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Autofacturación 1.1. Objetivo

Se desea implementar una forma de automatización en el proceso de verificación de factura logística, es por ello que se pensó tomar como base la transacción MRRL que realizar la autofacturación.

Diariamente se reciben infinidad de facturas de los proveedores sobre las compras realizadas en un periodo determinado, es por ello, que se presenta una manera de agilizar el proceso de facturación.

Carga de facturas

ManualAutofacturación

1.2. Detalle (Transacción MRRL)

A partir del precio de pedido establecido en el pedido y la cantidad introducida en la

entrada de mercancías, el sistema puede determinar el importe de factura correcto. El

sistema también obtiene información sobre los impuestos y condiciones de pago del

pedido y la cantidad de entrega de la entrada de Mercancía.

Esta información le permite al sistema realizar la verificación de facturas sin tener que

cargar infinidad de datos en la transacción de verificación de facturas MIRO.

También le permite al sistema generar y contabilizar él mismo una factura. Este genera

de forma automática la factura para luego ser enviada al proveedor (si así lo customiza)

Abono:

Si ya se ha contabilizado una factura para una entrada de mercancías y entretanto ya se

han devuelto las mercancías, el sistema generará automáticamente un abono para la

cantidad devuelta durante la próxima ejecución de la autofacturación.

Los costes indirectos de adquisición planificados no se pueden tratar mediante esta

transacción, para ello se utilizará la transacción MRDC (Liquidación automática costos

indirectos adquisición planificados). Tener en cuenta que esto no calcula el IVA sobre

estos costos, con lo cual esta transacción por el momento no sirve.

Los costos indirectos de adquisición NO planificados deberán ser cargarlos a mano

mediante la transacción MIRO como un cargo posterior.

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La autofacturación sólo se puede utilizar para las entradas de mercancías que hacen

referencia a pedidos.

Intercambio de datos electrónico (EDI):

Muchas Empresas pueden transmitirle información en forma electrónica.

Si recibe y factura mediante EDI, el sistema intenta contabilizar esta factura.

El sistema determina las posiciones a liquidar y propone cantidades y valores para estas posiciones basándose en el pedido transmitido.

Si la factura EDI coincide con las posiciones que propone el sistema, éste contabiliza la factura.

SI la factura contiene desviaciones, puede retenerla y procesarla más adelante de forma manual, según como se haya customizado.

No puede liquidar abonos/cargos posteriores y costes indirectos de adquisición planificados mediante EDI. Solo se pueden liquidar costes indirectos de adquisición no planificados utilizando una aplicación a la transacción (MRMH0002).

NOTA: Si ya se ha introducido una factura de forma manual para una operación, esta operación ya no se puede liquidar mediante la auto facturación. Todas las facturas o los abonos posteriores para esta operación deberán contabilizarse manualmente.

1.3. Ventajas

Las transacciones de compras se completan más rápidamente.

Se evitan errores en la transferencia de datos.

Compensación de las desviaciones de precio y cantidad en el proceso de Verificación de facturas.

1.4. Proceso

La autofacturación se realiza en dos partes:

Selección por pantalla para liquidación:

Por medio de las opciones de selección de la transacción MRRL se pueden ingresar diferentes alternativas de búsqueda de los documentos que se quieran facturar. Una vez seleccionado los datos correspondientes el programa determina la autofacturacion a fin de contabilizar los documentos de factura para las entradas de mercancías pendientes.

Opción Modo Test:

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Así mismo, se puede ejecutar el programa en modo de test. Cuando se ejecuta en

este modo, el sistema no realiza ninguna contabilización sino que solo muestra

un status de lo que haría el programa si se ejecutara directamente obteniendo las

entradas de mercancías a liquidar y las entradas de mercancías que no se

pueden liquidar

Lista de Mensajes (Log):

Cuando se ejecuta la autofacturación, el sistema genera un log. El log detalla las operaciones siguientes:

Liquidadas

Según los criterios de selección, el sistema visualiza todas las posiciones de pedido liquidadas (o si está trabajando en modo de test, las que se habrían liquidado).

Las que no se han podido liquidar

Según los criterios de selección, el sistema visualiza todas las posiciones de pedido para las cuales se ha definido la autofacturación, pero que no se han podido liquidar. También lista los motivos. Un motivo posible sería que ya se ha introducido una factura determinada para una posición de forma manual.

NOTA: Con la Autofacturación no se Tienen en cuenta los datos que estén en la factura impresa del Proveedor, ya que toma los datos de la orden de compra.

1.5. Indicaciones:

Puntos basicos a tener en cuenta al realizar la autofacturación por posiciones de pedido:

Si se marca a un proveedor como sujeto a autofacturación, el sistema activará el indicador de autofacturación por defecto en cada posición al crear un pedido para el proveedor.

1) Registro maestro de proveedores: En los datos de compra el indicador

Autofact. Entrega (Autofacturación) debe estar fijado.

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2) Registro maestro de proveedores: En los datos de compra, es preciso

Seleccionar una clave de condiciones de pago que proponga una fecha base.

3) Posición de pedido: El indicador Verif. facturas por EM (Verificación de

Facturas por entrada de mercancías) debe estar fijado.

4) Posición de pedido: El indicador ERS (Autofacturación) debe estar fijado.

5) Por posición de pedido: Indicador de Impuestos es obligatorio.

El departamento de compras puede marcar un registro info como no relevante para la autofacturación (esto sólo es necesario si el proveedor está sujeto a autofacturación)

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Menú Logística Gestión de materiales Verificación de facturas logística Liquidación automática Autofacturación

Código de transacción MRRL

Para poder generar la Autofacturación se deberán realizar algunas modificaciones en el customizing:

Gestion de materiales – Compras – Verificacion de facturas logistica – Factura recibida – Asignacion de Numeros

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1) Se debera Ingresar la Transaccion MRRL a la Clase de documento Verificacion de Facturas.

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2) Se deberan determinar las clases de Mensaje:

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3) Asignar esquemas para mensaje:

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4) Actualizar Condiciones

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Doble click para configurar la condicion (esta parte es muy importante):

Visualizamos la confición por sociedad – Proveedor:

5) Si se desea programar el formulario de salida se puede hacer desde “asignar formularios y programas”.

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1.6. Pantalla de selección

Modo Test:

Ejecución

2. Datos Adicionales

La transacción de autofacturación también se puede ejecutar en proceso de fondo

mediante el programa RMMR1MRS.

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Si se desean modificar los datos de cabecera del documento de factura generado de forma

automática por el proceso de autofacturación, se puede utilizar la función:

EXIT_SAPLMRMH_001