SAGE Logic Class. · Los menús de los módulos pueden variar entre los usuarios de la plataforma....

SAGE Logic Class. Manual – Plataforma. SAGE Logic Control – Málaga.

Manual Plataforma básico - rev. 04 página 2


Introducción.

En este manual se pretende explicar los fundamentos básicos para un manejo eficiente de la

plataforma Logic Class. En estas páginas encontraremos información detallada, con capturas

de pantalla, sobre el manejo con ejemplos prácticos. Comprobará lo sencillo, a la vez que

potente, que es el manejo de la solución SAGE Logic Class.

Antes de empezar con la materia, describiremos algunas características que definen a la

plataforma y la forma de trabajar.

Multiempresa y multiejercicio. No es necesario abrir una empresa cada año.

Seguridad por perfil. Se podrán limitar acceso a opciones y datos.

Basado en SQL Server.

Integración de módulos.

Licencias concurrentes.

Personalizable.


Abrir el programa.

Para abrir el programa debemos localizar el siguiente icono . Este icono lo podremos

localiza en el botón inicio de nuestra barra de tareas de Microsoft Windows.

En la lista de programas instalados, tendremos una carpeta con el nombre Logic Class. En ella

encontraremos tres opciones, las cuales detallaremos a continuación.

El programa “Administrador de licencias” sirve para controlar las licencias de los módulos que

se han adquirido. En ella encontraremos información sobre el servidor y la base de datos.

Para gestionar toda esta información deberemos abrir la sesión. Pulsaremos sobre Licencias

abrir sesión. Nos pedirá el nombre del servidor, el de la base de datos, un nombre de usuario

con permisos para abrir la sesión, así como su contraseña. Por defecto, la aplicación viene con

el usuario Administrador con contraseña admin.


Desde esta pantalla podremos comprobar el número de licencias por módulo. Importar las

nuevas licencias, exportar estas a un fichero. En esta pantalla encontraremos otra utilidad

importante. Si entramos en el menú Licencias Liberar Licencias en uso podremos liberar

aquellas licencias de los usuarios, que se quedasen bloqueadas por un mal cierre de sesión.

Recomendación. Por seguridad, esta parte solo debería estar disponible para los administradores del

sistema. Además, se debe cambiar la contraseña del administrador por una más segura.

La segunda opción que tenemos es “Ayuda de Logic Class”. Este nos abrirá el manual del

programa.

También podremos consultar esta ayuda desde el propio programa, ya que está integrada, de

forma que cuando necesitemos información sobre la pantalla en la que nos encontremos

pulsaremos F1, mostrándose la ayuda en ese punto.


La tercera opción nos presentará la pantalla de entrada a la plataforma. En ella tendremos que

informar el nombre del usuario y la contraseña.

Para este último, la plataforma es “case sensitive”. Esto quiere decir, que para las contraseñas,

se distingue entre mayúsculas y minúsculas. Ej. SAGE es distinto de Sage.

Nota: si un usuario se equivoca 3 veces introduciendo su contraseña, quedará bloqueado.


Ahora que tenemos abierto el programa pasaremos a describir las partes en las que se divide

a nivel funcional.

La primera parte consta de dos barras horizontales.

Una de ellas, la mostrada en forma de iconos, contiene accesos rápidos a varias de las

opciones que nos podremos encontrar. Desde estas opciones podremos cambiar de empresa,

cerrar la sesión, cambiar de usuario y cambiar la fecha de trabajo. Esta indica al programa en

que día estamos trabajando. Por defecto el programa abre con la fecha del ordenador, pero

podremos forzar esta, de forma que la fecha del programa sea diferente a la de nuestro PC.

Esto nos servirá de gran ayuda en procesos en los que la fecha tiene gran relevancia, como la

emisión de facturas, procesos de cierre etc.

1.- Menú principal. 2.- Menú del módulo. 3.- Módulos.


Para el cambio de empresa y ejercicio, tendremos que pinchar sobre el nombre de esta. En

este ejemplo sobre “9999 – empresa de demostración Logic Class -2009”. Para el cambio de la

fecha de trabajo sobre “jueves 18 de junio de 2009”.

Ahora pasaremos a describir el resto de funciones que nos encontramos en esta parte del

menú principal. Lo haremos por orden de izquierda a derecha.

Cambio de usuario. Abre la pantalla de entrada al programa vista con

anterioridad.

Ayuda del programa. F1

Gestión de avisos y alertas. Permite mandar y recibir avisos generados por los

propios usuarios del programa.

Procesos en diferido. Se puede configurar el programa para realizar tareas a

una hora o día determinado.

Búsqueda de opciones de menú.

Activación de variantes. Almacena información para la ejecución de tareas

programadas.

Menú Favorito. Parecido a los favoritos que tenernos en nuestro navegador de

internet. Esta opción es particularmente importante, ya que facilita el manejo

del programa. La configuración es independiente por cada usuario.

El menú del módulo estará dividido según las opciones que contengan. Este se despliega o

colapsa con un solo clic. Para cambiar de módulo solo tendremos que pinchar sobre el botón

que lo identifica. También podremos usar en el menú principal la opción denominada

“módulos”.

Los menús de los módulos pueden variar entre los usuarios de la plataforma. Esto será debido

a la aplicación de seguridad. Esto nos permitirá poder definir por perfiles a que deben acceder

los usuarios, dotando de un mayor control, a la empresa, sobre los datos que se encuentran

en la plataforma.


Menú Favorito.

Esta opción nos permitirá tener de forma rápida acceso a opciones del programa, así como

páginas webs y aplicaciones externas. Veremos su configuración con un ejemplo para cada

tipo.

En la parte de la derecha tenemos las distintas opciones para la edición de favoritos. El primer

botón, Nueva Carpeta, crea una carpeta que contendrá distintas opciones, creadas con el

segundo botón. Nuevo menú “copia” una parte del menú del programa. Los dos siguientes

son para la ordenación. El último para eliminar las opciones.

Es en la parte inferior donde indicaremos tanto el nombre, el tipo y el comando que se debe

ejecutar.


1.- Creación de opciones de menú.

Crearemos una carpeta, para ello pulsaremos en “Nueva Carpeta”. Cambiaremos el nombre

por “contabilidad”.

Para introducir opciones dentro de la carpeta, la marcaremos, de forma que quede del color

que se muestra en la imagen superior.

Ahora crearemos la opción “entrada de asientos”. Pulsaremos sobre Nueva opción,

asignaremos un nombre, en Tipo tomaremos “opción de menú” y en comando, pulsaremos

sobre el botón que encontraremos en la parte de la derecha de la línea.


Cuando pulsemos sobre el botón de la línea comando se abrirá una ventana que contiene

todas las opciones de los distintos módulos. Localizaremos la entrada de asientos.

Nos podremos ayudar del icono de la lupa para buscar las opciones.

Una vez localizada la opción pulsamos en aceptar, volviendo a la pantalla de la edición de

favoritos, quedando esta como se muestra a continuación.

Así deberemos proceder con el resto de opciones de las que queramos tener un acceso rápido.


2.- Creación de un enlace a página web.

Se procederá con en el ejercicio anterior, salvo que en tipo elegiremos “Enlace a web”, y en

comando pondremos la dirección de la página. Por ejemplo crearemos un acceso a la página

de la Agencia Tributaria.

3.- Creación de un enlace aplicación externa.

Se procederá como en el primer ejercicio, salvo que en tipo tomaremos “Aplicación externa” y

en comando la ubicación del programa. Crearemos un acceso al bloc de notas.


Búsqueda en el menú.

Si necesitamos encontrar una opción dentro de las que tenemos disponibles en el menú,

pulsaremos sobre el icono enmarcado en la imagen superior. Este nos presentará una pantalla

de búsqueda. Esta la encontraremos en multitud de búsquedas a lo largo del programa.

Veremos su funcionamiento con un ejemplo.

Buscaremos la palabra “clientes” dentro del menú Inicio.

Tenemos tres opciones para la búsqueda

Cualquier parte del campo.

Comenzar por.

Todo el campo.


Como resultado, el programa nos mostrará la primera palabra “clientes” que encuentre en el

menú. Para seguir buscando esa palabra dentro del menú pulsaremos F3.

Gestión de avisos.

Con esta opción podremos mandar mensajes internos y correos electrónicos desde el

programa. El programa también nos permitirá adjuntar documentos y operaciones internas, de

forma que al abrir el mensaje podamos ejecutar la operación directamente desde el mensaje.

Cuando pulsamos el botón de los avisos, se nos abre el gestor de avisos. Dicha ventana está

dividida en dos zonas. La parte de la izquierda contiene la estructura de las carpetas de

almacenamiento y la de la derecha los mensajes.

Para generar un aviso interno tendremos que pulsar sobre el icono que representa una hoja

blanca.


Tendremos que rellenar en Para el nombre del usuario al que queremos mandar el aviso. Si

fuese un correo electrónico en Para pondremos la dirección del destinatario. Para poder

mandar un correo con el programa, deberemos configurarlo previamente. Esto se explicará en

otro punto, dentro del apartado Mi Configuración.

Una vez decidido a quién va, con qué mensaje y fichero adjunto solo tendremos que mandar

el aviso pulsando Aceptar.

También podremos mandar avisos a los usuarios desde las pantallas. Por ejemplo, mandaré un

aviso al administrador para que revise un albarán de venta que se debe controlar. Para ello me

iré a la pantalla del albarán en cuestión.

Dese el icono de ayuda de la pantalla podré manda un aviso. En este caso se mandará un

aviso junto con la operación asociada “Abrir albarán”, de forma que cuando el receptor reciba

el mensaje podrá abrir este desde el mensaje.


Este sería el resultado. Al usuario administrado le llega el siguiente mensaje.

Pulsando sobre el botón Ejecutar, se abrirá la pantalla desde donde se mandó el mensaje.

Esta opción de la gestión de avisos también sirve para que el programa, previa configuración,

nos genere alertas de forma automática cuando se cumplan una serie de condiciones. Por

ejemplo, que nos genere un aviso cada día indicándonos los albares que estén pendientes de

facturar con una antigüedad de más de 25 días. Este ejemplo veremos cómo implementarlo en

el apartado de Utilidades.


Entrada de datos.

Datos Maestros.

Dentro de la plataforma nos encontraremos con una serie de mantenimientos maestros,

algunos de los cuales tienen información precargada y en otros tendremos que incluirla

nosotros. Revisaremos alguno de ellos. Aprovechando este punto, explicaremos también el

funcionamiento de los iconos de los mantenimientos, los cuales nos facilitarán la tarea de la

entrada, edición, búsqueda y eliminación de información.

De izquierda a derecha nos encontramos con.

1º.- Activa la entrada de datos. Una vez que se activa el programa nos pedirá rellenar datos

hasta que desactivemos el icono. Se actica y desactiva con CTRL +N.

Icono activo. Icono no activo.

2º.- Borrar - CTRL +S.

3º.- Grabar - CRTL +A.

4º.- Deshacer.

5º.- (al 8º) Desplazamiento.

9º.- Ordenación.

10º.- Búsqueda. CTRL + F ó B. También F3.

11º.- Anulación de la búsqueda.

12º.- Pasar de un solo registro a modo lista (varios a la vez). CTRL + L.

13º.- Imprimir. CTRL +P.

Estos son los básicos, que encontraremos en casi la totalidad de pantallas del programa.

La opción de búsqueda la detallaremos con un ejemplo en este mimo punto.


Como explicamos con anterioridad, dentro del programa encontraremos datos que vienen

precargados de serie. Algunos de ellos serán genéricos a todas las empresas que demos de

alta en la plataforma y otros serán propios de cada empresa. Estos se encuentran en el

módulo Inicio Empresas y datos generales Datos generales instalación

Mantenimientos Generales.

De esta lista cabe destacar condiciones de pago, contadores, personas y entidades, grupos de

IVA, tipos de IVA y tipos de retención. También destacar el de Territorios, que es un

mantenimiento no editable.


Si nos fijamos, los botones para la edición, inserción y eliminación están desactivados. Si fuese

necesario agregar un nuevo territorio este vendrá en forma de actualización, que podremos

descargar desde nuestra plataforma web.

Vamos a ver un ejemplo de funcionamiento de un mantenimiento. En particular nos

centraremos en el de los Bancos, trasladando lo que aprendamos al resto.

Los botones que tenemos en la parte inferior derecha nos servirán para desplazarnos sobre los

registros que tengamos. El último nos enviar la información a una Hoja Excel.


Dar de alta.

Para dar de alta pulsaremos el icono de la hoja blanca o CTRL +N

El programa nos pedirá primero un código y luego la descripción de este. Una vez grabado el

registro la columna del código quedará bloqueada (en color oscuro).

Puede pasar que al dar de alta un registro nos salga la siguiente información.

Esto indica que el código introducido ya existe. Al ser un entorno multiusuario podemos

encontrarnos con que el dato ya lo informó otro usuario. El programa no dejará escribir dos

registros con el mismo código.


Selección.

Para seleccionar varios usaremos la primera columna, la que está a la izquierda del código.

Podremos seleccionar un registro o varios dependiendo de la funcionalidad del mantenimiento.

Para seleccionar todo o desmarcar todo, pulsaremos sobre el cuadrado blanco que se muestra

a continuación.

Búsquedas.

Para buscar un dato en particular, usaremos el icono de las gafas. Por ejemplo, buscaremos

en la columna banco el dato “Santander” entre los disponibles.


Al filtrar los datos por la palabra Santander, el programa muestra solo aquellos que tienen la

palabra Santander.

Para recuperar la lista inicial pulsaremos en el icono que está justo a la derecha de las gafas.

Datos obligatorios.

Hay campos que son obligatorios. En la plataforma los identificaremos porque tendrán un

triangulo de color en la parte superior derecha. Si por cualquier causa no reflejamos estos

datos, el programa no nos dejará seguir.

Por ejemplo, si intentamos dar de alta una empresa y no informamos el código de empresa el

resto de campo no los podremos rellena (color más oscuro).

Los campos del programa se pueden configurar para que tengan esta propiedad.


Dar de alta una empresa.

En este punto explicaremos el proceso de creación y configuración de una empresa. Este

proceso se podrá lanzar desde distintos módulos del programa, como pueden ser Laborar o

Gestión Profesional.

Para crear una empresa entraremos en el módulo “Inicio”.

De las opciones disponibles podremos usar tanto Mantenimiento de empresas o Empresas.

Nosotros veremos la primera de ellas.

Cuando pulsamos sobre la opción, se nos abre el mantenimiento de la empresa activa con sus

datos. Para dar de alta pulsaremos en el icono de la hoja blanca o CTRL +N.

En esta pantalla cabe destacar varios elementos que nos encontraremos a lo largo del

programa. El primero, cuadro rojo, muestra información dependiendo de lo que tengamos

marcado. Son las denominadas “Tabs” o pestañas. El otro, nos da acceso a varias operaciones

y mantenimientos relacionados con la empresa, como Actividad, cargos y socios etc.


Rellenaremos la información de la empresa junto con sus domicilios. Es importante remarcar

que los datos que se dejen sin informar pueden afectar al funcionamiento de otras partes del

programa. Por ejemplo, si no rellenamos los domicilios en el módulo de Impresos Oficiales, a

la hora de la presentación telemática nos dará un error el validador del modelo.

A la hora de informar el CIF nos puede salir esta advertencia. Nos está indicando que el

cálculo del dígito de control es incorrecto. Al pulsar “SI”, el programa arregla el dato, si por el

contrario marcamos “NO” quedará como lo pusimos.


Una vez informado los datos y los domicilios, pulsaremos en “Características”. Este punto es

muy importante, ya que en él definiremos con que módulos trabajará esta empresa.

Dentro del apartado “Aplicaciones Empresa” se informarán los distintos módulos con los que

se desee trabajar. En este punto siempre tienen que estar los tres Entornos (ENT ENG ENE),

ya que sin ellos no podremos abrir la empresa o navegar por el menú del programa.

En esta pantalla definiremos con que moneda trabaja, en este caso EUR, además si

trabajaremos con divisas.

Por último entraremos en “Datos registrales” para informar los datos sobre el registro

mercantil, libro, tomo etc. Estos datos son fundamentales para la presentación de cuentas

anuales.

Para terminar, grabaremos los datos. Cuando grabamos los datos, el programa nos recuerda

que debemos revisar los parámetros de configuración.


El asistente de configuración podremos abrirlo desde el panel lateral pulsando en

“configuración” o desde el menú principal del programa.

El asistente de configuración está dividido por carpetas, que representan los distintos módulos.

Dentro de estas carpetas nos encontremos las opciones que se pueden configurar.

Cuando cambiemos algún valor de la configuración, para que este sea efectivo, se tendrá que

reiniciar el programa.


Búsquedas.

Límites de búsqueda.

Los límites de búsquedas nos ayudarán a filtrar los datos para realizar acciones sobre ellos.

Por ejemplo, nos permitirá filtrar los movimientos contables entre fechas para su consulta,

albaranes para su facturación etc.

Veremos su funcionamiento con un ejemplo. Usaremos los albaranes pendientes de facturar.

Si quisiéramos listar los albaranes con serie SERV podríamos abrir uno a uno y listarlo o usar

los límites de búsqueda.


Esta pantalla, que la dividiremos en tres trozos para la explicación, tiene una parte central.

Esta contiene una lista de campos sobre los que hacer el filtro Desde Hasta. Por ejemplo, si

queremos listar los albaranes con serie SERV, en Serie Albarán pondremos SERV en ambas

columnas. Así se descartarán el resto de albaranes.

La lista de campos disponibles es configurable. Para ello accederemos al botón configurar que

tenemos en la parte superior.

En esta pantalla tendremos que quitar y añadir los campos que necesitemos para el filtro. Nos

ayudaremos con los botones de la columna central. Por ejemplo quitaremos el código de la

delegación y el status facturado.

Desde Hasta


Una vez terminado, pulsaremos Aceptar. El programa nos pedirá que lo grabemos.

Cambiaremos el nombre, ya que el que se nos muestra es el que trae por defecto el programa

y este no se puede modificar. Le pondremos FechaAlbaran2.

NOTA: los filtros son por usuario.

Si quisiéramos listar todos los albaranes, para no tener que rellenar las columnas de los

campos disponibles en el filtro, pulsaremos en “Valor Defecto”.

El botón “Filas afectadas” me dará información sobre la cantidad de datos que cumple el filtro.

En la parte inferior izquierda, tenemos “Guardar Selección”, que usaremos para guardar la

configuración de este filtro para futuras ejecuciones.


Según en la configuración de las acciones que tenemos disponibles en el programa podremos

ver una segunda pantalla, en la que configuraremos condiciones adicionales. Por ejemplo, que

el importe sea mayor que cero y menor de mil.

Iremos informado sobre qué campo queremos hacer filtro, la condición y el valor. Si

necesitamos más de una condición podremos encadarlas con Y/O. Por ejemplo, lo que vemos

en la imagen superior, que se filtren los albaranes con importe líquido entre 0 y 1000 euros.

Si quisiéramos filtrar los que el importe líquido sea menor que cero o mayor que 1000

Quedando su configuración como se muestra.


Pantalla de impresión.

Cuando pretendamos listar información del programa, nos encontraremos siempre esta

pantalla, en la que podremos indicar la impresora, o como debe listarse (salida).

En el bloque Salida, podremos elegir entre

Pantalla – visualizar el informe.

Impresora – Listar el informe.

Fichero PDF / Excel / RTF / TXT – Genera un fichero.

Mensaje Adjunto PDF / Excel / RTF – Manda el fichero por correo electrónico.


Utilidades.


Mi configuración.

En este punto podremos ver los datos del usuario con el que tenemos abierta la sesión,

cambiar la contraseña y configurar la cuenta de correo electrónico.

Recordar que la contraseña es sensitiva a las mayúsculas y minúsculas.


Cómo configurar el correo.

En tipo de envío pondremos LcSendMail, y pulsaremos Avanzado… En esta parte

configuraremos el correo electrónico como en cualquier programa de correo electrónico.


Explorador.

Esta opción de menú nos permite acceder, listar, exportar datos a Excel o Word de los

informes que tenemos en la plataforma.

Podremos crearnos informes de usuario sobre los que vienen definidos en la plataforma,

pudiendo así elegir los datos y la forma de presentación.

Contactos.

Esta opción de menú nos permite ver y crear los contactos para posteriores envíos de correo

electrónico. Se asemeja a la libreta de direcciones de los gestores de correo.


Gestión de alertas y Avisos programados.

La programación de alertas y avisos programados son parecidos. La única diferencia entre

ellos es que el primero se genera dependiendo de los datos y el otro son solo avisos que

nosotros podamos crear. Un ejemplo podría ser, avísame cuando tengamos albaranes

pendientes de facturar con una antigüedad mayor a 25 días o manda un aviso al usuario

administrador con el recordatorio de una cita o reunión.

Veremos la configuración del primer caso, ya que es más completo.

Tomaremos la alerta que queramos generar. En este ejemplo usaremos el de Albaranes de

hace 25 días no facturados. Para configurarlo le daremos doble clic.


Marcaremos Activo = SI. Si queremos que solo se nos avise con un mensaje

independientemente del número de albaranes diremos que NO a Mensaje único por registro. Si

por el contrario queremos una alerta por cada albarán pendiente de facturar marcaremos que

SI.

En usuarios que pueden ejecutar la alerta dejaremos todos.

En esta pantalla podríamos añadir un control sobre el aviso, siempre que tengamos disponible

algún dato de tipo fecha.

En este punto no informaremos nada.


En esta pantalla informaremos los datos del mensaje, como si fuese un correo electrónico.

En esta otra, definiremos a que usuarios les llegará el aviso.


Por último definiremos cada cuanto se tiene que avisar.

Tras esto, si lo dejamos como en la imagen superior, el programa nos alertará cada hora de

los albaranes pendientes de facturar con una antigüedad mayor a 25 días. En el mensaje que

les llegue a los usuarios tendremos la lista de albaranes y podremos acceder a cada uno de

ellos para generar su facturación.


Informes de usuario.

Veremos la configuración de un informe de usuario con un ejemplo.

Esta es la pantalla principal de los informes de usuario, desde donde podremos crear, editar y

ejecutarlos.

Crearemos uno, para ello pulsaremos sobre el icono de la hoja blanca. Haremos un listado de

clientes activos, no dados de baja, con la siguiente información

Código del cliente, cuenta contable, domicilio y razón social.

Para ellos tomaremos como grupo de consultas (origen de los datos) Clientes y como consulta

clientes tal como se muestra en la imagen inferior.


En la siguiente pantalla es donde podremos elegir que campos y su configuración a la hora de

la impresión.

Buscaremos los campos que necesitamos y los pasamos a los campos seleccionados.


En las propiedades del campo podremos cambiar el nombre de la columna (rotulo), la longitud

o ancho de la columna.

Los datos de estos informes podremos agruparlos y totalizarlos, que son las dos pantallas

siguientes. Nosotros dejaremos tal cual esas ventanas pasando a esta otra.

En esta pantalla pondremos el nombre del informe, que no puede contener espacios, su

descripción, si será personalizado para la empresa en la que nos encontramos o servirá para


todas, el grupo de informes a los que pertenece y que licencia tomará para su ejecución. Entre

los parámetros de salida, tener en cuenta la orientación del papel, ya que si hemos puesto

muchas columnas puede que se nos salgan de los márgenes.

Podemos ver como quedaría el informe pulsado en vista previa.

Para ejecutar el informe solo tendremos que entrar en la opción del menú principal Informes

de usuario, buscar el grupo de informes clientes y ejecutar el que acabamos de crear.

SAGE Logic Class. · Los menús de los módulos pueden variar entre los usuarios de la plataforma....

Documents

Transcript of SAGE Logic Class. · Los menús de los módulos pueden variar entre los usuarios de la plataforma....