SAP• La herramienta

productiva de las organizaciones• Modulo de aplicación

• HISTORIA

• La Implementación de SAP R/3

• Etapas de proyectos de Implementación

• La Implementación de SAP R/3

QUÉ ES SAP: LA HERRAMIENTA PRODUCTIVA DE LAS ORGANIZACIONESEl nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos.

EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema

informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que

abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo

realiza una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con otros módulos.

 

La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones de una

empresa. Esta es la característica más importante del sistema SAP y significa que la

información se comparte entre todos los módulos que la necesiten y que pueden tener

acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

 

SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se

constituye con herramientas ideales para cubrir todas las

necesidades de la gestión empresarial -sean grandes o pequeñas-

en torno a: administración de negocios, sistemas contables, manejo

de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes

de mercadotecnia, logística, etc. SAP proporciona productos y

servicios de software para solucionar problemas en las empresas

que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de

estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación

tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el

cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones

gubernamentales.

MODULO DE APLICACIÓN

• Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.

• Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.

• Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.

• Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.

• Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc.

• Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.

• Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc.

• Planificación de producto (PP). Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, etc.

• Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.

• Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación, etc.

• Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS), con funciones que se pueden aplicar en todos los módulos.

HISTORIA

SAP fue fundada el 1 de Abril 1972 a partir del desarrollo de un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en bloques. Continuó con el diseño y aplicación de un sistema financiero en tiempo real, sobre las experiencias que se tenía en el programa. Simultáneamente, SAP desarrolló un sistema de administración de materiales. Posteriormente el sistema de administración de materiales se convirtió en un paquete estándar, que se financió con los beneficios del sistema financiero contable. Los dos sistemas desarrollados fueron los primeros módulos de los que se llamo el sistema R, que producto de un nuevo desarrollo, se renombró R/1 seguido de sus sucesores R/2 y R/3.

SAP también ofrece diseño y estrategias de procesos, así como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales de acuerdo con los cambios de las TI. SAP ayuda a sus clientes “a dirigirlos durante dichas transiciones, de los entornos de min (SAP R/2 ®) a los de cliente-servidor (SAP R/3 ®) y de estos a la arquitectura hacia la arquitectura orientada a los servicios (ESA)”. Asimismo, ofrece estrategias de resistencia al cambio en los sistemas de soluciones de negocios pues se involucra en los procesos de capacitación de los usuarios finales del sistema.

El significado usual de Implementar es llevar a cabo alguna cosa, mientras que un proyecto es normalmente definido como la calendarización de un problema para su solución.

En los proyectos de Implementación de SAP, el problema es normalmente, la implementación en si misma. La implementación no se reduce solamente a la instalación de SAP R/3 en el sistema, sino que comienza desde la planificación de la implementación hasta los upgrades posteriores. Ello se debe a las siguientes razones:1.- En la mayoría de los negocios el cambio es un proceso contínuo.2.- La implementación de SAP requiere del desarrollo de estrategias de soporte y de gestión de sistemas para óptimos resultados.3.- Normalmente las implementaciones SAP se realizan módulo por módulo, en distintas fases.

LA IMPLEMENTACIÓN DE SAP R/3

ETAPAS DE PROYECTOS DE IMPLEMENTACIÓN

Un proyecto de Implementación SAP, normalmente se divide en las siguientes etapas:

1.- Organización del Proyecto

2.- Diseño Conceptual

3.- Diseño Detallado

4.- Preparación al Productivo

5.- Entrada en Productivo y Soporte

LA IMPLEMENTACIÓN DE SAP R/3

Estrategias de Implementación

Big BangEste tipo de implementaciones reemplaza los sitemas existentes en la compañía en una solo operación con el nuevo software de empresas.

Se requieren pocas o ninguna interfaz entre los sistemas antiguos y SAP

Menor tiempo de implementación

La funcionalidad de integración puede utilizarse de inmediato

Alta motivación de los miembros del proyecto

Altamente eficiente, al evitar parametrización redundante

Integración óptima de los componentes involucrados

La implementación es muy compleja

Se requiere gran cantidad de recursos (financieros y humanos) en un corto período de tiempo.

Todos los empleados están sometidos a altos niveles de stress al mismo tiempo

Gran involucramiento de la alta gerencia

Para reducir la complejidad, sólo se plantean objetivos modestos

Ventajas Desventajas

LA IMPLEMENTACIÓN DE SAP R/3

Estrategias de Implementación

Roll-outPara este caso, se crea un modelo de implementación en un lugar, que luego es replicado en otros sitios. Para el desarrollo de del modelo puede usar la estrategia de Step by step o Big bang

Expertise disponible para implementaciones rápidas

Costos reducidos, porque se requieren pocos recursos

Se reducen los riesgos, ya que la mayoría de los problemas se resuelven en la realización del modelo

Uniformidad en todas las implementaciones de la compañía

Mejor comunicación entre las diferentes implementaciones

La parametrización debe considerar los estándares de la compañía en las implementaciones siguientes

Es posible dejar fuera procesos específicos de una implementación

Ventajas Desventajas

ENTORNO DE LA IMPLEMENTACIÓN SAP

Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación, y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:

1.- Capacitación 2.- Control del Proyecto

3.- Gestión del Riesgo

4.- Gestión del Cambio

La capacitación constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.

El control de Proyecto es un aspecto clave de la implementación del sistema. Las desviaciones del cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas, para determinar las medidas correctivas necesarias.

La identificación de riesgos o puntos críticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto, en cada reporte. El propósito de esto es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al lider del proyecto en cualquier momento

La implementación de un sistema de gestión integrado, como SAP, tiene un gran impacto en una empresa, especialmente en sus empleados. La reacción usual es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo.