SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA DESPACHO DEL … · Fuente: Equipo de Auditoria con información...

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SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

DESPACHO DEL SECRETARIO DE HACIENDA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL

AUDITORIA PROCESOS DE CONTRATACIÓN

2016 – 2017

Bogotá D. C., Enero de 2018

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Secretaria Distrital de Hacienda Distrital BEATRIZ HELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ

Jefe de la Oficina de Control Interno ALLAN MAURICE ALFISZ LOPEZ

Equipo Auditor

VICTOR MANUEL HERNANDEZ HERRERA Auditor Interno

JHON ALEXANDER TORRES DUARTE Auditor Interno

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CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 4

1. PLAN DE AUDITORÍA ....................................................................................................... 5

2. ASPECTOS DESTACADOS DURANTE EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA .. 6

3. INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS ................................................................. 10

OBJETIVO ESPECÍFICO 1: ................................................................................................... 10

OBSERVACION No 1 ...................................................................................................... 18

OBJETIVO ESPECÍFICO 2 .................................................................................................... 21

OBSERVACIÓN No 2 ...................................................................................................... 21

OBJETIVO ESPECÍFICO 3 .................................................................................................... 22

HALLAZGO No 1 .............................................................................................................. 22

HALLAZGO No 2 .............................................................................................................. 25

HALLAZGO No 3 .............................................................................................................. 25

HALLAZGO No 4 .............................................................................................................. 26

HALLAZGO No 5 .............................................................................................................. 27

HALLAZGO No 6 .............................................................................................................. 27

OBSERVACION No 3 ...................................................................................................... 28

OBSERVACIÓN No 4 ...................................................................................................... 28

4. CONCLUSIONES ............................................................................................................. 30

5. SUGERENCIAS / RECOMENDACIONES ................................................................... 31

6. FUENTES DE INFORMACIÓN ...................................................................................... 31

ANEXOS .................................................................................................................................... 32

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INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Interno de la Secretaria Distrital de Hacienda, con fundamento en los

artículos 209° y 269° de la Constitución Política, en la ley 87 de 1993 y el Decreto 371 de

2010 “Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la trasparencia y

para la prevención de la corrupción en las entidades y organismos del Distrito Capital”, lo

normado en: Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación

de la Administración Publica, Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen

medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras

disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos, Ley 1474 de 2011”

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión

pública y demás normas pertinentes, Decreto 1082 de 2015“

Además de lo establecido en la Directiva 003 de 2013 de la Alcaldía Mayor de Bogotá

D.C. “Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento

de los manuales de funciones y de procedimientos y la perdida de elementos y

documentos públicos” y la documentación existente en el Sistema Integrado de Gestión

relacionados con el tema de esta evaluación como los son: Caracterización del proceso

CPR-37 Contratación, Procedimiento 37-P-01 Contratación, Manual de Contratación MN-

2, Guía 37-G-03 para el ejercicio de las funciones de supervisión y obligaciones de la

interventoría y en concordancia con el Programa Anual de Auditoria aprobado por el

Comité de Coordinación de Control Interno, realizo la auditoria de gestión a los procesos

de contratación e interventoría realizados por la entidad, buscando la retroalimentación de

las áreas sobre la gestión institucional.

En la auditoria se tuvieron en cuenta las normas de auditoria generalmente aceptadas

contenidas en el procedimiento de Gestión 71-P-02 del Despacho de Secretario de

Hacienda.

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1. PLAN DE AUDITORÍA

Objetivo General Auditar el proceso de contratación de la Secretaría Distrital de Hacienda, conforme con los lineamientos del Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía Mayor, la Circular de la Veeduría Distrital No. 03 de 2011, el Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda y la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás normas pertinentes.

Objetivo Específicos

Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento que se encuentran vigentes,

derivados de las auditorías internas y externas de hallazgos relacionados con el tema

de la Contratación Estatal.

Verificar la gestión de riesgos operativos asociados al proceso contractual, evaluando

la efectividad de los controles y la existencia de evidencias de seguimiento.

Verificar el cumplimiento del proceso CPR-37 – Contratación y el procedimiento 37-P-

01 de Contratación, para los procesos contractuales realizados por la Secretaria de

Hacienda Distrital durante el periodo auditado.

Alcance

Procesos contractuales de la SDH, desde 1° de octubre 2016 al 31 de agosto de 2017, los documentos del SGC sobre la contratación en la entidad, la matriz de riesgos a 31 de agosto de 2017.

Criterios

Decreto 371 de 2010 de la Alcaldía Mayor.

Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda.

Ley 80 de 1993.

Ley 1150 de 2007.

Decreto 1082 de 2015.

Proceso CPR-37 – Contratación.

Procedimiento 37-P-01 de Contratación.

Manual de Contratación MN-2 de la Secretaria Distrital de Hacienda.

Mapa de Riesgos Operacionales para el proceso CPR-37.

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2. ASPECTOS DESTACADOS DURANTE EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

El equipo auditor para el desarrollo de los objetivos propuesto en la auditoria a los

procesos de contratación en la Secretaria Distrital de Hacienda – SDH, se basó en

técnicas de auditoria, en análisis de la documentación, la inspección directa de los

expedientes, la confirmación con los responsables de los procesos, la observación directa

y muestra aleatorias, la consulta de información en sistemas de información, entre otras; el

resultado obtenido con ocasión del desarrollo de la auditoria se plasma en el presente

informe.

Para el desarrollo de la auditoria, se consultó el sistema de información SISCO, con el

objetivo de obtener información respecto de los procesos contractuales desarrollados por

la entidad durante el periodo comprendido entre el 31 de Octubre de 2016 al 31 de agosto

de 2017. De la información extraída se pudo observar, que para la vigencia

correspondiente al año 2016 (31 de Octubre de 2016 al 31 de Diciembre de 2016) hay un

total de veintiún (21) registros de procesos contractuales, así mismo para la vigencia del

año 2017 (01 de enero de 2017 al 31 de agosto de 2017) se encontraron doscientos treinta

y un (231) registros de procesos contractuales.

Teniendo un total de doscientos cincuenta y dos (252) registros, como el universo para la

realización de la auditoria, se procedió a clasificar los registros atendiendo a la modalidad

de contratación utilizada para llevar a cabo el proceso contractual e identificar el

porcentaje de participación, del resultado de la clasificación efectuada se observa en la

tabla No 1, que se observa a continuación:

Tabla No 1 – No de Registros por Modalidad de Contratación

MODALIDAD DE CONTRATACION No de REGISTROS PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN

LICITACION 6 2%

CONTRATACION DIRECTA 174 69%

SELECCION ABREVIADA 35 15%

MINIMA CUANTIA 37 14%

TOTAL DE REGISTROS 252 100%

Fuente: Equipo de Auditoria con información extraída de SISCO.

Una vez efectuada la clasificación de la modalidad de contratación, y atendiendo al número de

registros por modalidad de contratación, se procedió a tomar una muestra de manera selectiva

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no estadística, equivalente al 17 % de total de registros de procesos contractuales efectuados

durante el periodo del alcance de la auditoria.

La gestión de riesgos parte de la documentación existente en el Sistema Integrado de

Gestión – Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda, por este motivo se analizó el

levantamiento de riesgos respecto de; CPR-37 proceso de Contratación, 37-P-01

Procedimiento de Contratación, 37-G-01 Guía Supervisión e Interventoría y MN-2

Contratación.

Dentro de los Riesgos definidos para el Proceso CPR-37 se cuentan con: un (1) Riesgo de

corrupción (Corte 30 Junio 2017) y seis (6) Riesgos operacionales (Actualización 5 Junio

2017), de la misma manera este proceso contempla la tipificación, estimación y asignación

de los riesgos previsibles en la contratación (Procedimiento 37-P-01, Capitulo 5 de Políticas

de operación, 5.3 Otras condiciones generales, Numeral 2.).|

Revisada la Matriz de Riesgo Operacional del Proceso CPR-37 (Actualización 5 Junio 2017)

se identificó; seis (6) riesgos, ocho (8) causas y nueve (9) controles, verificado su

diligenciamiento se evidenció que el detalle de los campos que permiten precisar e identificar

plenamente los riesgos (descripción y descripción detallada), causas (descripción y

descripción especifica) y controles (descripción y objetivos), se encuentran tramitados de

forma similar al campo “nombre” de cada uno de estos conceptos. Esta situación dificulta

tener mayor claridad, respecto del riesgo identificado y su asocio al tema de corrupción, así

como identificar con mayor exactitud la causa o causas, para finalmente, diseñar el control

que precise la frecuencia de su aplicación, y permita la identificación del responsable, la

necesidad del diligenciamiento, existencia de registros y la documentación soporte de su

ejecución.

El riesgo de corrupción definido para el CPR-37 es: “Sesgar el proceso de contratación o la

contratación en favor de un proponente”, una vez efectuado el análisis, se determinó que

corresponde a la etapa de planeación, al revisar el procedimiento 37-P-01 se encuentran dos

actividades en la cuales se deduce que ejecuta el control, correspondiendo a la actividad No

4 “Revisar solicitud y demás documentos” o 6 “Elaborar documentación precontractual según

la modalidad de contratación”, esta última señalada como punto de control (en color amarillo)

en el diagrama de flujo. Lo anteriormente señalado no se encuentra precisado en la

definición del control en la matriz de riesgo de corrupción o en la matriz de riesgo

operacional.

El análisis de los controles señalados (total 9), arroja la ausencia de controles detectivos, un

bajo nivel de correctivos (3) con 33.33% y la predominancia de controles preventivos (6) con

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un 66.66%, ahora bien, al revisar los flujos de trabajo del procedimiento 37-P-01,

encontramos las siguientes actividades, en las cuales, se: verifica, revisa documentación o

identifican actividades con amarillo (punto de control), y que pueden catalogarse como

controles detectivos.

TABLA No 2 - ACTIVIDADES DE CONTROL DETECTIVO EN LA MATRIZ DE RIESGOS CPR-37

No. ETAPA ACTIVIDAD NOMBRE

1 Planeación 1 Verificar Plan de Adquisiciones

2 Planeación 4 Revisar la solicitud y demás documentos

3 Planeación 6* Elaborar documentación precontractual según la modalidad de contratación

4 Planeación 7 Enviar documentación para Revisión y Firma del Área de Origen

5 Selección 8 Analizar, responder las observaciones y sugerencias recibidas a la invitación pública o al pliego de condiciones definitivo; si es procedente elaborar adenda y publicar

6 Selección 10 Verificar los requisitos habilitantes; evaluar la propuesta técnica o económica o evaluar el menor precio y revisión de precios artificialmente bajos.

7 Selección 15 Analizar y responder las observaciones recibidas al informe de verificación y evaluación, y recomendación al ordenador del gasto

8 Contratación 1 Verificar Plan anual de adquisiciones

9 Contratación 2 Estudiar los documentos de la Contratación / Modificación

10 Contratación 7 Revisar la minuta de contrato o modificación y/o el acto administrativo (si aplica) impartir visto bueno

11 Legalización 10* Recibir y revisar la Garantía

12 Legalización 17* Verificar vigencia de las garantías

13 Ejecución 1 Verificar las condiciones de la contratación

14 Ejecución 5* Controlar, verificar y comprobar el cumplimiento del objeto del contrato

15 Ejecución 8* Reportar en el SISCO, informes periódicos sobre la ejecución del Contrato o convenio.

16 Liquidación 1 Recibir y revisar el proyecto de acta de liquidación o de informe final y solicitar ajuste.

17 Liquidación 2 Revisar y efectuar los ajustes a los documentos

18 Liquidación 4* Revisar y firmar el proyecto de acta de liquidación del contrato

19 Liquidación 8 Verificar las Garantías

* Actividades señaladas con amarillo en el flujograma (Puntos de Control)

Fuente: Información tomada de la Matriz de Riesgos – Proceso CPR -37 Así las cosas, para los nueve (9) controles definidos en la matriz de riesgos operacionales para el CPR-37, se evidenció la existencia de soportes pertinentes, así como, también la identificación de responsables de su ejecución, sin embargo se pudo constatar que la Subdirección de Asuntos Contractuales, no cuentan con un registro consolidado de su gestión, de manera que se dificulta la obtención de datos; como identificación de temas

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recurrentes, áreas o dependencias con mayores devoluciones / correcciones o periodos de mayor ocurrencia, información que sirve de sustento para los procesos periódicos de análisis de riesgos y efectividad de controles.

La Guía de Supervisión e interventoría 37-G-03, señala en el numeral 5.2.3 Informes de Supervisión o Interventoría: “Entre los informes a cargo del Supervisor e Interventor se destacan los señalados a continuación los cuales durante todo el plazo de ejecución del contrato deberán reposar en la carpeta de Supervisión o Interventoría”, al respecto, precisa el informe periódico o parcial cuando el plazo sea superior a un mes, la necesidad de la existencia de este como soporte de cada pago, de la misma manera, es especificado, que todo tipo de informes (mensual, parcial o especial) deberán remitirse escaneados a la Subdirección de Asuntos Contractuales, para su publicación en los portales de contratación.

Igualmente, el manual de contratación MN-2, estipula en el numeral 4.12 Publicidad de actos o documentos, que cualquiera originado “con ocasión de la actividad contractual, deben ser publicados a través del SECOP y en el portal CONTRATACIÓN A LA VISTA”, así las cosas, esta auditoria verifico el cumplimiento de lo señalado encontrando que los siguientes contratos no registraban la debida publicación en el SECOP de todos los informes periódico de supervisión.

Dentro de la revisión efectuada por la Oficina de Control Interno, se encontraron inconsistencias en la publicación de los informes de supervisión en el Sistema Electrónico para la contratación Pública, por tal razón se hizo necesario verificar el cumplimiento de las actividades de supervisión del contrato, por lo cual se procedió a hacer visitas “in situ” a los supervisores.

De acuerdo a lo señalado respecto de la emisión de informes de supervisión y la remisión para su publicación en el SECOP, se observó que: Se requiere de la emisión de informes periódicos que acompañen a manera de soporte cada pago, con excepción de los convenios interadministrativos en los cuales no exista definido valor de pago, cuyos informes se deben realizarse con una periodicidad no mayor a seis meses, Al realizar la visita a los supervisores de los contratos relacionados se encontró lo siguiente:

Tabla No 3 – Porcentaje de Remisión de Informe de Supervisión

CONCEPTO No. % ANALISIS OCI Remisión Oportuna

18 47% El supervisor remitió el documento a más tardar al mes siguiente de la emisión del informe de supervisión

Remisión Tardía 20 53%

La remisión del documento se encuentra originada en el seguimiento realizado por la Subdirección de Asuntos Contractuales, o con dos meses de retraso (2) y otros (2) corresponden a la misma SAC.

Fuente: Información resultado de análisis visitas a los supervisores de contrato

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2.1. RESPUESTA DEL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR

Mediante memorando con cordis No 2017IE26751 del 29 de Diciembre de 2017, la Dirección Jurídica presento respuesta al Informe Preliminar que serán presentadas de forma detallada luego de cada observación/hallazgo.

3. INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS

OBJETIVO ESPECÍFICO 1: Realizar seguimiento al cumplimiento de los planes

de mejoramiento vigentes derivados de las auditorías internas y externas

realizadas al proceso de contratación.

El plan interno de mejoramiento interno que se encuentra vigente para el proceso de contratación, (Procesos de contratación vigencia 2015-2016) cuenta con Ocho (8) hallazgos (3.3.3, 3.3.4, 3.3.5, 3.3.6, 3.4.2, 3.4.3, 3.4.4 y 3.5.1) Once (11) actividades relacionadas con el tema de contratación, la verificación efectuada por la Oficina de Control Interno obtuvo los siguientes resultados:

No. HALLAZGO 3.3.3.

No Acción 1

DESCRIPCIÓN ACCION

Revisar el documento previo del proceso de mínima cuantía 37-F.39 verificando que se haya descrito el objeto a contratar hasta el cuarto nivel

NOMBRE DEL INDICADOR

Número de procesos de mínima cuantía publicados con la identificación del objeto a contratar hasta el cuarto nivel/ Número de procesos de mínima cuantía publicados a publicar

META

100%

FECHA DE INICIO 20/01/2017 FECHA DE TERMINACIÓN 31/12/2017

ANÁLISIS SEGUIMIENTO OCI

La Oficina de Control Interno verifico los procesos contractuales de mínima cuantía que se encuentran publicados en el SECOP, desarrollados por la entidad para la vigencia 2017,para lo cual se verifico treinta y cuatro (34) procesos de mínima cuantía, encontrándose que en treinta y tres (33) de estos procesos se cumplió con la descripción del objeto en el cuarto nivel de identificación (código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas) (Anexo No 1) lo cual implica un cumplimiento equivalente del 97% respecto de la meta propuesta.

No. HALLAZGO

3.3.4. No

Acción 1 DESCRIPCIÓN

ACCION

Realizar informe bimestral sobre los contratos en ejecución que no cuentan con los informes de supervisión.

NOMBRE DEL INDICADOR 6 informes

META

100%

FECHA DE TERMINACIÓN 31/12/2017

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En atención a que solamente se allego por parte del área auditada, el soporte del informe bimestral correspondiente al mes de Mayo - Junio de 2017 (Anexo No 2) dando cumplimiento a lo relacionado con ese bimestre.

No obstante respecto de los otros bimestres, no fue allegada la información que soporte la realización de los informes bimestrales correspondientes a los meses (Enero- Febrero, Marzo-Abril Julio –Agosto de 2017).

De igual forma en atención a la fecha de culminación de la acción se requiere contar con los soportes que den cuenta de la ejecución de la actividad dentro de los términos definidos.

No. HALLAZGO

3.3.4. No


ACCION

Solicitar el envío de los informes de supervisión pendientes de los contratos en ejecución por medio de correo electrónico.

NOMBRE DEL INDICADOR Número de contratos pendientes por informe publicado en SECOP

META

100%

FECHA DE INICIO 20/01/2017 FECHA DE

TERMINACIÓN 31/12/2017


Se remitieron por parte del área responsable cuarenta y cinco (45) solicitudes dirigidas a los supervisores del contratos para que alleguen los informes de supervisión para su publicación, se observó que las solicitudes remitidas indican que los informes de supervisión deben ser enviados a la subdirección de asuntos contractuales por medio de correo electrónico, también se remitió a su vez una base de datos por medio del cual se efectúa control de los informes de supervisión enviados y publicados, en la que se visualiza 319 registros respecto a contratos, y se observó que en 190 registros registran que cuentan con informes de supervisión. No obstante lo anterior y de conformidad con la revisión efectuada por la Oficina de Control Interno, respecto de los informes publicados en el SECOP de los supervisores durante el periodo auditado, se efectuó el Hallazgo No 2 que se encuentra relacionado en el presente informe con el tema de esta acción.

No. HALLAZGO

3.3.5. No


ACCION

Realizar la publicación de los documentos de los procesos dentro del término señalado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015.

NOMBRE DEL INDICADOR Número de contratos pendientes por informe publicado en SECOP

META

80%


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Del muestreo realizado de manera bimestral por el área responsable, se efectuó el análisis de la información, teniendo en cuenta que para el primer bimestre se obtuvo un 75% de publicación en tiempo, para el segundo bimestre un 75% de publicación, para el tercer bimestre un equivalente al 80% y para el cuarto bimestre un 80%, dando como resultado un promedio ponderado de 77.5%. De efectividad en la publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica - SECOP (Anexo No 3). De igual manera se verifico por parte de la Oficina de Control Interno, el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Decreto 1082 de 2015, respecto de la publicación de los documentos dentro del tiempo previsto por la norma, situación que describe en el Hallazgo No 01 del presente informe.

No. HALLAZGO

3.3.5. No


ACCION

Tomar bimestralmente una muestra equivalente mínimo al 10% de los contratos legalizados y revisar el cumplimiento en los tiempos de publicación de los documentos. Se dejará constancia en documento escrito.

NOMBRE DEL INDICADOR 6 muestreos

META

100%



Se evidenciaron cuatro (4), de los seis (6) muestreos establecidos en la acción, dichos muestreos fueron realizados de manera bimestral, en el cual se observó la verificación efectuada por el responsable de la acción respecto de los tiempos en la publicación de los documentos de los contratos en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal. Se encontraron cuatro (4) muestreos referentes a los bimestres (enero-febrero), (marzo-abril), (Mayo-Junio), (Julio –Agosto) en los que se efectuó un muestreo efectuado por el Área responsable respecto de los tiempos de publicación de los documentos en el sistema electrónico para la contratación pública. La Oficina de Control Interno hizo un análisis de la

información respecto a los muestreos realizados. (Anexo No 3)

No. HALLAZGO

3.3.6. No


ACCION

Dar lineamientos a las áreas de origen para fijar los factores de calidad en los diferentes procesos de contratación


Un lineamiento emitido META

100%



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Se pudo evidenciar en el link de la intranet, http://intranet.shd.gov.co/lineamientos-factores-seleccion-260252017 la publicación efectuada en fecha del 26 de Mayo de 2017, respecto de los lineamientos para fijar los factores de selección en los procesos, dentro del lineamiento se efectúa sugerencia respecto que se debe tener en cuenta como factor de calidad.

No. HALLAZGO

3.4.2. No


ACCION

Realizar informe bimestral sobre los contratos terminados por plazo y se solicitará al supervisor activo en SISCO el envío de los informes de supervisión final.

NOMBRE DEL INDICADOR N. informes realizados/ N. informes a realizar en la vigencia 2017

META

100%



Se evidencio un documento en formato Excel, que da cuenta de 221 registros de información respecto a la terminación del contrato y la fecha de terminación del contrato entre otros datos, así mismo se remitió captura de pantalla de información del sistema de información SISCO en el que se le solicitó al supervisor del contrato él envió del informe final. Cabe mencionar que indicador de la acción señala la realización de informe bimestral, el área se allego informes relativos a los bimestres (Mayo –Junio, y Julio – Agosto de 2017) faltando lo relativo a los bimestres (Enero- Febrero y Marzo –Abril).

No. HALLAZGO

3.4.3. No


ACCION

Llevar control mensual sobre las liquidaciones que ingresan y los tiempos gastados para la revisión inicial de los documentos teniendo en cuenta que en muchas ocasiones requieren ajustes por parte del supervisor.(control en base de datos)

NOMBRE DEL INDICADOR 11 controles

META

100%



Se remitió por parte del área responsable, seis (6) archivos en formato Excel correspondiente a los controles que se han efectuado, respecto de los tiempos gastados en la liquidación del contrato para los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, y junio de 2017, Teniendo en cuenta que son once (11) controles y la meta terminan el 31 de diciembre de 2017. No obstante no hay soporte de los demás controles efectuados en aras de alcanzar el cumplimiento de la meta propuesta.

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No. HALLAZGO

3.4.4 No


ACCION

Fijar mesa de trabajo con la Subdirección de Gestión Documental para definir los criterios, forma y alcance para remitir la información de interés documental de contratos por parte de los supervisores

NOMBRE DEL INDICADOR Mesa de trabajo

META

100%



Se observa el diligenciamiento del formato de Control de Asistencia de fecha 24 de Abril de 2017, entre el funcionario de la Subdirección Gestión Documental y una funcionara de la Subdirección de Asuntos contractuales, así mismo un correo del 25 de abril de 2017, en el cual se indica la incorporación en el Informe Final de Supervisión (Formato 37-F-61) un acápite para indicar, si se enviara copia del expediente al centro de documentación de la entidad.

En el desarrollo de la auditoria se verifico el Formato 37-F-61, y se observó que se cuenta con el acápite denominado “información de interés documental” (Anexo No 4), en el cual se deja un espacio para que el supervisor indique, si el en el desarrollo del contrato se efectuó un producto de información documental, que es de importancia para la memoria de la Secretaria de Hacienda Distrital.

No. HALLAZGO

3.5.1. No


ACCION

Realizar la revisión de matrices del proceso CPR-37 garantizando la coherencia de lo consignado en las mismas frente a lo documentado en los procedimientos y realizar la inclusión en mismos de los controles que aún no se encuentran documentados como actividades; en el marco de las conclusiones de la actividad anterior.


Número de documentos ajustados según lineamientos/ Número de documentos a ajustar.

META

100%




Se observó en el link http://sharepoint/OACR/MRC/MATRICES%20DE%20RIESGO%20OPERACIONAL%20CORTE%2031-12-2016%20V1%202017/CPR-37.xlsx la matriz de riesgo para el proceso CPR-37 en el que se indica que fue actualizada en fecha del 05 de junio de 2017, en el cual se encuentran nueve (9) riesgos a los cuales se observan que se tienen establecido un control para cada riesgo, así mismo por parte de la Oficina de Control Interno se efectuó una observación que se encuentra en el presente informe.

http://sharepoint/OACR/MRC/MATRICES%20DE%20RIESGO%20OPERACIONAL%20CORTE%2031-12-2016%20V1%202017/CPR-37.xlsx

http://sharepoint/OACR/MRC/MATRICES%20DE%20RIESGO%20OPERACIONAL%20CORTE%2031-12-2016%20V1%202017/CPR-37.xlsx

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El plan de mejoramiento vigente con la Contraloría Distrital cuenta con cuatro (4)

hallazgos (2.1.3.3, 2.1.3.4, 2.1.3.5 y 3.2.2.1) y Siete (7) actividades relacionados

con el tema de contratación, la verificación arrojo los siguientes resultados:

No. HALLAZGO

2.1.3.3 No


ACCION

Emitir memorando ratificando las condiciones de trámite de facturas y su incidencia en la constitución de cuentas por pagar y pasivos exigibles

NOMBRE DEL INDICADOR Memorando emitido

META

1



De acuerdo a la información suministrada por el área responsable, en visita "in situ" realizada en fecha del 09 de Octubre de 2017, en la cual se indicó que la Dirección Jurídica no es responsable del desarrollo de la acción, puesto que la realización de la acción le corresponde a otras áreas de conformidad con las funciones establecidas en la Secretaria de Hacienda Distrital.

De conformidad con el seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, la ejecución de la acción la encabeza la Dirección de Gestión Corporativa.( Anexo No 5)

No. HALLAZGO

2.1.3.3 No


ACCION

Conferencia de orientación en pasivos exigibles y reservas presupuestales a los supervisores de contratos

NOMBRE DEL INDICADOR Memorando emitido

META

1



De conformidad, con los datos suministrados por el área responsable, se mencionó que la Dirección Jurídica no es responsable de la acción en comento, al efectuar el análisis de la acción se relaciona con la acción No 1 del Hallazgo 2.1.3.3, lo que deriva en que el área responsable del desarrollo de la conferencia sea las áreas responsables de la emisión del Memorando de la Acción No 1.

De conformidad con el seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, la ejecución de la acción la encabeza la Dirección de Gestión Corporativa

No. HALLAZGO

2.1.3.4 No


ACCION Emitir un memorando desde la Dirección de Gestión Corporativa a la Subdirección Administrativa y Financiera recalcando la necesidad de justificar

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suficientemente los requerimientos para futuros contratos de arrendamiento de espacios de oficina.


Memorando emitido META

1



De acuerdo a la información suministrada por el área responsable (Dirección Jurídica), en visita "in situ" realizada en fecha del 09 de Octubre de 2017, en la cual se indicó que la Dirección Jurídica no es responsable del desarrollo de la acción, puesto que la realización de la acción le corresponde a otras áreas de conformidad con las funciones establecidas en la Secretaria de Hacienda Distrital.

De conformidad con el seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, la ejecución de la acción la encabeza la Dirección de Gestión Corporativa

No. HALLAZGO

2.1.3.5 No


ACCION

Concluir el procedimiento administrativo establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.


Procedimiento concluido META

1




En fecha del 24 de Noviembre de 2017, se remitido vía correo electrónico la Resolución DGC-000763 del 08 de Noviembre de 2017, mediante la cual se resuelve la actuación administrativa contractual adelantada en cumplimiento del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 por posible incumplimiento del contrato de arrendamiento No 160180-0-2016. (Anexo No 6)

No. HALLAZGO

2.1.3.5 No Acción 2 DESCRIPCIÓN

ACCION

Socializar a los supervisores las herramientas y las obligaciones de carácter legal con que cuentan y que están descritas en la Guía de Supervisión de la Secretaría Distrital de Hacienda “GUIA PARA EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN Y OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORÍA. Código: 37-G-03 Versión: 06 Vigente a partir de 7 de Diciembre de 2016

NOMBRE DEL INDICADOR Socializaciones realizadas a los supervisores

META

2




de 58

71-F.05 V.4

Se remitieron cinco (5) listas de asistencia que dan cuenta de la socialización que se realizó para los supervisores de los contratos a saber; “Supervisión- Interventores Guía 37-G-03 en fechas (16/08/2017 – 12/09/2017) – “capacitación supervisores” en fecha (05/09/2017) “Capacitación Supervisores” efectuada en fecha (08/09/2017) “Capacitación Supervisores” realizada en fecha (05/09/2017)

Atendiendo a que el soporte remitido por el área responsable, da cuenta de las dos (2) socializaciones efectuadas a los supervisores (16 de Agosto de 2017 y 12 de Septiembre de 2017) señalan la Guía 37-G-03.

No. HALLAZGO 2.1.3.5

No Acción 4

DESCRIPCIÓN ACCION

Complementar en el reverso de los contratos la estipulación No. 18 APLICACIÓN DE LAS MULTAS Y DE LA PENAL PECUNIARIA indicando que previa a la adopción de la decisión de imposición de la multa o de la cláusula penal pecuniaria se llevará a cabo el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, como herramienta prevista por la ley para la Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.


Ajuste la cláusula 18 (APLICACIÓN DE LAS MULTAS Y DE LA PENAL PECUNIARIA)

META

1




Se remitió por parte del área responsable cuatro (4) reverso de minuta de contrato, (Reverso 10% Consultoría Obra 12-07-2017 – Reverso 10%. 12- 07-2017, Reverso 20% Consultoría y Obra 12-07-2017, Reverso 20% 12-07-2017) en los cuales en la cláusula No 18 de los documentos se hace referencia a que antes de que se adopte la imposición de multa y de la Penal pecuniaria, se debe efectuar el procedimiento establecido en el artículo 86° de la ley 1474 de 2011, es decir lo relativo a efectuar la declaración de incumplimiento del contrato.(Anexo No 7)

No. HALLAZGO

3.2.2.1 No


ACCION

Elaborar y expedir acto administrativo mediante el cual la SDH determina un crédito a su favor por los recursos no reintegrados por FONADE y SENA al cierre del contrato de adhesión 91-2007

NOMBRE DEL INDICADOR Actos administrativos expedidos

META

1



Se debe dejar claridad que la fecha de inicio de la presente acción es el primero de noviembre de 2017, y teniendo en cuenta el alcance definido para la presente auditoria data hasta la las tareas realizadas hasta el 31 de agosto de 2017, por lo cual no será objeto de análisis dentro

de 58

71-F.05 V.4

de la presente auditoria.

No obstante lo anterior, en atención a la fecha de culminación de la acción se requiere contar con los soportes que den cuenta de la ejecución de la actividad dentro de los términos definidos por parte del área responsable.

OBSERVACION No 1 - Consecución de las acciones de mejoramiento de la vigencia

2017: En consideración a las fechas de culminación de las acciones Internas de los

hallazgos Nos: (3.3.4, 3.3.5, 3.4.2, 3.4.3 vigencia 2016) y la externa de la Contraloría

(3.2.2.1), es menester por parte del área responsable, el atender y adelantar las gestiones

pertinentes encaminadas al cumplimiento de las metas propuestas, dentro del término

definidos de la acción, teniendo de presenta las fechas de culminación de la meta

propuestas teniendo de presente los soportes allegados de los avances de dichas

acciones.

RESPUESTA AREA AUDITADA AL INFORME PRELIMINAR:

“Respuesta: Respecto a las acciones por plan de auditoria interna se informa:

Hallazgo N. 3.3.4: "Debilidad en la publicación de los informes de la ejecución de la Supervisión de los contratos para la vigencia 2016 en el portal SECOP de acuerdo lo señalado en el Memorando de la SAC del 30 de marzo de 2016 - Ley 1712. Las acciones dejadas en plan son:

-Realizar informe bimestral sobre los contratos en ejecución que no cuentan con los informes de supervisión: Se realizaron los informes bimestrales de los contratos que no contaban con informes de supervisión y se realizaron las solicitudes a través de memorando bimestralmente (excepto el bimestre julio-agosto).

- Solicitar el envío de los informes de supervisión pendientes de los contratos en ejecución por medio de correo electrónico: No se realizaron solicitudes por correo electrónico

Realizar la publicación de los informes de supervisión a medida que lleguen a la SAC: Se recibieron 949 archivos en formato PDF hasta noviembre de 2017 de informes de supervisión. Se han publicado 284 informes de supervisión durante el mes de diciembre de 2017.

Hallazgo N. 3.3.5: La publicación de los documentos de los procesos contractuales en el portal SECOP excede los términos de tiempos señalados por el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del

de 58

71-F.05 V.4

Decreto 1082 de 2015. Las acciones plasmadas en plan son y se encuentran en el siguiente estado:

Realizar la publicación de los documentos de los procesos dentro del término señalado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015: Las publicaciones se realizan dentro de los tres días hábiles siguientes a la expedición; se debe tener en cuenta que en ocasiones la plataforma SECOP I no se encuentra disponible retrasando las publicaciones.

Tomar bimestralmente una muestra equivalente mínimo al 10% de los contratos legalizados y revisar el cumplimiento en los tiempos de publicación de los documentos: Se dejará constancia en documento escrito. Se realiza bimestralmente el muestreo y se hace el registro en libro Excel el cual se enviará como evidencia al cumplimiento de la acción.

HALLAZGO 3.4.2 Se exceden los términos por parte del supervisor para enviar el informe final de supervisión respecto de los contratos que no requieren liquidación. Dentro del muestreo realizado a siete (7) expedientes contractuales de contratos que no requieren liquidación (contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión) se pudo comprobar que en cuatro (4) casos se excedió el término de dos meses una vez terminado el plazo contractual (Ver Anexo 7), para que el supervisor del contrato envié el informe de supervisión, situación que va en contravía de lo señalado del términos establecidos en el control de tiempos de la guía para el ejercicio de tas funciones de supervisión y obligaciones de la interventoría con código 37-G-03.

La acción plasmada en el plan es y se encuentra en el siguiente estado:

Realizar informe bimestral sobre los contratos terminados por plazo y se solicitará al supervisor activo en SISCO el envío de los informes de supervisión final. (Sic).Se realizaron los informes y se solicitaron a través de memorandos dirigidos a los directores y subdirectores de las áreas, los informes finales de supervisión.

HALLAZGO 3.4.3. Se exceden los términos de tiempo establecidos para la revisión efectuada por la SAC respecto de los documentos para la liquidación del contrato. Se pudo evidenciar que de los once (11) expedientes contractuales revisados (Ver Anexo 8), diez (10) exceden el termino de cinco (5) días hábiles para que la SAC efectué la revisión de los documentos para la liquidación del contrato, circunstancia que implica un incumplimiento en los términos de tiempo señalados en el documento denominado “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión y obligaciones de la interventoría con código 37-G-03. La acción plasmada en el plan es y se encuentra en el siguiente estado:

- Llevar control mensual sobre las liquidaciones que ingresan y los tiempos gastados

para la revisión inicial de los documentos teniendo en cuenta que en muchas

de 58

71-F.05 V.4

ocasiones requieren ajustes por parte del supervisor, (control en base de datos). Se lleva el registro y control de tiempos gastados en base de Excel.

HALLAZGO 3.2.2.1. (AUDITORIA CONTRALORÍA): Elaborar y expedir acto administrativo mediante el cual la SDH determina un crédito a su favor por los recursos no reintegrados por FONADE y SENA al cierre del contrato de adhesión 91-2007. Esta acción tiene como fechas de ejecución del 01 de noviembre de 2017 al 29 de diciembre de 2017; lo que quiere decir que para el momento de la auditoria interna ni siquiera había iniciado el plazo de la acción, a la fecha se informa que se encuentra cumplida y la evidencia se enviará para el cierre del Plan.”

RESPUESTA CONTROL INTERNO

Respecto de los avances del plan de mejoramiento 2016 del Hallazgo No 3.3.4 que han

sido informados por el área auditada se debe indicar que para el seguimiento, se tuvo en

cuenta la información remitida el área auditada mediante correo electrónico de fecha 23 de

octubre de 2017, mediante en la cual se remitieron treinta y ocho (38) registros de Cordis

donde se le solicitó a los supervisores de los contratos, la remisión de los informes de

supervisión para la publicación en el SECOP, para lo cual se procedió por parte del equipo

auditor a revisar nuevamente la información que fue remitida (Anexo No 8).

Resultado de la verificación se observa que de los treinta y ocho (38) registros remitidos (30

se efectuaron en el mes de Mayo de 2017, cuatro (4) en el Mes de Junio y cuatro (4) en el

Mes de Julio) abarcando lo correspondiente. A los bimestres de Mayo – junio y parte del

bimestre de julio, sin que se hubiese allegado información pertinente, respecto de los

bimestres (Enero –Febrero, Marzo –Abril y lo correspondiente al mes de agosto de 2017) y

se debe tener en cuenta que en la respuesta al informe preliminar, no se allego nueva

información respecto de los informes de los bimestres faltantes.

De igual manera en cuanto a los otros avances (solicitud de envió de informes de

supervisión y publicación de informes) no hay datos que permitan variar la observación, por

tal razón se dejara en los mismo términos en que fue expuesta en el informe preliminar.

En relación con los avances del plan de mejoramiento 2016 respecto del Hallazgo No 3.3.5

que han sido expuestos en el la respuesta del área auditada, se debe precisar que con

ocasión la ejecución de la presente auditoria, y en especial lo referente al hallazgo No 2 del

presente informe, y que en la respuesta al informe preliminar no se allego la evidencia

indicada, se dejara la observación en los mismos términos en que fue descrita en el informe

preliminar.

de 58

71-F.05 V.4

Respecto de la respuesta al informe preliminar de la acción establecida para el Hallazgo No

3.4.2 se debe indicar que para el seguimiento, se tuvo en cuenta la información remitida el

área auditada mediante correo electrónico de fecha 23 de octubre de 2017, mediante en la

cual se remitieron treinta y ocho (38) registros de Cordis donde se le solicitó a los

supervisores de los contratos, la remisión de los informes de supervisión para la publicación

en el SECOP, para lo cual se procedió por parte del equipo auditor a revisar nuevamente la

información que fue remitida (Anexo No 8).

Resultado de la verificación se observa que de los treinta y ocho (38) registros remitidos (30

se efectuaron en el mes de Mayo de 2017, cuatro (4) en el Mes de Junio y cuatro (4) en el

Mes de Julio) abarcando lo correspondiente. A los bimestres de Mayo – junio y parte del

bimestre de julio, sin que se hubiese allegado información pertinente, respecto de los

bimestres (Enero –Febrero, Marzo –Abril y lo correspondiente al mes de agosto de 2017) y

se debe tener en cuenta que en la respuesta al informe preliminar, no se allego nueva

información respecto de los informes de los bimestres faltantes.

De igual manera en cuanto a los otros avances (solicitud de envió de informes de

supervisión y publicación de informes) no hay datos que permitan variar la observación, por

tal razón se dejara en los mismo términos en que fue expuesta en el informe preliminar.

De conformidad con la respuesta respecto de la acción del Hallazgo No 3.4.3 plan de

mejoramiento 2016, se debe mencionar que en su momento el área auditada remitió seis

(6) archivos en formato Excel correspondiente a los controles efectuados para los meses

enero, febrero, marzo, abril, mayo, y junio de 2017, en vista de que son once (11) controles

y que en la respuesta al informe preliminar no se allego nueva información permita la

variación de la observación, razón por la cual se dejara la observación en los mismo

términos en que fue expuesta en el informe preliminar.

OBJETIVO ESPECÍFICO 2: Verificar la gestión de riesgos operativos al proceso

contractual, evaluando la efectividad de los controles y la existencia de

evidencias de seguimiento.

OBSERVACIÓN No 2 - Construcción de la matriz de riesgos operacionales: En el

desarrollo de la auditoria, se observó que la matriz de riesgos carece de definiciones

específicas, respecto de los riesgos operacionales del proceso CPR-37, que acompañen

adicionalmente al nombre, tanto de los riesgos, causas y controles, ayudando a

precisarlos, de esta forma se logre la identificación integral tanto del riesgo, así como la

correcta determinación de las causas y la implementación de los controles y sus

especificaciones de etapa, permitiendo establecer el responsable de ejecución,

documentación soporte, y la necesidad de registro.

de 58

71-F.05 V.4


“Respuesta. Una vez revisada la observación, se estableció que durante la primera revisión de matrices operacionales del 2018 la SAC ampliará las definiciones de sus riesgos causas y controles en el campo “Descripción específica”, con el propósito de dar un nivel de detalle mucho más específico sobre la información referida en el campo “Nombre”.

Los puntos de control establecidos en los procedimientos no se transcribirán en las matrices de riesgo operacional toda vez que estos hacen referencia a un paso a paso de los procedimientos y no a factores externos e internos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos del proceso.”

OBJETIVO ESPECÍFICO 3: Verificar el cumplimiento del proceso CPR-37

Contratación y el procedimiento 37-P-01 de contratación para los procesos

realizados por la Secretaria de Hacienda Distrital durante el periodo auditado.

HALLAZGO No 1 - Documentos que exceden el tiempo establecido para su

publicación en el SECOP: El artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 establece

la obligación de publicar en el SECOP los documentos y actos administrativos, dentro de

los tres días siguientes a su expedición, una vez consultado la información publicada en

el sistema de Información SECOP respecto de los procesos contractuales desarrollados

por la Secretaria Distrital de Hacienda durante el periodo auditado, se evidenciaron

veinticuatro (24) registros que superan el termino de tres días para su publicación en el

SECOP.( Anexo No 9)


“Respuesta: Se solicita a la auditoria revisar el cálculo realizado teniendo en cuenta que los tres

días para la publicación son hábiles; revisados los 24 registros del hallazgo se encuentra que

solamente 10 de los documentos se publicaron fuera de los tres días hábiles.”

No CONTRATO DOCUMENTO

FECHA EN QUE FUE PROFERIDO

FECHA EN QUE FUE PUBLICADO EN EL SECOP

DÍAS HÁBILES TRANSCURRIDOS

RESPUESTA

1 170223-0-

2017

Acto Administrativo de Justificación Contratación Directa

07/08/2017

05/09/2017 20

Los documentos del contrato 170223-0-2017, realizado por contratación directa fueron publicados dentro del tiempo establecido en el Decreta 1082 de 2015, dado que se suscribió el contrato el día 30 de agosto de 2017 y fueron

de 58

71-F.05 V.4

2 Contrato 30/08/20

17 05/09/2017 5

publicados todos los documentos el 05 de septiembre de 2017, es decir dentro de los 3 días siguientes a su suscripción, del contrato

3 170211-0-

2017 Convenio

17/08/2017

23/08/2017 117

Fue publicado en el tiempo establecido en el Decreta 1082 de 2015, dado que fue suscrito el día 17 de agosto de 2017 y fue publicado el 23 de agosto de 2017, es decir dentro de los 3 días siguientes a su suscripción. La auditoría realizó mal el conteo de días hábiles

4 SHD-SMINC-

29-2017 Auto de

Desglose 27/07/20

17 02/08/2017 5

El auto de desglose, fue publicado al 4 día después de expedido. (1 días después del término señalado en la norma)

5 170076-0-

2017 Contrato

28/03/2017

04/04/2017 6 El contrato, fue publicado al 5 día después de expedido. (2 días después del término señalado en la norma)

6 SDH-SMINC-

35-2016 Acta de

Liquidación 27/06/20

17 04/07/2017 5

El acta de liquidación, fue publicado al 4 día después de expedido. (1 días después del término señalado en la norma)

7 170179-0-

2017


06/07/2017

17/07/2017 8

El convenio interadministrativo No. 170179 -0-2017 fue suscrito con la Secretaría Distrital de la Mujer el día 12 de julio de 2017, procediéndose a su publicación el día 17 de julio de 2017, es decir, tres días hábiles siguientes a su expedición. El acto administrativo de justificación de la contratación directa fue expedido el día 06 de julio de 2017, y sólo se pudo realizar su publicación hasta el día 17 de julio de 2017, en razón a que hasta el día 12 de julio de 2017 fue numerada la minuta del convenio debidamente suscrita. Es importante mencionar que en el SECOP I, los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa son cargados en el sistema con el número del contrato o convenio, es por ello que no fue posible realizar la publicación del acto administrativo dentro de los tres (3) hábiles siguientes a su expedición.

8 170159-0-

2017


07/04/2017

13/06/2017 44

El acto administrativo de justificación de la

contratación directa fue expedido el día 07 de

abril de 2017 y el contrato se suscribió el 08 de

junio de 2016 procediéndose a su publicación el

día 16 de junio de 2017, es decir dentro de los

tres días hábiles siguientes a su expedición.

Es importante mencionar que en el SECOP I, los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa son cargados en el sistema con el número del contrato o convenio, es por ello que la publicación del acto administrativo y demás documentos precontractuales se realizó dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato.

9 170155-0-

2017 Contrato

06/06/2017

12/06/2017 5

Fue publicado en el tiempo establecido en el Decreto 1082 de 2015, dado que fue suscrito el día 07 de junio de 2017 y fue publicado el 12 de junio de 2017, es decir dentro de los 3 días siguientes a su suscripción. La auditoría realizó mal el conteo de días hábiles.

10 170148-0-

2017

Acto Administrativo de Justificación Contratación Directa.

22/05/2017

02/06/2017 9

Los documentos del contrato 170148-0-2017, realizado por contratación directa fueron publicados dentro del tiempo establecido en el Decreto 1082 de 2015, dado que se suscribió el contrato el día 1 de jumo de 2017 todos los documentos incluido el Acto Administrativo de Justificación se publicaron el 02 de junio de 2017, es decir dentro de los 3 días siguientes a su suscripción, del contrato

11 170146-0-

2017 Contrato 01/06/20

17 08/06/2017 6

Fue Publicado dos días después ya que en estas fechas la plataforma de SECOP presento fallas con su proveedor de infraestructura y no estaba disponible.

12 170117-0-

2017 Contrato

27/04/2017


de 58

71-F.05 V.4

13 modificación 1 14/06/20

17 23/06/2017 7

La modificación fue publicado 10 día después de expedida. (7 días después del término señalado en la norma)

14 170110-0-

2017 Contrato

25/04/2017

04/05/2017 7

El contrato, fue publicado 8 día después de expedido. (5 días después del término señalado en la norma). Hay otro contrato Igual suscrito el 25 de abril y publicado el 3 de mayo de 2017, 5 días después de expedida es decir 2 días después de lo señalado en la norma.

15 170053-0-

2017 Contrato

16/03/2017

22/03/2017 5

El contrato 170053-0-2017, fue publicado dentro del tiempo establecido en el Decreta 1082 de 2015, dado que se suscribió el contrato el día 16 de marzo de 2017 y fue publicado por primera vez el 8 de mayo de 2017, es decir dentro de los 3 días siguientes a su suscripción del contrato.

16 170045-0-

2017

Acto Administrativo de Justificación

03/03/2017

22/03/2017 14 El acto administrativo de justificación se publicó 12 días después de expedido el acto y de suscrito el contrato.

17

170044-0-2017


27/02/2017

21/06/2017 77

El acto administrativo de justificación de la contratación directa fue expedido el día 27 de febrero de 2017, sólo se pudo realizar su publicación hasta el día 2 de marzo de 2017, en razón a que hasta este día fue remitido por parte de la Secretaria Distrital de Hacienda la minuta del convenio debidamente suscrita. Es importante mencionar que en el SECOP I, los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa son cargados en el sistema con el número del contrato o convenio, es por ello que no fue posible realizar la publicación del acto administrativo dentro de los tres (3) hábiles siguientes a su expedición.

18

Contrato Interadministrat

ivo 02/03/2017

21/06/2017 74

El convenio interadministrativo No. 170044-0-2017 fue suscrito con la Secretaría Distrital de Gobierno el día 2 de marzo de 2017, procediéndose a su publicación el día 07 de marzo de 2017, es decir, tres días hábiles siguientes a su expedición.

19 170042-0-

2017 Modificación

contrato 16/05/20

17 12/06/2017 19

Publicado por fuera de los tres días hábiles.

20 170039-0-

2017 Contrato

28/02/2017

06/03/2017 5 El acta de liquidación, fue publicado al 4 día después de expedido. (1 días después del término señalado en la norma)

21 170031-0-

2017 Contrato

17/02/2017

31/05/2017 69 El contrato, fue publicado 62 día después de expedido

22 170024-0-

2017 Contrato

13/02/2017


23 170008-0-

2017 Contrato

30/01/2017

27/04/2017 61

El contrato 170008-0-2017, fue suscrito el 30 de enero de 2017 y publicados dentro del tiempo establecido en el Decreto 1082 de 2015, el día 30 de enero de 2017 , es decir dentro de los 3 días siguientes a su suscripción, del contrato

24 160270-0-

2016


08/11/2017

16/11/2017 7

El acto administrativo de justificación de la

contratación directa fue expedido el día 08 de

noviembre de 2016 y el contrato se suscribió el

11 de noviembre de 2016 procediéndose a su

publicación el día 16 de noviembre de 2016, es

decir dentro de los tres días hábiles siguientes a

su expedición.

Es importante mencionar que en el SECOP I, los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa son cargados en el sistema con el número del contrato o convenio, es por ello que la publicación del acto administrativo y demás documentos precontractuales se realizó dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato

de 58

71-F.05 V.4

RESPUESTA OFICINA DE CONTROL INTERNO:

En atención a la solicitud efectuada por el área auditada en la respuesta al informe preliminar,

el equipo auditor procedió a revisar la información de los tiempos de publicación, respecto de

la muestra tomada para la publicación de los contratos realizada en el informe preliminar, para

lo cual se revisó la información de cada uno los registros indicados, (Anexo No 10).

Resultado de la verificación efectuada, se encontró que de los veinticuatro (24) registros que

en el informe preliminar se habían indicado que superaban el termino de tres días para su

publicación, solamente veintiún (21) registros presentan esta condición, razón por la cual se

procede a efectuar una variación en el hallazgo, en el sentido de indicar que son veintiún (21)

registros los que superan el termino de tres días para su publicación en el SECOP.

HALLAZGO No 2: Contratos que no se publicado el informe de supervisión en el

SECOP: Mediante memorando de fecha 07 de Junio de 2017, la Subdirección de

Asuntos contractuales suministró instrucciones a los supervisores e interventores de los

contratos de la Secretaria de Hacienda Distrital, respecto de la remisión de los informes

de supervisión para que se publiquen en el Sistema Electrónico para la Contratación

Pública - SECOP, en la revisión efectuada por la Oficina de Control Interno, mediante se

encontraron Veinticinco (25) registros de contratos en el SECOP que no cuentan con

informes de supervisión publicados en el SECOP y trece (13) registros de contratos en

los que hay algunos informes de supervisión pero no están todos los informes en

consideración con el tiempo y la ejecución del contrato (Anexo No 11)

RESPUESTA AREA AUDITADA AL INFORME PRELIMINAR

“Respuesta: Se acepta el hallazgo y se tomaran las acciones necesarias para

realizar las publicaciones de los informes en la oportunidad requerida.”

HALLAZGO No 3 - No publicación oportuna SECOP de informes periódicos de

supervisión: Se identificaron 18 contratos que no registran publicación del informe

mensual de supervisión (SECOP) y de los cuales se pudo evidenciar la remisión por

parte de los supervisores a la Subdirección de Asuntos Contractuales para su

publicación (Anexo No 12).


“Respuesta: Se acepta el hallazgo y se tomaran las acciones necesarias para

de 58

71-F.05 V.4

realizar las publicaciones de los informes en la oportunidad requerida.”

HALLAZGO No 4 - No emisión periódica del informe de supervisión como soporte

del pago para el contrato 170-092-0-2017: El numeral 5.2.3 “Informes de Supervisión o

Interventoría” de la Guía 37-G.03 Supervisión e interventoría, señala la necesidad de la

existencia de informes de supervisión periódicos como soporte de los pagos; dentro de

la verificación efectuada por la Oficina de Control Interno, se evidencio que carpeta de

supervisión del contrato No “170-092-0-2017” para la prestación de servicios

profesionales en la Subdirección de Recaudación Cobro y cuentas Corrientes, no

contiene los informes periódicos que soportan los pagos realizados en los meses de

mayo a octubre de 2017, se identificó un (1) informe de supervisión de fecha 8 de

noviembre de 2017, que comprende la supervisión por el periodo del 19 de abril de 2017

al 30 de octubre de 2017, el cual supera el plazo inicial establecido de seis meses cuyo

vencimiento era el 18 de octubre de 2017, así mismo el contrato presenta una adición, y

los soportes de la misma no fueron ubicados en la carpeta de supervisión. (Anexo No

13)


“La respuesta emitida por la supervisión de los contratos mencionados es la siguiente:

Se acepta el hallazgo encontrado en el contrato 170-090-02017 en cuanto a la completitud de los informes periódicos (mensuales) que soportan los pagos realizados desde el mes de mayo a octubre de 2017 y que deben ser enviados por correo electrónico a la Subdirección de Asuntos Contractuales , toda vez que en la carpeta de supervisión de la Subdirección de Recaudación Cobro y Cuentas Corrientes registra a la fecha de la auditoria de control interno un informe general de supervisión 37-F-61 V5 de fecha 8 de noviembre de 2017 , sin embargo se aclara que el trabajo realizado por el contratista es supervisado mensualmente contra la entrega de los respectivos informes por parte del contratista junto con los debidos soportes del trabajo realizado en el respectivo mes, los cuales pueden ser verificados; en cuanto a los soportes de la adición, estos se encontraban en revisión en el Despacho de la DIB, cabe aclarar que a la fecha la carpeta de supervisión se encuentra actualizada con los soportes de la adición del contrato y los informe mensuales de octubre y noviembre de 2017.

Así mismo, se presentará plan de mejoramiento con el compromiso de revisar la guía de “informes de supervisión o interventoría” con el fin de cumplir a cabalidad con las acciones de supervisión para los contratos asignados a esta dependencia para el 2018 y siguientes.

de 58

71-F.05 V.4

Por último se aclara que la guía de supervisión es la 37 -G.03 y no la 37-G.01”

HALLAZGO No 5 - Falta de Remisión de la Carpeta de Supervisión para hacer parte

del expediente contractual: El ítem No Diez (10) del Numeral 7.5 del Procedimiento

CPR-37-P-01 señala la actividad de “Elaborar y presentar el informe Final del Contrato o

Convenio que contenga, mínimo la a información contenida en la Guía de Supervisión e

Interventoría… y remítalo junto con la (s) carpeta (s) del expediente contractual de

supervisión a la Subdirección de Asuntos Contractuales.”.1 Dentro de la verificación

efectuada por la Oficina de Control Interno se evidencio la existencia de dos contratos

(170-025-2017 y 170-031-2017) que ya se terminó su periodo de ejecución (15 de Junio

de 2017 y 01 de Julio de 2017 respectivamente) pero a la fecha de revisión del

expediente contractual por parte de la Oficina de Control Interno, no se encontró el

informe final de contrato ni la carpeta de supervisión en el expediente contractual.

(Anexo No 14 )


“La respuesta emitida por la supervisión de los contratos mencionados es la siguiente: “En respuesta al requerimiento, de manera atenta le informo que se adelantará el trámite para él envió a la Subdirección de Asuntos Contractuales de los informes finales y carpetas de supervisión de los contratos que han finalizado su ejecución a más tardar el 19 de enero 2018. Así mismo, en próximos contratos se realizará el trámite correspondiente para el envío del informe final con la oportunidad correspondiente, una vez se finalice la ejecución y se hagan los pagos correspondientes.”

HALLAZGO No 6 – Diferencias en la información registrada en el Acta de revisión

de Garantías: El ítem No trece (13) del Numeral 7.4 del Procedimiento CPR-37-P-01

señala la actividad de “revisar el acta de garantía de cumplimiento y la póliza de

responsabilidad extracontractual” de la cual se deja registro en el formato 37-F-10 (Acta

de revisión de las garantías que amparan el contrato). Dentro de la revisión efectuada

por la Oficina de Control Interno se encontró que en siete (7) casos (Anexo No 15) se

1 La Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión y obligaciones de la interventoría. (37-G-03) indica en su numeral 5.1.2 las Funciones u

Obligaciones del Supervisor en la que se señalan en las de carácter administrativo:

“Presentar un informe final de Supervisión o Interventoría, según corresponda.

“Remitir al archivo de la Dirección Jurídica, una vez terminado o liquidado el contrato, la carpeta que contiene todos los documentos de la Supervisión o Interventoría, con el fin de que formen parte del integral de expediente contractual”

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71-F.05 V.4

presentan inconsistencias en la información registrada en el formato 37-F-10 respecto de

la información de las pólizas de los contratos.


“Respuesta: Se revisaron seis contratos (en el informe indica que eran 7 casos), en donde se verificó que hubo errores de transcripción de las garantías al acta de revisión de las mismas. Con el fin de no incurrir en este error, se realizará autocontrol en el momento de la transcripción de las fechas de los amparos en el acta de revisión de las garantías.”

OBSERVACION No 3 – Falta de la firma del ordenador del gasto en el formato 37-F-

62: Dentro de la verificación efectuada por la Oficina de Control Interno, se observó que

en cuatro (4) procesos contractuales, no se registró para el formato 37-F-62 (“Solicitud

de inicio de planeación contractual y especificaciones técnicas”) la firma del ordenador

del gasto para la parte relacionada con la información y supervisión de contrato,

teniendo en consideración que el mismo formato indica de manera textual “Esta firma se

tomara al momento de firma del contrato por parte de la SAC” no obstante habiendo

contrato ya en curso, el formato no cuenta con la firma por parte del ordenador del

gasto.( Anexo No 16)


“Respuesta: Una vez consultados los expedientes contractuales: 170078-0-2017,

170260- 0-2017, 170044-0-2017, 170179-0-2017; se realizó la revisión de los

formatos encontrando que efectivamente hace falta la firma del ordenador del gasto

en el formato 37-F-62 (Solicitud de inicio planeación contractual y especificaciones

técnicas); la SAC tomará las medidas internas necesarias que la revisión de los

expedientes se realice de manera integral antes de legalizar los contratos.”

OBSERVACIÓN No 4 - Falta de actualización de supervisor: La Guía 37-G-03 de

Supervisión e Interventoría estable en su Pagina No 5 sobre “la responsabilidad de la

supervisión la cual es asignada al cargo de una dependencia” y no en el nombre de un

funcionario, en desarrollo de la auditoria se observó que el contrato 170116-0-2017 el

supervisor es de la Subdirección de Infraestructura de TIC, no obstante en la visita

realizada al puesto de trabajo, el supervisor de este contrato, perteneció en su momento

a la Dirección de Estadísticas y Estudios Fiscales y de acuerdo a la información

suministrada por el supervisor de este contrato, se encuentra en vinculado a la

de 58

71-F.05 V.4

Subdirección de Finanzas lo cual implica que para este caso no se tiene en cuenta la

dependencia destino del contrato para escoger el supervisor. (Anexo No 17)


“Respuesta: En el contrato 170116-0-2017 se indica que el supervisor es Ulpiano José Jiménez Corredor - Subdirector de Infraestructura de TIC lo cual fue un error de digitación en la elaboración del contrato ya que en el formato de solicitud de inicio de planeación contractual y especificaciones técnicas se indica que el cargo

del supervisor es Profesional Especializado 222 grado 24.

Se designó al supervisor debido a que su perfil profesional es el adecuado para ejercer esta tarea ya que su profesión es Ingeniería de Sistemas, tiene conocimientos técnicos del software que se está actualizando y atiende desde hace algunos años los requerimientos como usuario funcional con el proveedor. Adicionalmente se contó con la autorización de la Subdirectora de Finanzas para que le permitiera ejercer esta tarea adicional a sus funciones en dicha Subdirección.

En la misma guía numeral “4.3. Designación del Supervisor o contratación de la Interventoría” se establece que “....Para la designación del supervisor, el ordenador del gasto deberá tener en cuenta que la persona cuente con la idoneidad y experiencia necesaria, para desarrollar de manera responsable, eficaz y eficiente la función encomendada, para lo cual deberá verificar el manual de funciones, a fin de establecer que dicha función puede ser ejercida por el funcionario.”. Como se informó anteriormente, el profesional viene apoyando desde hace años como usuario funcional la operación de estas aplicaciones, lo que se suma a su conocimiento como ingeniero de sistemas, razón por la cual se acordó trasladar la supervisión en atención a la alta carga de supervisiones en un solo profesional de la Subdirección de Infraestructura

Tecnológica, dado que además corresponde a una solución de usuario final con todo el soporte de fabricante.

Finalmente, es de aclarar que en ningún momento se ha realizado cambio de supervisor ni él ha cambiado de cargo desde el inicio del contrato”

de 58

71-F.05 V.4

4. CONCLUSIONES

En los planes de mejoramiento interno, hay acciones de los hallazgos Nos (3.3.4, 3.3.5, 3.4.2, 3.4.3) en las que no fueron allegados los soportes, en los que se dé cuenta del avance gestionado, teniendo en cuenta la descripción de la acción, así como los tiempos establecidos para el avance de las metas propuestas.

Hay un avance significativo en la acción No 1 del Hallazgo 3.3.3 del plan de mejoramiento interno, respecto de establecer el nivel de código puesto que de los treinta y cuatro (34) casos revisados por la Oficina de Control Interno, en treinta y tres (33) se registró la descripción del objeto a contratar hasta el cuarto nivel.

Se observaron documentos pertenecientes a procesos contractuales efectuado por la Secretaria Distrital de Hacienda, durante la vigencia del 2017, que superan el termino establecido por la ley para su publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP I, lo cual implica que las acciones dispuestas por el área auditada no han tenido el impacto esperado.

Hay procesos contractuales en los que no se han publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica los informes de supervisión proferidos en virtud de la ejecución del contrato, esta situación acontece de acuerdo a lo observado en auditoria; ya sea porque no se ha efectuado el informe por parte del supervisor, o que habiéndose realizado el informe del supervisor no se ha remitido a pesar que la Subdirección de Asuntos Contractuales ha remitido memorandos a los supervisores recordando la remisión de los informes de supervisión.

Se observó que en dos procesos contractuales que ya han finalizado en su ejecución, los supervisores no han remitido; el informe final, y la carpeta de supervisión a la subdirección de asuntos contractuales para que hagan parte del expediente contractual, de conformidad con lo establecido en el procedimiento CPR-37.

Dentro de la verificación efectuada por la Oficina de Control Interno, se evidencio el retraso en la remisión de los informes de supervisión para su publicación, se pudo observar que en la gran mayoría de los casos (17 de 18 contratos), la supervisión esta en cabeza de “Profesionales Especializados”, quienes no cuentan con apoyo para la gestión administrativa derivada de la supervisión (Cargue SISCO información, Actualización Carpeta, Tramite de pago), pues además de sus responsabilidades

señaladas en el manual de funciones, en promedio realizan la supervisión de tres (3) contratos.

Hay variaciones en la información que se registró en el Acta de Revisión de Garantías 37-F-10 (Acta de revisión de las garantías que amparan el contrato), versus la información en comparación con la información plasmada en las pólizas de garantías de los contratos.

de 58

71-F.05 V.4

5. SUGERENCIAS / RECOMENDACIONES

Establecer estrategias, para la remisión de los informes de supervisión por parte de los supervisores, para lo cual se sugiere efectuar un análisis de la causa raíz, con el objetivo de detectar las circunstancias que ocasionan que los supervisores de los contratos no remitan los informes, o los remitan de manera tardía a la Subdirección de Asuntos Contractuales, para su publicación en el SECOP I.

Efectuar análisis de los controles establecidos por el área auditada, respecto de la publicación de los informes, con lo cual se determine su efectividad, y si requiere de ajustes que permitan asegurar la emisión regular de los informes de supervisión, de manera que se asegure el cumplimiento del objeto contractual, según el cronograma establecido para cada contrato.

Verificar de manera periódica los avances obtenidos con ocasión de las acciones establecidas para los planes de mejoramiento (internos y externos), para lo cual se sugieren a su vez que se tenga el soporte respectivo que dé cuenta de las actividades realizadas, teniendo de presente las fechas establecidas para la terminación de las metas.

Verificar la efectividad de los controles establecidos para la publicación de los documentos de los procesos contractuales, analizando las causas que originan que se publique en un tiempo posterior a lo indicado en la normatividad vigente.

Efectuar mesa de trabajo con los supervisores de los contratos que presentan alguna inconsistencia, lo cual permita tener información proveniente de los supervisores respecto del cumplimiento de sus tareas, y de esta forma establecer correctivos que permita la remisión de carpetas de supervisión e informes de supervisión a la Subdirección Asuntos contractuales.

6. FUENTES DE INFORMACIÓN Sistema Electrónico para la Contratación Estatal - SECOP

Sistema de Información –SISCO

Expedientes contractuales

Carpetas de Supervisión de Contratos

Elaboró: Grupo Auditor

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71-F.05 V.4

ANEXOS

Anexo No 1 - Verificación Procesos Mínima Cuantía con Descripción del Objeto Hasta

el Cuarto Nivel

No PROCESO DE MÍNIMA

CUANTÍA OBSERVACION OCI

1 SDH-SMINC-01-2017 El proceso contractual describe el objeto a contratar hasta el cuarto nivel






















23 SHD-SMINC-27-2017 El proceso contractual describe el objeto a contratar hasta el cuarto nivel








31 SDH-SMINC-37-2017 NO ESTABLECE




Fuente: Información extraída del Sistema Electrónico para la Contratación Publica -SECOP

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-13-6215826



















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71-F.05 V.4

Anexo No 02 – Soporte de Informe sobre los contratos en ejecución que no cuentan con los informes de supervisión para el Bimestre (Mayo – Junio de

2017)

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Anexo No 3 – Verificación Efectividad Cumplimiento de Publicación en SECOP

INFORMACION SUMINISTRADA POR EL AREA AUDITADA OBSERVACION OCI

Mu

estr

eo

efe

ctu

ad

o p

or

el

Áre

a A

ud

itad

a E

nero

-

Feb

rero

de 2

01

7

MUESTRA 4 No DE CONTRATO

LEGALIZADOS 39

N. CONTRATO FECHA DE EMISION

FECHA DE PUBLICACION

OBSERVACION Atendiendo a los resultados del muestreo realizado por el área auditada se obtiene una efectividad en el cumplimiento de los tiempos de publicación del

75%.

170018 09/02/2017 10/02/2017 DENTRO DE LOS

TRES DIAS HABILES

170029 17/02/2017 21/02/2017 DENTRO DE LOS

TRES DIAS HABILES

170033 17/02/2017 20/02/2017 DENTRO DE LOS

TRES DIAS HABILES

170039 28/02/2017 06/03/2017 FUERA DE TIEMPO

Mu

estr

eo

efe

ctu

ad

o p

or

el A

rea

Au

dit

ad

a M

arz

o -

Ab

ril

de

201

7

MUESTRA 8 No. DE CONTRATO

LEGALIZADOS 78

Atendiendo a los resultados del

muestreo realizado por el área auditada

se obtiene una efectividad en el

cumplimiento de los tiempos de

publicación del

75%.

170060 17/03/2017 21/03/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170078 29/03/2017 29/03/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170086 31/03/2017 04/04/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170091 07/04/2017 12/04/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170102 21/04/2017 03/05/2017 FUERA DE TIEMPO 7

DIAS HABILES

170109 24/04/2017 03/05/2017 FUERA DE TIEMPO 6

DIAS HABILES

170111 25/04/2017 28/04/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170119 28/04/2017 03/05/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

Mu

estr

eo

efe

ctu

ad

o p

or

el

Áre

a A

ud

itad

a M

ayo

-

Ju

nio

de 2

017


LEGALIZADOS 51 Atendiendo a los

resultados del muestreo realizado por el área auditada

se obtiene una efectividad en el

cumplimiento de los tiempos de

publicación del

80%.

170147 01/06/2017 08/06/2017 FUERA DE TIEMPO

DIAS HABILES

170152 02/06/2017 05/06/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170159 08/06/2017 13/06/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170168 28/06/2017 30/06/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

170169 28/06/2017 28/06/2017 DENTRO DE LOS

TIEMPOS

Mu

es

tr

eo

efe

ctu

a

do

po

r

el

Are

a

Au

dit

a

da

Ju

lio

-

Ag

os

to

de

2017


LEGALIZADOS 51 Atendiendo a los resultados del

muestreo realizado 170174 04/07/2017 04/07/2017 DENTRO DE LOS

TERMINOS

de 58

71-F.05 V.4

170185 17/07/2017 18/07/2017 DENTRO DE LOS

TERMINOS

por el área auditada se obtiene una

efectividad en el cumplimiento de los

tiempos de publicación del

80%.

170200 01/08/2017 04/08/2017 DENTRO DE LOS

TERMINOS

170214 23/08/2017 25/08/2017 DENTRO DE LOS

TERMINOS

170224 30/08/2017 05/09/2017 TOMO CUATRO DIAS

PROMEDIO DE EFECTIVIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE PUBLICACION 77,5%

Fuente: Información remitida por el área auditada y promediada por la OCI

Anexo No 4 – ACAPITE DE INFORMACION DE INTERES DOCUMENTAL DEL FORMATO 37-F.61

Fuente: Información tomada del Formato 37-F.61 v6 del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaria de Hacienda Distrital.

ANEXO No 5 – Soporte de Acción de Mejoramiento No 2.1.3.3 de la Contraloría

Fuente: Memorando No 2017IE20819 de 19 de Octubre de 2017

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71-F.05 V.4

ANEXO No 06 -Resolución mediante la cual se resuelve la actuación administrativa contractual adelantada en cumplimiento del artículo 86 de la Ley

1474 de 2011

Fuente: Resolución DGC-000763 del 08 de Noviembre de 2017

ANEXO No 7 – Soporte de Ajuste la cláusula 18 (aplicación de las multas y de la penal

pecuniaria)

Reverso 10% para Contrato de Consultoría y Obra

Fuente: Información remitida por el área auditada.

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71-F.05 V.4

ANEXO No 8 – Relación de Cordis de Solicitud de envió de informe de Supervisión

No CORDIS FECHA ÁREA CONTRATOS

1 2017EE91538 18/05/2017 Concejo de Bogotá 3



4 2017EE107046 12/06/2017 Gestión Corporativa 45

5 2017IE9341 18/05/2017 Supervisor 1

6 2017IE9342 18/05/2017 Supervisor 1

7 2017IE9343 18/05/2017 Supervisor 3

8 2017IE9345 18/05/2017 Supervisor 2

9 2017IE9348 18/05/2017 Supervisor 1

10 2017IE9349 19/05/2017 Supervisor 1

11 2017IE9350 18/05/2017 Supervisor 9

12 2017IE9351 18/05/2017 Supervisor 1

13 2017IE9353 18/05/2017 Supervisor 1

14 2017IE9354 18/05/2017 Supervisor 1

15 2017IE9356 18/05/2017 Supervisor 1

16 2017IE9358 18/05/2017 Supervisor 3

17 2017IE9359 18/05/2017 Supervisor 2

18 2017IE9361 18/05/2017 Supervisor 1

19 2017IE9362 18/05/2017 Supervisor 3

20 2017IE9363 18/05/2017 Supervisor 1

21 2017IE9366 18/05/2017 Supervisor 1

22 2017IE9367 18/05/2017 Supervisor 4

23 2017IE9376 18/05/2017 Supervisor 3

24 2017IE9377 18/05/2017 Supervisor 1

25 2017IE9379 18/05/2017 Supervisor 2

26 2017IE9380 18/05/2017 Supervisor 1

27 2017IE9381 18/05/2017 Supervisor 1

28 2017IE9382 18/05/2017 Supervisor 2

29 2017IE9393 18/05/2017 Supervisor 1

30 2017IE9399 18/05/2017 Supervisor 4

31 2017IE10988 18/05/2017 Supervisor 1

32 2017IE10989 12/06/2017 Impuestos 11

33 2017IE10993 12/06/2017 Dirección Jurídica 4

34 2017IE10999 O1 12/06/2017 Gestión Corporativa 108

35 2017IE13525 19/07/2017 Gestión Corporativa 52

36 2017IE13528 19/07/2017 Informática y Sistemas 22

37 2017IE13529 19/07/2017 Dirección de Impuestos 10

38 2017IE13530 19/07/2017 Tesorero Distrital 2

Fuente: Información extraída del Soportes Correo Electrónico - Remitido por el Área auditada 23 de Octubre de 2017.

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71-F.05 V.4

Anexo No 9 - Documentos de procesos Contractuales que superan los tres días para su publicación

No CONTRATO DOCUMENTO FECHA EN QUE FUE PROFERIDO

FECHA EN QUE FUE PUBLICADO EN EL SECOP

DÍAS HÁBILES TRANSCURRIDOS

1 170223-0-2017


07/08/2017 05/09/2017 20

2 Contrato 30/08/2017 05/09/2017 5

3 170211-0-2017 Convenio 17/08/2017 23/08/2017 117

4 SHD-SMINC-29-

2017 Auto de Desglose 27/07/2017 02/08/2017 5

5 170076-0-2017 Contrato 28/03/2017 04/04/2017 6

6 SDH-SMINC-35-

2016 Acta de Liquidación 27/06/2017 04/07/2017 5

7 170179-0-2017 Acto Administrativo de Justificación Contratación Directa

06/07/2017 17/07/2017 8


07/04/2017 13/06/2017 44

9 170155-0-2017 Contrato 06/06/2017 12/06/2017 5

10 170148-0-2017 Acto Administrativo de Justificación Contratación Directa.

22/05/2017 02/06/2017 9

11 170146-0-2017 Contrato

01/06/2017 08/06/2017 6

12 170117-0-2017

Contrato 27/04/2017 08/05/2017 7

13 modificación 1 14/06/2017 23/06/2017 7

14 170110-0-2017 Contrato 25/04/2017 04/05/2017 7

15 170053-0-2017 Contrato 16/03/2017 22/03/2017 5

16 170045-0-2017 Acto Administrativo de

Justificación 03/03/2017 22/03/2017 14

17 170044-0-2017


27/02/2017 21/06/2017 77

18 Contrato

Interadministrativo 02/03/2017 21/06/2017 74

19 170042-0-2017 Modificación contrato 16/05/2017 12/06/2017 19

20 170039-0-2017 Contrato 28/02/2017 06/03/2017 5

21 170031-0-2017 Contrato 17/02/2017 31/05/2017 69

22 170024-0-2017 Contrato 13/02/2017 23/02/2017 9

23 170008-0-2017 Contrato 30/01/2017

27/04/2017 61


08/11/2017 16/11/2017 7

Fuente: Análisis efectuado por la Oficina de Control Interno con datos registrados en el Sistema Electrónico para la

contratación Pública – SECOP

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71-F.05 V.4

ANEXO 10- VERIFICACION EFECTUADA POR EL EQUIPO AUDITOR AL HALLAZGO No 1

1 - Contrato No 170223-0-2017

Fecha Expedición Acto Administrativo de Justificación Contratación Directa

Fecha de suscripción del Contrato

Fecha de Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica

Fuente: Información Extraída del SECOP: https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-12-7020976

Contrato No 170211-0-2017


Fecha de Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación

Publica

Fuente: Información Extraída del SECOP https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-12-6970525

Contrato No SHD-SMINC-29-2017

Fecha de Expedición del Auto de Desglose



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71-F.05 V.4






Publica


Contrato No SDH-SMINC-35-2016

Fecha del Acta de Liquidación del Contrato


Publica


Contrato No 170159-0-2017 Fecha de expedición del Acto Administrativo de Justificación de Contratación

Directa




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71-F.05 V.4

Publicación del Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa en el SECOP



Fecha del Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa

Publicación del Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa en el

SECOP






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71-F.05 V.4






Publica







Fecha de suscripción del Contrato Fecha de Modificación del contrato




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Fecha de Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública:







Fecha de suscripción del contrato

Fecha de Publicación del Contrato en el Sistema Electrónico para la Contratación Publica



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Contrato No 170044-0-2017 Fecha de Expedicion del Acto Administrativo de Justificacion Fecha de Suscripción de Contrato Interadministrativo








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Acto Administrativo de Justificación de Contratación Directa

Fecha de Publicación del Acto Administrativo de Justificación en el SECOP:





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ANEXO No 11 - Contratos que no se publicado el informe de supervisión en el SECOP

No Número del

Contrato Fecha de Suscripción

del contrato Duración contrato

Observación OCI

1 170055-0-2017 17 de marzo de 2017 8 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

2 160292-0-2016 12 de diciembre de 2016 36 Meses hay informes de diciembre a abril

3 170060-0-2017 22 de marzo de 2017 10 Meses Esta publicado el informe de supervisión de Marzo y

Abril

4 170177-0-2017 11 de Julio de 2017 30 meses

Quince días Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

5 170050-0-2017 13 de marzo de 2017 8 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 6 170046-0-2017 14 de marzo de 2017 6 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

7 170121-0-2017 02 de Mayo de 2017 8 meses, 15

días Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

8 170042-0-2017 03 de marzo de 2017 10 Meses Hay Tres informes Publicados

9 170121-0-2017 02 de mayo de 2017 8 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 10 170138-0-2017 16 de mayo de 2017 9 meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 11 170020-0-2017 10 de febrero de 2017 10 Meses solo 3 informes - Febrero - Marzo - Abril

12 170008-0-2017 03 de febrero de 2017 12 Meses solo 3 informes - Febrero -Marzo -Abril

13 170009-0-2017 31 de enero de 2017 12 Meses Solo un informe de supervisión de febrero.

14 170010-0-2017 31 de enero de 2017 12 Meses solo 3 informes (Febrero - Marzo - Abril)

15 170092-0-2017 10 de abril de 2017 6 Meses hay

adición Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

16 170087-0-2017 05 de abril de 2017 6 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 17 170024-0-2017 01 de marzo de 2017 6 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 18 170116-0-2017 02 de Mayo de 2017 12 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 18 170019-0-2017 10 de febrero de 2017 11 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

20 170013-0-2017 02 de febrero de 2017 10 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 21 170011-0-2017 01 de febrero de 2017 315 Días Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 22 170088-0-2017 06 de abril de 2017 9 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

23 170067-0-2017 24 de marzo de 2017 10 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 24 170062-0-2017 21 de marzo de 2017 9 Mese solo Informe supervisión de Marzo




28 170034-0-2017 20 de febrero de 2017 215 Días Informe de Supervisión de Marzo y el final


30 160262-0-2016 08 de noviembre de 2016 12 Meses Informe Noviembre de 2016


32 170037-0-2017 22 de febrero de 2017 6 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

33 170051-0-2017 16 de marzo de 2017 4 Meses Marzo Abril Mayo- Ampliado " Meses Mas - No hay

Informe Final de Supervisión

34 170031-0-2017 01 de marzo de 2017 4 Meses Informe de Marzo y Abril

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35 170005-0-2017 25 de enero de 2017 10 Meses Presenta los informes de Abril y Marzo

36 170123-0-2017 03 de mayo de 2017 6 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

37 160283-0-2016 29 de noviembre de 2016 13 Meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP 38 170183-0-2017 13 de Julio de 2017 6 meses Sin informes de supervisión Publicados en SECOP

Fuente: Información extraída del Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

Anexo No 12 - RELACIÓN DE CONTRATOS DE LA MUESTRA QUE NO REGISTRAN PUBLICACIÓN (SECOP) PERO PRESENTAN REMISIÓN POR PARTE DEL SUPERVISOR

No. Número del

Contrato DEPENDENCIA OBSERVACIÓN

1 170123-0-2017 Subdirección de Gestión Contable de

Hacienda Remisión Tardía: Informe de Septiembre remitido en Noviembre

2 170116-0-2017 Despacho del Director de Estadísticas y

Estudios Fiscales Remisión Tardía: Sin envió oportuno de informes, Cambio de Área del Supervisor por encargo

3 160283-0-2016 Diana del Pilar Ortiz Bayona Remisión Oportuna: Convenio interadministrativo con informes publicados con oportunidad

4 160292-0-2016 Jefe Oficina - Atención al Ciudadano Remisión Oportuna: Convenio interadministrativo con informes publicados con oportunidad

5 170060-0-2017 Subdirección Administrativa y Financiera Remisión Oportuna: Envío informes al mes siguiente de la fecha de emisión

6 170042-0-2017 Subdirección de Asuntos Contractuales Remisión Tardía:

7 170121-0-2017 Subdirección de Asuntos Contractuales Remisión Tardía:

8 170011-0-2017 Subdirección de Consolidación, Gestión e

Investigación Remisión Oportuna: Envío informes al mes siguiente de la fecha de emisión




Investigación Remisión Tardía: Informe de Septiembre remitido en Noviembre















18 160262-0-2016 Subdirección de Financiamiento con otras

Entidades Remisión Tardía: Informes en respuesta a seguimiento de la Subdirección de Asuntos contractuales

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No. Número del

Contrato DEPENDENCIA OBSERVACIÓN

19 170008-0-2017 Subdirección de Gestión Judicial Remisión Tardía: Envío informes en respuesta a seguimiento de la Subdirección de Asuntos contractuales



22 170177-0-2017 Subdirección de Infraestructura

Tecnológica

Remisión Tardía: Cobro por demanda, a la fecha de verificación se encuentra en trámite el primer cobro mediante factura

23 170010-0-2017 Subdirección de Planeación Financiera e

Inversiones Remisión Oportuna: Envío informes al mes siguiente de la fecha de emisión

24 170092-0-2017 Subdirección de Recaudación, Cobro y

Cuentas Corrientes

Remisión Tardía: Se evidenció un informe consolidado por seis meses (19Abr2017 - 30Oct2017) y registra Certificaciones de cumplimiento y recibo a satisfacción mensuales desde el mes de mayo 2017

25 170183-0-2017 Subdirección de Servicios de TIC Remisión Tardía: Envío informes en respuesta a seguimiento de la Subdirección de Asuntos Contractuales

26 170022-0-2017 Subdirección de Soluciones de TIC Remisión Tardía: Envío informes en respuesta a seguimiento de la Subdirección de Asuntos Contractuales



29 170048-0-2017 Subdirección de Soluciones de TIC Remisión Tardía: Envío informes con dos meses de retraso en promedio


31 170043-0-2017 Subdirección de Soluciones TIC Remisión Tardía: Envío informes en respuesta a seguimiento de la Subdirección de Asuntos Contractuales

32 170055-0-2017 Subdirección de Soluciones TIC Remisión Tardía: Envío informes en respuesta a seguimiento de la Subdirección de Asuntos Contractuales

33 170005-0-2017 Subdirección de Talento Humano Remisión Oportuna: Envío informes al mes siguiente de la fecha de emisión




37 170046-0-2017 Subdirección de Soluciones TIC Remisión Oportuna: Envío informes al mes siguiente de la fecha de emisión

38 170050-0-2017 Subdirección de Soluciones TIC Remisión Oportuna: Envío informes al mes siguiente de la fecha de emisión

Fuente: Verificación efectuada con los supervisores de los contratos

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Anexo 13 – No registro de informes de Supervisión en Contrato 170092-0-2017

Fuente: Información extraída del SECOP respecto del contrato No 170092-0-2017, información en el link:


ANEXO No 14 - Contratos Terminados, en los que no se ha remitido la carpeta del supervisor al expediente contractual.

CONTRATO No 170025-0-2017 https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-12-6277859

CONTRATO No 17031-0-2017 https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-12-6221062




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ANEXO No 15 - DIVERGENCIAS ENTRE LA INFORMACIÓN DE LA PÓLIZA Y EL ACTA DE VERIFICACIÓN DE LA PÓLIZA

PÓLIZA DEL CONTRATO No 170-054-0-2017

ACTA DE REVISION DE GARANTIAS QUE AMPARAN EL CONTRATO No 170-054-0-2017

Fuente: Información extraída del contrato No 170-054-0-2017


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Fuente: Informacion extraida de la carpeta del contrato No 170-050-0-2017




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ANEXO No 16 – Falta de Firma por parte del Ordenador del Gasto para asignar supervisor

Contrato No - 170179-0-2017


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Contrato No - 170260-0-2017

Fuente: Información extraída de la carpeta del contrato No (170044-0-2017, 170260-0-2017, 170078-0-2017,

170179-0-2017)


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ANEXO No 17 – SUPERVISION EN DEPENDENCIA DIFERENTE A LA DESTINATARIA

Contrato 170116-0-2017

Dependencia donde se encuentra en la actualidad el supervisor del contrato.

Fuente: Información del contrato 170116-0-2017 extraída del SECOP – Información del supervisor del Directorio de Contactos de la SHD.

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA DESPACHO DEL … · Fuente: Equipo de Auditoria con información...

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