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Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 11 de noviembre de 2010INF-DGAI-030-2010

LicenciadoDesiderio Soto SequeiraDirección General de Aduanas

ASUNTO: Servicios de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimado Desiderio:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-030-2010 sobre la evaluación de la gestión del Comité de Selectividad de la DGA.

Al respecto se determinó que la DGA viene haciendo esfuerzos por mejorar sus controles, no obstante, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora, como parte de la gestión que lleva a cabo dicho Comité.

Por lo anterior, se giran las recomendaciones correspondientes las cuales están sujetas a lo que establece el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, por lo que le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto para el efectivo cumplimiento de lo recomendado, dentro del plazo señalado de diez días hábiles posterior al recibo de este informe; así como el plan de acción que un plazo razonable se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Si discrepa de lo recomendado debe elevar las objeciones al señor Ministro, según se establece en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno N° 8292.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C. Estudio Nº 020-2010

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓNDEL COMITE DE SELECTIVIDAD DE LA DGA

INF-DGAI-030-2010

NOVIEMBRE, 2010

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”


TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo.............................................................................................................................................. i

1. Introducción.................................................................................................................................................1

1.1 Origen......................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo del estudio.................................................................................................................................1

1.3 Alcance....................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados.............................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada.............................................................................................................................1

1.6 Aspectos Generales.................................................................................................................................2

2. Resultados........................................................................................................................................................4

2.1 Metodología de trabajo del Comité de Selectividad, periodos 2009 y 2010...........................................4

2.2 Participación del Comité de Selectividad en las reglas de riesgo...........................................................5

2.3 Sobre los procedimientos de DGRA y su vinculación con el Comité de Selectividad...........................7

2.4 Necesidad de mejorar el respaldo documental del Comité de Selectividad............................................9

3. Conclusiones...............................................................................................................................................10

4. Recomendaciones.......................................................................................................................................11



RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010 y comprende la revisión de algunos aspectos de control del Comité de Selectividad, en lo relacionado a la planificación, al grado de participación de dicho Comité en la formulación de las reglas de riesgo, como en el resguardo de la documentación emitida, para el periodo segundo semestre del 2009 y primer semestre de 2010.

El Comité de Selectividad ha realizado esfuerzos para el mejoramiento de la aplicación de controles, por lo que dispone de una serie de instrumentos propios de sus funciones, descritas en la normativa sobre su creación, lo que permite visualizar que se han llevado acciones para mejorar su desempeño. En ese sentido, se determinó que existen actividades relacionadas con la convocatoria de reuniones, revisión de tareas, recolección y documentación de la información y datos relevantes que les sean requeridos por el Director General, preparación de minutas, entre otros.

No obstante lo anterior, se determinó que existe oportunidad de mejora en la programación anual de las sesiones que facilite entre otros aspectos: Definir fechas y horarios de las sesiones; frecuencia de su realización, temas de interés que persigue las sesiones, designación del personal competente que participará, recursos a emplear, fuentes de información.

Asimismo, a dicho Comité le corresponde entre otros aspectos, la atención de tareas concretas a los órganos ejecutores, para promover la aplicación correcta y eficaz de las reglas de riesgo vigentes y una adecuada y pronta retroalimentación de resultados a la Dirección de Gestión de Riesgo. Sin embargo, no hay evidencia suficiente del grado de participación de dicho Comité en la formulación de las reglas de riesgo, lo cual se observa, tanto en una lista extraída del Sistema TICA como en el “Formulario para la inclusión de perfiles de riesgo al TICA”, adjunto a los oficios de la DGRA donde se proponen, autorizan y se incluyen en el Módulo de Riesgos, del Sistema TICA.

El Manual de Procedimientos de la Dirección de Gestión de Riesgo, contempla una serie de aspectos relacionados con definiciones (sobre temas de gestión de riesgo), normativa, lineamientos y directrices aplicables, Manuales de Procedimientos Aduaneros, Decretos y Resoluciones de la DGA, entre otros aspectos, sin embargo, el citado manual de procedimientos, no está actualizado ni contempla un marco introductorio, el cual incluya los siguientes aspectos: nombre completo de los procedimientos a que se refiere el manual, número de identificación de los procedimientos que allí se describen, introducción de cada procedimiento o proceso, objetivos de cada procedimiento incluido, alcance de cada procedimiento, la definición del puesto al cual se

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le encargará la ejecución de determinadas actividades o procesos que describe el citado manual, entre otros aspectos.

En la Dirección Gestión de Riesgo se realizan algunas funciones para el control, seguimiento y archivo de documentos, correspondencia recibida y remitida a los miembros del Comité de Selectividad, sin embargo, dichas actividades no se encuentran plasmadas en un procedimiento que cubre todos los aspectos relacionados con el registro, archivo y custodia de la documentación, que orienten a los funcionarios encargados en dicha labor, de conformidad con sanas practicas y la materia de control.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010.

1.2 Objetivo del estudio

Evaluar la gestión del Comité de Selectividad de la Dirección General de Aduanas, a efecto de determinar la eficiencia y eficacia de su gestión, en concordancia con los objetivos de la Dirección General de Aduanas.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control del Comité de Selectividad, en lo relacionado a la planificación, al grado de participación de dicho Comité en la formulación de las reglas de riesgo, como en la documentación emitida, para el periodo segundo semestre del 2009 y primer semestre de 2010.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación, y las disposiciones del Decreto N° 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 04 de noviembre de 2010, a los siguientes funcionarios: Lic. Desiderio Soto Sequeira, Director General de Aduanas; Licda. Enilda Ramírez González, Directora de la Dirección de Gestión de Riesgo de la DGA; Licda. Johanna Chaves Murillo, Profesional, Dirección de Gestión de Riesgo; Lic. Marco Portilla Mora, Dirección Planificación, DGA, quienes indicaron que en términos generales estaban de acuerdo con la presentación de los resultados, las conclusiones y las recomendaciones.

Las observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias, fueron incorporadas en este informe.

1.5 Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, informes y los plazos que deben

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observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

Artículo 10.- Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

Artículo 17.- Seguimiento del sistema de control interno. “Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. C) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Aspectos Generales

El Servicio Nacional de Aduanas tiene como una de sus funciones el ejercicio del control aduanero, según se establece en la Ley General de Aduanas, Nº 75571, en su Reglamento, Decreto 25270-H2 y en el Código Aduanero Uniforme Centroamericano y demás normativa relacionada.

1 Publicado el 8 de noviembre de 1995 en la Gaceta N°2122 Publicado en la Gaceta Nº 123 del 28 de junio 1996



Para coadyuvar al control, el Artículo 8º, del Decreto N° 32481-H3 relacionado con la creación de la Dirección de Gestión de Riesgo Aduanero en adelante DGRA, se indica: “ ... le compete: 1. Formular, implantar y evaluar los procesos de análisis y decisión que se relacionan con la administración del riesgo aduanero, de tal forma que su consideración permita alcanzar los objetivos de ésta y contribuir a lograr los del Servicio Nacional de Aduanas, sin aislarse de la realidad económica, administrativa o política que prevalezca”, asimismo, le corresponde: “Vigilar las tendencias y comportamientos de los sucesos internos y externos que atenten o afecten negativamente los intereses de la organización y del país, así como determinar las estrategias y medidas de control necesarias que, de manera permanente y oportuna, permitan realizar los ajustes o cambios requeridos.”

Esa Dirección cuenta con un instrumento creado para su apoyo, el cual es el Comité de Selectividad quien realiza la identificación de sujetos, mercancías y operaciones aduaneras que podrían ser objeto de verificación en el control inmediato, permanente, posterior y fiscalización de empresas. Asimismo, establece tareas concretas a los órganos ejecutores, para promover la aplicación correcta y eficaz de las reglas de riesgo vigentes y una adecuada y pronta retroalimentación de resultados a la Dirección de Gestión de Riesgo.

El marco legal de dicho comité es la resolución DGA-467-084, donde se definen el ámbito de aplicación, competencias, funciones y metodología de trabajo, esa resolución dejó sin efecto la resolución RES-DGA-340-20065.

De acuerdo con dicha resolución las competencias del Comité de Selectividad, son conocer temas de interés para la mejora continua del control en el Servicio Nacional de Aduanas, que apoyen a la Dirección de Gestión de Riesgo Aduanero mediante la generación de información como insumo o alerta para la identificación de sujetos, mercancías y operaciones aduaneras que podrían ser objeto de verificación en el control inmediato, permanente y posterior y la fiscalización de empresas. A la vez comunicar resultados obtenidos, generar interacción entre las partes y establecer tareas que apoyen al proceso de gestión de riesgo y control, según competencias.

La estructura del Comité de Selectividad está integrado por el Director General de Aduanas, el Director de Gestión de Riesgo Aduanero y los titulares de las demás dependencias del Servicio Nacional de Aduanas, o bien por sus representantes; convocados por el Director General cuando así se requiera a efectos de tratar temas específicos del quehacer de esas dependencias y que puedan derivar en potenciales riesgos de carácter aduanero. Los titulares o los representantes de las distintas dependencias, podrán hacerse acompañar por otros funcionarios que los apoyen en las sesiones. El Comité será presidido por el Director General o su representante, quien convocará a los participantes por cualquier medio idóneo. El Director General o quien éste designe, elaborará y remitirá la agenda a los convocados.

3 Publicado el 26 de julio del 2005 en la Gaceta N° 1434 Emitida por la Dirección General de Aduanas, el 31/10/20085 Emitida por la Dirección General de Aduanas, el 28/04/2006.



Dicha agenda deberá ser enviada a todos los convocados, con al menos cinco días hábiles de antelación.

2. RESULTADOS

La Dirección General de Aduanas ha realizado esfuerzos en el fortalecimiento del control interno del Comité de Selectividad, no obstante, en el estudio efectuado se determinaron algunos aspectos de control que requieren ser fortalecidos:

2.1 Metodología de trabajo del Comité de Selectividad, periodos 2009 y 2010

La resolución DGA-467-08 de la Dirección General de Aduanas establece una serie de definiciones, actividades y metodología de trabajo que debe cumplir el Comité de Selectividad, y cuyas funciones son:

Asistir a las reuniones que se convoquen. Revisar estado de tareas de Comités anteriores y conocer la agenda. Recolectar, documentar y presentar ante el Comité la información y datos relevantes

que les sean requeridos por el Director General así como participar activamente. Preparar y suscribir las minutas ejecutivas de las sesiones del Comité, en donde

quedarán consignados de manera sucinta los temas abordados en la sesión, así como diversas tareas que sean requeridas a los diferentes participantes, por el Director General o su representante.

Cumplir con las tareas derivadas del Comité, en los plazos y forma acordados.

En el análisis de la operación del Comité de Selectividad se evidenciaron una serie de instrumentos de control, entre los cuales se encuentran:

Elaboración de agendas previas a las sesiones del Comité. Elaboración de minutas ejecutivas de las sesiones del Comité, consignando: fecha,

lugar, aspectos tratados y firmas de los participantes. Revisión del cumplimiento de tareas de la sesión anterior; así como la redacción y

descripción de las nuevas tareas acordadas en la respectiva sesión. Informes de los órganos ejecutores sobre tareas solicitadas. Expediente de las minutas originales. Ampos ordenados por Gerencia de Aduana, conteniendo documentación y requisitos

de la DGRA y correspondiente aportación de información de los respectivos gerentes u otros ejecutores.

Archivo digital sobre sesiones del Comité de Selectividad y seguimiento de tareas. Visitas del personal de la DGRA, a las diferentes aduanas del territorio nacional,

para fomentar la participación de los respectivos funcionarios aduanales, en la sugerencia y divulgación de actividades riesgosas.

En ese sentido, ese Comité ha establecido mejoras en el control interno, orientados al cumplimiento de sus objetivos, en aras de coadyuvar en la identificación de sujetos,



mercancías y operaciones aduaneras que podrían ser objeto de verificación en el control inmediato, permanente, posterior y fiscalización de empresas.

No obstante lo anterior, se tiene oportunidades de mejora en lo que se refiere a la planificación formal de las sesiones, en razón de que se determinó que en la actualidad las convocatorias de las reuniones se rigen de acuerdo al criterio discrecional que posee su presidente (Director General de Aduanas), según la conformación de dicho comité.

En una revisión de la frecuencia de dichas sesiones, se determinó que entre el 6 de julio y el 14 de octubre del año 2009 se efectuaron 5 sesiones de trabajo y para lo que va del 2010 fueron realizadas 8 sesiones, no obstante, no es posible valorar si esta frecuencia es mucha o poca según las actividades que debe atender dicho Comité, dado que no se ha establecido una planificación conforme se deben efectuar estas sesiones.

Una planificación adecuada de las sesiones permitiría a los participantes del Comité de Selectividad, contemplar entre otros aspectos: Fechas y horarios, Periodos, temas de interés de las sesiones, aspectos riesgosos en ámbitos marítimos, aéreos o terrestres; designación del personal competente para participar en las sesiones según tema; recursos requeridos propios de la organización de las actividades a desarrollar; fuentes de información, entre otros.

La falta de un adecuado planeamiento de trabajo del Comité de Selectividad, podría ocasionar que los gerentes de las respectivas aduanas y otros miembros, no estén disponibles en el momento de las convocatorias; no logren programar y documentar con el suficiente detalle y tiempo, el material que se requiere analizar en las respectivas sesiones del comité y con ello, se limite su participación, consecuentemente se afecten los resultados esperados de dichas reuniones, para la toma de decisiones sobre mejoras en el quehacer aduanero.

Sobre este tema, en la comunicación de resultados oral del 4 de noviembre del 2010 el Lic. Desiderio Soto, indicó que esta labor se debe realizar en coordinación con la Dirección de Riesgo Aduanero, para que éstos lo incorporen en sus respectivos planes.

2.2 Participación del Comité de Selectividad en las reglas de riesgo

Al Comité de Selectividad le corresponde entre otros aspectos, la atención de tareas concretas a los órganos ejecutores, para promover la aplicación correcta y eficaz de las reglas de riesgo vigentes y una adecuada y pronta retroalimentación de resultados a la Dirección de Gestión de Riesgo. Sin embargo, no se tiene evidencia suficiente del grado de participación de dicho Comité en los insumos para la formulación y planteamiento de las reglas de riesgo, en razón de lo siguiente:

a) Listado de reglas de importación y exportación: En revisión de los datos e información que ofrece dicho listado extraído del Sistema TICA, el cual contiene las reglas de riesgo vigentes al 5 de julio de 2010, se determinó que de 89 reglas de riesgo, no se hace referencia o mención a que alguna de éstas obedeciera a alguna acción o participación del



Comité de Selectividad. Contrario a lo anterior, hay 19 reglas de riesgo que si indican las dependencias que las propusieron.

En ese sentido la Licda. Kattia Varela González6 expuso lo siguiente: “…no se señala si hay reglas vigentes producto del Comité de Selectividad. El Auditor observó y documentó el caso de la regla IMTDDE1076 en la cual en el perfil del SCI en el apartado de antecedentes se indica que es Producto del Comité de Selectividad celebrado con las Aduanas Central y Caldera el 6 de julio de 2009”// En el listado de reglas de importación y exportación que se traslada mensualmente a la Directora de Gestión de Riesgo, no se señala si hay reglas vigentes producto del Comité de Selectividad.”

Al respecto, en la Resolución 1505-2008 antes citada, emitida por el Despacho del Ministro de Hacienda, se establece:

“3) Ordenar al Director General de Aduanas que mediante resolución de alcance general defina la metodología de trabajo del Comité de Selectividad y el procedimiento de operación de las reglas de riesgo aduanero, así como el procedimiento operativo para atender las solicitudes de inclusión, modificación o exclusión de reglas por parte del órgano competente según corresponda.”

La falta de evidencia del nombre o descripción “Comité de Selectividad” en el listado que genera el Módulo de Riesgos del Sistema TICA, como ente proponente de insumos para determinada regla de riesgo incluida en la DGRA, no permite evidenciar qué grado de aportación, participación o valor agregado brinda el Comité de Selectividad como apoyo a la Dirección de Gestión de Riesgo Aduanero.

b) Evidencia en los expedientes: En la revisión de una muestra de 40 casos del “Formulario para la inclusión de perfiles de riesgo al TICA”, archivados en 3 expedientes denominados “Bitácora de Reglas Generales” del año 2010 (13 casos por expediente), que se adjuntan a los oficios de la DGRA donde se proponen, autorizan y se incluyen en el módulo de Riesgos, Sistema TICA, se determinó que en ninguno de los 40 casos seleccionados fue posible evidenciar si la regla de riesgo obedeció a una propuesta derivada de tareas encomendadas en sesiones de Comité de Selectividad.

En razón de que la documentación de los expedientes no está foliada, se genera la duda si en esos ampos se encuentra el 100 % de la documentación relacionada con las reglas de riesgo aprobadas. La falta de evidencia del nombre o descripción “Comité de Selectividad” en la casilla “Antecedentes de la Regla propuesta por” del Formulario para la inclusión de perfiles de riesgo al TICA, no permite determinar qué grado de aportación, valor agregado o apoyo brinda el Comité de Selectividad a las funciones de la DGRA.

6 Profesional Analista de reglas de riesgo, del Departamento de Análisis de Riesgo, Dirección de Gestión de Riesgo de la DGA, en minuta de indagación Nº 2.



2.3 Sobre los procedimientos de DGRA y su vinculación con el Comité de Selectividad

Mediante oficio DGRA-169-07 del 14/08/2007 suscrito por la Licda. Enilda Ramírez González7, se emitió el documento “Manual de Procedimientos internos de la DGR”, el cual contempla una serie de aspectos relacionados con definiciones (sobre temas de gestión de riesgo), normativa, lineamientos y directrices aplicables, Manuales de Procedimientos Aduaneros, Decretos y Resoluciones de la DGA, entre otros aspectos.

Al respecto se determinó, que dada la estrecha relación entre la DGRA y el Comité de Selectividad y pese a los esfuerzos que hace la DGRA para disponer y mantener el citado manual de procedimientos actualizado, se evidenció algunos aspectos susceptibles a ser mejorados, según se comenta seguidamente:

a) Sobre la vinculación con el Comité de Selectividad: Si bien, el citado manual de procedimientos, contempla en el apartado sobre el Comité de Selectividad (páginas de la 40 a la 46) algunas resoluciones sobre dicho Comité, no indica aspectos procedimentales sobre el funcionamiento del citado Comité; asimismo, no menciona la última resolución RES-DGA-467-2008 emitida por el Director General de Aduanas. En dicha resolución se describe con algún grado de detalle las actuales funciones, actividades y demás actuaciones propias de los miembros y de la operativa del Comité.

En la comunicación de resultados oral antes citado, en el punto 1.4 del presente informe se mostró el procedimiento para la ejecución de funciones relativas al Comité de Selectividad, el cual fue oficializado en la Circular DGR-002-2010 del 11 de octubre del 2010, que en nuestra opinión es el resultado de las indagaciones del auditor a cargo del estudio, en ese sentido.

b) Sobre el Manual de Procedimientos: Su contenido contempla una amplia teoría relacionada a: conceptos de gestión de riesgo, normativa, lineamientos y directrices aplicables (Manuales de Procedimientos Aduaneros, Decretos y Resoluciones de la DGA, entre otros); antecedentes de la Dirección de Gestión de Riesgo, (historia, su misión, visión y sus funciones más relevantes); un apartado de la estructura y funciones de la Dirección de Gestión de Riesgo, y definiciones generales relacionadas con la administración de riesgos. Adicionalmente, define la operatividad del módulo de riesgo en TICA y del módulo de marchamo electrónico. No obstante lo anterior, el citado manual de procedimientos, no contempla un marco introductorio, el cual incluya los siguientes aspectos:

Nombre completo de los procedimientos a que se refiere el manual. Número de identificación de los procedimientos que allí se describen. Introducción de cada procedimiento o proceso. Objetivos de cada procedimiento incluido. Alcance de cada procedimiento (explicación de las áreas, secciones o personas sobre las

cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles serán los 7 Directora de Gestión de Riesgo, DGA.



límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento).

Políticas y normas de operación (para prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir la definición expresa del qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente, o no que no estén previstos en la diagramación del procedimiento.

La definición del puesto al cual se le encargará la ejecución de determinadas actividades o procesos que describe el citado manual.

Posibles plazos o definitivos (diarios, semanales, mensuales, etc.) para la ejecución de las labores.

c) Sobre la actualización del manual: Dicho manual fue elaborado en el año 2007, no obstante y a pesar de que se dio la modificación del procedimiento para la recepción, valoración, asignación y seguimiento de las denuncias, comunicada a los funcionarios de la Dirección de Gestión de Riesgo mediante la Circular DGR-002-2009, de fecha 25 de mayo de 2009 el mismo no ha sido actualizado.

Con respecto al tema, la Licda. Johanna Chávez Murillo8, comentó:” En el transcurso del tiempo, este manual ha sufrido modificaciones que han sido comunicadas a los funcionarios de la Dirección de Gestión de Riesgo mediante Circulares, por ejemplo citamos la Circular DGR-002-2009, de fecha 25 de mayo de 2009, mediante la cual se oficializa una actualización del procedimiento para la recepción, valoración, asignación y seguimiento de las denuncias….”.

Sobre los literales anteriores, el inciso e, de la norma 4.2 relacionado con los Requisitos de las actividades de control, Normas de Control Interno para el Sector Público9 establece: “Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación”

Es importante mencionar que el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) emitió en el año 2009, una guía para brindar a las Instituciones Públicas los criterios técnicos generales, necesarios para el diseño, elaboración y actualización de los distintos manuales administrativos que pueden ser útiles en una institución.

El disponer de un manual de procedimientos de trabajo actualizado y con controles en su contenido, podría facilitar el uso y conocimiento de los respectivos funcionarios (y personal de nuevo ingreso) sobre cómo hacer en cada uno de los procesos y tareas su trabajo. Además, brinda claridad a las respetivas jefaturas, si el personal a su cargo, conoce y utiliza los procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo en forma apropiada.

8 Profesional Asistente de la Directora de Gestión de Riesgo, DGA, en minuta Nº 3 sobre el Manual de Procedimientos de la DGR. 9 Aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contraloría General de la República Nº R-CO-9-2009 del 26/01/2009. Publicada en la Gaceta Nº 26 del 6/02/2009-



2.4 Necesidad de mejorar el respaldo documental del Comité de Selectividad

En la Dirección Gestión de Riesgo se realizan algunas actividades para el control, seguimiento y archivo de documentos, y correspondencia recibida y remitida a los miembros del Comité de Selectividad. Sin embargo, dichas actividades no se encuentran plasmadas en un procedimiento que cubre todos los aspectos relacionados con el registro, archivo y custodia de la documentación, que orienten a los funcionarios encargados en dicha labor, de conformidad con sanas prácticas y la materia de control.

Lo expuesto, pudo haber generado algunas debilidades tanto en algunos detalles de foliaturas como en algunas formas de archivar cierta documentación en expedientes relacionados con el Comité de Selectividad, en los periodos 2009 y 2010, tal y como se describe seguidamente:

El folio 163 corresponde al DGR-203-2010 del 30/06/2010 sobre un informe de Dúas en estado DEC del Comité de Selectividad, oficio compuesto de 2 páginas; la página del reverso (nº 2) no se encuentra foliada. El folio 126 es una boleta de fax relacionada con el reporte de transmisión original pegada con grapa en el oficio DGR-055-2010. Ampo del 2010 de la Aduana de Peñas Blancas. El folio 73 no se encuentra bien marcado, por lo que fácilmente puede ser sustituido. Corresponde a la segunda página del oficio Nº DGR-157-2009 del 14 de agosto de 2009 dirigido al Gerente Aduana de Peñas Blancas, relacionado con tareas derivadas del Comité de Selectividad, en esa Aduana y la de Paso Canoas. Ampo del 2009 de la Aduana de Peñas Blancas. El folio siguiente al Nº 138 no quedó debidamente marcado, el número se cortó en el filo de la hoja, haciéndose visible sólo el "13". El folio 190 se trata de la colilla de fax original sobre el reporte de transmisión, pegada con grapa sobre el oficio Nº DGR-054-2010 del 16/04/2010. Ese reporte de fax debió fotocopiarse, porque la tinta original del fax tiende a borrarse. Ampo del 2010 de la Aduana de Paso Canoas El folio 180, boleta original de fax relacionado con el reporte de transmisión pegado con grapa al folio Nº 181, es una copia fiel, pero no exacta de la transmisión del reporte antes citado, ya que la copia muestra la línea Nº 26, pero no las sucesivas de la línea Nº 27 a la 35. Con el tiempo, la tinta del fax se borra y la copia citada no estaría mostrando toda la información de la boleta. En los folios Nº 181 y 182, se incluyeron 3 hojas relacionadas con el DGA-248-2010 del 12/04/2010 firmado por el Lic. Desiderio Soto Sequeira, asunto: Remisión de fichas informativas. El oficio consta de 2 páginas y un anexo sobre traslado de correspondencia, recibida en la Dirección General de Riesgo el 13/04/2010. Las citadas páginas y anexo no se encuentran foliados. Del folio Nº 261 al 267, corresponden a fotocopias tomadas a doble cara, en las cuales sus reversos no fueron foliados. Ampo 2010 de la Aduana de Limón Los folios van del 001 al 099 y del 100 al 114. Posterior al Nº 114, aparecen 12 hojas selladas con el foliador pero sin la respectiva y debida numeración. Algunas de esas últimas hojas sin foliar, son fotocopias a doble cara, cuyo reverso no tiene el sello de foliado ni su respectiva numeración.



Los folios 007 al 008 corresponde a fotocopia y original respectivamente, de un reporte de fax transmitido el 28/07/2009. Lo ideal sería que el original del reporte transmitido quede pegado, en la copia fiel y exacta del mismo reporte, para que no se elaboren dos folios con un mismo documento. El folio Nº 009, es el original de una transmisión por fax, donde se evidencia un sello de recibido de la Aduana de Limón del 28/07/09 y un cuadro sobre: Notificación de anexos referentes a oficio DGA-509-09 relacionado con la convocatoria al Comité de Selectividad. El fax no fue fotocopiada y la información podría hacerse ilegible. Ampo del 2009 de la Aduana de Limón. Entre los folios Nos 011 y 012, se evidencian grapadas 12 hojas. En la primera de ese grupo, se engrampó una hoja que indica " éstas copias no están numeradas porque están repetidas"(letra marcada en color verde fosforescente). Ampo del 2010 de la Aduana Central.

En relación con lo anterior, la Licda. Johanna Chávez Murillo comentó10: “...En relación con la conformación y foliatura de los expedientes, se rige por lineamiento de tipo institucional generado mediante Directriz D-DN-006-2006, de manera que no existe un procedimiento particular para los expedientes del Comité de Selectividad...”

Lo antes expuesto, podría ocasionar dificultades para validar o analizar, oportuna y adecuadamente los documentos del Comité de Selectividad, en un periodo determinado. Además, podría generar el riesgo de pérdida de documentos que respaldan la gestión del Comité de Selectividad, sin que existan dispositivos de control para evitar la posible pérdida o hurto de la información más sensible y confidencial de sus respectivos contenidos.

3. CONCLUSIONES

3.1 El Comité de Selectividad ha realizado esfuerzos para el mejoramiento del Sistema de Control Interno, por lo que dispone de una serie de instrumentos de control propios de sus funciones, descritas en la normativa sobre su creación, lo que permite visualizar que se han llevado acciones para mejorar su desempeño. En ese sentido, existen actividades relacionadas con la convocatoria de reuniones, revisión de tareas, recolección y documentación de la información y datos relevantes que les sean requeridos por el Director General, preparación de minutas, entre otros.

No obstante lo anterior, existe una oportunidad para que las sesiones del Comité de Selectividad, obedezcan a alguna programación anual o sistematizada que facilite y ayuda entre otros aspectos a: definir fechas y horarios; Periodos, temas de interés que persigue la sesión, designación del personal competente que participará en las respectivas sesiones y recursos a emplear. Ver apartado 2.1 del presente informe.

3.2 Al Comité de Selectividad le corresponde entre otros aspectos, la atención de tareas concretas a los órganos ejecutores, para promover la aplicación correcta y eficaz de las reglas de riesgo vigentes y una adecuada y pronta retroalimentación de resultados a la Dirección de Gestión de Riesgo Aduanero. Sin embargo, no hay evidencia del grado de

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participación de dicho Comité en la formulación de las reglas de riesgo, lo cual se evidencia, tanto en una lista extraída del Sistema TICA como en el “Formulario para la inclusión de perfiles de riesgo al TICA”, adjunto a los oficios de la DGRA donde se proponen, autorizan y se incluyen en el Módulo de Riesgos, del Sistema TICA. Ver apartado 2.2 del presente informe.

3.3 El Manual de Procedimientos de la Dirección de Gestión de Riesgo, contempla una serie de aspectos relacionados con definiciones (sobre temas de gestión de riesgo), normativa, lineamientos y directrices aplicables (Manuales de Procedimientos Aduaneros, Decretos y Resoluciones de la DGA, entre otros aspectos, sin embargo, el citado manual de procedimientos, no está actualizado ni contempla un marco introductorio, el cual incluya los siguientes aspectos: nombre completo de los procedimientos a que se refiere el manual, número de identificación de los procedimientos que allí se describen, introducción de cada procedimiento o proceso, objetivos de cada procedimiento incluido, alcance de cada procedimiento, la definición del puesto al cual se le encargará la ejecución de determinadas actividades o procesos que describe el citado manual, entre otros. Ver apartado 2.3 del presente informe.

3.4 En la Dirección Gestión de Riesgo se realizan algunas funciones para el control, seguimiento y archivo de tareas y correspondencia recibida y remitida a los miembros del Comité de Selectividad Sin embargo, dichas actividades no se encuentran plasmadas en algún manual de procedimientos ni cubre todos los aspectos relacionados con el registro, archivo y custodia de la documentación, que orienten a los funcionarios encargados en dicha labor, de conformidad con sanas practicas y la materia de control. Ver apartado 2.4 del presente informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director General de Aduanas

4.1 Ordenar para que en coordinación con la Dirección de Riesgo Aduanero se tomen las medidas que corresponde para que las sesiones del Comité de Selectividad, obedezcan a una programación anual o sistematizada que facilite y ayude entre otros aspectos a: Establecer fechas y horarios de las sesiones; frecuencia; temas de interés que persiguen las sesiones, designación del personal competente que participará, recursos a emplear, fuentes de información. Ver apartado 3.1 del presente informe.4.2 Tomar las acciones pertinentes para que dentro del Comité de Selectividad se fundamente y documente el grado de participación de dicho Comité en la formulación de las reglas de riesgo y se promueva la aplicación correcta y eficaz de las reglas de riesgo. Para esos efectos es necesario que se valore la necesidad de que tanto en los listados del Módulo de Riesgo del Sistema TICA, como en el apartado de Antecedentes del “Formulario para la inclusión de perfiles de riesgo al TICA”, se deje constancia del grado de participación de dicho Comité, cuando resulte aplicable. Ver apartado 3.2 del presente informe.

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4.3 Ordenar a la Dirección de Gestión de Riesgo, para que se tomen las acciones que correspondan para que se mejore los aspectos del Manual de Procedimientos de la Dirección de Gestión de Riesgo Aduanero”, dada la estrecha relación entre esa Dirección y el Comité de Selectividad, referidos en el punto 2.2 del presente informe, con el fin de que el mismo contemple un marco introductorio, el cual incluya los siguientes aspectos: nombre completo de los procedimientos a que se refiere el manual, número de identificación de los procedimientos que allí se describen, introducción de cada procedimiento o proceso, objetivos de cada procedimiento incluido, alcance de cada procedimiento, la definición del puesto al cual se le encargará la ejecución de determinadas actividades o procesos que describe el citado manual, entre otros. Ver apartado 3.3 del presente informe.

4.4 Tomar acciones para que las funciones que realiza la Dirección Gestión de Riesgo, en lo que respecta al control, seguimiento, archivo de documentos, correspondencia recibida y remitida a los miembros del Comité de Selectividad, se establezcan en un procedimiento y que el mismo cubra todos los aspectos relacionados con el registro, archivo y custodia de la documentación, que orienten a los funcionarios encargados de dicha labor, de conformidad con sanas practicas y la materia de control. Ver apartado 3.4 del presente informe.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado elevará el informe de auditoría al jerarca, quién deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles, ordenando la implantación de recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa.

Lic. Luis Fernando Umaña DelgadoAuditor Encargado del Estudio

Lic. Oldemar Murillo ArceCoordinador de Unidad de Auditoría Área

de Ingresos

Estudio 006-2010

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