................................................................................................................... 178

16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes ....................................................................................178 Pedimentos y Lotes ...................................................................................................................................................... 178 Productos caducos........................................................................................................................................................ 178

16.14 Reportes de etiquetas ........................................................................................................................178 Forma continua ............................................................................................................................................................. 178 Código de barras ........................................................................................................................................................... 178 Por formato.................................................................................................................................................................... 179

16.15 Reportes de kits ...................................................................................................................................179 Kits ......................................................................................................................................................................... 179

17. UTILERÍAS ..................................................................................................................................................180

17.1 Definición .............................................................................................................................................180 17.2 Control de Archivos ............................................................................................................................180 17.3 Respaldo de Archivos..........................................................................................................................183

17.3.1 Generación de Respaldo............................................................................................................................ 183 17.3.2 Reinstalación de Respaldo........................................................................................................................ 184 17.3.3 Periodicidad del Respaldo......................................................................................................................... 185

17.4 Actualización de Archivos..................................................................................................................185 17.5 Corte Anual ..........................................................................................................................................186



Simbología y Convenciones utilizadas:

Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Práctica.

El menú contextual se activa al presionar el botón secundario del Mouse.

Requisitos: Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows® 98, NT 4.0, 2000, XP, 2003 o superior. Conocimientos básicos de redes.

Nombre del participante: Nombre del asesor: Correo electrónico:



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición En la actualidad las herramientas informáticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sería muy complicado o casi imposible de poder controlar. Aspel-SAE 4.0 es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes. La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos. El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una útil herramienta para llevar el control y flujo de la información. Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como:

• Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores) Infochannel.

• Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001. • Premio al Mejor Producto Selección del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. • Premio al Mejor Producto Selección del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. • Primer Lugar Aspel-SAE 2.0 Personal Computing.

1.2 Objetivo del Curso Al termino de este curso el usuario estará capacitado para la captura de los catálogos dentro del sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows, así como en la elaboración de documentos relacionados con los módulos de facturas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Tendrá los conocimientos necesarios para la operación de Aspel-SAE a nivel de capturista, para posteriormente adentrarse de lleno en la administración, conociendo los parámetros de configuración del sistema y todos los procesos que permiten, por un lado adaptar el sistema a las necesidades especificas de su empresa y por el otro un uso eficiente de las diversas funciones que el sistema provee.



2. INSTALACIÓN

2.1 Definición Para una adecuada y correcta instalación e implementación del sistema es necesario conocer la tecnología empleada y establecer así las bases correspondientes. El sistema tiene dos formas de operación:

• Local o monousuario (un equipo) • Cliente / Servidor (Trabajo en red)

Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones, supongamos que se ha adquirido una licencia de 1 usuario y 99 empresas, veamos cómo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalación.

o Local o monousuario. El sistema se instala en un solo equipo y desde ahí se realizan todas las operaciones y procesos del sistema, es decir solo se trabaja en ese equipo, por lo tanto el tipo de instalación que se debe elegir es “Local o Servidor”.

o Cliente / Servidor. Dado que sólo se adquirió la licencia de 1 usuario, se entiende que, el sistema se va a

instalar en un Servidor dedicado pero la operación se realizará desde una estación de trabajo, por lo tanto, en el Servidor se va a instalar eligiendo la opción “Local o Servidor“, y en la estación de trabajo (cliente), se instalará bajo la opción de “Estación de trabajo” (por eso se le denomina Cliente-Servidor).

De esta forma se tendría instalado el sistema en dos equipos, uno como servidor de Licencias Aspel y otro como estación de trabajo, pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un usuario (PC) a la vez, ya sea en el Servidor o en la estación de trabajo, si se desea que accedan varios usuarios al mismo tiempo, sería necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de instalación es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero no de manera simultánea.

La instalación del sistema se hace mediante un asistente el cual guía de forma fácil y adecuada durante este proceso, se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalación, cuando de trabajo en red se trate, las cuales se analizaran a continuación. 2.2 Requisitos del Sistema Considerando que el sistema puede trabajar como Servidor o Estación de trabajo, a continuación se mencionan los requerimientos de hardware y software. Requerimientos mínimos de hardware:

• Procesador compatible con Pentium. • 128 MB de RAM mínimo. • 180MB de espacio libre en disco duro. • Monitor VGA o superior.

Requerimientos mínimos de software (sistema operativo):

• Para el servidor: Microsoft Windows® NT, 2000, XP, 2003, Vista o superior. • Estación de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows® 98 o superior.

2.3 Esquema de Licenciamiento Una vez instalado el sistema, opera sin necesidad de registro durante 30 días a partir de su instalación, posterior a este periodo, se deberá registrar para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema sólo operará para la empresa 1, sin poder personalizarlo con los datos de la misma.



• Una Licencia de uso ampara la instalación del sistema en UN equipo o PC, el registro se realiza vía Internet; de tal forma que al realizarlo queda registrado el número de serie del sistema Aspel, los datos de la empresa y un identificador del equipo donde se instaló, este identificador está formado por elementos únicos de la computadora: disco duro, mother board, por mencionar algunos. Esto quiere decir, que no importa cuantas veces se instale o desinstale el sistema del equipo, mientras sea el mismo, se podrá instalar el sistema sin problema alguno. Además de los datos de la PC

“Sólo se permite la instalación y activación del sistema en un segundo equipo por daño permanente del primer equipo en el que se había activado”.

Si se realizan cambios de hardware como: disco duro, implica un identificador nuevo del equipo, por lo tanto se considera la activación como si fuera otra PC. Por lo anterior, es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activación la persona responsable del sistema determine en cuál de los equipos se generará el registro del sistema (proceso de Activación), así como los datos de la razón social de registro. 2.4 Asistente de Instalación Antes de realizar la instalación del sistema se debe considerar:

¡IMPORTANTE! Dado que todos los sistemas de la línea Aspel de nueva generación (NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0, PROD 2.0 y BANCO 3.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos, la primera instalación de cualquiera de estos genera un Directorio de archivos comunes, al que de aquí en adelante se denominará DAC, es importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red, no importa que de momento sólo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales, ya que a éste deberán acceder los usuarios de todos los sistemas. Para ello se debe:

1. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema, el cual se sugiere que sea c:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel.

2. Una vez creado el "DAC", se deberá compartir su uso y asignarle una unidad lógica (por ejemplo, X:\).

3. Llevar a cabo el proceso de instalación tanto en el Servidor como en las Estaciones de trabajo, indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo, X:\).

Proceso de instalación: a) Del disco de instalación se debe elegir la opción Instalar. b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalación de Aspel-SAE 5.0, el cual se muestra en la figura 2.4-1. Al

iniciar el Asistente de instalación, muestra una ventana de Bienvenida, para continuar con la instalación debe

dar clic en , para regresar y hacer cambios en la instalación debe dar clic en y para salir

del asistente debe dar clic en . c) Si cuenta con algún otro sistema Aspel, que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento, aparecerá un

mensaje indicando que se deshabilitará el servicio de licencias Aspel durante la instalación, figura 2.4-2.



Figura 2.4-3 Licencia de uso y garantía.

Cada sistema cuenta con su propio servicio d) Aparece la licencia de uso, al cual se debe leer detenidamente, si está de acuerdo con ella deberá Aceptar

haciendo clic en para continuar con la instalación, o en caso contrario se dar clic en y el asistente terminará con el proceso de instalación.

Figura 2.4-1 Asistente de Instalación.

Figura 2.4-2 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.



e) Elegir el tipo de instalación, existen 2 tipos de instalación del sistema, como lo muestra la figura:

• Local o Servidor: Esta opción se debe seleccionar si la instalación que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajará el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar únicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor.

• Estación de trabajo: Esta opción se debe seleccionar sólo si se tiene una red (LAN/WAN) y se está instalando en una Estación de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. Es necesario que se haya realizado la instalación previamente en la maquina Servidor de forma “Local o Servidor”. Si no se instala de esta manera, no se podrá utilizar el sistema en red, ya que no se pueden realizar “Instalaciones completas” en las estaciones y compartir el directorio de datos, como se hacía en versiones anteriores.

En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que más de un equipo vaya a acceder al mismo, es necesario que todas las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local (LAN), para los equipos que requieran acceder al sistema pero que no tienen conexión en red, se deberá adquirir Licencias de “Sistema base” y no Licencias de usuarios adicionales.

Para obtener mayor información sobre la instalación en red, enlace de licencias y activación del sistema, remitirse al archivo LEEME.TXT, Ayuda electrónica, Manual de referencia o a la “Guía rápida de instalación de los sistemas Aspel” que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso, donde se incluyen tips importantes en la realización de estos procesos. f) Una vez que se ha elegido la forma de instalación, aparecerá una ventana con una serie de indicaciones

referentes a la definición del directorio de archivos comunes (DAC).

Al dar clic en deberá: g) Seleccionar el directorio de instalación. El asistente propone como directorio de instalación C:\ Archivos de

programa\Aspel\Aspel–SAE 4.0, como se muestra en la Figura, si se desea instalar en una carpeta destino

diferente se puede indicar con el botón .

Figura 2.4-4 Tipo de Instalación.



h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Es el directorio que contiene archivos necesarios para el

funcionamiento de los sistemas Aspel, (tales como: empresaw.sae, la carpeta de datos, archivos de usuarios, entre otros), por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso, ésta servirá para compartir la información del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo, tal como se indicó en el punto 2.4, debe ser la unidad lógica del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\, incluso el propio servidor, se recomienda que las unidades lógicas de red sean homólogas.

Sin importar el tipo de instalación elegida, el sistema se instala completamente en la PC y accederá al Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido.

Figura 2.4-5 Directorio de instalación.

Figura 2.4-6 Ruta del Directorio de Archivos Comunes (DAC).



Figura 2.4-7 Selección del Grupo de programas.

i) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarán los iconos de acceso al sistema desde la opción Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido “Aspel” ó uno de la lista ya existente, como se muestra:

j) El asistente de instalación comenzará a copiar los archivos requeridos por el programa y realizará las

operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuración del BDE Administrador. Al terminar de configurar el BDE, el sistema “levanta” el servicio de licencias Aspel. k) Al término del copiado de archivos y para concluir con la instalación, el asistente sugiere ver la información

de último momento e Iniciar Aspel-SAE 4.0, como se observa en la Figura 2.4-7. Es de suma importancia leer este documento pues tiene información que permite un mejor uso del sistema como:

• Diversos tips para instalar y operar el sistema en red. • Una guía rápida de las nuevas características del sistema para que fácilmente se conozcan y puedan

ser explotadas.

Posteriormente se debe dar clic en el botón .

Figura 2.4-8 Configuración del BDE.

Figura 2.4-9 Levantando el servicio de licencias.



2.5 Activación del sistema

Ruta de Acceso: Utilerías / Activar Sistema. Después de los 30 días del período de evaluación y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIÓN el sistema dejará de funcionar, permitiendo el acceso al mismo en modo de sólo lectura. Mientras no se haya realizado la activación del sistema, en cada acceso desplegará un mensaje a manera de recordatorio indicando el número de días restantes para realizar el proceso de Activación, tal como se muestra en la Figura 2.5-1. Debido a la importancia de la Activación, al término de la instalación se ejecutará automáticamente el Asistente de Activación, como se muestra en la Figura 2.5-1 o podrá acceder a él desde el menú Utilerías / Activar sistema.

• Para llevar a cabo el proceso de activación será necesario contar con una conexión a Internet , ésta puede ser la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se está haciendo la instalación) o incluso desde un café Internet. Se tenga o no Internet en la PC, se debe elegir Activación del sistema.

Figura 2.5-1 Asistente de Activación.

Figura 2.4-10 Fin de la instalación.



• En la siguiente ventana se debe especificar el Número de Serie y el Código de Activación. En caso de corresponder a una Actualización, el asistente solicitará el Número de Serie y Código de Activación de la versión anterior.

• Las siguientes dos ventanas corresponden a “Datos de Registro del Cliente” y es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, los datos son obligatorios y deben ser capturados de manera ordenada y con información correcta ya que se utilizarán para cualquier aclaración al respecto de la propiedad del sistema.

Figura 2.5-3 Indicar Número de serie y Código de activación del sistema.

Figura 2.5-2 Método para Activar el Sistema.



Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.

Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema.

• Posteriormente se presentan dos opciones y la elección de alguna de las dos dependerá de si se

cuenta o no con una conexión a Internet para realizar la activación:

- Activación en línea. Seleccionar esta opción si el equipo o computadora donde se va activar el sistema cuenta con conexión a Internet, como se muestra en la Figura 2.5-6.

- Activar desde otro equipo. Se elige esta opción si el equipo o computadora donde se va a

activar el sistema no cuenta con conexión a Internet.

Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.



Figura 2.5-6 Petición de Activación en línea del sistema.

Activación en línea En caso de haber elegido esta opción, el asistente muestra las siguientes ventanas: 1. Una pantalla de Resumen de información (Figura 2.5-7), donde se muestra la información capturada en las

ventanas anteriores: Número de serie, Código de activación y Datos de Registro del cliente, con la opción a regresar para modificarlos o dar un clic en el botón de Activar para finalizar con el registro y Activación del sistema.

Figura 2.5-7 Resumen de información en la Activación en Línea.



Figura 2.5-8 Finalización del proceso de activación.

2. Se realiza la conexión con el Servidor Aspel para realiza la activación del sistema, al finalizar mostrará una ventana donde se indica que se ha realizado con éxito el proceso de Activación, como lo muestra la figura 2.5-8.

En caso contrario envía un mensaje donde se recomienda intentar la activación más tarde.

Activar desde otro equipo. En caso de haber elegido esta opción, el sistema presentará: 1. Del paso de la figura 2.5-5, el sistema presentará una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta

donde se creará el Archivo de Petición de Activación (Figura 2.5-9).

2. Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexión a Internet, ya sea en la empresa o una computadora de un café Internet, mediante un dispositivo de almacenamiento portátil (CD-RW, disquete, Memory Stick, etc.).

3. Una vez creado el “Archivo de Petición de Activación”, el asistente presentará una ventana de Resumen de

información (Figura 2.5-10), donde se debe dar un clic en la opción “Guardar”.

Figura 2.5-9 Creación del Archivo de Petición de Activación.



Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activación desde otro equipo.

4. Al terminar la generación del archivo de petición el sistema mostrará una pantalla con las instrucciones a

seguir, para continuar con el proceso de activación. 5. Se deberá acceder a la página www.aspel.com.mx/activación y procesar el archivo, indicando la ruta donde

se guardó el archivo (unidad de 3 ½ por ejemplo) para obtener así un “Archivo de Respuesta de Activación del sistema”, el cual se deberá descargar y transportar al equipo o PC donde se instaló el sistema.

6. Ya que se tiene el “Archivo de Respuesta de Activación” para continuar con el proceso se debe acceder al

Asistente de Activación, desde el menú Utilerías/ Asistente de Activación y seleccionar la opción “Procesar una Solicitud de activación previa”, donde solicitará la ruta del “Archivo de respuesta de activación”, al indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activación (Figura 2.5-12).

Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de información



7. Al finalizar, el sistema mostrará una ventana donde se indica que se ha realizado con éxito el proceso de

Activación, como lo muestra la siguiente figura. 2.6 Configuración del servidor

Ruta de Acceso: Utilerías/Servidor de Licencias Al finalizar la instalación sí va a trabajar de forma monousuario, termina el proceso de instalación y puede ejecutar el sistema inmediatamente, pero si se va a trabajar bajo esquema Cliente-Servidor entonces se deberá proceder a realizar lo siguiente: En el equipo servidor, se debe activar la opción “Servidor de Licencias”. En ese momento el Servicio “Licencias de usuarios Aspel” se activará.

Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.

Figura 2.5-13 Finalización del proceso de activación.

Figura 2.6-1 Activación del Servidor de Licencias Aspel.



El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio “Licencias de usuarios Aspel” el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios. Los servicios únicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003, Vista o superior. Por ello, en el trabajo en red, el equipo que fungirá como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos. También se puede monitorear el servicio, entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel.

El monitor de Licencias Aspel es una aplicación independiente que permite Monitorear el servicio “licencias de usuarios Aspel”, ya sea del equipo o de la red completa, ya que si esta aplicación detecta más de un servicio corriendo en alguna PC de la red, presentará la información correspondiente.

También cuenta con una pestaña llamada “Registro de Sucesos”, donde se puede visualizar los eventos ocurridos al activar el servicio de licencias Aspel.

Si el servicio ya está funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-SAE como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deberá tener el estatus de “Iniciado” para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-SAE como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algún tipo firewall, por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus.

El servicio únicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor. 2.7 Directorio Común Aspel

Ruta de Acceso: Utilerías / Directorio común Aspel El directorio de archivos comunes (DAC), puede ser modificado en cualquier momento, para ello los sistemas cuentan con un asistente el cual guía paso a paso durante el proceso. Este asistente en caso requerido también puede crear un nuevo DAC.

Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.



A continuación se explica el procedimiento para realizar este proceso: Cuando se hace clic en ¿Quiénes utilizan este directorio? El sistema verifica quienes están utilizando este directorio y mostrará una ventana con la información de los equipos, la opción Bitácora de eventos, presenta una lista de archivos Log que contienen una bitácora de las operaciones realizadas en este asistente. En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1, el cual consiste en seleccionar entre:

Seleccionar un DAC ya existente y hacer el direccionamiento. Éste consiste en direccionar la ruta del DAC a un directorio ya existente.

Crear todo el grupo de archivos y directorios nuevos en una ruta específica. Con esta función, en la ruta especificada se realiza una copia del DAC actual, haciendo el correspondiente direccionamiento.

Figura 2.7-1 Asistente para cambio de DAC.

Genera un archivo .log

con el registro de los

eventos, el cual se

visualiza con el icono de la

impresora, (Detalles).

Indica, cuales equipos están utilizando el

DAC.

Figura 2.7-2 y 3 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitácora de eventos.



En el siguiente paso se deberá indicar la ruta del nuevo DAC. En caso de que en el directorio indicado para el DAC, no existieran los datos necesarios, el sistema mandaría un mensaje como el siguiente: En cualquiera de las dos opciones, al final se presentará una ventana (como la de la figura 2.7-6), la cual indica una bitácora de las tareas que se realizaron durante este proceso.

Figura 2.7-4 Paso 1 del asistente.

Figura 2.7-5 Selección de ruta para el DAC.



Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son:

Actualización del directorio "Asistente" Actualización del directorio "Aspel-AL" Actualización del directorio "Aspel-Internet" Actualización del directorio "Centro de asistencia" Actualización del directorio "Comprobantes" Actualización del directorio "Extensiones" Actualización del directorio "Información de sistemas" Actualización del directorio "NetDir" Actualización del directorio "Perfiles" Actualización del directorio "Sistemas Aspel" Se redireccionaron los íconos Se actualizó el registro de Windows Se actualizaron todos los accesos directos

2.8 Configuración del BDE Administrador

Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono Al ser instalado Aspel-SAE 4.0, se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos, esta aplicación se almacena en el mismo directorio donde se instala el sistema. De forma predeterminada, el sistema trabaja con archivos en formato Paradox® y por esa razón utiliza el BDE, el cual se puede definir como el administrador de acceso a datos. Cuando se realiza la instalación del sistema, además de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos (Paradox®, D’base®, etc.), se realizan algunas modificaciones en los registros de configuración del equipo. En el registro de Windows® se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. La ruta es: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \Software \Borland \Database Engine, se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensión .dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrará la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuración de los drivers y alias.

Figura 2.7-6 Finalización de cambio/creación de nuevo DAC.



El sistema mediante el registro de configuración de Windows® verifica si existe o no un BDE instalado, el cual puede ser modificado, las definiciones de instalación las realiza el sistema de manera automática, sin embargo, si detecta una instalación previa sólo si fuera necesario actualizaría los drivers.

Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox® se debe verificar que dentro del BDE en la pestaña “Configuration”, en las opciones Configuration/Drivers/Native/Paradox, el parámetro llamado “NETDIR”, esté apuntando aun directorio que exista en todas las estaciones de trabajo. NOTA: Siempre que se realiza un cambio en alguno de los parámetros del BDE aparecen indicadores en color verde. Para que los cambios realizados sean almacenados, se debe entrar al menú Object/Apply, de esta forma, el BDE guarda la nueva configuración. 2.9 Paradox® en Red Paradox usa un sistema de Semáforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos registros están siendo usados por otro usuario, en comparación con otros sistemas como DBase que marcaba físicamente los registros que estaban en uso, Paradox® crea unos archivos en los que se registran los usuarios en uso, así como los registros bloqueados. En esta sección nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la versión del BDE 4.0 que acompaña a los sistemas. Paradox® crea el archivo PDOXUSRS.LCK en cada directorio donde una aplicación este accediendo a tablas, este archivo regula el acceso concurrente a las tablas, este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS.NET que contiene la información de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio. El BDE necesita un directorio para la creación de tablas temporales y otros usos, para ello en el llamado "Directorio Privado", que es donde se crean los archivos PDOXUSRS.LCK y PARADOX.LCK lo cual evita que otros programas accedan a ese directorio. 2.9.1 Protocolo de Bloqueos Paradox® anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.LCK, en este archivo se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios, cuando un usuario intenta bloquear un registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloqueado ya, en caso de que este libre escribe su bloqueo, impidiendo que otros lo hagan, cuando el registro es liberado, se actualiza su estado en PDOXUSRS.LCK.

Figura 2.7-1 Configuración del BDE Administrador.



Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red, todos deben realizar sus bloqueos por medio del fichero PDOXUSRS.NET que a su vez mantiene una relación con los archivos *.LCK. Un error común al instalar los sistemas en red, es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.NET, creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realizan y las actualizaciones son mas bien aleatorias. Dentro del archivo .NET, también se guarda otro tipo de información, como número y nombre de usuarios conectados, y otra información menos relevante. Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox® el BDE busca el archivo PDOXUSRS.NET, si no lo encuentra crea uno, continuando con el proceso de arranque. Si el BDE encuentra un archivo .NET pero está apuntando a otro directorio, nos muestra el mensaje de "Múltiple net files in use", generando una excepción impidiendo la carga del BDE. Si no hay errores, crea los archivos *.LCK en el directorio privado, si encuentra archivos, genera la excepción y no se carga el BDE. En resumen podríamos decir que el archivo .NET gobierna los directorios y los archivos *.LCK. 2.9.2 Correcta Inicialización Para evitar errores en la inicialización de sistemas Aspel en RED se deberá haber comprendido el mecanismo de bloqueos de Paradox®. Dado que pueden presentarse fallos eléctricos o bien el sistema puede “pasmarse” en un momento dado, o un usuario “impaciente” puede apagar la computadora de forma incorrecta, algunas veces quedan archivos *.LCK en el directorio de datos sin que esté algún usuario conectado, en este caso, cuando el sistema intenta inicializar el BDE, se presenta un error indicando que las tablas están ocupadas (busy), siendo esto falso. La solución consiste en verificar que haya usuarios conectados y antes de abrir el sistema comprobar la existencia de tales archivos, si no hay usuarios y los archivos están en el directorio, deberán ser borrados.



3. GENERALES

3.1 Definición El sistema Aspel-SAE 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 días posteriores a la instalación, al término de éste período, deberá ser Registrado para que pueda ser utilizado y personalizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema sólo operará para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, después de los 30 días del “período de gracia” y en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejará de funcionar, permitiendo el acceso únicamente en modo de consulta. 3.2 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-SAE? Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa SAEWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras:

1) A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio, 2) Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue

instalado el sistema, 3) Desde la opción Inicio/ Ejecutar, 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas.

3.3 Abrir empresa

Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el botón . La versión de Aspel-SAE 4.0 permite trabajar hasta con 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la asignación de claves de alta para personalizar la razón social de la empresa, éstas se podrán personalizar o hacer uso de ellas únicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Después de ejecutar el programa se muestra el diálogo de Abrir empresa, como se muestra en la Figura 3.3-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar, posteriormente capturar el usuario y la contraseña para poder acceder a la empresa.

Figura 3.3-1 Diálogo de Abrir empresa.

Empresas Registradas

Cuando se acaba de instalar el sistema por

default al usuario “Administrador”,

se le asigna la Clave de acceso

“ASPEL1” o con .



Al entrar al sistema mostrará una ventana como la siguiente:

3.4 Cambio de Directorio y Fecha

Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el botón . El sistema muestra el diálogo de la Figura 2.4-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha con la que se va a trabajar. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los formatos para reportes (archivos con extensión *.fto y .qr2, como son las facturas, remisiones, pedidos, etc.). Adicionalmente se podrá indicar el formato de base de datos en que se encuentra la información (Paradox®, D’Base®, MS-SQL®, ORACLE®), en caso de que sea necesario se podrá indicar el alias que se está utilizando para esa base de datos.

Figura 3.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4.0

Figura 3.4-1 Cambio de Directorio, Fecha y Formato de base de datos.



Posteriormente, el sistema sugerirá que se realice el respaldo, la notificación se presentará dependiendo de la periodicidad que se defina en el diálogo de la figura 2.4-2. NOTA: Es importante que se realicen respaldos periódicamente, como medida de seguridad por la información que se captura, lo recomendable es que se realice diariamente o dependiendo de la cantidad de información que se capture. 3.5 Cerrar Empresa

Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el botón . Esta opción trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opción Abrir empresa estará inactiva. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y gracias a esta función no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra. 3.6 Operaciones de Aplicación General En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rápido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada menú o módulo que integran el sistema. A continuación se presentan los iconos más comunes, así como su descripción:

Agregar Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre. También se puede activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las

teclas + .

Modificar Este botón permite modificar la información que haya sido capturada con anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre. También se puede modificar información dando doble clic en el registro o ubicándose en el registro

y oprimiendo la tecla .

Eliminar Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si se desea cancelar la operación. También se

pueden eliminar registros oprimiendo las teclas + . No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos.

Buscar Permite localizar un registro en específico de acuerdo a las características que se indiquen en el filtro. También se puede activar la búsqueda oprimiendo la tecla

de función .

Filtrar Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con las características establecidas en el filtro. También se puede activar

esta opción oprimiendo la tecla de función .

Restaurar Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro, así como restaurar después de haber usado la función de Buscar. También se puede restaurar información oprimiendo la tecla de función

.

Figura 3.4-2 Sugerencia de generación de Respaldo.



Copiado Especial

Esta opción permite enviar la información de una consulta del sistema a una hoja de cálculo, para su uso y manipulación en dicha herramienta. Además, en el momento en que se haga un cambio en el sistema, en la hoja de cálculo se identifica y actualiza, de esta manera, la información se mantendrá actualizada en todo momento y con el menor esfuerzo.

Exportación

Esta función permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII, D'base®, Lotus® 123®, Excel®, Paradox® e Internet (html) mediante una copia. De esta manera, podrá hacer uso de la información en el formato indicado.

Imprimir Permite imprimir las consultas, catálogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la información puede ser seleccionada y ordenada de acuerdo a las necesidades.

Preparar Esta función permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta.

Publicar Esta función publica las consultas que se encuentren preparadas, y es posible que esta función se realice de manera automática después de la preparación de la información.

Exportar a Palm®

Esta función permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm® , o en formato Microsoft Excel®.

Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este curso, sólo se hará mención del nombre del comando sin indicar gráficamente el icono. 3.7 Datos de la Empresa

Ruta de Acceso: Utilerías / Datos de la Empresa Mediante esta opción se podrán dar de alta las empresas así como modificar datos de las que ya están dadas de alta, se debe recordar que a partir de esta versión, el sistema contara con 99 empresas disponibles para dar de alta sin necesidad de tener instalado un “centinela” en cada equipo. Los datos que se podrán capturar son:

• Razón social. • Dirección. • Registro Federal de Contribuyentes. • Registro Estatal.

Como se observa en la figura 3.7-1



Se podrán dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que el usuario lo deseé sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razón social en las empresas dadas de alta en el sistema. 3.8 Salir

Ruta de Acceso: Archivos / Salir ó con el icono . La opción salir permite terminar la sesión del sistema. 3.9 Activar Sugerencias

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Activar Sugerencias. Siempre que se ingrese al sistema se desplegará una ventana de sugerencias, la sugerencia será tomada al azar del Catálogo de Sugerencias del sistema. Si por alguna causa se deshabilitó dicha opción se puede volver a configurar. Apareciendo la siguiente ventana: 3.10 Modo alterno de captura

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Modo alterno de captura. Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro

con la tecla , la cual realizará la misma función que la tecla tabuladora. Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de

captura se debe oprimir la tecla tabuladora, y la tecla servirá para aceptar los datos capturados.

Figura 3.7-1 Alta y Cambios de los datos de las empresas.

Figura 3.9-1 Ventana de Sugerencias.



3.11 Personalización de la Barra de Herramientas La personalización de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo cual es más práctico que activar alguna función o procedimiento mediante el menú, solamente se puede personalizar la barra de herramientas dentro de un módulo.

3.12 Teclas de Acceso Rápido La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada función del menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función. Otras Teclas de acceso rápido de uso general son:

Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogación y al presionarlos despliegan la información del catálogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla

.

Archivos Módulos Utilerías Ventana Ayuda

+ + + + +

Abrir Ventanas de Captura +

Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catálogo +

Despliegue de Catálogos Cerrar el Sistema +

Figura 3.11-1 Personalización de Barra de Herramientas.

Agrega el Icono

Elimina el Icono

Restaura la Barra Actual

Genera un espacio entre

el Icono seleccionado y

el siguiente.

Barra de Iconos Actual

Barra de Iconos disponibles

Para salir de la personalización

de la Barra de un clic aquí.

Efectúa los cambios en la

Barra



3.13 Calculadora Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultará muy útil ya que esta podrá ser invocada

prácticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla . Regularmente esta aparecerá estando en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas, por ejemplo en clientes y proveedores, en el saldo, en los campos libres numéricos, en el % de descuento; en inventarios se puede encontrar en volumen, peso, factor entre unidades, unidad de empaque, costos, precios, etc. Y desde luego en las compras y facturación. 3.14 Módulos del Sistema El sistema Aspel-SAE 4.0 está formado por los siguientes módulos.

Módulo Icono

Clientes y Cuentas por Cobrar.

Facturas y Vendedores.

Inventarios y Servicios.

Proveedores y Cuentas por Pagar.

Compras.

Estadísticas.

S@E Comercio Electrónico.

Infoweb.

Permite indicarle la cantidad de

decimales que se van a ocupar

(Hasta 5).

Permite pasar las cantidades

resultantes al campo desde

donde fue invocada.



4. CONFIGURACIÓN

4.1 Definición La configuración es la capacidad que debe tener cualquier sistema de poder cambiar su forma de trabajo para poder adaptarse a situaciones y formas de trabajo específicas. Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar.

• Creación o traducción de archivos de datos • Definición de Parámetros del sistema. • Creación de perfiles de usuario.

4.2 Parámetros del Sistema

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que puede trabajar el sistema, las cuales pueden ser modificadas para una operación más adecuada a las necesidades de cada empresa. Estos parámetros afectan directamente al funcionamiento del programa, los datos de la empresa, los catálogos de inventarios, compras, facturas, cuantas por cobrar y por pagar, así como el manejo de Multimoneda. 4.2.1 Datos de la empresa

Ruta de Acceso: Utilerías/ Configuración / icono Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema/ Datos de la empresa Esta opción permite modificar los datos de la empresa como son:

• Razón social. • Dirección. • Registro Federal de Contribuyentes. • Registro Estatal.

Los datos que aquí se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del sistema.

Se puede incluir el logotipo de la empresa para poder identificar fácilmente la empresa que se está configurando. También se podrá indicar una dirección fiscal más detallada, esta definición debe realizarse, en caso de que se emitan Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas Electrónicas).

Figura 4.3-1 Configuración de datos de la empresa.



4.2.2 Parámetros generales

Ruta de Acceso: Utilerías/ Configuración / icono Esta parte contiene una serie de parámetros que afectarán de forma general el funcionamiento del sistema, a continuación se explica cada uno de ellos. Redondeo de Montos

No importa los montos que se hayan indicado, éstos se redondearan al entero inmediato anterior o superior, según sea el caso, al momento de totalizar compras o ventas.

El sistema mantiene los montos tal y como fueron capturados, respetando los decimales en compras o ventas.

Redondeo de costos

Al grabar los datos de costos de los productos, independientemente de lo indicado en las compras o movimientos al inventario, los valores de costos se redondearán al entero inmediato anterior o superior, según sea el caso. De tal manera, que el nuevo valor sea que se almacene en el detalle de inventarios.

Los datos de costos no se redondearán y tal como se indiquen se grabaran en los productos.

Caracteres Compatibles con SAE DOS

Interpretará los caracteres que provienen de SAE DOS (p. Ej. Las letras acentuadas).

Los acentos u otros tipos de caracteres se presentaran con caracteres ASCII.

Políticas de descuento

Al momento de realizar una venta, se revisarán las políticas de oferta activas, se aplicarán y calculará el precio de los productos a partir de las mismas.

Los precios de los productos no se afectarán por las políticas activas, aún cuando haya políticas que afecten a los productos que se están vendiendo.

CxC Cliente Mostrador

Se tendrá el manejo de un cliente MOSTR para las cuentas por cobrar y en éste se guardaran las ventas hechas a los clientes ocasionales que no estén registrados en el Catálogo de Clientes.

El sistema no registra en cuentas por cobrar las ventas de los clientes ocasionales.

Figura 4.2.2-1 Configuración de parámetros generales.



Multimoneda

El sistema activará todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas, además de la moneda base.

El sistema no presentará activos las opciones, campos y procesos que permitan trabajar con una moneda diferente a la base.

Solicitar tipo de cambio

Al momento de entrar a un módulo del sistema, se presentará el catálogo de monedas para realizar las modificaciones del tipo de cambio.

La captura del tipo de cambio se debe hacer entrando al menú correspondiente en cada modulo.

Mostrar Imagen en Consulta

El sistema activa un fondo en todas las consultas del sistema.

El sistema muestra las consultas con el fondo en color blanco.

Globales

Esquema de Impuestos El esquema de impuestos que se asigne en este campo será sugerido al momento del alta de productos. Asimismo, en el alta de los documentos del módulo de Facturas y Compras.

Descuento Comercial El porcentaje indicado en este campo será sugerido al momento de agregar clientes.

Cajón de Dinero

Se indica que se tendrá instalado un cajón de dinero en el modulo de recepción de pagos.

Cajón Instalado

No permite definir los siguientes parámetros solicitados.

Puerto Indica el número de puerto en el que conectará el cajón. Escribir 0 equivale a no usar cajón. Recuerde que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales.

Secuencias En caso de que el dispositivo requiera de alguna secuencia especial, es necesario definir el valor ASCII de cada campo (apertura, inicio y confirmación).

COI

Número de Empresa COI

Se debe indicar el número de empresa de Aspel-COI con la cual se establecerá la interfaz con Aspel-SAE. De tal forma que la información de las pólizas se registren en la empresa correcta.

Ruta de Acceso para Datos

Específica la ruta donde se encuentran y almacenarán los archivos de datos de la empresa, en esta ruta se registrarán los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Además, se puede definir el formato (Paradox, MS sql, por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se está leyendo y un alias, el cual es muy común utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo cliente-servidor.



4.2.3 Clientes y CxC

Ruta de Acceso: Utilerías/ Parámetros generales / icono En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de clientes y CxC. Pestaña Generales Clave Secuencial

El sistema le asignará un número consecutivo a un nuevo cliente.

Esta opción se recomienda en el caso de hacer una asignación personal de las claves, como por ejemplo: En el caso de manejar claves de clientes que contengan letras y números.

Días comerciales de crédito

Al momento de agregar un nuevo cliente, el sistema propone los días de crédito definidos en este parámetro, aunque se pueden cambiar.

Cuentas por Cobrar Integrado

Al momento de hacer una factura, el sistema genera automáticamente una cuenta por cobrar al cliente.

Al hacer una factura, sólo se graba el documento de venta y no se realiza la afectación a cuentas por cobrar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualización de Facturas a Cuentas por cobrar.

Contra documento Se relacionan los movimientos de cargo con sus respectivos abonos utilizando como referencia el número de de documento.

Contra saldo El sistema totaliza los cargos y abonos , considerando la fecha de aplicación e ignorando los números de documentos, bajo esta forma de trabajo, por ejemplo, el sistema indicará lo que debe un cliente pero no podrá indicar ¿Cuándo le queda pendiente de cobro de la factura 1520?.

Figura 4.2.3-1 Configuración de Clientes y CxC.



Número de Concepto

Ganancia Cambiaria

Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que exista una fluctuación cambiaria para ello se implementó en el sistema un Proceso de ajuste cambiario, el sistema genera automáticamente un movimiento por este concepto en caso de alza en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19.

Perdida Cambiaria

En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automáticamente un movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20.

Folios

Si en las cuentas por cobrar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opción, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxC –de tipo abono con referencia-, se habilitará la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podría ser consultado más tarde. Lo cual permite una seriación y mejor seguimiento a los movimientos.

No se presentarán activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxC no se asignan folios.

Fecha de Cierre de Documentos

Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algún movimiento de CxC sobre los documentos con una fecha anterior a la aquí indicada, por ejemplo, si se requiere restringir el registro de operaciones sobre los documentos generados en el año o mes anterior al actual.

Pestaña Campos del usuario Campos del Usuario

Campos alfanuméricos

El sistema cuenta con tres campos libres alfanuméricos, es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos, y así aparecerán descritos en el catálogo de clientes.

Campos numéricos

El sistema cuenta con tres campos libres numéricos, es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos, y así aparecerán descritos en el catálogo de clientes.

Figura 4.2.3-2 Campos libres del usuario.



4.2.4 Proveedores y CxP

Ruta de Acceso: Utilerías/ Configuración / icono . En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de Proveedores y CxP. Clave Secuencial

El sistema le asignará un número consecutivo a un nuevo proveedor.

Esta opción se recomienda en el caso de hacer una asignación personal de las claves, como por ejemplo: En el caso de manejar claves que contengan letras y números.

Cuentas por Pagar Integrado

Al momento de hacer una Compra, el sistema genera automáticamente una cuenta por pagar al proveedor.

Al hacer una compra, sólo se graba el documento de compra y no se realiza la afectación a cuentas por pagar, por lo que para ello, es necesario ejecutar un proceso de actualización de Compras a Cuentas por pagar.

Número de Concepto

Ganancia Cambiaria

Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base, es probable que exista una fluctuación cambiaria para ello se implementó en el sistema un Proceso de ajuste cambiario, el sistema genera automáticamente un movimiento por este concepto en caso de baja en los tipos de cambio, el sistema sugiere el concepto 19.

Perdida Cambiaria

En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automáticamente un movimiento por este concepto, el sistema sugiere el concepto 20.

Folios

Si en las cuentas por pagar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opción, con lo que: al dar de alta un movimiento de CxP –de tipo abono con referencia-, se habilitará la casilla "Aplicar folio", con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podría ser consultado más tarde. Lo cual permite una seriación y mejor seguimiento a los movimientos.

No se presentarán activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxP no se asignan folios.

Figura 4.2.4-1 Configuración de proveedores y CxP.



Fecha de Cierre de Documentos

Al establecer este dato, el sistema no permite realizar algún movimiento de CxP sobre los documentos con una fecha anterior a la aquí indicada.

Pestaña Campos del usuario Campos del Usuario

Campos alfanuméricos

El sistema cuenta con tres campos libres alfanuméricos, es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos, y así aparecerán descritos en el catálogo de proveedores.

Campos numéricos

El sistema cuenta con tres campos libres numéricos, es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos, y así aparecerán descritos en el catálogo de proveedores.

4.2.5 Inventarios

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de inventarios: Pestaña Inventarios Integrado a Facturas

Al elaborar una remisión o factura realizarán los movimientos de salida del inventario y disminución de existencias automáticamente.

Al no tener activada la opción, el sistema sólo graba el documento ya sea la remisión o factura y no realiza afectación alguna al módulo de inventarios.

Integrado a Compras

Al elaborar una compra se realizarán los movimientos de entrada al inventario e incremento de existencias automáticamente.

Al no tener activada la opción, el sistema sólo graba el documento de Compra y no realiza afectación alguna al módulo de inventarios.

Figura 4.2.5-1 Configuración de Inventarios.



Cambio a existencias

Esta opción activa los campos de existencias para que sean modificadas manualmente, en caso de manejar multialmacén, los campos que se activan son los ubicados en la consulta de multialmacén.

Esta opción no permite acceder a modificar los campos de existencias para que sean modificadas, lo cual protege la información, así las existencias estarán respaldadas por un movimiento de entrada o salida del almacén.

Digito Verificador

Al estar capturando claves de productos, es decir, dar de alta productos, se agrega una dígito al final de la clave capturada con la finalidad de evitar se digiten claves similares.

El sistema no calcula dicho digito verificador y deja la calve tal y como fue capturada.

Multialmacén

Se activan en el sistema todos los campos y opciones que permiten el control de los productos y sus existencias en hasta 99 almacenes o bodegas.

En caso no activar este parámetro los productos se controlan en una consulta llamada de Inventarios y servicios.

No. de conceptos para movimientos en traspaso

Entrada En el caso de traspaso entre almacenes, en este campo se debe indicar el concepto de movimientos al inventario con el que se registrará la entrada en el almacén destino.

Salida En este campo se debe indicar el concepto de movimientos al inventario con el que se registrará la salida en el almacén origen.

Decimales

Se indica la cantidad de decimales que se manejaran para las cantidades –de existencias- relacionadas con los inventarios. Se pueden manejar hasta 5 decimales.

Grupo de Productos / Configuración de las leyendas

Sección1 y 2 Permite definir las leyendas que identifican a los subgrupos en los inventarios, los datos aquí indicados se presentarán en todo el sistema, al capturar, filtrar, al emitir reportes, etc. Por ejemplo, Talla y color, en el caso de ropa, tamaño y color en el caso de calzado, etc.

Pestaña Movimientos la Inventario

Figura 4.2.5-2 Pestaña Movs. al inventario.



Formato para movs. al Inventario

El formato que aquí se indique será el que el sistema sugiera al momento de grabar un movimiento al inventario, en caso de que se requiera enviar la impresión en línea.

Números de Serie

Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario, con una pequeña imagen, la cual indica si el producto indicado en la partida maneja números de serie.

La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle.

Lotes y Pedimentos

Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario, con una pequeña imagen, la cual indica si el producto indicado en la partida maneja lotes y/o pedimentos aduanales.

La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle.

Pestaña Campos Libres Campos del Usuario

Campos Alfanuméricos

El sistema cuenta con tres campos libres alfanuméricos, es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos, y así aparecerán descritos en el catálogo de inventarios y en todo el sistema.

Campos Numéricos

El sistema cuenta con tres campos libres numéricos, es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos, y así aparecerán descritos en el catálogo inventarios y en todo el sistema

Pestaña Impuestos

Leyendas El sistema permite trabajar hasta con 4 impuestos, en esta sección se deben definir las leyendas, mismas que se utilizarán en todo el sistema. Se recomienda que el IVA sea el Impuesto No. 4 por la forma en que el sistema procesa el cálculo de impuestos.

Porcentajes Se debe indicar el % para cada impuesto.

Figura 4.2.5-3 Configuración Impuestos para los productos.



4.2.6 Facturas

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de facturas: Pestaña Generales Facturar sin existencias

Permite realizar remisiones o facturas aún no teniendo la cantidad suficiente de existencias de los productos indicados.

No permite vender si no se cuenta con las existencias suficientes para realizar la venta.

Alta de clientes en captura

Permite agregar a un nuevo cliente desde la captura de documentos, utilizando .

El alta de nuevos clientes se tendrá que realizar desde el catálogo de Clientes.

Acumulado de ventas en línea

Al grabar las facturas, se actualizan los acumulados de facturación: subtotal. Impuestos y descuentos. De esta forma se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y gráficas con información de ventas actualizada al momento.

Los valores de los acumulados no se actualizarán al momento de grabar las ventas, se deberá realizar una actualización de acumulados para que las estadísticas sean reales.

Mostrar desglose de kits

Al consultar cualquier documento de venta en el que el ó los artículos a vender sean un kit, se podrán consultar los productos o componentes que lo integran.

Al consultar cualquier documento de venta solamente se ve la clave del kit.

Número de descuentos

El número máximo de descuentos son tres, los cuales se podrán capturar al elaborar un documento o en las partidas de los documentos de venta. Lo que en este campo se indique son los campos que se habilitarán.

Figura 4.2.6-1 Configuración de proveedores y CxP.



Número de Impuestos

Se indica el número de impuestos que se podrá capturar al momento de elaborar un documento de venta, con máximo 4 impuestos.

Núm máx. de partidas x docto.

Se indica la cantidad máxima de partidas que se podrán capturar en un documento de venta, con el fin de que en la impresión el número de partidas no exceda el tamaño de la forma.

Números de concepto

Facturas a plazos Cuando se paga a plazos una factura, los cargos que en cuentas por cobrar se generarán serán por el concepto aquí indicado, se recomienda utilizar el concepto 18, pero se puede indicar cualquier otro.

Interés x ventas a plazo

Para los intereses que genera una venta a plazos –en caso de haberlo definido-, se generará un cargo, en este campo se debe indicar el concepto de cuentas por cobrar por el que se registrarán, el sistema sugiere el concepto 21.

Retención del cliente En este campo se debe indicar el concepto de cxc que se utilizará para registrar las retenciones a clientes por manejo de fletes.

Vendedores / Clave secuencial

El sistema le asignará un número consecutivo a un nuevo vendedor en el catálogo correspondiente.

Esta opción se recomienda en el caso de hacer una asignación personal de las claves, como por ejemplo: en el caso de manejar claves alfanuméricas.

No afectar doctos. de vta por cambios en info. del cliente

Al momento de consultar una factura, se visualizarán los datos del cliente tal y como se encontraban en el catálogo de clientes al momento de la venta, independientemente de que estos datos hayan sido modificados posteriormente.

Si no está activo este parámetro, al consultar una factura los datos del cliente se mostrarán tal y como estén registrados en ese momento en el catálogo de clientes.

Manejar Flete

El sistema asume que en el documento de venta se aplicará cargo por flete y lo sugiere en todas las facturas, si no se tiene especificado alguna definición de éste por zonas. Al marcar esta casilla se habilitan los campos de “Monto”, donde se indica el monto por ese concepto y es el que sugiere al momento de elaborar una venta, así como el correspondiente % de impuesto.

No realiza automáticamente el cálculo y seguimiento por este concepto.

Pestaña Por Documento En la parte superior aparecen botones o pestañas, en los que se configura de forma independiente la forma de trabajar de cada tipo de documento de venta, se debe seleccionar el tipo de documento sobre del cual se hará la definición: Folios secuenciales

En los campos de número de documento el sistema asigna un consecutivo en forma automática y no podrá ser modificado.

El consecutivo se muestra, pero el usuario puede modificar el número de folio.



Formato para folios

El sistema propone el formato estándar (numérico) y también permite manejar hasta 5 folios o series con el botón se podrán definir, por ejemplo folio alfanumérico (A1).

En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para vender.

Esta ventana solo se muestra para documentos Tipo, Remisión, Pedido y Cotización; para facturas y devoluciones, cambia debido a la implementación de la facturación electrónica, ya que estos son catalogados como Comprobantes Fiscales, para estos dos tipos de documentos los datos a definir son: En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para facturar. Los campos de esta ventana se explicarán ampliamente en el tema Facturación electrónica.

Figura 4.2.6-2 Pestaña por documento.

Figura 4.2.6-3 Alta de folios en facturas.

Figura 4.2.6-4 Configuración de Folios para facturas y Devoluciones.



Archivo de configuración

Si se tiene un archivos de configuración (archivo con extensión *.CFT ) que permite personalizar la ventana de captura, se debe indicar en este campo y de esta manera agilizar la captura de documentos.

Fecha de cierre de documentos

Dependiendo de la fecha, el sistema no permitirá realizar operación alguna sobre los documentos de ventas (Facturas, Remisiones y Devoluciones) como: agregar, cancelar y devoluciones, con una fecha anterior a la aquí indicada.

Pestaña por Partida Capturar en el alta de documentos Descuento / Impuesto / Comisión / Observaciones

Al marcar cada una de las casillas, el sistema permite la captura estos conceptos en las partidas de los documentos de venta.

En caso de no marcar alguna de las casillas el sistema no permite el cambio de estos conceptos en las columnas de partidas de los documentos de ventas.

Ver en consulta Tipo de producto / Número de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Desglose de grupo de productos

Al marcar estas casillas, el sistema permite ver en la consulta de los documentos de ventas una columna donde se indica si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos. Desglose de productos se comporta un poco diferente, pues al activar el campo se indica que los componentes de un grupo de productos se deben presentar en la consulta de documentos.

En caso de no marcar la casilla la columna no será presentada.

Figura 4.2.6-5 Configuración de las partidas de doctos de venta.



Ver en Captura Tipo de documento / Número de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Descripción de productos

En la captura de los documentos de ventas se presentará una columna donde se indica mediante una imagen si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos. El Campo Descripción de productos funciona un poco diferente, pues al activarlo se presenta una columna (Figura 3.8-5) con la descripción del producto, para una mejor selección del mismo.

En caso de no marcar la casilla la columna no será presentada. Ya sea en la consulta o en la captura, las columnas que se presentarán en las ventanas son:

A Apartados

O Observaciones

L Lotes

S Números de serie

Donde, al dar clic sobre cada botón se podrá captura o consultar:

T Tipo de producto (P, S, K)

La pestaña de “Sellos digitales” y “Folios Fiscales” se explicará a detalle en el tema de Facturación electrónica.

Figura 4.2.6-6 Consulta de doctos de venta con los parámetros activos.

Figura 4.2.6-7 Alta de doctos de venta con los parámetros activos.



4.2.7 Compras

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de Compras: Pestaña Generales Acumulado de compras en línea

Al grabar las compras, se actualizan los acumulados de compras: subtotal. Impuestos y descuentos. De esta forma se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y gráficas con información de compras actualizada al momento.

Los valores de los acumulados no se actualizarán al momento de grabar las compras, se deberá realizar una actualización de acumulados para que las estadísticas sean reales.

Alta de Proveedores en captura

Permite registrar un nuevo proveedor desde la compra utilizando .

El alta del nuevo proveedor se dará de alta desde su respectivo módulo.

Alta de productos en captura

Permite registrar un nuevo producto desde la compra utilizando .

El alta del nuevo producto se dará de alta desde el módulo de Inventarios.

Acumular Indirectos en CxP

Automático En el registro de una Compra, los gastos indirectos siempre se registrarán en Cuentas por Pagar. Al aparecer dicha ventana la casilla “Se acumulan a CxP” estará inhibida pero marcada, haciendo que la cantidad de indirectos capturada se vea reflejada directamente en el saldo del proveedor.

Figura 4.2.7-1 Configuración de los documentos de compra.



Manual En el alta de compras, el sistema pregunta si se acumulan en la Cuenta por Pagar. Al aparecer dicha ventana la casilla “Se acumulan a CxP” estará habilitada para que el usuario la marque o no, haciendo que la cantidad de indirectos capturada se vea reflejada o no en el saldo del proveedor.

Nunca Solicita el monto de gatos indirectos pero no se acumulan en la cuenta por pagar. Al aparecer dicha ventana, la casilla “Se acumulan a CxP” estará inhibida pero no podrá ser marcada, haciendo que la cantidad de indirectos capturada no se vea reflejada en el saldo del proveedor.

Número de concepto

Cuando se paga a plazos una factura, los cargos que en cuentas por cobrar se generarán serán por el concepto aquí indicado, se recomienda utilizar el concepto 18, pero se puede indicar cualquier otro.

Compra a plazos Cuando se paga a plazos una Compra, los cargos que en cuentas por pagar se generarán serán por el concepto aquí indicado, se recomienda utilizar el concepto 18., pero se puede indicar cualquier otro.

Interés x compras a plazos Para los intereses que genera una compra a plazos –en caso de haberlo definido-, se generará un cargo, en este campo se debe indicar el concepto de cuentas por pagar por el que se registrarán, el sistema sugiere el concepto 21..

Retención del proveedor En este campo se debe indicar el concepto de cxp que se utilizará para registrar las retenciones por manejo de fletes.

Número de Impuestos

Se indica el número de impuestos que se podrán capturar en un documento de compra, aplicándolo en las partidas; máximo se pueden aplicar 4.

Manejar Flete

El sistema asume que en el documento de compra se le aplicara cargo por flete y lo sugiere en todas las compras y órdenes. Con esto se habilitarán los campos de “Monto” e “Impuesto”, para que el monto especificado sea sugerido al momento de hacer un documento.

No permite realizar el cargo por este concepto.

Pestaña Por Documento El manejo es igual que en facturas, excepto lo referente al tema de Folios fiscales.



Pestaña Por Partida La configuración “Por partida”, funciona de manera similar al módulo de facturas, excepto por lo siguiente: Considerar impuesto 1 en el costo

Al ser activado este campo, el sistema tomará el impuesto 1 (IEPS) (IESP) de un producto como parte del costo del mismo y este será actualizado en inventario y se incluirá para calcularse el costo promedio.

Al desactivarlo toma el costo capturado para ser registrado tal cual en el costo del porducto.

4.2.8 Cuentas Contables

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . Esta opción permite configurar las cuentas contables que se requiere para contabilizar debidamente en Aspel-COI 5.0.los movimientos registrados en Aspel-SAE.

Figura 4.2.7-2 Pestaña Por partida de compras.

Figura 4.2.8-1 Configuración de las Cuentas contables.



4.2.9 Aplicaciones Asociadas

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . El sistema utiliza dentro de su operación otras aplicaciones, en esta sección se define el archivo que se ejecutará cuando en el sistema se llame a estas opciones: Ruta de las aplicaciones

Calculadora Con ella se pueden realizar operaciones en cualquier parte del sistema.

Hoja de Cálculo El editor permite diseñar o modificar los formatos de impresión.

Editor de Textos Se define la hoja de cálculo que se vaya a emplear esta puede ser: Lotus®, Quatro Pro®, Excel®, etc.

Activar sugerencias

Al accesar al sistema muestra diversas sugerencias que permiten un correcto uso del sistema.

Modo Alterno de Captura

Al moverse en los campos de captura de un diálogo la tecla , tiene la misma función de la tecla de tabulador .

Mostar Citas al Inicio

Al activar esta opción se le indica al sistema que al acceder al sistema notifique de las citas programadas para el día de hoy.

Utilizar Interfaz con Outlook®

Gracias a la interfase con MS-Outlook® integrada en esta versión, se podrá asociar los contactos previamente dados de alta desde Outlook® a los clientes registrados en Aspel-SAE, igualmente se podrá dar de alta un contacto de Outlook® desde este módulo. Para una mejor integración entre ambas aplicaciones, al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook se podrá incluir información específica de Aspel-SAE, como información del cliente o vendedor, etc.

Impresora

Se indica el dispositivo de impresión, pudiendo configurar los parámetros propios del Driver de la impresora.

Figura 4.2.9-1 Configuración de aplicaciones asociadas.



4.2.10 Gráficas y Copiado Especial

Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . Con esta opción se puede especificar la presentación de las gráficas, las cuales se registran en un archivo de SAE que se llama SAEWIN.INI, con ello aparecerán con la misma definición cada vez que se ingrese al graficador, también se define la forma de operar en términos generales del Copiado especial. Ajustar la escala al valor máximo de la estadística

Presentará los valores en relación con el valor máximo de la información; al activar esta función puede ser que muchos de los valores se vean muy pequeños en la escala de la gráfica, debido a que el valor máximo es aquél que llena por completo la escala.

Graficar el acumulado de los valores no visibles

Al activar esta opción, el sistema obtendrá el acumulado de todos los valores restantes de la estadística y dicha cantidad aparecerá en la última columna o dato visible.

Máximo de valores visibles en la gráfica

Se puede solicitar que el sistema grafique el número de valores deseados (mínimo 1 y el máximo 15).

Salto de valores al desplazar la gráfica

Aquí se podrá establecer el número de saltos para ir avanzando sobre los registros de la estadística, los cuales aparecerán en la gráfica.

Tipo de formato a usar

Se indica el tipo de formato en el cual se quiere realizar el copiado especial, para que la aplicación que se use no tenga errores, se puede utilizar los formatos en modo de Texto, Lotus 123® (WK1) o para MS-Excel® (Biff3).

Figura 4.2.10-1 Configuración de Graficas y copiado especial.



5. CONFIGURAR EMPRESA

5.1 Antes de Comenzar Una vez que se conoce cuales son los alcances que tiene el sistema con respecto a su configuración, se podrá proceder a su implementación, antes de comenzar con la misma, el usuario debe tener los conocimientos de las necesidades de la empresa para que el proceso sea una tarea sencilla y perfectamente apegado a la forma de trabajo de la empresa. 5.2 Asistente

Ruta de Acceso: Utilerías/Agregar empresa Al accesar a esta opción, aparecerá una ventana la cual es un asistente para dar de alta una empresa o en su defecto si ya se cuenta con una versión 2.x o 3.0, se podrá hacer la traducción de los datos, la ventana que se presenta es como la siguiente: Paso 1 En este paso se deberá elegir entre, si se va a traducir datos de una versión anterior o si se va a crear una nueva empresa con su correspondiente base de datos en blanco, que para efectos de este curso se verá la opción 2, (La Traducción de archivos es un tema ubicado en el nivel Certificación) por lo tanto se debe elegir la opción “Modificar Empresa”.

Figura 5.2-1 Ventana de inicio del asistente.

Figura 5.2-2 Modificar datos de la empresa.



Paso 2 La siguiente ventana mostrará los datos de la empresa del registro, donde se permite cambiar los datos de la misma. Paso 3 En este paso se podrán configurar los parámetros bajo los cuales operará la empresa, con solo oprimir el botón “Configurar”. Se puede consultar el capitulo “Configuración” el cual se incluye en esta guía donde se explicó a detalle cada uno de los parámetros del sistema y su afectación, aunque se pueden dejar los que el sistema de forma predeterminada configura y posteriormente cambiarlos. Paso 4 En este paso se definen algunos parámetros básicos como: si el sistema manejará multilamacenes, el descuento comercial que será sugerido al momento de dar de alta a los clientes, ruta donde se crearan los datos y su respectivo formato de base de datos.

Figura 5.2-3 Modificación del domicilio de la empresa.

Figura 5.2-4 Configuración.



a. Creación de Archivos de la Base de Datos Al aceptar este diálogo inicia el proceso de creación de archivos de trabajo y el sistema solicita información adicional, por ejemplo, cuando se manejan multialmacenes la información de inventarios y servicios se toma para crear el archivo de almacenes mandando todos los registros al almacén 1, de lo contrario este archivo estará vacío y sería necesario hacer el registro de cada producto en su correspondiente almacén de forma manual o por un proceso que tiene el sistema. En este caso como se trata de una base nueva y no se tiene información en inventarios de todas formas estaría sin registros. Para los documentos de compra y venta, se solicita que se den de alta las numeraciones iniciales para cada de ellos, así como las últimas fechas de cada uno. Lo siguiente que solicita el sistema, es si se inicializan los acumulados o no, si se acepta este mensaje generará los acumulados de ventas con la información que encuentre en ese momento. En este caso, como se trata de una base nueva y no existen documentos realizados, los acumulados siempre serán cero.

Figura 5.2-5 Configuración de algunos parámetros importantes.

Figura 5.2.6-1,2 Folios y fechas iniciales para los documentos.



El mismo caso es para los acumulados de compras. Posterior a esto, se crearán una serie de índices de fechas para los filtros. Paso 5 Por último, el sistema solicitará que se den de alta a los usuarios con sus correspondientes perfiles, este paso es opcional ya que si no se hace en este momento posteriormente se podrán configurar cuantos usuarios sean necesarios. El alta de usuarios se explicará a detalle en la sección”Perfiles de Usuario”.

Figura 5.2-6-3,4 Configuración de filtros.

Figura 5-2-7 Alta de perfiles de usuario.



Figura 5.3-1 Alta de usuarios.

Práctica Crear una base de datos nueva utilizando el Asistente y en un directorio llamado CURSO 5.3 Perfiles de Usuario

Ruta de Acceso: Utilerías / Perfiles de usuarios.

Aspel-SAE 4.0 maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificación de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel –además de SAE-, y la información de ellos se almacena en la carpeta “Archivos comunes Aspel” (DAC), es por eso que en una instalación en red esta carpeta también se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-COI 5.0 y cuando se entra a SAE 4.0 aparecerán en la sección de Usuarios Aspel, pero estos no tendrán acceso a SAE, sólo hasta que se asignen al sistema. Al instalar Aspel-SAE de forma predeterminada se tendrá un usuario con clave “Administrador” con una contraseña “Aspel1” (se recomienda sea cambiada a la brevedad posible), el cual accede sin ningún tipo de restricción, el “Administrador” podrá dar de alta a otros usuarios y asignar los derechos respectivos a los usuarios. La definición de los usuarios y perfiles se realiza con una barra de herramientas que facilita el proceso de operación en la captura. Para definir perfiles: 1. Como Administrador, acceder a Perfiles del usuario y en la barra de Herramientas seleccionar la empresa a la

que tendrá permiso de acceso el usuario.

A continuación se explican las opciones con las que cuenta la barra de los perfiles.

Usuarios registrados

para la empresa

seleccionada.

Usuarios Aspel

Figura 5.3-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.



Icono Descripción

Nuevo Usuario Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar oprimiendo las teclas + .

Habilita / Deshabilita Mediante está opción se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y también se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.

Grabar perfil modificado Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado.

Cancela Cambios Está opción permite cancelar los cambios efectuados a un perfil.

Agregar perfil predefinido

Desde está opción se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador.

Seleccionar Empresa

Empresa seleccionada para la asignación de usuarios y modificación de perfiles.

Imprimir Perfil

Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada.

Respaldar / Restaurar

Está opción permite generar respaldos de los perfiles de usuarios y también se permite restaurarlos.

2. Para agregar un usuario nuevo se deberá dar clic en el icono o con los botones se podrán agregar o quitar usuarios que se hayan dado de alta previamente desde otro sistema pudiendo modificar sus

datos dando clic en el icono , el cual estará habilitado únicamente antes de asignarlo al sistema, donde en ambos casos se mostrará la siguiente ventana:

Figura 5.3-3,4 Alta/Modificación de Nuevo Usuario.



Esta ventana cuenta con dos pestañas en las cuales se deberán capturar los siguientes datos:

• Usuario: Nombre del usuario que accesará al sistema. • Nombre: Nombre completo del usuario. • Clave y Confirmar Clave: asignar la contraseña de acceso al sistema y confirmarla. • Puesto y departamento. Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa. • Correo. Dirección de correo electrónico. • Perfil a aplicar. El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al usuario,

éstos son modificables. • Empresas. En esta pestaña se puede asignar las empresas a las que tendrá acceso o a todas, mediante la

casilla “Todas”.

Una vez que se capturaron todos los datos se deberá guardar dando clic en , con esto se agregará el usuario a la lista de usuarios Aspel ya asignado dentro del sistema.

Nótese que los usuarios que ya están asignados al sistema para poder identificarlos se muestran en Negrita. 3. Al agregar un usuario, de forma predeterminada se les otorga un perfil con acceso a todo (excepto a los

perfiles de usuario), para que este perfil sea modificado de acuerdo a las características y políticas de seguridad de la empresa. Por lo que después de agregar un usuario se debe modificar el perfil dando clic en el signo para desplegar o, para Contraer las opciones disponibles.

4. Para habilitar o Deshabilitar las opciones, bastará con dar doble clic o activar el menú contextual,

seleccionando la opción “habilitar/ Deshabilitar” o dando clic en el icono . Las opciones habilitadas se mostrarán en color “Azul” y las Deshabilitadas en color “Gris”.

5. Una vez que se ha definido el perfil se deberá guardar dando clic en icono .

A través del menú contextual en la opción “Propiedades del Administrador”, se pueden modificar los datos del Administrador. 5.3.1 Perfiles predefinidos En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opción a ser modificados o crear nuevos perfiles. Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el menú contextual, dando clic en la opción “Aplicar Perfil” y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.

Figura 5.3-5 Administrador de Perfiles de Usuarios.



Por medio de este menú se puede copiar un perfil y pegarlo a otro usuario. El perfil que tenga el usuario puede modificarse y al guardarse lo hace tomando el cambio, pero sin afectar a los perfiles predefinidos. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del menú contextual dando

clic en “Nuevo Perfil Predefinido” o con el icono .

Al dar clic en el botón agregará un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser asignado a cualquier usuario, al escribir el nombre del perfil nuevo se habilitará dicho botón. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opción “Ver perfiles predefinidos” del menú contextual.

Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del icono , generando un archivo con extensión .pqz, esto también se podrá realizar por medio del respaldo del sistema. Cuando un usuario entre a una opción a la cual no tiene acceso, se mostrará una ventana indicando la situación.

Figura 5.3.1-2 Alta de perfiles.

Figura 5.3.1-1 Aplicación de perfiles a los usuarios.

Usuarios restringidos.

Usuario Administrador.

Figura 5.3.1-3 Estructura de usuarios y perfiles.

Perfiles de usuario.



Práctica

a) Dar de alta los siguientes usuarios:

Usuario Caja1 Usuario Almacen1

Nombre Cajero1 Nombre Almacenista1

Contraseña Curso1 Contraseña Curso2

Puesto Cajero Puesto Almacenista

Departamento Ventas Departamento Almacén

b) Agregar un Nuevo Perfil con Usuario: Caja1 y grabarlo como cajero. Recuerde que al dar de alta un

usuario por omisión tiene habilitadas ( ) todas las opciones, por lo tanto para efectos de esta práctica se indican las opciones que se deben deshabilitar ( ).

Opción Habilitado

Archivos Especificar Impresora

Editor de Formatos

Clientes y CxC

Facturas y Vendedores Archivos/facturas/Agregar/Factura directa

Archivos/Facturas/Agregar especial

Archivos/Facturas/Cancelación

Archivos/Facturas/Consultas

Archivos/Facturas/Reportes

Archivos/Facturas/Cambiar Folio

Archivos/Facturas/Consultas de folios de CxC

Archivos/Remisiones/Cancelación

Archivos/Remisiones/Reportes

Archivos/Remisiones/Cambiar Folio

Archivos/Pedidos

Archivos/Cotizaciones

Archivos/Devoluciones

Archivos/Vendedores

Archivos/Políticas

Archivos/Catálogo de monedas

Edición

Ver

Reportes

Herramientas

Resto de los módulos



6. CATÁLOGOS

6.1 Definición El sistema Aspel SAE 4.0 cuenta con una serie de catálogos contenidos en sus diferentes módulos, los cuales permitirán agregar, editar o borrar información, así como consultarla y emitir reportes. No existe un orden específico para la captura de estos, sin embargo se recomienda que para no repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma, dado que existen algunos catálogos que solicitan información de otros:

6.2 Catálogo de Vendedores

Ruta de Acceso: Facturas / Archivo / Vendedores y/o con el icono . Dentro del sistema se cuenta con un catálogo de vendedores, a los cuales se les asigna un % de comisión, ya que de este dependerá que se pueda determinar de forma correcta el reporte de comisiones, también se tiene el campo zona que tendrá a su cargo, así como el correo electrónico. A continuación se presenta la consulta de vendedores. El alta o edición de vendedores se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Inventario

Vendedores

Líneas de Productos

$ $$

OrdenesCompras

CotizacionesPedidos

RemisionesFacturación

$

$

Cuentas por Pagar

$

$

Cuentas por Cobrar

Funciones CRM

Multi-Almacén

Interfase COI

$

Interfase Banco Toma de Desiciones

Zonas

ClientesProveedores

Figura 6.2-1 Consulta de vendedores.



Figura 6.3-1 Cat. de zonas.

Sus Campos: Clave: es de tipo Alfanumérico o numérico. Nombre: Se debe capturar el nombre del vendedor. % de Comisión: Se debe capturar el % que se le va a dar al vendedor por cada venta que se realice. Zona: Es un campo que permite hacer una clasificación de vendedores. (Este campo no tiene nada que ver con las zonas para cálculo de fletes que se verá mas adelante). Dirección electrónica: Se debe indicar el correo electrónico del vendedor.

Práctica Dar de alta los siguientes vendedores:

Nombre % de Comisión

Zona

Eduardo Gómez Quiroga .17 NORTE

Juan Gómez Martínez .05 NORTE

Armando Cervantes Torres .03 SUR

Mostrador .00

6.3 Zonas

Ruta de Acceso: Clientes y o Proveedores y CxP / Archivos / Zonas y/o con el icono Se cuenta con un catálogo de zonas que pueden asignarse a los clientes o proveedores, se podrán realizar filtros en diversos procesos para obtener información mediante este criterio. Además, es posible asignar a una zona un monto fijo o fórmula para calcular un monto por flete en los documentos de ventas y compras, en base a diferentes criterios, ya que dentro de esta opción cuenta con un nuevo editor de fórmulas para determinar el monto de flete. A continuación se presenta la consulta de zonas.

Figura 6.2-2 Captura de vendedores.



El alta o edición de zonas se realiza por medio del menú Edición / Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Sus Campos: Texto: Nombre de la zona de 1er y 2do nivel. Cuenta Contable: Cuenta contable correspondiente a la zona en Aspel-COI (opcional). Monto: Se puede capturar un monto fijo o parámetros peso, volumen o subtotal (Solo aplica para el 3er nivel). Impuesto: Se indica el % de impuesto para la zona de flete, por ejemplo en la frontera el impuesto es del 10% de IVA (Solo aplica para el 3er nivel). Para poder hacer uso adecuado de las zonas en primer lugar se debe configurar en los parámetros del sistema el manejo de flete. Posteriormente definir y delimitar la forma de dar de alta las zonas ya que el sistema requiere forzosamente que se den de alta tres niveles, por ejemplo:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

Distrito Federal Norte Azcapotzalco

Sur Magdalena Contreras

Estado de México Norte Izcalli

Sur Tlalnepantla

Donde el primer nivel por ejemplo, son los estados, el segundo la zona geográfica, y el tercero son las delegaciones o municipios. Al dar de alta el primer y segundo nivel el sistema solo solicitará el nombre de la zona y su cuenta contable, ya que se podrá llevar un control contable por conceptos de fletes, donde el nivel que se use dependerá de la forma en que se hagan los registros contables en la empresa en particular. Para el primer y segundo nivel la venta de alta será la siguiente:

Figura 6.3-2 Alta de y configuración de flete por zona.

Figura 6.3-3 Alta de zona (1 y 2 nivel).



Al dar de alta el tercer nivel, la ventana que se presenta será la siguiente: En esta venta se podrá determinar el monto del flete por monto fijo o por alguna fórmula, así como el impuesto correspondiente a la zona de traslado. En México, por ejemplo, los impuestos de fletes varían. El impuesto de las fronteras es distinto al de las zonas centrales. Si en el manejo de fletes, se tienen establecidos montos fijos, estos se podrán escribir directamente en el campo correspondiente de cada zona, pero sí el monto del flete depende de otros factores tales como, volumen, peso,

cantidad, etc., se puede definir mediante el icono el cual presenta la siguiente ventana: Donde por cada unidad de peso definida en el producto se cobrará a 10.00 pesos, multiplicándolo por el total de piezas del documento, de tal forma que si un producto tiene definido .500 (1/2 Kg.) y se vende 45 piezas el total del flete será de: (0.50 * 45) * 10 = 225.00 Por esto la definición adecuada del manejo de peso o volumen (en el detalle de inventarios y servicios), cobra una mayor importancia, ya que de esto dependerá un correcto cálculo de fletes al momento de utilizar el manejo de zonas. Para poder determinar cálculos como éstos, el sistema cuenta con una calculadora que es invocada con

el icono . El monto de flete que determine el sistema de forma automática, puede ser modificado por el usuario al momento de realizar sus documentos de compra o venta.

Figura 6.3-4 Alta de zona y configuración de flete (3er Nivel).

Figura 6.3-5 Configuración de flete.



Práctica Dar de alta las siguientes zonas:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Monto / Fórmula

Z. Norte Chihuahua Chihuahua Subtotal * 0.10

CD Juárez Subtotal * 0.12

Nuevo León Monterrey Subtotal * 0.10

San Nicolás de los Garza Subtotal * 0.10

B. California Norte Mexicali Subtotal * 0.15

Z. Sur Yucatán Mérida Subtotal * 0.13

Quintana Roo Chetumal Subtotal * 0.13

Guerrero Acapulco Subtotal * 0.05

6.4 Clientes

Ruta de Acceso: Clientes y Cuentas por Cobrar y/o con el icono . El registro de clientes en el sistema Aspel-SAE es una función indispensable para explotar al máximo las ventajas del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y/o modificar los datos para tener siempre correctos los datos de facturación. Las características más importantes de este catálogo son:

• Agregar, modificar o eliminar información de los clientes de la empresa. • Revisar el saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos. • Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el contacto de la persona encargada de los

pagos, para establecer comunicación. • Obtener un Pronóstico de cobranza del cliente y consultar sus datos. • Conocer la Antigüedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos. • Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente. • Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo. • Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisión de etiquetas de clientes. • Además de una serie de funciones tipo CRM, las cuales permitirán por medio de campañas dar una mejor

atención y seguimiento a los clientes. • Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarán en los movimientos

de CxC que se generen. • Agregar, Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes. • Revisar los Cobros del día por saldo o por clave del cliente. • Recibir Pagos de clientes. • Aplicar Anticipos a un cliente. • Dividir los cargos a un cliente, para recepción de pagos parciales. • Generar Reportes como Cobranza general, Estados de cuenta general y Detallado, Resumen de

movimientos, Pronósticos y Controles de cobranza, Corte de caja, entre otros. • Actualizar saldos del cliente. • Aplicar intereses moratorios a un cliente.



Figura 6.4-2 Datos generales del cliente.

El cliente mostrador se da de alta automáticamente al momento de realizar cualquier documento de venta, con solo pasar el campo sin indicar ningún cliente, asignándole la clave MOSTR. Al entrar a este módulo el sistema presenta la consulta de clientes. El alta o edición de clientes se realiza por medio del menú Edición / Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Sus Campos: Clave del cliente: puede ser alfanumérica o numérica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en la configuración. Datos del cliente: Los datos del cliente son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo y en la emisión de facturas, los datos son: Nombre, Dirección, Colonia, Población, Teléfono, Fax, R.F.C., Código Postal, E-mail y CURP (opcional). Clasificación del cliente: Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas características de venta de tu empresa (pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada característica). Esto ayudará posteriormente a realizar consultas y reportes del catálogo de manera más selectiva (opcional).

Clave y Nombre del

cliente

Datos para facturación

WEB site del cliente

Clasificación

Zona

Figura 6.4-1 Consulta de clientes.



Figura 6.4-3 Datos de ventas del cliente.

Sus campos: Días de crédito : El número de días de crédito lo utilizará el módulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando se realice un movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerará los días de crédito para determinar la fecha de vencimiento (opcional). Límite de crédito : Este dato se utiliza en el Módulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. Sí el monto de la venta a crédito sumado al saldo del cliente es mayor al límite de éste, el sistema solicitará autorización para proseguir con el proceso (opcional). Revisión y pago : Registra el día en que el cliente acepta facturas para su autorización y/o revisión, y el día en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisión de reportes de cobranza se tendrá la fecha de entrega de documentación y cobro (opcional).

Lunes L o Lu Martes M o Ma

Miércoles I o Mi Jueves J o Ju

Viernes V o Vi Sábado S o Sa

Domingo D 0 Do

Y puede usar en combinación con números, por ejemplo: 1515 El cliente revisa los días 15 de mes y paga ese mismo día. Lu15 Revisa documentos el lunes más inmediato a la fecha de vencimiento y paga el día 15 de cada mes. 15I4 Revisa el día 15 y lo paga el miércoles de la cuarta o última semana. % Descuento : Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerirá al hacer una factura, remisión, pedido o cotización (opcional). Saldo del cliente: Este campo se actualiza, alimentándose de los conceptos de CxC que se le generen al cliente,

pudiendo consultar con el icono o con la tecla apareciendo la siguiente ventana.

Los cambios en estos campos serán registrados en la bitácora del expediente del cliente.

Días de crédito se usa para calcular la fecha de

vencimiento en los

documentos de venta.

Datos para la retención.

No permite facturar

cuando se ha sobregirado.

Días para Revisión y

pago.

Descuento aplicable en documentos

de venta.



Figura 6.4-5 Datos Históricos del cliente.

Vendedor: Se indica la clave del vendedor asignado del catálogo al cliente (opcional). Considerar retención: Si se marca esta casilla al facturarle al cliente y se asigne un flete, se generará la retención del % que se indique (opcional). Sus campos: Ventas anuales: En el campo de ventas anuales se podrán consultar los documentos de venta que conforman esa cifra. Estos datos se actualizan de forma automática de acuerdo a los movimientos que se le vayan generando al cliente.

Datos sobre el último pago

que ha realizado el

cliente.

Datos sobre la última venta efectuada a ese cliente.

Figura 6.4-6 Documentos que integran las ventas anuales.

Figura 6.4-4 Conceptos que integran el saldo del cliente.



Figura 6.4-7 Datos adicionales del cliente.

Sus campos: Observaciones: Este campo permite el almacenamiento de una gran cantidad de información (255 caracteres). Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanuméricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numéricos (entero, 2 dobles) respectivamente. Esta sección almacena la parte del mecanismo de emisión de una factura electrónica para el cliente, teniendo las siguientes opciones:

Sí está activada esta casilla, indica que la factura electrónica será impresa.

Sí está activada esta casilla, indica que se enviará por mail el archivo de factura electrónica al correo especificado en el campo “Cuenta de correo para envío”.

Observaciones generales de los clientes.

Campos libres alfanuméricos definidos por el usuario.

Campos libres numéricos definidos por el usuario.

Figura 6.4-8 Configuración de Emisión de CFD’s.



Figura 6.4-10 Alta y consulta de contactos.

Sí está activada esta casilla, indica que el correo se enviará de forma transparente para el usuario sin que se abra la ventana del correo para enviarlo de forma manual.

Sí está activada esta opción, la factura generar el archivo de factura electrónica sin ningún tipo de encriptación.

Al estar seleccionada esta opción, el sistema solicitará que se le indique donde se encuentra el archivo de Certificado Digital (*.cer) del cliente en particular, es decir la llave publica del cliente.

En el detalle de cada cliente parecerán estos botones de comando, los cuales permitirán moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algún dato podrá ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Para poder llevar un control de comunicación mas organizado con los clientes, se cuenta con un catálogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener relación, pudiendo contar con una comunicación más personalizada.

Permite agregar un nuevo contacto asociándolo a un cliente determinado, solicitando los siguientes datos:

• Cliente. • Tipo de contacto. • Nombre. • Dirección. • Teléfono. • E-mail.

Permite ver el detalle del contacto seleccionado.

Figura 6.4-9 Consulta de contactos.



Permite eliminar un contacto de esta consulta. Además de las funciones básicas que cualquier consulta tiene, tal como ya se vio en el segundo capitulo, en esta consulta aparecerán unos iconos los cuales permitirán establecer una comunicación dinámica entre Aspel-SAE y MS-Outlook® versión 2000 o superior. Las siguientes tres opciones requieren que se tenga instalado MS-Outlook® y se tenga configurado en las aplicaciones asociadas para que pueda trabajar, de lo contrario mandará el siguiente mensaje:

Permite visualizar los contactos de MS-Outlook® para poder asignarlos al cliente con el cual se esta trabajando en ese momento.

Permite mandar todos los contactos de la lista directamente a la carpeta de contactos de MS-Outlook®, de tal forma que al consultar los contactos de MS-Outlook® se visualizará con los datos dados de alta en la sección de contactos de Aspel-SAE, como se muestra a continuación:

Esta opción es lo contrario de la anterior, permite bajar los contactos de la carpeta de MS-Outlook® a los contactos de Aspel-SAE.

Figura 6.4-11 Contactos de Outlook®.

Figura 6.4-12 Carpeta de contactos de MS-Outlook® con los contactos de Aspel-SAE.



Es posible que al ejecutar alguno de los comandos que tiene una estrecha relación con MS-Outlook®, se visualice un mensaje como el siguiente: Esto es solo un mensaje de alerta indicando que algún otro programa esta tratando de ingresar a la base de datos de MS-Outlook, por lo cual solo se le debe indicar que si le permita acceder.

Práctica

CLIENTE 1 Nombre: TALLERES INDUSTRIALES, S.A. DE C.V. Dirección: San Gregorio 824 Colonia: San Francisco Población: México, DF. Teléfono: 56-87-56-87

Código Postal: 10400 RFC: TIN-980123-78H Clasificación: NRR Fax: 52687657 N= Zona Norte R= Crédito R= Cliente Regular

Limite de Crédito: 70,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 3 Fecha de ultima venta: Nulo Revisión y Pago: 1515 Días de Crédito: 15 Vendedor :3

CLIENTE 2 Nombre: ACABADOS BETA, S.A. DE C.V. Dirección: Palacio de Justicia No. 915 Colonia: Anáhuac Población: San Luis Potosí Teléfono: (48) 11-16-32

Código Postal: 24000 RFC: ABE-900515-IK7 Clasificación: SRE Fax: (48) 13-1514 S = Zona Sur R = Crédito E = Cliente Excelente

Limite de Crédito: 50,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 2 Fecha de Ultima Venta: Nulo Revisión y Pago: LU15 Días de Crédito 15 Vendedor: 2

CLIENTE 3 Nombre: INTEGRACION TECNOLÓGICA, S.A. Dirección: Norte 60 No. 3647 Colonia: Mártires de Río Blanco Población: Gustavo A. Madero Teléfono: (55) 30938811

Código Postal: 06080 RFC: INT-040515-IK7 Clasificación: NRE Fax: (55) 85893279 N = Zona Norte R = Crédito E = Cliente Excelente

Limite de Crédito: 90,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 2 Fecha de Ultima Venta: Nulo Revisión y Pago: LU15 Días de Crédito 60 Vendedor: 1

CLIENTE 4 Nombre: C. SHELBY INC. Dirección: Autopista Méx:Qro No. 1002 Colonia: Industrial. Población: Izcalli Teléfono: (55) 20931188

Código Postal: 54060 RFC: CSH-540802-GT1 Clasificación: NRE Fax: (55) 53909629 N = Zona Norte R = Crédito E = Cliente Excelente

Limite de Crédito: 95,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 2 Fecha de Ultima Venta: Nulo Revisión y Pago: LULU Días de Crédito 90 Vendedor: 4



Figura 6.5-2 Datos generales del proveedor.

6.5 Catálogo de Proveedores

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar ó con el icono . Los proveedores de cada empresa deben registrarse, al mantener esta base de datos actualizada se genera un Catálogo de Proveedores muy útil para efectos de comprar y pagar la mercancía adquirida. Los datos de proveedores son muy similares a los de clientes exceptuando algunos campos. El aspecto más importante de este catálogo es:

• Agregar, Modificar o Eliminar información de los proveedores de la empresa. • Revisar el Saldo general del proveedor y el detalle de sus movimientos. • Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar los contactos. • Obtener un Pronóstico de pagos al proveedor y desde allí consultar sus datos. • Conocer la Antigüedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos. • Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado. • Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas. • Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de proveedores y

emisión de etiquetas.

Al acceder a este modulo, se mostrará la siguiente pantalla o con el icono : El alta o edición de clientes se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Clave y Nombre del proveedor.

Datos para facturación.

WEB site del proveedor.

Clasificación

Zona

Figura 6.5-1 Consulta de proveedores.



Figura 6.5-3 Datos para compras.

Sus Campos: Clave: La clave del proveedor puede ser alfanumérica o numérica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en la configuración. Datos del Proveedor: Se debe anotar toda la información referente al proveedor. Los datos del proveedor son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo y en la emisión de facturas, anota los datos de: Nombre, Dirección, Colonia, Población, Código Postal, R.F.C., C.U.R.P, Teléfono, Fax, Página Web, Clasificación, Zona. Clasificación: Sirve para agrupar a los proveedores de acuerdo a las características de compra de la empresa, lo cual ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catálogo de manera más selectiva. Sus Campos: Días de crédito: Se tienen 3 caracteres para definir este campo, siendo el número máximo que acepta el sistema el 732. El número de días de crédito lo utilizará el módulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Límite de crédito: Este dato se utiliza en el catálogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si se deja el campo en ceros, se asumirá que tienes con el proveedor un crédito ilimitado. Saldo: Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor. % Descuento: Es el porcentaje que el proveedor otorga a la empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepción en el módulo de Compras. Considerar retención / % retención: Al activar esta casilla el proveedor actuará como retenedor del impuesto sobre el monto del flete, sobre el % que se capture en el campo de % de retención.

Días de crédito se usa para calcular la fecha de

vencimiento en los

documentos de compra.

Datos para la retención.

No permite comprar

cuando se ha sobregirado.

Descuento aplicable en documentos de compra.



Figura 6.5-4 Datos Históricos del Proveedor.

Sus campos: Compras Anuales: Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor después de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal – Descuento comercial + Total indirectos. Sus Campos: Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de información (255 caracteres). Campos libres: El sistema tiene tres campos alfanuméricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numéricos (1 entero, 2 tipo doble) respectivamente.

En el detalle de cada proveedor aparecerán estos botones de comando, los cuales permitirán moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algún dato podrá ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Datos sobre el último pago

que se ha realizado al proveedor.

Datos sobre la última

Compra efectuada a

ese proveedor.

Copras anuales, este

dato se conforma de las compras generadas y puede ser

consultado.

Observaciones generales de

los proveedores.

Campos libres alfanuméricos definidos por el usuario.

Figura 6.5-5 Datos adicionales del proveedor.

Campos libres numéricos definidos por el usuario.



Para poder llevar un control de comunicación más organizado con los proveedores, al igual que en el módulo de clientes, se cuenta con un catálogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener algún tipo de relación relativa a la empresa, pudiendo contar con una comunicación más personalizada.

Práctica

PROVEEDOR 1 Nombre: SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO, S.A. Dirección: Torre Comercial América Piso # 23 Población: San Pedro Garza García, N.L. Colonia: América Teléfono: 53-685100 RFC: MIG-800704-9H1

Código Postal: 64240 Clasificación: NRR Fax : 3687050 N = Norte R = Crédito R = Proveedor Regular

Límite Crédito: 250,000.00 Saldo: 0.00 Compras Anuales: 0.00 Descto: 5% Fecha ultima compra: Nada Días de Crédito 30

PROVEEDOR 2 Nombre: DISTRIBUIDORA DE MATERIALES, S.A. DE C.V. Dirección: Hidalgo #2294 Colonia: Central Población: México, DF. Teléfono: 5521-9868 RFC: DIP-850619-4G9 Fax: (5) 554-7050

Código Postal: 06000 Clasificación: NRR N= Norte R= Crédito R= Proveedor Regular

Límite de Crédito: 200,000.00 Saldo: 0.00 Compras Anuales: 0.00 Descto: 5% Fecha de última compra: Nada Días de Crédito:30

PROVEEDOR 3 Nombre: IMPORTADORA INTERNACIONAL S.A. DE C.V. Dirección: Hidalgo #2294 Colonia: Central Población: México, DF. Teléfono: (5) 53204578 RFC: DIP-850619-4G9 Fax: (5) 554-7050

Código Postal: 06021 Clasificación: NRR N= Norte R= Crédito R= Proveedor Regular

Límite de Crédito: 200,000.00 Saldo: 0.00 Compras Anuales: 0.00 Descto: 5% Fecha de última compra: Nada Días de Crédito:30

6.6 Catálogo de Líneas de Productos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catálogo de Líneas de productos. Las líneas de productos son la parte medular de los inventarios ya que al definirse de forma correcta pueden generarse reportes muy importantes, los cuales determinarán información administrativa y contable, pues las líneas de productos es la única opción de poder llevar el control contable del almacén. Una línea de producto se define como una agrupación de un conjunto de productos y/o servicios que manejan ciertas características específicas y/o comunes entre ellos, por lo cual es conveniente agruparlas.



El alta o edición de líneas se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Sus Campos: Clave: Se captura la clave de la línea, la cual servirá para poder identificar los productos. Descripción: Se captura la descripción de la Línea. Cuenta contable de Aspel-COI: Se captura la cuenta contable de ala que corresponde en Aspel-COI. La cuanta contable preemitirá llevar en Aspel-COI lo registros contables de los movimientos al inventario por línea de producto. 6.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) El manejo de tallas y colores en Aspel-SAE consiste en generar desde la línea de productos una división de grupos en tres niveles (Grupo, Subgrupo1 y Subgrupo2) al momento de tener marcada la casilla

la cual habilitara el poder configurar las divisiones, las cuales tienen correspondencia directa con las tallas y colores.

Figura 6.6-1 Alta de líneas de inventarios.

Figura 6.6-1 Consulta de Líneas de Inventarios.



Las leyendas Tallas y Colores son un parámetro, por lo tanto esto puede adecuarse a las necesidades específicas de la empresa, por ejemplo que se llame Medidas y Terminados. Con el icono Agregar se podrán agregar nuevas grupos y/o subgrupos o en su defecto modificarlas o eliminarlas con los iconos correspondientes.

Figura 6.6.1-1 Definición de la clave. Figura 6.6.1-2 Alta de talla y/o Color.

Grupo: Indica la longitud de la clave principal Subgrupo 1: Se define la longitud que tendrá, en la talla (opcional). Subgrupo 2: Se define la longitud que tendrá, en el color (opcional). Separador: Se debe usar algún carácter para separar la talla del color (opcional). Posteriormente se deberán dar de alta las tallas dando clic en la pestaña talla y/o color con el icono agregar, apareciendo las siguientes ventanas:

Figura 6.6.1-3 Alta de talla. Figura 6.6.1-4 Alta de Color.

Si se da de alta una talla o color al cual no se específico alguna longitud el sistema mandara un mensaje como el siguiente:



La ventaja de trabajar bajo este esquema es que facilitará el alta de las claves de inventarios, por ejemplo: Si se va a dar de alta un pantalón de mezclilla marca X, el cual tiene las siguientes características:

• Corte Vaquero • Colores: Azul Navy, Azul-Sotone y Negro • Tallas: 30, 32, 34 y 40

Para dar de alta en el sistema estas combinaciones, que en este caso serían 12, se tendrían que generar claves como las siguientes: PanVaq-30-AN Pantalón Vaquero Talla 30 Azul Navy PanVaq-30-AS Pantalón Vaquero Talla 30 Azul Stone PanVaq-30-Ne Pantalón Vaquero Talla 30 Negro PanVaq-31-AN Pantalón Vaquero Talla 32 Azul Navy . . Para evitar esto en el sistema simplemente se podría definir una línea de productos llamada: PanVAq con un sub1grupo colores (AN, AS, Ne) y un subgrupo de tallas (30, 32, …40), para que al dar de alta el producto e indicarle que vamos a utilizar esta línea de forma automática genere todas las combinaciones posibles. Al trabajar bajo esta modalidad es necesario que previamente se realice un estudio adecuado de la forma en que serán estructuradas las claves que conformaran el catálogo de inventarios, ya que al hacer uso de esta opción, afectara la construcción de claves de los inventarios. Considere los siguientes factores antes de construir sus claves de inventarios:

• La clave del catálogo de inventarios consta de 16 caracteres. • El sistema opcionalmente puede manejar 1 digito verificador. • Si se va hacer uso de etiquetas de códigos de barras y qué tipo de código (EAN/JAN 8, 13, UPC-A, etc.)

ya que cada uno de estos maneja ciertas características y algunos de ellos se deben ajustar a normas internacionales como el EAN/JAN.

Práctica

Dar de alta las siguientes líneas:

Línea / Descripción Grupo Subgrupo 1 / 2

Tallas / Descripción Colores / Descripción

EXTT / Extintor 4 / 3 / 4 1kg / 1 Kilogramo 2kg / 2 Kilogramos 5kg / 5 Kilogramos

Rj Rojo Az Azul Bl Blanco

JARDI / Jardinería No maneja subgrupos

MNGR / Manguera 4 / 3 / 4 5m/ 5 Metros 10m / 10 metros 20m / 20 metros

Rj Rojo, Cf Café, Az Azul Bl Blanco, Vd Verde

EXTE / Extensión Eléctrica 4 / 3 / 4 2m / 2 metros 5m/ 5 metros

Bl Blanco Ng Negro



Figura 6.7-2 Datos generales del producto.

6.7 Inventarios

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios y/o con el icono . En este modulo es el encargado de llevar la administración y control de inventario, viéndose afectado por las operaciones de entrada y salida. Se podrán generar operaciones tales como Agregar, Modificar o Eliminar información de los productos de la empresa. Entre sus características más importantes tenemos:

• Realizar el Cambio de precios de los productos. • Actualización de existencias por producto o por grupo de productos. • Inventario físico de los productos. • Consulta el Kárdex, Número de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de los productos. • Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado. • Imprimir los reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Líneas de Productos, Reporte de Lista

de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mínimo, Reporte de Stock Máximo , Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones ,Reporte de Ventas Anuales

• Manejo de Multialmacenes. Al entrar a este módulo, presenta la consulta de Inventarios. El alta o edición de líneas se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Datos de identificación del producto.

Tipos de productos.

Datos de Control.

Manejo de Series, Lotes y pedimentos.

Datos de manejo de

manejo.

Figura 6.7-1 Consulta de Inventarios y servicios.



Sus Campos: Clave: En este campo se debe indicar la clave que identifica al producto, la cual es única y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanuméricos.

La clave es sensible a mayúsculas y minúsculas. Clave Alterna: El sistema permite definir para los diferentes tipos de artículos (productos, servicios, kits y grupos de productos) una clave alterna, dicha clave podría ser el código de barras del producto o un código proporcionado por el proveedor, por mencionar algunos ejemplos. Mediante esta clave es posible registrar compras, ventas y movimientos al inventario aunque al indicarla el sistema la asocia automáticamente a la clave principal y utiliza esta en todos los procesos. Tipo de Producto: El sistema maneja 4 diferentes tipos de productos, los cuales explicarán más adelante. Tiempo de surtido: En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en días) que tardan los proveedores en surtir el producto. Será útil para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artículo. Control de Almacén: Aquí se registra la ubicación de un artículo dentro de la bodega. Volumen / Peso: Estos campos te podrán ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. Unidad de Entrada / Salida: Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales, supongamos que una producto llega en cajas y sale en piezas, se debe indicar Entrada Cj, mientas que en salida Pz. Factor entre unidades: Este factor expresa la relación que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida, es decir si entra en cajas y cada caja tiene 10 piezas, al momento de hacer una compra de 1 caja en el inventario se reflejaran 10 pzs. Unidad de empaque: Aquí se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja (dato informativo). Números de serie / lotes / pedimentos aduanales: Si el producto que se esta registrando maneja Números de serie, lotes, o si proviene del extranjero, se deberá marcar la casilla correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos, haciendo las afectaciones correspondientes cada vez que se genere un movimiento de entrada o salida.

Con el botón podrán ser consultados los números de serie y/o los lotes, mostrando para Números de serie la siguiente pantalla, donde permite indicar otra clave o el almacén que se requiera consultar (en caso de manejar multialmacén): Al consultar los lotes se mostrará una ventana como la siguiente la cual permite visualizar Pedimento, Lote, Existencia, Fecha del pedimento y Caducidad del lote.

Figura 6.7-3 Selección de Clave y Almacén.

Figura 6.7-4 Consulta de Números de Serie.



Figura 6.7-6 Precios y control del inventario.

Figura 6.7-7 Alta de Precios de venta.

Toda la información de Números de Serie, Lotes y Pedimentos se verán a detalle cuando se llegue al tema correspondiente. Sus Campos: Precio al público: Este precio siempre será sugerido como precio unitario del artículo al momento de elaborar una

cotización, pedido, remisión o factura. Además con el botón se podrán dar de alta 4 precios más, donde el mínimo siempre será el tope para poder vender, es decir no se podrá vender aun precio menor al capturado en el mínimo, de tal forma que si no se captura este dato, al momento de vender se puede vender con precio $0.00 a menos que se tenga restringido el cambio de precios por un perfil o política. Si se captura un precio mayor a uno capturado previamente al anterior, el sistema lo indicará mandando mensajes como el siguiente:

El sistema maneja aparte

del precio público 4

precios más y manejo de

otra Moneda

Se pueden asignar

esquemas de impuestos distintos.

Datos para control del punto de reorden.

Métodos de costeo.

Proveedores.

Figura 6.7-5 Consulta de Números de Serie.



Moneda: Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos, aunque las operaciones de compra y venta se podrán efectuar en la moneda que se requiera aún siendo diferente de lo definido en este campo. Esquema de Impuesto: Se indica el esquema de impuesto que se aplicará al producto que se está dando de alta, cada uno de los productos podrán tener asociado un esquema de impuesto diferente de acuerdo a la legislación vigente. Existencia: Aquí se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario.

Es importante mencionar que, en caso de que se maneje multialmacenes, la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes.

Este campo se podrá manipular manualmente si se tiene habilitado “cambio de existencias” en la configuración, lo cual no es recomendable. Stock mínimo: En este campo debe indicarse la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes. Stock máximo: Aquí se anota la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en almacén. Apartados: Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se “apartaron” desde el alta de pedidos. Costeo: El sistema maneja cuatro métodos de costeo:

• U.E.P.S.: Últimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las últimas entradas realizadas).

• P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas).

• Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos).

• Estándar: Costo invariable (definido por el usuario). • Identificado: Este costo en el sistema se basa en el manejo de números de serie, por ello al seleccionarlo

el sistema forzará a que se marque la casilla de “Números de serie”, mostrando un mensaje como el siguiente:

Para saber como realiza el sistema los cálculos de cada uno de los métodos, se deberá tomar el curso Certificación.

Si se manejan almacenes, al modificar la información del producto, se podrá revisar con este botón las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa y conocer asimismo los stocks mínimos y máximos permitidos y la cantidad pendiente por recibir del artículo, tal como se muestra en la siguiente figura:



Si el artículo no estuviera registrado en alguno de los almacenes, mandará el siguiente mensaje: Proveedores 1 y 2: Aquí se registran las referencias de los proveedores que surten el producto. Sus Campos: Pendientes por recibir: Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Pendientes por surtir: Esta cifra representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. Cada pedido incrementará este rubro y cada factura o remisión lo reducirá. Acumulados anuales ventas/compras: Aquí se indica la cantidad, monto y Fecha de última venta/compra estos campos se actualizan automáticamente si se trabaja con los módulos integrados. Costo promedio: Representa la media de todos los movimientos de entrada y salida, independientemente del método de costeo utilizado.

Figura 6.7-9 Registro y acumulados de inventarios.

Pendientes por recibir (ordenes) y por surtir (pedidos).

Acumulados de ventas,

estos datos se actualizan de

forma automática.

Costo promedio y último. Se

actualizan de forma

automática

Acumulados de compras,

estos datos se actualizan de

forma automática.

Figura 6.7-8 Consulta de existencia en multialmacenes.



Último costo: Este campo expresa el último costo unitario al que se compró o entró al almacén el producto.

Sus Campos: Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de información adicional (255 caracteres). Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanuméricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numéricos (1 entero, 2 dobles) respectivamente. Cuando se maneja Multialmacén, será necesario indicar en que almacén serán registrados los productos de la siguiente forma, al grabar los datos aparecerá el siguiente mensaje: Dado que el sistema puede manejar hasta 99 almacenes, al indicarle que “Si”, mostrará la siguiente pantalla:

Con el botón se podrá registrar el producto en los diferentes almacenes, al darle clic, aparece una ventana la cual solicita el número de almacén en el cual se va a registrar y este proceso se podrá repetir para cuantos almacenes se deseen dar de alta.

Figura 6.7-10 datos adicionales del producto.

Figura 6.7-11 Alta de almacenes.



NOTA: Si por alguna causa no se pudieran registrar en ese momento los almacenes, posteriormente mediante un proceso se podrá hacer. 6.7.1 Producto Son todas aquellas materias primas, productos terminados y sub-ensambles los cuales son cuantificables y en el sistema se les puede registrar información en todos los campos antes mencionados.

Práctica Dar de alta los siguientes productos:

PRODUCTO 1 Clave del Producto: REGAJAR-001 Clave Alterna: 000 852 368700 Descripción: Regadera para jardín Modelo: 001 Línea: JARDI • Sin números de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Público: 35.00 PL2: 32.00 PL3: 30.00 PL4: 28.00 P. Mínimo: 25.00 • Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Costeo: Promedio Stock Mínimo: 5 Stock Máximo: 35

Datos adicionales del producto Proveedores: Seleccionar él número 1 Fecha ultima Compra: Nada Venta: Nada Cantidades pendientes Por recibir: 0 Por surtir: 0

Costos: Promedio: 0.00 Ultimo: 0.00 Acumulados anuales ventas Cantidad: 0 Monto: 0.00

Lo mismo es para el resto de los productos.

PRODUCTO 2 Clave del Producto: TIJJAR-001 Clave Alterna: 000 902 368700 Descripción: Tijeras para Jardín Línea: JARDI • Sin números de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Público: 250.99 PL2: 235.50 PL3: 210.00 PL4: 200.50 P. Mínimo: 185.50 • Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada


Figura 6.7-12 Selección de almacenes.



PRODUCTO 3 Clave del Producto: PULI2000-1HP Clave Alterna: 000 390 441200 Descripción: Pulidora 2000 1 HP Línea: HERE • Con números de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Público: 896.99 PL2: 850.20 PL3: 790.00 PL4: 760.80 P. Mínimo: 730.50 • Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada


PRODUCTO 4 Clave del Producto: CEPJAR Clave Alterna: 000 781 423300 Descripción: Cepillo-Escoba para jardinero Línea: JARDI • Sin números de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Público: 102.30 PL2: 95.20 PL3: 80.00 PL4: 72.90 P. Mínimo: 69.99 • Moneda: Pesos • I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 8 Existencias: 0 Costeo: * Promedio Stock Mínimo: 2 Stock Máximo: 4

6.7.2 Servicios La opción Alta de Servicios permite añadir nuevos servicios al inventario; contando con las cuatro carpetas para indicar sus características como por ejemplo: clave descripción, línea, unidad de empaque, precio, esquema de impuestos, etc. Y se puede definir como aquellas claves que se registran en el sistema, pero que no tienen un manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se den de alta compras. Cabe mencionar que al indicar la opción “Servicio” algunos campos quedaran inhibidos, ya que por ejemplo un servicio no se tiene peso, volumen, control de almacén, unidad de entrada/salida, lotes, pedimentos, etc. Figura 6.7.2-1 Detalle de un servicio.

Los servicios no manejan unidades de medición.



Figura 6.7.2-2 Pecios de servicios.

Práctica Dar de alta el siguiente servicio:

SERVICIO 1 Clave del Producto: PODJAR-100m2 Descripción: Podada de Jardín 100 mts 2 Línea: SERV Precio Público: 500.00 P. Lista: 450.00 P. Mínimo: 380.00 Moneda: Pesos I.E.P.S.: 0.00% I.V.A.: 15%

6.7.3 KIT Es un conjunto de productos y/o servicios que se agrupan para venderse como una unidad, es lo que en algunos centros de comercio definen como “paquetes”. Los KIT no llevan inventario en si mismos, si no que su existencia se basa en la existencia de los productos y registro de los servicios que lo componen, por ello antes de vender es importante que se verifique la existencia de cada uno de ellos, ya que si falta la existencia suficiente de uno sólo de los componentes, no se podrá realizar la venta del KIT.

Al seleccionar la opción KIT se habilitara un botón el cual permitirá el armado del mismo. Es importante que antes de armar los KIT se tenga capturado cuando menos el precio público, ya que en base a éste se genera el porcentaje del valor desglosado de cada componente. Por ejemplo: Planteamiento: Supóngase 3 productos (A, B, C) con precio público de 100.00, 50.00 y 25.00 respectivamente. Al momento de armar un KIT se usarán las siguientes cantidades:

Pzs Producto Precio

1 A 100

2 B 50 c/u

3 C 25

Los servicios no utilizan

métodos de costeo.

Los servicios por su

naturaleza no operan

Cantidades.



Al indicar la primera partida el % estará en 100 dado que en ese momento abarca el total del precio, al marcar la siguiente partida, como el producto B tiene un precio de 50.00, pero son 2 piezas los montos quedan 100.00 y 100.00, por lo tanto el % esta en 50 y 50, pero al marcar la tercera partida que es un solo producto a un precio de 25.00, los % quedan de la siguiente forma: 44.44, 44.44 y 11.11, con un precio sugerido de 225.00. Si en vez de 2 piezas del producto B se hubiera usado solo una, quedaría de la siguiente forma: 57.14, 28.57 y 14.29, con un precio sugerido de 175.00. Al seleccionar un la opción KIT y armarlo se mostrará una ventana como la siguiente: Aquí se debe seleccionar las cantidades y los componentes que integrarán el KIT e indicarle el precio que tendrá. Para determinar el precio de un KIT, al momento de armarlo se deberá tomar en consideración la información del costo y los precios reales, ya que en estricta teoría, un KIT debe ser mas económico que si se compraran por separado las piezas que lo componen, pero se debe tener cuidado que al determinarle el precio no sea menor que el costo, que es un dato muy útil, el cual se muestra en la parte de abajo del precio del KIT.

Una vez que se haya construido el KIT se deberá grabar oprimiendo la tecla o con el icono . Se pueden generar líneas de inventarios para clasificar los Kit’s.

Es posible realizar el armado de los KIT’s, aun que no se tenga existencia. Los KIT al igual que los servicios deshabilitan algunos campos, como se muestra a continuación.

Figura 6.7.3-1 Armado de Kit’s.

Precio del Kit

Costo total del KIT.

Precio real en base al más

alto.

Precio real en base al

Mínimo.

Figura 6.7.3-2 Alta de Kit’s.



Una vez que se ha dado de alta un KIT, éste pondrá ser modificado y almacenado en cualquier momento. Al hacer esta operación, el sistema mandará un mensaje como el siguiente: Al armar KIT’s no se puede hacer uso de claves denominadas “Grupo de Productos”, ya que el sistema manda un mensaje como el siguiente:

Práctica Dar de alta el siguiente KIT:

Clave del KIT: K-JARIA Descripción: Paquete de Jardinería. Línea: KIT Los productos que lo van a integrar son: 1: REGAJAR-001, Regadera para jardín 2: TIJJAR-001, Tijeras para podar. 3: Manguera de 5 mts, el color que se desee. 4: Servicio de podazón. Precio Público: 10% menos del sugerido. Moneda: Pesos I.V.A. 15% Observaciones: Nada

Realizar el planteamiento con los productos ABC.

6.7.4 Grupo de productos Es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una línea de productos que maneja subgrupos. Una vez definida la línea de productos se procederá a dar de alta las claves de inventarios que conformaran el grupo de productos. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se que es una nueva categoría de productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto, Servicio, Kit), se deberá armar la matriz que construirá las combinaciones posibles en base a los subgrupos; esto se podrá hacer de dos formas: La primera es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opción

, lo cual solicitará que se asigne una línea de productos que maneje tallas y colores, mostrando el siguiente mensaje:



La segunda es que al estar dando de alta el producto, directamente se seleccione la línea de productos que maneja tallas y colores y al momento de salir de ese campo el sistema enviará el siguiente mensaje: Lo cual habilitará de forma automática al indicar “Si” la opción “Grupo de productos.”

Una vez que se ha marcado la opción “Grupo de Productos” se habilitará el botón , el cual permitirá conformar la matriz que genera todas las combinaciones posibles de tallas y colores según se hayan designado en la línea, o al grabar un grupo de productos el sistema enviará un mensaje como el siguiente: En ambos casos al indicarle que Si el sistema preguntará si se desea que se generen todas las combinaciones posibles, como lo muestra el siguiente mensaje: Si se eligiera que no, el usuario será libre de dar de alta solo aquellas combinaciones que en ese momento requiera dar de alta, por medio del siguiente diálogo en forma de matriz. Esta matriz será mostrada al momento de realizar cualquier documento de Compra, Factura o de Movimientos al inventario al hacer uso de una clave marcada como grupo de productos.

La línea de productos no está ligada a los grupos de productos, por lo cual, sí para efectos de análisis de estadísticas y/o graficas fuera necesario cambiarla por otra, y solo hacer uso de esa línea para dar de alta los productos, podrá hacerse sin ningún problema.

Figura 6.7.4-1 Matriz de combinaciones de tallas y colores.



Sí se necesita agregar más combinaciones de tallas y colores al grupo de productos sólo basta con que se den de alta en la línea y agregarlo al catálogo de inventaros entrando al detalle del grupo de productos y por medio del armado de grupos, al aparecer la matriz se podrá por medio de los iconos (agregar), (eliminar), una partida pudiendo visualizar las combinaciones nuevas para poderlas agregar como una clave nueva de productos. Ejemplo: Se tiene un producto llamado TANQ (Tanque de Gas Cáp.), donde a la línea se le agrega la capacidad de 30 Kg., en el detalle, por medio del botón “armar Grupo” al estar en la matriz se podrá agregar una partida nueva con la nueva talla y/ color en la alta al catálogo de inventarios.

Se podrá hacer uso del icono (generar automáticamente) para que el sistema se encargue de armar todas las combinaciones posibles.

Práctica Dar de alta los siguientes productos, haciendo uso del armado de productos:

PRODUCTOS Clave del Producto: MANG Clave Alterna: 000 950 42??00 (?? Incrementarlos de 1 en 1) Descripción: Manguera de plástico Línea: MNGR • Sin números de serie lotes y pedimentos aduanales Precios en matriz:

5 mts 60.00 55.00 52.00 50.00 46.00

10 mts 85.00 80.00 75.00 70.00 62.00

20 mts 145.00 130.00 125.00 120.00 112.00

NOTA: Para todos los colores. • Moneda: Pesos • I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 8 Existencias: 0 Costeo: * Promedio Stock Mínimo: 2 Stock Máximo: 4

Dar de alta las extensiones eléctricas usando la línea EXTE con los datos que se deseen.

Figura 6.7.4-2 Alta de Nuevos productos en la matriz.



7. COMPRAS

7.1 Definición

Ruta de Acceso: Compras y/o con el icono . Por medio del módulo de compras, se podrán dar de alta todos aquellos documentos que implican una entrada al almacén; además este módulo esta íntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que, al generar recepciones de mercancía, lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la empresa, se genera su correspondiente obligación de pago quedando registrado en el saldo del proveedor. Este modulo se subdivide en tres tipos de documentos:

• Recepciones • Ordenes • Devoluciones

Recepciones: Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. Al elaborarse una recepción de mercancía disminuirán los Pendientes por recibir y se incrementarán las Existencias de los productos, tanto en el catálogo de Inventarios y servicios como en el almacén definido. Ordenes: Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las órdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catálogo de Inventarios y servicios y del almacén correspondiente. Devolución: Mediante este documento será posible registrar la cantidad de mercancía que por diversas razones se devuelve al proveedor. 7.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento, se podrán hacer algunas operaciones que facilitará la captura del documento de entrada.

Guardar Permite salvar el documento que se esta generando, esto también puede

hacerse con la tecla .

ver Totales Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar

generándolo o cuando se esta consultado o con la tecla .

Observaciones del Documento

Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Alta de Proveedores Permite dar de alta proveedores desde el documento de Compra, siempre y cuando se tenga habilitado el parámetro de configuración “Alta de

proveedores en captura”, o por medio de la tecla , estando ubicado el cursor en el campo proveedor.

Alta de Productos Permite dar de alta nuevos productos al momento de estar capturando un documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado en la configuración el parámetro “Alta de productos en captura”, o por medio de la

tecla , estando ubicado en el campo del producto.

Nueva partida Permite insertar una nueva partida en el documento o por medio de la tecla

.

Borrar partida Permite borrar una partida que ya se capturó o por medio de la tecla , estando en la partida que se desea eliminar.



Enlace s Permite generar el enlace entre documentos (este tema se verá a fondo más adelante).

Tipo de Folio Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema o por medio

de la tecla (5 alfanuméricos, 1 numérico).

Revisar Talla y Color Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algún producto con estatus “Grupo de Productos”.

7.3 Alta de Documentos

Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Recepciones, Ordenes o Devoluciones ó con los iconos ,

posteriormente Edición/Agregar ó con el icono . La opción Alta de documentos permite dar de alta documentos de compra. De manera directa y/o enlazada. A continuación se indica cómo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicación se generalice para todos ellos.

Figura 7.3-1 Consulta de documentos de compra.

Tipos de documento.

Documentos.

Proveedores.

Estatus de los documentos.

Importes.

Pestañas de consulta por periodos de tiempo.

Encabezado del documento

Partidas del documento

Figura 7.3-2 Alta de Compras.



Sus Campos (Cabecera): Recepción: Aquí se define si es un documento directo o enlazado de una orden, es decir que tome información de un documento previo para la elaboración del actual. Más adelante se verá a detalle el tema de enlace de documentos. Número de recepción: Este campo servirá para indicar el número del documento que se está agregando y dependiendo de la configuración, este campo podrá ser o no editado, pero en cualquier caso el sistema asignará un número consecutivo. El sistema sugiere el folio definido en configuración, pero se podrá seleccionar otro con el botón “Folios” ubicado

en la barra de herramientas, o con la tecla o con la tecla se podrán conocer todos los documentos elaborados anteriormente. El sistema no permite utilizar números de documento repetidos.

La selección de folios se puede hacer también con el icono . Fecha: El sistema sugiere como fecha de elaboración del documento la del día de trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser modificada.

Proveedor: Se indica la clave del proveedor con la tecla o escribiendo la clave directamente.

Al hacer uso de la tecla aparecerá una ventana, en la cual se podrá hacer la búsqueda del proveedor en base diferentes criterios, como se muestra en la imagen anterior. Los principales criterios son Nombre, RFC, CURP, etc., permitiendo si se tiene configuradas las leyendas de los campos libres, que estas aparecerán como criterios de búsqueda.

Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedirá la elaboración de un documento de compra. El único documento que se puede elaborar para un proveedor suspendido es una Devolución. Si en la configuración de Compras se tiene habilitado el parámetro “Alta de proveedores en captura”, estando el

cursor en el campo Proveedor, con la tecla o con el icono , se podrá dar de alta el nuevo Proveedor.

Figura 7.3-3 Selección de folios.

Figura 7.3-4 Búsqueda de Proveedores.



Entregar a: Se tienen 25 caracteres para escribir el lugar o persona donde se debe entregar la mercancía amparada por el documento. Referencia del proveedor: Se puede usar para escribir el número del documento que el proveedor presenta al momento de entregar la mercancía. Esquema: Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicará al documento, el sistema ignorará el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los cálculos se considerará el esquema definido en el documento. Descuento: El valor de este campo proviene del descuento capturado dentro del catálogo de proveedores. A su vez, el descuento aquí anotado se sugerirá en la captura de cada partida y disminuirá el costo del producto. Descuento Financiero: Se otorga en circunstancias particulares (por ejemplo, pronto pago o por adquirir grandes volúmenes de mercancía). Este descuento se calcula después del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento. Fecha de Recepción / Devolución: La fecha corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que enviará la mercancía o una fecha tentativa. Moneda: Elige la moneda en la que se efectuará la operación. El sistema mostrará el costo unitario y el monto de cada partida así como los totales del documento expresados en esta moneda. Este campo sólo se activará si se trabaja con multimoneda. Tipo de cambio: Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del documento en moneda base para su registro y consulta en las siguientes secciones del sistema. El tipo de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catálogo de monedas. Este valor es modificable. Almacén: Si en la configuración se tiene habilitado manejo de Multialmacén, se indica a cual almacén entrará la mercancía. Flete: Si en la configuración se tiene habilitado manejo de flete, en este campo se captura el monto del flete sin impuestos, ya que estos se calcularán al final, dependiendo del % de impuesto determinado en la configuración. Pero si en el proveedor se tiene especificada una zona, a la cual se le asignó cálculo de flete, ya sea por monto fijo o por fórmula, el flete se determinará de forma automática, aunque cabe mencionar que podrá ser modificado, al estar dando de alta el documento. La retención se calcula aplicando el % indicado para el proveedor sobre el Impuesto del flete. Los montos obtenidos por retención del flete se acumularán en el concepto definido en configuración. Sus Campos (Partidas): Cantidad: Se indica la cantidad de elementos que adquirirán de un producto. El campo puede manejar hasta la siguiente entrada 999999999.99999, dependiendo de la configuración.

Producto: Se anota la clave del producto o con la tecla de se podrá localizar rápidamente la clave de un producto.

Es necesario considerar que el sistema es sensible a Minúsculas y Minúsculas.

Si se hace uso de la tecla aparecerá una ventana en la cual se podrá hacer una búsqueda por diferentes criterios de búsqueda, tal como en los proveedores. En este campo se podrá hacer uso de la “Clave Alterna” que se haya capturado en el producto en cuestión, es decir, se puede ingresar la clave distintiva de Aspel-SAE (clave alterna).



Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por el campo de Unidad, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el cual refleja la relación entre la unidad de entrada y la de salida. Descuento: Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el sistema propondrá el mismo dato anotado en la cabecera del documento Impuestos: 1 al 4, si se especificó un esquema en la cabecera del documento, este se sugerirá en la partida. Costo: Se indica el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercancía. El sistema sugiere la cantidad registrada como Último Costo, dentro del catálogo de Inventarios. El costo estará expresado en la moneda que se definió en el documento. Aunque el registró en movimientos al inventario se almacenará en términos de la moneda base. Observaciones de la partida: Después de haber indicado el importe, el sistema presentará una ventana, que permitirá capturar observaciones de la partida que se está utilizando. Manejo de Números de Serie, Lotes y Pedimentos: Sí el producto indicado maneja números de serie, después de

capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla + , se desplegarán ventanas que solicitarán Números de serie, lotes y pedimentos. Números de serie: Si el producto maneja números de serie, aparecerá una ventana donde serán registrados en el sistema, la cual se explica a continuación.

Figura 7.3-6 Alta de Números de Serie.

Figura 7.3-5 Observaciones de las partidas.

Cantidad, se toma de la capturada en la partida.

Número de Serie base.

Números de serie.

Esta casilla registrará automáticamente en forma secuencial los números de serie a partir del número base.



Si durante la captura se intenta registrar un número de serie que ya existe, el sistema mandará el mensaje que se muestra a continuación, indicando de esta situación.

Por esta causa podrán ser consultados los números de serie con el botón , que aparece estando ubicados en la partida del número de serie. Una vez capturados correctamente los números de serie, estos se podrán guardar

por medio de a tecla . Si el producto maneja Lotes y Pedimentos, el sistema solicitará que sean registrados, por medio de la siguiente ventana:

Para pedimento, solicita los siguientes datos:

• Número de pedimento • Fecha • Aduana

Mientras que los lotes permiten la captura de:

• Lote • Fecha de caducidad

Además se cuenta con una tercer pestaña que permite capturar las observaciones para estos dos conceptos, independientemente que todos los campos no son obligatorios de captura. Una vez capturados los datos del documento, se procederá a guardar la información en la base de datos, por

medio de la tecla , mostrando el sistema la siguiente información. Indirectos: El sistema permite capturar un monto de gastos indirectos, el cual afectará al costo registrado para cada producto del documento, ya que el sistema hará un prorrateo, dividiendo proporcionalmente en base a la cantidad y costo de cada producto, mostrando una ventana como la siguiente:

Figura 7.3-7 Alta de Lotes y pedimentos.

Figura 7.3-8 Captura de Indirectos.



Esta casilla indica sí el monto de los indirectos se sumará de forma automática, manual o nunca, al saldo total de la cuenta por pagar al proveedor, pero esto dependerá de la configuración que se le asigne al sistema en base a la administración interna de cada empresa. Por ejemplo se tiene una compra con un total de 10,000.00, pero se capturan indirectos por 550.00, se indica que se marca la casilla el monto de la CxP será de 10,550.00. NOTA: Esta casilla no indica si se hace el prorrateo o no de los indirectos, ya que desde que se captura cualquier cantidad en este campo, se afectará el costo de cada producto del documento. Posteriormente aparecerá una pantalla como la siguiente, donde se podrá especificar la fecha de pago, la cual se genera tomando como punto de partida para el plazo, la fecha de elaboración del documento más los días de crédito que se indicaron en los datos del proveedor, dando como resultado la fecha de vencimiento para liquidación del documento. Este campo es modificable; también permite la captura de las observaciones generales del documento.

Con este botón se podrán establecer los plazos en que el documento podrá ser pagado, mostrando la siguiente ventana (esta operación es opcional). Al dar aceptar aparecerá la ventana de totales, donde se podrá consultar el desglose de descuentos, impuestos y flete.

Figura 7.3-9 Fecha, Observaciones y Plazos de pago.

Figura 7.3-10 Compra a plazos.



Por último al grabar el documento, aparecerá la ventana de emisión de documentos con el cual será posible la impresión del documento, el sistema cuenta con diferentes formatos de impresión que permitirán ajustar las impresiones de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa. Los formatos de impresión son archivos que contiene una serie de comandos que se ejecutan para mostrar la información. 7.4 Consulta de Documentos Al ir generando documentos, estos se irán agregando en la ventana de consulta (figura 4.2-1) para que puedan ser consultados, impresos, modificados, cancelados, etc. Al seleccionar Ordenes de Compra, con el icono “editar” o dando doble clic sobre el documento, podrá ser modificada, ya que estas no tienen afectación en Movimientos la inventario ni en Cuentas por pagar, siempre y cuando no haya sido enlazada, apareciendo la ventana de captura (Figura 4.2-2).

En esta consulta también se podrán hacer búsquedas oprimiendo el icono “Buscar” o pulsando , mostrando la siguiente pantalla:

Figura 7.3-11 Desglose de totales.

SubtotalMontos del descuento.

Montos de impuestos.

Total de indirectos

Subtotal, incluye Descuentos, impuestos e indirectos.

Monto del flete.

Impuesto del flete.

Retención, la que se específica en el

detalle.

Total del flete.Total del documento.

Figura 7.3-12 Emisión de documentos.

Número de copias.

Formato de impresión.

Permite la edición de los formatos .fto con el editor especificado en la configuración.



También se podrá hacer un filtro de esta consulta para que muestre únicamente aquellos documentos que

necesitamos visualizar, ya sea con el icono Filtrar o pulsando , lo cual desplegará una ventana que contendrá una serie de criterios para que se pueda generar dicho filtro, ya sea por número de documento, rangos de fechas, por proveedor, estatus de los documentos, etc. También esta consulta podrá ser impresa, teniendo la posibilidad de tener varias opciones, con la pestaña Destino:

Figura 7.4-1 Búsqueda de documentos.

Figura 7.4-2 Filtro de documentos.



Este botón se habilita al seleccionar como destino la impresora, y al dar clic sobre él, mandará llamar el diálogo de configuración de la impresora. Recordando que en clientes y proveedores se puede dar de alta una lista de contactos independientes para cada uno de ellos, se puede hacer uso de esta lista dando clic en el icono , así como de los vendedores y usuarios que estén registrados en el sistema, permitiendo hacer mas eficiente la comunicación entre los miembros de la organización, así como con clientes y proveedores.

Si se encuentra habilitada la casilla en el programa de correo electrónico se habilitará el campo “CCO”, para que se pueda mandar copia oculta a alguien más, aunque cabe mencionar que el destinatario de la copia oculta, se tendrá que elegir desde el mismo programa de correo. Se cuenta con una columna llamada “Status”, donde los estatus de los documentos pueden ser los siguientes: • Original: Cuando el documento no fue impreso. • Emitido: Cuando el documento ha sido impreso. • Recibida: Cuando se hizo una recepción completa de una orden, por medio de un enlace. • Rec. Parc: Cuando se recibió parcialmente la mercancía por medio de un enlace. • Devuelta: Cuando se efectúa una devolución de todos los artículos del documento. • Dev. Parc: Cuando el documento fue devuelto parcialmente por medio de un enlace. • Cancelada: Cuando se hizo una cancelación del documento.

Figura 7.4-3 Destinos de impresión.

Permite tener una vista previa en pantalla de

cómo será la impresión en papel, permitiendo

la impresión.

Permite mandar la consulta a un archivo

plano, en la ruta que se le establezca.

Permite seleccionar una impresora de las

registradas en el equipo.

Permite enviar la consulta por correo electrónico en un archivo plano adjunto, indicando asunto en específico y un pequeño mensaje. AL hacer este proceso se abrirá el programa de correo electrónico que se tenga especificado como predeterminado.

Selección de rango de páginas para impresión.

7.4-4 Selección de destinatarios de correo.



Práctica Dar de alta los siguientes documentos de compra: Orden #1

Orden: Directa Fecha: 0111aa Proveedor: 1

Entregar a: Puerta 7 No. Almacén: 1 Impto: 15

Descto: 0

Descto. Fin.: .05

Fecha Rec.: 0111aa

Moneda: 1 (Pesos) Tipo de Cambio: 1.00

Cantidad Producto Unidad Impto. Costo por unidad

25 000 852 368700 Pz 15 62.00

25 000 902 368700 Pz 15 104.00

Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar). Existencias de los productos (No las aumenta). Saldo del proveedor (No lo aumenta). Orden # 2

Orden: Directa Fecha: 0111aa Proveedor: 2

Entregar a: Jesús Torres No. Almacén: 1 Impto: 15

Descto: 0

Descto. Fin.: .05

Fecha Rec.: 0111aa



10 PULI2000-1HP Pz 15 410.50

25 CEPJAR Pz 15 30.50

Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar). Existencias de los productos (No las aumenta). Saldo del proveedor (No lo aumenta). Compra #1

Recepción: Directa Fecha: 1211aa Proveedor: 1

Entregar a: Almacén 1 Ref. Prov.: 9583 Impto. 15

Descto: 5

Desc. Fin.: 0

No. Almacén 1 F. Recep: 1211aa


Cantidad Producto Unidad Impto Costo por unidad

10 000 852 368700 Pz 15 62.00

10 000 902 368700 Pz 15 104.00

Indirectos: 0.00 Fecha de Pago: Fecha + Días de Crédito. Plazos: 30, 60, 90 días.



Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben disminuir). Existencias de los productos (deben aumentar). Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra). Compra #2

Recepción: Directa Fecha: 1511aa Proveedor: 2

Entregar a: Almacén 1 Ref. Prov.: 5150 Impto. 15

Descto: 5

Desc. Fin.: 0

N° Almacén 1 F. Recep: 1801aa



5 PULI2000-1HP Pz 15 410.50

10 CEPJAR Pz 15 30.50

Números de Serie: PL-00014,..15,..16,..17,..18,..19 (secuencial) Indirectos: 0.00 Fecha de Pago: Fecha + Días de Crédito. Plazos: Un pago.

Verificar: Los pendientes por recibir de los productos deben disminuir. Existencias de los productos (deben tener la cantidad de la compra). Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra).



8. FACTURAS

8.1 Definición

Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores y/o con el icono . Por medio del modulo de Facturación, se podrán dar de alta todos aquellos documentos que implican una Venta; además este modulo esta íntimamente ligado al de clientes y CxC ya que, al generar Facturas, para el cliente se genera la correspondiente obligación de pago quedando registrado en el saldo del cliente. Este modulo se subdivide en 5 tipos de documentos:

• Facturas • Remisiones • Pedidos • Cotizaciones • Devoluciones

Facturas: Es el documento final de venta, este documento es de valor fiscal por lo tanto el sistema presenta la información de forma detallada haciendo los correspondientes desgloses de impuestos y de descuentos. En el sistema se puede elaborar una factura directamente, o bien, proveniente de una(s) remisión(es) o un(os) pedido(s) o una(s) cotización(es), cuando se llegue al tema de enlaces se verá a detalle este proceso. Remisiones: Con este documento se podrá llevar el control de las salidas de los productos antes de ser facturados. Pedido: Este documento es la solicitud formal de una compra de mercancía, en el cual se indica una fecha de entrega. En el sistema un pedido puede elaborarse directamente, o bien, a partir de la información previamente registrada en una cotización facilitando así su captura, al grabar el pedido, el sistema sólo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catálogo de Inventarios y los pendientes por surtir sólo se incrementan en Inventarios. Cotización: Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendería la compra de cierta mercancía. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia. Devolución: Mediante este documento será posible registrar la cantidad de mercancía que por diversas razones es devuelta por parte del cliente. 8.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento, se podrán hacer algunas operaciones que facilitarán la captura del documento, los cuales se explican a continuación.

Guardar Permite salvar el documento que se esta generando, esto también puede

hacerse con la tecla .

Ver Totales Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar

generándolo o cuando se esta consultado o con la tecla .

Observaciones del Documento

Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Alta de Clientes Permite dar de alta clientes desde el documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado el parámetro de configuración “Alta en captura”, o por

medio de la tecla , estando ubicado el cursor en el campo cliente.



Políticas Permite aplicar las políticas de descuento que concuerden con el cliente, producto o cualquier factor especificado en la política, o por medio de la tecla

Nueva partida Permite insertar una nueva partida en el documento ó por medio de la tecla

.

Borrar partida Permite borrar una partida que ya se capturó ó por medio de la tecla , estando en la partida que se desea eliminar.

Enlace s Permite generar el enlace entre documentos (este tema se verá a fondo en el tema de enlaces).

Números de Serie Estando en las partidas con claves que manejen números de serie, permite ver la ventana donde se pueden capturar los números de serie.

Modelos Permite hacer la captura a través de documentos modelo, los cuales son archivos que tiene el borrador de un documento.

Información de envío

Permite capturar la información correspondiente al envío de la mercancía

referente al documento o con las teclas + .

Cliente Mostrador Cuando en el documento se utiliza la clave “MOSTR” se podrán consultar los datos ingresados en la respectiva ventana, para ser editados.

Lotes y Pedimentos Estando en las partidas permite seleccionar el lote y pedimento

correspondiente a la clave seleccionada o con las teclas + .

Apartar Al capturar Pedidos, permite hacer el apartado de la mercancía ó con las teclas

+ . Al activar esta opción, en la partida donde se realizó esta operación

aparecerá el icono , indicando que ya se realizó el apartado.

Tipo de Folio Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema ó por medio

de la tecla (5 alfanuméricos, 1 numérico).

Revisar Talla y Color Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algún producto con estatus “Grupo de Productos”.

Al realizar un apartado la operación en cada partida se genera en ese mismo momento, por lo tanto si se esta

elaborando un pedido y se hace el apartado de varios productos y el documento por alguna causa no es guardado, la cantidad de productos que se apartaron quedará en este estatus, impidiendo la venta de la cantidad mayor a las existencias no apartadas. Asimismo si ya se realizó un apartado con 20 piezas y posteriormente en esa partida la cantidad se cambia a 10, cantidad apartada seguirá siendo 20. Lo apropiado es desapartar, cambiar la cantidad y posteriormente volver a apartar. 8.3 Alta de Documentos

Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones ó con los iconos

, posteriormente Edición/Agregar ó con el icono .. La opción Alta de documentos permite dar de alta documentos de venta. Pudiendo ser de manera directa y/o enlazada. A continuación se indica cómo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicación se generalice para todos ellos.

Es importante aclarar que al dar de alta documentos de compra o venta, el proceso es similar entre ellos, aunque sus afectaciones son totalmente distintas y de hecho diametralmente opuestas, por ello cuando sea necesario se explicará a detalle alguna situación, pero cuando el proceso sea igual a compras solo se hará mención de ello.



Figura 8.3-1 Consulta de documentos de venta.

Sus Campos (Cabecera): Factura: Aquí se define si es un documento directo o enlazado, es decir que tome información de un documento previo para la elaboración del actual. Los documentos de ventas tienen 3 posibilidades de enlace. Mas adelante se vera a detalle el tema de enlace de documentos.

Cliente: Se indica la clave del cliente escribiéndola directamente o con la tecla . Para efectos de agilizar la facturación, el sistema da de alta automáticamente una clave genérica “MOSTR”, la cual corresponde al cliente de Mostrador y aparece con solo pasar el campo Cliente sin indicar ninguna clave, mostrando un diálogo donde se podrán incluir los datos de este cliente como se ven en la figura 8.3-4.

Al hacer uso de la tecla se podrá buscar la clave del cliente en base a varios criterios, entre los más importantes se pueden mencionar: Nombre, Teléfono, RFC, CURP, Clasificación, etc., inclusive por campos libres

Tipos de documento.

Documentos.

Clientes.

Estatus de los documentos.

Importes.

Pestañas de consulta por periodos de tiempo.

Encabezado del documento

Partidas del documento

Figura 8.3-2 Alta de Factura.



en los cuales si se configura la leyenda, ésta aparecerá como criterio de búsqueda, como se muestra a continuación:

La ventana anterior se puede visualizar presionando . Su Pedido: Se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe señalar que este campo no se presenta en la elaboración de documento de cotizaciones. Vendedor: Se indica la clave del vendedor que esta atendiendo, o si se asignó al cliente algún vendedor este aparece de forma automática. Comisión: Al seleccionar al vendedor toma la que se le asignó en el catálogo, pero se puede modificar. Condición: Se especifica la forma en que se va apagar este documento, (por ejemplo, "Efectivo", "Crédito", "Cóbrese o Devuélvase - C.O.D.", etc.). Enviar a: Se puede escribir de forma manual un cliente o seleccionar alguno de los existentes en caso de que se encuentren dados de alta como sucursales. Consignar: Anota o selecciona al cliente al que se le enviará la mercancía; éste puede ser diferente al cliente al que se le facturará. Entrega: Se refiere al día en que el cliente debe recibir la mercancía.

Información de Envío: Adicionalmente se podrá captura la información de envío oprimiendo ó con + , mostrando la siguiente ventana:

Figura 8.3-3 Búsqueda de Clientes.

Figura 8.3-4 Datos Mostrador.



Sus Campos (Partidas): Al igual que en compras los campos son iguales excepto que en lugar de costo aquí se maneja precio y se puede hacer una selección de la lista de precios que se manejan dentro del detalle de cada producto, haciendo uso de la

tecla , apareciendo un diálogo como el siguiente: Aquí solo será necesario seleccionar cualquiera de los precios de la lista aunque cabe mencionar que se puede capturar manualmente, en caso de ser así y tener dado de alta un precio mínimo, el precio capturado no podrá ser menor al mínimo, en cuyo caso, el sistema mandará un mensaje en la barra de estado, como el siguiente: Manejo de Números de Serie, Lotes y Pedimentos: Sí el producto indicado maneja números de serie, después de

capturar las Observaciones o al presionar las teclas + (Números de Serie) y + (Lotes), se desplegarán ventanas que solicitarán los Números de serie, lotes y pedimentos. Los números de serie se pueden tener los siguientes estatus:

• Disponible • No disponible • Vendido • Baja • Defectuoso

La selección de números de serie también se puede hacer con el icono ..

Figura 8.3-6 Lista de Precios.

Figura 8.3-5 Captura de información de envió.



Figura 8.3-8 Totales de venta.

Si el producto maneja lotes y/o pedimentos al estar vendiendo aparecerá una ventana como la siguiente para que se pueda seleccionar de la lista de lotes y/o pedimentos, alguno de ellos. Esta lista indica la cantidad

existente por cada lote o pedimento, esto también se puede hacer presionando el icono ..

En caso de que se fueran a vender, por ejemplo 5 productos, pero se tienen 2 lotes distintos, uno con 2 y otro con 3 respectivamente, se deberán generar dos partidas para que se pueda hacer la descarga correcta de cada uno. Una vez capturados todos los datos del documento, se procederá a guardar la información en la base de datos,

por medio de la tecla , mostrando el sistema la siguiente información, que es igual a la de compras excepto por que tiene la información de la comisión al vendedor. Esta ventana puede aparecer antes de salvar este documento para consultar los totales antes de que sea grabado

con la tecla o con el icono . Una vez que se indica grabar el documento, aparecerá la ventana de la forma de pago:

Monto de la comisión.

Figura 8.3-7 Consulta de lotes y pedimentos en venta.



Cuando se va a realizar el pago a plazos de un documento, se presentan las siguientes opciones:

Se utiliza esta opción para que generar un solo pago, del saldo del documento. Esta opción divide el saldo del documento en tres pagos.

Esta opción divide le saldo del documento en 12 pagos mensuales.

Esta opción permite indicar el número de pagos de forma manual, permitiendo establecer la periodicidad de los mismos con la lista desplegable llamada “plazos”, en la cual se seleccionan periodos semanales, quincenales, mensuales o por días específicos del mes, a partir de una fecha específica del campo “Fecha del Primer Pago”

Esta opción permite indicar el monto de cada pago, lo cual implica que el sistema calcula y determina de forma automática el número de pagos para el saldo pendiente, dividiéndolo en letras. En esta opción, el sistema permite ingresar un enganche, con lo que se determina el saldo pendiente, que es la diferencia del monto original del documento menos el enganche. Por otra parte se puede aplicar una tasa de interés al saldo, de modo que cualquier opción que se indique en el sistema llevará incluido el monto de los intereses en saldo pendiente. Cuando se elige Pago de Contado, Crédito con Enganche y Pago a Plazos capturando un enganche aparecerá una ventana la cual permite hacer la recepción del pago en cualquier forma (efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc., o una combinación de varios) este tema se profundizara cuando se llegue al tema de Recepción de Pagos.

Figura 8.3-9 Elección de la forma de pago.

Pago de contado; mostrara una ventana para hacer la recepción del

pago.

Para la parte del pago del enganche; mostrara una ventana para hacer la

recepción del pago, y la diferencia generará una CxC para que se pague

en la fecha señalada en fecha de pago.

Generara una CxC con el monto total del documento para que sea liquidado en la fecha indicada en Fecha de pago.

Con esta opción mostrará una ventana para establecer los plazos para el pago generando las letras correspondientes al número de pagos.

Fecha de vencimiento.

Figura 8.3-10 Establecimiento de plazos.



Emisión de documentos, es la parte en la cual se le indica al sistema si deseamos imprimir el documento elaborado y el manejo es exactamente igual que en compras, con los respectivos formatos de impresión, propios de documentos de venta. 8.4 Consulta de Documentos La consulta de documentos de venta funciona de igual que la consulta de compras. Los documentos que se pueden modificar son Pedidos y Cotizaciones siempre y cuando no se hayan sido enlazados.

Práctica Dar de alta los siguientes documentos de compra: Cotización #1

Cotización: Directa Fecha: 0112aa Cliente: 1

Condición: Crédito No. Almacén: 1 Impto: 15

Descto. Fin.: .05

Fecha Rec.: 0111aa



1 000 852 368700 Pz 15 35.00

1 000 902 368700 Pz 15 250.99

1 PULI2000-1HP Pz 15 896.99

1 CEPJAR Pz 15 102.30

Pedido # 1

Orden: Directa Fecha: 0212aa Cliente: 1

Condición: Crédito No. Almacén: 1 Impto: 15

Descto. Fin.: .05

Fecha Rec.: 0212aa



5 000 852 368700 Pz 15 35.00

5 000 902 368700 Pz 15 250.99

3 PULI2000-1HP Pz 15 896.99

5 CEPJAR Pz 15 102.30

Figura 8.3-11 Emisión de documentos de venta por formato.



Verificar: Los pendientes por surtir de los productos. Existencias de los productos (deben estar en cero). Saldo del cliente (deben estar en cero). Remisión #1

Remisión: Directa Fecha: 0512aa Cliente: 1

Condición: Crédito Impto. 15

Desc. Fin.: 0

No. Almacén 1 F. Recep: 0512aa



3 000 852 368700 Pz 15 35.00

1 000 902 368700 Pz 15 250.99

2 PULI2000-1HP Pz 15 896.99

1 CEPJAR Pz 15 102.30

Número de Serie: PL-00014 Verificar:

Existencias de los productos (deben disminuir). Saldo del cliente (debe estar en cero). Factura #1

Factura: Directa Fecha: 0712aa Cliente: 1

Condición: Crédito Ref. Prov.: 5150 Impto. 15

Desc. Fin.: 0

N° Almacén 1 F. Recep: 0712aa



1 000 852 368700 Pz 15 35.00

1 000 902 368700 Pz 15 250.99

1 PULI2000-1HP Pz 15 896.99

1 CEPJAR Pz 15 102.30

Número de Serie: PL-00015 Fecha de Pago: Fecha + Días de Crédito. Forma de Pago: Pago a plazos (3 pagos y 500.00 de enganche).

Verificar: Existencias de los productos (disminuyeron). Saldo del cliente (debe tener el monto total de la factura).



Facturas

Remisiones

Pedidos

Cotizaciones

Devoluciones

Recepciones

Ordenes

Devoluciones

9. ENLACE DE DOCUMENTOS

9.1 Definición El enlace de documentos es una operación que facilita la captura de los documentos en base otro, además permite tener un mayor seguimiento sobre los documentos generados. Esta operación se puede hacer tanto en Compras como en Facturas y para efectos de este curso tomaremos los documentos de ventas ya que son los que tienen una cadena más larga de enlaces. 9.2 Consideraciones Para hacer un enlace de documentos se tiene que tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Los documentos tienen un orden jerárquico de tipo piramidal, es decir, los documentos de mayor jerarquía enlazan a los de menor y nunca puede ser al revés.

2. El enlace es sólo entre documentos del mismo tipo, es decir, no se pueden enlazar a una factura remisiones y cotizaciones al mismo tiempo, aunque de forma heredada si es posible.

3. El enlace se genera únicamente entre documentos realizados al mismo proveedor o cliente. 4. Los documentos se pueden enlazar total o parcialmente. 5. Un enlace parcial puede ser de dos formas:

• Usar una cantidad menor a la original en las partidas. • Usar sólo algunas partidas del documento original.

En ambos casos el documento queda pendiente solo con aquellos artículos que no fueron enlazados.

6. Se pueden incrementar las cantidades originales o aumentar más partidas, excepto cuando se trata de una Remisión a una Factura, en cuyo caso, sólo se podrán ingresar cantidades menores a las originales sin aumentar partidas, esto es debido a que la remisión ya generó los movimientos al inventario correspondientes y solo se generará la CxC.

Si se intenta ingresar una cantidad mayor a la original, el sistema mandará un mensaje en la barra de estado indicando lo siguiente:

La cantidad no debe ser mayor a la original

Al intentar ingresar una nueva partida el sistema muestra un mensaje como el siguiente:

Sólo pueden capturarse servicios Esto es debido a que los servicios no generan movimientos al inventario.

7. Un documento enlazado totalmente ya no podrá ser utilizado. A continuación se ilustra el orden jerárquico del enlace entre documentos.

Figura 9.2-1 Flujo de enlace de documentos de compra y facturación.



9.3 Procedimiento Al momento de generar un documento, en este caso una factura se deberá hacer lo siguiente: 1: Indicar el tipo de documento.

2: Al pasar al siguiente campo el sistema muestra una ventana, donde se deberá indicar la clave que corresponde

al cliente o proveedor, con la tecla se despliega el listado de los clientes o proveedores.

3: Una vez seleccionado el cliente, en la columna “Documento” al presionar la tecla se podrá visualizar una consulta para seleccionar los documentos disponibles. 9.4 Enlace Automático

Recordemos que se pueden enlazar más de un documento para lo cual se tiene el siguiente icono o con . Cuando se usa esta opción, el sistema presenta una ventana que ayudará a generar el enlace de un grupo de documentos, a fin de no tener que capturarlos uno por uno.

Figura 9.3-2 Selección de documentos de venta.

Figura 9.3-1 Selección de cliente.



Al ejecutar este proceso, los documentos que cumplieron con las características especificadas aparecerán en la ventana de Enlace de documentos.

4: Posteriormente sólo será necesario oprimir ó para salvar esa información, dando como resultado que la información de los documento(s) se encuentre disponible en el documento base. Al poner cantidades menores a las originales y/o borrar partidas, hará que el documento enlazado quede pendiente únicamente con los artículos restantes, para poder ser usado en otro documento hasta que este sea utilizado en su totalidad. Para el caso compras el procedimiento es el mismo siendo el enlace disponible únicamente de Ordenes a Recepciones.

En el caso de devoluciones, para Facturación solo se podrán hacer de Facturas a Devoluciones y para Compras de Recepciones a Devoluciones.

Práctica Realizar los siguientes enlaces de documentos:

Enlazar la cotización de forma completa a un pedido, agregando más productos y aumentando las cantidades originales.

Enlazar ese pedido parcialmente, de tal forma que se generen por lo menos 2 remisiones y observar como el sistema solo deja disponibles los productos pendientes tanto en partidas y cantidades.

Enlazar las 2 o mas remisiones a una sola factura, que para afectos prácticos, es lo que hacen en muchos negocios cuando al final hacen una sola factura por el total de las remisiones, para esto se debe utilizar la clave de cliente “MOSTR”.

Figura 9.4-1 Enlace automático de documentos.



10. INTEGRACIÓN DE MÓDULOS

10.1 Definición Cada uno de los módulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre si, es decir, si se realiza la captura de documentos en Compras o Facturación, esto ocasionará que se produzca un movimiento en Inventarios, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar. Esto dependerá o se cumplirá en caso de que el usuario decida activar o no la integración de los módulos. SIMBOLOGIA:

⇑ Incrementa ⇓ Disminuye @ Actualiza Sí

A continuación se presentan las afectaciones que tiene la generación de los diferentes documentos que se capturan en los módulos de Compras y Facturación en los módulos de Inventarios y Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar: 10.2 Afectaciones de Facturas a Inventarios

Documento

Inventarios

Movs. al Inventario

Multi- almacén

Existencias

Pendientes X

Surtir

Monto Ventas

Cantidad Ventas

Fecha Ultima Venta

Apartados

Genera Movimiento

Existencias

Factura Directa ⇓ ⇑ ⇑ @ ⇓Factura Remisión Factura Pedido ⇓ ⇓ ⇑ ⇑ @ ⇓ ⇓Factura Cotización

⇓ ⇑ ⇑ @ ⇓

Remisión Directa ⇓ ⇑ ⇑ @ ⇓Remisión Pedido ⇓ ⇓ ⇑ ⇑ @ ⇓ ⇓Remisión Cotización

⇓ ⇑ ⇑ @ ⇓

Pedido Directo ⇑ ⇑

Pedido Cotización ⇑ ⇑

Cotización Directa

Devolución Directa

⇓ ⇓

Devolución Factura

⇑ ⇓ ⇓ ⇑

NOTA: Los apartados se actualizan únicamente si éstos se marcaron en los pedidos. 10.3 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar

Documento

Clientes

Cuentas x Cobrar

Saldo

Ventas anuales

Fecha Ultima Venta

Genera Movimiento

Factura Directa ⇑ ⇑ @



Factura Remisión ⇑ ⇑ @

Factura Pedido ⇑ ⇑ @

Factura Cotización ⇑ ⇑ @

Remisión Directa

Remisión Pedido

Remisión Cotización

Pedido Directo

Pedido Cotización

Cotización Directa

Devolución Directa ⇓ ⇓

Devolución Factura ⇓ ⇓

10.4 Afectaciones de Compras a Inventarios

Documento

Inventarios

Movs. al Inventario

Multialmacén

Existencias

Pendientes X

Recibir

Costo Promedio

Ultimo Costo

Fecha Ultima Compra

Genera Movimiento

Apartados

Pendientes X

Recibir

Orden Directa ⇑ ⇑Recepción Directa ⇑ @ @ @ ⇑

Recepción Orden ⇑ ⇓ @ @ @ ⇑ ⇓Devolución Compra

⇓ @ ⇓

10.5 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar

Documento

Proveedores

Cuentas x Pagar

Saldo

Compras anuales

Fecha Ultima Compra

Genera Movimiento

Orden Directa

Recepción Directa ⇑ ⇑ @

Recepción Orden ⇑ ⇑ @

Devolución de Compra ⇓ ⇓



11. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

11.1 Definición Los movimientos al inventario son el registro de aquellos conceptos que identifican a las entradas o salidas del inventario; por ejemplo, ventas, entradas de fabricación, ajustes, etc. Aspel-SAE cuenta con un catálogo de conceptos de Movimientos al inventario predefinido, al crear este catálogo, el sistema incluye los conceptos más usados, además de que permite que se den de alta hasta 49 movimientos de entrada y 49 movimientos de salida. Los números de concepto para movimientos de entrada, se agruparan del 1 al 7, están reservados por el sistema para las operaciones más comunes que se manejan en él, así como los números 51 al 58 para los movimientos de salida. 11.2 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario.

Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Conceptos de movs. al Inventario ó con el icono Con esta opción se podrá acceder a la consulta de Movimientos al inventario donde se podrán dar de alta conceptos adicionales a los ya existentes. Con la opción “Agregar” o “Modificar”, se podrán dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se quiera modificar un concepto el número y el tipo (Entrada, Salida) ya no pueden ser modificados. Sus campos: Tipo de movimiento Entrada/Salida: En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o salida) que corresponde al concepto que se va a dar de alta.

Figura 11.2-1 Consulta de Conceptos al Inventario.

Figura 11.2-2 Alta del concepto.



No. de concepto : Se indica el número de concepto (el sistema sugerirá el consecutivo automáticamente, a partir del Tipo definido). Descripción: En este campo se cuenta con 18 caracteres para capturar la descripción del concepto. Cuenta contable: Se podrá asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable para la contabilización de cada movimiento que se registre bajo este concepto. Esta cuenta es útil cuando se utiliza la interfase con el sistema ASPEL-COI, ya que la cuenta que aquí se defina será la que se afecte al contabilizar la póliza generada al efectuar dicha interfase. Asociado a: Se tienen tres opciones: • Asociado a cliente. Al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto el sistema te

permitirá asociar un cliente al movimiento • Asociado a proveedor. Se podrá indicar un proveedor • No asociado. No permite capturar el campo de proveedor o de cliente.

Práctica Dar de alta lo siguiente:

Descripción: Inventario Físico, Asociado a Ninguno

11.3 Alta de Movimientos

Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Movimientos al inventario/Edición/Agregar ó seleccionar

el icono . La opción Alta de Movimientos es un catálogo que permite obtener el control de las existencias de los productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectúan. Es importante especificar el número de Documento, Número de Almacén, Concepto, Cantidad, Producto; ya que de esta manera se harán las afectaciones necesarias al movimiento especificado. Con el icono Agregar aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 11.3-1 Consulta de Movimientos al inventario.



De acuerdo al número de concepto elegido para realizar el movimiento, se habilitará el campo de Cliente o Proveedor, así mismo de forma automática el sistema asigna un folio auto-numérico, el cual será útil para poder llevar un control más exacto sobre los movimientos al inventario realizado. 11.4 Consulta de Movimientos (Kardex)

Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Kardex y/o seleccionar el icono . Esta consulta presenta el registro de los movimientos al inventario de un producto en el orden en que fueron realizados. Con ello se facilita conocer el comportamiento del producto, sus existencias, sus salidas, así como los costos originados por los movimientos presentados. La información que presenta el Kárdex es la de todos los movimientos del producto, de tal forma que se puede conocer: el costo operado en cada movimiento a partir del método de costeo definido para el producto, las existencias después de efectuar el movimiento y las capas generadas por el mismo, (cuando se trabaja con los métodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S). Además se presentan todos los movimientos agrupándolos de acuerdo al almacén en que se registraron.

Figura 11.3-2 Consulta de Movimientos al inventario.

Fecha del Movimiento.

Referencia.

Concepto de Mov. Inv.

Número de Folio.

No. de Almacén.

Cliente / Proveedor.

Partidas.

Figura 11.4-1 Consulta de Movimientos del producto Kardex.



Se podrá consultar el detalle de cada movimiento realizado para conocer sus costos. Existen algunos aspectos más a considerar, pero se verán más a profundidad cuando se vea el tema de Métodos de costeo en un curso sucesivo.

Figura 11.4-2 Detalle del movimiento.



12. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR

12.1 Definición En muchas ocasiones seguramente se tendrán que registrar ciertos movimientos de forma manual en el sistema, como pueden ser Saldos Iniciales, Facturas, Notas de Crédito, Cheques, Anticipos, etc., para ello el sistema cuenta con la posibilidad de poder realizar estos movimientos por medio del alta de CxP y CxC para el caso proveedores y clientes respectivamente. Al igual que en movimientos al inventario, también dentro de CxP y CxC se cuenta con un catálogo de conceptos de movimientos de cuentas, para poder identificar cada registro y poder llevar un control mas óptimo. 12.2 Catálogo de Movimientos de CxP y CxC

Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Catálogo de movimientos de Ctas. por cobrar o pagar

y/o con los iconos Este catálogo maneja los conceptos estándar para consultar y/o agregar los movimientos de CxP y CxC. Se puede consultarlos, modificarlos o imprimirlos, la consulta presenta el número de concepto, su descripción, el tipo: (C)argo o (A)bono, si tiene o no referencia a otro(s) documento(s) y, por último, según el caso, la columna Genera presenta el número de concepto que se deriva, como se muestra a continuación. Con la opción “Agregar” o “Modificar”, se podrán dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se modifica un concepto, el número, así como el tipo (cargo, abono) ya no podrán ser modificados. Al igual que en los conceptos de movimientos al inventario también de forma predeterminada el sistema cuenta con algunos conceptos propios para CxP y CxC, los cuales no se recomienda sean alterados ya que son utilizados para algunas operaciones internas.

Figura 12.2-1 Consulta de conceptos de CxP.

Figura 12.2-2 Edición de conceptos.



Sus Campos: Número de concepto: Este número lo asigna automáticamente en forma consecutiva el sistema e identifica al concepto mediante el cual se realizarán movimientos. Descripción: Registra el nombre del concepto. Cuenta contable: Se indica en este campo el número de la cuenta contable en la que se registrarán los montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto, sí es que se utiliza la interfase Aspel-COI. Cargo / Abono: Es para que el sistema reconozca el concepto es un cargo o un abono. Aquí los conceptos de cargo y abono se manejarán de la siguiente manera, lo que contablemente sería un cargo a la cuenta de Proveedores, en SAE se entenderá como una cuenta por pagar de tipo abono y un abono a la cuenta contable de proveedores se considera como una cuenta por pagar de tipo cargo. Con referencia: Sí el concepto que se está dando de alta se relaciona con otro, al realizar un movimiento por este concepto se deberá afectar el saldo de otro documento, el cual se indica a través del campo referencia. Por ejemplo el concepto 10 (Afectivo), siempre estar referenciado dado que al pagar o recibir efectivo se hace referencia aun documento de cargo o de abono. Con autorización : Sí el concepto que se está dando de alta requiere autorización para ser aceptado en la empresa. Por ejemplo, el concepto Tarjeta de crédito, quizá el saldo de la tarjeta se sobregire y se tenga que pedir un número de autorización bancario, en este caso aparcera un dialogo como el siguiente: Dada la importancia que tiene, que una autorización quede registrada correctamente, si se omitiera o se pusiera algún dato incorrecto el sistema mandará cualquiera de los siguientes mensajes: Genera concepto número: En caso de que el concepto vaya a generar automáticamente un movimiento de contrapartida, en este campo se indica, a qué concepto afectará. Por ejemplo para el concepto 13 (Ch. Posfecha (A)), genera el concepto 3 (Ch. posfecha (C)); pues quizá se recibe un cheque posfechado el cual salda una factura, pero como aun no se ha cobrado el cliente sigue con un saldo, el cual ahora estará bajo el concepto “cheque posfechado por cobrar”. 12.3 CxC y CxP

Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edición / Alta de CxP / CxC y/o con los iconos .

Figura 12.2-3 Ventana de Autorización.



A través de esta opción se pueden agregar movimientos en el módulo de Proveedores y CxP y Clientes y CxC, que dependiendo del concepto que se utilice, se afectarán los saldos de los Proveedores o Clientes. Cuando se utilice esta opción, en el caso de CxC, aparece una ventana como la siguiente: Clave: Indica la clave del cliente o proveedor al que pertenece el movimiento. Vendedor: Anota o selecciona la clave del vendedor que generó el movimiento (solo aplica para CxC).

Concepto: Se indica el concepto bajo el cual estás dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos. Si el concepto es de tipo abono con referencia al salir del campo el sistema mandará un mensaje como el siguiente, indicando que se debe aplicar un folio: Si este fuera el caso, existe una casilla como esta en la parte de arriba de la ventana, la cual al marcarla en el momento de guardar el movimiento, se almacenará con un folio el cual es posible visualizarlo, para poder llevar un mejor control. No. de factura: Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, sólo es informativo. Se puede usar la

tecla para seleccionar algún cargo que afecte al cliente. No. Documento: Se indica un identificador del cargo o abono que se esta dando de alta (por ejemplo, el número de un cheque). No. Referencia: Con este número se identifica el documento al que se desea aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos. Siempre y cuando el concepto maneje referencia. Fecha de aplicación: Se refiere al día en que el movimiento afectará el saldo del cliente. Fecha de vencimiento: Es el último día de plazo para liquidar la cuenta.

Figura 12.3-1 Alta de movimientos de CxC.



Monto: Indica la cantidad que ampara el cargo o abono. Los campos moneda, tipo de cambio y monto en $, que es la moneda base, solo se habilitan si se maneja multimoneda. Adicionalmente se cuenta con una pestaña de observaciones para el movimiento. Una vez que se almacena el movimiento, aparcera una ventana donde se podrán especificar los % de los impuestos. Por ultimo se deberá imprimir el documento para otorgarle al cliente o proveedor un comprobante del movimiento. 12.4 Recepción de Pagos

Ruta de Acceso: Clientes y CxC / Edición / Recepción de pagos y/o con el icono . Con esta opción se pueden recibir pagos a un mismo documento, pudiéndolo efectuar en diferentes formas de pago, por ejemplo una parte en efectivo, otra con cheque, otra con Tarjeta de Crédito, etc. En caso de que el documento no se liquide completamente la diferencia aparecerá como saldo pendiente del documento. Sus Campos: Clave del cliente: Se indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos.

Figura 12.3-2 Captura de impuestos.

Figura 12.4-1 Recepción de pagos.



Documento: Registra el número de documento al que referirá el pago, con , se desplegará una lista con el concepto, número de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada movimiento del cliente. Fecha: Indica la fecha con la cual se registrarán los pagos. Aplica Folio: Se debe indicar si el movimiento será foliado. Si se utilizan diferentes formas de pago se genera un folio distinto para cada forma. Si se maneja multimoneda y el documento a liquidar es en una moneda distinta a la base, el sistema indicara la moneda y solicitará el tipo de cambio, siendo aplicable para cualquiera de las formas de pago, es decir, no se podrá manejar que un concepto sea un una moneda y otro en una distinta. Concepto / Forma de pago: Se debe indicar el número al concepto bajo el que se registrará el pago, se puede

utilizar , donde los conceptos que se presentan en la ayuda son del tipo abono, que necesiten de un documento de referencia y que NO generen conceptos de partida doble. Monto: Indica el importe del pago que se esta realizando. En la parte de abajo se presenta el Importe del documento menos el total de los abonos, dando la diferencia del saldo restante del cliente. Al grabar, sí alguna de las formas de pago que tiene autorización, estuviera incorrecta el sistema mandar el siguiente mensaje: Por ultimo se deberá imprimir el documento para otorgarle al cliente un comprobante de pago. 12.5 Aplicación de Anticipos

Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edición / Aplicación de anticipos y/o con el Icono La opción Aplicación de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuarán para los clientes y/o proveedores.

Antes de hacer la Aplicación de los Anticipos en el sistema debe haber un movimiento de Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar bajo el Concepto número 9 “ Anticipo “. Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automáticamente los siguientes movimientos contables: Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultará un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y aún cuenta con una cantidad a favor del cliente. El saldo indicará la cifra que aún es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podrá ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. Como se puede observar.



Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos, se debe dar un clic en el icono y/o con la tecla para definir el documento que se aplicará a la factura o documento. Apareciendo la siguiente ventana. Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos se deberá colocar el cursor sobre el documento al cual se le

aplicará el abono y oprimir . En caso de que el monto del Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo restante se puede aplicar al pago de varias operaciones de cargo. Al intentar aplicar un anticipo, donde previamente no ha sido dado de alta el sistema mandar el siguiente mensaje: Los anticipos que se den de alta bajo el concepto, se reflejaran en el saldo general del proveedor. 12.6 División de Cargos Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Edición/ División de cargos y/o con el icono Esta opción permite dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de vencimiento, generando de esta forma letras de pago.

Figura 12.5-1 Aplicación de anticipos.

Datos del cliente.

Lista de Facturas

pendientes de pago.

Monto y Saldo, lo cambia al seleccionar el Anticipo.

Figura 12.5-2 Selección del anticipo.



Al estar en esta pantalla se debe seleccionar el documento que se le va a aplicar la división y con la tecla aparecerá la siguiente pantalla: Sus campos: Número de documentos: Se indica en cuántos pagos se dividirá el adeudo. Fecha de vencimiento inicial: Es la fecha en que se vence el documento original. Número de folio: Se indica la cifra a partir de la cual se numerarán automáticamente todos los documentos. Concepto: También e le denomina la Letra (Abono) donde se indica el concepto por el cual quedarán registrados los documentos. Por omisión se sugiere el concepto 14 (Letra de abono); Intervalo entre documentos: • Número de días. Indica el número de días que deben transcurrir entre el vencimiento de cada documento

generado. • Día de la semana. En caso de pagos periódicos semanales, registra el día para los pagos. • Días del mes: Registra un día o días específicos del mes en que deben vencer los documentos generados, por

ejemplo: 3, 10, 18 y 26 de cada mes, (esto se hace con + Clic). Monto por documento, se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago, así como Fecha de último documento, que es la fecha en que vencerá el último documento creado. Esta fecha se calcula con base en la fecha de vencimiento del primer documento, el número de documentos en que se dividió el pago y el periodo de días a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro. Al hacer este proceso desaparece el documento y genera el número de letras que se indicaron.

Figura 12.6-1 Selección del Documento a dividir.

Figura 12.6-2 Formas de división.



13. CONSULTAS DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN CxC Y CxP

Una vez que se ha capturado información en los módulos de CxC y CxP, será posible consultarla con el propósito de interpretarla y que nos ayude a tomar decisiones. 13.1 Saldo General del Cliente / Proveedor

Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores /Archivos/ Saldo General del Cliente / Proveedor y o con los iconos

Esta consulta nos presenta el desglose de los movimientos que se les generaron a los clientes y/o proveedores,

así como el saldo correspondiente. Con también se puede consultar y en el caso de clientes aparece la consulta de la manera siguiente:

Ya sea con al pestaña “Detalle” o con el icono se podrá ver el detalle de los movimientos que se le han hecho a ese documento. Y así como cualquier consulta del sistema, se tiene una ventana para poder filtrar. 13.2 Cobros / Pagos del Día

Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores /Archivos/ Cobros / Pagos del día. Esta consulta muestra los clientes que tienen adeudos a una fecha determinada. Se pueden consultar todos los documentos que al día señalado se encuentran vencidos, como se muestra en la ventana siguiente:

Figura 13.1-1 Saldo general.

Figura 13.2-1 Cobros del día.



13.3 Pronóstico de Pagos Ruta de Acceso: Proveedores /Archivos / Pronóstico de Pagos.

Presenta los saldos de los movimientos que se vencerán en el intervalo de tiempo definido en el filtro, tomando como referencia la fecha de vencimiento de los documentos pendientes de cobro o pago.

Con la tecla se indica la fecha de corte y el intervalo de días que habrá de un período a otro, el sistema muestra automáticamente el intervalo de 30 días. 13.4 Antigüedad de Saldos de Proveedores

Ruta de Acceso: Proveedores /Archivos/ Antigüedad de Saldos Esta consulta presenta el monto de los saldos vencidos de proveedores por intervalos de tiempo y a una fecha determinada. En los filtros de la consulta se podrá definir la fecha de corte y la periodicidad de la presentación de los saldos como se muestra en la ventana siguiente: 13.5 Resumen de Movimientos

Ruta de Acceso: Proveedores /Archivos/ Resumen de Movimientos. Esta consulta nos presenta los montos que se han generado por cada uno de los conceptos que se están trabajando, así como el total de cargos y abonos y el saldo del proveedor, como se muestra en la ventana siguiente:

Figura 13.3-1 Pronóstico de Pagos.

Figura 13.4-1 Antigüedad de saldos del proveedor.



13.6 Consultas en Clientes

Ruta de Acceso: Clientes / Expediente del cliente / Información de saldos. Para los clientes todas las consultas anteriores, se encuentran disponibles en el expediente del cliente, al acceder se muestra la siguiente ventana: 13.7 Por Concepto

Ruta de Acceso: de Clientes y CxC y/o Proveedores y CxP /Ver/ Por concepto. A través de esta consulta podremos conocer los movimientos que se le han generado a los clientes o proveedores ordenados de manera secuencial por cada concepto, es decir, primero conoceremos los movimientos de Facturas, Facturas a Plazos, Cheques, Efectivo, etc. de manera detallada. En esta consulta se presentarán los movimientos de cargo de manera positiva y los de abono de manera negativa, con esto se llegaremos al final de los movimientos al saldo pendiente de cobro, como se muestra en la ventana siguiente:

Figura 13.6-1 Pronóstico de cobranza.

Figura 13.5-1 Resumen de movimientos.

Figura 13.7-1 Consulta por concepto.



14. CLIENTES Y/O PROVEEDORES

14.1 Definición El sistema en sus catálogos de clientes y proveedores cuenta con una serie de procesos, los cuales se deben conocer ya que son herramientas muy útiles para por un lado, mantener actualizada la información y por el otro mantener así un control Administrativo sobre operaciones en específico. 14.2 Suspensión

Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Consulta de Clientes o Proveedores/ Seleccionar el cliente o

proveedor a suspender /Edición / Suspensión de clientes o proveedores . Permite suspender o reactivar las ventas de un cliente y/o proveedor específico sin importar el saldo que tenga, de tal forma que al momento de generar algún documento en el módulo de facturas y/o compras, el sistema lo notificará. Apareciendo la siguiente ventana.

El sistema siempre manda un mensaje de confirmación, al indicarle que “SI”, en la columna del Estatus tendrá una “S”. Al momento de generarle una factura o compra el sistema mandará un mensaje como el siguiente en la barra de estado de facturación o compras:

Cliente Suspendido Para volver a reactivar al cliente y/o proveedor se debe seguir el mismo procedimiento, pero el sistema indica que es una Reactivación.

Práctica Suspender al cliente #1 y posteriormente realizar una factura. 14.3 Actualización de Saldos

Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Actualización de saldos y/o con el icono . Este proceso se usa cuando por fallas en la energía eléctrica o por haber modificado manualmente el campo de saldo del cliente y/o proveedor, existan diferencias en cuentas por cobrar vs. Clientes y/o cuentas por pagar vs. proveedores.

Figura 14.2-1 Suspensión de clientes y/o proveedores.



El sistema calcula el saldo del cliente y/o proveedor en base a los movimientos de cargo y abono y los registra en el respectivo catálogo. Apareciendo la siguiente ventana, donde se debe especificar el rango de registros que se desean actualizar. 14.4 Intereses Moratorios La opción de Intereses moratorios permite calcular los intereses sobre las Cuentas por Cobrar/Pagar de los clientes/Proveedores. Dicha aplicación puede ser de dos formas: manual o automática. 14.4.1 Aplicación Manual

Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios y/o con el icono . Por medio de esta opción se permite aplicar intereses moratorios a los documentos de cuentas por cobrar vencidos de un solo cliente a la vez y/o cuentas por pagar de un solo proveedor. Apareciendo la siguiente ventana. Sus campos: Desde / Hasta. Se indica el rango de fechas a considerar para la aplicación de intereses moratorios al cliente que se eligió. % de interés a aplicar. Se define el % de interés moratorio que se desea aplicar a ese cliente. Moneda. Si se manejan otras monedas se pueden elegir, así como su tipo de cambio. Ya definido el filtro, el sistema despliega una ventana la cual contiene todos los documentos vencidos que tiene ese cliente y se deberá seleccionar a que documento se le aplicarán los intereses. Como se muestra en la siguiente ventana, dando o doble clic.

Figura 14.3-1 Actualización de saldos.

Figura 14.4.1-1 Rango de fechas para búsqueda de documentos.



Al aceptar, se puede observar que el documento desaparece de la ventana de aplicación manual de intereses moratorios. Posterior a esto, si se consulta el saldo del cliente se puede observar que ya se aplicaron dichos intereses. Por ejemplo:

Documento Saldo % int. Monto int. Nuevo Saldo

21 149.33 0.05 0.08 149.41

En la pestaña “detalle” del saldo general del cliente se puede ver que adjunto al documento un concepto llamado Int. Moratorios con la fecha final que se haya indicado en el filtro.

14.4.2 Automático

Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios / Aplicación automática

. Mediante esta opción se pueden aplicar intereses moratorios a varios clientes o proveedores a la vez. Apareciendo la siguiente ventana: Sus Campos Desde / Hasta. Aquí se define el rango de cliente /proveedores a los que se lea va aplicar intereses. El resto de los campos se manejan igual que en la forma manual.

Figura 14.4.1-2 Documento por aplicar intereses.



Al generar este proceso el sistema pregunta si se desean aplicar. Si se indica que SI sólo se deberá verificar la información tal como en la forma manual. 14.5 Operaciones en moneda extranjera

Ruta de Acceso: Clientes y Proveedores / Herramientas / Proceso de ajuste cambiario y o con el icono

. Una de las características de Aspel-SAE, es que permite capturar información en diferentes monedas, para ello es necesario activar el parámetro de “Multimoneda”, que se encuentra desde el Módulo de Utilerías / Configuración / Parámetros Generales. 14.5.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera Al capturar un documento compra y/o venta en moneda extranjera, sólo será necesario definir la moneda en que se realizará la operación y el tipo de cambio que se empleará para realizar la conversión de las cifras a la moneda base. Al grabar el documento las cifras se presentarán en la moneda definida en la captura; sin embargo, en la consulta de facturas aparece el total del documento, haciendo la conversión a la moneda base, considerando el tipo de cambio capturado y el monto de la factura. Por ejemplo se hace una venta de USD 1,300.00 + IVA, a un tipo de cambio $11.23, al grabar el documento aparece de la siguiente forma:

Figura 14.4.2-1 Aplicación Automática de Intereses.



El total del documento en dólares es de USD 1,495.00 Totales en la consulta de facturas. Es importante señalar que si los precios de los productos están definidos en la moneda base, por ejemplo pesos, el sistema realizará la conversión del precio a la moneda en que se está facturando. Posteriormente se hace el pago de esa factura, pero a un tipo de cambio de $10.95 Al consultar la CxC en el saldo del cliente, aparece de la siguiente forma:

Figura 14.5.1-1 Totales al grabar el documento.

Figura 14.5.1-2 Totales en consulta (moneda base).

Figura 14.5.1-3 Saldo del cliente.



Nótese que el saldo en USD es cero, puesto que ya se saldó el documento, pero al oprimir el icono de

multimoneda , se verá que existe un saldo de $423.75, esto es debido a que hubo una variación cambiaria entre el momento de hacer el documento y hacer el pago. Dependiendo del caso puede haber una ganancia o pérdida cambiaria; en este caso hubo pérdida, ya que cuando se hizo el documento, el dólar estaba 11.23 y al pagarlo estaba en 10.95. Obviamente no se le puede cobrar al cliente esa diferencia, por eso se tiene este proceso el cual hace los ajustes correspondientes guardando la información en el concepto que se estableció en la configuración. Al generar este proceso, se mostrará una ventana como la siguiente. Una vez terminado el proceso volvemos a ver el saldo del cliente de ese documento y vemos que en la moneda base ya está saldada, y consultando el detalle podremos observar que se agregó un movimiento por concepto de pérdida cambiaria. Dentro del módulo de compras se realiza el mismo procedimiento de captura, teniendo el mismo efecto en cuanto a la conversión de los montos de los documentos a la moneda base. 14.6 Reportes Una vez que ya se ha capturado información y se han realizado movimientos de clientes y cuentas por cobrar, se podrán emitir una cantidad considerable de reportes. En esta sección se analizarán los reportes correspondientes a estos módulos. Cabe mencionar que cada reporte contiene un filtro distinto con el cual se pueden generar varias combinaciones.

Figura 14.5.1-5 Proceso de ajuste

Figura 14.5.1-4 Saldo del cliente.



Además de todas las variaciones que ofrecen los filtros, cuando se presente el botón “Filtro Avanzado”, se podrán tener opciones de configuración como las siguientes: Esta serie de campos, representan una opción que permite generar los reportes de una forma mucho más detallada y/o especifica. 14.6.1 Reportes de clientes y cxc Catálogo de Clientes

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Catálogo y/o con el icono . Tipo: Interno

Este reporte contiene los datos que se capturan en el catálogo de clientes, como: Clave, Razón social, Status, Teléfono, Fax, R.F.C, etc.

Figura 14.6.1 -1 Filtro para reporte de catálogo de clientes.

Figura 14.6- 1 Opciones avanzadas para filtros reportes



Acumulado de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Acumulados de Clientes.

Este reporte presenta el total de ventas por cada cliente registradas en el año. Se utilizan los mismos campos del reporte catálogo de clientes, se adiciona el campo de ventas anuales que se toma del detalle del cliente. Etiquetas de Clientes

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Etiquetas de clientes Tipo: Interno

Permite imprimir etiquetas para el envío de correspondencia. Éstas presentan el nombre del cliente, persona de atención en ventas, dirección, código postal y población. Cobranza General

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Cobranza General. Tipo: Interno

Muestra todos los cargos y abonos que afectan a un documento específico sin referencia, el saldo del documento y el saldo de cada cliente. Lista a los clientes por clave, nombre, tipo y número de documento, etc.

Figura 14.6.1-2 Filtro para reporte Acumulados.

Figura 14.6.1-3 Filtro para reporte de etiquetas.



Estado de cuenta general

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta General y/o con el icono . Tipo: Interno

Presenta los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Facturas, realizados por cada comprador y su relación de cargos y abonos. Se presenta en dos partes: en la primera van los datos generales del cliente (nombre, dirección, población, etc.), y en la segunda se presentan los movimientos realizados, el tipo y número de documento, fecha de aplicación y vencimiento, el monto de cargo y abono, saldo a favor o en contra, etc.

Figura 14.6.1-4 Filtro de cobranza general.

Figura 14.6.1-5 Filtro de estado de cuenta general.



Estado de cuenta detallado

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta Detallado y/o con el icono . Tipo: Interno

Imprime los datos completos del cliente así como todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos). En el manejo por documento imprime el número de documento, fecha de aplicación y vencimiento, documento al que hace referencia, monto del movimiento, etc. Si se maneja contra saldo, los documentos se organizan por fecha de aplicación. Por Concepto

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Por concepto. Tipo: Interno

Este reporte presenta el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas.

Figura 14.6.1-6 Filtro de restado de cuenta detallado.

Figura 14.6.1-7 Filtro de cobranza general.



Resumen de Movimientos Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Resumen de Movimientos.

Tipo: Interno Este reporte se emite por cliente, para ello se indica la clave del mismo. Incluye los cargos y abonos que tiene registrados. Pronóstico de Cobranza

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Pronóstico de Cobranza Tipo: Interno

Permite planear la cobranza a futuro, muestra el monto de los documentos vencidos y los documentos que no han sido saldados. Antigüedad de Saldos

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Antigüedad de Saldos . Tipo: Interno

Figura 14.6.1-8 Filtro de Resumen de Movimientos.

Figura 14.6.1-9 Filtro de Pronostico de cobranza.



Muestra los montos vencidos por cliente o por un rango de clientes y por periodos, así como el monto que se encuentra al corriente y un desglose de saldos vencidos por comprador. Documentos a revisión

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos a revisión . Tipo: Interno

Este tipo de reporte Incluye los documentos cuyo día de aplicación es menor o igual a la fecha de corte y por ello requieren revisión. Se imprime la fecha en que se debe presentar el documento al cliente, tomando en cuenta la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos por cobrar . Tipo: Interno

Presenta los documentos que se encuentran vencidos a la fecha de corte indicada por el usuario, así como la fecha en que éstos deben ser pagados de acuerdo con la fecha de pago del cliente. Abonos por Período

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Abonos por período . Tipo: Interno

Presentan todos los movimientos que no necesitan referencia (por ejemplo, facturas o anticipos) y que hayan sido afectados por un cargo o un abono durante el periodo señalado.

Figura 14.6.1-10 Filtro de Antigüedad de



Corte de Caja

Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Corte de caja . Tipo: Interno

Permite emitir los movimientos dados de alta desde la opción de Recepción de pagos y delimita la operación por periodo de corte y por la persona que llevó a cabo la operación.

14.6.2 Reportes de proveedores y CxP Catálogo de Proveedores

Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Catálogo . Tipo: Interno

Este reporte incluye todos los datos capturados de los proveedores de acuerdo al filtro por clave, clasificación, etc.

Figura 14.6.1-11 Filtro de abonos por período.

Figura 14.6.1-12 Filtro del reporte de caja.



Acumulados de Proveedores Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Acumulados de Proveedores.

Tipo: Interno Es un reporte que presenta los mismos campos del reporte del catálogo, excepto los campos de status y sólo directorio, pero adicionando el campo de Compras anuales Inicial / Final. Etiquetas de Proveedores

Ruta de acceso: Módulo de Proveedores / Reportes / Proveedores / Etiquetas de Proveedores. Tipo: Interno

Es un reporte que te permite imprimir etiquetas para el envío de correspondencia, éstas presentan el nombre del proveedor, persona de atención en compras, pagos y dirección. Reporte de pagos generales

Ruta de acceso: Módulo de Proveedores / Reportes /Pagos generales. Tipo: Interno

Este reporte muestra todos los cargos y abonos que afecta a un documento en particular y el saldo del cargo como de cada proveedor, así como los totales de cargos, abonos y saldos a la fecha de corte que se determine. Reporte de estado de cuenta general

Ruta de acceso: Módulo de Proveedores / Reportes / Estado de cuenta general . Tipo: Interno

Muestra los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Compras, realizados para cada proveedor y su relación de cargos y abonos. Este reporte de similar al de pagos generales solo que este incluye los datos de proveedor en cada hoja. Reporte Estado de Cuenta Detallado

Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Estado de cuenta detallado . Tipo: Interno

Este reporte se imprime para cada proveedor con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos), incluye los saldados. Si la configuración se tiene por saldo los documentos son organizados por la fecha de aplicación. Reporte por concepto

Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Reporte por concepto. Tipo: Interno

Muestra el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas solicitadas. Resumen de movimientos

Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Resumen de movimientos. Tipo: Interno

Este reporte se emite proveedor por proveedor, por lo que se deberá indicar la clave del mismo, el cual incluye los cargos y abonos que tiene registrados cada proveedor.



Pronóstico de pagos

Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Pronóstico de pagos . Tipo: Interno

Este reporte le permite proyectar los pagos en un periodo determinado. Basándose en las fechas de vencimiento o aplicación de documentos. Este reporte a diferencia de la consulta se puede imprimir en forma detallada. Antigüedad de saldos

Ruta de acceso: Proveedores / Reportes/ Antigüedad de saldos . Tipo: Interno

Muestra los adeudos ya sea por proveedor o por un rango de proveedores y por periodos, así como el saldo que se encuentra al corriente. También incluye un desglose de los saldos vencidos.



15. FACTURACIÓN Y COMPRAS 15.1 Políticas

Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Políticas / Catálogo y/o con el icono . Una política de oferta es aquella que otorga una disminución en el precio de algún artículo, por un tiempo determinado o por alguna otra característica (por ejemplo, volumen de compra). Las políticas de ventas tienen impacto sobre el proceso de facturación y, en ocasiones, cuando el resultado en la operación de un documento se aleja del estimado; es conveniente revisar si es a causa de una política que esté influyendo en el resultado de la operación. Sus Campos: Descripción. Nombre de la política de descuento. Status. Al dar de alta una política el status lo muestra como Activa. El sistema maneja 3 estatus:

Activa. La política esta vigente y afectará el precio del producto. Inactiva. La política deja de operar y no realiza las afectaciones indicadas. Baja. Deja de operar definitivamente.

Vigencia. Rango de fechas en la que va a operar la política; para aplicarla indefinidamente deja los campos en blanco. Hasta unidades. Se limita el número total de unidades a las que se aplicará la política. Vendidas. Acumula la unidades que se ha realizado con la política. Tipo de Política. El sistema permite manejar dos tipos de políticas: Acumulativa y Sustitutiva

Acumulativa. Aplica la nueva política además de las definidas con anterioridad. Sustitutiva. El nuevo descuento inactiva al descuento del cliente y las políticas definidas anteriormente que

afecten a ese producto.

Figura 15.1-1 Definición de políticas de oferta.



Aplicar sobre.-Se indica sobre qué precio se aplicará la política, la cual al seleccionar un precio el tipo se cambia a Sustitutiva. Solo Sin Efecto permite aplicar cualquiera de los tipos de políticas. Aplicación

Porcentaje. El descuento será calculado en forma proporcional sobre el precio del producto seleccionado. Monto. La cantidad se convierte a porcentaje y se muestra en la columna de descuento al elaborar la venta.

Valor. Definir el porcentaje o monto de la política.

Una vez definida la política podrá ser aplicada a un rango de productos en específico, línea, cliente, clasificación de clientes o que tenga validez solo a la compra de un volumen mínimo. 15.2 Consulta de Ofertas

Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Políticas / Catálogo y/o con el icono . Mediante esta opción se pueden consultar aquellos productos a los cuales e le ha aplicado algún tipo de oferta.

Práctica 1. Dar de alta la siguiente política dentro del catálogo de políticas de venta.

Descripción Promoción 2

Vigencia

Aplicar sobre Precio Publico

Descuento 10

Vol. Mínimo 1

Figura 15.1-2 Aplicación de las políticas de oferta.

Figura 15.2-1 Filtro para ofertas.



Tipo Acumulativa

Hasta 10

Aplicación Porcentaje

Datos Producto PCPA001

2. Dar de alta una factura afectando a este producto y corroborar las afectaciones en el precio de

producto. 15.3 Desbloqueo de documentos

Ruta de Acceso: Facturas / Herramientas/ Desbloqueo de documentos. Esta función permite reactivar los documentos que se bloquean cuando ocurre una falla de energía eléctrica. Un documento también se bloquea cuando por ejemplo, un pedio se intenta enlazar a una factura y estando en la ventana de enlace, ésta se cierra y el enlace no se realiza.

Antes de correr este proceso se recomienda tener un respaldo de la información. Al activar esta opción y tener trabajo en red, se debe salir de cualquier documento que se esté utilizando, tal como se muestra a continuación: Una vez hecha la notificación, se procederá a configurar el filtro para el desbloqueo de los documentos, mostrando la siguiente ventana:

Figura 15.3-1 Notificación para trabajo en red.

Figura 15.3-2 Filtro para el desbloqueo de documentos.



15.4 Personalización de Captura

Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Personalización de captura y/o con el icono . Por medio de la personalización de captura se pueden definir los campos visibles y capturables del encabezado de los documentos en los módulos de Facturas y Compras; ello facilitará el proceso de captura, adaptándolo a las necesidades específicas de la empresa. Dicha configuración se guarda en un archivo con extensión *.CFT (por ejemplo, FACTURA.CFT). Dentro de los Parámetros de Facturación y/o Compras del sistema, se establece una personalización permanente de la captura, ahí es conveniente indicar el nombre de nuestro archivo (por ejemplo, FACTURA.CFT) Utilerías/Configuración/Facturas o compras/Por documento/Arch. de configuración En esta ventana se puede, ya sea Agregar o Modificar alguno ya existente, y se mostrará una ventana como la siguiente: Aquí se tiene una lista de los campos del encabezado de los documentos, la cual al momento de seleccionar cualquiera de ellos, muestra dos propiedades:

Visible. Permite que el campo seleccionado sea visible o no, al momento capturar un documento. Si se indica que no la casilla capturable no permite verificarla, a menos que se de doble clic.

Capturable. Permite que el campo que es visible sea capturable o no. Se tiene también un cuadro donde se puede escribir algún valor por omisión, por ejemplo, si deseamos que cada vez que se entra a capturar una factura, aparezca como clave predeterminada la de mostrador, se debe escribir “MOSRT”, habiendo seleccionando el campo “Cliente”. Por último se debe dar aceptar y guardar el archivo con la extensión antes mencionada y definirlo en la configuración.

Figura 15.4-1 Edición de archivo de configuración.

Figura 15.4-2 Definición del archivo de configuración.



Práctica a) Se debe dar de alta un archivo .cft, para facturas con las siguientes especificaciones:

Campo Visible Capturable Valor por omisión

Enviar a Compras

Consignatario No especificado

Almacén 1

Su pedido S/P

Esquema de I.

Descuento

Desc. Financiero

Vendedor

Comisión

Flete

b) Guardar el archivo con el nombre Factcfg.cft. Este archivo será probado en la siguiente práctica. 15.5 Agregar especial

Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edición / Agregar especial y/o con el icono . La opción agregar especial permite dar de alta un documento con una configuración diferente, utilizando algún archivo de configuración previamente generado y que sólo estará vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Debido a que esta función le permite utilizar la configuración especial para una sola ocasión, una vez que haya completado los campos, oprimiendo el botón Grabar, el sistema le solicitará las observaciones y presentará el diálogo informativo para verificar los datos; al momento de Aceptar, la ventana de Agregar especial se cerrará automáticamente. Dicho archivo se guarda con extensión *.CFT y se puede dejar fijo en la configuración del sistema ya sea para documentos de ventas o compras.

Práctica Leer el archivo Factcfg.cft desde la opción agregar especial. 15.6 Lee configuración

Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edición / Agregar / Edición / Lee Configuración. Esta opción funciona de la misma forma que “Agregar Especial”, pero al momento de tener un documento en edición.



15.7 Campos no visibles Ruta de Acceso: Desde la ventana de captura del documento a utilizar / Herramientas / Campos no visibles.

Al estar elaborando un documento con una personalización de captura especial, se podrá elegir esta opción para ver qué campos no se están desplegando y el valor que poseen en ese momento. En caso de que no se tengan campos invisibles, no se podrá accesar a esta opción. La ventana para poder conocer los campos no visibles es la siguiente: Observar que con las teclas o el cursor se puede seleccionar el campo no visible y, en la parte inferior, aparece el valor que actualmente posee.

Práctica Verificar los campos no visibles del archivo Factcfg.cft, desde la opción “lee configuración”. 15.8 Documento modelo

Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Documentos modelo y/o con el icono . Si se generan con frecuencia documentos que contienen la misma información, en el sistema se podrá generar, almacenar y leer dichos documentos llamados modelo (*.MOD). La ventaja es que permite capturar de manera repetitiva algún artículo o grupo de artículos que se requieran comúnmente y también se puede especificar el cliente o proveedor al cual se le asignará dicho documento. Apareciendo la siguiente ventana: Al igual que en los archivos de configuración se debe definir el encabezado, pero adicionalmente se debe indicar cada partida del documento, para lo cual se tiene la siguiente ventana:

Figura15.7-1 Campos no visibles de una configuración.

Figura 15.8-1 Edición de archivo modelo.



Debido a que los datos de un documento modelo son los mismos que se utilizarían en una factura/compra, para evitar errores, se cuenta con la ayuda dentro del cuadro de texto donde se asigna el valor a cada campo, ya sea de encabezado o partida.

Práctica a. Dar de alta el archivo Factmod1.mod, con las siguientes opciones.

Campo Cabeza Partida No. Valor por omisión

Consignatario No especificado

Su pedido S/P

Esquema de I. 1

Descuento .05

Desc. Financiero .010

Comisión 1.0

Flete 145.60

Cantidad 1 1

Producto 1 MAQ-SOLD-MI23

Precio 1 4500.00

Cantidad 2 30

Producto 2 SD-1/8/GR

Precio 2 2.50

Cantidad 3 1

Producto 3 CORT-VARI-19

Precio 3 350.00

b. Dar alta una factura leyendo el documento modelo y corroborando la información indicada.

Figura 15.8-2 Edición del documento modelo.

# de partida. Selección para datos de

Encabezado y partidas.

Campos del documento.



15.9 Generación masiva de documentos

Ruta de acceso: Facturas o Compras / Edición / Generación masiva de documentos y/o con el icono . Mediante esta opción se pueden generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo; esto es de suma importancia cuando se desea elaborar un mismo documento de venta y/o compra a uno varios clientes y/o proveedores pudiéndolos emitir en ese momento. Por ejemplo, la generación de facturas para el pago de colegiaturas en una escuela. 15.10 Vencimiento de Apartados

Ruta de Acceso: Módulo de Facturas / Herramientas/ Vencimiento de apartados. El proceso de Vencimiento de apartados permite liberar todos aquellos artículos que se hayan apartado de todos los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la indicada en el filtro. Al momento de apartar algún artículo, el sistema guarda un registro que afecta directamente al inventario (aunque no hayan salido físicamente los artículos del almacén), es decir, disminuye los artículos disponibles aunque no se haya efectuado la factura, al realizar este proceso el sistema permitirá tener disponibles los artículos que se hayan apartado.

Práctica Generar un pedido donde se aparten productos y posteriormente, realizar el proceso de vencimiento de apartados y verificar que el producto libera las existencias desde una factura.

Figura 15.9-1 Generación masiva de documentos.

Figura 15.10-1 Vencimiento de apartados.



15.11 Acumulados (Actualización y Edición)

Ruta de Acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Herramientas/ Acumulados / Actualización y/o Edición. Cuando en los parámetros de Configuración se definió que NO se deseaba el acumulado de ventas o compras en línea, se podrá utilizar la opción de Actualización para que se actualicen los montos de ventas, compras y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, comisiones, etc. Además, se podrá utilizar la opción Edición de Acumulados para capturar o modificar manualmente los montos acumulados por cada uno de los conceptos. Es importante mencionar, que las estadísticas de acumulados de ventas se obtienen justamente de esta información de Acumulados. 15.12 Reportes 15.12.1 Facturación Resumen de documentos

Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Resumen. Tipo: Interno

La información que presenta este reporte depende de la consulta en la que se esté ubicado, por ejemplo, si se está en la consulta de Facturas y accedemos a la opción se presenta el reporte con el resumen de facturas, si la consulta que está desplegada fuera la de remisiones se presentaría el resumen de remisiones. En el resumen se presentan todos los documentos que cumplen con las características indicadas en el filtro.

Figura 15.11-1 Actualización de acumulados.

Figura 15.11-2 Actualización manual de acumulados.



La información que se incluye por columnas en este reporte es: Número de documento, Clave del cliente, Status (Alta, Cancelado, Emitido), Fecha de emisión, Importe neto (*), Descuento comercial (*), Descuento financiero (*), Impuestos (*), Total del documento (*). Reporte de productos devueltos

Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Productos devueltos . Tipo: Interno

Este reporte mostrará todos aquellos documentos en los cuales fueron devueltos artículos así como la cantidad devuelta. Las columnas de información que presenta este reporte son: Orden / Documento, Fecha de emisión, Fecha de recepción, Cliente, Línea de producto, Clave inventario, Cantidad facturada (*), Cantidad devuelta (*) (*) Estos valores se totalizan.

Figura 15.12.1-1 Filtro del resumen de facturas.

Figura 15.12.1-2 Filtro del productos devueltos.



Pendientes por producto Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Pend. Por producto.

Tipo: Interno Dentro de este reporte se presentan los productos que faltan por pedir, surtir o facturar de los documentos. El listado aparece ordenado por producto y sólo podrá ser emitido para cotizaciones, pedidos y remisiones, para estos documentos brindará la información respectiva a pendientes por pedir, pendientes por remisionar, etc. Este reporte le permite obtener el listado con la siguiente información: Producto, No. de documento, Clave del documento, Cantidad (*), Pendiente por surtir (*) (*) Estos valores se totalizan. Detallado

Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Detallado. Tipo: Interno

Permite tener un listado con la información específica de cada documento elaborado. La información que se obtiene es la siguiente: Tipo de documento y con cual se enlaza, Número de documento, Clave del cliente, Nombre del cliente, Nombre del consignatario, Su pedido, Fecha de elaboración, Fecha de Vigencia (Cotización), Entrega (Pedido, Remisión o Devolución) o Vencimiento (Factura), Vendedor, Comisión, De la partida: Cantidad, Línea de producto, Clave de producto, Porcentajes de descuentos 1, 2 y 3, Porcentajes de impuestos 1 y 2, Comisión, Precio unitario, y Total del documento.

Figura 15.12.1-3 Filtro de pendientes.

Figura 15.12.1-4 Filtro de detalle de facturas.



Artículos apartados Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Apartados.

Tipo: Interno Permite tener un listado de aquellos artículos que se hayan apartado y contiene la siguiente información: Clave del producto, Número de documentos, .Clave del documento, Cantidad del producto apartado. Pagos a facturas

Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / Pagos a Facturas Tipo: Interno

La finalidad de este reporte es ver una relación de los pagos recibidos para cada factura, así como el monto de IEPS e IVA de esos pagos; de esta manera, los usuarios podrán obtener la información arrojada por el monto de impuesto cobrado en cada pago y el pagado en cada abono, con la finalidad de permitir el correcto control del IVA por flujo de efectivo. Ejemplo. Al hacer una compra de 100 pz. del producto A1, a un precio de $100, el 10% de IEPS y el 15% de IVA obtenemos. Subtotal IEPS IVA TOTAL Compra $10,000 + 1000 + $1650.00 = $12,650.00 Si posteriormente se efectúa una venta de 50 pz. del producto A1 a un precio de $100 obtenemos lo siguiente: Subtotal IEPS IVA TOTAL Venta $5000 + 500 + $825.0 = $6325.0 Estando en el módulo de Cuentas por cobrar efectuamos el pago del documento 54. Tomando como base los datos del ejemplo, la fórmula para determinar el IVA trasladado es la siguiente: Determinación del IVA Trasladado Total Pago $3000.0 / 1 + IVA / 1.15 = Base IVA = 2608.7 * IVA * .15 = IVA Trasladado = 391.3 Tomando como base los datos del ejemplo anterior, la fórmula para determinar el IEPS trasladado es la siguiente:

Figura 15.12.1-5 Filtro de Apartados.



Determinación del IEPS Trasladado Base IVA $2608.7 / 1 + IEPS / 1.1 = Base de IEPS = 2371.5 * IEPS * .10 = IEPS Trasladado = 237.1 Los datos obtenidos de ambas fórmulas se pueden corroborar gracias al reporte de pagos a facturas. Otro aspecto importante de este reporte es que al permitir filtrar por una tasa específica de impuesto, se convierte en un reporte vital en el cálculo y determinación de los impuestos a pagar. Ventas por cliente Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Ventas por cliente.

Tipo: Interno Este es uno de los reportes más útiles y versátiles que ofrece el sistema, a través del cual podrá conocer el monto a que ascienden las ventas de cada uno de sus clientes en un periodo determinado. Por tratarse de ventas ya realizadas, el sistema tomará en cuenta únicamente los documentos tipo Factura. Las columnas que componen el reporte son: Clave del cliente, Nombre del cliente, R.F.C. del cliente, Importe de las ventas (*), Descuento comercial (*), Descuento financiero (*), Impuesto (*), Importe total (*) (*) Estos valores se totalizan.

Figura 15.12.1-6 Filtro pagos a facturas.

Figura 15.12.1-7 Filtro de ventas x cliente.



Productos en oferta Ruta de acceso: Módulo de facturas y vendedores / Reportes / Productos en oferta.

Tipo: Interno A través de este reporte obtendrá la información de los productos en oferta. El reporte emitirá la siguiente información de acuerdo a lo siguiente:

Con Detalle Con Detalle

Fecha de operación. Fecha de operación

Clave del producto Clave del producto

Descripción del producto Descripción del producto

Precio público Política aplicada

Precio base Tipo de política

Monto del descuento Precio público

Precio de oferta Porcentaje de descuento

Precio base

Monto del descuento

Políticas Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Políticas.

Tipo: Interno Esta opción imprime el catálogo de las políticas definidas hasta ese momento en la empresa. Pago de comisiones Sobre el total de facturas

Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Pago de comisiones / Sobre total de facturas . Tipo: Interno

Figura 15.12.1-8 Filtro de productos en oferta.



Con esta opción podrá obtener un reporte del catálogo de vendedores, ordenado por Clave (con sus respectivas posibilidades de ordenamiento y manipulación de las clasificaciones que se capturaron en el alta para cada uno de ellos), zona de operación, nombre del vendedor o de acuerdo a su comisión. El listado presenta la siguiente información ordenada: Clave del vendedor, Status del vendedor, Nombre del vendedor, Comisión, Zona En este listado se indicará el monto de las comisiones que deberán pagarse al vendedor por el número de ventas que realizó en un periodo determinado. En este caso, no importará si la factura ha tenido abonos o si ya se ha vencido la fecha de pago; pero esto es posible también, en el caso de que el sistema esté configurado para llevar un control de cuentas por cobrar, por saldo o bien por documento. El reporte se presentará ordenado por vendedor y contendrá la siguiente información: Periodo del cálculo de las comisiones, Clave del vendedor, Nombre del vendedor, Tipo y número de documento, Clave y nombre del cliente, Zona del vendedor, Fecha de aplicación, Importe del documento (*), Comisión del documento (*), Porcentaje de comisión pagado, Pago de comisión (*). (*) Estos valores se totalizan. Los montos de los documentos no incluyen el impuesto. Sobre pagos a facturas

Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / pago de Comisiones / Sobre Pagos a Facturas. Tipo: Interno

En este reporte serán importantes los abonos realizados a la factura para la obtención de la comisión. La comisión será calculada sobre dichos abonos, es decir, el porcentaje de comisión correspondiente a un vendedor se aplicará al total de abonos de la factura y esto dará el monto de la comisión a pagar para el vendedor.

Figura 15.12.1-8 Filtro sobre total de facturas.

Figura 15.12.1-9 Filtro sobre pagos a facturas.



15.13 Compras Resumen de documentos

Ruta de acceso: Compras / Reportes / Resumen. Tipo: Interno

Muestra todos los documentos de los catálogos de Recepciones, Ordenes y Devoluciones, pudiendo seleccionar información específica en la ventana de filtrado. Para el caso de documentos realizados en moneda extranjera su total será expresado en moneda base, así como el gran total. Podrás obtener el reporte únicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este menú. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarán en términos de la moneda en las que fueron elaborados. Pendientes

Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pendientes. Tipo: Interno

Si te encuentras en el catálogo de Órdenes de compra, a través de este tipo de reporte obtienes la cantidad que falta por recibir en cada documento. Para el catálogo de Recepciones se emite un reporte de Productos Recibidos y su relación con los devueltos. Detallado

Ruta de acceso: Compras / Reportes / Detallado. Tipo: Interno

Estos 3 reportes te ofrecen un listado con la información específica de cada documento elaborado. En los tres catálogos (Recepciones, Órdenes y Devoluciones) el diálogo para expedir el reporte es similar. Podrás obtener el reporte únicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este menú. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarán en términos de la moneda en las que fueron elaborados. Compras por proveedor

Ruta de acceso: Compras / Reportes / Compras por proveedor. Tipo: Interno

Permite conocer el monto al que ascienden las compras a cada uno de tus proveedores en un periodo determinado. Por tratarse de compras ya realizadas, el sistema tomará en cuenta únicamente los documentos de recepción de mercancía. Asimismo, ofrece un total de cada uno de los conceptos incluidos. Pendientes por producto

Ruta de acceso: Compras / Reportes /Pend. Por producto. Tipo: Interno

Este reporte despliega las cantidades pendientes por recibir de cada uno de los productos que distribuye tu empresa. Si lo deseas, te proporciona el detalle de las cantidades pendientes ordenadas por el documento que las respalda.



16. PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS

16.1 Generación de Almacenes

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Multialmacén/Herramientas/Generación de almacenes

y/o con el icono . Esta opción permite de una manera rápida generar un Nuevo Almacén, es decir, toma las claves de los productos que ya existen en un almacén y las agrega en un almacén nuevo.

Para realizar esta opción es necesario que se tenga habilitado el parámetro , que se encuentra en Utilerías/Configuración/Inventarios y el archivo Catálogo de Multialmacén (Utilerías/Control de Archivos) tenga registros. Si se desea agregar productos que no tienen la clave consecutiva se debe de realizar el proceso por bloques. Al seleccionar esta opción el sistema despliega la siguiente ventana, donde se puede definir los datos mencionados a continuación:

Práctica Con todos los productos del almacén No. 1 generar el almacén No. 3. 16.2 Agregar productos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Multialmacén/Edición Agregar y/o con el icono . Esta opción también permite dar de alta un producto en el almacén, pero a diferencia de la anterior, se realiza producto por producto.

Figura 16.1-1 Generación de Almacenes.

Aquí se definen las claves que se

van a generar para el nuevo Almacén.

Si se desea crear el almacén con

productos de una misma línea se selecciona esta

opción.

Es el número de almacén de

donde se tomarán las claves de los

productos.

Es el número de almacén a crear.



Sus Campos: Clave del producto. En este campo se selecciona la clave del producto, que se va a dar de alta en el almacén. Almacén. Se indica el número de almacén en donde se va a dar de alta el producto. Control de almacén. Aquí se registra la ubicación de un artículo dentro del almacén. Stock mínimo. En este campo se indica la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario. Stock máximo. Se indica la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en el almacén. Existencia. Se muestra la cantidad existente de unidades del producto en el inventario.

Este campo se podrá manipular manualmente si se tiene habilitado “Cambio de existencias” en la configuración, pero no es recomendable. Compras por recibir. Es la cantidad del producto por recibir. Armar grupo. Si la clave del producto seleccionada corresponde a un grupo de productos, se habilita esta opción permitiendo definir todas las combinaciones de ese grupo de productos para agregarlas en el almacén. Existencias. Muestra las existencias disponibles del producto en cada uno de los almacenes.

Práctica Dar de alta los primeros 5 productos del Inventario en el almacén No. 4. y capturar en el campo Control de almacén Planta B. 16.3 Traspaso entre almacenes

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Movimientos al Inventario/Edición/Traspaso entre

almacenes y/o con el icono . Permite realizar intercambio de existencias entre almacenes, simplificando el tiempo de captura (brinda mayor seguridad, porque genera el movimiento de salida y entrada a los almacenes definidos al realizar este proceso).

Figura 16.2-1 Alta del producto en Multialmacén.



Los conceptos que utiliza para este proceso se encuentran definidos en Utilerías/Configuración/Inventarios/Número de conceptos para el traspaso, por lo que no se recomienda modificarlos.

Esta opción es de gran utilidad para aquellas empresas en las cuales se realiza intercambio de productos entre Sucursales (cada almacén es una sucursal). Sus Campos: Fecha. Se define la fecha con la cual se va a registrar el movimiento de traspaso. Del Almacén. Número de almacén de donde se va a generar la salida del producto (almacén Origen). Al Almacén. Número de almacén donde se va a registrar la entrada del producto (almacén Destino). Documento. Sirve para identificar y controlar de mejor manera los movimientos que se generar por este concepto. Mov. Salida. Número y descripción del movimiento de salida, que se encuentra en el catálogo de Movimientos al Inventario. Mov. Entrada. Número y descripción del movimiento de entrada, el cual se encuentra dentro del catálogo de Movimientos al Inventario. Folio. Es el número de folio que el sistema le asigna al movimiento que se esta generando. Cantidad. Son las unidades que se van a traspasar de un almacén a otro (es necesario que se tengan las existencias suficientes para traspasar). Costo Unitario. Muestra el costo que tiene el producto dentro del Catálogo de Inventarios y Servicios. Total. Es el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario. Una vez grabado el movimiento, el sistema pregunta si se desea imprimir el movimiento como lo muestra el siguiente mensaje:

Figura 16.3-1 Traspaso entre almacenes.

Descripción del producto

seleccionado

Número de partidas en el movimiento



Si selecciona la opción , despliega la siguiente ventana: Permitiendo definir el Número de copias que se pueden realizar de ese documento, así como el formato (*.fto) que se esta utilizando.

Práctica Realizar el siguiente traspaso del Almacén No. 1 al Almacén No. 2, con el documento TR-2609:

Cantidad Producto Costo Unitario Importe

5 ACEF-200ml 35.00 175.00

2 ALICAT-GUS 30.00 60.00

3 CH-28X14X14-AM

120.00 360.00

1 FOCO-HAL-100W 3.95 3.95

16.4 Actualización de existencias

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacén/Edición/Actualización de Existencias. Esta opción actualiza las existencias que se muestran en el Catálogo de Inventarios y Servicios, la cual debe ser igual a la suma de las existencias de cada uno de los almacenes.

Se utiliza cuando las existencias en el catálogo de Inventarios y Servicios no coinciden con las registradas en cada uno de los almacenes. Para ello es necesario tener activo el parámetro de Multialmacén.

Este proceso afecta directamente las existencias de los productos, por lo que se recomienda tener un respaldo de la información antes de ejecutarlo. La actualización, se puede realizar de 2 formas:

• Por producto • Por rango de productos

Figura 16-3-2 Impresión del movimiento traspaso entre almacenes



Figura 16.4.1-2 Actualización de existencias por producto.

16.4.1 Actualización de existencias por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacén/Edición/Actualización de Existencias/Por Producto.

Esta opción actualiza las existencias del producto seleccionado, desplegando una ventana en la cual se permite comparar el total de las existencias del Catálogo de Inventarios y Servicios con la suma (total) de las existencias en los distintos almacenes.

Para ejecutar el proceso es necesario presionar , el sistema igualará las existencias tomando como válidas el Total de la suma de los distintos almacenes como lo muestra la siguiente figura. 16.4.2 Actualización de existencias por rango de productos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacén/Edición/Actualización de Existencias/Por Rango de

Productos y/o con el icono . Esta opción permite actualizar las existencias de varios productos. Para poder utilizarla es necesario que los productos tengan claves contiguas o bien que pertenezcan a una misma línea de producto.

Figura 16.4.1-1 Ventana que muestra las existencias.

Total de Existencias en los

almacenes

Total de Existencias en el

Catálogo de Inventarios y

Servicios

Total de Existencias en los

almacenes

Total de Existencias

(actualizadas) en el Catálogo de Inventarios y

Servicios



En esta opción, no se puede comparar las existencias del Catálogo de Inventarios y Servicios con la existencia de los distintos almacenes.

Para ejecutar el proceso es necesario presionar , el sistema igualará las existencias tomando como válidas el Total de la suma de los distintos almacenes. 16.5 Inventario Físico

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico. El Inventario Físico tiene como finalidad cuadrar las existencias que se tienen en el sistema con las existencias que se tienen físicamente en el almacén. Para llevar a cabo un correcto Inventario Físico es necesario realizar los siguientes pasos, en el orden que se menciona a continuación: 16.5.1 Congela Existencias

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Congela Existencias y/o con el icono Esta opción almacena las existencias que se encuentran registradas en el sistema en ese momento, esto permite tener un punto de comparación con las existencias resultado del conteo físico del inventario. Si maneja multialmacén es necesario congelar existencias para cada uno de los almacenes que utiliza. Al ejecutar esta opción muestra un filtro para definir los datos que se desean utilizar, como lo muestra la siguiente figura:

Figura 16.4.2-1 Actualización de existencias por Rango de productos.

Figura 16.5.1-1 Filtro para Congelar Existencias.



La opción Descongela regresa el Inventario a su estado original, para que puedan ser congeladas nuevamente en base a las existencias actuales, si se utiliza multialmacén sólo restablecerá el inventario del almacén indicado, en caso contrario restablecerá todo el catálogo de Inventarios y Servicios. 16.5.2 Reporte de inventarios

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Reporte de Inventarios y/o con el icono

. Este reporte permite que se obtenga un listado de los productos que se encuentran registrados en el Catálogo de Inventarios y Servicios. Si se maneja multialmacén, muestra el listado de los productos que se encuentren en el almacén indicado, es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza.

Se recomienda que esta opción se emita sin Existencias y al momento de realizar el conteo físico no se tome como referencia la cantidad de existencias que tiene el sistema. 16.5.3 Captura existencias

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Captura Existencias y/o con el icono

. Esta opción permite capturar las existencias físicas a cada producto resultado del conteo del Inventario. Al ejecutar esta opción muestra una ventana con un filtro, se presiona y despliega una ventana donde muestra: la clave del producto, la existencia y una columna de Inventario Físico. Para capturar las existencias, es necesario dar doble clic en el renglón del producto, desplegando un recuadro en donde se captura la cantidad de existencia física. 16.5.4 Captura existencias por archivo

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Captura Existencias por archivo y/o con el

icono . Además también permite alimentar el sistema con las existencias físicas de los productos que hayan sido previamente capturadas en un archivo ASCII (archivo tipo .txt). Al ejecutar esta se despliega una ventana en la cual se visualiza la ruta de datos y permite capturar el nombre del archivo (txt), si el archivo no estuviera almacenado en esa ruta, el sistema permite buscar la ruta donde se

encuentre almacenado dando un clic en .

Figura 16.5.3-1 Captura de Existencias Físicas.



Es necesario que el archivo *.txt tenga la estructura que requiere el sistema. 16.5.5 Ajuste automático

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Ajuste Automático y/o con el icono Esta es la última opción que se utiliza para el proceso de Inventario Físico, aquí se realiza el registro de los movimientos de entrada o salida de los productos, en caso de que las existencias físicas resulten mayores o menores a las existencias registradas en el sistema. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura: Donde se define puede definir un rango de productos (Desde-Hasta), número de almacén, línea, control de almacén y los movimientos que utiliza para entrada (ajustes) y salida (mermas), fecha del proceso y Referencia, la cual se constituye de: 2 letras IF(Inventario Físico) y fecha del movimiento. Si maneja multialmacén es necesario realizar el proceso por cada uno de los almacenes que utiliza.

Al presionar el sistema ejecuta el proceso.

Si no se realiza el ajuste automático, es necesario descongelar manualmente las existencias (ya que este proceso las descongela automáticamente).

Figura 16.5.4-1 Ventana de Captura Existencias por archivo.

Figura 16.5.5-1 Ajuste Automático.



Práctica

Realizar el proceso de Inventario Físico para los siguientes productos

Clave Existencia Inv. Físico

PIJ-1/2 233 231

PIJ-1/8 246 246

PIJ-3/4 230 225

PIJ-3/8 216 221

Posteriormente verificar la existencia y el Kárdex de los productos. 16.6 Exporta movimientos al inventario

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Herramientas/Exporta movs. al inven. Esta opción permite generar a partir de los movimientos al inventario, un archivo con terminación .Aee (donde “ee” indica el número de empresa utilizada), es de gran utilidad cuando se requiere capturar los movimientos al inventario, ya sea en esta PC o en otra. El archivo se puede crear, a partir de un rango de productos (Desde-Hasta), tipos de movimientos al inventario, rango de fechas, así como la ruta donde se va a almacenar, como lo muestra la siguiente figura.

Al presionar el sistema genera el proceso para crear el archivo. 16.7 Captura por Archivo

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Movimientos al Inventario/Edición/Captura por Archivo. Esta opción permite registrar los movimientos al inventario de los productos, que se hayan generado a través de un archivo ASCII M*.Aee (la captura de este archivo esta relacionada con la opción anterior Exporta Movimientos al Inventario, donde se crea el archivo *.Aee).

Figura 16.6-1 Exportación de Movimientos al Inventario.



El sistema verifica los datos y marca los registros que se actualizaron en el archivo de movimientos al inventario, para evitar duplicidad en la información. Si encuentra algún error al momento de realizar la lectura, lo indicará presentando un número que permite la identificación del tipo de error. 16.8 Cambio de precios

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Edición/Cambio de Precios y/o con el icono . Esta opción permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, evitando así, ingresar a cada registro para cambiarlo, disminuyendo el tiempo empleado en la actualización de precios. Los precios se pueden modificar por Porcentaje o Monto, el porcentaje se aplica sobre los precios ya existentes y afectará a todos los productos que se incluyan dentro del rango establecido (Desde-Hasta o seleccionando la línea del producto). Si el precio se modifica por Monto, éste se sumará a los precios anteriores. Los cambios podrán aumentar o disminuir (si se indican cantidades negativas).

Práctica Verificar el precio de los productos de la línea CASCO. Realizar el Cambio de Precios para los productos de la línea CASCO, definiendo en porcentaje 5%. Verificar y corroborar el cambio de precio en los productos.

Figura 16.7-1 Captura por Archivo.

Figura 16.8-1 Cambio de Precios.

Esta opción actualiza los

precios de los productos

seleccionados.

Se define la forma en la cual se va a realizar el

cambio de precios, así como

la cantidad del monto o

porcentaje



16.9 Reportes de inventarios y servicios Productos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos. Tipo: Interno

A través de este reporte se obtiene el listado completo del catálogo de Inventarios y Servicios, una opción que vale la pena explorar es Agrupar, la cual ofrece información muy bien agrupada cuando se trata de grupos de productos. Lista de precios

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Lista de Precios. Tipo: Interno

Este reporte tiene 2 funciones: una es proporcionar una lista de precios para los clientes, la otra es cubrir necesidades de información dentro de la empresa, ya que permite conocer información muy valiosa como: fecha de la última compra, existencias por producto así como precio público y mínimo. Existencias y costos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Existencias y Costos. Tipo: Interno

Este reporte ayuda a verificar el último costo y el costo promedio de los productos que se encuentran en el inventario de la empresa. Contiene información como: Tipo de costeo, fecha de última compra, último costo, costo promedio, existencias y costo total de cada producto. Stock mínimo

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Mínimo. Tipo: Interno

Este reporte permite detectar los productos que se encuentran por debajo del Stock mínimo, sugiere la cantidad que se debe comprar para nivelar el inventario y el costo que probablemente tendrá dicha adquisición, con base en el último costo del artículo. Stock máximo

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Máximo. Tipo: Interno

Este reporte permite detectar aquellos productos cuyas existencias exceden las cantidades máximas recomendables para los productos. Muestra el costo que produce mantener el sobrante en el almacén. Productos pendientes

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos Pendientes. Tipo: Interno

Este reporte permite conocer las cantidades de productos que están pendientes por surtir, con base en los pedidos registrados en el módulo de Facturas y Vendedores y los pendientes por recibir con base en las Órdenes de compra registradas en el módulo de Compras. Requisiciones

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Requisiciones. Tipo: Interno



Con este reporte se conoce la cantidad de artículos que están pendientes por recibir en cada almacén (a partir de las cantidades indicadas en las Órdenes de compra), incluye una columna para anotar las cantidades que realmente se reciben. Inventario físico

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Inventario Físico. Tipo: Interno

El listado de Inventario Físico sirve para comparar las cantidades del producto que se encuentran físicamente en el almacén contra las registradas en el catálogo de productos (Inventarios y servicios). Este reporte se emite desde esta opción sólo cuando no se esté trabajando con Multialmacén. Ventas Anuales

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Ventas Anuales. Tipo: Interno

Este reporte permite conocer los Acumulados de venta tanto en cantidad como en monto para cada artículo del inventario, considerando los movimientos registrados en el módulo de Facturas y Vendedores. 16.10 Reportes de multialmacén Estos reportes solamente se emiten si se esta utilizando Multialmacén. Distribución de Existencias

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Distribución de Existencias. Tipo: Interno

Sirve para conocer las existencias totales de un producto y cómo se encuentran distribuidas en los diferentes almacenes, las existencias totales se obtienen del catálogo de Inventarios y Servicios, mientras que las de cada almacén las toma del catálogo de Multialmacén. Con este reporte puedes comparar las existencias y si difieren se pueden actualizar mediante la opción Actualización de Existencias. Stock mínimo

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Stock Mínimo. Tipo: Interno

Este reporte es una herramienta cuando se requiere surtir los almacenes, porque muestra los productos que se encuentran por debajo de la existencia mínima, este reporte se debe emitir por cada almacén que se utiliza. Los datos de Stock mínimo y máximo así como la de productos pendientes son tomados del catálogo de Multialmacén. Pendientes por recibir

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Pendientes por Recibir. Tipo: Interno

Este reporte es útil para llevar el control por almacén de los elementos pedidos y recibidos de cada artículo. Muestra una columna denominada: “Productos recibidos”, donde se puede anotar la cantidad de artículos que se reciben. Inventario físico

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Inventario Físico. Tipo: Interno

Permite obtener el listado de los productos que se encuentren en el almacén indicado, es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza.



16.11 Reportes de movimientos al inventario Movimientos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Movimientos. Tipo: Interno

Este reporte proporciona los movimientos al inventario que se ha tenido cada producto, ordenados por producto (al emitir el reporte se puede seleccionar la lista de conceptos de movimientos al inventario). Kárdex

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Kárdex y/o con el icono . Tipo: Interno

Presenta todos los Movimientos al Inventario de los productos seleccionados, agrupándolos por producto. También permite conocer los movimientos generados separados en capas, cuando se trabaja con los métodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S. Rotación por producto

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotación por Producto y/o

con el icono . Tipo: Interno

Permite conocer el número de veces que se ha renovado el inventario de un almacén, por lo cual se sugiere considerar los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelación de facturas, 2-Devolución de ventas y 53-Salida a Fáb. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera. Rotación por producto

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotación por Producto y/o


Permite conocer el número de veces que se ha renovado el inventario de un almacén, por lo cual se sugiere considerar los movimientos 51-Ventas, 4-Cancelación de facturas, 2-Devolución de ventas y 53-Salida a fábrica. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera. Punto de reorden

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Punto de Reorden y/o con

el icono . Tipo: Interno

La utilidad de este reporte radica en que indica la fecha y cantidad de productos a pedir, para evitar que se agoten las existencias (las estimaciones se realizan con base al volumen de venta y al tiempo de entrega del proveedor).Entre más grande sea el intervalo de fecha indicado, se logrará un análisis más fino de los datos y una mayor exactitud de la cantidad y fecha de compra sugerida, porque la estimación que se obtenga estará más apegada a la distribución y naturaleza de los movimientos.



Ventas y utilidad Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas y Utilidad y/o con

el icono . Tipo: Interno

Este reporte proporciona una aproximación de la utilidad obtenida de la venta de un producto, comparando su costo de entrada contra el precio total que representó su salida. Ventas por cliente

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Cliente. Tipo: Interno

Este reporte emite las ventas por cliente en cada almacén o en general, ofreciendo la posibilidad de conocer quién es el mejor cliente, se ordena la información de acuerdo al cliente, almacén y fechas de los movimientos. También totaliza las columnas de cantidad y cantidad por precio. Los rubros que detalla este reporte son: la Clave y nombre del Cliente, Clave y Descripción del producto, así como su unidad de medida, muestra la fecha del último movimiento (cuando se solicita con Detalle). Ventas por vendedor

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Vendedor. Tipo: Interno

Permite conocer las ventas por producto de cada vendedor, se sugieren los movimientos 51-Ventas, 2-Devolución de ventas y 4-Cancelación Factura. Los rubros que detalla el reporte son la Clave y nombre del Vendedor, la Fecha del movimiento (cuando se solicita con Detalle), Clave y Descripción del producto así como la Unidad de empaque. Además, indicará la cantidad, precio unitario al que se operó (esto únicamente si se solicita con Detalle) y la cantidad multiplicada por precio. Compras por proveedor

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Compras por Proveedor. Tipo: Interno

Este reporte muestra las compras por cada proveedor (si se solicita con detalle) se totalizan por almacén y por proveedor además de incluir la Fecha, Documento y Costo unitario del movimiento, la Clave y Descripción del producto, Unidad de empaque, la Cantidad y la Cantidad por el costo. Historial de existencias

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Historial de Existencias. Tipo: Interno

Este reporte muestra la forma como se van afectando las existencias de los productos por cada movimiento generado y por cada almacén. Contiene los siguientes campos: Clave del producto, Descripción, Fecha, número de documento, tipo de Movimiento, Cantidad de entrada o salida del inventario y Existencia histórica, considera productos, no Servicios o Kits.

16.12 Reportes de números de serie Números de serie

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Números de Serie/Números de Serie. Tipo: Interno



Muestra los números de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son: Clave, descripción del producto y almacén, número de serie, estado actual, documento de entrada, fecha entrada, documento de salida y fecha de salida. El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboración de los documentos, y/o para ciertos números de serie Historial de números de serie

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Números de Serie/Historial de Números de Serie. Tipo: Interno

Este reporte muestra los movimientos que conforman el historial de los números de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. Los campos que presenta son: Clave, descripción del producto y almacén, documento, tipo de documento, fecha, número de serie y estatus. El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboración de los documentos, y/o para ciertos números de serie 16.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes Pedimentos y Lotes

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Pedimentos y Lotes. Tipo: Interno

Muestra todos los productos que contengan información de Lotes y Pedimentos y su existencia. El reporte incluye la siguiente información: Clave y descripción del producto, cantidad, número de Lote, fecha de Caducidad, Pedimento, Aduana, Fecha de Entrada y Existencia. Productos caducos

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Productos Caducos y/o


Este reporte muestra los productos cuya fecha de caducidad del lote, se encuentre dentro de la fecha definida como fecha de caducidad al momento de emitir el reporte. El reporte incluye: clave y descripción del producto, número de lote, fecha de caducidad y cantidad. 16.14 Reportes de etiquetas Forma continua

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Forma Continua. Tipo: Interno

Este reporte permite imprimir en una etiqueta de forma continua los datos del producto como son: Clave y Descripción del artículo, control de almacén y línea de producto. Código de barras

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Código de Barras y/o con el icono . Tipo: Interno

Con este reporte es posible imprimir las etiquetas de código de barras por cada producto del almacén, se puede imprimir un número fijo, un porcentaje de existencias o del total de existencias del producto. Cuenta con distintos formatos y se puede personalizar la etiqueta, definiendo los campos como se requiera.



Por formato Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Por formato.

Tipo: Externo Este reporte permite imprimir etiquetas de una al paso, al emitir el reporte se muestra un filtro, en el cual se puede definir: un rango de producto, número de almacén, número de etiquetas, línea del producto, control de almacén, el sistema cuenta con un formato predefinido llamado Mietiq.fto, el cual imprime los siguientes campos: clave del producto, descripción, línea de producto y control de Almacén. El sistema también permite generar un formato especial o de acuerdo a sus necesidades y puede ser emitido

desde esta opción dando un clic en y seleccionando el formato. 16.15 Reportes de kits Kits

Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Kits. Tipo: Interno

Este reporte muestra los Kits registrados en el sistema, desglosando los productos y servicios de los que está compuesto cada uno, contiene clave y descripción del kit, precio público, línea, esquema de impuesto, fecha de la última venta, precio mínimo, moneda, clave y descripción del producto y precio.



17. UTILERÍAS

17.1 Definición Las utilerías son un conjunto de herramientas que están en disponibles en los sistemas para suplir ciertas necesidades como son: seguridad, generación de respaldos, exportación/importación de información, etc. El sistema Aspel-SAE 4.0 cuenta con las siguientes utilerías:

• Control de Archivos • Traducción • Respaldos • Actualización de Archivos • Configuración (Tema ampliamente ya explicado) • Datos de la Empresa (Tema ampliamente ya explicado) • Modificar Empresa (Tema ampliamente ya explicado) • Perfiles de usuario (Tema ampliamente ya explicado) • Interfase COI (Tema de curso avanzado) • Corte Anual • Hoja de Calculo y Calculadora (Permite abrir algún archivo de Excel® e invoca la calculadora de

Windows®) • Activar Sistema, Servidor de Licencias y Directorio Común Aspel (Tema ampliamente ya explicado).

A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de cada una de ellas. 17.2 Control de Archivos Ruta de Acceso: Utilerías / Control de Archivos Este proceso nos ayuda para saber en qué condiciones se encuentra la base de datos; en el caso de haber sufrido una interrupción eléctrica, que la información de los catálogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema señale alguna anomalía. Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos debes generar un respaldo de la base de datos.

Figura 17.2-1 Ventana de control de archivos.

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

i)



a) Catálogos.- El sistema de archivos de Aspel-SAE 4.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox® y

esta compuesto por Archivos de datos o tablas. b) Índices del sistema.- Los índices contienen información de la organización de los registros en el archivo de

datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar más rápidamente la información capturada.

La estructura de los archivos de Paradox®, es la siguiente:

DB Tablas.

PX Índice de datos primarios.

XG0/ YG0 Índice de control de datos secundarios.

c) Datos del archivo seleccionado.- Esta opción presenta una serie de datos los cuales se describen a

continuación. • Nombre del archivo. • Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). • Fecha (Última modificación). • Hora (Última modificación). • Tamaño del archivo (en Bytes). • Estatus. • Registros Calculados (Se refiere al número de registros que están grabados en el archivo. • Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el

número de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo).

• Ruta de datos.

d) Por medio de esta función se podrá conocer datos generales del archivo seleccionado, es decir actualizar la información descrita anteriormente, sin alterar el contenido del archivo.

Al dar clic en el botón de verificar el sistema correrá un proceso donde actualizara la información.

Figura 17.2-2 Diagnostico de un archivo de datos.



e) Esta opción permite recuperar la mayor cantidad de los archivos que se encuentren dañados. Antes de ejecutarse envía un mensaje de aceptación y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como recuperado y el total de registros.

f) Al ejecutar esta opción se crea el archivo en blanco que se encuentre seleccionado, el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea, si detecta que ya existe el archivo, envía un mensaje que ya existe y solicita la confirmación para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecerá como creado.

g) Esta opción es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas, se solucionan ejecutando esta utilería. Solamente se ejecuta sobre archivos de índice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan en orden la información.

h) Esta opción permite crear de manera automática archivos necesarios para trabajar con el sistema fácil y rápidamente, únicamente proporcionando parámetros básicos como: Si se desea que se instale el catálogo estándar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que trabajará el sistema, etc. Esta forma de instalación asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato.

i) Se utiliza esta opción para indicar al sistema que la base de datos estará en un tipo diferente a Paradox®. Esta opción exportará toda la base de datos al Tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan.

Los formatos disponibles son:

• Paradox® • D’base® • MSSQL Server® • DB2® • Oracle®, entre otros.

La forma de realizar esta conversión es la siguiente, al dar clic aparecerá una pantalla como la siguiente: Alias. Es el sobre nombre que tendrá la configuración para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta donde se encuentran los archivos de base de datos.

Figura 17.2-3 Diálogo de Avanzado.

Tipo de base de datos.

Ruta o Alias.



Exportar información.- En caso de marcar la casilla Exportar la información no sólo se cambiará el formato en que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar dentro de la ventana de Utilerías Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el formato, sino que el sistema creará los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la información, creándose así otros archivos con la información real y el cual será considerado a partir del proceso de Avanzado. Si no activa la opción “Exportar Información” el sistema simplemente cambiara el “Tipo” y si los archivos no

existen se deben Crear, ejecutando la opción .

j) Este proceso muestra las mismas opciones que el anterior, se utiliza para exportar los archivos de la base de datos que actualmente está utilizando Aspel-SAE (formato Paradox®) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.

17.3 Respaldo de Archivos

En la actualidad la información que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la información en un sistema administrativo, contable o de cualquier índole, requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea, Aspel COI permite realizar estos procesos por medio de la opción respaldo de archivos. 17.3.1 Generación de Respaldo

Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Generación de Respaldo o desde el Administrador de Períodos

con el icono . Esta opción sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: Disquetes, CD’s, Memory Stick, disco duro o etc. El asistente crea un archivo .ZIP con el nombre que se proporcione. Esta operación permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo. Los campos con los que cuenta esta opción se describen a continuación:

• Ruta de instalación.- Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 • Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran la base de datos. • Ruta de archivos comunes.- Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. • Directorio destino.- Se direcciona la ruta donde se depositará la información de la empresa. Por razones

de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que están los datos originales.

• Nombre del archivo.- Nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión .zip.

• Proteger con contraseña.- Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contraseña se deberá activar esta opción, escribir la contraseña y Confirmarla.

ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.



El sistema permite respaldar por categorías de archivos. • Extensión de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensión. • Máscara para nombre de archivo.- Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de

acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estándar (* ?); este manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos específicos de configuración se deberán escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

17.3.2 Reinstalación de Respaldo

Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Reinstalación de respaldo o desde el Administrador de

Períodos con el icono . Con esta opción se podrá reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de información que maneja esta opción son:

• Ruta de instalación.- Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 • Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran las bases de datos. • Ruta de archivos comunes.- Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. • Directorio origen.- Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo

con extensión .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga información de la base de datos se mostrara el siguiente mensaje:

• Contraseña.- Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, se deberá escribir, de lo contrario no se podrá realizar el proceso de reinstalación.

Figura 17.3.1- 1 Respaldo de Archivos.



• ¿Qué quieres restaurar?.- Es posible seleccionar los datos que se necesitarán restaurar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren restaurar.

17.3.3 Periodicidad del Respaldo

Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo. La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible bajo casi cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al sistema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana. 17.4 Actualización de Archivos

Ruta de Acceso: Utilerías/ Actualización de Archivos Esta opción permite integrar los movimientos de diversos catálogos cuando dentro de la configuración del sistema se indicó que se trabajarían de manera separada, otra causa por la cual se puede emplear es por: facturar sin existencia, fallas de energía, problemas en el tráfico de la red, etc. Y al observar el ciclo este se encuentra incompleto.

Figura 17.3.2-1 Reinstalación de respaldo.

Figura 17.3.3-1 Recordatorio.



Facturar a Cuentas por Cobrar Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas, (8) Devolución de facturas, que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los módulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Facturas a Inventarios Genera los movimientos en inventarios de: (51) Ventas, (56) Cancelación de Devolución y de entrada como (4) Cancelación de Factura y (2) Devolución de Venta. Compras a Cuentas por Pagar Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a los movimientos de (1) Compras o (8) Devolución de Compra realizados en el módulo de compras. Compras a Inventarios Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras, (52) Devolución de compra, (57) Cancelación de la compra y (5) Cancelación de la devolución de compra realizados en el módulo de compras. Actualización de Pendientes Recorre el archivo de Facturación y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y órdenes respectivamente. Actualización de Ventas Anuales Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los movimientos registrados en el módulo de Facturas. Actualización de Compras Anuales Actualiza las compras anuales de los proveedores en base a los movimientos registrados en el módulo de compras.

Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro, en este se debe de especificar la fecha en la cual se harán las actualizaciones pertinentes como se muestra. 17.5 Corte Anual

Ruta de acceso: Utilerías / Corte anual Este proceso se recomienda hacer en el último día del ejercicio o en los primeros días del año siguiente, su finalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios. Nota: Antes de correr dicho proceso se debe sacar un respaldo de la información, así como los reportes de acumulados. En caso de seleccionar la opción de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anuales ya sea de ventas y/o compras; según sea el caso. Si se decide por la opción de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad sé inicializan en cero.

Aspel de México S.A. de C.V. agradece su participación en este curso…

SAE 4.0 Guia Curso Propedeutico

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