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SAIQ Acceso, admisión y matriculación de los alumnos

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SISTEMA DE ASEGURAMIENTO INTERNO DE LA CALIDAD 919.P.3.2.docx

Acceso, admisión y matriculación de los alumnos Página 2 de 18

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1. Contenido

1. Contenido ....................................................................................................................................... 2 2. Objetivos y alcance........................................................................................................................ 3

2.1. Objetivos ................................................................................................................................... 3 2.2. Alcance ..................................................................................................................................... 3

3. Referencias y normativas .............................................................................................................. 4

4. Definiciones ................................................................................................................................... 5

5. Desarrollo del proceso .................................................................................................................. 6 5.1. Bolsa de alumnos potenciales ................................................................................................... 6 5.2. Programas de grado ................................................................................................................. 6

5.2.1. Brindar Información de preinscripción universitaria ............................................................. 6 5.2.2. Matriculación de alumnos de nuevo acceso........................................................................ 6 5.2.3. Matriculación de alumnos ................................................................................................... 7 5.2.4. Listado de alumnos ............................................................................................................ 7

5.3. Programas de formación continua ............................................................................................. 7 5.3.1. Brindar información personalizada ..................................................................................... 7 5.3.2. Inscripción al programa formativo ....................................................................................... 7 5.3.3. Acceso al programa formativo ............................................................................................ 8 5.3.4. Comprobación del cobro .................................................................................................... 8 5.3.5. Validación de Matrícula ...................................................................................................... 8

5.4. Informe acceso, admisión y matriculación, y rendición de cuentas ............................................. 9 6. Seguimiento y medida ..................................................................................................................10

7. Evidencias .....................................................................................................................................11

8. Roles y actividades .......................................................................................................................12

9. Ficha Resumen .............................................................................................................................13

10. Diagrama de Flujo .....................................................................................................................14

Control de versiones Versión Autor Fecha Referencia Revisor Aprobador

1.0 Control de Gestión y Calidad Pablo Francica

22/02/2010 Diseño de SAIQ Laura Rubio

Ortega 06-03-2010

Josep M. Martorell i Rodon

06-04-2010

1.1 Departamento de Administración y Controlling Pablo Francica

16-02-2011

Modificaciones a partir del Informe Previo de Evaluación del Diseño del SGIC - AQU.

Laura Rubio Ortega

28-02-2011

Ignasi del Río López

28-02-2011

1.2 Departamento de Administración y Controlling Montse Cavero

28-07-2011

Modificaciones a partir del Informe Final de Evaluación del Diseño del SGIC - AQU.

Laura Rubio Ortega

28-07-2011

Ignasi del Río López

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2. Objetivos y alcance

2.1. Objetivos El proceso tiene los siguientes objetivos:

Establecer la relación contractual entre el interesado y la FPC garantizando que las dos partes conocen los términos del contrato y están en condiciones de cumplirlo.

Personalizar el servicio de Información y asesoramiento a los alumnos potenciales y alumnos, con toda la información asociada a los programas de formación.

Disponer de todos los medios necesarios para ayudar a los alumnos potenciales en la toma de la mejor decisión, en cuanto a su formación.

2.2. Alcance Este documento es de aplicación a todos los programas formativos adaptados al EEES dónde la FPC posee responsabilidad académica (programas de grado, de formación permanente, ya sean titulaciones oficiales o no oficiales).

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3. Referencias y normativas El siguiente listado incluye las referencias y normativas tenidas en cuenta en la elaboración del proceso: Marcos de referencia internos:

Plan Estratégico FPC 2010 – 2014.

Memoria de programas formativos. Marcos de referencia externos:

Criterios y Directrices para Garantizar la Calidad en el Espacio Europeo de Educación Superior (ANECA).

Estudia – Salón de enseñanza. (http://www.ensenyament.com)

Vías de acceso y notas de corte, documento del Departamento de Innovación, Universidades i Empresa de la Generalitat de Catalunya. (http://www.gencat.cat/diue/ambits/ur/index.html)

Universidades, Departamento de Innovación, Universidades y Empresa de la Generalitat de Catalunya. (http://www10.gencat.net/)

Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el cual se establece la ordenación de la

enseñanza universitaria oficial (http://www.boe.es/boe/dias/2007/10/30/pdfs/A44037-44048.pdf)

Real Decret0 69/2000, de 21 de enero, por el cual se regulan los procedimientos de selección

para el ingreso a los centro universitarios de los estudiantes que reúnen los requisitos legales necesarios para el acceso a la Universidad (BOE de 22 de enero de 2000) (http://www.boe.es/boe/dias/2000/01/22/pdfs/A02980-02987.pdf)

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4. Definiciones Alumno potencial: es el posible cliente de un producto o de un servicio, aunque nunca haya consumido el mismo. Perfil de ingreso: descripción conceptual de las características deseadas de los estudiantes de nuevo ingreso en término de conocimientos, habilidades y actitudes favorables para cursar y finalizar con éxito los estudios que inicia. De la misma manera, también informa de la formación académica necesaria, sus cualificaciones y otros datos de interés. Perfil de graduado o egreso: conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes adquiridas durante los cursos de estudios. FPC: Fundació Politècnica de Catalunya. EEES: Espacio Europeo de Educación Superior. DOP: Departamento de Operaciones. DDN: Departamento de Desarrollo de Negocio. DADM: Departamento de Administración

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5. Desarrollo del proceso

5.1. Bolsa de alumnos potenciales Los alumnos potenciales ingresan al sistema por diferentes vías: páginas web, por e-mail, por teléfono y presencialmente. Se ingresa en el sistema el nombre y apellido, la actividad o programa formativo del cual se encuentra interesado y otros datos de contacto necesarios como teléfono, e-mail, dirección, etc.

5.2. Programas de grado

5.2.1. Brindar Información de preinscripción universitaria El Equipo de DDN brinda información a los interesados sobre el proceso de preinscripción universitaria que se realiza a través de la página web ‘https://accesnet.gencat.cat’ dentro del apartado de Preinscripción universitaria. Además, se informan los siguientes puntos de interés:

Oficina de Orientación para el Acceso a la Universidad: http://www10.gencat.cat/sac/AppJava/organisme_fitxa.jsp?codi=117

Información sobre preinscripción universitaria (fechas, procedimientos, etc.). http://www.gencat.cat/diue/preguntes_frequents/universitats/preinscripcio/

Fechas de preinscripción:

http://www.gencat.cat/diue/ambits/ur/universitats/acces/prein/info/terminis/index.html

Agaur: http://www10.gencat.cat/agaur_web/AppJava/catala/index.jsp

UPC: http://www.upc.edu/aprendre/centres-docents/citm

Reconocimiento de créditos de CFGS: http://www.upc.edu/grau/reconeixement.php?lang=cat

• Preinscripciones: para pedir información a través del web: http://www.citm.upc.edu/FUPCgestio/index.php

• Inscritos a las Jornadas de Puertas Abiertas.

http://147.83.144.36/jpo/inscrits/

5.2.2. Matriculación de alumnos de nuevo acceso Una vez recibido el listado de preinscripciones por parte de GENCAT-Oficina de Preinscripción Universitaria, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comienza con las actividades de toma de contacto con los preinscritos, se les informa sobre el proceso de matriculación (documentación necesaria que se debe aportar, importe de la matrícula, forma y condiciones de pago) y se planifica el día y la hora en que deberá asistir al centro para realizar la matriculación. Una vez que el Equipo del Departamento de Operaciones reciba los justificantes de pago y la documentación correspondiente se procederá a realizar la matrícula del alumno y la generación

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automática de la factura correspondiente. Durante el desarrollo de esta actividad el equipo debe realizar un seguimiento para solicitar documentación y justificantes de pago en caso de que no sea entregada. Una vez pasada la fecha límite de matriculación se liberan las plazas de los preinscritos que no se hayan matriculado y se informa la cantidad de plazas disponibles para que la GENCAT - Oficina de Preinscripción Universitaria vuelva a preparar un listado de preinscritos y se comienza nuevamente con las actividades de matriculación.

5.2.3. Matriculación de alumnos Para el resto de alumnos, que se encuentren cursando el programa formativo, el Equipo del Departamento de Operaciones se pondrá en contacto con ellos y se indicará el proceso de matriculación, planificando un día y una hora para realizar la matrícula y generar las facturas correspondientes en función de las condiciones y forma de pago establecido con el alumno.

5.2.4. Listado de alumnos El listado de alumnos será preparado por el Equipo del Departamento de Operaciones donde se comprobará que los alumnos no posean pagos pendientes antes del inicio del programa formativo de grado y realizarán una gestión del cobro de estos pagos pendientes por parte del alumno en los casos que correspondan. Una vez conformado el listado de alumnos del programa formativo se comenzarán las actividades relacionadas con el proceso de Acogida y orientación a los alumnos. El Equipo de Administración será el encargado de realizar la gestión de la morosidad y de la validación y aplicación de los cobros correspondientes.

5.3. Programas de formación continua

5.3.1. Brindar información personalizada El Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio es el encargado de brindar información personalizada a cada alumno potencial interesado en uno o más programas de formación permanente. Se captan las necesidades que posee el interesado y se brinda información sobre los programas más adecuados para su formación profesional, los contenidos, horarios y calendario, precios, becas, descuentos junto con toda la información necesarias para que el interesado pueda decidir si desea inscribirse o no a uno de los programas formativos. Durante esta actividad, se crea el expediente donde se van registrando no solo los datos personales, académicos del interesado, sino que también las preferencias que manifieste relacionada con el programa formativo y los datos de contacto y de facturación que fueran necesarios.

5.3.2. Inscripción al programa formativo Una vez que el interesado desee inscribirse a un programa formativo, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comunicará los requisitos necesarios para la inscripción que constan del pago de los derechos de inscripción y la presentación de documentación necesaria para el proceso de admisión como el curriculum vitae, cartas de motivación, DNI, acreditaciones de descuentos y otras de interés. Una vez que se hayan recibido y sean correctos el interesado pasará a ser un inscrito en el programa formativo. Posteriormente se verificará que existan plazas disponibles en el programa para continuar con la admisión.

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En caso de que no existan plazas disponibles, el Técnico/a Comercial comunicará al inscrito la situación y le preguntarán si desea permanecer en espera a la liberación de una plaza. En el caso de que el inscrito no desee estar en espera se lo reorientará a otro programa formativo y si no lo desea se procederá a la devolución de los derechos de inscripción por parte del Equipo de Administración.

5.3.3. Acceso al programa formativo El acceso del programa formativo consiste en revisar por parte del Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio que el inscrito cumpla con los requerimientos de admisión especificados, y remitir la documentación necesaria para que la revise el director de actividad y se decidan los candidatos más aptos para realizar el programa formativo. En el caso de que el inscrito sea un candidato se pondrá en contacto con el mismo para confirmar las asignaturas del programa formativo y poder enviarle la carta de admisión correspondiente junto con los requisitos necesarios para formalizar la matriculación. En caso de que no sea un candidato, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comunicará al inscrito la situación, se liberará la plaza y se lo reorientará a otro programa formativo, en caso de que no lo desee se procederá a la devolución de los derechos de inscripción por parte del Equipo de Administración.

5.3.4. Comprobación del cobro El Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio se encargará de revisar en el sistema que se haya efectuado el pago correspondiente para acceder a la matrícula y en el caso de que se haya efectuado pasará a validación por parte del Equipo de Administración. En caso de que no se haya efectuado el cobro del importe correspondiente se pondrán en contacto con el admitido para verificar que lo realice, y a 7 días del el inicio del programa formativo se solicitará al admitido el justificante del cobro para acelerar el proceso. En caso de que no lo haya efectuado el pago, o que haya comunicado la decisión de no realizar el programa formativo se liberará la plaza.

5.3.5. Validación de Matrícula La validación de la matrícula la realiza el Equipo de Administración y consiste en verificar las condiciones de pago, el importe del curso, las justificaciones de descuentos, los datos de facturación y la comprobación del nº de créditos y si son correctos se genera la factura y la matrícula que serán enviados al pagador, y además, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comunica al alumno por medio de e-mail y de ‘sms’ su matriculación correspondiente. En el caso de que sea incorrecto, se indicará al Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio que rectifique la matrícula para poder validarla. En caso de que se requieran más pagos y no haya iniciado el curso, el Equipo de Administración es el encargado de ponerse en contacto con el pagador para informar de su condición y asegurar que realice los pagos y pueda estar matriculado para el programa formativo. En el caso de que ya haya comenzado el curso y no haya realizado los pagos correspondientes, el alumno será moroso y la gestión de la morosidad será llevada a cabo por el Equipo de Administración. Una vez que no existan más pagos pendientes de cobrar, el alumno podrá continuar en el proceso de acogida y orientación a los alumnos.

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5.4. Informe acceso, admisión y matriculación, y rendición de cuentas El equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio será el encargado de desarrollar el informe de Acceso, admisión y matriculación y presentarlos a los grupos de interés. En el caso de que los resultados no sean adecuados, el equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio será el encargado de elaborar un plan de mejora correspondiente.

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6. Seguimiento y medida Para el seguimiento personalizado de cada solicitante de inscripción a lo largo del proceso, la Fundació Politècnica de Catalunya dispones de la Aplicación de ‘Gestió d’Admessos’ dentro de su CRM tal como se muestra en la siguiente imagen.

En la misma, se recogen todas las acciones que se desarrollan junto con su fecha y responsable. Además, se recoge el estado de cada solicitante de inscripción a lo largo del proceso. Las actividades de seguimiento y medición del Proceso ‘Acceso, admisión y matriculación’ se encuentran especificados en la evidencia ‘Listado de indicadores e informes’ (919.E.6.1.1) definida en el Proceso de ‘Análisis y utilización de los resultados’ (919.P.6.1).

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7. Evidencias

Identificación Descripción Soporte Responsable de la custodia

Tiempo de conservación

919.E.3.2.1 Expediente Sistema DDN 5 años 919.E.3.2.2 Comunicación de derechos de inscripción Sistema DDN 5 años 919.E.3.2.3 Comunicación lista de espera Sistema DDN 5 años 919.E.3.2.4 Comunicación de no admisión Sistema DDN 5 años 919.E.3.2.5 Carta de admisión y requisitos de matriculación Sistema DDN 5 años 919.E.3.2.6 Factura Sistema DADM 5 años 919.E.3.2.7 Matrícula Sistema DOP 5 años 919.E.3.2.8 Listado de alumnos Sistema DOP 5 años 919.E.3.2.9 Informe de acceso, admisión y matriculación Papel DOP 5 años 919.E.3.2.10 Plan de Mejora Papel DOP 5 años

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8. Roles y actividades En la siguiente tabla se detallan los roles y las actividades que se desarrollan durante el proceso:

Rol Actividades

Jefe de DDN Analizar la información de in-put para la mejora del proceso cuando corresponda. Especificar otras actividades si corresponde.

Equipo de DDN

Contactar directamente con el alumno potencial mediante correo electrónico, correo postal, teléfono y otros medios de comunicación. Registrar acciones de información y asesoramiento. Brindar información personalizada. Creación del expediente académico. Gestionar el estado de los alumnos potenciales (Interesados – Matriculados). Solicitar información adicional para las actividades de validación. Informar sobre los derechos de admisión. Enviar las cartas de admisión o de no admisión. Mantener un registro de los inscritos en espera. Envío de documentación al director de la actividad asociada al alumno. Verificar el justificante de pago. Informar al responsable del departamento. Realizar seguimientos comerciales. Reorientar a los alumnos potenciales en caso que corresponda. Gestionar las reservas de plazas y confirmar plazas. Matricular a los alumnos a las actividades del programa formativo. Realización de informe de acceso, admisión y matriculación. Rendición de cuentas a grupos de interés. Elaboración del plan de mejora.

Director de Actividad Revisión del currículum, cartas de motivación y otras actividades para validar la admisión del inscrito dentro del programa formativo.

Equipo de Administración

Validación de los términos de pago contratados y efectuados. Comprobación de los pagos realizados. Conformación de las facturas. Realización de devoluciones de derechos de admisión. Generación de factura y matrícula y su envío al pagador.

Equipo de DOP Comunicación al alumno de su matriculación. Mantener actualizado el listado de alumnos del programa formativo.

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9. Ficha Resumen

Responsable del Proceso

Responsable del Departamento de Desarrollo de Negocio.

Órgano Responsable

No Aplica.

Gru

pos

de In

teré

s

Implicados y mecanismos de

participación

UPC, FPC y Administraciones Públicas: elaboración de normativas y

marcos de referencia para el acceso y matriculación de alumnos.

Alumnos: participación en la emisión de incidencias, reclamaciones y sugerencias.

PAS: resolución de incidencias, reclamaciones y sugerencias.

Directores de Actividades, PAS y Alumnos: participación en los requisitos

admisión (entrevistas, evaluaciones) según el programa formativo. Aportación de información en los procesos del SAIQ que se recoge mediante el proceso 919.P.6.1 (Análisis y Utilización de Resultados).

Rendición de cuentas

La rendición de cuenta a los grupos de interés queda definida en el proceso

919.P.7.1 (Publicación de Información sobre Titulaciones).

Mecanismos para la toma de decisiones

Se detalla en los puntos 5 (Desarrollo del Proceso) y 6 (Seguimiento y

Medición) del documento.

Recogida y análisis de información

Los indicadores del proceso se definirán y se recogerán de acuerdo en lo

establecido en el proceso 919.P.6.1 (Análisis y Utilización de Resultados).

Seguimiento, revisión y mejora

El Responsable del Departamento de Desarrollo de Negocio será el

encargado de realizar el seguimiento anual, revisar el proceso e implantar mejoras.

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10. Diagrama de Flujo

Elemento Descripción

Inicio del proceso

Actividad a desarrollar

Punto de control/decisión

Enlace con otro proceso

Evidencia documental de la realización de una actividad

Elementos del entorno que se han de considerar para desarrollar una actividad

Inputs o entradas a un determinado proceso

Indicador de continuidad del proceso

Fin del proceso

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