SAP AUDITORÍA

5/17/2018 SAP AUDITOR A - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/sap-auditoria 1/27

SAP AUDITORÍA

Prólogo

La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo depersonas independientes del sistema auditado.

Se compone de un conjunto de preguntas evaluadas cuyo objetivo radica en verificar si

ciertas normas, reglas o cuestiones de una institución, sociedad o empresa están

debidamente cumplimentadas.

PASOS A SEGUIR PARA CREACIÓN DE AUDITORÍAS EN SISTEMA SAP

CREACIÓN DE LISTADO DE PEGUNTAS

Hacer doble click en el pool de trabajo donde aparezca el icono “Lista de preguntas”.

En caso de que no apareciese este icono, también es posible hacer click con el botón

derecho en la parte izquierda de la pantalla.

A continuación Nuevo Lista de Preguntas.

Aparecerá el siguiente icono y una pantalla como la que figura a continuación:



Nivel

Esta etiqueta sirve para indicar cuántos niveles jerárquicos compondrán nuestra lista de

preguntas. Estos niveles pueden ser configurados mediante la parametrización (spro), en

la siguiente ruta:

Guía implementación SAP Customer Relationship Management Gestión deauditorías Lista de preguntas Estructura de la lista de preguntas

Algunos ejemplos son los siguientes:

Perfil jerarquía:

XX Parte: Elemento – Pregunta El perfil de jerarquía especifica los niveles de

jerarquía posibles debajo de la cabecera de listas de preguntas, así como su secuencia.

Ejemplo

El usuario desea especificar que las preguntas se agrupen en elementos en una lista de

preguntas. Para ello, cree un perfil de jerarquía con la denominación "Elemento-

Pregunta" en el Customizing. En este perfil de jerarquía:

Se especifica si las preguntas pueden asignarse en cualquier otro nivel de

jerarquía.

Se crea un nivel de jerarquía con la denominación "Elemento" y uno con la

denominación "Pregunta". Mediante la secuencia de los niveles de jerarquía, se

especifica los niveles de jerarquía superiores o inferiores.

Se especifica, para cada nivel de jerarquía, si puede efectuarse o no una

evaluación.

Pregunta El elemento pregunta es la pregunta en sí misma. Es la pregunta en

concreto, la cuál, vamos a evaluar.



Lista de preguntas (a tener en cuenta)

En la pestaña Datos.Básicos destacamos:

Nivel Nivel de jerarquía y posición desempeñada en el árbol jerárquico.

Validez Validez de la lista de preguntas.

Criterios de Búsqueda Los textos que vamos a introducir, servirán para que más

adelante podamos realizar listados y búsquedas mediante la inserción de estos criterios.

Importante

Status Sólo aquellas “Listas de preguntas” cuyo estado figure como liberado, podrán

ser asignadas a una auditoría.

Pregunta (Propiedades)

Figura parte izquierda Figura parte derecha

Prerequisitos Como aún no hemos asignado la lista de preguntas a ninguna

Auditoría, por ahora, la única pestaña que nos interesa y que luego no podrá ser

modificada es la de Gestión.



Datos de control Procedimiento = = Dependencias

Este punto es importantísimo e indica el procedimiento de dependencias que pueden

darse entre preguntas consecutivas.

Importante El procedimiento de dependencias debe darse antes de asignar una lista

de preguntas a una Auditoría y no después, puesto que luego no será posible.

Es por ello, que debe estudiarse concienzudamente el orden y dependencias que

queremos para nuestras preguntas.

En SAP viene definidas 3 dependencias por defecto:

Procedimiento Efecto

520 No es relevante si se ha aceptado laúltima auditoría o pregunta audit.de objeto

Si creamos una nueva auditoría y la última

auditoría para el componente de auditoría

en pregunta ha sido aceptado, el sistema

pondrá el indicador como no relevante.

Indica como no relevante si se ha aceptado

la última auditoría o pregunta objeto.

510 No es relevante si la pregunta decontrol está en orden

Si evalúo la pregunta de control (convaloración por encima del resultado mínimo),

entonces el sistema marcará automáticamentela pregunta subordinada como no relevante.

500 La relevancia de la pregunta deauditoría se toma de la pregunta de control

Si cambiamos la relevancia de la pregunta decontrol, el sistema también cambiaráautomáticamente la relevancia de la preguntasubordinada.



CREACIÓN DE UN PLAN DE AUDITORÍA

Un plan de auditoría es simplemente un “contenedor” de auditorías de diferente tipo o a

su vez de otros planes de auditoría.

Cómo crearlo

Hacemos click derecho en la parte izquierda de la pantalla, Nuevo Plan de Auditoría.

También podemos crearlo, accediendo al pool de trabajo (parte inferior de la pantalla),

haciendo docble click en Plan de auditoría.

Obtendremos un icono con la siguiente forma

CREACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Para la creación de una auditoría podemos seguir diferentes pasos:

1- Hacer click derecho en la parte izquierda del menú, Nuevo Auditoría

2- Hacer doble click en el pool de trabajo sobre la carpeta Auditoría.

3- Forma a seguir por nosotros Hacemos click derecho sobre el plan de auditoría,

Crear Auditoría, como representa la figura siguiente:

Deberá aparecer una pantalla como la que sigue a continuación:



Auditoría (Propiedades)

Asignación Lista de preguntas

Prerrequisitos Tener la Lista de preguntas con estado “liberado”

A continuación, click derecho sobre la Auditoría a la cuál, queremos asignarle un

Listado de preguntas, Crear Asignar Lista de preguntas.

Indicamos el nombre de la Lista de preguntas a asignar, quedando de la siguiente forma:

Auditoría (Propiedades)



Descripción de datos más relevantes:

En pestaña Datos Básicos (Campos obligatorios):

Clase de auditoría Este parámetro es configurable mediante la opción del

customizing. Lo que pretende referenciar este texto es el tipo de auditoría que vamos aformalizar.

Motivo de auditoria (Valores configurables) Motivo por el cuál, la empresa decide

realizar una auditoría.

Objetos de auditoría Debemos introducir los interlocutores y sistemas de gestión

que van a darse en la auditoría a formalizar.

Fechas Campo no obligatorio donde indicaremos las fechas previstas y fechas reales

en las cuáles se ha llevado a cabo la auditoría.



Participantes Se incluirán todas las personas involucradas en el proyecto.

Esta pestaña se tendrá en cuenta al final de este documento, puesto para que

exista relevancia sobre él, deberemos haber cumplimentado y evaluado todas las

preguntas de las que consiste una auditoría.

Estados en los que se encuentra un proyecto de auditoría. Para que podamosevaluar resultados, la auditoría debe encontrarse en el estado de “Liberado”.

Indicar cuál es le grupo de autorización al que pertenecen.

CREACIÓN DE MEDIDAS DE PREVENCIÓN / CORRECCIÓN

Importante

Para crear una medida de prevención / corrección es necesario que la auditoría se

encuentre en estado de “Liberado”.

Una vez que el anterior paso esté formalizado, hacemos click derecho sobre la pregunta

que queremos crear una medida y CrearMediada de corrección/preveción

Aparecerá el siguiente icono y una estructura como la que figura a continuación:



PROCESAMIENTO / EJECUCIÓN DE UNA AUDITORÍA

Prólogo:

Hemos creado un Plan de Auditoría, le hemos asignado una auditoría (o en su defecto,hemos creado una auditoría dentro de él), más adelante, hemos creado una Lista de

preguntas y la hemos asignado a la auditoría.

Finalmente, en aquellos casos en los que hemos creído conveniente, hemos asignado a

las preguntas un método preventivo / correctivo.

Así pues, deberíamos tener una estructura parecida a la que figura a continuación:

Ahora bien, ¿Cómo realizamos la evaluación o el examen de las preguntas?

Seleccionamos la pregunta, la cuál, queremos evaluar y en la parte derecha del menú,

hacemos click sobre el botón Detalle . A continuación seleccionamos la

pestaña Especificación de valor .

A continuación nos aparecerá una pantalla como esta:



En el casillero Cálculo, podemos indicar el procedimiento de cálculo a seguir por el

sistema. SAP, por defecto, incluye ocho metodologías de cálculo.

Son las siguientes:



Importante En caso de no seleccionar ninguno de estos métodos de cálculo, el

sistema SAP, elegirá por defecto la opción “valoración tras cumplimiento (absoluta)”,

consistente en hacer una valoración de los “resultados máximos o esperados”, y de los

“resultados reales” de la auditoría.

Finalmente calculará el grado de cumplimiento dividiendo el resultado real / el resultado

máximo esperado, multiplicado por 100 unidades.



Prioridad Prioridad de la pregunta en el cuestionario.

El nivel de prioridad podemos definirlo en la parte de Customizing.

Resultado mínimo Resultado mínimo que se preverá para poder aprobar una

pregunta. Si marcamos como resultado mínimo una cantidad de 5 y evaluamos la

pregunta con una nota igual o superior a ésta, la pregunta se considerará comosatisfactoria.

Ponderación En este campo se indica un valor entero para la ponderación de los

niveles de jerarquía existentes de la lista de preguntas de auditoría.

DependenciasSi el campo no se ha rellenado, se aceptará la ponderación de 1 durante el cálculo de la

auditoría. La ponderación se considerará durante el cálculo del nivel de jerarquía

inmediatamente superior.

Ejemplo:Una ponderación de 2 significa que el resultado del nivel de jerarquía existente se

considera doblemente al calcular el resultado del nivel superior.

Valoración La valoración de la pregunta se puede definir de dos formas:

Con valor codificado (por ejemplo, Bueno = = 10, Malo = = 0) ó con valor cuantitativo

(otorgar el valor numérico directamente).

Las valoraciones codificadas deben gestionarse en el área del customizing.

Ejemplo:

Bien, ya hemos puntuado la nota…pero…¿es ésta definitiva? La respuesta es NO Por ahora, SÓLO hemos especificado el valor. Ahora, lo que necesitamos es

“confirmarlo” o “valorarlo”. Así pues, hacemos click en el botón de valoración

y marcamos la opción valoración registro.



Finalmente, seleccionamos la Auditoría, nos vamos a la vista Detalle,

pestaña resultado y opción Valorar .

En ese instante, se realiza la valoración en general de la auditoría.

Como la pregunta evaluada ha obtenido un resultado por encima de lo esperado (7/10),

donde la calificación de 5 era la mínima para aprobar esa cuestión, aparecerá un iconode color verde a su lado . En caso contrario (caso de “suspender” la pregunta) el

icono que aparecerá será el siguiente .

Estados en los que pueden encontrarse las preguntas

Icono Significado

La pregunta no ha sido evaluada todavía,sinembargo, es una pregunta relevante (a la quehabrá que contestar en un futuro).

La pregunta ha sido evaluada y ha obtenido

una calificación igual o mejor que el resultadomínimo requerido.

La pregunta ha sido evaluada y ha obtenidouna calificación menor que el resultadomínimo requerido.

La pregunta ha sido evaluada. Ningúnresultado mínimo es requerido.

La pregunta no es relevante

¡Enhorabuena! Si has seguido mis pasos conciezudamente, darás cuenta que acabas de

crear una auditoría básica. Sólo tienes que seleccionar la auditoría, hacer click en elbotón de firma e imprimir tu documento.



Ahora pasaremos a describir cómo gestionar algunos objetos necesarios para formalizar

una auditoría mucho más completa.

CREACIÓN/IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS

El sistema SAP permite tanto crear documentos nuevos, importar documentosestándares y exportar tablas o informes que hayamos creado.

Creación de una carpeta

Creación e importación de documentos

Dentro de la carpeta anterior, el sistema SAP permite la creación de documentos con los

formatos más conocidos del mercado.

Al mismo tiempo, permite la importación de este tipo de documentos.

Hacemos click derecho sobre una Auditoría, o pregunta y seleccionamos Nuevo

Importar documento.

Una vez especificada la ruta y el elemento que queremos importar, aparecerá el

siguiente icono al lado del elemento al cuál, hemos adjuntado el archivo.

Exportación de documentos

Mediante la transacción plm_auditmonitor, el sistema SAP permite visualizar tanto

planes de auditoría, como auditorías propiamente dichas, listas de reguntas y preguntas.

Estos aspectos los veremos más detalladamente en apartados posteriores.

¿Qué es lo que nos interesa ahora?

Pues que una vez hayamos visualizado cualquier elemento (de los anteriormente

citados), mediante la opción Exportar podemos extraer esta información y

trasladarlo a un fichero Excel, power point, Word etc.



GESTIÓN DE ESTADOS EN GESTIÓN DEAUDITORÍAS

Los procesos existentes en la gestión de auditorías pueden ser controlados mediante la gestiónde estados. Algunas órdenes sólo pueden ser ejecutadas cuando un componente de auditoríatiene determinado estado.Por ejemplo: la ejecución de otras órdenes (como la liberación de un plan de auditoría, laimpresión de un informe) afecta al estado de un componente de auditoría.

Estado Listado depreguntas

Plan deAuditoría

Auditoría Acciones

En creación X X X

En proceso X X X

Liberado X X X

Completo X X X

Bloqueado X X X

A archivar X X X X

Archivado X X X X

Para ser aprobado X X X

Rechazado X X X

Aprobado X X X

Con flag de borrado X X X X

Cancelado X X

Auditorías no planificadas X

Lista de preguntas asignadas X

Descarga ejecutada X

Confirmado X X

Evaluación realizada X

Informe creado X



Firmado X

Acciones excepcionales X

Acciones completadas X

Completado con accionesexcepcionales

X

Creado X

Excepcional X

Terminación forzada X

PARAMETRIZACIONES



Pestaña txt Se realizan comentarios sobre el proyecto.

Pestaña Especifcación de vaoración Prcedimiento:

Valoración tras cumplimiento: calificación cuando ese procedimiento se ha cumplido.

Valoración tras desviación: calificación cuando ese procedimiento se no ha cumplido.

Absoluta: medido en términos absolutos.

Porcentual: medido en porcentajes.

Resultado mínimo determina el juicio de la auditoría

Prioridad: Pregunta muy importante, importante, medio, poco etc. Estos valores tendránmás peso en el resultado general.

Perfil valoración

Se especifican las valoraciones posibles en el perfil de valoración para el nivel de

jerarquía actual de una lista de preguntas/lista de preguntas de auditoría. La definición

del perfil de valoración y sus valoraciones se ejecuta en el Customizing.

Pestaña gestión:

Datos de control Grupo de autorización El grupo de autorizaciones para la gestiónde auditorías restringe los derechos de los usuarios cuando quieren acceder a los datos

en el marco de la gestión de auditorías.

Modelo Recoger como modelo un listado de preguntas.

CARACTERÍSTICAS CREACIÓN DE UN ELEMENTO

Nivel posición que va a ocupar en el árbol de directorios.



Pestaña especificación valoración, Gestión: idem valores anteriores.

Persona de contacto: Se añaden personas de contacto

Características en la creación de una Auditoría

Creamos una auditoría y le otorgamos un nombre:

Una vez creado, podemos asignarle un listado de preguntas que o bien ya han sidocreadas anteriormente por nosotros o bien otras propias del sistema.

Nota La lista de preguntas a auditar deben ser previamente liberadas mediante el

siguiente menú.

r

Algunas cuestiones a saber:

En el botón podemos ver que Auditorías existen dentro de un plan deAuditoría. Aparecerá reflejado, mediante unas tablas similares a la de Excel.



SAP.COM DATOS IMPORTANTES

Defining the Relevance or Valuation for a Question

Use

You can use this function to define the procedure according to which the relevance or

valuation of a question is determined.

Prerequisites

You have set up this function in Customizing for Audit Management under System

Adjustment

Business Add-Ins (BAdIs)

BAdIs for Managing Individual Audit

Components Controlling Procedure for Audit Questions.

Features

SAP supplies three procedures that allow the system to determine the relevance of a

question.

Not Relevant if Last Audit Accepted

Not Relevant if Controlling Question Is OK

Relevance of Audit Question Transferred from Controlling Question

Procedure Effect

Not Relevant if Last Audit Accepted If you create a new audit and if the last audit forthe audit component in question was accepted,the system sets the indicator Not Relevant atrelease.

Not Relevant if Controlling Question Is OK If you valuate the controlling question, thesystem marks the question as relevant.

Relevance of Audit Question Transferred fromControlling Question

If you change the relevance of the controllingquestion, the system automatically alsochanges the relevance of the audit question.

Activities

When you create the question, choose the procedure you want to use under Controlling

Data on the Administrative Data tab page and, if necessary, specify the controlling

question.

Result

You have created an audit that can contain one or more audit question lists. In thenavigation bar, audits are indicated by the icon , audit question lists by the icon ,

http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/20/eae341b2a0c517e10000000a155106/frameset.htm






subordinate hierarchy levels in an audit question list (for example, element or question)

by the icon , and assigned documents by the icon .

9. Repeat these steps for all question list items for which you want to confirm results.

In the structure tree, the valuation status of a question is represented by one of thefollowing icons:

Icon Meaning

The question has not been valuated yet, but isa relevant question.

The question has been valuated and the resultis the same as or better than the requiredminimum result.

The question has been valuated. The result isworse than the required minimum result.

The question has been valuated. No minimumis required.

The question is not relevant.

Result

You have entered the audit results in the system.



Completing the Audit

Prerequisites

An audit must be released before it can be completed. In addition, it may be necessaryto have confirmed audit results, to have executed the valuation of the audit results, and

to have created an audit report.

Procedure

1. ...

1. Access audit management. See Accessing Audit Management.

2. Open the required audit.

3. Choose the Result tab page.

4. Choose the Signature pushbutton.The system now checks if any corrective/preventive actions exist for this audit. If

necessary, the system will open these actions.

If outstanding actions exist for an audit, the status Outstanding Actions is set by the

system.

It is now no longer possible to process the audit and the audit questions or to create

and valuate audit results.

5. To complete the audit, process as follows:

If no outstanding actions exist for an audit, choose Set Complete.

This completes the audit. If outstanding actions exist for an audit, choose Set Complete with

Outstanding Actions.

If you have processed any outstanding actions, you must confirm thecompletion of these actions. When you set the status Completed for thelast action that was outstanding, the system automatically sets the statusActions Completed and Completed for the audit. This completes the audit.

If there are outstanding actions for an audit, process these actions and then

confirm their completion. When you set the status Completed for the lastaction that was outstanding, the system automatically sets the status

Actions Completed for the audit. You can then manually set the statusCompleted in the audit. This completes the audit.

Result

The audit is completed.

PARAMETRIZACIONES

http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/18/1a633acc19a33be10000000a11402f/content.htm



http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/63/2b883a890e4907e10000000a114084/content.htm



http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/f8/b2c83a6a860107e10000000a11402f/content.htm



http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/7d/1fa841c0dada34e10000000a1550b0/content.htm



http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/fe/a90b3b52a99c49e10000000a114084/frameset.htm

http://help.sap.com/erp2005_ehp_01/helpdata/en/fe/a90b3b52a99c49e10000000a114084/frameset.htm







Lista de preguntas Estructura lista de preguntas



Relevancias o Dependencias

500 Si cambiamos la relevancia de la pregunta de control, el sistema también

cambiará automáticamente la relevancia de la pregunta subordinada.

510 Si evalúo la pregunta de control (con valoración por encima del resultado

mínimo), entonces el sistema marcará automáticamente la pregunta subordinada como

no relevante.

520 Si creamos una nueva auditoría y la última auditoría para el componente de

auditoría en pregunta ha sido aceptado, el sistema pondrá el indicador como no

relevante. Indica como no relevante si se ha aceptadola última auditoría o pregunta

objeto.

SAP AUDITORÍA

Documents

Transcript of SAP AUDITORÍA