Secretaria
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Ministerio de Conquistadores Unión Peruana del Sur2016
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La secretaría es el rayo X del Club, ya
que a través de ella es posible analizar la
estructura delClub, su
organización, disciplina y
compromiso con su propia historia.
CLUB
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Para un buen funcionamiento de la secretaría, primero es necesario que el
secretario designe prioridades y establezca lo que debe ser realizado inmediatamente.
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El secretario siempre debe estar actualizado y adquirir más conocimientos.
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Sus funciones principales son las de mantenimiento y actualización de los libro de actas, actos,
inscripciones, registros de correspondencia, etc.
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ARCHIVOSTodo el material de la secretaría debe ser cuidadosamente guardado y organizado, para poder preservar esa historia. Para hacer las cosas más fáciles, el secretario debe guardar
el material que no se usa y formar un archivo muerto;
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Informes y fotografías
Una secretaría debe tener:Archivo muerto
Carpetas individuales para cada miembro
Carpetas de las unidades
Correspondencias enviadas y recibidas
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REGISTROEl secretario del Club es el responsable del registro de todos los miembros, así como de la actualización de todos los datos. El registro se hace a través de un formulario personalizado y debe haber una copia de todas las fichas en la carpeta del Club.
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Aunque el registro sea virtual, es
necesario tener una copia física en
la secretaría del Club.
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También es necesario adjuntar al registro una ficha de salud de cada conquistador para saber si tiene
alguna enfermedad crónica, alergia, o si necesita de algún
medicamento.
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LIBRO DE ACTASEl libro de Actas es el registro de los puntos de discusión y resultados de todas las reuniones
de la Comisión Ejecutiva y la Comisión Regular. Se puede hacer de forma digital o manual, y ambas
tienen la misma utilidad.
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Acta ManuscritaHay libros específicos para hacer el libro de actas. Las páginas deben estar enumeradas, y en la primera página deben estar las Condiciones de Apertura con la descripción del uso al que se destinará.
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Acta DigitalesEste modelo de acta muestra una forma más
objetiva de los puntos tratados en la reunión, y hace mención, en la narración, solo de los votos.
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LIBRO DE ACTIVIDADESEste es un libro histórico, que el Club debe
mantener, de todas las actividades realizadas en suexistencia. Para esto el Club adopta un modelo de
carpeta o cuaderno y hace un pequeño informede los puntos principales luego de cada evento.
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CARPETA DE CAMPORÍLa elaboración de esta carpeta es responsabilidad del
secretario, y debe contener todos los puntos del manual del Camporí en orden y con la descripción de las actividades y
las firmas correspondientes.
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LIBRO DE OROEl libro de oro está destinado al registro de todos los
patrocinadores y colaboradores del Club. Con la fecha respectiva de la colaboración.
![Page 17: Secretaria](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022070600/589bf0f81a28ab40348b5431/html5/thumbnails/17.jpg)
CIRCULAREl circular es un documento de comunicación oficial entre el Club de Conquistadores y cualquier entidad, empresa u organismo público.
![Page 18: Secretaria](https://reader035.fdocuments.es/reader035/viewer/2022070600/589bf0f81a28ab40348b5431/html5/thumbnails/18.jpg)
Ministerio de Conquistadores Unión Peruana del Sur2016