1

SD – Gestión de

Inventarios

Contenido

1. Documentos de Inventarios 3

1.1 MI01 - Creación de documento de Inventario 3

1.2 MI02 – Modificar Documento de Inventario 5

1.3 MI03 - Visualizar Documento de Inventario: 6

1.4 MI21 – Imprimir documento de inventario 7

1.5 MI04 - Recuento de inventario 9

1.6 MI20 – Visualizar diferencias 12

1.7 MI05 – Modificar recuento Inventario 13

1.8 MI07 - Contabilizar diferencias 14

1.9 MI24 – Lista Inventario 16

1.10 MB03 – Visualizar documento de material contabilizado 18

2. Documentos de Inventarios Masivos 20

2.1 MI31 – Crear documentos de inventario de forma masiva 20

2.1.1 Ejemplo sin selección de materiales 22

2.1.2 Ejemplo con selección de materiales de línea CAFES 25

2.2 MI24 - Recuento de inventario de creación masiva 30

2.3 MI20 – Visualizar diferencias – Imprimir 32

2

2.4 MI24 – Borrar documentos de inventario 36

2.5 MI24 – Contabilizar diferencias de inventario masivo 38

3. Pasos Complementarios 41

I. MI31 - Creación de documentos de inventario por Batch Input 41

II. Recuentos parciales (auditoria o recuentos en sucursales) 45

3

1. Documentos de Inventarios

1.1 MI01 - Creación de documento de Inventario

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Documento para Inventario

Crear

Transacción: MI01

En la creación del documento de inventario se deben tener en cuenta los siguientes campos a

completar:

Fecha de Documento:

La fecha de documento es la fecha de creación

del documento original. En el contexto del

inventario, la fecha del documento indica cuándo

se creó el documento de inventario. –

informativa -

Fecha planificada de recuento de inventario:

Fecha en la cual ha de realizarse el recuento de

inventario. – informativa -

Centro:

Introduzca el número del centro en el cual se ha

de realizar el inventario.

Almacén:

Introduzca el número del almacén para el que ha

de realizarse el inventario.

Bloqueo de contabilización por inventario:

Especifica que durante el recuento de inventario no se podrán contabilizar movimientos de

mercancías para los stocks de un material contenidos en el documento para inventario.

Fijar stock teórico:

Se indica si se debe bloquear el stock para el inventario o si se hará con el stock teórico, es decir

que se saca una foto del stock al momento de generar el documento de inventario y el recuento

comparará con ese dato.

Si el registro del recuento del inventariado no se efectúa inmediatamente después del

inventariado físico, resultará oportuno fijar este indicador para que un eventual movimiento de

mercancías no modifique el stock teórico relevante para el inventario.

Al presionar <Enter> se muestra una grilla donde se deben ingresar los materiales que se desea

inventariar y en la columna “TpS” se puede seleccionar el tipo de stocks:

4

Luego guardar y se crea el documento de inventario:

*Utilizar siempre Lote GENERICO y Tipo Stock 1.

Por la MI24 se visualiza por Nro de documento el listado de inventario. Permite realizar acciones

en forma masiva.

5

1.2 MI02 – Modificar Documento de Inventario

En caso que se quiera modificar el documento de inventario se puede utilizar la transacción MI02.

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Documento para Inventario

Modificar

Al presionar <Enter> se muestra el documento de inventario creado. Se puede modificar el tipo de

stock o bien borrar una posición que no queremos incluir, posicionando el cursor en la posición y

seleccionando el botón “Ind.borrado” se quedara borrado dicho material con el indicador de la

derecha “Bor” tildado.

6

1.3 MI03 - Visualizar Documento de Inventario:

En caso que se quiera solo visualizar el documento de inventario se puede utilizar la transacción

MI03.

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Documento para Inventario

Visualizar

7

1.4 MI21 – Imprimir documento de inventario

Ingresar a la transacción MI21 o a la ruta Logística -> Gestión de mercancías -> logística de

mercancías -> Inventario -> Documento Inventario -> Dar Salida -> MI21 Imprimir.

1. Ingresar Documento de Inventario.

2. Ingresar otros datos de selección (opcional).

3. Hacer clic en o presionar <F8>.

4. Ingresar Dispositivo de salida.

5. Hacer clic en .

8

9

1.5 MI04 - Recuento de inventario

Opcional: Antes de hacer el recuento físico visualizamos el stock de los materiales a inventariar

con la transacción MB52.

10

Ahora sí, luego de generar el documento de inventario y realizar el recuento físico, es posible

registrar en el sistema las cantidades contadas.

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Recuento de invent. Registrar

Transacción: MI04

Se indica el número de documento y la fecha:

% Desviacion: si se ingresa un valor aquí se indicará que la cantidad ingresada en el recuento no

podrá superar el porcentaje definido de la cantidad que hay en stock en el sistema. Se puede

prefijar este valor por el usuario para que cada vez que ingrese tome el mismo parámetro. Para

ello, luego de ingresar el porcentaje ir a “Sistema”. Luego a “Valores prefijados”. Por último,

“Retener datos”. De esta forma, al ingresar a la TX MI04 en el campo “Desviación en %”

permanecerá el valor que se definió.

11

En el ejemplo, se realiza el inventario de los materiales 536, 47528, 47029 de los cuales

ingresamos los siguientes recuentos:

NOTA: En caso de que el stock sea cero dejar en blanco el campo Cantidad y tildar la opción “RC”

como se muestra a continuación:

Luego guardar y se registra el recuento físico en nuestro doc. de inventario:

12

1.6 MI20 – Visualizar diferencias

Luego de que se ha registrado el recuento, se pueden visualizar las diferencias por la transacción

MI20 y listarlas de diferentes formas, bajarlas a Excel, a formato TXT o bien a formato PDF (este

último teniendo instalado una impresora PDF como PDF Creator por ejemplo).

Se explica con más detalle en el punto 2.3.

13

1.7 MI05 – Modificar recuento Inventario

Si el usuario identifica que su recuento físico tuvo un error y desea cambiar los datos ingresados

en el sistema, debe acceder a la TX MI05 con el número de documento.

Se abre el editor del recuento donde se puede modificar la cantidad.

14

1.8 MI07 - Contabilizar diferencias

Para finalizar el inventario se debe contabilizar. En el caso de haber diferencias se generará el

ajuste de inventario en forma automática.

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Recuento de invent. Modificar

Transacción: MI07

Se debe ingresar el número de documento y la fecha:

Al presionar <Enter> se visualizarán los materiales y la cantidad de diferencia, adicionalmente se

habilitará el campo “Motivo” en las posiciones que haya diferencia entre el stock del sistema y lo

ingresado físicamente en el recuento:

15

Si desplegamos las opciones del campo motivo, vemos las diferentes opciones que tenemos para

registrar.

Al guardar el sistema informa que se contabilizo el documento de material, el mismo

corresponde al ajuste de inventario.

16

1.9 MI24 – Lista Inventario

En la TX MI24 se pueden observar todos los inventarios creados en el sistema.

Ingresar filtros por centro/almacén o directamente el número de documento de inventario que se

desea observar.

Se obtiene la lista de los inventarios dados de alta, de los cuales se puede observar el estado. En

este caso, el estado es “Contado”. Esto quiere decir, que ya se realizó un recuento para este

inventario.

Si todavía no se efectuó ningún recuento, el documento de inventario tendrá el estado “No

Contado Aún”.

17

En cambio, si ya fueron eliminadas las diferencias de stock para el documento de inventario del

cual se realizó el recuento, el estado será “Contado, Eliminado”. Esto significa que el recuento fue

contabilizado.

Aclaración importante: No confundir la palabra “eliminado” con la eliminación del documento de

inventario. En este caso se utiliza para hacer referencia a que las diferencias entre el stock físico y

el del sistema han sido eliminadas.

Esta transacción permite realizar muchas de las acciones descriptas en puntos anteriores. Se

explicarán cómo acceder desde la misma en la gestión de documentos de inventarios masivos, a

partir del punto 2.

18

1.10 MB03 – Visualizar documento de material contabilizado

Visualizamos el documento de Material contabilizado:

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Entorno Documento de

Material

Transacción: MB03

Al visualizar vemos los ajustes, la clase de movimiento 702 que son bajas de stock. 701 es alta.

Si seleccionamos el botón “Doc. Financiero” y luego “Documento CO” vemos los asientos

contables correspondientes:

19

También corroboramos el stock y vemos que se ajustaron los materiales con diferencia:

20

2. Documentos de Inventarios Masivos

2.1 MI31 – Crear documentos de inventario de forma masiva

Con esta transacción, es posible crear documentos de inventario en forma masiva y con datos

prefijados que permite generar el proceso de inventario siempre con un determinado parámetro

de selección, por ejemplo, para determinado almacén, o para determinados materiales o bien

determinados materiales y tipos de stock como se muestra en la siguiente selección de ejemplo:

Una vez seleccionado un perfil de inventario, ejecutar la transacción.

Se observarán las posibles posiciones para crear un documento de inventario. Se puede

seleccionar una o varias y luego, presionar “Crear documentos”.

21

*Utilizar siempre Lote GENERICO y Tipo Stock 1.

22

2.1.1 Ejemplo sin selección de materiales

Se generará un documento de inventario para todos los productos de un centro/almacén/lote.

Ingresar centro y almacén. Indicar en Control, “Seleccionar datos y emitir log” y presionar Ejecutar.

Se obtienen muchos registros. Se puede filtrar por “Lote”. Para ello, hacer clic en e indicar

GENERICO. Presionar Enter.

23

Seleccionar todos y hacer clic en “Crear Documentos”.

Se generó correctamente el documento. Las líneas se resaltan en verde.

24

El documento ahora está creado y listo para su tratamiento.

25

2.1.2 Ejemplo con selección de materiales de línea CAFES

Se generará un documento de inventario para todos los productos de la línea CAFES.

Hacer click en del filtro “Material”. Luego en .

Buscar solapa “Material corresp. a jerarquía de productos”.

Hacer click en del filtro de selección “Jerarquía productos”. Aparece el siguiente popup. Hacer

doble click en la línea CAFES.

26

El sistema devuelve el codigo 000001. Añadir un asterisco * (Nos indica que se buscarán los

materiales donde su jerarquía de productos comience con 000001).

Seleccionar todos con el botón y luego .

Se añaden automáticamente a la selección todos los materials de la línea CAFES. Hacer clic en

.

27

El indicar en verde hace referencia a que la selección múltiple contiene diversos valores.

Ejecutar reporte.

28

Seleccionar todos los documentos y hacer click en Crear Documentos.

29

Se generó el documento y se puede tratar.

30

2.2 MI24 - Recuento de inventario de creación masiva

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Entorno Lista de Inventario

Transacción: MI24

Ingresar Documentos para inventario. Se puede seleccionar el status del documento para la

búsqueda.

Una vez listados los documentos de inventario se puede marcar o desmarcarlos individualmente o

bien masivamente como con los iconos que se muestran en la imagen de abajo.

Una vez seleccionados, se visualizan con el icono de detalle , modificar con el botón “modificar

recuento” y registrar el recuento con la opción “Registrar recuento” que es el paso que sigue una

vez realizado el inventario.

Otro dato importante, en el listado se observa el status de inventario, en este caso “no contado

aun”.

31

Al seleccionar “Registrar recuento” nos muestra la pantalla siguiente de cada documento

seleccionado para ingresar el recuento correspondiente:

Luego de ingresar el recuento de cada material se graba el documento con el icono y aparecerá

el siguiente mensaje.

32

2.3 MI20 – Visualizar diferencias – Imprimir

List. Diferencias

Transacción: MI20

Luego de que se ha registrado el recuento, se pueden visualizar las diferencias por la transacción

MI20 y listarlas de diferentes formas, bajarlas a Excel, a formato TXT o bien a formato PDF (este

último teniendo instalado una impresora PDF como PDF Creator por ejemplo).

Esto es posible hacerlo tanto en los documentos con diferencia creados individualmente como los

que fueron creados masivamente.

A continuación, se muestra como guardarlo en una carpeta local en formato sin conversión:

33

A continuación, se muestra como guardarlo en una carpeta local en formato PDF:

34

35

Por último, es necesario destacar la posibilidad de que a las columnas de diferencia de cantidades

de unidades o el importe de diferencia se las sumarice y se muestre el total.

Para ello, posicionarse en Impte. Diferenc. y hacer clic en “Totalizar Valores”

Se añade al listado una fila de color amarillo con la totalización.

36

2.4 MI24 – Borrar documentos de inventario

Una vez visualizadas las diferencias, se continua con el proceso de inventario y se contabilizan las

diferencias o bien, si solo se necesitaba llegar hasta aquí, por ejemplo, con un reporte de

diferencias por un tema de auditorías, es posible anular el o los documentos de inventario

generados.

Para ello, ingresar a la transacción MI24 nuevamente, seleccionar los documentos de inventario

que se quieren anular y seguir los siguientes pasos:

37

38

2.5 MI24 – Contabilizar diferencias de inventario masivo

Para finalizar el inventario se debe contabilizar. En el caso de haber diferencias se generará el

ajuste de inventario en forma automática.

Se puede realizar desde la transacción MI07 que contabiliza documentos individualmente o

bien hacerlo en forma colectiva por la misma transacción que se realizó el recuento, el listado

de inventario MI24.

Transacción MI24:

Al ejecutar y seleccionar los documentos de inventario, en este ejemplo se tiene a los

documentos 100000182 y 100000183, se contabilizarán diferencias, solo de los doc. que ya

estén en status “Contados”. Solo se debe seleccionarlos y luego clic “Contabilizar diferencia”.

39

El sistema llevará a la transacción MI07 de contabilización de diferencias con los documentos que

estén para contabilizar diferencias.

Luego Enter para ingresar. Seleccionar motivo de movimiento o no (depende la configuración y

proceso definido):

40

Luego grabar.

Una vez grabado (contabilizado), el sistema muestra abajo el documento contabilizado y se

observa arriba seleccionando el siguiente para ir a contabilizar.

Repetir el proceso anterior hasta contabilizarlo también y finalizar el proceso:

41

3. Pasos Complementarios

I. MI31 - Creación de documentos de inventario por Batch Input

Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Juego de Datos Crear

Documento Inventario (Transacción: MI31)

Con esta transacción, es posible crear documentos de inventario en forma masiva y con datos

prefijados que permite generar el proceso de inventario siempre con un determinado parámetro

de selección, por ejemplo, para determinado almacén, o para determinados materiales o bien

determinados materiales y tipos de stock como se muestra en la siguiente selección de ejemplo:

42

Una vez seleccionado un perfil de inventario, ejecutar la transacción:

Se va a generar un juego de datos (batch input) que es el que luego creará el o los documentos de

inventario en forma masiva y de fondo.

Nos entregará la siguiente pantalla con el mensaje de “Juego de Datos creado”:

Luego, seleccionar la opción “Tratar juego de datos” para proceder con la carga masiva:

43

Se muestra el monitor de paquetes de juegos de datos, en el cual se puede identificar el creado, se

llama MB_MI01. Otros datos para poder identificarlos fácilmente son el nombre de usuario, fecha

y hora y el nombre del programa de creación de doc. de inventario que es RM07II31:

Aparecerá el siguiente pop up con las opciones de ejecución, generalmente se corre con la opción

“invisible” (de fondo) y seleccionando “Log ampliado” para tener un mejor detalle del resultado de

la ejecución.

Al ejecutar, se procesa el juego de datos de fondo generando los documentos de inventario:

44

Si se desea, se puede visualizar el Log de resultado de la siguiente manera:

Seleccionar “Log”:

Seleccionar el registro + “Visualizar”:

Se observa el detalle, en este caso, la creación con éxito del documento de inventario 100000181:

45

II. Recuentos parciales (auditoria o recuentos en sucursales)

Armar procedimiento (consensuar con Auditoria y Soledad G).

Abrir recuento a primera hora de la mañana (con stocks ajustado a la noche anterior). Fijar stocks

teóricos y sin tilde bloqueo.