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2016

Universidad Diego Portales

[SAP 0.0 - FICA] Módulo introductorio de navegación en SAP y conceptos básicos asociados a FICA

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Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................................................. 4

¿Por qué se decidió cambiar la herramienta? ............................................................................................... 5

¿Qué es un ERP? ............................................................................................................................................ 5

¿Qué es SAP? ................................................................................................................................................. 5

¿Por qué SAP? ............................................................................................................................................... 5

Estructura de módulos SAP ........................................................................................................................... 6

Capítulo 1: Etapas del proyecto .................................................................................................................... 7

Capítulo 2: Roles de usuario y seguridad ...................................................................................................... 9

Capítulo 3: Modelo de credenciales ............................................................................................................ 10

Capítulo 4: Glosario SAP .............................................................................................................................. 11

4.1 Conceptos Generales. .................................................................................................................. 11

4.2 Conceptos FICA. ........................................................................................................................... 14

Capítulo 5: Navegación en SAP .................................................................................................................... 17

5.1 Inicio sesión. ................................................................................................................................ 17

5.2 Pantalla inicial. ............................................................................................................................. 18

5.2.1 Barra de título. ..................................................................................................................... 19

5.2.2 Barra de menú. .................................................................................................................... 19

5.2.3 Barra de herramientas. ........................................................................................................ 20

5.2.4 Barra de aplicaciones........................................................................................................... 21

5.2.5 Barra de estado. .................................................................................................................. 22

5.2.6 Menú estándar. ................................................................................................................... 23

5.2.7 Menú favoritos. ................................................................................................................... 23

5.3 Ejecución transacciones .............................................................................................................. 23

Capítulo 6: Preguntas frecuentes ................................................................................................................ 26

6.1 Cómo mostrar los nombres técnicos de las transacciones en el menú. ..................................... 26

6.2 Cómo activar una transacción ..................................................................................................... 27

6.3 Cómo trabajar con el menú “Favoritos”. ..................................................................................... 28

Universidad Diego Portales | Introducción 3

6.4 Cómo saber el código de la transacción en ejecución. ............................................................... 30

6.5 Cómo imprimir............................................................................................................................. 31

6.6 Cómo obtener ayuda del sistema. ............................................................................................... 32

6.7 Cómo desplazarse en la pantalla. ................................................................................................ 32

6.8 Cómo modificar ancho y orden de columnas. ............................................................................. 33

6.9 Cómo exportar datos. .................................................................................................................. 33

6.10 Qué otras utilidades tiene el campo de comandos. .................................................................... 34

6.11 Cómo realizar búsquedas en el sistema. ..................................................................................... 35

6.12 Cómo trabajar en distintos modos .............................................................................................. 37

Universidad Diego Portales | Introducción 4

Introducción

SAP 00 es un módulo de introducción a la nueva herramienta de trabajo UDP. Su objetivo principal es

entregar al usuario final conocimientos básicos para partir navegando en este sistema e internalizar el

vocabulario asociado, lo que le permitirá familiarizase con su nuevo ambiente de trabajo.

De manera adicional, y como una forma de contextualizar al usuario en este cambio que comienza a

experimentar la organización, se muestra la estructura de interacción FICA con el resto de los módulos

SAP, así como las distintas etapas del proyecto desde su gestación.

La información acá proporcionada es transversal a todos los módulos FICA, sirviendo como complemento

al resto de los manuales.

Universidad Diego Portales | ¿Por qué se decidió cambiar la herramienta? 5

¿Por qué se decidió cambiar la herramienta?

Ante las sugerencias emanadas del proceso de acreditación, se vio la necesidad de contar con un sistema

informático que tuviera mayores estándares de gestión y seguridad de los datos. Se decide, entonces,

migrar desde un sistema a medida (SGU) a un ERP de clase mundial.

¿Qué es un ERP?

La sigla ERP identifica el concepto Enterprise Resource Planning, que se traduce como “Planificación de

Recursos Empresariales”. Corresponde a un conjunto de sistemas o módulos de información que

permiten la integración de las operaciones de una institución, unificando y ordenando toda la

información en un solo lugar. De este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata,

posibilitando la toma de decisiones de forma rápida y segura.

Posee una base de datos única a la que se puede acceder en tiempo real, ya sea para consultar,

actualizar o intercambiar información entre los distintos módulos y procesos.

¿Qué es SAP? La sigla SAP corresponde a System, Applications and Products, lo que se traduce como “Sistemas,

Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos”.

SAP es un ERP específico (marca) de origen alemán. Utiliza un lenguaje de programación propio llamado

ABAP.

La versión que ha adquirido UDP es SAP R/3. “R” se refiere al procesamiento en tiempo real, y “3” a la

arquitectura de procesos con la que trabaja: base de datos, servidor de aplicaciones y cliente.

¿Por qué SAP?

SAP es un ERP utilizado mundialmente, que entregó condiciones de seguridad y certificación acorde a las

necesidades de la Universidad.

Universidad Diego Portales | Estructura de módulos SAP 6

Estructura de módulos SAP

COBRANZA

CUSTODIA

MATRÍCULA

BIENESTAR

RECAUDACIÓN

BACK OFFICE

Procesos de gestión administrativa interna:

- FI (Financial): Contabilidad Financiera

- CO (Controlling): Control y Costos

- FM (Funds Management): Gestión

Presupuestaria

BI: Business Intelligence Base de datos de

consulta y extracción

HCM: Human Capital Management

Recursos Humanos

CRM: Customer Relationship Management

Comunicación

CAMPUS Academia

FICA Cuenta corriente

contractual (alumno)

SAP

Universidad Diego Portales | Capítulo 1: Etapas del proyecto 7

Capítulo 1: Etapas del proyecto

La implementación del sistema SAP se ha llevando a cabo a través de las siguientes etapas:

Levantamiento de procesos

Consiste en la descripción de las operaciones que día a día se llevan a cabo en cada una de las áreas de

UDP. La secuencia de éstas determinan los procesos a modelar en el nuevo sistema.

En este levantamiento participan agentes claves de cada una de las áreas, conocedores de los procesos

en profundidad.

La información levantada se plasma en un documento por área denominado BBP (Business Blue Print),

constituyendo la columna vertebral del requerimiento de la organización.

Solución planteada

A partir de los documentos anteriores, la empresa consultora propone una solución en SAP, la que

finalmente se traduce en la utilización de funcionalidad estándar complementada con adaptaciones del

sistema, si así lo requiere el modelo de negocio. Para el caso UDP, la solución contempla estándar y

adaptación.

Para utilizar la funcionalidad estándar el sistema debe ser configurado según sea el requerimiento. Las

adaptaciones, por su parte, requieren un esfuerzo mayor que incluye la construcción de programas

específicos.

Especificaciones funcionales y técnicas

Antes de construir cada programa, el requerimiento se formaliza con una especificación funcional, la que

después se complementa con la especificación técnica que contiene el detalle de la solución.

Una vez terminado el documento, y luego de la aceptación de ambas partes (UDP y la empresa

consultora) se da inicio al desarrollo del programa.

Desarrollo y pruebas de consultor

Con el documento formalizado, se da inicio al desarrollo de cada programa. Una vez terminada la fase de

desarrollo, el consultor funcional prueba la solución. De la misma forma, las configuraciones asociadas a

la funcionalidad estándar también son probadas antes de pasar a pruebas de usuario.

Universidad Diego Portales | Capítulo 1: Etapas del proyecto 8

Pruebas unitarias

La finalidad de esta etapa es verificar la correcta operación del sistema de manera aislada, sin validar la

funcionalidad dentro de un proceso completo. Las pruebas se realizan tanto para la solución estándar

como para las adaptaciones mediante programas.

Esta etapa se inicia el trabajo con SAP Solution Manager (SOLMAN), portal de servicios que ayuda a

implementar y manejar la solución SAP. Cada usuario funcional está a cargo de verificar un paquete con

las transacciones propias de su módulo.

Los usuarios funcionales de cada módulo preparan un plan de pruebas con los diversos casos particulares

que se pueden prever por área, y en base a él validan la solución.

Por cada error o incidencia presentada durante las pruebas, se debe levantar un ticket especificando el

problema. Una vez que éste es resuelto por el consultor, se devuelve al usuario para que continúe

probando.

El paso a paso de la ejecución, así como las incidencias presentadas son registradas en un script de

prueba en SOLMAN.

Pruebas integrales

Se realizan nuevas pruebas al sistema, pero esta vez con procesos de interacción al interior del módulo

FICA y con otros módulos SAP: FICA-CAMPUS, FICA-FI, FICA-FM, FICA-CO.

Esta vez las pruebas se realizan con datos migrados e interactuando con los módulos SGU que seguirán

activos a través de interfaces.

Capacitaciones

Es la etapa en que se transfiere el conocimiento desde los usuarios funcionales a los usuarios finales.

Plan de corte

Corresponde al conjunto de actividades necesarias para dar término a la operación con los sistemas

actuales (parte del SGU y otros) y poner en marcha el nuevo sistema SAP.

Algunas actividades contempladas son:

Migración de datos: extracción de datos desde sistemas actuales y carga en el nuevo sistema.

Verificación de datos cargados.

Realización de actividades propias del consultor en el mandante de producción.

Universidad Diego Portales | Capítulo 2: Roles de usuario y seguridad 9

Parametrizaciones de usuario.

Go live: salida en vivo

Puesta en marcha o puesta en producción. Inicio de las operaciones con el nuevo sistema.

Capítulo 2: Roles de usuario y seguridad

Dado que SAP es un sistema integrado que trabaja con una base de datos única, el acceso a ella se

delimita usando “roles de usuario”. Esto quiere decir que las personas tienen distintos niveles de acceso

a la información, conforme a las funciones que desempeñan; por ejemplo, en FICA existen roles tales

como:

Jefe Bienestar Estudiantil.

Ejecutiva de Normalización.

Asistente de Matrícula.

Jefe de Tesorería.

Los roles de usuario son gestionados por el área de informática a través del módulo de seguridad. El

encargado de esta tarea se denomina “Administrador de Roles”.

Cada persona que ingresa al sistema posee:

Nombre de usuario (ej.: cvaldivia).

Clave de acceso o password (mayor detalle en el capítulo 3 del presente documento).

Perfil (atributos que delimitan el acceso al sistema).

Existen medidas de seguridad que permiten minimizar el riesgo de acceso al sistema por parte de

personas no autorizadas, tales como:

Cambio periódico de clave.

Cierre de sesión de usuarios inactivos durante un tiempo determinado.

Inhabilitación del usuario cuya clave no ha sido ingresada correctamente en una cierta cantidad

de intentos. Máxima cantidad de intentos permitida: 3.

Universidad Diego Portales | Capítulo 3: Modelo de credenciales 10

Capítulo 3: Modelo de credenciales Se llama “credenciales” a los datos que permiten acceder al sistema a cada usuario, ellos son:

Nombre de usuario (ej.: cvaldivia)

Clave (password) Carta informando credenciales en SAP.

Cuando se inicie la etapa de “salida en vivo” del sistema, cada usuario recibirá la siguiente carta con sus credenciales:

Universidad Diego Portales | Capítulo 4: Glosario SAP 11

Capítulo 4: Glosario SAP

4.1 Conceptos Generales.

Módulo: es cada uno de los subsistemas dentro del sistema global SAP. FICA es un módulo que a su vez

ha sido fragmentado en grupos más pequeños de trabajo según el tipo de operaciones a realizar:

Bienestar, Matrícula, Cobranzas, Recaudación y Custodia.

SAPGUI: es la interfaz gráfica de SAP con el usuario final, que permite mostrar los datos en forma de

lista, gráficos, etc. Esta aplicación debe estar instalada en cada PC.

Logon: ícono que permite ingresar a SAP.

Entorno: servidor (máquina) donde residen uno o más mandantes. Un sistema SAP contempla al menos

3 entornos (o máquinas de trabajo):

Desarrollo (y mantenimiento).

Calidad (ambiente donde se realizan pruebas de verificación previas a la carga en el ambiente del

usuario final).

Productivo (ambiente del usuario final).

Mandante: área de trabajo independiente dentro del sistema. Se pueden utilizar distintos mandantes,

cada uno con recursos propios.

Datos de usuario (claves de acceso diferentes por cada mandante).

Ciertas configuraciones específicas (pueden ser distintas en cada mandante).

Datos maestros (datos de estudiantes, planes de estudio, etc., no necesariamente son los

mismos en cada mandante).

Cada mandante se identifica con un número y nombre específicos. Por ejemplo:

100 Documentación de pruebas (Solman).

200 Calidad (mandante para pruebas unitarias).

210 Calidad (mandante para capacitación).

280 Calidad (mandante para pruebas integrales).

300 Productivo.

Durante el proceso de capacitación se usará el mandante210, que forma parte del entorno de calidad.

Una vez iniciada la operación en SAP, los usuarios finales acceden al mandante de producción, el que

contiene la información real y vigente de la universidad.


Usuario: nombre de usuario asignado para acceder a SAP R/3 (ej.: cvaldivia).

Clave de acceso: palabra clave o secreta que acompaña al usuario para poder ingresar al sistema.

Sesión: conexión de un usuario al sistema SAP. Sólo se puede tener 1 sesión activa por cada cuenta de

usuario. Si se ingresa a otro PC con el mismo usuario, aparece el siguiente mensaje forzando a tener sólo

1 sesión vigente:

Modo: se denomina modo a cada pantalla nueva que se abre en SAP.

Campo de comandos: permite ingresar comandos en forma directa, por ejemplo, códigos de

transacciones.

Transacción: aplicación de SAP que tiene un objetivo específico, pudiendo ser estándar o “Z”. Cada

transacción tiene un nombre técnico que la identifica.

Estándar: transacciones o aplicaciones propias de SAP. Ej.: FPL9, PIQST00.

Z: comienzan con la letra Z todas las transacciones o aplicaciones que son desarrollos hechos a la

medida de las necesidades de la Universidad. Ej.: ZFC_MATRICULA, ZFICA_DEVENGADOR.

Datos maestros: son datos relativamente fijos en el sistema, necesarios para ejecutar transacciones de

negocio en SAP R/3. Contienen información sobre diferentes entidades.

Datos maestros de estudiantes (rut, nombre, dirección, etc.).

Datos maestros de planes de estudio (código, nombre, etc.).

Datos transaccionales: son datos que se registran a partir una transacción del negocio, por ejemplo,

compensación de una partida.


Match Code: herramienta que permite encontrar datos dentro de una tabla. Mayor detalle en sección

6.11 “Botón Match Code” de este documento.

Parámetros: conjunto de datos que pueden registrarse en el sistema para que éste se comporte o

funcione de una forma en particular. Son ingresados por los usuarios.

Configuración: conjunto de datos que determinan el valor de algunas variables de un programa. Las

configuraciones son realizadas por un consultor.

Variante: composición específica de parámetros de entrada, individualizados por un nombre. Permiten

personalizar el acceso a la información.

Existen distintos tipos de variante:

Variantes de selección: permiten fijar ciertos valores para realizar una búsqueda específica a

partir de ellos.

Variantes de visualización: permiten filtrar datos en una disposición determinada.

Migración de datos: transferencia de datos desde el sistema de origen (SGU) al sistema de destino (SAP).

Luego de la extracción, los datos pueden sufrir homologaciones para que calcen dentro de la estructura

del nuevo sistema.

Interfaz: conexión funcional entre dos sistemas otorgando comunicación entre distintos niveles. El portal

de pagos web y el mecanismo de admisión de alumnos funcionan vía interfaz.

Tabla Z: Con la letra “Z” se denomina a cualquier objeto no estándar dentro de SAP. Las tablas Z son

desarrollos específicos para UDP y almacenan datos que son leídos desde los distintos programas.

Campo clave: Referido a la estructura de las tablas de SAP. Corresponde a un dato que por sí solo o en

conjunto con otros, no se encuentra repetido entre dos registros (filas) de la tabla.

Campo obligatorio: Campo que deben ser completados obligatoriamente para poder continuar. Se

identifica con un “check”.

https://es.wikipedia.org/wiki/Variable_(programaci%C3%B3n)

https://es.wikipedia.org/wiki/Programa_(computaci%C3%B3n)


4.2 Conceptos FICA.

Interlocutor comercial: es un socio de negocios = business partner (BP). Es una persona (alumno,

apoderado) o una empresa, responsable de los derechos relacionados con las cuentas por cobrar. SAP

asigna un número único por interlocutor (ID).

El registro maestro del interlocutor comercial contiene los datos que se necesitan para el desarrollo de la

gestión comercial, por ejemplo, direcciones, correo electrónico, números de teléfono.

Cuenta contrato: comprende información contable. La cuenta de contrato se abre para un interlocutor

comercial y en ella se identifican los movimientos que se realicen en el BP. Las cuentas de contrato

contienen objetos de contrato.

Objeto de contrato: es el concepto por el cual se gestiona un cobro o un beneficio, su nomenclatura

permite identificar el concepto. Algunos de los objetos de contrato enmarcados dentro del negocio UDP

son: CONT (contado), CUPO (cupo), CONV (convenio), AVEN (avenimiento), ABON (abono), FACT

(factura), PATR (patrocinio), entre otros.

Documento contable: término que hace referencia a un documento que crea SAP como resultado de

actividades en FICA que impactan en la Contabilidad. Al momento de su creación se genera un número

único que lo identifica.

Cabecera documento: es la sección principal del documento que almacena todos los datos únicos del

mismo, esto es válido para todo el documento, por ejemplo, número, fecha, entre otros.

Clase documento: se utiliza para gestionar los documentos contables dentro del sistema SAP. La clase de

documento se encuentra en la cabecera y en base a ella se puede visualizar, ordenar y archivar las

operaciones del sistema.

Posición de un documento: Un documento puede tener más de una posición dependiendo de la

cantidad de partidas que se vinculen a él.

Partida: corresponde a cada registro dentro de la cuenta de interlocutor. Se considera abierta cuando no

está compensada con otra partida de naturaleza contraria. Las partidas pueden constituir montos a favor

(abono o excedente) o en contra del alumno (deuda).

Anulación: la anulación se realiza cuando se requiere reversar la acción que dio origen al documento.

Con ello, se reversan todas las posiciones ligadas.


Compensación: se realiza cuando un documento de cobro se liga a un documento de abono. Las

compensaciones pueden ser por pago, anulación, entre otras. Una compensación puede ser total o

parcial, dependiendo del importe de cada documento.

Cancelación: se utiliza en el contexto de “castigo de deuda”. Las partidas castigadas deben ser

canceladas para que no se reflejen como deuda impaga en la cuenta de interlocutor.

Bloqueo de compensación: bloqueo a nivel de partida que impide su compensación.

Bloqueo de reclamación: bloqueo a nivel de partida que impide su reclamación (gestión de cobranza).

Indicador de bloqueo: bloqueo a nivel de alumno que impiden realizar ciertas acciones como

matricularse o tomar ramos. Los motivos de bloqueo son: toma de ramos, bloqueo beca pendiente,

bloqueo biblioteca, bloqueo pañol, bloqueo equipo FAAD (Facultad de Arte, Arquitectura y Diseño) y

morosidad financiera. Algunos bloqueos son automáticos y otros manuales.

Restricción: a diferencia de los bloqueos, las restricciones son siempre automáticas y operan en línea en

base a la situación financiera del interlocutor. Un alumno restringido está impedido para matricularse,

comprar su examen de grado o titularse. Las restricciones pueden ser levantadas si así se requiere.

Centro gestor: dato clave para la lectura del presupuesto otorgado por el módulo FM (Gestión

Presupuestaria)

Centro costo: dato que habilita la lectura de la imputación contable en el módulo de SAP-CO

(Controlling).

Sociedad: es una entidad financiera independiente. En FICA sólo se utilizará la sociedad 1000.

División: corresponde a la división financiera. Siempre se usará 0001.

Operación principal: En conjunto con la operación parcial conforma una llave que determina la cuenta

contable a la cual debe contabilizarse un concepto de cobro. Ayuda en la obtención de reportes de

acuerdo a estas agrupaciones.

Operación parcial: es una sub clasificación de la operación principal.

Moneda: cada vez que en SAP se imputa un monto este dato debe ir acompañado de la moneda, por

ejemplo: CLP (pesos)

Posición presupuestaria: dato identificativo para el módulo SAP- FM por medio del cual se reflejan las

imputaciones a nivel presupuestario. Este dato debe ser consecuente con la cuenta contable a imputar.


Clave reconciliación: clave con la que se señalan los registros de totales de la cuenta corriente

contractual para la transferencia a contabilizaciones subsiguientes. Con ello es posible una reconciliación

entre los registros de totales y los documentos correspondientes de la contabilidad principal.

Fecha documento: es la fecha operacional del movimiento (creación). No afecta la contabilidad.

Fecha de contabilización: es la fecha en la que se reflejará contablemente una imputación.

Fecha de compensación: fecha que identifica cuando se realizó la compensación de una partida.

Fecha de vencimiento: fecha a partir de la cual se generan los intereses moratorios del documento al

cual pertenece.

Semáforo cuenta interlocutor: El estado de cuenta de un interlocutor posee un semáforo que indica el

estado de cada partida. Cuando la partida constituye un monto en “contra” del alumno (deuda), el

semáforo en rojo indica que la partida está abierta y ya ha vencido; en amarillo indica que la partida está

abierta pero aún no vence; en verde indica que la partida ya fue compensada.

De manera adicional, si la partida constituye un monto a “favor” del alumno, en el semáforo se puede

ver una flecha roja como indicador.

Segmento: segmento de negocio sobre el cual se imputará la partida contable: Pregrado, Postgrado,

Extensión.

Clave periodo: es la clave que se utiliza para indicar a qué periodo corresponde una partida. Está

formada por conceptos: el primero corresponde al periodo académico, y el segundo es la terminación

del año en curso, por ejemplo: primer semestre 2016 = 0116

Corrida de tasa: paso previo para el proceso de matrícula. Corresponde a la determinación de los valores

a cobrar para un alumno, de acuerdo al plan de estudio, al año de ingreso y a otras variables.

Registration: es la inscripción por año (o semestre) de un alumno a un plan determinado.

Clase plan: concepto académico equivalente a carrera.

Plan de estudio: dentro de cada clase de plan puede existir uno o más planes de estudio según lo

determine la academia.

Nota: para conocer la definición de otros conceptos SAP, se sugiere ir al siguiente link:

http://www.cvosoft.com/sistemas_sap_abap/glosario-sap/glosario-sap.php

Universidad Diego Portales | Capítulo 5: Navegación en SAP 17

Capítulo 5: Navegación en SAP

5.1 Inicio sesión.

1. Localizar en el escritorio de windows el ícono de SAP Logon y hacer doble click sobre él.

2. Seleccionar (con doble click) el servidor al cuál se desea acceder. UDQ es el entorno o servidor de

calidad de la universidad que se utilizará durante las capacitaciones. Cuando parta la operación

en productivo debe seleccionar el servidor UDP.

3. Seleccionar el mandante de trabajo. Para las capacitaciones debe ingresar 210, en productivo

debe ingresar 300.

4. Luego debe ingresar el nombre de usuario y clave de acceso (la clave es sensible al uso de

minúsculas y mayúsculas).


Nota: El campo “Idioma” es opcional, depende de la configuración del sistema.

La primera vez que se ingresa al sistema se hará con la clave entregada por el área de informática, pero

en esa primera sesión SAP solicitará cambiarla.

5.2 Pantalla inicial.


5.2.1 Barra de título.

Muestra el nombre del usuario que ha accedido al sistema.

5.2.2 Barra de menú.

Cada una de las opciones de la barra de menú contiene más opciones dentro de ella.

Esta barra se organiza dependiendo de las tareas que se estén realizando. Por ejemplo, la siguiente

imagen muestra una barra de menú típica:

A continuación se muestran las descripciones de cada opción:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Menú Permite ir directamente a otros menú del sistema, por ejemplo: menú de

usuario, menú SAP, etc.

Tratar Permite realizar acciones sobre la transacción actual, por ejemplo:

ejecutarla en la ventana actual, ejecutarla en otra ventana.

Favoritos Para gestionar menú Favoritos (añadir, renombrar, borrar, desplazar, etc.)

Detalles A nivel de usuario, sólo se usa la alternativa “Opciones”, que sirve para

parametrizar la visualización del menú.

Sistema

Contiene principalmente información técnica, pero algunas funciones son

útiles a nivel de usuario, por ejemplo: crear modo, revisar status.

Particularmente, la opción status muestra información detallada de la

sesión y transacciones activas.

Ayuda Despliega un menú con varias formas de ayuda online.


5.2.3 Barra de herramientas.

Contiene botones que permiten realizar acciones comunes (buscar, grabar, etc.).

A continuación, el detalle de la funcionalidad de cada botón:

NOMBRE FUNCIÓN

Continuar Verifica que los datos ingresados sean válidos. No graba.

Campo de comandos Permite ingresar comandos en forma directa, por ejemplo, códigos de

transacciones.

Grabar Graba los datos ingresados.

Retroceder

Se devuelve a la pantalla anterior dentro de la misma transacción.

Antes de retroceder, exige ingresar campos obligatorios.

Antes de retroceder, pregunta si se desean grabar los cambios realizados.

Salir

Finaliza la tarea. Antes de salir, pregunta si se desean grabar los cambios

realizados.

Se sale completamente de la transacción.

Cancelar Finaliza la tarea. No graba.

Imprimir Imprime datos de la pantalla actual.


NOMBRE FUNCIÓN

Buscar

Busca datos en la pantalla actual.

Se comporta igual que en Office (se puede usar “*” para acercarse al valor

buscado).

Buscar siguiente Busca siguiente coincidencia en la pantalla actual.

Se comporta igual que en Office.

Primera página Se desplaza a la primera página.

Página anterior Se desplaza a la página anterior.

Página siguiente Se desplaza a la página siguiente.

Última página Se desplaza a la última página

Crear modo

Crea un nuevo modo SAP.

Esto permite realizar varios procesos dentro de una misma cuenta de

usuario.

Crear acceso rápido Permite crear un acceso rápido desde el escritorio del PC.

Apropiado para reportes, transacciones y procesos.

Ayuda Despliega ayuda del campo donde se posiciona el cursor.

Opciones de visualización Permite configurar opciones de visualización (colores de pantallas, formatos

de íconos, etc.)

5.2.4 Barra de aplicaciones.

La barra de aplicaciones provee funciones que permiten visualizar los distintos menús disponibles y

organizar la sección de favoritos.


A continuación, el detalle de la funcionalidad de cada botón:

NOMBRE FUNCIÓN

Menú de usuario Despliega el menú asociado al perfil de usuario activo.

Menú SAP Despliega el menú estándar de SAP.

SAP Business Workplace Muestra opciones para uso de mensajería interna. Estas opciones no

están habilitadas para la UDP.

Visualizar menú de un rol Para ir directamente a otro menú. Esta opción está orientada al

administrador.

Añadir a favoritos Añadir a la sección “Favoritos” la transacción o carpeta que se tiene

seleccionada.

Borrar favoritos Borrar de la sección “Favoritos” la transacción o carpeta que se tiene

seleccionada.

Modificar favoritos Modificar nombre de carpeta o transacción en la sección “Favoritos”.

Desplazar hacia arriba/abajo

favoritos

Mover hacia arriba o hacia abajo, dentro del área de “Favoritos”, la

carpeta o transacción que se tiene seleccionada.

Crear rol Opción orientada al “Administrador de Roles”.

5.2.5 Barra de estado.

Proporciona información general del sistema y de la transacción sobre la cual se está trabajando.

En el extremo inferior izquierdo aparecen todos los mensajes del sistema.

En el extremo inferior derecho, al pulsar el botón , se despliega la información del entrono,

mandante, usuario, transacción, entre otros.

SAP utiliza un formato de mensajes cuya interpretación es similar a la de los semáforos:


Rojo : error, el sistema impedirá continuar mientras no se corrija el error o se cancele el proceso.

Amarillo : advertencia, el sistema permitirá continuar.

Verde : información. Normalmente es una confirmación que indica que la acción se ha realizado

exitosamente.

5.2.6 Menú estándar.

Cada usuario tiene asignado un rol y un perfil dentro del sistema, al que se asocian transacciones a las

que podrá acceder para la operación diaria. La lista de transacciones con autorización de acceso se

despliega en el menú estándar, agrupadas por carpetas en estructura de árbol.

5.2.7 Menú favoritos.

Para mayor facilidad de acceso, cada usuario puede incorporar las transacciones de uso frecuente en el

menú “Favoritos”. Para mayor detalle, revisar la sección 6.3 de este documento.

5.3 Ejecución transacciones

Luego de llamar una funcionalidad a través de una transacción, lo primero que se puede apreciar,

además de los botones de las distintas barras detalladas en el apartado 5.2 de este documento, son

íconos adicionales que dependen de la transacción en ejecución, cada uno con una función distinta.

A continuación se muestra un resumen de los íconos utilizados frecuentemente en FICA:


BOTÓN ATAJO FUNCIÓN

(F8) Ejecutar proceso.

(F5) Mostrar detalle de un objeto en particular, por ej.: cuenta de contrato.

(Shift + F2) Borrar /Indicador de documento contable anulado en la FPL9.

(F5) Crear registro.

(F7) Visualizar.

(F6) Modificar.

Sin atajo Refrescar datos en pantalla.

(Ctrl+Shift+F2) Documentación del sistema.

(F8) Anterior.

(Shift + F7) Siguiente.

(Ctrl + S) Grabar.

(Ctrl + P) Imprimir.

Sin atajo Exportar.

Enter Aceptar (no graba).Verifica que los datos ingresados sean válidos para la transacción.

(F12) Cancelar



(F6) Ordenar en forma ascendente los datos de la columna seleccionada.

(F7) Ordenar en forma descendente los datos de la columna seleccionada.

(Ctrl + Shift + F4)

Ingresa a la pantalla de modificación de parametrizaciones para la

vista del estado de cuentas.

(Ctrl + Shift + F6)

Período para la selección de partidas. Útil para limitar las partidas que

se necesitan visualizar y ocultar las más antiguas o de períodos

anteriores.

(F5) Filtro de datos.

(Ctrl + F3)

Totalización ascendente. Herramienta utilizada para sumar y totalizar

de forma ascendente de acuerdo al campo que se seleccione en el

estado de cuenta.

(Ctrl + F4)

Totalización descendente. Herramienta utilizada para sumar y

totalizar de forma descendente de acuerdo al campo que se

seleccione en el estado de cuenta.

(Shift + F4) Llamar variante. En el contexto de la trx. FPL9, corresponde a un atajo

para cambiar “estructura de líneas” entre Estándar y Desarrollo.

(Ctrl + F2) Leyenda. Muestra un resumen de los símbolos que aparecen en el

estado de cuenta y su significado.

(Ctrl + Shift + F1) Ayuda para campo. Muestra un texto con la explicación del

significado del campo.

(Shift + F2) Entradas posibles. Muestra una lista con los posibles datos que llenan

un campo.

(Ctrl + F5) Acceso directo al BP.

(Ctrl + F6) Acceso directo a la cuenta contrato del alumno.

(F7) Contabilizar la operación.

No aplica Partida abierta y vencida (crédito abierto y que vence).

Universidad Diego Portales | Capítulo 6: Preguntas frecuentes 26


No aplica Partida compensada (crédito pagado).

No aplica Partida abierta aún no vencida (crédito abierto aún no vencido).

No aplica Partida correspondiente a un abono (haber abierto).

Nota: El paso a paso de ejecución en cada transacción FICA será entregado y revisado en las

capacitaciones respectivas.

Capítulo 6: Preguntas frecuentes

6.1 Cómo mostrar los nombres técnicos de las transacciones en el menú.

Si en el árbol desplegable (menú estándar o favorito) sólo aparece la descripción de las transacciones,

puede incorporar el código correspondiente de la siguiente forma:

a) Seleccionar Detalles desde el menú de barra.

b) Dar click en Opciones.

c) Habilitar la opción Visualizar nombres técnicos.


6.2 Cómo activar una transacción

Las transacciones se pueden activar de dos formas en SAP:

a) Desde el campo de comandos:

Si está en la pantalla de inicio, debe ingresar el código de la transacción de forma directa en el campo de

comandos.

Si está dentro de una transacción, la instrucción a ingresar en el campo de comandos puede ser de 2

formas:

/n+ código transacción: para iniciar la transacción dentro del modo actual, esto implica que se cancela la

tarea en pantalla.

Debe tener en cuenta que este comando no pregunta si quiere guardar los cambios antes de salir de la

transacción.

/o + código transacción: para iniciar la transacción en un modo nuevo.

Nota: Puede usar minúsculas o mayúsculas.

Puede anteponer un espacio al nombre de la transacción.

b) Utilizando el árbol desplegable del menú Estándar o Favoritos.

Debe seguir la ruta correspondiente hasta llegar a la transacción y seleccionarla con doble click.


6.3 Cómo trabajar con el menú “Favoritos”.

Agregar transacciones al menú: existen varias formas de hacerlo.

a) Seleccionar la transacción desde el menú estándar, y luego presionar el ícono correspondiente

en la barra de aplicaciones.

b) Seleccionar la transacción desde el menú estándar y arrastrarla con el mouse hasta el menú

“Favoritos”.

c) Posicionarse sobre la transacción en el menú estándar, hacer click derecho y luego seleccionar

“Añadir a los favoritos”.

d) Desplegando el campo de comandos, pues allí se guardan las últimas transacciones utilizadas.

Crear carpetas dentro del menú:

a) Seleccionar carpeta “Favoritos”.

b) Presionar botón derecho del mouse.

c) Seleccionar “Insertar carpeta”.

d) Digitar nombre de la nueva carpeta.


Modificar nombre de carpetas:

a) Seleccionar carpeta u opción de “Favoritos”.


c) Seleccionar “Modificar favoritos”.

d) Digitar nuevo nombre.

También se pueden modificar nombres de carpetas y transacciones desde la barra de aplicaciones con el

botón

Borrar favoritos y carpetas:

a) Seleccionar carpeta u opción de “Favoritos”


c) Seleccionar “Borrar favoritos”.


También se pueden eliminar carpetas y transacciones desde la barra de aplicaciones con el botón

6.4 Cómo saber el código de la transacción en ejecución.

a) Utilizando la flecha desplegable al pie de página a la derecha (barra de estado).

b) Utilizando el menú “Sistema” y seleccionado “Status” desde la barra de menú.


6.5 Cómo imprimir.

a) Presionar el botón imprimir de la barra de herramientas.

b) Indicar opciones de impresión.

Impresora: siempre será LP01, que representa la impresora predeterminada del equipo.

Número de copias a imprimir.

Impresión del documento completo o sólo algunas páginas.


6.6 Cómo obtener ayuda del sistema.

La ayuda que proporciona el sistema, depende del contexto donde esté situado. Se puede obtener de 3

maneras:

a) Activando el botón interrogante de la barra de herramientas

b) Presionando el botón derecho del mouse, una vez posicionado sobre el campo a consultar.

c) Pulsando F1 una vez posicionado sobre el campo a consultar.

6.7 Cómo desplazarse en la pantalla.

Para desplazarse entre los campos de una pantalla se puede optar por:

a) Seleccionar el campo directamente con el mouse.

b) Moverse entre los campos con la tecla “Tab”

No siempre es posible ver la pantalla completa en SAP, para ello hay que usar las barras de

desplazamiento vertical y horizontal.

También se pueden usar los botones de la barra de herramienta cuando se requiera desplazamiento

entre páginas.


6.8 Cómo modificar ancho y orden de columnas.

De manera similar a Excel, el ancho de las columnas se puede ajustar posicionándose entre dos

encabezados y arrastrando hasta lograr el ancho deseado.

Para cambiar el orden de las columnas debe posicionarse al medio del encabezado que desea mover y

luego arrastrar hasta la ubicación deseada.

6.9 Cómo exportar datos.

Cuando la información está disponible para ser exportada, aparecerá activo el ícono en la barra de

herramientas. Los pasos a seguir son:

a) Pulsar botón

b) Seleccionar el tipo de archivo al que se desea exportar

c) Seleccionar el formato correspondiente al tipo de archivo indicado


d) Indicar lugar donde se desea guardar el archivo

6.10 Qué otras utilidades tiene el campo de comandos.

Además de utilizarse para ingresar los códigos de las transacciones (para más detalles revisar el apartado

6.2 de este documento), desde el campo de comandos se pueden dar instrucciones en forma directa, sin

necesidad de ir paso a paso a través del árbol desplegable o presionando los botones de la barra de

herramientas. A continuación se muestran los comandos que se usan habitualmente:

INSTRUCCIÓN EN CAMPO DE

COMANDOS

DESCRIPCIÓN

/n Cancela la transacción actual y vuelve a la pantalla de inicio.

/o

Muestra un resumen de los modos activos.


INSTRUCCIÓN EN CAMPO DE

COMANDOS

DESCRIPCIÓN

/nend Finaliza todos los modos abiertos, saliendo completamente del

sistema, previa solicitud de confirmación.

/nex Finaliza todos los modos abiertos, saliendo completamente del

sistema. NO solicita una confirmación.

/i Finaliza el modo actual.

6.11 Cómo realizar búsquedas en el sistema.

Menú “Buscar”

En algunas transacciones, es posible realizar búsquedas de datos a través del menú “Buscar” que se

despliega en la columna izquierda de la pantalla. Esta herramienta se comporta igual que el explorador

de archivos de Windows, y trabaja bajo una estructura de árbol.

En el ejemplo, se muestra una búsqueda de estudiante por nombre, específicamente por apellido

“Perez”. El sistema despliega una lista con todos los alumnos cuyo primer o segundo apellido coincida

con el parámetro de búsqueda.


Botón Match Code

Este botón de búsqueda se sitúa a la derecha de cada campo. Al presionarlo, el sistema muestra un

cuadro de diálogo que permite acotar la búsqueda y mostrar valores posibles.

El cuadro de diálogo presenta distintos campos de entrada para la búsqueda. Si sólo conoce o recuerda

una parte del texto buscado, puede usar “*” y luego el botón “Aceptar”. En el ejemplo, se busca un

estudiante cuyo primer apellido se inicia con “Per”.

Al resultado de la búsqueda mostrará todos los interlocutores que cumplan con el criterio de búsqueda.

Universidad Diego Portales | 37

6.12 Cómo trabajar en distintos modos

Se denomina modo a cada pantalla nueva que se abre en SAP. Cada modo es independiente de los otros.

Un usuario puede tener más de un modo activo. Esto permite trabajar simultáneamente en más de una

tarea.

Se puede mover entre los modos abiertos y cerrar cualquier modo sin tener que salir del sistema.

Puede tener hasta 6 modos abiertos, realizando distintas tareas en cada uno. También se puede trabajar

sobre un mismo registro (por ejemplo, un estudiante en particular) en distintos modos. En este caso,

dependiendo del proceso que se esté realizando, podría ocurrir que el interlocutor quede “bloqueado”

por uno de los modos; si esto sucede, se deben finalizar los otros modos (o pantallas) abiertos para

poder continuar con la tarea objetivo.

Eventualmente, el administrador del sistema puede reducir el límite de modos (6) a utilizar, puesto que

ello puede tornar lento el tiempo de respuesta.

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