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SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

INFORME TRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO IMPLEMENTACIÓN

NUEVO MARCO NORMATIVO CONTABLE. CORTE A JUNIO 2017

1. OBJETIVO

El presente informe tiene como finalidad, valorar la gestión realizada y el grado de avance

de implementación del Nuevo Marco Normativo de Regulación Contable Publica (NMNC)

de conformidad con el numeral 5 de la Directiva 007 de 2016 y Directiva 01 de 2017 de la

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así mismo efectuar seguimiento a las observaciones y

recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Interno de la SDDE, en sus informes

anteriores.

2. MARCO LEGAL

De acuerdo con el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, el cual fue modificado

mediante Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013, “estarán a cargo de los respectivos empleadores

las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por

enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado; y de las Entidades Promotoras de Salud a

partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente”.

Ley 1314 de 2009 “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera

y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el

procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.

Artículo 6 de la Ley 1314 de 2009 “Establece que bajo la dirección del Presidente de la República y con

respeto de las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de

la Nación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público, y de Comercio, Industria y Turismo, obrando

conjuntamente, expedirán principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información

financiera y de aseguramiento de la información”.

Resolución Contaduría General de la Nación No. 533 de 2015 de 2015 “Por la cual se incorpora, en el

Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras

disposiciones”.

Instructivo No 002 del 2015 "Instrucciones para transición al Marco Normativo para entidades del

gobierno "Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envió a la

Contaduría General de la Nación para las entidades públicas sujetas al ámbito de la Resolución No 533 del 8

de Octubre de 2015". Contaduría General de la Nación.

Resolución 113 de 2016, “por la cual se incorpora la Norma de impuesto a las ganancias y se modifica la

norma de acuerdos de concesión desde la perspectiva de la entidad concedente, en las normas para el

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Reconocimiento, Medición, presentación y Revelación de los hechos económicos del Marco Normativo para

las entidades de Gobierno del Régimen de Contabilidad Publica”

Resolución 193 de 2016. Por la cual se expide el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno

Contable.

Resolución No. 693 del 06 diciembre de 2016 “Mediante la cual la CGN modificó el cronograma de

aplicación del nuevo marco normativo contable”. Periodo de Preparación Obligatoria: 8 de Oct. De 2015

a 31 de Dic de 2017.

Directiva Distrital No. 007 de 2016 “Lineamientos Para La Implementación Del Nuevo Marco Normativo

De Regulación Contable Pública Aplicable A Entidades De Gobierno En Bogotá Distrito Capital”.

Directiva Distrital No.001 del 09 de febrero de 2017 “Mediante la cual se actualizan los lineamientos

para la implementación del nuevo marco normativo contable aplicable a entidades de gobierno distrital.”

Cartas Circulares de 2016 y 2017 de la Contadora Distrital de Bogotá – Lineamientos para la

implementación de las nuevas normas contables.

A la luz de la resolución No. 693 del 06 diciembre de 2016 “Mediante la cual la CGN modificó el

cronograma de aplicación del nuevo marco normativo contable”. Periodo de Preparación Obligatoria: 8 de

Oct. De 2015 a 31 de Dic de 2017. Señala así:

Cronograma:

Período de preparación obligatoria: “Es el comprendido entre la fecha de publicación de la Resolución

693 de 2016 y el 31 de diciembre de 2017. En este período, las entidades formularán y ejecutarán, bajo el

liderazgo de la alta dirección, los planes de acción relacionados con la preparación para la implementación

obligatoria del Marco Normativo, teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezca la CGN.

Dentro del plan de acción deberá considerarse que al 1º de enero de 2018, las entidades determinarán los

saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio y cuentas de orden, de acuerdo con los criterios del nuevo

marco normativo, y los cargará en los sistemas de información, para dar inicio al primer período de aplicación.

Primer período de aplicación: Es el comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2018. Durante

este período, la contabilidad se llevará bajo el nuevo marco normativo para todos los efectos.

A 31 de diciembre de 2018, las entidades presentarán los primeros estados financieros con sus respectivas

notas bajo el nuevo marco normativo, así:

a. Estado de situación financiera a 31 de diciembre de 2018

b. Estado de resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018

c. Estado de cambios en el patrimonio del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018

d. Estado de flujo de efectivo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018

Los estados financieros presentados en el primer período de aplicación (a 31 de diciembre de 2018) no se

compararán con los del período anterior. “

Así mismo la Resolución 693 de 2016 en relación con la evaluación que realiza Control Interno establece que

las entidades de gobierno bajo el ámbito de la Resolución 533 de 2015, y sus modificaciones, implementarán

el Procedimiento para la evaluación del Control interno contable, entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de

3

2018. El informe anual de evaluación del control interno contable del 2016 y 2017 se realizará de acuerdo con

lo dispuesto en la Resolución 357 de 2008”. Fuente: Contaduría General de la Nación. Resolución 693 de

2016. Artículo 1 y 5

3. METODOLOGÍA

En el presente informe se aplicaron las técnicas de observación, revisión, indagación y análisis, se

realizaron las pruebas de control para verificar la ejecución y cumplimiento de las acciones

estipuladas en el plan de acción y a los lineamientos establecidos y normatizados.

Se solicitó a la Dirección de Gestión Corporativa mediante cordis 2017IE6404 del 16 agosto de

2017, los avances asociados a la implementación del NMNC; así mismo se tomó como insumo los

informes anteriores que genero la Oficina de Control Interno, sobre los seguimientos a la

implementación del NMNC en la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.

4. ALCANCE

Este informe se generó con base en la información suministrada por la DGC- area de contabilidad

y teniendo en cuenta el grado de avance de implementación del Nuevo Marco Normativo de

regulación contable pública de conformidad con la directiva 007 de 2016 numeral 5. y la directiva

01de 2017 de la alcaldia mayor de Bogotá, realizados en el período 1 de enero al 30 de junio de

2017

5. AVANCES EN LA ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN

5.1 se anexa el cronograma de la SDDE, que se llevará a cabo durante el año 2017, en la

implementación del Nuevo Marco Normativo contable

4

Cuadro No.1

Fuente: Dirección de Gestión Corporativa.

Teniendo en cuenta modificaciones del cronograma de la SDDE, (periodo de preparación obligatoria)

establecido entre 15 de octubre de 2015 al 31 de diciembre de 2017, no se observa cumplimiento de

la fase de ejecución según cuadro anterior, (evidencia enviada para el anterior informe, Cordis

No.2017IE2788)

Conforme al desempeño de estas actividades, tomando en cuenta la información entregada a la OCI

y de acuerdo con el seguimiento realizado, el nivel de ejecución del Plan de Implementación y el

cronograma de actividades es bajo, por lo que se invita que se establezcan los mecanismos necesarios

que aseguren su cumplimiento en los términos establecidos en la normatividad vigente.

5

Directiva 001 de 2017 “Con el objetivo de dar continuidad a las estrategias ya implementadas, es

fundamental considerar los siguientes aspectos, que se constituyen en factores claves de éxito, para dar

continuidad a la determinación de los saldos iniciales y a la aplicación de la norma a partir del 1° de enero de

2018”.

De acuerdo a la directiva 001 de 2017 de 9 de febrero, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá

D.C. se presenta el siguiente cuadro, con el seguimiento realizado:

Cuadro No. 2

CON

SECU

TIVO

ACTIVIDAD SEGUIMIENTO OFICINA DE CONTROL

INTERNO

1

Actualizaciones de manuales

procesos y procedimientos de

acuerdo a las políticas contables

definidas, teniendo en cuenta las

fechas establecidas y la

normatividad existente.

La OCI, no evidencia manuales y/o procesos

efectuados y actualizado en la Implementación del

Nuevo Marco Normativo Contable.

2

Fortalecimiento de los procesos de

revisión, análisis y depuración de

rubros contables con el fin de

presentar saldos iniciales acordes

con la realidad financiera de la

entidad, aunando esfuerzos con las

áreas de gestión y/o entidades

involucradas.

Cumplimiento al Instructivo 002 de

2016 de la Contaduría General de la

Nación

La entidad -Dirección de Gestión Corporativa-

(DGC) describe seguir directrices, procedimientos,

instrucciones y lineamientos externos o internos

para el análisis y depuración de las cifras y demás

datos contenidos en los estados contables, no

anexan evidencia de lo anterior.

3

Conciliación de inventarios de

bienes en bodega y/o servicio,

incluyendo los muebles e inmuebles

que se encuentran a su disposición,

administración en custodia,

comodato o manejo.

La entidad (DGC) explica avance y desarrollo de

actualización de inventarios - reconocimiento

contable de los inmuebles recibidos en

administración y/o comodato; para ajustar los

valores a la realidad económica de la Entidad- no

anexan evidencia de dichas conciliaciones.

4

Estados financieros comparativos,

corte a 30 de junio de 2016 y 30 de

junio de 2017, en formato en Excel,

y su publicación en la página web de

la entidad.

La entidad (DGC) expone de cuentas ajustadas y/o

reclasificadas, no se observa publicación en la

página web de la entidad, de Estados Financieros

comparativos de las vigencias 2016 - 2017 primer

semestre.

5

Políticas contables, la culminación

de ajustes o generación de las

mismas de conformidad con el

Nuevo Marco Normativo Contable.

No se observa documento de políticas contables

elaboradas por la SDDE, identificando

específicamente las necesarias para cada área,

teniendo en cuenta a los lineamientos de la SHD

6

Pruebas para la determinación de

saldos iniciales bajo el NMNC.

La DGC- área de contabilidad dice “Tal como se

indicó en el punto anterior, los saldos iniciales son los

que se van a determinar el 1 de enero de 2018, por lo que

se dificulta predecir cuales va a ser por cada rubro”.

6

7

Conciliaciones de las cuentas por

cobrar incapacidades.

La DGC. Expone: “luego de revisar y analizar la

documentación y gestión de cobro coactivo y persuasivo,

en reunión con el comité de Saneamiento contable se

determinó la viabilidad de coordinar con el área jurídica

el castigo de aquellas deudas que por su morosidad son

irrecuperables”.(no se anexa evidencia de lo

anterior).

8

Conciliaciones de la cuenta por

cobrar “Cuentas Reciprocas

No se observó respuesta por parte de DGC –

contabilidad.

9

Conciliaciones de la cuenta por

cobrar “Recursos entregados en

Administración.

De acuerdo con la información suministrada por el

líder del proceso contable, se evidencia relación de

convenios pendientes anexada por DGC; no se

observó pruebas físicas de lo anterior ni

conciliaciones de recursos entregados en

administración.(ver cuadro No.3)

10

Cumplimiento de lo acordado en la

mesa de trabajo con la Secretaría

Distrital de Hacienda.

La DGC anexa documento mesa de trabajo realizada

el día 8 de Junio de 2017, con la Secretaria de

Gobierno y la Secretaria de Hacienda Distrital y el

día 2 de agosto de 2017 con la SHD; no soportan

evidencia a cumplimiento de compromisos.

11

Determinación de saldos iniciales

definitivos a 1 de enero de 2018 y

elaboración de documento técnico

que explique en detalles variación

de saldos iniciales y su impacto en el

patrimonio

La DGC dice “Tal como se indicó en el punto anterior,

los saldos iniciales son los que se van a determinar el 1

de enero de 2018, por lo que se dificulta predecir cuales

va a ser por cada rubro”. No se evidenció la

realización de este documento.

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Constancia del envío y el formulario

debidamente diligenciado

“Formulario Variaciones

Significativas Sector Central Local”

Se recibió por parte de la DGC, 6 folios de

“CGN2005_001_SALDOS_Y_ MOVIMIENTOS”

de 01 enero a 30 junio de 2016.

No anexan lo pertinente al periodo de junio de 2017

(ver pantallazo No 1)

Fuente: elaboracion propia- de acuerdo a la directiva 01 de 2017 y resoluciones 533 de 2015 y 693 de 2016

CGN.

Teniendo como referente el cuadro anterior y el seguimiento realizado a la informacion entregada

por la DGC- contabilidad, se determinó como va el avance de las actividades para la

implementacion del Nuevo Marco Normativo Contable de la SDDE.

El nivel de ejecución del Plan de Implementación y el cronograma de actividades es bajo, por lo que

se recomienda que se establezcan los mecanismos necesarios que aseguren su cumplimiento en los

términos establecidos en la normatividad vigente. Se recomienda a la Dirección de Gestión

Corporativa, hacer seguimientos periódicos al cumplimiento del Plan y cronograma de ejecución,

(autocontrol) de tal manera que se puedan establecer las acciones preventivas, correctivas y de mejora

a que haya lugar, con el fin de asegurar el cumplimiento de la normatividad vigente.

La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico debe contar con las actas en las cuales se tratan

temas de las principales acciones y estrategias realizadas dentro del proceso de acompañamiento

en la implementación del proceso de convergencia , vigencia 2017, así mismo los listados con los

aspectos donde se: recomienda, revisar, proyectar o actualizar políticas contables específicas de la

Entidad, de las cuentas propiedad, planta y equipo, activos intangibles entre otros, como también el

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documento preliminar al manual de políticas contables ajustado a los lineamientos del Nuevo Marco

Normativo contable NMNC, para la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico.(no se anexó

avances de estos temas).

Pantallazo No. 1

Se accedio a la pagina web de la entidad SDDE, verificando la publicación de los Eatados financieros

comparativos a junio 2016 y 2017, y se evidencio que no se ha efectuado dicha publicación.

Determinacion de saldos iniciales definitivos a 1 de enero de 2018……… debe existir en proceso de

documentacion, a fin de determinar los saldos iniciales, su impacto e implementación del nuevo

marco normativo contable, para elaboración del documento tecnico final; este documento tecnico se

debe estar elaborando, donde se explique en detalle la variacion de los saldos iniciales y su impacto

en el patrimonio, supresión de subcuentas para hacer manejable el catálogo de cuentas, como tambien

el cargue de saldos en el sistema de informacion. ( la DGC-contabilidad no allegó documento a la

OCI).

5.2 Recursos entregados en administracion

Verificada la entrega de avance para la cuenta recursos entregados en administracion la DGC, anexa

el siguiente cuadro:

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Cuadro No. 3

Fuente: Dirección de Gestión Corporativa

Asumiendo la información reportada en el cuadro anterior, se observa que la Entidad viene

acumulando depuraciones, así mismo se observa que los recursos entregados en administración

presentan saldos por cobrar, a falta de auxiliares contables y conciliaciones de esta cuenta, que no

fueron entregados por el área de contabilidad (DGC), se observa el caso de Fiducoldex-Procolombia,

Convenio 220 De 2015, Universidad Nacional De Colombia, Convenio 443 De 2012, Universidad

Distrital Francisco José De Caldas, Convenio 266 De 2014, Corporación Bogotá Región Dinámica

Invest In Bogotá Convenio 222 De 2015; (sin información de liquidación según cuadros), en este

orden de ideas, estarían reflejando en los estados contables de la SDDE, realidad económica del

convenio, hechos económicos que dan origen a las transacciones contables en la cuenta 142402 que

no son oportunos, lo que estaría generando distorsión negativa de recursos entregados en

administración en esta cuenta contable.

5.3 Conciliación cuentas reciprocas

Teniendo en cuenta seguimiento efectuado a este proceso, no se evidencia gestión administrativa

como tampoco existe conciliación con terceros para depuración de estos saldos por parte del área

responsable de operaciones reciprocas.

Se insiste en la importancia de evidenciar las actividades de depuración y conciliación de las cuentas

por cobrar, entre otras las Cuentas reciprocas, cuentas por cobrar de incapacidades laborales, cuenta

de ejecución financiera de convenios (1-4-24-02 En Administración), recomendación efectuada en

los informes anteriores entregado por la OCI, cordis 2017IE3682.

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5.3.1 Guía para elaboración de los formularios chip categorías información contable pública

convergencia:

4. CATEGORÍAS ADMINISTRADAS POR LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

- CGN

4.1 Categorías Información Contable Pública e Información Contable Pública - Convergencia En

estas categorías las entidades públicas deben reportar trimestralmente (con cortes al 31 de marzo, 30

de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), la información financiera.

Están conformadas por tres formularios:

Saldos y movimientos

Operaciones reciprocas

Variaciones Trimestrales Significativas

Este último formulario aplica a partir del corte de diciembre de 2016, en reemplazo del formulario

“notas específicas”. Los anteriores formularios son de obligatorio reporte en todos los trimestres.

Fuente: tomado de la página www.contaduría.gov.co recomendaciones para el reporte de información.

La OCI no contó con la documentación- información, reportes trimestrales a la CGN a junio de

2017, para efectuar evaluación y avance de la gestión realizada.

Dentro de la etapa de planeación el área corporativa deja la actividad: “Estudiar la normativa y

elaborar el material para la capacitación interna de las áreas involucradas, para ser cumplida como fecha

final el 31-08-2017” (etapa de planeación actividad 6 en actualización Plan de acción NMNC), para

la oficina de control Interno no es consistente la fecha de cumplimiento de esta actividad, ya

que la etapa de planeación, ya se debió dar por terminada.( informe anterior cordis 2017IE3682).

No se informa a la Oficina de Control Interno cumplimiento del cierre de la etapa de planeación.

Con respecto al corte de 30 de junio de 2017 y teniendo en cuenta la información suministrada por

la DGC-Contabilidad, los requerimientos no reflejan avances, como tampoco se entregó

documentos a la OCI.

Verificada la información entregada por el área de contabilidad- Dirección de Gestión

Corporativa de la SDDE, se observa que para los saldos iniciales correspondiente, no anexan

evidencias de las diferentes depuraciones que se aplicaron para definir estos saldos iniciales; en

este orden de ideas no hay certeza que los saldos enviados a la Contaduría General de la Nación

son saldos depurados, ya que no se conoce de conciliaciones efectuadas respectivamente; en el

informe anterior generado por la Oficina de Control Interno se recomendaba, “Elaborar de manera

individual y con los soportes suficientes cada uno de los registros de reclasificación y depuración de las

cuentas”(.recomendación informe anterior cordis 2017IE3682).

No se evidencia documentación del estado de avance del proceso. Se recomienda documentar

adecuadamente cada una de las fases del proyecto de implementación del Nuevo Marco Normativo,

así como las diferentes reuniones y mesas de trabajo realizadas por los equipos técnicos y operativos.

La Oficina de Control Interno nuevamente genera la misma observación, ya que para el seguimiento

al avance del NMNC de la SDDE a junio de 2017 por parte de la OCI, el líder del proceso de

implementación, no anexa la documentación respectiva.

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5.4 Cuenta Incapacidades

Cabe resaltar que durante la entrega del seguimiento del trimestre anterior se indicó información a

la OCI referente a la cuenta incapacidades dicho documento es nuevamente entregado documento

en el que no se observa conciliación por parte del área responsable , ni avances al respecto.

5.5 Conciliación y depuración saldos de los beneficios a empleados y prestaciones sociales

La DGC-contabilidad con el fin de cumplir con sus funciones y en aras de depurar saldos en este

periodo de transición, efectuó los cálculos y ajustes de los pasivos originados por el reconocimiento

del beneficio a empleados de permanencia, CON CORTE A 30 DE JUNIO DE 2017 dando

cumplimiento al instructivo 002 y resolución 7060 CGN, Circular 51 de 2016 y carta circular No. 46

de 2016 SHD.

La DGC-Contabilidad aclara que dentro este análisis se evidenció algunas inconsistencias que afectan

la razonabilidad de los estados financiero, lo cual se demuestra en el siguiente cuadro:

Fuente: Dirección de Gestión Corporativa.

5.5.1. Aspectos por Resaltar.

Determinación del estado actual de la estructura contable y financiera, bajo el actual régimen de

contabilidad pública y determinar los impactos de la implementación del nuevo marco normativo, se

concluyó la cuenta correspondiente beneficios a empleados y prestaciones sociales, registra un

avance significativo en cuanto análisis, ajustes y reclasificaciones en tanto la entidad determinó el

estado real de esta cuenta y realizó la depuración y conciliación frente a los registros contables

existentes a 31 de Diciembre de 2016

Es substancial que se aporten los documentos respectivos a los análisis, ajustes y/o reclasificaciones

frente a las depuraciones correspondientes a los registros contables.

6. Reuniones con otras entidades

8 de junio de 2017- “En las instalaciones de la Dirección Distrital de Contabilidad – DDC se reunieron los

asesores y profesionales de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico - SDDE, con los profesionales y

consultores de la Dirección Distrital de Contabilidad, con el objetivo de retroalimentar la estructura del

manual de políticas contables de Bogotá D.C. como entidad contable pública, recomendar la elaboración de

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las políticas de operación atendiendo lo indicado en el Anexo de la Resolución 193 de 2016 y revisar los temas

específicos y requerimientos para el SICAPITAL. En este sentido, la DDC manifestó lo siguiente:

Se emitió la Circular 057 de 2017 que da la línea en el sentido de la estructura de Bogotá como entidad contable

pública, por lo que las políticas contables transversales emitidas por la Dirección Distrital de Contabilidad

serán las que rijan a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.

Atendiendo lo establecido en el Anexo de la Resolución 193 de 2016, la SDDE deberá emitir sus políticas de

operación, mediante las cuales se aseguren el flujo de información hacia el área contable, la incorporación de

todos los hechos económicos realizados por la entidad, y la presentación oportuna de los estados financieros

a los diferentes usuarios. Adicionalmente, se socializa cómo debería estar conformada la estructura del área

contable y la gestión por procesos y los manuales de políticas contables (a cargo de la DDC), procedimientos

y funciones (a cargo de la SDDE). También se indica la identificación de los factores de riesgo y el

establecimiento de acciones de control.

Se tiene previsto que la prueba de saldos iniciales se realice para la SDDE con saldos a junio en el mes de

agosto de 2017.

En cuanto a las revisiones de los temas específicos de SICAPITAL, socializa la forma en que la Secretaría

Distrital de Hacienda tiene previsto hacer las especificaciones técnicas y los escenarios que está utilizando

para la incorporación de bienes de PPyE y otras.

Al respecto la SDDE manifestó lo siguiente:

Se han realizado avances en el proceso de depuración contable y se cuenta con un inventario y avalúo de los

bienes actualizado.

Se realizó una prueba de saldos iniciales con saldos a 31 de Dic de 2016.

Plantean las inquietudes respecto a las especificaciones técnicas del SICAPITAL.

La SDDE informa que no ha podido adelantar las reuniones con el área jurídica ni con los otros organismos

y entidades para la determinación de control del bien inmueble sobre el cual se encuentra ubicada la parte

administrativa (plaza de los artesanos).

Compromisos por parte de la SDDE

Envío de la justificación técnica de los elementos que consideren materiales por su naturaleza y que van a

incorporar como PPyE, y como intangibles, y si tienen (detallarlos) beneficios a los empleados diferentes a los

establecidos en la política transversal.

Fecha de cumplimiento: 25 de agosto de 2017.

Responsable: grupo consultor”.

Fuente: información entregada por la DGC

Cumplimientos por parte de la SDDE: el área de contabilidad no aporta evidencias de avances a los

compromisos establecidos en reunión.

2 de Agosto de 2017- “En las instalaciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico se

reunieron el profesional de la Dirección Distrital de Contabilidad – DDC y el grupo de consultores en

implementación del nuevo marco normativo contable de la DDC, con el equipo de trabajo en

implementación del nuevo marco normativo contable de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico,

con el fin de revisar algunos aspectos particulares relacionados con el proceso de implementación al

interior de la SDDE entre los cuales se planteó los siguientes:

Requerimientos técnicos sobre el sistema SICAPITAL, manuales de procedimientos, Manual de Políticas

Contables, manejo de los bienes inmuebles de la SDDE.

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1.Por parte de la SDDE se plantean dudas respecto de los requerimientos técnico contables que deben ser

remitidos por parte del área contable al área de sistemas

Por parte de la DDC se indicó que los requerimientos sobre el sistema SICAPITAL deben ser sobre

aquellos cambios específicos que se hayan identificado y se manejen a través del sistema. Igualmente se

indicó que con relación a la implementación de los desarrollos y avances del aplicativo SICAPITAL, se

debe tratar con el área de convenios de la Secretaría Distrital de Hacienda

2. Por parte de la SDDE manifiestan los inconvenientes que se presentan al interior de la entidad respecto

del conocimiento y ejecución de las actividades de las áreas transversales y misionales, y que inciden en

el flujo de información y documentación hacia el área contable, dificultando el proceso contable.

Por parte de la DDC se recomienda evaluar los procesos y realizar los ajustes o actualizaciones

correspondientes y documentar y socializar los manuales de procedimientos.

3. Por parte de la DDC se presenta al equipo de trabajo de la SDDE la estructura del manual de Políticas

contables, haciendo énfasis en que de conformidad con la circular 57 expedida por la DDC, Bogotá D.C.

es la Entidad Contable Pública conformada por diferentes dependencias, organismos, órgano de sin

personería jurídica y Fondos de Desarrollo Local y en este sentido el Manual de Políticas Contables de

Bogotá D.C. será expedido por la Dirección Distrital de Contabilidad y deberá ser observado por las

diferentes dependencias y organismos que componen la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., aplicable

en este caso, a la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico como organismo que integra el nivel

central.

Igualmente se indicó que las políticas de operación serán definidas por las dependencias u organismos, y

en estas se podrán incluir aquellos aspectos asociados a asegurar el flujo de información desde las áreas

de gestión al área financiera.

4. Finalmente por parte de le SDDE se expone las dificultades que presenta actualmente la secretaría para

el manejo, reconocimiento y medición de los bienes inmuebles donde funciona actualmente la Secretaría

Distrital de Desarrollo económico teniendo en cuenta que no hay claridad jurídica respecto de la

titularidad de dichos bienes y de los derechos u obligaciones de los convenios o comodatos mediante los

cuales se entregó dichos inmuebles a la Secretaría.

Compromisos por parte de la SDDE:

1.Generar una mesa de trabajo entre la Secretaría Distrital de desarrollo Económico y la Dirección

Distrital de contabilidad, en la cual participe el área de Sistemas – Convenios de la Secretaría Distrital de

Hacienda con el fin de revisar las dudas y requerimientos relacionados con el aplicativo SICAPITAL. Y

conocer los nuevos avances y desarrollos que tenga la SDH.

2. Generar mesas de trabajo entre la Secretaría Distrital de desarrollo Económico y las entidades

involucradas (IDRD, DADEP, Artesanías de Colombia, Etc.) en el manejo y control de los bienes

inmuebles de la Secretaría, con el fin de clarificar el estado jurídico, administrativo y contable de dichos

bienes inmuebles. Igualmente la SDDE se compromete a realizar mesas de trabajo con su área jurídica

para aclarar temas de los bienes inmuebles sobre los cuales tienen establecidas sus instalaciones.

Fecha de cumplimiento: Sujeto a la disponibilidad de funcionarios de la SDDE.

Responsable: Equipo de implementación NMNC Secretaría de Desarrollo Económico.

Fuente: información entregada por la DGC

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Cumplimientos por parte de la SDDE: el área de contabilidad describe en esta acta:

“Se gestionó reunión con el responsable, para la revisión de aspectos específicos de SICAPITAL.

La SDDE manifiesta que no ha sido posible realizar las mesas de trabajo ni con el área Jurídica ni con las

otras entidades u organismos “.

No se anexa avances a los compromisos en estas reuniones a la Oficina de Control Interno.

7. DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA -resolución de contraloría No. 72-2000

“Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos

administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación

posterior.

Comentario:

01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta

documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado.

02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser

Integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización

por los auditores internos o externos.

03. Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos

que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación

sustitutoria, durante el periodo de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.

04. Algunos criterios para velar que la documentación sustentatoria está completa son los siguientes:

- La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios

para respaldar las transacciones.

- Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan la naturaleza

de las operaciones y corresponde a montos exactos.

- Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en

forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados.

- Cumplir con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por

Superintendencia Nacional de Administración Tributaria SUNAT.

05. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o

decisiones institucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoria, así como

para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos”

Se ha contado con la asesoría y acompañamiento de la secretaría de Hacienda del Distrito, mediante

reuniones políticas contables, guías, documento de diagnóstico, como propuestas y apoyo para la

implementación del nuevo marco normativo, que son insumos y herramientas importantes para que la

SDDE avance en este proceso.

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8. RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno recuerda las resoluciones Nos. 743 de 2013, 414 de 2014 y 533 de

2015, así como el instructivo No. 02 de 2015 expedido por la Contaduría General de la Nación

(CGN), la directiva Distrital No. 001 de 20126 y demás instructivos emitidos por la Dirección de

Contabilidad y la CGN, carta circular No. 54 de febrero de 2017 emitida por la contadora General

de Bogotá sobre cambios en la vigencia de los documentos técnicos emitidos por la Secretaria de

Hacienda Distrital.

Dar estricto cumplimiento al cronograma establecido en el plan de acción con las actividades

propuestas en la etapa de ejecucion, (no se evidenció documento de la matriz donde se pueda

demostrar los evances).

Efectuar seguimientos periódicos por parte de la Dirección de Gestión Corporativa (autocontrol) al

cumplimiento del Plan y cronograma de ejecución, de tal manera que se puedan establecer las

acciones preventivas, correctivas y de mejora a que haya lugar, con el fin de asegurar el cumplimiento

de la normatividad vigente.

Realizar seguimiento por parte del área de contabilidad, sobre los recursos ejecutados de acuerdo

con los informes reportados por cada uno de los asociados, igualmente a los interventores y

supervisores respectivos a cada convenio.

Efectuar la gestión suficiente para girar, liquidar o depurar los convenios, evitando así acumulación

de cuentas por pagar y/o cobrar, dando cumplimiento a los compromisos que asume la SDDE. Lo

anterior presuntamente contradeciría lo indicado por la SDDE en sus notas a los estados financieros.

Realizar los ajustes necesarios de acuerdo con el instructivo No. 002 de 2015 en las cifras de los

estados financieros, reflejando la trazabilidad con sus soportes pertinentes.

Ajustar los procedimientos internos aplicables, teniendo en cuenta los efectos operacionales y

funcionales en el proceso contable con el apoyo de los responsables del SIG.

Reiteramos: concluir la elaboración documento técnico que explique en detalle la variación de los

saldos iníciales y su impacto en el patrimonio.

Reiteramos: Evidenciar las actividades de depuración y conciliación de las cuentas por cobrar, entre

otras las Cuentas reciprocas, cuentas por cobrar de incapacidades laborales, cuenta de ejecución

financiera de convenios (1-4-24-02 En Administración), recomendación efectuada en los informes

anteriores entregado por la OCI., y entrega los soportes pertinentes a la Oficina de Control Interno.

Materializar el proceso de acciones de responsabilidad y cobros de incapacidades a terceros.

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Reiteramos: De acuerdo a las normas contables existentes, se deben soportar con documentos las

reclasificaciones y ajustes en la cuenta por cobrar incapacidades, por los efectos que pueda llegar a

tener en cuanto a posibles detrimentos patrimoniales. Importante establecer qué acciones

administrativas y/o jurídicas se han efectuado, para la recuperación de estos valores que a la fecha no

han sido restituidos. Indispensable efectuar conciliación entre contabilidad y el área del manejo de

Incapacidades. (Informe anterior, cordis 2017IE3682).

Dar cumplimiento a la norma – resolución de contraloría No. 72-200- documentación sustentatoria

BELISARIO DE JESÚS ROJAS RINCÓN Jefe Oficina de Control Interno

Proyectó: María Clara Leal Rincón / Profesional Especializada

08 de septiembre de 2017.