Sap Fi Aa Manual de Usuario Mantenimiento Activos Fijos

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FI-AA_01_ALTA DE ACTIVO FIJO 18/09/2008

Manual de Usuario Final Mdulo: AA

Cod y Nom: MA01 / AA_ Alta y Mantenimiento de Activos Fijos.

Proceso: Alta y Mantenimiento de Activos Fijos.

Ruta: Men SAP Finanzas Gestin Financiera Activos Fijos Activo Fijo Crear AS01- Activo fijo

Objetivo:

Este manual tiene por objetivo mostrar de forma clara y sencilla la manera para dar de alta, modificar y visualizar Activos Fijos en el Sistema.

Descripcin del Proceso

ALTA DE ACTIVO FIJO Al acceder a la ruta anterior o ingresar a la transaccin AS01 nos presenta la siguiente pantalla (1), donde se puede dar de alta el activo: P (1).

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

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Campo Descripcin Longitud Observaciones

Clase de Activos fijos

Clave de la Clase de Activo Fijo

8 Obligatorio

Sociedad

Clave de la Sociedad 4 Obligatorio

Para visualizar las clases de Activos que existen presione el botn a lado del campo de clase de activo fijo. En el campo Ctd. de activos fijos iguales: Automticamente el sistema propone el nmero 1 en este campo. Si se tienen varios activos iguales pero con diferente nmero de inventario, deber de indicarse el nmero de activos fijos iguales, por ejemplo; 5, 8, etc. Pantalla (2) con campos registrados; P (2)

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botn y posteriormente nos presenta la siguiente pantalla (3)

P (3)

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Denominacin

Nombre del Activo fijo a crear 50 Obligatorio

Nmero de Serie Nmero de serie del activo

18

Opcional

Nmero de Inventario Nmero del activo fijo como se tiene en almacn 25

Opcional

Cantidad Cantidad de activos fijos a los que les corresponder el mismo dato maestro

13 Obligatorio

Unidad de medida Campo que se encuentra a lado de la cantidad

3 Obligatorio

Gestin histtica Fije este indicador cuando el 1 Obligatorio

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sistema deba gestionar el activo fijo con historial

Incluir Af en lista de inventarios

Fije este indicador si quiere que el inmovilizado est sujeto a la entrada inicial de stocks en un inventario

1 Obligatorio

Capitalizado el En este campo, el sistema almacena la fecha de referencia de la primera contabilizacin que lleva a la capitalizacin del inmovilizado. La fecha capitalizacin es la fecha valor de un inmovilizado. Esta fecha puede indicarse manualmente al crear el registro maestro de inmovilizado. Sin embargo, esto no lleva a la capitalizacin del inmovilizado, sino slo a la propuesta de esta fecha como fecha de referencia por parte del sistema al efectuarse la primera contabilizacin de alta.

10 Opcional

Pantalla (4) con campos registrados;

P (4)

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Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botn para pasar a la siguiente pestaa, se presentar la siguiente pantalla (5)

P (5)

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En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripcin Longitud Observaciones

Centro de Coste

Clave del centro de coste 10 Obligatorio

Centro

Clave del Centro (Unidad Organizacional de Logstica)

4 Obligatorio

Emplazamiento

Lugar donde se asignar el activo Fijo

10 Obligatorio

Matrcula del vehculo

Capture la Matrcula del Vehculo (El sistema se lo requerir slo para las clases de activos que lo requieran)

15 Obligatorio

Nmero de Personal

Capture el nmero de la persona responsable del

8 Obligatorio

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activo (esto es Indispensable para la emisin de resguardos)

Fondos Clave del fondo a afectar 10

Obligatorio

Centro Gestor

Clave del Centro Gestor responsable del activo fijo

16 Obligatorio

Area Funcional Clave del rea Funcional a

afectar 16 Obligatorio

Pantalla (6) con campos registrados: P (6)

Oprimir el botn hasta pasar a la pestaa y el sistema nos muestra la siguiente pantalla (7)

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P (7)



Acreedor Numero y descripcin del acreedor a que se compr el activo

10/25

Opcional

Fabricante

Nombre del fabricante del activo

25 Opcional

AF comprado nuevo

Identifica si el activo fijo se compr nuevo 1 Opcional

Comprado 2 mano

Indica si un activo se compr usado 1 Opcional

Sociedad GL asosiada

Nmero de empresa unvoco dentro del grupo.

5 Opcional

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Pas Origen Clave del pas de origen

del activo 3 Opcional

Activo fijo orig

En caso de que este activo hubiera correspondido a otro activo anteriormente, el sistema llena este campo automticamente

10 Opcional

Ao adquis orig Ejercicio en el cual se ha adquirido originariamente el inmovilizado (antes de la transferencia de inmovilizados).

4 Opcional

Valor original Valor original del activo 15 Opcional Alta el En este campo, el sistema

almacena la fecha de capitalizacin del inmovilizado original (p.ej. un inmovilizado en curso) correspondiente a los inmovilizados (o partes de los mismos) trasladados.

10 Opcional

Pantalla (8) con campos registrados:

P (8)

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Oprimir el botn hasta pasar a la pestaa y el sistema nos muestra la siguiente pantalla (9) P (9)

En la pantalla anterior se pueden ingresar ciertos campos referentes al seguro del activo en caso de existir como nmero de pliza, comentarios, inicio, prima, valor base, etc , estos campos son opcionales e informativos.

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Una vez registrados los campos necesarios, presionar varias veces el botn para pasar a la pestaa de , se presentar la siguiente pantalla (10): P (10)

En esta pantalla aparece el rea de valoracin 01 que gestiona los valores histricos, as como el rea de valoracin 03 que gestiona los valores de revalorizacin. El campo de Vida til, se refiere al tiempo en aos que le toma a un activo depreciarse por completo. El sistema propone una cantidad previamente determinada de aos para cada clase de activos, pero este puede ser modificado si se desea.

En el campo CAmo no modificar la clave de amortizacin LINR, la cual aparece por default. Si se llega a modificar este dato la depreciacin de los valores de cada rea se ver afectada para el activo fijo correspondiente.

Posteriormente oprimir el botn para grabar el activo. Debajo de la pantalla

aparecer el siguiente mensaje

Cabe sealar que el nmero en mencin no es el mismo que el que se captur en los datos maestros como nmero de inventario.

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VISUALIZAR ACTIVO FIJO

Men SAP Finanzas Gestin Financiera Activos fijos Activo fijo Visualizar Activo fijo

Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transaccin AS03 para visualizar el Activo fijo, nos presentar la siguiente pantalla (11): P (11)

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Activo Fijo Nmero de Activo fijo a Visualizar

12 Obligatorio

Subnmero Clave del subnmero del activo fijo en caso de existir

4 Opcional

Sociedad Clave de la sociedad

4 Obligatorio

El sistema propone visualizar el ltimo activo tratado, si desea visualizar otro, ingrese el nmero de activo y la sociedad a la que corresponde. Despus de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el botn , nos presentar la siguiente pantalla (12): P (12)

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Utilice los botones para visualizar las diferentes pestaas.

Si desea visualizar los valores contables del activo oprimir el botn y aparecer la siguiente pantalla (13): P (13)

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En la pantalla anterior se muestran los valores contables del activo, en este caso no hay ningn registro ya que este activo nicamente existe como dato maestro pero contablemente no ha tenido ninguna afectacin. Para conocer ms de esta pantalla remtase al manual FI-AA_08_Asset Explorer. Para que el activo tenga una contabilizacin hay dos opciones, la primera viene del proceso de compras de activos desde el mdulo de MM, por lo que al momento de verificacin de factura en la compra de un activo se registra el alta contable del mismo. Tambin hay otra forma de dar de alta contablemente el activo desde FI en la transaccin ABZON, esto se puede utilizar por ejemplo cuando nos han donado algn activo y no viene de un procedimiento logstico de compras.

MODIFICAR ACTIVO FIJO

Men SAP Finanzas Gestin Financiera Activos fijos Activo fijo Modificar Activo fijo

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Acceder a la ruta a anterior o ingresar la transaccin AS02 para modificar el Activo fijo, nos presentar la siguiente pantalla (14): P (14)



Activo Fijo Nmero de Activo fijo a Modificar

12 Obligatorio

Subnmero Clave del subnmero del activo fijo en caso de existir

4 Opcional

Sociedad Clave de la sociedad

4 Obligatorio

El sistema propone el ltimo activo tratado, si desea modificar otro, ingrese el nmero de activo y la sociedad a la que corresponde. Despus de registrar los datos como se observa en la pantalla anterior, presione el botn , nos presentar la siguiente pantalla (15): P (15)

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Recuerde que nicamente podrn modificarse los campos de fondo blanco. Utilice los

botones para visualizar las diferentes pestaas. Despus de modificar.

Cuando se modifican datos de la pestaa , el sistema da la opcin de sobrescribir el dato o de guardar el historial del dato modificado, en este caso cambiaremos el centro de costos como muestra la siguiente pantalla (16):

P (16)

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Al cambiar el campo de centro de costos y oprimir el botn aparecer la siguiente pantalla (17) P (17)

Si deseamos que se guarde la historia del campo modificado oprimir el botn

y aparecer la siguiente pantalla (18)

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P (18)

En la pantalla anterior ingresar la fecha en la que se iniciar el nuevo intervalo de tiempo para el campo modificado como muestra la siguiente pantalla (19) P (19)

Oprimir el botn y aparecer la siguiente pantalla (20)

P (20)

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Esta pantalla nos muestra el historial de las fechas y datos que ha tenido registrado el activo.

Oprimir el botn y aparecer el mensaje en el inferior de la pantalla.

EJEMPLO DE ALTA CONTABLE DE ACTIVO DESDE EL MODULO DE FI

Al ingresar a la transaccin ABZON aparecer la siguiente pantalla (21) P (21)

Ingresar los datos del activo a dar de alta, la fecha de documento, contabilizacin, referencia, importe de contabilizacin o valor del activo, cantidad y texto como muestra

la pantalla anterior, posteriormente oprimir para contabilizar.

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